Microsoft EXCEL
Excel és un programa pensat per treballar amb fulls de càlcul que està dins del paquet OFFICE, de la marca Microsoft. És una eina molt potent que ens permet fer infinitat de coses pel que fa al tractament dels números. Podem portar la comptabilitat de casa o del negoci (encara que per això hi ha d’altres programes específics), registrar la facturació… podem fer el mateix que faríem amb una calculadora amb l’avantatge de tenir els numeros i les operacions guardades i sempre visibles, amb la qual cosa sempre podem “seguir el fil” i veure d’on surten els resultats sense necessitat de tornar a fer els càlculs. Podem fer tot tipus d’operacions utilitzant gran quantitat de fòrmules. I, a més, podem fer gràfics, que ens ajuden a entendre millor què representen els números que hem fet. Quan obrim el programa, el primer que veiem és una pantalla semblant a la següent (en funció de la versió que tinguem del programa):
Aquí ja no veiem un full en blanc sinó una quadrícula; una graella, És el full de càlcul on ja podem començar a escriure. Per començar a familiaritzar-nos amb el programa, el primer que farem és mirar com és:
Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 1
Microsoft EXCEL
Característiques bàsiques comuns: 1. Les referides al Document: Copiar, retallar i enganxar. Crear, desar, tancar i imprimir. 2. Referides a la lletra: mida, estil, format i justificacions de text. 3. Contingut: buscar i substituir i corrector ortogràfic Anem a veure ja les característiques pròpies de l’EXCEL:
1. És l’espai que ens indica en quin full de càlcul estrem treballant. Se’ns mostren forma de pestanyes. Ara estem al full 1 però fent clic damunt de “Hoja2” aniríem al següent. Podem tenir tants fulls com volguem i els podem canviar el nom (tant sols he de posar-me damunt de la pestanya i canviar-li en nom amb el botó dret del ratolí). Un bon exemple seria imaginar que portem la comptabilitat i que destinem cada full a un mes: Hoja1 seria GENER, un altra per febrer, març, etc. puc tenir tants fulls com vulgui o necessiti. 2. Ens indica el número de les files amb les que treballem. Aquí al damunt no hi puc escriure. Només és la meva referència per saber on sóc. 3. Ens indica el nom de les columnes amb les que treballem. Aquí al damunt no hi puc escriure. Només és la meva referència per saber on sóc. 4. És l’espai on m’apareix el nom de la cel.la on sóc. Si ens fixem, ara sóc a la cel.la C4. A més a més, podem veure que realment, la fila 4 i la columna C, m’apareixen ressaltades amb color taronja. 5. En aquest espai m’apareixerà el contingut que jo hagi escrit a la cel.la on sigui (en el nostre espai de treball). Si el contingut és un text, el veuré allà i el podré modificar. Si és una operació, en aquest espai veuré la fòrmula que jo hagi utilitzat (suma, resta, etc.). Mentre que en el nostre espai de treball només veuré el resultat: 5. Anem a centrar-nos en com utilitzar les fòrmules, que és el que realment distingeix aquest programa. Les fòrmules ens permeten fer càlculs senzills o complexes. L’avantatge de treballar amb fòrmules és que nosaltres podem introduir-les en una cel.la determinada (en el cas anterior C4) i si jo canvio els números que he posat abans (3+2) per 3+3 la casella on hi hagi la formula, ja ens tornarà el valor Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 2
Microsoft EXCEL
correcte: 6 sense necessitat de tornar a fer tota l’operació, com hauríem de fer amb el llapis i el paper, o fins i tot amb la calculadora. La formula ja queda escrita encara que jo en varïi els números. Abans de res, mostrem els signes que necessitarem per les fòrmules, i el seu significat: SUMA +
RESTA -
MULTIPLICACIÓ *
DIVISIÓ /
RESULTAT =
Hi ha un altre signe que hem de conèixer, que és el que indica “principi i final”; el que delimita on comença i acaba el rang amb el que vull operar. Són els dos punts : Veiem un exemple. En aquest cas hem volgut saber quants diners ens hem gastat en calefacció durant tot l’any:
A la casella B16 tenim el resultat = 1.044,14€ Si ens fixem en la fòrmula utilitzada, veiem que és aquesta:
=SUMA(B4:B15) Això vol dir que l’ordinador ens ha fet una suma del que hi ha escrit a la casella B4 FINS a la casella B15. Això és el que signifiquen els : Signifiquen la paraula FINS. Així, concretant, mirem el següent exemple: Què volem fer Suma Resta Multiplicació Divisió
El que hem escrit 3 3 3 3
El que hem escrit 3 3 3 3
Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
El que hem d’escriure =(B1+C1) =(B1-C1) =(B1*C1) =(B1/C1)
El que escriurà l’ordinador 6 0 9 1 Página 3
Microsoft EXCEL
Si nosaltres canviem algun d’aquests valors (per un atre número), l’ordinador ens farà el càlcul directament perquè nosaltres li hem esdcrit la FÒRMULA. Com i on hem d’escriure les fòrmules perquè l’ordinador ens faci el càlcul? Ho farem en 3 passos: 1. Ens posem a la casella a la que vull obtenir el resultat. En aquest cas és la B16
2. Fem clic damunt la icona que conté les fòrmules:
En el mateix moment que fem clic, la màquina ja ens inserta la fòrmula que per lògica hauria d’anar aquí: Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 4
Microsoft EXCEL
El que hem de fer ara és mirar i pensar si aquesta fòrmula ens donarà el resultat que volem. Si és correcta la deixem tal i com està. Si hem de retocar-la, ens podem a la barra on se’ns mostra el contingut i l’editem, per exemple canviant el nom de les casselles o el signa de la suma pel de multiplicar o restar…:
3. Quan la fòrmula és correcta, hem de clicar INTRO per validar-la. Ja hem acabat amb les fòrmules. Ara, encara que (per exemple) el rebut del mes de gener ens canvïi ja no haurem de tornar a fer la fòrmula de nou. Només canviem l’import de 253,15 pel que correspongui i ja està.
Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 5
Microsoft EXCEL
Ara veurem com podem representar de manera gràfica els nostres números: 1. Selecciono TOTES les cel.les que m’interessa representar i comparar. En aquest cas farem un gràfic per conèixer el % de les nostres despeses anuals.
2. Fem clic a INSERTAR i dins d’insertar fem clic a GRÁFICO:
3. Escollim la representació en forma de formatgets, peròpodríem triar les barres, les línies o qualsevol altre que ens agradi:
Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 6
Microsoft EXCEL
En aquest cas, l’ordinador ens ha fet una comparativa només del 1Trimestre però si modifiquem les opcions del gràfic, podrem varia aquesta representació. Si fem clic a “cambiar en tre filas y columnas”, podem veure la despesa total de LLUM (per exemple) durant l’any:
Per acabar, també podem fer COPIAR i engaxar aquest gràfic o la taula en un arxiu de WORD, per exemple per si estiguéssim fent un informe.
Informàtica Calonge de Segarra 2011-2012
Página 7