Código: P- EM- 06
FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Versión: 07
PROCESOS ASOCIADO:
EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO
Describir las actividades y los responsables para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Mejoramiento Correctivos, Preventivos y de Mejora, en el marco del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
OBJETIVO:
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: No.
Jefe Oficina de Control Interno
FLUJOGRAMA
Inicio
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
Identifica el hallazgo (No conformidad real, Observación / No Conformidad potencial) o la Oportunidad de mejora de acuerdo con las siguientes fuentes:
Fuentes de Acciones Correctivas (No Conformidad Real) - Auditorías Internas y Externas - Evaluación de los Riesgos - Análisis de datos. - Autocontrol - Tratamiento del Servicio No conforme - Evaluación de Planes - Evaluación de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - Revisión por la Alta Dirección
IDENTIFICAR EL HALLAZGO O LA MEJORA
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Auditor Interno Enlace SIGEPRE Jefe Oficina de Control Interno Jefe Dependencia Responsable de Proceso - Evaluación de los requisitos legales, técnicos, de la organización, Alta Dirección sugerencias del cliente y partes interesadas. Servidor Público DAPRE - Análisis de la satisfacción del cliente y partes interesadas. Funcionario designado - Análisis del uso de las tecnologías adecuadas. - Análisis DOFA (debilidades, Oportunidades, Fortalezas y debilidades) Fuentes de Acciones Preventivas (No Conformidad Potencia u Observación), además de las anteriores fuentes se tienen las siguientes:
Hallazgo o mejora documentado
Fuentes de Oportunidades de Mejoras: Además de las anteriores fuentes Correctivas y Preventivas se tienen las siguientes: - Autoevaluaciones - Estudios comparativos (Benchmarking) - Análisis de la gestión eficaz y eficiente de los recursos. - El estado de las no conformidades - Evaluación de los planes de contingencias - Impacto de cambios en la organización Para complementar estos temas puede consultar la Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01
SOLICITAR PLAN DE MEJORAMIENTO
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Una vez se ha identificado el hallazgo o mejora de acuerdo con los criterios y fuentes establecidas, se efectúa la solicitud de la mejora Aplicativo SIGEPRE registrando nombre, tipo, Código de la mejora, flujo de mejoramiento, Responsables de Proceso Módulo Mejoras Jefe Oficina de Control alcance, Autor de la mejora y descripción. También puede adjuntar Consultar: Código de la Interno archivos o conceptos asociados. Mejora NCR-XXXX; NCPJefe Oficina de Planeación XXXX o OM-XXXX Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Funcionario designado Mejoramiento G-EM-01
ASIGNAR RESPONSABLE DE LAS MEJORAS 3
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Aplicativo SIGEPRE Módulo MejorasDetermina y designa al responsable para que formule el plan de Consultar: Código de la mejoramiento. Responsable de Proceso o mejora NCR-XXXX; NCPJefe de Dependencia XXXX o OM-XXXX, paso Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01 1 Responsable de Mejora asignado
Formula el plan de mejoramiento diligenciando la siguiente información:
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F-DE-19 (Versión: 05)
- Seleccionar la fuente del hallazgo - Identificar y registrar las causas - Identificar y registrar las metas - Identificar y registrar las acciones - seleccionar el Tipo del plan - Agregar el plan de mejoramiento - Seleccionar la opción de tratamiento - Registrar el comentario correspondiente. 3 de 3 - Crear El Plan de Mejoramiento por el módulo de Planes SIGEPRE (Ver Procedimiento “Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica y Operativa Institucional P-DE-01).
- Una vez creado el plan de mejoramiento agregar a la mejora. Ver Guía para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01.
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX; NCPXXXX o OM-XXXX, paso 2 Plan de mejoramiento formulado. Aplicativo SIGEPRE Módulo Planes Consultar: Nombre del plan.
Código: P- EM- 06
FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Versión: 07
PROCESOS ASOCIADO:
EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO
Describir las actividades y los responsables para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Mejoramiento Correctivos, Preventivos y de Mejora, en el marco del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
OBJETIVO:
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: No.
Jefe Oficina de Control Interno
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
Identifica el hallazgo (No conformidad real, Observación / No Formula el plan de mejoramiento diligenciando la siguiente información: Conformidad potencial) o la Oportunidad de mejora de acuerdo con las siguientes fuentes: - Seleccionar la fuente del hallazgo - Identificar y registrar las causas - Identificar y registrar las metas - Identificar y registrar las acciones - seleccionar el Tipo del plan - Agregar el plan de mejoramiento - Seleccionar la opción de tratamiento - Registrar el comentario correspondiente.
FORMULAR PLAN DE MEJORAMIENTO
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RESPONSABLE
Funcionario Designado
- Crear El Plan de Mejoramiento por el módulo de Planes SIGEPRE (Ver
6
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX; NCPXXXX o OM-XXXX, paso 2 Plan de mejoramiento formulado. Aplicativo SIGEPRE Módulo Planes Consultar: Nombre del plan.
Procedimiento “Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica y Operativa Institucional P-DE-01).
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CONTROL DE REGISTROS
- Una vez creado el plan de mejoramiento agregar a la mejora. Ver Guía para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01.
Auditor Interno Enlace SIGEPRE Jefe Oficina de Control Interno Jefe Dependencia Revisa las acciones formuladas y determina si son pertinentes para Responsable de Proceso mitigar o eliminar las causas que dan origen al hallazgo o situación Alta Dirección encontrada (No conformidad real, No conformidad potencial u Servidor Público DAPRE Oportunidad de mejora). Funcionario designado
1
VALIDAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Si son pertinentes, registra la observación respectiva y la remite para Responsables de Proceso mejora NCR-XXXX; NCPaprobación, continua con la actividad 6. y/o Dependencia XXXX o OM-XXXX, paso 3 Plan de mejoramiento -En caso contrario, solicita los ajustes correspondientes. continua con la validado. actividad 4
7 5
4
Hallazgo o mejora documentado
NO ¿El Plan de Mejoramiento es Pertinente?
Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01.
SI
4 REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO
Revisa la coherencia del Plan de Mejoramiento frente a las causas identificadas, el criterio de solución definido, acciones y metas establecidas. Si el Plan de Mejoramiento es pertinente, lo aprueba mediante comentario correspondiente. Continua con la actividad 7.
6
NO El Plan de Mejoramiento es Pertinente?
Jefe Oficina de Control Interno
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX, NCPXXXX o OM-XXXX, paso 4 Plan de mejoramiento aprobado.
Funcionario Designado
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX, NCPXXXX o OM-XXXX, paso 5 Seguimiento al Plan de Mejoramiento.
En caso contrario, registra el comentario correspondiente y devuelve para ajustes, continua con la actividad 4. Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento- G-EM-01
SI EJECUTAR LAS ACCIONES Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
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Ejecuta las acciones de acuerdo con lo planificado, registra las observaciones correspondientes de los resultados alcanzados y adjunta los soportes. Continua con la actividad 8. Si requiere reprogramar o reformular acciones del plan de mejoramiento, registra la solicitud incluyendo la justificación y remite para validación. Continua con la actividad 5
5 Se requiere reprogramar o reformular
SI
Nota: La solicitud de reprogramación o reformulación de acciones se debe efectuar como mínimo con cinco (5) días de anticipación a su vencimiento. Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01
NO
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F-DE-19 (Versión: 05)
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Código: P- EM- 06
FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Versión: 07
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO
Describir las actividades y los responsables para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Mejoramiento Correctivos, Preventivos y de Mejora, en el marco del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: No.
Jefe Oficina de Control Interno
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
2
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
Jefe Oficina de Control Interno y Equipo de Trabajo
Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX, NCPXXXX o OM-XXXX, paso 6 Verificar los resultados del plan de mejoramiento.
Identifica el hallazgo (No conformidad real, Observación / No Conformidad potencial) o la Oportunidad de mejora de acuerdo con las siguientes fuentes: Verifica que las acciones tomadas se hayan cumplido en los plazos establecidos y revisa los anexos que soportan la ejecución, de acuerdo con la información registrada en el Aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras.
VERIFICAR LOS RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
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NO ¿Se cumplió con las acciones propuestas?
Si no hay inconsistencias entre estos dos aspectos, registra el comentario correspondiente, continua con la actividad 9. En caso contrario, registra las observaciones pertinentes y devuelve para ajustes, continua con la actividad 7. Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento- G-EM-01
SI
1
REVISAR LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Realiza las actividades de verificación de la eficacia de las acciones tomadas con el propósito de establecer si se eliminaron las causas de la No conformidad real o potencial (observación) o la oportunidad de mejora. Si el plan de mejoramiento Fue eficaz registra el concepto correspondiente, continua con la actividad 10.
9
3 NO ¿Fue eficaz el Plan de Mejoramiento?
SI
EVALUAR LA MEJORA CONTINUA Y PRESENTAR INFOMES
10
FIN
En caso contrario - NO EFICAZ, registra el comentario correspondiente y devuelve para que se reformule un nuevo plan, continua con la actividad 3.
Hallazgo o mejora documentado Aplicativo SIGEPRE Módulo Mejoras Consultar: Código de la Mejora NCR-XXXX, NCPXXXX o OM-XXXX, paso 7 revisar la eficacia del plan de mejoramiento.
Ver Guía para la Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento- G-EM-01.
Evalúa la mejora continua mediante la forma de calculo establecida en la Guía para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento G-EM-01, y emite el concepto sobre cuanto ha mejorado el sistema. También elabora y presenta Informe Anual y reportes trimestrales sobre el estado de los Planes de Mejoramiento a la Alta Dirección y responsables de los Procesos y/o Dependencias. Ver Procedimiento Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República-P-DE-06.
F-DE-19 (Versión: 05)
Auditor Interno Enlace SIGEPRE Jefe Oficina de Control Interno Jefe Dependencia Responsable de Proceso Alta Dirección Servidor Público DAPRE Jefe Oficina designado de Control Funcionario Interno y Equipo de Trabajo
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Jefe Oficina de Control Interno y Equipo de Trabajo
Reporte Excel aplicativo SIGEPRE del estado de los planes de mejoramiento Informe Anual Planes de Mejoramiento