Microsoft Office Excel 2007 Avanzado Formulas y funciones Ing. Johny Valdemar Castillo Silva jcs@itn.edu.pe
SESIÓN 01 1. MANEJO DE LIBROS Y LAS HOJAS La estructura jerárquica de un documento simple de Microsoft Excel es como sigue: Libro de Trabajo Hojas de Trabajo Filas Columnas Por defecto un libro de trabajo de Excel contiene 3 hojas, las cuales podemos aumentar o disminuir según nuestras necesidades. Para insertar una hoja hay 3 formas:
a) Seleccionar la etiqueta de una hoja dar click derecho y seleccionar <Insertar…>.
b) Seleccionar el menú <Insertar> y luego <Hoja de cálculo>. c)
Dar un click en la hoja 4 donde aparecerá el icono de hoja y un asterisco.
Fórmulas y Funciones Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso , pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Pág. 2
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones , herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento N) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
Pág. 3
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B 5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.
Pág. 4
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista
Pág. 5
Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: , esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
Pág. 6
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) . En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta desplegable de la derecha:
aparecerá la lista
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la
Pág. 7
media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3 Sesión 01: Formatos Lodgicas. (O, SI, Y) Funciones Matemáticas. ( SUMA, PRODUCTO, SUMAR.SI) Funciones Estadísticas. (CONTAR.SI, MIN, MAX, PROMEDIO, CONTARBLANCO) Pág. 8
SESIÓN 02 Trabajar con la Versión de Office 2007 es muy similar a la versión de Office 2003 solo cambia la ruta de acceso para ejecutar una acción dentro de la Hoja de Cálculo, al momento de ejecutar una Función en Excel 2007 nos muestra todas las funciones similares a lo que se está escribiendo:
Las Funciones se pueden combinar entre ellas y unos dos funciones para poder dar respuesta según nos planteen un CASO
Pág. 9
Hallaremos el Nombre del Vendedor con mayor monto durante el Mes:
2. FUNCIONES ESTADISTICAS 2.1. MAX:
La Función MAX permite hallar el Mayor de un rango de celdas seleccionadas 2.2. MIN:
La Función MIN permite hallar el Menor de un rango de celdas seleccionadas Pág. 10
2.3. PROMEDIO:
2.4. CONTAR:
Pág. 11
2.5. CONTARA:
2.6. CONTARBLANCO:
2.7. CONTAR.SI:
Pág. 12
2.8. JERARQUIA:
2.9. PROMEDIO.SI:
Pág. 13
3. FUNCIONES MATEMATICAS 3.1. SUMA:
Pág. 14
3.2. PRODUCTO:
3.3. SUMAR.SI:
Pág. 15
3.4. SUMAPRODUCTO: Multiplica los componentes correspondientes de suministradas y devuelve la suma de esos productos.
las
matrices
Sintaxis: SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3, ...) Observaciones: •
Los argumentos matriciales deben tener las mismas dimensiones. De lo contrario, SUMAPRODUCTO devuelve el valor de error #¡VALOR!
•
SUMAPRODUCTO numéricas como 0.
considera
Pág. 16
las
entradas
matriciales
no
Ejemplo: Imaginen las ventas diarias por vendedor, las cuales se acumulan día a día. Pongamos el caso de que se lleva un registro de las ventas diarias y por vendedor en un listado en Excel. Se nos pide lo siguiente: Contar cuantas veces aparece el vendedor llamado Cristian pero solo en la fecha 3/12/2007. Aparentemente podría desarrollarse usando la función Contar.Si, pero podríamos usar también SumaProducto de la siguiente manera:
=SUMAPRODUCTO((A2:A17="3/12/2007")*(B2:B17="cristi an"))
3.5. ENTERO:
3.6. POTENCIA:
Pág. 17
3.7. RAIZ:
3.8. REDONDEAR:
4. FUNCIONES LOGICAS 4.1. O: Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO, devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis: O (valor_lógico1, valor_lógico2, ...)
Los postulantes aptos para la entrevista personal, serán aquellos que tienen 5 o más años de experiencia Ó que sean titulados en Computación. Pág. 18
4.2. SI:
4.3. SI (Anidados): Los SI Anidados son aquellas funciones que permiten trabajar varias condiciones una dentro de otra caso asi como en el emeplo siguiente donde el destino a Viajar son 4 alternativas:
Pág. 19
4.4. Y : Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO, devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis:
Y (valor_lógico1, valor_lógico2, ...)
Pág. 20
Pág. 21
SESIÓN 02 Sesión 02: Funciones Estadísticas. (Contar, Contara, Contar.si, Contar.Blanco, Frecuencia Jerarquía, Max, Min, Moda, Mediana) Funciones Lógicas. (O, SI, Y) Trabajar con la Versión de Office 2007 es muy similar a la versión de Office 2003 solo cambia la ruta de acceso para ejecutar una acción dentro de la Hoja de Cálculo, al momento de ejecutar una Función en Excel 2007 nos muestra todas las funciones similares a lo que se está escribiendo:
Las Funciones se pueden combinar entre ellas y unos dos funciones para poder dar respuesta según nos planteen un CASO
Pág. 22
Hallaremos el Nombre del Vendedor con mayor monto durante el Mes:
5. FUNCIONES ESTADISTICAS 5.1. MAX:
La Función MAX permite hallar el Mayor de un rango de celdas seleccionadas 5.2. MIN:
La Función MIN permite hallar el Menor de un rango de celdas seleccionadas Pág. 23
5.3. PROMEDIO:
5.4. CONTAR:
Pág. 24
5.5. CONTARA:
5.6. CONTARBLANCO:
5.7. CONTAR.SI:
Pág. 25
5.8. JERARQUIA:
5.9. PROMEDIO.SI:
Pág. 26
6. FUNCIONES MATEMATICAS 6.1. SUMA:
6.2. PRODUCTO:
Pág. 27
6.3. SUMAR.SI:
Pág. 28
6.4. SUMAPRODUCTO: Multiplica los componentes correspondientes de suministradas y devuelve la suma de esos productos.
las
matrices
Sintaxis: SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3, ...) Observaciones: •
Los argumentos matriciales deben tener las mismas dimensiones. De lo contrario, SUMAPRODUCTO devuelve el valor de error #¡VALOR!
•
SUMAPRODUCTO numéricas como 0.
considera
Pág. 29
las
entradas
matriciales
no
Ejemplo: Imaginen las ventas diarias por vendedor, las cuales se acumulan día a día. Pongamos el caso de que se lleva un registro de las ventas diarias y por vendedor en un listado en Excel. Se nos pide lo siguiente: Contar cuantas veces aparece el vendedor llamado Cristian pero solo en la fecha 3/12/2007. Aparentemente podría desarrollarse usando la función Contar.Si, pero podríamos usar también SumaProducto de la siguiente manera:
=SUMAPRODUCTO((A2:A17="3/12/2007")*(B2:B17="cristi an")) 6.5. ENTERO:
6.6. POTENCIA:
Pág. 30
6.7. RAIZ:
6.8. REDONDEAR:
7. FUNCIONES LOGICAS 7.1. O: Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO, devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis: O (valor_lógico1, valor_lógico2, ...)
Los postulantes aptos para la entrevista personal, serán aquellos que tienen 5 o más años de experiencia Ó que sean titulados en Computación. Pág. 31
7.2. SI:
7.3. SI (Anidados): Los SI Anidados son aquellas funciones que permiten trabajar varias condiciones una dentro de otra caso asi como en el emeplo siguiente donde el destino a Viajar son 4 alternativas:
Pág. 32
7.4. Y : Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO, devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis:
Y (valor_lógico1, valor_lógico2, ...)
Pág. 33