2015
DICCIONARIO DE DATOS
Análisis y diseño de sistemas de información
Autor: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca
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DICCIONARIO DE DATOS Contenido Contenido .............................................................................................................................................................2 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................3 ENTIDAD SELECCIONADA PARA EL TRABAJO DE CAMPO .....................................................................................3 DEPENDENCIA SELECCIONADA SELECCIONADO...................................................................................................4 GESTION DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA ............................................................................................................4 AREA SELECCIONADA SELECCIONADO .................................................................................................................4 AREA DE CORRESPONDENCIA...........................................................................................................................4 SISTEMA DE INFORMACION DE LA ENTIDAD .......................................................................................................4 ORFEO: herramienta de gestión documental. .................................................................................................4 TECNICA UTILIZADA PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .........................................................................4 Técnica de observación ....................................................................................................................................4 UTILIDAD Y BENEFICIOS DEL SISTEMA ..................................................................................................................9 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ........................................................................................................................11 DICCIONARIO DE DATOS.....................................................................................................................................12
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INTRODUCCIÓN El presente trabajo busca fortalecer los conocimientos adquiridos en el transcurso del periodo, se realizara una muestra de cada unidad y un ejercicio práctico y de campo en el que se recolectara información para el desarrollo de la actividad.
ENTIDAD SELECCIONADA PARA EL TRABAJO DE CAMPO
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MINISTERIO DE AGRICULTURA: Entidad encargada de formular, Coordinar y Evaluar las políticas que promuevan el desarrollo competitivo, equitativo y sostenible de los procesos agropecuarios forestales, pesqueros y de desarrollo rural, con criterios de descentralización, concertación y participación, que contribuyan a mejorar el nivel y la calidad de vida de la población colombiana.1
DEPENDENCIA SELECCIONADA SELECCIONADO GESTION DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA
AREA SELECCIONADA SELECCIONADO AREA DE CORRESPONDENCIA
SISTEMA DE INFORMACION DE LA ENTIDAD ORFEO: herramienta de gestión documental. 2
TECNICA UTILIZADA PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Técnica de observación 1. Se realizó la observación del proceso desde que llega la documentación a la entidad y cuál es el procedimiento que se realiza, en este proceso la persona que realizo la actividad recibió la comunicación realizo los siguientes pasos:
1
Misión del Ministerio de Agricultura se puede consultar en: https://www.minagricultura.gov.co/ministerio/quienessomos/Paginas/Quienes-somos.aspx 2 Sistema ORFEO, se puede consultar en: http://orfeogpl.org/ata/
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Recibir la comunicación y verificar que venga dirigido al Ministerio de Agricultura. Finalidad: se verifica la comunicación para evitar radicar documentos que no sean competencia de la entidad y evitar traslados de correspondencia. (PROCESO REALIZADO FISICAMENTE)
Clasificar las comunicaciones según su orden jerárquico de importancia. Finalidad: Se clasifican en orden Jerárquico dado que la correspondencia del Ministro es la más importante y así sucesivamente con sus dependencias. (PROCESO REALIZADO FISICAMENTE)
Realizar una consulta previa en el sistema para verificar que la comunicación no haya llegado con anterioridad, si ya se ha recibido se le colocara el mismo número de radicado y se indicara que es una copia. Finalidad: se realiza esta consulta con el fin de no radicar doble vez una comunicación y evitar que se realice un reproceso de las comunicaciones y perder tiempo con el que se puede contestar otra comunicación. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
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Llenar el formulario Orfeo teniendo en cuenta los campos obligatorios, los cuales son; Dirección, Nombre, Apellido, Dirección, Municipio y Dpto. Finalidad: es un proceso obligatorio para que el sistema arroje el número de radicado, estos datos quedan vinculados al radicado para poder identificarlo. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
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Describir el contenido del documento en un asunto corto y claro con el que se identificara el tema del documento. Finalidad: el asunto da al funcionario una idea del contenido del documento, de esta forma direccionar según la competencia y clasificar para la proyección de la salida correspondiente. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
En el caso de traer anexos se anotara en el campo “anexo” del formulario ORFEO la descripción de lo que adjunta el documento (CD’s, folletos, libros, revistas, etc…). Finalidad: Se realiza esta descripción para que el funcionario sepa que llego con la comunicación, en esta entidad pueden comenzar a tramitar con el documentos virtual mientras llega el físico. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
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Direccionar el documento a la dependencia correspondiente. Finalidad: es importante que el documento se direccione bien, dado que si se envía a una dependencia que no corresponde se pierde tiempo mientras se enruta a la dependencia competente. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
Después de que el sistema asigna un número de radicado de entrada, se imprime el stiker correspondiente que será colocado en el documento sin tapar ningún tipo de información. Finalidad: el stiker es la identificación del documento y lo acompañara siempre, tanto en la entidad como para el usuario, igualmente en la página del Ministerio de Agricultura el usuario con el número de radicado que se encuentra en el stiker puede consultar el estado de su petición. (PROCESO REALIZADO EN EL SISTEMA)
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UTILIDAD Y BENEFICIOS DEL SISTEMA El sistema de información ORFEO es muy útil ya que facilita la consulta de los documentos desde cualquier lugar, igualmente permite ver la trazabilidad que ha tenido el documento gracias a la opción de “HISTORICO” que tiene, también permite vincular solicitud y respuesta para poder organizar virtualmente los expedientes de forma tal que se pueda evidenciar el orden original de los documentos.
El sistema ORFEO igualmente permite cargar archivos adicionales, como por ejemplo cuando se da una respuesta a una comunicación y se adjuntan fotografías, se pueden cargar en el sistema, de forma tal, que al consultar el documento se pueden observar también los anexos. Algo interesante también es el movimiento digital de los documentos radicados, se pueden pasar de dependencia en dependencia sin estar patinando con documentos, esto agiliza el proceso y ahorra tiempo que en las entidades públicas es tan vital. El sistema de información tiene opciones estadísticas, con las cuales se puede ver que documentos se han tramitado y que documentos se encuentran activos en las bandejas de los funcionarios, esta opción también permite exportar los resultados estadísticos en CVS.
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Algo que es muy útil de la herramienta es que se puede realizar la clasificación de los documentos, la asignación de tabla de retención documental (TRD) a las comunicaciones permite una organización mucho más precisa tanto física como electrónica de los documentos, tiene muchas más utilidades y beneficios que se pueden conocer cuándo se va manejando el sistema, lo interesante es que se pueden realizar modificaciones de la versión original y acoplarla a las necesidades de la entidad.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Inicio Se organizan los documentos en orden jerárquico
Se verifica la competencia
NO Se realiza un traslado por competencia
Es competencia de la entidad
SI Se verifica en el módulo de consultas que no hubiera llegado antes
SI Se coloca el número de radicado de entrada que se le asignó al primero que llego
Ya había llegado
NO Se direcciona el documento a la dependencia competente y se asigna número de radicado
Se procede a incluir los datos en el sistema
Se coloca el stiker al documento FIN
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DICCIONARIO DE DATOS
NOMBRE DEL FLUJO DE DATOS: Radicación de documentos recibidos DESCRIPCIÓN: Proceso de recepción de comunicaciones y radicación en el sistema de gestión documental ORFEO con el fin de distribuir y responder la solicitud.
ESTRUCTURA DE DATOS: Radicación de entrada DESCRIPCIÓN: Numero asignado a las comunicaciones que llegan a la entidad
ELEMENTOS DATOS: Radicado DESCRIPCION: Numero que identifica las comunicaciones ya sean las que llegan, salen o internas, cada tipo documental tiene un consecutivo único y los diferencia el ultimo digito, es decir, una respuesta o salida termina en (-1), una entrada o documento recibido termina en (-2) y un comunicado interno o memorando termina en (-3).
ALMACENES DATOS: Modulo de consultas DESCRIPCION: Modulo establecido para consultar los documentos que han llegado a la entidad.
PROCESO DATOS: verificación por competencia DESCRIPCION: Verificación del documento para establecer si es competencia de la entidad.