Guia archivo historico by JORGE PEREZ

ARCHIVO HISTÓRICO GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE BEATRIZ SANTOYO BASTIDA

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Guía de autoaprendizaje Archivo Histórico Modalidad de Educación Abierta y a Distancia

Beatriz Santoyo Bastida Secretaría de Educación Pública Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica Dirección General de Educación Superior Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

México 2000

Secretaría de Educación Pública Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica Dirección General de Educación Superior Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Archivo Histórico (Serie guías de autoaprendizaje) Modalidad de Educación Abierta y a Distancia Primera edición 2000 Impreso en México Copyright MM Revisión de contenido: Asesor Pedagógico: Ramón Mondragón Sánchez Corrección de estilo: Miguel Ángel García Cueto Diseño editorial: Ivonne Bautista Carmona Martha Patricia Rivera Hernández Israel Montes Hermosillo

CONTENIDO PRESENTACIÓN...................................................................................................................7 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................8 UNIDAD 1: PRINCIPIOS GENERALES...............................................................................9 1.1 Concepto de archivo histórico........................................................................................10 Actividad de aprendizaje 1...................................................................................................12 1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo histórico.......................................................13 Actividad de aprendizaje 2.................................................................................................. 15 1.3 Importancia del archivo histórico .................................................................................. 16 1.4 Función del archivo histórico.........................................................................................16 Actividad de aprendizaje 3.................................................................................................. 17 Actividad de aprendizaje 4.................................................................................................. 19 1.5 Base Legal.................................................................................................................... 20 Actividad de aprendizaje 5.................................................................................................. 21 1.5.1 Políticas de servicio....................................................................................................22 1.5.2 Políticas de control.....................................................................................................22 1.5.3 Políticas de Integración ............................................................................................. 22 Actividad de aprendizaje 6.................................................................................................. 23 1.6 Etapas del proceso de archivación................................................................................23 1.6.1 Recepción de la documentación histórica...................................................................23 1.6.2 Organización de la documentación histórica...............................................................24 1.6.3 Ubicación Topográfica de las series documentales, acervos documentales.................28 Actividad de aprendizaje 7.................................................................................................. 28 Actividad de aprendizaje 8.................................................................................................. 29 UNIDAD II: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS..........................................31 2.1 Recepción de la documentación histórica......................................................................32 2.2 Conservación permanente de la documentación histórica.............................................32

2.3 Consulta de la documentación histórica.........................................................................36 Actividad de aprendizaje 9...................................................................................................37 UNIDAD III: PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO.........................................................................................................................39 3.1 Principios generales de la archivación histórica ........................................................... 40 3.1.1 Principio de procedencia.............................................................................................40 3.1.2 Principio de orden original.......................................................................................... 40 Actividad de aprendizaje 10.................................................................................................40 3.2 Instrumentos y medios de consulta................................................................................41 3.2.1 Guía............................................................................................................................41 3.2.2 Inventario....................................................................................................................43 Actividad de aprendizaje 11..................................................................................................44 3.2.3 Catálogo......................................................................................................................44 3.2.4 Índice..........................................................................................................................45 Actividad de aprendizaje 12.................................................................................................45 3.3 Difusión en el archivo.....................................................................................................46 Actividad de aprendizaje 13..................................................................................................46 Actividad de aprendizaje 14.................................................................................................51 BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................52 LECTURAS...........................................................................................................................53 S

Guía de autoaprendizaje

PRESENTACIÓN La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), como institución educativa y formadora de profesionales especializados en el manejo de información en bibliotecas y archivos, ha contemplado entre sus programas más novedosos de los últimos años, impartir ambas licenciaturas a través de la modalidad abierta y a distancia, Esto permite ampliar la oportunidad educativa de ambas especialidades a nivel nacional, y disminuir con el rezago que existe de personal profesional en los archivos y bibliotecas del país. La modalidad abierta y a distancia es una nueva alternativa para mucha gente con deseos de estudiar en el interior de la República. La guía de autoaprendizaje es por lo tanto una parte esencial de la misma ya que es el apoyo didáctico que estos estudiantes necesitan para su formación, además de un vínculo con su asesor. Su contenido se estructura de acuerdo a los programas de estudio más actualizados de la escuela y está pensado para facilitar este tipo de enseñanza. La presente guía, Archivo Histórico, se elaboró con base en las necesidades académicas de los estudiantes de la Modalidad Abierta y a Distancia. Es un apoyo para conducirlos en el estudio de una de las asignaturas que forman parte de un gran programa de estudios para la formación de grandes profesionales.

Archivo Histórico

INTRODUCCIÓN Las instituciones y los hombres, desde su origen, generan testimonios de sus actividades en forma de documentos. Conocer éstos significa un retorno por el tiempo; por lo que podemos concebir que los documentos son partes de cada uno de ellos y que, unidos y estructurados sistemáticamente, forma la historia. Los archivos históricos son los depositarios de estos documentos y tienen como finalidad conservarlos adecuadamente para la sociedad que tiene interés en usarlos culturalmente o para la investigación. La guía de aprendizaje Archivo Histórico, que hoy tienes en tus manos, describe la formación, desarrollo, técnicas, funciones y servicios que se realizan en el archivo, que es el custodio de la documentación histórica. La guía contiene tres unidades. En la primera, se establecen los principios básicos y generales de los archivos históricos, tales como conceptos, estructura orgánica y funcional, su base legal, las políticas de servicio, control e integración que los rigen; así como los procesos técnicos de archivación y procesos de organización documental que en ellos se realizan. La segunda unidad trata sobre los procesos de recepción documental, así como una parte fundamental que permite la disposición documental: la conservación y la consulta. La tercera y última se refiere a los principios básicos de archivación de documentos históricos y cómo se realiza el fin último de esta documentación a través de la difusión. Esta guía se complementa esta con un listado de lecturas o bibliografía recomendada para reforzar los nuevos conocimientos que obtendrás. Bienvenido, que la travesía por los archivos históricos te sea grata y los conocimientos que obtengas enriquezcan tu carrera. Sigue adelante.

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UNIDAD 1 PRINCIPIOS GENERALES Objetivo de la unidad

Identificar qué es un archivo histórico, cuál es su estructura, funciones y los procesos técnicos que se realizan en el. Temas y subtemas: 1.1 Concepto de Archivo Histórico 1.2 Estructura Orgánica y Funcional del Archivo Histórico 1.3 Importancia del Archivo Histórico 1.4 Función del Archivo Histórico - Descripción - Conservación - Difusión - Préstamo 1.5 Base Legal 1.5.1 Políticas de Servicio 1.5.2 Políticas de Control 1.5.3 Políticas de Integración 1.6 Etapas del Proceso de Archivación Documental 1.6.1 Recepción de la Documentación Histórica 1.6.2 Organización de la Documentación Histórica 1.6.3 Ubicación Topográfica de las Series Documentales - Acervos Documentales: - Fondo - Sección - Serie 8

Archivo Histórico

Bienvenido. Anteriormente aprendiste que los documentos tienen un ciclo vital y que en las tres etapas que lo forman se generan tres tipos de archivos: archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. En esta guía que hoy inicias conocerás más ampliamente el archivo histórico.

1.1 Concepto de archivo histórico

Patio del Claustro Franciscano de la iglesia de Santiago, en Tlatelolco. Sede del Acervo Histórico Diplomático

En el transcurso del tiempo, las instituciones y personas generan documentos, algunos de ellos de vital importancia tanto para el desempeño de su gestión administrativa y funciones personales como para la memoria histórica de las mismas, es con estos documentos que se forma los archivos históricos, que conoceremos inicialmente de manera conceptual:

El archivo histórico es una unidad de información que contiene documentos que deben conservarse permanentemente y se genera como resultado de la última fase del ciclo vital del documento en la que la documentación ha adquirido valores secundarios (informativos, testimoniales y evidénciales) que establecen que ésta debe conservarse como testimonio útil a la sociedad. El valor informativo de los documentos aporta datos únicos y sustanciales para la investigación. El valor testimonial de los documentos es el que refleja la evolución del organismo administrativo que los creó. El valor evidencial se relaciona con los orígenes y derechos imprescriptibles de las personas físicas o morales. Estos valores son tan importantes que serán tratados de manera especial en tu guía de valoración documental.

V A L O R E S

PRIMARIOS

SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVO

ARCHIVOS DE

FISCAL

TRAMITE Y

LEGAL

CONCENTRACIÓN

EVIDENCIAL

ARCHIVO

TESTIMONIAL INFORMATIVO

HISTÓRICO

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Algunos autores manejan el concepto de archivo histórico de la siguiente manera: Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al que se ha de transferir desde el archivo de concentración la documentación que deba conservarse permanentemente.1 Los archivos, en suma, son y serán siempre un producto de la actividad social; son y serán siempre, memoria para el presente. 2 Si analizamos detenidamente ambos ejemplos podemos ver que existen varias coincidencias, por lo tanto podemos afirmar que el archivo histórico se genera de la última fase del ciclo vital de documentos y por lo tanto es la unidad de información que contiene documentos históricos que serán la memoria documental de una institución y/ o individuo. Veamos ahora el diagrama y en el que encontraremos que el archivo histórico corresponde a la tercera y última fase del ciclo.

Este viene refuerza lo que se ha dicho anteriormente: que el archivo histórico es la última fase del ciclo vital, donde los documentos adquieren valores secundarios y se convierten en la memoria documental de quien los generó y su uso es con fines culturales y de investigación. Ahora bien encontraremos archivos históricos de instituciones de la administración pública (Secretaria de Salud, Secretaria de Educación Pública), privados (Banamex, Colegio de las Vizcaínas), eclesiásticos (Basílica de Guadalupe, del Arzobispado de México), de personajes relevantes (Vito Alessio Robles, Plutarco Elías Calles), municipales, estatales, universitarios y entre éstos, muchos más. Esto nos brinda una visión general de la importancia que tienen y de la enorme riqueza cultural que se tiene en ellos.

1 Ministerio de Cultura; Diccionario de Terminología Archivística, pág. 40 2 Juan Manuel Herrera, «La Formación de los Archivos Históricos», págs. 17 - 21

Archivo Histórico

Actividad de aprendizaje 1

a) De acuerdo con lo estudiado, escribe tu propio concepto de archivo histórico. b) Visita dos archivos históricos y elabora una guía de observaciones en la que incluyas: * Objetivos del archivo. * Servicios del archivo. * Procesos técnicos. Compara la información que obtengas con los conceptos estudiados en la unidad. c) Elabora un breve reporte final.

RECOMENDACIÓN: Hoy que inicias tus actividades de aprendizaje, lo más conveniente es que elijas un archivo histórico, donde realices todas tus tareas para que no tengas problemas; ya que cada archivo trabaja de forma diferente.

Envía a tu asesor.

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1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo histórico

Cuando hablamos de estructura orgánica y funcional, nos referimos a conocer de forma detallada la estructura organizacional formal de un archivo a través de: - sus funciones y - los distintos puestos que tiene y - la responsabilidad de cada uno de ellos Nos referimos desde luego a un organigrama y éste entiende como la representación gráfica de cada uno de los departamentos u oficinas que tiene una institución y las funciones que cada una de estas áreas desempeña. Durante los años setenta surge en México el Sistema Red de Archivos que propone lo siguiente: De acuerdo con esquema establecido por el Sistema Red de Archivos (SIRA), del Gobierno Federal, en su Manual de organización de los Sistemas Red de Archivos, en 1986, la estructura orgánica para el archivo histórico es la siguiente:

JEFATURA

SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

SUBUNIDAD DE CONSERVACIÓN, DIFUSIÓN Y SERVICIO AL PÚBLICO

Esta organización no es la única; ya que de acuerdo a las necesidades o recursos (humanos, financieros y técnicos), con que cuente el archivo, ésta variará. Hoy en día se puede requerir de una unidad de digitización o quizás una unidad de microfilmación. Otro ejemplo es la estructura establecida por el Fideicomiso de Archivos Plutarco Elías Calles y Fernando Torreblanca (archivo privado ubicado en la ciudad de México) y es la siguiente:

Archivo Histórico

Estructura funcional.- El gobierno federal ha establecido que la estructura se compone de funciones específicas y operativas y son las siguientes: Funciones específicas para el archivo histórico La estructura esquematizada anteriormente permite al Archivo Histórico realizar las siguientes funciones: *

Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica que haya sido generada por la dependencia en el desarrollo de sus funciones y mantenerla debidamente organizada para facilitar su localización y consulta.

Brindar al público interesado los servicios que le sean solicitados para la consulta de la documentación histórica de la Dependencia; velar por la correcta conservación de los materiales bajo su custodia y promover la constante difusión del acervo y los servicios del archivo histórico hacia la comunidad.3

Funciones operativas del archivo histórico *

Recibir del archivo de concentración la documentación histórica producida por la institución y establecer los registros correspondientes del material ingresado y del proceso al que fue sometido antes de su entrega.

Empacar, identificar e integrar los expedientes que ingresen al archivo y mantener en los documentos del acervo el orden establecido.

Facilitar al público interesado los instrumentos de consulta del archivo y brindar toda orientación necesaria para el acceso a la información depositada dentro del acervo.

Facilitar al público interesado los expedientes requeridos en consulta y establecer las áreas de servicio y lectura necesarias, así como los mecanismos de vigilancia necesarios para garantizar la adecuada utilización y preservación de los materiales del acervo.

Establecer, de acuerdo a las posibilidades del archivo, los servicios reprográficos que sean necesarios y operarlos de acuerdo a las políticas y controles diseñados para tal fin.

Definir e instrumentar las medidas preventivas que sean necesarias para la conservación adecuada del archivo, e instalar y operar, de requerirse, el taller de restauración para reparar los documentos del acervo que así lo ameriten.

Diseñar un programa de difusión para promover las publicaciones y eventos necesarios para proyectar el acervo histórico de la institución hacia la comunidad, y preparar y desarrollar acciones de difusión en coordinación con las instancias pertinentes.

Al igual que en el caso de la estructura orgánica, éstas no son las únicas funciones y de acuerdo al archivo que se trate van a cambiar.

3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos No. 2, págs. 8, 44 - 46

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Actividad de aprendizaje 2

Elabora la estructura orgánica y funcional de un archivo histórico. Puedes incluir las áreas o departamentos que creas convenientes. Si lo consideras necesario, antes de realizar tu tarea, visita un archivo histórico.

Envía a tu asesor.

Archivo Histórico

1.3 Importancia del archivo histórico

Ésta radica en que, siendo el depositario del acervo documental histórico generado por una institución y/o un individuo, se convierte en una fuente de información primaria útil para la investigación, a través de la que se conocerán situaciones, ideas, circunstancias etc. que han formado parte de la historia de una institución, individuo o país. De ahí que tenga una gran importancia histórica y cultural.

1.4 Función del archivo histórico

Describir, conservar, difundir y administrar el préstamo de documentos históricos a los usuarios y/ o investigadores que tengan interés en conocer y/o realizar un proyecto sobre la información que el archivo tiene. Para que entiendas mejor estos procesos, hablaremos más ampliamente de cada uno de ellos: Descripción Es una función indispensable en los archivos históricos, para poder brindar acceso al usuario y, por lo tanto, difundirlos. Así diremos que la descripción es: Una función sustancial de los archivos históricos, ya que de ella va ha depender la eficiencia en el servicio y recuperación de la información. Por lo tanto resulta necesario conocer qué dicen de ella algunos autores. Antonia Heredia la determina como el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y la recuperación de su información para la gestión y la investigación.4 En tanto, para el Ministerio de Cultura de Madrid, dicho proceso es sólo la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos.5 Notarás que mientras para Heredia significa un proceso, para el otro autor es sólo una fase del proceso archivístico. Nosotros llamaremos descripción archivística a la elaboración de registros a partir de la documentación que hay en el archivo. Éstos además de servir como instrumentos de consulta y de permitir la difusión, nos permiten controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan su localización. De la descripción depende la eficiencia del servicio que de el archivo. Existen tres instrumentos descriptivos fundamentales: guías, inventarios y catálogos. Estos instrumentos los estudiaremos más detenidamente en la unidad tres.

4 Antonia Heredia, La Norma ISAD (G) y su Terminología, pág. 49 5 Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, pág. 40

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Actividad de aprendizaje 3

Con base en la lectura «Problemas de la ordenación y la descripción archivística», de Mendoza Gunnar, que se encuentra en tu guía de lecturas, desarrolla el tema: ¿Cuál es la importancia de la descripción? Incluye tu opinión personal.

Envía a tu asesor.

Conservación Los documentos, por efectos de fabricación, contaminación, ataques de insectos devoradores de papel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como inundaciones, incendios y terremotos, suelen deteriorarse o destruirse dejando rupturas en la historia; por ello el archivo histórico entre sus funciones esenciales contempla la conservación, entendida esta como conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. 6 La conservación permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos documentales que se encuentran dentro del archivo; así también, evitar su deterioro para recurrir a la restauración sólo en caso extremo. Además, la conservación permitirá a futuras generaciones conocer documentos importantes para la historia de un país, institución y/o individuo. Difusión Una de las actividades que se realizan dentro del archivo histórico, que no se desarrolla en ningún de los otros archivos, es la difusión y ésta resulta sumamente importante para crear conciencia entre los ciudadanos de la existencia de los archivos; la labor de investigación y cultural que desempeñan dentro de la sociedad y para entender mejor en que consiste, acudimos al Diccionario del Ministerio de Cultura de Madrid: Función archivística fundamental cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra parte, hacer participe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esa función son: exposiciones, conferencias y actos culturales etc.7

También podemos decir que es el conjunto de recursos y acciones encaminados a relacionar al sujeto cognocente (usuario) con el objeto de conocimiento (archivo). Dentro de los archivos históricos, es muy importante difundir su contenido. Éste es su objeto final.

6 Ministerio de Cultura; Op. cit. 7 Idem

Archivo Histórico

Préstamo Durante las dos primeras fases del ciclo vital, sólo la entidad que produce los documentos puede consultar éstos y su préstamo esta restringido; pero, a partir de la tercera fase, los documentos adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razón de que más usuarios los consulten. Un servicio muy importante que brinda el archivo histórico es el préstamo de expedientes y la relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes primarias para obtener información. Como en el caso de las funciones anteriores, conoceremos cómo lo conceptualiza el Diccionario: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.8 El préstamo es la operación con lo que los encargados de la documentación proporcionan expedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta. El préstamo se debe realizar a través de un registro de control que llamaremos «vale de préstamo». De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los documentos y se evitan pérdidas. A continuación te presento dos ejemplos de un «vale de préstamo»:

ARCHIVO CENTRAL DE SEGOB. VALE

VALE POR EL EXPEDIENTE No. _______________________________ DEL C. ______________________________________________________ AREA SOLICITANTE__________________________________________ FECHA______________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA AUTORIZADA

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

___________________

_____________________

FOTOTECA CARTA INFORMATIVA ENBA VALE DE PRÉSTAMO*

Clasificación __________________ Fotografía _______________________________________________ ____________________________________________________________________ Posit. ( ) Color ( ) Tamaño: 3x ( ) Neg. ( ) B/N ( ) _____________________________________________________________________ Fecha de Préstamo: Fecha de Devolución: _____________________________________________________________________ Autorizó: Entregó: Recibió: _____________________________________________________________________ Observaciones:

8 Idem *Propuesta del Profesor Gumaro Damián Cervantes

4x ( ) 6x ( )

otro:___________

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Ejercicio: Observa el siguiente vale de préstamo y realiza en él el ejercicio que se te marca:

VALE DE PRÉSTAMO ___________ Fecha del exp.__________ _____________

Oficina solicitante____________________________ Fecha de devolución__________________________ Firma del solicitante __________________________ _____________________________________ _____________________________________

_____________________________________

Actividad de aprendizaje 4

El formato anterior es un vale de préstamo al que le faltan algunos elementos. Complétalo agregando los datos que consideres convenientes para llevar el control.

Elabora tres formatos más para el archivo histórico donde estás realizando tu investigación. Todos los formatos deben ser diferentes.

Envíalos a tu asesor. 18

Archivo Histórico

1.5 Base Legal

Consiste en el conjunto de leyes, normas y acuerdos que sustentan las actividades que se realizan en la práctica archivística y son de orden federal, estatal y municipal: - Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 6: [...] el derecho a la información será garantizado por el Estado. - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal - Ley General de los Bienes Nacionales: Artículo 2º Son bienes del dominio público: [...] Fracción VI. Los monumentos históricos o artísticos, muebles e inmuebles de propiedad federal [...] Fracción XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes, las piezas etnológicas y paleontológicas, las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas, los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos y las piezas artísticas e históricas de los museos.9

Ley Federal sobre monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, Art. 36: Fracción II - Los documentos y expedientes que pertenecen o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. Fracción III- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país. Fracción IV- Las colecciones científicas y técnicas podrán llevarse a esta categoría, mediante la declaratoria correspondiente.10

- Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Artículo 47: Fracción IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción indebida de aquéllas.11

- Código penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero federal: Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público que: Fracción IV. Por si o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión. 9 Diario Oficial de la Federación, 8-1-1982 10 Ibíd., 6-5-1972 11 Ibíd., 31-12-1982

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Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.12

Otras legislaciones en la materia son: - Decreto que prohibe la exportación de documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su rareza no sean fácilmente sustituibles.13 - Reglamento del Archivo General de la Nación14 - Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables15 En México no se ha logrado legislar adecuadamente el quehacer archivístico: por lo que en el Distrito Federal todavía no existe una ley de archivos. Algunos estados ya cuentan con ella; por ejemplo, el Estado de México.

Actividad de aprendizaje 5

a) Conocida la base legal que sustenta el quehacer archivístico, es importante que la jerarquices por orden de importancia y justifiques por qué les diste ese orden. b) Investiga si en el lugar que vives existen otras leyes locales para los archivos históricos.

Envía a tu asesor.

Para comprender mejor el siguiente tema, realiza la siguiente búsqueda de conceptos. Puedes recurrir a libros que te hablen de fundamentos de administración, derecho o archivonomía.

Definición de política _________________________________________________ ___________________________________________________________________ Definición de Control__________________________________________________ Definición de integración_______________________________________________ Las políticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental que demandan los usuarios; por esta razón se requiere establecer un estatuto claro y explícito para los usuarios. Ello permitirá que el archivista proporcione un servicio eficiente. Además, cuando se

12 13 14 15

Ibíd., Ibíd., Ibíd., Ibíd.,

14-8-1980 6-3-1944 13-4-1946 12-11-1982

Archivo Histórico

establezcan, no se debe perder de vista la base legal que regula al país al que pertenece el archivo, para estar dentro de los parámetros jurídicos que establece la ley. Así, dentro del archivo histórico, las políticas más comunes son las siguientes: 1.5.1 Políticas de servicio

Los archivos históricos deben observare las siguientes políticas de servicio: *

Desarrollar sus actividades con eficiencia y oportunidad; además de aplicar profesionalmente los procesos técnicos y utilizar los instrumentos necesarios que garanticen el adecuado manejo de la documentación.

Garantizar la recuperación ágil y oportuna de la información documental, mediante la correcta recepción, organización, conservación, préstamo y control de los documentos.

Procurar, en lo posible, contar con un mostrador para ofrecer eficientemente el servicio de préstamo.

Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el servicio.

1.5.2 Políticas de control

Controlar adecuadamente la documentación histórica será responsabilidad del archivo histórico y de los empleados que laboren en él.

Brindar a la institución a la que pertenece el oportuno apoyo informativo que requiera, controlando adecuadamente sus documentos.

Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales como vales de préstamo e inventarios.

1.5.3 Políticas de Integración

Garantizar y responsabilizarse de la integración de los expedientes, ya que éstos se prestan completos y no se dividen.

Aplicar el principio de procedencia en el archivo histórico, que permite tener expedientes completos.

Responsabilizarse de que toda hoja que se extraiga de un expediente se integre nuevamente a su lugar.

Guía de autoaprendizaje

Actividad de aprendizaje 6

Elabora 15 políticas de servicio para el archivo histórico en el que estás trabajando. Procura que tus políticas complementen las de los puntos 1.5.1, 1.5.2 y 1.5.3 de tu guía.

Envía a tu asesor. 1.6 Etapas del proceso de archivación

Se entiende como archivación la operación de guardar los documentos o expedientes en el lugar correspondiente dentro del archivo, diremos que los pasos para realizar la archivación son los siguientes: Pasos que se realizan en el archivo de concentración para envío al archivo histórico: *

Los expedientes se ponen en las cajas correspondientes y/o en carpetas y se envían al área de archivo histórico

Se identifica el lugar correspondiente a la caja

Se coloca el número o clave que le corresponde

Una vez que los documentos llegan al archivo histórico, se procede de la siguiente manera: *

Se revisan y se registran los expedientes o documentos

Se coloca en la pestaña de la carpeta el número o clave de acuerdo al sistema de clasificación y/o Cuadro de Clasificación que exista en el archivo

Se coloca el expediente o documento en su localización física definitiva

Los documentos, además de ser instrumentos para el correcto desarrollo de las actividades públicas, constituyen testimonios fundamentales de la gestión de las instituciones o del desarrollo de las personas y, por lo tanto, se convierten en recursos informativos útiles no sólo para la administración; sino para la sociedad en su conjunto. Por ello, la importancia de archivarlos adecuadamente; ya que para el archivo histórico significa un compromiso y una obligación ante la institución o instituciones que los generaron y ante los ciudadanos que los requieren.

1.6.1 Recepción de la documentación histórica

La recepción de la documentación se hará de acuerdo con los siguientes pasos: *

Revisión de las relaciones que envía el Archivo de concentración contra el contenido de las cajas

Archivo Histórico

Revisión de ordenación de expedientes al interior de las cajas

Revisión de firmas de los responsables de la valoración documental

Firma de recepción de la documentación

1.6.2 Organización de la documentación histórica

Organización es el proceso mediante que se evidencia o se reconstruye la estructura orgánica de un archivo, fondo o grupo documental, mediante la asignación de un lugar definitivo a cada uno de los subgrupos o piezas que lo componen, de tal manera que se represente la naturaleza del organismo productor. Objetivos de la organización *

Dar a cada grupo, serie y unidades archivísticas, su lugar correspondiente mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original.

Establecer la organicidad de los grupos documentales, a partir de la formación de series que son el resultado de un ente productor en el desarrollo de actividades administrativas.

Poner en servicio la información contenida en los documentos.

Los pasos para organizar un archivo histórico no siempre son los mismos. Esto depende de la situación en que se encuentre. Aquí te mencionaremos todos los que son necesarios para realizar esta función para que los conozcas; pero, si en tu experiencia profesional encontraras un archivo que ya tuvo una organización anterior, sólo debes retomar los pasos que te sean útiles para realizar una reorganización. Para organizar un archivo histórico es conveniente considerar las siguientes fases o procedimientos. Elaboración de diagnóstico Pasos para elaborar un diagnóstico: *conocer la historia institucional *conocer la estructura orgánica (organigramas) * conocer los reglamentos y políticas institucionales Con los pasos anteriores, se tiene una visión general de la institución y una vez que se conoce el diagnóstico, puede realizarse un análisis de las actividades que se realizan en el archivo y de la problemática que ahí sucede: recursos humanos, materiales, técnicos y archivísticos; para así poder determinar estrategias archivísticas que le brinden una solución. Clasificación Clasificar significa agrupar. Es la actividad mediante la cual los documentos se separan para establecer categorías de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora.

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Importancia de la Clasificación La clasificación tiene una función muy importante y a través de ella es posible estructurar la organicidad, la funcionalidad o la actividad de la institución y/o persona que produjo los documentos. Además, por medio de una clave, a la que llamaremos «clave clasificadora», se podrá determinar el lugar correspondiente para cada uno de los expedientes que integren el archivo histórico. Se distinguen dos tipos de actividad en el proceso de clasificación: *

una intelectual, que tiene como producto el cuadro de clasificación

una física, que consiste en la colocación de los documentos en su lugar correspondiente, acorde con los grupos o subgrupos establecidos en el cuadro de clasificación.

Del binomio Principio de Procedencia - clasificación, Schellenberg establece los principios de clasificación de los que se desprenden tres sistemas de clasificación 1. Por asunto (se refiere a clasificar por materia, lo que no es adecuado para el archivo) 2. Orgánica (por la estructura orgánica de la institución «organigrama») 3. Funcional (por las acciones o funciones que desempeña la institución) Definición de Cuadro de Clasificación Mundet define el cuadro de estructuración como una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser el reflejo de una acción, función o actividad.16 Roberge define al cuadro de clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de documentos. Se trata en suma, de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos de sus relaciones los unos con los otros para constituir expedientes.17 El cuadro de clasificación se puede realizar sólo hasta que se tiene conocimiento del total del conjunto documental. Éste se realiza para un fondo concreto. De modo que si en un archivo tenemos diversos fondos, elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo al principio de procedencia. Para elaborar un cuadro de clasificación, se establecen niveles básicos y se desarrollan. Estos niveles son: *

Sección.- división primera del fondo

Subsección.- división de la sección

Serie.- conjunto de documentos generados como resultado de una misma actividad

16 José R. Cruz Mundet, Manual de Archivística, pág. 229 - 253 17 Ibíd., pág. 244

Archivo Histórico

Principios que inspiran un cuadro de clasificación: *

Delimitación

Unicidad

Estabilidad

Simplificación

Delimitación.- El objeto del cuadro es el fondo, así se delimitan los documentos que se consideran dentro del cuadro. Unicidad.- Todos los documentos se clasifican de igual manera, independientemente de su cronología. Estabilidad.- El cuadro debe basarse en las funciones de la institución, para lograr una clasificación más segura y estable. Simplificación.- Debe tener esta característica ya que no debe caer en subdivisiones excesivas. El Cuadro de Clasificación, al igual que los sistemas de los que habla Schellenberg pueden ser orgánicos, funcionales o mixtos (una combinación de los dos anteriores). A continuación te presento un fragmento de un cuadro de clasificación sólo para que lo recuerdes; ya que esto lo viste con más amplitud en tu guía de Clasificación: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. SECCIONES 1. RECTORÍA 2. ASUNTOS DE ALUMNOS 3.-BECAS SECCIONES Y SERIES 1 RECTORÍA 1.1 Decretos de Gobierno 1.3 Edictos, bandas y proclamas 1.4 Órdenes de la Iglesia 1.5 Órdenes dirigidas al Colegio de San Ildefonso 2. ASUNTOS DE ALUMNOS 2.1 Matrículas 2.2 Licencias de alumnos 2.3 Certificados expedidos por el Colegio 2.4 Salidas de alumnos

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3 BECAS 3.1 Noticias y Fundación 3.2 Becas Ordinarias 3.3 Becas Reales 3.4 Becas Nacionales 3.5 Becas de Oposición 3.6 Becas de Gracia o Limosna 3.7 Becas de Diezmo 3.8 Becas de Capilla 3.9 Becas de Biblioteca Ordenación Es la acción de unir secuencialmente los documentos que conforman las series mediante la aplicación de criterios alfabéticos y/o cronológicos. En esta operación se distinguen dos tipos de actividades: a) una intelectual que consiste en la elección de la unidad de orden surgida de la natural relación entre los documentos b) una física que consiste en la aplicación de los criterios de orden y en la guarda de los documentos en sus contenedores apropiados. Esta última es una actividad mecánica de asignación de claves a las unidades archivísticas y de colocación definitiva de los documentos dentro de los acervos correspondientes. La ordenación se aplica con independencia a cada serie documental y será la misma documentación la que dará la pauta para determinar el orden que se le aplicará. Así se podrá ordenar de manera alfabética, cronológica, geográfica, numérica, alfanumérica, entre otras. En la ordenación cronológica la fecha del documento es la clave para establecer el criterio ordenador. En la ordenación alfabética, las letras del alfabeto son las que van a guiar la ordenación. Si se trata de nombres de personas, será ordenación onomástica y si se considerarán nombres de lugar, será geográfica. Otros métodos de ordenación son por asuntos, numéricos y alfanuméricos. Describir Es la culminación de los trabajos archivísticos y que consiste en la elaboración de instrumentos que permiten el control, localización y acceso. Éstos pueden ser inventarios, guías y catálogos. Para José Enrique Ampudia Melo, 18 el método es el siguiente: 1ª etapa, Identificación General. Esta primera etapa comprende las siguientes acciones: 1. Ordenación 2. Clasificación 18 José E. Ampudia, Modelo técnico para la organización de archivos históricos, pág. 26 - 32

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2ª etapa, Descripción. En esta etapa considera la siguiente actividad: 1. Catalogación. Ambas formas coinciden en muchos puntos; aunque la segunda sólo engloba la descripción en dos etapas.

1.6.3 Ubicación Topográfica de las series documentales, acervos documentales

Es el proceso de establecimiento de una clave constituida por varios elementos (números y letras), que permite conocer la ubicación física de los documentos dentro del archivo y de esta manera facilitan su localización. Ejemplo: Sala 2, batería 5, estante 6, caja 1, expediente 27 Clave: S 2,5,6,1, exp. 27

Anaquel 3, charola 1, caja 30, expediente 13 Clave: 3,1,30,13

Este sistema va de lo general a lo particular.

Actividad de aprendizaje 7

Con base en lo anterior, elabora algunos ejemplos de claves topográficas que establecerías en los archivos históricos

envíaselos a tu asesor.

En la organización documental se aplica el establecimiento de la estructura Fondo Sección y Serie para manejar mejor la documentación y no perderse al llevar a cabo algunos procesos técnicos como clasificación y ordenación. Entenderemos su definición de la siguiente manera: * Fondo es el conjunto de documentos generados por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el desarrollo de sus funciones. Es una unidad archivística establecida con respecto al principio de procedencia. Ejemplo: El total de la documentación producida por la Secretaria de Gobernación será un fondo documental: Fondo: Secretaria de Gobernación. * Sección división primera del fondo establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad (Cruz Mundet). Es la subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas que los generaron.19 19 Vid. Diccionario de terminología archivística.

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Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernación. Sección: Departamento de Migración. * Serie conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la norma de procedimiento - Antonia Heredia dice que cada serie documental suele responder a una misma tipología documental e incluso a asuntos o materias similares. Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernación. Sección: Departamento de Migración. Serie: Pasaportes

Actividad de aprendizaje 8

Aplica la estructura: fondo, sección y serie en tus documentos personales.

Elige una institución y repite el ejercicio.

Envía a tu asesor.

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UNIDAD II ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS

Objetivo de la unidad

Comprender cómo se realizan algunos de los procesos de archivación de documentos históricos. TEMAS Y SUBTEMAS 2.1 Recepción de la documentación histórica 2.2 Conservación permanente de la documentación histórica 2.3 Consulta de la documentación histórica

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La documentación que se encuentra en el archivo de concentración y que ha cumplido con los plazos de vigencia establecidos por el gobierno federal o por la institución misma que los produjo, pasa por un proceso de valoración y selección en donde se establece su fin último, que puede ser: conservación permanente o baja documental. Si la determinación es la primera, la documentación se transfiere (transferencia secundaria) al archivo histórico, en donde recibe el siguiente tratamiento:

2.1 Recepción de la documentación histórica

Los documentos que se transfieren al archivo histórico han adquirido valores secundarios (testimoniales, informativos o evidénciales); por lo que poseen un carácter social. Se deben revisar cuidadosamente al llegar al archivo. Deben venir acompañados de una relación que coincida con el contenido de las cajas. De igual manera, la documentación al interior de los contenedores (cajas) debe tener una correcta ordenación de los expedientes y una vez que esto se constate, el archivo histórico lo puede validar a través de la firma y sello de recibido.

2.2 Conservación permanente de la documentación histórica

Para lograr la adecuada conservación de los documentos dentro del archivo histórico, es conveniente brindarles las condiciones óptimas desde que llegan. Para ello se tienen que establecer ciertas medidas de seguridad que regulan los agentes de deterioro que afectan los soportes en los que se encuentran. Agentes físicos *Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura a) la luz produce radiaciones luminosas que generan en los componentes básicos de los documentos como el papel, las tintas, pieles y materiales fotográficos daños severos. b) la humedad y temperatura causan alteraciones severas en los documentos, sobre todo los que se encuentran en soporte papel, porque estos materiales son higroscópicos. La humedad provoca el desarrollo de microorganismos e insectos responsables del deterioro biológico de los documentos. Por otra parte, el ambiente muy seco hace que el papel se vuelva quebradizo. Para una buena conservación del papel, se aconseja mantener la temperatura entre 18° y 22º C; y una humedad de 50 a 60%. Agentes químicos Estos son el aire, la contaminación, el polvo y los materiales que se usan en el papel (tintas, clips, grapas).

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Contaminantes atmosféricos Los principales componentes del aire son oxígeno, nitrógeno, dióxido de carbono y hidrógeno, que permiten la combustión, fermentación u oxidación de los materiales. El aire de los centros urbanos e industriales contiene una serie de partículas y gases como polvo, hollín, esporas de microorganismos, dióxido de azufre, sulfato de hidrógeno y ozono, que afectan los materiales documentales. Otros materiales que deterioran a los documentos son las tintas ácidas, que se fabrican con compuestos metálicos oxidantes y las grapas y clips metálicos, que producen efectos corrosivos. De igual manera, los materiales de las carpetas de papel que se usan para la guarda de los documentos y los adhesivos que se usan para encuadernar son agentes degradantes o destructivos del papel. Es conveniente que prevenir y solucionar lo anterior por medio de las siguientes acciones, que ayudan a la conservación adecuada del acervo documental en el archivo histórico: 1. Establecer un programa de fumigación (mínimo una vez al año). 2. Quitar, grapas, clips y broches metálicos a la documentación que llegue al archivo. 3. Limpiar los documentos (con brocha o aspiradora). 4. Usar carpetas de papel descodificado para la guarda de los documentos. 5. Instalar extractores de aire e higrómetros en el archivo. 6. Trabajar con el equipo necesario (guantes, cubrebocas y bata) Agentes biológicos Microorganismos, hongos, bacterias, insectos, roedores Los agentes biológicos, al igual que los anteriores, contribuyen a provocar el deterioro o la destrucción total de los documentos. 32

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Microorganismos Son seres microscópicos que se encuentran en el aire, agua, animales, vegetales. Se trasmiten a través de la contaminación y el aire. Se clasifican en hongos, bacterias, algas y protozoarios. Se desarrollan preferentemente en ambientes húmedos, oscuros y calientes. El papel es vulnerable a los ataques de microorganismos y este se manifiesta cuando aparecen manchas de diversos colores. Los microorganismos también le dan al papel un aspecto poroso y fragmentado. Hongos Los hongos tienen formas y tamaños variados. En el papel, el principal alimento de los hongos es la glucosa, que se obtiene por la alteración de la molécula de la celulosa. Una condición que favorece el crecimiento de los hongos es una temperatura de 22° a 30º C. Cuando hay hongos en el papel, éstos se manifiestan primero por manchas de color amarillo oscuro y si se descuidan, se tornaran en diversos colores, además de expandirse rápidamente en los documentos. Bacterias Las bacterias se componen de una célula y suelen unirse para formar colonias. Se clasifican en cocos (estreptococos o estafilococos) y en bacilos. Las bacterias se manifiestan en el papel como manchas y se diferencian de las que ocasionan los hongos por ser más compactas. Provocan la descomposición del papel, que toma un color castaño oscuro. Insectos La acción destructiva de los insectos es común en los climas tropicales por el calor y la humedad elevados, que favorecen el desarrollo de estos. Los grandes depredadores de documentos son las trazas, cucarachas, polillas, pececillos de plata y pequeños escarabajos que se introducen a cualquier lugar por pequeñas hendiduras o por documentos previamente infestados.

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Roedores Los roedores suelen ser grandes destructores de los documentos; ya que poseen dientes afilados. Su labor de destrucción es rápida y se reproducen tan prolíficamente que, de no detectarse a tiempo, acabarán con grandes cantidades de documentos. Además, a través de ellos, el archivista corre el riesgo de enfermedades fatales como la peste bubónica, la fiebre tifoidea y la hidrofobia.20 Ante el panorama que acabamos de plantear es necesario que en cualquier archivo pero preferentemente en el histórico dado el valor de los documentos se establezca un programa permanente de conservación que permita que acervos muy importantes para la historia logren permanecer durante largo tiempo.

20 Ingrid Beck, Manual de conservación y restauración de documentos

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2.3 Consulta de la documentación histórica

La consulta de la documentación histórica es uno de los fines últimos del archivo histórico y se debe de brindar a los usuarios que acudan a el. Para brindar la consulta, se deben de establecer políticas o un reglamento que debe encontrarse en la sala de consulta a la vista de los usuarios. Sólo se debe permitir la consulta a quien cubra los requisitos establecidos por el archivo y que se comprometa a respetar el reglamento. El usuario deberá conocer el contenido del archivo a través de instrumentos de consulta tales como guías, inventarios, catálogos e índices, para evitar que manipulen directamente la documentación y ello provoque el deterioro del acervo. La consulta debe brindar dentro de un horario establecido y dentro de la sala, ya que la documentación histórica sólo debe salir a otros lugares (difusión, exposiciones etc.) en casos extraordinarios. Aún cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tiene derecho a la información y a la consulta dentro de los archivos históricos, no se debe de olvidar que hay documentación que su consulta se debe restringir para evitar daños a terceras personas o a instituciones; por ejemplo, expedientes clínicos, de seguridad nacional, de movimientos sindicales, movimientos estudiantiles, etc. Así la ley ha establecido normas que marcan por cuánto tiempo debe permanecer guardada esta documentación y cuál podrá ponerse al servicio del investigador. Ejemplo de reglamento para brindar servicio al público: 1. El horario de consulta es de 9:00 a 18:00 horas. 2. El usuario depositara en el guardarropa: portafolios, mochilas y sólo podrá ingresar a la sala de consulta con materiales de escritura (cuadernos, hojas, lápices, bolígrafos). 3. El usuario llenará los formatos necesarios para solicitar los materiales documentales que requiere para su investigación. 4. Al recibir el (los) expediente (s) deberá entregar al encargado una identificación vigente. 5. No se prestarán más de tres expedientes. En caso de documentos gráficos, no se prestarán más de seis por solicitud. 6. La consulta se hará exclusivamente dentro del archivo, ante el personal encargado. 7. Ningún documento saldrá del archivo, salvo excepciones extraordinarias. 8. En caso de utilizar computadora portátil, el usuario deberá llenar otro formato especial para este tipo de situación.

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9. Queda prohibido hacer anotaciones sobre los documentos. 10. Se prohibe fumar e introducir alimentos al archivo. 11. Los documentos que así lo requieran, deberán ser manipulados con guantes. 12. El archivo establecerá qué documentos no se deben reproducir, como parte del programa de conservación. 13. El usuario otorgara créditos al archivo por el uso de sus documentos. 14. El usuario pagará los costos de reproducción de materiales documentales que necesite. 15. Se suspenderá el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de los documentos o no respete el presente reglamento.

Actividad de aprendizaje 9

* Elabora un reglamento de servicio y consulta para el archivo histórico con el que estás trabajando.

Envía a tu asesor.

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UNIDAD III PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO

Objetivo

Identificar los principios fundamentales para la organización en los archivos históricos y los instrumentos que se elaboran. Temas y Subtemas 3.1 Principios generales de la archivación histórica 3.1.1 Principio de procedencia 3.1.2 Principio de orden original 3.2 Instrumentos y medios de consulta 3.2.1 Guía 3.2.2 Inventario 3.2.3 Catálogo 3.2.4 Índice 3.3 Difusión del archivo histórico

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3.1 Principios generales de la archivación histórica

Ahora recordaremos los principios generales y fundamentales de la archivonomía: principio de procedencia y de orden original que conociste en los primeros semestres de la carrera

3.1.1 Principio de procedencia

El archivero e historiador francés Natalis de Wailly, redactó el 24 de abril de 1841 la circular titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales el communales [...]21 En dicho texto se anunciaba la noción de fondo de archivero consiste en «reunir los documentos por fondos; es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. Aclararía más tarde el autor que la clasificación general por fondo es La única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. De este modo nacía el principio de procedencia o respect des fonds, el primer fundamento teórico de la Archivística Este principio es básico en la organización de archivos, y enuncia que cada documento debe permanecer dentro del fondo del que proceden. Este principio le da a la archivonomía la posibilidad de mantener un orden a través de la organización

3.1.2 Principio de orden original

En Prusia, Hi von Seybel director de los archivos del Estado, enunció un nuevo principio: registraturprinzip, que disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se les asignó dentro de la oficina que los generó y/o recibió.

Actividad de aprendizaje 10

Elabora un ensayo de 3 cuartillas sobre la importancia que tiene utilizar los principios citados al realizar la organización en el archivo histórico.

Envía a tu asesor. 21 José R. Cruz Mundet, Op. cit.

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3.2 Instrumentos y medios de consulta

La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperación de la información (control) como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principales instrumentos son la guía, el inventario y el catálogo; aunque se auxilian de otros como el índice. Los instrumentos de descripción, a decir de Ramón Cruz Mundet, son los que establecen vínculos y median entre los consultantes y el acervo documental. La elaboración de instrumentos permite controlar y manejar de una manera eficiente el acervo documental, además de facilitar su localización y difusión. Los instrumentos básicos de descripción son: la guía, el inventario y los catálogos. A cada uno de ellos correspondiendo un nivel de descripción.

ARCHIVO HISTORICO

FONDO

FONDO FONDO

GUIA SECCIÓN

SECCIÓN

SERIE

DOCUMENTO

EXPEDIENTE

SERIE

DOCUMENTO

INVENTARIO

CATÁLOGO

3.2.1 Guía

Es un instrumento de descripción que, como su nombre lo indica, tiene como objetivo orientar a los usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularidades, habla de las características y de las funciones de los organismos productores de los documentos, también aborda datos sobre el volumen del acervo, sus años extremos, su conservación y los servicios que el archivo presta. Así podemos decir que la Guía es un instrumento descriptivo que da una visión general de todos los fondos contenidos en un archivo, los servicios que brinda, al archivo como institución, cantidad de fondos y bibliografía

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Los objetivos de la guía son proporcionar información general de un archivo. Para Schellenberg, los objetivos de las guías son dos: 1. Proporcionar información general de todo el fondo documental de uno o más depósitos. 2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones y series). De aquí que para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guías: generales y especiales. Guía General Proporciona una visión panorámica y genérica de los fondos y grupos documentales, del edificio, servicios que presta, sobre la historia de la institución, los fondos, sus secciones y bibliografía. Guía Especial Se refiere de manera especial a la historia de la institución productora de los documentos e insiste en sus funciones y actividades. No es tan general y tiende a particularizar sobre la creación de los documentos y su organización, precisa muchos detalles para facilitar al historiador el camino de la investigación. Elementos de la guía: - Presentación - Introducción - Biografía del personaje o marco histórico de la institución - Fondos que componen el archivo - Entidad productora (empresa pública, privada, persona) - Lugar de producción - Tipología Documental - Fechas - Volumen (metros lineales o cúbicos) - Procedencia - Series que lo integran - Asuntos que tratan - Adquisición (transferencia, donación, compra etc.). - Datos bibliográficos

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3.2.2 Inventario

A partir del esquema general de fondos y secciones, el inventario es un instrumento que tiene como objetivo describir las series documentales. El inventario es básicamente un instrumento de control documental para el archivista, aunque en ocasiones se utiliza como un instrumento de consulta. Elementos del inventario -

Signatura (número o clave)

Entrada descriptiva (Tipología documental, tradición documental, autor, destinatario, asunto (s) de que trata el documento)

Años extremos

Observaciones

Ejemplo de inventario de acuerdo con la autora Antonia Heredia:

FONDO: Secretaría de Salud SECCIÓN: Hospitales SERIE: Beneficencia Signatura Entrada Descriptiva

Años

caja 2

1895-1900 buen estado

Documentos originales del Hospital de Beneficencia (expedientes de pacientes, análisis clínicos, recetas).

Observación

Éste es otro ejemplo:

FONDO: Enrique Flores Magón SECCIÓN: Organizaciones Políticas y Culturales. SERIE: Logías. Vol./caja 15

Expedientes 32

Fechas

Asuntos

Observaciones

1921-35

Cartas

Estado Regular

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Actividad de aprendizaje 11

Elabora un inventario de 10 registros con tres diferentes formatos. En cada uno de ellos, establecerás los elementos que creas necesarios para que un archivista lleve el control de su acervo y logre la ágil recuperación de la información. cada ejemplo debe tener una justificación de la elección de los elementos.

Envía a tu asesor.

3.2.3 Catálogo

Es un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya no las series documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogación en un archivo debe hacerse de forma sistemática y continua. Elementos del catálogo: -

Estructura (fondo, sección y serie)

Localización: unidad de instalación, expediente, fojas

Contenido: tipología documental, autor o emisor, lugar donde se generó, fecha (mes, día, año).

Elementos externos: idioma, particularidad paleográfica, sellos, tradición documental (original o copia).

Éste es un ejemplo:

Fondo: Archivo de la Hacienda de San Antonio Xala Sección: Administración Serie: Caja 1860, 1 de enero al 23 de noviembre de 1879. Cuentas de los gastos en obras de herrería de la hacienda de San Antonio Xala. Manuscritos Deteriorado / manchado Caja 1, leg.1, exp.4, 51 fojas.

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3.2.4 Índice

Es el registro que permite localizar la información a través de temas muy precisos. Los índices pueden ser alfabéticos, onomásticos o geográficos. Suelen ser parte de los inventarios y catálogos. Ejemplo de índices: Indice Temático Abonos

Caja 1, leg.2,

exp.14

Alambique

Caja 3, leg.6,

exp.44

Albañiles

Caja 8, leg.19, exp.126

Artesanos

Caja 14, leg.39, exp.271

Carne

Caja 14, leg.8,

Cebada

Caja 18, leg.50, exp.373

Deudores

Caja 15, leg.40, exp.278

Pulque

Caja 4, leg.8,

exp.63

exp.577

Indice Onomástico Altamirano, José pág. 81 Baranda, Joaquín pag.25, 107 Caso, Antonio pág. 154,155 Colón, Cristóbal pág. 83 Cruz, Sor Juana Inés de la pág. 69,70 Dávalos, Balbino pág. 65, 66 Gante, Fray Pedro de pág. 148, 149 Macedo, Miguel pág. 64 Masarik pág. 84 Noriega, Eduardo pág. 18

Actividad de aprendizaje 12

Lee el Manual de instrumentos de descripción documental, de Antonia Heredia (que está al final de esta guía) y encontraras los ejemplos que la autora nos ofrece para elaborar inventarios y catálogos realiza dos ejercicios de estos con los elementos que marca la autora y otros dos con los elementos que tu consideres necesarios.

Envíalos a tu asesor. 44

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3.3 Difusión en el archivo

La difusión es un conjunto de recursos y acciones encaminados a relacionar el archivo con los usuarios. Es una de las funciones que se realizan en el archivo histórico y que no se lleva a cabo en ninguno de los otros. Está encaminada a dar a conocer el archivo, su acervo y la información contenida en el con fines culturales y de investigación. El archivo tiene dos tipos de usuarios: 1. usuarios internos (empleados y funcionarios del archivo) 2. usuarios externos (estudiantes, investigadores) Por todo lo anterior, es importante que sepas que existen diferentes tipos de difusión: * Difusión a través de un Centro de Referencias: Éste consiste en un centro de acopio de todos los instrumentos de consulta (guías, inventarios, catálogos, índices etc.) y demás información indispensable o necesaria en relación con el o los acervos del archivo cualquiera que sea su soporte. * Difusión Académica: * Conferencias * Congresos * Seminarios * Mesas Redondas * Cursos * Talleres * Difusión Social: * Visitas Guiadas * Exposiciones

Actividad de aprendizaje 13

Describe brevemente en que consiste cada una de las formas de difusión antes citadas.

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Medios de Comunicación en el archivo histórico Los medios de comunicación como el radio, televisión, periódicos y revistas pueden ser una alternativa muy atractiva para lograr la difusión de los archivos históricos; aunque para ello es necesario establecer convenios entre instituciones. La actividad editorial es otra alternativa de difusión: catálogos, colecciones de mapas, planos y fotografías, también podemos recurrir a trípticos, dípticos, carteles etc. En la actualidad, con los avances tecnológicos para la difusión, también se pueden utilizar bases de datos y la Internet. La difusión es un vehículo para llegar a un mayor número de usuarios; de allí lo productivo de tratar de utilizar todas las alternativas posibles para lograrlo. A través de esta guía haz conocido el Archivo histórico, su estructura y las funciones que se realizan en él. En tus ejercicios y visitas has constatado la aplicación de la teoría en la práctica. Para que realices tu trabajo final con el que cerrarías esta etapa de tu formación profesional, te presentaremos un estudio de caso que se realizó en el Archivo Histórico Municipal, en el estado de Veracruz. Antecedentes Durante más de diez años, el Archivo General de la Nación (AGN) mantuvo un Programa Nacional al que llamo «Rescate y Organización de Archivos Municipales». que tenía por objeto lograr una organización homogénea de los archivos municipales que significan una fuente de información muy importante para la historia; ya que éstos son depositarios de una gran parte del patrimonio documental de la época virreinal e independiente. En este programa, el AGN brindaba apoyo operativo a través de alumnos del CONALEP y asesoría técnica. Ésta en ocasiones se apoyaba en el Manual de procedimientos para el rescate y organización de archivos municipales y en otras publicaciones que surgieron de la experiencia. Las actividades se realizaban en jornadas de 15 días. En 1993, un grupo de la Licenciatura en Archivonomía de la ENBA es invitado a colaborar en el programa y el resultado de esta labor es el ejemplo que te mostramos.

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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE TLAPACOYAN VERACRUZ. Diagnóstico * Primero se detectó la problemática * Se investigó la historia institucional del municipio de Tlapacoyan * Se localizaron reglamentos y políticas institucionales * Se planeo el proyecto * Se solicito un local para establecer el archivo (los archivos municipales se instalan en la Casa de Cultura del lugar) * Se solicitaron los recursos materiales para realizar los trabajos

Localización y traslado del archivo

Éste se localizo dentro del palacio municipal a un lado de los tambos de basura que generaba el palacio. Estaba dentro de costales.

Como el lugar resultaba poco conveniente para realizar los trabajos de organización, la documentación se sacó de los costales y se trasladó en cajas a la Casa de Cultura.

Una vez que el archivo se trasladó a la Casa de Cultura, iniciamos los siguientes trabajos:

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Clasificación En los archivos municipales la documentación se separa en grupos documentales * Periodo virreinal, 1519-1823 * Periodo independiente, 1824 en adelante * Periodo contemporáneo, siglo XX

El archivo se agrupa en las siguientes secciones: * Sección Presidencia * Sección Tesorería * Sección Justicia * Sección Registro Civil Posteriormente, el Lic. Arturo Hernández Rojas presentó una propuesta de cuadro de clasificación para archivos municipales en una publicación del AGN. El ordenamiento físico de los documentos se realizo de la siguiente manera: se hicieron hileras verticales y horizontales en el piso. Se colocaron rótulos a la cabeza de cada hilera y se señalaron las secciones y cronología. Los documentos quedaron divididos en: expedientes, legajos, volúmenes encuadernados y hojas sueltas.

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Toda la documentación sin valores o que presentaba daños irreversibles imposibles de restaurar se depuró. Esto se le indico a las autoridades convenientes, para que procedieran a recogerla e incinerarla; pues sólo ellas están autorizadas para hacerlo. Al final de esta acción, se levanto el acta correspondiente.

Una vez ordenada la documentación se puso en carpetas y se le anotaron los datos: sección, año y asunto. Ya formados los expedientes, se procedió a levantar un inventario a mano que después se capturó y se entregó a la Secretaría de la Presidencia de Tlapacoyan. Los expedientes se archivaron en cajas de archivo histórico, que después se rotularon y se colocaron en estantes.

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Actividad de aprendizaje 14

Como trabajo final elabora un proyecto de propuesta de organización de un archivo histórico. Toma en consideración todo lo que aprendiste en esta guía. Los elementos a considerar son: *

Carátula

Introducción

Justificación

Desarrollo (Dentro de esta parte, realiza una propuesta de organización, clasificación ordenación. Indica qué instrumento de descripción utilizarías, además de las formas de difusión que establecerías).

Conclusiones

Aquí finaliza tu guía. Espero que tu travesía por los archivos históricos haya sido grata te deseamos mucho éxito.

Archivo Histórico

BIBLIOGRAFÍA

Ampudia Mello, José Enrique. «Modelo técnico para la organización de los archivos históricos», en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, No 3 (enero - febrero), México, AGN, 1984, págs. 5 - 16 Arcivo General de la Nación, Manual de procedimientos para el rescate y organización de archivos municipales. México, AGN, 1988 Archivo General de la Nación, Manual de la organización de los Sistemas Red de Archivos. No. 2, México, AGN, 1986 Archivo General de la Nación, Manual de políticas del Sistema Red de Archivos No 4, México, AGN, 1986 Beck, Ingrid. Manual de conservación y restauración de documentos. México, Archivo General de la Nación, 1992 Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivistica. Madrid, Fundación German Sánches Ruipérez, 1995 Diario Oficial de la Federación: 06-03-1944, 13-04-1946, 06-05-1972, 14-08-1980, 08-01-1982, 12-11-1982, 31-12-1982 Gutiérrez del Olmo, José Félix Alonso. «Programa de Descripción del Archivo Histórico de la Secretaría de Salud», en Memoria de la XII Reunión del Sistema Nacional de Archivos. México, AGN, 1989 Heredia Herrera, Antonia. La norma ISAD (G) y su terminología. Madrid, Ed. Arcol Libros S.L., 1995 Heredia Herrera, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental. Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1982 Herrera Huerta, Juan Manuel. «La formación de los Archivos Históricos», en Boletín del Sistema Nacinal de Archivos, No. 3 (enero - febrero), México, AGN, 1984, págs. 17 - 21 Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México Mendoza, Gunnar. Problemas de la organización y la descripción archivística. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978 Ministerio de cultura. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid, Subdirección General de Archivos Estatales, 1995 Rodríguez, Martha y Luis Reygados. «El trabajo de Difusión en los Archivos Municipales», en Memoria de la IX reunión del Sistema Nacional de Archivos. México AGN Schellenberg, Theodore. Archivos modernos: principios y técnicas. Tr. Manuel Carrera Stampa, 2ª ed., La Habana, Archivo Nacional, 1957 Villegas Moreno, Gloria, «La Difusión en los Archivos Históricos», Memoria de la IX reunión del Sistema Nacional de Archivos n° 24, AGN. 51

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LECTURAS

Archivo Hist贸rico

Guía de autoaprendizaje

○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Problemas de la ordenación y descripción de los archivos históricos en América Latina. Gunnar Mendoza. Archivo General de Bolivia

Archivo Hist贸rico

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Problemas de la ordenación y descripción de archivos históricos en América Latina Gunnar Mendoza Archivo General de Bolivia

Si acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino centros de servicio colectivo por medio de los documentos, la ordenación la descripción se constituyen en los instrumentos específicos para que el archivo cumpla ese propósito de servicio. Por muy divergentes que sean los puntos de vista sobre cómo se ha de ordenar y describir, no puede haber disconformidad sobre la importancia de ambas operaciones para el cumplimiento de los propósitos del archivo. En realidad, si un archivo no está ordenado ni catalogado es como si no existiera, pues no serviría para nada. Un archivo es en la medida en que está ordenado y descrito. En este estudio intentaremos hacer una aproximación provisional al tema de lo que se ha hecho hasta ahora en materia de ordenación y descripción en América Latina, y lo que se supone se debe hacer en vista de las nuevas circunstancias archivísticas. Para ello definiremos los conceptos generales sobre los que a nuestro entender debe discutirse el tema; trazaremos un esbozo de la documentación latinoamericana, esbozaremos también lo que se ha pensado y se ha hecho en materia de ordenación y descripción; haremos una revista de los problemas generales que hoy se presentan a nuestros repositorios en este campo; presentaremos el caso práctico de uno de esos repositorios en particular, y estableceremos algunas conclusiones.

I. Supuestos generales de la cuestión

1. Los requisitos de la ordenación y la descripción Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se le ocurra subjetivamente al archivista, de ahí se seguiría el peligro de cambiar una y otra vez de sistemas, pues los putnos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmente organizado. La ordenación y la descripción básicas deben obedecer a normas objetivas y tener una estructura estable y consistente. No puede haber estabilidad, consistencia ni objetiviidad en la ordenación y descripción si para hacerlas no se toman en cuenta la identidad archvística de un documento es una calidad objetiva que puede definirse en el documento mismo: cuando decimos, por ejemplo, que un documento es del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se refiere a límietes internacionales y que es un tratado, estamos identificando archivísticamente ese documento: fondo de origen, actividades específicas, tipo documental, son datos objetivos de identificación. Después de esto hay que considerar que el archivo no tiene un propósito estático de conservación sino que es digno de conservación en la medida en que es necesario, de suerte que ciertas disposiciones de ordenación han estar inspiradas también en el propósito de hacer más expedito y productivo el servicio del archivo. La ordenación y la descripción no son un fin sino un medio y, como tales, no pueden ser 56

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idealmente perfectas. Cuando el archivista pierde la noción de las limitaciones propias de ambas operaciones y se embarca en la aventura de la perfección está perdido. La ordenación y la descripcion deben ser inminentemente prácticas. Han de facilitar el cumplimiento de la misión del archivo en toda su amplitud; a los investigadores, al público, al personal del archivo. Las ordenaciones y las descripciones que suscitan problemas en vez de resolverlos son suicidas. Las ordenaciones y descrpciones caprichosas e inconsistentes suscitan problemas en vez de resolverlos. Esto no significa que el archivo ha de tener un sistema absolutamente hermético para ordenar y describir. Hay que distinguir entre la ordenación y la descripción pnmarias y las secundarias. 1) Las primarias distribuyen los materiales, y deben tener una estructura esencial. 2) La ordenación secundaria es la que se da a los documentos sueltos dentro de esa estructura esencial. Esta ordenación, y la descripción correlativa, pueden variar según la índole de los documentos o las necesidades del servicio. Desde el punto de vista de la ordenación, un documento no puede estar materialmente sino en un sólo punto en el espacio. Para que una ordenacián fuese idealmente perfecta, cada documento deberia poder estar en muchos puntos a la vez: tantos como los puntos de vista de archivistas, investigadores y otros interesados. Esto no es posible en la realidad. En cambio, desde el punto de vista de la descripción un documento se vuelve ubicuo y gracias a esto la descripción compensa las limitaciones de la ordenación, abriendo muchos caminos para llegar hasta un documento, pues no hay obstáculos esenciales (aparte de los de dinero, tiempo y personal) para que el mismo figure al mismo tiempo en catálogos onomásticos, cronológicos, toponimicos, por materias, etc. Este hecho tan simple suele ser olvidado en la práctica y su olvido ha ocasionado daños irremediables a la integridad de los archivos, pues no faltan quienes pretenden hacer con la ordenación lo que se podría hacer más ventajosamente con la descripción. Una adecuada ordenación es el requisito indispensable para una buena descripción, pero ésta a su vez puede ayudar a descubrir fallas en la ordenación y subsanarlas.

2. La ordenación natural Una documentación no nace caprichosamente y las más de las veces ni siquiera como fruto de un acto deliberado directo sino obedeciendo a factores preexistentes. Estos factores son las estructuras y actividades de las instituciones, y las actividades de las personas. Ni éstas ni aquéllas se proponen expresamente producir una documentación sino que ésta resulta formándose natural y forzosamente dentro de una estructura dada y como medio o condicion para el ejerciclo de una actividad. Segun esto, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pública o privada como consecuencia y condición del funcionamiento de esa entidad están en su lugar natural corno las hojas están en su árbol; e igualmente, una documentación que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular como producto específico de la actividad propia de éste, está en su lugar natural. Las actividades de las instituciones y de las personas no son simples sino variadas, y las instituciones no tienen estructuras simples sino complejas. Las documentaciones que resultan de esas estructuras y de esas actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde que nacen van siguiendo las líneas variadas de las actividades y estructuras de suerte que éstas van 57

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estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo de la institución y dentro del archivo del ciudadano se van acumulando los documentos, hasta que el orden queda establecido en una forma determinada. El orden de una documentación según la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural. Como los documentos no son ubicados, sólo pueden tener un orden natural: el impuesto por la actividad y estructura de donde emanaron. Toda ordenación que se impone a la documentación, aparte y contra la impuesta por factores que determinaron su nacimiento y su disposición natural, es antinatural, artificial. La ordenación natural está expresada en los dos principios clásicos Ilamados: principio de procedencia y principio de orden natural En su formulación actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agruparse, en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia- Esta formulación no es suficientemente clara en español, porque la palabra procedencia aplicada a los documentos acaba adquinendo una condición equívoca. Así, una nota enviada por el presidente de la República al Ministerio de Relaciones Exteriores debería agruparse entre los documentos de Presidencia de la República, pues de allí procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivística. En todo caso hay dos procedencias y el peligro de confusión en la práctica siempre existe. Una formulación más clara en español sería: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen. En la práctica diaria, nosotros hemos comprobado repetidamente el riesgo de interferencias entre la procedencia literal y la archivística, sobre todo cuando se trata de ordenar papeles, caso típico de muchos archivos latinoamericanos. El otro principio clásico de la ordenación natural es el principio del orden original. Según él la documentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa. Una formulación más clara y rnás completa, pues el principio es aplicable no sólo a los archivos administrativos sino también a los privados, sería ésta: la documentación debe mantenerse, en el archivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse. Las dos fórmulas pueden reducirse a una sola que se expresaría así: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenían cuando se produjeron. La ordenación natural es la garantía más segura para conservar intacto valor informativo total de una documentación, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institución o de la actividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualesquiera otras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que trate esa documentación. La ordenación natural es económica. Representa un ahorro en tiempo, funcionarios y trabajo. Si la documentación se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla sino en casos muy excepcionales; y si se trata de documentación desordenada, reordenación procede sobre bases objetivas y seguras, pues no se trata sino de reproducir una estructura y un sistema de actividades preexistentes, en vez de engolfarse en inteminables empresa de ordenación por materias, personas, lugares, fechas, etcétera. La destrucción de la ordenación natural es, pues, un riesgo que se debe temer tanto como la destrucción material, Cuando un fondo documental se desmembra, padece una destrucción 58

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estructura. Un fondo documental confundido es como un libro cuyas páginas se han entremezclado: allí no hay destrucción material, pero ni el libro ni el fondo son lo que eran, no tiene el valor que tenían para el conocimiento. De ahí también por qué la ordenación de los documentos en las oficinas de origen es tan importante, pues va a determinar la ordenación del archivo; de ahí por qué debemos tender a que el archivista tenga un control continuo de la documentación desde las fuentes en que comienza a formarse hasta desembocar en el archivo, pues así será más fácil establecer una coordinación eficaz entre las diferentes etapas de la vida del documento. La ordenación natural está incorporada en lo más antiguo de la radición archivística latinoaericana (véase la sección 3 de este estudio, párrafos 1 y 2). Es creciente la tendencia a consagrar los principios de la ordenación natural. En los países más desarrollados prácticamente no hay cuestión al respecto. Por lo que hace a España, apréciense los conceptos del archivólogo Filemón Arribas Arranz: «La clasificación metódica de los archivos históricos debe hacerse exclusivamente sobre la base de la organización administrativa que produjo la documentación Cuando se deduzcan errores en la ordenación actual del archivo, debe corregirse ésta colocando los documentos en el lugar que por su origen les correspondiera» En el ámbito de las reuniones internacionales, en el Segundo Congreso Internacional sobre Arcnivos (Scheveningen, Suiza, 1953) «hubo uniforrnidad de opinión sobre la definición de fondo o unidad archivística, y la mayor parte de los archivistas opinaron que los documentos extraviados que pertenecen a un fondo, deben ser reintegrados a él, y que los documentos que no pertenecen al fondo, deben ser sacados de él». En la Cuarta Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos (Wiesbaden, Alemania- 1958) se recomendó que «se asegure la conservación de los fondos de historia literaria y éllos reciban un tratamiento conforme a los principios archivísticos universalmente reconocidos: principio de respeto de los fondos, mantenimiento de su unidad, respeto de los legajos, etc.; y con referencia a los archivos geográficos, la conferencia consideró indispensable la aplicación estricta del respeto de los fondos en la clasificación de mapas y planos».

3. El plan descriptivo El objeto de la descripción archivística es proporcionar un medio expedito para que el investigador y el público sepan lo que pueden encontrar en el arcnivo, y que el personal pueda controlar los fondos más eficazmente para los fines de servicio del archivo. La catalogación más aproximada a un ideal de perfección sería aquella que abra los carninos imaginables que conduzcan a todos los documentos existentes en el archivo. Esto supondría en la práctica la existencia, por lo menos, de los siguientes catálogos: cronológico, onomástico y toponímico que comprendan todos y cada uno de los documentos del archivo, y uno temático que agote todas las materias a que alude el corrtexto de los documentos del archivo. Huelgo decir que instrumento tan monstruoso de descripción nunca ha sido ni será logrado, aunque muchas empresas archivísticas de descripción, en muchos países, se han abordado con este criterio perfeccionista utópico, con los resultados que son de imaginar. En una fase de producción acelerada de documentos a la que se está incorporando América Latina, y ante la necesidad ineludible de describir, el archivista no tiene más alternativa que ésta: quedarse cada vez más atrás si persiste en describir una documentación como un árbol hoja por 59

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hoja, u optar por un plan realista escalonado de lo general a lo particular según un criterio de urgencia. El primer elemento descriptivo inexcusable dentro de un plan sistemático es la guía general de la documentación del archivo. La guía genenral ha de ser a la vez completa y sinóptica. Completa en el sentido de que describe todos y cada uno de los fondos del archivo. Sinóptica, en el sentido de que esa descripción pone de manifiesto las características específicas de cada fondo, pero no describe el árbol hojo por hoja. La guía general proporciona a los investigadores y al público un conocimiento a la vez exhaustivo y breve de la documentaicón, para que en cada caso se pueda decidir idóneamente la necesidad de posteriores y más detalladas indagaciones; proporciona también al personal un instrumento inmediato de control sobre toda la documentación, y de conocimientos sobre cada uno de los fondos, lo cual pone en camino un mejor servicio y una evaluación inicial para decidir el orden de importancia de posteriores operaciones descriptivas. Además, la guía general permite extender el conocimiento de la documentación tan lejos como sea posible, en un tiempo como el nuestro en que por la facilidad de las comunicaciones, la creciente interdependencia de los pueblos y la coordinación de informaciones internacionales, los fondos de un repositorio no son únicamente para el país de origen. Para que la guía general sea posible, el archivo debe estar ordenado de tal suerte que no, sea indispensable hacer descripciones hoja por hoja. Una guía no puede aplicarse a materiales heterogéneos y entremezclados sino a los conjuntos homogéneos propios de la ordenación natural. La guía general no es lo único ni lo suficiente en la descripción del archivo, que puede extenderse a cada una de las divisiones y subdivisiones de cada fondo, y también a los documentos sueltos que componen las últimas subdivisiones. ¿Cómo se decidirá el orden de urgencia de la obra descriptiva? La razón de ser del archivo es el servicio a la colectividad a la que pertenece por medio de los documentos. Este imperativo de servicio determinará el orden de las cuestiones más vitales para la colectividad y, en consecuencia, el orden del plan de la obra descriptiva. Este debe ser fruto de una evaluación consistente de la documentación del archivo: así como se evalúan documentos para decidir cuáles han de conservarse y eliminarse, así también deben ser evaluados para decidir en que orden de urgencia han de ser descritos. Aplicando este criterio de urgencia se irán describiendo sucesivamente los demás miembros documentales del archivo, y se llegará, cuando se considere necesario, a describir documentos sueltos, y aun podrán formarse series descriptivas con documentos, relativas a temas de interés colectivo vital, que se encuentran en fondos o en series diferentes; estas series serán exclusivamente descriptivas, pues los documentos mismos permanecerán en los lugares correspondientes a su ordenación natural. Esto destaca nuevamente el valor étíco de la descripción, que hace posible toda clase de agrupaciones sin que el orden natural padezca.

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II. La documentación latinoamericana Determinadas características de los fondos documentales latinamericanos suscitan cuestiones relacionadas con su ordenación.

1. Los restos documentales prehispánicos Aunque en algunos países latinonoamericanos hubo en tiempos prehispánicos civilizaciones adelantadas, como las de los incas, mayas y aztecas, sólo, se conservan escasos documentos archivísticos procedentes de ellas. Que debieron poseer un sistema documental queda fuera de duda por el solo hecho de la existencia de las civilizaciones mismas, ya que sin algún principio de organización documental habría sido imposible la transmisión y continuidad de las instituciones y actividades que las mantuvieran vivas. Los quipús, o atadijos de cuerdecilllas que, mediante la combinación de nudos y colores, componían un sistema de notación con el cual se llevaba la cuenta cronológica y estadística del imperio incaico, deben considerarse como documentos airchivísticos, sin que su condición física sea un impedimento para que se los admita como tales. Y lo que se dice de los quipús incaícos se entiende para los códices de las civilizaciones maya y azteca. Los indios escondieron en lugares incógnitos sus docurnentos y los españoles destruyeron muchos otros, pero no es imposible que futuras búsquedas pongan de manifiesto nuevos materiales. No hay documentos antiguos del todo muertos, y menos en este caso, pues aunque por lo pronto parece haberse perdido la clave para.la interpreración de los quipús y otros sistemas de anotación documental prehispánicos, es aleccionador el ejempío de los jeroglíficos egipcios que, al reconstruirse la clave, hicieron accesible su contenido informativo. En todo caso queda en pie el hecho de que los quipús y otros restos considerados hoy día como meras reliquias arqueológicas, son verdaderos documentos archivísticos, y que se podría plantear un primer problema de ordenación y descripción a los archivistas de los países respectivos.

2. La documentación colonial La producción de documentos dentro de condiciones físicas que esenclalmente subsisten en nuestro tiempo comenzó en América Latina con la llegada de los español.es, y varios países latinamericanos conservaron documentos desde el siglo XVI La primera característica de la documentacion colonial es que la corresponde exclusivamente a clase de la documentación escrita con frecuencia ita, aunque incluía, en calidad de anexos, materiales cartográficos y, más raramente, pinturas, y hasta objetos extraños, como prendas de vestir, etc., cosa por lo demás usual en todas las documentaciones escritas. La documentación colonial corresponde casi exclusivamente a instituciones de derecho público (real o canónico) y no existen en los archivos, por lo menos para construir un elemento característico, documentos privados de esa época. Las instituciones productoras de la documentación colonial fueron virreinatos, audiencias, capitanías generales, presidencias, gobernaciones, corregimientos, intendenciencias, cajas reales, casas de monedas, cabildos seculares, consulados, protomedicatos, arzobispados, obispados, cabildos eclesiásticos, tribunales de la inquisición, universidades, iglesias 61

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mayores, parroquias o doctrinas, órdenes monásticas, escribanías, etc.; y habría que agregar algunas instituciones sui generis, como el gremio de Azogueros de Potosí, Bolivia. y la Compañía Guipuzcoana de Venezuela, que desempenaron un importante papel en sus respectivos países. Cada una de aquellas entidades tenía, desde !uego, una escritura más o menos compleja, y en una audiencia, por ejemplo, habría que distinguir el real acuerdo, de censos indios, el alguacilazgo mayor, la relatoria, las fiscalías, la Secretaría de Cámara, etc. Mas nuestro propósito no es presentar los esquemas de la institucionalidad colonial, sino sugerir las líneas maestras de ella, como punto de partida de la ordenación y descripción. La documentación colonial se caracteriza por la presencia de tipos documentales muy definidos. Categorías especialmente personalizadas son las cédulas, provisiones y órdenes reales, las provisiones virreinales y audienciales, la correspondencia y las relaciones, los libros de acuerdos audienciales y capitulares, los de cajas reales, de fábrica, parroquiales de bautizos, matrimonios y óbitos, y los registros de escrituras públicas. Estas son categorías matrices y a muchas de ellas corresponden subcategorías a veces profusas, como en los libros de cajas reales, donde pueden señalarse las series de libros de temas de razón, correspondencia, cargo y data, diarios generales, aduanas, alcabalas, bienes de difuntos, censos de indios, entregas de plata, remates, revistas, tabacos y naipes, etcétera. La mayor parte de la documentación colonial corresponde a la era del papel de trapo, papel de consistencia excelente. Las tintas eran también de la mejor calidad, indelebles, y su nitidez se conserva admirablemente hasta hoy día aun en los documentos más antiguos, aunque a veces eran tan ácidas que extensas líneas documentales han quedado totalmente inhabilitadas por la destrucción que la tinta ha ocasionado en el papel. Gran parte de la documentación colonial se cosía y encuadernaba reglamentariamente. El tipo documental característico del libro iba siempre encuadernado en cuero o pergamino y, a veces, en lugar de cartón para refuerzo de las encuadernaciones se empleaban tablas. Estos rasgos sugieren una intención de perdurabilidad y, en efecto, exceptuando factores destructivos de climas demasiado adversos, exposición prolongada a la intemperie y destrucción violenta, la documentación colonial tiene bastante capacidad física de perdurar indefinidamente. De los tipos físicos de la documentación colonial, uno de los más importantes, por la amplitud cuantitativa y cualitativa que alcanzó en toda la trama administrativa de la época, fue el expediente: expresión documental de un trámite gubernativo, judicial, eclesiástico, militar, hacendario, inquisitorial, etc.; cuenta con dos fojas o miles de ellas, podía comenzar y concluir en una misma oficina o pasar por muchas oficinas en un mismo lugar o en varios lugares, a veces a centenares de miles de killómetros; su duración va de un día a decenas de años; consta de una estructura sencilla o compleja, e incluye muchos otros tipos de documentos -cédulas reales, cartas, provisiones, escrituras públicas, papeles privados-, y llegó a constituir por sí solo una especie de archivo en pequeno, dotado de una ordenación propia y muchas veces hasta de un índice. A medida que progresa el trámite y se acumulan fojas, los antiguos las iban cosiendo en el orden impuesto por el trámite mismo, se formaba un cuaderno de un volumen (y quizá más de uno), y gracias a esta compactación el expediente resistió mejor los azares del tiempo, y hoy se lo encuentra victoriosamente profuso en todos los archivos coloniales hispanoamericanos. Normas cuidadosas presidieron tanto la producción como el manejo y la conservación de documentos en la Colonia. Ellas están contenidas en las Leyes de Indias, otros códigos indianos y en disposiciones legislativas sueltas. Constituyen un importante material auxiliar para la ordenación y descripción de los fondos coloniales. La preocupación gubernativa de América fue 62

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tan temprana como reiterada, y a ella se debe en mucho la conservacion de aquellos documentos hasta nuestros días. Las escribanías anexas a las principales entidades administrativas eran otros tantos archivos administrativos donde se desarrollaron las prácticas coloniales del control y manejo documental. Para el conocimiento cabal del tema de la documentación latinoamencana es preciso estudiar el régimen de las diversas escribanías: gobierno, cámara, cabildo, hacienda, provincia, número, notarias eciesiasticas, etcétera. Las disposiciones indianas no contemplaron el establecimiento de archivos centrales, y menos de archivos públicos, y el episodio frustrante del Archivo General de la Nueva España, en 1792, no hace sino confirmar este extremo. La falta de archivos centrales tuvo consecuencias desastrosas. Cantidades cada vez mayores de documentos inactivos se acumularon en las escribanías, las que frecuentemente no contaban con las condiciones adecuadas y cambiaban de sitio, por lo que determinaban traslados en que los documentos sufrían daños inevitables. La responsabilidad de la custodia pasaba de mano en mano con el tiempo y se hacía poco efectiva. El interés de las autoridades por los documentos se refería, sobre todo, a los papeles necesarios para los trámites actuales, y así los papeles más antiguos acababan por ser un estorbo. Las luchas por la emancipación latinoamericana, como es de suponer, agudizaron los factores destructivos, fortuitos o deliberados. Ambos bandos tenían a veces interés en la desapareción de papeles públicos. Luego cundió el odio contra un régimen al que se reputaba como símbolo funesto de la crueldad y la opresión, y cuyos atributos, entre ellos los documentos, debían ser cuando menos echados en el inmerso mar del olvido. La situación no cambió favorablemente con el advenimiento de los regímenes republicanos. Antes bien, nuevos factores de destrucción material y estructural se agregaron a los antiguos, como las frecuentes alteraciones políticas y las guerras internacionales. Por otra parte, los gobiernos republicanos se vieron abocados al problema del crecimiento de sus propios tondos documentales. Pronto faltó espacio en las oficinas públicas y los fondos coloniales no tardaron en ser trasladados una y otra vez a depósitos cada vez peores. J. Ignacio Rubio Mañé y Mario Mariscal hacen un inventario de las calamidades que castigaron a los papeles del México Colonial: «calladamente, como en la venta de esos papeles a bizcocheros, coheteros, boticarios y tenderos, o violentamente, en incendios fortuitos o provocados, o en los conflictos políticos, como el de 1840, en que los preciosísimos papeles del Archivo General fueron puestos en trincheras de las ventanas para batir detrás de ellos a la tropa que atacaba por los bajos». Estas calamidades, como es obvio, no fueron exclusivas de México, en mayor o menor grado se generalizaron a los países latinoamericanos y del mundo en alguna época de su historia. Nos hemos detenido en ellas no para lamentarlas desde el punto de vista histórico sino desde un estricto punto de vista archivístico. En consecuencia, una característica capital de los fondos coloniales latirioamericanos es que ellos son, en buena parte, restos de fondos desmembrados y desordenados. Esto es muy importante, pues, para los fines de ordenación y descripción, no es lo mismo tratar con papeles que han experimentado los golpes repetidos de la destrucción material y estructura

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3. La documentación nacional El establecimiento de los regímenes independientes modificó en forma profunda y más o menos inmediata la estructura y actividad de nuestras sociedades, y esa modificación suscitó, a su vez, cambios en el campo documental. Haremos una revista sumaria de estos cambios, a manera de ejemplo de un fenómeno general, al establecerse los tres poderes del Estado, Legislativo, Ejecutivo y Judicial. El Poder Legislativo representó una fuente de producción de documentos enteramente nueva en América Latina. Categorías y subcategorías de papeles antes totalmente desconocidos comienzan a acumularse en los parlamentos. Entre algunos tipos documentales legislativos de nuestros países pueden señalarse actas de las discusiones parlamentarias, proyectos de ley, colecciones.de leyes autógralas, minutas, colecciones de credenciales, actas de elecciones populares, etc. Es verdad que la permanencia y continuidad del Poder Legislativo ha sido desigual en nuestros países, unos políticamente más estables que otros, pero esto no oscurece el hecho básico de que el Poder Legislativo es una de las más grandes y generosas fábricas documentales del período nacional. Como estructura sustantiva -Presidencia de la República y ministerios o secretarías de Estado, con sus respectivas divisiones- el Poder Ejecutivo representa otra fuente nueva, la mayor, sin duda, de producción documental en América Latina. Inicialmente el Poder Ejecutivo se redujo, en su categoría superior, a la Presidencia de la República y a no más de cuatro secretarías o ministerios de Estado, generalmente del Interior o Gobierno, de Relaciones Exteriores (que a veces estaba incluida en la primera), de Hacienda y de Guerra. El aumento en le volumen de las actividades públicas suscitado por la transición de un régimen político de introversión, como era el colonial, a otro de extroversión, como es el nacional, ocasionó el aumento del número de secretarías de Estado, y la estructura particular de cada una de ellas se ensanchó y proliferó en divisiones y subdivisiones, departamentos, negociados, direcciones generales, etc. El tipo documental característico de la maquinaria ejecutiva es la correspondencia, seguida de los libros copiadores, y otras formas propias de cada secretaría, de conformidad con su peculiar funcionamiento. El expediente dejó de tener en este ámbito de la producción documental la importancia que tuvo en la colonia, pero todavía es un elemento importante en los trámites de gobierno. El hecho capital de este período en el plano del Poder Ejecutivo, desde el punto de vista documental es el establecimeinto de los archivos especialmente nacionales, en América Latina. Los años de fundación de nuestros archivos nacionales (según datos oficiales) son: México, 1823; Brasil 1838; Cuba, 1840; Haití, 1860; Perú, 1861; Colombia, 1868; Paraguay, 1870; Honduras, 1880; Chile, 1887; Panamá, 1912; Venezuela, 1912; Uruguay, 1926; Guatemala, 1937; Ecuador, 1938; y Puerto Rico, 1955. El Salvador tiene su archivo nacional proceso de organización. Se observa además una definida tendencia a la organización de nuevos repositorios, estatales, provinciales, departamentales y municipales. También en el Poder Judicial es patente el acrecentamiento documental. Las cortes supremas de justicia reemplazaron, en mayor número, a las antiguas audiencias; se crearon nuevos tribunales o cortes distritales en las secciones territoriales de cada uno de los países, y aumentaron los juzgados inferiores. La multiplicación alcanzó al Ministerio Público: fiscales con jurisdicción nacional, distrital o local, se establecieron en todos los países. Formas judiciales antes desconocidas, como la del trabajo, se agregaron a las antiguas. El tipo documental característico del mecanismo

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judicial siguió siendo el expediente, que allí conserva toda su anterior signifícación; otros tipos documentales son los libros de acuerdos, autos, dictámenes, libros de conocimientos, etcétera. En los países de organización federal el fenómeno del crecimiento documental es aún más extenso que en los países de organización unitaria y centralizada, en correspondencia con la mayor diversificación de la estructura de los tres poderes del Estado. La maquinaria administrativa republicana no ha concluido su ciclo histórico, y nuevas formas se agregan a las antiguas. La aparición de las entidades autoridades autónomas, autárquicas y semiautárticas viene a ampliar y complicar el cuadro siempre creciente de la producción documental en América Latina. Este es el hecho más notable de los años recientes y su curso sugiere que habrá un desarrollo cada vez más acelerado de nuestras instituciones, con sus consecuencias en el plano archivístíco. Debe señalarse otra serie de aspectos que también influyen en la producción de documentos. Si la introducción de la taquigrafía y de las máquinas de escribir y calcular aumentó esa producción en términos que antes no se sospechaba, la incorporación de nuevos medios mecánicos de copia y eficiencia documental en los trámites administrativos es constante. El mimeógrafo y otros medios de impresión rápida, el dictáfono. La cinta magnética, que ya forman parte rutinaria del equipo de las oficinas públicas y privadas, son indicios de lo que nos reserva el porvenir. La tendencia a admitir documentos privados en los archivos públicos latinoamericanos es cada vez más definida. Los archivos nacionales de Argentina, Brasil. Cuba y Chile contienen importantes colecciones de esos papeles, y las leyes orgánicas de los archivos nacionales de Argentina. Cuba y Panamá contienen disposiciones que deben considerarse como ejemplos de lo que va a ocurrir. Asimismo, nuevas clases de documentos, como los fotográficos y fonográficos, ingresan en los archivos públicos de América Latina. En 1960 se íntegra en el Archivo General de la Nación de Argentina el Archivo Gráfico de la Nación con todos sus fondos audiovisuales y sus equipos para la producción de esta clase de documentos. El nuevo reglamento orgánico del Archivo Nacional de Brasil contempla la creación de un Servicio de Documentación Cartográfica y Fonofotográfica, además que de la sección de mapas cuenta con secciones de fotografía, películas móviles, mícropelículas y grabaciones sonoras. Cuba cuenta con equipos para la producción de documentos por procesos fotográficos. Otros archivos latinoamericanos han comenzado también a incorporar secciones para la conservación y organización de esta clase de documentos. Junto a estos hechos que podemos denominar positivos, debemos señalar otros de signo contrario. El primero y más obvio de ellos es la disminución en la calidad del papel con respecto a la Colonia; particularmente para la producción de copias en la maquina de escribir se usan papeles delgados que tienen escasas posibilidades de buena conservación. El papel carbón empleado en el proceso de producción de documentos impone el uso de papel de condición precaria y produce copias con tendencia a borrarse. El abandono creciente del sistema del libro encuadernado como método usual de conservación, en beneficio de otras formas menos consistentes, como la carpeta ligera tipo folder, entraña peligros evidentes para la conservación de los documentos.

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El establecimiento del sistema archivístico público de Aménca Latina no ha sido suficiente para impedir la destrucción material y estructural de documentos. Desde luego, en varios paises los archivos públicos se fundan muchos años después del establecimiento de los regímenes nacionales, y en el intermedio ya se habian destruido algunos fondos nacionales por causas semejantes a las analizadas en nuestro tratamiento de los fondos coloniales. Además, según revelan datos proporcionados por los archivos latinoamericanos, la transferencia de documentos públicos a los archivos es deficiente, y esto significa que importantes conjuntos documentales continúan sometidos a condiciones nocivas en depósitos inadecuados. Finalmente, la obra de ordenación, aunque inspirada en los mejores propósitos, ha sido a veces aplicada en condiciones tales que acrecienta la destrucción estructural debida a razones extraarchivísticas. Estos hechos deben ser debidamente evaluados para los efectos de ordenación y descripción Por grandes que sean las destrucciones, queda en pie la característica capital de la documentación ¡atinoamericana de este período: expansión en cantidad y complejidad. Desde el establecimiento de los regímenes nacionales hasta el presente, la documentación de nuestros paises ha crecido ininterrumpidamente y con ritmo cada vez mayor. La falta de estadísticas está compensada en este caso por los datos institucionales: es un hecho que nuestras instituciones son más grandes y complicadas cada día, y es una ley que a mayor volumen de actividades administrativas corresponde una producción documental más grande y más compleja. En el futuro inmediato el fenómeno va a ser mayor, como resultado de los programas de desarrollo económico que estan en curso en todos los países latinoamericanos. América Latna se encuentra en vías de ingresar en la fase de la producción masiva de documentos. Este fenómeno plantea problemas de toda índole en el plano de los archivos y, entre ellos, los específicos de ordenación y descripción.

III. Teoría y práctica de la ordenación y descripción archivísticas en América Latina

1. La colonia Los antecedentes más lejanos de la teoría y práctica de la ordenación y descripción archivísticas en Améríca Latina se encuentran en las disposiciones adoptadas para el régimen en del archivo anexo al Consejo de Indias en Madrid, desde el siglo XVI. No nos referimos al Archivo General de Indias, establecido en 1790 en Sevilla. (Debemos hacer una observación en relación con Brasil y Haití, cuyos antecedentes archivísticos habrá que buscarlos en Portugal y Francia respectivamente. No hemos contado con materiales básicos para formular ninguna proposición a dichos países en este período histórico.) La ordenanza 64 del Archivo del Consejo de Indias disponía que «en el dicho Consejo y en parte cómoda de él haya un archivo cerrado y guardado, donde estén los papeles que le tocaren y mandaren guardar [...) y pueda haber otro nuestro oficial que sea archivero o bibliotecario». La ordenanza 65 establece un principio clasificatorio de papeles que el archivo conservaría, al expresar que allí se guarden «las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y relaciones tocantes a la tierra y mar de las Indias, y todo de forma que se pueda hallar con facilidad cualquier cosa que sea necesaria, y que se procure que en el dicho archivo haya y se guarden todos los libros que hubieren salido, salieren y se pudieren hallar que traten de las materias de Indias, morales, políticas y naturales, de historias, geografía, relaciones, discursos, arbitrios pareceres, 66

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advertencias y otros cualesquiera papeles que toquen o puedan tocar a las Indias [ ... ] así impresos como manuscritos». La ordenanza 15 del Consejo, y 26 de 1636, disponía «que haya inventarios de los papeles del Consejo de Indias», y la ordenanza 27 del Consejo, y 27 de 1636. establecía la norma a de la descripción detallista al ordenar que las cartas escritas al Consejo «por virreyes, audiencias otras personas públicas y particulares de las Indias y de la Casa de Contratación de Sevilla y otras partes», «los nuestros secretarios saquen en relación la substancia de ellas» por la importancia que tienen y la ordenanza 90 del Consejo, y 66 de 1636. reitera que en el Archivo del Consejo «haya un libro donde se ponga y asiente en la forma que pareciere más conveniente la memoria de los libros, cartas, relaciones, consultas y otros papeles y despachos que estuvieren en él, y otro libro particular con memoria y relación de todos los papeles y cosas tocantes al dicho archivo que estuvieren fuera de él». La relación que media entre la ordenación y la descripción está destacada en la ordenanza 87 del Consejo, y 162: «Los secretarios tengan inventario y lo vayan haciendo de todos los papeles que estuvieren a su cargo y vinieren a su poder, con designación de ellos, poniéndolos en sus legajos por tal orden y concierto cue estando a buen recaudo fácilmente se pueda hallar lo que fuera necesario verse»,»particularmente tengan siempre inventarios de consultas y decretos nuestros, de cartas de gobierno que nos escnben los virreyes, audiencias, gobernadores y oficiales reales, prelados y cabildos eclesiásticos libros y seglares, y de todos los libros reales que hay y se fueren haciendo de cédulas, provisiones y otros despachos nuestros, y de las bulas y breves apostólicos tocantes a las Indias, y de cualesquiera escrituras y asientos que en el dicho nuestro Consejo se hicieren o a él se trajeren, y además papeles importantes para el gobierno de las Indias». En estas disposiciones hay que señalar algunos puntos importantes: a) se establece una coincidencia de funciones entre el archivero y el bibliotecario, y una contigüidad de fondos archivisticos y bibliotecarios; b) se encarece el valor práctico de la ordenación, para que las cosas se puedan hallar con facilidad; c) se hace una enumeración clasificatoria de los papeles según su procedencia institucional, y d) la unidad de descripción era el documento suelto. La primera experiencia archivística hispanoamericana es el frustrado Archivo General de la Nueva España de 1792, cuyas ordenanzas fueron calcadas, con ligeras modificaciones, de las del Archivo General de Indias de 1790. El preámbulo de aquellas ordenanzas asienta que «son imponderables las ventajas de un archivo general bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes», y que «el archivo es el centro común de los documentos [ ... ] donde con el buen orden que debe establecerse y con los puntales índices que de formarse hallará fácilmente cada uno lo que necesite». La ordenanza 4 dice que la función del archivero es «recibir los papeles, ordenar y dirigir este archivo», y la condición práctica de la ordenacion queda expresada en la ordenanza 6: «Por ahora ha de ser el principal cuidado coordinar y colocar los papeles con tal método y distinción que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y faciliciad». La ordenanza 7 dice que «la primera división de papeles ha de ser en tantas coleccion es cuantos sean los tribunales y oficinas de donde se hayan remítido y se remitieren en lo sucesivo». Dentro de estas primeras divisiones, «el orden y arreglo de papeles debe ser según lo exija la naturaleza, y así no puede por ahora darse regla general». La ordenanza 12 reitera que «siendo muy comun en papeles enlegajados de antiguo andar mezclando muchos de distintas especies, se reconocerán todos los legajos que se fueren remitiendo al archivo, a fin de separar cualquiera expediente o papel ajeno de sus títulos, y reducir cada uno a su lugar propio La ordenanza 13 67

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señala la necesidad de crear una serie miscelánea con los papeles que no puedan comprenderse en ningún lugar de los ya establecidos, y series de asuntos con los papeles que pertenezcan a series establecidas pero puedan reducirse a un asunto en particular. La ordenanza 9 enuncia que los papeles «se colocarán en los estantes», «según los índices con que se entreguen» por las oficinas. Según la ordenanza 34, para que los empleados puedan mejor hacer la «coordinación y el buen uso de los papeles» deberán tener un conocimiento preciso de la organización administrativa del reino, conocimiento que se expresará en una tabla geográfica del distrito del virreinato, con indicaciones de las instrucciones y sus lugares respectivos. La ordenanza 37 establece que los expedientes deberán llevar indicaciones escritas claras para que no se confunda su orden. La ordenanza 20 determina que «no podrá trastornarse el orden establecido ni transferirse papel aguno de un lugar a otro sin expresa orden del virrey». En cuanto a la descripción, la ordenanza 3 dice que «todos los tribunales y oficinas remitirán a su tiempo sus respectivos papeles con un índice individual y expresivo de lo que contenga cada legajo. Si no fuere posible hará por mayor pero siempre del modo que dé bastante a conocer la naturaleza de los papeles que se envían» Según la ordenanza 9, «si los índices con que se entreguen los papeles estuvieren puntuales y arreglados, no se hará más que copiarlos en los libros del archivo», y la ordenanza 10 agrega que «si los dichos índices no estuvieren puntuales con la debida distinción y claridad, se formarán nuevos en cuadernos separados». La ordenanza 11 establece que de haber un inventario general en que se expresen los asuntos de los papeles por orden alfabético, con referencia numerada de los inventarios partículares a que corresponden. La ordenanza 17 dice que los papeles sueltos e irreductibles a conjuntos ya establecidos serán objeto también de inventario, formando extractos. Según la ordenanza 19, se harán extractos breves de cada inventario para facilitar la consulta, y una clave general abreviada» que presente a la vista el sistema de la coordinación de los papeles y la disposición de los inventarios». La ordenanza 23 agrega que al fin del inventario general se dispondrán varios índices que faciliten su manejo y el conocimiento y uso de los papeles: un índice de títulos por orden de colocación, y el otro por los mismos títulos alfabéticos, «todo con sus remisiones a las páginas del inventano». En cuanto a la técnica de la descripción, la ordenanza 26 declara que «se procederá con la mira de excusar toda superfluidad, reduciendo los artículos a los menos que fuere posible, sin perjuicio de la distinción conducente a declarar el contenido. Tal vez podrá en pocos renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo entero de documentos que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o singularidad de un documento breve exigirá una declaración más extensa». En estas ordenanzas hay que destacar los siguientes aspectos sobre la ordenación: a) se enuncian con toda nitidez (cerca de medio siglo antes que en Francia v casi medio siglo antes que en Prusia) los princpios del orden natural, el principio de procedencia archivistica y el pincipio del orden original, y se declara el rigor con que se han observar esos principios, y b) con los documentos irreductibles a esa ordenación, se han de hacer series misceláneas y de asuntos. En cuanto a la descripción: a) se establece un plan descriptivo en que papeles serán tratados de conformidad con su importancia, b) el archivo tendrá un inventario general e inventarios parciales, y c) la unidad básica para la descripción es el documento suelto pero también se harán inventarios sumarios de series de documentos homogéneos.

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2. Antecedentes nacionales La «Intrucción para el arreglo de la Secretaria del Interior», de Colombia, del 25 de marzo de 1826 nos permite apreciar el criterio que animaba, respecto a la ordenación y descripción, en un archivo administrativo latinoamericano al iniciarse el período nacional. El archivo de la Secretaría se dividia en tres secciones: Negocios pendientes, Negocios secretos, Negocios concluidos. En cada una de estas secciones los documentos se separaban en grupos correpondientes a las oficinas con que la Secretaria mantenía relaciones. Los libros copiadores de correspondencia debían tener índices al fin de cada año, con expresión del contenido, número y página del despacho correspondiente. Los papeles del archivo de Negocios concluidos, que era el archivo principal debían clasificarse por orden cronológico de años y meses, y si alguna carpeta o legajo resultaba muy copiosa «se dividirá por materias del modo que juzgue más conveniente el archero». Para los expedientes debía hacerse «el índice en un libro a propósito» y, finalmente, «luego que se halle arreglado el archivo y formados los índices de materias, el secretario prevendrá el método con que se ha de formar un índice alfabético que facilite el hallar cualquier documento o expediente que se busque. Cada año se añadirá al índice de materias y al alfabético lo que corresponda al año anterior. En orden cronológico se pondrán en los armarios y estantes, asi como en los índices, los documentos». Según este reglamento se establecen separaciones administrativas dentro de las secciones, se establece un control individual sobre cada documento por medio de los índices, y se franquea al archivero la atribución de decidir ordenaciones en ciertos casos. El Archivo Público del Imperio del Brasil es cronológicamente el segundo archivo nacional que se estableció en América Latina. Su reglamento orgánico, del 2 de enero de 1838, contiene antecedentes dignos de destacarse. Los documentos se distribuían en tres secciones: Legislativa, Administrativa e Histórica. La primera debía contener los documentos parlamentarios; la segunda los del régimen ejecutivo, y la tercera una miscelánea que incluía matrimonios de la familia imperial, mapas, estadísticas de las provincias, descubrimientos útiles, acontecimientos importantes, patentes industriales y memorias históricas. La ordenación detallada de estos papeles se dejaba a cargo del director del Archivo según el plan que adoptase con aprobación del Ministro Secretario General de los Negocios del Imperio. Más tardíamente, en 1870, se estableció que los documentos serían clasificados por matenas, siguiéndose en cada materia el orden cronológico, y que «este mismo sistema será adoptado en la organización de los respectivos catálogos», y entre tanto «habrá índices alfabéticos y cronológicos». Es obvia en estas disposiciones la tendencia a adoptar el documento suelto como unidad de ordenación y descripción. En el reglamento de 1838 es terminante la facultad del archivero para disponer, según su arbitrio, de la ordenación. Aparece la sección histórica. El minucioso y elaboradísimo articulado del «Reglamento del Archivo General y Público de la Nación de México», del 27 de noviembre de 1846, es otro texto que contiene elementos de gran interés. Se define la ordenación, a la que el reglamento ‘llama «coordinación», como la colocación de los papeles «con tal método y disposición que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y facilidad».

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La división principal de los papeles es histórica: época anterior y época posterior a la indepenciencia. Cada una de ellas se divide en cuatro títulos capitales, «correspondientes a las cuatro secretarías de estado: Relaciones, Justicia, Hacienda y Guerra». Cada uno de los títulos se divide en dos departamentos; cada departamento en secciones (tantas como fueren necesarias); cada sección en ramos, y cada ramo en clases. El principio según el cual se hacían estas divisiones era un orden de materias, yendo de lo general a lo particular. Si las clases contenían materias adversas, se imponía al director y empleados del archivo seguir haciendo otras divisiones «con exactitud y prudencia necesarias, para conseguir hasta en sus más pequeñas partes la perfecta organización de los papeles». Fuera de los cuatro títulos capitales se establecían otros cuatro: Archivos antiguos, Historia, Impresos y Asuntos secretos, los cuales se subdividían también en departamentos, secciones, ramos y clases. Es de particular significacion hacer notar que el departamento general del título de Historia comprendía «todos los documentos relativos a la htstoria de la Nación, sus épocas, acontecimientos notables, héroes beneméritos y demás varones ilustres, las biograflas de ellos», etcétera. Los documentos de la última división debían, disponerse en libros o legajos, Numerados del 1 en adelante: «cada legajo tendrá unas 200 fojas» y «deberá seguir rigurosamente el orden cronológico». Cuando surja un conflicto en quen un documentos, según su asunto, deba ir a dos o más clases, «se resolverá su colocación con respecto al punto que trate con preferencia o más extensión», y de los otros se harán extractos que se colocarán donde corresponda. En cuanto a la descripción, al fin de cada legajo irá «un índice alfabético, con la mayor exactitud, de los puntos y personas notables que contenga, y otro cronológico, refiriéndose ambos a la foliatura». Con los índices de las clases mediante extractos debían hacerse los índices de los ramos; de los ramos, los de las secciones: de las secciones, los de los departamentos, y de los departamentos los de los títulos, siempre siguiencio una línea doble, alfabética y cronológica. De los inventarios de los títulos se harían dos extractos correspondientes a las dos épocas. Este reglamento constituye una muestra típica del afaán perfeccionista y utópico que ha caractereizado la obra de la ordenación y descripción en todas partes, incluso América Latina, en cierto momento del desarrollo archivístico. Claramente se establecen las tendencias siguientes, que luego se encontrarán en todos los archivos latinoamericanos: a) se introduce como división principal la historia, por épocas, para efectos de la ordenación, b) se introducen divisiones artificiales dentro de los fondos, c) se introduce una colección artificial histórica, con biografías de próceres, acontecimientos importantes, etc., d) se consagra el documento suelto como unidad de ordenación y descripción, y e) se establece la descripción múltiple y detallada para los mismos materiales, con los índices alfabéticos y cronológicos. Es de hacer notar, finalmente, que, según el mismo reglamento, «el conjunto de papeles que hoy forma la existencia del archivo es en su mayor parte una confusa miscelánea de todas clases y materias». Se trataba, pues de una documentación caótica y desmembrada, en la que se iba a proceder a una reordenación. En el decreto del 17 de enero de 1868, por el que se crearon los Archivos Nacionales de Colombia, se establecía que los archivos se reunirán en un solo local, conservándolos con la debida separación. Además de las divisiones parciales se observarán tres grandes divisiones correspondientes a las épocas de la Colonia, la antigua Colombia, la época posterior a ésta. Con una fórmula de sorprendente parecido a la enunciación posterior del principio de procedencia

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institucional, se manda que los expedientes se dividan «por las oficinas de donde proceden». La siguiente división debía ser «por ramos, y estos por orden cronológico». Respecto a la descripción, «concluido el arreglo de un archivo especial se formará el correspondiente índice, que será parte del principal», sobreentendiéndose que el índice era cronológico, según el orden interno de los ramos. Se definen iguales características que en antecedentes anteriores: división histórica, división por fondos, clasificacion intema artificial de éstos, índice de documentos sueltos.

3. Desenvolvimiento posterior y situación actual En 1920 se presentaron en América Latina. al parecer por primera vez, las ideas de Muller, Freith y Fruin, que ya habían influido decisivamente en la teoría y práctica de la ordenación y descripción en Europa, e influirían luego no menos decisivamente en Estados Unidos de Norteamérica. El penetrante archivólogo mexicano, Ezequiel A. Chávez, al formular un plan de aplicación descriptiva del sistema decimal universal en los documentos administrativos de la Secretaría de Industria, Comercio y Trabajo de México, citaba, como el ABC de la archivología, el clásico manual de la traducción francesa de 1910, y concluía que «si se es fiel a la idea cardinal que guía la labor de todos los organizadores de archivos, se necesitará no intentar rehacer, conforme a nuevos planes, organizaciones que aun cuando sean defectuosas hayan sido aprovechadas de algún modo para lo pasado». Todo el mecanismo de las ideas modernas en materia de organización archivística «tiene como punto de partida la verdad evidente de que se necesita respetar las divisiones administrativas contemponáneas de los papeles, y que las clasificaciones de documentos no tienen más fin que revelar la organización natural de los asuntos, ya que son (. . . ] análogos a las estructuras arquitectónicas, que cuando están bien hechas revelan exteriormente las divisiones interiores de los edificlos». ¿Sirvió la obra de Chávez para difundir el conocimiento de las ideas de los archivistas holandeses en América Latina? El reglamento del Archivo General de la Nación de la República Dominicana, del 30 de mayo de 1936, debe mencionarse como uno de los más recientes desenvolmientos latinoamericanos en materia de ordenación y descripción. Sus preceptos establecen ante todo una división de tipo histórico en diez secciones, correspondientes a los períodos de la historia dominicana. Enseguida se estipula que el documento debe ir a dar al fondo administrativo que le corresponda según su naturaleza, y se encarece que es «indispensable no deshacer los fondos a que pertenece un documento, para ordenarlo alfabética o cronológicamente, sino que el archivero tratará por todos los medios de conservar el fondo primitivo e imprimirle la ordenación racional que su experiencia le indique». La descripción debe constar de constar de dos diligencias, «inventariado y catalogación propiamente dicha: el inventariado es la catalogación de los legajos de cada fondo de cada una de las secciones, y la catalogación es la descripción sumaria pero esencialmente completa de cada uno de los documentos de cada legajo». Las papeletas descriptivas deben incluir la mención del archivo y ubicación del documento, su signarura, su contenido, el remitente y el destinatario, su materia, lugar y fecha, si es original o copia, formato en milímetros, si está publicado, y el estado de conservación. Los inventarios se deben asentar en libros, y debe haber un sistema de fichas correspondientes a cada inventario y a cada documento de cada fondo.

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Hay que señalar en este reglamento las siguientes características: a) división histórica, b) respeto a los fondos, c) franquicia al archivero para adoptar ordenaciones internas dentro de los fondos según su propia iniciativa, y d) descripción detallada de piezas suetas. El reglamento orgánico del Archivo Nacional de Cuba, del 30 de agosto de 1944, dispone que en la ordenación «el método que se seguirá es la clasificación sistemática, basada en la organización primitiva de los fondos de los archivos que han venido o vengan a formar parte del Archivo Nacional, procurando que en sus líneas generales responda a la organización de la administración de que proviene cada fondo». Con la documentación no clasificada se seguirá el procedimiento de «reunir los documentos por fondos [ ... ] que procedan del mismo cuerpo, centro, establecimiento, administración u oficina, sin mezclar unos con otros». Luego, internamente, «cada fondo sera cuidadosamente clasificado por materias y otros asuntos». «Todas las partes de un fondo documental se irán ordenando según lo exija su procedencia. Esta es la que ha de determinar sus divisiones o títulos.» «El orden promitivo de un fondo de archivos puede ser modificado para corregir los errores de la antigua organización.» Las piezas sueltas se restituirán, si es posible, «a su primitivo lugar». En este estatuto, de contenido en cierto modo contradictorio, se establece una pugna entre dos tendencias de la organización archivística: la ordenación natural y la ordenación artificial que establece separaciones inspiradas no en las relaciones estructurales y funcionales de las instituciones sino en procedimientos clasificatorios ulterioes. En cuanto a la descripición, la unidad archivística que sirve como punto de partida es el documento suelto, mediante fichas ordenadas en diversa forma: alfabética de autores, cronológica, por materias, etc. El Prmer Congreso Internacional de Archiveros, Bibliotecarios y conservadores de Museos del Caribe, reunido en 1942, recomendó a los repositorios respectivos la adopción de un plan de clasificación y catalogación basado en estos principios. Los párrafos del siguiente apartado se tomaron de informaciones oficiales procedentes de la mayoría de los repositorios nacionales de América Latina.

Panorama actual Es casi una norma constante en los archivos latinoamencanos establecer ante todo una visión de periodos históricos para distribuir los documentos. El anteproyecto de ley orgánica del Archivo General de la Nación de Argentina, aprobado por las Jornadas de Archiveros de Argentina, de 1959, expresa que una de las funciones de ese repositorio será «mantener y organizar con criterio histórico la documentación pública». Existe también una tendencia definida a agrupar los documentos por fondos institucionales y, simultáneamente, a introducir en ellos ordenaciones detallistas de tipo alfabético, cronológico, toponímico y por materias. También es frecuente la práctica de constituir colecciones artificiales llamadas históricas con documentos separados a veces de los fondos. En el campo de la descripción, resulta nítida la tendencia a elaborar catálogos minuciosos de documentos sueltos. En resumen: si bien se han consagrado los principios de la ordenación natural en los fundamentos tradicionales y en el curso de la evolución archivística latinoamericana, frecuentemente han sido contradichos en la práctica y están amenazados por desviaciones hacia la adopción de sistemas 72

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artificiales, lo que aumenta el peligro de producir serias alteraciones estructurales en las documentaciones. El estado a menudo caótico en que los fondos documentales se transferían a los archivos, la excesiva franquicia reconocida a la iniciativa del archivista, y el predominio de un concepto historigráfico, han sido los factores principales de esa desviación. En consecuencia, se ha hecho rutinaria la descripción individual y detallista de piezas sueltas.

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Manual de instrumentos de descripción documental. Antonia Heredia Herrera. Biblioteca Archivo General de la Nación, Biblioteca ENBA, Sevilla, 1982. .

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MANUAL DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL Antonia Heredia Herrera Prólogo No hay, en toda la Archivística, ninguna parte más importante y fundamental que la que atañe a la concepción y a la realizaci6n de los instrumentos de descripción Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano o. como cofre de un tesoro sin llave. Aún peor; lo mismo que un viajero con un mapa inexacto com el riesgo de extraviarse, así un instrumento de descripción erróneo o imperfecto puede engañar gravemente al investigador, sea por omisión de unos datos que le interesan, sea por falsa interpretación de otros datos, sea por la falta de informaciones referentes al orígen y a historia de los documentos. Por supuesto, la realización de los instrumentos de descripción está estrechamente relacionada con otro aspecto de la Archivística, es decir, clasificación y ordenación de los documentos. Pero se puede decir verdaderamente que el trabajo de descripción es el coronamiento de todo el trabajo archivistico, la piedra angular de todo el edificio: porque la mejor ordenación resulta completamente inútil si no se materializa en un instrumento de descripción de igual calidad. Un instrumento de descripción mediocre esteriliza una buena ordenación; al contrario, un instrumento de descripción a punto puede remediar una ordenación imperfecta. Clasifícación y ordenación son dos conceptos básicos, pero ambos tienen un carácter teórico que a veces puede conducir a peligrosos refinamientos de abstracción. En la enumeracion de los criterios de ordenación, alfabética, numérica, ideológica, orgánica, etc., siempre hay el riesgo de que al pretender una ordenación demasiado meticulosa, se consiga en realidad una confusión inextricable. No todos los paises han resuelto el problema de la descripción de archivos de la misma forma. La terminología de los instrumentos de descripción no es la misma en todas partes. Tampoco la reglamentación es idéntica. Pero, en todo el mundo, los objetivos son parecidos; se trata de dar a todos aquéllos que lo deseen la posibilidad de tener acceso a la documentación de cualquier clase contenida en los archivos, con tal que las leyes lo permiso. La dificultad principal es que no todos los investigadores buscan en los instrumentos de descripción la misma especie de infomacón. El biógrafo, buscará solamente datos sobre el personaje de quien está estudiando la vida en un registro de bautismos o en una lista de un censo sólo le interesará el nombre de su héroe. Al historiador de la demografía, le preocupará poseer series completas de cifras de población, sin que te importen los nombres y apellidos de individuales. Un estudio que tiene por objeto la estructura de la admiristración necesitará que el instrumento de descnpción de los archivos refleje exactamente la ordenación de los documentos en su oficina de origen. Al contrario, el investigador que busca un documento privado por su utilidad práctica poco le preocupará la ordenación, con tal que pueda encontrar el documento. A esas diversas formas de investigación -o mejor, a esos diversos niveles de investigación-, corresponden diversos niveles de descripción. La Dra. Antonia Heredia Herrera los expone, en su excelente libro, con la máxima expresión y exactitud.

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Al nivel más sumario, la guía describe, de modo sintético, el contenido de un depósito completo de archivos, o incluso de todos los depósitos de una provincia de o un país. De la guía «nacional, es ejemjplo la Guide to the Archives of Hungary (Budapest, 1.967); como guías de un depósito, se pueden mencionar la Guide to the National Archives of the United States (Washington, 1.974), y el Etat général des fonds des Archives nationales (París, 4 vol., 1.978 - 1.980). Evidentemente tales guías, la descripción de los documentos se hace de forma global y no particular; sirven sobre toda para dar a los investigadores una visión general de los archivos, más que una información detallada sobre su contenido. Otra categoría de guías, concebidas en la misma manera pero con diferente objetivo, son las guías temáticas, que describen sumariamente los fondos o los documentos de interés para un partícular campo de investigación: por ejemplo, las Guías de la Historia de las Naciones, publicadas por el Consejo Internacional de Archivos, que procuran una información sintética sobre los documentos conservados en cada país de Europa y de Norteamérica, relativos la a historia de los países de Africa, Asia, América Latina y Oceanía. A los niveles superiores, se encuentran sucesivamente los inventarios, más o menos sumarios (iniciados por el «inventario preliminar», que es una especie de primera etapa en el trabajo de descripción de un fondo documental, y los catálogos, más o menos detallados, donde todos los documentos son descritos individualmente. Cuando se llega a un análisis pormenorizado de cada acta registrada en los documentos, se corona el trabaio de descripción con el regesto, una forma de instrumento que gozó del favor de los archiveros del pasado (hay centenares de ellos en los grandes depósitos históricos de Europa), pero que, actualmente resultan, desgraciadamente, imposibles de realizar por razones de economía y de excesivo volúmen. Sea como sea, los instrumentos de descripción de archivos, del más sumario al más detallado, a su vez necesitan un «modo de empleo» o, mejor, una llave: es decir, los índices alfabéticos y temáticos y, las tablas metódicas de materias. Sólo el índice onomástico permite al biógrafo encontrar en el inventario o catálogo el apellido particular que le interesa. Sólo el indice temático y la tabla metódica facilitan al investigador en cualquier campo de la historia la indicación precisa de todos los grupos documentales que correspondan a su investigación. Un instrumento de descripción de archivos desprovistos de índices, o provistos de índices imperfectos, pierde la mayor parte de su utilidad. La Dra. Antonia Heredia Herrera tiene razón al insistir con especial atención sobre este aspecto del trabajo de descripción. No se debe olvidar tampoco la importancia de las introducciones metodológicas e históricas de los mapas otros muchos anexos de los instrumentos de descripción que ayudan al investigador en su trabajo. Finalmente, el papel del archivero, en el mundo de hoy es fundamentalmente de intermediario: intermediario, se entiende, entre la documentación y el público que la necesita. Es un papel de suma importancia, porque sin él la documentación que está conservada en los archivos queda muerta. El solo le da la vida, y lo hace por medio de los instrumentos de descripción. Los instrumentos de descripción son el sésamo de los tesoros desconocidos que duermen en los dépositos de archivos. Se deben dar las gracias a la Dra. Antonia Heredia Herrera por su trabajo, muy claro, metódico y completo. Las diversas clases de instrumentos de descripción son definidas y explicadas, con buenos ejemplos y modelos. Los problemas de terminología y de metodología son tratados con franqueza y agudeza.La discusión de los conceptos abstractos no se hace, como sucede a menudo, en detrimento de la práctica concreta. 77

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El Manual de Instrumentos de Descripción Documental bien merece ocupar un puesto entre los instrumentos de trabajo habituales de todos los archiveros de idioma castellano. Michael Duchein Inspector- General de Archivos de Francia 1. PROBLEMAS TERMINOLOGICOS Ha sido Schellenberg (1) quien ha designado con el término «descripción’, la parte de la tarea archivística que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos. La descripción comprende no sólo el análisis del origen de los documentos, de sus tipos, tanto diplomáticos tanto jurídicos, del lugar y fecha de su redacción y de sus cara cteres internos externos, sino también los datos necesarios su localización. La totalidad de las funciones de nuestra labor han quedado sintentizadas enlas tres etapas señaladas por Ciecenta Cortés (2) de: recoger, custodiar y servir, y es en relación con esta última sobre la que ha de desarrollarse un programa descriptivo (3). En los archivos históricos la primera de esas etapas no tiene la importancia que en los administrativos; por lo que respecta a la segunda, la de conservar, la clasificación y la ordenación van a jugar un papel decisivo, tanto en unos depósitos como en otros, y en cuanto a la tercera, la de divulgar y servir, su realización va a quedar plasmada en los instrumentos de información: las guías, los inventarios -tras la organización de los fondos- y los catálogos -tras haber llevado a cabo la ordenación de las series-. El primer problema que se nos plantea a loa archiveros es la falta de precisión incluso en la terminología inicial y primaria (4). Los términos «descripción» e "instrumentos de información’’ no están totalmente aceptados. La "descripción" es homóloga de la "catatalogación» en bibliotecas y aunque con ella se ha pretendido designar gran parte de la labor en los archivos, hay actividades como la de instalación que no puede decirse que sea tarea descriptiva. En cuanto a los instrumentos, cuyo fin es la descripción, reciben variadas denominaciones genéricas: de «catálogos» por Schellenberg; de "auxiliares descriptivos" por la Escuela de archiveros de Córdoba (Argentina); de "instrumentos de localización" o "de información" en Francia; de "instrumentos de trabajo" o "de información".en España; no faltando otras designaciones como las de "instrumentos archivísticos" o "instrumentos de divulgación del material de archivo", propuesto por nuestra compañera Carmen Crespo (5). Me atrevo a manifestar mi opinión ante tal variedad nominativa. El término «catálogos» queda, según mi criterio, totalmente descartado, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario y a la guía; las variantes de "instrumentos de trabajo e instrumentos archivísticos" resultan, también, muy amplios al poder incluir, por ejemplo, la lámpara de cuarzo o la lectora de microfilm; la denominación de "instrumentos de recherche" aceptada por los franceses (6) con el significado de búsqueda o localización de los documentos tras haberlos identificado y enumerado sus caracteres externos e internos. La problemática particular de la terminología por lo que respecta a los instrumentos quemó expuesta, después del V Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando C. Crespo (7) apuntaba su sorpresa al constatar que no existía un criterio fijo para precisar lo que era una guía, un inventario o un catálogo. La falta de fijeza de conceptos, llevaba a nuestra colega 78

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a enumerar los intrumentos archivísticos en este órden: catálogos, guías, índices e inventarios, siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que ella estimaba importancia. Criterio de prioridad que aún persiste, cuando lógicamente habían de enumerarse por orden de elaboración en el tiempo, siguiendo un orden inverso. Han pasado los años y soy yo, ahora, la que vuelve a tomar a tomar una nueva y repetida actitud de asombro después del Simposio sobre archivos y documentación de la Colonización española, celebrado el pasado año de dichos instrumentos sigue sobre el tapete de las discusiones (8). Quiero partir de la eliminación de conceptos tan generales como los de "catálogos" utilizados por los norteamericanos o los de "inventarios" preferidos por los franceses, para tratar de precisar los diferentes instrumentos de descripción. Insisto en que los norteamericanos partiendo de Schellenberg emplean el término "catálogo" como el instrumento de información del archivero que engloba tanto los inventarios, como los catálogos; los franceses se inclinana por la palabra inventario (concebido por nosotros), como el catálogo (donde las piezas son descritas una por una) llamando al primero "inventario sumario" y al segundo "inventario analítico" (9).

2. PARALELISMO ENTRE LOS INSTRUMENTOS Y LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES Antes de pasar a puntualizar lo que es una guía, un inventario, un catálogo (10), un índice un registro hay que dejar bien precisadas las diferentes agrupaciones documentales como son la Sección, la serie documental y la pieza documental o la unidad archivística. Y para ello no puedo dejar de remitirme a Vicenta Cortés que trató de fijar los límites de unas y otras, después de analizar la diversidad terminológica y conceptual existente (11). Escalonadamente y de mayor a menor, «las primeras agrupaciones reunidas en atención a su origen, son las Secciones, integradas por los papeles procedentes de una institución o división administrativa importante, que tenía una organización, funciones y fines conocidos, y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones, la Serie". Cada una de éstas quedará constituida por los documentos producidos por cada una de las oficinas diversas de la institución mayor que constituyan la Sección, encargadas de las diversas actividades que dicha institución desarrolla para la consecución del fin o fines que le están encomendados. Las Series a su vez, están integradas por otras unidades menores, los documentos? entendiendo como tales no sólo el papel singular y concreto, es decir, la pieza simple/pieza documental/ sino también la compuesta, que constituye un todo que no debe ser separado, porque las partes que lo integran nacieron, y tienen sentido en cuanto que están unidas al conjunto, como sucede con el expediente /unidad archivística/ (12). Los fondos de las Audiencias indianas responden claramente ál concepto de Secciones (13); los expedientes de confirmación de oficios vendibles y renunciables, los expedientes de oposiciones y concursos de personal, o las copias de las Reales Provisiones de nombramientos pueden servir como ilustración de "series documentales", mientras que cada uno de aquellos expedientes o de los documentos específicos y singulares que las integran son claramente unidades archivísticas o piezas documentales, respéctivamente. En general en los trabajos que han tocado el tema de los instrumentos de información, se ha tratado de describir los existentes, sin analizar; si éstos respondían a una normativa adecuada, 79

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de ahí el gran número de variantes que los autores señalaban (analíticos, esquemáticos, sumarios, de resúmenes, etc.). Pero no podremos en adelante limitarnos a ofrecer las características de unos inventarios o de unos catálogos existentes que no son tales. A veces incluso se denominan inventarios obras que son claramente catálogos y viceversa, o se mezclan en su elaboración los criterios de los primeros con los de los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra designación. Habrá, pues, que delimitar cada instrumento de descripción, fijar sus fines, señalar sus estructuras, las normas para su elaboración; en segundo lugar precisar de los que se dicen de una manera u otra viendo cuáles responden al concepto que pretenden, haciendo una crítica archivística seria, y por último cuando se inicie la redacción de un inventario o de un catálogo, hacerlo con las exigencias requeridas para cada caso. Precisados los conceptos expuestos y con referencia a ellos, puede hablarse ya con propiedad de lo que es cada uno de los instrumentos archivísticos, partiendo de la base de que lo que los une es la «Descripción» documental. Las guías describen las Secciones con una amplitud de datos variable no sólo relativos a los documentos en sí, sino a la organización del archivo de donde proceden y a la génesis documental. Los inventarios describen brevemente las series documentales existentes, tras su organización, haciendo referencia a las unidades de instalación. Los catálogos lo hacen de las piezas documentales o de las unidades archivísticas individualizadas, seleccionadas por su tipología o por su temática, previamente ordenadas, y limitadas a un período cronológico. Estableciendo un orden de prioridades en el tiempo, la Guía precede al Inventario, siendo prácticamente coetáneos en su elaboración. El Catálogo, por el contrario, ha de situarse -éñ la última fase de la tarea descriptiva, mientras el, inventario está en la base de dicha tarea. En cuanto al orden de importancia, como tendremos ocasión, de ver, no hay diferencia entre ellos, lo que sí de preferencia jerárquica del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboración y establecimiento de toprograrna descriptivo. Sin embargo la mayoría de los archiveros -me incluyo entre ellos- hemos iniciado nuestras tareas técnicas por los Catálogos o en todo caso hemos visto en ellos nuestra culminación profesional. Pocos han empezado por los Inventarios, por considerarlos quizá tarea de menor categoría. De hecho hemos contado con los existentes, sin detenernos siquiera a considerar si éstos gozaban de la calidad de tales. No nos hemos parado a analizar su fuñeión primordial como instrumentos primeros y prinoipalesdel quehacer del archivero. La razón de ser de estas tendencias ha estado por una parte en la ausencia de precisión, incluso conceptual, de nuestros principios, en el confusionismo terminológico y en la falta de delimitación de nuestros instrumentos básicos, y ha estado por otra parte en una carencia de planificación jjerárquica que estableciera prioridades de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, no empezaríamos por confeccionar catálogos, cuento están por redactar correctamente los inventarios (14). Fijadas las líneas generales de lo que son cada uno de los instrumentos citados (guías, inventarios, catálogos) y establecido su paralelismo con las unidades documentales (Sección, Serie, pieza documental), quiero volver sobre ellos con alguna más extensión, para detenerme quizá con especial incidencia en los inventarios, por ser los menos estudiados.

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Hemos hablado de agrupaciones documentales (Sección, Serie, pieza documental, unidad archivística (expediente» y en adelante utilizaremos con frecuencia el término unidad de instalación. Para un mejor entendimiento diremos qué ésta responde al paquete, a la carpeta, al legajo o al libro que llevará siempre un número de orden que fijará la signatura para su localización. 3. LA GUÍA La guía, como su propio nombre lo indica, tiene la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante (15). No desciento a particularizaciones, sino que de una manera general señala características, establece relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia de los organismos productores, señala la génesis documental y las interrelaciones entre las series y las seccines. Puede hacerse una giía de un fondo completo que englobe sus diversas secciones (16), o bien puede redactarse del conjunto de archivos de una nación o de una Sección -dentro de un fondo- y de sus series documentales (17), pero no podrá hacerse una guía de las piezas documentales, sí estudios diplomáticos sobre las mismas, pero esto ya será otra cosa. De aquí los dos objetivos que Schellenberg atribuye a las guías: 1. Proporcionar información general de todo el fondo de uno o más depósitos. 2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones, series). De aquí las dos clases de guías que Schellenberg señala: generales y especiales. Insisto en que la guía es una obra cuya finalidad primordial es informar sobre el conjunto; en la guía se hace historia de la institución que produce la documentación, de las vicisitudes por qué ésta ha pasado hasta formar el fondo o depósito que hoy integra la Sección, el Archivo o el conjunto de archivos bajo un denominador común. La guía ofrece la primera visión panorámica a cualquier investigador: el volumen de unidades y los campos de acción en los que puede desarrollarse su consulta. La guía como instrumento primario de información "jerarquiza el valor de los documentos entre sí" (18). Sitúa los fondos estableciendo su sistemática dentro del conjunto de un archivo en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto más amplio como puede ser el ámbito nacional. Una guía será más o menos completa, dependiendo de los datos informativos más o menos extensos que ofrezca, pero no considero que haya de descenderse a hacer clasificaciones conceptuales y terminológicas basadas en esa mayor o menor amplitud de datos. La clasificación propuesta por Schellenberg, en cuanto que toma como punto diferencial el objeto de la guía, sí puede sernos válida. Podemos quedarnos con la definición de guía como "visión panorámica y genérica de los fondos y grupos documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador común, o bien de un archivo, o de una sección, o de una serie, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido". 3.1. Guía general y guía especial En una guía general (19) será imprescindible centrar la información sobre el archivo o archivos en cuestión, creación, vicisitudes, edificio, dependencias, personal, servicios que presta sobre la 81

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historia de la institución o instituciones cuyos fondos se albergan en esos depósitos; ehumeración ordenada de los fondos en general, de sus secciones, con indicación de volumen de unidades y fechas límite; modificación en los fondos por cesiones o compras; relación completa de los instrumentos de descripción sobre dichos fondos. El índice general en este tipo de obra no es esencial. Como ejemplos de guías generales tenemos las citadas en la nota 16. En una guía especial los datos sobre el archivo se reducen: se presta más átención a la historia de la institución productora de los documentos integrantes de una sección específica y de sus series insistiendo en las funciones y actividades de aquélla que van a dar origen a las series documentales. Se desciende hasta particularizar la génesis de los documentos, a su organización y las notas peculiares de cada serie que informan al investigador sobre las noticias generales que pueda encontrar en ellas; se trata de fijar las relaciones de unas series con otras, tras una tarea de reclasificación, precisa en muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de la investigación. La bibliografía y sobre todo un índice general sí se hace más preciso. Como ejemplos de estas guías especiales, podemos citar entre otras: "La Guía de los fondos del Consulado de cargadores a Indias", la "Guía de las series documentales de la Audiencia de Quito" (20). 4. INVENTARIOS 4. 1. Inventarlos y Catálogos. Diferencias (21) El confusionismo, a la hora de precisar los instrumentos de descripción, donde se hace más evidente es entre los inventarios y los catálogos. Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por documento, cuando se inventaria se describe globalmente una serie documental sin descender a la particularización. De aquí que la cualidad de «analítico» sea intrínseca al concepto de catálogo, y la de "somero" en cuanto cualidad esencial, convenga al inventario. Por lo tanto al hablar de uno y otro no será necesario precisar en ninguno de los casos tales circunstancias específicas ya que caeríamos en la redundancia. Ha de quedar claro que son dos instrumentos de descripción totalmente diferentes que responden a criterios y técnicas distintas. Casanova, uno de los teóricos tradicionales de la Archivística, ha quedado muy lejos después de habernos hablado Schellenberg. Cuando el profesor italiano (22) habla de la confección de un inventario de lo que ónmalidad está hablando es de una tarea descriptiva mucho más amplia que inventariar. Al dar las reglas para hacer un inventario está,hablando de, ordenación, de inventariación, de catalogación y de confección de guías y de índices. Inventariar, vuelvo a decir, es una labor precisa y delimitada totalmente, dentro de la tarea general de descripción. No podemos mezclarla o confundirla con otras actividades archivísticas, anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogación.

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El concepto de inventario va unido en general a la idea de relación o lista indiscriminada (por ejemplo, inventario de bienes en un testamento; inventario de libros, etc.). Pero no podemos identificar, este concepto vulgar o genérico con el "inventario" como instrumento primordial de la profesión archivística. Refiriéndonos al catálogo dobemos aclarar que puede tener muchísimas escalas en cuanto, a la especificación de datos, Los hay que describen el documento principal y mencionan la existencia de anejos, o los particularizan sin describirlos (por ejemplo, el Catálogo de las consultas del Consejo de Indias) (23), pero los hay que detallan con igual pormenorización el documento principal y los anejos (por ejemplo, el Catálogo de la Sección IX del AGI) (24). Soy partidaria de no multplicar ni descender sobremanera a la particularización. Ha y que partir de la base de que el catálogo nunca podrá sustituir a la información total que facilita el documento o su transcripción. Conviene pues medir las fuerzas y no malgastarlas. 4.2. Revalorizacion del Inventario Podemos decir, pues, que entre las cualidades del inventario están la sumariedad y la brevedad. Ha de describir con los términos precisos indispensables la serie documental de que se trate que, ya sabemos, ni es algo individualizado sino una agrupación documental cuya unidad la da el ser reflejo de una activiad concreta, de una misma tipología o de una misma materia Aunque parezca obvio señalarlo será condiciÓn indispensable su elaboración por un técnico de archivos. No hay duda que la palabra inventario tiene un significado muy amplio, pero en términos archivísticos responde a un instrumento descriptivo primero y primordial realizado por el archivero. Y desde luego no podrá llamarse inventario a una relación sumaria indiscriminada de datos sobre documentos o sobre unidades de instalación. Habrá que describir de acuerdo a unos criterios establecidos por la Archivística, teniendo en cuenta, previamente, la clasificación u organización adecuada adoptada por el técnico. Los elementos indispensables que un inventario ha de recoger son los siguientes: signatura de la unidad de instalación en el depósito (legajo, libro, carpeta); entrada descriptiva (en la que se especifiquen, por este orden, tipología y tradición documentales, autor, destinatario y materias, si es posible) y por último fechas límites. Al estar agrupadas las unidades de instalacón (legajos,o libros) de una misma serie, la entrada descriptiva no variará, sólo cambiarán los datos para la signatura y las fechas límites. Veamos un ejemplo de descripción de una serie en un inventario: Signatura 8

Entrada descriptiva

Fechas límites

Cartas y expedientes del Presidente y oidores de la Audiencia de Quito, "vistos" o resueltos en el Consejo de Indias

1564-1597

1598-1613

1614-1626

1627-1633 etc., etc.

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La finalidad del inventario,es doble: de un lado facilita el control de existencias de la documentación al archivero (función localizadora y de control) y de otro puede considerarse como indispensable elemento pretendo poner de manifiesto la finalidad to de orientación para el investigador (función orientadora). No estoy de acuerdo en absoluto con aquéllos que atribuyen al inventario sólo la primera finafidad y me atrevo a afirmar incluso que su función orienladora es superior a la localizadora y de control, sobre todo cuando estos instrumentos han sido completados con cuadros generales de clasificación del fondo de que se trate (25). Doble es también el origen de los inventarios. En el caso de archivos en formación (archivos administrativos) (26) el inventario está abierto, se confecciona a base de las hojas de remisión de fondos enviados al Archivo central por los diferentes negociados. Estas hojas o listas de remisión de fondos es lo que algunos denominan inventario topo gráfico en cuanto que su orden es el numérico de ingreso en el depósito y que en realidad es sólo el «registro» para control de los fondos que van entrando. El verdadero inventario se confeccionará a base de esas fichas pero agrupadas por series. En el caso de archivos históricos, cuando las series están cerradas, el inventario se hace de nuevo, definitivamente, en caso de no existir ningún inventario y de estar desorganizada la documentación (27) o bien se rehacen, en caso de existir inventarios que no responden a criterios archivísticos actuales (28). Tanto en un caso como en otro los ele,mentos indispensables para la descripción de las series son los mismos, los ya apuntados. El, soporte material en cambio es diferente. En el caso de inventarios abiertos de archivos administrativos la redacción de datos se hace sobre fichas o sobre hojas sueltas; en el segundo caso, de inventarios cerrados de archivos históricos la redacción se hace en hojas manuscritas o mecano hasta su edición. A pesar de lo expuesto, la falta de precisión en las entradas descriptivas, la falta de rigor en la indicación de las fechas límites, la ausencia de organización, han hecho hasta hoy de los inventarios unas obras fruto de la prisa y de la imprecisi4n que no pueden ser de ningún modo, objeto de publicación por su falta de garantía, dándose por supuestos muchos errores, visibles a simple vista. Pero el archivero actual no puede delininguna manera aceptar tales evidencias, tiene qué hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisión el instrumento primero y primordial de la tarea archivística que es el inventario. Y éste, partiendo de esos que podemos llamar pseudo-inventarios que no son, en muchos casos, más que etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gracias a la nada fácil tarea de inventariación o de reinventariación, de todas las notas de garantía y precisión que lo hagan acreedor de su difusión y publicación, cumpliendo su doble finalidad localizadora y orientadora, elevándolo a su verdadera categoría archivística. 4.3. Crítica sobre la diversidad terminológica aplicada a los inventarios El hecho, repito, de que hasta ahora no nos hayamos detenido a especificar qué es un verdadero inventario y cuáles de los actuales merecen el apelativo de tales, sino sólo a describir las variantes existentes, dándoles un nombre que los particulariza, sin someterlos a una crítica seria, ha derivado en esa multiplicidad de clases de inventarios: analíticos, sumarios, topográficos, preliminares, etc.

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Entre las subdivisiones que circulan para diferenciar esa pluralidad de obras está la de «analíticos» a los que intentan incluso ejemplificar. Pero los ejemplos expuestos («carta, de poder de Fulano para -";«carta de venta «) nos están claramente diciendo que lo que están describiendo no son series, sino piezas documentales y entramos de lleno en el confusionismo existente entre inventario y catálogo. Reitero mi criterio dp que la cualidad de analítico no conviene al inventario, sino que es propia de los catálogos. No hay duda que en determinados casos al hacer un inventario, es preciso descender a la particularización, determinada por la pluralidad de series existentes en una misma unidad de instalación. Veamos un ejemplo. Existe en todas las Audiencias indianas, dentro de la documentación del Consejo de Indias, una serie común: «copias de Reales Cédulas y copias de informes de la Contaduría General» (29). Es una serie que ofrece, como vemos, una dualidad en cuanto a la tipología documental, cuya vinculación está sólo en el hecho de tratar unas y otros de asuntos económicos sobre una misma cuestión (rentas, hospitales, seminarios, etc.). Y además, a veces, no existe coincidencia de fechas límites entre unas y otras. Es evidente que al hacer el inventario no podrá hacerse la descripción a base de una única tipología documental y de unas mismas fechas para unas y otros. La precisión, el análisis, en estos casos, han sido impuestos por las mismas series en sí, pero sin descender al detalle de la pieza documental. En realidad permanecen los mismos criterios de descripción, lo que ocurre es que puede darse la circunstancia de que en una misma unidad de instalación (legajo) existen series documentales, o en algunos casos tres, y hay que describir cada una de ellas. Incluso algunas veces la descripción en el Inventario implicará una entrada descriptiva general y un párrafo descriptivo en particular. Veamos el siguiente caso: Filipinas, leg. 895: Copias de Reales Cédulas y de informes de la Contaduría y cuentas, de alcabalas y almojarifazgos (1710-1781): 1710. Copias de Rs. Cs. de libranzas en este ramo. 1760-1791. Copias de Rs. Cs. sobre alcabalas y almojarifazgos. 1726-1781. Copias de informes de la Contaduría sobre alc. y alm. 1758-1759. Relación del importe de alcabalas. 1779-1781. Cuentas de alcabalas.

Pero en definitiva seguimos describiendo series documentales y haciendo inventarios. El denominado esquemático realmente no puede gozar de la categoría de inventario, ya que en la entrada descriptiva no recoge los elementos precisos mínimos (30). En cuanto a la especificación de sumario no soy de la opinión que comporte una nueva clase de inventario. Ya he dicho que tal cualidad es esencial al propio instrumento y no hay pues que manifestarla expresadamente. La ejemplifícación de este tipo presentada por sus defensores nos hace identificarlos con la única clase de inventarios existente, según nuestro criterio. En el caso de los archiveros franceses que no distinguen entre Inventario y Catálogo, y que emplean como término genérico de los instrumentos de descripción, el inventario, la adjetivación de sumario y analítico es precisa para determinar en el caso de inventario sumario, lo que para nosotros es un inventario simplemente, y en el caso de inventario analítico lo que nosotros traduciríamos por catálogo. 85

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Lo que el doctor Aurelio Tanodi y don Manuel Vázquez, partiendo de don Antonio Matilla denominan inventarios del archivo administrativo (31), son a mi parecer sólo «hojas» o «listas de rernisión» de fondos de la dependencia de un negociado a un Archivo Central. Estoy totalmente de acuerdo con ambos en todas las etapas, circunstancias y problemática que señalan en ingreso de fondos administrativos, como ya tendremos ocasión de ver al hablar de Archivos Administrativos, pero no en denominar al reflejo escrito de estas etapas: inventario que sólo lo será cuando, partiendo de los datos ofrecidos en las citadas listas que forman el registro de ingreso de fondos, sea elaborado por el archivero. Otra variante denominativa la hemos encontrado entre los brasileños (32): «Un inventario preliminar tiene carácter preliminar. Está preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir como elemento inicial de búsqueda y también de control». Estos ínventarios preliminares que no pueden ser designados como tales instrumentos, son en realidad las etapas precisas y previas para la preparación del inventario definitivo que son necesarias en los Archivos Administrativos, es decir en formación. Yo me inclino por llamarlos registros generales de entrada de las unidades de instalación que van ingresando en un depósito o Archivo Central. Son los equivalentes a los ficheros topográficos de las bibliotecas. Estos ficheros abarcan todo el fondo documental remitido desde las distintas dependencias al Archivo Central y que luego, agrupados sisternáticamente, constituirán las Secciones o Subsecciones de dicho archivo (Beneficencia, Obras Públicas, Personal, etc., dentro de una Corporación municipal por ejemplo). Su carácter de preparatorio y preliminar lo hace susceptible de muchas modificaciones, entre otras las derivadas de los expurgos y las de aumento por las continuas remesas de documentos. Este, pues, como digo, no es un inventario ya que parte de la unidad de instalación individualizada y no de la serie documental, pero sí, a partir de él se hará el verdadero inventario, una vez agrupadas las diferentes unidades de instalación correspondientes a cada serie dentro de cada Sección o negociado. Cada ficha en el fichero topográfico o registro general, corresponderá a un legajo o a un libro, pero junto a los que traten de expedientes de personal, estarán los expedientes de repoblación forestal, pongo por caso, ya que el orden en este fichero vendrá determinado por el ingreso, por la entrada en el depósito. Cuando agrupemos ordenadamente las diferentes fíchas de unidades de instalación (legajos, libros) relativas a expedientes personales, por ejemplo, o las referentes a expedientes de repoblación forestal, y describamos estas series adecuadamente con los datos precisos que hemos señalado al principio, sí estaremos ya haciendo un inventario. En el caso de depósitos históricos, el inventario abarca una Sección, no la totalidad del fondo y no sufre variaciones ni modificaciones de volumen, en cuanto que al haber finalizado la actividad de la entidad productora, sus series documentales están cerradas, a excepción de algún ingreso posterior, procedente de donación o compra, que puede engrosar algunas series. Llegamos a nuestros días y.¡«¡ contuionismo permanece. Se insiste en que el "instrumento típico tradicional del archivo es el, inventario descriptivo" que se contrapone al "catálogo que quiere una descripción exhaustiva» (33). Se deduce que siendo el objetivo de los dos instrumentos la descripción, la diferencia estriba en la exhaustividad. Volvemos a caer en la insistencia de los dos caracteres: sumario y analítico, que siendo dos notas intrínsecas a. la descripción, aplicada, respectivarriente al inventario y al catálogo, no son suficientes para marcar las diferencias entre uno y otro. 4.4. Importancia del Inventario como Instrumento de descripción Después de todo lo expuesto me inclino a formular que sólo hay un INVENTARIO, con unas características específicas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la de orientación para el investigador; ni el origen, ni la elaboración, sea en casos de archivos 86

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«administrativos» o vigentes y en formación, sea en casos de archivos «históricos» con series cerradas; ni el soporte físico del inventario: fichas, hojas, cuadernos impresos, atañen a la esencia del inventario que no es otra que la descripción de series documentales frente a la descripción de piezas documentales que lleva a cabo el catálogo. Ha sido hasta ahora creencia general designar al catálogo como obra maestra del archivero. Sin apearlo de su categoría, me atrevo a decir que ha de compartirla con el inventario. La diferencia de valoración entre uno y otro no creo ni por un momento que resida en la mayor o menor importancia, sino en la escala que ocupan cada uno a lo largo del tiempo de la labor archivística. Al principio estará el inventario, después, al final, el catálogo. Y quiero insistir en borrar las diferencias de preeminencia entre ambos, porque incluso me atrevería a señalar quelos conocimientos archivísticos requeridos para la confección de un Inventario, con mayúscula, han de ser mayores y más completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales a catalogar, por tipologías o materias, y fijados los criterios de catalogación, la descripción puede ser susceptible de mecanización, y por el contrario, la tarea de inventariar requiere conocimientos históricos más amplios y generales para llevar a cabo una organización sistemática de las series de un fondo completo que quede plasmada en el Inventario, para cumplir unos fines orientativos, y difícilmente sería susceptible de un proceso mecanizado. En una planificación archivística adecuada, a nivel nacional y a nivel de centros, ante la creciente demanda de investigadores, es claro que hayan de jerarquizarse los trabajos a realizar. La urgencia, a todos los niveles, reclama la confección de guías y de inventarios correctos y no podrá emprenderse la catalogación de parcelas de documentos sin estar concluidos aquéllos. La conservación, que tanto nos preocupa ante el manejo de los fondos (34) podría en parte solucionarse con la existencia de suficientes y adecuados instrumentos de descripción. La finalidad claramente orientadora de los inventarios cumple unos servicios generales que no pueden ser equiparados el fruto particular que puedan proporcionar los catálogos en unadetorminada área para un concreto sector de investigadores. Se quejan los archiveros franceses de que en muchos depósitos, los inventarios, los ficheros, los índices alfabéticos, permanecen manuscritos y no están puestos al servicio del público y rrianifiestan la necesidad de su publicación y difusión (35). Por lo que respecta, en concreto, a los inventarios, reuniendo las exigencias debidas, sería de desear su publicación e incluso opino que, en una planificación correcta, las tareas no sólo de realización, sino también de publicación de «inventarios» han de ser prioritarias. 4.5. La "organización" como tarea previa a la redacción del Inventario Con la palabra organización pretendo sustituir el término clasificación, por la tendencia actual de eliminar este segundo de la terminología archivística (36). Haciendo un inciso, tengo que reiterar una vez más los problemas terminológicos que tenemos planteados y a los que sería urgente hacer frente para poder homogeneizar criterios y cimentar nuestros estudios archivisticos, partiendo de unas nomenclaturas precisas y con vigencias generales. La dispersión de esfuerzos en esta pria.iaria tarea de nuestro quehacer debía asustarnos un poco. La organización de los fondos ha de correr paralela, en su elaboración, a la inventariación o reinventariación. Al final, a la hora de plasmar los resultados, los cuadros que nos reflejen tal organización han de preceder, sin duda, al inventario. 87

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Cuando la documentación está por inventariar, los cuadros adoptados por el archivero, tras el estudio profundo del organismo productor, de sus funciones, de sus actividades, podrán inclinarse por una clasificación orgánica o por una funcional o por materias: puede partir de cero. Pero cuando la documentación está ya inventariada y numerada y hay que mantener un respeto por lo realizado, el archivero que se plantea la reinventariación, podrá rectificar y corregir de acuerdo con criterios archivísticos actuales pero no podrá nunca organizar los fondos partiendo de cero. Dos opciones tendrá en su manos. En primer lugar, explicar, justificar y comentar los criterios seguidos para conservar la documentación por la institución de donde procedan y los criterios tenidos en cuenta por el archivero que hizo los inventarios. En segundo lugar, podrá sin alterar el orden numérico, realizar un cuadro de organizatión a posteriori, independiente del inventario aunque en íntima conexión con él pero auxiliar y complementario para el investigador y que tanto más que los índices, será elemento primordial para la infórmación, y orientación del estudioso. Es claro que la clasificación dependerá del criterio adoptado por el archivero, así podrá. ser orgánica, funcional o por materias (37). Después de mi experiencia en la organización total y global de varias Secciones en el Archivo General de Indias (Consulados, Audiencia de Quito y Audiencia de Filipinas) pienso que, con preferencia, debe adoptarse la segunda, es decir la funcional, sin dejar de hacer siempre que sea posible referencia a los organismos productores. Quiero justificar esta preferencia. Una clasificación funcional es mucho más consistente y válida que la orgánicá para un período cronológico amplio y además permitirá mantener la unidad de las series documentales completas, Veamos el caso de las Audiencias indianas, cuyos fondos se conservaron en el Consejo de Indias y hoy están depositados en el A.G.I. A lo largo de un período de tres siglos han perdurado las funciones, en general, y las series documentales derivadas de ellas, pero han variado, como es fácil comprobarlo los organismos o dependencias encargados de dichas funciones. Un caso práctico ayudará a clarificar la cuestión. Existe una serie común, dentro de la documentación de todas y cada una de las Audiencias, de «Expedientes de provisión de empleos». La tramitación de estos expedientes se hizo en el XVI y XVII a través del Consejo de Indias. Cuando se instituye la Vía reservada, con la creación por los Borbones de las Secretarías de Despacho, y bien entrado el XVIII la tramitación de la provisión de puestos en Indias se hace prácticamente a través de aquella Vía. Y digo, prácticamente, ya que no totalmente, porque en muchos casos comprobados, se cuenta en dicha tramitación con la consulta de la Cámara de Indias y es ésta quien despacha los títulos por encargo de S.M. Si adoptamos una clasificación basada en los organismos productores, tramitadores (Consejo, Vía reservada), al hacer la subdivisión en series documentales, habrá algunas corno las del ejemplo expuesto, que habrán de partirse. Otro caso similar se nos planteó al organizar los fondos de los Consulados (Sección XII, del A.G.I.). Si hubiéramos tenido en cuenta la división de Consulado de Sevilla (1543-1717) y de Consulado de Cádiz 1717-1759), hubiéramos inevitablemente partido las series documentales reflejo de las actividades similares de uno y otro. Para dichos fondos es el año 1717, fecha del traslado del Consulado de cargadores a Indias, de Sevilla a Cádiz, el que establece la separación y competencia de cada uno de los Consulados, ya que las funciones ‘siguen siendo las mismas. Las series documentales de esta forma permanecen íntegras para utilidad del investigador.

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La elaboración de cuadros de organización lo que no ha de estar es supeditada a los intereses particulares de los investigadores, que en muchos casos, pueden preferir una clasificación por materias (38). Insisto en que ha de respetarse la que tuvieron al producirse los fondos, sin olvídar por supuesto que los instrumentos que elaboramos tienen como principal fin el acceso a los documentos, facilitando la tarea del historiador. Los principios arvchivísticos han de prevalecer aunque puestos al servicio de los demás. Si la inventariación o reinvetitariación queda completada, como debía ser preceptivo, con un estudio de organización y con los cuadros de clasificación que la reflejen, a los datos necesarios para la redacción del inventario (signatura, entrada descriptiva y fechas límites) habrían de añadirse los dígitos de dicha clasificación (39). La indicación expresa en los inventaríos, sobre todo en los rehechos, de los dgitos de la clasificación adoptada en una columna aparte, junto a los elementos de la descripción de cada serie, conlleva necesariamente unas ventajas de tipo orientativo que hay que valorar. En un momento determinado cualquier unidad de instalación aislada, con la referencia de tales dígitos, podrá situarse en su serie y el investigador podrá conocer los otros legajos con que está relacionada y saber las interrrelaciones con otras series y con otras unidades. El encuadre será inmediato, dentro del conjunto general de los fondos, junto con la información que tal ubícación le reporte. Tomemos un legajo cualquiera de una Sección (leg. 34, de la,Audiencia de Filipinas) que figura con los dígitos 1.1.1.6. Si nos trasladamos con esos dígitos al cuadro general de clasificación nos encontraremos que tal legajo pertenece a la serie de «Cartas, peticiones y expedien tes de «personas seculares» resueltos en el Consejo» y que la totalidad de legajos que pertenecen a dicha serie son los siguientes con las fechas límites que se expresan: legs. 34-44 (años 1565-1699) legs. 193-199 (años 1700-1761) legs. 668-676 (años 1760-1799) legs. 677-696 (años 1719-1849) En casos en que el contenido de determinadas unidades de instalación no responda a una serie única, sino a varias, la especificación de los correspondientes dígitos empezará a hablarnos inmediatamente de su diversidad y cada una de ellas podrá situarse en cada caso en las series respectivas: Veamos un caso particular: leg. 223 de la Audiencia de Quito, cuya descripción es la siguiente: Quito, 223: Cartas de autoridades delegadas seculares del distrito de la audiencia de Quito a las Secretarías del Despacho; informes sueltos de la contaduría general del Consejo; copias de descripciones geográficas, propuestas de mejoras de comercio (1754-1819). Los dígitos que obran en la columna al margen en son triples: 1.1.1.3. 2.1.2.2.

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1.1.1.11. y es que el contenido de dicho legajo bien pudiera distribuirse en las tres series a que corresponden tales dígitos. La consulta de tales cifras en el cuadro de clasificación nos relacionará la documentación variada de este legajo con las series respectivas. Esta información facilitada, en columna aparte, en nada interferirá la descripción del inventario y en cambio enriquecerá la informacion, haciendo una labor de complemento con el cuadro de clasificación que preceda al instrumento descriptivo. No recomendamos, en cambio, las referencias o la indicación de interrelaciones en la misma entrada descriptiva, que sí interferiría el contenido del inventario y en ningún modo facilitaría una información de conjunto. 4.6. Etapas en la confección de Inventarlos Al plantearnos . la redacción de un inventario, el problema tendrá distinto enfoque y diferentes etapas de elaboración según se trate de series de Secciones de un Archivo «Histórico» o de un Archivo "Administrativo". 4.6. 1. Archivos Históricos En el caso de depósitos de fondos históricos, con series cerradas, pueden darse a su vez dos alternativas: que los fondos de una Sección estén totalmente desorganizados y los inventarios sobre ellos sean incompletos o no existan, o bien que de la organizada de antiguo se conserve un inventario que refleje esta organización pero que no responda a unos criterios archivísticos precisos mínimos. 4.6. 1. 1. Sección desorganizada, sin inventarios El archivero, de entrada, no tendrá la traba del respecto a ninguna sistematización anterior. La organización será obra a realizar desde el principio, tras el estudio de los organismos productores y de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente será mayor, pero los resultados pueden entrañar mayores satisfacciones. El estudio de la institución productora (organización, competencias), el análisis del contenido de cada una de las unidades de instalación, la descripción de cada una de estas unidades, la numeración seguida provisional, la unificación y delimitación de las series documentales, la adopción de un criterio uniforme de redacción en la descripción de cada serie, la elaboración de un cuadro de clasificación en el que queden agrupadas y encuadradas cada una de las series, la ordenación numérica definitiva, serán las etapas obligadas hasta llegar a la redacción de inventario definitivo que presentará en el orden numérico establecido, las series completas. La labor realizada en la Sección XII del A.G.I., con los fondos de los Consulados mercantiles sevillanos, que llegaron hasta nosotros mezclados y desorganizados y de los cuales ni el inventarlo incompleto que existía, ni la lista de remisión con que fueron enviados desde su lugar de depósito, en Cádiz, al Archivo sevillano, pudieron ser aprovechables a la hora de inventariar, puede de alguna manera servir de ejemplo para este caso. Hagamos un análisis más detenido de la labor que comporta cada una de las etapas antes enunciadas.

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El estudio de la institución cuyo depósito es objeto de la inventariación, ha de sor más amplio y más profundo posible para poder conocer los organismos en que aquélla está subdividida, las actividades y las competencias que a cada uno corresponden, el personal, las relaciones con instituciones afines superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendrá no sólo de la bibliografía existente, directa o indirecta, sino que se ennquecerá con el manejo directo de los fondos que se traten de inventariar. La profundización estará abierta y se enriquecerá a medida que se vaya avanzando en el trabajo. Paralelo a este estudio se iniciará el análisis individualizado de cada una de lay unidades de instalación (legajos, paquetes, carpetas o libros) en el orden en que se encuentren, cuya descripción se volcará en una ficha que recogerá los datos precisos mínimos: negociado dentro del organismo productor (contaduría, secretaría, etc.), fechas límites, tipos documentales, autores, destinatarios, materias, se especificará la unidad de instalación y se le irá dando correlativamente, un número de orden provisional. Es conveniente precisar en estas fichas todas las anomalías y circunstancias que puedan darnos pistas para el conocimiento y unificación posterior de las series. Es preferible extenderse en datos que, en todo caso, podrán suprimirse a la hora de homogeneizar y redactar las entradas en el inventario. Esto en el caso de que las unidades de instalación tengan un contenido uniforme, en cuanto a la tipología o a la materia. Pero habrá ocasiones en que en la unidad de instalación habrá pluralidad de contenido de series o subseries. Habrá entonces que detallar siguiendo siempre la descripción de las series, no de las piezas documentales. Así: Consulado de Cádiz

leg. 130

a) 1786-1799 Cartas desde distintos puntos de España y América a don Antonio de Artechea. b) 1859, enero-junio Correspondencia de la Real Junta de Comercio de Cádiz.

Es evidente que ambos grupos de documentaciónpertenecen a una serie general denominada «Correspondencia» pero que a su vez está subdividida por sus autores o por sus destinatarios. El primer grupo en su día pasó a engrosar la subserie correspondiente, a las "cartas de A. Artechea" y el segundo a completar, por sus meses, la «correspondencia de la Junta de Comercio de Cádiz» del XIX. Este legajo con numeración provisional, 130, desapareció al incorporarse cada grupo a las subseries cortespondientes. Y apurando más, hay ocasiones en que el contenido de un legajo es totalmente misceláneo, integrado por un número mayor o menorbde documentos sueltos que no forman serie. En este caso hay que hacer una relación o lista de cada documento para poder luego incorporar pacientemente, uno por uno, a sus series correspondientes, como veremos cuando más adelante hablemos de la etapa de la agregación. Realizado el análisis y fichado de todas las unidades de instalación, será preciso ir agrupando en primer lugar las fichas de unidades de instalación de contenido misceláneo y en segundo lugar las 91

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de contenido uniforme, y a partir de éstas hacer tantos grupos como descripciones homogéneas, para ir delimitando las series y su descripción precisa, suprimiendo elementos accesorios que se han ido acumulando. Fijadas las series, y con el conocimiento que el estudio de la institución nos ha dado, podremos confeccionar el cuadro de clasificación que mejor se adapte a los elementos de que disponemos, adoptando un criterio de clasificación orgánica o funcional, o una síntesis de ambas, o bien por materias. Encuadradas y ordenadas las series en la clasificación elegida, podremos iniciar la redacción definitiva del inventario, con un orden numérico definitivo, previa sustitución en las unidades de instalación del número de orden provisional por el definitivo. Podremos optar por un número correlativo para todas las unidades de instalación o bien una doble numeración, independiente, una para legajos y otra para libros, en el caso de que estos abunden y su tamaño aconseje una instalación aparte. El inventario ya no se hará en fichas sino en hojas mecanografiadas, para poder pasar a la imprenta a la hora de su publicación. Se indicarán los epígrafes de la clasificación y en la entrada descriptiva de cada serie se especificarán número de orden o signatura de cada unidad de instalación, tipología, tradición documental, autor, destinatario y materias y por último fechas límites. En el caso de haber decidido una doble numeración, una para legajos y otra para libros, se detallará a doble columna, claramente. En cuanto a la tipología nos referimos a la diplomática, mejor que a la jurídica (Reales Cédulas, Reales Provisiones, cartas, consultas, expedientes, etc.). No se encabezará la descripción, por ejemplo, por «nombramientos», cuando pueda especificarse que se trata de Reales Provisiones. Habrá series cuya descripción podrá abreviarse como en el caso de: «Cuentas» de las que sólo será preciso especificar el ramo (alcabalas, azogues, averías, etc.). A la hora de la tipología será conveniente precisar en el caso de cartas o de correspondencia. Es habitual el uso indiscriminado de unas y otras a la hora de describir, pero el rigor aconseja para el primer caso los testimonios escritos que respondan a esta tipología diplomática, pero cuando junto a ellos se conserven los borradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habrá de denominirse correspondencia. Esto en cuanto las series respondan a tipos diplomáticos específicos. Pero se nos presentará el caso de otras integradas por unidades archivísticas: expedientes, testimonios de autos, documentos sueltos. Conviene puntualizar para los tres casos que entendemos por tales. Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un autor que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas del proceso administrativo, en destino, los hará acreedores del calificativo de expedientes, aunque incompletos. Testimonio de autos es aquella pieza, normalmente cosida, que recoge la copia seguida de todos los documentos (autos) de un proceso administrativo- judicial que refleja sólo la gestión realizada 92

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por la institución iniciadora en el lugar de origen y que suele remitirse con una carta a un organismo o institución superior para su simple conocimiento o para su resolución posterior. A veces se han reunido, para su conservación documentos sueltos, que no responden a un único proceso administrativo, sobre un mismo tema o asunto. No puede decirse que sean ni un expediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es la materia de la que tratan y las fechas límites suelen abarcar un período cronológico bastante amplio. Unidad a la precisión de la tipología habrá que expresar la tradición documental: originales, duplicados, copias simples, traslados, etc. Como regla general puede optarse por suprimir la indicación expresa de la calidad de original, en el caso de serio, salvo en el caso de originales múltiples, y sí manifestar la calidad de las copias en sus diferentes acepciones. La indicación del autor y del destinatario no deben faltar, salvo en los casos que expresamente vengan implícitos en la tipología. Eludiremos el autor expreso en el caso de Reales Cédulas y en cuanto a los destinatarios será suficiente en bastantes casos la institución y no la persona. Así: cartas de gobernadores a la «vía reservada». Las materias se puntualizarán sólo cuando sea posible globalmente. Así, en el caso de un expediente voluminoso concreto que totalice el contenido de uno o varios legajos: AUDIENCIA DE FILIPINAS Legajos

1045

1046

Fechas límites

Clasific.

1777-1778 1777

1.2.3 "

Expediente sobre el espolio del arzobispo don Manuel Antonio Rojo y demandas introducidas contra él. "

pero no podrán enumerarse en series de contenido tan amplio y diverso como pueden ser las de Consultas del Consejo de Indias, las de cartas de virreyes, o las de Cedularios. En cuanto a las fechas límites hay que referirlas a las primeras y últimas de los documentos principales de las series y no de los anejos. En el caso de periodos cronológicos muy amplios con abundantes lagunas documentales se llamará la atención sobre esta circunstancia con algún signo convencional (1756=1825). Puede daese el caso de un todo documental referido a un núcleo cronológico claro pero que se remonte a fechas muy lejanas o descienda a fechas muy tempranas, también convendrá apuntar tal hecho de esta forma: 7150271740-1750

1636-1653717577

Creo que a efectos orientativos siempre será oportuno completar estos datos precisos, con los dígitos de la clasificación que correspondan a la serie. La página de un inventario puede ser ilustrativa:

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AUDIENCIA DE FILIPINAS Signatura

80 81 82 83 84

85 86 87

88 89 90 91 92

Cartas, peticiones y expedientes de las Ordenes religiosas en Filipinas "vistos o resueltos en el Consejo " " " " Cartas y expedientes de personas eclesiásticas "vistos" o resueltos en el Consejo " " Testimonios de autos y documentos sobre la expulsión y prisión del arzobispo don Fray Felipe Pardo, arzobispo de Manila, e incidentes con las órdenes de Santo Domingo y Compañía de Jesús " (2) " " " "

Años

no Clasific

1569-1618 1616-1642 1643-1667 1668-1682 161071645-

1.2.1.4. " " " "

1570-1608 1609-1644 1632-1697

1.2.1.3. " "

1681-1692 1682-1689 1681-1682 1682-1692 1692 1673-1692

1.2.3. " " " " "

(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo sólo contene un testimonio de autos de la causa seguida contra el Bachiller Diego de Espinosa Marañón, cura beneficiado de la Iglesia parroquial del pueblo de Bigan.

Complemento del inventado habrá de ser un índice general, geográfico, onomástico y de materias que recoja las voces del inventario. Creo que es sumamente útil añadir a este índice las voces referidas al contenido de las unidades de instalación, en el caso de haber sido preciso ahondar sobre las materias, al hacer las descripciones delas series. No tienen po qué ser estas referencias totales a cada una de las unidades, sólo en los casos de haber detectado dicho contenido. Serán indicaciones circunstanciales pero que pueden ser útiles al investigador, haciéndole saber que la audsencia de una referencia a un asunto no ha de indicar necesariamente carencia de noticias sobre él, pero en el caso de haber localizado unos datos, aunque islados, ¿po qué no hacerlos llegar a quienes los necesitan? Tales indicaciones irán precedidas de V. (En la voz: "relaciones de méritos y servicios" del índice del inventario de la Audiencia de Quito, la indicación: V.275, nos llama la atención sobre las relacines de méritos y servicios existentes entre la documentación del legajo de ese número, cuya entrada descriptiva en cambio solo reza: 275: Expedientes sobre sublevación y desórdenes en la provinicia de Quito 1815-1821 Agregación: La experiencia nos demustra que en muchos casos las unidades de instalación (legajo) que nos han sido legadas de un fondo desorganizado, no conservan unidades archivísticas que puedan agruparse y formar una serie específica. Es frecuente no sólo en los depósitos desorganizados, sino en los que se presupone que reflejan una organización, la existencia de un número, mayor en los primeros, y menor en los segundos, de legajos de "varios" que habrá de 94

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"eliminar" en el senhtido de agregar o incorporar unidad por unidad a las series que les corresponda, siempre que sea posible. En el caso de Secciones desorganizadas, esta agregación no debe hacerse hasta estar totalmente clasificado e inventariado el fondo. El conocimiento en profundidad de las seires, después de esta organización definitiva, serán garantías suficientes para hacer una "agregación" correcta. En el caso de ser muy numerosos los legajos a agregar /más de 200 fueron los agregados en la Sección de Consulados del A.G.I. / hay que correr el riesgo de la duplicación de las numeraciones establecidas en algunos casos. Esta duplicación es consecuencia de una agregación de documentación masiva que determina la formación de una nueva unidad de instalación que queda intercalada. Tendremos duplicaciones por A y B o por bis. Emplearemos el primer criterio en el caso de que la agregación haya dado lugar a una unidad voluminosa que haya sido preciso subdividir en dos: 63 A y 63 B. La indicación de este tipo de duplicación nos hablará de una uniformidad de contenido en los dos legajos. Cuando empleemos la duplicación por bis, nos estaremos refiriendo a una intercalación obligada que nos dé una nueva unidad de instalación independiente, respecto de la unidad anterior y de la unidad posterior, por lo que respecta al contenido, pero sobre todo por lo que respecta a las fechas límites. Como ejemplos de una y otra, tenemos, en la Sección de Consultados: legs. 52 A: Ordenanzas, reglamentos diversos (1556-1837) legs. 52 b Ordenanzas, reglamentos diversos 81556-1837) leg. 1592: Correspondencia y oficios de la Dirección General de rentas, de Ayuntameintos, de la Junta de Fortificaciones, del Intendente de la provincia con el Consulafdo sobre el Fanal de Tarifa. (1844-1854) leg. 1592 bis: Documentos sobre el derecho de lanas nacionales que se extraen al extranjero (1811-1815) 4.6.1.2 Secciones organizadas de antiguo, con inventarios Los fondos depositados en muchos archivos, como es el caso de los Generales, reflejan una organización traducida en sus inventaros que puede no adecuarse a unas normas archivísticas actuales, pero que hay que respetar. Es frecuente que estos instrumentos respondan al criterio de conservación observado por el organismo productor, pero que adoptan para la descripción de las series, reglas inaceptables hoy día (variabilidad de criterios enla descripción de series semejantes, terminología ambigua, falta de elementos precisos mínimos, datos equivocados en cuanto a fechas y nombres de personas y de lugares, documentales no están reunidas en un todo, sino en frecuentes ocasiones dispersas. El archivero ante estos instrumentos y ante la necesidad de su renovación tiene que adoptar una actitud de respeto y de cautela que no es preceptiva en el caso de Secciones desorganizadas, que hemos considerado antes. El técnico de archivos se mueve entre la necesidad de renovar adecuadamente los inventarios existentes y el respeto a lo existente, sobre todo por lo que respecta a la ordenación numérica de las series establecidas en cada Sección.

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Al archivero le urge en estos casos reinventariar, con descripciones correctas, sin alterar este orden numérico. Pero no puede precipitarse describiendo teóricamente sobre el inventario una serie documental mal expuesta. Hay que revisar el contenido, desender a la documentación de cada unidad de instalación, para poder hacer una descripción firme y estable. Y al descender se topará con muchos más problemas que no nos muestra el inventarib a simple vista: ni el contenido de muchas unidades de instalación, ni de muchas series es químicamente puro. Detectará una abundante interrelación en unas y otras con otras unidades y con otras series. Entra dentro de lo posible que en una serie de "cartas de personas seculares" sobre asuntos de gracia y merced, se localice una carta de un gobernador o de un virrey con asuntos de gobierno. Es claro qu esta última no pertenece a la serie susodicha y que habrá que "agregar", incorporándola a la serie que le corresponda. Es freucente también que las últimas unidades de instalación de muhcas Secciones sean de contenido "vario", ingresadas ya en su día desde su lugar de origen con tal característica. Hay que eliminar de las Secciones estos legajos misceláneos e incorporar sus documentos, uno a uno, a las series que les corresponda. No basta con hacer una relación de contenido y dejarlos tal cual. La incorporación de estas unidades, que nunca suelen ser tan numerosas como en el caso de Secciones desorganizadas, ha de hacerse también al finalizar la reinventariación efinitiva, tras haber adquirido un sólido conocimiento de las series, que nos permita agregarlos a donde les correponda con el menor riesgo de error. 4.6.1.2..1 Reglas prácticas para la reinventariación 4.6.1.2.1.1 Rectificaciones y precisiones básicas En los inventarios actuales son frecuentes las imprecisiones al hablar de autores o destinatarios, co sólo por lo que se refiere a las expresiones nomásticas, sino también en cuanto a las precisiones de cargos. En el caso de personas e instituciones religiosas no siempre se precisa la Orden religiosa a que pertenecen y esto es necesario hacerlo, siempre que sea posible, después de revisar la documentación y reinventariarla. Hay que corregir y completar en cada caso. 4.6.1.2.1.2. Homogeneización de las descripciones de series Se impone la reinventariación, respetando a la hora de la redacción el orden numérico establecido, del primero al último, describiéndolas con igual criterio que en el caso de Secciones desorganizadas (signatura, tipología, tradición documental, autor, destinatario, materias y fechas límites), teniendo buen cuidado de homogeneizar las descripciones semejantes, aunque no estén localizadas en una misma área del inventario, ya que repito el orden numérico respetará a rajatabla el del inventario antiguo. 441.2.1.3. Supresión y rectificación de descripciones equívocas Como aquéllas que dicen: «confirmaciones de oficios vendibles y renunciables» o ‘Provisiones de empleos políticos y militares». Así leídas podíamos pensar que estamos ante los documentos dispositivos reales que confirmaban un oficio vendible y renunciable o ante los títulos despachados por la autoridad regia nombrando para algún cargo y que en general adoptaban la forma diplomática, tanto en un caso como en otro, de una Real Provisión. Pero comprobado su contenido vemos que se trata de: «expedientes de confirmación de oficios vendibles y renunciables resueltos en el Consejo» o «expedientes de provisión de empleos vacantes políticos y militares resueltos en el Consejo».

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La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encontramos son los expedientes iniciados en Indias a petición de un interesado o bien en solicitud de la confirmación de un título cocnedido por el virrey o por un gobernador, que era preceptivo en un plazo determinado confirmar por el rey, o vien en salicitud de un cargo vacante, acmopañados en ambos casos de todos los documentos justifgicativos al efecto y que al llegar a la península eran tramitados por el Consejo hasta la expedición del documentos de Real Provisión de confirmación o nombramiento. Pero los expedientes tal y como se conservan sólo llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmación o el despacho del título. Las Reales provisiones dadas a uno u otro fin no están. Las descripciones aparte de equívocas son incompletas. En estos casos, serán corregidas y completadas, como hemos visto, por indicación expresa del organismo a través delcual se tramitaba el expediente, en este caso el Consejo. 4.6.1.2.1.4 Unificación de criterios en la aceptación de fechas límites Hay series que en los inventarios actuales aparecen partidas, en razón de sus remesas sucesivas en diferentes (40). La serie de consultas, por referirme sólo a una, aparece al principio, las que corresponden al XVI y XVII, vuelve a aparecer otros grupo, para el XVII localizadas hacia el centro del inventario y vuelve a aparecer un tercer grupo para fines del XVIII y principios del XIX, al final de dicho inventario actual. Al investigador le interresaría tener reunida la serie completa, pero en el caso de reinventariaciones la reconstrucción de la serie, agrupada, en un todo, sólo será posibleen el cuadro de clasificación que precede al inventario. Pero no es éste el problema que queremos plantear ahora. Las series que abarcan un período cronológico amplio, pueden presentar variación de criterios de ordenación en un momento determinado. Vayamos a un ejemplo concreto: "cartas y expedientes de gobernadores de Filipinas vistos o resueltos en el consejo" (1567-1849). Hasta entrado el XVIII las cartas y expedientes fueron archivados en el Consejo por las fechas de las cartas, origen del expediente, y así queda ordenada la serie en el inventario antiguo para ese momento, pero apartir de dicha centuria el Consejo modificó su criterio archivándolas por la fecha de su recepción o de su resolución enla península. De aquí lo frecuente que es econtrarnos repartidas las cartas escritas en un mismo año por un gobernador, pongo por caso, entre varias unidades de instalación al haberse tramitado o resuelto en años diferentes. Los inventarios existentes han mantenido como fechas límites, para esta época, las de las resoluciones. Al replantearnos hoy la reorganización de los inventarios con la uniformidad de criterios de descripción de las series hemos de tener en cuenta al investigador, principal beneficiario de nuestra labor, y no perder de vista nuestro propósito de lograr el fácil acceso a la documentación, siempre que quede a salvo el respeto al principio de procedencia. No debemos innovar por lo que respecta la agrupación de unidades de instalación, pero sí tenemos que plantearnos a la hora de la odenación la conveniencia de hacerla siempre por las fechas de las cartas y no por las de sus resoluciones. El inventario mantendrá prues como las fechas límites las resultantes del criterio cronológico de ordenación adoptado por nosotros, es decir habría que rectificar, a partir del cambio de criterio iniciado por el Consejo, indicando las fechas de las cartas como documentos principales, aunque de un mismo año haya cartas de gobernadores en varias unidades de instalación, pero que el investgador podrá localizar a través de la información del intentario. 4.6.1.2.1.5 Agrupación de series dispersas La dispersión de las series y la conveniencia de tenerlas reunidas en su totalidad, a la vista del investigador, habrá de solcucionarse mediante el cuadro de clasificación de la sección que habrá de preceder en su día al nuevo inventario, en donde queden englobadas todas y cada una de las 97

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series con la totalidad de las unidades de instalación que las componen. Veamos por ejemplo, para la Audiencia de Filipinas, una serie cualquiera, dentro de dicho cuadro. 2.1.1.4. Consultas elevadas por el Consejo, Cámara y juntas especiales sobre asuntos de Filipinas legs. 1-3 (1586-1700) legs. 94-98 (1682-1759) legs. 355-368 (1724-1850) 4.6.1.2.1.6. La reorganización como etapa previa Aún no siendo propósito nuestro entrar la atención en ñla clasificación como actividad archivística, si cierta consideración sobre ella por cuanto incide en la revalorización que con ella puede adquirir este inventario que nos ocupa ahora. Debe ser preceptivo, en estas secciones, hacer preceder, como he hicho, el nuevo instrumento, de un cuadro de clasificación, para la cual, acriterio del archivero que realice la inventariación y según los fondos, se adoptará una clasificacón orgánica, funcional o mixta, o por materias. El cuadro de clasificación será el toque de gracia del nuevos inventario que en primer lugar ofrecerá las series agrupadas cronológicamente, desde la primera fecha a la última, con clara visión de las lagunas existentes; en segundo lugar facilitará no sólo una relación numérica de series sino que las integrará en un conjunto organizado sistemáticamente con claro propósito orientador sobretodo el fondo. Para obtener de la relación entre el cuadro de clasificación y el inventario un mejor fruto, será conveniente que junto a los datos esenciales de la descripción de cada serie en el inventario, se añadan los dígitos de la clasificación. Ya indicamos se conveniencia al hablar de la invetnariacón de seacciones desorganizadas. La adscripción a un tipo u otro de clasificación no ha de ser rígida. En cualquier caso la utilidad orientativa puede cumplirse, en tanto en cuanto que el inventario mantenga elmismo orden existente y a que aquélla sólo va a ser el cañamazo, el armazón para que el investigador sitúe todas las series y cada una de las unidades de instalación y pueda establecer las relaciones de una con otras. 4.6.1.2.1.7. Tratamiento de algunas series misceláneas Quiero llamar la atención, con el ánimo de plantear souciones, sobre algunas series que originana problemas específicos y que pueden ser tenidos como experiencias generales. Me estoy refieriendo alas series misceláneas, que nos han conservado y transmitido con este carácter, cuya agregación no es aconsejable y que como veremos son diferentes de esos legajos de contenido vario que figuran al fnal de las secciones y sobre los que existió siempre la conciencia de la necesidad de incorporar a sus series definitivas. Dos casos vamos a exponer. Existen unidades de instalación con contenido misceláneo en cuanto ala tipología documental, aunque mantienen una unidad temática pero que es difícil unificar alhacer la descripción y al fijar las fechas límites. Se impone entonces, sin romper la unidad de descripción que se viene siguiendo

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en el inventario, hacer una pequeña modificación para dichas unidades: añadir a una entrada descriptiva temática sucinta, con fechas límites completas, un párrafo descriptivo que particularice aquellas diferentes tipologías documentales. Un caso práctico noas ayudará: Audiencia de Filipinas: Legajo 725: Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1751-1833): P4rrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes y testimonios de autos de bienes de difuntos, remitidos desde Filipinas (1768-1833). b) Copias y borradores de informes de la Contaduría sobre bienes de difuntos (1765-1824) c) Copias de Reales Cédulas sjobre bienes de difuntos (1766-1816). d) Copias de Reales Provisiones de nombramientos de escribanos del Juzgado de bienes de difuntos (1751-1789). El segundo caso a que me he referido es el de las series que desde antiguo nos han sido conservadas con denominaciones ambiguas derivadas de su carácter misceláneo. La dificultad de incorporación a susexpedientes o a sus series entraña muchos riesgos. Es conveniente mantenerlas> precisando desde luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcándolas con la mayor precisión. Veamos algún ejemplo: /Consulados/ leg. 93 «Impresos y documentos curiosos y varios» (1592-1809) /Filipinas/ leg. 371 «Varios: estados, informes, certificaciones, relación de viaje, etc.» (1615-1837) En e stos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar, después de la entrada descriptiva, entre paréntesis y en línea aparte, hacer una relación de las materias o de los autores sobre los que traten, según los casos, y en segundo lugar, aparte de esta descripción que ya de por sí nos avisa sobre el carácter de esta documentación y con indepenencia del inventario propieamente dicho, hacer in índice de personas, lugares y materias quehagan referencia a los documentos contendios, incorporando dicho índice al general delinventario, haciendo una advertencia sobre su existencia con una nota a pie de página. El manejo y la consulta casi obligada de estos legajos para todos los investigadores se eliminará de esta forma. También para estos casos y con carácter complementario se puede sacar una relaqción de contenido que podrá colocarse alprincipio, dentro del legajo. 4.6.1.2.1.8. Indice general. Complemento de este Inventario será también obligado un índice general con las mismas características señaladas para el caso de Secciones desorganizadas. Al terminar este apartado quiero remitirme, con miras ilustrativas, a las tareas de reinventariación que se están llevando a cabo en las Secciones de la Audiencias indianas en el Archivo General de Indias (41).

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4.6.2. Archivos Administrativos Distinta es la situación en el caso de archivos de instituciones vigentes que siguen produciendo enla actualidad documentación. En primer lugar las series están abiertas y continuamente se enriquecen y aumenta el número de sus unidaes de instalación, y en segunda lugar muchas de ellas son suceptibles de expurgo. Analicemos las diferentes etapas desde la remisión de fondos por los distintos negociados de una institución, pasando por el ingreso, instalación, hasta la inventariación. Como premisas fundamentales debe existir una estrecha colaboración entre cada una de las dependencias productoras y remisoras de documentos al Archivo central y el archivero,. Aquéllas deben ser conscientes de que el valor del documento que producen no termina con su vigencia administrativa, sino que existe un valor histórico que ha de determinar el técnico de archivos. De esta mentalizacíón quizá te quepa una gran parte a este último. La colaboración entre las dependencias y el archivon central debe plasmarse en la adopción de una terminología única, tras la aceptación bilateral de unos criterios unánimes por parte de aquéllas y de éste. También puede considerarse como previa la elaboración por parte del archivero de un cuadro de clasificación orgánico-funcional que refleje el organigrama de la institución, sus actividades y las series documentales que son reflejo de cada una de éstas últimas. De este cuadro deberá existir una copia en cada dependencia. En el caso de creación de una nueva actividad con la aparción consecuente de una nueva serie documental , la dependencia debe comunicarlo al archivero, para que éste la incorpore al cuadro de clasificación. A efectos orientativos, tanto para unos y otros, serán datos importantes a consignar endicho cuadro y junto a cada una de las series, comprobado y estudiado por el archivero su valor histórico, la indicación mediante un signo convencional de si son susceptibles de expurgo (42). Para los fondos de la Diputación Provincial de Sevilla henos adoptado el asterisco como signo convencional. Al archivero corresponde la elección del tipo de ordenación (materias p. e. para exptes. de oposiciones y concursos, onomástica, para exptes. personales, geográfica, para expedientes forestales, cronológicagica para presupuestos, etc.) para cada serie, que indicará, también mediante siglas convencionales junto a la indicación de expurgo, (M 0.G.T.)

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Cuadro de clasificación de fondos del Negociado de PUBLICACIONES de la Diputación Provincial 0. SERVICIOS o UNIDADES CENTRALES 0.6. PUBLICACIONES 0.6.1. Concurso «Archivo Hispalense» 0.6.1.1. Expediente concurso anual «Archivo Hispalense»

(T)

0.6.1.2. Libro de Actas. 0.6.2. Ediciones 0.6.2.1. Expedie0.6.3.8. Libro de cajantes concursos ediciones

(T, M)

0.6.2.2. Informes sobre public.

(M)

0.6.2.3. Propuestas y presupuestos de gastos

(T)

0.6.2.4 Justificantes de mandamientos de pago

(T)

0.6.2.5. Justificantes de gastos

(T)

0.6.3. Distribución 0.6.3.1. Correspondencia

(T)

0.6.3.2. Renovaciones y apertura de suscripciones

(0)

0.6.3.3. Indices de suscriptores

(0)

0.6.3.4. Indices de canjes y donativos

(0)

0.6.3.5. Copias de facturas venta publicaciones

(T)

0.6.3.6. Relaciones y justificantes de envíos de certificados

(T)

0.6.3.7. Libro diario 0.6.3.8. Libro de caja

Sería de interés que dentro de la dependencia administrativa exista siempre un funcionario encargado de la conservación documental y de su remisión al archivo Central. La colaboración y el entendimiento entre aquéllas y éste, se canalizará a través de dicho funcionario. El negociado debe conservar la documentación que produce, durante cinco años, ordenándola en unidades archivísticas y de instalación, que al cabo de este término remitirá al archivo central. Pasado el plazo de los cinco años se enviarán al archivo los fondos (paquetes, carpetas o libros) adjuntando con ellos una hora de remisión, por triplicado, firmada por el encargado del servicio remitente, enlas que adempas de la fecha del envío y del negociado a que correspondan, se relacionarán, por orden cronológico, las unidades archivísticas, su contenido somero y sus fechas límites, amén de las indicación de la fecha de la caducidad administrativa, en cada caso.

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Correponde al archivero la recepción del fondo remitido y la comprobación del contenido con las hojas de remisisón, adjuntas. Confrontados uno y otras, y corregidas las hojas de remisión de ser necesario, se instalarán por orden de llegada, separadamente los libros de los legajos a los que se darán una numración correlativa, en cada caso. Tras haber indicado en cada uno de los ejemplares de las hojas de remisión el número de orden de ingreso y de instalación dentro del archivo (signatura) para cada ibro o para cada legajo, junto con la referencia de la indicación de los dígitos de la clasificación a que pertenezcan cada serie o series de cada unidad, se devolverá firmado un ejemplar al negociado correspondiente, quedando los otros dos en el archivo (lámina 3), uno para unir a la totalidad de las hojas de remisión recibidas, por orden cronológico de ingreso, y el otro cronológico. En todo momento tendremos así controlados tanto los fondos pertenecientes a cada negociado en especial, como los totales de la institución en general. A partir de la información facilitada por estas hojas de remisión, confeccionaremos los siguientes instrumentos de trabajo: a) un doble fichero o registro topográfico de unidades de instalación (uno para legajos y otro para libros). Cada ficha correponderá a una unidad de instalación, legajo o libro con su númro de orden y los datos precisos mínimos de la serie o series correspondientes que contenga: Libro, 5465 INTERVENCION Registro y Archivo a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso Legajo, 5826 PERSONAL Personal a. 1971-74. Actas Comisión de Personal a. 1971-76 Expedientes de concuso-oposición b) Un fichero-inventario de series documentales cuya estructura, mediante fichas de difeentes colores que respondan: al organismo o dependencia productora, a las funciones o actividades y a las series documentales, refleje el cuadro de clasificación que responda al organigrama de la institución (Ministerio, Diputación, Ayuntamiento, etc.) (43). Siempre que haya una nueva remesa de fondos de una dependencia, después de hacer la ficha del registro topográfico habrá de redactarse otra, consultando directamente el contenido de cada unidad de instalación, correspondiente a la información precisa según vimos: en el caso de expedientes personales, por órden alfabético de apellidos, CONTRERAS GARCIA, Juan. Auxiliar administrativo. leg. 52, 0.3.1.1.

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en el caso de expedientes de oposiciones o concursos, por orden alfabético de materias: aparejadores, asesores jurídicos, archiveros, etc., seguidas del año correspondiente. Secretario General. 1955 Expedientes de oposición-concurso Leg. 540, 0.3.1.2. en el caso de presupuestos, por drden cronológico: 1963. Presupuesto Ordinario Cuenta general Leg. 6121,5.1.1.2 De esta forma la documentación que vaya ingresando en el Archivo central, automáticamente tendrá su sitio dentro de los sistemas de organización y ordenación adoptados. Como vemos, si el soporte físico de un nventario de una Sección histórica son los folios manuscritos, mecnografiados o impresos, el inventario de una Sección Administrativa ha de hacerse en fchas, dado la condición de series abiertas. Sólo en el caso de fijas unas fechas topes y cerrar el período "administrativo" para pasar al "histórico" podremos volcarlas en folios e incluso imprimirlas. Como complemento de estos instrumentos, deberá existir un índice general (onomástico, geográfico y de materias) que remita con la indicación de los dígitos de la clasificación al fichero-inventario de la serie documental correspondiente: CONTRERAS GARCIA, Juan. 0.3.1.1 El inventario después de pasar por las distintas etapas indicadas, en cada caso, cumple no sólo las finalidades de control y de localización, sino también la finalidad orientativa e informadora para el archivero y para el investigador, quedando encuadrado en una clasificación, sea la que fuere la elegida, y completado con los índices. Cualquier tipo de documentación histórica o administrativa tiene así su lugar en el sitio que le corresponde. No debe quedar después de esto ningún lugar a duda, acerca de la importancia del inventario como primordial instrumento archivístico. En el caso de Archivos administrativos, concebidos así los inventarios, el catálogo huelga. La guía únicamente completará la información de los inventarios. Ojala que con este trabajo consiga de alguna manera revalorizar al Inventario que hasta ahora era el hermano pobre del Catálogo. Y me arriesgo a afirmar que si puede existir un «archivo sin guías y sin catálogos no puede haberio sin inventarios. 5 .CATALOGOS 5.1. Concepto y elementos esenciales Ya indicamos al principio que la nota específica de este instrumento es hacer objeto de la descripción a la pieza documental, entendiendo por tal, tanto al documento suelto, considerado como 103

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documento principal (Real Cédula, Real Provisión, carta, consulta, escritura de poder, testamento, escritura de venta, etc.), como a la unidad archivística (expediente) Lamayor o menor extensión dada a la descripción, al particularizar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos que van con él o al detallar cada uno e los documentos integrants del expediente, no afectaran desde luefo a la esencia del catálogo, dando por descontado que éste ofrezca los elementos necesarios. Theodoro Shellenberg en su obra: "Técnicas descriptivas de Archivos" se detiene en analizar, en general, los elementos indispensables de esa descripción aplicada a las piezas documentales, pero siempre desde el punto de vista de la documentación moderna. Yo voy a exponer mi criterio, de acuerdo con mi experiencia en unos campos documentales concretos, que podrá ser tenido en cuenta, junto a otros, a la hora de preparar esas normar que tan necesarias son. Los elementos indispenables referidos a las piezas documentales para que un catálogo tenga el carácter de tal, son los siguientes: fecha completa (año, mes, días, lugar) tipología documental (diplomática y jurídica) y tradición documental autor destinatario asunto datos externos (folio, medidas, materia escritoria, conservación) seigantura (depósito, unidad de instalación, número de orden). Estos son los datos precisos mínimos. Pero hay que señalar que si la catalogación en bibliotecas, es decir la individualización de la pieza bibliográfica está perfectamente reglamentada por lo que respecta a los elementos esenciales, a su colocación e incluso al tamaño de las fichas, no,existen reglas adoptadas con un criterio general por lo que respecta a los documentos. Es cierto que la casuística en los segundos quizá sea mayor que en las obras impresas, sobre todo teniendo en cuenta que muchas tipologías están por estudiar y que los documentos no son piezas aisladas como los libros. Pero a pesar de esto, creo que la.aceptación de estos elementos precisos mínimos, la fijación de determinadas normas en cuanto a su uso y de reglas incluso en cuanto a colocación (derecha, izquierda) de datos (fecha, signatura), podrían llevar al establecimiento de una normativa homóloga, salvando las distancias, a las de las bibliotecas. Hasta la fecha una ficha descriptiva de un mismo documento, en muchos casos de los mismos elementos, puede parecer distinta al ser redactada por diferentes personas. Es un hecho innegable la diversidad de modelos -me refiero a los datos esenciales,.no a los particulares de cada tipolojgÍa- que ofrecen los catálogos publicados. Cualquiera puede llevar a cabo la experiencia y comprobarlo por sí mismo, amén de que muchos de los que se dicen Catálogos no reúnen los requisitos necesarios o en todo caso se trata de inventarios con denominación de catálogos o bien no son ni unos ni otros. Como norma general puede decirse que un Catálogo no podrá relizarse teniendo como base la ordenación de las unidaes de nstalación. 104

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Habrá que, partiendo del sistema de ordenación de la serie (cronológia o alfabética) adoptar ese orden para el catálogo. Tendremos entonces el catálogo conolótico, que es el más frecuente, y el alfabético. Me explico. Si nos proponemos hacer un catálogo de cartas de un virrey indiano, a lo largo de la elaboración es cierto que describiremos una por una, cada carte del virrey dentro de cada legajo, y terminado éste iniciaremos la del segundo legajo. Pero concluida la descripción total de cada uo de los legajos de esa serie, las fechas habrán de ser ordenadas totalmente y no parcialmente, por legajos. Hay bastantes catálogos publicados con este criterio erróneo, desdem punto de vista, que no cumplen con su fnalidad primordial de facilitar el acceso ala documentación. Es frecuente en estos casos que los años se repitan en varios legajos y el investigador ha de ir saltando de un legajo aotro para poder competar los documentos relativos a un año determinado, cuando respetando el orden cronológico de los documentso la localización será inmediata y total para todos los de unas mismas fechas. La incorporación de documentos de iguales característcas, dispersos enotras series, podrán ser añadidos fácilmente al Catálogo. La indicación de la signatura correspondiente facilitará su localización. La finalidad orientativa se cumple así mejor y no tomando como base la ordenación numérica de las unidades de instalación que más parece tender a controlar la documentación que a orientar. 5.1.1. La fecha En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada documento, la fecha completa del mismo: año, mes, día, lugar situándola en la parte superior izquierda, en el orden indicado, es decir en orden inverso al que figura en el documento, en una misma línea. Hay quien sin embargo, prefiere colocar el día antes que el mes, teniendo en cuenta que el año va a quedar indicado con carácter general al principio de cada página del catálogo impreso (44). Estamos a punto de decidir de una vez para siempre, también en estas cuestiones accesorias, el establecimiento de una norma. ¿Pero cuál? La expresión del año y del día ha de ser en cifras arábigas, aunque en el documento aparezcan en letras. En el caso de dataciones por otros sistemas han de reducirse a la cristiana. En cuanto al mes ha de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar. El lugar debe escribirse con ortografía moderna y completado con cualquier indicación particular con que venga acompañado (así: Sevilla, en la casa de la Contratación). Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferentes etapas la actio o de la conscriptio. Como ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Consejos creados por la dinastía austriaca que, en determinados momentos, indican hasta 4 fechas (la del acuerdo, la de la pusta por escrito, la de la lectura, la de su publicación (45). Hay que preferir la de la puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto. En el caso de faltar la indicación del año como es frecuente en las peticiones del XVI, XVII, y XVIII, puede indicarse la fecha del año de referencia más cercana (en este caso específico, la de su presentación en el Consejo que no suele faltar) o bien el año aproximado que por el contexto o por las personas a que van dirigidad o las que firman pueda deducrise. En un caso o en otro habrá de escribirse entre corchetes (data archivística). 105

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Cuando cataloguemos expediente habrán de indicarse las fechas límites del mismo, años primero, de la indiciación (no de los antecedentes) y último, de la resolución. Cuando se trate de una cuenta de una renta, por ejemplo, se destacará el año o años a que se efieran los datos de la cuenta, no a la fecha de la puesta por escrito de la misma que suele ser bastante posterior, incluso de bastantes años después. Al describir un testimonio de autos, podremos optar según los casos por la fecha de la copia, si lo que nos interesa destacar es el carácter de copia o bien las fechas límites de los documentos que integran el testimonio, como en el caso de un expediente. Lo que sí es claro es que, adoptado un criterio y otro para un mismo grupo de documentos, no podemos alterarlo y cambiar. Junto a la fecha no debe indicarse ningún otro tado, como puede ser el número de orden dentro dela unidad de instalación. Este dato ha de figurar sin duda como el elemento complementario de la signatura. 5.1.2. Tipología documental La descripción del tipo documental es neesaria aunque sólo interese el contenido, el asunto, ya que al tratar de localizar e identificar el documento a que se refiere la ficha de catalogación es imprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materiaizado por escrito el contenido. De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos obtenidos de una consulta del Consejo de Indias tendrá unas perspectivas diferentes de los vertidos en la Real Provisión despachada como consecuencia de aquella consulta. La primera nos darpa una visión más fría, más oficial, más gestora, la segunda una visión más fría, más oficial, de un mismo asunto. La tipología documental tiene dos acepciones, la diplomática y la jurídica. Una Real Provisión (tipología diplomática) puede ser vehículo de expresión de un nombramiento, de una ejecutoria, de una naturaleza (tipología jurídica) (46). El formulario, las cláusulas diplomáticas de la Real Provisión serán semejantes en todos estos documentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto, según se trate de un título, de la relación de una ejecutora de un pleito, o de una ejecutorial de un obispo, o de la concesión de una naturaleza, adoptarán unas fórmulas determinadas que indicarán unos datos condicionados por el asunto jurídico de que se trate. Así en el caso de una Ejecutoria: la relación pormenorizada del pleito en la motivación (cláusula diplomática) de la Real Provisión será preceptiva. Y a la inversa, una libranza (tipología jurídica) puede venir en forma de Real Cédula o de carta acordada. Como archiveros hemos de preferir la aceptación deiplomática, no dejando de expresar también la jurídica, ya que con la indicación expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de los datos que delimitan al documento. La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación determinad por los estudios realizados por los diplomatistas o por la legislación que ha establecido sus características y no por la denominación equivocad, en algunos, de la época. Me estoy refiriendo al hecho frecuente en el XVIII de confusión al designar determinados documentos perfectamente estudiados en su formulario desde la Edad Media. Así las Reales Provisiones, nombradas frecuentemente Reales Cédulas. 106

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A título de ejemplo quiero traer aquí lo siguiente: La confirmación de todos los privilegios concedidos por la corona a los corredores de Lonja sevillanos está fechada por una Real Provisión de Felipe IV, dada en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos que circularon en la época llevan una cubierta en la que designan al documento como Real Cédula. (47) Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipología, de esas designaciones genéricas, frecuentes en determinados momentos, de: privilegios, despachos, órdenes, disposiciones. Hay que precisar diplomática y jurídicamente qué son. Así, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar la tipología diplomática en primer lugar, seguida de la jurídica: escritura de poder escritura de venta A veces la jurídica para una mejor redacción queda embebida en la descripción, después del destinatario /Real Cédula-instrucción/: Real Cédula a Fulano dándole instrucci6n para el desempeño de su oficio. o bien /Real Provisión-nombramiento/: Real Provisión a Fulano nombrándolo virrey de Nueva España. pero no: Título de virrey de Nueva España a Fulano. Hay documentos, en general para los considerados "lato sensu", para los que no hay duplicidad de aceptación tipológica. El mismo término suele englobar a los dos. Por ejemplo las cartas, las peticiones, las consultas. Cuando estemos realizando catálogos de estas series específicas no será preciso repetir en cada asiento su tipología. El título genérico del Catálogo: catálogo de cartas, por ejemplo, suplirá tal indicación expresa, y en estos casos las fichas de cada uno de los documentos iniciarán la descripción por la indicación del autor. En el caso de documentos notariales cuando el nombre genérico de escritura o carta acompaña a cualquier negocio jurídico, puede suprimirse adoptado como única denominación de la tipología, el determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de venta, de testamento, de poder, respectivamente). En el caso de unidad archivística no existe variación notable: Expediente de confirmación de una encomienda (tip. diplomática)

(tip. jurídica)

Como dato complementario de la tipología documental ha de precisarse la tradición documental. Pero sólo será precisa la indicación expresa en el caso de copias, en sus diferentes acepciones, o minutas, teniéndose por originales los que no lleven ninguna indicación en contra.

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Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicación en el caso de ser necesaria. ¿Al principio, precediendo a la tipología diplomática, o al final del párrafo descriptivo y entre paréntesis?: Copia Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contratación para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva España. O Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contratación para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva España (copia) La forma es indiferente pero puede también adoptarse una normativa que definitivamente se incline por uno u otro criterio. 5.1.3. Autor y destinatario Los datos inmediatos y siguientes al de la tipología han de ser los del autor y destinatario del documento. Han de constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, si vienen expresos en el documento. En cuanto a la preferencia por el nombre o el cargo, vuelve como en.otras ocasiones a plantearse la falta de adopción de criterios uniformes. Yo me inclino por indicar en primer lugar el nombre y a continuación el cargo, por el hecho de ser este el orden normal de expresión en la documentación. Lo que no puede sin embargo de ninguna manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad del trabajo o continuamente. No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se encuentran incompletos. Lo óptimo será indicar ambos y en caso de no constar, averiguar con datos bibliográficos (índices, repertorios) de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una investigación profunda. Claro que siempre que los datos seanproducto de esa averiguación posterior han de indicarse entre corchetes. La expresión del nombre del autor en el caso de documentos reales, es preceptivo si se trata de documentos medievales, no lo es en muchos tipos documentales, a partir de los Reyes Católicos, cuando la denominación del documentos implica la autoría dela persona regia, sobre todo en períodos en que no existe dificultad de averiguación de tal persona. Así no es preciso especificar que se trata de una Real Cédula de Carlos III o una Real Provisión de Felipe V, pongo por caso. Hay que escribir los nombres como norma general tanto de autores cmomo de destinatarios con ortografía moderna. En los documentos notariales podrá añadirse, según criterio, tras la indicación de la materia o asunto la persona del escribano ante quien se hizo la escritura. En cuanto al destinatario, una observación. Existen documentos dispositivos tramitados a instanca o petición de parte, generaqlmente los que tratan de cuestiones de gracia y merced (48) o generados de oficio. La distinción aparte de otras circunstacias, radica en que los de parte implican una doble dirección expresa en el documento: una al beneficiario de la disposición y otra, a la autoridad encargada de su cumplimiento. ¿Qué dirección habría que indicar, este caso en la ficha de catalogación? Será preciso expresar, salvo excepciones, la persona del beneficiario.

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5.1.4. Asunto o materia Es en este punto donde precisar reglas es mucho más difícil que en los otros. Pero sí se pueden consignar unas normas de carácter general a efectos de orientación. Hay que partir de la base, como ya dije al principio de que el catálogo nunca sustituirá al documento, por lo tanto la relación o resumen del asunto no debe ser nunca extensa, tanto que en algunos casos llegue a la transcripción. Hay que resumir con precisión, claridad y concisión, indicando el tema central sin detenerse en circunstancias laterales o anecdóticas, eludiendo adjetivos inútiles como por ejemplo la real persona de S.M.», o bien, expresiones como carta firmada de. Los nombres de lugares o de personas deben expresarse con ortografía moderna. Conviene no utilizar abreviaturas. Se adoptarán unos criterios similares de redacción para cada asunto de los q ue se repitan con frecuencia (libranzas, peticiones, consultas de proposiciones de cargos, etc.). Así por ejemplo: Real Cédula a Juan Pérez dándole licencia para pasar a Indias. En casos parecidos repetir la fórma de expresión, cambiando únicamente los nombres del destinatario y del destino; pero no, cuando haya que catalogar otro documento semejante, poner: Real Cédula a Fulano concediéndole permiso para que pueda pasar a Indias. No se intercalará el asunto entre la tipología y el destinatario. No será correcto pues. Real Cédula concediéndole una ayuda de costa a Fulano. -mejor será-: Real Cédula a Fulano conediéndole una ayuda de costa. En el caso de expedientes, a pesar de su volumen, hay que resumir danto el asunto clave o central sobre el que verse la unidad archivística, sin extenderse en exceso. Pueden adoptarse dos criteros, resumir utilizando un sólo párrafo descriptivo, por ejemplo: Expediente de confirmación de una encomienda en Popayán a Fulana o bien indicar este párrafo descriptivo y a continuación pormenorizar cada una de las piezas de que conste el expediente, muy brevemente, y siguiendo el orden de la tramitación reflejada en dicho expediente. Ejemplo de este segundo tpo de catálogos de expedientes es el: Catálogo de Estado, sección IX del A.G.I. Siendo este instrumento modelo de descripción de expedientes, sin embargo, omite el párrafo descriptivo incial que debe ser preceptivo para una mejor clarificación para uso del investigador, que puede perderse en unos asentos de fichas pormenorizados que, por extensos y por falta de una más clara composición tipográfica, lo obligan a una lectura larga que podía ahorrarse si al principio de cada siento existiera un párrafo descriptivo, resumen del asunto, aunque luego se relacionaran cada una de las piezas integrantes. Claro es que en el caso de expedientes uniformes, que pudiéramos considerar tipos, como pueden ser los «expedientes de provisión de empleos» o los «expedientes de confirmación de nombramientos», la explicación inicial sobre el tipo de dicho expediente, eludiría la pormenorización en cada uno de ellos.

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5.1.5. Datos externos Se refieren a circunstancias materiales, externas del documento que pueden ser el número de folios o páginas, las medidas, la materia escriptoria o la conservación. El que no debe faltar es el primero y cuando va solo, suele añadirse a renglón seguido del texto que resume el asunto. En general es el único que suele indicarse en la documentación moderna. Las medidas son preceptivas en documentos cuya antigüedad así lo requiere, escritos en materia que no sea papel, y también en series como la de Mapas y Planos, grabados o estampas. La materia escriptoria se especificará siempre que no sea papel (pergamino, tela). En cuanto a la conservación, para cuya indicación suelen adoptarse siglas (B, R. M.) es frecuente en documentos medievales o en documentos modernos en los que sea conveniente resaltar deterioros notables. 1. 6 Signatura El último dato a consignar al hacer la descripción de una pieza documental es su ubicación en el depóstio y a ser posible dentro de la unidad de instalación. Serán pues datos imprescindibles las siglas pertenecientes al Depóstivo (A.G.S.; A.G.I.; A.H.N. A.M.S., etc.) el nombre de la Sección (Guatemala, Clero, Consejo Suprimidos, etc.), el tipo y número de la unidad de instalación (libro, 5; legajo, 408) y finalmente, si es posible,el número de orden dentro de dicha unidad si ésta está ordenada (número, en caso de legajo, y folios o páginas en caso de libros). Así tendríamos por ejemplo: A.G.I. Consulados, leg. 92, 3 A.G.I. Indiferente General, leg. 418,1.o 2, fol. 3v. 5.1.7. Otros datos: Los Anejos Muchos catálogos suelen hacerse eco de la documentación que acompaña al documento principal objeto de la descripción a la que nos hemos venido refirendo. En efecto estos documentos principales, en bastantes casos, vienen unidos a documentos que acompaña el autor como justificante a lo dicho en el principal y a documentos que incorpora el destinatario y que corren unidos al principal para una mejor resolución. La relación de estos documentos puede incorporarse a la descripción del principal realizada de acuerdo con las normas que hemos venido exponiendo. Generalmete estas relaciones suelen venir ordenadas cronológicamente y limitarse al mero enunciado del documento, su fecha y número de folios, sin indicar contenido. No faltan los catálogos que abundan en relacionar estos documentos indicando incluso el contenido. Y los hay que al hacer la relación de estos anejos los introducen con la designación de Acompaña o de corre unido de acuerdo con el criterio expuesto. En esto, que son datos accesorios, como en otras cuestiones falta uniformidad de criterios. Soy partidaria, no de suprimir estas relaciones, pero sí de limitar al máximo su descripción y la información sobre ellas. Los Catálogos que se detienen en describir cada uno de los anejos con un pormenor semejante al principal suelen ser farragosos, mermándoles su finalidad primordial que es la de facilitar el acceso a la documentación.

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5.2 Catálogo cronológico y Catálogo alfabético En todo lo que llevo expuesto me he estado remitiendo a la catalogación de piezas documentales cuya ordenación requiere el sistema cronológico que sin duda será el más frecuente, como dijimos al principio. Sin embargo, existen series que para una mejor utilización requieren un orden alTabético, así las de "Pruebas de ingreso en órdenes militares", «Expedientes de limpieza de sangre», «Relaciones de méritos y servicios», «Expedientes personales», etc., en cuya descripción lo que interesa destacar es el nombre de la persona a quien van referidos. En estos cacos el dato onomástico encabezará la ficha, en lugar de la data, y se eludirá la indicación genérica de la tipología documental (relación de méritos yservicios, expediente de ingreso en tal Orden, etc.) Lo homogeneidad de estas series, a la hora de la descripción de cada una de las piezaa, hace posible una simplificación general casi reducida a listas alfabéticas de nomres de personas (49). El resto de los datos informativos puede someterse a un proceso mecanizado fácil. En cuanto a los datos diplomáticos pueden suplirse con una introduccón que haga el esudio en este sentido de las unidades archivísticas específicas de que se trate. 5.3 Catalogación de series facticias Consideración aparte merece el caso de series facticias cuya catalogacón requiere otros datos o mejor otros términos de expresión y ciertas variantes, como pueden ser las de "Mapas y Planos", las de "Sellos", "bulas", etc. En general stas series suelen tener una catalogación más normalizada. Son piezad que han sido desglosadas de piezad documentales o de unidades archivísticas que pueden pertenecer a varias series documenmentales de secciones diferentes, cuya separación ha sido impuesta por razones de conservación. Como regla general en estos casos hay que describir individualizadamente las características especiales de cada unidad, en la que juegan un papel importante los aspectos externos (tamaño, tintas, materia, etc.) junto con la indicación expresa en cada caso de la documentación a la que estuvieron unidos. La normativa para su descripción no se ajusta a las de los testimonios escritos que hemos venido considerando. Y frente a la carencia de reglas impresas para éstos, como hemos visto, sí suele haberlas para estas series. Los datos específicos que no deben faltar en la ficha catalográfica de una pieza de una serie de «Mapas y planos» son (50): fecha; Tipología de la documentación gráfica: mapa,’plano, croquis, dibujo, etc.; tradición documental; título o resumen del contenido; autor de la pieza; aspectos materiales

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a) internos (toponimia, escalas, coordenadas, etc.); b) externos (materia, medidas, etc); documentación de procedencia; signatura. La normativa particular para la catalogación de sellos es la siguiente para cada ficha (51). Agrupados por el titular, han de indicarse: Año; materia, forma, tamaño; estado de conservación, impronta; descripción del sello con transcripción de la leyenda (anverso y reverso); extracto del documento de donde procedan y su fecha completa; signatura. En estos casos es preceptiva la inclusión de "testigos" enlas unidades de instalación de procedencia (hojas testimoniales de la salido de la pieza, con la indicación de la signatura en la serie facticia a donde se ha llevado). 5.4 La mecanización aplicada a los catálogos La realización de catálogos lleva aparejada el consumo de muchas horas de trabajo y no puede correr paralela a la fuerte demanda actual de instrumentos de descripción ni satisfacer las necesidades crecientes de la investigación. La aplicación de las computadoras a nuestros fondos quizá sería el remedio para salvar este problema, multiplicando los catálogos y ahorrando horas de esfuerzo. Series tan importantes como las de consultas, las de cartas, las de cedularios, las de¡ Registro M sello, sometidas a un proceso mecanizado, tras un análisis profundo para estudiar las facetas de normalización, podrían ser puestas al público rápidamente. Es evidente que a cada serie habrá de aplicarse, según sus características, un programa, elegido tras el estudio de las tipologías diplomáticas y jurídicas de la misma, de su génesis documental y de las instituciones que las produjeron y sometido por último a una serie de aspectos formales fijados por los técnicos en Informática. Es obvio que de esta forma los trabajos sobre diplomática moderna, que precederían siempre al Catálogo, serían los primeros beneficiados de la aplicación de este tratamiento a los fondos. Hasta ahora en España, los intentos realizados en este sentido (Protocolos notariales, Catastro del marqués de la Ensenada) no llegan a la particularización documental: no se apuntan tipologías ni se desciende al contenido. Creo que hay que llegar a más para lograr un catálogo mecanizado que cumpla las finalidades informativas y orientadoras. Se me ocurren los datos que podrían vaciarse de determinadas series: en las de «Expedientes de confirmación de encorniendas» aparte de las fechas, los datos de los beneficiarios y de los lugares 112

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de la encomienda; en la de «cuentas» aparte de los años, el ramo determinado de la Hacienda (alcabalas, almojarifazgo, azogues, tributos) y el lugar geográfico a que correspondan; en la de "relaciones de méritos y servicios", los nombres de los interesados; enla de "copias de erecciones de iglesias, de ejecutoriales de obispos y de presentaciones eclesiásticas" sólo los nombres de las iglesias en los primeros y de nombres de interesados enl os segundos; en la "Expedientes sobre concesión de emleios políticos y militares" la relación de los designados y la enumeración de los oficios y enla de "Expedientes de confirmaciones de oficios vendibles y renunciables" la lista de los solicitantes y la relación de oficios, etc. Estudio más detenido han de merecer series como las de consultas o las de cartas y expedientes por la gran diversidad temática que ofrecen. Sobre la aplicación de la mecanización a la serie de cedularios hay un reciente estudio (52). 6. INSTRUMENTOS AUXILIARES DE DESCRIPCIÓN Junto a los instrumentos de descripción, propiamente dichos, guías, inventarios, catálogos, otros intrumentos auxliars: los índices y el registro. Mientra el primero no puede concebirse solo, sino cuya existencia presupone cualquiera de los instrumentos de descripción y a su vez completa la eficacia de aquéllos hasta el punto de que un catálogo pierde su eficacia si carece de índice, el registro es un instrumento auxiliar que no presupone la existencia de otro instrumento, pero cuyos datos serán la base del inventario. 6. 1. Índices No voy a entrar a explicar las reglas para la formación de índices alfabétícos: onomásticos, geográficos o por materias (53), pero sí insistir en que el valor de cualquier Instrumento de descripción queda multiplicado cuando está completado con un índice general. Como regla común hay que huir de los índices particulares (uno para materias, otro para lugares, otro para personas). Los tipos tipográficos pueden marcar la distinción de unos y de otros (negrita, cursiva, redonda). Los índices informan sobre nombres de personas, lugaros o materias ordenados alfabéticamente para su inmediata localización enla guía, en el inventario, en el catálogo. La indización es tarea común con respecto a cualquiera de los instrumentos mencionados. El índice de una guía o de un catálogo ha de remitir necesariamente a las voces del texto por lo que respecta a los nombres de personas o de lugares, en cuanto a las materias de interpretación, el juicio y la síntess juegan unpapel importante para expresar conceptos precisos que lleven al investigador a una información correcta. Al referirnos ala elaboración del índice general de un inventario podemos decir que es el resultado de diferentes procesos de recogida de información, en primer lugar el índice remitirá a las voces de personas, lugares y materias del texto del inventario, en segundo lugar se recogerán las voces del contenido resultante de la revisión que nos haya sido precisa realizar al inventariar o reinventariar determinados legajos por su carácter no genérico de una serie; en tercer lugar se indicarán las voces informativas de carácter general del contenido de legajos misceláneos (54). En estos dos últimos caso las voces han de ir precedidas de un Vid que puede abreviarse V (55).

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6.2 Registro Quiero llamar la atención sobre el otro instrumento auxiiar, que no alcanza la categoría de instrumento de descripción, pero que es de un gran valor, más para el archiveroque para elinvestigador. Se trata del registro que es una relación topográfica que enumera las unidades de instalación por orden de ingreso. Insisto en que se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (Sección, serie, pieza). Su finalidad es fundamentalmente de control, de aquí la ayuda que pueda prestar al técnico de archivos en este sentido y no al historiador al que no compete el control. Estos registros son más frecuentes en los depósitos de documentación administrativa vigente que en los históricos, ya que ordenadamente recogen según el número de ingreso en el archivo las unidades de instalación. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o uno solo cuando no existe separación en la instalación de unos y de otros. El soporte físico podrá ser un libro o bien un fichero. Yo quiero manifestar mi preferencia en el caso de archivos administrativos, por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitución de fichas en el caso de «expurgos», Son muy frecuentes las ocasiones en que se confunde un registro con un inventario. Los denominados, equivocadamente «inventarios topográficos» no son más que registros. Los datos del asiento individualizado de cada unidad de instalación habrán de constatar en primer lugar el número de orden, la calidad física de la unidad (libro o legajo), a continuación la indicación de la procedencia (negociado, oficina, etc.) y la descripción del contenido de una manera breve con expresión de las fechas límites. Estos registros ofrecen la cuantificación de unidades de instalación en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados. 7. CENSOS (56) No puedo dejar de áludir por último otro instrumento de la tarea archivística que requiere una consideración. aparte por sus características especiales. Se trata de los censos de archivos. Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de control. En cuanto a su objeto no son los documentos en sí, sino los depósitos documentales. Son particularmente amplios y sobrepasan los límites de los fijados para una guía. Si ésta puede referirse a un conjunto de afrchivos con determinadas características específicas como pueden ser las de su calidad (eclesiásticos, nobiliarios, privados), a un archivo en particular (guía de la Sección de Clero del A.H.N.) el censo abarca dentro de los límites geográficos muy amplios ( una nación, unareligión, una provincia) toda la diversidad cualitativa de sus archivos. Los censos nos permiten conocer el número total de archivos (padrón o lista), el estado de conservación de las fuentes históricas en ellos conservadas, su accesibilidad (dirección, horario), presentándolos en una panorámica total y sencilla. La descripción sólo desciende a las fechas límites del conjunto. En los censos se noshace patente la existencia de fuentes y su dispersión, alejados muchos de los grandes depósitos conocidos pero que no por eso deben ser ignorados. Con los censos, siguiendo a Vicenta Cortés (57) se evitará la pérdida de documentos al ignorar su existencia y se tratará de aprovechar su información.

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(1) THEODORO SCHELLENSERO: Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba, 1961. (2) VICENTA CORTÉS ALONSO: Archivos de España América. Materiales y para un manual. Universidad Complutense, Madrid, 1979. Pág. 13. (3) SCHELLENBERG, la en obra citada, señaló los objetivos y la finalidad de un programa descriptivo. Por mi parte en un breve trabajo, en prensa.,en el Boletfn de Archivos de Córdoba (Argentina) también me he pronunciado sobre la Planificación de los instrumentos de descripción. (4) El problema terrninológico planteado en las primeras décadas de la centuria por W. G. Leland y Víctor H. Paisits, continuado por H. JENKINSON en su trabajo: The problems of nomenclature in Archives (Journal oí the Society of archivista, 1, 1959), sigue denunciado por Schellenberg (ob. cit. pág. 3 y ss.) y permanece en la actualidad sobre el tapete. En el VII Congreso Internacional de Archivos celebrado en 1972 en Moscú quedó patente la cuestión: vid. M. FRANCO BILJAN: Les Instruments de recherche des archives au service de la science. Archivum, no XXIV, 1976, pág. 153 y ss. (5) C. CRESPO NOGUEIRA: Terminología de archivos: Instrumentos de trabajo, «Homenaje a Federico Navarro», Boletín ANABA, 1973, pág. 89. (6) Ministére des affaires culturelles: Manuel d'Archivístique, París, 1970, pág, 243. (7) C. CRESPO NOGUEIRA. Ob. cit. (8) Han transcurrido tres años más y la situación no ha cambiado, por lo que mi planteamiento sigue estando en pie en 1982. (9) Manuel d'Archivistique. Ob. cit Pág. 243. (10) Checoslovaquia tiene también establecidos estos tres instrumentos: guía, inventario y catálogo. Dr. MICHAEL KUSIK: La reglamentation des intruments de recherch d’archives en Tchécoslocaquie. Archivum, XXIV, Pág. 182. (11) V. CORTÉS ALONSO, Ob. cit. Cfr. "Observaciones sobre los alchivos", Pág. 51. (12) ANTONIO M.a ARAGÓ CABAÑAS y M.a JOSEFA LOZANO RINCÓN: Unidad documental y unidad archivística. Boletín ANABA, no. 55, julio-diciembre, 1969. (13) Una clasificación no demasiado consistente de los fondos, pero tradicional, del A.G.I. las hace aparecer actualmente como subsecciones. (15) Vid. MANUEL VÁZQUEZ: Auxiliares descriptivos (Inventario y Guía) C.I.D.A. (mecanografiado) Córdoba, Argentina, 1978, cap. IV: "Cómo hacer una guía". (16) Sirvan como ejemplo las Guías de nuestros Archivos Generales (A.H.N., Simancas, A.G.I., Corona de Aragón). (17) A. HEREDIA HERRERA: Guía de los fondos del Consulado de cargadores a Indias, «Archivo Hispalense», Sevilla, no., 183, 1977, págs. 87-111 y «Guía de los fondos de la Audiencia de Quito: descripción de sus series». en Organización y descripción de los fondos de la Audiencia de Quito del A. General de Indias, Historiografía y Bibliografía americamistas", vol. XXI, Sevilla, 1977, ágs. 139-165.

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(18) V. CORTÉS ALONSO. Ob. cit., en "Congreso de Archivos, celebrado en 1960 en Estocolmo". (19) El Profesor MANUEL VÁZQUEZ en su trabajo ya citado Auxiliares descriptivos I (Inventario y Guía), publicado por el centro interamencano de archivos, Córdoba, 1978, trata de establecer la normativa para hacer tanto una guía general como una guía especial. (20) Vid. nota 17. (21) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Archivística, Inventarios y Catálogos. Boletín ANABAN, no. 2, Madrid, 1980. (22) EUGENIO CASANOVA: Archivística, Siena, 1928. (23) A. HEREDIA HERRERA: Catálogo de las consultas del Consejo de Indias. Dirección General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1972. (24) Catálogo de documentos de la Sección noveno del Archivo General de Indias. Vol. 1, Sevilla, 1949. (25) Vid. Cuadro de clasificación que precede al Inventario de los fondos del Consulado del Archivo General de Indias. Ministerio de Cultura, Madrid, 1979, págs. 17-21. (26) Quiero insistir en que cuando utilice las denominaciones convencionales de Archivo Histórico y Archivo Administrativo, primordial con que los documentos son utilizados en uno y otro, no perdiendo nunca de vista que ambos depósitos participan del carácter administrativo e histórico de su documentación. (27) Pongo por caso la idocumentación de los Consulados de comercio, el de cargadores a Indias, creado en 1543, y el consulado Nuevo de Sevilla, creado en 1874 que hoy forman la Sección XII del A.G.I., hoy ya definitivamente organizada. (28) Es el criterio de reinventariación que se está siguiendo en la actualidad con algunas Audiencias indianas, en el A.G.I. (29) Cfr A. HEREDIA HERRERA: Organización y descripción de los fondos de la Audiencia...Ob. cit. pág. 27. (30) Cfr. A. MATILLA TASCÓN: Cartilla de organización de Archivos. Boletín Dirección General de Archivos, Madrid, y Aurelio Tanodi: Inventarios, Catálogos, Indices, CIDA, Córdoba, 1978, folios 9-10. (31) A. TANODI y MANUEL VÁZQUEZ: Ob. cit., págs. 11-12, (32) Ministerio de Justica e negocios interiores: O preparo de inventarios preliminares. Río de Janeiro, 1959. (33) EDUARDO SIERRA VALENTI: El expediente administrativo. Esbozo de tipología documental. Boletín ANABAD, n.- 2, abril-junio, 1979, pág. 70. Cfr. tb. Introducción del: Inventario de la Sección de Diversos del A.G.1. Madrid, 1980. (34) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Un problema para la conservación: el acceso masivo a los fondos. Boletín de Archivos no. 4, Madrid, 1980. Con anterioridad se había dejado sentir este problema en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Moscú en 1972: «aujourd’hui 116

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comme demain, le chercheur doit obligatoirement posseder un minimum de connaissances pour l’exploitation des fonds», son palabras de M. Franjo Biljan en dicha reunión. Cfr. Archivum, XXIV, pág. 166. (35) Manuel dArchivistique, Ob. cit. pág. 243. (36) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Clasificación y ordenación, principios y técnicas. En «Archivística: estudios básicos», Diputación Provincia¡, Sevilla, 1981. (37) THEODORO SCHELLIENBERG: Archivos Modernos, Traducción de M. Carrera Starnpa, México, Cfr, cap. Principios de clasificación. (38) Cfr. M. FRANJO BUJAN. Archivum, XXIV, pág, 156. (39) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Inventario de los fondos de Consulados del Archivo General de Indias, Madrid, 1979. (40) Me estoy refiriendo en estas normas de reinventariación al caso de las Audiencias indianas, pero la situación puede repetirse en otras Secciones y las reglas ser aplicables a casos similares. (41) Actualmente pueden servir de ejemplo la reinventariación de los fondos de la Audiencia de Panamá que está llevando a cabo Manuel Romero Tallafigo y la realizada en las Audiencias de Quito y Filipinas por la autora de este trabajo. Ambos archiveros presentaron comunicaciones sobre sus proyectos en el Simposio sobre: Documentación y Archivos de la colonización española, celebrado en la Rábida, en octubre de 1979, cuyas actas han sido publicadas por el Ministerio de Cultura en 1980. (42) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Manual de organización de archivos de corporaciones locales. El Archivo de la Diputación de Sevilla. Subdirección General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1980. (43) Ibídem. (44) Como ejemplos del primer caso tenemos la obra: Documentos relativos a la Independencia norteamericana, existentes en los Archivos españoles, vol. 2, Madrid, 1976 y del segundo el Catálogo de las consultas del Consejo de Indias, ya citado. (45) JOSÉ J. REAL DIAZ: Estudio diplomático del documento indiano, Sevilla, 1970, págs. 99 y ss. (46) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo de Indias: sus tipos documentales (siglo XVII) A.E.A., tomo XXIX, Sevilla, 1972, pág. 3. (47) ANTONIA HEREDIA HERRFRA: Los corredores de Lonja en Sevilla y en Cádiz «Archivo Hispalense» tomo LII-LIII, n.o 159-164, enero-diciembre, 1970, págs. 187. (48) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Los cedularios Ob. cit., págs. 5-6. (49) Cfr. M.* ANGELES PÉREZ CASTAÑEDA y M.a DOLORES COUTO DE LEÓN: Pruebas para ingreso de religiosas en las Órdenes de Santiago, Calatrava y Alcántara, Ministerio de Cultura, Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980.

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(50) Me remito a las normas de catalogación para la serie de Mapas y Planos de] A.G.I., fijadas por nuestra compañera M.a ANTONIA COLOMAR ALHAJAR en su trabajo: «Introducción al Estudio de la Sección de Mapas y Planos», en Documentación y Archivos de la Colonización española, Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980, tomo I. (51) ARACEU OUGUERI NAVARRO. Catálogo de Sellos de la Sección de Sigilografía del A. H. N., Direccón General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva las mismas normas que las del Catálogo de los sellos españoles de la Edad Media, editado en 1921, de don Juan Menéridez Pidal. (52) ANTONIA HERED:A HERRERA: La mecanización de series documentales: los cedularios indilanos, Boletin de Archivos, n.o 7, Madrid, 1981. (53) Dirección General de Archivos y Bibliotecas: Instrucciones para la redaccIón del Catálogo alfabético de autores y obras anónimas en las Bibliolecas del Estado, Madrid 1964. (54) A título de ejemplo voy a referirme a la serie de Impresos curiosos de la Sección XII o Consulados del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de remisión,sobre alsuntos diversos, de la Audiencia de Filipinas, también del A.G.I.. (55) Este criterio lo hemos aplicado en el índice del Inventario de los fondos de Consulados del A.G.I., Madrid, 1979. (56) Actualmente la Subdirección General de Archivos está llevando a cabo un proyecto de censo en varias provincias españolas. Cfr. MANUEL ROMERO TALLAFIGO: El Censo-Guía de los archivos de la provincia de Sevilla. "Archivo Hispalense", Tomo LXII, n.o, 191, Sevilla, 1979, págs. 9.45, (57) VICENTA CORTÉS ALONSO: Panorama de las fuentes documentales de Andalucía, Actas del I Congreso de Historia de Andalucía, Fuentes y Metodología, Córdoba, 1978, págs. 3-34.

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