CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO
M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012
A pesar de la multiplicidad de situaciones de que tratan, productos o finalidades que persiguen, todos los proyectos guardan entre sí ciertas características comunes tales como:
a) son finitos en el tiempo, esto es, el conjunto de actividades definidas para la obtención de una finalidad o propósito se sitúan entre un inicio y un fin, especificados: b) son esfuerzos singulares, en el sentido de que las acciones que los definen no son ni repetitivas ni homogéneas.
c) Desde el punto de vista organizacional establecen requisitos gerenciales propios, en la mayoría de los casos incompatibles con la estructura y funcionamiento de la organización convencional. Típicamente, en los esquemas de organización de proyectos sus líneas funcionales cruzan muchas líneas de flujo de información y jerarquía de la organización matriz. Archibald, Russel D. Manual do administrador de proyectos
d) Un proyecto puede abarcar un solo departamento, una organizaci贸n o cruzar los limites de una organizaci贸n para abarcar joint ventures o alianzas entre firmas. e) El proyecto termina cuando los objetivos han sido alcanzados. f) El equipo de trabajo se crea para el proyecto y se desbarata cuando termina.
Ejemplos de Proyectos Típicos a) b) c) d) e) f)
Desarrollo de un nuevo producto. Cambios de estructura o estilos de administración. Diseño de un prototipo. Desarrollo de un nuevo sistema de información. Construcción de una obra pública. Introducción de un nuevo procedimiento.
1 FORMULACIÓN
2 ANÁLISIS PRELIMINAR
3 EVALUACIÓN DEL PROYECTO ANTES DE EFECTUAR LA INVERSIÓN
4 TOMA DE DECISIONES
5 EVALUACIÓN DEL PROYECTO A LO LARGO DE SU FASE OPERATIVA (CICLO DE VIDA) 6 RETROALIMENTACIÓN HACIA PROYECTOS FUTUROS
I. FORMULACIÓN DEL PROYECTO
1.1 IDEA 1.2 ANÁLISIS DEL ENTORNO 1.3 DETECCIÓN DE NECESIDADES 1.4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 1.5 CONSECUENCIAS DE NO REALIZARLO 1.6 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEL PROYECTO
FORMULACIÓN DEL PROYECTO Formular un proyecto es estructurar su conceptualización dejando claro su propósito, objetivo, posibles resultados, alcances, proceso, materias primas y conveniencia de realización.
Identificación de la Idea La idea central del proyecto surge a partir del conocimiento del entorno y de sus necesidades, mediante el análisis de la información existente por parte del grupo de trabajo en esta etapa sólo se utiliza el criterio común, la experiencia y el conocimiento de los integrantes del grupo.
FORMULACIÓN DEL PROYECTO
Elementos principales que apoyan la idea Demanda. Disponibilidad de Materia Prima. Beneficios esperados. Necesidades no satisfechas. Tecnología.
GERENCIA DE PROYECTOS
LOS PROYECTOS Y SUS REQUISITOS GERENCIALES
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La importancia que los proyectos tienen para la competitividad a largo plazo de las organizaciones, han obligado a revisar el concepto de gerencia y a formular esquemas de organización especialmente orientados a la ejecución de proyectos. El nuevo campo abierto dentro de las ciencias administrativas es conocido como Gerencia de Proyectos o Administración de Proyectos.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de Proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades, herramientas y técnicas a las actividades involucradas en los proyectos a fin de cumplir con las necesidades y expectativas del cliente, de los usuarios o de los inversionistas. Esto implica establecer un balance entre los alcances, los tiempos, el costo, la calidad y los resultados.
Cuando la Administraci贸n de Proyectos se aplica a situaciones que tienen que ver con la operaci贸n de organizaciones existentes se habla de la Administraci贸n por Proyectos, que trata de aplicar las ventajas que ofrece esta disciplina en los problemas normales de la empresa.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Integraci贸n de Proyectos Desarrollo del plan. Ejecuci贸n del Plan
Control Total.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Alcance Planeaci贸n. Definici贸n. Verificaci贸n. Control Cambio del alcance.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Tiempo Definici贸n de Actividades. Secuencia de actividades. Estimaci贸n de la duraci贸n. Desarrollo del Programa. Control del Programa.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Costos Planeaci贸n de Recursos. Estimaci贸n de costos. Presupuestaci贸n. Control de costos.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos
Calidad Planeaci贸n. Aseguramiento. Control.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Recursos Humanos
Planeaci贸n Organizacional. Reclutamiento. Desarrollo del equipo de Trabajo.
Areas del conocimiento de la Administración de proyectos Comunicaciones
Planeación. Distribución de información. Reportes de desempeño.
Areas del conocimiento de la Administraci贸n de proyectos Riesgo
Identificaci贸n. Cuantificaci贸n. Desarrollo y control.
Areas del conocimiento de la Administraciรณn de proyectos Procuraciรณn de Materiales
Planeaciรณn. Requerimiento. Selecciรณn. Administraciรณn de Contratos. Finiquitos.
GERENCIA DE PROYECTOS
La estructuración de esta nueva disciplina se apoya, fundamentalmente, en la revisión y actualización de enfoques en las tres áreas básicas de la administración:
a) la estructura organizacional; b) el gerente del proyecto, como elemento central del proceso de gerencia; c) los instrumentos de gerencia;
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Diversas disciplinas han contribuido al nacimiento y gradual consolidación del nuevo enfoque en la Administración de Proyectos, entre las que cabe mencionar : a) La teoría de sistemas
b) La investigación de operaciones c) La administración por objetivos d) La teoría de las decisiones e) El análisis financiero f) Análisis de impacto social y ecológico
GERENCIA DE PROYECTOS
a) La teoría de sistemas aporta una visión integral de proceso administrativo, ofreciendo una contribución metodológica para analizar y resolver los problemas inherentes. b) La investigación de operaciones provee el instrumental lógico y matemático para tratar los problemas de decisión c) La administración por objetivos ofrece una filosofía del comportamiento organizacional así como de una metodología para avanzar en el proceso administrativo, orientado a la consecución de los objetivos del proyecto.
GERENCIA DE PROYECTOS
d) La teorĂa de decisiones ofrece un cuadro de referencia sobre las condiciones externas que enmarcan el problema de toma de decisiones, distinguiendo tres aspectos bĂĄsicos : Confiabilidad, Riesgos e Incertidumbre.
GERENCIA DE PROYECTOS
Simón clasifica las decisiones en dos grandes categorías:
a) decisiones programadas
b) decisiones no programadas
Los problemas administrativos relacionados con la gerencia de proyectos pertenecen en su mayoría, a la última categoría
GERENTE DE PROYECTOS
CARACTERÍSTICAS GENERALES
El gerente de proyecto debe ser una persona de cualidades multivalentes, no necesariamente sobresalientes, con un gran sentido de equilibrio en el uso de sus esfuerzos personales. A sus conocimientos técnicos, que no necesitan ser altamente Especializados, debe unir una gran capacidad de organización y buena dosis de creatividad personal y liderazgo.
RESPONSABILIDAD DEL GERENTE Ejecutar dentro de los plazos y costos previstos un proyecto, a fin de alcanzar el resultado final. Este resultado puede consistir en instalaciones, bienes o servicios. CAPACIDAD DEL GERENTE: Debe tener sensibilidad para detectar situaciones de comportamiento dentro de su organización, habilidad para establecer el necesario diálogo y cooperación entre los diferentes grupos y capacidad de síntesis que le permita resumir rápidamente los principales problemas que caracterizan el complejo global del proyecto.
FUNCIONES DEL GERENTE DE PROYECTOS
A) Planificar y programar las actividades. B) Organizar los medios. C) Dirigir y controlar las operaciones de ejecuci贸n. D) Mantener contacto con los participantes e interesados en el proyecto.
AUTORIDAD
Las funciones antes descritas sólo pueden ser desempeñadas satisfactoriamente por el gerente del proyecto si se le confiere una autoridad proporcional a su grado de responsabilidad. La Autoridad depende de: A) El modelo de gerencia adoptado B) El grado de formalización C) El modo y eficiencia con que se ejerce esa autoridad Por lo general, el Gerente tiene autoridad para establecer una política de recompensas al personal que trabaja en el proyecto, para promoverlos, retenerlos o exonerarlos, según convenga.
APTITUDES DEL GERENTE DE PROYECTOS A) Capacidad de liderazgo B) Capacidad de adaptaci贸n C) Sentido de equilibrio D) Capacidad de improvisaci贸n E) Facilidad de comunicaci贸n F) Habilidad para resolver conflictos
AUTORIDAD, LIDERAZGO Y FLEXIBILIDAD La coordinación logra una simbiosis de elementos formales e informales en la búsqueda de la integración de esfuerzos. Para ejercer esta función el gerente de proyectos necesita tener autoridad dada por su posición jerárquica en la organización, por sus conocimientos técnicos y cualidades personales y, al mismo tiempo, debe ser un auténtico líder. El proyecto requiere de una dirección flexible, una coordinación sin tensiones excesivas y cierto clima de entusiasmo dentro del equipo de trabajo.
ÉXITO DE LOS PROYECTOS
Existen diversas opiniones sobre la definición del éxito de un proyecto Un proyecto exitoso es el resultado de una gerencia de proyectos de excelencia. Hace veinte años se consideraba que un proyecto exitoso era aquel que alcanzaba más o menos su objetivo principal.
ÉXITO DE LOS PROYECTOS
Después se consideró que un proyecto exitoso era aquel que llegaba a su objetivo, en tiempo y de acuerdo al presupuesto planeado. Recientemente se considera que además de lo anterior debe cumplirse con criterios de calidad, con suficiente flexibilidad y sobre todo con la satisfacción del cliente.
METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
ANÁLISIS
ANÁLISIS
DEL
TÉCNICO
MERCADO
OPERATIVO
RETROALIMENTACIÓN
ANÁLISIS ECONÓMICO FINANCIERO
ANÁLISIS
SOCIOECONOMICO
RESUMEN Y CONCLUSIONES DECISIÓN SOBRE EL PROYECTO
ORGANIGRAMA MATRICIAL P R E S I D E N T E
Administrador de programas Manufactura Marketing Finanzas
I y D. Personal
P M 1
P M 2
P M 3
EJEMPLO 2 Presidente Proyectos Finanzas
Manufactura
IngenierĂa
ORGANIZACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS Administrador General Administrador de Proyectos Administración de contratos
Ventas
Personal
Contabilidad
Manufactura
Accounting
Relaciones con el cliente
Ingeniería
Manufactura
Personal Ingeniería
ORGANIZACIÓN TÍPICA DE UN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Calidad
Adquisiciones
Manufactura
Planeación
Contratos
Ingeniería
Finanzas
Administración de Proyectos
Vicepresidente Proyecto 5
Vicepresidente Proyecto 4
Vicepresidente Proyecto 3
Vicepresidente Proyecto 2
Vicepresidente Proyecto 1
DIAGRAMA TÍPICO DE ORGANIZACIÓN PARA UN BUFETE INDUSTRIAL
Presidente