LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Control de Proyectos
M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012
CONTROL DE PROYECTOS El Sistema de Información
El proyecto requiere que el proceso
•Planeación •Seguimiento •Control Sea permanente hasta su conclusión
CONTROL DE PROYECTOS El ciclo Planeaci贸n-Seguimiento-Control Consiste en planear, verificar el avance, comparar el avance real con lo programado y tomar las acciones correctivas que procedan. El reporte y seguimiento es un flujo hacia arriba, en tanto que la autoridad Se ejerce de arriba hacia abajo
CONTROL DE PROYECTOS
Seguimiento Es la recolección, Registro y Reporte de INFORMACIÓN de todos los aspectos de un proyecto
CONTROL DE PROYECTOS Sistema de seguimiento
•Identifica Factores Clave •Verifica Avances del Plan. •Monitorea avances, Costos, Tiempos y uso de Recursos.
CONTROL DE PROYECTOS
EL PROCESO DE SEGUIMIENTO SE BASA EN EL PLAN DE ACCIÓN
CONTROL DE PROYECTOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS PMIS •Es un software especializado para control de proyectos •La mayor parte está basado en PC´s •De menos hay 35 diferentes paquetes Evaluación Revisar documentación Experimentar con el tutorial Alimentar datos Modificar datos
1 Hacen PlaneaciónProgramación 2 Actualizar plan y hacen seguimiento 3 Programan automáticamente los recursos
CONTROL DE PROYECTOS
Recomendaciones para seleccionar software •¿Proyectos grandes o pequeños? •¿Cuánta gente participa? •Grado de complejidad? •Quién usará el paquete? •Familiarizados con ruta crítica e información?
LO MÁS IMPORTANTE ES EL USUARIO
CONTROL DE PROYECTOS
EL CONTROL DE PROYECTO es la habilidad de reducir las diferencias observadas entre la realidad funcional de un sistema y la forma en que se planeo.
CONTROL DE PROYECTOS
LOS PROCESOS BÁSICOS SON:
•Detección del comportamiento del sistema. •Comparación entre la realidad y lo planeado. •Determinación de las cuasas que originan las diferencias.
CONTROL DE PROYECTOS
EL CONTROL SE ENFOCA A LOS SIGUIENTES TRES ELEMENTOS DEL PROYECTO •Comportamiento •Costo •Calendario
CONTROL DE PROYECTOS PAPEL DEL CONTROLADOR El papel del administrador del proyecto es establecer los contoles que estimulen los resultados que se esperan y desalienten las desviaciones.
CONTROL DE PROYECTOS
El control como una funci贸n de la administraci贸n. RESPUESTAS AL CONTROL
Las reacciones individuales a los diversos tipos de control afectan los niveles de motivaci贸n. En general la respuestas al control se ajusta a una de tres formas.
CONTROL DE PROYECTOS 1. Participaci贸n activa y positiva a la consecuci贸n de metas 2. Participaci贸n pasiva. 3. Participaci贸n activa pero negativa o resistente a alcanzar el Objetivo. Usualmente la resistencia no es hacia el objetivo, si no hacia de las actividades que conducen al objetivo.
CONTROL DE PROYECTOS EL CONTROL COMO UNA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN REACCIONES INDIVIDUALES DEPENDEN DE VARIOS FACTORES: 1. Los mecanismos específicos de control utilizados 2. La imagen individual. 3. La tolerancia y disponibilidad a ser controlados. 4. La naturaleza del objetivo que se busca. 5. La valoración del peso del objetivo. 6. La capacidad de lograr el objetivo.
CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL CIBERNÉTICO FUNCIONA AUTOMÁTICAMENTE
Configuración
Complejidad
- SENSOR DE ESTADOS - COMPARADOR CONTRA ESTANDAR - DETECTOR DE DESVIACIONES - EJECUTOR DE DECISIONES
-PRIMER ORDEN -SEGUNDO ORDEN -TERCER ORDEN
CONTROL DE PROYECTOS CARACTERÍSTICAS
1. Primer orden 2. Segundo orden 3. Tercer orden
1.1 Operación simple. 1.2 Estandar sencillo. 2.1 Operación más compleja. 2.2 Estándares modificables por Programa. 2.3 Facultad para aprender 3.1 Operación más sofisticada 3.3 Inteligencia incorporada 3.4 Facultad para aprender 3.5 Reacción a lo imprevisto. 3.6 Participación humana.
CONTROL DE PROYECTOS
TIPO DE PROCESOS 1. Control cibernético. 2. Control Continuar –no continuar (Go-No Go). 3. Control a posteriori.
CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN
RESUMEN OBJETIVO DEL CONTROL *Se enfoca a tres variables del proyecto: cumplimiento de objetivos, costo y calendario. *El control de proyectos es parte del ciclo planeación-monitoreo-control. *Sus propósitos son dos: • Regular los resultados mediante acciones correctivas •Utilizan eficientemente los recursos físicos, humanos y financieros de la organización.
CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN
MOTIVACIÓN •Los sistemas de control tienen una relación muy estrecha Con la motivación individual. * Deben ser congruentes con los resultados esperados, y de bajo costo.
CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN TIPOS DE CONTROL 1. Cibernético funciona automáticamente y es de tres grados diferentes de sofisticación. 2. Continuar- No continuar. 3. Control a posteriori que consiste fundamentalmente en un informe que contiene: Objetivos, metas, resultados finales y recomendaciones.
CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL CONTINUAR-NO CONTINUAR •Se utiliza en cualquier etapa del proyecto con el objeto de alentar sobre problemas potenciales a fin de aplicar la acción correctiva. •Es un proceso objetivo que sirve para conocer si se cumplen las condiciones preventivamente especificadas.
CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL CONTINUAR- NO CONTINUAR •Basta con determinar el cumplimiento oportuna de Especificaciones respecto a: -Las salidad del proceso. -EL costo del proyecto -El calendario de ejecución. *Operan sólo por voluntad del administrador del proyecto.
CONTROL DE PROYECTOS REQUERIMIENTOS PARA EL CONTROL: -Plan del proyecto. -Especificaciones del proyecto. -El calendario de ejecuci贸n. -Calendario detallado. -Presupuesto programado.
CONTROL DE PROYECTOS CONTROL A POSTERIORI “DESPUES DEL NIÑO AHOGADO SE TAPA EL POZO”. •Se aplican al termino del proyecto. •Se orientan a mejorar las posibiliades de proyectos futuros. Se aplica por medio de un informe que contiene: -Los objetivos del proyecto. -Los presupuestos, punto de control y de referencia. -Resultados del proyecto. -Recomendaciones sobre desempeño y perfeccionamiento del proceso.