ENFOQUE BASADO En PROCESOS M.C. e Ing. José LuCIano sauCedo sILva agosto-2013
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
El enfoque basado en procesos es un mĂŠtodo de probada eficacia y rentabilidad que separa las actividades realizadas en la empresa en bloques de procesos.
PROPÓSITO Contribuir a la difusión de esta metodología para interpretación de mapas de relaciones.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS El enfoque basado en procesos está estrechamente relacionado con el ciclo de Deming, ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar - Actuar) Así los procesos de la empresa se engloban en 4 etapas cíclicas que se repetirán constantemente para aplicar la mejora continua. Este enfoque en procesos es considerado como el mejor método para abordar la integración de los sistemas de gestión
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
El esquema PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), nĂşcleo de la mejora continua
CARACTERÍSTICAS DE UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001
Las normas de sistemas de Gestión de la Calidad de la familia ISO9000 están basadas en 8 principios de gestión de la calidad los cuales son utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño.
PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque de sistema para la gestión 6. Mejora continua 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
CARACTERÍSTICAS DE UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001
•
Una organización que adopte este enfoque genera confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos y proporciona una base para la mejora continua.
•
Esto nos conduce a un aumento de la satisfacción de nuestros clientes y de otras partes interesadas y el éxito de la organización en procesos”.
CARACTERÍSTICAS DE UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001
•
Una organización que adopte este enfoque genera confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos y proporciona una base para la mejora continua.
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Esto nos conduce a un aumento de la satisfacción de nuestros clientes y de otras partes interesadas y el éxito de la organización en procesos”.
Qué es un proceso? • Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados. INSUMOS TRANSFORMACIÓN
PRODUCTOS Y/ SERVICIOS
ESQUEMA BÁSICO DE PROCESO
INSUMOS
SALIDAS
T
ENTRADAS
SALIDAS
T
ENTRADAS
RELACIÓN CLIENTE PROVEEDOR
T
MAPAS Ó DIAGRAMAS
• Enfocaremos herramienta:
nuestro
curso
Mapas de relaciones
hacia
la
INTRODUCCIÓN QUÉ ES UN MAPA ES UN DIBUJO O DIAGRAMA ACERCA DE LA FORMA COMO LA GENTE REALIZA SU TRABAJO BASADO EN GRÁFICOS SENCILLOS DE CAJAS Y FLECHAS.
Mapeo de proceso REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN PROCESO DONDE SE MUESTRA LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES Y TAREAS USANDO UNA VERSIÓN MODIFICADA DE LOS SÍMBOLOS ESTÁNDARES DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Mapeo de proceso METODOLOGÍA PROBADA Y HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICAR LOS PROCESOS ACTUALES DEL NEGOCIO “TAL Y COMO SON” PARA GENERAR UN MAPA DE “COMO DEBEN SER” LOS PROCESOS Y QUE HACER PARA MEJORARLO.
BENEFICIOS 1. UN MAPA PROPORCIONA A TODOS LOS NIVELES UNA VISIÓN DE CÓMO ESTAMOS Y DONDE PODEMOS MEJORAR; 2. EL MAPEO DE PROCESOS INTERDEPARTAMENTALES;
ROMPE
BARRERAS
3. EVALUAR, ESTABLECER O MEJORAR LAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO; 4. IDENTIFICAR LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA; 5. ORIENTAR A LOS NUEVOS EMPLEADOS; 6. ASÍ COMO ES POSIBLE USAR UNA VARIEDAD DE MAPAS EN UN VIAJE: ATLAS, MAPAS ESTATALES, URBANOS, ETC., TAMBIÉN OCURRE EN UN VIAJE HACIA LA MEJORA CONTÍNUA.
MAPAS DE RELACIONES
MUESTRA LAS PROVEEDORES;
EL NIVEL DE DETALLE ES POCO;
NO MUESTRA LOS PROCESOS DENTRO O ENTRE FUNCIONES;
RELACIONA ENTRE SÍ LAS PARTES DE LA ORGANIZACIÓN;
MUESTRA LOS ENLACES ENTRE PROVEEDORES Y CLIENTES;
RESPONDE A LA PREGUNTA
RELACIONES
ENTRE
CLIENTES
¿ QUE PROPORCIONA LA ORGANIZACIÓN A SUS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS?
Y
¿CÓMO CREAR LOS MAPA DE RELACIONES? 1. Identificar las principales salidas de su grupo, departamento u organización; 2. Identificar a los clientes inmediatos. Estos son aquellos internos y externos que reciben primero las salidas; 3. Hacer una lista de los principales insumos que su grupo, departamento u organización requiere para producir cada una de las salidas principales; 4. Identificar de donde vienen los insumos (quien los proporciona); 5. ¿Cuales son las principales relaciones(insumos/salidas) dentro de su grupo, departamento u organización?
Propรณsito: Nunca perder de vista el objetivo รณ propรณsito PROVEEDORES
4
PROCESO
INSUMOS
3
5 DEPTO.
DEPTO.
A
B
Clientes
Requisitos
Corporativo
Proveedores
SALIDAS
CLIENTE
1
2
โ ขNecesidades de servicios de capacitaciรณn
Clientes
DEPTO.
DEPTO.
C
D
Satisfacciรณn
SERIE DE PREGUNTAS CON BANDAS ROJAS Y VERDES 1. PROCESO CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE TRANSFORMA INSUMOS EN PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
V
2. MAPA ES UN DIBUJO O DIAGRAMA ACERCA DE LA FORMA COMO LA GENTE REALIZA SU TRABAJO BASADO EN GRÁFICOS SENCILLOS DE CAJAS Y FLECHAS.
V
3. LAS FLECHAS INDICAN LA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE INSUMOS O SALIDAS ASOCIADAS CON CADA PASO
V
SERIE DE PREGUNTAS CON BANDAS ROJAS Y VERDES
4. UN MAPA DE RELACIONES INDICA LAS RELACIONES ENTRE CLIENTES Y PROVEEDORES Y SU NIVEL DE DETALLE ES MUCHO
F
5. MAPEO DE PROCESOS REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN PROCESO DONDE SE MUESTRA LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES Y TAREAS USANDO UNA VERSIÓN MODIFICADA DE LOS SÍMBOLOS ESTÁNDARES DEL V DIAGRAMA DE FLUJO.
EJERCICIO MAPA DE RELACIONES PROVEEDORES
4
INSUMOS
PROCESO
3
5 DEPTO.
DEPTO.
A
B
Clientes
Requisitos
Corporativo
Proveedores
SALIDAS
CLIENTE
1
2
•Necesidades de servicios de capacitación
Clientes
DEPTO.
DEPTO.
C
D
Satisfacción
MAPAS RELACIONES ENTRADAS Solicitudes de mantenimiento Especificaciones y/o información. 3) Personal competente y consiente 4) Política Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente, Asignación de recursos 5) Necesidades de mejora de proceso y/o producto, Objetivos 6) Material y/o servicios 7) Información a comunicar . 8) Infraestructura disponible, 9) Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos de las actividades, productos y servicios 10) del PROCESO
SALIDAS
1) 2)
1) 2) 3) 4) 5)
Infraestructura disponible Solicitud de mantenimiento, Personal con necesidad de aprendizaje Desempeño de procesos y/o productos Solicitud de materiales y/o servicios