Planeación y Programación de Proyectos by José Luciano Saucedo Silva

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Planeación. Actividad muy amplia que incluye •Formular Objetivos. •Definir alcances. •Administrar Aspectos Técnicos y Contractuales. •Programar. •Proveer Recursos y Presupuestos. •Organización. •Y Evaluación; entre lo más importante. PROGRAMACIÓN. Determinación efectiva de todas las actividades y la estructuración de sus interrelaciones.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Tres niveles en la definición del proyecto •Nivel 1. Definición de la propuesta. •Nivel 2. Control de proyecto. •Nivel 3. Control de Actividad.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Esquema de Trabajo Es un breve resumen del alcance del trabajo requerido para satisfacer el contrato. Para esto se debe: Conservar un esquema de trabajo sencillo. Mínimo de Actividades y sub-actividades para describir el trabajo.

Mantener un análisis constante de actividades para: • El alcance de los servicios del contrato. •La programación del proyecto. •El presupuesto.

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ACTIVIDAD Es el elemento básico de la programación, debe incluir tres características: •Que pueda precisarse su alcance. •Saber su duración, fecha de inicio y final. •Nivel de esfuerzo a desarrollar.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS PROGRAMACIÓN Depende del tamaño y complejidad del proyecto, además de los recursos computacionales disponibles y del número y capacitación del personal asignado. •La Tabla de eventos básicos. •El diagrama de barras. •Los métodos de ruta critica. •Los sistemas computarizados. •El control de pared.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS Tabla de eventos básicos (milestone) Se hace una lista de las principales actividades del proyecto, definiendo las fechas de terminación de estas en el plan de trabajo con el nombre de las personas responsables. Se aplica en proyectos cortos con pocos participantes y poco correlación entre actividades, ejemplo; la preparación de propuestas a clientes en empresas de asesoría.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Programación del Proyecto ____________ __________________ Clave__________ Proyecto _______________Fecha____ _________ _______________ _____ _ Actividad __________ Fecha de terminación Responsable ok _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ _ __ _

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE BARRAS Se le conoce también como diagrama de GANTT. Se basa en la lista de actividades del proyecto, por cada tarea se pone una barra horizontal que represente su duración precisado su inicio y terminación.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS Tareas 1

2 3 4

Tarea 1

Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5

Tiempo

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS Ruta Crítica Es un método matemático en el que la correlación de las actividades se define y permite analizar el propio programa de las mismas. Consiste en: 1. Listar las actividades y subactividades del proyecto. 2. Identificar la correlación entre las mismas. 3. Definir la duración normal de cada actividad. 4. Integrar la programación del proyecto a través de la red de actividades. 5. Identificar las rutas críticas.

MÉTODO DE LA RUTA CRÍTICA. CPM

Ejemplo. Se proporciona la siguiente designación de actividades. Actividad

Designación

Predecesores Inmediatos

Tiempo (duración en semanas)

Diseño

Construcción

Evaluación de equipo

Pruebas del prototipo

Elaboración del informe de equipo

C, D

Elaboración del informe de métodos

C, D

Elaboración del informe final

E, F

Se construye la red de actividades CPM

F 8

7 A

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Para calcular la ruta crítica se debe definir primero los tiempos mínimos y máximos de inicio y terminación de cada actividad.

Tiempo de inicio mínimo. (ES). Es el menor tiemo posible para el inicio de la actividad. Tiempo de terminación mínimo (EF). Es el tiempo de inicio

EF=ES+ duración de la actividad.......(1)

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Tiempo de terminación máximo (LF). Es el tiempo máximo en que puede terminar la actividad sin retrasar el proyecto

Tiempo de inicio máximo. (LS) es el tiempo de terminación Máximo menos el tiempo necesario para concluir la actividad

EF ES

21 28

28 36

C,7

F,8

A,21

G,2 ES

ES 0 21

B,5

D,2

E,5

21 26

26 28

28 33

36 38

C,7

F,8

A,21

G,2

B,5

D,2

Ruta CrĂtica

E,5

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

EJERCICIO DE RUTA CRÍTICA Encontrar la ruta crítica de un proyecto de “Puesta en marcha de una Planta”; Las activiades agrupadas en grandes grupos de Tareas están Descritas en la Tabla.

a) Realizar el diagrama de las actividades del proyecto. b) Calcular los tiempos de inicio y terminación máximos y mínimos. c) Calcular las holguras. d) Obtener la(s) ruta(s) crítica(s) del proyecto.

(3)

(3) D

(2)

INICIO

(1)

(2)

(9)

(3)

(11) I (1) J

(6)

(4)

L (1)

Puesta en marcha

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

EF=ES+duración de la actividad LS=LF- duración de la actividad Primero se calcula los tiempos de inicio y terminación mínimo. En el orden de las flechas se calculan los ES y EF. Después en el sentido contrario a las flechas se calculan los tiempos de inicio y terminación máximo.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

El nodo inicio se considera con valor Cero El nodo final de puesta en marcha se queda con 17 ya que El nodo “K” tiene el valor mayor de 17.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS A

Tiempo de inicio mínimo (Es)

Tiempo de terminación mínimo (EF)

Tiempo de inicio máximo

Teimpo de terminación (LF)

ES=0 Ef=3

A,3

F,3 ES=3 Ef=5

ES=0 Ef=1

B,1

INICIO

C,6

ES=17 Ef=17

G,9 ES=4 Ef=15

ES=1 Ef=4

E,3

ES=5 Ef=6 ES=0 Ef=6

K,2

ES=5 Ef=14

D,2 ES=0 Ef=0

ES=3 Ef=6

ES=3 Ef=7

H,11

I,1 J,4

ES=15 Ef=16

L,1

Puesta en marcha ES=17 Ef=17

LS=1 LF=4

A,3

F,3 LS=4 LF=6

D,2 LS=0 LF=0

LS=0 LF=1

B,1

INICIO

C,6

K,2

LS=6 Lf=15

LS=15 Lf=17

G,9 LS=4 Lf=15

LS=1 Lf=4

E,3 LS=15 Lf=16

LS=11 Lf=17

LS=12 Lf=15

LS=12 Lf=16

H,11

I,1 J,4

LS=16 Lf=17

L,1

Puesta en marcha LS=17 Lf=17

A,3

F,3 K,2 D,2

B,1

INICIO

E,3

G,9

H,11

L,1

Puesta en marcha

I,1 J,4 C,6

Ruta Crítica Ruta que también deben vigilarse

Holgura 4-3 1-1 17-6 6-5 (lF-EF)

4-4 15-6 15-14 15-1

Resultado 1

d) Para el cálculo de la ruta crítica se calcula todos los caminos posibles y Luego se suman sus holguras; aquellas rutas con holgura cero o de menor Valor serán la ruta crítica.

Continúa 

1). AFK 2). ADGL 3) ADGK 4). ADIL 5). AJL 6). BEHL 7).BEIL 8). C

Holgura= 1+9+0 =10 Holgura= 1+1+1+1 =4 Holgura= 1+1+1+0 =3 Holgura= 1+1+10+1 =13 Holgura= 1+9+1 =11 Holgura= 0+0+0+1 =1 Holgura=0+0+10+1 =11 Holgura= =11

La ruta crítica esta en el No 6 BEHL, también se debe tener cuidado en las rutas 2 y 3 ya que tiene una holgura pequeña en comparación con las demás.

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

PRESUPUESTACIĂ&#x201C;N DE PROYECTOS

Cuatro formas de presupuestar un proyecto 1. 2. 3. 4.

Presupuesto base cero Presupuesto en base a calculo descendente Presupuesto a nivel de personal Presupuesto en base a precios unitarios

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

VENTAJAS Se obliga al gerente a planificar. Se tiene la información esencial para controlar y verificar. Parte de lo compromisos. Permite calcular requerimientos de mano de obra. PRESUPUESTO DESVENTAJAS No se identifican los costos menores sólo BASE CERO lo obvio.

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

PRESUPUESTACIÓN EN BASE A CÁLCULO DESCENDENTE En este presupuesto se parte del final al principio. Primero se investiga el precio de mercado, la utilidad o compensación que se puede obtener, se calcula el número de horas hombre que se pueden asignar, por categoría de trabajo y así sucesivamente hasta concluir la estructura del presupuesto. FINALMENTE SE CONCLUYE SI QUEDA UN PRESUPUESTO LÓGICO Y RAZONABLE.

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

PRESUPUESTO EN BASE A CÁLCULO DESCENDENTE

DESVENTAJAS •No existen niveles de compromiso. •No es muy acorde con criterios de planeación. •No identifica los trabajos que •Pueden hacerse dentro de las disponibilidades financieras. •Puede llegar a requerimientos de mano de obra no razonables.

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

PRESUPUESTO EN BASE A NIVEL DE PERSONAL + Gastos Generales NÚMERO DE TRABAJADORES

Por tarea Por fase Por categoría Por salario según horas-hombre

+Otros Costos Directos

+ Utilidades

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

Presupuestos en base a costos unitarios Se basa en la utilización de datos históricos de precios por tipo de trabajo, para proyectos similares, tomando en cuenta los resultados Finales de tales tareas. Su ventaja es que tales costos son objetivos, aunque no toman en cuanta la Experiencia y el cambio de condiciones.

PRESUPUESTACIÓN DE PROYECTOS

•Ventas •Ingresos •Producción •Material Directos •Mano de obra directa •Hora-Máquina •Mano de obra indirecta •Servicios

•Materiales indirectos •Investigación y desarrollo •Gastos de venta •Gastos de publicidad •Gastos Administrativos •Otros ingresos •Utilidades •Caja •Desembolsos capital

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

•EL presupuesto es el mejor instrumento para la planeación y ejecución •Partidas •Compromiso •Proposiciones •Medición del desarrollo

• Ninguna inversión se justifica a menos que porduzca cuando menos un rendimiento normal que signifique utilidades mayores, a excepción de que sea esencial para mantener las utilidades actuales.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

•La revisión final asegura la información Completa para la evaluación. •VERIFICACIÓN. •Vida económica. •Promedio anual de rendimiento sobre la Inversión.

Alternativas aceptada y rechazadas. Total activos fijos. Valor instalaciones abandonada. Ventas y costos. Liquidación personal. Tiempo recuperación.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

• VERIFICACIÓN. • Antecedentes. • Método de Financiamiento. • Medición de riesgos. • Valor neto en libros de los activos. • Efecto en impuestos.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

• PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO. • Exposición del proyecto al Comité de Presupuesto de Capital. • EL comité aprueba hasta un rango en $. • Discusión a fondo de la propuesta en el comité. • Rangos mayores van al Gerente de Divisón.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

CONTROL DEL PROYECTO Medición del progeso real y de los resultados. No se acepta una desviación mayor al 19%. Se valoran los ahorros. El papel del área financiera es suministrar información. sobre los resultados anteriores, cosotos, rentabilidad, todo ello para afinar los planes futuros.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN •Casi todas las decisones se toman bajo incertidumbre. •Por eso deben usarse técnica probabilísticas por los administradores. • Ejemplo: árbol de decisiones y técnicas MonteCarlo.

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN

ANÁLISIS DE INVERSIONES MEDIANTE ÁRBOL DE DECISIONES. • Se construye un árbol a partir de la decisión inicial. • Cada rama tiene una probabilidad distinta. • Se calculan las utilidades esperadas. • El cuadrado representa el punto de decisión. • Se selecciona la rama que tiene el rendimiento más alto. • Conviene reducir todas las cifras de efectivo a su valor actu

TĂ&#x2030;CNICAS DE OPTIMIZACIĂ&#x201C;N Cuadro 11.1

Suceso casual

Ganancias totales $ 15 millones Probabilidad=0.3 Ganancias totales $8 millones Probabilidad=0.5 Ganancias totales $4 millones Probabilidad=0.2

EJECUCIÓN Y CONCLUSIÓN

Cuadro 11.2

Utilidades esperadas $9.3

Inventario en planta y Equipo $3millones Inventario en planta Utilidades esperadas $6.3 $6.3 $3.5 y equipo $2 millones $5.5

$24 Inventario en planta Y equipo $1 millón

Utilidades esperadas $3.6