Handleiding Notubox

Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 23 oktober 2012 Versie 1.5.7 van de applicatie

NotuBiz Adriaan Volker Huis Oostmaaslaan 71 Postbus 833 3000 AV Rotterdam Telefoon: 0800 – 66 88 249 E-mail: notudoc@notubiz.nl

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 1. De iPad................................................................................................................................................. 4 2. Installatie van de NotuBox-App........................................................................................................... 5 3. Gebruik van de NotuBox-App .............................................................................................................. 7 3.1 Inloggen – NIEUW in versie 1.5.7 .................................................................................................. 7 3.2 De kalender ................................................................................................................................... 7 3.2.1 De legenda aanpassen ................................................................................................ 8 3.2.2 Zoeken in titels agendapunten, documenten en toelichtingen – NIEUW in versie 1.5.7 .................................................................................................................................... 9 3.3 Instellingen .................................................................................................................................... 9 3.4 De agenda .................................................................................................................................... 11 3.4.1 Vergadering in iCal plaatsen ..................................................................................... 12 3.4.2 Agendapunten zoeken.............................................................................................. 13 3.4.3 Een notitie maken bij een agendapunt .................................................................... 13 3.4.5 Live- of archiefuitzendingen bekijken ...................................................................... 13 3.5 Documenten (en hyperlinks) ....................................................................................................... 14 3.5.1 Documenten beheren .............................................................................................. 14 3.5.2 Documenten lezen en annoteren ............................................................................. 16 3.5.3 Zoeken in een document .......................................................................................... 18 3.5.4 Markeren .................................................................................................................. 19 3.5.5 Toolbar tonen/verbergen ......................................................................................... 19 3.5.6 Terug naar de agenda ............................................................................................... 19 3.5.7 Notities maken – NIEUW in versie 1.5.7................................................................... 20 3.6 Notities delen .............................................................................................................................. 21 3.6.1 Groepen aanmaken .................................................................................................. 21 3.6.2 Zelf notities delen ..................................................................................................... 26 3.6.3 Gedeelde notities bekijken ....................................................................................... 29 3.7 Persoonlijk dossier....................................................................................................................... 33 3.7.1 Dossiermappen aanmaken ....................................................................................... 33 3.7.2 Bestanden in het dossier plaatsen ........................................................................... 34 3.7.3 Dossiers bekijken ...................................................................................................... 35 3.7.4 Zelf documenten toevoegen aan het Persoonlijk Dossier........................................ 37 3.9 Fractiemappen............................................................................................................................. 42 3.9.1 Mappen toevoegen aan Fractiemappen .................................................................. 42 3.9.2 Bestanden toevoegen aan Fractiemappen .............................................................. 43 2

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.9.3 Bestanden bekijken via iPad ..................................................................................... 44 3.10 Commissiemappen .................................................................................................................... 44 3.10.1 Mappen en bestanden bekijken in Commissiemappen via webomgeving ............ 45 3.10.2 Mappen en bestanden kijken in Commissiemappen via iPad ................................ 47 3.11 Schriftelijke vragen .................................................................................................................... 48 3.11.1 Overzicht schriftelijke vragen ................................................................................. 48 3.11.2 Schriftelijke vraag selecteren ................................................................................. 49 3.12 Evenementen ............................................................................................................................ 50 4. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken............................................................................................... 52 4.1 Vertrouwelijke agenda’s.............................................................................................................. 52 4.2 Vertrouwelijke agendapunten .................................................................................................... 52 4.3 Vertrouwelijke documenten ....................................................................................................... 53 5. FAQ .................................................................................................................................................... 54 6. Volgende versies................................................................................................................................ 55

3

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

1. De iPad Hieronder treft u een overzicht aan van de buitenkant van de iPad en de benaming van de diverse onderdelen.

Deze beschrijving helpt ons in het vervolg van dit document om zaken verder toe te lichten. Voor een uitgebreide beschrijving van de iPad en haar functionaliteiten verwijzen we u naar de iPad gebruikershandleiding.

4

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

2. Installatie van de NotuBox-App Zet uw iPad aan door de ‘Knop voor de sluimerstand’ enkele tellen vast te houden. Na verloop van tijd krijgt u beeld. Onderaan dit beeld vindt u een schuifknop. Is dit niet het geval, druk dan kort op de ‘thuisknop’. Vervolgens sleept u de schuifknop met uw vinger naar rechts en laat deze los. U komt nu in het thuisscherm van uw iPad:

Op het thuisscherm selecteert u vervolgens de App Store. In het scherm dat verschijnt selecteert u rechtsboven het zoek veld door deze met uw vinger aan te tikken. Er verschijnt een toetsenbord onderaan het scherm waarmee u ‘NotuBox’ invoert.

Na het intypen van ‘NotuBox’ klikt u op de grote ‘zoek-toets’ op het toetsenbord. In uw scherm verschijnen vervolgens twee applicaties: NotuBox en NotuBox 2. U tikt NotuBox 2 aan en gaat naar een vervolgscherm met meer informatie. Links onder het NotuBiz logo staat: ‘GRATIS’. Hier tikt u met uw vinger op. Vervolgens komt er te staan: ‘INSTALLEER APP’. U tikt met uw vinger op deze tekst.

Als uw iPad eerder gekoppeld is aan uw Apple ID, dan gaat de applicatie meteen installeren, anders krijgt u twee opties te zien: ‘Gebruik bestaande Apple ID’ en ‘Maak nieuwe Apple ID aan’.

5

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

U krijgt bovenstaand scherm te zien. U selecteert hier: ‘Gebruik bestaande Apple ID’ als u al een Apple ID heeft. Uw Apple ID (e-mailadres) en wachtwoord vult u in, en u tikt op ‘OK’. De iPad keert terug naar het bureaublad en installeert daar de NotuBox 2 applicatie.

Als u nog geen Apple ID had aangemaakt tikt u op ‘Maak nieuwe Apple ID aan’. U krijgt een lijst met vragen te zien. Na het invullen van alle gegevens op het scherm tikt u rechts bovenin het scherm op ‘volgende’, dit blijft u doen tot uw Apple ID is aangemaakt. Na het aanmaken van uw Apple ID kunt u de NotuBox 2 applicatie installeren.

Als de installatie voltooid is bent u klaar om deze te gaan gebruiken!

Tip: Na installatie houdt u uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox 2 applicatie. U kunt deze nu verslepen naar de taakbalk onderaan. Hierdoor heeft u altijd snel uw raadsinformatie bij de hand.

6

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3. Gebruik van de NotuBox-App 3.1 Inloggen – NIEUW in versie 1.5.7 Om de NotuBox 2 App op te starten tikt u met uw vinger op het logo. U krijgt nu het volgende inlogscherm te zien.

Als het goed is heeft u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft aangemaakt. U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBizcontactpersoon binnen uw organisatie. U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens selecteert u ‘Inloggen’. Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie.

Als u onverhoopt uw wachtwoord vergeten bent, klikt u dan op de link ‘wachtwoord vergeten?’ die u boven de knop ‘Inloggen’ vindt. U wordt dan doorgeleid naar www.notubox2.nl, waar u een nieuw wachtwoord aan kunt vragen (let op! Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet).

3.2 De kalender Na het inloggen krijgt u een kalender te zien. Via de knoppen bovenaan kunt u door de kalender bladeren. De ingeplande vergaderingen worden in de kalender weergegeven met gekleurde stippen.

7

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

U selecteert een datum waarbij een bolletje staat en u krijgt een uitklapmenu te zien met de vergaderingen op die datum. Door te tikken op een vergadering wordt de vergaderbundel geopend.

3.2.1 De legenda aanpassen Als de knop Legenda die rechts in beeld staat naar links wordt geschoven, verschijnt de legenda van uw organisatie. Een voorbeeld hiervan wordt getoond onderstaande afbeelding:

In deze legenda zijn als voorbeeld een aantal bolletjes met bijbehorende namen ingevoerd. Het aantal bolletjes kan per organisatie onbeperkt worden uitgebreid en per bolletje kan een naam en kleur worden gekozen. Deze naam- en kleurencombinaties kan de contactpersoon van uw organisatie doorgeven aan de NotuBox-Helpdesk. Deze zal de combinaties vervolgens invoeren. De optie Overige wordt altijd in de legenda weergegeven. Dit bolletje wordt gebruikt voor agenda’s van vergadercategorieën die niet gekoppeld zijn aan een specifiek bolletje. Deze vergadercategorieën worden automatisch gekoppeld aan het bolletje met de naam Overige en ook zo weergegeven in de legenda. Deze optie is niet te verwijderen uit de legenda.

In de kalender is per dag plaats voor maximaal drie verschillende bolletjes. Mocht de situatie zich voordoen dat er meer dan drie bolletjes op één dag gebruikt worden, dan worden deze vervangen 8

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

door een ster. Deze ster geeft aan dat er dus meer dan drie agenda’s voor deze dag ingevoerd zijn.

Ook de ster staat standaard in de legenda opgenomen en is niet te verwijderen.

Overigens is de legenda voor alle gebruikers binnen de organisatie gelijk. Het is niet mogelijk om per individuele gebruiker een eigen legenda aan te maken.

3.2.2 Zoeken in titels agendapunten, documenten en toelichtingen – NIEUW in versie 1.5.7 Vanaf versie 1.5.7 van de applicatie is in het kalenderoverzicht een zoekveld toegevoegd aan de linkerbovenzijde van het scherm. Hiermee kan gezocht worden in alle titels van agendapunten, documenten en toelichtende teksten die in het lokale geheugen van de iPad zijn opgeslagen.

3.3 Instellingen Onderin het scherm ziet u een icoontje met de naam Instellingen. Als u hierop klikt, krijgt u het volgende scherm te zien:

9

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Inloggen: Zodra u een andere Gebruikersnaam en Wachtwoord invoert, kunt u via deze knop op dit andere account inloggen, zonder de applicatie te hoeven verlaten.

Offline modus: Door de offline modus aan te zetten probeert de app niet langer verbinding te maken met WIFI of 3G-netwerken. U kunt wel gewoon agenda’s en documenten die u reeds gedownload heeft raadplegen. Deze functie is toegevoegd omdat de app soms in situaties wordt gebruikt waarin het WIFI of 3G-netwerk niet goed functioneert, bijvoorbeeld door slecht signaal of teveel gebruikers (denk aan een volle Raadzaal met iPad gebruikers). Omdat de app wel telkens verbinding probeert te maken, gaat deze minder functioneren. Door in dit geval de offline modus te gebruiken wordt dit probleem voorkomen.

Aan het kettingicoontje rechtsboven in het hoofdscherm kunt u zien of u in de offline modus werkt of niet. In de online modus geeft het icoon verbonden schakels weer, in de offline modus zijn

het verbroken schakels.

Help: Door op deze knop te drukken opent zich de gebruikershandleiding via de Safari-browser op uw iPad. Mocht u vragen hebben over de werking of het gebruik van de NotuBox-app, raadpleeg dan eerst de handleiding voor een antwoord op uw vraag.

Leeg cache: Met de optie ‘Leeg cache’ kunt u de gedownloade bestanden weer van uw iPad verwijderen. Uw aantekeningen zullen dan niet verloren gaan, deze blijven op de server bewaard. Let op: Na het legen van de cache kunt u de documenten niet meer offline benaderen. U dient de bestanden daarvoor opnieuw te downloaden.

Koppel deze iPad aan mijn account: Hiermee kunt u ervoor zorgen dat uw account niet met een andere iPad benaderd kan worden. U kunt dan alleen nog op de gekoppelde iPad met uw account inloggen in de NotuBox. Op die manier weet u zeker dat anderen niet met uw account aan de haal gaan. Wanneer u uw account heeft gekoppeld aan uw iPad en dit ongedaan wilt maken, klikt u in het instellingenmenu op ‘Ontkoppel deze iPad van mijn account’. U kunt dan ook weer op andere iPads inloggen.

U kunt uw account ook ontkoppelen door in te loggen op www.notubox2.nl. Hierna komt u in het startscherm waar u uw accountgegevens kunt beheren. Hier staat onder het woord iPad de optie ‘Mijn iPad ontkoppelen’. Hierna is inloggen weer mogelijk op elke iPad. Dateretentie: De functionaliteit Dataretentie bepaalt hoe lang informatie op uw iPad

bewaard blijft. Het bijbehorende scherm wordt hieronder getoond:

10

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

De NotuBox2-applicatie downloadt veel informatie op uw iPad. Na verloop van tijd kan hierdoor het geheugen van uw iPad vol raken. Om dit te voorkomen kunt u aan elk document dat gedownload is in uw NotuBox een van de prioriteiten Laag, Normaal of Hoog toekennen. Standaard krijgt elk document de prioriteit Normaal.

Vervolgens kunt u in het scherm uit Afbeelding 4 de bewaartermijn van de verschillende prioriteiten vaststellen. Standaard zijn de volgende termijnen ingesteld.

- Laag: 14 dagen - Normaal: 90 dagen - Hoog: 365 dagen Door op een prioriteit te drukken kunt u deze termijnen aanpassen. Na het verstrijken van een termijn worden de documenten die bij de betreffende prioriteit horen automatisch uit het geheugen van uw iPad verwijderd. Overigens blijven documenten die verwijderd zijn wel beschikbaar om in een later stadium opnieuw te downloaden.

3.4 De agenda

11

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Na het selecteren van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend.

Aan de linker kant ziet u een overzicht van de agendapunten. Achter deze agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn. Aan de rechterkant ziet u enige algemene informatie betreffende de vergadering.

U kunt terugkeren naar de kalender door linksboven op het kalendericoon te tikken.

3.4.1 Vergadering in iCal plaatsen Rechts in de grijze balk boven de agenda, ziet u een knop met een pijl . Als u hierop klikt ziet u onder meer de optie Voeg toe aan iCal. iCal is de persoonlijke agenda die standaard is ingebouwd in het iOS-besturingssysteem van Apple en is via iPad en iPhone te gebruiken. Door op Voeg toe aan iCal te drukken wordt de vergadering direct in uw agenda geplaatst. Als u de vergadering weer wilt verwijderen, klikt u op de knop Verwijder uit iCal, die op de plek is gekomen van de knop Voeg toe aan iCal. Dit ziet er als volgt uit:

Standaard wordt er één uur voor een vergadering gereserveerd.

12

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.4.2 Agendapunten zoeken Als u op het zoekveld klikt, ziet u dat er een venstertje verschijnt waarmee u kunt zoeken op een specifiek agendapunt. Als u een tekst intikt, verschijnt in het venstertje alleen die agendapunten waar deze tekst in voorkomt. Klikt u vervolgens op dit agendapunt, dan springt u direct naar het betreffende agendapunt in het overzicht van de agenda. Op deze manier kunt u ook in een lange agenda eenvoudig en snel uw weg vinden naar het agendapunt waar u naar op zoek bent.

3.4.3 Een notitie maken bij een agendapunt Na het selecteren van een agendapunt, kunt u op het icoontje rechtsboven tikken om een notitie te maken bij het agendapunt. Er verschijnt een geel notitieblaadje waarop u kunt typen. U slaat deze notitie op door linksboven op Opslaan te klikken.

Nadat u een aantekening gemaakt hebt, verschijnt er rechts van het agendapunt een pictogram met twee blaadjes, zoals in dit geval bij agendapunt 5. Hierdoor vindt u snel uw aantekeningen terug. U kunt de aantekening bekijken door opnieuw op het icoontje rechtsboven te tikken.

3.4.5 Live- of archiefuitzendingen bekijken Indien uw organisatie bij NotuBiz ook diensten afneemt waarbij vergaderingen worden opgenomen en uitgezonden dan is er in de NotuBox-agenda een rechtstreekse link opgenomen naar de betreffende uitzending. U kunt dan de uitzending van de vergadering direct terugkijken of –luisteren via de iPad. Als er op de link Ga naar de uitzending wordt geklikt dan opent de vergadering zich in de Safari-internetbrowser van uw iPad. Hiervoor is het uiteraard wel noodzakelijk dat uw iPad een werkende internetverbinding heeft. De link naar de uitzending wordt alleen getoond als er een uitzending beschikbaar is in een bestandsformaat dat op de iPad afgespeeld kan worden.

13

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.5 Documenten (en hyperlinks) Rechts in de grijze balk boven de agenda, ziet u een knop met een pijl . Als u hierop klikt ziet u onder meer de optie Download alle documenten. Als u hierop klikt worden alle documenten die bij deze vergadering horen gedownload. Als de documenten gedownload zijn blijven deze ook offline beschikbaar. U kunt de documenten dan ook raadplegen en van notities voorzien als u geen internetverbinding heeft, bijvoorbeeld in het vliegtuig of de trein.

NB: Waar de NotuBox tot nu toe alleen PDF-documenten kon tonen, kunnen vanaf versie 1.5.4 ook hyperlinks opgenomen worden in de NotuBox. Deze hyperlinks zijn in de NotuBox opgenomen op dezelfde wijze als een ‘gewoon’ document, maar zijn te onderscheiden door het Safari-icoon in plaats van het PDF-icoon. Door op de hyperlink te drukken opent deze zich automatisch in de Safariinternetbrowser op uw iPad. Uiteraard heeft u een werkende internetverbinding nodig om de links te kunnen openen.

3.5.1 Documenten beheren Achter ieder agendapunt met bijlagen treft u een indicatie aan van het aantal bijlagen. Door op een agendapunt te klikken opent een tweede paneel met een overzicht van de bijlagen. Als het pdf-icoon van de bijlage grijs is, betekend dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet offline in te zien.

Als de bijlage al wel gedownload is dan is het pdf-icoon rood gekleurd.

Achter iedere bijlage staat een plus-icoon, als u hierop tikt krijgt u vijf opties te zien: Open document: U opent het document zodat u het kunt lezen en notities kunt toevoegen. U kunt een document ook openen door op de naam van het document te klikken. Nadat u een document heeft aangetikt krijgt u het onderstaande scherm te zien.

14

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Onderaan het document ziet u een sleepknop. Indien het document meerdere pagina’s bevat, kunt door het document bladeren door het ‘balletje’ onder de pagina te verschuiven. Om het document te openen in fullscreen mode kunt u rechts boven de pagina op het pictogram tikken, of ‘dubbeltikken’ op het document.

Plaats in dossier: Hierover kunt u meer lezen in hoofdstuk 3.7 Persoonlijk dossier.

Verplaats document: Als er meerdere documenten aan een agendapunt gekoppeld zijn kunt u de volgorde van de documenten wijzigen door op Verplaats document te klikken. Achter ieder document verschijnt een extra icoontje waarmee u de documenten omhoog of omlaag kunt slepen.

Als u klaar bent met het verplaatsen van de documenten, tikt u opnieuw op het plusje en op Stop verplaatsen.

Hoge/normale en lage prioriteit: Door bij een bijlage de prioriteit aan te geven, kunt u voor uzelf bepalen hoe belangrijk een bijlage is.

Een bijlage met een hoge prioriteit zal dikgedrukt weergegeven worden. Een bijlage met een lage prioriteit verschijnt grijs in de lijst met bijlagen.

15

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In deze afbeelding: Een document met een hoge prioriteit Een document met een normale prioriteit Een document met een lage prioriteit

3.5.2 Documenten lezen en annoteren Bij het lezen van een document wilt u waarschijnlijk optimaal gebruik maken van het scherm van de iPad. Als u de iPad een kwartslag draait, dan draait het beeld mee, zodat het document optimaal wordt weergegeven.

Boven het document ziet u een toolbar die toegang geeft tot een aantal gereedschappen: Zoeken Notitie maken Markeren Toolbar verbergen Terug naar agenda overzicht Dubbele pagina weergave

U kunt er ook voor kiezen uw openbare documenten in een andere reader te raadplegen: Naast de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-readers die op uw iPad geïnstalleerd zijn worden geopend en bekeken. Door op het rode plussymbool achter een document te drukken opent zich het volgende menu:

16

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In dit menu selecteert u de optie Openen met…. De eerste keer dat u deze optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van deze optie staan beschreven. U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te kunnen gebruiken. Indien u akkoord bent gegaan, wordt het document eerst gedownload in het lokale geheugen van de iPad. Zolang het downloaden bezig is, ziet u hiervan een melding in beeld en kunt u dit eventueel annuleren. Nadat het document is gedownload, wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen met welke reader u het document wilt openen. Zie de volgende afbeelding.

In dit menu worden de PDF-readers getoond die op uw iPad zijn geïnstalleerd. Door een reader te selecteren wordt het document direct in de betreffende reader geopend. NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze externe readers. Het openen met een externe PDFreader is alleen toegestaan bij niet-vertrouwelijke documenten. Vertrouwelijke documenten kunnen alleen met de ingebouwde PDF-reader van NotuBox worden bekeken. Indien u een vertrouwelijk document wilt openen met een externe reader ontvangt u een melding in beeld waarin staat dat dit niet mogelijk is.

17

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Vanaf versie 1.5.6 is een aantal nieuwe functies aan de interne PDF-reader toegevoegd. Deze functies zijn toegevoegd aan de knoppenbalk bovenin de PDF-reader. Dit wordt getoond in de volgende afbeelding:

De eerste nieuwe functie is te vinden onder de knop helemaal links in de knoppenbalk. Dit is de zogenaamde zoomlock-functie. Met deze functie kunt u nadat u heeft ingezoomd op een bepaalde pagina, deze zoomstand vergrendelen. Als u naar een volgende pagina gaat dan neemt deze pagina automatisch weer dezelfde zoomstand aan.

De tweede nieuwe functie is te vinden onder de knop die zich als tweede van links op de knoppenbalk bevindt. Met deze knop kan de weergavewijze van het document worden veranderd.

De knop heeft drie verschillende standen: - Standaard: in deze weergave wordt er één pagina tegelijk weergegeven. Deze weergave is bij het openen van een document standaard geselecteerd.

- Boekvorm: in deze weergave worden de pagina’s getoond als een boek. Net als bij de voorkant van een boek, wordt de eerste pagina van een document nog enkel weergegeven.

Daarna worden de pagina’s dubbel getoond.

- Uitgevuld: als de iPad horizontaal wordt gehouden, dan worden de pagina’s van het document horizontaal in het scherm uitgevuld. Als de iPad verticaal wordt gehouden, dan worden pagina’s verticaal in het scherm uitgevuld.

Het is ook mogelijk om markeringen te maken wanneer op een document is ingezoomd.

3.5.3 Zoeken in een document Om te zoeken in een document tikt u op het vergrootglas. U vult een zoekterm in en tikt aan de rechterkant van het toetsenbord op zoeken.

Er verschijnt een lijst met zoekresultaten. Door een zoekresultaat aan te tikken zoomt u automatisch in op het gedeelte in het document waar dit 18

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

zoekresultaat staat. De tekst wordt ook gemarkeerd, zodat u het niet kunt missen.

Bovenin het scherm heeft u de mogelijkheid om naar het volgende zoekresultaat te gaan (pijltje rechtsonder), naar het vorige zoekresultaat te gaan (pijltje linksonder), terug te gaan naar de zoekresultaten (pijltje linksboven) of te stoppen met zoeken (kruisje rechtsboven).

3.5.4 Markeren In de NotuBox applicatie heeft u de mogelijkheid tot het markeren van teksten zoals u dit gewend bent op papier. Hiervoor selecteert u de markeerstift.

Vervolgens kunt u tekenen op het document.

Rechts bovenin het scherm treft u drie extra icoontjes aan: Met dit icoontje selecteert u een ‘gum’ waarmee u markeringen kunt verwijderen.

Met dit icoontje selecteert u de kleur waarmee de markeringen gemaakt worden.

Met dit icoontje verwijdert u alle markeringen op de betreffende bladzijde.

Om te stoppen met markeren tikt u opnieuw op de markeerstift in de toolbar aan.

3.5.5 Toolbar tonen/verbergen In de fullscreen viewer is standaard de toolbar zichtbaar, zodat u snel alle gereedschappen kunt benaderen. Mocht u de toolbar willen verbergen, dan kan dat. Rechts bovenin het scherm treft u in de toolbar een slotje aan. Als u dit slotje aantikt, dan verdwijnt de toolbar. Het slotje staat nu ook open. Als u vervolgens in het midden van het scherm tikt, dan wordt de toolbar boven en een inhoudsopgave onder zichtbaar. Door opnieuw het slotje te selecteren zorgt u dat de toolbar zichtbaar blijft. Het slotje staat nu weer dicht.

3.5.6 Terug naar de agenda Via het pictogram meest rechts in de toolbar kunt u weer terug naar het overzicht van de agenda met documenten. U ziet nu ook bij het document een extra symbool staan om duidelijk te maken dat u aantekeningen bij uw document hebt gemaakt.

19

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.5.7 Notities maken – NIEUW in versie 1.5.7 U kunt een notitie maken in een document door het icoon in het midden van de werkbalk te selecteren en vervolgens op de plek in het document te klikken waar u de notitie wilt maken.

Wanneer u dit doet verschijnt onderstaand scherm:

Hier kunt u een notitie typen met behulp van het toetsenbord dat automatisch verschijnt op uw iPad. Mocht uw notitie dusdanig lang zijn dat de tekst onder het toetsenbord dreigt te verdwijnen dan kunt u het notitieveld verschuiven zodat de onderste regel zichtbaar blijft. Ook kunt u bovenaan het notitiescherm een kleur kiezen waarmee de notitie in het document gemarkeerd wordt. U kunt notities maken in verschillende modules, zowel in de agenda als schriftelijke vragen etc.

Met onderstaande buttons

die u vindt aan de rechterbovenzijde van het notitievel kunt u de lettergrootte vergroten (linkerbutton) en ervoor zorgen dat de notitie fullscreen wordt weergegeven (rechterbutton). Dit laatste ziet er als volgt uit:

20

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Vanaf versie 1.4 van de applicatie is het mogelijk notities te delen met zowel NotuBox- als nietNotuBox-gebruikers. In de volgende paragraaf staat beschreven hoe dat in zijn werk gaat.

3.6 Notities delen In de NotuBox-applicatie kunt u standaard notities delen met uw eigen fractiegenoten. De fractiegenoten met een NotuBox-account staan standaard weergegeven in de applicatie. Daarnaast kunnen de in NotuBox gemaakte notities ook gedeeld worden met mensen buiten de eigen fractie.

3.6.1 Groepen aanmaken Om notities te delen met personen buiten de eigen fractie moeten eerst groepen met personen aangemaakt worden. Deze groepen kunnen aangemaakt en beheerd worden via de webomgeving van de NotuBox. Deze is te vinden via de url http://www.notubox2.nl. Deze pagina ziet eruit zoals weergegeven in de volgende afbeelding:

U kunt hier inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad. Nadat u heeft ingelogd komt u in het startscherm waar u uw accountgegevens kunt beheren: 21

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In dit scherm is het veld Initialen zichtbaar. Hier kunt u een afkorting van uw naam invoeren die wordt getoond als afzender van de notities die u met anderen deelt. Wanneer u een naam heeft gekozen, bevestigt u deze door op de knop Wijzig te drukken. Door links bovenin op de knop Groepen te klikken komt u in het scherm dat hieronder wordt getoond. Vanuit dit scherm kunt u groepen aanmaken en beheren.

Nieuwe groep aanmaken Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken klikt u op de knop Maak groep.

Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken:

22

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Allereerst dient er in het veld Naam groep een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities wilt delen. Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad. Nadat u een naam hebt ingevuld voor de groep, kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee te kunnen delen. Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-account en personen zonder NotuBox-account.

Allereerst kunt u personen selecteren die ook een NotuBox-account hebben. Dit doet u door de velden onder de kop NotuBox-gebruikers in te vullen.

Kies een organisatie: hier kunt u allereerst een keuze maken uit een van de organisaties die gebruik maken van NotuBox. Overigens kan het zijn dat een organisatie die gebruik maakt van NotuBox, heeft aangegeven niet in deze lijst opgenomen te willen worden. Deze organisatie staat hier dan niet genoemd.

Kies een partij: nadat u een organisatie heeft gekozen verschijnen de verschillende partijen die voor deze organisatie zijn ingevoerd in het NotuBox-systeem. Tussen haakjes staat hoeveel NotuBoxgebruikers er per partij in het systeem zijn ingevoerd.

Gebruikers: als u een vinkje zet bij een of meerdere partijen dan verschijnen de NotuBox-gebruikers van die partijen in het veld Gebruikers. Door op een naam te klikken selecteert u deze gebruiker. Om meerdere gebruikers tegelijk te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de gewenste gebruikers.

Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te klikken zet u vervolgens de geselecteerde personen klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers.

23

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-account heeft toegevoegd, kunt u vervolgens onder de kop ‘Externe gebruikers’ ook mensen toevoegen die geen NotuBox-account hebben. Dit doet u door de volgende velden in te vullen: Naam: hier kunt u een naam invoeren voor de betreffende persoon. Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad. E-mail: hier dient u het e-mailadres van de betreffende persoon in te voeren. Op dit e-mailadres ontvangt deze persoon allereerst een uitnodiging om NotuBox-notities van u te ontvangen, waarna hij kan aangeven of hij dit wil of niet. Daarna ontvangt de gebruiker de notities die u deelt ook op dit e-mailadres. Aangezien deze persoon zelf geen NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige manier voor deze persoon om de notities te bekijken.

Door vervolgens op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te klikken zet u de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers. Hierna kunt u eventueel ingevoerde personen nog weer verwijderen door ze te selecteren en vervolgens op de knop Verwijder te drukken.

Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief toe aan de groep door te klikken op de knop Opslaan. De personen die u heeft toegevoegd ontvangen hierna automatisch een e-mail waarin staat dat u NotuBox-notities met hen wil delen.

Vervolgens kunnen zij aangeven of ze dit willen of niet. Overigens werkt dit niet vice versa: als deze persoon ook notities met u wil delen dient u zelf hiervoor uitgenodigd te worden.

Wijzigingen aanbrengen in groep Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd, komt de groep te staan in het overzicht:

24

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen klikt u op het potlood-icoon in de kolom Wijzig. Het scherm dat hieronder wordt getoond verschijnt dan.

Hier worden de personen getoond die al zijn toegevoegd aan de groep. Van elke persoon wordt in de kolom Groep naam de naam getoond en, indien een NotuBox-gebruiker, de organisatie waar deze deel van uitmaakt. In de kolom Status zijn er drie opties: - Uitgenodigd: de betreffende persoon heeft nog niet gereageerd op de uitnodiging om uw notities te ontvangen.

- Geaccepteerd: de betreffende persoon heeft aangegeven de notities die u met hem deelt te willen ontvangen.

- Geweigerd: de betreffende persoon heeft aangegeven geen notities van u te willen ontvangen.

25

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In de kolom Verwijder staat achter elke persoon een knop waarmee de persoon uit de groep verwijderd wordt. Verder staat onderin beeld nog de knop Gebruikers toevoegen. Hiermee kunt u nieuwe gebruikers aan de bestaande groep toevoegen. Dit werkt op dezelfde manier als in de vorige paragraaf staat beschreven.

Nadat u een persoon heeft toegevoegd of verwijderd uit de groep keert u terug naar het overzichtsscherm van de groepen. U kunt hier ook een complete groep verwijderen door bij de betreffende groep op de knop met het kruissymbool uit de kolom Verwijder te drukken.

Uitnodiging voor gedeelde notities accepteren/weigeren Als u personen heeft toegevoegd aan een groep om notities met hen te delen, ontvangen deze personen hiervoor een uitnodiging per e-mail. In deze e-mail staat een link opgenomen waarmee deze personen kunnen aangeven of zij gedeelde notities willen ontvangen of niet. Als zij op deze link klikken, komen zij terecht in het volgende scherm:

In het veld Wachtwoord dient de genodigde het wachtwoord van zijn of haar NotuBox-account in te voeren en vervolgens kan deze aangeven gedeelde notities van de ander te accepteren of te weigeren. Als de genodigde geen NotuBox-account heeft, hoeft deze uiteraard geen wachtwoord in te voeren.

3.6.2 Zelf notities delen Nadat u uw notitie heeft getypt (zoals omschreven in paragraaf 3.5.7) kunt u deze delen door te drukken op de knop Delen met… Vervolgens verschijnt het volgende scherm:

26

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In het inschuifveld Deel met groepen wordt altijd de groep Fractie als eerste weergegeven. In deze groep staan de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde partij als u. Mocht deze informatie niet juist zijn, neem dan contact op met degene die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het contact met NotuBiz. Deze persoon kan de informatie aanpassen of hiervoor de mogelijkheid krijgen van NotuBiz. De overige groepen die onder Fractie worden getoond zijn de groepen die u heeft aangemaakt via www.notubox2.nl, zoals beschreven in paragraaf 3.6.1 ‘Groepen aanmaken’. In dit voorbeeld is dus de groep Testgroep van te voren aangemaakt in de online omgeving van de NotuBox. Door op een van de groepen te drukken, selecteert u de groep en verschijnt onderstaand scherm:

In het inschuifveld Personen in [Groepnaam] worden de personen getoond die u op www.notubox2.nl heeft toegevoegd aan de groep. In dit geval zijn dus de ‘personen’ testaccount en testaccount 2 van te voren toegevoegd aan de groep Testgroep. Door op de knop Selecteer alles te drukken, selecteert u in een keer alle personen uit deze groep. Ook kunt u losse personen uit de groep selecteren door op de persoon te drukken. Een persoon is geselecteerd als er een vinkje achter de naam van de persoon staat. Door nog een keer op de naam van iemand te drukken die reeds geselecteerd is, wordt de selectie ongedaan gemaakt.

Als u ook nog mensen uit andere groepen wilt selecteren drukt u op de knop sluit en selecteert u de mensen uit de volgende groep op dezelfde manier. Er blijft een vinkje achter een groep staan als een of meerdere personen uit de groep geselecteerd zijn. Zodra u tevreden bent met de mensen die u geselecteerd heeft drukt u op de knop Opslaan, boven de notitie. Op dit moment wordt de notitie ook daadwerkelijk gedeeld en ontvangen de geselecteerde personen de notitie.

27

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Notitie wijzigen Een gemaakte notitie in een document wordt op onderstaande manier weergegeven:

In het document markeert een groen tekstwolkje de plaats waar de notitie is gemaakt (deze heeft in dit geval de kleur groen meegekregen). Verder is bovenin beeld, rechts van het midden een icoontje bijgekomen. Als op dit icoontje wordt gedrukt verschijnt er een overzicht met de door u gemaakte notities in dit document. Dit overzicht wordt getoond zoals in onderstaande afbeelding:

In de kolom Pagina is te zien op welke pagina een notitie gemaakt is. In de kolom Notitie wordt de eerste regel tekst van de notitie getoond. Als er meerdere notities gemaakt zijn dan worden deze op volgorde van pagina gerangschikt. Een gemaakte notitie is te openen door in dit overzicht op de notitie te drukken of door op het tekstwolkje in de pagina te drukken. Vervolgens opent zich het volgende scherm:

In dit scherm is allereerst de knop Verwijderen aanklikbaar. Met deze knop kunnen notities die in een eerder stadium zijn gemaakt worden verwijderd. Een andere knop is de schuifknop Wijziging delen.

Hiermee kunt u aangeven of u een notitie die u heeft gewijzigd opnieuw wilt delen. Standaard staat deze knop uit. Door de knop naar rechts te schuiven (de knop wordt dan blauw) geeft u aan dat u de gewijzigde notitie opnieuw wilt versturen naar de mensen waarmee u de notitie nu ook deelt. Deze mensen ontvangen dan een e-mail waarin staat dat u uw notitie heeft gewijzigd. Eventueel kunt u de notitie nu ook met andere personen delen door via de knop Delen met… nieuwe personen te selecteren. Door op Opslaan te drukken wordt de gewijzigde notitie ook daadwerkelijk verzonden.

28

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Notities bij agendapunt delen Naast notities in documenten is het ook mogelijk om de notities die bij agendapunten worden gemaakt te delen. Een notitie maken bij een agendapunt doet u door te klikken op het symbool dat rechts bovenin het scherm staat. In dit geval wordt er dus een notitie gemaakt bij agendapunt 2 Vaststellen Agenda.

Vervolgens opent zich hetzelfde scherm als bij het maken van notities in documenten. Een notitie maken en delen werkt hier op dezelfde manier als staat beschreven in paragraaf 2.2.

Wel kunt u maar één notitie bij een agendapunt maken. Als u uw notitie wilt wijzigen dan opent u de notitie nogmaals en kunt u deze vervolgens aanpassen op dezelfde manier als staat beschreven in paragraaf 2.3.

3.6.3 Gedeelde notities bekijken Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het emailadres dat bij uw account is ingevoerd op www.notubox2.nl. In deze e-mail staat de tekst van de notitie en een link naar het betreffende document. De notitie kunt u echter ook bekijken via uw NotuBox-applicatie.

Gedeelde notitie in document bekijken Als er een notitie met u gedeeld is dan kunt u deze via de NotuBox-applicatie bekijken door allereerst het document te openen op de gebruikelijke manier. Vervolgens ziet u onderstaand scherm:

In dit scherm ziet u op de plaats waar de gedeelde notitie is gemaakt een tekstwolkje en bovenin beeld staat een icoon dat aangeeft dat er gedeelde notities in dit document zijn. Als u op dit icoon drukt ziet u onderstaand scherm:

29

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Dit scherm is vergelijkbaar met het scherm waarin uw eigen notities opgesomd staan. Echter, dit scherm geeft een overzicht van alle notities die anderen met u gedeeld hebben. De kolom Pagina geeft aan waar de notitie gemaakt is, en in de kolom Notitie staat de eerste regel van de notitie.

Nieuw is de kolom Afzender, hierin staat (met een afkorting) weergegeven van wie deze notitie afkomstig is. De naam die hier wordt getoond is de afkorting die de afzender heeft ingevoerd op www.notubox2.nl in het veld Initialen (zie paragraaf 3.6.1).

De notitie zelf is te openen door in het overzicht met notities op een notitie te drukken of door op het tekstwolkje te drukken in het document. Vervolgens opent de notitie zicht op de manier zoals hieronder wordt getoond in. Dit scherm is vergelijkbaar met het scherm dat u krijgt als u uw eigen notities opent (zoals beschreven in paragraaf 3.5.7), maar nu is de notitie alleen te bekijken. De notitie kan dus niet aangepast worden qua tekst of kleur en kan ook niet verwijderd worden.

Gedeelde notitie in agendapunt bekijken Naast het delen van notities in documenten is het zoals eerder beschreven ook mogelijk om notities bij agendapunten te delen met anderen. Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt dit aangegeven op de manier zoals in onderstaande afbeelding wordt getoond:

30

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Bij Agendapunt 2. Vaststellen Agenda is een notitie met u gedeeld. Dit is te herkennen aan het ‘gedeelde notitie’-icoon dat in het agendapunt staat weergegeven. Deze notitie is vervolgens te bekijken door op het agendapunt te drukken waardoor het volgende scherm opent:

In dit scherm wordt rechts opnieuw het icoon getoond dat aangeeft dat er een gedeelde notitie in het agendapunt aanwezig is. Door op dit icoon te drukken opent zich het overzicht met gedeelde notities bij dit agendapunt, zie de volgende afbeelding voor hoe dit eruit ziet:

31

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Door een van de notities in de lijst aan te klikken, opent de betreffende notitie zich op dezelfde manier als bij de notities die gemaakt zijn bij documenten.

32

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.7 Persoonlijk dossier Met de functie Persoonlijk Dossier is het voor NotuBox-gebruikers mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken. Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een dossiermap geplaatst worden. Op deze manier kan een gebruiker bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar in een dossiermap plaatsen. Zo heeft de gebruiker alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude vergaderingen naar de documenten te zoeken. Belangrijk! De functie Persoonlijk Dossier is beschikbaar vanaf versie 1.4 van de NotuBox-applicatie. Als u nog een oudere versie heeft dan dient u een update te installeren alvorens u gebruik kunt maken van de functie Persoonlijk Dossier. Via de knop Instellingen in de app kunt u zien welke versie er op uw iPad geïnstalleerd is.

3.7.1 Dossiermappen aanmaken Via de knop Dossiers in de zwarte balk onderin het hoofdscherm komt u terecht in het volgende scherm:

Omdat het de eerste keer is dat het Persoonlijk Dossier gebruikt wordt, is het Persoonlijk Dossier nog helemaal leeg. Voordat er bestanden in uw dossier geplaatst kunnen worden, dient u eerst mappen aan te maken. Dit doet u door op de knop Nieuwe Map te drukken. Vervolgens verschijnt dit scherm:

In het invoerveld uit het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven. In dit geval wordt de naam Test ingevoerd. Door vervolgens op ‘Maak’ te drukken, wordt de map ook 33

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

daadwerkelijk gemaakt. Wilt u toch geen nieuwe map aanmaken, dan drukt u op knop Annuleer.

Nadat u een map heeft aangemaakt verschijnt deze in het scherm dat hieronder wordt getoond.

3.7.2 Bestanden in het dossier plaatsen Om bestanden in het dossier te plaatsen opent u op de gebruikelijke manier een agenda en vervolgens het overzicht met documenten bij een agendapunt. Daarna klikt u op de ‘rode plus’-knop achter een specifiek document. Dan opent zich een uitklapmenu:

Wanneer u hier klikt op de knop Plaats in dossier opent zich het uitklapmenu:

Hierin worden de verschillende dossiermappen getoond die u heeft aangemaakt, in dit voorbeeld is alleen de map Test aangemaakt. Door op een van de mappen te klikken plaatst u het bestand in de 34

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

betreffende map. Als het bestand in een map is geplaatst wordt dit weergegeven met een sterretje in de map, zoals te zien is in de volgende afbeelding:

3.7.3 Dossiers bekijken Door onderin het scherm in de zwarte balk te klikken op de knop Dossiers, keert u weer terug naar uw Persoonlijk Dossier. Hier worden de mappen getoond die in het Persoonlijk Dossier staan. In het voorbeeld staat alleen de map Test in het dossier. Tussen haakjes staat achter de naam weergegeven hoeveel bestanden er in het dossier zitten. In het voorbeeld zijn dit dus twee bestanden. Door op de rode plus-knop achter de naam van de map te drukken verschijnt het uitklapmenu dat wordt getoond in de volgende afbeelding:

In dit uitklapmenu staan de volgende opties gegeven: - Verplaats: als er meerdere dossiermappen zijn, kan de volgorde van de dossiermap veranderd worden. Door nogmaals op de rode plus-knop te drukken verschijnt op deze plek de knop Stop verplaatsen.

- Hernoem map: hiermee kunt u de naam van de map veranderen.

- Verwijder map: hiermee verwijdert u de complete map, inclusief de bestanden die erin staan.

35

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Door op een map te klikken verschijnt een inschuifscherm, dit ziet er als volgt uit:

In het inschuifscherm worden de bestanden weergegeven die in de betreffende dossiermap staan.

Per bestand wordt een aantal gegevens getoond. Bovenaan staat de naam van het bestand weergegeven, in dit geval Testpagina. Achter Datum staat dat datum van de agenda waaruit het document afkomstig is. In het veld Categorie staat de vergadercategorie waaruit het document afkomstig is. Het PDF-icoon geeft aan of het document wel (rood) of niet (grijs) gedownload is.

Daarnaast geeft een slotje in het PDF-icoon aan dat het document besloten is. Door op de rode plusknop te drukken verschijnt er een uitklapmenu bij het document:

In het uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven: - Open document: opent het document op de gebruikelijke manier.

- Verwijderen: verwijdert het document uit de dossiermap - Verplaats document: de volgorde van de documenten binnen de dossiermap kan veranderd worden. Door nogmaals op de rode plus-knop te drukken verschijnt op deze plek de knop Stop verplaatsen.

- Hoge/Normale/Lage prioriteit: hiermee kunt u voor uzelf een prioriteit in de documenten aangeven. Documenten met een hoge prioriteit worden vetgedrukt weergegeven, documenten met een normaal prioriteit worden normaal gedrukt weergegeven en documenten met een lage prioriteit worden lichtgrijs weergegeven.

36

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.7.4 Zelf documenten toevoegen aan het Persoonlijk Dossier Vanaf versie 1.5 van de NotuBox-applicatie is het mogelijk om via de webomgeving van de NotuBox (www.notubox2.nl) zelf mappen en documenten toe te voegen aan het Persoonlijke Dossier van de NotuBox-applicatie. Deze documenten zijn dan dus via de NotuBox te bekijken. Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie op de iPad in het Persoonlijke Dossier worden geplaatst ook via de webomgeving te openen.

Om mappen en bestanden via de webomgeving van de NotuBox toe te kunnen voegen aan het persoonlijk dossier, dient u eerst met uw account in te loggen op www.notubox2.nl. U komt dan in het startscherm met uw accountgegevens zoals in onderstaand scherm is weergegeven.

37

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Vervolgens klikt u in het menu links in beeld op de knop Persoonlijk Dossier. U komt dan in onderstaand scherm:

Bovenin beeld staan de huidige mappen uit het Persoonlijke Dossier. Op dit moment staat er één map in het Persoonlijk dossier met de naam Map via iPad. Onder de kop Beheer persoonlijk dossier kunt u het persoonlijk dossier beheren. Er zijn de volgende opties.

- Maak een nieuwe map: hier kunt u mappen toevoegen aan het Persoonlijk dossier. De map wordt dan zichtbaar in de web-ontsluiting en in de iPad-applicatie - Wis een map: de map wordt inclusief de documenten die erin staan gewist.

- Upload een nieuw document: hier kan een document aan een van de mappen uit het persoonlijk dossier worden toegevoegd. Een document moet altijd aan een van de bestaande mappen worden toegevoegd.

Mappen toevoegen aan Persoonlijk Dossier Als voorbeeld is nu de map Map via Web toegevoegd aan het Persoonlijk Dossier. Dit is te zien in onderstaande afbeelding. Boven in beeld wordt deze map nu getoond.

38

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Ook op de iPad is deze map direct terug te vinden. Alleen als u zich op het moment van toevoegen op de iPad al in het Persoonlijk Dossier van de NotuBox bevond, moet u het beeld verversen om de nieuwe map te tonen. Dit doet u door bijvoorbeeld opnieuw in te loggen of naar een ander onderdeel in de NotuBox te gaan en vervolgens weer terug te gaan. Vervolgens wordt de map getoond zoals is te zien in de volgende afbeelding:

39

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Bestanden toevoegen aan Persoonlijk Dossier Via de optie Upload een nieuw document kunnen bestanden aan de mappen worden toegevoegd.

Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd, aangezien ook alleen PDF-bestanden in de NotuBox getoond kunnen worden. Als voorbeeld is aan beide mappen een bestand toegevoegd met de naam Testbestand. Dit is te zien in de eerstvolgende afbeelding. In de map Map via iPad was al een bestand met de naam Test via de NotuBox-app toegevoegd. Doordat dit bestand afkomstig is van een vergaderagenda staan de vergadergegevens onder dit bestand. Het bestand Test is dus afkomstig van de agenda van de gemeenteraad op 28 mei 2012 die om 14:00 uur begint. Bestanden die via de webomgeving van NotuBox worden toegevoegd zijn niet afkomstig van een agenda en krijgen dus geen vergadergegevens mee.

Door op de naam van het bestand te klikken opent het document zich. Afhankelijk van uw internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad. Mocht u het bestand willen verwijderen dan kunt u klikken op de knop wis document achter de naam van het document.

40

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Bestanden bekijken via iPad De bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd, zijn ook meteen te raadplegen via de iPad. Dit wordt getoond in de afbeelding hieronder.

Achter de naam van de mappen staat weergegeven hoeveel bestanden zich in de mappen bevinden.

Onderstaande afbeelding is de inhoud van de map Map via iPad te zien, de inhoud hiervan is dus hetzelfde als in de map die u op notubox2.nl hebt ingesteld. Van het bestand Test is de vergaderdatum en –categorie bekend, omdat dit een bestand is dat is toegevoegd via de app. Het document Testbestand is via de webomgeving toegevoegd en is dus niet afkomstig van een vergadering. Daarom kan hier ook geen vergaderinformatie van worden getoond. Ook zijn de bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd altijd weergegeven als vertrouwelijk.

Door op een van de bestanden uit een map te klikken opent zich het betreffende bestand. Overigens kunnen bij bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd geen notities gemaakt of gedeeld worden. Hier kunnen alleen markeringen in aangebracht worden.

41

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.9 Fractiemappen Naast de uitbreiding op het Persoonlijke Dossier is er in versie 1.5 van de NotuBox-applicatie ook de functie Fractiemappen toegevoegd. In de voorgaande afbeeldingen is de functie al te zien onderin de tabbar van de NotuBox-app. Ook was in screenshots van de webomgeving al te zien dat deze functie ook via het web benaderd kan worden.

Met de functie Fractiemappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden toegevoegd en deze zijn vervolgens via de NotuBox-app te bekijken. Hiermee lijken de Fractiemappen qua functionaliteit sterk op het Persoonlijk Dossier. Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en mappen van Fractiemappen door de hele fractie te bekijken zijn. Hiervoor dienen deze fractieleden uiteraard wel te beschikken over een NotuBox-account.

3.9.1 Mappen toevoegen aan Fractiemappen Om mappen en bestanden toe te voegen aan Fractiemappen dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het accountscherm in het menu links op de knop Fractiemappen. U komt dan in onderstaand scherm:

Dit is de fractiemap van de fractie met de naam Testfractie. Omdat er nog geen mappen zijn aangemaakt is het overzicht nu nog leeg en kunnen er alleen nieuwe mappen worden aangemaakt.

Dit kan via de functie Maak een nieuwe map worden gedaan. Als voorbeeld maken we de map met de naam Test fractiemap aan. Deze is nu te zien in de volgende afbeelding:

42

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.9.2 Bestanden toevoegen aan Fractiemappen Bestanden toevoegen aan de map via de webomgeving gaat op dezelfde manier als staat beschreven in Paragraaf 3.7.4. Aan de map Test fractiemap is als voorbeeld het bestand met de naam Testbestand toegevoegd. Dit word getoond in onderstaande afbeelding:

Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Onder het document staat weergegeven door wie het bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. In dit geval is het bestand dus toegevoegd door Testpersoon1 op 29 mei 2012. Via de knop wis document kunnen 43

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

documenten uit de map verwijderd worden. Alle fractieleden kunnen documenten verwijderen uit een fractiemap, ook als ze de documenten zelf niet toegevoegd hebben.

3.9.3 Bestanden bekijken via iPad De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Fractiemappen zijn via de iPad te bekijken door alle fractieleden. De map Test fractiemap en het bijbehorende toegevoegde bestand zijn te zien in het volgende scherm:

Zoals is te zien, wordt in de app achter de naam van de map tussen haakjes weergegeven hoeveel documenten er in de map zitten. Als er op een map wordt geklikt wordt de inhoud van de map getoond. In dit geval is dit dus alleen het document Testbestand. In de app wordt alleen de naam van het document getoond. Door op het document te klikken opent het document zich in de PDF-reader.

In tegenstelling tot de Persoonlijke Dossiers kunnen er via de app alleen documenten uit de Fractiemappen worden bekeken. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk. Ook is het niet mogelijk om notities te maken en te delen via de Fractiemappen.

3.10 Commissiemappen Naast de uitbreiding op het Persoonlijke Dossier en Fractiemappen is er in versie 1.5 van de NotuBoxapplicatie ook de functie Commissiemappen toegevoegd. De functie was in eerdere afbeeldingen al te zien onderin de tabbar van de NotuBox-app. Ook was in screenshots van de webomgeving al te zien dat deze functie via het web benaderd kan worden.

44

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Met de functie Commissiemappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving worden toegevoegd en deze zijn vervolgens via de NotuBox-app door de alle commissieleden te bekijken.

Hiermee lijken de Commissiemappen qua functionaliteit sterk op Fractiemappen. Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Commissiemappen alleen door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en toegevoegd. De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-contactpersoon van uw organisatie.

Voor alle vergadercategorieën binnen de organisatie wordt een commissiemap aangemaakt. Het overgrote deel van deze vergadercategorieën zijn commissies, vandaar dat voor de naam Commissiemappen is gekozen. Echter, in sommige gevallen zal deze naam wellicht formeel niet helemaal correct zijn.

3.10.1 Mappen en bestanden bekijken in Commissiemappen via webomgeving Om mappen en bestanden in Commissiemappen te bekijken, dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het accountscherm in het menu links op de knop Commissiemappen. U krijgt dan het volgende scherm:

In dit scherm zijn de Commissiemappen te zien van de vergadercategorieën waar u lid van bent. De gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de ‘commissies’ Gemeenteraad, Commissie test en Commissie test 2. Tussen haakjes staat achter elke commissie hoeveel mappen zich bevinden binnen de commissiemap. Door op een commissie te klikken opent zich de betreffende commissiemap.

Vervolgens opent zich dit scherm:

45

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Hier is te zien dat in de Commissiemap van Commissie test 2, twee mappen zitten met de namen Testmap en Testmap2. Tussen haakjes staat weer hoeveel documenten zich in de afzonderlijke mappen bevinden. In de eerste map zitten dus vier documenten en in de tweede map zitten twee documenten.

Door op een van de mappen te klikken opent de map zich en worden de documenten die erin zitten getoond. In dit geval wordt de map Testmap aangeklikt. Vervolgens opent zich het volgende scherm:

Zo worden de documenten uit Testmap getoond. Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de 46

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad.

Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Commissiemappen, dan gaat dit op dezelfde wijze als bij Fractiemappen.

3.10.2 Mappen en bestanden kijken in Commissiemappen via iPad Op de iPad worden de commissiemappen weergegeven in het scherm zoals getoond in de volgende afbeelding:

In dit scherm worden dezelfde Commissiemappen getoond als in de webomgeving. In het linkerscherm worden in lichtgrijs dus de ‘commissies’ getoond waarvan de gebruiker lid is. Daaronder staan de mappen die aan deze commissies zijn toegevoegd. In dit geval dus twee mappen aan Gemeenteraad en twee mappen aan Commissie test2. Tussen haakjes staat achter de mappen weergegeven hoeveel documenten zich in de map bevinden. Merk op dat aan Commissie Test dus geen mappen zijn toegevoegd.

Door op een map te klikken worden in het rechterscherm de documenten uit de map weergegeven.

In de afbeelding is dit dus Testmap waarin vier documenten zitten. Door op een van de documenten te klikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader.

Net als bij de Fractiemappen kunnen er via de app alleen documenten worden bekeken uit de Commissiemappen. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk. Ook is het niet mogelijk om notities te maken en te delen via de Fractiemappen.

47

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

3.11 Schriftelijke vragen Vanaf versie 1.5 van de NotuBox-applicatie is het mogelijk om de schriftelijke vragen van uw organisatie in de NotuBox te tonen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat uw organisatie een overeenkomst met NotuBiz heeft voor het gebruik van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc. In deze versie van de NotuBox worden alleen Schriftelijke Vragen getoond die openbaar in NotuDoc te bekijken zijn. Verder worden de Schriftelijke Vragen uit NotuDoc niet met terugwerkende kracht in de NotuBox getoond. Schriftelijke Vragen die dus voor het uitbrengen van deze versie van de NotuBox in NotuDoc zijn ingevoerd, worden niet in de NotuBox getoond.

De schriftelijke vragen zijn in NotuBox te openen via het schriftelijke vragen-knop in de tabbar. Dit is te zien in onderstaande afbeelding.

Mocht uw organisatie geen gebruikmaken van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc, dan kunnen er in de NotuBox ook geen Schriftelijke Vragen getoond worden. In dat geval is de schriftelijke vragen-knop in de tabbar weggevaagd. Wanneer uw organisatie wel gebruik maakt van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc, maar deze niet in NotuBox getoond worden, neem dan contact op met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie.

3.11.1 Overzicht schriftelijke vragen Als u op het schriftelijke vragen-knop in de tabbar drukt komt u terecht in het volgende scherm.

Hierin is een overzicht te zien van de schriftelijke vragen die via NotuDoc zijn ingevoerd. Aangezien de lijst met schriftelijke vragen na verloop van tijd behoorlijk lang kan worden is er bovenaan de lijst een zoekfunctie geplaatst. Hiermee kan er in de titels van de schriftelijke vragen gezocht worden.

Daarnaast is het mogelijk om de schriftelijke vragen te filteren. Dit kan met de knoppen onder de kop Filter, rechts in het scherm. Het gaat om de volgende filters: - Beantwoord: van elke schriftelijke vraag wordt geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen. Door Ja te selecteren worden er alleen nog vragen getoond die al beantwoord zijn. Door Nee te selecteren worden er alleen onbeantwoorde vragen getoond.

48

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Door de optie Beide te selecteren worden zowel beantwoorde als onbeantwoorde vragen getoond. Overigens dient een antwoord op een vraag wel ingevoerd te zijn in NotuDoc alvorens dit in de NotuBox getoond kan worden.

- Fractie(s): van de schriftelijke vragen worden de indienende fracties geregistreerd. Er kan een van de partijen uit uw organisatie geselecteerd worden en vervolgens worden er Schriftelijke Vragen getoond die door deze partij (mede) ingediend zijn.

- Jaar: er kan een jaartal geselecteerd worden waaruit de Schriftelijke Vragen afkomstig zijn.

De afzonderlijke filters kunnen tegelijk gebruikt worden. Als er niets geselecteerd wordt bij een filter dan staat deze standaard op Alle (of Beide in het geval van Beantwoord). Dit houdt in dat er niet gefilterd wordt op deze categorie.

3.11.2 Schriftelijke vraag selecteren Als er met behulp van de filters of de zoekfunctie een beperktere lijst van vragen is samengesteld, kan er een specifieke vraag geselecteerd worden door er op te klikken. Vervolgens opent het scherm dat hiernaast staat afgebeeld.

In dit scherm worden allereerst de onderstaande gegevens van de schriftelijke vraag getoond.

- Datum vraag: dit is de datum waarop de vraag is ingediend.

- Tussenantwoord: dit is de datum waarop een tussenantwoord op de vraag is gegeven. Als er geen tussenantwoord bij de vraag is ingevoerd, wordt dit veld niet getoond.

- Datum antwoord: dit is de datum waarop het definitieve antwoord op de vraag is gegeven. Als er geen antwoord op de vraag is gegeven dan wordt dit veld niet getoond.

- Fractie(s): hier worden de fracties getoond die de schriftelijke vraag hebben ingediend.

Onder deze gegevens wordt altijd een PDF-document getoond. Als er nog geen (tussen)antwoord op de schriftelijke vraag is gekomen, dan heet dit document Vraag en bevat het alleen de Schriftelijke Vraag zelf. Als er ook een (tussen)antwoord is gekomen op de vraag is gekomen dan heet het document Vraag incl. (tussen)antwoord en bevat het document naast de vraag ook het (tussen)antwoord. Samengevoegd in één PDF-document staat dan eerst de vraag en daarna de antwoorden.

Behalve de vraag en het (tussen)antwoord kunnen er ook bijlages bij een schriftelijke vraag worden getoond. Deze worden weergegeven onder het vraagdocument. Hoe dit eruit ziet wordt getoond in de volgende afbeelding.

49

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Let op: de bijlage is dus níet het antwoorddocument.

Door op het vraag- en antwoorddocument of de bijlage te drukken opent het betreffende document in de PDF-reader. In tegenstelling tot de documenten bij agenda’s is het niet mogelijk om notities bij schriftelijke vragen te maken en te delen. Wel kunnen er markeringen gemaakt worden.

3.12 Evenementen Vanaf NotuBox versie 1.5.6 kunnen de evenementen die in NotuDoc worden toegevoegd ook worden getoond in de NotuBox. Om deze evenementen te kunnen tonen dient deze optie allereerst door de Helpdesk in het NotuBox-beheersysteem geactiveerd te worden. Hiervoor kunt u contact opnemen.

Een evenement valt in de NotuBox-kalender onder de categorie ‘Overige’ en wordt dan ook getoond met een zwart bolletje in de kalender. Als op het bolletje wordt gedrukt, verschijnt hetzelfde popupscherm waar ook de agenda’s van vergaderingen in worden weergegeven. Het evenement is te herkennen aan het symbool dat ervoor is geplaatst. Van een evenement wordt het aanvangstijdstip en de titel getoond, daarnaast wordt onder de titel van het evenement de locatie ervan weergegeven. Dit wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

50

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

In deze afbeelding is te zien dat er om 16:00 uur een evenement met de titel Test Evenement is gepland met als locatie Gemeentehuis.

In de NotuBox kunnen er drie type evenementen worden weergegeven, afhankelijk van de manier waarop het evenement is ingevoerd in NotuDoc: - Het eerste type is een evenement waaraan een document is gekoppeld. Door op het evenement te drukken wordt het document geopend in de interne PDF-reader van de NotuBox. - Het tweede type is een evenement waaraan een hyperlink is gekoppeld. Door op het evenement te drukken opent de hyperlink zich in de Safari-browser van uw iPad. - Het derde type vormt een aankondiging of uitnodiging van een vergadering. Aangezien aan dit type evenement geen documenten en dergelijke zijn gekoppeld, zijn deze verder niet te openen.

51

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

4. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken Binnen de NotuBox2 is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de rechten toe hebben. Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen; het niveau van een gehele agenda, het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage.

4.1 Vertrouwelijke agenda’s Vertrouwelijke agenda’s zijn agenda’s van vergadercategorieën die enkel voor de leden zichtbaar mogen zijn. Denk hierbij aan agenda’s van het presidium of het college van B&W. Als een agenda vertrouwelijk is, is deze niet zichtbaar in de kalender van de NotuBox2 voor gebruikers die hier geen rechten voor hebben.

Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien, dan is deze zichtbaar zoals in de afbeelding hiernaast. U ziet hier naast de aanvangstijd een slotje verschijnen.

4.2 Vertrouwelijke agendapunten Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda, maar slechts een of enkele agendapunt vertrouwelijk zijn. Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe hetzelfde vertrouwelijke agendapunt eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft.

52

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

Dit agendapunt is vertrouwelijk en door deze gebruiker niet te zien

Dit agendapunt is vertrouwelijk en door deze gebruiker wel te zien

4.3 Vertrouwelijke documenten Is een agendapunt wel openbaar, maar bevat deze vertrouwelijke documenten, dan zal deze bijlage alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze vergadercategorie te zien. Gebruikers die deze rechten niet hebben, kunnen het agendapunt en de overige stukken wel gewoon inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage, te herkennen aan het slotje bij het pdf-icoontje.

53

© NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

5. FAQ V1. Ik heb geen NotuBox-account. Hoe kan ik een account aanvragen?

A1. Voor het aanvragen van een account kunt u contact opnemen met uw griffie of Bestuursondersteuning. Zij kunnen voor u een account aanvragen bij NotuBiz. V2. Ik ben mijn inloggegevens voor mij NotuBox vergeten. Hoe kan ik mijn gebruikersnaam / wachtwoord opvragen?

A2. U kunt via www.notubox2.nl een nieuw wachtwoord aanvragen. Ga hiervoor naar de optie ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’. Vul vervolgens het email-adres in dat bij NotuBiz bekend is. U ontvangt vervolgens een mail met daarin uw gebruikersnaam en een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Dit wachtwoord dient te bestaan uit ten minste acht tekens, waarvan minstens een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer of leesteken.

V3. Ik kan niet inloggen in de NotuBox-applicatie op mijn iPad. A3-1. Krijgt u bij het inloggen de melding: ‘Login failed; Onjuist gebruikersnaam of wachtwoord.’? Zie dan het antwoord bij vraag 2.

A3-2. Krijgt u bij het inloggen de melding: ‘Login failed; Uw iPad kan niet gekoppeld worden aan uw account.’? In dat geval is uw account reeds gekoppeld aan een andere iPad. U kunt uw account ontkoppelen door in te loggen op de oude iPad. Vervolgens selecteert u onder Instellingen: ‘Ontkoppel deze iPad van mijn account.’ U kunt nu op elk apparaat weer inloggen met uw account.

Is uw oude iPad niet meer beschikbaar? Wanneer u inlogt op www.notubox2.nl komt u in het startscherm. Hier staat onderin beeld onder het woord iPad de optie ‘Mijn iPad ontkoppelen’. Na het klikken op deze knop is inloggen weer mogelijk op elke iPad. V4. Als ik notities wil maken is het notitieveld zwart. Hierdoor kan ik niet zien wat ik typ. Wat is er aan de hand?

A4. Het iOS besturingssysteem van uw iPad is verouderd. U kunt bij de Instellingen van uw iPad, onder Algemeen, bij Software-update kijken of uw besturingssysteem up-to-date is. Zodra u uw software heeft bijgewerkt, kunt u weer eenvoudig notities maken.

V5. Ik zie niet de meest recente versie van de agenda. Hoe kan ik deze zichtbaar krijgen?

A5. Controleer eerst of u verbinding heeft met het internet en niet in offline modus werkt. Als dit het geval is, ga dan in de kalender een maand vooruit en weer terug. U ziet nu de meest recente versie van de agenda. Let er wel op dat het tot een half uurtje na publicatie kan duren voordat een wijziging zichtbaar is in uw NotuBox. V6. De NotuBox-applicatie sluit zichzelf elke keer af wanneer ik een groot bestand open. Wat is er aan de hand?

A6. U heeft waarschijnlijk veel applicaties open staan op uw iPad. U kunt uw iPad in zijn geheel afsluiten en opnieuw opstarten, of de losse applicaties die open staan stuk voor stuk sluiten. Dit doet u op de volgende manier: U klikt twee maal op de thuisknop. Vervolgens ziet u onderaan de laatst geopende apps. Eventueel kunt u naar links en rechts bladeren.

Vervolgens houdt u uw vinger een seconde of drie op één van de icoontjes die zojuist onderin zijn verschenen, zodat ze gaan trillen. U kunt nu stuk voor stuk applicaties af sluiten door op het 'minnetje' te drukken.

54

Š NotuBiz 2012 - versie 1.5.7 – 23 oktober 2012

6. Volgende versies Naast de eerder genoemde verbeteringen die deze maand worden doorgevoerd, wordt er ondertussen hard gewerkt aan de volgende zaken: het tonen van de aard van het agendapunt (bijvoorbeeld ter kennisname, ter bespreking etc.), een refresh-functionaliteit om te controleren of u de meest recente versie voor u hebt en het tonen van het type document. Verder wordt het mogelijk uw downloads in een overzicht te zien, deze kunnen dan ook gepauzeerd of onderbroken worden. Voor klanten die ook NotuCast afnemen (het live uitzenden van vergaderingen) komt er per agendapunt een link naar het archief van de uitzendingen.

55