Bouwprocesmanagement www.crow.nl/bouwprocesmanagement
De juridische aspecten van het gebruik va Auteur: prof. mr. dr. Monika Chao-Duivis, directeur Instituut voor Bouwrecht en hoogleraar Bouwrecht, TU Delft
(foto: Barbra Verbij)
De Archiefwet stelt eisen aan archivering. Het werken in VISI leidt tot een vorm van archivering, maar voldoet deze aan de Archiefwet? Om die vraag te kunnen beantwoorden, wordt in dit artikel beschreven welke eisen de Archiefwet stelt en vervolgens hoe in VISI gearchiveerd wordt.
Digitaal archiveren Dit is het laatste artikel in een tweeluik over de juridische aspecten van digitaal communiceren met VISI. Het eerste artikel ging over de toetsing van VISI aan de elektronische handtekening. Prof. mr. dr. Monika ChaoDuivis vertelt deze keer over de relatie van VISI met de Archiefwet.
Monika Chao-Duivis
Wie moet archiveren? Hoe moet gearchiveerd worden? Hoe ga ik om met vernietiging? Hoe selec teer ik wat wel of geen archief bescheiden zijn? De Archiefwet geeft antwoord op deze vragen. In Artikel 2 van het Archiefbesluit 19954 worden de verschillende belangen opgesomd waarmee bij de selectie van overheids archieven rekening gehouden moet worden: • de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; • de verhouding van dit over heidsorgaan tot andere over heidsorganen; • de waarde van de archief bescheiden als onderdeel van het cultureel erfgoed; • en het belang voor overheids organen, voor recht- en bewijs zoekenden en voor historisch onderzoek.
Om te weten welke eisen gelden voor digitaal archiveren is de ‘Regeling Geordende en Toe gankelijke Staat Archiefbeschei den’ te raadplegen. Samengevat komt het er op neer dat: • Digitale archiefbescheiden in een bepaalde standaard moeten worden opgeslagen, voordat ze worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats (Artikel 6, Regeling geordende en toe gankelijke staat archief bescheiden). • Archiefbescheiden op cd’s en dvd’s moeten worden overgezet op nieuwe dragers, als de infor matie verloren dreigt te gaan of niet meer leesbaar zal zijn (Artikel 8, Regeling duurzaam heid archiefbescheiden). • Bepaalde gegevens moeten vastgelegd worden. Het gaat om informatie over toe passingsapparatuur, beschrij ving van gebruikte platforms, de werking van toepassings programmatuur en beschrij vingen van opgeslagen bestanden (Artikel 9, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). • De archiefbescheiden goed toegankelijk en te vinden moeten zijn.
Het gebruik van VISI helpt bij de toepassing van de Archiefwet in bouwprojecten
VISI en de Archiefwet VISI staat los van deze wet- en regelgeving, omdat het een com municatiemiddel is. Uiteindelijk resulteert het werken in een project met VISI echter wel in het opslaan van informatie. De inhoud en wijze van opslaan van deze informatie vallen dan wél binnen de wet- en regelgeving. Het opslaan van de informatie nadat een project in VISI is vol tooid, moet ook op een juiste manier gebeuren. Na voltooiing van het project wordt de VISIcommunicatie zodanig opgeslagen dat deze achteraf met een ‘viewer’ of een webbrowser altijd toegan kelijk is. Al met al kan geconcludeerd worden dat bij deskundig gebruik de archivering in VISI voldoet aan de gestelde eisen. Natuurlijk geldt ook hier: het systeem werkt goed, maar het valt of staat met de invulling daarvan door de persoon die verantwoordelijk is voor archi vering. Het feit dat in VISI gewerkt wordt, helpt de bewaarder juist goed op weg. Wilt u meer weten over de juridische aspecten van het gebruik van VISI? Uitgebreide rapporten zijn te downloaden van www.crow.nl/visi.
ww.crow.nl/visi w www.ibr.nl
prof. mr. dr. Monika Chao-Duivis, mabchao@ibr.nl Jan Pieter Eelants, projectmanager Bouw procesmanagement CROW, eelants@crow.nl
40 | CROW etcetera nr. 4 | juni 2010
09_Domein_6_Bouwprocesman 40
14-06-2010 12:10:56
Bouwprocesmanagement
Foto: Herman Stรถver
ik van VISI: de Archiefwet
nr. 4 | juni 2010 CROW etcetera | 41
09_Domein_6_Bouwprocesman 41
14-06-2010 12:11:06