Hvorfor ikke gøre det nemt?

Hvorfor ikke gøre det nemt?

Automatiser jeres refusioner med Integrationsservice og NemRefusion

NemRefusion er den nye syge- og dagpengeløsning, som KOMBIT A/S i samarbejde med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen lancerede i 2010.

Med NemRefusion vil offentlige og private virksomheder, kommuner og A-kasser let og hurtigt kunne anmelde og anmode om refusion af syge- og barseldagpenge, samt indberette sygesamtaler.

Denne folder handler om en integrationsløsning, der kan integrere jeres HR-/ lønsystemer med NemRefusion. Vi kalder løsningen for Integrationsservice

INTEGRATIONSSERVICE

Løsning til automatisering af refusioner via NemRefusion

NemRefusion: Den digitale postkasse

Med NemRefusion vil offentlige og private virksomheder, kommuner og A-kasser let og hurtigt kunne anmelde og anmode om refusion af syge- og barseldagpenge, samt indberette sygesamtaler. Kommunerne vil automatisk kunne indhente indberetningerne direkte til deres systemer.

Endelig giver løsningen adgang til at se status for kommunens sagsbehandling og for at få overført specifikationen for eventuelle udbetalinger. NemRefusion er med andre ord en intelligent digital postkasse, som forbinder virksomheder og kommuner og forbedrer fælles arbejdsgange.

NemRefusion forventes at skulle håndtere ca. 2 mio. årlige indberetninger fra danske virksomheder. 23 mia. udbetales hvert år i refusioner.

System-til-system integration

Logistics er blandt de første, som har udviklet en løsning, der kan forbinde virksomhedens HR-system og NemRefusion, hvilket betyder at hele processen automatiseres.

System-til-system interfacet mellem virksomhedens HRsystemer og NemRefusion betyder, at HR-/lønmedarbejderne kun skal indberette sygefravær digitalt ét sted; nemlig i deres eget system. Resten foretages helt automatisk.

Automatikken opnås ved at foretage integrationer mellem HR-/lønsystem og NemRefusion, og mellem økonomisystem og NemRefusion, hvilket sikrer, at data fylder automatisk. For at afkoble systemerne anvendes Integrationsservice, se nedenstående overordnede arkitektur.

Arkitektur giver fordele

Arkitekturen giver flere fordele, herunder bl.a.: • Virksomheden kan fokusere på deres forretningsapplikationer.

• Ændringer i syge- og barseldagpengereglerne kan implementeres trinvist/afkoblet, hvorved risici for tab af refusioner minimeres.

HR systemets og Integrationsservices “regelmotorer” kontrollerer datas rigtighed, inden de afleveres til NemRefusion, hvor der også er en “regelmotor”, der kontrollerer data, inden de overføres til kommunernes systemer.

Samme “regelmotorerer” i NemRefusion, Integrationsservice og økonomisystem kontrollerer udbetalingsdata.

Komplicerede regler

Reglerne i sygedagpenge loven og ordninger under det rummelige arbejdsmarked er langt fra ukomplicerede. Det samme gælder måske virksomhedernes interne processer i forbindelse med indberetninger og håndtering af de økonomiske transaktioner.

Korrekt håndtering af indberetninger og økonomiske transaktioner er vigtig for både den sygemeldte medarbejder, for virksomhedens økonomi og for de enkelte afdelingers mulighed for at agere (ansættelse vikarer, etc.) i forbindelse med længerevarende fravær.

Virksomhedernes processer og organisering af arbejdet med refusioner er forskellige. Denne forskellighed gør, at de enkelte virksomheders fordele ved at gennemføre et projekt også vil variere.

For at opnå flest mulige fordele, og for at komme bedst og billigst igennem projektet, omfatter et projekt hele forløbet fra sygemelding, over indberetning til de økonomiske transaktioner og medarbejderaftaler/tiltag er afsluttet.

SYGFRA

Integrationsservice

NemRefusion

Fordele med integration til NemRefusion

De fordele, som virksomheden kan opnå ved at gennemføre projektet, er listet i nedenstående punkter: • Virksomheden får de rette refusioner.

• Gennemsigtighed, indretning og økonomi (ingen tidsmæssige forsinkelser).

• Kvalitetssikring i forløbet (minimering af fejl).

• Kun indtastning et sted (tidsregistrerings-, HR- eller lønsystem) ved anmeldelse.

• Automatiseret tidsadvis og udsendelse af papirer til den sygemeldte.

• Automatiseret kontrol af indberetninger via “regelmotorer” i IT-systemerne.

• Færre ressourcer til ren administration, så HR-/ og lønmedarbejdere kan koncentrere sig om den sygemeldte og de komplekse sager.

• Refusionsstørrelse beregnes ved indberetning og bogføres automatisk som tilgodehavende hos kommunen. Når kommunen udbetaler kontrolleres udbetalingerne inden de bogføres automatisk via eksisterende funktionalitet.

• Fejl fanges og behandles allerede på indberetningstidspunktet, hvilket minimerer antallet af tabte refusioner.

• Godkendte refusioners økonomi indgår i afdelingernes planlægning af vikarer.

• Økonomi-/lønmedarbejder sparer tid til kontrol og bogføring.

• Kontrol af periodeopdelte betalinger fra kommunerne optimeres.

• Gør det lettere at beregne reduktion af tilskud af medarbejder under det rummelige arbejdsmarked.

(Fleksjob, handicap, revalidering etc.) Smart funktionalitet hjælper med automatiske beregninger, hvilket reducerer både fejl og tid.

Vigtigst af alt opnår virksomheden gennemsigtighed af sygefravær i hele virksomheden. Det øger ansvarsfølelsen for korrekt registrering hos den afdeling, hvor den sygdomsramte er ansat.

Vi undersøger mulighederne på forhånd

Integrationen og dermed projektets succes er afhængig af, at der inden igangsætningen undersøges omfang, konsekvenser og værdier ved at gennemføre projektet.

I kraft af, at mange funktionsområder er involveret i refusionsforløbet, er det vigtigt, at virksomheden og Logistics i fællesskab gennemfører en analyse, hvor alle funktionsområder (afdeling/medarbejder hvor tidsregistrering foretages, HR, Løn, Økonomi og IT) inddrages.

Analysen omfatter nedenstående punkter, som ikke nødvendigvis er dækkende: • En gennemgang nuværende processer og systemer.

• Kvalitetssikring af indberetninger.

• Kontrol af om virksomheden får korrekte refusioner.

Om Logistics Logistics er en erfaren leverandør af specialiserede softwareløsninger.

I mere end 10 år har Logistics leveret softwareløsninger, der gør det nemmere for forretningssystemer at tale sammen. Logistics har leveret til vidt forskellige virksomheder inden for energisektoren, lufthavns- , post-, produktions- og distributionsbranchen.

Logistics har base i Aalborg og firmaets historie går tilbage til 1999.

Logistics tilbyder support og hotline for alle deres kunder for at sikre, at løsningerne altid kører som de skal.

• Fordeling af refusioner på virksomhedens afdelinger.

• Hvilke processer skal ændres og optimeres i forbindelse med projektet?

• Hvilke IT-systemer hos virksomheden skal tilpasses?

• Hvilke værdier opnår virksomheden med projektets gennemførelse?

Udarbejdelse af rapport

På baggrund af analysen udarbejder Logistics i samarbejde med virksomheden en rapport, der bl.a. omfatter: • Beskrivelse af områder, der skal optimeres.

• Oversigt for hvilke systemer, der skal tilpasses.

• Anbefalet projektorganisering og overordnede tidsplaner.

• Virksomhedens leverance og forventet ressourceforbrug.

• Leverancer og en fast pris for projektet.

• Værdi for virksomheden, hvis projektet gennemføres.

Analysen vil danne grundlag for beslutning om igangsætning af projektet.

Logistics har en unik projektkultur

Logistics har mange års erfaring med styring af projekter fra forskellige brancher. Baseret på vores erfaring anbefaler vi følgende projektorganisering og projektfaser. Der etableres nedenstående projektorganisation.

Projektfaser

Projektet har nedenstående 5 faser. Alle faser består af forskellige aktiviteter, der skal udføres. God struktur og dokumentation giver virksomheden en enkel og effektiv implementering.

• • • • • •

Kick Off Seminar Beskrivelser og specifikationer Udvikling af processer og IT Test, og forberedelse af implementering Implementering Evaluering.

Er integration til NemRefusion en mulighed for jer?

Uanset hvor stor jeres virksomhed er, kan det betale sig at gennemføre et NemRefusionsprojekt. Tabte refusioner ses direkte på bundlinjen. Logistics tilbyder både selvstændige løsninger installeret på virksomhedens servere og webbaserede lejeløsninger.

Hvordan kommer I videre?

Vores konsulenter kan hurtigt analysere og give jer svaret på, hvordan løsningen skal se ud og hvilke, processer, der skal optimeres.

Tag kontakt til vores NemRefusionsteam på: nemrefusion@logistics.as eller ring på 70 22 96 31.

Styregruppe/ projektledelse

HR

Yderligere information www.logistics.as

Gasværksvej 26B DK-9000 Aalborg Tlf:

+45 70 22 96 31

info@logistics.as www.logistics.as

Økonomi/løn

IT