Facturación Electrónica
En Ecuador la emisión de documentos electrónicos, se reglamentan como mensajes de datos en la resolución No. NAC-DGERCGC12-00105, publicada en el Registro Oficial 666 de 21 de marzo de 2012. Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a través de una nueva modalidad electrónica autorizada por el Servicio de Rentas Internas. Un comprobante electrónico tendrá validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la firma electrónica del contribuyente emisor.
Antecedentes Los servicios de facturación electrónica permiten mayor celeridad en los procesos financieros de las instituciones además de aportar a la no utilización de papel en las oficinas ahorrando de esta manera recursos económicos de la institución al prescindir del uso de material de oficina de manera excedente, pudiendo emitirse en un sistema informático Facturas, Notas de crédito, Comprobantes de Retención, liquidaciones en compra y Guías de Remisión; siendo un sistema escalable de fácil adaptación a los requerimientos del SRI en el momento que así se disponga. Procesos La emisión de comprobantes electrónicos según el Servicio de Rentas Internas (SRI) debe cumplir con la totalidad de los procesos solicitados por el órgano regulador para que sean considerados de servicio válido.
El SRI solicita que el emisor de documentos electrónicos deba generar el documento y enviarlo a sus servidores web para su validación, el mismo que es devuelto de manera inmediata para que sea entregado al cliente vía correo electrónico, publicación en el sitio web del emisor para posteriores descargas y de ser solicitado, entregarlo de manera física en un documento donde consten los datos de lo emitido incluyendo su clave de acceso. Nuestro sistema de facturación cumple con la totalidad de los procesos incluyendo la entrega al cliente vía correo electrónico, publicación en el sitio de la empresa con la posibilidad de imprimir los documentos generados al momento de la emisión o en la sección de reportes.
Ilustración 1: Secuencia de procesos
Los procesos de nuestro sistema se reconocen de la siguiente manera:
Generación de XML
Firma electrónica de documento
Envío de documentación para autorización del SRI
Recepción de documento autorizado
Creación de RIDE
Envío de documentos de manera electrónica
Publicación en el sitio web
Beneficios
El portal del SRI en su sección de facturación electrónica detalla múltiples beneficios de la emisión de documentos en esta metodología, identificando entre los más importantes: Contribuyente
Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y garantiza la validación de comprobantes
Reduce costos de emisión, envío y almacenamiento de comprobantes
Moderniza el Estado con eficiencia y agilidad
Acceso oportuno a la información con calidad y fiabilidad
SRI
País
Mejora el sistema de administración tributaria del país
Cuida el medio ambiente ya que disminuye el uso de papel y evita la tala de arboles
Beneficios de nuestro servicio
Además de los servicios expuestos por el Servicio de Rentas Internas, la utilización de nuestro sistema aporta beneficios adicionales en su utilización:
Reduce el costo operativo ya que nuestro sistema envía el documento por correo electrónico evitando el gasto excesivo en envíos físicos por Courier.
Cumplimiento de las 2 formas de entrega obligadas al ser enviado por email y publicar en el sitio de descarga.
Generación de reportes de documentos enviados y recibidos con valores totales lo que agilita los manejos contables
Búsqueda inteligente de documentación enviada a clientes y/o proveedores
Almacenamiento de documentación sin deterioro evitando el aglutinamiento innecesario de papel.
Paquetes adaptables a las PYMES de acuerdo a la emisión documental
Reconocimiento
de
documento
de
identificación
evitando
errores
en
el
almacenamiento de los mismos.
Acceso a documentos emitidos con posibilidad de descarga
Reenvío de facturas emitidas, desde el propio sistema
No se requiere la instalación de equipos dedicados o especiales para el manejo del software.
Accesibilidad multiusuario, multipunto, multiplataforma.
Privilegios de acceso para usuario, administrador y contador.
accesibilidad desde cualquier equipo con acceso a Internet incluido smartphones y dispositivos inteligentes.
Emisión de documentos aun cuando el SRI se encuentre fuera de línea, caso en el cual el sistema se encargará de la posterior autorización y envío al cliente en método Offline.
“La normativa del SRI presentada el 6 de agosto de 2015 según lo indicado en la resolución NACDGERCGC14-00790 en la cual indica un nuevo esquema de facturación denominado método Off LIne define un cambio de web Services y formas de entrega al cliente de los documentos electrónicos por tal motivo nuestro sistema hace las adecuaciones necesarias para ajustarse a estos dos esquemas y futuros cambios sin costos adicionales para el cliente”
Utilización
El sistema está desarrollado en un ambiente amigable con una interfaz intuitiva para el usuario brindando la facilidad de creación de documentos tan fácil como hacerlos de manera manual,
brindando además asistencia en la colocación de códigos aprobados por el servicio de rentas internas para el cumplimiento de los procesos.
Ilustración 2: Emisión de factura
como es apreciable en la ilustración dos se puede incrementar tantos artículos como la factura necesite adjuntándose los mismos a la factura final generada, permite además una visualización previa del documento a generar evitando cometer errores en cantidades finales. En el caso de la generación de retenciones de manera similar a la factura se colocan los valores de la retención con la ayuda adicional de la selección e identificando los códigos aprobados por el SRI y porcentajes respectivos, para evitar cometer errores en la emisión del documento una vez generada la factura a retener el sistema automáticamente seleccionará la fecha de emisión del documento, así como los valores base a retener.
Ilustración 3: Emisión de Retenciones
Los códigos de retención son actualizados según indique el servicio de rentas internas en sus comunicados oficiales y los documentos generados tanto el formato XML así como el RIDE (Representación Impresa de Documento Electrónico), mantienen los formatos solicitados y aprobados por el órgano regulador estatal en este caso el servicio de rentas internas.
Reportes
El sistema permite la generación de reportes de documentos enviados, así como también documentos recibidos pudiendo éstos ser filtrados por cliente y/o proveedor entre las fechas que el usuario seleccione permitiendo de esta manera reportes diarios semanales mensuales, etc.
Ilustraci贸n 4: Reporte de Facturas
Generaci贸n de ATS Como asistencia para actividades tributarias el sistema genera el anexo transaccional simplificado listo para subirlo al DIMM y realizar las declaraciones correspondientes
Ilustraci贸n 5: Generaci贸n de ATS
Preguntas Frecuentes ¿Qué es una factura electrónica? Es un archivo electrónico que tiene los mismos datos de una factura impresa. Este archivo para que sea una factura electrónica con validez jurídica y legal se le debe añadir una firma electrónica, las facturas electrónicas son un archivo XML y es el único comprobante que tiene validez legal y jurídica en el servicio de rentas internas, los formatos PDF, HTML, o cualquier otro archivo no tienen validez tributaria. ¿Qué es firma electrónica? Es una secuencia de caracteres única (cadena de números, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar operaciones matemáticas sobre un conjunto de datos. Sirve para garantizar que cualquier documento electrónico no haya sido alterado, la firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos y será admitida como prueba de juicio. ¿Qué es un certificado electrónico? Es un documento digital mediante el cual la autoridad de certificación asegura la vinculación entre la identidad del usuario, su clave pública, y su clave privada. El certificado electrónico es como un pasaporte electrónico, por lo tanto, sirve para identificar plenamente y sin lugar a ningún tipo de dudas quien haga uso de él. ¿Cómo funciona la factura electrónica? Cada comprobante que emite la empresa en formatos XML se firma electrónicamente y se envía a través de web Service al servicio de rentas internas para que sus datos sean validados y autorizados. La autorización es por cada comprobante emitido, esta validación y autorización por parte del SRI es online.
¿Cuál es el beneficio de utilizar facturación electrónica? Principalmente se elimina la obligatoriedad de imprimir la factura en papel y enviarla al destinatario, reduciendo significativamente costos asociados a la generación y manipulación de documentos impresos, lo cual permite un ahorro de dinero tiempo y recursos. ¿Cuáles son los comprobantes electrónicos autorizados? Al momento de la generación de este documento los comprobantes electrónicos autorizados son: facturas, notas de crédito, notas de débito, retenciones, liquidaciones en compra y guías de revisión. ¿Debo conservar los comprobantes electrónicos? Si, la ley obliga el archivo durante el período de prescripción del documento que es igual a seis años, nuestros servidores se encargan del almacenamiento correcto de cada uno de estos documentos. ¿Qué obligaciones tiene el receptor de comprobantes electrónicos? Comprobar la validez del documento recibido sea a través del portal del servicio de rentas internas con el código de acceso o en la herramienta de comprobación de nuestro sistema. ¿Qué se puede entregar, si el cliente exige una factura impresa? Las empresas autorizadas a emitir comprobantes electrónicos no están obligadas a entregar comprobantes impresos, sin embargo, el servicio de rentas internas ha dispuesto que se pueda entregar el comprobante RIDE, el cual no tienen validez tributaria. ¿Se tiene que entregar el papel si se genera documentos electrónicos? No, los comprobantes electrónicos tienen validez legal y sustituyen el papel sin embargo si el cliente solicita se puede imprimir el RIDE
¿Qué obligaciones tiene el emisor de comprobantes electrónicos? a) Conservar los comprobantes electrónicos, con los datos de firma y certificado b) garantizar el acceso a los comprobantes electrónicos para poder buscarlos, visualizarlos en línea y descargarlos c) asegurar la legitimidad de los comprobantes en su formato original (sin alteraciones) ¿Qué se debe realizar si hay problemas de carácter técnico? Como contingencia si se presentaren problemas técnicos por parte del SRI, nuestro sistema se encarga de la generación de documentos offline, para una autorización posterior una vez subsanado el problema del SRI. ¿Qué sucede si un documento es rechazado? Nuestro sistema realiza una comprobación de datos antes de los envíos de los mismos al servicio de rentas internas disminuyendo en un 98% los rechazos de los documentos, el 2% adicional son corregidos por nuestros técnicos y de ser el caso contactados con el emisor para sus correcciones. ¿Cómo se anulan las facturas electrónicas? Existen dos formas de anulación, una a través del portal del servicio de rentas internas y la otra de mayor facilidad utilizando notas de crédito electrónicas haciendo referencia a la factura que se desea anular. ¿Se puede facturar a consumidor final? Sí, se emiten facturas con el ruc 9999999999999 en donde el servicio de rentas internas lo identificará como consumidor final, en nuestro sistema el consumidor final se encuentra ya almacenado y listo para seleccionar.
¿Qué garantía tienen los comprobantes electrónicos y qué requisitos deben tener para su validez legal y fiscal? El comprobante electrónico tiene garantía legal y fiscal con la firma electrónica incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad. Para que sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterada. ¿El sistema sólo sirve para emitir documentos electrónicos? La mayoría de sistemas sólo permiten la emisión de documentos electrónicos, nuestro sistema además de la emisión permite el almacenamiento de documentos recibidos con la finalidad que éste le facilite su sistema contable y en un futuro la generación del anexo transaccional simplificado (ATS). ¿Qué requisitos son necesarios para iniciar operaciones?
Gestionar una solicitud de autorización a través del portal del servicio de rentas internas (no se requiere visita física)
Obtener una firma digital en archivo en la autoridad de certificación (Banco Central del Ecuador) generalmente se las retira en el registro civil.
Implementar la plataforma de comprobantes electrónicos.
¿Quién puede emitir documentos electrónicos? Personas naturales y jurídicas pueden generar comprobantes electrónicos ya que facilita la portabilidad de documentos generación y almacenamiento de los mismos convirtiéndose en una herramienta ideal e indispensable para el trabajo actual.
¿Cuáles son los costos del sistema? El sistema tiene un costo de instalación, puesta en marcha, e inducción a la(s) personas encargadas del trabajo en el sistema de $200, y una vez en marcha el sistema generará una factura mensual dependiendo de la cantidad de documentos emitidos por la empresa. PACK Tiny
DOC MIN
DOC MAX
1
50
Junior
51
160
Básico
161
350
Pymes
351
800
Empresarial
801
2000
Gold
2001
infinito
FACTURA
$ 15,00 $ 30,00 $ 55,00 $ 75,00 $ 100,00 $ 150,00
Todos los pasos anteriormente indicados nuestra empresa le asesora para su trámite o los realiza en su nombre en el caso que las entidades así lo permitan. Para mayor información puede contactar nuestro sitio web www.dosto.ec en el formulario de contactos, o a través de nuestro número telefónico que incluye whatsapp 0986787914.