Sijaisen opas Kaarinan kaupunki by Kaarinan kaupunki

Sijaisen opas Kaarina Kaupunki Hallintopalvelut

P채ivitetty 24.5.2013

Tervetuloa luovaan ja rohkeaan joukkoomme! KAARINAN KAUPUNGIN ARVOT – mitkä periaatteet ohjaavat meitä -

Asiakas- ja asukaslähtöisyys Avoimuus Rohkeus Oikeudenmukaisuus

KAARINAN KAUPUNGIN TOIMINTA-AJATUS – miksi olemme olemassa Tarjoamme kaarinalaisten hyvinvointia edistävät, hyvät kunnalliset palvelut tasapuolisesti ja oikea-aikaisesti. Tuemme kaarinalaisten omatoimisuutta ja mahdollistamme arjen sujuvuuden sekä turvallisen huomisen asukkaille ja yrityksille. Huolehdimme myös vehreästä sekä merellisestä ympäristöstämme. STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT – mitä asioita meidän tulee tavoitella, jotta visiomme toteutuu 1. Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivasti 2. Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen 3. Ekologisesti viihtyisä ympäristö 4. Luovuudesta tunnettu Kaarina

Yhteyshenkilö

Varhaiskasvatus

Ruokapalvelut

Niina Alho Rekrytoija Kaarinan kaupunki Hyvinvointipalvelut Lautakunnankatu 4 PL 12 20781 Kaarina puh:050 3146197

Rokala Kirsi Vuorokodin johtaja puh: 050 3732492 kirsi.rokala@kaarina.fi

Heidi Paju Ruokapalvelupäällikkö puh: 0503732529 heidi.paju@kaarina.fi

Vainikainen Katja Päiväkodinjohtaja puh:050 3145254 katja.vainikainen@kaarina.fi

Siivouspalvelut

niina.alho@kaarina.fi

Maarit Kiiskinen Siivouspäällikkö puh:0503732558 maarit.kiiskinen@kaarina.fi 1

Sisällys Työtarjousten vastaanottaminen ............................................................................................................. 3 Tekstiviestinä ..................................................................................................................................... 3 Keikkakalenteri.................................................................................................................................. 5 Omien tietojen päivittäminen .................................................................................................................. 8 Käytettävyyskalenteri ........................................................................................................................ 8 Keikkojen peruminen ..............................................................................................................................11 Työaika......................................................................................................................................................11 Palkka........................................................................................................................................................11 Palkkasihteerit ..................................................................................................................................12 Työkokemuslisien hakeminen .........................................................................................................12 Tietosuoja .................................................................................................................................................13 Sairastaminen ja työterveyshuolto .........................................................................................................14 Liite 1 henkilötietolomake ...............................................................................................................16

Työtarjousten vastaanottaminen Tekstiviestinä Kun sijaistarve tulee yksikköön yllättäen ja sijaista tarvitaan lyhyelläkin varoitusajalla, lähetetään sijaisille tekstiviestinä työtarjous. Kysymyksessä voi siis olla saman päivän sijaisuus tai vaikka viikon päästä alkava sijaisuus. Tekstiviestissä lukee sijaistarpeen tiedot (paikka, päivämäärä, työvuoro ja nimike). Sijaiset vastaanottavat vain heidän kanssaan sovittuja sijaisuuksia, eikä täten voi saada työtarjouksia paikoista joihin eivät voisi mennä. Tekstiviestiin ei tarvitse mitään vastata, mikäli sijaisuus ei sovi. Mikäli sijainen toivoo saavansa työn ja sitoutuu tekemään viestissä ilmoitetut vuorot, tällöin viestiin vastataan vain siinä esiintyvä numerokoodi. Tekstiviestit tulevat kuntarekry-palvelusta ja viesteihin vastataan suoraan palveluun. Viestiin voidaan vastata vain siitä numerosta johon työtarjous on tullutkin. Yksikön esimies tai muu henkilöstö joka sijaista kutsuu, saa vahvistuksen sijaisuuden ottaneesta henkilöstä ja sijainen saa aina paluuviestissä tiedon sijaisuudesta myös itselleen. Mikäli sijaisella on palvelunumeronestoja omassa liittymässään, ei työtarjouksia välttämättä pysty vastaanottamaan, koska työtarjoukset tulevat 16183 numerosta. Viestiin vastaaminen maksaa normaalin operaattorin mukaisen tekstiviestin hinnan. Mikäli viestiin vastaa väärin antaa palvelu tästä aina palautteen sijaiselle. Viestiin ei voi vastata muuta kuin kyseisen sijaisuuden mukana tulevan viisinumeroisen koodin. Mikäli kaksi sijaista yrittää samanaikaisesti ottaa samaa työtarjousta vastaan, vain se joka on nopeampi saa työn. Tällöin toinen sijaisista saa vahvistusviestin ja toinen ilmoituksen siitä että sijaisuus on täytetty. Mikäli palvelu ei vastaa mitään lähetettyihin viesteihin on syytä soittaa suoraan rekrytointiin selvittääkseen missä on ollut ongelmia.

Esimerkki viestit: Työtarjous Sijaisuus tarjolla: Osastonapulainen, Valmakoti: 29.11. klo. 7:00-15:00, . Jos haluat sijaisuuden, vastaa viimeistään 29.11.2013, 11:14. Ensimmäinen vastannut saa paikan. Kirjoita vastausviestiin pelkästään: 48673

Vastaus viestiin kirjoitetaan pelkästään: 48673 (numero on joka viestissä eri!) Vastausviesti lähetetään suoraan siihen numeroon, josta tekstiviesti tulikin. Vahvistusviesti sijaiselle: Onnittelut! Sait sijaisuuden 12345. Osastonapulainen, Valmakoti: 29.11. klo. 7:00-15:00. Yhteyshenkilö: Malli Hoitaja, 050-0111111

Mikäli joku muu on jo ehtinyt ottamaan sijaisuuden: Kiitos mielenkiinnosta, sijaisuus 12345 on jo täytetty. Soita aina yhteyshenkilölle, kun tulet uuteen yksikköön töihin.

Keikkakalenteri Pidemmät sijaisuudet ja sijaisuudet jotka tiedetään hyvissä ajoin, ilmoitetaan sijaisten omaan keikkakalenteriin. Keikkakalenteriin ilmestyvistä sijaisuuksista ilmoitetaan sijaisille joko tavallisella tekstiviestillä tai sähköpostilla. Keikkakalenteriin voi halutessaan ilmoittautua halukkaaksi sijaisuuteen. Ilmoittautumiset eivät ole sitovia, vaan useimmiten soveltuvin sijainen valitaan. Keikkakalenterissa myös lukee tarkempia tietoja sijaisuudesta. Ajoittain keikkakalenteriin voi tulla sijaisuuksia, jotka vahvistuvat vasta sijaisuuden alkaessa. Tämänlaisiin tilanteisiin joudutaan, kun mahdollinen sairasloma tms. vahvistuu vasta kun sijaisuus alkaisi Keikkakalenterissa ei pysty ilmoittautumaan sijaisuuteen, mikäli on asettanut itsensä "ei käytettävissä tilaan" tai on jo muualla kiinnitettynä samalla ajankohdalla. Oman käytettävyyskalenterinsa voi päivittää ja ilmoittautua sen jälkeen halukkaaksi. Keikkakalenteriin pääsee omilla kuntarekry käyttäjätunnuksilla. Kirjautumisen jälkeen näkymänä tulee oma työpöytä. (www.kuntarekry.fi - omat tiedot)

Keikkakalenteriin pääsee sivun alareunasta. Keikkakalenteri tuo sijaisen aina siihen viikkoon joka on menossa. Viikkoja voi selata eteenpäin linkeistä viikkonäkymän yläpuolelta. Edellinen viikko - Seuraava viikko tai siirtyä suoraan haluamaansa päivään, päivämäärä painikkeesta. Siirryttäessä suoraan johonkin ajanjaksoon näkymä voi olla tyhjä, tällöin on hyvä päivittää näkymä siirtymällä vielä viikko eteenpäin ja takaisin taaksepäin "Edellinen viikko - Seuraava viikko" painikkeilla.

Avoimet sijaistarpeet näkyvän liloina palkkeina, joita klikkaamalla avautuvat sijaisuuden tarkemmat tiedot.

Mikäli haluaa ilmoittautua halukkaaksi sijaisuuteen, voi ilmoittautumisen jättää painamalla "ilmoittaudu" painiketta. Mikäli ilmoittaudu painike näkyy vaalean harmaana, pitää käytettävyys kalenteria muokata niin että on käytettävissä koko ajan tai jättää ilmoittautuminen suoraan yhteyshenkilölle. Ensisijaisesti ilmoittaudutaan keikkakalenteriin. Ilmoittautumisen jälkeen voi jättää lisätietoja omaan ilmoittautumiseen liittyen.

Omien tietojen päivittäminen Jotta jatkossa saat sijaisuuksia, sinun on pidettävä käytettävyyskalenteriasi ajan tasalla ja päivitettävä tietojasi kuntarekry.fi -palveluun. Palvelu mahdollistaa oman ajankäyttösi suunnittelun ja on käytössäsi 24 tuntia vuorokaudessa, vuoden jokaisena päivänä. Muistathan myös päivittää tietojasi ja ilmoittaa rekrytointiin: yhteystietojen muuttuminen (pelkkä päivitys omissa tiedoissasi riittää) mikäli valmistut ammattiisi mikäli olet saavuttanut merkittävää työkokemusta, joka voisi vaikuttaa sijaisuuksiisi tai mikäli tilanteesi on muuten muuttunut ja vaikuttaa kykysi tehdä sijaisuuksia (esim. ajokortti ja auton käyttö, työhön vaikuttava pitkäaikainen sairaus).

Kirjaudu omiin tietoihisi osoitteesta www.kuntarekry.fi ja tulet omalle työpöydällesi. Unohtuneen salasanan voi tilata sähköpostiisi, kirjautumissivulta. Rekrytointi yksiköt eivät pysty muuttamaan salasanaasi. Työpöydällä voi nähdä kaikki hakemukset jotka on jättänyt palveluun. Tätä kautta pääsee päivittämään omia tietoja (yhteystiedot yms.) Avaamalla jonkin sijaisrekrytointi hakemuksen voi omia tietoja päivittää.

Käytettävyyskalenteri Käytettävyyskalenteriin pääset omalta työpöydältäsi. Työpöydän alareunassa sinisellä pohjalla "käytettävyyskalenteri" painikkeesta pääset kalenteriin. Kalenterin oikeassa alareunassa painike "muokkaa käytettävyyttä", päästää sinut muokkaamaan omaa kalenteriasi. Kalenterin pohjaoletus kannattaa olla hyvin avoin. Oletuksen päälle on helppo lisätä niitä ajanjaksoja, jolloin et ole käytettävissä.

Mikäli olet kiinnostunut vain pidemmistä sijaisuuksista, kannattaa sinun muokata käytettävyyteen kerran kuukaudessa ajanjakso, jolloin et ole käytettävissä ollenkaan. Tällöin kuulet kaikista sijaisuuksista jotka alkaa ko. ajanjakson jälkeen, muttet saa keikkatekstiviestejä turhaan kännykkääsi. Mikäli et ole enää lainkaan kiinnostunut sijaisuuksista, voit siirtää pallon "käytettävissä sijaisuuksiin" kohdasta, "en ole käytettävissä" kohtaan. Tällöin voit tiedon myös päivittää itse takaisin myöhemmin ja en ole käytettävissä tilassa et enää tule sijaishakuihimme näkyviin.

Oletus työvuorot jotka sopii

Lisää ajanjakso jolloin et halua/ et ole käytettävissä sijaisuuksiin.

Jos et ole lainkaan käytettävissä, valitse en ole käytettävissä. Et saa mitään viestejä tai kuule mistään sijaisuuksista. 9

Ajanjaksoja voi myöhemmin myös muokata ja niitä voi lisätä useita erilaisia päällekkäin. Huomioi että ajanjaksot lisätään jolloin et ole käytettävissä. Omia tietoja on hyvä päivittää, jotta saa vain niitä työtarjouksia joihin voisit olla käytettävissä. Lisäksi nimesi ei näy turhaan yksiköiden sijaishakulistoilla.

Keikkojen peruminen Kaikki sijaiset pitävät käytettävyyskalenteria. Sinulle ei tarjota sijaisuuksia, joihin et ole käytettävissä. Saat itse päättää, mikäli haluat vastaanottaa keikan. Sinun ei tarvitse reagoida tekstiviestiin mitenkään, mikäli et halua paikkaa. Jos haluat sijaisuuden, vastaat viestiin. Mikäli hyväksyt sijaisuuden, olet myös sitoutunut tekemään sen! Mikäli et ole työkykyinen, et voi ottaa vastaan sijaisuuksia. Mikäli olet vahingossa hyväksynyt keikan, sinun pitää viipymättä olla yhteydessä suoraan toimipaikkaan. Myös sairaslomat ilmoitetaan suoraan toimipaikkaan! Inhimilliset virheet sallitaan, mutta jatkuva sijaisuuksien peruminen johtaa Kaarinan kaupungin sijaisrekisteristä poistamiseen.

Työaika Sijainen voi vapaasti tehdä sijaisuuksia Kaarinan kaupungin eri yksiköissä, jotka on rekrytoinnissa sovittu, mutta omasta työajasta ja jaksamisesta on vastuu jokaisella sijaisella itsellään. Viikoittainen työaika ei saa ylittää 38.15 tuntia, ellei tästä ole erikseen sovittu yksikön esimiehen kanssa. Koska sijainen voi toimia sijaisena eri yksiköissä on esimiesten mahdotonta seurata viikoittaista työaikaa. Myös eri toimipaikoissa ollaan eri työajassa, joka sekoittaa tätä. On tärkeää että sijainen pitää itse huolta että työaika pysyy noin 38t/ viikko ja sijaisen tulee aina ottaa huomioon oma jaksaminen. Viikoittain tulee jokaisella sijaisella olla vähintään 24tunnin vapaa-aika jakso. On myös tärkeää ettei sijaisuuksia ota vastaan, mikäli on itse sairaana, vajaakuntoinen tai väsynyt. Omasta hyvinvoinnista on pidettävä huolta.

Palkka Vakinaisen henkilöstön palkat maksetaan Kaarinassa kuukauden seitsemäntenä päivänä, sijaisten ja määräaikaisten palkat kuun lopussa. Uuden työntekijän tulee toimittaa palkkojen maksatuksen hoitamiseksi palkanlaskentaan henkilötiedot, verokortti sekä pankkitilinsä numero IBAN-muodossa. Liitteenä (liite1) löydän kaupungin henkilötietolomakkeen, joka tulee toimittaa ensimmäiseen työpaikkaan, kun sijainen tulee tekemään ensimmäisen sijaisuutensa.

Palkkasihteerit Merja Kyynäräinen 588 4145 Lääkärit, Terveyskeskuksen sairaala Työterveyshuolto, Avosairaanhoito Neuvolat sekä koulu- ja opiskeluterveydenhuolto Lastensuojelu, Perhetyö

Anne Elo 588 4149 Kotihoito ja vanhuspalvelut Mielenterveyspalvelut,Tk:n tukipalvelut Hyvin hallinto, Hammashuollon hoitohenkilöstö, luottamushenkilöiden ansionmenetyskorvaukset

Virpi Nieminen 588 4148 Hallintopalvelut, Palkkiot Kansalaisopisto, Aikuissosiaalityö, Vammaistyö

Johanna Saarinen 588 4146 Tuntipalkat (TTES) Ympäristöpalvelut

Miina Pentikäinen 588 4143 Päiväkodit, Ryhmäperhepäivähoito

Heidi Jäkälä 588 4142 Opettajat -> Piikkiön koulut Kirjasto, Koulunkäyntiavustajat, Koulukuraattorit Sivistyspalvelun hallinto, Työllistetyt Liikuntapalvelut, Nuorisopalvelut, Kulttuuripalvelut Terveyden edistäminen, Kesätyöntekijät

Anne Tuomarmäki 588 4144 Opettajat-> Kaarinan koulut Sinikka Virtanen 588 4150 Perhepäivähoitajat, Omaishoitajat Perhehoitajat, Tukihenkilöt

Lautakunnankatu 4 pl12 20781 Kaarina etunimi.sukunimi@kaarina.fi

Työkokemuslisien hakeminen Työkokemuslisän laskentaa varten tulee henkilöstötoimeen toimittaa kopiot vastaavan ammattialan työtodistuksista lisän laskentaa varten. Ensimmäiseen lisään oikeuttaa viiden vuoden työkokemus ja toiseen kymmenen vuoden työkokemus. Todistukset voi toimittaa: Anne Rostedt toimistosihteeri Lautakunnakatu 4 PL 12 20781 Kaarina

Tietosuoja Vastuu tietoturvan ja – suojan ylläpitämisestä kuuluu jokaiselle asiakastietojen ja tietojärjestelmien kanssa työskentelevälle. Tiedoksi ja noudatettavaksi annetut vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta koskevat lain kohdat: Sosiaalihuollon laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 14 § Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaista tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstä 28.6.1994/559 17 § Terveydenhuollon ammattihenkilö ei saa sivulliselle luvatta ilmaista yksityisen tai perheen salaisuutta, josta hän asemansa tai tehtävänsä perusteella on saanut tiedon. Salassapitovelvollisuus säilyy ammatinharjoittamisen päättymisen jälkeen. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 17.8.1992/785 13 § Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallista suostumusta antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 23 § Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt. Tämä laki koskee myös niitä jotka harjoittelijana tai muutoin toimii viranomaisessa taikka viranomaisen toimeksiannosta tai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa taikka joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain perusteella annetun luvan nojalla.

Muistilista * Tutustu työpaikan tietoturvallisuuteen liittyviin ohjeisiin ja kysy rohkeasti neuvoa. * Estä asiaton pääsy tietojärjestelmiin lukitsemalla tietokoneesi aina kun poistut työpisteestäsi. * Työpäivän päättyessä kirjaudu tietojärjestelmistä ulos ja sulje tietokoneesi organisaatiokohtaisen ohjeen mukaisesti. * Älä jätä vierasta yksin tai valvomatta työhuoneeseesi tai muihin organisaation tiloihin. 13

* Noudata ns. puhtaan pöydän periaatetta. Älä säilytä työpöydällä salassa pidettävää aineistoa, ainakaan niin, että se on sivullisten luettavissa. * Älä luovuta henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja toisen henkilön käyttöön * Käytä työpaikan tietoaineistoa ja työvälineitä vain työtehtäviesi hoitamiseen. * Muista, että organisaation laitetta, verkkoa tai sähköpostia käyttäessäsi näyt ja esiinnyt tietoverkossa aina tahtomattasikin organisaation edustajana. * Hävitä tietosuojattava jäte asianmukaisesti. * Varo paljastamasta luottamuksellisia tietoja sivullisille työpaikalla tai sen ulkopuolella esim. sosiaalisessa mediassa. Älä hätäänny, jotain poikkeavaa tapahtuu. Kerro esimiehelle rohkeasti tapahtuneesta! Tarja Kansanen 26.4.2013 Liitteenä löydät hyvinvointipalveluiden sijaisten salassapitositoumus lomakkeen.

Sairastaminen ja työterveyshuolto Sairauspoissaolosta on ilmoitettava välittömästi esimiehelle tai hänen määräämälleen henkilölle. Henkilöllä on virka- ja työehtosopimusten mukaan oikeus saada sairauslomaa jos hän on sairauden, vian tai vamman vuoksi estynyt hoitamasta työtään, ilman lääkärin tai terveydenhoitajan todistusta enintään kolme päivää. Mikäli sairaus kestää yli kolme päivää, työntekijällä on oikeus kahdelta sen ylimenevältä päivältä olla sairauslomalla terveydenhoitajan antamalla todistuksella. Yli viiden päivän sairausajalta on aina oltava lääkärin antama sairauslomatodistus. Sairastumisesta on välittömästi ilmoitettava esimiehelle ja työhön palattua on täytettävä ao. sairauslomahakemus. Sairaustapauksissa suositellaan käyttämään kaupungin työterveyshuollon palveluja. Työterveyshuollon ajanvarausnumero on 02-588 2330

Lapsen sairastuminen Äkillisesti sairastuneen alle 10-vuotiaan lapsen hoidon järjestämiseksi tai hoitamiseksi silloin kun muuta hoitoa ei ole saatu järjestetyksi, myönnetään virka-tai työvapautta tai, jonka ajalta maksetaan varsinainen palkka enintään kolmelta kalenteripäivältä kerrallaan, minkä lisäksi on mahdollisuus saada neljäs palkaton työpäivä. Lisäksi edellytetään, että em. vapautusta ei anneta molemmille vanhemmille samanaikaisesti. Tällainen vapaa on 14

tarkoitettu ensisijaisesti lapsen hoidon järjestämiseksi, ei niinkään lapsen hoitamiseksi. Poissaolosta on ilmoitettava välittömästi esimiehelle tai hänen määräämälleen henkilölle. Työterveyshuoltoa voivat käyttää kaikki kaupungin työsuhteessa olevat työntekijät. Myös sijaiset voivat työsuhteen voimassaoloaikana käyttää työterveyshuoltoa. Työterveyshuollon vastaanottokäynnit ovat työaikaa, jos aikaa ei ole mahdollista saada oman säännöllisen työajan ulkopuolelle. Ne tulee kuitenkin pyrkiä sijoittamaan työajan ulkopuolelle aina, kun on mahdollista. Pyydettäessä on käynnistä esitettävä tarkastuksen suorittaneen henkilön todistus. Niihin liittyvää matka-aikaa ei kuitenkaan lueta työajaksi, mikäli matka-aika ei ajoitu varsinaiseen työaikaan. Lääkärin määräämät tutkimukset Lääkärin lähetteellä määräämiin tutkimuksiin, kuten erikoislääkärin, laboratorio- tai röntgentutkimukseen kulunutta aikaa ei lueta työajaksi. Työntekijällä/viranhaltijalla on kuitenkin oikeus käydä ko. tutkimuksissa työpäivän aikana, mikäli määrättyjä tutkimuksia ei mahdollista suorittaa työajan ulkopuolella. Oma-aloitteiset lääkärissäkäynnit (hammaslääkäri, gynekologi, neurologi jne.) ovat aina omaa aikaa. Mikäli työntekijällä ei mahdollisuutta käydä ko. vastaanotolla työajan ulkopuolella, on työantajan järjestettävä hänelle mahdollisuus ko. tutkimuksissa käyntiin myös työpäivän aikana, näihin kulunut aika tehdään aina takaisin. Lääkärin määräämiin tutkimuksiin kulunut aika ei ole sairauslomaa.

Liite 1 henkilötietolomake

HENKILÖTIEDOT

Henkilötunnus Sukunimi Etunimet Lähiosoite Postiosoite IBAN-pankkitili Puhelinnumero Sähköpostiosoite Koulutus Tehtävänimike Toimipaikka MUISTA VEROKORTTI!