Väyrynen rohkaisee yrityksiä kilpailutuksiin

· JULKISET HANKINNAT Hankinta-asiantuntija Juha Väyrynen korostaa organisaatioiden ja yritysten välisen vuoropuhelun tärkeyttä jo ennen hankinnoista päättämistä. Hän toivoo yrityksille rohkeutta osallistua julkisiin hankintoihin.

Anna-Tuulia Hautala, teksti

Ester van Dam, kuva

Monissa yrityksissä julkiset hankinnat koetaan monimutkaisiksi prosesseiksi, joihin on parempi olla sekaantumatta. Pohjois-Pohjanmaan

Yrittäjien hankinta-asiantuntijana toimiva Juha Väyrynen muistuttaa, että vanha hyvä kauppatapa on sallittua myös hankinnoissa, kunhan sen tekee oikeaan aikaan.

”On sallittua myydä palveluitaan valmisteluvaiheessa eli silloin, kun virallista tarjouspyyntöä ei vielä ole jätetty. Tässä vaiheessa kannattaa olla oma-aloitteinen.”

Väyrynen toimii sekä organisaatioiden että yritysten apuna hankinnoissa. Hän auttaa yrityksiä ymmärtämään hankintaprosessia ja erityisesti sitä, mitä missäkin vaiheessa voi ja kannattaa tehdä.

Useimmiten yrityksiä kiinnostaa se, miten kilpailutuksen esittämiin vaatimuksiin ja kysymyksiin tulisi vastata.

”Neuvon, mitä kysymys tarkoittaa ja mitä vastauksesta voi seurata. Hankintaprosessin oppii kyllä”, Väyrynen vakuuttaa.

Julkisissa hankinnoissa vähän tarjouksia

Julkisissa hankinnoissa on yleensä vähän tarjouksia. Usein se johtuu yksinkertaisesti siitä, että yritykset keskittyvät muuhun kuin julkiseen sektoriin. Moni myös pitää yritykselle asetettavia vaatimuksia kohtuuttoman kovina.

Tilanteen helpottaminen vaatii töitä sekä hankkeen valmistelijoilta että yrityksiltä.

”Valmistelijoiden tulisi hankkia aktiivisemmin tietoa markkinoilta, mitä on tarjolla ja millaisella hintarakenteella. Usein tarjouspyynnöissä kriteerit yrityksille ovat sellaisia, joita ei markkinoilla ole tarjolla”, Väyrynen selittää.

Siksipä vuoropuhelun lisääminen ratkoisi monia ongelmia. Kun organisaatiot ja yritykset miettisivät yhdessä tulevaa tarjouspyyntöä, muotoutuisivat vaatimukset järkevimmiksi ja kilpailutus aukeaisi useammille yrityksille.

Väyrynen toivoisi yrityksiltä rohkeutta osal- listua kilpailutuksiin. Jos oman yrityksen rahkeet eivät riitä, voi kilpailutukseen osallistua yhdessä toisen yrityksen kanssa tai hankkia palveluita alihankintana. Kaikkiin kilpailutuksiin ei kuitenkaan ole perusteltua osallistua. Päätös pitää tehdä oman yrityksen näkökulmasta.

Tarjouksissa moni yritys kapsahtaa samoihin kompastuskiviin.

”Tarjouspyyntöä ei lueta riittävän tarkasti tai kaikkiin kysymykseen ei vastata. Tällainen tarjous ei pärjää kilpailutuksessa.”

Huonoja ja hyviä esimerkkejä

Vuosien varrella tuhansia tarjouspyyntöjä nähneenä Väyrysellä on jäänyt mieleen muutamia hyviä julkisia hankintoja. Esimerkiksi Tornion kaupungin ulkoalueiden hoitoa koskevassa kilpailutuksessa tarjouspyyntö jaettiin osiin kaupunginalueiden mukaan.

”Yleensä tarjouspyyntö koskettaa koko kun-

Julkiset hankinnat

taa, mikä ei sovi pk-yrityksille.”

Muhos ja Utajärvi taas olivat teke mässä tarjouspyyntöä ulkoilureittien sä kunnostamisesta. Kunnat kutsui vat yritykset mukaan valmisteluvai heessa.

”Hyvä vuoropuhelu tarkensi ja paransi tarjouspyyntöä, jolloin kil pailutuksessa saatiin huomattavan hyviä tarjouksia”, Väyrynen kertoo. Yritysten kannalta epäonnistunei ta hankintoja vastaan tulee turhan usein. Prosessia on kyllä noudatettu, mutta kriteerit ovat sellaiset, etteivät pk-yritykset pääse mukaan. ”Tästä on esimerkkinä Oulun kau pungin kilpailutus ateria- ja puhtauspal veluista. Molemmat palvelut lyötiin yh teen, vaikka yritykset yleensä ovat jom piakumpia. Uskon, ettei tarjouspyynnön mukaisia kelvollisia yrityksiä ole Suo messakaan kovinkaan montaa.” muistuttavat yksityistä kaupankäyntiä, mutta ovat vain julkisempia”, hankinta-asiantuntija Juha Väyrynen tiivistää.

• Organisaatiolla, kuten kunnalla, kaupungilla tai valtiolla, on tarve, jota lähde tään määrittämään julkisena hankintana. Valmisteluvaiheessa yritykset voivat vaikuttaa tulevan tarjouspyynnön sisältöön.

• Kun virallinen tarjouspyyntö on julkaistu, voivat yritykset ilmoittautua kilpailu tukseen mukaan. Ennen lopullisen tarjouksen jättämistä yritykset voivat esit tää hankinnasta kysymyksiä, joihin hankkijan tulee vastata täsmäl lisesti ja julkistaa tieto myös muille kilpailutukseen osallistuville.

• Tarjouksessaan yritykset vastaavat tarjouspyynnössä yritykselle ja hankinnalle esitettyihin vaatimuksiin ja kysymyksiin mahdollisimman tarkasti. Tarjouksessa voi vastata vain siihen, mitä on kysytty. Tarjouspyynnöstä poikkeava tarjous pitää lähtökohtaisesti hylätä.

• Lopuksi hankkija pisteyttää saamansa tarjoukset etukäteen päätetyillä kriteereillä, joita ovat esimerkiksi laatu ja hintarakenne. Hankkija ilmoittaa voittajan ja perustelee kaikille tarjouksen jättäneille, miksi voittaja valittiin ja miksi häviäjiä ei valittu.