La información que se presenta a continuación corresponde a el evento Luna Llena realizado el 30 de Agosto y 6 de Septiembre de 2018. Se relaciona su respectiva preparación, realización, inversión, resultados obtenidos y sugerencias. Katalina Bermúdez Galindo
Luna llena se propone como un evento gratuito a nivel nacional, teniendo en cuenta así mismo el calendario Lunar para asignar la fecha. Por medio de este evento se busca generar experiencia y fidelización en nuestros clientes. Se realiza contacto con las tiendas programadas para realizar Luna Llena; al ser un evento para ejecución en un tiempo tan corto muchas no se sienten con la capacidad de realizarlo, por lo cual las tiendas que quedan confirmadas son Cali, Santa Marta y Medellín para el 20 de Agosto y Llanogrande pide realizarla el 6 de Septiembre. Las tiendas líder en el caso de Cali y Medellín son Cali Sur, en Medellín se realiza con la tienda Poblado.
Recorridos •
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Santa Marta: • • • • •
Recorrido: Inka Inka Kms: 26,2 km Tiempo: 1:30 aprox. Participantes: 35 Apoyo: Leonela Robles – Angelo Rodríguez
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Recorrido: Voragine & Mirador Pance Kms: 26,2 km Tiempo: Participantes: 50 Apoyo: Diana Grisales, Victor Melendez, Mateo Villada, David Viafara,´Angel , Joseph Viafara, Mauren Valencia, Jaime Rodríguez.
Cali
Medellín: • • • • •
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Recorrido: Alto Palmas Kms: 15km Tiempo: 55 Minutos – 3 Horas Participantes: 80 Apoyo: Carlos Londoño – Erica Vergara – Katalina Bermúdez.
Llanogrande • • • • •
Recorrido: Voragine & Mirador Pance Kms: 20 km Tiempo: 1:30 aprox. Participantes: 60 Apoyo: Katalina Bermúdez – 2 Asesores de tienta – Marcela Suarez - 1 Mecánico de la tienda.
Santa Marta: Recorrido: Inka Inka. Kms: 26,2 km. Tiempo: 1:30 aprox. Participantes: 35 Apoyo: Leonela Robles – Angelo Rodríguez. Se contó con refrigerio, hidratación, radios de comunicación, mecánico y apoyo de moto acompañante. Inversión: $72.000 Cali: Recorrido: Voragine & Mirador Pance, Kms: 26,2 km, Tiempo: Participantes: 50 Apoyo: Diana – Inversión: 145.000
Se contó con refrigerio, hidratación, mecánico, carro escoba y apoyo de la policía en bicicleta Medellín: Recorrido: Alto Palmas. Kms: 15km. Tiempo: 55 Minutos – 3 Horas. Participantes: 80. Apoyo: Carlos Londoño – Erica Vergara – Katalina Bermúdez.}
Se contó con refrigerio, hidratación, aerosol reflectivo, apoyo de Gatorade, Viva Palmas, 2 moto acompañante. Inversión: $160.000. Llanogrande: Recorrido: Mazora – mirador del toro Palmas. Kms: 20km. Tiempo: 55 Minutos – 2 Horas. Participantes: 60. Apoyo: trabajadores de la tienda Llanogrande. Se contó con refrigerio, hidratación, apoyo de Gatorade, 2 moto acompañante. Inversión: $150.000
Santa Marta En Santa Marta el recorrido fue modalidad MTB, se contó con el apoyo y liderazgo de la tienda local, quienes no reportaron ninguna novedad. Los clientes muy satisfechos y a la espera de una próxima experiencia Luna Llena. Se les brinda Hidratación, refrigerio y acompañamiento con asistencia mecánica. El punto de encuentro, salida y llegada fue la tienda BikeHouse.
Cali En Cali el recorrido fue para MTB, se contó con el apoyo y liderazgo de la tienda Cali Centro, quienes no reportaron ninguna novedad. Los clientes muy satisfechos y a la espera de una próxima experiencia Luna Llena. Se les brinda Hidratación, refrigerio y acompañamiento con asistencia mecánica. El punto de encuentro, salida y llegada fue la tienda BikeHouse Cali.
MedellĂn
Antes de iniciar nuestros recorrido, contamos con Albedo 100, un producto para brindar seguridad y visibilidad a nuestros deportistas al tratarse de un recorrido nocturno. Se realizĂł la postura del producto en sus zapatillas, cascos y en Jerseys con el logo de BikeHouse. Al tomarse las fotos sin flash se ve que el producto no se nota, este solo es visible con flash o cuando las luces de los carros iluminan a nuestros ciclistas.
En Medellín el recorrido aplicó para la modalidad de Montaña y Ruta, aunque en un principio se comprometió la tienda Poblado al apoyo de esta actividad, con confirmación de la misma, solo brindaron la confirmación del apoyo de una persona y el día del evento siendo las 6:20pm se comunicaron para informar que el administrador no consideraba pertinente que el apoyo fuera porque tenía bicicleta GW, ante lo cual se le manifestó que al estar citados a las 6:00pm no era hora de estar avisando ya que se le hubiese podido prestar la bicicleta Trek de montaña de Katalina Bermúdez, pero a esa hora era difícil encontrar solución, más se le solicita que asista para que apoye a nivel logístico, pero nadie de la tienda Poblado apareció para apoyar. El cubrimiento de la ruta, montaje y acompañamiento se termina realizando entre 3 personas de la oficina principal y los 2 moto acompañantes Bycare.
La ruta finalizó en el C.C Viva Palmas, con la aceptación y apoyo de la administradora. Brindándonos así el espacio y ambientación para que nuestros ciclistas disfrutaran su llegada, los costos se disminuyen en esta rodada gracias al patrocinio de Gatorade quien brindo la hidratación 100% y el refrigerio que se les brindó. Muchas personas se acercaron con el interés de saber que estaba sucediendo, ante lo cual se genera una activación y expectativa de Luna Llena Bike House para próximas ocasiones. Se contó con diferentes niveles de ciclistas donde el primero coronó Palmas en 50 minutos y nuestro último participante en 3 horas, algunos participantes llegaban hasta el primer mirador, pero para que se sintieran seguros y acompañados por Bike House; se hizo un grupo y un moto acompañante los escoltó hasta San Diego. Se plantea la opción de hacer una vez al mes “Palmas Bike House”
Llanogrande En Llanogrande el recorrido aplicó para la modalidad de Montaña. Se inscribieron en plataforma 44 deportistas y terminaron asistiendo 60. Se cuenta con el apoyo nuevamente de dos moto acompañantes, hidratación y refrigerio. Los deportistas manifiestan la necesidad de querer realizar esta actividad de manera más continua, no sólo asisten habitantes de llanogrande, también provenientes de Guarne. En la tienda se activa la venta de luces y cascos, por parte de los asistentes para hacer más segura la rodada, ya que los participantes que deben rodar con casco y luces por seguridad de la misma. Se realizan rifas de medias para ciclismo y brazaletes de luz, que fueron gestionados como parte del compromiso adquirido por Katalina Bermúdez, para así mismo brindar mayor motivación y fidelización de los clientes hacia las actividades Bike House.
Observaciones y oportunidades de mejora. El evento Luna Llena estaba planteado como un evento gratuito, al apoyar la circulación de accesorios que están en stock con poca movilidad en venta se crea el “Kit Nocturno”, el cual incluye los mismos beneficios de los participantes con inscripción gratuita más una Luz Cateye LN135 frontal. De 120 Luces enviadas a nuestras tiendas se registran ventas de 8 luces, más los clientes solicitan que sean luces traseras. Por lo cual se procede a evaluar con el Category Santiago Valencia cual puede ser para una próxima rodada nocturna. A nivel de plataforma se reportan algunas fallas en el sistema, donde Cali es el principal afectado. Diana Marcela Grisales, administradora de la tienda Bike House Cali Centro, realiza varias inscripciones y en algunos momentos cuando va a verificarlas no le aparecen en el sistema, enviando así mismo el soporte del video de todos los inscritos. El día del evento no le aparecen todos los inscritos que realizó el día anterior, por lo cual nos comunicamos con Paula Tirado, para solicitar la colaboración del envío de la lista de inscritos que les aparecen a ellos y poder comprender que sucede con el sistema. Tanto en Medellín como en Cali, se procede a realizar algunas inscripciones manuales ya sea porque no aparecían en el sistema o porque llegaron en el momento que iba a iniciar el recorrido y no se habían inscrito. El Material de montaje que se tenga para eventos, es necesario devolverlo o guardarlo tal cual se recibió, pues se llevaron dos arcos para ubicar en Viva Palmas, más no se pudieron utilizar, porque estaban demasiado sucios para ser instalados, se procede a programar una visita a la bodega, para realizar inventario de material y proceder a la limpieza. Es necesario que los administradores de las tiendas tengan claro que los eventos también es obligatorio el apoyo por parte de ellos y no es algo opcional y en caso de comprometerse a realizarlo deben cumplir. La alianza con otras marcas es estratégica, para que un evento gratis pueda generar activaciones de marca y un muy bajo costo para la compañía. En esta ocasión se conto en dos ciudades con este apoyo pero es necesario obtenerlo para las demás ciudades.
Se realiza un video spot con algunas imáganes para apoyo, promoción y expectativa de los próximos luna llena, el video fue compartido en redes sociales.
Informe realizado por: Katalina BermĂşdez Galindo