Directives concernant l'engagement de Plan aupres de l'ONU by Kathy Mills

DIRECTIVES CONCERNANT L’ENGAGEMENT DE

PLAN AUPRES DE L’ONU

DIRECTIVES CONCERNANT L’ENGAGEMENT DE PLAN AUPRES DE L’ONU

Table des matières Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Coordination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Coordination lors d’un engagement auprès de l’ONU à Genève et à New York .. . . . . . . . . . . . . 3 Coordination lors d’un engagement auprès de l’ONU, hors Genève et New York. . . . . . . . . . . . 4 Coordination lors d’un engagement auprès des Nations Unies au niveau national .. . . . . . . . . . 4

Communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Communication externe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Accréditation et engagement à Genève et à New York . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Engagement à Genève et à New York . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Accréditation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Participation des enfants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Responsabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Appendice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 FORMULAIRE I – FORMULAIRE DE VISITE DE PLAN À GENÈVE/NEW YORK FORMULAIRE II – LISTE DE CONTRÔLE POUR PLAN À GENÈVE/NEW YORK FORMULAIRE III – ACCRÉDITATION DE PLAN AUPRÈS DE L’ONU – FORMULAIRE COURT FORMULAIRE IV – ACCRÉDITATION DE PLAN AUPRÈS DE L’ONU – FORMULAIRE LONG

Photo: ÂŠ Plan International

Le message « One Plan » aux Nations unies : solidaire efﬁcace professionnel

Introduction Les Directives concernant l’engagement de Plan auprès des Nations Unies constitue le document officiel de Plan pour son engagement auprès de l’ONU, aussi bien auprès des Sièges de New York et Genève que des agences onusiennes basées dans différents pays. Ce document a pour but d’harmoniser et de professionnaliser l’engagement de Plan auprès des Nations Unies à tous les niveaux. L’unification et la systématisation des procédures de travail appliquées par le personnel, les équipes et les bureaux de Plan auprès des Nations Unies permettront de maximiser l’efficacité et la qualité du travail de Plan, en plus de lui assurer un profil d’organisation solidaire et professionnelle face aux partenaires et aux homologues des Nations Unies. Cette démarche permettra également à Plan d’atteindre son objectif « One Plan » auprès des Nations Unies. Avec la décision de Plan d’augmenter son travail de plaidoyer et ses activités sur la scène internationale, il lui est absolument nécessaire de s’exprimer à la façon d’une organisation unifiée et coordonnée, ceci afin

d’être efficace et de présenter une image professionnelle et experte ; elle doit en outre éviter les confusions, les contradictions et les chevauchements. Ces directives constituent donc un élément essentiel de la mise en œuvre de la stratégie « One Plan » auprès des Nations Unies. Une meilleure définition des rôles et une amélioration de la cohérence des procédures permettront d’optimiser la coordination, la coopération et la communication. Les Nations Unies sont une organisation complexe, aux multiples agences, dont les systèmes et les procédures sont tortueux et parfois contradictoires. Les deux bureaux de Plan auprès de l’ONU sont mandatés pour aider le personnel dans son travail et ses relations avec l’ONU, et assurer assistance et conseils techniques afin d’obtenir les meilleurs résultats possible et garantir la cohésion. Ces deux bureaux constituent le premier point de contact avec les Nations Unies. Ainsi, les efforts engagés en commun trouveront tout le sens si le personnel de Plan collabore avec les bureaux de Plan auprès de ONU pour tout ce qui concerne les activités ou événements organisés conjointement, le partage des bonnes pratiques et le travail de plaidoyer auprès des Nations Unies.

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Il est essentiel que chaque démarche de Plan auprès de l’ONU soit perçue comme émanant bien de Plan International ; les messages et les connaissances communiqués doivent être porteurs de cohérence et d’homogénéité. Les documents préparés pour les Nations Unies et qui leur sont présentés doivent se présenter de façon aussi cohérente et représentative et toujours porter la signature Plan International Inc. En outre, si l’intention de Plan est de démontrer à l’ECOSOC1, et par extension à l’ONU et aux missions permanentes, qu’elle possède les compétences requises pour obtenir le statut consultatif général, ainsi que le niveau et l’accès à l’ONU qu’un tel statut confère, il est nécessaire que Plan apparaisse comme une organisation unie. Une approche claire, unifiée et systématique du travail de Plan aux Nations Unies lui assurera reconnaissance et respect et le fera considérer comme un leader des droits de l’enfant, dont la voix doit être entendue.

Coordination Une bonne coordination est fondamentale pour que Plan réalise ses objectifs auprès des Nations Unies. Afin d’obtenir les résultats qu’ils se sont fixés, les bureaux de Plan à tous les niveaux, de même que les bureaux de Plan auprès de l’ONU et d’autres acteurs d’importance au sein de Plan devront coordonner de façon efficace leur travail auprès des Nations Unies. Selon le bureau de Plan ou l’agence onusienne concernée, cette coordination peut prendre différentes formes. À titre d’exemple, un travail en collaboration avec le siège de l’UNICEF en vue d’organiser un événement ou un groupe de travail implique des procédures différentes que pour un même projet mené avec les Bureaux de programme de l’UNICEF. Les questions de coordination liées aux Nations Unies seront donc considérées différemment selon qu’elles soient : • basées à Genève ou à New York ; • basées à l’extérieur de Genève et de New York ; • relatives à un pays.

Le Conseil économique et social, l’un des prin-

Pour faciliter la coordination et la communication avec et entre les deux bureaux de Plan auprès de l’ONU et le reste de Plan, chaque bureau et équipe de Plan devrait désigner un « point de contact auprès de l’ONU »2.

cipaux organes des Nations Unies, représente l’interlocuteur principal de Plan sur les sujets économiques et sociaux dans le monde. Un certain nombre d’ONG bénéficient du statut consultatif auprès de l’ECOSOC. Plan International détient actuellement un statut « spécial » après avoir prouvé sa capacité à contribuer à certains domaines qui intéressent le Conseil. L’organisation souhaiterait acquérir le statut consultatif « général », accordé aux organismes traitant la plupart des activités du Conseil et capables d’apporter des contributions « substantielles et durables »

Les points de contact feront l’objet de discussions

aux travaux de l’ONU. Ce statut étendrait l’ampleur

et seront désignés lors des rencontres de

et la portée des possibles engagements de Plan

lancement, en présence des directeurs ou chefs

auprès de l’ONU. Voir http://www.un.org/fr/ecosoc

d’équipe de Plan.

Cette personne servira de contact principal entre les équipes et bureaux de Plan et les deux bureaux de Plan auprès de l’ONU. Ceux-ci se communiqueront toute information relative aux Nations Unies et devront coordonner toute demande d’information nécessaire pour satisfaire aux obligations de rapports et la mise en œuvre de la stratégie. La présence de ce « point de contact de Plan auprès de l’ONU » dans chaque bureau permettra d’améliorer la coordination et la communication des tâches liées aux Nations Unies ; la communication d’informations sera systématique et mieux organisée, d’où une plus grande efficacité et une meilleure coopération. Ce système sera mis à l’essai au cours de la première stratégie et révisé régulièrement afin d’évaluer les améliorations en matière de communication et de coordination. Des modifications seront apportées selon les besoins.

Coordination lors d’un engagement auprès de l’ONU à Genève et à New York Ce paragraphe concerne tous les engagements auprès des Nations Unies et des missions permanentes basées à Genève et à New York. Il s’agit notamment des opérations au cours desquelles le personnel de Plan se rend à Genève ou à New York, dans le cadre de réunions ou de fonctions, lors d’interactions virtuelles ou à distance avec les bureaux de Genève ou New York, comme des rencontres de groupe de travail ou la présentation d’un rapport alternatif, et lorsque les bureaux de Genève et de New York sont en relation avec du personnel de Plan dans les Bureaux de programme ou les bureaux régionaux et nationaux, par exemple lors de la visite d’une Procédure spéciale ou d’un titulaire de mandat comme le Représentant spécial du Secrétaire général (RSSG).

Lors de tels événements, pour gagner en efficacité, toutes les initiatives doivent être coordonnées avec les bureaux de Plan auprès de l’ONU pendant la durée de l’engagement, de l’ébauche jusqu’à son terme. Ceci comprend l’engagement direct, tel qu’un partenariat direct et la préparation de mémorandums d’entente (MOU), des projets, des campagnes, des ateliers et des conférences, mais aussi un engagement indirect par le biais d’une coopération avec d’autres ONG ou organisations de la société civile, par exemple des réseaux d’ONG, des groupes de travail et des comités ad hoc travaillant sur des tâches concrètes.

L’ONU est une organisation complexe et parfois opaque. Les bureaux de Plan auprès de l’ONU peuvent assurer assistance et savoir-faire technique pour comprendre les rouages de ce système et de apprendre à manœuvrer pour atteindre les meilleurs résultats. Pour de tels engagements, les bureaux de Plan auprès de l’ONU demandent à être notifiés au début des procédures afin de discuter de l’initiative, de ce qu’elle implique, du soutien qui sera nécessaire d’un côté ou de l’autre et de planifier le rôle de tous les bureaux de Plan pour assurer coordination et coopération et atteindre les résultats souhaités. Dans certains cas, cette procédure peut débuter avec la planification annuelle des activités, afin de s’assurer de l’allocation des ressources en temps et en personnel pour offrir aux bureaux de Plan le soutien et les conseils nécessaires. La coordination de l’engagement nécessitant un déplacement du personnel de Plan à Genève ou à New York implique des procédures plus détaillées. Celles-ci sont expliquées en détail dans la section 4 concernant l’accréditation et l’engagement à Genève et à New York.

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Coordination lors d’un engagement auprès de l’ONU, hors Genève et New York

les points de contact des bureaux pourraient être impliqués pour faciliter les demandes de coordination et de communication.

Lorsque les bureaux et le personnel de Plan s’engagent auprès d’agences ou d’organes de l’ONU, en dehors de Genève ou de New York (comme l’UNESCO, basée à Paris), les procédures demeurent les mêmes, à savoir conseiller les bureaux de Plan auprès de l’ONU et communiquer avec eux dès le stade préliminaire, afin de déterminer la portée de l’engagement et le point de contact compétent. Ces travaux impliqueront la participation à des conférences, des ateliers et des assemblées de haut niveau des Nations Unies au plan international, lorsqu’ils ont lieu hors de New York et de Genève. Avec le temps, une structure plus formelle sera développée pour l’engagement de ces agences.

Communication

Coordination lors d’un engagement auprès des Nations Unies au niveau national Lorsque les bureaux de Plan collaborent avec les Nations Unies dans leurs pays respectifs, il demeure important, afin d’assurer une cohérence organisationnelle, de consulter les bureaux de Plan auprès de l’ONU dès le stade préliminaire. Cependant, dans de tels cas, le rôle de ces bureaux consiste à assurer un soutien ou une expertise technique, et non à diriger les activités ou à y participer activement. Les bureaux de Plan auprès de l’ONU peuvent être en mesure de faire le lien entre les Bureaux de programme de Plan et d’autres qui poursuivent une activité similaire, afin de partager les bonnes pratiques et les leçons apprises, ou simplement d’informer sur la situation de l’agence onusienne en question. En raison de la quantité prévue de ces demandes et de la capacité des bureaux de Plan auprès de l’ONU,

Pour que Plan puisse parler d’une seule voix aux Nations Unies, il lui faut un système de communication ouvert et transparent. Bien que l’ONU soit une vaste organisation, aux multiples facettes, elle demeure néanmoins une communauté assez fermée. Même le plus petit des programmes ou un rapport standard rédigé localement peuvent avoir un impact, positif ou négatif, qui sera ressenti au sein des Nations Unies. Il est donc important de maintenir les communications et le partage d’informations les plus ouverts possibles afin d’éviter les malentendus et de s’assurer que les messages et politiques que Plan souhaite promouvoir aux Nations Unies soient entendus. Pour atteindre cet objectif et coordonner les communications internes et externes, les bureaux de Plan auprès de l’ONU travailleront en étroite collaboration avec les bureaux de Plan.

Communication interne Pour que Plan puisse atteindre ses objectifs au sein de l’ONU, une communication interne efficace est essentielle. Cette communication doit être bidirectionnelle : des bureaux et équipes de Plan vers les bureaux de Plan auprès de l’ONU et vice versa. Comme nous l’indiquions dans la section portant sur la coordination, toutes les initiatives liées à l’ONU doivent impliquer les bureaux de Plan auprès de ONU, ceci dès le stade préliminaire, afin d’améliorer la qualité et l’efficacité de l’activité en question. Plus tôt ces plans seront communiqués et les bureaux de Plan auprès de l’ONU informés, et plus ceux-ci seront en

mesure d’apporter un soutien adéquat. Comme tous les bureaux de Plan travailleront en collaboration avec les bureaux de Plan auprès de l’ONU, ils bénéficieront d’une profusion de connaissances et de ressources, non seulement concernant les sujets et activités en lien avec l’ONU mais également au sein de Plan, permettant ainsi une meilleure communication et des possibilités de collaboration. En plus de communiquer sur les activités liées aux Nations Unies, il conviendra d’accroître la communication sur la collecte de données et sur les recherches effectuées (en particulier dans les domaines où Plan concentre son travail auprès des Nations Unies 3) pour améliorer le niveau de coordination et de soutien technique que peuvent fournir les bureaux de Plan auprès de l’ONU. Un partage des recherches et des données recueillies au sein de Plan contribuera à consolider les positions et politiques adoptées par Plan aux Nations Unies, d’où une prise de conscience du travail et des capacités de Plan. Cela est particulièrement important compte tenu de la nature parfois sensible des données recueillies, notamment en matière des droits et de la protection de l’enfant. Lorsqu’un État membre de l’ONU conteste des données ou des statistiques citées par Plan, il s’adresse en premier lieu aux bureaux de Plan auprès de l’ONU. S’ils ont connaissance des données qui sont recueillies et de l’emploi qui en est fait, les bureaux de Plan auprès de l’ONU seront mieux à même d’expliquer la qualité et la portée des données et des recherches entreprises, de clarifier les sources et le domaine d’application et de défendre les positions de Plan en cas de besoin. En outre, une communication améliorée et le partage des activités de recherche permettent 3

d’éviter que nous réinventions la roue. Les bureaux de Plan auprès de l’ONU diffuseront le travail effectué en collaboration avec différents bureaux de Plan, en plus de leur propre travail. La circulation de l’information, ainsi améliorée, permettra de créer des partenariats internes, consolidant la qualité du travail et des programmes de Plan. Ainsi, les bureaux de Plan auprès de l’ONU deviendront le centre névralgique de toute activité ou domaine lié à l’ONU, en partageant le travail et les recherches effectuées par Plan. De même, une communication ouverte et le partage du travail et des initiatives des bureaux de Plan auprès de l’ONU avec les autres bureaux de Plan sont également nécessaires. Les deux bureaux de Plan auprès de l’ONU développeront une stratégie de communication afin de partager leur travail au sein de l’organisation et à l’extérieur. Les bureaux de Plan auront la possibilité de déterminer le genre d’informations le mieux à même d’appuyer leur travail et la meilleure façon de les recevoir durant le déploiement de la stratégie Nations Unies. Ceci comprend le partage des informations et des activités aux Nations Unies avec les bureaux régionaux, nationaux et de programme et leur impact sur le pays en question ou sur le domaine d’intervention, mais aussi le partage d’initiatives et d’activités de plaidoyer et de recherche effectuées par les bureaux de Plan auprès de l’ONU, ou par les réseaux et groupes avec lesquels ils sont engagés. Les bureaux de Plan auprès de l’ONU communiqueront également ce que font d’autres bureaux de Plan en lien avec les Nations Unies, en soulignant les exemples de bonnes pratiques et en contribuant à créer des initiatives au sein de l’organisation.

Pour plus de détails sur la politique actuelle de Plan, veuillez consulter la section Domaines d’intervention de la stratégie Nations Unies.

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Communication externe Avec 75 bureaux et près de 8 000 employés, la coordination d’une communication externe homogène peut devenir une tâche difficile et complexe. Cependant, avec le soutien et la coopération de tous les bureaux et personnels de Plan, les bureaux de Plan auprès de l’ONU se chargeront de coordonner tous les documents, messages, programmes, travaux de campagne et de plaidoyer et initiatives ciblant les agences de l’ONU, son personnel, ses missions permanentes et les États membres. Ceci est d’une grande importance, puisque l’information destinée aux organes des Nations Unies peut varier dans ses termes, son approche et dans le niveau de compréhension technique, en fonction de l’aspect ou de l’élément des Nations Unies qui sont impliqués. Les bureaux de Plan auprès de l’ONU peuvent contribuer à adapter les communications de Plan afin qu’elles correspondent au mieux à l’audience visée, de façon à favoriser les résultats espérés.

Accréditation et engagement à Genève et à New York Engagement à Genève et à New York Tout engagement poursuivi par le personnel de Plan à Genève ou à New York implique des procédures additionnelles de coordination et de communication. Ces procédures vont au-delà de l’engagement auprès des Nations Unies pour inclure des ONG et autres organisations établies dans ces deux villes et qui collaborent également avec les bureaux de Plan auprès de l’ONU ou d’autres partenaires de l’ONU. Il est utile, dans un tel cas, de se rappeler l’approche

mentionnée ci-dessus qui consiste à considérer l’ONU comme un pays. Il serait difficile pour Plan d’obtenir des résultats satisfaisants si le personnel de Plan devait se rendre à Genève ou à New York pour s’engager auprès du gouvernement (ONU) ou des partenaires (ONG) sans toutefois collaborer étroitement avec les Bureaux de programme. Il en va de même avec les bureaux de Genève et de New York, les bureaux de Plan auprès de l’ONU et leurs partenaires ONG. Chaque bureau de Plan auprès de l’ONU coordonne les visites dans les villes respectives. Le personnel de Plan planifiant un voyage professionnel doit en avertir le bureau responsable afin d’entamer le plus tôt possible les procédures de coordination. Ces procédures incluent de présenter les objectifs de la visite, qui comprennent l’approbation du superviseur, et d’identifier les rencontres ou événements qui auront lieu ainsi que les contacts appropriés. Pour faciliter le partage de ces informations, les bureaux de Plan auprès de l’ONU ont élaboré un formulaire de visite pour Plan à Genève et New York (voir Formulaire)4. Ce formulaire doit être rempli et soumis aux bureaux de Plan auprès de l’ONU au moins deux semaines avant l’arrivée, à moins que des délais plus rapprochés ne soient mentionnés ailleurs dans le document, qu’il s’agisse par exemple d’une demande d’accréditation ou si des enfants sont concernés (voir sections ci-dessous). Si une lettre est nécessaire pour le visa, il est important de remplir le formulaire de visite et de le soumettre aux bureaux de Plan auprès de l’ONU le plus tôt possible, et au moins 6 semaines avant le voyage. La responsabilité de tout autre arrangement logistique revient au personnel de Plan, 4

Les bureaux de Plan auprès de l’ONU examinent des solutions pour intégrer tous les formulaires sur Planet, ce qui facilitera les procédures tout en les améliorant.

bien que les bureaux de Plan auprès de l’ONU émettent volontiers des recommandations concernant l’hébergement ou les transports. Avant l’arrivée, un entretien aura lieu entre le personnel du bureau de Plan auprès de l’ONU et l’employé de Plan en visite, afin de réviser les objectifs, de déterminer les domaines qui auront besoin du soutien du bureau de Plan auprès de l’ONU ainsi que la forme de ce soutien et de discuter si un accompagnement d’un membre du personnel du bureau de Plan auprès de l’ONU doit être organisé pour l’un ou l’autre des engagements. Il est fort possible que ces engagements entraînent des répercussions positives au-delà de l’engagement initial et qu’ils contribuent au travail des bureaux de Plan auprès de l’ONU. En outre, d’autres bureaux de Plan pourront bénéficier de l’expérience acquise lors de ces visites ou partager ces acquis. Durant ces procédures, des réunions de débriefing seront organisées avec les bureaux de Plan auprès de l’ONU. À moins qu’il n’en ait été convenu autrement lors de la phase de planification, la première rencontre à laquelle le membre de Plan assistera à Genève ou à New York aura lieu en compagnie du chef du bureau de Plan auprès de l’ONU ou de tout autre membre du personnel. À cette occasion, tout matériel de soutien ou aide logistique pour lesquels une demande aura été faite sera fourni et le plan de la visite sera confirmé. De même, une rencontre de débriefing aura lieu avant le départ pour un compte-rendu de la visite et la coordination d’un éventuel suivi. Le personnel de Plan est également tenu de faire parvenir une copie du rapport de la rencontre aux bureaux de Plan auprès de l’ONU. Ces rapports, ainsi que les formulaires de visite, sont d’une très grande importance pour la préparation du rapport de Plan concernant le statut consultatif

à l’ECOSOC et permettent de diminuer la charge de travail des bureaux de Plan à moyen terme. Afin de faciliter les procédures de visite au cours du stade préliminaire, de la planification et après la visite, une liste de vérification a été élaborée pour le personnel devant se rendre à Genève ou à New York (voir Formulaire II).

Accréditation Certains événements, forums ou bâtiments des Nations Unies exigent une accréditation pour y participer. Les demandes d’accréditation doivent être soumises à l’ECOSOC bien avant les événements, pour laisser suffisamment de temps à leur traitement. Officiellement, les bureaux de Plan auprès de l’ONU sont les premiers points de contact pour Plan à l’ONU, tandis que le bureau de New York est spécifiquement désigné comme contact unique avec l’ECOSOC5. Cela signifie que toute interaction entre Plan et l’ECOSOC (et par extension avec l’ONU) doivent faire l’allerretour avec les bureaux de Plan auprès de l’ONU. Selon l’événement et en fonction de son niveau de sécurité, un des deux formulaires doit être rempli pour obtenir une accréditation : une version courte ou une version longue (Formulaire III et formulaire IV respectivement). Tout personnel de Plan qui nécessite une accréditation doit présenter le formulaire au bureau de Plan auprès de l’ONU correspondant au moins 4 semaines avant l’événement (six semaines pour les groupes de 10 personnes ou plus). Les formulaires de visite doivent être envoyés en respectant ces délais d’accréditation afin de pouvoir commencer la coordination des visites à l’avance. Tous les formulaires sont disponibles sur Planet ou sur le site officiel des Nations Unies. 5 Toutes les ONG disposent d’un contact (bureau ou personne) à l’ECOSOC. Puisque les bureaux de l’ECOSOC sont basés à New York, le bureau de New York devient le point de contact officiel de Plan.

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Participation des enfants Un élément central du travail de Plan consiste à promouvoir la participation des enfants, des communautés et de la société civile en général. Conformément au troisième principe directeur sur la participation des enfants, ainsi qu’à la 12e observation générale de la Convention relative aux droits de l’enfant (CDE) et au DCCE de Plan, les bureaux de Plan auprès de l’ONU chercheront à faciliter et partager les opinions des enfants, à travers une collaboration avec les Bureaux de programme de Plan, qui travaillent directement auprès des enfants. Parfois, Plan peut choisir de soutenir la participation directe des enfants lors d’événements des Nations Unies en se rendant à Genève ou à New York. L’ECOSOC ne prévoit aucune directive pour la participation des enfants aux Nations Unies, à l’exception d’un règlement : tout enfant de moins de 18 ans doit être accompagné par un adulte en tout temps. Plan, de par sa politique de protection de l’enfant et ses nouvelles directives sur la participation des enfants aux événements internationaux, s’assurera que toute participation des enfants aux Nations Unies soit signifiante et rigoureusement éthique. Tout bureau ou équipe souhaitant faire participer un enfant, ou tout bénéficiaire de Plan, à un événement de l’ONU, doit prendre contact avec le bureau correspondant de Plan auprès de l’ONU au moins six mois à l’avance, afin d’entreprendre les démarches de coordination, qui incluent un contact avec l’équipe de Plan pour la protection de l’enfant.

Photo: © Plan International

Responsabilité Ce document de directives est à l’intention de tout le personnel de Plan. Sa mise en application aura pour effet d’améliorer la coordination, la coopération et la communication au sein de Plan, en plus de contribuer à établir la présence de « One Plan » aux Nations Unies. La non-observation de ces directives aura des conséquences non seulement sur le personnel ou les bureaux concernés, mais également sur Plan et son image professionnelle et unifiée. Ce système sera développé pour inclure des contributions de membres de Plan, bien que les directeurs et superviseurs concernés doivent s’impliquer pour définir la façon d’améliorer la collaboration.

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FORMULAIRE I – FORMULAIRE DE VISITE DE PLAN À GENÈVE/NEW YORK INFORMATIONS CONTACT

OBJECTIFS DE LA VISITE ET BUTS DE LA RÉUNION

Veuillez indiquer le motif de votre visite et présenter les objectifs sous forme de liste à puces.

NOM COMPLET : BUREAU : TITRE : E-MAIL : MOBILE : DATES DE VISITE : SUPERVISEUR :

INFORMATIONS CONTACT ET RENCONTRE

À compléter pour chaque personne/rencontre. Veuillez copier et coller s’il y a plus de trois contacts. • Ex. : Dans le cas d’une rencontre avec

NOM : ORGANISATION : TITRE :

une (ou plusieurs) personnes, complétez l’information ci-dessous, en mentionnant le sujet de la rencontre. • ou : Dans le cas d’une rencontre ou d’un forum plus large, tel qu’un groupe de tra-

DATE/HEURE : E-MAIL/TÉLÉPHONE : SUJET :

vail ou l’Assemblée générale des Nations Unies, complétez l’information ci-dessous en mentionnant le contact du groupe. NOM :

NOM :

ORGANISATION :

TITRE :

DATE/HEURE :

E-MAIL/TÉLÉPHONE :

SUJET :

FORMULAIRE I – FORMULAIRE DE VISITE DE PLAN À GENÈVE/NEW YORK BESOIN ANTICIPÉ EN TERMES DE SOUTIEN DE LA PART DU BUREAU DE PLAN AUPRÈS DE L’ONU

Veuillez indiquer tout besoin en termes de soutien et la durée, si applicable.

INFORMATIONS POUR DEMANDE DE VISA (LE CAS ÉCHÉANT)

NOM TEL QU’IL APPARAÎT SUR LE PASSEPORT :

NATIONALITÉ :

NUMÉRO DE PASSEPORT :

DATES D’ARRIVÉE ET DE DÉPART :

PAYS ET LIEU DE RÉSIDENCE :

CONTACT EN CAS D’URGENCE NOM DU CONTACT :

RELATION : TÉLÉPHONE : E-MAIL :

FOR MULAIRE II – LISTE DE CONTRÔLE POUR PLAN À GENÈVE/NEW YORK Avant de vous rendre à Genève ou à New York TÂCHE

CALENDRIER

❏ Informer le bureau de Plan auprès de l’ONU des préparations et de l’intention de la visite.

Dès le début des préparations

❏ Présenter une demande pour une lettre d’invitation pour le visa, si nécessaire.

Au moins 6 semaines à l’avance

❏ Soumettre le formulaire d’accréditation de Plan (court ou long) auprès de l’ONU, si nécessaire.

Au moins 4 semaines à l’avance (6 semaines dans le cas de groupe de 10 personnes et plus)

❏ Soumettre le formulaire de visite pour le bureau de Plan auprès de l’ONU, y compris les objectifs.

Au moins 2 semaines à l’avance (6 semaines si un visa est nécessaire)

❏ Planifier une rencontre avec le bureau de Plan auprès de l’ONU.

Durant la visite à Genève ou à New York TÂCHE

❏ Rencontrer le directeur du bureau de Plan auprès de l’ONU ❏ Informer le bureau de tout changement au programme ou aux objectifs

Au terme de la visite/Après le départ TÂCHE

❏ Faire parvenir au bureau de Plan auprès de l’ONU un résumé du rapport de visite ou des rencontres. ❏ Communiquer sur le suivi de la visite ou des rencontres, si nécessaire ou tel que convenu avec le bureau de Plan auprès de l’ONU.

FORMU LAIRE III – ACCRÉDITATION DE PLAN AUPRÈS DE L’ONU – FORMULAIRE COURT

COORDO NNÉES PERSONNELLES PRÉNOM : NOM : MOBILE : E-MAIL : BUREAU DE PLAN : TITRE : NOM DU SUPERVISEUR :

DÉTAILS CONCERNANT L’ÉVÉNEMENT NOM DE L’ÉVÉNEMENT À L’ONU :

DATE(S) :

LIEU : ADRESSE PENDANT LE SÉJOUR À GENÈVE OU À NEW YORK :

Veuillez indiquer toute autre information ou demande à l’intention des bureaux de Plan auprès de l’ONU :

FORMULAIRE IV – ACCRÉDITATION DE PLAN AUPRÈS DE L’ONU – FORMULAIRE LONG COORDONNÉES PERSONNELLES

AVEZ-VOUS DES BESOINS PARTICULIERS EN MATIÈRE D’ACCESSIBILITÉ ?

PRÉNOM :

❏

OUI

NOM :

❏

NON

MOBILE : E-MAIL :

SI OUI, PRÉCISEZ SI VOUS AVEZ BESOIN DE DOCUMENTS EN BRAILLE, D’UNE INTERPRÉTATION EN LANGAGE DES SIGNES OU TOUTE AUTRE EXIGENCE.

TITRE : NOM DU SUPERVISEUR : BUREAU DE PLAN : LIEU DE NAISSANCE : DATE DE NAISSANCE : TYPE D’IDENTIFICATION PERSONNELLE :

POIDS (KG/LIVRES) :

AUTORITÉ ÉMETTRICE :

TAILLE (CM/POUCES) :

NUMÉRO D’IDENTIFICATION PERSONNEL :

COULEUR DES YEUX : COULEUR DES CHEVEUX : SEXE :

DÉTAILS CONCERNANT L’ÉVÉNEMENT NOM DE L’ÉVÉNEMENT DE L’ONU:

CONTACT EN CAS D’URGENCE PRÉNOM : NOM :

DATE(S) :

RELATION :

LIEU : ADRESSE PENDANT LE SÉJOUR À GENÈVE OU À NEW YORK :

TÉLÉPHONE : E-MAIL :

PLAN INTERNATIONAL BUREAU AUPRÈS DES NATIONS UNIES 211 E. 43rd St., 1902 New York, NY 10017 États-Unis d’Amérique Fiyola Hoosen-Steele Fiyola.Hoosen-Steele@plan-international.org

Photo: © Plan.

Bureaux de Plan auprès de l’ONU BUREAU CHARGÉ DU TRAVAIL DE PLAIDOYER ET DE LA LIAISON ENTRE PLAN ET L’ONU CH-1202 Genève Suisse Anne-Sophie Lois Anne-Sophie.Lois@plan-international.org