M A R I T T A J O K I
henkilöstöasiantuntijan
kä s i k i r j a
henkilöstöasiantuntijan
käsikirja
henkilöstöasiantuntijan käsikirja
Maritta Joki Kauppakamari© Helsingin Kamari Oy ja tekijä
8., uudistettu painos
ISBN 978-952-246-943-4
ISBN Ammattikirjasto 978-952-246-945-8
ISBN E-kirja 978-952-246-944-1
Ulkoasun suunnittelu: Ea Söderberg
Kansi: Terttu Rönkkö
Taitto: Keski-Suomen Sivu Oy
Hansaprint Oy 2024
ESIPUHE
Pidät kädessäsi jo kahdeksatta painosta Henkilöstöasiantuntijan käsikirjasta. Vaikka ensimmäisestä painoksesta onkin kulunut vuosia, ovat kirjan aiheet ja näkökulmat edelleen ajankohtaisia. Hyvin hoidetut henkilöstöasiat ovat vahva kilpailutekijä yrityksille nyt ja tulevaisuudessa. Osaavan ja motivoituneen henkilöstön avulla yritys pystyy parantamaan kilpailukykyään, saavuttamaan asetettuja tavoitteita ja tekemään haluttua tulosta.
Henkilöstöasiantuntijat ja esihenkilöt kohtaavat päivittäin erilaisia henkilöstöön liittyviä kysymyksiä, joihin vastausten etsiminen vie aikaa. Tämä kirja kiteyttää monia henkilöstötyön osaalueita henkilöstöasiantuntijan näkökulmasta. Myös niissä yrityksissä, joissa ei ole omaa henkilöstöasiantuntijaa, esihenkilöt saavat uskoakseni tästä tukea omalle henkilöstötyölleen. Hyvin hoidetut henkilöstöasiat ovat vahva kilpailutekijä yritykselle. Yhdessä hyvän johtamisen kanssa se luo pohjan toivotun työelämäkokemuksen syntymiselle. Kun yrityksessä tiedetään, miten tulee toimia erilaisissa tilanteissa, ja henkilöstö voi luottaa siihen, että yrityksessä noudatetaan oikeudenmukaisia pelisääntöjä, yrityksen menestykselle ja henkilöstön hyvälle työelämäkokemukselle on luotu vakaa pohja.
Minulla on vuosien kokemus erilaisista johto-, esihenkilö- ja henkilöstöalan tehtävistä ja projekteista. Nykyisessä työssäni Mentoritas Oy:ssä toimin vuokrajohtajana, HR-konsulttina, esihenkilö-, työyhteisö- ja vuorovaikutusvalmentajana, mentorina ja coa-
5
china ja kohtaan eri työrooleissa olevia ihmisiä. Uskon, että tasapaino elämän eri osa-alueilla on mahdollista ja hyvään työelämäkokemukseen kannattaa panostaa niin yksilö- kuin työyhteisötasollakin. Käytän edelleen työssäni myös Henkilöstöasiantuntijan käsikirjaa muistini tukena. Toivottavasti myös sinä saat siitä tietoa ja työkaluja omaan työhösi!
Olen edellisten painosten esipuheessa kiittänyt useita henkilöitä, jotka ovat edesauttaneet kirjan syntyä ja päivityksiä vuosien varrella. Suuri kiitos heille kaikille vielä kerran. Ja erityislämmin kiitos lähipiirilleni jatkuvasta tuesta ja kannustuksesta.
Espoossa 26.4.2024
Maritta Joki
6 HENKILÖSTÖASIANTUNTIJAN KÄSIKIRJA
1.1
2.2
7 SISÄLLYS Esipuhe 5 Johdanto 11 1 Henkilöstöasiantuntijan roolit 15
Henkilöstöasioiden
15
ja
16 2 Henkilöstöstrategia ja -politiikka 19 2.1 Henkilöstösuunnittelu 20
hyvä hoito yrityksen kilpailutekijänä
1.2 Henkilöstöasiantuntijan osaaminen
ominaisuudet
Liiketoimintastrategia määrittää
tavoitteet 21 2.3 Asiakaskokemuksen merkitys
työssä 22 3 Henkilöstötutkimus 27
Henkilöstötutkimuksen merkitys 28
Henkilöstötutkimuksen osa-alueita ja mallikysymyksiä 29 3.3 Tiedonkulkuun liittyvien tulosten käsittely Oy Yritys Ab:ssä 41 4 Henkilöstötilinpäätös 43 4.1 Henkilöstötuloslaskelma ja -tase 44 4.2 Henkilöstökertomus 47
Henkilöstötilinpäätöksen laadinta 48
Henkilöstötietojärjestelmä 48
henkilöstösuunnittelun
henkilöstöasiantuntijan
3.1
3.2
4.3
4.4
5 Työlainsäädännön lyhyt oppimäärä
5.1 Työsopimus
5.2 Työsuhteen ehtojen muuttaminen
5.3 Miten työsuhde päättyy?
5.4
5.5
6 Onnistunut rekrytointi
6.2 Ulkoisen rekrytoinnin hakukanavan valinta
6.3 Rekrytoinnissa huomioon otettava lainsäädäntö
6.4 Rekrytointihaastattelun kulku ja kysymysten laatiminen 73
6.5 Soveltuvuusarvioinnistako tukea rekrytointipäätöksen tekemiseen?
6.7 Onnistuiko rekrytointi?
6.8 Terveydentilan arviointi
6.9 Uuden assistentin rekrytointi Oy Yritys Ab:hen 82
7 Perehdyttäminen
7.1 Perehdyttämisohjelmaan vaikuttavat tekijät
7.2 Perehdyttämisohjelman suunnittelu ja laatiminen
7.3 Perehdyttämisen tukimateriaali
7.4 Perehdyttämisen erityistilanteita 95
7.5 Perehdyttämisen seuranta 96
8 Henkilöstöjohtaminen
8.1 Esihenkilötyön kehittäminen
8.2 Oy Yritys Ab:ssä toteutettu tutkimus käytännön esihenkilötyöstä
8.3 Kehityskeskustelut
HENKILÖSTÖASIANTUNTIJAN KÄSIKIRJA 8
51
52
59
60
62
Työtodistus
62
Yhteistoiminta
65
66
6.1 Rekrytointitarpeen määrittely
68
73
79
Suosittelijat 80
6.6
81
82
87
88
90
94
99
101
104
107
9.1 Ydinosaamisen määrittely
9.2 Kilpailustrategiat ja henkilöstön kehittäminen
9.3 Oppiminen – kehittämisen lähtökohta
9.4 Henkilöstön kehittämisen monet menetelmät
9.5 Kehittämiskohteiden tunnistaminen
9.6 Henkilökohtainen ansioluettelo ja kehittymissuunnitelma organisaation ja yksilön hyödyksi
9.7 Projektisuunnitelma henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittämiseksi Oy Yritys Ab:ssä
9.8 Koulutustilaisuuden organisointi
9.9 Osaamisen kehittymisen arviointi
9.10 Oikean tunnekulttuurin synnyttäminen ihmisten johtamisen kautta
11.3 Henkilöstöasiantuntijan rooli työhyvinvoinnin edistämisessä
11.4 Toimiva työyhteisö
11.5 Yhteistyö työterveyshuollon asiantuntijan kanssa
11.6 Työhyvinvointi on kaikkien vastuulla
11.7 Työuupumus
SISÄLLYS 9
117
9 Henkilöstön kehittäminen
118
119
120
122
131
134
137
138
140
141 10 Palkitseminen 145 10.1 Palkitsemisen
146 10.2
146 10.3 Palkitsemisen keinoja 147 11 Työterveyshuolto ja työhyvinvointi 151
Työhyvinvoinnin
152
tavoitteet
Palkitsemisjärjestelmä
11.1
edistäminen
153
11.2 Mitä työhyvinvoinnin puute maksaa?
154
155
157
158
158