Palkanlaskenta kaytannonlaheisesti

Kati Mattinen • Kirsi Parnila • Carita Orlando

Palkanlaskenta käytännönläheisesti

Sisällys

1

Palkanmaksun perusteet 1.1 Työsuhteen normit 1.2 Palkan määräytyminen 1.3 Palkan maksaminen 1.4 Odotusajan palkka ja viivästyskorko 1.5 Osakuukauden palkka 1.5.1 Päiväpalkan laskeminen kuukausipalkasta 1.5.2 Tuntipalkan laskeminen kuukausipalkasta 1.6 Palkkasaatavan vanhentuminen 1.7 Palkanmaksu työnteon estyessä

17 17 20 20 22 23 23 25 25 26

2

Ennakonpidätys 2.1 Verokortti 2.1.1 Päätulon verokortti 2.1.1.1 Ennakonpidätyksen toimittaminen 2.1.1.2 Veropäivät 2.1.1.3 Lomakorvauksen ja irtisanomisajan

palkan maksu 2.1.1.4 Lomarahan maksaminen

vanhempainvapaan aikana 2.1.1.5 Kahden viikon palkkajakso 2.1.1.6 Palkkaohjelmistojen veropäivälaskenta 2.1.2 Portaikkoverokortti 2.1.3 Sivutuloverokortti 2.1.4 Freelanceverokortti 2.1.5 Muutosverokortti 2.2 Sähköiset verokortit 2.3 Ennakonpidätys luontoisedusta 2.4 Ennakonpidätyksen korjaus 2.4.1 Liian pienenä toimitettu ennakonpidätys 2.4.2 Liian suurena toimitettu ennakonpidätys 2.4.3 Palkan takaisinperintä 2.4.4 Nettopalkan brutotus 2.5 Tosite palkoista ja ennakonpidätyksistä 2.6 Lähdevero 2.7 Palkkaa vai työkorvausta 2.8 Käyttökorvaus 2.9 Osinkotulojen ennakonpidätys

29 30 30 32 36 37 38 38 38 38 40 40 40 41 41 42 42 42 42 43 44 44 45 48 48

3

4

Työntekijän ja työnantajan sosiaalivakuutusmaksut 3.1 Työnantajan sairausvakuutusmaksu 3.1.1 Työnantajan sairausvakuutusmaksun vähennys 3.1.2 Veroilmoitus työnantajasuorituksista

(aikaisemmin kausiveroilmoitus) 3.2 Eläkemaksu 3.2.1 Työeläkelait 3.2.2 Kuukausi-ilmoittaja 3.2.3 Vuosi-ilmoittaja 3.2.4 TyEL-maksun suuruus 3.2.4.1 Virheellisen TyEL-maksun korjaus 3.2.4.2 Suuryrityksen työkyvyttömyysmaksu 3.2.5 Kuntien ja valtion työntekijät 3.2.6 Ulkomaalaiset työntekijät 3.2.7 Yrittäjän eläkevakuutus YEL 3.2.8 Perheenjäsen eläkelakien mukaan 3.3 Tapaturmavakuutusmaksu 3.3.1 Ulkomaalaisen työskentely Suomessa 3.3.2 Yrittäjän tapaturmavakuutus 3.4 Ryhmähenkivakuutus 3.5 Työttömyysvakuutusmaksu 3.5.1 Osaomistaja 3.5.2 Virheellisesti peritty työttömyysvakuutusmaksu 3.6 Sairausvakuutuksen päivärahamaksu ja sairaanhoitomaksu 3.6.1 Päivärahamaksu 3.6.2 Sairaanhoitomaksu 3.6.3 Sairausvakuutusmaksu ulkomaantulosta 3.6.4 Rajoitetusti verovelvollisen sairausvakuutusmaksu 3.7 Yhteenveto 3.8 Ulkomaankomennus

50 50 51

Työnantajan tilitys- ja ilmoitusvelvollisuudet 4.1 Veroilmoitus työnantajasuorituksista 4.1.1 Neljännesvuosi-ilmoittaminen 4.1.2 Ilmoituksen korjaaminen 4.1.3 Veroilmoituksen myöhästyminen 4.2 OmaVero-palvelu 4.3 Palkkojen vuosi-ilmoitukset 4.3.1 Verottajan vuosi-ilmoitus 4.3.2 Eläkevakuutuksen vuosi-ilmoitus 4.3.3 Tapaturma-, ryhmähenkivakuutus- ja

työttömyysvakuutuksen vuosi-ilmoitus 4.4 Ammattiyhdistysten jäsenmaksujen periminen ja tilitys

66 66 67 68 68 68 69 69 70

51 51 52 53 54 54 55 55 55 55 56 57 57 58 59 59 60 61 61 62 62 63 63 63 63 65

71 71

5

6

Palkasta tehtävät muut vähennykset 5.1 Palkan ulosmittaus 5.1.1 Maksukielto 5.1.1.1 Maksukiellon voimassaolo ja

noudattamisvelvoite 5.1.1.2 Pidätettyjen varojen tilitys 5.1.2 Toistuvaistulosta ulosmitattavan määrän

laskeminen eri tapauksissa 5.1.3 Ulosmittauksen lievennykset ja vapaakuukaudet 5.2 Työnantajan kuittausoikeus 5.3 Palkkaennakko ja liikaa maksetun palkan vähentäminen 5.4 Vähennysten etusijajärjestys

73 73 73

Luontoisedut 6.1 Luontoisetujen arvostaminen 6.2 Luontoisedusta sopiminen ja sen muutokset 6.2.1 Luontoisedusta sopiminen 6.2.2 Luontoisedun muutokset 6.3 Asuntoetu 6.3.1 Asuntoedun muodostuminen 6.3.2 Asuntoedun arvostaminen 6.3.3 Asuntoetu poissaolotilanteessa ja

työsuhteen päättyessä 6.3.4 Autotallietu 6.4 Ravintoetu 6.4.1 Työntekijöiden ruokailun järjestäminen 6.4.2 Tavanomainen ravintoetu 6.4.3 Lounasseteli ja muu ruokailulipuke 6.5 Täysihoitoetu 6.6 Autoetu 6.6.1 Autoedun muodostuminen 6.6.2 Autoedun arvo 6.6.3 Kuljettajaetu 6.6.4 Autoetu ja kilometrikorvaukset 6.7 Puhelinetu 6.8 Käyvän arvon soveltaminen 6.9 Luontoisedut eri tilanteissa 6.9.1 Poissaolot 6.9.1.1 Palkallinen poissaolo 6.9.1.2 Palkaton poissaolo 6.9.2 Luontoisedut vuosilomapalkassa ja

lomakorvauksessa 6.9.3 Luontoisedut palkan ulosmittauksessa ja

kuittauksessa 6.9.4 Luontoisetu ja ylityökorvaus

81 81 82 82 82 83 83 84

74 74 74 77 77 78 79

86 88 88 88 89 90 92 93 93 94 97 97 98 99 99 99 99 100 102 103 104

6.9.5 Palkankorotukset 6.9.6 Työnantajan konkurssi 6.9.7 Luontoisetu ja ennakonpidätys 7

8

104 104 104

Henkilökuntaedut 7.1 Yleistä verovapaista henkilökuntaeduista 7.2 Terveydenhuolto 7.2.1 Työterveyshuollon järjestäminen 7.2.2 Tavanomainen ja kohtuullinen terveydenhuolto 7.2.3 Sairaanhoitovakuutus 7.2.4 Työantajan entiselle työntekijälleen järjestämä terveydenhuolto 7.2.5 Silmälasit ja näyttöpäätelasit 7.3 Henkilökunta-alennus 7.4 Merkkipäivälahja tai muu vähäinen lahja 7.5 Virkistys- ja harrastustoiminta 7.5.1 Työnantajan järjestämä virkistys- ja harrastustoiminta 7.5.2 Työntekijän omaehtoinen liikunta- ja kulttuuritoiminta 7.5.3 Yrittäjän virkistys ja harrastustoiminta 7.6 Yhteiskuljetus 7.7 Alennusliput 7.8 Työsuhdematkalippu 7.9 Sairaan lapsen hoitoetu 7.10 Tietoliikenneyhteys 7.11 Irtisanotun työntekijän työllistymistä edistävä

valmennus ja koulutus 7.12 Henkilökuntaedut työoikeudellisesta näkökulmasta 7.12.1 Tasapuolinen kohtelu 7.12.2 Henkilökuntaedut poissaolotilanteissa 7.12.3 Etujen muuttaminen ja poistaminen

106 106 107 107 109 110

Matkakustannusten korvaukset 8.1 Korvaamisen perusteet 8.1.1 Varsinainen työpaikka 8.1.2 Toissijainen työpaikka 8.1.3 Erityinen työpaikka 8.1.4 Tilapäisyys 8.1.5 Erityiset alat 8.1.6 Tilapäinen sivutoimi 8.1.7 Korvausten maksaminen 8.1.8 Komennusmiehet 8.2 Matkustamiskustannukset 8.2.1 Verovapaa kilometrikorvaus 8.2.2 Päiväraha

133 134 134 135 135 136 136 136 136 137 138 138 138

114 115 115 116 120 120 122 125 125 126 126 129 130 131 131 131 132 132

8.3

8.4 8.5

8.6 9

8.2.3 Ulkomaan päiväraha 8.2.4 Ateriakorvaus 8.2.5 Yömatkaraha Varsinaisen työpaikan ja erityisen työntekemispaikan ero 8.3.1 Pääasiallinen työskentelypaikka 8.3.2 Kahden vuoden määräaika 8.3.3 Kolmen vuoden määräaika 8.3.4 Rajatun ajan kestävä työkohde 8.3.5 Etäisyysvaatimus 8.3.6 Yöpyminen tilapäismajoituksessa 8.3.7 Työskentelyn ennakoimaton jatkuminen 8.3.8 Määräajan alkaminen alusta Erityiset alat Erityistapauksia 8.5.1 Yleishyödyllinen yhteisö 8.5.2 Yrittäjä 8.5.3 Työharjoittelija 8.5.4 Työhaastattelu 8.5.5 Etätyö 8.5.6 Työkorvauksen saaja 8.5.7 Freelancetyöntekijä Matkalasku

Työaika 9.1 Työaikalain soveltaminen 9.2 Työajaksi luettava aika 9.3 Säännöllinen työaika 9.3.1 Yleistä 9.3.2 Liukuva työaika 9.3.3 Lyhennetty työaika 9.4 Säännöllisen työajan ylittäminen 9.4.1 Lisätyö 9.4.2 Ylityö 9.4.3 Poissaolot ja arkipyhäviikot 9.4.4 Lisä- ja ylityökorvauksen perusosan laskeminen 9.4.5 Kiinteä kuukausikorvaus 9.5 Sunnuntaityö 9.6 Lepoajat 9.6.1 Päivittäinen lepoaika 9.6.2 Vuorokausilepo 9.6.3 Viikoittainen vapaa-aika 9.7 Työajan lyhentäminen 9.7.1 Arkipyhät 9.7.2 Työajan tasaamisvapaa eli pekkaset 9.8 Yötyö ja vuorotyö

140 141 141 141 142 142 143 143 144 144 144 145 145 146 146 146 146 147 147 147 147 148 149 149 150 153 153 154 155 155 155 156 159 160 160 161 161 161 162 163 165 165 166 166

10

11

9.9 Työaika-asiakirjat ja vanhentumisaika 9.9.1 Työvuoroluettelo ja työajan tasoittumisjärjestelmä 9.9.2 Työaikakirjanpito 9.9.3 Vanhentumisaika 9.10 Nuoret työntekijät

166 166 167 167 168

Vuosiloma 10.1 Vuosiloman pituuden määräytyminen 10.2 Vuosiloman antaminen 10.2.1 Mitkä päivät eivät ole vuosilomapäiviä?

10.2.2 Vuosiloman siirtäminen työntekijän

työkyvyttömyyden vuoksi 10.3 Vuosilomapalkan laskeminen 10.3.1 Lomapalkan laskentasäännöt lyhyesti 10.3.2 Kuukausipalkkaan perustuva laskentasääntö 10.3.3 Keskipäiväpalkkaan perustuva lomapalkan laskentasääntö 10.3.4 Prosenttiperusteinen lomapalkan laskentasääntö 10.3.5 Lomapalkka erilaisissa palkkaustavan muutostilanteissa 10.4 Vuosilomakorvaus työsuhteen aikana 10.4.1 Lomakorvaus vapaaoikeuden piirissä oleville 10.4.2 Muut tilanteet, joissa pitämättömistä lomista

voidaan maksaa lomakorvaus työsuhteen aikana 10.5 Lomakorvaus työsuhteen päättyessä 10.5.1 Kuukausipalkkaisen lomakorvaus 10.5.2 Tuntipalkkaisen lomakorvaus 10.5.3 Lomakorvaus kahdelta eri lomanmääräytymisvuodelta 10.5.4 Luontoisedut lomakorvauksen yhteydessä 10.5.5 Lomakorvauksen maksuajankohta 10.6 Lomaraha 10.6.1 Lomarahan suuruus 10.6.2 Lomarahan vaihtaminen vapaaksi 10.7 Vuosilomapalkkalaskelma 10.8 Vuosilomakirjanpito

170 171 178 178

Poissaolot 11.1.1 Oikeus poissaoloon 11.1.1.1 Sairaudesta ilmoittaminen 11.1.1.2 Sairauspoissaolon keskeyttäminen 11.1.1.3 Korvaavan työn mahdollisuus 11.1.2 Oikeus sairausajan palkkaan 11.1.2.1 Sairaus tai tapaturma 11.1.2.2 Lääkärintodistus

218 218 218 218 219 219 219 220

179 183 184 185 192 196 202 206 206 208 209 209 210 212 213 213 215 215 216 217 217

11.1.2.3 Työntekijän oman toiminnan merkityksen

arviointi 221 11.1.2.4 Sairausajan palkanmaksuvelvollisuus

lain mukaan 222 11.1.2.5 Sairausajan palkkaa koskevat

työehtosopimusmääräykset 223 11.1.2.6 Sairausajan palkan laskeminen 225 11.1.2.7 Saman sairauden uusiutuminen 228 11.1.3 Osasairauspäiväraha 229 11.1.3.1 Edellytyksenä sopimus osa-aikatyöstä 229 11.1.3.2 Kokoaikaiseen työhön paluu 231 11.1.3.3 Vuosiloman ansainta 231 11.1.4 Sairaus- ja tapaturmapäivärahat työnantajan kannalta 231 11.1.4.1 Työnantajan ilmoitusvelvollisuus 232 11.1.4.2 Sairauspäiväraha 232 11.1.4.3 Työkyvyn arviointi 232 11.1.4.4 Tapaturmapäiväraha 233 11.1.5 Työkyvyttömyys ja vuosiloma 233 11.2 Perhevapaat 234 11.2.1 Raskaus 234 11.2.1.1 Ilmoittaminen 234 11.2.1.2 Synnytystä edeltävät tutkimukset 234 11.2.2 Äitiys- ja erityisäitiysvapaa 234 11.2.2.1 Äitiysvapaa 234 11.2.2.2 Erityisäitiysvapaa 235 11.2.3 Isyysvapaa 235 11.2.3.1 Ottoisän isyysvapaa 236 11.2.3.2 Isyysvapaa rekisteröidyssä parisuhteessa 236 11.2.3.3 Ilmoittaminen 236 11.2.4 Vanhempainvapaa 236 11.2.4.1 Osittainen vanhempainvapaa 237 11.2.4.2 Useita lapsia 237 11.2.4.3 Ottovanhemman oikeus vanhempainvapaaseen 238 11.2.4.4 Samaa sukupuolta olevien parisuhde ja vanhempainvapaa 238 11.2.5 Hoitovapaa 238 11.2.5.1 Uusi äitiysvapaa hoitovapaan aikana 239 11.2.5.2 Ottovanhemman oikeus hoitovapaaseen 239 11.2.6 Hoitovapaa perheenjäsenen tai muun

läheisen hoitamiseksi 239 11.2.7 Osittainen hoitovapaa 240 11.2.7.1 Miten työaikaa lyhennetään?

240 11.2.7.2 Keskeyttäminen 241 11.2.8 Tilapäinen hoitovapaa 241 11.2.8.1 Sairaan lapsen hoitoetu 242

11.2.9 Poissaolo pakottavista perhesyistä 11.2.10 Työntekijän ilmoitusvelvollisuus 11.2.10.1 Pääsääntöisesti kaksi kuukautta 11.2.10.2 Poikkeustilanteessa yksi kuukausi 11.2.11 Ajankohdan muuttaminen tai vapaan keskeyttäminen 11.2.12 Vuosiloman ansainta ja sijoittaminen

perhevapaiden aikana 11.2.12.1 Loman siirtäminen sopimalla 11.2.12.2 Vuosilomakustannusten korvaus 11.2.13 Luontoisedut perhevapaan aikana 11.2.14 Henkilökuntaedut ja perhevapaa 11.2.15 Työsuhdeturva 11.2.15.1 Työhönpaluuoikeus 11.2.15.2 Työsuhteen päättyminen ja perhevapaat 11.3 Opintovapaa 11.3.1 Opintovapaan tarkoitus, hakeminen ja pitäminen 11.3.1.1 Opiskelun sisältö 11.3.1.2 Opintovapaan pituus 11.3.1.3 Hakemus 11.3.2 Opintovapaan siirto 11.3.2.1 Työnantajan siirto-oikeus 11.3.2.2 Työntekijän siirto-oikeus 11.3.3 Opintovapaan keskeyttäminen 11.3.3.1 Työkyvyttömyys 11.3.3.2 Sijaisen työsuhteen vaikutus 11.3.4 Opintovapaan vaikutus työsuhde-etuihin 11.3.4.1 Työsuhteen ehdot opintovapaan

aikana ja työsuhteen jatkuminen 11.3.5 Irtisanomissuoja 11.3.6 Opintovapaan vaikutus vuosilomaan 11.4 Vuorotteluvapaa 11.4.1 Vuorotteluvapaa ja työsuhde 11.4.1.1 Kokoaikatyö edellytyksenä 11.4.1.2 Henkilöstöetuuksien käyttöoikeus vuorotteluvapaan aikana 11.4.1.3 Luontoisedut vuorotteluvapaan aikana 11.4.2 Vuorotteluvapaan edellytykset 11.4.2.1 Työhistoriaedellytys 11.4.2.2 Yläikäraja 11.4.2.3 Työssäoloedellytys 11.4.3 Vuorotteluvapaan kesto ja jaksottaminen 11.4.3.1 Vuorotteluvapaan kesto 11.4.3.2 Vuorotteluvapaan pidentäminen 11.4.3.3 Vuorottelusopimus

242 243 243 243 243 244 244 245 246 247 247 247 247 248 248 249 249 249 250 250 251 251 251 252 252 252 253 253 253 254 254 254 254 255 255 255 255 256 256 256 256

11.4.4 Sijainen 11.4.4.1 Sijaisen työtehtävät ja työaika 11.4.4.2 Lomautettuna oleva sijaiseksi 11.4.5 Vuorotteluvapaan ennenaikainen päättyminen 11.4.5.1 Tilapäinen työ 11.4.5.2 Perhevapaa keskeyttää vuorotteluvapaan 11.4.5.3 Sairaus ja vuorotteluvapaa 11.4.5.4 Työsuhteen päättyminen

vuorotteluvapaan aikana 11.4.6 Sijaisen työsuhteen päättymisen vaikutukset 11.4.7 Vuorottelijan oikeus palata aikaisempaan työhönsä 11.4.8 Vuorottelukorvauksen suuruus 11.5 Lakiin tai työehtosopimukseen perustuvat lyhyet

tilapäiset poissaolot 11.5.1 Kunnallinen luottamustehtävä 11.5.1.1 Kunnan luottamuselimen kokous 11.5.1.2 Muu kunnan määräämä luottamustoimi 11.5.1.3 Palkanmaksuvelvollisuus 11.5.1.4 Työssäolon veroisia päiviä vuosilomalaissa 11.5.2 Todistajana kuuleminen 11.5.3 Työehtosopimukseen perustuvat vapaat 11.5.4 Palkaton vapaa 11.5.4.1 Sopiminen 11.5.4.2 Vaikutus työsuhteen kestoon ja

työhön paluu 11.5.4.3 Työsuhde-etuudet 11.6 Maanpuolustusvelvollisuuteen liittyvät vapaat 11.6.1 Asevelvollisuus ja siviilipalvelus 11.6.1.1 Vaikutukset työsuhteeseen 11.6.1.2 Ilmoitusvelvollisuus 11.6.1.3 Irtisanomiskielto 11.6.2 Naisten vapaaehtoinen asepalvelus 11.6.3 Sotilaallinen kriisinhallinta 11.6.4 Kertausharjoitukset 11.7 Päällekkäiset poissaolot 12

Työsuhteen päättymiseen ja lomauttamiseen liittyvät menettelytavat 12.1 Toimenpiteet työsuhteen päättyessä 12.2 Määräaikaisen työsopimuksen päättyminen 12.3 Työsopimuksen päättyminen irtisanomisaikaa noudattaen 12.3.1 Irtisanomisperusteista 12.3.2 Irtisanomisilmoituksen toimittaminen 12.3.3 Irtisanomisajat

257 258 258 258 258 259 259 259 260 260 260 261 261 261 262 262 262 262 263 263 263 264 265 266 266 266 266 267 268 268 268 268

271 271 272 273 273 275 276

12.4

12.5 12.6 12.7 12.8 12.9

13

12.3.4 Irtisanomisajan palkka 12.3.5 Irtisanomisajan noudattamatta jättäminen Työsopimuksen purkaminen ja koeaikapurku 12.4.1 Työsopimuksen purkaminen 12.4.2 Koeaikapurku Työsopimuksen pitäminen purkautuneena Eläkkeelle jääminen Työsuhteen päättäminen sopimalla Työtodistus Lomautetun työntekijän irtisanominen ja lomautetun oikeus irtisanoutua 12.9.1 Työntekijän irtisanoutuminen 12.9.2 Työnantajan suorittama irtisanominen

277 278 279 279 280 281 281 282 283 284 285 287

Kansainvälinen työskentely 13.1 Ulkomaalainen työntekijä Suomessa 13.1.1 Verotus 13.1.2 Sosiaaliturva 13.1.3 Työnteko-oikeus, valvonta ja työsuhteen vähimmäisehdot 13.2 Suomesta ulkomaille lähtevä työntekijä 13.2.1 Verotus 13.2.2 Sosiaaliturva

288 288 288 290

14

Henkilötietojen käsittely työpaikoilla 14.1 Henkilötietojen käsittely 14.1.1 Arkaluontoiset henkilötiedot 14.1.2 Henkilötunnus 14.2 Terveydentilatietojen käsitteleminen 14.2.1 Työntekijän terveydentilan testaaminen 14.2.2 Lääkärintodistus 14.3 Luottotiedot, rikosrekisteritiedot ja turvallisuusselvitys 14.3.1 Luottotiedot 14.3.2 Rikosrekisteritiedot 14.3.3 Turvallisuusselvitys 14.4 Henkilö- ja soveltuvuustestit 14.5 Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen 14.5.1 Tietojen suojaaminen 14.5.2 Asiakirjojen säilyttäminen

298 298 300 300 300 301 301 302 302 303 303 304 304 304 305

15

Palkkakirjanpito 15.1 Palkkakirjanpidon tulosteet 15.2 Vuosilomakirjanpito 15.3 Palkkojen kirjaus kirjanpitoon 15.4 Palkkaprosessi 15.5 Vuodenvaihteen toimenpiteet

308 308 309 310 312 313

292 294 294 296