CAF Case Study MA57 Frauenservice Wien

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CAF Case Study MA 57 Frauenservice Wien Präsentation Qualitätsdialog 2022, 18. Oktober 2022 Ing.in Martina Reumann (CAF Programme Manager, CAF Facilitator | MA 57 Stadt Wien) Dr.in Monika Knassmüller (Institut für Public Management & Governance | Wirtschaftsuniversität Wien)

und Wahl der Case

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN2 | QUALITÄTSDIALOG 2022 Ausgangssituation OECD-Projekt
Study ▪ Teil des Projektes ▪ Warum das Frauenservice Wien (MA 57)? ▪ erfahren in der CAF-Anwendung ▪ überzeugt von der CAF-Anwendung ▪ hervorragendes Beispiel für Einbettung des CAF in eine umfassende vertikale und horizontale Qualitätsmanagement-Strategie ▪ Vorgangsweise und Methodik ▪ Dokumentenanalyse ▪ Interviews ▪ Ausarbeitung der Case Study anhand der Systematik des OECD-Projektes (inhaltliche und administrative Koordination der Case Studies durch das KDZ) MA 57 Qualitätsmanagement CAF Common Assessment Framework Prozessmanagement Risikomanagement Beschwerdemanagement Wissensmanagement IKS (Internes Kontrollsystem) 2011 2013 2018 2022
▪ Resilienz – Begriff, Konzept, Buzzword …? ▪ Vorstellung der MA 57 ▪ CAF-induzierte Veränderungen vor der Krise (CAF-Runden 2011-2018) ▪ Pandemie, Krise, Innovation – die Herausforderungen für MA 57 ▪ Bedeutung des CAF für die Resilienz der MA 57 – eine subjektive Einschätzung ▪ Diskussion: Stärken und Schwächen des CAF im Hinblick auf Resilienz KNASSMÜLLER ▪ REUMANN3 | QUALITÄTSDIALOG 2022 Ablauf

Zum Begriff der Resilienz

▪ Begriff aus dem Lateinischen: resilire = zurückspringen

▪ Psychologie: psychische Widerstandskraft; Fähigkeit, schwierige Lebenssituationen ohne anhaltende Beeinträchtigung zu überstehen;

▪ Sozialwissenschaften: Fähigkeit eines Systems, kritische Funktionen, die durch einen Schock beeinträchtigt wurden, schnell wiederherzustellen (Ahern, 2011; Boin und Lodge, 2016: 293).

Systeme sind vielschichtig, komplex und miteinander verbunden → Optimierung von Teilen des Systems kann sich negativ auf das Gesamtsystem auswirken → Herausforderung für die Steuerung.

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN4 | QUALITÄTSDIALOG 2022

Resilienz-Begriff in der Case Study

Eine resiliente öffentliche Verwaltung (Duit 2016: 364)

▪ besteht aus mehreren Organisationseinheiten in nichthierarchischen Netzwerken mit sich überschneidenden Zuständigkeiten und einheitenübergreifenden Verbindungen;

▪ verfügt über Kapazitätsreserven, die sie in Krisenzeiten aktivieren und nutzen kann;

▪ stützt sich auf unterschiedliche Arten von Wissen (z.B. wissenschaftliches, erfahrungsbasiertes) und vielfältige Informationsquellen;

▪ setzt auf die Partizipation von Anspruchsgruppen (Stakeholdern);

▪ nutzt Trial-and-Error Experimente und soziales Lernen, um das System im gewünschten Ausmaß stabil zu halten.

d.h., unabhängig vom Politikbereich besteht Bedarf nach einer ganzheitlichen, robusten, integrativen und reaktionsfähigen öffentlichen Verwaltung (Duit, 2016).

Dimensionen von Resilienz

ability to learn (reflective)

limiting the spread of failure (robust)

has backup capacity (redundant)

can easily repurpose resources (resourceful) has alternative strategies (flexible)

includes broad consultation and communication (inclusive) and has systems working together (integrated)

Quellen: Figueiredo et al. 2018; Rockefeller Foundation & ARUP 2014, 2015

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN5 | QUALITÄTSDIALOG 2022
MA 57 – Frauenservice Wien Geschäftsgruppe Wohnen, Wohnbau, Stadterneuerung und Frauen Bürgermeister
KNASSMÜLLER ▪ REUMANN7 | QUALITÄTSDIALOG 2022 MA 57 Organigramm MA 57 – Frauenservice Wien Abeilungsleitung + Stellvertretung Referate Förderungen Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit Stabstelle Administration und Organisation • Budget • Controlling • Qualitätsmanagement • IKT (Informations- & Kommunikationstechnologie) • Personal • Administration Frauennotruf Frauenzentrum und juristische Stellungnahmen Grundlagenarbeit

▪ Mitwirkung bei frauenrelevanten Rechtsangelegenheiten, insbesondere bei der Ausarbeitung der die Bediensteten der Gemeinde (des Landes) Wien betreffenden Rechtsvorschriften.

▪ Beratung und Information für Frauen in individuellen Anliegen.

▪ Beratung, Information und Unterstützung für Frauen und Mädchen ab 14 Jahren, die von sexualisierter körperlicher oder psychischer Gewalt betroffen sind (24 Stunden Frauennotruf).

▪ Informations- und Öffentlichkeitsarbeit in allen Fragen der Gleichbehandlung von Frau und Mann sowie sonstigen frauenrelevanten Themen.

▪ Anregung von und Mitwirkung bei frauenrelevanten Projekten und Frauenförderungsmaßnahmen der Stadt Wien.

▪ Abwicklung der finanziellen Zuwendungen an die TrägerInneneinrichtungen von Frauenhäusern in Wien.

▪ Anregung und Durchführung von Projekten in den Bereichen Frauenforschung, Frauenförderung und Gleichbehandlung.

▪ Koordinierung von und Mitwirkung bei Frauenförderungsmaßnahmen und frauenspezifischen Projekten mit den anderen Bundesländern, dem Bund und auf internationaler Ebene.

▪ Förderung von Fraueninitiativen und Betreuung von Modellprojekten.

Aufgaben der MA 57 gem. GEM Beratung Information Projekte Förderungen

▪ Feststellung des Ruhens und des Endens der Funktion als Gleichbehandlungsbeauftragte bzw. als Gleichbehandlungsbeauftragter und als Mitglied der Gleichbehandlungskommission; Vorbereitung der Bestellung der bzw. des Gleichbehandlungsbeauftragten.

gemäß Geschäftseinteilung Magistrat Wien GEM

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN8 | QUALITÄTSDIALOG 2022

Strategische Ziele der MA 57

Das Frauenservice Wien setzt sich für eine geschlechtergerechte Gesellschaft ein, in der alle Menschen,

unabhängig von ihrem Geschlecht gleiche Rechte und Pflichten, Chancen und Möglichkeiten haben.

Umfassende Verwirklichung von Frauenrechten.

Überwindung von geschlechtsspezifischer Gewalt und von Sexismus in allen Ausprägungen.

Schutz für gewaltbetroffene Frauen und deren Kinder.

Selbstbestimmung und Empowerment von Frauen in allen Lebenslagen.

Überwindung struktureller geschlechtsspezifischer Benachteiligungen und Diskriminierungen.

Gleichberechtigte Teilhabe aller Frauen und Mädchen an Gesellschaft und Politik.

Überwindung geschlechtsspezifischer Rollenstereotype.

Vielfältige Landschaft an Frauenvereinen.

Sichtbarmachen der historischen und aktuellen Leistungen sowie Erfolge von Frauen.

Monitoring der Gleichstellung der Geschlechter.

Sensibilisierung und Information zu frauenrelevanten Themen und Angeboten.

Bei den MitarbeiterInnen der Dienststelle wird auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geachtet. Sie sind in die Gestaltung der Arbeitsabläufe und Prozesse involviert.

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN9 | QUALITÄTSDIALOG 2022
▪ Darstellung der Prozesse ▪ Erstellung eines Leitbildes ▪ Analyse der internen Kommunikation ▪ Durchführung einer SWOT-Analyse; Telearbeit/Mobiles Arbeiten ermöglichen ▪ E-Government erweitern ▪ Publikationen digital auf Website (vermehrte Nutzung) ▪ Berichte aus den Referaten (im Teamprotokoll) ▪ Mehr Zeit für Fortbildungen → E-Learnings ▪ Facebook, Twitter, Instagram nutzen ▪ Mehr Speicherplatz für Laufwerke ▪ Mobilität am Arbeitsplatz fördern ▪ Wissensmanagement einführen KNASSMÜLLER ▪ REUMANN10 | QUALITÄTSDIALOG 2022 CAF-induzierte Veränderungen 2011-2018

MA 57 während der Krise

innovativ begegnen

a. Erster Lockdown → mobiles Arbeiten wird „über Nacht“ implementiert b. Frauenzentrum / Notruf → Teile der etablierten Infrastruktur brechen zusammen c. Partnerschaften stärken → verstärkte Netzwerktätigkeit und Kommunikation mit den Partnerorganisationen (mit Polizei, Justiz etc, aber auch im Hinblick auf Adaptierungen der Förderrichtlinien) d. Situationsadäquate Informationsdienste → neue Kanäle für Informationen und Veranstaltungen e. Dislozierte Arbeitskräfte → alternative Formen der Führung und Zusammenarbeit KNASSMÜLLER ▪ REUMANN11 | QUALITÄTSDIALOG 2022
- Herausforderungen
➢ Verschiebung der Beratungstätigkeit in den Distanzmodus (z.B. Telefon-/E-Mail-Beratung, Onlineberatung, Videodolmetsch) KNASSMÜLLER ▪ REUMANN12 | QUALITÄTSDIALOG 2022 Frauenzentrum Anzahl Beratungen 2011-2021 2021 höchster Stand  seit Beginn der Aufzeichungen ➔ niedrigster Stand

rasche und situationsadäquate Adaptierung der Angebote

Beispiele für Adaptierungen ▪ Workshops wurden virtuell angeboten ➢ Entwicklung durch learning-by-doing ➢ Konzepte stehen nun „ready-to-use“ zur Verfügung ▪ Risikomanagement-Strategien wurden entwickelt (Ersatz- und Notfallpläne, z.B. „Zweitbesetzungen“ von Vortragenden und Mitarbeiter:innen) ▪ Podcasts oder YouTube-Videos mit psychologischen Ratschlägen; Überlegungen zu weiteren Social Media Kanälen (Instagram, Twitter → CAF 2018); Facebook seit 2015 ▪ Virtuelle Präsentationen der Publikationen der MA 57 und virtuelle Diskussionen mit Expert:innen zu den Themen KNASSMÜLLER ▪ REUMANN13 | QUALITÄTSDIALOG 2022 Herausforderung:

CAF

Lessons Learned

1. CAF hat die Dokumentation der Prozesse gestartet → Prozessmanagement

2. Risikomanagement stand nach CAF 2011 bereits auf der Agenda

3. CAF hat den kritischen Blick auf Prozesse, Abläufe, Tätigkeiten geschult

CAF in der MA 57 = mehr als zehn Jahren einer Kultur der kontinuierlichen Entwicklung; Krise = erzwungener Wandel (Sejrek-Tunke, 2020).

➢ Krise: Gerade auf der Basis dieser Kultur der permanenten Verbesserung konnte der Innovationsdruck produktiv kanalisiert und genutzt werden.

➢ Next: Evaluation der neuen Formate, Instrumente und Verfahren im Hinblick auf Effektivität und Effizienz.

➢ Künftige Schwerpunkte: Digitale Formate der Leistungserbringung, neue Arbeitsmodelle (mobiles Arbeiten)

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN14 | QUALITÄTSDIALOG 2022
KNASSMÜLLER ▪ REUMANN15 | QUALITÄTSDIALOG 2022

Wirkungen

der

KNASSMÜLLER ▪ REUMANN16 | QUALITÄTSDIALOG 2022
des CAF auf die Resilienz
MA 57 – eine subjektive Einschätzung Dimensionen von Resilienz 1 2 3 4 5 ability to learn (reflective) x limiting the spread of failure (robust) x has backup capacity (redundant) x can easily repurpose resources (resourceful) x has alternative strategies (flexible) x includes broad consultation and communication (inclusive) x and has systems working together (integrated) x Quelle: Figueiredo et al. 2018; Rockefeller Foundation & ARUP 2014, 2015

Vielen Dank!

Fragen? Anregungen? Eigene Erfahrungen? Martina Reumann | martina.reumann@wien.gv.at Monika Knassmüller | monika.knassmueller@wu.ac.at

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