Umfrage Auswirkungen der CAF auf Personalmanagement und MitarbeiterInnen
1
Einleitung
Sehr geehrte CAF-Praktizierende, Sehr geehrte effektive CAF-Benutzer, CAF ist der Europäische Gemeinsame Bewertungsrahmen für bessere Qualität und Governance in der öffentlichen Verwaltung. Der CAF verbessert Organisationen des öffentlichen Sektors durch Selbstbewertung und trägt zur Good Governance bei. Der slowenische EU-Ratsvorsitz wird sich unter anderem auf Personalmanagement, Talente- und Altersmanagement im öffentlichen Sektor konzentrieren. Mit dieser Umfrage will das slowenische Ministerium für öffentliche Verwaltung als nationaler CAF-Korrespondent Erkenntnisse über die Auswirkungen der CAF auf das Personalmanagement erarbeiten. Der Fragebogen gliedert sich in zwei Abschnitte und wird an alle effektiven CAFBenutzerorganisationen in Europa gesendet. -) Abschnitt 1: Personalthemen im CAF-Verbesserungsplan -) Abschnitt 2: Auswirkungen des CAF auf Personalmanagement und Personal Während wir in Abschnitt 1 nach "echten" Beweisen auf der Grundlage Ihres CAFVerbesserungsplans fragen, fragt Abschnitt 2 nach Ihrer "Expertenwahrnehmung", ob die Umsetzung von CAF Auswirkungen auf das Personalmanagement und die Menschen hatte. Das Ausfüllen des Fragebogens dauert etwa 15 Minuten und ist anonym. Die Umfrageergebnisse werden veröffentlicht und der Evaluierungsbericht wird Ihnen nach Abschluss der Umfrage zugesandt. Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung! Das slowenische CAF-Team
2
Fragebogen
2.1
Personalmanagement Themen in CAF Verbesserungs-Plänen
Kriterium 3 der CAF umfasst "Personal" und Personalmanagement mit den drei auf dieser Seite aufgeführten Unterkriterien (3.1; 3.2; 3.3). Bitte überprüfen Sie Ihre CAF-Verbesserungspläne und überprüfen Sie, welche Maßnahmen im Zusammenhang mit Personalmanagement stehen, um die folgende Frage zu beantworten:
1 25.05.21
Welches der folgenden Beispiele für CAF 2020 wurde im CAF-Verbesserungsplan Ihrer Organisation behandelt (maximal 4 Antworten pro möglichem Unterkriterium)? Unterkriterium 3.1 – Das Personal steuern und weiterentwickeln, um die Strategie der Organisation zu unterstützen Analyse des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs im Einklang mit der Strategie der Organisation. Entwicklung und Umsetzung einer transparenten Personalpolitik auf der Grundlage objektiver Kriterien für Einstellung, Beförderung, Vergütung, Entwicklung, Delegierung, Verantwortlichkeiten, Belohnungen und die Zuweisung von Führungsfunktionen im Einklang mit den HR-Prinzipien der Organisation. Umsetzung der Grundsätze der Fairness, der politischen Neutralität, der Leistungsbasis, der Chancengleichheit, der Vielfalt, der sozialen Verantwortung und der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in der Personalpolitik und Überprüfung der Notwendigkeit, die Karriere von Frauen zu fördern und entsprechende Pläne zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten vorhanden sind, um die Mission, Vision und die Werte der Organisation zu erreichen, insbesondere mit Schwerpunkt auf soziale Kompetenzen, agile Denkweise sowie digitale und Innovationskompetenzen. Unterstützen Sie eine Leistungskultur, indem Sie mit den Menschen geteilte Leistungsziele definieren und die Leistung systematisch überwachen, und führen Sie Leistungsdialoge mit den Menschen durch.
Unterkriterium 3.2 – Die Fähigkeiten der MitarbeiterInnen entwickeln und steuern Implementieren Sie eine Strategie/einen Plan zur Entwicklung von Personalmanagement, die auf den ermittelten aktuellen und zukünftigen Kompetenzen, Qualifikationen und Leistungsanforderungen der Menschen basieren. Locken und entwickeln Sie die Talente, die notwendig sind, um die Mission, Vision und Ziele zu erreichen. Ermöglichen Sie neue und innovative Formen des Lernens, um Kompetenzen zu entwickeln (Design Thinking, Teamwork, Labore, Experimente, E-Lernen, Lernen am Arbeitsplatz). Erstellen Sie individuelle Kompetenzentwicklungspläne einschließlich persönlicher Fähigkeiten (z.B. Offenheit für Innovation) im Rahmen des regelmäßigen PerformanceInterviews (Mitarbeiterentwicklungsinterview), das ein Forum für gegenseitiges Feedback und passende Erwartungen bietet. Schaffung spezifischer Programme und Schulungen für die Entwicklung von Führungskräften, einschließlich öffentlicher Managementinstrumente. Führen Sie neue Menschen durch Mentoring, Coaching und individuelle Beratung. Entwicklung und Förderung moderner Ausbildungsmethoden (z. B. Multimedia-Ansatz, Ausbildung am Arbeitsplatz, E-Lernen, Nutzung sozialer Medien). Bewerten Sie die Auswirkungen von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen auf die organisatorischen Ziele und die Übertragung von Inhalten an Kollegen.
2 25.05.21
Unterkriterium 3.3 – MitarbeiterInnen beteiligen, ihre Eigenverantwortung stärken und Wohlbefinden unterstützen Förderung einer Kultur der offenen Kommunikation und des offenen Dialogs und Förderung der Teamarbeit. Einbeziehung der Arbeitnehmer und ihrer Vertreter (z. B. Gewerkschaften) in die Entwicklung von Plänen, Strategien, Zielen, die Gestaltung von Prozessen sowie der Ermittlung und Umsetzung von Verbesserungs- und Innovationsaktivitäten. Entwickeln Sie Systeme, um Ideen und Anregungen von Mitarbeitern zu sammeln. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch, veröffentlichen und geben Sie Feedback zu den Ergebnissen, ihrer Analyse und den daraus abgeleiteten Verbesserungsmaßnahmen. Gewährleistung guter Arbeitsbedingungen im Umfeld der gesamten Organisation, einschließlich unter Berücksichtigung aller Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen. Sicherstellen, dass die Bedingungen für eine angemessene Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für Arbeitnehmer förderlich sind (z. B. die Möglichkeit, Arbeitszeiten, Teilzeitarbeit, Personen im Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub anzupassen). Achten Sie besonders auf die Bedürfnisse sozial benachteiligter Arbeitnehmer und Menschen mit Behinderungen. Bereitstellung angepasster Systeme und Methoden zur Belohnung von Menschen auf nichtfinanzielle Weise (z. B. durch die Planung und Überprüfung des Nutzens der Menschen und die Unterstützung sozialer, kultureller und sportlicher Aktivitäten, die sich auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen konzentrieren)
2.2
Auswirkungen von CAF auf Human Resource Management und People
Diese Sektion möchte Erkenntnisse darüber gewinnen, wie sich CAF auf das Personalmanagement Ihrer Organisation ausgewirkt hat. Die Fragen folgen dem Lebenszyklus des Personalmanagements (von der Anziehungskraft über die Rekrutierung und Entwicklung bis hin zur Trennung) und umfasst auch Strategie und Organisationskultur. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung der CAF-Auswirkungen für die folgenden Themen mit folgender Skala: • • • • •
Keine Auswirkungen: Wir können keine Veränderungen oder Effekte nach der CAFImplementierung in diesem Bereich sehen. Es fanden Gespräche statt: Das Thema wurde in der Organisation als Ergebnis der CAFUmsetzung inhaltlich diskutiert und behandelt. Aktionen wurden geplant: Das Thema wurde nicht nur diskutiert, sondern wurden auch erste Aktivitäten als Ergebnis der CAF-Implementierung geplant. Es wurden Maßnahmen umgesetzt: Das Thema wurde nicht nur diskutiert, sondern durch die CAF-Implementierung sehr konkrete erste Aktivitäten Keine Kompetenz/Verantwortung: Unsere Organisation hat nicht die Kompetenz/Verantwortung, in diesem Bereich zu handeln
3 25.05.21
HR-Strategie Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir das wahrnehmen .... Keine Auswirkun gen
Diskussione n fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompete nzen
Die Personalstrategie wurde angepasst. Es wurde ein (mittel-/langfristiger) Entwicklungsplan für Personalmanagement aufgestellt. Die Sensibilität für Vielfalt wurde verbessert. Es wurde ein Talentmanagement-Programm eingerichtet. Es wurde ein Führungsentwicklungsprogramm eingerichtet. Key Performance Indikatoren und ein Controlling-System im HR wurden implementiert. Es wurde eine Arbeitgebermarke (USP) erstellt.
Organisationskultur Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir das wahrnehmen .... Keine Auswirkun gen
Die Mitarbeiter sind mit ihrer Arbeit und ihrer Organisation zufriedener. Es wurde ein Leitbild entwickelt. Die interne Kommunikation wurde verbessert. Es wurde eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Es wurden Bewertungsinterviews durchgeführt. Es wurde ein offenerer Ansatz für Verbesserungsvorschläge und konstruktive Diskussionen (Feedback, Reflexion, Lernen...) umgesetzt.
4 25.05.21
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen
Die Dialoge zwischen den verschiedenen Generationen in der Organisation wurden verbessert Die Feedback-Kultur und die Qualitätsdiskurse wurden verbessert. Es wurden Diskussionen über Sinn und Zweck der Arbeit (Schwerpunkt Neue Arbeit) angestoßen. Servicestandards wurden entwickelt. Die Teamarbeit wurde verbessert. Die berufliche Kohärenz innerhalb der Abteilungen wurde verbessert Die Zahl der gemeldeten oder entdeckten Mobbing-Fälle ist zurückgegangen.
Attraktion Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen
Neue Imagefilme mit unseren Mitarbeitern entstanden. Unsere Stellenanzeigen (Form, Inhalt, Diktion, Layout) wurden verbessert. Neue Ansätze wie Social Media, AnwerbungsPlattformen/Veranstaltungen wurden genutzt, um über Stellenangebote und offene Stellen zu informieren. Wir haben unsere Arbeitsplatzvorteile an die Marktbedingungen geknüpft. Das Erscheinungsbild der Website, die Benutzerfreundlichkeit und die Informationen wurden weiterentwickelt. Wir nutzen und schulen unsere Mitarbeiter als Werbebotschafter.
Einstellung Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Diskussion en fanden statt
Maßnah men
5 25.05.21
wurden geplant Die Stellenbeschreibungen wurden angepasst. Anforderungsprofile wurden angepasst (Service-Haltung, Entwicklungsfähigkeit, Lernbereitschaft ...) . Kriterien, Standardverfahren und Aktionsleitfaden für das Anwerbungsverfahren wurde verbessert/umgesetzt. Es wurde eine Leistungskultur initiiert, indem Leistungsziele definiert wurden. Führungskräfte wurden für Rekrutierungsanforderungen (Befragungstechniken, Bewertung, objektive Entscheidung) geschult. Weitere Kanäle zur Beschaffung und Rekrutierung potenzieller Kandidaten (z.B. Social Media, Online-Jobportale, digitales Bewerbermanagementsystem etc.) wurden verwendet.
Einstellung Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Eine Informationskarte für "Newcomer" wurde entwickelt. Es wurden individuelle Programme zur Aufnahme von Neuankömmlingen gestartet (z.B. Welcome Day). Ein Mentoring-Verfahren für Neuankömmlinge wurde eingerichtet. Führungskräfte wurden geschult, um neue Mitarbeiter zu begleiten und einzuführen. Spezielle Schulungsprogramme für Neuankömmlinge wurden eingerichtet.
Aktivieren (Ausbildung und Entwicklung) Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ...
6 25.05.21
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen
Keine Auswirkun gen
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompete nzen
Das interne Schulungsprogramm ist stärker auf Kompetenzen ausgerichtet, die von Mitarbeitern, Führungskräften und der Organisation benötigt werden. Es wurden innovative Trainings- und Lernmethoden (Webinar, Blended Learning etc.) entwickelt. Führungsentwicklungsprogramme wurden aktualisiert (z.B. spezialisierte Trainingsprogramme, Coaching etc.) . Es wurden Maßnahmen zur Bewertung, Entwicklung und Förderung der Leistung der Mitarbeiter festgelegt (z. B. Leistungsdialoge, Belohnungssystem usw.). . Das Wissensmanagement wurde verbessert (z.B. Entwicklung interner Wissensdatenbanken, Suchfunktionen und Informationsfindung etc.) Es wurde eine Kompetenz- und Kompetenzdatenbank eingerichtet. Die Mitarbeiter wurden ermutigt, ihre Innovationsfähigkeiten (z. B. Agilität, DesignThinking etc.) zu verbessern. . Ein Programm zur Verbesserung der digitalen Kompetenz wurde entwickelt. Die Mitarbeiter wurden rechtzeitig/im Voraus über die Einführung neuer Verfahren oder Projekte informiert.
Speicherung Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Diskussione n fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Neue und erweiterte Karrierewege wurden geschaffen.
7 25.05.21
Das Wohlbefinden der Arbeitnehmer wurde verbessert (z. B. flexible Arbeitszeit, Gesundheitsförderungsmaßnahmen usw.). Nebenleistungen wurden angeboten. Die Arbeitsbedingungen wurden verbessert (z.B. Qualität der Arbeitsmittel). Trennung Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisation konnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Aktionen wurden realisiert
keine Kompet enzen
Aktionen wurden realisiert
Keine Kompet enzen/V erantwor tung
Die Mitarbeiterschaft wurde proaktiv geplant und vorbereitet. Der Prozess des Wissenstransfers und der Zusicherung wurde verbessert. Die Anforderungen an die Position wurden im Zuge der Ersetzung überarbeitet. Ein Senior Expertenprogramm / Rat wurde implementiert.
Messung von HRM-Effekten Nach der CAF-Implementierung in unserer Organisationkonnten wir erkennen, dass ... Keine Auswirkun gen
Die Mess- und Kontrollpraxis von HRMEffekten wurde weiterentwickelt. Die Zufriedenheit der Kunden wurde verbessert. Die Motivation der Mitarbeiter wurde verbessert. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Arbeitsbedingungen (z.B. Führungsstil, TeamKohäsion etc.) wurde verbessert. Die Leistung der Mitarbeiter wurde verbessert. Die Kompetenzen der Mitarbeiter wurden verbessert. Die Zahl der Bewerbungen wurde erhöht.
8 25.05.21
Diskussion en fanden statt
Maßnah men wurden geplant
Die Zahl der von den Arbeitnehmern vorgeschlagenen Verbesserungsvorschläge wurde erhöht. Die Zahl der Mitarbeiter, die an Fortbildungsprogrammen teilnehmen, wurde erhöht.
2.3
Schlussbemerkungen (Offene Frage)
Haben Sie zusätzliche Anmerkungen oder Erfahrungen in Bezug auf Personalmanagement und CAF? (z.B. welche anderen HRM-Probleme und -Praktiken wurden nach der CAFImplementierung initiiert?)
2.4
Informationen über die Organisation
Bitte geben Sie weitere Informationen über Ihre Organisation an •
Land
•
Größe der Organisation
•
Funktion der Organisation
•
Organisationsebene
9 25.05.21
10 25.05.21
11 25.05.21
KDZ Management Consultancy and Professional Training Corporation Guglgasse 13 A-1110 Wien T: +43 1 892 34 92-0 F: -20 institut@kdz.or.at www.kdz.or.at