Badanie Wpływu CAF na zarządzanie zasobami ludzkimi i na pracowników 1 Ramowe założenia badania Najważniejsze zagadnienia związane z badaniem: - Jakie przykłady z kryterium 3 "Pracownicy" są najczęściej odzwierciedlane w planach doskonalenia CAF? - W jaki sposób CAF wpływa na zarządzanie zasobami ludzkimi i na pracowników urzędu? Grupa docelowa: Organizacje posiadające Poświadczenie Jakości CAF Metoda: ankieta online, głównie pytania zamknięte Język: Angielski Okres badania: czerwiec-lipiec 2021 r. 2 Wprowadzenie Drodzy Użytkownicy CAF, CAF (ang. Common Assessment Framework) to Europejski System Oceny mający za zadanie poprawę jakości i zarządzania w administracji publicznej. CAF pozwala ulepszyć organizacje sektora publicznego poprzez samoocenę i przyczynia się do poprawy zarządzania. Słoweńska prezydencja w Radzie UE skupi się między innymi na zarządzaniu zasobami ludzkimi, talentami i strukturą wiekową w sektorze publicznym. Za pomocą tego badania słoweńskie Ministerstwo Administracji Publicznej, jako krajowy korespondent CAF, chce zebrać informacje na temat wpływu CAF na zarządzanie zasobami ludzkimi. Kwestionariusz podzielony jest na dwie części i zostanie wysłany do wszystkich organizacji w Europie posiadających Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF: -) Sekcja 1: Tematy związane z zasobami ludzkimi w planie doskonalenia CAF -) Sekcja 2: Wpływ CAF na zarządzanie zasobami ludzkimi i na pracowników W sekcji 1 prosimy o "rzeczywiste" dowody oparte na Państwa planie (planach) doskonalenia, natomiast w sekcji 2 prosimy o Państwa "eksperckie spostrzeżenia", czy wdrożenie CAF miało wpływ na zarządzanie zasobami ludzkimi i na pracowników. Wypełnienie kwestionariusza zajmie około 15 minut i jest anonimowe. Wyniki badania zostaną opublikowane, a raport ewaluacyjny zostanie wysłany do Państwa po jego zakończeniu. Dziękujemy za Państwa wsparcie! Zespół CAF w Słowenii
1 25.05.21
3 Kwestionariusz 3.1 Tematy związane z zasobami ludzkimi w planach doskonalenia Kryterium 3 CAF obejmuje "Pracowników" i Zarządzanie Zasobami Ludzkimi z trzema podkryteriami (3.1; 3.2; 3.3) wymienionymi na tej stronie. Zapoznaj się proszę ze swoim Planem (planami) doskonalenia i sprawdź, które działania są związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, aby odpowiedzieć na poniższe pytanie: Które z poniższych przykładów CAF 2020 zostały uwzględnione w planie (planach) doskonalenia w Państwa organizacji (możliwe maksymalnie 4 odpowiedzi na podkryterium)?
Podkryterium 3.1 - Zarządzać i doskonalić zasoby ludzkie organizacji, aby wspierać realizację jej strategii
Analizowanie obecnych i przyszłych potrzeb kadrowych zgodnie ze strategią organizacji. Opracowanie i wdrożenie przejrzystej polityki kadrowej, opartej na obiektywnych kryteriach rekrutacji, awansu, wynagrodzeń, rozwoju, delegowania zadań, rozdziału obowiązków, nagradzania i przydzielania funkcji kierowniczych, zgodnie z zasadami organizacji. Wdrażanie w polityce kadrowej zasad: sprawiedliwości, neutralności politycznej, merytokracji, równych szans, różnorodności, odpowiedzialności społecznej i równowagi między pracą a życiem prywatnym. Ocena potrzeby promowania rozwoju zawodowego kobiet i stosownie do tych potrzeb opracowanie odpowiednich działań Zapewnienie kompetencji i umiejętności pracowników niezbędnych do realizacji misji, wizji i wartości organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji społecznych, koncepcji agile oraz umiejętności w zakresie technologii cyfrowych i innowacji. Wspieranie kultury doskonalenia wyników poprzez definiowanie celów, które są wspólne dla wszystkich pracowników, systematyczne monitorowanie ich realizacji i prowadzenie z pracownikami rozmów na ten temat.
Podkryterium 3.2 - Rozwijać kompetencje pracowników i nimi zarządzać Wdrożenie strategii/planu rozwoju zasobów ludzkich w oparciu o zidentyfikowane obecne i przyszłe wymagania, które dotyczą kompetencji, umiejętności i oczekiwanej efektywności pracowników. Przyciąganie i rozwój talentów, które są potrzebne do realizacji misji, wizji i celów organizacji. Umożliwianie nowych i innowacyjnych form uczenia się pracowników, aby rozwijać ich kompetencje (np. podejście projektowe, formy pracy zespołowej, laboratoria, eksperymenty, e-learning, uczenie się w miejscu pracy). Opracowanie indywidualnych planów rozwoju kompetencji, w tym umiejętności osobistych (np. otwartość na innowacje) i uzgodnienie ich w ramach regularnej tzw. rozmowy rozwojowej pomiędzy przełożonym a pracownikiem (taka rozmowa umożliwia uzyskanie informacji zwrotnej i pomaga dopasować wzajemne oczekiwania)
2 25.05.21
Tworzenie specjalnych programów i szkoleń dla rozwoju umiejętności przywódczych, w tym wykorzystanie sprawdzonych narzędzi zarządzania publicznego.. Wspieranie nowych pracowników poprzez mentoring, coaching i doradztwo osobiste (tj. stosowanie metod szkolenia partnerskiego, np. poprzez pomoc w zaadaptowaniu (mentoring) czy pomoc w doskonaleniu umiejętności na stanowisku pracy (coaching)). Rozwijanie i promowanie nowoczesnych metod szkoleniowych (np. metody multimedialne, szkolenia w miejscu pracy, e-learning, wykorzystanie mediów społecznościowych). Ocenianie wpływu programów szkoleniowych i rozwoju pracowników pod kątem realizacji celów organizacyjnych i przekazywanie treści szkoleniowych współpracownikom Podkryterium 3.3 - Angażować i wzmacniać kompetencje pracowników oraz wspierać jakość ich życia Promowanie kultury dialogu i otwartej komunikacji oraz zachęcanie do pracy zespołowej. Włączanie pracowników i ich przedstawicieli (np. związki zawodowe) w opracowywanie planów, strategii, celów, projektowanie procesów oraz w określanie i realizowanie działań doskonalących. Rozwijanie odpowiednich mechanizmów i systemów zbierania pomysłów i sugestii od pracowników. Regularne przeprowadzanie badań ankietowych wśród pracowników. Publikowanie i przekazywanie informacji zwrotnej na temat wyników tych badań, ich analizy i wynikających z nich działań doskonalących. Zapewnienie dobrych warunków pracy w całej organizacji, przy uwzględnieniu wszystkich wymagań dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Zapewnienie warunków, które sprzyjają zachowaniu właściwej równowagi między pracą a życiem prywatnym pracowników (np. możliwość dostosowania godzin pracy, praca w niepełnym wymiarze godzin lub rozwiązania dla osób przebywających na urlopie macierzyńskim, ojcowskim lub rodzicielskim). Zwracanie szczególnej uwagi na potrzeby pracowników w trudnej sytuacji materialnej i osób z niepełnosprawnością. Zapewnienie odpowiednich schematów i metod nagradzania ludzi w sposób pozafinansowy (np. poprzez planowanie i przegląd świadczeń dla pracowników oraz wspieranie działań społecznych, kulturalnych i sportowych, nakierowanych na zdrowie pracowników i jakość ich życia). 3.2 Wpływ CAF na zarządzanie zasobami ludzkimi i pracowników Ta sekcja ma na celu uzyskanie wglądu w to, jak CAF wpłynął na zarządzanie pracownikami i zasobami ludzkimi w Państwa organizacji. Pytania dotyczą "cyklu kariery zawodowej" pracowników (począwszy od etapu rekrutacji, przez rozwój, aż po zwolnienie/odejście), a także strategii i kultury organizacyjnej. Proszę opisać swoje spostrzeżenia dotyczące wpływu CAF na poniższe tematy przy użyciu następującej skali:
3 25.05.21
• •
Brak efektów: nie widzimy żadnych zmian ani efektów po wdrożeniu CAF w tym temacie. Odbyły się dyskusje: temat został przedyskutowany i omówiony merytorycznie w organizacji w wyniku wdrożenia CAF Zaplanowano działania: temat został nie tylko omówiony, ale również zaplanowano pierwsze działania w wyniku wdrożenia CAF Działania zostały zrealizowane: temat został nie tylko przedyskutowany, ale w wyniku wdrożenia CAF ustalono bardzo konkretne pierwsze działania. Brak kompetencji/właściwości: nasza organizacja nie ma kompetencji/właściwości do działania w tym obszarze
• • •
Strategia HR Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Przyjęto strategię HR. Opracowano plan rozwoju zasobów ludzkich (średnioterminowy/długoterminowy). Wzrosła wrażliwość na kwestię różnorodności. Ustanowiono program zarządzania talentami. Stworzono program rozwoju przywództwa. Wdrożone zostały kluczowe wskaźniki efektywności oraz system controllingu w HR. Stworzono markę/wizerunek pracodawcy – USP (ang. Unique Selling Proposition lub Unique Selling Point – unikalna cecha oferty)
Kultura organizacyjna Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Pracownicy są bardziej zadowoleni ze swojej pracy i organizacji. Opracowano misję organizacji. Poprawiła się komunikacja wewnętrzna. Przeprowadzono ankietę wśród pracowników.
4 25.05.21
Odbyły się dyskusje
Przeprowadzone zostały rozmowy o wynikach pracy. Wdrożono bardziej otwarte podejście do kwestii sugestii udoskonaleń i konstruktywnych dyskusji (informacja zwrotna, refleksja, uczenie się...). Usprawniono dialog między różnymi pokoleniami pracowników w organizacji Ulepszono kulturę informacji zwrotnej i dyskusję na temat jakości. Rozpoczęto dyskusje na temat celu i znaczenia pracy. Opracowane zostały standardy usług. Usprawniono pracę zespołową. Poprawiła się spójność zawodowa w obrębie wydziałów. Zmniejszyła się liczba zgłoszonych lub wykrytych przypadków mobbingu.
Atrakcyjność Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Powstały nowe filmy wizerunkowe z udziałem naszych pracowników. Nasze ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy (forma, treść, dykcja, układ) zostały poprawione. Nowe formy komunikacji i narzędzia, takie jak media społecznościowe, platformy rekrutacyjne/wydarzenia, są wykorzystywane do informowania o możliwościach zatrudnienia i wakatach. Dostosowaliśmy system benefitów do warunków rynkowych. Udoskonalono wygląd strony internetowej, jej użyteczność i zawartość. Angażujemy i szkolimy naszych pracowników do roli ambasadorów promujących organizację. Rekrutacja
5 25.05.21
Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Dostosowano opisy stanowisk pracy. Dostosowano profile wymagań (nastawienie na świadczenie usług, zdolność do rozwoju, chęć uczenia się ...). Dostosowano/ulepszono kryteria, standardowe procedury i wytyczne dotyczące działań w procesie rekrutacji. Wprowadzono kulturę wydajności poprzez zdefiniowanie celów wydajności. Kierownicy zostali przeszkoleni w zakresie rekrutacji (techniki zadawania pytań, oceniania, podejmowania obiektywnych decyzji). Wykorzystuje się dodatkowe kanały pozyskiwania i rekrutacji potencjalnych kandydatów do pracy (np. media społecznościowe, internetowe portale pracy, cyfrowe systemy zarządzania kandydatami itp.)
Wdrażanie nowych pracowników Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ...
Brak efektów
Opracowano poradnik z informacjami dla nowych pracowników. Rozpoczęto indywidualne programy powitania nowych pracowników (np. Dzień Powitalny). Ustanowiono procedurę mentoringu dla nowych pracowników. Kierownicy zostali przeszkoleni w zakresie wspierania i wprowadzania nowych pracowników. Stworzono specjalne programy szkoleniowe dla nowozatrudnionych.
6 25.05.21
Szkolenie i rozwój Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ...
Brak efektów
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Odbyły się dyskusje
Zaplano wano działani a
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Program szkoleń wewnętrznych został bardziej ukierunkowany na kompetencje potrzebne pracownikom, kierownictwu i organizacji. Opracowano innowacyjne metody szkolenia i uczenia się (webinarium, blended learning itp.). Ulepszono programy rozwoju przywództwa (np. specjalistyczne programy szkoleniowe, coaching itp.). Wprowadzono środki do oceny, rozwoju i wspierania wydajności pracowników (np. rozmowy o wynikach pracy/oceniające, system nagradzania itp.). Usprawniono zarządzanie wiedzą (np. rozwój wewnętrznej bazy danych wiedzy, funkcje wyszukiwania itp.) Utworzono bazę danych kompetencji i umiejętności. Zachęcano pracowników do podnoszenia swoich umiejętności w zakresie innowacji (np. myślenie projektowe itp.). Opracowano program poprawy umiejętności informatycznych. Poinformowano pracowników o wprowadzeniu nowych procedur lub projektów w odpowiednim czasie/ z odpowiednim wyprzedzeniem.
Zatrzymywanie pracowników Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Powstały nowe i rozszerzone ścieżki kariery.
7 25.05.21
Poprawiono dobrobyt pracowników (np. elastyczny czas pracy, działania prozdrowotne itp.). Zaoferowano dodatkowe benefity. Poprawiono warunki pracy (np. jakość wyposażenia). Zwolnienie/odejście z pracy Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
Odbyły się dyskusje
Zaplanow ano działania
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Odbyły się dyskusje
Zaplanow ano działania
Działani a zostały zrealizo wane
Brak kompete ncji/właś ciwości
Proaktywnie zaplanowano i przygotowano odejścia pracowników na emeryturę. Udoskonalono proces przekazywania wiedzy i zapewniania ciągłości działań. Zmieniono wymagania dotyczące danego stanowiska w przypadku zastępstwa. Wdrożono program dla starszych ekspertów / utworzono pulę ekspertów (niektóre kraje/organizacje zapewniają "program lub pulę starszych ekspertów". To grupa emerytowanych ekspertów/liderów z dużą wiedzą i doświadczeniem. Osoby z tej grupy, mimo przejścia na emeryturę, nadal wspierają organizację poprzez doradztwo, mentoring lub prowadzenie szkoleń Pomiar efektów zarządzania zasobami ludzkimi Po zastosowaniu CAF w naszej organizacji zauważyliśmy, że ... Brak efektów
W dalszym ciągu rozwijana jest praktyka pomiaru i kontroli efektów zarządzania zasobami ludzkim Poprawił się poziom satysfakcji klientów. Wzrosła motywacja pracowników. Poprawiło się zadowolenie pracowników z warunków pracy (np. styl przywództwa, spójność zespołu itp.).
8 25.05.21
Poprawiła się wydajność pracowników. Podniosły się kompetencje pracowników. Zwiększyła się liczba podań o pracę. Zwiększyła się liczba propozycji usprawnień zgłaszanych przez pracowników. Zwiększyła się liczba pracowników uczestniczących w zaawansowanych programach szkoleniowych.
3.2 Uwagi końcowe (pytanie otwarte) Czy mają Państwo dodatkowe uwagi lub doświadczenia związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i CAF? (np. Jakie inne kwestie i praktyki związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi zostały zainicjowane po zastosowaniu CAF w Państwa urzędzie?)
3.3 Informacje o urzędzie. Proszę podać dodatkowe informacje o Państwa urzędzie. - Kraj - Wielkość urzędu - Funkcja urzędu - Poziom urzędu
9 25.05.21
KDZ Management Consultancy and Professional Training Corporation Guglgasse 13 · A-1110 Vienna T: +43 1 892 34 92-0 · F: -20 institut@kdz.or.at · www.kdz.or.at