Produksjonshåndbok - Kilden teater og konserthus

PRODUKSJONSHÅNDBOK for

Kilden teater og konserthus

KILDENS VISJON

Kildens produksjonshåndbok er en beskrivelse av hvordan Kilden planlegger og gjennomfører sine kunstneriske prosjekter. Produksjonshåndboken viser roller, ansvars- og myndighetsområder i kunstprosjekter. Den beskriver også hvordan og når beslutninger tas i prosjektenes ulike faser. Produksjonshåndboken er ment å være en overordnet veileder, og går ikke detaljert inn i alle aktiviteter som gjennomføres i en produksjon. Disse er beskrevet i egne rutiner.

Håndboken er utarbeidet av Kildens prosjektkontor, og godkjent av Kildens ledergruppe i møte 10. januar 2023. Produksjonshåndboken er laget etter modell fra Riksteateret.

KILDENS ORGANISASJON

Utvikling

Kontinuerlig forbedring og støttefunksjoner

Økonomi

Kommunikasjon

Salg og marked

Produksjon

BESKRIVELSE AV BEDRIFTEN

Kilden teater og konserthus er Norges første og eneste offentlig finansierte kulturinstitusjon der teater, symfoniorkester, opera og kulturdrift er organisert i ett selskap med felles eierkonstellasjon, styre og ledelse. Ingen annen kunstinstitusjon kan vise til tilsvarende kompetanse og variasjon i ett og samme hus.

Kildens øverste leder er administrerende direktør. De kunstneriske avdelingene består av Kristiansand Symfoniorkester, Kilden Teater og Kilden Opera/KVE, samt kulturhusvirksomheten Kilden Kultur.

Adm. dir.

KSO + Opera

Kilden Kultur

Kilden Teater

• Kommunikasjonsavdelingen har i tillegg til kommunikasjon også ansvar for Kilden Dialog og Kilden Digital.

Utover de kunstproduserende avdelingene er det fire avdelinger som sørger for infrastruktur og støtte:

• Produksjonsavdelingen som har ansvar for prosjektadministrasjon, sceneteknikk, lys, lyd og bilde, samt verkstedene som produserer og fremskaffer kulisser, rekvisitter, kostymer og masker.

• Økonomiavdelingen, og støttefunksjoner som håndterer HR, IT, byggteknisk drift og renhold, samt Kildens forbedringsarbeid Kilden stadig bedre.

• Til salgs- og markedsavdelingen ligger ansvaret for markedsføring, billettsalg, kurs og konferanser, restaurant, servering, kantine og vertskap.

• I tillegg til enhetene nevnt over, rapporterer også utviklingssjef og HMS- og kvalitetsleder direkte til administrerende direktør.

Kilden har totalt over 200 fast ansatte, og engasjerer årlig ca. 600 personer på prosjektbasis. Dette er i hovedsak kunstneriske team til sceniske produksjoner, dirigenter, solister, musikere og sangere. Kilden er i stor grad en matriseorganisasjon. Antallet av prosjekter er stort, og organisasjonen må løpende kunne håndtere flere mer eller mindre komplekse produksjoner samtidig.

Linjeledelsen utgjør avdelingsledere på alle nivåer med ansvar for eget fagfelt og helhetlig ressursbruk. Linjeledelsen avgir ressurser til produksjonen når den blir besluttet.

Kilden engasjerer prosjektansatte i ulike produksjoner som for eksempel regissører, designere, dirigenter, solister, skuespillere, koreografer osv.

HVILKE AKTIVITETER OMFATTES AV KILDENS PRODUKSJONSMODELL?

Kildens publikumsaktiviteter kan grovt sett deles i 2 ulike kategorier.

1. Aktiviteter der forutsetningene er kjent, som er av gjentagende art, eller som har liten grad av variasjon. Dette kan f.eks være ordinære Kilden Kultur-arrangementer eller de fleste av KSOs abonnementskonserter (solist, dirigent og repertoar varierer, men rammen er fast). Disse styres og koordineres av den enkelte avdeling, i samarbeid med resten av linjeorganisasjonen. Disse produksjonene regnes ikke som prosjekter, og omfattes i liten eller ingen grad av prosjektmodellen.

2. Alle øvrige produksjoner som f.eks komplekse KSO-produksjoner, Kilden Teaters og Kilden Operas produksjoner, Kilden Dialogs sceneproduksjoner, egenproduserte Kilden Kultur produksjoner, produksjoner på tvers av kunstformer («Kunst på tvers»). Alle disse produksjonene behandles som egne prosjekter, som gjennomføres og styres i henhold til denne produksjonsmodellen.

PRINSIPPENE I PRODUKSJONSMODELLEN

I det en produksjon besluttes, organiseres den som et prosjekt med tildelt mandat, rammer og ressurser. Prosjektet er sceneproduksjonen, som eies av en prosjekteier, og ledes av en produsent. Produksjonsmodellen beskriver prosessen fra etablering til avslutning.

Før etablering av prosjektet, er det programmerende avdelinger sammen med linjeledelsen som utreder helheten for den samlede aktiviteten i en gitt periode. Sjefprodusent leder arbeidet med utredningen. Den samlede utredningen med totale rammer vedtas av Kildens ledermøte. Produsent får mandat fra prosjekteier til å lede prosjektet fra etablering til avslutning.

Produksjonsmodellen består av ulike faser med beslutningsmøter. Produsent rapporterer til prosjekteier, og avgir status i beslutningsmøtene. Hva som skal besluttes i de ulike fasene er beskrevet under produksjonsfaser og beslutningsmøter.

Dersom produsent ser sannsynlige avvik fra vedtatte rammer, må produsent beskrive utfordringen og komme med forslag til løsning. Prosjekteier beslutter videreføring eller stans av prosjektet, eller tiltak for videreføring. Prosjekteier tar dette videre til ledermøtet, dersom beslutninger går ut over prosjekteiers rammer eller når det gjelder beslutninger på tvers av avdelinger.

ROLLE- OG ANSVARSDELING I PRODUKSJONENE

Prosjekteier - har det øverste ansvaret for produksjonen. Dette vil oftest være en av de kunstneriske lederne (f.eks teatersjef, orkesterdirektør, operasjef, leder Kilden Kultur). Prosjekteier utvikler den kunstneriske idéen for prosjektet, og velger hvilke kunstnere som ønskes inn i prosjektet.

Prosjekteier utarbeider prosjektmandat og budsjett i samarbeid med sjefprodusent. Mandat og ansvar for å lede produksjonen overleveres til produsent i beslutningsmøtet 0. Prosjekteier deltar på milepæls- og beslutningsmøter og følger opp kunstnerisk lag ved behov, i tett samarbeid med produsent. Prosjekteier rapporterer til adm.dir.

I samarbeidsproduksjoner («Kunst på tvers») finnes det også kun én person som er prosjekteier, men de samarbeidende avdelingene, evt sammen med eksterne aktører kan allikevel velge å opprette en styringsgruppe for å sikre samhandlingen mellom disse.

Produsent – leder produksjonen i tett dialog og samhandling med prosjekteier. Produsent har overordnet ansvar for at prosjektmandatet innfris i hht tid, ressurser og kvalitet. Har myndighet til å ta avgjørelser innenfor prosjektrammen og har ansvar for å melde avvik og å komme med forslag til løsninger for disse. Produsent er ansatt i produksjonsavdelingen, rapporterer til sjefprodusent i linja og til prosjekteier i produksjonen.

Inspisient – Inspisient har ansvar for detaljert planlegging av prøver og forestillinger, i samarbeid med kunstnerisk lag og produsent. Inspisient leder og har ansvar for gjennomføringen av prøver og forestillinger. Er ansatt i produksjonsavdeling og rapporterer til sjefprodusent i linja, og til produsent i produksjonen.

Podieinspisient – Har ansvar for avvikling av prøver og konserter for orkester, og skal i tillegg kunne lede standardproduksjoner i KSO. Podieinspisient er ansatt i produksjonsavdeling og rapporterer til seksjonsleder i linja og til produsent i produksjonen.

Scenemester - Har ansvar for å sikre leveranse fra verksteder og tekniske seksjoner i produksjonen. Etter produksjonspresentasjonen leder scenemester arbeidet med den scenetekniske utviklingen i nært samarbeid med kunstnerisk lag. Scenemester har ansvar for planlegging og gjennomføring av scenetekniske rigg- og arbeidsplaner. Scenemester har det utøvende ansvaret for HMS i rigg-, prøve- og forestillingsperiode. Scenemester er ansatt i produksjonsavdelingen og rapporterer til seksjonsleder i linja og produsent i produksjonen.

Prosjekteier

Produsent

Verksteder Inspisient Scenemester

Samspill i prosjektet

Kunstnerisk ansvarlig – (f.eks regissør eller dirigent) Har det kunstneriske ansvaret i en produksjon, og leder arbeidet med utviklingen av forestillingen i nært samarbeid med produsent og inspisient. Kunstnerisk ansvarlig og prosjekteier har tett dialog i kunstneriske spørsmål. Kunstnerisk ansvarlig rapporterer til produsent i produksjonen.

Øvrig kunstnerisk lag og medvirkende – Bidrar i arbeidet med utviklingen av produksjonen i nært samarbeid med kunstnerisk ansvarlig. Det kunstneriske laget rapporterer til sin leder i linja og produsent i produksjonen.

Sjefprodusent – Leder arbeidet med å utrede kunstneriske ideer fra de ulike prosjekteierne, tildeler prosjektledelse og ressurser til produksjonene. Sjefprodusent bistår prosjekteiere i videre utarbeidelse av budsjetter og prosjektmandat, samt bistår produsenter i avvikshåndtering og forslag til tiltak for å løse disse. Sjefprodusent leder produksjonsavdelingen og rapporterer til adm.dir.

Fra linjen leveres, i tillegg til evt. prosjektengasjerte, følgende ressurser inn i en produksjon:

Musikere – er ansatt i KSO og rapporterer til orkestersjef i linja og podieinspisient produksjonen.

Skuespillere – er ansatt i Kilden Teater, fast eller på prosjektbasis, og rapporterer til teatersjef i linja og inspisient i produksjonen. Sceneteknisk personale – er ansatt i produksjonsavdelingen, rapporterer til seksjonsleder i linja, og scenemester i produksjonen.

Verkstedsmedarbeidere – er ansatt i produksjonsavdelingen, rapporterer til seksjonsleder i linja og scenemester i produksjonen.

Salg og marked – Markedsansvarlig for produksjonen rapporterer til seksjonsleder i linja og produsent i produksjonen. Materiell forelegges både prosjekteier og produsent.

Kommunikasjon – Kommunikasjonsansvarlig for produksjonen rapporterer til seksjonsleder i linja og produsent i produksjonen. Materiell forelegges både prosjekteier og produsent.

Øvrige stabs- og støttefunksjoner – rapporterer til seksjonsleder i linja og produsent i produksjonen.

Produksjonspersonell og støttefunksjoner

Prosjekteier

Produsent

Kunstnerisk ledelse og personale

ULIKE HOVEDTYPER PROSJEKT OG MILEPÆLER

Vi

skiller mellom to ulike hovedtyper av Kilden-prosjekter:

Produksjoner med eksisterende konsept

Produksjoner med nytt konsept

Milepæler for produksjon med eksisterende konsept

Milepæl Hovedforutsetninger for å nå milepæl

M0 Oppstart Produksjonen er ferdig utredet og en produsent har fått overlevert oppdraget bestående av prosjektmandat som inneholder:

• Visjon fra prosjekteier; begrunnelse for valg av stykke/verk/kunstnerisk lag. Gir en pekepinn på hvilke kunstneriske ambisjoner man har for produksjonen og hva man ønsker at publikum skal oppleve.

• Tidsplaner; ev. verkstedsterminer, prøve og spilleperiode

• Rammen – for antall medvirkende på scenen, teknikere, tid for ned-og opprigg, produksjonsbudsjett og publikumsmål (inntektsbudsjett).

• Eventuelle medvirkende som er besluttet på overleveringstidspunkt.

M1 Prøvestart Detaljerte prøveplaner foreligger. Rigg er ferdig eller detaljerte planer foreligger.

M2 Premiere /konsert Alle elementer på plass. Ressursplan for gjennomføring av spilleperiode foreligger.

M3 Evaluering Produksjonen er pakket ned. Endelig prosjektregnskap foreligger. Alle involverte avdelinger/sentrale funksjoner har deltatt i evaluering.

Produksjoner med eksisterende konsept

Dette er produksjoner der det kunstneriske konseptet er kjent fra tidligere, og den kunstneriske planen allerede er lagt. Dette kan f.eks være KSOproduksjoner med allerede ferdig utviklede konsepter, gjenopptagelse av en allerede produsert forestilling, ferdig innkjøpte produksjoner. Disse produksjonene følger de samme grove produksjonsfasene som mer komplekse produksjoner, men har færre milepæler og en enklere gang gjennom disse fasene, siden den endelige kunstneriske planen allerede foreligger.

Produksjoner med nytt konsept

Dette er alle prosjekter som utvikles fra start til slutt, hvor konseptet er ukjent fra start, og hvor hele den kunstneriske planen skal utvikles fra bunn i prosjektorganisasjonen. Disse prosjektene har en lengre og grundigere kreativ prosess for å nå produksjons- og gjennomføringsfasen. Dette kan f.eks være komplekse og nyskapende KSO-produksjoner, nye teater- og operaproduksjoner, egenutviklede Kilden kultur-produksjoner etc.

Faste møter

Beslutningsmøte B0- Oppstart: Hensikten med møtet er å overlevere oppdraget til produsenten. Mandatet gjennomgås og overleveres til produsent. Dette beskriver oppdraget produsent får fra prosjekteier, rammer og risikokart knyttet til produksjonen.

Produksjonsmøter:

Produsent innkaller deltakere i produksjonslag og ressurser fra linjen etter tidsfase og behov

Beslutningsmøter - ved behov

Beslutningsmøte B4.

Evaluering og sluttrapport: Hensikten med møtet er at produsenten leverer sluttrapport og læringspunkter slik at ledergruppen kan evaluere. Ledergruppen beslutter hvilke læringspunkter som skal evalueres grundigere og eventuelt føre til nye prosedyrer/ rutiner. Avdelingsledere har igjen ansvar for å bringe læringen tilbake til sine avdelinger.

Milepæler for produksjon med nytt konsept

Milepæl Hovedforutsetninger for å nå milepæl

M0 Oppstart Produksjonen er ferdig utredet og en produsent har fått overlevert oppdraget bestående av prosjektmandat som inneholder:

• Visjon fra prosjekteier; begrunnelse for valg av stykke/verk/kunstnerisk lag. Gir en pekepinn på hvilke kunstneriske ambisjoner man har for produksjonen og hva man ønsker at publikum skal oppleve.

• Tidsplaner; ev. verkstedsterminer, prøve og spilleperiode

• Rammen – for antall medvirkende på scenen, teknikere, tid for ned- og opprigg, produksjonsbudsjett og publikumsmål (inntektsbudsjett).

• Eventuelle medvirkende som er besluttet på overleveringstidspunkt.

M1 Etablering Rammemøtet er avholdt. Budsjetter er ev. justert. Rammedokumentet er signert. Avtaler med samarbeidspartnere/ kunstnerisk team er inngått. Prosjektorganisasjon er satt.

M3 Skisse Skissen er utredet og godkjent. Evt justerte ressursvurderinger økonomisk, bemanning, rom og øvrige ressurser foretatt. HMS-vurderinger foretatt.

M4 Modellmøte (endelig kunstnerisk plan)

Milepælen er oppnådd når detaljplanleggingen er tilstrekkelig til å starte produksjonsfase. Detaljert ressursvurdering økonomisk, bemanning, rom og øvrige ressurser foretatt. HMS-vurderinger foretatt.

M5 Prøvestart Detaljerte prøveplaner foreligger. Rigg er ferdig eller detaljerte planer foreligger.

M6 Premiere (konsert)

Alle elementer på plass. Ressursplan for gjennomføring av spilleperiode foreligger.

M7 Evaluering Produksjonen er pakket ned. Endelig prosjektregnskap foreligger. Alle involverte avdelinger/sentrale funksjoner har deltatt i evaluering.

Faste møter Beslutningsmøter - ved behov

Beslutningsmøte B0- Oppstart: Hensikten med møtet er å overlevere oppdraget til produsenten. Mandatet gjennomgås og overleveres til produsent. Dette beskriver oppdraget produsent får fra prosjekteier, rammer og risikokart knyttet til produksjonen. Produksjonsmøter: Produsent innkaller deltakere i produksjonslag og ressurser fra linjen etter tidsfase og behov “

Rammemøte: i dette møtet presenteres og diskuteres hvilke rammer som ligger til grunn for produksjonen med kunstnerisk lag/samarbeidspartnere I møtet avklares ansvarsforhold, kommunikasjonsformer og oppbygging av prosjektorganisasjonen. Rammedokumentet er et overordnet styringsverktøy for produksjonsledelsen, både kunstnerisk og praktisk. Avtaler med kunstnerisk lag samt samarbeidspartnere inngås på bakgrunn av avklaringene som kommer frem i rammemøtet - og rammedokumentet vil være en del av disse avtalene.

Skissemøte: På møtet presenteres idé og visjon for kunstnerisk konsept, hva som skal produseres, og hvilke løsninger man ser for seg å bruke. Konseptet skal være så gjennomarbeidet at Kildens produksjonsapparat kan vurdere om skissen er gjennomførbar innenfor vedtatte rammer.

Modellmøte: I møtet presenteres den endelige kunstneriske planen. Så sant det som presenteres kan realiseres innen produksjonsrammene vil de involverte verksteder og seksjoner kunne starte arbeidet med å skape produksjonen etter at endelig kunstnerisk konsept og tilhørende detaljerte tegninger er overlevert.

Produksjonspresentasjon: Ved prøvestart presenteres endelig kunstnerisk plan for medvirkende i forestillingen og Kildens medarbeidere forøvrig. Det er ønskelig at så mange som mulig får anledning til å se presentasjonen for å at organisasjonen skal kjenne, og føle eierskap, til vår kunst.

Beslutningsmøte B1- Etablering: Hensikten med møtet er å sikre at kunstnerisk lag/ samarbeidspartnere og Kilden er enige i at det er tilstrekkelig rom til å innfri visjon for produksjonen innen de gitte rammene. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen videreføres ev. ikke videreføres.

B2– Konseptgodkjenning

Hensikten med dette møtet er å sikre at konseptet vil resultere i en produksjon som oppfyller de kunstneriske og økonomiske målsetningene. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen videreføres ev. Ikke videreføres.

B3- Modell (Endelig kunstnerisk plan)

Hensikten med møtet er å avgjøre om detaljplanleggingen er tilstrekkelig til å starte produksjonsfasen på verksteder og til å fortsette produksjonen for øvrig. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen vil videreføres eller ev. Ikke videreføres.

Beslutningsmøte B4.

Evaluering og sluttrapport: Hensikten med møtet er at produsenten leverer sluttrapport og læringspunkter slik at ledergruppen kan evaluere. Ledergruppen beslutter hvilke læringspunkter som skal evalueres grundigere og eventuelt føre til nye prosedyrer/rutiner. Avdelingsledere har igjen ansvar for å bringe læringen tilbake til sine avdelinger.

PRODUKSJONSFASER OG BESLUTNINGSMØTER

Overordnet planlegging: Alle Kildens produksjoner skal utredes før de iverksettes. Til grunn for dette arbeidet ligger de kunstneriske idéene som beskrives i en første versjon av prosjektmandat fra Kildens prosjekteiere. Det foretas en samlet årlig utredning der ledergruppen og sjefprodusenten fordeler Kildens totale produksjonsressurser ved å sammenstille alle produksjoner i en sesong. Når kunstneriske-, økonomiske-, ressursmessigeog praktiske rammer er fordelt ut fra den kunnskap man på dette tidspunkt har om de ulike produksjonene, utredes én og én produksjon. Utredningsarbeidet ledes av sjefprodusent.

Produksjonsmodellen er delt inn i fire faser; utredning, planlegging, produksjon og gjennomføring. For enkelte av disse fasene avholdes det beslutningsmøter der produsent rapporterer til prosjekteier, som tar beslutning om veien videre ved større avvik.

For å sikre god fremdrift og kontroll jobber vi etter to ulike milepælsplaner, som tilpasses de forskjellige produksjonene. De ulike produksjonsfasene og beslutningsmøtene er strukturert som følger:

FASE 1. UTREDNING

Ferdigstilling av prosjektmandat, beslutningsmøte 0, og rammemøte finner sted i denne fasen som avsluttes med beslutningsmøte 1, Etablering. Etter at den årlige utredningen og ressursvurderingen av de samlede kunstneriske forslag for en sesong er foretatt, detalj-utredes én og én produksjon. Dette arbeidet ledes av sjefprodusent, og munner ut i et ferdig prosjektmandat. Når ferdig prosjektmandatet er klart, overleveres produksjonen til produsent under Beslutningsmøte 0.

Beslutningsmøte B0 – Oppstart

Hensikten med møtet er å overlevere oppdraget til produsenten.

Prosjektmandatet gjennomgås og overleveres til produsent. Dette beskriver oppdraget produsent får fra prosjekteier, og består av følgende:

• Kunstnerisk visjon fra prosjekteier: begrunner valg av stykke/verk/ kunstnerisk lag. Gir en pekepinn på hvilke kunstneriske ambisjoner man har for produksjonen og hva man ønsker at publikum skal oppleve.

• Tidsplaner; verkstedsterminer, prøve og spilleperiode

• Rammen – for antall medvirkende på scenen, teknikere, tid for ned- og opprigg, produksjonsbudsjett og publikumsmål (inntektsbudsjett).

• Eventuelle medvirkende som er besluttet på overleveringstidspunkt.

Rammemøte skal klargjøre for Kilden-organisasjonen og for overordnet kunstnerisk lag hvilke rammer som ligger til grunn for produksjonen. Rammemøtet avklarer også ansvarsforhold, kommunikasjonsformer og oppbygging av prosjektorganisasjonen.

I rammemøtet deltar prosjekteier, produsent, kunstnerisk ansvarlig for prosjektet (f.eks regissør) og eventuelle sentrale designere. Andre sentrale aktører etter behov.

Rammedokumentet er et overordnet styringsverktøy for produksjonsledelsen, både kunstnerisk og praktisk.

Beslutningsmøte B1- Etablering

Hensikten med møtet er å sikre at kunstnerisk lag og Kilden er enige i at det er tilstrekkelig rom til å innfri visjon for produksjonen innen de gitte rammene. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen videreføres ev. ikke videreføres.

FASE 2. PLANLEGGING

Arbeid med skisser og modell (endelig kunstnerisk plan) finner sted i denne fasen som avsluttes ved beslutningsmøte 3 – Modell (Endelig kunstnerisk plan) godkjent.

I denne fasen skapes, utredes og planlegges konseptet på produksjonen. Hensikten er å sikre et godt fundament og styringsgrunnlag for produksjonen. Her legges bl.annet grunnlaget for produksjon på verksteder. Skissemøte og modellmøte, samt ressursvurdering ut fra disse, er viktige aktiviteter i denne planleggingsfasen. Tett dialog mellom kunstnerisk lag, produsent og verksteder eller andre som leverer inn i prosjektet er avgjørende, slik at det som fremlegges på modellmøtet er gjennomførbart. Fasen avsluttes når modell og den endelige kunstneriske planen foreligger.

I planleggingsfasen inntreffer følgende møter: Skissemøtet. På møtet presenterer den kunstneriske ledelsen i prosjektet (kunstnerisk ansvarlig og kunstnerisk lag) sin idé og visjon for kunstnerisk konsept, hva som skal produseres, og hvilke løsninger man ser for seg å bruke. Skissen skal være så gjennomarbeidet at Kildens produksjonsapparat kan vurdere om skissen er gjennomførbar innenfor vedtatte rammer.

Beslutningsmøte B2 – Skissegodkjenning

Hensikten med dette møtet er å sikre at skissen vil resultere i en produksjon som oppfyller den kunstneriske målsetningen og samtidig holder seg innenfor de satte økonomiske rammene. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen videreføres ev. Ikke videreføres.

Modellmøtet I møtet presenteres modellen for den endelige kunstneriske planen. Det er ønskelig at de av Kildens medarbeidere som vil bli involvert i arbeidet ser presentasjonen. Så sant det som presenteres kan realiseres innen produksjonsrammene vil de involverte verksteder og seksjoner starte arbeidet med å skape produksjonen etter at endelig kunstnerisk konsept og tilhørende detaljerte tegninger er overlevert.

Beslutningsmøte B3 – Modell (Endelig kunstnerisk plan)

Hensikten med møtet er å avgjøre om detaljplanleggingen er tilstrekkelig til å starte produksjonsfasen på verksteder og til å fortsette produksjonen for øvrig. På møtet treffes en beslutning om på hvilke premisser produksjonen vil videreføres eller ev. ikke videreføres.

FASE 3. PRODUKSJON

Produksjon i verkstedene, rigg, prøvestart og prøver er sentrale aktiviteter i denne fasen hvor hovedfokuset er å skape god kunst gjennom å realisere den kunstneriske planen. Fasen varer frem til premiere.

FASE 4. GJENNOMFØRING

Denne fasen starter med konsert eller premiere og inneholder spilleperioden der produksjonen møter publikum. Nedrigg og læring skjer også i gjennomføringsfasen, som avsluttes ved;

Beslutningsmøte B4. Evaluering og sluttrapport

Produsenten har ansvaret for en evalueringsprosess der involverte får gi innspill om suksessfaktorer og forbedringspunkter i produksjonen. En kort rapport fremlegges for ledergruppen. Ledergruppen beslutter hvilke læringspunkter som skal evalueres grundigere og eventuelt føre til nye prosedyrer/rutiner.

Avdelingsledere har igjen ansvar for å bringe læringen tilbake til sine avdelinger.

BESLUTNINGSMØTER, HVA OG HVORDAN

På beslutningsmøtene rapporterer produsenten fremdrift til prosjekteieren. Ved større avvik er det prosjekteieren som beslutter tiltak basert på produsentens rapport og løsningsforslag. Noen av beslutningsmøtene kan slås sammen, avhengig av hva slags produksjon det gjelder.

Før beslutningsmøtene innhenter produsenten innspill fra aktuelle nøkkelpersoner for å ha tilstrekkelig informasjon til å kunne utarbeide et godt beslutningsgrunnlag for prosjekteieren.

Produsenten rapporterer i hovedsak avvik, og gir ikke full rapport om alt som er gjort i produksjonen. Men, en kortfattet status basert på grad av usikkerhet/risiko for områdene:

• Kunstnerisk

• Teknisk

• Organisatorisk

• Kommunikasjon/marked

• Økonomi

• Annet

Tallene 1-6 representerer følgende:

Prosjekteieren tar beslutninger ut fra status for de ulike fagfeltene, basert på produsentens redegjørelse og anbefaling. Dersom dette vil gå ut over prosjekteiers rammer eller når det gjelder beslutninger på tvers av avdelinger løfter prosjekteier det videre til ledergruppen.