Kinnarps Trendrapport 1

KINNARPS TRENDRAPPORT 8 SKIFTEN SOM PÃ…VERKAR MORGONDAGENS ARBETSPLATSER

HUR KOMMER FRAMTIDEN ATT PÅVERKA OSS – ELLER KAN VI PÅVERKA FRAMTIDEN?

INNEHÅLL

ÅTTA SKIFTEN SOM PÅVERKAR MORGONDAGENS ARBETSPLATS

01

DE ÅTTA SKIFTENA I KORTHET 01 Det är viktigt att se framåt - stanna upp, reflektera och analysera vad som väntar där borta i horisonten. Det har vi nu gjort inom Kinnarps. Under 2012 har vi jobbat med att blicka in i framtiden för att se vilka områden som kommer att ha en betydande påverkan på morgondagens arbetsmiljöer.

Vi har ställt frågorna – varför, hur och med vilken inriktning som människor kommer att arbeta, mötas och lära sig saker under det kommande decenniet. Systematiskt har vi analyserat fråga efter fråga, marknad efter marknad, för att hitta de gemensamma nämnarna för vilka förändringar vi har att vänta.

Och det är denna omfattande trendspaning som har resulterat i Kinnarps Trendrapport.

I korthet ser vi framför oss åtta stora skiften.

Dessa skiften märks redan idag i vårt samhälle, men vi tror att de kommer att få en allt större inverkan på vårt sätt att värdera vår

arbetsmiljö. Skiften som vi kanske kan påverka – eller välja att påverkas av. Oavsett hur vi ser på framtiden, vet vi att den oundvikligen kommer att komma.

Vi inom Kinnarps väljer att se på den som spännande!

TANKEEKONOMIN 02 1. FRÅN VAGGA TILL VAGGA 03-06 2. FRÅN FAST TILL TRÅDLÖS 07-10

Trevlig läsning.

3. FRÅN BRONS- TILL SILVERSAMHÄLLET

11-14

Per-Arne Andersson VD Kinnarps AB

4. FRÅN SYNLIG DESIGN TILL DESIGNTÄNKANDE

15-18

5. FRÅN HÅRDVALUTA TILL MJUKA VÄRDEN

19-22

6. FRÅN AVSKILDHET TILL MÅNGFALD

23-26

7. FRÅN DISTRAKTION TILL KONCENTRATION

27-30

8. FRÅN FAST ARBETSPLATS TILL FRI SITTNING

31-34

ARBETET BAKOM KINNARPS TREND RAPPORT

35-36

ARBETSPLATSEN ÅR 2020 37-38

Per-Arne Andersson VD Kinnarps AB

KÄLLFÖRTECKNING 39-42 VI VILL TACKA 43 KINNARPSTEAMET 44 EXTERNA FORSKARE 44 OM KINNARPS 45-46

”Framtidsforskning är konsten att klia sig innan det börjar klia” Peter Sellers, brittisk skådespelare och komiker 1925-1980

ÅTTA SKIFTEN SOM PÅVERKAR MORGONDAGENS ARBETSPLATS Vi ser att arbetslivet genomgår en stor förändring. Eller snarare flera stora förändringar. Det är också bakgrunden till att du har denna rapport i din hand.

dryck. Vår erfarenhet visar oss att företag som utvecklas mot aktivitetsbaserat arbete blir konkurrenskraftiga och kan ligga steget före.

De kan även konkurrera om talangen, eftersom väldesignade kontor är en viktig faktor för nya potentiella medarbetare.

I Kinnarps Trendrapport vill vi illustrera de förändringarna som vi har sett som särskilt viktiga för arbetsplatsen. Rapporten handlar om åtta viktiga förändringar i sättet vi arbetar, hur vi möts och lär oss i framtiden. Vi är övertygade om att framtidens kontor kommer att se helt annorlunda ut än idag. De viktigaste drivkrafterna bakom de här förändringarna är ny teknik, nya värderingar, globalisering och skiftet till ett tankesamhälle. Vi ser därför att dessa åtta skiften kommer att ha stor påverkan på morgondagens arbetsplats:

De undersökningar vi har tagit del av och de intervjuer vi gjort visar även att företagen måste arbeta på sina värderingar och kultur för att attrahera talangfulla nya medarbetare, det gäller särskilt för de unga. Pengar är inte längre tillräckligt för de nya generationerna som kommer in på arbetsmarknaden. De vill istället att arbetsgivaren ska vara pålitlig och jordnära och att företaget har en kultur där inte bara avkastning utan även beteende belönas. De ser det som viktigt att företaget har normer för socialt ansvar och miljöarbete blir allt viktigare.

1.

Från vagga till vagga

2.

Från fast till trådlös

3.

Från brons- till silversamhället

4.

Från synlig design till designtänkande

5.

Från hårdvaluta till mjuka värden

6.

Från avskildhet till mångfald

7.

Från distraktion till koncentration

8.

Från fast arbetsplats till fri sittning

DE ÅTTA SKIFTENA I KORTHET Förändringarna pekar på att utformningen av den framtida arbetsplatsen kommer att se helt annorlunda ut. Det här betyder inte bara att formge en ny möbel eller att måla kontoret i en ny färg. Det innebär att designen underlättar för människor att arbeta på nya sätt, i miljöer som inspirerar till samarbete men samtidigt erbjuder arbetsro. Det måste finnas flera typer av rum och miljöer för olika aktiviteter som bidrar till att nya tankar och idéer föds.

Enligt de experter vi samtalat med kommer framgångsrika organisationer i framtiden att hantera kontorets designprocess på ett mycket mer vetenskapligt sätt. De menar att en ny typ av ledarskap kommer att utvecklas som är ansvarig för att hålla koll på organisationens sammansättning och utforma arbetsplatsen så att det passar företagets profil och förmågor på bäst sätt. Vi kan även konstatera att vi med hjälp av dagens teknik kan vara ständigt närvarande, men fysiskt frånvarande. Vi kan vara i rörelse men fortfarande vara mentalt anslutna till våra kollegor.

Om vi sammanfattar det vi kommit fram till ser vi att framtidens kontor är baserade på aktiviteter. Ingen har en bestämd arbetsplats, utan alla kan välja var de vill arbeta vid en viss tidpunkt – situationen styr behovet. Arbetsgivarna behöver skapa en öppen och attraktiv plats för både individuellt arbete och möten. Arbetsytor som är kreativa, flexibla, inbjudande, funktionella och anpassade både för idag och imorgon. Utformningen behöver även bidra till en bra hälsa, tillfredsställelse med arbetet och bättre kreativitet – och på så vi stärka företagets image. * Vad som utmärker Generation Y är bland annat att mobiltelefoni och persondatorer har funnits i de flesta fall i nästan hela deras liv, och Internet (som började få sitt genomslag bland allmänheten 1995) har varit vanligt sedan de var unga.

TANKEEKONOMIN Vi hoppas att denna rapport kan användas som utgångspunkt för strategiska samtal gällande de trender och förändringar som vi har identifierat. Trender och förändringar som kommer att leda till att ett nytt samhälle och en ny ekonomi växer fram. Mats Lindgren, civilingenjör, ekonomie doktor, vd och grundare av Kairos Future, har i sin bok bok "21st Century Management - Leadership and Innovation in the Thought Economy" förutspått en ny era för tankesamhället eller tankeekonomin Det rör sig i första hand om en era där konkurrenskraften bygger på kognitiv förmåga – förmågan att producera så många slagkraftiga idéer och koncept som möjligt.

Kolonialekonomi Handelhusekonomi Lokala ekonomier

1000 RÅVARUEPOKEN

Kunskapssamhälle Informationssamhälle Produktionssamhälle

1500

Tankenätsekonomin Tankecellsekonomin

2000

2500

PRODUKTIONSEPOKEN

TANKEEPOKEN

Samhällsevolutionen, från råmaterialseran till tankeeran.

Vårt arbete med Kinnarps Trendrapport har visat oss att vi befinner oss i ett generationsskifte. Ett stort antal av fyrtiotalisterna går snart i pension och generation Y börjar komma in på arbetsmarknaden. Den äldre generationen lämnar dock inte arbetslivet bakom sig helt.

Många stannar kvar flera år efter pensionsåldern. Vi ser därför att det kommer att växa fram ett samhälle där 3-4 generationer måste samarbeta på samma arbetsplats. Det här kan till viss del orsaka konflikter på arbetsplatsen, men också skapa nya möten och kunskapsutbyte. Den yngre generationen kommer även att ha nya krav på arbetsmiljön. De kommer till exempel vilja ha loungeutrymmen, kaféer och en mängd olika mötesplatser. De vill också ha möjligheten att välja var och när de ska arbeta. De äldre generationerna, som ofta är chefer, kommer att behöva hantera alla dessa nya krav.

Det aktivitetsbaserade arbetet som växer fram kommer att föra med sig nya sätt att ha möten och interagera. Detta kan gynna företagen genom större produktivitet och mer kreativitet. När de anställda kan styra sina dagar själva – i samarbete med andra – blir de nöjdare och mer villiga att bidra till företagets satsningar.

Vi behöver alla kollegor och partners att dela idéer med, att utveckla nya tankar och skapa nya koncept med. Dessa samarbeten grundar sig på möten, där ett möte lika gärna kan vara av slumpen som att ha ett schemalagt möte. Alla möjliga typer av idéer och möten kan uppstå i ett kontor med flera olika typer av mötesplatser – stora och små, formella och informella, tysta eller bullriga, med eller utan mat eller

01 - Åtta skiften som påverkar morgondagens arbetsplats

Mats Lindgren menar att medan de traditionella produktionsmedlen har utgjorts av arbete, kapital, råmaterial och teknik introducerar tankesamhället (T-samhället) en ny faktor. Den nya produktionsfaktorn består av information, patent, idéer och andra produkter som skapas och utnyttjas genom människans tankekraft. Tänkandet är alltså den nya kritiska produktionsfaktorn i Tankekonomin (T-ekonomin).

I den här rapporten kan vi se trender som pekar på att Mats Lindgren har rätt i sitt resonemang. Vi ser en jakt på upplevelser, där arbetskraften hela tiden söker efter nya erfarenheter och förändring. Det betyder att ett företag som kan erbjuda sina anställda saker som självförverkligande, förvandling och en känsla av samhörighet är det företag där alla kommer att vilja arbeta. Det skapar i sin tur en helt ny spelplan för framtidens arbetsplatsformgivare och kontorsplanerare liksom för oss – Kinnarps – att ta hänsyn till när morgondagen ska planeras.

Illustration från Lindgren, Mats (2012), 21st Century Management, Palgrave-Macmillan

Tankeekonomin - 02

1. FRÅN VAGGA TILL VAGGA Vi blir allt mer medvetna om vår omgivning där hållbara värderingar såsom miljö, samhälle och ekonomi får större betydelse. Man pratar om 3P – Planet, People, Profit. Dessa värderingar, och hur de integreras in i företag och organisationer, blir avgörande för att attrahera medarbetare i framtiden. Vi talar inte längre om ett slut på livs cykeln, utan vi bryr oss om vad som sker långt efter det att vi är kvar.

”Det finns en riktigt betydelsefull aspekt som påverkar människors val mer och mer, nämligen ekologi- och hållbarhetsaspekten. Produkter med en seriös hållbarhetsmärkning håller på att bli ett grundkrav vid alla typer av projekt – de är inte längre något extra.”

Martin Cook, chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien

Både myndigheter och personal kräver att företagen ska agera på ett nytt sätt.

Slutstationstänkandet är inte funktionellt och det krävs ett mer hållbart agerande.

Det är inte längre acceptabelt att bara ”gröntvätta” sitt företag – hållbarhet måste ingå som en naturlig del av verksamheten. ”När världens befolkning växer dramatiskt blir det en stor efterfrågan på produkter och tjänster.

Det kommer leda till en brist på naturtillgångar och råmaterial, och jag tror vi därför kommer att få uppleva en dramatisk prisökning på varor.” Liv Tveter, VD Kinnarps Norge GRÖN ELLER INTE? ”Det här är en stark och viktig trend. Du kan inte längre skilja dig från mängden bara genom att bry dig om miljön – det förväntas helt enkelt att alla gör vad de kan. Miljöhänsyn kommer att bli viktigare och viktigare i framtiden, även om det kommer att ta en generation eller två innan vi är där. För att du ska kunna attrahera nya förmågor måste du vara medveten om att de kollar upp ditt företag ordentligt. De är intresserade av hur du hanterar hållbarhet och vilka värden du står för.”

Derek Barker, VD, Haskoll De undersökningar vi har tagit del av visar att fler och fler företag satsar på hållbarhet.

Det har blivit gynnsamt att bry sig om miljön. Enligt forskning från UCL (University College London) ökar produktiviteten inom företag som satsar på hållbarhet.

Forskningsrönen visar att företag som antar en grön profil är 16 gånger mer produktiva än företag som inte gör det. Det här tyder på en attitydförändring hos de yngre generationerna, som är mer intresserade av att arbeta för arbetsgivare som delar deras egna värderingar. Miljöfrågorna är helt enkelt inte längre reserverade enbart för miljökämparna.

03 - Från vagga till vagga

Så hur kan man då göra ett kontor mer miljövänligt och hållbart? Som det ser ut just nu definieras hållbarhet på en mängd olika nivåer. Den mest grundläggande används för att beskriva våra försök att minska individens eller samhällets behov av naturresurser. Men de senaste åren har ett helhetsperspektiv börjat göra sig gällande. Fler och fler företag har anammat det så kallade 3P-tänkandet – Planet, People, Profit – som betyder att man bryr sig om vilka miljömässiga, sociala och ekonomiska fotavtryck som man lämnar efter sig.

Det räcker inte att bara ta hänsyn till vilka koldioxidutsläpp man ger upphov till, utan man måste också tänka på var materialet i en produkt (en byggnad, en möbel eller någon typ av maskin) kommer ifrån, hur produkten kan påverka samhället lokalt och vad som händer med den när den inte används längre. Ett exempel på det är

kontorskomplex helt efter vagga till vagga-konceptet. ”Ett miljömässigt hållbart arbetsliv, ja, självklart! Användarna blir mer och mer krävande och det händer NU!” Christina Bodin Danielsson, Tekn. Dr, arkitekt, Brunnberg & Forshed Arkitektkontor och Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet SMARTARE HÅLLBARHET Att satsa på miljömässig hållbarhet är ekonomiskt fördelaktigt. Kostnaderna för olika typer av resurser, inte minst energi, ökar hela tiden. Det gäller därför att tänka på resurser på ett smart sätt – miljömässigt hållbara kontor är nämligen mer energieffektiva, vilket gör att företagens kostnader för energi och andra typer av resurser minskar. I vissa länder belönas företag som har miljöeffektiva kontor med skattelättnader.

”Ett miljömässigt hållbart arbetsliv – ja, självklart! Användarna blir mer och mer krävande och det händer nu!” bostadsområdet Augustenborg i Malmö, där de boende själva får vara med och bestämma hur området ska utformas. Syftet är att skapa ett attraktivt, multikulturellt område med minskade koldioxidutsläpp. ”Vagga till vagga” är ett nytt tankesätt där människor, produkter och den byggda miljön ses som delar av ett ekosystem. Fokus ligger på att skapa ett system helt utan avfall, i stället för att bara minska avfallet.

Hållbarhetsaspekten tas till helt nya nivåer ett exempel som vi sett är Nederländernas ekologiska institut (NIOO-KNAW), som har valt att anpassa sina laboratorie- och

Företagen behöver dessutom agera ansvarsfullt och lämna noggranna rapporter för att klara sig i konkurrensen. I en studie som vi har tagit del av som PWC (Price Waterhouse Coopers) gjort om framtidens byggnader konstateras det att hållbarhet är en oundviklig aspekt som kommer att bli viktigare och viktigare framöver. Att betrakta hållbarhet som ett smart sätt att bedriva sin verksamhet på blir dessutom ännu viktigare när de lagstadgade miljökraven ökar.

Från vagga till vagga - 04

I Storbritannien måste numera alla brittiska företag mäta sina koldioxidutsläpp, i enlighet med energieffektiviseringsplanen CRC Energy Efficiency Scheme. Det betyder att vissa företag måste köpa statliga utsläppsrätter för att kunna klara utsläppstaket.

mer än 70 % av företagen i studien (både stora och mellanstora) rapporterade om sitt CSR-arbete. Företagen måste alltså inte bara ta hänsyn till olika miljöaspekter, utan även ta sociala hänsyn. Det har till exempel blivit allt vanligare att företag uppmuntrar personalen till volontärarbete, både på orten Vi ser även att det ställs högre och högre och utomlands. Ett exempel är Unilever, hållbarhetskrav på kontoren i fråga om som erbjuder sina anställda möjligheter att utformning och prestanda. Flera företag har jobba som volontärer i Indien i sex månader redan anpassat sig till utvecklingen, bland inom ramen för deras vanliga arbete. annat är PWC:s nya byggnad den första kontorsbyggnaden i Storbritannien som miljömärkts med betyget ”outstanding”.

FALLSTUDIER Det tillkommer också nya miljöcertifieFöretaget Plantagon håller just nu på med ringar av samma slag som BREEAM och sitt första bygge i Linköping. Det handlar LEED. Kraven på hållbarhet drivs på både om världens första växthus på höjden, där av marknadskrafterna och av lagstiftningett forskningscentrum för stadsodling på en och blir viktigare och viktigare för alla ena sidan ska samsas med 4 000 kvadratmeinblandade. Men det räcker förstås inte att ter odlingsbar yta på andra sidan. själva byggnaderna är miljövänliga. Även Man beräknar att 300–500 ton grönsaker insidan, det vill säga arbetsmiljöns utform- ska kunna skördas varje år i växthuset. ning och alla tekniska hjälpmedel, måste Se http://plantagon.com om du vill veta mer. också vara hållbara och formgivna enligt vagga till vagga-konceptet. Dessutom måste PWC:s nya kontor på More London Rikontorspersonalen agera på ett hållbart verside är den första kontorsbyggnaden i sätt, vilket de behöver hjälp med. Möbler, England som BREEAM-certifierats med arbetsmiljöns utformning och alla tekniska betyget ”outstanding”. Hela byggnaden är hjälpmedel måste stödja, inte motverka, formgiven på ett miljömässigt hållbart sätt miljömässig hållbarhet. Det påverkar också med finesser som avfallsåtervinning, cykelföretagens möjligheter att klassificeras med parkering och system som gör att mindre miljöstandarder som exempelvis BREEAM papper skrivs ut och att mindre värme går och LEED. åt till uppvärmningen. Flera insekter och fåglar som inte visat sig i centrala London SOCIAL HÅLLBARHET på flera årtionden har dessutom slagit sig Det är inte bara miljömässig hållbarhet ned på några av taken till byggnaden. som företagen strävar efter. Vi ser att CSR – Corporate Social Responsibility (socialt IUCN (International Union for Conserföretagsansvar) – har blivit en stor trend i vation of Nature and Natural Resources takt med att fler och fler företag vill visa att Internationella naturvårdsunionen) har sitt de agerar på ett ansvarsfullt sätt. CSR visar huvudkontor i Gland, Schweiz. När kontoret att företag bryr sig om samhället i stort, och byggdes bedömde de varje detalj efter vilken inte bara tar hänsyn till miljön. Det är exmiljöpåverkan den kan tänkas ha. Man ville tremt viktigt för att de ska kunna attrahera säkerställa att byggnaden uppfyllde kraven investerare. CSR håller helt enkelt på att på ekonomiskt gångbart grönt byggande, bli ett måste, särskilt eftersom 88 % (enligt från valet av råmaterial till hållbarheten PwC Survey: Millennials at work 2011) av på möbler och inredning. Kinnarps valdes alla nyutexaminerade och unga yrkesutöva- ut för att utrymmesplanera och inreda alla re värderar arbetsgivarnas sociala ansvars- kontor och allmänna utrymmen. tagande som en viktig faktor när de söker arbete, 86 % uppger att de skulle fundera på att byta jobb om deras arbetsgivare inte längre levde upp till sitt CSR-åtagande. För att kunna attrahera nya förmågor och få dem att stanna kvar måste företagen alltså arbeta på sin image gentemot allmänheten, men också infria sina löften om socialt ansvarstagande. Att detta är viktigt framgår av att fler och fler företag har börjat publicera information om sitt CSR-arbete. En studie som KPMG gjort visade nyligen att 95 % av de 250 största företagen i världen numera offentliggör rapporter om hur de arbetar för att ta socialt ansvar. Det här är framför allt en stor trend i Europa, där 05 - Från vagga till vagga

QUICK GUIDE Nya hållbarhetsvärden håller på att slå igenom, framför allt i form av 3P-tänkande (Planet, People, Profit – det vill säga att företagen tar miljömässigt, socialt och ekonomiskt ansvar).

Nya lagar tvingar företagen att agera på ett miljömässigt hållbart sätt.

Hållbarhetsfrågan är inte bara viktig för företagens image, utan också för att de ska kunna attrahera duktiga medarbetare.

CSR (Corporate Social Responsibility dvs. socialt företagsansvar) blir viktigare och viktigare på marknaden.

CSR, miljömässig hållbarhet och lönsamhet är nära förbundet med varandra.

Från vagga till vagga - 06

2. FRÅN FAST TILL TRÅDLÖS Tankesamhället leder till att 9-5 jobbet blir allt mer sällsynt. Arbetet letar sig in i alla delar av våra liv, vare sig det är på dagen, kvällen eller helgen. Våra mobiltelefoner och surfplattor är dagens schweiziska armékniv, de används till allt. Att leda medarbetare på distans blir allt viktigare så mobilt arbete är ett sätt att leva idag. Företag måste anpassa sig.

”Det här området kommer att utvecklas, särskilt eftersom fler och fler väljer att gå ut och prata i mobilen eller att sätta sig på ett café och skriva på datorn för att få vara i fred och kunna koncentrera sig ordentligt – något som i dag är svårt på kontoren.”

Derek Barker, VD, designer och arkitekt Haskoll, Storbritannien

Vi kan redan idag konstatera att våra jobb och kontor inte längre ut ser ut som förut.

I takt med att tekniken integreras mer och mer i våra liv blir allting mobilt – från våra jobb till sättet vi handlar på. Tekniken har lett till en revolution på våra arbetsplatser och bryter långsamt ned de kedjor som länge bundit de anställda till särskilda platser och klockslag. Vi går in i en helt trådlös era! ”Inom fem år kommer bandbredden att vara så stor att vi inte kommer att dra några datorkablar i husen längre. Det är en stor, stor förändring … En förändring som innebär att tekniken inte längre kommer att vara ett problem.

Den nya utmaningen gäller i stället hur vi kan få människor att känna sig motiverade – den handlar om ledarskap, engagemang och inspirerande platser. I framtiden kommer vi själva att välja var vi vill arbeta, just för vi har möjlighet

ETT FLYTANDE ARBETSSÄTT Ordet arbete får nog de flesta att tänka en fast arbetsplats dit folk går för att jobba.

Men det här håller på att ändras dramatiskt.

Den traditionella bilden av en kontorsarbetare – en person som kommer till kontoret vid nio och stämplar ut igen vid fem – gäller inte längre. Vi har sett att en ny generation kontorsarbetare håller på att växa fram – en generation som ständigt är redo att arbeta, oavsett plats och tid på dygnet. De befinner sig hela tiden i standby läge och är beredda att jobba när det behövs. Arbetet håller på att bli en naturlig del av vår vardag, utan fasta klockslag och platser. ”År 2020 tror jag faktiskt att vi kommer att se flera helt trådlösa företag, och vid samma tidpunkt tror jag att det kommer att finnas så försvinnande få fasta enheter att de blir helt försumbara.”

Tim Oldman, VD, Leesman Index

våra liv. Enligt Nancy Gibbs, skribent på Time Magazine, finns det numera mer datorkraft i mobiler med operativsystem som Apple iOS och Google Android än vad som fanns i Apollo 11 vid den första månlandningen. Det är inte så konstigt att vi går mot ett mer cybernetiskt arbetssätt, med vår tredje hjärna (mobilen) i ständig beredskap.

”År 2020 tror jag faktiskt att vi kommer att se flera helt trådlösa företag, och vid samma tidpunkt tror jag att det kommer att finnas så försvinnande få fasta enheter att de blir helt försumbara.” att göra det. Vi är inte längre begränsade, utan fria. Och föreställningen om att vara en del av ett företag är helt psykologisk – den handlar om en känsla av samhörighet mer än något annat.”

Martin Cook, chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien ”Det här området kommer att utvecklas, särskilt eftersom fler och fler väljer att gå ut och prata i mobilen eller att sätta sig på ett café och skriva på datorn för att få vara i fred och kunna koncentrera sig ordentligt – något som i dag är svårt på kontoren.”

Derek Barker, VD, Haskoll

07 - Från fast till trådlös

Det är framför allt utvecklingen av mobiltekniken och Internet som har drivit på den här utvecklingen, som i sin tur har sin grund i människors längtan efter nya saker.

Det har lett till ett mer flytande arbetssätt – vi arbetar inte längre på fasta platser och fasta tider, utan arbetar när det behövs.

Tillgång till Internet anses faktiskt numera vara så pass viktigt att FN tog upp det i sin lista över grundläggande mänskliga rättigheter år 2012.

Det råder inget tvivel om att tekniken blir viktigare och viktigare för oss alla. Utvecklingen drivs på av vårt behov av att förenkla Från fast till trådlös - 08

Att vi alltid är uppkopplade och redo att arbeta när som helst påverkar förstås också livet utanför arbetet. Vi blandar jobb och fritid mer än någonsin tidigare. Ett exempel på det är att det blir allt vanligare att anställda väljer att kombinera affärsresor med nöjen, exempelvis genom att de stannar kvar en extra dag vid utlandsresor. ”Dödtiden framför datorn kommer att bli mycket mindre i framtiden när vi kan bege oss någon annanstans och inte är hänvisade till att jobba vid en skärm.”

Sara Córdoba Rubino, Metaproducts & Booreiland Vi har dock även sett att det förekommer olika motreaktioner och mottrender. Detta eftersom fler och fler blir medvetna om att det finns risker med att ständigt hålla sig uppkopplad. I Storbritannien och USA har det till exempel talats en hel del om den så kallade ”Crackberry-effekten”, det vill säga mobilernas beroendeframkallande verkan.

I Tyskland har flera företag, däribland Volkswagen, valt att stänga sina e-postservrar efter normal arbetstid som ett led i att försöka minska beroendeeffekterna. ”Här i Norge kan jag se en tydlig trend mot att folk slutar prata i sina mobiler i tunnelbanan, på bussen och i offentliga utrymmen. Jag tycker att fler medvetet låter bli att titta på sina digitala enheter när de pratar med andra. Det här är en inlärningsprocess på samhällsnivå. Den yngre generationen får bättre utbildning och görs mer medvetna om sociala medier och hur de kan användas utan att bli en börda i vardagen.”

Liv Tveter, VD Kinnarps Norge NYA KRAV PÅ FÖRETAGEN NÄR RÖRLIGHETEN ÖKAR ”Vi har en spännande utmaning framför oss, eftersom den ökade rörligheten medför krav på en ny sorts ledarskap för att folk ska vilja arbeta på företagen.”

Martin Cook, chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien I en brittisk studie (Connected Britain, Orange 2009) som vi tagit del av uppgav 67 % av alla deltagare att de skulle vilja kunna jobba hemifrån åtminstone på deltid.

Definitionen av vad ett kontor är håller på att förändras, och i samband med det ställs det nya krav på cheferna. Chefer på företag som har anpassat sig till det nya, flexibla arbetssättet måste leda arbetet på ett annat sätt. Ledarskapsmetoder som fokuserar på smidighet, snabbhet och förtroende är vad som gäller framöver. Fler och fler anställda arbetar numera på andra ställen än på kontoret, och då är det mycket viktigt att de känner att de har chefernas förtroende.

Den här utvecklingen har många positiva effekter, till exempel blir personalen både nöjdare och mer produktiv. Enligt undersökningsföretaget YouGov anser 30 % av arbetstagarna i Storbritannien att flexibili09 - Från fast till trådlös

tet i arbetet gör dem mer produktiva, och 43 % känner att arbetsstressen minskar. ”Det ökande användandet av trådlösa enheter på kontoret, att anställda tar med egna tekniska enheter till arbetsplatsen (BYOD – bring your own device), användandet av molntjänster hemifrån (exempelvis i-cloude eller Google Drive) är alla faktorer som ger en otrolig flexibilitet på arbetsplatsen och hur människor kan samarbeta med varandra. Vi är inte längre begränsade av utrymme och vi kan arbeta i princip var som helst. Det här är något vi också måste tänka på när vi utformar arbetsplatser.”

Ian Weddell, Commercial Manager, Kinnarps Storbritannien Vi har även sett att i takt med att allt fler anställda blir tekniskt bevandrade ökar också kraven på arbetsgivarna vad gäller olika tekniska verktyg. Om företagen vill eftersträva effektivitet och att de anställda – framför allt de riktigt duktiga – ska stanna kvar måste de se till att hålla sig med tekniska verktyg som är uppdaterade och lika bra som de produkter som personalen använder hemma.

I en svensk studie som vi har tagit del av som Manpower gjort tillsammans med Kairos Future visade det sig att bara en fjärdedel av deltagarna tyckte att deras teknikkrav tillgodosågs på arbetsplatsen.

Problem med tekniken, till exempel i form av problem med trådlös anslutning och liknande, gjorde till och med att effektiviteten minskade ibland. I samma studie uppgav en tredjedel av de anställda att de brukade ta med sina egna tekniska produkter till arbetsplatsen. Enligt en studie gjord av Citrix år 2012 (gällande 19 länder i världen, bl.a.

Tyskland, Holland, USA och Storbritannien) har 83 % av alla företag en policy som innebär att personalen får ta med sig sina egna tekniska produkter till jobbet. Att en del av alla de tekniska verktyg som används på arbetsplatsen är privata betyder också att gränsen mellan arbete och fritid luckras upp ännu mer.

om aktiviteter i nuet – att fungera som platser där de anställda kan träffas och samarbeta med andra, så att produktiviteten ökar. Det är inte en särskilt förvånande utveckling, eftersom fler och fler anställda faktiskt har kontoret i fickan i form av mobilen (där de förvarar dokument, kontakter och e-postmeddelanden).

Urbaniseringen har gjort att vi bor på mindre ytor, och många av oss har helt enkelt inte längre plats för ett skrivbord och en arbetsstol hemma. I stället träffas vi någon annanstans för att arbeta – på klubbar eller på caféer - och på kontoret. Internet har revolutionerat vårt sätt att se på arbete.

Numera finns allting bara ett klick bort, online och lättåtkomligt, så att vi har en permanent arbetssfär som följer med oss vart vi än går.

FALLSTUDIER The Hub är en kollaborativ arbetsplats, en plats där människor med olika professioner och (kulturell) bakgrund kan arbeta tillsammans. Det är en plats där alla företag kan få tillgång till sådant som annars skulle kosta dem en hel del, så att de i stället kan lägga tid och pengar på att se till att själva arbetsprestationen blir så bra som möjligt.

Ett annat exempel är United Spaces i Stockholm. Precis som The Hub samlar det flera olika företag under ett och samma tak. Men det är inte en plats för samarbete i första hand, utan fungerar mer som en kontorsstation. Det är lika flexibelt som The Hub, men det finns inga krav på att företagen ska arbeta tillsammans. Men det faktum att företagen delar lokaler med varandra leder till många slumpartade möten med möjliga kunder eller samarbetsparters.

Tanken med både The Hub och United Spaces är att företag ska kunna utnyttja sitt kontorsutrymme maximalt, samtidigt som lokalerna ger optimala möjligheter till möten och nya affärer. Genom att människor FRAMTIDENS KONTOR med olika bakgrund förs samman uppstår Nu kanske någon undrar om kontoren kom- nya idéer. Samtidigt utnyttjas allt kontorsmer att försvinna helt. Det kan ju verka som utrymme maximalt. att det är ditåt det pekar, eftersom många företag har föresatt sig att minska sina kontorsutrymmen till år 2020 (de flesta anger en 20-procentig minskning). Men kontoren är inte på väg att dö ut som företeelse.

De håller bara på att anpassa sig. ”Arbetet blir mer mobilt, fler kommer att jobba på andra platser än på kontoret, men långt ifrån alla kommer att ha ett hemmakontor. Människor kommer att jobba överallt för att effektivisera sin arbetstid. Men kontorsplatser kommer fortfarande att behövas.”

Beata Osiecka, VD Kinnarps Polen Vi ser att kontorens funktion handlar mer

QUICK GUIDE I framtiden är vi ständigt stand-by. Arbetstid och fritid kommer att flätas samman.

Mobilerna och surfplattor är det moderna arbetslivets schweiziska arméknivar som används för allting.

Olika appar och program gör att vi kan arbeta var vi än befinner oss.

Att cheferna lär sig att förstå hur de kan leda sina anställda på distans är mycket viktigt under de närmaste åren.

Rörlighet i arbetet blir viktigare och viktigare. Vi arbetar var vi än befinner oss! ”Jobb är det du gör, inte en plats som du går till.”

Frank Duffy, DEGW.

Från fast till trådlös - 10

3. FRÅN BRONS TILL SILVERSAMHÄLLET Att gå i pension vid en viss allmän pensionsålder är inte längre självklart. Vi både vill och behöver arbeta längre upp i åldrarna.

Arbetsmiljön måste därför anpassas så att den attraherar både unga och gamla. Det handlar om att utnyttja kompetensen som olika generationer för med sig, och få dem att arbeta tillsammans. Det handlar om att motivera alla.

”Vi är för första gången fyra generationer på arbetsplatserna och detta innebär att alla måste trivas och hitta sitt egna och indviduella sätt att arbeta. Det är viktigt att tänka på att en 70-åring och en 20-åring har helt olika krav på arbetsplatsen.”

Henrik Axell, Konceptutvecklare av Kinnarps aktivitetsbaserade arbetsmiljö, Kinnarps Sverige

Vi ser att Europa och större delen av västvärlden just nu genomgår en stor demografisk förändring – vi blir allt äldre. Det handlar inte bara om genomsnittsåldern för befolkningen i stort, utan också om genomsnittsåldern på arbetsplatserna. Världen håller på att gå från brons- till silversamhälle, en utveckling som går mycket snabbt och som påverkar arbetets alla aspekter ”Jag kan se att det har skett en mycket viktig förändring i hur människor ser på åldrande. Jag tror att det ligger något i talesättet att 60 är det nya 40. Jag brukar väl säga det halvt på skämt, men faktum är att jag fortfarande kan känna mig som 30. En gammal ungdom – det är jag, det! Vi vill ge ett modernt intryck och det tror jag gäller för såväl kläder som möbler, färger och så vidare.”

”Jag tror att vi har en fascinerande tid framför oss. Det kommer att finnas fler silverhåriga människor som är friska än i den förra generationen. För många av dem, inklusive mig själv, är arbete en livsstil och jag kommer aldrig att vilja gå i pension.”

Martin Cook, chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien LEVA LÄNGRE, ARBETA LÄNGRE Vi kanske kommer att arbeta längre. Men samtidigt lever vi mycket längre på grund av vår förbättrade hälsa. För varje generation ökar den förväntade livslängden, och fyrtiotalisterna som nu närmar sig pensionsåldern förväntas leva längre än någon tidigare generation. Vi har tagit del av Eurostats beräkningar som visar att de

år 2010, och år 2060 förväntas den utgöra cirka 40 %. År 2011 förutspådde Eurostat att andelen personer i arbetsför ålder (15–64 år) inom EU kommer att halveras till år 2060, det vill säga minska från en fjärdedel till en åttondel. Det betyder att samhällets stödsystem kommer att fortsätta att utarmas. Det innebär i sin tur att trycket på de äldre generationerna att jobba längre, trots stigande ålder, ökar ännu mer. ”Utifrån ett samhällsperspektiv kan vi inte längre godta att människor är pensionärer i över 20 år, när de fortfarande kan arbeta och bidra till samhället.

Men om de äldre generationerna ska börja jobba måste vi anpassa arbetsplatserna till dem och tillhandahålla exempelvis bättre hörapparater och ergonomiska möbler.” Thomas Fürth, Research Director på Kairos Future.

”Det kommer att finnas fler silverhåriga människor som är friska än i den förra generationen. För många av dem, inklusive mig själv, är arbete en livsstil och jag kommer aldrig att vilja gå i pension.”

Derek Barker, VD, designer och arkitekt, Haskoll, Storbritannien ”Vi ser att den äldre arbetsstyrkan kommer att arbeta längre i framtiden. Här gäller det att utnyttja deras kunskap och erfarenhet. Jag tror att fyrtiotalisternas erfarenhet ger stöd åt den yngre generationen samtidigt som generation Y kan förmedla en känsla av att vara ”cool, connected, on-line” till sina äldre kollegor. Den mixen bidrar till en positiv effekt för hela företaget.

Smarta inredningslösningar som uppmuntrar att de olika generationerna blandas kommer att efterfrågas allt mer.”

Ian Weddell, Commercial Manager, Kinnarps Storbritannien 11 - Från brons- till silversamhället

människor som i dag är över 50 kommer att leva fem år längre än den förra generationen. Den här förändringen leder till nya möjligheter vad gäller arbete och anställningar. Det är inte längre acceptabelt att gå i pension vid exempelvis 65. Med tanke på att många människor numera lever tills de är 80 skulle en så tidig pension betyda att de skulle tillbringa mer än 15 år utan att uträtta något produktivt arbete. Så det är inte så konstigt att regeringar över hela världen funderar på att höja pensionsåldern. Siffror vi har tagit del av visar att i EU27-länderna ökade den andel av befolkningen som är 55 år och äldre från 25 % år 1990 till 30 % Från brons- till silversamhället - 12

Vi ser redan nu att en generationsväxling är på gång på våra arbetsplatser runt om i Europa. Det finns till exempel arbetsplatser där så många som fyra generationer arbetar tillsammans. De äldre generationerna blir mer och mer attraktiva att rekrytera. Det är ingen större överraskning att rekryteringsplattformar som ”Erfahrung Deutschland” och ”AgeBroker” i Tyskland förmedlar professionell hjälp från äldre eller pensionerade specialister, som är genuint uppskattade för sina kunskaper och tankar.

tider och har färgats av den tidsanda som rådde när de var små. Drivkrafterna verkar skilja sig åt för olika generationer, liksom synen på ledarskap, lärande och karriärsplanering. Enligt Price Waterhouse Coopers studie ”Millennials at Work – reshaping the Workplace” från 2011 verkar till exempel generation Y* tycka att samarbete är jämförbart med formell utbildning. De värderar möjligheten till att samarbeta i viktiga projekt lika högt som stöd för högre studier eller akademisk vidareutbildning. I en annan studie, ”No collar Work Study”, Många vill fortsätta att arbeta även efter från 2012 visade MTV att 89 % inom att de fyllt 65. Samtidigt är det många som generation Y tycker att det är viktigt att upplever att höjdpunkten i deras karriärer hela tiden lära sig nya saker på jobbet, och i inträffade i 40-års ålder. Frågan vi ska ställa Price Waterhouse Coopers studie framgick oss är kanske inte bara hur vi får de äldre det att 50 % av de tillfrågade inom generagenerationerna att arbeta längre, utan också tion Y upplevde att deras chefer inte förstod hur vi får dem att känna sig motiverade och hur de använde sig av tekniken på arbetsnöjda med sitt arbete. Den här typen av platsen. Generationsklyftorna kommer att frågor måste vi besvara för att kunna skapa kräva nya saker av cheferna och framtidens en arbetsmiljö där alla anställda ses som arbetsplatser. Flera av de experter som vi produktiva. intervjuat tror att utvecklade mentorskap kommer att bli vanligare framöver. Det är ANPASSNING TILL DEN NYA intressant eftersom 76 % av de tillfrågade ARBETSKRAFTEN inom generation Y i MTV:s studie menade När tre eller fyra generationer arbetar på att deras chefer skulle kunna lära sig mycket samma arbetsplats ställs det nya krav på av dem, och nästan lika många efterfrågade arbetsmiljön. Å ena sidan har äldre särskilda mentorer. behov, till exempel bättre belysning, som måste tillgodoses. Men å andra sidan – och Klart är att äldre och yngre medarbetare det här är något som ofta underskattas – inte är utbytbara mot varandra, utan snarahar de unika egenskaper som har med just re ska ses som ett komplement till varandra. åldern att göra: de har förmåga att fatta I framtiden kommer det kanske att finnas kloka beslut, är erfarna och är mogna som allt fler äldre på arbetsplatserna, men viktipersoner. Detta är kvaliteter som efterfrågare är att vi kommer att se människor från gas överallt och som silversamhället kan flera generationer som samarbetar för att erbjuda. Faktum är att äldre entreprenörer, uppnå bästa möjliga resultat. de så kallade silverprenörerna, redan drar stor nytta av detta. På kontor där flera generationer arbetar är det viktigt att arFALLSTUDIE betsförhållandena anpassas så att de passar Amazings är en social verksamhet i London, alla anställda. Det handlar det inte bara om där människor över 50 delar med sig av sin de fysiska möjligheterna på arbetsplatsen kompetens och sina kunskaper till andra. det är dessutom oerhört viktigt att man Företaget erbjuder alla möjliga typer av tar hänsyn till vad som motiverar olika kurser, i allt från mat till historieberättande. medarbetare. http://www.theamazings.com/ Enligt statistik från EU ser vi även att andelen anställda i åldern 60–64 år ökade från 23 % år 2000 till 31 % år 2010. Det beror inte bara på att människor känner av pres�sen från företag och regeringar – trenden är att olika generationer faktiskt vill arbeta längre. I en undersökning tillfrågades 1 189 anställda från olika generationer om de kunde tänka sig att arbeta fortfarande efter 70 års ålder. Det visade sig att 77 % av fyrtiotalisterna, och 82 % av dem som tillhörde generation X*, trodde att de skulle kunna arbeta så länge. Det tyder på att omställningen till ett silversamhälle är både nödvändig och önskad inom olika generationer.

13 - Från brons- till silversamhället

ERKÄNNA DEN ÄLDRE GENERATIONENS VÄRDE ”Fler äldre i arbetslivet kan påverka hur vi hanterar de yngre medarbetarnas karriärer, hur vi premierar de anställda och hur vi formger den fysiska arbetsmiljön och tillhandahåller olika hjälpmedel. De äldre medarbetarnas roll kommer antagligen att ändras framöver och de äldre får mer av en stödjande roll” Derek Barker VD, designer och arkitekt, Haskoll, Storbritannien Ett antal förändringar håller på att omforma arbetslivet. En förändring är att fler människor vill arbeta längre (eftersom den förbättrade hälsan gör att allt färre vill gå

i pension), en andra är att vi står inför en demografisk förändring som innebär att det kommer att finnas färre unga på arbetsplatserna. En tredje förändring som påverkar oss är övergången till tankeekonomin. Vi är på väg mot ett samhälle där arbete inte längre innebär fysiskt arbete, utan snarare tankearbete. Samtidigt finns det inte tillräckligt många förmågor för att möta efterfrågan på marknaden. Att företagen söker efter nya förmågor betyder att de mer än tidigare är i behov av expertis och erfarenhet för att lyckas. Eftersom intelligens är viktigare än muskler i tankeekonomin borde det bästa resultatet uppnås om olika generationers kognitiva förmågor sammanförs.

Medvetenhet om inkluderande design är väldigt viktigt när vi bemöter den här utvecklingen. Här kan samarbetet med länder och myndigheter bli viktigt, eftersom utvecklingen innebär en stor belastning på välfärdssamhällen. Om vi lyckas skapa arbetsmiljöer som gör att människor kan arbeta längre upp i åldrarna, kan vi även behålla nödvändig erfarenhet i arbetsstyrkan och dessutom undvika kostnader för bidrag. ”Vi kommer att behöva fler ålderdomshem och vårdinstitutioner och vi måste utforma dem helt annorlunda, eftersom det kommer att saknas personal i sektorn.”

Liv Tveter, VD Kinnarps Norge

* Generation X är en beteckning på personer födda mellan omkring 1961-1979.

* Vad som utmärker Generation Y är bland annat att mobiltelefoni och persondatorer har funnits i de flesta fall i nästan hela deras liv, och Internet (som började få sitt genomslag bland allmänheten 1995) har varit vanligt sedan de var unga.

QUICK GUIDE Vi är på väg mot en förändring i arbetslivet som innebär att flera olika generationer kommer att arbeta tillsammans – fokus ligger inte längre bara på den unga generationen.

Det är mycket viktigt att arbetsmiljön anpassas så att den passar alla generationer och deras skiftande behov – olika generationer motiveras av olika saker och kräver olika saker för att ses som produktiva.

Det handlar inte om att de äldre ska ersätta de yngre, utan om att utnyttja alla generationer och skapa en gemensam tankeplattform där alla kan arbeta tillsammans.

Alla generationer har vuxit upp under olika Från brons- till silversamhället - 14

4. FRÅN SYNLIG DESIGN TILL DESIGNTÄNKANDE

”Ordet design refererar till ett mycket bredare koncept – att hitta en lösning till ett problem snarare än att bestämma vilken färg som väggen i receptionen ska ha.

Det handlar om en helhetssyn på arbetsplatsen.”

Louise Clarsten, VD Colourhouse Sverige

15 - Från synlig design till designtänkande

Sjukfrånvaron är ett ständigt ökande problem. Allt fler blir sjuka på grund av bland annat stress. Att designa arbetsmiljöer med hälsa och välmående i åtanke kommer få en betydande roll i framtiden. Mår vi bra så arbetar vi bra vilket resulterar i en ökad produktivitet. Det handlar även om design som en förlängning av arbetsgivarens varumärke och design för tankeproduktivitet.

Under de senaste åren har design börjat tas mer och mer på allvar, och påverkar nu kontorsarbetets alla aspekter på alla nivåer. Design handlar om så mycket mer än en sista finputsning – det handlar om att förstå vad som gör människor produktiva och om att öka effektiviteten på arbetsplatsen. Vi ser att i framtiden kommer design att vara nyckeln till att hantera människors potential. Enligt en ny undersökning (2013) genomförd av Demoskop på uppdrag av Kinnarps anser 94 % att arbetsmiljön är viktig för att man ska trivas på kontoret.

Väl genomtänkt design i arbetsmiljöer resulterar i ökad trivsel, prestation bland medarbetarna och attraktionskraft som arbetsgivare. Enligt samma undersökning är dock endast 1 av 4 helt nöjd med arbetsmiljön på sin arbetsplats. ”Vi går från att designa enskilda element till att designa en hel miljö. Allt fler vill leva i harmoni och en väl utformad miljö skapar sådana positiva känslor. Att skapa design som inte bara handlar om att uttrycka prestige och status, det är design för mig.”

Beata Osiecka VD Kinnarps Polen ”Det handlar till syvende och sist om att ta fram lösningar utifrån ett helhetsperspektiv. Vi borde inte formge separata produkter utan insikt om hur arbetsplatserna håller på att förändras.

På samma sätt är det omöjligt att lägga fram designslösningar utan kunskap om kundernas kultur, mål och inriktning. Att formge själva produkterna och inredningen är inte tillräckligt i sig. Vi måste kombinera designarbetet med en fullständig förståelse för kundernas kultur och mål – det är bara så vi kan lyckas.”

Ian Weddell DESIGN SOM ÖKAR VÄLBEFINNANDET PÅ ARBETSPLATSEN Allt som vi kommer i kontakt med är desig-

nat, och på samma sätt är förstås arbetsmiljön designad. Som det ser ut i dag, med en urbaniseringsprocess som aldrig verkar mattas av, arbetar en stor del av världens befolkning med uppgifter som traditionellt brukar utföras i kontorsmiljöer. Samtidigt går kontorsarbetet från traditionella, standardiserade uppgifter till kunskapsarbete eller till och med tankeproduktion, som innebär att information omvandlas till nya idéer, koncept och innovationer.

Vi har tagit del av siffor från Försäkringskassan (2011) som visar att stress är en vanlig orsak till sjukskrivning i Sverige. Det finns ett starkt samband mellan ökningen av antalet sjukdagar och kontorens design.

Enligt forskning vid Ohio State University och National Institute of Mental Health blir personalen mer stressad om miljön inte är formgiven på ett genomtänkt sätt. I studien jämfördes nyare och äldre byggnader med varandra, det vill säga renoverade byggnader med ny design och byggnader som inte Kunskapsarbetarna kan ofta välja var de var väl formgivna. Studien visade att de vill arbeta – i går hemma, i dag på kontoret, som arbetade i de äldre miljöerna med en i morgon på någon annan plats. Eftersom eftersatt design var betydligt mer stressade, värden uppstår i mötet mellan människor är även utanför arbetet. Stresseffekten var så det viktigt att locka de anställda att komma stor att den ökade risken för hjärtsjukdomar. till arbetsplatsen. Det bidrar också till att de Det här visar oss att design faktiskt kan öka håller sig innovativa och produktiva. välbefinnandet på jobbet, vilket i sin tur beHälsoperspektivet är extra viktigt eftersom tyder att design är en faktor att räkna med

”Allt fler vill leva i harmoni och en väl utformad miljö skapar sådana positiva känslor.” sjukdomar som har med den mentala hälsan att göra numera är en av de vanligaste orsakerna till att folk sjukskriver sig. I årtionden har arbetsgivarna vetat om att arbetsmiljön är viktig för att deras anställda ska må bra, men nu när arbetslandskapet – och personaldemografin – håller på att förändras och nya behov uppstår står vi inför nya designutmaningar. ”Naturligt ljus, ljudnivåer, temperatur och luftkvalitet. De sakerna har en enorm påverkan på hur produktiva vi känner oss och hur engagerade vi är när vi sitter på kontoret.”

Tim Oldman, VD Leesman Index

i framtidens kontorsmiljöer. Väl formgivna kontor kan helt enkelt göra att personalen håller sig frisk. Men det är viktigt att understryka att det inte räcker med att ställa ut enstaka specialdesignade kontorsstolar – man måste formge hela arbetsmiljön med ett helhetsperspektiv. Forskning som Christina Bodin Danielsson gjort visar att hälsan och tillfredsställelsen på jobbet ökar på flexibla kontor och på kontor med separata rum. ”De positiva upplevelserna av kontorsmiljöerna var huvudsakligen förknippade med de estetiska aspekterna, medan de negativa kommentarerna handlade om funktionen.” Ur ”The Office” av Christina Bodin Danielsson (2010) Från synlig design till designtänkande - 16

”Att sitta stilla länge i ett syrefattigt rum kommer att ses som ett oacceptabelt, bakvänt och icke-produktivt sätt att arbeta. En del av kontorsmöblerna kommer att utgöras av nya typer av aktivitetsutrustning som minskar de hälsorisker som inaktivitet annars ger upphov till.”

Gus Desbarats, FCSD, FRSA, MIDSA, grundare och styrelsemedlem i Alloy, Storbritannien.

utan vi är ute efter saker som särskiljer oss och stärker vår identitet. Oavsett om varumärket är nytt och sprudlande eller etablerat och utstrålar pålitlighet går det att uttrycka värdena i inredningen. Det här är något som vi som konsumenter har börjat vänja oss vid. Vi är bortskämda med nya intryck – nya produkter lanseras i en rasande fart och shoppingmiljöer som erbjuder upplevelser utöver själva shoppingen håller DESIGN SOM EN FÖRLÄNGNING AV på att bli regel snarare än undantag. Och ARBETSGIVARENS VARUMÄRKE den exploderande e-handeln och m-handeln Vi ser att hälsa och välbefinnande är nyckel- (handel via mobilen) bidrar till utvecklingfaktorer när arbetsmiljön ska designas. en. Det är nog omöjligt att alltid ha de allra Men det finns också en annan viktig faktor senaste sakerna, men faktum är att det är att ta hänsyn till, nämligen den att design vad många strävar efter. De är hela tiden på kan användas för att stärka arbetsgivarens jakt efter nästa sak. varumärke och attrahera duktig arbetskraft.

I en studie som Manpower gjorde år 2012 Några av de experter som vi intervjuat uppgav 33 % av företagen att bristen på menar att det här också förändrar vilka förteknisk eller hård kompetens gjorde att det väntningar vi har på kontorsmiljöerna. var svårt att hitta lämplig personal. Lika ”Att ha långtråkigt är det värsta den unga många menade att det var svårt att hitta generationen vet. Så hur kan vi skapa miljöer rätt person för utlysta arbeten. Så här har som aldrig upphör att stimulera oss?” frågar sig det också sett ut i stort sett hela tiden under Martin Cook chef för Interior and Graphic de senaste åren. Enligt en undersökning Design Group på BDP. Det är viktigt att vi tagit del av gjord av American Society hela tiden förändra miljön på ett eller annat of Interior Designers var det 31 % större sätt, både för att medarbetarna ska hållas sannolikhet att anställda som tyckte om sin nöjda och produktiva och för att deras arbetsplats också kände sig tillfreds med kreativitet inte ska mattas. Det betyder att själva jobbet. Av dem som sökte arbete de flesta företag och chefer måste tänka uppgav nästan hälften att hur kontoret såg om helt. Dessutom behövs det nya sätt för ut påverkade om de skulle tacka ja eller nej de anställda att engagera sig i den stäntill en arbetsgivare. digt pågående processen med att utveckla arbetsmiljön.

I dag uttrycks varumärken inte bara genom kommunikation och de produkter och Vissa av de experter som vi pratat med tjänster som företagen säljer. Varumärkena understryker också att det blir viktigare måste dessutom uttrycka sig själva i alla och viktigare att man inom företagen blir kontaktpunkter med omvärlden. En av de medveten om de yngre generationernas och viktigaste kontaktpunkterna är medarbetar- de nya förmågornas ökade intresse av att få na. I takt med att fler och fler företag slår veta hur cheferna värderar samarbete, hur upp sina dörrar för kunderna och allmänarbetsmiljön utformas och utvecklas och hur heten blir också inredningen på arbetsplat- företagskulturen ser ut. I intervjuerna mensen en förlängning av varumärket. ade några experter dessutom att det finns ”Vi måste få medarbetarna att känna stolthet en trend att de unga förmågorna värderar över sin arbetsplats. Det kan hjälpa om vi frågar samarbete allt högre. Därför är det viktigt oss: Är det här en plats som jag med stolthet för företagen att uttrycka detta – inte bara visar för min familj? Är det en plats som jag genom den allmänna företagskulturen, gärna tar emot mina kunder på? Är det en plats utan också genom sina handlingar. Derek som jag gärna tar mina kollegor till? Känner Barker, VD på Haskoll, menade att värden jag mig stolt när jag visar besökare runt? Stolt- kan formas och speglas av vilken typ av het är viktigt för företaget som helhet. Det ger kontorsbyggnad ett företag har, och av hur lojala medarbetare som anstränger sig hårdare det fysiska kontoret är formgivet: och representerar företagets varumärke bättre.” ”I framtiden blir kontoret och möblerna en allt Tim Oldman, VD Leesman Index viktigare del i odlingen av en viss kultur.”

Andra experter, som Martin Cook chef för Den fysiska arbetsplatsen är nyckeln till Interior and Graphic Design Group på BDP, varumärket. De anonyma kontoren med sina instämde och underströk att kvaliteten på kontorsbås, vita väggar och skarpa lysrör arbetsmiljön är oerhört viktig för att rätt tillhör det förgångna. Nu vill vi attraheras sorts personer ska attraheras och inspireras: av våra arbetsplatser. Pingisbord och gröna ”Själva kontorslokalen måste ha en egen karakväggar – allt är en del av vår strävan efter tär som arkitekterna och formgivarna kan utgå att skapa mer attraktiva kontor. Det är inte ifrån när de ska skapa utrymmen som motiverar längre bara kontorens funktion som räknas, de anställda. På så sätt delas ägarskapet, och 17 - Från synlig design till designtänkande

mentaliteten blir kollektiv snarare än individuell.”

DESIGN FÖR TANKEPRODUKTIVITET I Leesman Index har vi sett att bara 52 % av 120 000 tillfrågade uppger att deras arbetsplatser främjar produktiviteten.

Eftersom humankapitalet är den viktigaste och dyraste posten i budgeten för de flesta företag är det en chockerande uppgift.

Företagen måste helt enkelt göra mer för att öka personalens produktivitet. Ett sätt är att formge arbetsmiljön så att den blir intressant och stimulerande. Det är särskilt viktigt eftersom neurovetenskapliga studier har visat att den fysiska miljön är avgörande för den kognitiva förmågan.

Ibland kan kontoren till och med hjälpa oss att tänka. I en studie vid University of Minnesota år 2007 upptäckte man att om arbetsplatsen hade högt i tak tänkte de anställda friare och mer kreativt, medan kontor med lägre takhöjd var bättre lämpade för kritiskt och konstruktivt tänkande. I framtiden kommer de anställda att behöva kunna tänka på olika sätt, och därför behöver vi skapa kontorsmiljöer som kan stimulera de olika sätten att tänka när medarbetarna behöver det. Andra faktorer – som ljud, belysning och luft – är också viktiga för att personalen ska kunna utnyttja sin potential till fullo.

Design för tankeproduktivitet och välbefinnande innebär att man skapar platser där medarbetarna trivs och kan göra sitt bästa.

Framtidens arbetsplatser måste främja kreativiteten, vara inspirerande och uppmuntra till samarbete. Forskning vid universiteten i Illinois, British Colombia och Virginia har visat att kreativt tänkande stimuleras bäst i cafémiljöer. Det betyder att företagen måste skapa caféliknande miljöer på kontoren om de vill stimulera medarbetarnas kreativitet. ”På framtidens kontor ligger fokus på interaktion, även på bearbetning till viss del, men helt klart mest på interaktion, på produktion och utbyte av idéer. Sedan går man därifrån och säljer, reviderar eller forskar. Kontorsutrymmena måste kunna uppfylla de krav som de här olika aktiviteterna ger upphov till.”

Martin Cook chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien Vi ser att om framtidens arbetsmiljö ser ut på det här sättet kommer design helt klart att associeras med något betydligt mer omfattande än att bara ta fram ett skrivbord och en skrivbordsstol. ”Kan vi skapa bättre arbetsvillkor – hemma eller på kontoret – som ger oss mer positiv energi? Vi behöver tänka mer på hur arbetsplatsen kan öka kreativiteten.” Jonas Falk, arkitekt, Strategisk Arkitektur ”Den estetiska dimensionens roll verkar un-

derskattas i debatten om vad en bra miljö är, eftersom tyngdpunkten traditionellt har legat på funktionaliteten. Estetik har setts som en lyx.

Resultatet tyder på att den estetiska dimensionen inte bara har betydelse på individuell nivå, utan också på gruppnivå, för den påverkar hur medarbetarna uppfattar arbetsplatsen och företaget som helhet.” Ur ”The Office” av Christina Bodin Danielsson (2010) FALLSTUDIER I juni 2009 flyttade dtac sin stora arbetsstyrka från sex separata byggnader till det nya dtac House i kontorstornet vid Chamchuri-torget i Bangkok. dtac House speglar företagets önskan att bli den arbetsgivare som alla vill jobba för, att förbättra samarbetet och kommunikationen, stärka de gemensamma målen, öka kreativiteten och göra det lättare för varumärket att reagera snabbt på ändrade förutsättningar. Till personalen och kunderna kommunicerar den nya miljön dtac:s varumärkesvärde ”lek och lär”.

Ett väldigt intressant kontorsprojekt inför framtiden togs fram av BDP för PWC år 2011. Det är en byggnad med 4 500 sittplatser för 6 000 personer, och antalet växer eftersom den rörliga delen av personalstyrkan inte är inne på kontoret varje dag. Kontorsutrymmet utformades efter ett grundligt arbete med att identifiera personalens aktivitetsmönster. Enligt Martin Cook på BDP blev investeringen mycket lyckad ur kostnadssynpunkt, just på grund av de flexibla lösningarna. Flexibiliteten gör dessutom byggnaden mycket bättre miljömässigt sätt, och ger kontoret en karaktär som tilltalar de nyutexaminerade förmågor som företaget vill attrahera. ”Det var det som var grejen.

Byggnaden skulle fungera som en katalysator för framtiden. Och i de nya projekt som vi gör åt PWC utforskar vi – i mindre skala på deras regionskontor – ännu mer radikala förändringar, som hur vi kan skapa miljöer nästan helt utan vanliga skrivbord. Vi har mer antagit en universitetsmentalitet. Den invändiga miljön är mycket flexibel och demokratisk. Medarbetarna blir inte anvisade någon plats alls. De arbetar på ett sätt som passar det som de faktiskt håller på med.

Det betyder inte att det inte finns någonstans där de kan sitta och arbeta – det finns någonting som man kanske skulle kalla för skrivbord, men de ser inte alls ut som de traditionella kontorssystem som tillverkats de senaste 50 åren.”

Martin Cook, BDP

QUICK GUIDE I takt med att sjukskrivningarna ökar blir det allt viktigare att formge kontor som främjar hälsa och välmående.

Design är ett viktigt verktyg som stärker arbetsgivarens varumärke och som kan bidra till att medarbetarna blir mer produktiva och känner sig mer tillfreds med sitt arbete.

Tankeproduktivitet kan uppnås genom miljöer där medarbetarna mår riktigt bra.

Från synlig design till designtänkande - 18

5. FRÅN HÅRDVALUTA TILL MJUKA VÄRDEN Mjuka värden såsom uppskattning, engagemang och möjligheten att påverka, bidrar i allt större utsträckning till att vi är nöjda på jobbet. Lön är mindre viktigt. Företagets egna värderingar är även de avgörande när man väljer ett jobb. Det är också synligt att individer värderar saker olika. Att hitta vad som motiverar varje individ är något som företag måste ägna mer tid åt i framtiden.

”Mjuka värden blir viktigare och viktigare. Och de kan faktiskt vara avgörande för att företagen ska kunna dra in pengar och gå med vinst i det långa loppet.”

Thomas Fürth, Research Director på Kairos Future

Vi ser att sökandet efter mening och autenticitet är en framträdande strömning i dagens samhälle och det påverkar även arbetslivet. För medarbetarna blir det viktigare och viktigare med flexibilitet, välbefinnande och självförverkligande på arbetsplatsen. Jobbet är inte längre en plats som man går till, utan något som man tror på och som är meningsfullt. ”Mjuka värden blir viktigare och viktigare. Och de kan faktiskt vara avgörande för att företagen ska kunna dra in pengar och gå med vinst i det långa loppet.”

Thomas Fürth, Research Director på Kairos Future ”Det som är viktigt för medarbetaren är även viktigt för arbetsgivaren. En medarbetare som mår bra är mer lojal och engagerad, vilket är en uppenbar ekonomisk fördel för arbetsgivaren.

Arbetsgivarna vet att medarbetarna är deras viktigaste tillgång, eller ännu mer: hjärtat i företaget. Därför gör de allt för att dra till sig och behålla rätt personer. Standarden på arbetsmiljön blir en viktig motivationsfaktor och en viktig del i arbetsgivarens erbjudande utöver lön och andra förmåner.”

Beata Osiecka VD Kinnarps Polen INNEBOENDE MOTIVATION, ETT VIKTIGT VÄRDE I FRAMTIDEN Vi ser att vi håller på att gå från konkreta, belöningsbaserade arbetsmiljöer till ett system med abstrakta belöningar. Det är kanske inte så konstigt eftersom arbetet i hög grad påverkas av att medarbetarna är engagerade och motiverade. Enligt BlessingWhites studie Employment Engagement tycker många anställda att deras arbeten varken är motiverande eller engagerande – bara 31 % uppgav att de känner engagemang på jobbet.

Arbetsgivarna börjar förstå att de måste

19 - Från hårdvaluta till mjuka värden

motivera sina anställda med abstrakta belöningar för att de ska prestera så bra som möjligt. Pengar och status är inte längre de viktigaste sporrarna. Så var det förr, när personalen höll på med fabriksarbete och utförde samma uppgifter dag efter dag.

Eftersom den typen av arbete går på automatik spelade det ingen egentlig roll om medarbetarna var motiverade eller inte.

Men nu, när arbetet har bytt fokus från uppgifter till projekt, blir motivation och engagemang viktigare och viktigare. Vi får inte längre några produktionsscheman eller detaljerade instruktioner – arbetet handlar mer eller mindre om vad vi kan utföra med ren tankekraft. Därför fungerar det inte heller med de traditionella morötterna.

Enligt en internationell undersökning som vi har tagit del av som Kairos Future gjort är de viktigaste förutsättningarna för att man ska känna sig tillfreds med sitt arbete

rera ut bra beteenden. Konkreta belöningar kan uppmuntra till oönskade beteenden som fusk och bedrägeri, göra personalen beroende och gynna kortsiktigt tänkande, då medarbetarna vill få sina behov uppfyllda så fort som möjligt.

När arbetet är komplext och bygger på tankeproduktivitet föreslår Pink därför att man ska jobba med abstrakta aspekter som självbestämmande, behärskande och meningsfullhet. Självbestämmande innebär att man motiverar medarbetarna genom att man låter dem själva engagera sig i arbetet, det vill säga man lämnar dem ifred och detaljstyr inte deras arbete. Behärskande kan definieras som önskan att bli bäst på någonting, och att kunna göra något riktigt bra. Det kan vara nära besläktat med flyt – den känsla man har när man klarar att göra något riktigt bra. Meningsfullhet utgör

”Vi går framåt i insikten om vilken påverkan mjuka värden har på affärerna. De mjuka värdena håller i princip på att omvandlas till affärsvärden.” att man kan påverka arbetssituationen, att man får bekräftelse i form av återkoppling och stöd från chefer och kollegor samt att man känner engagemang för jobbet och tycker att det är roligt.

Daniel Pink har gjort flera studier för att undersöka vad det är som motiverar människor i arbetslivet. Hans studier visar att det bästa inte är att ge medarbetarna konkreta belöningar, utan att använda sig av abstrakta sporrar. Studierna visar också att olika typer av konkreta morötter kan minska den inneboende motivationen, försämra prestationen, döda kreativiteten och konkur-

själva kontexten för självbestämmande och behärskande; det är när vi känner oss motiverade av att det vi gör är betydelsefullt.

Det är stor skillnad mellan vad de anställda önskar sig av cheferna i fråga om motivation och vad cheferna tror att de önskar sig (65 % av cheferna tror att pengar är den viktigaste sporren, men den åsikten delas bara av 18 % av de anställda).

PÅVERKAN

Tydlig roll och möjlighet att styra sitt arbete

ENGAGEMANG

Ett jobb som är kul och engagerande

Nöjd med Arbetslivet

BEKRÄFTELSE

Stöd och respons från chef och kollegor

Från hårdvaluta till mjuka värden - 20

JAG DÅ?

Vi ser idag att många företag låter sina anställda vidareutbilda sig. Det handlar om att ge personalen möjlighet till personlig utveckling. Arbetsmiljön kan bidra till ett livslångt lärande som är både givande och inspirerande. Många kontor har särskilda klassrum där utbildningar hålls regelbundet för personalen, medan andra även erbjuder sina kunder att delta. I en undersökning bland svenska ungdomar uppgav 90 % av deltagarna att personlig utveckling var den viktigaste yrkesaspekten. Många företag arbetar också med en lärande kontorsmiljö, inte bara för att de anställda ska lära sig att behärska sina uppgifter utan också för att hålla motivationen uppe.

miljöer för sina medarbetare. Även Zappos gör något liknande; de förmedlar sin vision genom personalen. Arbetsplatsen kan komplettera eller till och med ersätta olika gemenskapssfärer (familj, grannar, klubbar och så vidare). Arbetsplatser som förmedlar en känsla av gemenskap och tillhörighet skapar också mening för medarbetarna. Ett exempel är Zappos som bara anställer personer som passar in i företagskulturen. På morgondagens arbetsplats kommer aspekter som meningsfullhet och mjuka värden med största säkerhet att ta mer plats – det är helt enkelt viktigt för arbetsgivarna att ta reda på vad som verkligen betyder något för medarbetarna.

”Intressanta arbetsuppgifter där det går att lära sig nya saker och som leder till personlig utveckling är viktigt för dagens arbetssökande. Vi behöver därför ett gott ledarskap som kan leda unga människor som kommer ut i arbetslivet.

Ett utvecklande ledarskap är viktigt så att den här generationen kan utnyttja sina kompetenser på bästa sätt. Den nya generationen är van vid att få återkoppling och uppmärksamhet, vilket kan innebära en utmaning.”

Liv Tveter VD Kinnarps Norge

FALLSTUDIE: McBassi & Company är ett exempel på att det lönar sig att investera i personfokuserade åtgärder som att öka lärandekapaciteten, tillgängliggöra kunskap och satsa på professionell utveckling. De företag som engagerar sig mest i sitt humankapital verkar skörda störst ekonomiska framgångar.

Duktiga personer tenderar att söka sig till den här typen av företag eftersom de hjälper dem att utvecklas.

MJUKA VÄRDEN – AVGÖRANDE FÖR ETT MENINGSFULLT ARBETE Pengar är inte den viktigaste faktorn när folk söker jobb. I stället tittar man på aspekter som flexibilitet, värderingar, välbefinnande och möjligheter till självförverkligande. Stressen har ökat i samhället, i och med att folk försöker att kombinera yrkes- och familjeliv. Diskussionen har hittills handlat om att hitta en balans mellan jobbet och privatlivet. Men nu kan vi se ett ökat fokus på lösningen att integrera arbetet med privatlivet. Med helt flexibla arbetstider blir det lättare för medarbetarna att få ihop livet, eftersom de då kan arbeta var och när de vill. Nästa steg är att ge föräldrar möjlighet att arbeta på kontoret med fullt fokus på jobbet, medan barnen tas om hand i närheten – antingen inom den offentliga barnomsorgen eller på dagis i arbetsgivarens regi. Flexibilitet och uppkopplingsmöjligheter gör att folk själva kan välja var och när de vill arbeta, så att det blir lättare att integrera arbetet i det vanliga livet. ”Vi går framåt i insikten om vilken påverkan mjuka värden har på affärerna. De mjuka värdena håller i princip på att omvandlas till affärsvärden.” Tim Oldman, VD Leesman Index Även sociala aspekter, som känslor av gemenskap och tillhörighet, blir viktigare och viktigare. Företag som Southwest Airlines bemödar sig om att skapa goda 21 - Från hårdvaluta till mjuka värden

QUICK GUIDE För att medarbetarna ska känna sig nöjda i arbetslivet är mjuka värden som inflytande, bekräftelse och engagemang viktigare än själva lönen. Även arbetsgivarens värderingar spelar en avgörande roll när folk söker jobb.

Olika saker är viktiga för olika människor – vissa värderar flexibel arbetstid högt, andra självbestämmande och ytterligare andra gemenskap. Det är mycket viktigt att arbetsgivarna tar reda på vad som motiverar just deras anställda.

Mjuka värden är viktiga för att stimulera medarbetarnas inneboende motivation, som i sin tur är en avgörande faktor inom tankeekonomin.

Personlig utveckling och lärande är mycket viktigt för medarbetarna. Det gör att de kan utföra sitt arbete på ett mer självständigt sätt, vilket i sin tur ökar deras motivation.

Från hårdvaluta till mjuka värden - 22

6. FRÅN AVSKILDHET TILL MÅNGFALD Samhället blir faktiskt allt mer avskilt där arbetet till stor del är den enda platsen där vi interagerar och samarbetar med andra personer.

I stora drag innebär det att arbetsplatsen går från att vara en plats för uppgifter till att bli en plats för projekt. En plats där kunskap är den viktigaste resursen.

Individuellt arbete på arbetsplatsen minskar till förmån för allt mer samarbete.

”Utan ett kontor är det svårt att skapa social samhörighet bland medarbetarna. Utan ett kontor blir det svårt för medarbetarna att känna samhörighet med företaget och dess värderingar.”

Beata Osiecka VD Kinnarps Polen

Den nya arbetsplatsen handlar inte om individen – den handlar om samarbete!

Allt eftersom arbetet blir mer och mer självständigt, ökar kraven på att arbetsplatsen inte bara är en plats att arbeta utan också en plats för social interaktion. Våra efterforskningar visar oss att tankar och idéer utvecklas bättre tillsammans med andra, snarare än i sin ensamhet. Det är därför samarbete är nyckeln till framgång för tankeekonomin med nya krav på samarbete mellan olika branscher och idéer.

ENSAMMA TILLSAMMANS – KONTORETS SOCIALA FUNKTION I DEN DIGITALA VÄRLDEN Vi har aldrig förr varit så sammankopplade med varandra genom olika sociala nätverk och digital media, men samtidigt som vi går med dessa sociala webbforum hamnar vi lite utanför i den riktiga världen. Enligt

sociala aspekterna av arbetet. Speciellt om vi rör oss mot en kunskapsekonomi, eller till och med en tankeekonomi där de anställda blir mer och mer självständiga och företagen ger de anställda en ökad frihet att välja sina egna arbetssätt. Eftersom mer och mer arbete utförs på andra ställen än kontoret ökar kraven på att arbetsplatsen mer ska fungera som en plats för social samvaro.

företag. Som Don Tapscott konstaterar: ”Genom hela 1900-talet var åsikten att expertisen skulle hållas inom företaget … Men med Internet finns expertisen lättillgänglig utanför företagets gränser och hela världen kan bli en resurs”.

Humankapital hittar vi snarare utanför företag än i företag. Tekniken är drivkraften bakom denna kollektiva intelligens, och varje gång vi laddar upp ett videoklipp på Youtube, skriver en kommentar på LinkedIn eller återanvänder något – programmerar vi om den kollektiva intelligensen. ”Om medarbetarna ändrar sina tankesätt och försöker tänka på nätverk och gemensamt arbete, kan det vara ett sätt att ta sig an framtiden och hantera marknadens nya krav.” Sara Córdoba Rubino, Metaproducts & Booreiland

Louise Clarsten på Colourhouse tycker att kollektivt delande är drivkraften bakom kommande era. Hon kallar vissa kontor för VI-kontor där samhörighet och kontorsspel (socialt kreativt rollspel) är två viktiga egenskaper. ”Unga människor har växt upp med Fat Boy-kuddar, mobil teknik och digitalt umgänge.

Kommer de vara intresserad av det traditionella ”Kontoret måste vara en intelligent produkt som kontorsutrymmet med klassiska raka stolar? El- stöder vad de olika individerna gör så att de kan ler vill de hellre sitta på en byrå eller kasta sig en prestera sitt bästa – vilket också gynnar gruppen.

”Om medarbetarna ändrar sina tankesätt och försöker tänka på nätverk och gemensamt arbete, kan det vara ett sätt att ta sig an framtiden och hantera marknadens nya krav.” en marknadsundersökning vi tagit del av som gjorts av Euromonitor ökar antalet singelhushåll världen över från 153 miljoner 1996 till 277 miljoner 2011 – en ökning på nästan 80 % på 15 år. Fler personer lever ensamma och hela 21 % av unga personer (18-24) i Storbritannien känner en oro inför ensamheten. Unga personer oroar sig mer än andra åldersgrupper över ensamhet, att vara singel och om sin relation med vänner och familj. Kombinera oron med det ökade antalet singelhushåll, så kommer förmodligen kontoret för många att vara den viktigaste platsen för social samvaro. På grund av detta kommer större vikt läggas på de 23 - Från avskildhet till mångfald

i hög i hörnet, som på förskolan? Inom en snar framtid kommer de anlända i kontorsvärlden.

Kommer de ha ändrat sig?”

Samarbete måste stödjas och förstärkas”.

Jonas Hurtigh Grabe, Veldhoen + Company

KOLLEKTIV INTELLIGENS OCH LYCKADE UTBYTEN AV IDÉER Idag ser vi att organisationsstrukturerna splittras av det nya sättet att arbeta i samarbetsform. ODesk kan ge oss expertkunskap med ett enkelt musklick. Med webblösningar som ”Patientslikeme” kan patienter hantera sin egen hälsoinformation och hjälpa till att förnya sjukvårdssektorn. Idag kan expertisen som finns utanför företagen vara lika viktig som expertisen som finns inom Från avskildhet till mångfald - 24

Arbetssättet håller på att förändras från uppgifter till projekt, där kunskap blir en nyckelresurs i tankesamhället. För att lyckas måste företagen förfina och utveckla den kunskap som finns på Internet eller andra ställen till något konkret. Fokus skiftar därför från ren kunskap till förmågan att koppla ihop koncept och olika idéer för att skapa något nytt och innovativt. Precis som med kollektiv intelligens innebär detta både öppenhet och att dela med sig genom att skapa mer porösa företagsgränser, men även att agera globalt. En av konsekvenserna av detta är att individuellt arbete har minskat de senaste åren och mer fokus har lagts på samarbete. Just nu tillbringar vi 50 % av vår arbetstid till att arbeta tillsammans. 50 % tillbringar vi till att arbeta individuellt och många analytiker konstaterar att arbetet tillsammans kommer att öka med 70 % 2030.

Ju mer de hierarkiska arbetsplatserna med rigida strukturer går mot självständiga kollektiv, desto mer avgörande blir nätverken både i och utanför företagen.

och inspirera till ett livslångt lärande.

Företag är ofta utrustade med klassrum och ger sin personal utbildning, vissa företag utbildar också sina kunder. Men det räcker inte - i framtiden måste vi också uppmuntra spontanta interaktioner och inlärning inom organisationen. I tankesamhället är innovation och koncept kärnan och dessa värden kommer att skapas via spontanta möten.

De företag som kan diskutera nya idéer och koppla ihop dem, kommer att bli framgångsrika. En företagskultur, där inlärningen och kunskapsöverföring utgör en naturlig del, ser vi som en avgörande framgångsfaktor.

FALLSTUDIE Apples huvudkontor i Storbritannien har ofta workshops och utbildning för anställda och kunder. De bjuder regelbundet in olika föredragshållare för att inspirera personalen och låta andra organisationer vara med i deras utveckling.

DEN INLÄRANDE ORGANISATIONEN En karriär beskrivs mer och mer som en personlig utveckling, snarare än att ”klättra på karriärsstegen”. Enligt Manpowers undersökning om arbete i Sverige definieras Utvecklingen 70%

Gemensamt

50%

Individuellt

30%

2000

2010 2010

2020

Från individuellt arbete till samarbete (Källa: Veldhoen + Company)

drömjobbet som något som är spännande och bidrar till den personliga utvecklingen. 90 % av svaren i en svensk undersökning bland ungdomar ansåg att personlig utveckling är den viktigaste aspekten av karriären. Arbetet blir därför något som är mer än bara en plats man går till - det blir en plats för inlärning och utveckling. Detta är avgörande för företag som vill rekrytera unga talanger. De anställda frågar sig allt oftare: Hur kan jag bli bäst? Företag som Google och Apple har redan strategiska planer på hur de ska hjälpa sina medarbetare att förbättra sig genom intern utbildning.

Många företag har problem med att rekrytera talangfulla personer, det gäller därför att ta vara och utveckla det humankapital som redan finns i organisationen. Vi ser därför att arbetsplatsmiljöerna måste stödja

25 - Från avskildhet till mångfald

QUICK GUIDE Eftersom vårt samhälle går mot allt fler singelhushåll, kan arbetet bli en allt viktigare plats av sociala skäl, mer än att bara kunna betala räkningarna.

Eftersom mycket av vår kommunikation sker elektroniskt är kontakten med kollegor ansikte mot ansikte mer värdefull.

Den bästa och för uppgiften mest västentliga talangen kommer hittas utanför företagets gränser, snarare än innanför. Att kunna använda sig av ”Open source talent management” blir allt viktigare.

Personlig utveckling är avgörande för om en medarbetare ska vara lojal mot företaget.

En blandning och sammanlänkning av olika idéer är nyckeln till framtidens arbete, och därför måste även arbetsutrymmet vara en plats där det går att skapa nya idéer och koncept genom kollektivt arbete.

Från avskildhet till mångfald - 26

7. FRÅN DISTRAKTION TILL KONCENTRATION Många väljer idag att arbeta hemifrån eller från någon annan plats än arbetsplatsen för att slippa bli distraherad. I korthet kan man säga att minskad distraktion leder till ökad motivation. Det kommer vara avgörande att framtida arbetsmiljöer utformas så att full koncentration är möjligt om en önskad nivå av produktivitet ska uppnås. Exempelvis är inte öppen planlösning bra för alla uppgifter eller personer.

”Du går till jobbet av två skäl: för att ha möten och bli distraherad.

Om du vill göra något konstruktivt ska du låta bli att gå till jobbet.”

Martin Cook, chef för Interior and Graphic Design Group, BDP Storbritannien

De senaste åren har kreativa personer som trivs i öppna kontorslandskap med pulserande miljö fått chansen att blomstra. Detta har säkerligen många positiva effekter, men i vårt tankesamhälle blir det allt viktigare att även skapa miljöer som främjar koncentration och avskildhet. Vi ser det som miljöer där vi på bästa sätt hittar balansen mellan det privata och sociala, mellan möten och arbeten, mellan koncentration och dialog. ”Hos de flesta organisationer som vi arbetar med förstår kunderna värdet av samarbete, men de har tyvärr ofta glömt bort avskildhetens fördelar.

De har fokuserat så mycket på det gemensamma tankearbetet att de missat värdet av avskildhet.”

Tim Oldman, VD Leesman Index ”När vi öppnade vårt nya showroom i London lade vi märke till ett ökat intresse av konceptet ”3 C” – Collaboration, Concentration, Contemp-

UTAN DISTRAKTIONER BLIR MEDARBETARNA MER MOTIVERADE Idag har nästan ingen tre timmars oavbruten arbetstid på jobbet. Den här förändringen har skett gradvis under de senaste åren, mycket som en följd av öppna planlösningar och komplexa, teknikdrivna arbetsuppgifter.

En av huvudorsakerna är att arbetsmiljöerna har förändrats från avskilda kontorsrum till öppna kontorslandskap, med fokus på idéer och grupparbete. Tekniken är en annan bakomliggande faktor, eftersom den medför nya distraktioner. Hur stora distraktionerna är beror förstås på arbetet och andra externa faktorer, men vi är många som påverkas av de vanligaste störningarna, som e-postmeddelanden, textmeddelanden, ljud, kollegor som pratar i närheten och

tiden blir avbrutna är det svårt att uppnå det här flödet och följaktligen även svårt att känna den motivation som följer av tillståndet. Dessutom påverkas medarbetarnas motivation även negativt av arbetsmiljöer som saknar struktur och har otydliga mål.

Tydligare strukturer är därför avgörande för att ge medarbetarna möjlighet att uppnå detta ”flöde”.

KUNSKAPSSPRIDNING ELLER DISTRAKTION För ungefär tjugo år sedan upplevde vi en stor förändring i arbetsmiljön, när kontorsrummen i allt högre grad byttes ut mot öppna kontorslandskap. Detta ansågs vara ett idealiskt sätt att utbyta idéer och kunskap mellan personer i arbetsmiljön. Och det är sant, kunskapsutbytet gynnades, men

”Hos de flesta organisationer som vi arbetar med förstår kunderna värdet av samarbete, men de har tyvärr ofta glömt bort avskildhetens fördelar. De har fokuserat så mycket på det gemensamma tankearbetet att de missat värdet av avskildhet.” lation (samarbete, fokusering, eftertanke). Det var tydligt att en bänkliknande arbetsstation för medarbetare inte riktigt räckte till för att skapa en arbetsplats för arbetsuppgifter som krävde stort fokus. Utrymmen för att kunna koncentrera sig är mycket viktigt. Medarbetaren som använder mobil teknik bör ha flera olika typer av platser på kontoret som passar olika typer av arbetsuppgifter, som att arbeta i grupp, ha ett planerat möte, ett informellt möte eller att utföra ett fokuserat tankearbete.”

Ian Weddell Commercial Manager, Kinnarps Storbritannien

27 - Från distraktion till koncentration

chefer med kontrollbehov. Dessa aspekter medför att arbetet blir allt mer fragmenterat och komplicerat. Följaktligen har få av oss tid att sätta oss ned och vara riktigt produktiva genom att tänka ut lösningar till olika problem vi står inför.

Det kan hända att enbart produktiviteten sjunker på grund av det ökande antalet störningar, men många medarbetare upplever också minskad motivation när de blir avbrutna i arbetet. Det arbetsgivaren bör sträva efter är något Csikszentmihalyi kallar ”flöde” (flow). Detta är när en person är helt uppslukad av sin uppgift och ägnar sig helhjärtat åt den. För medarbetare som hela

störningarna blev också fler. Enligt en studie vi har tagit del av som gjorts av Manpower och Kairos Future går 22 % av medarbetare till en plats där de kan vara ensamma när de vill vara produktiva. Om du sitter i ett öppet kontorslandskap och inte har någonstans att ta vägen är det ganska troligt att du använder hörlurar för att avskärma dig och bli mer produktiv. Du skapar ett eget ”ljudrum” - 28 % av de som satt i ett öppet kontorslandskap valde att spela musik när de ville vara produktiva. Öppna kontorslandskap passar inte för alla sorters arbetsuppgifter, och särskilt inte för de allt vanligare och viktigare sådana som kräver lite mer tankearbete.

Från distraktion till koncentration - 28

Men det är inte bara de öppna landskapen som är problematiska, utan även antalet möten som medarbetarna måste delta i varje dag. Två möten i veckan är lagom, uppgav de flesta medarbetare i en nyligen utförd studie av Manpower och Kairos Future.

Olika aspekter av kunskapsöverföring kan avbryta och störa medarbetarnas tankeprocesser. Studier utförda under de senaste årtiondena har visat att när vi gör flera saker samtidigt får det oss att tappa koncentrationen, och det här arbetssättet utgör därmed ett hinder för att uppnå det önskade ”flödet”.

Vi behöver skapa miljöer där medarbetare kan fokusera helhjärtat på den aktuella uppgiften, så att de kan uppnå detta flöde och sin fulla potential.

Om vi verkligen vill ha en innovativ kultur som sätter stort värde både på nya idéer och på tankearbete, så måste vi ge medarbetarna möjlighet att tänka i lugn och ro. Vi ser att tankearbete är på väg att bli den nya konkurrensfaktorn, till stor del på grund av att vi enkelt har tillgång till fakta och data oavsett var vi befinner oss. Kunskap är inte längre den viktigaste faktorn, utan det handlar om att förstå kunskapen och kombinera till synes olika idéer till nya begrepp och lösningar som verkligen gör skillnad. Vi ser därför att vi måste utforma arbetsplatserna så att de stödjer de koncentrationskrävande arbetsuppgifterna, öppna lösningar fungerar inte för allt och alla.

”Människor vill antingen arbeta koncentrerat med en uppgift, eller träffa andra för att kommunicera. För att vi ska kunna särskilja de här två arbetssätten är och förblir akustiken en viktig fråga. Det blir också viktigt att skapa en ”stör ej”-kultur – så att allas behov av enskildhet och koncentrerat arbete respekteras bättre.”

Beata Osiecka VD Kinnarps Polen Men vi behöver förstås också ”möten”. Är det ett möte när några få personer samlas i en kreativ process? Är det ett möte när ett antal personer sätter sig runt fikabordet? Är det ett möte när medarbetare kallas till en formell informationsträff ? Det är möten som inspirerar oss och får oss att känna oss nöjda med vårt arbete. ”Det är i mötet mellan människor vi skapar värde för våra organisationer.”

Henrik Axell, Konceptutvecklare av Kinnarps Aktivitetsbaserade arbetsmiljö Kinnarps Sverige

FALLSTUDIE Pixar är ett företag som skapar miljöer som fungerar för alla sorters medarbetare.

De försöker skapa en miljö som främjar tankeverksamhet så mycket som möjligt.

Deras kontor har nyligen planerats om med fokus på att fantasin ska flöda, vare sig deras medarbetare är inåt- eller utåtriktade.

NYA INÅTRIKTADE PERSONLIGHETER Vi har gått från arbetsplatser med fokus på den enskilde medarbetaren till arbetsplatser med ett ökat samarbete. I den här processen har vi kanske glömt att vi tänker bäst när vi koncentrerar oss och, vad viktigare är, vi har glömt att alla är olika. En del medarbetare är inåtriktade. Enligt Susan Cain behöver dessa medarbetare avskildhet och tysta miljöer för att kunna koncentrera sig.

Dessa personer får inte sina bästa idéer i gruppmiljöer (som oftast gynnar de mest högröstade, de socialt självsäkra och de snabbtänkande personerna), de fungerar i stället bättre i tysta miljöer.

Det finns också skillnader mellan olika åldersgrupper. Den äldre generationen har fått lära sig att koncentrera sig på en sak i taget, och de kan därför bli frustrerade av alla avbrott. Yngre generationer är mer vana vid att göra flera saker samtidigt (eller åtminstone vid att ha flera enheter igång samtidigt).

29 - Från distraktion till koncentration

QUICK GUIDE Det är avgörande att skapa miljöer där medarbetarna kan koncentrera sig tillräckligt för att uppnå en känsla av flöde.

Distraktioner minskar medarbetarnas motivation. Öppna kontorslandskap passar inte alla typer av arbetsuppgifter.

Behoven hos både inåtriktade och utåtriktade personer måste tillgodoses.

Från distraktion till koncentration - 30

8. FRÅN FAST ARBETSPLATS TILL FRI SITTNING Ny teknologi, nya värderingar och nya krav vad gäller kreativitet och effektivitet resulterar i att medarbetare lämnar sina fasta arbetsplatser. Vi arbetar på så många olika sätt att vi spenderar allt mindre tid vid våra fasta skrivbord.

Resultatet blir särskilda arbetsplatser för särskilda uppgifter, mindre och effektivare kontorsytor samt ökad produktivitet och kreativitet.

”Framtidens arbetsplats kommer vara mer individanpassad och utgå från de aktiviteter vi faktiskt gör på arbetsplatsen.”

Henrik Axell, Konceptutvecklare av Kinnarps aktivitetsbaserade arbetsmiljö, Kinnarps Sverige

”Förändringen till framtidens aktivitetsstyrda arbetsmiljö ser jag inte som ett inredningsprojekt utan som ett stort förändringsprojekt. Förändringen består av tre delar där alla delar måste förändras- den fysiska miljön, den digitala miljön samt organisationen/ledarskapet. Poängen med att genomgå förändringen är att medarbetarna får större frihet, men också en mängd flexibla, funktionella och stimulerande arbetsmiljöer.”

Henrik Axell, Konceptutvecklare aktivitetsbaserad arbetsmiljö, Kinnarps Sverige

team kan arbeta på olika platser när som helst, anpassat efter arbetsuppgiften för dagen.”

Ian Weddell, Commercial Manager, Storbritannien

Vad gör folk då, när de inte sitter vid sina skrivbord? De arbetar! Men det finns idag så många olika aspekter och nyanser av arbete att alla inte kan utföras på den traditionella fasta platsen. De olika aktiviteterna MÅNGA OLIKA AKTIVITETER PÅ EN måste i stället utföras på de platser som OCH SAMMA DAG passar bäst. Ibland sitter de vid skrivbordet, Den tiden är förbi då vi tilldelades en men ofta arbetar de från ett kafé eller hemiarbetsuppgift att utföra och gjorde ungefär från, deltar i möten eller försöker hitta ett samma saker varje dag. Nu ska en mängd avskilt hörn för att kunna tänka i fred. olika aktiviteter utföras varje dag. Vi ska ”Hur effektivt används fastigheter? Hur ofta är läsa e-post och texter, diskutera nya idéer, ett skrivbord/mötesrum upptaget? Fastigheten Den traditionella arbetsplatsen, med ett planera konferenser, läsa eller skriva rappor- är en stor ekonomisk kostnad som inte utnyttjas eget skrivbord, en stol och ett skåp för varje ter, rita ritningar, delta i workshops, ringa till sin fulla potential med traditionella inredmedarbetare, räcker helt enkelt inte till i samtal, sitta i möte, prata med arbetskamra- ningslösningar. Mer flexibla inredningslösningdagens kontorsmiljö. Därför ser vi nu att ter, leta efter information och mycket mer. ar efterfrågas i takt med att lokalhyrorna ökar. ” riktigt stora förändringar håller på att ske i Ian Weddell Commercial Manager, kontorsarbetet. Ny teknik, nya värderingar Den traditionella arbetsplatsen med en fast Kinnarps Storbritannien och nya krav på kreativitet och effektivitet arbetsplats passar oftast dåligt för alla dessa innebär att medarbetare lämnar sina tradiaktiviteter. Det är bättre att en viss aktivitet

”Vi har sett att de mest produktiva ytorna inte är de där klienten har investerat pengar i design eller konstruktion, utan snarare är de ytor där de investerat i tid, hänsyn och samtal för att förstå vad deras medarbetare behöver för att trivas och vara produktiva.” tionella platser vid skrivbordet. I stället för att sitta på en bestämd plats utför de sina aktiviteter där det passar bäst. Skrivbordet passar utmärkt för en del uppgifter, men långt ifrån alla. Personer och företag inser nu att de kan arbeta mycket mer effektivt om de slipper fasta skrivbord och kablar. ”Trenden går mot allt fler arbetsplatser där medarbetare själva har valt arbetsmiljö efter aktivitet och där arbetsplatsen kan erbjuda dem olika miljöer i vilka de kan slutföra sina mål.

Konceptet med en personlig plats eller ”mitt” skrivbord kommer att försvinna mer och mer och ersättas av ett utrymme där både individer och 31 - Från fast arbetsplats till fri sittning

FÖRBÄTTRA PRODUKTIVITETEN När det finns så mycket plats som inte används finns det förstås också en stor möjlighet att förbättra produktiviteten. I stället för att ha ett skrivbord, en stol och ett skåp för varje medarbetare, som bara utnyttjas en tredjedel av arbetstiden, kan företag planera om kontoren. Genom att förändra miljön och skapa olika utrymmen som passar olika aktiviteter INGEN PÅ PLATS LÄNGRE kan alla medarbetare välja var de vill utföra Ett kontors beläggningsgrad är aldrig sina arbetsuppgifter. Detta förbättrar produkhögre än 50 %. Åtskilliga studier (av bl.a.

Flexibility.co.uk och Francis Duffy) visar att tiviteten och i slutändan även vinsten. Med den normala beläggningsgraden ligger runt hjälp av aktivitetsbaserat arbete kan behovet av golvyta minskas.

40 %, ofta ännu lägre. utförs på en plats som är särskilt utformad för just den aktiviteten. Det är till exempel kanske bättre att läsa en bok på biblioteket eller att genomföra en workshop i en lokal som rymmer många personer. Och det är troligen lämpligt att formella beslut fattas kring bordet i styrelserummet.

Från fast arbetsplats till fri sittning - 32

Vanligtvis räknar vi med 5–10 m² per medarbetare. Det är fullt möjligt att klara sig med mindre än 5 m² per medarbetare.

Det går att genomföra om inte alla tvingas ha fasta platser, utan tillåts röra sig fritt på kontoret för att hitta den plats som passar just den aktuella arbetsuppgiften. ”Vi har sett att de mest produktiva ytorna inte är de där klienten har investerat pengar i design eller konstruktion, utan snarare är de ytor där de investerat i tid, hänsyn och samtal för att förstå vad deras medarbetare behöver för att trivas och vara produktiva. För mig är detta vad vi behöver i framtiden, att företag vågar låta medarbetare ”skynda långsamt” och ger dem tillgång till olika, anpassade miljöer som passar de olika arbetsuppgifterna och de olika individerna.”

Tim Oldman, VD Leesman Index Även den personliga produktiviteten kommer att öka i en mobil och flexibel arbetsmiljö. Enligt en undersökning av Citrix gynnas medarbetare av en rörlig arbetsplats, som de anser ger dem större flexibilitet (65 %), ökad personlig produktivitet (62 %), kortare pendlingstid (61 %) och en bättre balans mellan arbete och fritid (55 %). De får också mer tid över för kunderna (48 %).

Det korta, oplanerade mötet ger ofta upphov till nya idéer spontant. När vi träffar någon som vi inte förväntade oss att träffa får våra hjärnor en kick av det. Stimulans i olika former, som exempelvis kaffe, kan också bidra till nytänkande. Men i allmänhet föds nya idéer inte så lätt. Nya tankar kräver struktur och tempo. Det kan vi uppnå genom att skapa rum för kreativitet, samarbete och fantasi. Det handlar delvis om själva rummet, där rymden är en förutsättning och färg och utsmyckning utgör tillägg. Men även hur rummet är utrustat är viktigt: möbler, ritbord, tv-apparater, bollar och spel samt andra saker som kan sätta igång fantasin och kreativiteten. ”På ledningsnivå bör vi alltid tala om attraktiv design, kreativitet, produktivitet, kontorsutrymmen, interiörer och miljöer. Dessa frågor måste komma upp på en strategisk nivå. Vi måste diskutera detta kontinuerligt. När det är dags att flytta blir det annars bara fråga om att byta adress.”

Jonas Falk, arkitekt hos Strategisk Arkitektur, Sverige

I PRAKTIKEN Det finns ett antal saker som måste förändras om vi ska gå från en arbetsmiljö med fasta platser till en rörlig miljö. Först och främst måste vi definiera och förstå de olika aktiviteter som organisationen har behov av – vad måste du kunna utföra under en arbetsdag? För det andra måste vi förstå hur ofta de olika aktiviteterna utförs – en gång om dagen, en gång i månaden eller bara en gång om året? Sedan följer en kreativ process då nya utrymmen utvecklas för att passa olika typer av aktiviteter och arbetsuppgifter.

Men det handlar inte bara om möbler och rumslayout. Det allra viktigaste är att engagera medarbetarna, så att de är med under hela förändringsprocessen, från början till slut. Inledningsvis kan motståndet mot förändring vara stort, men det går att förvandla även skeptiker till ambassadörer. ”Hos Microsoft i Amsterdam var det en utmaning att ta steget till en aktivitetsbaserad miljö.

I början var motståndet mot förändring stort.

Efter utvärderingarna, som visade på mycket bra resultat, ville ingen gå tillbaka till det gamla NYA UTRYMMEN KRÄVER NYTT arbetssättet. Det är en resa, och det är otroligt LEDARSKAP viktiga att få med sig alla. Engagera alla i På ett rörligt kontor vet vi aldrig exakt processen. Även skeptiker kan bli ambassadörer NY KUNSKAP OCH KREATIVITET var någon är. En gammaldags chef vill för förändringen!” ”Begreppet ”kontor” håller på att omdefinieras gärna se medarbetarna: om de sitter vid Heléne Lidström, Corporate Communicahelt. Tidigare skapade man en företagshiesina skrivbord arbetar de, och annars latar tion Manager, Microsoft. rarki som man helt enkelt överförde till huset de sig nog. Men denna syn på ledarskap – interiören utformades alltså för att återspeghåller också på att förändras. De flesta utför ”Jag tror att framtidens arbetsplats kommer att vara platsobunden och aktivitetsstyrd. Det innela organisationen. Det jobb vi utför idag är sina arbetsuppgifter på flera olika ställen. betydligt mindre isolerat och individuellt. Idag Enligt Manpowers WorkLife-undersökbygger allt mer på samarbete, vi skriver och ning arbetar ungefär hälften av Sveriges skapar saker tillsammans, och det driver fram anställda hemifrån eller på andra platser en helt ny syn på arbete inför framtiden. Team utanför arbetsplatsen minst någon gång i måste samarbeta såväl internt som mellan olika månaden, i genomsnitt 1,5 dagar per månad. företag, och såväl i fysiska möten som i virtuella. Nästan alla arbetar antingen vid matbordet Därmed ser vi att organisationen som fenomen eller från ett privat kontor. Enligt samma måste hitta nya sätt att förhålla sig till hus. undersökning arbetar 4 % i sängen och 16 % Min vision om framtidens arbetsplatser är det från andra platser än hemmet eller kontoret. som kallas ”aktivitetsbaserade kluster”. Detta Även på kontoret använder vi oss av olika bygger på grundförutsättningen att när du platser. Det innebär att cheferna har mindre samarbetar med andra i kluster eller tillfälliga kontroll över medarbetarna, vilket kräver sammanhang, skapar ni tillsammans de utrym- en ny typ av ledarskap där cheferna aktivt men ni behöver oberoende av befattningar eller söker upp medarbetare och samtalar med avdelningsgränser.” dem. Tekniken är en nödvändighet för att Philip Ross VD, Cordless Group, Storbriringa varandra, videochatta eller bara hitta tannien varandra måste vara enkelt. Men framför allt måste chefer lära sig nya sätt att leda, se I tankesamhället är kreativt tänkande och och bekräfta medarbetarna. att dela med sig av kunskap kärnan i företa- ”Förändring pågår alltid runt omkring oss men gens verksamhet. Utan nya idéer och tankar just nu ser vi kontoren förändras i snabb takt. De kommer företag på efterkälken otroligt fort. företag som inte vill komma på efterkälken måste De gamla arbetssätten har visat sig rimma vara seriösa i sin kontorsplanering och noga illa med de lösningar som passar tankeeko- begrunda de konsekvenser dagens beslut får för nomin. Nya idéer föds ur samarbete. För att den framtida verksamheten.” samarbetet ska fungera krävs förstås utrym- Ian Weddell Commercial Manager, Kinmen som främjar samarbete. Dessa platser narps Storbritannien och utrymmen kan vara allt från det korta mötet vid kaffeautomaten till stora rum som utformats för kreativa aktiviteter.

33 - Från fast arbetsplats till fri sittning

bär bland annat att arbetsplatsen utformas efter den faktiska beläggningen och att den personliga arbetsplatsen byts ut mot en mängd flexibla och stimulerande miljöer som främjar olika arbetsuppgifter och olika individer. Vi får många förfrågningar om detta just nu och jag känner av en stor nyfikenhet på det aktivitetsbaserade konceptet, även om alla organisationer inte känner sig mogna att ta steget fullt ut ännu.”

Henrik Axell, Konceptutvecklare, aktivitetsbaserad arbetsmiljö, Kinnarps Sverige FALLSTUDIE Microsoft har byggt om ett antal kontor, varav det mest anmärkningsvärda kanske är det i Amsterdam. 2010 öppnade det nya kontoret, som utformats helt för aktivitetsbaserat arbete. Ingen har ett eget rum, ett eget skrivbord eller en egen stol – inte ens de högsta cheferna. Trots att det fanns ett visst motstånd innan förändringen påbörjades visar utvärderingen att alla medarbetare är nöjda efter sex månader på det nya kontoret. Ingen ville återgå till det gamla arbetssättet. Enligt Microsoft har de uppnått en 30-procentig minskning av fastighetskostnaderna, ökat produktiviteten, fått ett förbättrat anseende och större möjlighet att locka och behålla duktiga medarbetare, ökad rörlighet för medarbetare och miljöfördelar.

Microsoft kallar det ”Det nya arbetssättet”.

QUICK GUIDE Vi lämnar det egna skrivbordet och den egna stolen bakom oss – på det nya kontoret har ingen någon fast plats.

Det nya kontoret är aktivitetsbaserat med olika miljöer för olika aktiviteter.

Golvytan kan minskas samtidigt som antalet arbetsplatser ökas.

Produktiviteten och kreativiteten gynnas av ett flexibelt arbetssätt.

Ledarskapet måste utvecklas och anamma det aktivitetsbaserade arbetet. Övergången från fasta till rörliga arbetsplatser är en förändringsprocess som måste få ta sin tid!

Från fast arbetsplats till fri sittning - 34

VÄGEN FRAM TILL KINNARPS TRENDRAPPORT Kinnarps Trendrapport är baserad på en omfattande trend- och framtidsanalys som gjorts av ett antal personer från Kinnarps olika marknader, samt på trendanalyser från externa partners.

Vi koncentrerade oss först på att skapa en bred och användbar TrendMap som omfattar de viktigaste förändringar som vi i dagsläget kan identifiera och som har eller kommer att ha stor påverkan på hur vi arbetar, träffas och lär oss saker under de närmaste åren.

Arbetet med att identifiera trenderna pågick under 2012 i samarbete med Kairos Future (internationellt konsult- och analysföretag).

Tillsammans lyckades vi hitta mer än 200 fenomen och trender som i stigande grad kommer att forma och förändra arbetslandskapet som det ser ut i dag.

ities

Decid

ortun

p re op

Captu

e on

SE, NO

SE, NO, DK

Ger International Trend Watch

Trend Lab UK

France

Local Trend Watch

focus

Slim down trends

DE, Benelux

Opportunity Platforms

UK, FR PL

Consequence labs

Under processen intervjuade vi dessutom ett antal framstående experter och opinionsbildare för att nyansera grundarbetet och för att testa den TrendMap som vi höll på att ta fram (se referenslistan).

Under arbetets gång rangordnade vi materialet och sammanställde en TrendMap av de 22 trender och fenomen som vi bedömde var särskilt viktiga. Efterhand har vi sedan renodlat denna karta och kommit fram till åtta olika skiften som vi ser kommer att påverka framtidens arbetsplats. Det är dessa åtta skiften som vi presenterar i Kinnarps Trendrapport.

01

35 - Vägen fram till Kinnarps Trendrapport

Vägen fram till Kinnarps Trendrapport - 36

02

”2020 lever vi i ett samhälle där teknik används överallt. Vi kommer att kunna arbeta var och när vi vill. Jag tror också vi kommer att lägga en större vikt vid personifiering på kontoren, i en teknikfixerad värld blir samhörigheten viktigare. Dessutom tror jag att produkter och tjänster inom kontorsinredingen måste bli flexibla – möblerna måste bli modulbaserade och kunna användas till många olika saker.”

Liv Tveter, VD, Kinnarps Norge ”I framtiden kommer vi vara bättre på att balansera det formgivna kontoret med en tydlighet kring företagets varumärke och vad det står för. Arbetsförhållandena kommer att optimeras på samma självklara sätt med nya lösningar för ergonomi, hälsa och teknik. Smarta kontor där DESIGN, HÄLSA och TEKNIK värderas lika högt kommer göra att både anställda och besökare känner sig nöjda, vilket i slutändan gynnar företagets ledning.”

Louise Clarsten, VD Colourhouse Sverige ”2020 kommer arbetsplatsen att vara heterogen och människor kommer ha större valfrihet utifrån vilka de är, vilka de vill arbeta med och vad de vill göra. Från ett användarperspektiv kommer den tekniska infrastrukturen bli mer transparent och betydligt mindre rörig. Kontoret kommer att bestå av en mängd olika typer av rum och miljöer, vilket ger medarbetarna en känsla av både kontroll och frihet eftersom de själva kan välja plats och anpassa den efter sina behov. Arbetsplatsen kommer att vara mer livlig och flexibel med fart och puls.

Philip Ross, VD Cordless Group Storbritannien Smarta kontor där DESIGN, HÄLSA och TEKNIK värderas lika högt kommer göra att både anställda och besökare känner sig nöjda, vilket i slutändan gynnar företagets ledning.”

Louise Clarsten, VD Colourhouse Sverige ”Kontorsutrymmen kommer inte längre handla om var jag sitter, har min telefon, förvarar mina filer eller min dator. Kontoren kommer att vara en mötesplats för samarbete och information, en plats för fokuserat arbete och för viktiga sociala stunder med kollegorna.”

Ian Weddell, Commercial Manager, Kinnarps Storbritannien ”Variation och mångfald dominerar på morgondagens kontor. Ett kontor kommer inte alltid se ut som ett kontor. Det är ett klimat- och väderskyddat område för möten. Det kan se ut precis hur som helst!”

Christina Bodin-Danielsson, doktor i arkitektur, Brunnberg & Forshed Architects och Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet ”År 2020 karaktäriseras kontoret av flexibilitet och rörelse. Vi kommer att röra oss mer och i nya mönster. Möbleringen kommer att bli mer dynamisk och företaget kommer att uppmuntra nya möten och beteenden.”

Andreas Lundberg, Business Developer, Property Development, commercial properties, Skanska Öresund AB, Sverige ”På det nya kontoret kan det hända saker som aldrig skulle förekomma i det gamla kontoret. På det nya kontoret kommer cheferna att vara mer tillgängliga – medarbetarna kommer att få en direkt relation till cheferna.”

Heléne Lidström, Corporate Communication Manager, Microsoft Sverige

37 - Arbetsplatsen år 2020

Arbetsplatsen år 2020 - 38

KÄLLFÖRTECKNING 1. FRÅN VAGGA till VAGGA Internetkällor:

http://www.gallup.com/poll/wellbeing.aspx http://en.wikipedia.org/wiki/Cradle-to-cradle_design http://www.guardian.co.uk/sustainable-business/blog/kingfisher- ceo-ian-cheshire-sustainable-capitalism http://wbcsd.org/vision2050.aspx www.handelsblatt.com/politik/oekonomie/nachrichten/moral-vor-profit-warum-sozialunternehmen-maechtig-in-mode-sind/3303960.html www.breeam.org www.leed.net www.csrsweden.se/ www.tfl.gov.uk/roadusers/cycling/11901.aspx http://www.triplepundit.com/2012/01/swedish-cities-close-building-bicycle-superhighway/ http://newsroom.ucla.edu/portal/ucla/study-certified-green-companies-238203.aspx http://www.slideshare.net/PWC/pwc-millennials-at-work-2011 http://www.pwc.com/gx/en/managing-tomorrows-people/future-of-work/index.jhtml Litteratur: McDonough, Braungart och William (2001): Cradle to Cradle: Remaking the Way We Make Things

2. FRÅN FAST TILL TRÅDLÖS Internetkällor:

http://www.bbc.com/future/story/20121023-the-end-for-keyboard-and-mice/3 http://www.time.com/time/interactive/0,31813,2122187,00.html http://research.yougov.co.uk/services/smix-smartphone-internet-experience-report-series/ http://www.citrix.com/news/announcements/sep-2012/future-workplace-formula---1-person-x-6-devices---two-thirds-of-.html http://eng.unitedspaces.se/ Litteratur: Tapscott & Williams (2006): Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything Rapporter: Manpower Work Life (2012) Teknologi på jobbet Övriga källor 41 a) Connected Britain, Orange (2009): en undersökning som genomfördes av YouGov.com bland mer än 3 000 anställda i Storbritannien, och som visade att 67 % av deltagarna skulle vilja arbeta flexibelt på deltid och att 20 % skulle vilja arbeta flexibelt på heltid. b) The Telework Data Report (Population Survey) Ten Countries in Comparison (Bonn, 2000-06-08): en brittisk undersökning som visade att 74,8 % av deltagarna var intresserade av distansarbete i någon utsträckning och att 34,6 % var intresserade eller mycket intresserade av att arbeta heltid på distans.

3. FRÅN BRONS- TILL SILVERSAMHÄLLET Europeiska kommissionen (2011): Meeting the Challenge of Europe’s Aging Workforce, Warsawa, 2011-12-08 Eurostat (utgåva 2012): Active Aging and Solidarity between Generations A Statistical Portrait of the European Union (2012) Kalwij, Adrian, Arie Kapteyn och Klaas de Vos (2009): Early Retirement and Employment of the Young, Working Papers 679, RAND Corporation Publications Department Future Work Institute: www.futureworkinstitute.com Burberry-exemplet om att överbrygga generationsklyftorna och uppgifterna om generation Y är hämtade från PSFK Labs: The Future of Work.

Price Waterhouse Cooper: Millennials at Work – Reshaping the Workplace

39 - Källförteckning

Källförteckning - 40

5. FRÅN HÅRDVALUTA TILL MJUKA VÄRDEN Litteratur: Lawrence och Nohria (200X): Driven: How Human Nature Shapes Our Choices Pink (2009): Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us Rapporter: Salzer, D., B. Ljung, et al. (2007). Generation Ambition – the Pursuit for Happiness between 30 and 50. Stockholm, Kairos Future Internetkällor: http://blogs.hbr.org/haque/2012/10/is_meaning_a_first_world_probl.html http://blogs.hbr.org/cs/2012/12/finding_meaning_at_work_even_w.html http://hbr.org/2011/05/the-power-of-small-wins/ar/1

6. FRÅN AVSKILDHET TILL MÅNGFALD Internetkällor: http://www.theatlantic.com/magazine/archive/2012/05/is-facebook-making-us-lonely/308930/ http://www.time.com/time/specials/packages/article/0,28804,1898024_1898023_1898077,00.html #ixzz2DPQsbyKO http://hbr.org/2008/03/is-yours-a-learning-organization/ar/1 http://www.fastcompany.com/1801014/culture-isnt-costly Litteratur: Tapscott & Williams (2006) Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything Rapporter: Manpower Work Life (2012) Drömjobbet Övriga källor: Veldhoen + Company

7. FRÅN DISTRAKTION TILL KONCENTRATION Internetkällor: http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/06/22/how-to-ignore-distractions-at-work/ http://www.nytimes.com/2011/11/20/jobs/to-avoid-distractions-at-work-hit-the-reset-button.html?_r=0 Litteratur: Mihaly Csikszentmihalyi (1990) Flow: The Psychology of Optimal Experience Susan Cain (2012) Quiet: In a world that keeps talking Lynda Gratton (2011) The shift: The future of work is already here Rapporter: Manpower och kairos future (2012) effektivitet på jobbet

8. FRÅN FAST ARBETSPLATS TILL FRI SITTNING

KÄLLFÖRTECKNING 4. FRÅN SYNLIG DESIGN TILL DESIGNTÄNKANDE Internetkällor och tidningar: leesmanindex.com http://www.asid.org/ http://www.forsakringskassan.se/ http://www.ingenjoren.se/2010/10/kontorstyp-paverkar-halsan-2/ ”Caféljud gör människor mer kreativa”, Dagens Nyheter, 6 maj 2012 Litteratur: Dahlén, Micael (2008): Nextopia Bodin Danielsson, C. (2010): The Office – an Explorative Study: Architectural Design’s Impact on Health, Job satisfaction & Well-being, Stockholm, KTH.

Internetkällor: http://www.flexibility.co.uk/flexwork/offices/office-shrinking.htm http://www.veldhoencompany.com/en/ http://www.veldhoen.nl/en/algemeen/opdrachtgevers-en/microsoft.aspx http://www.microsoft.com/presspass/emea/presscentre/pressreleases/FutureofBusinessProductivity.mspx http://www.citrix.com/news/announcements/sep-2012/future-workplace-formula---1-person-x-6-devices---two-thirds-of-.html Rapporter: Bodin Danielsson, C. (2010): The Office – an Explorative Study: Architectural Design’s Impact on Health, Job satisfaction & Well-being, Stockholm, KTH. Meyers-Levy, J. and Zhu, R (2007) The Influence of Ceiling Height: The Effect of Priming on the Type of Processing That People Use, Journal of Consumer Research, Vol. 34 Manpower Work Life Rapport 2011, Kairos Future och Manpower Litteratur: Duffy, F. (1997). The new office. London, Conran Octopus Myerson, J. and P. Ross (2006). Space to work : new office design. London, Laurence King Myerson, J., J.-A. Bichard, et al. (2010). New demographics, new workspace : office design for the changing workforce. Farnham, Gower

Rapporter: Manpower Work Life (2012) Drömjobbet Meyers-Levy, Joan och Rui (Juliet) Zhu (2007): The Influence of Ceiling Height: The Effect of Priming on the Type of Processing That People Use, University of Minnesota

41 - Källförteckning

Källförteckning - 42

KINNARPSTEAMET Stora delar av materialet som presenteras i den här rapporten arbetades fram under 2012 med ett antal medarbetare från olika delar av Kinnarps.

VI VILL TACKA Följande personer har intervjuats och därigenom bidragit med tankar och kunskap.

Derek Barker, Managing Director, Designer, Architect, Haskoll, Storbritannien Christina Bodin Danielsson, PhD, Architect, Brunnberg & Forshed Architects och Researcher, Stressforskningsinstitutet, Stockholms Universitet Martin Cook, Board Director och huvudansvarig för Interior and Graphic Design Group, BDP, Storbritannien Louise Clarsten, CEO, Colourhouse, Sverige Sara Córdoba Rubino, Researcher, Project Manager, Metaproducts and Booreiland, Nederländerna Gus Desbarats, FCSD, FRSA, MIDSA, grundare och styrelsemedlem i Alloy, Storbritannien Jonas Falk, Architect, M. Arch, Strategisk Arkitektur, Sverige Kirsten Frohnert, styrelsemedlem, specialiserad på framtidens arbete, IFOK GmbH, Tyskland Thomas Fürth, Research Director, Kairos Future Jonas Hurtigh Grabe, Senior Work Style Consultant, Veldhoen + Company, Sverige Barry Jenkins, BroomeJenkins, Storbritannien Heléne Lidström, Corporate Communication Manager, Microsoft Sverige Andreas Lundberg, Business Developer, Property Development, Commercial Properties, Skanska Öresund AB, Sverige Tim Oldman, CEO, Leesman Index, Storbritannien Philip Ross, CEO, Cordless Group, Storbritannien

Elisabeth Slunge, Brand/Range/Design Director, Sverige Paulina Lundström, Marketing & Communications Director, Sverige Alexander Gifford, Brand & Design Manager, Storbritannien Mikael Nilsson, Assortment Manager Work Stations, Sverige David Knutsson, Assortment Manager Interior Spaces, Sverige Philip Stuart Kristiansen, International Key Account Manager, Storbritannien Aleksandra Krawsz, Marketing Manager, Polen Jens Humbert, Salesman, Tyskland Natalie Port, Interior Designer, Tyskland Jessica Priser, Country Product Manager, Frankrike Steven Cauwenbergh, Head of Interior Design Department, Belgien Stein-Erik Einstad, Product & Marketing Manager, Norge Helle Blaedel, Country Product Manager & Head of Interior Designers, Danmark Tom White, Senior Interior Designer, Storbritannien Mattias Sagmander, Salesman to Architechts & Ergonomist, Sverige Anna-Carin Nyberg Karlberg, Interior Designer, Sverige Jonny Wigholm, Country Manager, Sverige Patrik Elf, Key Account Manager, Sverige Niklas Magnusson, Marketing Manager, Sverige Magnus Gårdhed, Regional Manager, Kinnarps Interior Sydost, Sverige Per Ola Danielsson, Regional manager, Kinnarps Interior Malmö, Sverige Staffan Byström, Salesman,Kinnarps Interior Gävle Dalarna, Sverige Liv Tveter, Managing Director, Kinnarps Norge Øystein Brenna, Sales Manager, Norge Sören Stryn, Sales and dep. Managing Director, Danmark Colin Fox, Managing Director, Storbritannien Ian Weddell, Commercial Manager, Storbritannien Brian Quin, Operations Director, Storbritannien Angus Kaye, Head of Strategic Partnerships, Storbritannien Marc Bird, Head of Marketing, Storbritannien Jean-Charles Lambron, Managing Director, Frankrike Katia Torrekens, Salesman, Belgien Jürgen Heidinger, Product Manager MartinStoll, Tyskland Joerg Pannekoike, Managing Director, Tyskland Beata Osiecka, Managing Director, Polen Beata Rejkowska, Sales Director, Polen Aneta Krupinska, Product Manager, Polen Henrik Axell, Concept Developer of Kinnarps’ Activity Based Working Environment, Sverige

EXTERNA FORSKARE Frankrike Gesa Hansen, h + h furniture GmbH Tyskland Sarah Volk & Christian Rauch, Zukunftsinstitut GmbH Storbritannien, Mina Mahmudi Rapporten har tagit fram i samarbete med Kairos Future AB, Stockholm Ulf Broman, partner och framtidsstrateg på Kairos Future.

Jörgen Jedbratt, senior partner och framtidsstrateg på Kairos Future.

Maria Jeansson, konsult och researcher på Kairos Future.

43 - Vi vill tacka

Kinnarpsteamet & Externa forskare - 44

Om Kinnarps

Huvudkontor ligger i Kinnarp, i västra Sverige, där företaget grundades 1942 av Jarl och Evy Andersson. Vi är fortfarande ett familjeägt företag som idag är ledande i Europa i vår bransch och finns representerade i ca 40 länder. Vår utgångspunkt är hållbarhet, välmående och lönsamhet för de som använder de miljöer vi skapar.

Idag inreder vi alla typer av arbetsplatser - kontor, skola/utbildning och vård/ omsorg. Vi kontrollerar hela processen. Från idé och produktion till distribution och montering. Allt för maximal effektivitet, med hög kvalitet och med lägsta möjliga miljöpåverkan. Vår mer än 70-åriga tradition har gett oss gedigen kunskap och erfarenhet. Vi arbetar även kontinuerligt med att analysera vilka trender som kommer att påverka morgondagens arbetsmiljöer. Med våra produktvarumärken Kinnarps, Drabert, MartinStoll, Materia, Skandiform och NC Nordic Care erbjuder vi hållbara lösningar med olika uttryck. Vi har även ett brett kompletterande sortiment från ett antal erkända samarbetspartners. Kinnarps har ca 2 400 anställda och omsättningen 2013/2014 uppgick till 3,7 miljarder SEK. Koncernen bedriver ett progressivt och djupgående miljöförbättringsarbete och uppfyller de ledande miljömärkningarnas krav. Kinnarps är även certifierat enligt FSC®, ISO 9001 och 14001. Läs mer på www.kinnarps.com

45 - Om Kinnarps

Om Kinnarps - 46

NOTERINGAR

KINNARPS MARKETING & COMMUNICATIONS/8604050000/1304

www.kinnarps.com