Redefining the workplace (NL-BE) by Kinnarps Group

REDEFINING THE WORKPLACE DE TOEKOMST VAN HET KANTOOR EN HOE U ZICH KUNT VOORBEREIDEN

Make Room to Last

Sinds onze oprichting in 1942 streven we er bij Kinnarps naar om het perfecte kantoor te vinden en te creëren in het licht van nieuwe werktrends, de oliecrisis, globalisering, vrijhandelszones, digitale revoluties, kantoorcellen, kantoortuinen, activity-based werken, afslanking en groei. Al bijna 80 jaar maken we ruimte voor de steeds veranderende behoeften van bedrijven en ontwerpen we kantooromgevingen die welzijn en welvaart stimuleren. Vanaf dag één werken we duurzaam en circulair, en zijn we voortdurend op zoek naar het perfecte evenwicht tussen duurzame omgevingen, mensen en economie. Plotseling staan we allemaal aan het begin van een nieuw tijdperk; tijdens, maar ook na de COVID-19-pandemie. Thuiswerken betekent dat we veel van onze overtuigingen opzij moesten zetten, wat verschillen in behoeften naar voren brengt waarvan we niet wisten dat ze bestonden en nieuwe mogelijkheden creëert voor bedrijven om geweldige werkplekken te ontwerpen. Deze white paper van Kinnarps "Redefining the workplace" is een initiatief dat gericht is op de toekomst van kantoren. Op het vinden van een nieuw evenwicht tussen thuis en het kantoor en het zorgen voor een duurzame toekomst die efficiëntie mogelijk maakt, zowel op het werk als thuis. Wij zijn van mening dat dit noodzakelijk is voor bedrijfsleiders, office managers, HR-professionals en iedereen die betrokken is bij het ontwerp of herontwerp van het kantoorconcept. We wensen u alvast veel leesplezier. Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen hebt.

Met vriendelijke groeten Dan Molander, Sales Director bij Kinnarps Group

Achtergrond

In deze white paper wilden we niet enkel kijken naar feiten en cijfers over thuiswerken tijdens de pandemie. Dit is natuurlijk interessant en belangrijk, en we weten dat er op dit moment veel facility managers, vastgoedmakelaars en bedrijfseigenaren zijn die zich afvragen hoe huur, financiering en waarde zich zullen ontwikkelen tijdens de volgende periode. We wilden een ander perspectief hanteren; een dat net zo belangrijk is in financieel opzicht, maar meer gekoppeld is aan het vermogen van bedrijven en mensen om gefocust te blijven en op de lange termijn geweldig werk te blijven leveren, en creatief en efficiënt te blijven. Naast traditioneel desktoponderzoek, waarbij we kijken naar rapporten van over de hele wereld, hebben we uitgebreid gesproken met 25 Europese professionals over hun situaties thuis en op kantoor; we hebben geprobeerd om de verandering in hun emoties en routines vast te leggen en inzichten te krijgen in wat volgens hen de duurzame toekomst van een bruisende werkplek is.. In verschillende landen waren verschillende lockdownniveaus van toepassing, wat natuurlijk van invloed was op de manier waarop mensen mogelijkheden en beperkingen waarnemen. We hebben getracht verder te kijken dan de onmiddellijke gevolgen van nationale beperkingen en ons in plaats daarvan te richten op een breder perspectief op hoe veranderingen in het concept van een werkplek vandaag de dag van invloed kunnen en moeten zijn op beslissingen die u in de toekomst neemt over uw kantoorruimte.

WERKEN OP AFSTAND IS EEN BLIJVER, TOCH TOT OP ZEKERE HOOGTE Net zoals onze maatschappij en cultuur in de loop der tijd veranderen, verandert ook de manier waarop we naar werk, manieren van werken en onze kantoren kijken. Door de COVID-19-pandemie werden veel werknemers gedwongen om thuis te werken, ongeacht of ze dat nu wilden en of ze daarop voorbereid waren. Dat wordt beschreven als een wereldwijd experiment op het vlak van telewerken – en de gevolgen worden duidelijk. Werken op afstand is op korte termijn voordeliger gebleken dan werkgevers of werknemers zich hadden kunnen voorstellen. Thuis lijkt een goede plek te zijn voor werk dat onze focus en volledige concentratie vereist. Medewerkers melden dat ze erg efficiënt zijn wanneer ze op afstand werken, zowel bij individuele, gerichte taken als in virtuele vergaderingen. Velen hebben het over efficiëntere vergaderingen die veel vaker op tijd beginnen en niet voorafgegaan worden door gesprekken over koetjes en kalfjes. Sommige werknemers hebben ook nieuwe manieren ontdekt om elkaar te ontmoeten die ze bijzonder waardevol vinden, zoals het vervangen van videomeetings door een wandelmeeting buiten, online yogasessies en virtuele koffiekletsen. Thuiswerk biedt de werknemers ook meer flexibiliteit en een beter evenwicht tussen werk en privé. De tijd die werknemers besparen op woon-werkverkeer, in combinatie met de mogelijkheid om kleine huishoudelijke taken te doen tijdens pauzes, zorgt ervoor dat we meer tijd hebben voor zowel het gezin als voor andere interesses. Deze flexibiliteit is waardevol voor heel wat mensen.

Ondanks de directe voordelen die werken op afstand heeft op korte termijn, blijkt uit onze gesprekken dat we voorzichtig moeten zijn voor we hieruit conclusies kunnen trekken. Hoewel thuiswerk voor sommige werknemers een geweldige ervaring was, is dat niet voor iedereen het geval. Voor sommigen was dit een erg moeilijke periode, en veel mensen ondervinden echte problemen om thuis naar behoren te kunnen werken. Mensen die voor kleine kinderen zorgen tijdens de lockdown, in een kleine woning leven of weinig mogelijkheden hebben voor een goede ergonomie, hadden bijvoorbeeld minder positieve ervaringen dan anderen. Bovendien kan een thuiskantoor het in sommige gevallen moeilijk maken om te stoppen met werken, misschien omdat men plotseling ervaart dat de werkgever, baas, grote klanten enzovoort naar de woonkamer zijn verhuisd. Het kan moeilijk zijn om grenzen te stellen tussen werk en privé wanneer alles in dezelfde ruimte gebeurt. Volgens een Europees onderzoek meldde 27% van de mensen die tijdens de pandemie thuis werken dat ze veel langer werken dan normaal, waarbij ze hun vrije tijd gebruiken om aan de verwachtingen van hun bedrijf te voldoen.2 Als werknemers de vrijheid krijgen om op elk moment en op elke plaats van de dag te werken, kan het nuttig zijn om in gesprek te gaan over de verwachtingen die aan de samenwerking gesteld worden. Mag men mails versturen na 20u? Wordt van de ontvangers verwacht dat ze 's avonds laat antwoorden? Wat zijn de regels en grenzen voor telewerken en samenwerken?

“ Tijdens de pandemie ontdekten onze klanten dat het mogelijk is om anders en dichter bij huis te werken, hun planning te optimaliseren en hun werken privéleven in evenwicht te brengen. Dit heeft voordelen voor hun gezin en zichzelf.” SEDAT ADIYAM AN, DIRECTOR BIJ COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, ZWITSERL AND.

WAT WE MISSEN VAN HET KANTOOR HE T BEL ANG VAN FACE-TO-FACE-INTERACTIES

In onze gesprekken met professionals overal in Europa en in onze dagelijkse gesprekken met klanten en partners is het duidelijk geworden dat we vooral elkaar het meest missen op kantoor. Zonder ontmoetingsplaats en contact met collega's voelen veel medewerkers zich verloren, eenzaam en ongeïnspireerd. Dit zijn gevaarlijke eigenschappen voor een werkplek en iets waar iedereen zich bewust van moet zijn, niet in het minst omdat psychische aandoeningen en diagnoses zoals mentale vermoeidheid en depressie de afgelopen tien jaar sterk zijn toegenomen. Dit is met name gebleken tijdens de COVID-19-pandemie, waarbij nog meer Europeanen een verslechtering van hun psychologisch welzijn meldden.

WELZIJNSINDEX WHO-5 De Welzijnsindex WHO-5 meet het mentale welzijn en geeft een score van 0–100.

EQLS 20161

APRIL 2020 2

JULI 2020 2

Complexe samenwerkingen zoals creatieve vergaderingen, brainstorming en het uittesten en ontwikkelen van nieuwe ideeën kunnen het best samen in fysieke vergaderingen plaatsvinden. Hier speelt het kantoor een enorme rol. Uit onze gesprekken blijkt dat enorm veel mensen het hier mee eens zijn. Het is een typisch voorbeeld van iets wat je niet opmerkt of mist tot het er niet meer is. Er lijkt een consensus te bestaan dat sommige samenwerkingsvormen efficiënter kunnen plaatsvinden in digitale vergaderingen en velen zijn van mening dat ze hebben geleerd hoe ze de digitale tools van hun bedrijven nog beter kunnen gebruiken. Door in de toekomst meer digitale vergaderingen aan de agenda toe te voegen, kan worden bespaard op reiskosten wat ook het milieu ten goede kan komen, maar er is nog steeds een belangrijk element van face-to-face-vergaderingen dat men niet uit het oog mag verliezen. Het fysieke aspect van persoonlijk vergaderen en samenwerken voegt iets toe dat digitale oplossingen niet kunnen bieden. Het is cruciaal om een evenwicht te vinden tussen digitale en fysieke vergaderingen en om te experimenteren met nieuwe en opkomende technologie die kan helpen om een fysiek aspect aan digitale vergaderingen toe te voegen en ze interactiever te maken.

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Quality of life, quality of public services, and quality of society, Bureau voor publicaties van de Europese Unie, Luxemburg. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19 series, Bureau voor publicaties van de Europese Unie, Luxemburg.

“ Het type informatie dat in face-toface-ontmoetingen wordt uitgewisseld, is anders en beter. Vaak is het moeilijk om vertrouwensvolle en diepgaande gesprekken te voeren tijdens telefonische vergaderingen, omdat je de ander niet kunt zien en zijn of haar lichaamstaal niet kunt beoordelen. We moeten er echter naar streven om het juiste evenwicht te vinden tussen het aantal face-to-facevergaderingen en telefonische vergaderingen.” ANNE STEINICKE, PROJECT M AN AGER BIJ SEN AATSDEPARTEMENT FIN ANCIËN BERLIJN, DUITSL AND. 5

EEN GOEDE WERKCULTUUR CREËREN

De kantoorruimte is niet enkel een plek voor spontane ontmoetingen in de koffiekamer: het gaat om het gevoel van samenhorigheid en het gevoel dat je deel uitmaakt van een groter project. Ironisch genoeg voelen medewerkers zich meer thuis wanneer ze zich beter verbonden voelen met het bedrijf, en met de gemeenschap waar ze deel van uitmaken.

De kantoorruimte is de beste plek om te leren, spontane vragen te stellen, feedback te geven en te ontvangen en verschillende dingen uit te proberen. Het is ook de plek bij uitstek waar bedrijfswaarden worden gedeeld en men deel gaat uitmaken van de cultuur. Wat gebeurt er als de meest ervaren mensen op kantoor niet aanwezig zijn om samen te werken met nieuw en jong talent?

Een goede werkcultuur zorgt ervoor dat iedereen zich gezien en erkend voelt, en dat kan moeilijk zijn als iedereen op afstand werkt. Het is moeilijker om op te merken dat een medewerker het moeilijk heeft, zich niet goed voelt of wat meer hulp nodig heeft. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden wanneer er op afstand wordt gewerkt en maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat iedereen zich verbonden voelt met elkaar.

Het nieuwe comfort van digitale vergaderingen en werken op afstand als een efficiënte en functionele oplossing kan ook gevolgen hebben op hoe er in de toekomst wordt aangeworven. Veel sollicitatiegesprekken worden nu online gehouden en dit is iets wat veel bedrijven in de toekomst willen blijven doen, althans voor het eerste deel van het wervingsproces. Als de mogelijkheid tot thuiswerk bestaat, kan dat in de toekomst ook meer kandidaten aanspreken.

AFSTEMMEN OP NIEUW EN JONG TALENT

Een van onze interessantste bevindingen is de vraag wat er gebeurt met nieuwe en jonge medewerkers wanneer hun leidinggevenden, mentoren en meer ervaren collega's niet in de buurt zijn om hun vragen te beantwoorden en advies te geven. Talent aantrekken en behouden is een van de grootste uitdagingen voor Europese bedrijven in de 21e eeuw. En hoewel dat voor de hand lijkt te liggen, merken we dat veel werkplekken over het hoofd hebben gezien dat jongere medewerkers en nieuw aangeworven personeel misschien wel het meeste behoefte hebben om daadwerkelijk op kantoor te zijn.

“ Community en cultuur op het werk zijn de belangrijkste aspecten van het kantoor, die thuis niet zomaar gekopieerd kunnen worden. ” L AURA PIHL AJA, HR SPECI ALIST BIJ ADVEN, FINL AND.

“ Ik vind het heel goed dat sommigen van deze gelegenheid gebruik hebben gemaakt om zich te ontwikkelen en te groeien. Stagiairs en recent aangeworven teamleden werden benadeeld. Ze hebben niets om zich op te baseren, niemand om als voorbeeld te gebruiken. En dat is het probleem met het thuiskantoor, want in deze omstandigheden hebben die mensen een veel moeilijkere start. In deze context zijn er enkel nadelen voor organisaties die thuiswerk gebruiken. Want deze mensen weten niet hoe of wanneer ze de juiste ervaring kunnen opdoen. Uiteraard hangt het af van de sector, omdat er bedrijven zijn waar de ervaring sterk groeit naarmate een taak vaker wordt uitgevoerd, maar in veel andere bedrijven draait het vooral om de kwaliteit van de uitvoering.” KONRAD KRUSIEWICZ, ARCHITECT EN OPRICHTER VAN THE DESIGN GROUP WARSAW, POLEN. 6

ONDERSCH AT ERGONOMIE NIE T

Het kantoor is niet alleen een betere plek om een bedrijfscultuur op te bouwen en creatieve brainstormsessies en face-to-face-ontmoetingen te houden. Een ander belangrijk aspect dat veel thuiswerkers hebben gemist, zijn de ergonomische oplossingen op kantoor. Het kantoor, tenzij je toevallig een specifiek thuiskantoor hebt, is bijna altijd ergonomischer ontworpen dan een werkplek in huis. Mensen die thuis werken, ervaren in het begin misschien geen ongemak, maar werken aan de keukentafel of de bank in de woonkamer kan op lange termijn gevolgen hebben voor het lichaam. Studies tonen aan dat mensen die gedurende langere tijd op afstand werken vaak pijn hebben aan de nek, schouder, elleboog en rug. Dit kan chronische pijn veroorzaken, wat kan leiden tot hogere ziekteverzuimcijfers en minder welzijn, met hogere gezondheidskosten voor zowel de werknemer als de werkgever.

Hoe kunnen werkgevers ervoor zorgen dat hun medewerkers op lange termijn gelukkig en gezond blijven? Als we kijken naar een nieuw tijdperk van telewerken, moeten werkgevers dan misschien nadenken over de toegenomen behoefte aan goede ergonomie thuis? We zien dat de wetgeving verschilt van land tot land en dat werkgevers verschillende manieren vinden om hun werknemers te kunnen helpen met een ergonomische werkomgeving, zonder dat mensen financieel worden getroffen door bijvoorbeeld een extra belasting op voordelen alle aard. Het is belangrijk dat de wetgeving snel wordt aangepast aan de huidige situatie om ervoor te zorgen dat werknemers die van thuis uit werken ook een goede werkomgeving kunnen hebben.

“Ik denk dat veel bedrijven zoveel mogelijk werknemers willen terugzien op kantoor. De fysieke ontmoeting tussen mensen in een bewust ontworpen ruimte blijft belangrijk op vlak van innovatie en om een bedrijfscultuur op te bouwen. Tegelijkertijd zal het echter erg moeilijk worden om die vrijheid weg te nemen die velen hebben gevoeld bij het thuiswerken. Ik geloof en hoop dat we wat meer flexibiliteit zullen zien in waar we werken, gebaseerd op onze noden.” JON AS FALK, ARCHITECT EN PARTNER BIJ STRATEGISK ARKITEKTUR, ZWEDEN.

WAT BETEKENT DIT VOOR HET KANTOOR? Maar liefst 75% van de werknemers in Europa zegt thuis te willen blijven werken – maar heel weinig onder hen wilt dat elke dag doen. De mensen met wie we gesproken hebben, lijken het erover eens te zijn dat een verhouding van 3 op 2 wenselijk is: ofwel drie dagen op kantoor en twee dagen thuis, ofwel omgekeerd. Omdat we flexibeler kunnen kiezen waar we werken, worden er nieuwe eisen gesteld aan de manier waarop we werken en hoe we onze kantoren inrichten. Zelfs vóór de pandemie was er een levendige academische discussie over hoe kantoren moeten worden ontworpen. Hoge huurprijzen voor kantoorruimte en een onderling verwisselbare werksituatie hebben besluitvormers in organisaties ertoe gedwongen om kantoorruimte maximaal te benutten. Wat betekent dat voor de toekomst? Als mensen kunnen kiezen wanneer ze van thuis uit werken, kan dat zijn wanneer ze zich moeten concentreren op taken waarvoor ze zich moeten concentreren. Maar hoe zit het met de mensen die zich thuis niet kunnen concentreren? We zullen ongetwijfeld meer variatie en verschillende soorten werkomgevingen nodig hebben om aan de toekomstige behoeften en eisen voor het kantoor te voldoen.

TOEKOMSTIGE KANTOORTRENDS ACTIVIT Y-BASED WERKEN

Activity-based werken wordt vaak verkeerd begrepen en verkeerd gebruikt. Het is gewoon een manier van werken waarbij u een doordacht ontworpen kantooromgeving nodig hebt die geschikt is voor de activiteiten van de specifieke organisatie. De medewerkers kiezen vervolgens een omgeving op basis van de taak. Deze manier van werken zal cruciaal worden voor veel bedrijven die hun werknemers een flexibelere werksituatie bieden waarbij ze zelf kunnen kiezen waar ze werken. Als uw werknemers 2–3 dagen per week op afstand werken, betekent dit dat over het algemeen slechts ongeveer 50% van de werknemers tegelijkertijd op kantoor aan het werk zal zijn. Een eigen bureau voor iedereen is dan geen kosteneffectieve oplossing. Aangezien sommige medewerkers naar kantoor komen om samen te werken en anderen om zich te concentreren, hebt u mogelijk andere omgevingen nodig op basis van die activiteiten. Het is echter van fundamenteel belang dat de verschillende omgevingen worden gekozen op basis van een grondige analyse waar alle medewerkers betrokken bij worden, en om ervoor te zorgen dat dit volledig wordt geïmplementeerd binnen de organisatie.

MEER PLEKKEN VOOR ONTMOE TINGEN

COWORKING BUITEN DE GROTERE STEDEN

Uit onze gesprekken bleek dat we verlangen naar face-toface-interacties en vergaderingen. Digitale vergaderingen werken prima, maar we missen de informele praatjes, de brainstormsessies rond het whiteboard en kort kunnen bijpraten met collega's. Thuis kan men goed werk leveren, maar veel mensen verlangen ernaar om terug te keren naar kantoor om persoonlijk samen te werken met hun collega's. Dit heeft vrijwel zeker invloed op de toekomstige behoefte aan vergaderruimtes op kantoor. Als er af en toe meer mensen op afstand werken, zal er meer vraag zijn naar virtuele vergaderruimtes, zowel voor grotere groepen als voor individueel gebruik. Stel dat meer mensen het kantoor ook willen gebruiken voor creatieve vergaderingen, dan is er nood aan projectruimtes en andere soorten vergaderruimtes waar men creatief kan samenwerken.

Minder tijd voor woon-werkverkeer en een eenvoudiger leven buiten de grotere steden zijn positieve factoren die pleiten voor telewerk. Het concept van het kantoor is breder geworden en zowel werknemers als werkgevers beseffen dat ze efficiënt kunnen werken vanaf andere plaatsen, niet enkel op kantoor. Op afstand werken betekent niet enkel thuiswerken, coworkingplekken worden steeds populairder, zelfs in kleinere steden en de voorstad. Sommige bedrijven overwegen ook om minder flagship-kantoren open te houden in de centrale delen van grotere steden en in plaats daarvan kleinere kantoren buiten de stad toe te voegen, die gemakkelijker toegankelijk zijn voor werknemers die op het plattelad wonen.

AFGESLOTEN RUIMTES VOOR GECONCENTREERD WERK

Niet iedereen heeft echter een goede ervaring opgedaan met thuiswerken, en vaak hangt dit af van de mogelijkheid om zich goed te concentreren. Voor degenen die zich niet goed kunnen concentreren of thuis geen goede ergonomische werkplek hebben, zal het kantoor stille ruimtes moeten bieden waar werknemers zich kunnen concentreren op hun individuele taken. Stille ruimte voor concentratie is iets waar veel kantoren nog voor de pandemie niet genoeg van hadden, en hoewel veel mensen thuis focus en efficiëntie hebben gevonden, kunnen we daar niet op vertrouwen en vergeten dat er ook in het toekomstige kantoor nood is aan ruimtes waar men individueel en geconcentreerd kan werken. Stille ruimte voor geconcentreerd werk is vaak van cruciaal belang voor de totaalervaring die de kantooromgeving biedt, maar dat hoeft niet te betekenen dat er hokjes of afgesloten individuele kantoren zijn. Door het kantoor op te splitsen in verschillende zones met een goede afscherming en richtlijnen voor gebruik en gedrag in te voeren, kan men zich concentreren, ook in open ruimtes. MEER TECHNOLOGISCHE OPLOSSINGEN, ZOWEL ME T DRAAGBARE ALS VASTE

Technologie, zijn een belangrijke succesfactor om een flexibelere manier van werken mogelijk te maken waarbij werknemers kunnen kiezen waar ze werken, zowel binnen als buiten het kantoor. Het gaat er niet enkel om de werknemers te voorzien van laptops, smartphones en software om ze met elkaar te laten communiceren, het is ook belangrijk om naar de technische oplossingen op kantoor te kijken. Er moet een goed ecosysteem van technologische oplossingen bestaan op kantoor waar men gemakkelijk verbinding mee kan maken, zowel bij individueel werk als bij samenwerking. We willen een naadloze ervaring waarbij alles met elkaar verbonden is, zoals de slimme apparaten die we thuis gebruiken. Vermoedelijk zullen meer medewerkers van tijd tot tijd op afstand werken. Er zullen systemen aanwezig moeten zijn, zowel op kantoor als draagbaar voor gebruik op afstand, die het gemakkelijk maken om samen te werken, bestanden en andere belangrijke documenten te openen en uw werk te delen met de rest van de organisatie. 10

NIEUWE NORMEN VOOR LEIDERSCH AP EN WERKNEMERSCH AP ONT WIKKELEN

Wanneer we een tijdperk waarin we vooral op kantoor werken achterlaten om op een meer dynamische en flexibele manier op afstand te gaan werken, worden er ook nieuwe eisen gesteld op het vlak van leiderschap. Veel leidinggevenden op C-niveau hebben zich ontwikkeld in de filosofie dat er op kantoor moet worden gewerkt en dat de focus ligt op de tijd die op kantoor wordt doorgebracht in plaats van op de daadwerkelijke effectiviteit, productiviteit en resultaten. Het maakt niet uit hoe, wanneer en waar we het werk doen. Een dynamischer evenwicht tussen werk op kantoor of elders vereist dat ‘old school'-managers een nieuwe manier van leidinggeven implementeren, leidinggeven waarbij erop vertrouwd wordt dat de resultaten worden behaald door verantwoordelijke medewerkers, ongeacht waar het werk wordt uitgevoerd. Maar een meer dynamische en flexibele manier van werken stelt niet enkel nieuwe eisen aan het management, maar stelt ook nieuwe verwachtingen aan de medewerkers. Men moet een cultuur van eigen verantwoordelijkheid ontwikkelen doorheen de hele organisatie, niet alleen bij de leiders. We noemen dit werknemerschap, en het is net zo belangrijk als een moderner leiderschap wanneer organisaties nieuwe en flexibelere manieren van werken gaan implementeren. Wat er ook in de toekomst ligt, we kunnen concluderen dat kantoormedewerkers wereldwijd tijdens de pandemie een ongelooflijke veerkracht en flexibiliteit hebben getoond. Nu is het tijd voor het management, en het concept "kantoor", om iets terug te doen!

“ De hybride manier van werken zal vaker voorkomen en heeft invloed op zowel de fysieke gebouwen van de werkplek als op het thuiskantoor. De technologische ontwikkeling is drastisch toegenomen, maar dat geldt ook voor het dagelijks gebruik, en de volgende stap is de digitale ontwikkeling van samenwerkingsmogelijkheden.” FREDRIK NILSSON, HEAD OF GROUP REAL ESTATE INTERN ATION AL BIJ SEB, ZWEDEN.

“ Er zijn enorme veranderingen in aantocht. Leiders moeten leren hoe ze hun medewerkers kunnen loslaten en vertrouwen. Hun houding ten opzichte van het thuiskantoor zal veranderen. We gaan richting "Werken vanaf elke locatie”. Het doel is om flexibeler te werken en een gezond evenwicht tussen werk en privé te behouden.”

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMNE T NI, HONGARIJE.

EEN KANTOOR DAT GEMAAKT IS OM LANG MEE TE GAAN, IS EEN KANTOOR DAT EEUWIG KAN BLIJVEN VERANDEREN Om een kantoor te ontwerpen dat lang meegaat, moet het kunnen worden aangepast aan nieuwe uitdagingen, veranderende behoeften en verschillende voorkeuren. Een voorwaarde hiervoor is zorgvuldig gekozen kleuren en materialen die bijdragen aan een kalme en uniforme uitstraling. Op die manier is het mogelijk om het meubilair uit verschillende ruimtes op kantoor opnieuw te configureren en te combineren en toch een homogene, consistente indruk te behouden. Een toekomstbestendige en duurzame interieuroplossing v oor kantoor moet flexibel genoeg zijn om mee te veranderen met de organisatie. Dit kunnen kleine veranderingen zijn die elke dag plaatsvinden, maar het kunnen ook grotere verschuivingen en transformaties zijn die veel minder frequent plaatsvinden, zoals de verschuiving waarin we ons nu bevinden.

Uit gesprekken met onze bestaande klanten weten we dat velen nadenken over de flexibiliteit van hun kantoorruimte in de toekomst. Flexibiliteit kan soms aanvoelen als een modewoord dat ons laat zien hoe belangrijk het is om in de loop der tijd te veranderen. We moeten flexibel zijn, maar wat betekent dat nu echt? Als het gaat om het ontwerp van een kantoor en de keuze van meubels, hebben we het graag over drie niveaus van flexibiliteit waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van een duurzame en toekomstbestendige oplossing die is aangepast aan de behoeften van uw organisatie.

DAGELIJKSE FLEXIBILITEIT

Sommige dingen verandert u graag van dag tot dag, of zelfs meerdere keren per dag. Het kan gaan om het toevoegen van extra stoelen of schermen aan een vergaderruimte, of een zitplaats terwijl u samenwerkt aan het bureau van uw collega. Het kan ook een individuele aanpassing van de bureaustoel zijn en de afwisseling tussen zitten en staan met een in hoogte verstelbaar bureau. Dagelijkse flexibiliteit moet eenvoudig

zijn. Daarom zijn producten met wielen perfect, omdat ze gemakkelijk te verplaatsen zijn naar de plek waar u ze op dat moment nodig hebt. Multifunctionele producten zoals scheidingswanden met notitieborden zijn perfect als u wat extra schrijfruimte nodig hebt tijdens de vergadering, en bieden eveneens een uitstekende geluidsabsorptie.

FLEXIBILITEIT OP KORTE TERMIJN

Deze pandemie heeft de flexibiliteit van onze kantoren op korte termijn echt getest. Bedrijven wereldwijd zijn gedwongen wijzigingen aan te brengen in hun kantoorinrichting om zich te kunnen houden aan overheidsrichtlijnen en -beperkingen, die ook in de loop der tijd zijn gewijzigd en geëvolueerd. We weten niet hoeveel van deze veranderingen er in de toekomst zullen plaatsvinden, maar veel mensen beseffen dat het belangrijk is om een kantooroplossing te hebben die aan verschillende

behoeften en situaties kan worden aangepast – in dit geval een pandemie, maar de volgende keer kan het gaan om een snelle groei voor het bedrijf of een functieoverschrijdend project. U kunt uw kantoor op korte termijn flexibeler maken door het aantal zitplaatsen en wanden bij een bench te wijzigen, of door de tafel te transformeren van werkplek naar vergadertafel, afhankelijk van uw behoeften in de nabije toekomst.

FLEXIBILITEIT OP LANGE TERMIJN

Flexibiliteit kan ook op de lange termijn zijn: iets dat u kan helpen om zich aan te passen aan veranderingen die om het jaar of zelfs minder vaak plaatsvinden. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om het kantoormeubilair nog lang te gebruiken, een oplossing die zowel van uit economisch als ecologisch standpunt duurzaam is. U krijgt flexibiliteit op lange termijn met producten die opnieuw kunnen worden geconfigureerd voor nieuwe ruimtes of nieuwe

doeleinden. Met een modulair systeem kunt u onderdelen toevoegen of wegnemen om de configuratie van uw meubels te veranderen, zodat ze kunnen worden aangepast aan uw steeds veranderende behoeften. Een oplossing die op dit moment perfect is voor u, is misschien niet wat u over twee jaar nodig hebt, of nadat u naar een nieuw gebouw bent verhuisd.

HOE KUNT U ZICH VOORBEREIDEN? Het concept van het kantoor is veranderd. Nu heeft u misschien het gevoel dat u verloren loopt tussen oude manieren van werken waar we niet naar kunnen terugkeren, en een onzekere toekomst. Hoe bereidt u uw kantoor voor op een nieuwe manier van werken? Verandering vergt tijd en reflectie. Eerst en vooral moet u analyseren wat er, in uw specifieke organisatie, gewerkt heeft en wat niet tijdens de pandemie, en hoe u in de toekomst zou willen werken om het bedrijf en het welzijn van de werknemers zo goed mogelijk te ondersteunen. Waar u ook voor kiest, het is cruciaal dat u al uw medewerkers betrekt bij het traject om hen voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Hun deelname, inzicht en ervaring zijn belangrijke factoren voor succes in de toekomst. Dan komt het erop aan om uw kantoorruimte zo te ontwerpen dat deze past bij uw toekomstige manier van werken om zo de gezondheid en de welvaart te bevorderen, zowel voor de organisatie als voor de mensen.

WERKPLEKAN ALYSE WIJST DE WEG

In de loop der jaren hebben we veel klanten geholpen bij het ontwerpen van waardevolle aanpassingen in hun fysieke omgeving. We doen dit door middel van onze werkplekanalyse, Next Office®, die helpt om bedrijfsgerichte en duurzame kantooroplossingen te ontwerpen. De kracht van onze werkplekanalyse is dat deze is gebaseerd op de visie en doelstellingen van de unieke organisatie en dat deze het gemakkelijker maakt om medewerkers en andere belanghebbenden te betrekken. We hebben geleerd hoe belangrijk het is om iedereen vroeg in het proces te betrekken, zodat we kunnen vaststellen welke behoeften er zijn, zowel vandaag als in de toekomst, en tegelijkertijd uitdagingen en kansen kunnen identificeren. Tijdens het analyseproces helpen we onze klanten om hun behoeften te identificeren en te begrijpen, waarna we een rapport opstellen dat de basis vormt voor het interieurontwerp. We zijn ervan overtuigd dat advies over veranderingen in het interieurontwerp en werkmethoden gebaseerd moet zijn op data, niet op giswerk.

VIJF SUCCESFACTOREN

BEPAAL EEN VISIE EN DOELEN

Om een consensus te bereiken, moet het management bepalen wat de visie en doelstellingen van het bedrijf zijn. Deze visie en doelstellingen moeten vervolgens de basis vormen voor het hele proces.

BE TREK MEDEWERKERS

Een cruciale factor voor het succes van uw veranderingstraject is om medewerkers van bij het begin te op de hoogte te brengen, te betrekken en voor te bereiden. Als u rekening houdt met verschillende ervaringen en behoeften, is het eindresultaat altijd beter.

ONT WERP HE T KANTOOR OP BASIS VAN DE DAADWERKELIJKE ACTIVITEITEN

Om een succesvol kantoor te creëren, moet het interieur worden ontworpen op basis van de in kaart gebrachte activiteiten en werkmethoden en moeten zowel het individu als het bedrijf centraal staan.

BEPAAL REGELS EN RICHTLIJNEN VOOR HE T KANTOOR

Om optimaal gebruik te maken van het kantoor en een goede werkcultuur te creëren, moet u duidelijke richtlijnen opstellen voor het gebruik van en gedrag op de werkplek, evenals richtlijnen voor werken op afstand. De regels voor het kantoor moeten dynamisch zijn en aangepast aan de veranderende omstandigheden.

FOLLOW-UP

Het is belangrijk om op te volgen hoe het nieuwe kantoor werkt en hoe de nieuwe omgevingen functioneren en in de praktijk worden gebruikt. Er moeten regelmatig follow-ups plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het kantoor aangepast is aan veranderende behoeften en nieuwe medewerkers. 15

kinnarps.be

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991009 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Wilt u meer weten over hoe interieuroplossingen uw bedrijf kunnen helpen groeien?