Redefining the workplace (DK) by Kinnarps Group

REDEFINERING AF ARBEJDSPLADSEN KONTORETS FREMTID - SÅDAN FORBEREDER I JER

Skab rum der holder

Siden vi blev stiftet i 1942 har vi hos Kinnarps været engageret i at finde og skabe perfekte kontorløsninger. Vi har bevæget os gennem arbejdstendenser, en oliekrise, globalisering, frihandelsområder, digitale revolutioner, cellekontorer, åbne kontorlandskaber, aktivitetsbaseret arbejde, nedjusteringer og opjusteringer. I næsten 80 år har vi skabt rum til de stadigt skiftende krav til virksomhederne og formet kontormiljøer, der fremmer medarbejdernes trivsel og fremgang. Vi har helt fra starten arbejdet bæredygtigt og med cirkularitet og søger altid at opnå det perfekte forhold mellem bæredygtige miljøer, mennesker og økonomi. Pludselig befinder vi os alle i en ny tid. Under og efter COVID-19-pandemien. Hjemmearbejde har betydet, at vi har måttet gøre op med mange af vores overbevisninger, og understreget de forskellige behov, som vi ikke vidste, vi havde, og har givet virksomhederne nye muligheder for at skabe gode arbejdspladser. Denne hvidbog fra Kinnarps: Redefinering af arbejdspladsen er et initiativ, der er dedikeret til fremtidens kontorer. Målet er at finde en ny balance mellem hjemmet og kontoret, der sikrer en bæredygtig og holdbar fremtid, som understøtter effektiviteten, både på arbejdet og derhjemme. Vi mener, at det er nødvendig læsning for virksomhedsledere, kontorchefer, HR-folk og alle andre, der er involveret i at skabe eller genskabe kontoret som begreb. God fornøjelse med læsningen. I er altid velkomne til at kontakte os, hvis I har spørgsmål.

Med venlig hilsen Dan Molander Sales Director hos Kinnarps-koncernen

Baggrund

Med udarbejdelsen af denne hvidbog ønskede vi ikke kun at se på fakta og tal om hjemmearbejde under pandemien. Det er naturligvis interessant og vigtigt, og vi ved, at der er mange facitity managers ejendomsadministratorer og virksomhedsejere, der lige nu har svært ved at finde ud af, hvordan leje, finansiering og værdi vil udvikle sig i løbet af den næste tid. Vi ønskede at se tingene fra et andet perspektiv - lige så vigtigt økonomisk set, men i højere grad relateret til virksomheders og menneskers evne til at holde fokus og blive ved med at udføre et godt, kreativt og effektivt arbejde på langt sigt. Ud over det traditionelle skrivebordsarbejde, hvor vi har gennemlæst rapporter fra hele verden, har vi foretaget dybdegående interviews med 25 europæiske fagfolk om deres situation i hjemmet og på kontoret, hvor vi har forsøgt at få indblik i deres ændrede følelser og rutiner, samt hvordan de ser fremtiden for en fremgangsrig arbejdsplads på langt sigt. Forskellige lande har haft forskellige niveauer af nedlukning, hvilket selvfølgelig påvirker den måde, mennesker opfatter muligheder og begrænsninger på. Vi har forsøgt at se ud over den direkte effekt af nationale restriktioner og i stedet fokuseret på et bredere perspektiv for, hvordan ændringer af arbejdspladsen som begreb i dag kan og bør påvirke de beslutninger, I træffer for jeres kontorindretning i fremtiden.

FJERNARBEJDE ER KOMMET FOR AT BLIVE, I DET MINDSTE I ET VIST OMFANG Ligesom samfundet og kulturerne ændrer sig med tiden, ændres også den måde, vi ser på arbejdskraft, arbejdsmetoder og kontorer på. På grund af COVID-19-pandemien er mange medarbejdere blevet tvunget til at arbejde hjemmefra, uanset om de ønskede det eller var forberedt på det. Det er blevet beskrevet som et globalt eksperiment i fjernarbejde – og følgerne er begyndt at vise sig. Fjernarbejde har vist sig at være mere gavnligt på kort sigt, end både arbejdsgivere og medarbejdere kunne have forestillet sig. Hjemmet ser ud til at være et godt sted at udføre arbejde, der kræver fokus og fuld koncentration. Medarbejderne beretter ofte om højere effektivitetsniveauer, når de arbejder hjemmefra, både i forhold til individuelle opgaver, der kræver koncentration, og i forhold til virtuelle møder. Mange beretter om mere effektive møder, der er meget mere tilbøjelige til at starte til tiden og ikke indeholder en masse smalltalk, før mødet kommer rigtigt i gang. Nogle medarbejdere har også opdaget nye måder at mødes på, som de finder særligt værdifulde, såsom telekonferencer omdannet til gående møder udendørs, online yoga-sessioner og virtuelle kaffemøder. Hjemmearbejde har også givet medarbejderne større fleksibilitet og for mange en bedre balance mellem arbejde og fritid. Den tid, medarbejderne sparer på ikke at skulle pendle til arbejde, kombineret med muligheden for at udføre små huslige gøremål i pauserne, giver mere tid til både familie og andre interesser. Fleksibiliteten betyder meget for mange mennesker.

På trods af de umiddelbare kortsigtede fordele ved fjernarbejde kan vi se indikationer i vores interviews om, at vi skal være forsigtige, når vi drager konklusioner på denne baggrund. Selvom nogle medarbejdere har haft gode erfaringer med at arbejde hjemmefra, gælder det ikke for alle. For nogle har det været en meget besværlig tid, og mange har decideret svært ved at kunne udføre et godt stykke arbejde hjemmefra. Eksempelvis har personer, der passer små børn under nedlukningen, bor i en mindre bolig eller har begrænset mulighed for god ergonomi, haft en mindre positiv oplevelse end andre. Derudover kan det at arbejde hjemmefra i nogle tilfælde gøre det svært at stoppe med at arbejde, måske fordi man pludselig oplever, at arbejdsgivere, chefer, store kunder osv. er flyttet ind i stuen. Det kan være svært at sætte grænser mellem arbejde og privatliv, når alt foregår i samme rum. Ifølge en europæisk undersøgelse berettede 27 % af dem, der arbejdede hjemmefra under pandemien, at de arbejdede meget længere tid end normalt og brugte deres fritid på at leve op til det, de mente, virksomheden forventede af dem. 2 Hvis medarbejderne får frihed til at arbejde når som helst og hvor som helst i løbet af dagen, kan det være en fordel at tale om forventningerne til samarbejdet. Må man sende e-mails efter kl. 20? Skal modtagerne svare sent om aftenen? Hvad er reglerne og grænserne for fjernarbejde og samarbejde?

“ Med pandemien opdagede vores kunder, at det er muligt at arbejde på en anden måde og tættere på hjemmet for at optimere deres arbejde og finde balancen mellem arbejdsliv og privatliv. Til gavn for deres familier og dem selv.” SEDAT ADIYAM AN, DIRECTOR HOS COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, SCHWEIZ.

DET VI SAVNER FRA KONTORET VIGTIGHEDEN AF PERSONLIG INTERAKTION

I vores interviews med fagfolk over hele Europa samt i vores daglig dialog med kunder og partnere står det klart, at det, vi savner mest fra kontoret, er hinanden. Uden et sted at mødes og være i kontakt med kolleger føler mange medarbejdere sig rådvilde, ensomme og uinspirerede. Disse faktorer kan være kritiske for en arbejdsplads, og noget alle bør være opmærksomme på, ikke mindst fordi psykisk sygdom og diagnoser som mental træthed og depression er vokset gradvist i løbet af det sidste årti. Dette har især været tydeligt under COVID-19-pandemien, hvor endnu flere europæere melder, at deres psykiske velbefindende er reduceret.

WHO-5 TRIVSELSINDEKS WHO-5 Trivselsindekset måler psykisk velbefindende på en score fra 0–100.

EQLS 20161

APRIL 2020 2

JULI 2020 2

Komplekse samarbejdsopgaver som f.eks. kreative møder, brainstorming samt afprøvning og udvikling af nye ideer foretages bedst sammen på fysiske møder. Her spiller kontoret en kæmpe rolle. I vores interviews har denne betragtning været fremherskende og et typisk eksempel på noget, man ikke lægger mærke til eller savner, før det ikke er der. Der synes at være enighed om, at nogle former for samarbejde kan gøres mere effektivt via digitale møder, og mange oplever, at de har lært at bruge de digitale værktøjer, som deres virksomheder stiller til rådighed, endnu bedre. At sætte flere digitale møder på dagsordenen i fremtiden kan være med til at spare rejseomkostninger og være gavnligt for miljøet, men der er stadig et vigtigt element i personlige møder, man ikke kan se bort fra. Det fysiske aspekt af at mødes og samarbejde personligt tilfører noget, som ingen digital løsning kan levere. Det centrale bliver at finde en balance mellem digitale og fysiske møder og samtidig eksperimentere med ny og kommende teknologi, der kan være med til at tilføre et fysisk aspekt til de digitale møder og gøre dem mere interaktive.

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Livskvalitet, kvaliteten af de offentlige tjenester og samfundets kvalitet, Den Europæiske Unions Publikationskontor, Luxembourg. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19-serien, Den Europæiske Unions Publikationskontor, Luxembourg.

“ Den type information, der udveksles ved personlige møder, er anderledes - og bedre. Ofte er det svært at have tillidsfulde og dybdegående samtaler via telefonmøder, da man ikke kan se den anden person og aflæse vedkommendes kropssprog. Men vi bør tilstræbe at finde den rette balance mellem antallet af personlige møder og onlinemøder.” ANNE STEINICKE, PROJECT M AN AGER HOS SEN ATSDEPARTEMENTE T FOR ØKONOMI I BERLIN, T YSKL AND.

SKABELSE AF EN GOD ARBEJDSKULTUR

Kontorområdet er ikke kun stedet for spontane møder ved kaffemaskinen - det handler om at skabe en følelse af fællesskab og en følelse af at høre til noget større. Ironisk nok får det medarbejderne til at føle sig mere hjemme ved at føle sig mere forbundet med virksomheden og det fællesskab, de er en del af. En god arbejdskultur får alle til at føle sig set og anerkendt, og dette kan være svært at gøre, når alle arbejder hjemmefra. Det er nemmere at overse den medarbejder, der har det svært, ikke trives eller har brug for ekstra hjælp. Det er vigtigt at overveje dette, når man arbejder hjemmefra, og at træffe foranstaltninger, der hjælper alle med at føle sig forbundet med hinanden. IMØDEKOMMELSE AF NYE OG UNGE TALENTER

Et af vores mest interessante resultater er spørgsmålet om, hvad der sker med nye og unge ansatte, når deres chefer, mentorer og mere erfarne kolleger ikke naturligt er til stede til at besvare deres spørgsmål og give råd. Tiltrækning og fastholdelse af talenter er en af de største udfordringer, europæiske virksomheder har haft i det 21. århundrede. Og selvom det giver mening, når man tænker over det, har vi konstateret, at mange arbejdspladser har overset, at unge og nyansatte medarbejdere nok har det største behov for at være på kontoret.

Den nyfundne komfort ved digitale møder og fjernarbejde som en effektiv og funktionel løsning kan også påvirke rekrutteringsprocesserne i fremtiden. Mange samtaler foregår nu online, og det vil mange virksomheder gerne blive ved med i fremtiden, i hvert fald i den første del af rekrutteringsprocessen. Det kan også udvide søgeområdet for fremtidige rekrutteringer, hvis der er mulighed for at arbejde hjemmefra.

“ Fællesskabet og kulturen på arbejdspladsen er de vigtigste aspekter ved kontoret, som ikke kan genskabes derhjemme.” L AURA PIHL AJA, HR-SPECI ALIST HOS ADVEN, FINL AND.

Kontoret er det bedste sted at lære, stille de spontane spørgsmål, give og modtage feedback samt afprøve forskellige ting. Det er også det bedste sted at dele virksomhedens værdier og blive en del af kulturen. Hvad sker der, når de mest erfarne på kontoret ikke er der til at samarbejde med nye og unge talenter?

“ Jeg synes, det er rigtig godt, at nogle har benyttet sig af denne mulighed for at udvikle sig og modnes. Elever og nyansatte teammedlemmer har haft en ulempe. De har ikke noget at trække på eller nogen at læne sig op af. Og det er problemet med hjemmekontoret, for under disse forhold har folk i denne type roller fået en meget sværere start. Vi mener, at det er en dårlig ting ved hjemmekontormodellen i denne sammenhæng. For disse mennesker ved hverken hvordan eller hvornår, de kan opnå den rette erfaring. Det afhænger selvfølgelig af branchen, fordi der er virksomheder, hvor erfaringen opnås gennem antallet af udførte opgaver, men hos mange andre handler det om kvaliteten af disse opgaver.” KONRAD KRUSIEWICZ, ARKITEKT OG STIF TER HOS THE DESIGN GROUP WARSZ AWA, POLEN. 6

UNDERVURDER IKKE ERGONOMIEN

Kontoret er ikke bare et bedre sted at opbygge virksomhedens kultur og holde kreative brainstorming-sessioner og personlige møder. Et andet vigtigt aspekt, som mange medarbejdere, der arbejder hjemmefra, har overset, er de ergonomiske løsninger, der findes på kontoret. Kontoret er, medmindre man har et specifikt hjemmekontor, næsten altid mere ergonomisk indrettet end en arbejdsplads i hjemmet. Folk, der arbejder hjemmefra, mærker måske ikke noget ubehag i starten, men det kan påvirke kroppen på længere sigt, hvis de arbejder ved køkkenbordet eller i stuen. Undersøgelser viser, at personer, der arbejder hjemmefra i længere tid, konsekvent har oplevet smerter i nakke, skuldre, albuer og ryg. Det kan give langvarige gener, som fører til højere sygefravær og nedsat trivsel med højere sundhedsomkostninger for både medarbejderen og arbejdsgiveren.

Hvordan kan arbejdsgiverne sikre, at deres medarbejdere forbliver glade og sunde på langt sigt? Hvis vi ser frem mod en ny tid for fjernarbejde, skal arbejdsgiverne måske overveje det øgede behov for ordentlig ergonomi i hjemmet? Vi kan se, at lovgivningen varierer fra land til land, hvilket skaber forskellige betingelser for, at arbejdsgiverne kan hjælpe deres medarbejdere med et ergonomisk arbejdsmiljø, uden at de enkelte medarbejdere bliver økonomisk påvirket, f.eks. ved beskatning af personalegoder. Det er vigtigt, at lovgivningen hurtigt tilpasses den aktuelle situation for at sikre, at medarbejdere, der arbejder hjemmefra, også kan have et godt arbejdsmiljø.

“Jeg tror, at de fleste virksomheder ønsker at se så mange af deres medarbejdere som muligt på kontoret, fordi det fysiske møde mellem mennesker i et bevidst designet miljø er overlegent med hensyn til innovationskraft og opbygning af en virksomhedskultur. Men samtidig vil det være meget vanskeligt helt at fjerne den frihed, som mange følte med muligheden for at arbejde hjemmefra. Jeg tror og håber, at vi vil se lidt mere fleksibilitet i at tilpasse os, hvor vi arbejder ud fra vores behov.” ON AS FALK, ARKITEKT OG PARTNER I STRATEGISK ARKITEKTUR, SVERIGE.

HVAD BETYDER DET FOR KONTORET? Helt op til 75 % af medarbejderne i Europa siger, at de gerne vil fortsætte med at arbejde hjemmefra – men meget få vil gerne gøre det hver dag. Blandt de personer, vi interviewede, ser det ud til, at der er fælles enighed om, at et forhold på 3 til 2 er ønskeligt: enten tre dage på kontoret og to hjemmefra eller omvendt. Med en øget fleksibilitet i forhold til, hvor vi vælger at arbejde, kommer der nye krav til den måde, vi arbejder og indretter vores kontorer på. Allerede før pandemien har der været en livlig faglig diskussion om, hvordan kontorer skal indrettes. Høje lejeudgifter til kontorer samt en vekslende arbejdssituation har tvunget beslutningstagere i organisationer til at maksimere deres brug af kontorlokalerne. Hvad betyder det så for fremtiden? Hvis folk kan vælge, hvornår de vil arbejde hjemmefra, kan det f.eks. være, når de har brug for at fokusere på de arbejdsopgaver, der kræver et højt niveau af koncentration. Men hvad med dem, der ikke kan koncentrere sig derhjemme? Vi vil helt sikkert have brug for mere variation og forskellige typer arbejdsmiljøer for ordentligt at kunne imødekomme kontorets fremtidige behov og krav.

FREMTIDENS KONTORTENDENSER AKTIVITE TSBASERE T ARBEJDE

Aktivitetsbaseret arbejde er ofte misforstået og anvendes forkert. Det er ganske enkelt en måde at arbejde på, hvor der er behov for en gennemtænkt indretning af kontormiljøet til at understøtte den specifikke organisations aktiviteter. Hvor medarbejderne vælger arbejdsmiljø efter typen af arbejdsopgave. Denne måde at arbejde på vil være afgørende for mange virksomheder, der tilbyder deres medarbejdere mere fleksible arbejdsforhold, hvor de selv kan vælge, hvor de vil arbejde. Hvis medarbejderne arbejder hjemmefra 2–3 dage om ugen, betyder det overordnet set, at kun omkring 50 % af medarbejderne arbejder på kontoret samtidigt. Det vil ikke være en rentabel løsning at alle har sit eget personlige skrivebord. Set i forhold til at nogle af medarbejderne måske kommer på kontoret for at samarbejde og andre for at koncentrere sig, kan man have brug for forskellige miljøer på baggrund af disse aktiviteter. Det afgørende er dog, at de forskellige miljøer udvælges på baggrund af en grundig analyse, der inddrager alle medarbejdere i processen, samt for at sikre at den implementeres fuldt ud i organisationen.

FLERE MØDERUM

Under vores interviews har vi konstateret en længsel efter personlige interaktioner og møder. De digitale møder er fine, men vi savner de uformelle samtaler om løst og fast, brainstormingsessionerne omkring whiteboardet og de korte opdateringer blandt kollegerne. Man kan udføre sit arbejde godt hjemmefra, men mange mennesker længes efter at vende tilbage til kontoret for at samarbejde personligt med deres kolleger. Det vil næsten helt sikkert påvirke det fremtidige behov for mødelokaler på kontoret. Hvis flere arbejder hjemmefra ind imellem, vil der være en øget efterspørgsel efter virtuelle mødelokaler, både til større grupper og til individuel brug. Antages det, at flere mennesker også ønsker at bruge kontoret til kreative møder, bliver det nødvendigt med projektrum og andre former for møderum, hvor man kan arbejde kreativt sammen.

SAM ARBEJDE UDEN FOR DE STØRRE BYER

Mindre tid på at pendle til kontoret samt et ønske om et enklere liv uden for de større byer taler til fjernarbejdets fordel. Kontorbegrebet er blevet bredere, og både medarbejdere og arbejdsgivere er klar over, at de kan arbejde effektivt andre steder end på kontoret. Fjernarbejde betyder ikke kun, at man arbejder hjemmefra, selv i de mindre byer og forstæderne bliver kontorfællesskaber stadigt mere populært. Nogle virksomheder taler også om at indskrænke deres hovedkontorer i de centrale dele af storbyerne og i stedet oprette mindre satellitkontorer uden for byen, hvilket giver nemmere adgang for medarbejdere, der bor i forstæderne. UDVIKLING AF NYE STANDARDER FOR LEDERSKAB OG MEDARBEJDERSKAB

AFSKÆRMEDE RUM TIL KONCENTRATIONSARBEJDE

Ikke alle har dog haft gode erfaringer med at arbejde hjemmefra, og oplevelsen afhænger ofte af, om det er nemt at koncentrere sig eller ej. For dem, der ikke kan koncentrere sig eller ikke har mulighed for at have et godt ergonomisk arbejdsmiljø derhjemme, skal kontoret kunne tilbyde stillerum, hvor medarbejderne kan koncentrere sig om deres individuelle opgaver. Stillerum, hvor man kan koncentrere sig, er noget, mange kontorer har manglet allerede før pandemien, og selvom mange har kunnet koncentrere sig og være effektive derhjemme, kan vi ikke sætte vores lid til det og glemme behovet for individuel koncentration i fremtidens kontor. Stillerum til koncentrationsarbejde er ofte afgørende for den samlede oplevelse af kontormiljøet, men det behøver ikke at være ensbetydende med lukkede eller private kontorer. Ved at opdele kontoret i forskellige zoner med god afskærmning og indføre retningslinjer for brug og adfærd kan man sikre koncentration og fokus selv i åbne rum. FLERE TEKNOLOGISKE LØSNINGER, BÅDE MOBILE OG FASTE

Teknologi er en vigtig faktor for at opnå succes, når det drejer sig om at tilføre en mere fleksibel måde at arbejde på, hvor medarbejderne selv kan vælge, hvor de vil arbejde, både på og uden for kontoret. Det handler ikke kun om at forsyne medarbejderne med bærbare computere, smartphones og software for at hjælpe dem med at være i kontakt hinanden, det er også vigtigt at se på de tekniske løsninger på kontoret. Der skal være et godt netværk af teknologiske løsninger på kontoret, som er nemme at oprette forbindelse til, både når man arbejder individuelt og i samarbejde med andre. Vi vil have, at det hele kører, og at alt er forbundet, som f.eks. de smart enheder, vi bruger derhjemme. Det er sandsynligt, at flere medarbejdere vil arbejde hjemmefra ind imellem, og der skal være systemer på plads, både på kontoret og bærbare til ekstern brug, der gør det nemt at samarbejde, få adgang til filer og andre vigtige dokumenter og dele arbejdet med resten af organisationen.

Vi kommer fra en tid, hvor vi for det meste tilbringer vores arbejdstid på kontoret, og bevæger os mod en mere dynamisk og fleksibel måde at arbejde hjemmefra på, hvilket også stiller nye krav til lederskabet. Mange ledere på C-niveau er blevet opdraget med filosofien om, at der skal arbejdes på kontoret, og der har været fokus på den tid, der bruges på kontoret, snarere end på den faktiske effektivitet, produktivitet og resultater. Det bør være ligegyldigt, hvordan, hvornår og hvor vi får arbejdet gjort. En mere dynamisk balance mellem arbejdet på kontoret eller andre steder kræver, at "gammeldags" ledere tilegner sig en ny måde at lede på, en ledelsesstil, hvor man stoler på, at de ansvarsfulde medarbejdere leverer resultater, uanset hvor arbejdet udføres. Men en mere dynamisk og fleksibel måde at arbejde på stiller ikke kun nye krav til ledelsen, den stiller også nye forventninger til medarbejderne. Man skal udvikle en kultur, der indebærer ejerskab og ansvar i hele organisationen, ikke kun blandt lederne. Det kalder vi medarbejderskab, og det er lige så vigtigt som et mere moderne lederskab, hvis organisationerne skal tilpasse sig nye og mere fleksible måder at arbejde på. Uanset hvad fremtiden bringer, kan vi konkludere, at kontormedarbejdere over hele verden har udvist en utrolig tilpasningsevne og fleksibilitet under pandemien. Nu er det tid til, at ledelsen og kontoret som begreb giver noget til gengæld!

“ Den hybride måde at arbejde på vil blive mere almindelig og påvirke både de fysiske rammer på arbejdspladsen, men også hjemmekontoret. Den teknologiske udvikling har oplevet en voldsom stigning, men det samme gælder den daglige brug, og næste skridt er at udvikle samarbejdsmulighederne digitalt.” FREDRIK NILSSON, HEAD OF GROUP REAL ESTATE INTERN ATION AL HOS SEB, SVERIGE.

“ Store forandringer er på vej. Ledere skal lære at give slip og stole på deres medarbejdere. Deres holdning til hjemmekontoret vil ændre sig. Vi går i en “Working from anywhere” -retning. Målet er at arbejde mere fleksibelt og opretholde en sund balance mellem arbejde og fritid.”

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMNE T NI, UNGARN.

ET KONTOR, DER ER SKABT TIL AT HOLDE I LÆNGDEN, ER ET KONTOR, DER KAN ÆNDRE SIG TIL ENHVER TID For at udforme et kontor, der holder over tid, skal det være i stand til at tilpasse sig nye udfordringer, skiftende krav og forskellige præferencer. Forudsætningen herfor er nøje udvalgte farver og materialer, der bidrager til et roligt og ensartet udtryk. På den måde er det muligt at omdanne og kombinere møblerne fra forskellige rum på kontoret og samtidig bevare et homogent og ensartet indtryk. En fremtidssikret og langtidsholdbar kontorindretningsløsning skal være fleksibel nok til at blive ved med at ændre sig med organisationen. Det kan være små ændringer, der sker hver dag, men det kan også være større forandringer og omstillinger, der ikke sker nær så ofte, som den forandring, vi oplever lige nu.

Vi ved fra møder med vores eksisterende kunder, at mange tænker over deres kontorlokalers fremtidige fleksibilitet. Fleksibilitet kan nogle gange føles som et modeord, der skal få os til at se vigtigheden af at ændre sig over tid. Vi skal være fleksible, men hvad betyder det egentlig? Når det drejer sig om kontorindretning og møbelvalg, kan vi godt lide at tale om tre niveauer af fleksibilitet, som man skal tage med i betragtning, når man indretter en langtidsholdbar og fremtidssikret løsning, der er tilpasset organisationens behov.

DAGLIG FLEKSIBILITE T

Nogle ting vil man gerne ændre fra dag til dag eller endda flere gange om dagen. Det kan være at tilføje ekstra stole eller skærme til et mødelokale, eller et sted hvor man kan sidde, mens man samarbejder ved sin kollegas skrivebord. Det kan også være individuel justering af kontorstolen og variation af sidde- og ståfunktion med et hæve-sænkebord.

Daglig fleksibilitet skal være let, og derfor er produkter med hjul perfekte, da de er nemme at flytte derhen, hvor man har brug for dem. Multifunktionelle produkter som afskærmning med opslagstavler er perfekte, når man har brug for ekstra skriveplads til mødet og giver fremragende lydabsorbering.

KORTSIGTE T FLEKSIBILITE T

Denne pandemi har virkelig sat vores kontorers kortsigtede fleksibilitet på prøve. Virksomheder over hele verden har været tvunget til at foretage ændringer i deres kontorindretning for at kunne overholde myndighedernes retningslinjer og restriktioner, som også har ændret sig og udviklet sig over tid. Vi ved ikke, hvor mange af disse forandringer, der vil være til stede i fremtiden, men mange har indset vigtigheden af at have en

kontorløsning, der kan tilpasses forskellige behov og situationer – i dette tilfælde en pandemi, men næste gang kan det være en hurtig vækstspurt for virksomheden eller et tværfunktionelt projekt. Man kan føje kortsigtet fleksibilitet til sit kontor ved at ændre antallet af siddepladser og skærme ved en work bench løsning samt ved at omdanne den til enten arbejdspladser eller mødelokale, afhængigt af virksomhedens behov for den nærmeste fremtid.

L ANGSIGTE T FLEKSIBILITE T

Fleksibilitet kan også være langsigtet: noget, der kan hjælpe med at tilpasse sig forandringer, der sker hvert andet år eller sjældnere. Denne form for fleksibilitet gør det muligt at bruge kontormøblerne i lang tid fremover - en løsning, der er både økonomisk og miljømæssigt bæredygtig. Man får langsigtet fleksibilitet med produkter, der kan omdannes, så de passer

til nye rum eller nye formål. Med et modulsystem kan man tilføje eller fjerne dele for at arrangere møblerne i nye konstellationer, så de kan tilpasses virksomhedens konstant skiftende behov. En løsning, der passer perfekt lige nu, er måske ikke det, man har brug for om to år, eller efter man er flyttet til nye lokaler.

HVORDAN KAN MAN FORBEREDE SIG? Kontoret som begreb har ændret sig. Lige nu føler man sig måske fanget midt imellem tidligere måder at arbejde på, som vi ikke kan vende tilbage til, og en ukendt fremtid. Så hvordan kan man forberede sit kontor til en ny måde at arbejde på? Forandring kræver tid og overvejelse. Først og fremmest skal man analysere, hvad der har virket, og hvad der ikke har virket i den specifikke organisation under pandemien, samt hvordan man gerne vil arbejde i fremtiden for bedst muligt at understøtte virksomheden og medarbejdernes trivsel. Uanset hvilken retning man er på vej i, er det afgørende, at man inddrager alle medarbejdere i processen for at forberede dem på den nye måde at arbejde på. Deres deltagelse, indsigt og erfaring er vigtige faktorer for at få succes i fremtiden. Så det handler alt sammen om at indrette kontoret, så det passer til virksomhedens fremtidige måde at arbejde på, og om at skabe sundhed og fremgang, både for organisationen og for medarbejderne.

ARBEJDSPLADSANALYSE VISER VEJEN

I årenes løb har vi hjulpet mange kunder med at planlægge værdiskabende ændringer i deres fysiske miljø. Det gør vi gennem vores arbejdspladsanalyse Next Office®, som hjælper med at skabe virksomhedstilpassede og bæredygtige kontorløsninger. Styrken ved vores arbejdspladsanalyse er, at den er baseret på den unikke organisations vision og mål, og at den forenkler inddragelse og inklusion af medarbejdere og andre interessenter. Vi har lært, hvor vigtigt det er at inddrage alle tidligt i processen for at kunne afdække behov, både i dag og i fremtiden, samtidig med at vi identificerer udfordringer og muligheder. Gennem hele analyseprocessen hjælper vi vores kunder med at identificere og forstå deres behov og derefter udarbejde en rapport, der danner grundlag for indretningsløsningen. Vi er overbeviste om, at rådgivning om ændringer i indretningsløsninger og arbejdsmetoder skal være baseret på data, ikke på gætterier.

FEM SUCCESFAKTORER

OPSTIL EN VISION OG M ÅL

For at skabe konsensus skal ledelsen opstille en vision og mål for virksomheden. Vision og mål skal derefter danne grundlag for hele processen.

INDDRAG MEDARBEJDERNE

En afgørende faktor for, at virksomheden forandringsrejse bliver en succes, er at inkludere, inddrage og forberede alle medarbejdere fra starten. Når man kan drage fordel af forskellige erfaringer og behov, er slutresultatet altid bedre.

INDRE T KONTORE T I OVERENSSTEMMELSE MED DE FAKTISKE AKTIVITE TER

For at skabe et fremgangsrigt kontor skal indretningen planlægges i henhold til kortlagte aktiviteter og arbejdsmetoder og sætte fokus på både den enkelte og virksomheden.

FASTLÆG REGLER OG RE TNINGSLINJER FOR KONTORE T

For at få mest muligt ud af kontoret og skabe en god arbejdskultur skal man opstille klare retningslinjer for, hvordan man bruger og opfører sig på arbejdspladsen, samt retningslinjer for fjernarbejde. Reglerne for kontoret skal være dynamiske og tilpasses skiftende forhold.

OPFØLGNING

Det er vigtigt at følge op på, hvordan det nye kontor fungerer, og hvordan de nye miljøer fungerer og reelt anvendes. Der skal løbende følges op på, at kontoret tilpasses ændrede behov og nye medarbejdere.

kinnarps.dk

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991005 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Vil I vide mere om, hvordan indretningsløsninger kan hjælpe jeres virksomhed med at få succes?