Redefining the workplace (FR-BE) by Kinnarps Group

REDÉFINIR LE LIEU DE TRAVAIL : TOUTES LES RESSOURCES DONT VOUS AVEZ BESOIN POUR CRÉER LE BUREAU IDÉAL LES TENDANCES QUI VONT FAÇONNER VOTRE POSTE DE TRAVAIL ET COMMENT VOUS PRÉPARER

Place à la durabilité

Depuis notre création en 1942, Kinnarps s’est engagée à trouver et à créer le bureau parfait, en suivant les tendances professionnelles, la crise pétrolière, la mondialisation, les zones de libre-échange, les révolutions numériques, les cabines, les bureaux ouverts, le travail basé sur l’activité, la diminution ou l’augmentation des effectifs. Depuis près de 80 ans, ensemble, nous concevons un environnement de travail créatif en tenant compte des exigences en constante évolution des entreprises, en façonnant des environnements de bureau qui favorisent le bien-être et la pérennité. Depuis le début, nous agissons dans une optique de durabilité et de circularité, toujours en quête du juste équilibre entre environnement, ressources humaines et économie durables. Du jour au lendemain, nous nous retrouvons tous à l’aube d’une nouvelle ère. L’avant et l’après de la pandémie COVID-19. Le télétravail nous a contraints à mettre de côté nombre de nos convictions, à mettre en lumière des besoins différents dont nous ignorions l’existence et à créer de nouvelles opportunités pour les entreprises, et concevoir ainsi des lieux de travail attractifs. Ce livre blanc de Kinnarps : Redéfinir le lieu de travail relève d’une initiative dédiée à l’avenir des bureaux. Établir un équilibre nouveau entre domicile et lieu de travail, en instaurant un avenir durable propice à l’efficacité, tant sur le plan professionnel que personnel. Cette lecture nous semble incontournable pour les chefs d’entreprise, les cadres administratifs, les professionnels des ressources humaines et toute autre personne intervenant dans la conception ou la refonte du concept de bureau. Nous espérons que vous en apprécierez la lecture. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Cordialement, Dan Molander, Directeur commercial du groupe Kinnarps

Contexte

Ce livre blanc n’a pas été rédigé dans le seul but d’examiner les faits et les chiffres relatifs au télétravail pendant la pandémie. Cette question ne manque évidemment pas d’intérêt ni d’importance, et nous savons que de nombreux responsables d’établissements, agents immobiliers et propriétaires d’entreprises s’arrachent les cheveux en ce moment même, tandis qu’ils s’emploient à déterminer l’évolution probable des loyers, du financement et de la valeur des biens au cours de la prochaine période. Nous voulions adopter une perspective différente, tout aussi pertinente sur le plan financier, mais davantage liée à la capacité des entreprises et des personnes à rester concentrées et à continuer à produire un travail de qualité, de manière créative et efficace, sur le long terme. Outre la recherche traditionnelle sur ordinateur, fondée sur des rapports provenant du monde entier, nous avons interrogé en profondeur 25 professionnels européens sur leur environnement personnel et professionnel, en essayant de saisir les changements émotionnels et routiniers vécus et en tirant des enseignements de ce qu’ils estiment être l’avenir durable d’un lieu de travail prospère. Différents pays ont connu différents niveaux de confinement, ce qui affecte bien entendu la façon dont les gens perçoivent les opportunités et les restrictions. Nous avons cherché à voir au-delà de l’effet direct des restrictions nationales, en nous concentrant davantage sur une perspective plus globale de la manière dont les changements apportés au concept de lieu de travail aujourd’hui peuvent et doivent affecter les décisions que vous prendrez pour votre espace de travail à l’avenir.

LE TÉLÉTRAVAIL EST LÀ POUR RESTER, AU MOINS DANS UNE CERTAINE MESURE À l’instar de la société et des cultures évoluant au fil du temps, notre perception du travail, nos méthodes de travail et nos environnements professionnels changent également. La pandémie de COVID-19 a contraint de nombreux employés à travailler à domicile, peu importe s’ils le souhaitaient ou s’ils y étaient préparés. Cette initiative a été décrite comme une expérience mondiale de télétravail, et les effets commencent à se faire sentir. Le télétravail s’est avéré plus bénéfique à court terme que ne l’auraient imaginé les employeurs ou les employés. Le domicile semble être un endroit propice au travail qui requiert une pleine concentration. Les employés font souvent état de niveaux d’efficacité plus élevés lorsqu’ils travaillent à distance, tant pour les tâches individuelles ciblées que pour les réunions virtuelles. Nombreux sont ceux qui affirment que les réunions sont plus efficaces, qu’elles sont beaucoup plus susceptibles de commencer à temps, sans être précédées de petites discussions préalables. Certains employés ont également découvert de nouvelles façons de se rencontrer qui se sont avérées particulièrement enrichissantes, notamment les téléconférences transformées en réunions en plein air, les séances de yoga en ligne et les discussions virtuelles autour d’un café. Le travail à domicile a également permis aux employés de bénéficier d’une plus grande flexibilité et, pour beaucoup, d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le temps que les employés gagnent à ne pas avoir à se déplacer pour se rendre au travail, combiné à la possibilité d’effectuer de petites tâches ménagères pendant les pauses, offre plus de temps pour la famille et d’autres centres d’intérêt. Cette flexibilité est primordiale pour de nombreuses personnes.

En dépit des avantages directs à court terme du télétravail, nos entretiens nous indiquent clairement que nous devons en tirer des conclusions avec prudence. Si certains employés apprécient particulièrement le travail à domicile, ce n’est pas le cas pour tout le monde. Pour certains, il s’agit d’une période de grande difficulté, et nombre de personnes trouvent difficile de travailler efficacement chez eux. Par exemple, les parents qui doivent s’occuper d’enfants en bas âge en période de confinement, qui vivent dans des logements exigus ou qui ne disposent guère de conditions ergonomiques adéquates rencontrent davantage de difficultés que d’autres. De plus, avoir son bureau à la maison peut compliquer l’arrêt du travail dans certains cas, peut-être parce que vous constatez soudainement que votre employeur, votre patron, de grands clients, etc. se sont installés dans votre salon. Il peut s’avérer difficile de définir les limites entre le travail et la vie privée au sein d’un seule et même espace. Selon une enquête européenne, 27 % des personnes travaillant à domicile pendant la pandémie prétendent travailler beaucoup plus longtemps que d’habitude, utilisant leur temps libre pour répondre aux attentes perçues de leur entreprise. 2 Si les employés ont la liberté de travailler à tout moment et en tout lieu au cours de la journée, il peut être intéressant d’avoir une discussion sur les attentes en matière de collaboration. Êtes-vous autorisé à envoyer des e-mails après 20 h ? Les destinataires sont-ils censés répondre tard dans la soirée ou la nuit ? Quelles sont les règles et les limites du télétravail et de la collaboration?

« Avec la pandémie, nos clients ont découvert qu’il était possible de travailler différemment et plus près de chez eux, d’optimiser leur emploi du temps et d’équilibrer leur vie professionnelle et privée. Au profit de leurs familles et ellesmêmes. » SEDAT ADIYAM AN, DIRECTEUR DU COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, SUISSE.

POURQUOI LE BUREAU NOUS MANQUE L’IMPORTANCE DES INTERACTIONS EN FACE À FACE Dans nos entretiens avec des professionnels à travers l’Europe, ainsi que dans nos conversations quotidiennes avec nos clients et partenaires, il est apparu clairement que ce qui nous manque le plus au bureau, ce sont nos collègues. Privés d’un lieu de rencontre et d’échange avec leurs collaborateurs, bon nombre se sentent isolés, désorientés et dépourvus d’inspiration. Autant de signes inquiétants pour un employeur, dont tout le monde devrait être conscient, notamment parce que les troubles mentaux et les symptômes tels que la fatigue mentale et la dépression ont augmenté progressivement au cours des dix dernières années. Ce phénomène se vérifie d’autant plus depuis l’apparition de la pandémie COVID-19, avec un nombre croissant d’Européens faisant état d’une dégradation de leur équilibre psychologique.

Les tâches de collaboration complexes, telles que les réunions créatives, le brainstorming et la mise à l’essai et le développement de nouvelles idées, se déroulent mieux dans le cadre de réunions physiques. Dans ce contexte, le bureau joue un rôle majeur. Nos entretiens nous ont permis de constater que ce point se confirme et combien même il passait pratiquement inaperçu avant la pandémie.

L’indice de bien-être OMS 5 mesure le bien-être mental

Il semble exister un consensus sur le fait que certaines formes de collaboration sont plus efficaces dans le cadre de réunions virtuelles, et de nombreux employés estiment avoir appris à optimiser l’utilisation des outils numériques fournis par leur entreprise. L’ajout de réunions numériques à l’ordre du jour à l’avenir peut contribuer à réduire les coûts de déplacement et s’avérer bénéfique pour l’environnement, mais il reste un élément clé dans les réunions physiques que l’on ne peut ignorer. L’aspect physique de la réunion et de la collaboration en personne ajoute un plus qu’aucune solution numérique ne peut fournir. Il s’agira donc de trouver un équilibre entre les réunions virtuelles et les réunions physiques, et aussi d’expérimenter les nouvelles technologies à venir qui pourront ajouter une dimension

avec un score de 0 à 100.

physique aux réunions virtuelles, et en renforcer l’interactivité.

INDICE DE BIEN-Ê TRE OMS 5

EQLS 20161

AVRIL 2020 2

JUILLET 2020 2

1) Eurofound (2017a), Enquête européenne sur la qualité de vie 2016 : Quality of life, quality of public services, and quality of society, Publications Office of the European Union, Luxembourg. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, série COVID-19, Publications Office of the European Union, Luxembourg (Qualité de vie, qualité des services publics et qualité de la société, Office des publications de l’Union européenne, Luxembourg. 2) Eurofound (2020), Vivre, travailler et COVID-19, série COVID-19, Office des publications de l’Union européenne, Luxembourg)

« Le type d’informations échangées lors de réunions en face à face est différent et plus intéressant. Il est souvent compliqué de mener des débats constructifs et approfondis en téléconférence, car il est impossible de voir l’autre personne et de juger de son langage corporel. Mais nous devons trouver le juste équilibre entre le volume de réunions en face à face et les téléconférences. » A NNE STEINICKE, CHEF DE PROJE T AU DÉPARTEMENT DES FIN ANCES DU SÉN AT À BERLIN, ALLEM AGNE. 5

CRÉER UNE CULTURE DE TRAVAIL EFFICACE Il s’agit de forger un sentiment de cohésion et d’appartenance à un projet plus vaste. Ironiquement, les employés se sentent davantage intégrés au sein de l’entreprise et de la communauté dont ils font partie. Une culture de travail saine donne à chacun le sentiment d’être vu et reconnu, ce qui peut s’avérer plus compliqué lorsque tout le monde travaille à distance. Un employé qui traverse une période difficile, qui ne se sent pas bien ou qui a besoin d’une aide supplémentaire passera plus facilement inaperçu. Ce point mérite d’être pris en compte dans le cadre du télétravail et des mesures doivent par ailleurs être mises en place pour que chacun se sente interconnecté. PRENDRE SOIN DES EMPLOYÉS RÉCEMMENT RECRUTÉS E T DES JEUNES TALENTS L’une de nos découvertes les plus intéressantes porte sur le sort des employés récemment recrutés et des jeunes recrues alors que leur supérieur hiérarchique, leur mentor et leurs collègues les plus chevronnés ne sont pas là pour répondre à leurs questions et leur dispenser leurs conseils. Attirer et retenir les candidats prometteurs constitue l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises européennes au 21e siècle. Et bien qu’il soit facile d’y

Le nouveau confort des réunions virtuelles et du télétravail en tant que solution efficace et fonctionnelle affecterait également les processus de recrutement à l’avenir. De nombreux entretiens se font désormais en ligne, et plusieurs entreprises envisagent de maintenir cette pratique à l’avenir, au moins pour la première partie du processus de recrutement. Cette méthode permettrait également d’élargir considérablement la zone de recherche de futurs candidats si le télétravail devient possible.

« La communauté et la culture d’entreprise constituent les piliers de l’emploi, des piliers qui ne peuvent être reproduits à la maison.» L AURA PIHL AJA, SPÉCI ALISTE RH CHEZ ADVEN, FINL ANDE.

penser, nous avons constaté que de nombreux postes de travail ont oublié que les employés juniors et les nouveaux employés pourraient avoir davantage besoin de se trouver physiquement au bureau. L’environnement de travail constitue le meilleur endroit pour apprendre, poser des questions spontanées, donner et recevoir du feedback, et vivre différentes expériences. C’est aussi le meilleur endroit pour partager les valeurs de l’entreprise et en intégrer la culture. Que se passe-t-il lorsque les personnes les plus expérimentées au bureau ne sont pas là pour collaborer avec les nouveaux et/ou jeunes talents?

« Je pense que c’est très bien que certains aient profité de ce contexte pour se développer et évoluer. Les stagiaires et les candidats récemment recrutés ont été lésés. Ils n’ont pas d’enseignement à tirer, pas de modèle à suivre ou imiter. Et c’est bien là le problème avec le télétravail, car dans ces conditions, les employés qui occupent ce genre de poste éprouvent davantage de difficultés au début. Nous estimons que le télétravail n’est tout simplement pas une solution optimale pour les entreprises, dans le contexte actuel. Parce que ces personnes ne savent pas comment ni à quel moment acquérir l’expérience adéquate. Cela dépend évidemment du secteur, car pour certaines entreprises, l’expérience est acquise par le nombre de tâches effectuées, mais pour beaucoup d’autres, il s’agit de la qualité de ces tâches. » 6

KONRAD KRUSIEWICZ, ARCHITECTE E T FONDATEUR CHEZ DESIGN GROUP À VARSOVIE EN POLOGNE.

NE JAM AIS SOUS-ESTIMER L’ERGONOMIE Le bureau n’est pas seulement l’endroit idéal pour renforcer une culture d’entreprise et organiser des réunions de brainstorming créatives et des rencontres en face à face. Autre élément crucial qui échappe à bien des employés télétravaillant : les solutions ergonomiques proposées au bureau. Le bureau que vous occupez au sein de votre entreprise, à moins que vous n’ayez un bureau à domicile spécifique, est presque toujours plus ergonomique qu’une installation professionnelle à domicile. Les employés qui télétravaillent ne ressentent pas forcément d’inconfort au début, mais le fait de travailler sur la table de la cuisine ou sur le canapé du salon peut avoir des effets à long terme sur le corps. Des études démontrent que les employés qui télétravaillent depuis longtemps souffrent constamment de douleurs au niveau de la nuque, des épaules, des coudes et du dos, ce qui peut provoquer des douleurs à long terme, et entraîner ainsi une augmentation du taux d’absentéisme pour cause de maladie ainsi qu’une détérioration de la qualité de vie, avec des coûts de santé plus élevés pour l’employé et l’employeur.

Comment les employeurs peuvent-ils veiller à la satisfaction et au bien-être de leurs collaborateurs sur le long terme ? Alors que nous découvrons une nouvelle approche du travail à distance, peut-être les employeurs doivent-ils réfléchir à la nécessité accrue d’une ergonomie adaptée à la maison ? Nous constatons que la législation varie d’un pays à l’autre, instaurant des conditions diverses pour permettre aux employeurs d’aider leurs employés à disposer d’un environnement de travail ergonomique sans compromettre leur situation financière, par exemple en matière d’imposition des avantages en nature. La législation devra être rapidement adaptée au contexte actuel afin que les employés appelés à télétravailler puissent eux aussi bénéficier d’un environnement de travail de qualité.

« Je pense que la plupart des entreprises souhaiteront voir le plus grand nombre possible de leurs employés au bureau, car la rencontre physique entre les personnes dans un environnement de travail conçu consciemment est plus favorable à l’innovation et à la construction d’une culture d’entreprise. Mais en même temps, il sera très difficile de supprimer complètement la liberté que beaucoup ressentaient avec la possibilité de travailler à domicile. Je crois et j’espère que nous verrons un peu plus de flexibilité dans l’adaptation de notre lieu de travail en fonction de nos besoins. » JON AS FALK, ARCHITECTE E T ASSOCIÉ CHEZ STRATEGISK ARKITEKTUR, SUÈDE.

QUELLE EST L’INCIDENCE SUR UNE SOCIÉTÉ ? Pas moins de 75 % des travailleurs en Europe déclarent qu’ils aimeraient continuer à travailler à domicile, mais très peu d’entre eux souhaiteraient le faire tous les jours. Les répondants semblent s’accorder sur le fait qu’un ratio de 3 pour 2 est souhaitable : soit trois jours au bureau et deux à la maison, soit l’inverse. La flexibilité accrue de nos lieux de travail s’accompagne de nouvelles exigences , quant à nos habitudes de travail et à la conception de nos espaces de bureau. Avant même la pandémie, un vif débat académique a eu lieu sur la manière de concevoir un bureau. Les loyers élevés des bureaux, ainsi que l’interchangeabilité des conditions de travail, ont contraint les décideurs de certaines sociétés à optimiser l’occupation de leurs locaux. Qu’est-ce que cela signifie pour l’avenir ? Si les employés peuvent choisir le moment où ils travaillent à domicile, ce pourrait être pour se concentrer sur des tâches professionnelles requérant un haut niveau de concentration. Mais qu’en est-il des personnes qui ne peuvent pas se concentrer à la maison ? Nous aurons certainement besoin de plus de flexibilité et de différents types d’environnements de travail afin de répondre correctement aux besoins et aux exigences futurs.

TENDANCES FUTURES DU BUREAU LE TRAVAIL BASÉ SUR L’ACTIVITÉ EST SOUVENT M AL COMPRIS E T M AL UTILISÉ. Il s’agit simplement d’une façon de travailler où vous avez besoin d’un environnement de bureau bien pensé pour renforcer les activités de votre entreprise. Les employés choisissent ensuite un environnement en fonction de la tâche. Cette approche jouera un rôle fondamental pour de nombreuses entreprises qui proposent à leurs employés des conditions de travail plus souples, leur permettant de choisir eux-mêmes leur lieu de travail. Admettons que vos employés travaillent à distance 2 à 3 jours par semaine, vos bureaux ne compteront en général que 50 % des employés y travaillant en même temps. Disposer de son propre bureau n’est donc plus une solution rentable. En outre, certains employés viennent au bureau pour travailler avec leurs collaborateurs, alors que d’autres viennent pour se concentrer. Vous pourriez donc avoir besoin d’environnements différents en fonction de ces activités. Néanmoins, le choix des différents environnements doit reposer sur une analyse rigoureuse englobant l’ensemble des employés, et garantir ainsi la mise en œuvre optimale du processus engagé au sein de l’organisation.

DAVANTAGE DE LIEUX DE RÉUNION Les entretiens réalisés ont révélé un grand désir d’interactions et de rencontres en face à face. Les réunions virtuelles conviennent parfaitement, mais les bavardages informels, les séances de brainstorming avec le tableau blanc et les brefs échanges entre collègues nous manquent. Vous pouvez travailler efficacement à domicile, mais nombre d’employés aspirent à se rendre au bureau pour travailler avec leurs collègues en personne. Ce phénomène affectera très certainement le besoin futur d’espaces de réunion dans les bureaux. Si davantage de personnes sont amenées à travailler à distance de temps en temps, la demande d’espaces de réunion virtuelle augmentera, tant pour les grands groupes que pour l’utilisation individuelle. En supposant que davantage d’employés souhaitent également utiliser le bureau pour des réunions créatives, le besoin d’espaces de projet et autres lieux de réunion une collaboration créative est rendue possible deviendra vital. DES ESPACES PRIVATIFS POUR UN TRAVAIL CIBLÉ Mais tout le monde n’a pas forcément une grande expérience du télétravail, et bien souvent la facilité de concentration joue un rôle clé. Si vous n’arrivez pas à vous concentrer ou si vous ne disposez pas d’une bonne installation de travail ergonomique à la maison, le bureau devra fournir un espace calme où vous pourrez vous concentrer sur vos tâches spécifiques. Le manque de tranquillité nécessaire à la concentration est un phénomène que de nombreuses sociétés ressentaient déjà avant la pandémie, et même si certains trouvent la concentration et l’efficacité chez eux, nous ne pouvons pas compter sur cet argument et oublier le besoin de concentration de chacun dans nos futures installations. Un espace favorisant le calme et la concentration s’avère généralement indispensable pour un travail efficace, mais il ne s’agit pas forcément de bureaux privés ou de cubicules. En divisant le bureau en différentes zones avec une bonne isolation et en définissant des règles d’utilisation et de comportement, vos employés pourront se concentrer, même dans les espaces ouverts. DAVANTAGE DE SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES, PORTABLES E T FI XES La technologie joue un rôle déterminant dans la pérennité d’une entreprise, lorsqu’il s’agit de mettre en place des conditions plus flexibles permettant aux employés de choisir leur lieu de travail, tant en interne, qu’à l’externe. Il ne s’agit pas seulement de fournir aux employés des ordinateurs portables, des smartphones et des logiciels leur permettant de se connecter entre eux. La société doit également mettre en place des solutions techniques efficaces. Il faut un écosystème de solutions technologiques de qualité avec un accès facile, que ce soit dans le cadre d’un travail en individuel ou en équipe. Nous aspirons à une approche transparente où tout est lié, comme les appareils intelligents que nous utilisons à la maison. Il est probable qu’un plus grand nombre d’employés télétravailleront de temps en temps et il convient de mettre en place des systèmes, à la fois au bureau et portables adaptés à une utilisation à distance, qui facilitent le travail collaboratif, l’accès aux fichiers et autres documents importants, et le partage de votre travail avec le reste de l’organisation.

TRAVAILLER ENSEMBLE EN DEHORS DES GRANDES VILLES Un temps de trajet réduit et une vie plus simple en périphérie des grandes villes figurent parmi les arguments en faveur du travail à distance. Le concept de bureau s’est élargi et tant les employés que les employeurs réalisent qu’ils peuvent travailler efficacement à partir d’autres endroits, pas seulement au bureau. Travailler à distance ne signifie pas seulement travailler à domicile; les espaces de coworking gagnent en popularité, même dans les petites villes et en banlieue. Certaines entreprises parlent également de limiter leurs bureaux phares dans les centres-villes, pour favoriser des bureaux satellites plus petits en périphérie, ce qui faciliterait l’accès aux employés vivant en banlieue. NOUVELLES NORMES EN M ATIÈRE DE LEADERSHIP E T DE POLITIQUE D’EMPLOI Passer d’une époque où le temps de travail se passait principalement au bureau à une approche plus dynamique et plus flexible du télétravail impose également de nouvelles exigences en matière de leadership. De nombreux cadres dirigeants sont sensibles au principe selon lequel le travail doit être accompli au bureau, avec un intérêt accru pour le temps passé sur place plutôt que sur l’efficacité, la productivité et les résultats réels. Peu importe comment, quand et où nous accomplissons notre travail. Un équilibre plus dynamique entre le travail au bureau ou en d’autres lieux exigerait des cadres dirigeants de l’« ancienne école » une nouvelle approche de gestion, un leadership basé sur la confiance dans l’obtention de résultats de la part des employés concernés par cette flexibilité. Mais une méthode de travail plus dynamique et plus flexible n’impose pas seulement de nouvelles exigences à la direction, elle pose également de nouvelles attentes aux employés. Vous devez instaurer une culture de la responsabilisation et de la responsabilité au sein de l’entreprise dans son ensemble, pas uniquement parmi les dirigeants. Nous appelons cela l’employeeship, une politique de gestion des ressources humaines, et il est tout aussi important pour un leadership plus moderne que les entreprises s’adaptent à de nouvelles méthodes de travail plus flexibles. Quoi qu’il en soit, nous pouvons conclure que les employés du monde entier ont fait preuve d’une résilience et d’une flexibilité incroyables en ces temps de pandémie. Il est désormais temps pour la direction de rendre la pareille avec un nouveau concept !

« La méthode de travail hybride va se répandre et affectera à la fois les locaux physiques sur le lieu de travail, mais aussi le bureau à domicile. Le développement technologique a radicalement augmenté, mais l’utilisation quotidienne aussi, et la prochaine étape consiste à mettre en œuvre de nouvelles opportunités de collaboration numériques. » FREDRIK NILSSON, RESPONSABLE DU GROUPE REAL ESTATE INTERN ATION AL CHEZ SEB, SUÈDE.

« D’énormes changements sont en cours. Les dirigeants doivent apprendre à lâcher prise et à faire confiance à leurs employés. Leur approche du télétravail va changer. Nous mettons le cap sur « un travail en tous lieux ». L’objectif vise à renforcer la flexibilité et à maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie privée. »

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILIT Y M AN AGEMENT NL, HONGRIE.

UN BUREAU CONÇU POUR DURER EST UN BUREAU QUI PEUT CHANGER EN TOUT TEMPS ! La durabilité d’une entreprise, ou de ses bureaux, repose sur sa capacité à s’adapter à de nouveaux défis, à des exigences en constante mutation et à diverses préférences. L’une des conditions préalables tient au choix minutieux des couleurs et des matériaux qui contribuent à une atmosphère calme et uniforme. Ainsi, il est possible de reconfigurer et de combiner le mobilier de différentes pièces tout en conservant une apparence homogène et constante. Un aménagement intérieur de bureau durable et à l’épreuve du temps doit être suffisamment flexible pour s’adapter à l’évolution de la société. Il peut s’agir de changements mineurs quotidiens, mais également de transformations plus marquées et moins fréquentes, comme la situation que nous connaissons actuellement.

Nous savons, grâce à des réunions avec nos clients existants, que beaucoup d’entre eux envisagent un espace de travail flexible pour l’avenir. Cette notion peut parfois être perçue comme un concept révolutionnaire qui nous fait prendre conscience de l’importance de changer au fil du temps. Nous devons nous montrer flexibles, mais qu’est-ce que cela signifie vraiment? En matière d’aménagement de bureaux et de choix de mobilier, nous aimons parler des trois niveaux de flexibilité requis pour définir une solution durable et évolutive adaptée aux besoins de votre organisation.

L A FLEXIBILITÉ AU QUOTIDIEN On aime changer certaines choses d’un jour à l’autre, voire plusieurs fois par jour. Il peut s’agir d’ajouter une chaise ou un écran supplémentaire dans une salle de réunion, ou encore d’un endroit pour s’asseoir et travailler avec votre collègue. Il peut également s’agir d’un réglage personnalisé du siège de travail ou de la position assise et debout avec un bureau réglable en hauteur. La flexibilité

au quotidien est essentielle, c’est pourquoi les meubles à roulettes constituent une solution idéale, car ils peuvent être déplacés facilement là où vous en avez besoin à tout moment. Les solutions de cloisonnement multifonctionnelles, comme les tableaux d’affichage, permettent de dégager un espace de travail supplémentaire pour une réunion et garantissent une excellente insonorisation.

FLEXIBILITÉ À COURT TERME Cette pandémie a vraiment mis à rude épreuve la flexibilité à court terme de nos bureaux. Partout dans le monde, les entreprises ont été contraintes de modifier l’agencement de leurs bureaux afin de se conformer aux directives et restrictions gouvernementales, lesquelles ont également changé et évolué au fil du temps. Nous ignorons l’ampleur de ces changements futurs, mais de nombreuses entreprises ont conscience de l’importance des solutions de bureau

adaptables à différents besoins et contextes - dans le cas présent, une pandémie, mais la prochaine fois, il pourrait s’agir d’une croissance rapide de l’entreprise ou d’un projet transversal. À court terme, vous pourrez gagner en flexibilité en modifiant le nombre de sièges et d’écrans pour passer à une solution en bench, ou en transformant votre bureau en un espace de travail et de réunion, selon vos besoins dans un avenir proche.

FLEXIBILITÉ À LONG TERME La flexibilité peut également devenir une solution à long terme : elle peut vous aider à vous adapter aux changements qui se produisent tous les deux ans ou même plus rarement. la flexibilité permet une utilisation du mobilier de bureau pendant une longue période, une solution à la fois économique et écologique. Une flexibilité à long terme avec des solutions polyvalentes pour s’adapter à de nouveaux

espaces ou à de nouveaux objectifs. Grâce à un système modulaire continu, vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces et disposer ainsi vos meubles selon de nouvelles configurations, adaptées à vos besoins en constante évolution. Une solution parfaitement adaptée à vos besoins actuels pourrait ne pas être celle dont vous aurez besoin dans deux ans, ou après votre déménagement dans de nouveaux locaux.

COMMENT SE PRÉPARER ? Le concept du bureau a évolué. À l’heure actuelle, vous pourriez vous sentir coincé entre des méthodes de travail passées auxquelles nous ne pouvons pas revenir et un avenir inconnu. Alors comment préparer vos locaux à ce nouveau mode de travail ? Le changement requiert temps et réflexion. Avant tout, vous devez analyser les éléments positifs et négatifs de votre organisation en ces temps de pandémie, ainsi que la manière dont vous aimeriez travailler à l’avenir pour favoriser au mieux la pérennité de l’entreprise et le bien-être des employés. Quelle que soit la direction que vous prenez, vous devez impérativement impliquer tous vos employés dans le processus afin de les préparer à cette nouvelle approche. Leur participation, leurs connaissances et leur expérience constituent des facteurs importants pour un avenir couronné de succès. Il s’agit alors de concevoir votre espace de bureau en fonction de votre future façon de travailler et de promouvoir la santé et la pérennité, tant pour l’organisation que pour les personnes.

L’AN ALYSE DU LIEU DE TRAVAIL OUVRE L A VOIE. Au fil des ans, nous avons aidé de nombreux clients à concevoir des changements créateurs de valeur dans leur environnement physique. Nous nous basons sur notre analyse du lieu de travail, Next Office®, qui aide à créer des solutions de bureau durables et adaptées à vos activités. La force de notre analyse du lieu de travail repose sur la vision et les objectifs uniques de l’entreprise et simplifie l’implication et l’inclusion du personnel et des autres parties prenantes. Nous avons appris l’importance d’impliquer chaque intervenant dès le début du processus afin de pouvoir établir les besoins, actuels et futurs, tout en définissant les défis et les opportunités. Tout au long du processus d’analyse, nous aidons nos clients à établir et comprendre leurs besoins, puis à compiler un rapport, lequel constituera la base de la solution d’aménagement intérieur. Nous sommes convaincus que les conseils sur les changements dans les solutions d’aménagement intérieur et les méthodes de travail doivent reposer sur des données, et non sur des suppositions.

CINQ FACTEURS DE PÉRENNITÉ

DÉFINIR UNE VISION E T DES OBJECTIFS

Pour obtenir un consensus, la direction doit définir une vision et des objectifs pour l’entreprise. La vision et les objectifs doivent ensuite constituer la base de l’ensemble du processus.

IMPLIQUER LE PERSONNEL

Un facteur de réussite crucial dans le cadre de toute transformation consiste à inclure, impliquer et préparer tous les employés dès le départ. Un mélange d’expériences et de besoins différents favorise une solution optimale.

CONCEVOIR LE BUREAU EN FONCTION DES ACTIVITÉS RÉELLES

Pour créer un environnement de bureau optimal, il conviendra de cartographier les différentes activités et les méthodes de travail, et mettre l’accent à la fois sur l’employé et sur l’entreprise.

DÉFINIR DES RÈGLES E T DES DIRECTIVES POUR LE BUREAU

Pour optimiser au mieux l’espace et insuffler une culture de travail efficace, vous devrez définir des directives claires sur l’utilisation des lieux et du mobilier, et des normes comportementales, ainsi que des directives encadrant le travail à distance. Les règles doivent être dynamiques et adaptées à l’évolution des conditions.

SUIVI

Il est important de suivre le fonctionnement du nouvel aménagement ainsi que le fonctionnement et l’utilisation réels des nouveaux environnements. Des suivis doivent être effectués régulièrement, permettant ainsi de vérifier si les lieux sont adaptés aux besoins changeants et aux nouveaux employés.

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