Redefining the workplace (PL) by Kinnarps Group

DEFINIOWANIE ŚRODOWISKA PRACY NA NOWO PRZYSZŁOŚĆ BIUR — JAK SIĘ DO NIEJ PRZYGOTOWAĆ?

Miejsce do pracy na dłużej

Od czasu swojego powstania w 1942 roku, Kinnarps koncentruje się na poszukiwaniu i tworzeniu idealnego biura, przechodząc przez trendy w środowisku pracy - od boksów biurowych, open space, po pracę opartą na aktywności, które towarzyszyły kolejnym zjawiskom gospodarczym kryzysowi naftowemu, globalizacji, powstaniu stref wolnego handlu i rewolucji cyfrowej. Od prawie 80 lat dążymy do tego, aby miejsca pracy spełniały stale zmieniające się wymagania biznesu i gwarantowały pracującym w nich osobom powodzenie oraz dobre samopoczucie. Od samego początku stosujemy zasady zrównoważonego rozwoju i nieustannie poszukujemy złotego środka pomiędzy potrzebami ludzi i środowiska a rachunkiem ekonomicznym. Nagle, ze względu na pandemię COVID-19 i jej konsekwencje, staliśmy się świadkami początku nowej epoki. Praca zdalna zweryfikowała wiele naszych poglądów, uwypukliła potrzeby, z których nie zdawaliśmy sobie sprawy, a firmom dała nowy impuls do tworzenia wspaniałych miejsc pracy. Raport Kinnarps Definiowanie środowiska pracy na nowo jest poświęcony przyszłości biur. Poszukiwaniu nowej równowagi pomiędzy pracą w domu a biurem, która pozwoli zapewnić stabilną przyszłość oraz efektywność w długiej perspektywie. Uważamy, że jest to lektura obowiązkowa dla liderów biznesu, kierowników biur, pracowników działu kadr i wszystkich osób zaangażowanych w projektowanie i tworzenie nowej koncepcji biura. Życzymy ciekawej lektury. W razie pytań prosimy o kontakt.

Z poważaniem Dan Molander Sales Director Kinnarps Group

Wprowadzenie

Celem tej publikacji nie jest prezentacja suchych faktów i liczb dotyczących pracy z domu podczas pandemii. Są one oczywiście bardzo ciekawe i ważne, a my doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że obecnie wielu zarządców biur i właścicieli firm zastanawia się głównie na tym, jak w najbliższym okresie będą zmieniać się czynsze i wartość nieruchomości. Chcieliśmy jednak przyjąć inną perspektywę: taką, która uwzględniając kwestie finansowe, skupi się w większym stopniu na zdolności utrzymania koncentracji przez osoby indywidualne i firmy oraz na możliwości kontynuowania długoterminowo kreatywnej i efektywnej pracy. Oprócz tradycyjnych badań, w ramach których przeanalizowaliśmy raporty z całego świata, przeprowadziliśmy też szczegółowe wywiady z 25 europejskimi specjalistami na temat ich sytuacji, starając się dostrzec zmiany i wyciągnąć wnioski z ich spostrzeżeń o zjawiskach, które utrwalą się w środowisku pracy w przyszłości. W różnych krajach poziom zamrożenia gospodarki był różny, co wpływa na sposób, w jaki ludzie postrzegają swoje możliwości i ograniczenia. Staraliśmy się wyjść poza bezpośredni wpływ lokalnych restrykcji, skupiając się na szerszej perspektywie - jak zmiany współczesnego środowiska pracy mogą i powinny wpływać na decyzje dotyczące przyszłości przestrzeni biurowej. Nasz raport jest wynikiem pracy i wsparcia bardzo wielu osób. Serdeczne podziękowania kierujemy do tych wszystkich, którzy poświęcili swój czas na pogłębione indywidualne wywiady z naszymi specjalistami. W imieniu Kinnarps w Polsce wyjątkowe wyrazy wdzięczności kierujemy do dr Karoliny Dudek, Dyrektor Workplace Strategy w Forbis Group, prezes Polskiego Instytutu Środowiska Pracy i adiunkt w Akademii Leona Koźmińskiego oraz w Akademii Sztuk Pięknych w Warszawie, do pani Katarzyny Wojnar Concept Designer w Brain Embassy, do pani Agnieszki Zapolskiej, FM Lead Poland Marsh & McLeannan Companies Polska oraz do pana Konrada Krusiewicza, architekta i założyciela The Design Group, którzy zechcieli podzielić się swoimi spostrzeżeniami na temat zmian w środowisku pracy obserwowanych na naszym rynku.

PRACA ZDALNA POZOSTANIE Z NAMI NA DŁUŻEJ, PRZYNAJMNIEJ W PEWNYM ZAKRESIE Wraz ze zmianami społecznymi zmienia się też sposób, w jaki postrzegamy pracę oraz metody i miejsce jej realizacji, nasze biura. Ze względu na pandemię COVID-19 wiele osób pracowało z domu, niezależnie od własnych chęci, warunków, czy stopnia swojego przygotowania. Tę sytuację określono mianem globalnego eksperymentu, którego efekty zaczynają być widoczne. Praca zdalna w krótkim czasie okazała się rozwiązaniem bardziej korzystnym, niż mogli to sobie wyobrażać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Dom wydaje się dobrym miejscem do pracy wymagającej skupienia i całkowitej koncentracji. Pracownicy często mówią o tym, że praca zdalna jest bardziej efektywna — zarówno jeśli chodzi o indywidualnie wykonywane zadania wymagające skupienia, jak i wirtualne spotkania. Wiele osób twierdzi, że spotkania zdalne są po prostu lepsze — zaczynają się punktualnie i nie traci się czasu na pogawędki. Niektórzy pracownicy odkryli również nowe rodzaje spotkań, które uznali za szczególnie wartościowe, na przykład telekonferencje w formie spaceru, sesje jogi online i wirtualne rozmowy przy kawie. Praca z domu dała pracownikom większą elastyczność, a wielu osobom - również większą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Czas zaoszczędzony na dojazdach, w połączeniu z możliwością wykonywania niektórych obowiązków domowych podczas przerw w pracy, pozwala poświęcić więcej uwagi rodzinie i rozwijać swoje zainteresowania. Taka elastyczność jest ważna dla wielu osób.

Pomimo tych bezpośrednich i natychmiastowych korzyści płynących z pracy zdalnej, z przeprowadzonych przez nas rozmów wynika, że powinniśmy zachować ostrożność w wyciąganiu daleko idących wniosków. Dla niektórych pracowników praca z domu okazała się wspaniałym doświadczeniem — ale nie dla wszystkich. Dla wielu osób był to uciążliwy okres, który przysparzał licznych trudności w należytym wykonywaniu pracy zdalnie. Na przykład dla opiekujących się małymi dziećmi, dla tych, którzy mieszkają na niewielkim metrażu lub nie mają możliwości stworzenia ergonomicznych warunków pracy, doświadczenie to nie było tak pozytywne, jak dla innych. Dodatkowo domowe biuro utrudnia „wyjście z pracy” — możemy odnieść wrażenie, że nasz pracodawca, szef, ważni klienci itp. wprowadzili się do naszego salonu. Zachowanie granic między pracą a życiem prywatnym może być trudne, gdy wszystkie nasze aktywności realizujemy w tej samej przestrzeni. Według europejskiego badania 27% osób pracujących z domu podczas pandemii zadeklarowało, że ich czas pracy uległ znacznemu wydłużeniu, ponieważ teraz poświęcają swój wolny czas, aby nadążyć za oczekiwaniami pracodawcy.2 Jeśli pracownicy mają w ciągu dnia swobodę pracy w dowolnym czasie i w dowolnym miejscu, warto wspólnie zastanowić się nad oczekiwaniami dotyczącymi współpracy. Czy można wysyłać wiadomości e-mail po godzinie 20.00? Czy odbiorcy powinni odpowiadać późno w nocy? Jakie są zasady i granice dotyczące pracy zdalnej i współpracy?

„ Dzięki pandemii nasi klienci odkryli, że można pracować inaczej i bliżej domu, aby zoptymalizować swój plan dnia i wprowadzić równowagę pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym. Z korzyścią dla nich i dla ich rodzin”. SEDAT ADIYAM AN, DYREKTOR COWORKINGU NEUCH ÂTEL SÁRL, SZWAJCARI A.

CZEGO NAM BRAKUJE W PRACY ZDALNEJ ZN ACZENIE REL ACJI BEZPOŚREDNICH

Z naszych wywiadów ze specjalistami z całej Europy, jak również z codziennych rozmów z klientami i partnerami, jasno wynika, że najbardziej brakuje nam kontaktu z innymi ludźmi, do którego przywykliśmy w biurach. Bez miejsca, w którym można się spotkać i porozmawiać ze współpracownikami, wiele osób czuje się zagubionych, samotnych i zdemotywowanych. Są to poważne zagrożenia w pracy i należy zdać sobie z nich sprawę, między innymi dlatego, że liczba chorób i innych problemów psychicznych, takich jak przemęczenie umysłowe i depresja, lawinowo wzrosła w ciągu ostatniej dekady. Stało się to szczególnie widoczne podczas pandemii COVID-19, ponieważ coraz więcej Europejczyków deklaruje obniżenie swojego samopoczucia psychicznego.

WSKAŹNIK DOBREGO SAMOPOCZUCI A WHO-5 Wskaźnik dobrego samopoczucia WHO-5 mierzy samopoczucie psychiczne w skali od 0 do 100.

EQLS 20161

KWIECIEŃ 2020 2

LIPIEC 2020 2

Zadania wymagające intensywnej współpracy, takie jak spotkania kreatywne, burze mózgów oraz testowanie i rozwijanie nowych pomysłów, najlepiej sprawdzają się w kontakcie bezpośrednim. Biuro odgrywa tu ogromną rolę. Z przeprowadzonych przez nas rozmów wynika, że to przekonanie jest powszechne — typowy przykład wartości, której nie dostrzegamy, dopóki jej nie zabraknie. Panuje zgoda co do tego, że niektóre formy współpracy mogą być bardziej efektywne podczas spotkań zdalnych, a wiele osób uważa, że jeszcze lepiej nauczyło się korzystać z cyfrowych narzędzi zapewnianych przez firmy. Dodanie cyfrowych spotkań do agendy może pomóc w ograniczeniu kosztów podróży w przyszłości i przynieść korzyści środowisku, ale spotkania bezpośrednie mają wartość, której nie wolno pomijać. Fizyczny aspekt osobistych spotkań dodaje współpracy coś, czego nie zapewni żadne cyfrowe rozwiązanie. Kluczem jest znalezienie równowagi między spotkaniami zdalnymi i bezpośrednimi, a także eksperymentowanie z nowymi technologiami, które pomogą w uwzględnieniu czynnika fizycznego w spotkaniach cyfrowych i zwiększą ich interaktywność.

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Quality of life, quality of public services, and quality of society, Urząd Publikacji Unii Europejskiej, Luksemburg. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19 series, Urząd Publikacji Unii Europejskiej, Luksemburg.

„ Rodzaj informacji wymienianych podczas spotkań bezpośrednich jest inny, lepszy. Często trudno jest przeprowadzić poufną i wnikliwą rozmowę w formie telekonferencji, ponieważ nie widzisz drugiej osoby i nie czytasz jej mowy ciała. Powinniśmy jednak dążyć do znalezienia równowagi między liczbą spotkań bezpośrednich i zdalnych”. ANNE STEINICKE, PROJECT M AN AGER, SEN ACKI DEPARTAMENT FIN ANSÓW BERLIN, NIEMCY.

T WORZENIE DOBREJ KULTURY PRACY

Przestrzeń biurowa to nie tylko miejsce spontanicznych spotkań przy ekspresie do kawy — ważne jest zarówno poczucie wspólnoty, jak i przynależności do czegoś większego. Pracownicy, którzy czują się związani ze społecznością, do której należą, bardziej utożsamiają się z firmą. Dobra kultura pracy sprawia, że wszyscy mają poczucie docenienia, a to może być trudne do osiągnięcia, gdy wszyscy pracują zdalnie. Wówczas pracownik, który przeżywa trudności, źle się czuje lub wymaga pomocy, może zupełnie umknąć naszej uwadze. Ważne, aby wziąć to pod uwagę podczas pracy zdalnej i zadbać o integrację pomiędzy pracownikami. DBANIE O NOWYCH PRACOWNIKÓW

Jednym z naszych najciekawszych spostrzeżeń jest kwestia tego, co spotyka nowych i młodych pracowników, gdy ich szefowie, mentorzy i bardziej doświadczeni koledzy nie są dostępni, aby odpowiadać na ich pytania lub udzielać porad bezpośrednio. Pozyskiwanie i zatrzymywanie pracowników to jedno z największych wyzwań, z jakimi zmagają się euro pejskie firmy w XXI wieku. I chociaż może się to wydawać dość oczywiste, stwierdziliśmy, że w wielu miejscach przeoczono fakt, że ludzie młodzi, niedawno zatrudnieni, mogą mieć największą potrzebę wykonywania pracy w biurze.

Komfortowe warunki cyfrowych spotkań i pracy zdalnej, jako efektywne i funkcjonalne rozwiązania, będą miały wpływ na procesy rekrutacji w przyszłości. Wiele rozmów kwalifikacyjnych odbywa się teraz online i wiele firm chce pozostać przy tej metodzie, przynajmniej na początkowym etapie rekrutacji. Może to również poszerzyć zakres poszukiwań kandydatów do pracy, zwłaszcza wykonywanej z domu.

„Społeczność i kultura pracy to najważniejsze aspekty biura, których nie da się odtworzyć w domu”. L AURA PIHL AJA, HR SPECI ALIST, ADVEN, FINL ANDI A.

Przestrzeń biurowa jest najlepszym miejscem do nauki, zadawania spontanicznych pytań, udzielania i przyjmowania informacji zwrotnych, a także do testowania nowych pomysłów. To także najlepsze miejsce do dzielenia się wartościami firmy i stawania się częścią jej kultury pracy. Co się dzieje, gdy najbardziej doświadczeni pracownicy nie mogą współpracować z nowymi i młodymi talentami?

„Obecna sytuacja spowodowała, że niektórzy otrzymali szansę na lepszy rozwój i otwieranie się nowych perspektyw. Moim zdaniem jednak w gorszej sytuacji znaleźli się stażyści i niedawno zatrudnieni członkowie zespołu. Nie mają od kogo się uczyć, na kim wzorować. Problem z home office polega na tym, że w tych warunkach nowi pracownicy mają znacznie utrudniony start. Uważam, że w tym kontekście, to wada pracy z domu. Bo ci ludzie nie mają jak i kiedy zdobyć odpowiedniego doświadczenia. Oczywiście zależy to od branży, ponieważ są firmy, w których doświadczenie zdobywa się wraz z liczbą zrealizowanych zadań, ale w wielu innych istotną kwestią jest jakość tych zadań.” KONRAD KRUSIEWICZ, ARCHITEKT, Z AŁOŻYCIEL THE DESIGN GROUP, POLSKA. 6

NIE LEKCEWAŻ ERGONOMII

Biuro to nie tylko lepsze miejsce do tworzenia kultury firmy oraz prowadzenia kreatywnych burz mózgów i bezpośrednich spotkań. Innym ważnym aspektem, którego brakuje wielu osobom pracującym z domu, jest ergonomia. Biuro niemal zawsze zapewnia bardziej ergonomiczne warunki do pracy niż dom (o ile domowe biuro nie zostało wcześniej odpowiednio wyposażone). Pracując z domu, można nie odczuwać na początku żadnego dyskomfortu, ale na dłuższą metę praca przy stole kuchennym lub kanapie w salonie może mieć negatywny wpływ na organizm. Z badań wynika, że osoby pracujące zdalnie przez dłuższy czas często odczuwają ból szyi, ramion, łokci i pleców. Może to wywołać przewlekłe dolegliwości, co prowadzi do większej liczby zwolnień lekarskich i gorszego samopoczucia, przy jednoczesnym zwiększeniu kosztów ochrony zdrowia zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

W jaki sposób pracodawcy mogą zadbać o to, aby ich pracownicy dłużej pozostali zdrowi i zadowoleni? Skoro home office stał się nową rzeczywistością, być może pracodawcy powinni lepiej zadbać o ergonomię pracy w domu? Widzimy, że ustawodawstwo różni się w zależności od kraju, co powoduje, że pracodawcy mają inne warunki inwestowania w ergonomię domowego biura tak, aby nie tworzyć zobowiązań finansowych po stronie pracowników, np. z tytułu podatku od świadczeń pozapłacowych. Ważne jest, aby szybko dostosować przepisy do obecnej sytuacji i zapewnić pracownikom dobre środowisko pracy w domu.

„Myślę, że większość firm będzie chciała widzieć jak najwięcej pracowników w biurach, ponieważ fizyczne spotkania w świadomie zaprojektowanym środowisku są lepsze dla innowacji i budowania kultury organizacyjnej. Jednocześnie wielu osobom będzie bardzo trudno całkowicie zrezygnować z poczucia wolności, jaką daje możliwość pracy w domu. Wierzę i mam nadzieję, że zobaczymy nieco większą elastyczność w dostosowywaniu się miejsca pracy do naszych potrzeb”. JON AS FALK, ARCHITEKT I PARTNER W STRATEGISK ARKITEKTUR, SZWECJA.

CO TO OZNACZA DLA BIURA? Aż 75% pracowników w Europie twierdzi, że chce kontynuować pracę z domu — ale niewielu chciałoby to robić każdego dnia. Osoby, z którymi rozmawialiśmy, zgadzają się, że pożądany stosunek to 3 do 2: trzy dni pracy w biurze i dwa w domu lub odwrotnie. Wraz ze zwiększoną elastycznością wyboru miejsca do pracy pojawiają się nowe wymagania dotyczące aranżacji przestrzeni biurowych. Jeszcze przed pandemią toczyła się ożywiona dyskusja na temat tego, jak powinno wyglądać biuro. Wysokie czynsze oraz elastyczność w wyborze stanowiska pracy skłoniły decydentów do maksymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej. Co to oznacza na przyszłość? Jeśli mamy możliwość wyboru pracy z domu, to może należy wówczas skupić się na tych zadaniach, które wymagają wysokiego poziomu koncentracji. A co z ludźmi, którzy nie mogą się skupić w domu? Z pewnością będziemy potrzebować większej różnorodności typów aranżacji środowisk pracy, aby odpowiednio dopasować się do przyszłych potrzeb i wymagań biura.

PRZYSZŁE TRENDY W BIURACH PRACA OPARTA N A AKT Y WNOŚCI

Pojęcie pracy opartej na aktywności (ABW)jest często źle rozumiane. Jest to po prostu sposób pracy, który wymaga starannie zaprojektowanej przestrzeni biurowej, aby wspierać realizację zadań w danej organizacji. Następnie pracownicy mogą wybrać miejsce w zależności od wykonywanego zadania. Ten sposób pracy stanie się kluczowy dla wielu firm, które umożliwiają swoim pracownikom większą elastyczność wyboru miejsca. Jeśli pracownicy mogą realizować swoje zadania zdalnie przez 2–3 dni w tygodniu, to oznacza, że w biurze będzie jednocześnie przebywać tylko około 50% personelu. Posiadanie własnego biurka nie będzie opłacalnym rozwiązaniem. Ponadto niektórzy mogą przychodzić do biura, aby współpracować, a inni, aby skupić się na swoich zadaniach, co stwarza konieczność uwzględnienia w przestrzeni różnych typów aranżacji do różnych zadań. Podstawą jest, aby różne rodzaje aranżacji zostały dobrane na podstawie szczegółowej analizy przeprowadzonej z udziałem wszystkich uczestników procesu oraz, aby ta koncepcja środowiska pracy została wdrożona w pełni w danej organizacji.

WIĘCEJ PRZESTRZENI DO SPOTKAŃ

COWORKINGI POZ A DUŻYMI MI ASTAMI

Podczas przeprowadzonych przez nas rozmów dostrzegliśmy tęsknotę za bezpośrednimi interakcjami i spotkaniami. Spotkania cyfrowe są przydatne, ale brakuje nam nieformalnych pogawędek, burz mózgu przy flipcharcie, a nawet choćby krótkiej wymiany informacji. Można dobrze wykonywać swoją pracę z domu, ale wiele osób chętnie wróci do biura, aby osobiście współpracować z kolegami i koleżankami. To z pewnością wpłynie na wzrost zapotrzebowania na miejsca spotkań w biurze. Jeśli od czasu do czasu więcej osób będzie pracować zdalnie, to pojawi się potrzeba większej liczby miejsc wirtualnych spotkań, zarówno dla większych grup, jak i dla pojedynczych osób. Jeżeli więcej osób będzie chciało wykorzystywać biuro do kreatywnych sesji, to konieczne będzie zaaranżowanie przestrzeni projektowych, które umożliwią twórczą współpracę.

Mniej czasu potrzebnego na dojazdy do pracy oraz ochota na prostsze życie poza dużymi miastami to pozytywne czynniki przemawiające na korzyść pracy zdalnej. Koncepcja biura poszerzyła się i zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, zdają sobie sprawę, że mogą efektywnie realizować swoje zadania w innych miejscach. Praca zdalna to nie tylko home office - rośnie popularność przestrzeni coworkingowych, które powstają na przedmieściach, a nawet w mniejszych miastach. Niektóre firmy zapowiadają zmniejszenie swoich flagowych biur w centrach dużych miast i utworzenie niewielkich, satelitarnych, zlokalizowanych poza miastem, aby ułatwić dostęp do nich pracownikom mieszkającym na przedmieściach.

Z ACISZN A PRZESTRZEŃ DO PRACY W SKUPIENIU

Przejście z epoki, w której niemal cały czas spędzaliśmy w biurze do bardziej dynamicznej i elastycznej pracy zdalnej stawia nowe wyzwania przed liderami. Wielu managerów wysokiego szczebla przyjęło zasadę, że pracę należy wykonywać w biurze, i przykładało nadmierną wagę do czasu spędzanego w biurze zamiast do efektów pracy. To, w jaki sposób, kiedy i gdzie wykonujemy pracę, nie powinno mieć aż takiego znaczenia. Bardziej dynamiczna równowaga między pracą w biurze a pracą zdalną wymaga od menadżerów starej daty nowego podejścia do przywództwa — takiego, które pozwoli im zaufać, że odpowiedzialni ludzie wykonają swoje zadania niezależnie od miejsca. Jednak elastyczny sposób pracy oznacza nowe wymagania nie tylko dla kierownictwa, lecz także stawia inne oczekiwania wobec pracowników. Kulturę odpowiedzialności należy rozwijać w całej organizacji, a nie tylko wśród liderów. Postawa współodpowiedzialności pracowników jest równie ważna jak nowoczesne przywództwo, jeżeli organizacja zamierza wprowadzić nowe, bardziej elastyczne metody pracy. Cokolwiek przyniesie przyszłość, możemy stwierdzić, że pracownicy biurowi na całym świecie wykazali się niezwykłą odpornością i elastycznością w czasie pandemii. Nadszedł czas, aby im się odwdzięczyć!

Nie każdy jest zadowolony z pracy z domu, co w wielu przypadkach zależy od tego, w jakim otoczeniu łatwiej nam się skupić. Dla tych, którym trudno skoncentrować się w domu albo nie dysponują ergonomiczną przestrzenią do pracy, biuro musi zapewniać ciche miejsce do skupienia się na swoich indywidualnych zadaniach. Miejsc do cichej pracy w koncentracji brakowało w wielu biurach jeszcze przed pandemią i chociaż wiele osób może pracować efektywnie w swoim domu, to nie możemy zapomnieć o potrzebie skupienia się w biurze. Przestrzeń do cichej pracy ma często zasadnicze znaczenie dla ogólnego środowiska biurowego, ale nie musi oznaczać boksów ani gabinetów. Dzieląc biuro na różne strefy i wprowadzając zasady korzystania z nich, można zapewnić miejsce do pracy w skupieniu nawet w otwartej przestrzeni. WIĘCEJ ROZWIĄZAŃ TECHNOLOGICZNYCH, PRZENOŚNYCH I STACJONARNYCH

Technologia jest ważnym czynnikiem sukcesu, jeśli chodzi o większą elastyczność metod pracy, gdzie pracownicy mogą wybrać, czy chcą pracować w biurze czy poza nim. Nie chodzi tylko o to, aby zapewnić laptopy, smartfony i oprogramowanie, które pomoże łączyć się ze sobą, lecz także, aby przeanalizować rozwiązania techniczne dostępne w biurze. Ekosystem rozwiązań technologicznych zastosowanych w biurze musi być naprawdę dobry, aby umożliwiać zarówno pracę indywidualną, jak i zespołową. Oczekujemy w biurze bezproblemowego działania wszystkich elementów, jak w sieci inteligentnych urządzeń używanych w domu. Prawdopodobnie więcej pracowników będzie pracować zdalnie, więc trzeba zapewnić systemy, zarówno biurowe, jak i przenośne do użytku zdalnego, które zagwarantują dostęp do ważnych dokumentów oraz ułatwią współpracę z pozostałymi członkami organizacji.

NOWE STANDARDY PRZY WÓDZT WA I POSTAW PRACOWNICZYCH

„Możliwe, że przestrzenie coworkingowe będą powstawać nie w biznesowym centrum miasta, ale na obrzeżach, w pobliżu miejsca zamieszkania użytkowników. A może pracownicy korporacji, którzy w czasie pandemii wrócili do swoich rodzinnych miast, pozostaną tam i przestrzenie coworkingowe staną się potrzebne także w mniejszych miejscowościach? ” KATARZYN A WOJN AR, CONCEPT DESIGNER W BRAIN EMBASSY, POLSKA.

„ Nadchodzą ogromne zmiany. Liderzy muszą się nauczyć, jak zaufać pracownikom. Ich nastawienie do home office ulegnie zmianie. Idziemy w kierunku możliwości wykonywania pracy z dowolnego miejsca. Celem jest zapewnienie większej elastyczności i zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym”. CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMNE T NI, WĘGRY.

BIURO NA LATA, TO BIURO, KTÓRE MOŻE SIĘ ZMIENIAĆ Aby zaprojektować biuro, które przetrwa lata, musimy umożliwić jego dostosowanie do nowych wyzwań, zmieniających się potrzeb i różnych preferencji. Wstępnym warunkiem jest staranny dobór kolorów i materiałów, które zapewnią harmonijny wygląd. To pozwoli przearanżowywać biuro i łączyć meble z różnych pomieszczeń, z zachowaniem wrażenia jednorodności i spójności. Odporne na działanie czasu i trwałe wyposażenie biura musi być na tyle elastyczne, aby mogło zmieniać się wraz z organizacją. Dotyczy to zarówno niewielkich zmian, które następują każdego dnia, albo bardziej gruntownych transformacji, zachodzących znacznie rzadziej, np. takich, jak ta, którą właśnie przechodzimy.

Ze spotkań z naszymi klientami wiemy, że wielu z nich rozważa możliwość wprowadzenia elastycznej przestrzeni biurowej w przyszłości. Elastyczność może czasem wydawać się modnym słowem - używanym, aby pokazać znaczenie zachodzących zmian. Musimy być elastyczni, ale co to naprawdę znaczy? Jeśli chodzi o projektowanie trwałych rozwiązań dostosowanych do potrzeb organizacji i wybór mebli do biur, możemy mówić o trzech poziomach elastyczności, które należy uwzględnić.

EL AST YCZNOŚĆ N A CO DZIEŃ

Niektóre elementy chcemy zmieniać z dnia na dzień, a nawet kilka razy dziennie. Mogą to być dodatkowe krzesła lub ścianki działowe w sali spotkań lub miejsce, aby usiąść przy biurku innego pracownika. Może to być również indywidualne dopasowanie fotela obrotowego albo regulacja wysokości biurka do pracy na siedząco lub na stojąco. Codzienna

elastyczność musi być prosta w użyciu i dlatego doskonale sprawdzają się meble wyposażone w kółka; można je łatwo przestawić tam, gdzie są potrzebne. Wielofunkcyjne produkty, takie jak ścianki działowe z tablicami do pisania idealnie zapewniają doskonałą dźwiękochłonność i dodatkowe miejsca na notatki.

KRÓTKOTRWAŁA EL AST YCZNOŚĆ

Pandemia naprawdę sprawdziła elastyczność naszych biur. Firmy na całym świecie zostały zmuszone do zmian aranżacji, aby wprowadzić rządowe wytyczne i ograniczenia, które z czasem ulegały dalszym zmianom. Nie wiemy, ile z tych zmian się przyjmie na dłużej, ale wiele osób zdało sobie sprawę, jak ważne jest dysponowanie rozwiązaniami biurowymi, które można w łatwy sposób

dostosować do różnych potrzeb i sytuacji — w tym przypadku była to pandemia, ale następnym razem może być gwałtowny rozwój firmy lub projekt interdyscyplinarny. Na krótką metę elastyczność biura można zapewnić, zmieniając liczbę foteli i ścianek działowych przy biurku typu bench lub przekształcając stanowisko pracy w miejsce spotkań w zależności od potrzeb w najbliższej przyszłości.

DŁUGOTERMINOWA EL AST YCZNOŚĆ

Elastyczność długotrwała, która może pomóc w dostosowaniu się do zmian zachodzących co dwa lata lub rzadziej. Ten rodzaj uniwersalności mebli biurowych pozwala na korzystanie z nich przez długi czas — to rozwiązanie, które jest zarówno ekonomiczne, jak i przyjazne dla środowiska. Długoterminową elastyczność można uzyskać dzięki produktom, które umożliwiają rekonfigurację w celu dostosowania do nowych

przestrzeni lub nowych zastosowań. Systemy modułowe pozwalają dodawać i usuwać poszczególne elementy, aby tworzyć nowe konstelacje i dostosowywać je do ciągle zmieniających się potrzeb. Rozwiązanie, które teraz idealnie nam odpowiada, może okazać się niepotrzebne za dwa lata lub po przeprowadzce do nowego obiektu.

JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ? Koncepcja biura uległa zmianie. Teraz możemy odnieść wrażenie, że znajdujemy się w punkcie zwrotnym pomiędzy znanymi metodami pracy, do których nie można już wrócić, a nieznaną przyszłością. Jak więc przygotować biuro do pracy w nowy sposób? Zmiana wymaga czasu i namysłu. Przede wszystkim należy przeanalizować, co zadziałało, a co się nie sprawdziło podczas pandemii, a także, jaki sposób pracy warto wybrać na przyszłość z myślą o dobrej kondycji firmy i zdrowiu pracowników. Niezależnie od kierunku, który zostanie obrany, ważne jest, aby w tę podróż zaangażować wszystkich pracowników, przygotowując ich w ten sposób do nowego sposobu pracy. Ich zaangażowanie, wiedza i doświadczenie są ważnymi czynnikami dla przyszłych sukcesów firmy. Potem wszystko sprowadza się do zaprojektowania przestrzeni biurowej tak, aby pasowała do przyszłego sposobu pracy oraz sprzyjała dobrej kondycji firmy i zdrowiu pracowników.

ANALIZA ŚRODOWISKA PRACY TO PODSTAWA

Na przestrzeni lat pomogliśmy wielu klientom w zaprojektowaniu zmian w otoczeniu fizycznym, które wniosły dodatkową wartość w ich działalności. Robimy to poprzez analizę środowiska pracy Next Office®, która pomaga tworzyć zrównoważone biura dostosowane do potrzeb biznesowych. Zaletą naszej analizy środowiska pracy jest to, że jest ona oparta na unikalnej wizji i celach danej organizacji oraz, że uwzględnia zaangażowanie pracowników i innych zainteresowanych stron. Dobrze wiemy, jak ważny jest wkład wszystkich uczestników na wczesnym etapie procesu, aby ustalić ich potrzeby, zarówno obecne, jak i przyszłe, a jednocześnie zidentyfikować wyzwania i szanse. Podczas analizy pomagamy naszym klientom rozpoznać i zrozumieć ich wymagania, a następnie ująć to w raporcie stanowiącym podstawę projektu aranżacji wnętrz. Jesteśmy przekonani, że porady dotyczące zmian w aranżacji wnętrz i metodach pracy powinny być oparte na danych, a nie na domysłach.

PIĘĆ CZYNNIKÓW SUKCESU

WYZN ACZ WIZJĘ I CELE

Aby stworzyć konsensus, kierownictwo powinno wyznaczyć wizję i cele prowadzonej działalności. Wizja i cele powinny następnie stanowić podstawę całego procesu.

Z AANGAŻUJ PRACOWNIKÓW

Kluczowym czynnikiem sukcesu w procesie zmiany jest uwzględnienie, zaangażowanie i przygotowanie wszystkich pracowników od samego początku. Efekt końcowy jest zawsze lepszy, gdy mamy możliwość skorzystania z różnych doświadczeń i uwzględnienia różnych potrzeb.

Z APROJEKTUJ BIURO ZGODNIE Z RZECZY WIST YMI Z ADANI AMI

Aby stworzyć udane wnętrze biura, musi być ono zaprojektowane zgodnie z listą zidentyfikowanych zadań i metod pracy oraz uwzględniać zarówno potrzeby indywidualne, jak i biznesowe.

USTAL Z ASADY I WY T YCZNE DL A BIURA

Aby jak najlepiej wykorzystać biuro i stworzyć dobrą kulturę pracy, należy jasno określić sposób korzystania i zachowania w miejscu pracy oraz wytyczne dla pracy zdalnej. Zasady obowiązujące w biurze muszą być dynamiczne i dostosowane do zmieniających się warunków.

WERYFIKUJ

Ważne jest, aby sprawdzać, jak działa nowe biuro oraz jak funkcjonuje i jak jest wykorzystywane nowe środowisko pracy. Ocena musi być przeprowadzana regularnie, aby biuro dopasowywało się do nowych pracowników i potrzeb.

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991002 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Chcesz dowiedzieć się więcej, jak rozwiązania aranżacji wnętrz mogą pomóc Twojej firmie? kinnarps.pl