Redefining the workplace (SE) by Kinnarps Group

OMDEFINIERA ARBETSPLATSEN FRAMTIDENS KONTOR OCH HUR DU KAN FÖRBEREDA DIG

Skapa rum för hållbarhet

Sedan starten 1942 har vi på Kinnarps varit engagerade i att hitta och skapa det perfekta kontoret. Vi har upplevt olika arbetsplatstrender, en oljekris, globalisering, etableringen av frihandelsområden, digitala revolutioner, cellkontor, öppna kontorslandskap, aktivitetsbaserat arbete, nedskalning och uppskalning. I snart 80 år har vi skapat rum för de ständigt föränderliga kraven hos verksamheter, och för arbetsmiljöer som är anpassade efter de anställda och deras välbefinnande. Vi har arbetat hållbart från första början, och vi har alltid strävat efter den perfekta balansen mellan hållbara miljöer, hållbara människor och hållbar ekonomi. Plötsligt befinner vi oss i början av en ny era. Under och efter covid-19-pandemin. Distansarbetet har gjort att vi förändrat vår syn på arbetsplatsen, lyft fram de varierande behov vi inte visste att vi hade och skapat nya möjligheter för företag att skapa fantastiska kontor. Detta white paper från Kinnarps: Omdefiniera arbetsplatsen är ett initiativ för kontorets framtid. Det handlar om att hitta en ny balans mellan hemmet och kontoret samt säkerställa en hållbar framtid som stödjer effektivitet – både på arbetsplatsen och hemma. Vi anser att detta är värdefull läsning för företagsledare, kontorschefer, HR-chefer och alla andra som är involverade i att utforma och anpassa kontoret som koncept. Vi hoppas att du blir inspirerad av läsningen. Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor.

Vänliga hälsningar Dan Molander Säljdirektör på Kinnarps AB

Bakgrund

När vi skrev detta white paper ville vi inte bara titta på fakta och statistik kring distansarbete under pandemin. Detta är såklart både intressant och viktigt och vi vet att det finns många fastighetsförvaltare, fastighetsmäklare och företagare som kliar sig i huvudet just nu när de försöker ta reda på hur hyror, finansiering och fastighetsvärden kommer att utvecklas under kommande år. Men vi ville ta ett annat perspektiv – precis lika viktigt ekonomiskt sett, men mer kopplat till företagens och individens kapacitet att behålla fokus och fortsätta arbeta effektivt och kreativt på lång sikt. Förutom att använda oss av traditionell skrivbordsforskning, genom att titta på rapporter från hela världen, har vi genomfört djupintervjuer med 25 yrkesverksamma personer från hela Europa om deras arbetssituation hemma och på kontoret. Vi har försökt fånga deras förändrade känslor och rutiner samt få insikt i hur de tror att framtidens långsiktigt hållbara och framgångsrika kontor kan se ut. Olika länder har infört varierande nivåer av restriktioner, vilket givetvis påverkat hur människor uppfattar möjligheter och begränsningar. Vi har försökt se bortom de omedelbara effekterna av nationella restriktioner och istället fokuserat på ett bredare perspektiv kring hur förändringar i vårt sätt att se på kontoret idag kan och bör påverka beslut som du fattar för ditt kontor i framtiden.

DISTANSARBETE ÄR HÄR FÖR ATT STANNA, ÅTMINSTONE TILL VISS DEL Precis som samhället och kulturer förändras med tiden förändras också sättet vi ser på arbetskraft, på olika arbetssätt och på kontoret. På grund av covid-19-pandemin tvingades många anställda att arbeta hemifrån, oavsett om de ville eller ens var beredda på det. Det har beskrivits som ett globalt experiment inom distansarbete – och effekterna börjar visa sig. Att arbeta hemifrån har visat sig vara mer fördelaktigt på kort sikt än vad vare sig arbetsgivare eller anställda kunnat föreställa sig. Hemmet verkar vara en bra plats för arbete som kräver fokus och koncentration. Medarbetare rapporterar att de oftare är effektivare när de arbetar på distans, både när det gäller individuellt fokuserade uppgifter och i virtuella möten. Många rapporterar att möten blir effektivare och oftare startar i tid då man inte har något inledande småprat innan man kör igång. En del medarbetare har också upptäckt nya sätt att mötas som de tycker är särskilt värdefulla, till exempel telefonmöten som förvandlas till promenadmöten utomhus, yogapass som körs online och virtuella fikastunder. Att arbeta hemifrån har också gett anställda större flexibilitet och för många även skapat en bättre balans mellan arbete och fritid. Den tid som man sparar på att slippa pendla till jobbet, i kombination med möjligheten att göra små hushållssysslor i pauserna under arbetsdagen, ger mer tid för både familj och andra intressen. Att ha denna flexibilitet är meningsfullt för många människor.

Trots de direkta kortsiktiga fördelarna med distansarbete kan vi i våra intervjuer se tecken på att vi måste vara försiktiga när vi drar slutsatser kring detta. Även om vissa medarbetare har upplevt att det varit fantastiskt att arbeta hemifrån så gäller det inte alla. För en del har det varit en verkligt utmanande period, och för många är det mycket svårt att göra ett bra jobb när de arbetar hemifrån. Till exempel har de som tar hand om små barn, bor i mindre bostäder eller har liten möjlighet till god ergonomi haft en mindre positiv upplevelse än andra. Att ha kontoret hemma kan dessutom göra det svårt att sluta arbeta i vissa fall – kanske för att du plötsligt upplever att arbetsgivaren, chefen, större kunder och så vidare har flyttat in i ditt vardagsrum. Det kan vara svårt att sätta gränser mellan arbete och privatliv när allt sker i samma utrymme. Enligt en europeisk undersökning uppgav 27 % av dem som arbetade hemifrån under pandemin att de arbetade mycket längre kontorstider än normalt och att de lade sin lediga tid på att försöka uppfylla upplevda förväntningar från sin arbetsgivare. 2 Om medarbetarna är fria att arbeta när som helst och var som helst kan det vara bra att ha en diskussion om förväntningarna på samarbetet. Får du skicka e-post efter kl. 20.00? Förväntas mottagarna svara sent på kvällen? Vilka är reglerna och gränserna för distansarbete och samarbete?

“ I och med pandemin upptäckte våra kunder att det är möjligt att arbeta på ett annat sätt, närmare hemmet, för att optimera schemat och skapa balans mellan fritid och arbetsliv. Och att det har varit fördelaktigt för deras familjer och för dem själva.” SEDAT ADIYAM AN, DIREKTÖR PÅ COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, SCHWEIZ.

VAD VI SAKNAR FRÅN KONTORET VIKTEN AV AT T TRÄFFAS FYSISKT

I våra intervjuer med yrkesverksamma i hela Europa, liksom i våra dagliga samtal med kunder och partners, har det blivit tydligt att det vi saknar mest från kontoret är varandra. Utan en plats att mötas och umgås med kollegor känner sig många medarbetare vilsna, ensamma och oinspirerade. Detta är negativt för verksamheten, och något som alla bör vara medvetna om, inte minst då psykisk ohälsa och diagnoser som utmattningssyndrom och depression har blivit allt vanligare under de senaste tio åren. Detta har varit särskilt påtagligt under covid-19-pandemin, och över hela Europa upplever fler människor en sämre psykisk hälsa.

WHO-5 WELL-BEING INDEX WHO-5 Well-being Index mäter psykiskt välbefinnande på en skala mellan 0–100.

EQLS 20161

APRIL 2020 2

JULI 2020 2

Komplexa samarbetsuppgifter som kreativa möten, brainstorming och utveckling av nya idéer görs bäst tillsammans med andra i fysiska möten. Här spelar kontoret en väldigt viktig roll. I våra intervjuer har deltagarna varit helt övertygade om detta och det är också ett typiskt exempel på något vi inte lägger märke till eller saknar förrän det är borta. Det verkar finnas konsensus i att vissa samarbetsformer kan vara mer effektiva vid digitala möten och många upplever att de blivit ännu bättre på att använda de digitala verktyg som deras företag tillhandahåller. Att lägga till fler digitala möten på agendan i framtiden kan bidra till att spara in på resekostnader och även vara fördelaktigt för miljön, men det finns fortfarande ett viktigt element i det personliga mötet som inte kan ignoreras. Den fysiska aspekten av att träffas och samarbeta tillför något som ingen digital lösning kan erbjuda. Nyckeln blir att hitta en balans mellan digitala och fysiska möten, men också att experimentera med ny och kommande teknik som kan bidra till att ge digitala möten en fysisk aspekt och göra dem mer interaktiva.

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Quality of life, quality of public services, and quality of society, Publications Office of the European Union, Luxembourg. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19 series, Publications Office of the European Union, Luxembourg.

” Den typ av information som utbyts vid personliga möten är annorlunda, och bättre. Ofta är det svårt att ha förtroendeingivande och djupgående diskussioner i telefonmöten eftersom man inte kan se den andra personen och bedöma deras kroppsspråk. Men vi bör sträva efter att hitta rätt balans mellan antalet personliga möten och telefonmöten.” ANNE STEINICKE, PROJEKTLEDARE PÅ SEN ATE DEPARTMENT FOR FIN ANCE, BERLIN, T YSKL AND.

SKAPA EN BRA ARBE TSKULTUR

Kontoret är inte bara en plats för spontana möten vid kaffebryggaren: det handlar om att skapa en känsla av samhörighet och en känsla av att vara en del av något större. Ironiskt nog känner sig de anställda mer som hemma när de känner en större samhörighet med företaget och den gemenskap de är en del av på arbetsplatsen. En bra arbetskultur får alla att känna sig sedda och erkända, och det kan vara svårt att uppnå när alla arbetar på distans. Det är lättare att missa en medarbetare som har det svårt, inte mår bra eller behöver lite extra hjälp. Det är viktigt att tänka på detta när man arbetar på distans och att ha strategier för att hjälpa alla att känna samhörighet. TA H AND OM NYA OCH UNGA MEDARBE TARE

Ett av de mest intressanta resultaten av våra undersökningar är att de belyst frågan om vad som händer med nya och unga medarbetare när deras chefer, mentorer och mer erfarna kollegor inte finns fysiskt tillgängliga för att svara på frågor och ge råd. Att attrahera och behålla kompetent personal är en av 2000-talets största utmaningar för europeiska företag. Yngre medarbetare och nyanställd personal har störst behov av att vara fysiskt på plats på kontoret, vilket inte är överraskande vid lite närmare eftertanke, men på många arbetsplatser har man missat att ta hänsyn till detta.

Den ökade tryggheten med digitala möten och distansarbete som en effektiv och funktionell lösning kan också påverka rekryteringsprocesserna i framtiden. Många intervjuer görs nu digitalt, och det är något som flera företag vill fortsätta med i framtiden, åtminstone under den första delen av rekryteringsprocessen. Digitala lösningar kan också bredda sökområdet för framtida rekryteringar om det finns möjlighet att arbeta hemifrån.

” Gemenskapen och arbetskulturen är de viktigaste aspekterna av kontoret som inte kan återskapas hemma.” L AURA PIHL AJA, HR-SPECI ALIST PÅ ADVEN, FINL AND.

Kontoret är den bästa platsen för att lära sig nya saker och arbetsuppgifter, ställa spontana frågor, ge och få feedback och testa olika saker. Det är också den bästa platsen för att komma in i företagskulturen och ta del av företagets värderingar. Vad händer när de mest erfarna personerna på kontoret inte finns där för att samarbeta med nya och unga medarbetare?

”Jag tycker det är bra att vissa har tagit det här tillfället i akt för att utvecklas och mogna men det har dock inte alltid varit fördelaktigt för praktikanter och nyanställda teammedlemmar. Problemet med att arbeta hemifrån är att nyanställda inte har några förebilder eller exempel att hämta inspiration från vilket ger dem en mycket svårare start. Därför tror vi att hemmakontoret är en dålig lösning för de här personerna då de har sämre möjlighet att skaffa sig rätt erfarenhet. Det beror förstås på vilken bransch de arbetar i då det finns företag där man får erfarenhet i takt med antalet arbetsuppgifter som utförs, men i många andra fall handlar det snarare om kvaliteten på dessa uppgifter.” KONRAD KRUSIEWICZ, ARKITEKT OCH GRUNDARE PÅ THE DESIGN GROUP I WARSZ AWA, POLEN. 6

UNDERSKAT TA INTE ERGONOMI

Kontoret är mer än en plats där man bygger företagskultur, har kreativa brainstormingmöten och fysiska möten. En annan viktig aspekt många medarbetare som arbetar hemifrån har missat är de ergonomiska lösningar som erbjuds på kontoret. Kontoret är nästan alltid mer ergonomiskt utformat än en arbetsplats i hemmet om du inte råkar ha ett anpassat hemmakontor. Personer som arbetar hemifrån kanske inte märker av något obehag i början, men att sitta och arbeta vid köksbordet eller i soffan kan ha långsiktiga effekter på kroppen. Studier visar att personer som arbetar på distans under en längre tid genomgående har upplevt smärta i nacke, axlar, armbågar och rygg. Detta kan orsaka långvarig smärta som leder till högre sjukfrånvaro och minskat välbefinnande, med högre vårdkostnader för både medarbetaren och arbetsgivaren.

Hur kan arbetsgivare se till att deras medarbetare mår bra och håller sig friska på lång sikt? Om vi är på väg in i en ny era av distansarbete kanske arbetsgivarna behöver tänka på det ökade behovet av ergonomiska lösningar i hemmet? Vi ser att lagstiftningen varierar mellan länder och skapar olika förutsättningar för arbetsgivare att kunna bistå sina anställda med en ergonomisk arbetsmiljö utan att individerna påverkas ekonomiskt av exempelvis förmånsbeskattning. Det är viktigt att lagstiftningen snabbt anpassas efter den rådande situationen för att säkerställa att medarbetare som arbetar hemifrån också har en bra och ergonomisk arbetsmiljö.

”Jag tror att de flesta företag kommer att vilja se så många av sina medarbetare som möjligt på kontoret eftersom det fysiska mötet mellan människor i en medvetet utformad miljö är överlägset vad gäller innovationskraft och byggande av företagskultur. Men samtidigt kommer det vara mycket svårt att helt ta bort den frihet som många känt med möjligheten att jobba hemifrån. Jag tror och hoppas att vi får se en lite större flexibilitet i att anpassa var vi jobbar utifrån våra behov.” JON AS FALK, ARKITEKT OCH PARTNER PÅ STRATEGISK ARKITEKTUR, SVERIGE.

VAD INNEBÄR DETTA FÖR KONTORET? Så många som 75 % av arbetstagarna i Europa säger att de skulle vilja fortsätta arbeta hemifrån – men väldigt få skulle vilja göra det varje dag. De arbetstagare som intervjuats verkar vara överens om att en 3:2-fördelning av arbetstiden fungerar bäst, med antingen tre dagar på kontoret och två hemifrån eller tvärtom. När vi kan vara mer flexibla i var vi väljer att arbeta ställs nya krav på hur vi använder och utformar våra kontorsmiljöer. Redan innan pandemin har det förts en livlig akademisk diskussion om hur kontor bör utformas. Höga kontorshyror och flexibla arbetssätt har tvingat beslutsfattare i organisationer och företag att maximera användningen av kontorsytan. Så vad innebär detta för framtidens kontor? Om människor själva kan välja när de vill arbeta hemifrån kan de välja de tillfällen då de behöver fokusera på arbetsuppgifter som kräver hög koncentration. Men hur är det med dem som inte kan fokusera hemma? Vi kommer säkerligen att behöva mer variation och olika typer av arbetsmiljöer för att kunna möta framtida behov och krav på kontoret.

FRAMTIDA TRENDER PÅ KONTORE T AKTIVITE TSBASERAT ARBE TSSÄT T

Aktivitetsbaserat arbetssätt är något som ofta missförstås och används felaktigt. Det är helt enkelt ett arbetssätt där man behöver en genomtänkt kontorsmiljö som stödjer den specifika organisationens verksamhet. Medarbetarna väljer sedan själva miljö utifrån den aktuella uppgiften. Det här arbetssättet kommer att vara avgörande för många företag som ger sina anställda en mer flexibel arbetssituation där de själva kan välja var de vill arbeta. Om dina medarbetare arbetar på distans 2–3 dagar i veckan innebär det generellt sett att bara omkring hälften av medarbetarna kommer att vara på plats på kontoret samtidigt. Att ha ett eget personligt skrivbord är då inte en kostnadseffektiv lösning. Med tanke på att en del medarbetare behöver komma till kontoret för att samarbeta och andra för att fokusera kan du behöva olika miljöer som är utformade för dessa aktiviteter. Det grundläggande är dock att olika miljöer väljs utifrån en noggrann analys som involverar alla medarbetare i processen samt att det nya arbetssättet implementeras fullt ut i organisationen.

FLER MÖTESPL ATSER

CO-WORKING UTANFÖR STORSTÄDERN A

Under våra intervjuer har vi noterat en längtan efter fysiska möten. De digitala mötena fungerar bra, men vi saknar de informella pratstunderna, brainstorming-sessionerna kring whiteboardtavlan och snabba avstämningar mellan kollegor. Du kan göra ett bra arbete hemifrån, men många längtar tillbaka till kontoret där de kan jobba tillsammans med sina kollegor. Detta kommer med största sannolikhet att påverka det framtida behovet av mötesplatser på kontoret. Om fler jobbar på distans då och då så kommer efterfrågan på virtuella mötesplatser att öka, både för större grupper och för enskilda personer. Om vi antar att fler också vill använda kontoret för kreativa möten uppstår ett behov av olika slags mötesutrymmen och platser för projektarbeten där man kan arbeta kreativt.

Mindre tid för pendling och en önskan om ett enklare liv utanför storstäderna är positiva faktorer som talar för distansarbete. Kontorskonceptet har blivit bredare än det varit tidigare, och både anställda och arbetsgivare inser att de kan arbeta effektivt även på andra platser än på kontoret. Att arbeta på distans handlar inte bara om att arbeta hemifrån. Co-working blir allt populärare, även i mindre städer och förorter. En del företag pratar också om att skala ner sina flaggskeppskontor i de centrala delarna av stora städer och istället öppna mindre satellitkontor i utkanten av staden för att göra det enklare för de anställda som bor i förorterna att ta sig till kontoret.

AVSKILDA UTRYMMEN FÖR FOKUSERAT ARBE TE

Övergången från en tid där vi mestadels tillbringat vår arbetstid på kontoret till ett mer dynamiskt och flexibelt sätt att arbeta på distans ställer också nya krav på ledarskap. Många chefer på C-nivå har fått lära sig att arbetet ska utföras på kontoret, och fokus har legat på tiden som tillbringas på kontoret snarare än på faktisk effektivitet, produktivitet och resultat. Det borde inte spela någon roll hur, när eller var vi får jobbet gjort. En mer dynamisk balans mellan att arbeta på kontoret eller någon annanstans kräver att chefer från ”den gamla skolan” anammar ett nytt sätt att leda, där de kan lita på att ansvarsfulla medarbetare levererar resultat oavsett var arbetet utförs. Men ett mer dynamiskt och flexibelt arbetssätt ställer inte bara nya krav på ledningen, det skapar också nya förväntningar på de anställda. Man måste utveckla en kultur av ägarskap och ansvar i hela organisationen, inte bara bland ledarna. Vi kallar detta medarbetarskap, och det är lika viktigt som ett modernt ledarskap om organisationer ska kunna anpassa sig efter nya och mer flexibla arbetssätt. Vad som än händer i framtiden kan vi konstatera att kontorsarbetare världen över har uppvisat en otrolig motståndskraft och flexibilitet under pandemin. Nu är det dags för en motprestation från ledarna och en anpassning av kontorskonceptet så att det speglar förändringarna.

AT T UT VECKL A NYA STANDARDER FÖR LEDARSKAP OCH MEDARBE TARSKAP

Alla har dock inte haft en bra upplevelse av att arbeta hemifrån och ofta är det kopplat till möjligheterna till att fokusera och koncentrera sig. För de som inte kan fokusera eller inte har en ergonomisk arbetsplats hemma måste kontoret tillhandahålla tysta utrymmen där medarbetarna kan koncentrera sig på sina individuella arbetsuppgifter. Tysta utrymmen för fokuserat arbete var en bristvara på många kontor redan innan pandemin, och även om många har kunnat koncentrera sig och vara effektiva hemma kan vi inte förlita oss enbart på det och glömma bort behovet av individuell koncentration även på framtidens kontor. Tysta utrymmen för koncentrerat arbete är ofta avgörande för helhetsupplevelsen av en kontorsmiljö, men det behöver inte vara synonymt med individuella bås eller cellkontor. Genom att dela in kontoret i olika zoner med god avskärmning och skapa riktlinjer för hur zonerna används får medarbetarna möjlighet att koncentrera sig och fokusera även när de arbetar i öppna ytor. FLER TEKNISKA LÖSNINGAR, BÅDE PORTABL A OCH FASTA

Tekniken är en viktig framgångsfaktor när det gäller att skapa ett mer flexibelt arbetssätt där medarbetarna kan välja var de vill arbeta både på och utanför kontoret. Det handlar inte bara om att förse medarbetarna med bärbara datorer, smartphones och programvara som hjälper dem att komma i kontakt med varandra, utan det är också viktigt att titta på de tekniska lösningarna på kontoret. Det måste finnas ett bra ekosystem av tekniska lösningar på kontoret som är enkla att ansluta till, både när man arbetar individuellt och tillsammans. Vi vill ha en sömlös upplevelse där allt är sammankopplat, på samma sätt som med de smarta enheter vi använder hemma. Förmodligen kommer fler att då och då arbeta på distans vilket gör att det måste finnas etablerade system som gör det enkelt att arbeta tillsammans och dela filer, oavsett om man befinner sig på kontoret eller på distans.

” Det hybrida sättet att arbeta blir vanligare och påverkar både de fysiska lokalerna på arbetsplatsen och hemmakontoret. Den tekniska utvecklingen har gått snabbt framåt och användningen av tekniken i det dagliga arbetet har också ökat radikalt. Nästa steg är att utveckla de digitala samarbetsmöjligheterna.” FREDRIK NILSSON, CHEF FÖR GROUP REAL ESTATE INTERN ATION AL PÅ SEB, SVERIGE.

“ Enorma förändringar är på väg. Ledarna måste lära sig att släppa taget och lita på sina medarbetare. Deras inställning till hemmakontoret kommer att förändras. Vi är på väg mot ett samhälle där vi kan “arbeta från var som helst”. Målet är att arbeta mer flexibelt och upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och fritid.”

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMNE T NI, UNGERN.

ETT KONTOR SOM ÄR GJORT FÖR ATT HÅLLA LÄNGE ÄR ETT KONTOR SOM KAN FORTSÄTTA FÖRÄNDRAS För att skapa ett kontor som håller över tid måste det kunna anpassas till nya utmaningar, skiftande krav och olika behov. En förutsättning för detta är noggrant utvalda färger och material som bidrar till ett lugnt och enhetligt utseende. Det gör det möjligt att flytta runt och kombinera möblerna från olika rum på kontoret utan att störa helhetsintrycket. En framtidssäkrad och hållbar kontorsinredningslösning måste vara tillräckligt flexibel för att kunna förändras i takt med organisationen. Det kan röra sig om små förändringar som sker varje dag, men det kan också vara större förändringar som kommer mer sällan, till exempel det skifte vi befinner oss i just nu.

Genom möten med våra kunder vet vi att många funderar på flexibiliteten i deras framtida kontor. Flexibilitet kan ibland kännas som ett modeord som vi slänger oss med för att visa hur viktigt det är att förändras i takt med tiden. Vi måste vara flexibla, men vad innebär det egentligen? När det gäller kontorsdesign och möbelval brukar vi prata om tre nivåer av flexibilitet som man behöver tänka på när man utformar en hållbar och framtidssäkrad lösning som är anpassad efter organisationens behov.

DAGLIG FLEXIBILITE T

Vissa saker vill man variera från dag till dag, eller till och med flera gånger om dagen. Det kan handla om att komplettera en mötesplats med extra stolar eller skärmar, eller att sitta på en plats där du kan samarbeta vid din kollegas skrivbord. Det kan också handla om individuell justering av kontorsstolen eller att växla mellan att sitta och stå med ett höj- och

sänkbart skrivbord. Den dagliga flexibiliteten måste vara enkel, och därför är produkter med hjul perfekta eftersom de är lätta att flytta dit du behöver dem för stunden. Multifunktionella produkter som till exempel golvskärmar med anslagstavlor är perfekta när du behöver mer ljudabsorption och lite extra skrivutrymme för mötet.

KORTSIKTIG FLEXIBILITE T

Denna pandemi har verkligen satt kontorens kortsiktiga flexibilitet på prov. Företag över hela världen har varit tvungna att förändra sin kontorslayout för att kunna följa statliga riktlinjer och restriktioner som också förändrats och utvecklats över tid. Vi vet inte hur långvariga många av dessa förändringar blir, men många har insett vikten av att ha en kontorslösning som kan anpassas efter olika behov och situationer – i det här fallet

en pandemi, men nästa gång kan det handla om att företaget går igenom en snabb tillväxtspurt eller arbetar med ett tvärfunktionellt projekt. Du kan addera kortsiktig flexibilitet på ditt kontor genom att ändra antalet sittplatser och skärmar i en bänklösning samt växla mellan att använda den som skrivbordplatser eller mötesplats - allt beroende på behovet för den närmaste framtiden.

L ÅNGSIKTIG FLEXIBILITE T

Flexibilitet kan också bestå av en långsiktig lösning som hjälper dig att anpassa kontoret efter förändringar som sker någon gång vartannat år eller ännu mer sällan. Denna flexibilitet gör det möjligt att använda inredningen under lång tid framöver – en lösning som är både ekonomiskt och miljömässigt hållbar. Du får långsiktig flexibilitet med produkter och lösningar.

som kan konfigureras om för att passa nya utrymmen eller nya syften. Med ett modulsystem kan du lägga till eller ta bort delar för att arrangera dina möbler i nya konstellationer som anpassas efter verksamhetens ständigt föränderliga behov. En lösning som passar dig perfekt just nu kanske inte är det som behövs om två år, eller efter en flytt till nya lokaler.

HUR KAN DU FÖRBEREDA DIG? Kontorskonceptet har förändrats. Just nu kanske du känner dig fast i mitten mellan tidigare sätt att arbeta som vi inte kan återvända till och en okänd framtid. Så hur kan du förbereda ert kontor för ett nytt sätt att arbeta? Förändring kräver tid och eftertanke. Först och främst måste man analysera vad som har fungerat och vad som inte fungerat i organisationen under pandemin, samt hur man skulle vilja arbeta i framtiden för att stödja verksamheten och medarbetarnas välbefinnande på bästa sätt. Oavsett vilken riktning man väljer är det viktigt att involvera alla medarbetare i resan så att de är förberedda på det nya arbetssättet. Deras delaktighet, insikter och erfarenheter är viktiga faktorer för en framgångsrik framtid. Sedan handlar det om att utforma kontorslokalen så att det passar verksamhetens framtida arbetssätt och främjar hälsa och välmående, både för organisationen och människorna som formar den.

ARBE TSPL ATSAN ALYS VISAR VÄGEN

Genom åren har vi hjälpt många kunder att utforma värdeskapande förändringar i deras fysiska arbetsmiljö. Det gör vi genom vår arbetsplatsanalys, Next Office®, som hjälper till att skapa verksamhetsanpassade och hållbara arbetsmiljöer. Styrkan i vår arbetsplatsanalys är att den bygger på den unika organisationens vision och mål och att den underlättar involvering och inkludering av personal. Vi har lärt oss vikten av att involvera alla tidigt i processen för att kunna identifiera behov, utmaningar och möjligheter både idag och i framtiden. Under hela analysprocessen hjälper vi våra kunder att identifiera och förstå organisationens behov och sammanställer sedan en rapport som ligger till grund för inredningslösningen. Vi är övertygade om att rådgivning om förändringar i inredningslösningar och arbetssätt behöver baseras på data, inte på gissningar.

FEM FRAMGÅNGSFAKTORER

SÄT T VISION OCH M ÅL

För att skapa enighet måste ledningen sätta upp vision och mätbara mål för verksamheten. Visionen och målen ligger sedan till grund för hela processen.

INVOLVERA PERSON ALEN

För att förändringsresan ska lyckas är det avgörande att alla medarbetare inkluderas, involveras och informeras från allra första början. När man drar nytta av olika erfarenheter och tar hänsyn till allas behov blir slutresultatet alltid bättre.

UTFORM A KONTORE T EF TER FAKTISKA AKTIVITE TER

För att skapa ett verksamhetsanpassat kontor behöver inredningen utformas efter kartlagda aktiviteter och arbetssätt samt sätta både individen och verksamheten i fokus.

FASTSTÄLL RIKTLINJER OCH REGLER FÖR KONTORE T

För att utnyttja kontoret på bästa sätt och skapa en bra arbetskultur måste man sätta tydliga riktlinjer för hur man ska använda och bete sig på arbetsplatsen, samt riktlinjer för distansarbete. Kontorets regler och riktlinjer ska vara dynamiska och anpassas efter förändrade förutsättningar.

UPPFÖLJNING

Det är viktigt att följa upp hur det nya kontoret och de nya miljöerna fungerar och faktiskt används. Uppföljning ska ske regelbundet för att säkerställa att kontoret anpassas till förändrade behov och ny personal.

kinnarps.se

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991001 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Vill du veta mer om hur ditt framtida kontor utformas för framgång?