KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr.06_december08_ISSN 1399-7947
TEMA: De nye dialoger
Poul Nyrup imod KMD-salg Kommunale gevinster med reformen er væk Borgernes hævn på nettet Nr.05_ oktober08_ side 1
Fylder it for meget i din virksomhed? LÆG DIN IT-DRIFT UD TIL KMD Flere og flere virksomheder overvejer outsourcing som en vej til at frigøre ressourcer på it-budgettet. Men outsourcing handler i lige så høj grad om at lade it-driften spille en mindre rolle rent mentalt til fordel for et styrket blik på den egentlige forretning. Hos KMD tapper du direkte ind i Danmarks største dansk-ejede it-virksomhed med specialister, teknologi og sikkerhedsprocedurer, som de færreste it-afdelinger kan mønstre. Spørg os, hvordan vi kan hjælpe dig med at skabe råderum til innovation og fremsyn. Start på kmd.dk KMD er den største danske it-virksomhed. Vi leverer infrastruktur, drift og udvikling af alt fra simpel webhosting til SAP-systemer i international skala. Netop nu skaber vores outsourcingydelser arbejdsro og vækst for virksomheder som JYSK og COOP Danmark. Læs vores cases på kmd.dk.
1
36
2
5
Indhold nummer 6 · december 2008 Fri os for pseudodialoger
4
side 5
Leder om temaet: De nye dialoger
KMD-salg rykker nærmere
side 8
Det felt af seriøse købere, som vil overtage den kommunalt ejede it-virksomhed, KMD, bombarderer de nuværende ejere i Kommunernes Landsforening (KL) med tusindvis af spørgsmål.
Kommunale gevinster med reformen er væk
side 12
Mere administration, mere bureaukrati og færre varme hænder.
Poul Nyrup imod KMD-salg side 6
Forenklet lovgivning er afgørende for borgernes selvbetjening
side 14
”Objektiv sagsbehandling” er nøglen til effektiv betjening af borgerne, mener konsulent.
KRONIK: Borgernes hævn på nettet?
:
side 16
TEMA : De nye dialoger
3 mia kr. til ny teknologi
side 18
Regeringen afsætter tre mia. kr. i de kommende syv år til investeringer i arbejdskraftbesparende teknologi (ABT-Fonden red.) og nye arbejds- og organisationsformer, der kan aflaste medarbejderne og give mere tid til borgernær service og omsorg.
Dialog med borgerne skal gå gennem alle kanaler
side 20
Offentlig byggesagsbehandling halter digitalt bagud side 23
Umbrella arbejder frem mod ti nye selvbetjeningsløsninger side 10
Digital byggesagsbehandling skal give færre fejl
side 24
Cloud kan blive en genvej til at betjene borgerne som kunder
side 26
Internetbaserede systemer kan skabe en hurtig og fleksibel genvej til interaktive borgervenlige systemer.
Millionbesparelser med elektronisk post
side 29
Albertslund outsourcer løn til KMD
side 29
Allerød Kommune indgår aftale med Silkeborg Data
side 30
Fra den 1. maj 2009 vil Allerød Kommunes løn- og personaleadministration blive varetaget af Silkeborg Data
Cloud kan blive en genvej til at betjene borgerne som kunder side 26
KOMMUNERNES IT MAGASIN Udgiver: KIT@– Kommunale It chefer. Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk
Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 5066 Flemming@kjærsdam.dk
Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk
Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen
Layout: www.znildt.dk Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: Kontrolleret af Dansk Fagpresse 8.300
Nr.06_ december08_ side 3
Nu kan du købe it-systemløsninger, -projekter samt vedligehold uden at gå i udbud SKI’s nye rammeaftale gør det nemmere og billigere for det offentlige at udvikle og implementere it-løsninger. Aftalen er en værktøjskasse, som understøtter alle projekt- og aftaleformer, baseret på anerkendte standarder. Og du behøver ikke længere at gå i ressourcekrævende udbud. Vi har nemlig inkluderet det hele i aftalen, så du i stedet kan koncentrere dig om det, det egentlig handler om; at få projektet igangsat og afsluttet.
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 DK-2300 København S Tlf. +45 33 42 70 00 Fax +45 33 91 41 44 ski@ski.dk www.ski.dk Q
Q
Q
Læs mere på www.ski.dk/systemloesninger_mv
Q
Q
“
leder af Jørgen Kristensen, formand for KIT@
Fri os for pseudodialoger I denne udgave af Kit-Magasinet har vi fokus på de nye dialoger – det vil sige muligheder, de nye teknologier åbner for at etablere dialoger med de mange borgere og virksomheder, som ikke har brug for kommunens serviceydelser regelmæssigt. Denne målgruppe skal i udgangspunktet kunne vælge dialogform og elektronisk medie, uanset om vi tilbyder ydelsen som selvbetjening over internet eller de ønsker en dynamisk dialogform, baseret på anden teknologi end dem fra før årtusindeskiftet. Kommunerne har de seneste år oplevet et pres fra statens side – ikke mindst fra finansminister Lars Løkke Rasmussen (V) – der tvinger nye borgerrettede digitaliseringsløsninger igennem i kommunerne. Det er min påstand, at det inden de gik i luften, ville have været gavnligt at kortlægge, om de ydelser i udgangspunktet er efterspurgte af borgerne og om arbejdsgangene kunne automatiseres, så sagerne for en stor del kunne løses uden berøring af en kommunal sagsbehandlers hånd. Virkeligheden i kommunerne er, at mange af de ”fællesløsninger” eller ”portaler” fra centralt eller regionalt hold - og som er tænkt rigtigt fra et overordnet niveau - i mange tilfælde ikke kommer til at virke i dagligdagen, da teknologien er indrettet til at ramme ”alle”. Men det er jo reelt et mindretal på ca. 20 procent af borgerne, som har brug for kommunerne regelmæssigt, og de anvender ikke de statslige eller regionale portaler. Dermed tvinges kommunerne
væk fra deres kerneforretning – nemlig at servicere de mennesker, der har brug for os – fordi kommunerne skal afsætte mandetid til at understøtte de portaler, der ikke er tænkt godt nok ind i det udførende led. Når en blanket fra virk.dk – ikke virker, lander den i kommunen. Hvis en landsdækkende pas eller kørekortsløsning ikke bliver implementeret som en fælles digitaliseret forretningsgang mellem politi og kommune, ender det som manuel, tidskrævende arbejdsgang ude i kommunerne – uanset hvad borgerne ellers er blevet stillet i udsigt ved lanceringen af Borger.dk, ”borgerens indgang til hele det offentlige Danmark”. Min påstand er, at der er for meget varm luft i digitaliseringen og at borgerne er ved at være trætte af de pseudodigitale løsninger, som for det meste begrænser sig til forespørgsler eller indberetning af data over internet, og ikke fører til en reel sagsbehandling på stedet. Når jeg kalder det pseudodigital skyldes det, at en ægte digital forsyningskæde i langt de fleste tilfælde kræver forudgående lovændringer, regelforenkling og en entydig identifikation imellem borger og myndighed. Så længe det ikke er tilfældet, vil effekterne udeblive på grund af manglende mulighed for effektiv informationsoverførsel på tværs af myndigheder. Hvad værre er; når vi lapper udenpå eksisterende løsninger og udveksler data ad hoc, risikerer vi uforvarende at sætte informationssikkerheden over styr - en tendens, som i øvrigt kan aflæses på Datatilsynets hjemmeside. Derfor: Fri os for pseudodigitalisering og efterfølgende pseudodialoger. Lad os arbejde på at etablere en ægte dialog på tværs af stat, regioner og kommuner, hvor standardisering, digitalisering og arbejdsgange og borgerbetjening sættes ind i en sammenhæng, og hvor gentækning af forretningsmodeller, informationssikkerhed og nye teknologer kan bringes i spil. Så vil vi for alvor kunne tale om kvalitetsreform og effektiviseringer.
Jørgen Kristensen, formand for KIT@ Nr.06_ december08_ side 5
e
NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam
Poul Nyrup imod KMD-salg Tidligere statsminister, Poul Nyrup Rasmussen (S), der er i dag medlem af Europaparlamentet, advarer direkte mod et salg af KMD. Den finansielle krise og udsigten til en længerevarende økonomisk recession betyder, at virksomheden prissættes alt for lavt og at værdierne i virksomheden risikerer at forsvinde. Han anbefaler, at Folketingets lov om det tvungne salg af KMD ophæves, og at kommunerne beholder ejerskabet og finder nye, eksterne samarbejdspartnere fremover.
! KMD´s ejere i KL og Kommune Holding har igangsat en ”due diligence” for to potentielle investorer med henblik på at sælge virksomheden. Selvom en ”due diligence” kan dække over mange forskellige forhold, advarer Poul Nyrup Rasmussen de kommunale ejere mod at gå længere i processen end til at ”positionere” virksomheden. Due diligencen bør gennemføres for at sikre virksomhedens langsigtede overlevelsesevne gennem moderniseringer og investeringer og udvikling af virksomheden. ”Ejerne af KMD skal lade den del ligge, som har med salget af KMD at gøre. Vi befinder os i en abnorm finansiel situation. Det er helt uansvarligt, at prissætte KMD på nuværende tidspunkt. Vi er midt i en finanskrise og en økonomisk recession, og det åbner risikoen for, at værdierne forsvinder, fordi der er blevet foretaget alvorlige fejlskøn i en så unormal situation,” siger Poul Nyrup Rasmussen.
Lækkerbisken Han er fuldt opmærksom på, at KMD er en ”lækkerbisken” for udenlandske kapitalfonde. Virksomheden har en høj kapitaliseringsgrad. Det vil sige en lille gæld, ejer mange ejendomme, en fast kundeportefølje med en fornuftig omsætning og en professionel medarbejderstab. Derfor ligger virksomheden populært sagt lige til højrebenet for et muligt opkøb. Men timingen er den værst tænkelige og KMD skal ikke gå til udsalgspris. Nr.06_ december08_ side 6
Prisen for KMD vil, ifølge Poul Nyrup Rasmussen, med den ovennævnte kapitaliseringsgrad være ”adskillige milliarder” – vel og mærke før finanskrisen. Men nu efter finanskrisen vil virksomheden prissættes ”væsentligt lavere”, og det er nærmest umuligt i dag at gisne om, hvad virksomheden vil være værd om 12 måneder. Derfor advarer han mod at sætte virksomheden til salg. Virksomheder med ligeså omfattende en kapitaliseringsgrad som KMD´s er blevet købt op i stort antal i Europa. Ifølge Poul Nyrup Rasmussens bog om kapitalfonde ”I Grådighedens Tid” blev der i år 2006 købt virksomheder op i Europa for 2000 mia. Euro (15.000 mia. kr. red.). Bogens ræsonnement er, at disse opkøb sker for at tømme selskaberne for værdier, i stedet for at udvikle virksomhederne. Det er præcis den skæbne, som den tidligere statsminister frygter, vil blive virkelighed for KMD ved et salg til en kapitalfond, og det er den, han advarer de nuværende ejere imod. ”KMD er en lækkerbisken for den type kapitalfonde. Der er enormt gode muligheder for at trække værdier ud af selskabet, og derfor kan jeg slet ikke forstå, hvorfor KMD skal sælges. Jeg mener kommunerne bør beholde ejerskabet af KMD. Men i stedet for at fortsætte som nu som eneejer, tænke ejerskabet ind på en ny måde, hvor der indgås et fornuftigt samarbejde med andre danske eller europæiske samarbejdspartnere. Partnere som man kan stole på. Det er vigtigt, at et nyt ejerskab supple-
Nottingham Universitet har undersøgt 400 virksomheder, som har været ejet af kapitalfonde og som er blevet solgt igen ved ”Leverage Buy Out”. 120 af dem er nu på randen af bankerot på grund af den gæld, kapitalfondene har skabt i selskaberne og som nu tynger den daglige drift. Poul Nyrup Rasmussen har skrevet bogen ”I grådighedens tid” om kapitalfonde i 2007
“
”Den finansielle krise og den økonomiske recession, vi nu befinder os midt i, har de kapitalfonde bidraget til. Det er først og fremmest bankerne, der er skyld i den, men kapitalfondene har et medansvar, da de har bragt mange virksomheder ud til kanten, som befinder sig i en vanskelig situation, så snart renten stiger igen,” siger Poul Nyrup Rasmussen.
res af professionelle alliancer, så KMD kan komme i front på teknologifornyelse. KMD handler ikke kun om at levere service i kommunerne. Det er også et spørgsmål, om videreudvikling af en virksomhed, der kan overleve på længere sigt,” siger Poul Nyrup Rasmussen. Han anbefaler, at loven om det tvungne salg af KMD, som skal ske senest ved udgangen af 2011, bliver ophævet af et flertal i Folketinget, og sikrer KMD´s overlevelse på længere sigt gennem partnerskaber.
Ny regulering af kapitalfonde Udover at have skrevet bogen om kapitalfonde, har Poul Nyrup Rasmussen deslige været primus motor på de europæiske socialdemokraters vegne i den lovgivningsrapport, som er vedtaget i Europaparlamentet til en ny regulering af kapitalfonde. Denne lovgivning ligger på linje med den lovgivning, som er ved at blive vedtaget i USA. Den forretningsmodel, som skal reguleres, er den såkaldte ”Leverage Buy Out” (LBO red.). Det er, når kapitalfonde ”opkøber virksomheder ved at stifte gæld”. På den måde kan kapitalfondene love investorer årlige afkast på 20-25 procent. Et så højt afkast er ifølge Poul Nyrup Rasmussen urealistisk over en årrække. Dermed ripper kapitalfondene virksomhederne for værdier og øger gælden, og dermed bliver virksomhederne nødlidende. Ifølge Poul Nyrup Rasmussen er TDC brugt som skrækeksempel i Europa, hvor kapitalfonde har lænset virksomheden for værdier.
Poul Nyrup Rasmussen (S), medlem af Europaparlamentet.
Public IT Solutions SKI 02.18 leverandør PRINCE2 projektledelse Microsoft Guld Partner
inCaptiva A/S Englandsgade 25 5000 Odense C
Tlf: 70 20 21 90 E-mail: mail@incaptiva.dk Web: www.incaptiva.dk Nr.06_ december08_ side 7
e
NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam
KMD-salg rykker nærmere Det felt af seriøse købere, som vil overtage den kommunalt ejede it-virksomhed, KMD, bombarderer de nuværende ejere i Kommunernes Landsforening (KL) med tusindvis af spørgsmål. De bliver i anonymiseret form sendt videre fra KL til et ledelsesteam i KMD bestående af mere end 50 mennesker, der besvarer spørgsmålene. Da spørgsmålene er anonymiserede fra KL´s side, ved den pågældende leder i KMD ikke hvem, der har stillet spørgsmålet, og hvem der modtager svaret. Salget af KMD rykker tættere på, da en såkaldt ”due diligence” nu er igangsat. ”Due Diligence” er en forundersøgelse, som for en kommende køber skal klarlægge de materielle og immaterielle værdier, som selskabet består af. ”Jeg har en rimelig formodning om, at de seriøse købere, som er inde i denne forundersøgelse, er interesseret i at købe KMD med henblik på at drive virksomheden videre. Jeg er dog oprigtigt forundret over, at når virksomheden har fået tusindvis af spørgsmål, at de endnu ikke har spurgt til medarbejderforhold, da medarbejderne er KMD´s vigtigste aktiver,” siger fællestillidsmand Erik Lykke Hansen, Landsklubben KMD. Det er Folketingets beslutning fra juni 2006, der har bragt Kommunernes Landsforening i en situation, hvor offentligt ejede virksomheder, der henter mere end 25 procent af deres omsætning på det private marked, skal sættes til salg. KMD skal således være solgt inden udgangen af 2011.
En afgørende fase Forundersøgelser af den karakter, som nu er igangsat, er sædvanligvis et tegn på, at forhandlingerne om en overtagelse er inde i en afgørende fase, med mindre forundersøgelserne afslører noget, der kan få potentielle købere til at trække sig.
”Processen med salg af KMD er kommet en anelse hurtigere, end vi forventede. Men selv om det er kommet så tæt på, må jeg konstatere, at jeg er imponeret over, at de ansatte i KMD ikke er mere påvirkede af situationen end tilfældet er. Det synes jeg, de skal fortsætte med, fordi jo mere de ansatte bevarer roen, desto bedre bliver det produkt en kommende ejer overtager. Så jeg vil opfordre til, at medarbejderne bevarer arbejdsglæden og den gode moral,” siger Erik Lykke Hansen. Borgmester Erik Fabrin (V), der er formand i Kommunernes Landsforening og bestyrelsesformand i Kommune Holding, og som ejer KMD A/S, ønsker ikke at kommentere situationen på nuværende tidspunkt. Der er ikke nogle informationer fremme om, hvem de interesserede købere er. Men da det koster mange millioner kroner at gennemføre en ”due diligence” i KMD formodes det at være virksomheder, som seriøst er interesseret i at købe KMD.
“
Processen med salg af KMD er kommet en anelse hurtigere, end vi forventede. Men selv om det er kommet så tæt på, må jeg konstatere, at jeg er imponeret over, at de ansatte i KMD ikke er mere påvirkede af situationen end tilfældet er.
Erik Lykke Hansen Nr.06_ december08_ side 8
Skræddersyede IT-løsninger
Vælg Identitetsstyring fra IT Quality - det gjorde bl.a. Faaborg-Midtfyn Kommune og Mariagerfjord Kommune! Det anslås, at en gennemsnitlig kommune ændrer på mere end 15% af alle IT-brugere pr. år. Enten fordi brugerne skifter funktion eller udskiftes med nye medarbejdere. Samtidig er tendensen, at der i stigende grad introduceres nye værktøjer som ITIL eller LEAN for derigennem at sikre effektivitet og ensartethed i forretningsprocesserne. Sidst men ikke mindst betyder retningslinierne i DS-484, at kravene til IT sikkerhedsorganisationens processer og opgaver i langt højere grad end tidligere skal dokumenteres, revideres og underlægges løbende kontrol. Samlet set har behovet for, at der etableres et rammeværk for styring og kontrol af identiteter og rettigheder aldrig været større. Effekterne ved anvendelse af Identitetsstyring omfatter hele forretningen, og gevinsterne er mange. Ring til vores salgsafdeling på tlf. 70 222 444 for en uforpligtende samtale, eller læs mere på http://www.itq.dk/identitetsstyring IT Quality A/S | Banemarksvej 50F | 2605 Brøndby | 70 222 444 | info@itq.dk | www.itq.dk |
e
NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam
Umbrella arbejder frem mod ti nye selvbetjeningsløsninger Det tværgående kommunale samarbejde, Umbrella, der indtil videre består af 34 kommuner, har afsluttet første fase, og styregruppen har nu udpeget ti særlige indsatsområder, hvor der er udarbejdet løsningsbeskrivelser og konkrete ”business cases” til digital selvbetjening. Styregruppen for Umbrella forventer, at de første løsninger allerede vil blive implementeret i kommunerne medio 2009.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Formålet med Umbrella har i første fase været at identificere og udpege de særlige indsatsområder, der kan fremme udviklingen af digitale selvbetjeningsløsninger i kommunerne. Borger.dk, som gik i luften med en ny version i oktober, er i dag et udstillingsvindue for selvbetjeningsløsninger i hele den offentlige sektor. Ifølge styregruppemedlem for Umbrella, Kim Nielsen Ranch, Herning Kommune, er Umbrella i første omgang en fælleskommunal projektorganisation, der kan gå ind og tage ansvar for udviklingen af kommunale selvbetjeningsløsninger, som dermed kan understøtte Borger.dk og de fælles offentlige løsninger. ”Vi er i dag allerede mere end 1/3-del af kommunerne, der ser et formål med at definere fælles løsninger, som kan bruges som digital borgerservice. De fordele, jeg forventer, der kan komme i fase to, er lavere ressourceforbrug og udviklingsomkostninger for kommunerne i såvel kravspecifikations- som udviklingsfasen for de digitale løsninger,” siger medlem af styregruppen Kim Nielsen Ranch, Herning Kommune. Efter han opfattelse er der ikke mening i, at den enkelte kommune selv går i samarbejde med en leverandør i udviklingen af digitale borgerløsninger, hvor lovgivning og arbejdsgange ofte er ens for kommunerne. Derfor kan kommunerne gennem et samarbejde sænke omkostningerne til udvikling ligesom det vil være kommunerne selv, som definerer kravene til løsningerne. Nr.06_ december08_ side 10
Han understreger, at det er kommunerne, der har defineret ideerne og udpeget de indsatsområder kommunerne ønsker at videreudvikle, mens EDB-Gruppen fungerer som sekretariat og koordinator for processen i Umbrella. Umbrella er åben overfor at inddrage eksterne interessenter, som har indflydelse på eller interesser i at udvikle digitale selvbetjeningsløsninger. ”Selvbetjeningen er en platform for kommunerne, som kan udstilles på Borger.dk, så borgere og virksomheder kan hente det et sted. Derfor er det vigtigt, at vi samarbejder med eksterne interessenter, som kan være med til at drive processen fremad,” siger Kim Nielsen Ranch. Blandt andet er KL som ekstern interessent med i Umbrellas styregruppe og flere har både uofficielt og officielt allerede vist interesse for næste fase i Umbrella, hvor kommunerne skal i gang med at kravspecificerer løsninger. Kim Ranch Nielsen ser eksempelvis to af indsatsområderne ”flytning” og ”digitalisering af byggesager”, som helt oplagte at udvikle som selvbetjeningsløsninger til alle landets kommuner.
Forslag til ti nye selvbetjeningsløsninger
6.Pensionsmappe Ét samlet overblik for borger og sagsbehandler samt et ansøgnings- og et bevillingsmodul, hvor borgeren kan ansøge og modtage bevillinger evt. som straksafgørelser.
1.Organisation: Fokus på forankring af forandringsprocessen i hele kommunen. Forløbet har til hensigt at: - sikre forankring i ledelsen, allokere ressourcer til de nødvendige investeringer.
7.Formueoversigt fra pengeinstitut Kommunen skal kunne trække oplysninger om aktuel formue, efter accept fra pensionisten, fra banker og pengeinsti-tutter.
2. Digital superblanket: Den digitale selvbetjeningsplatform består af en hændelsesmotor og en integrationsmotor.
8. Flytteløsning En fuldt tværgående løsning, hvor borgeren guides gennem hele flytteprocessen.
3.Underholdsbidrag: Ved en integration mellem eIndkomstregistret og KMD's fagsystem vil det være muligt automatisk at opdatere og kontrollere grundlaget for udbetaling af underholdsbidrag.
9. Bestilling af ejendomsskattebillet, forbrugsafregning mv. En løsning til håndtering og fremsendelse af dokumenter ved køb og salg af fast ejendom.
4. Digitalisering af byggeansøgninger: Ved en digital byggesagsansøgning bliver borgeren eller den erhvervsdrivende i stand til at gennemføre en byggesagsansøgning fuldt digitalt.
10.Webshop Webshoppen skal gøre det enkelt for borgerne at tilgå de mange tilbud, kommunerne og de lokalt forankrede foreninger har.
5.Grænsegængere: En fælles løsning for statsforvaltningerne, kommunerne og SKAT.
Har din PARTNER droppet DIG? Det er vigtigt, at der er SERVICE og VEDLIGEHOLDELSE på jeres 3Com netværk! Det kræver en seriøs og fleksibel partner, der ved hvad jeres forretning drejer sig om, og som forstår vigtigheden af et velfungerende netværk! Vi har i over 15 år supporteret og installeret 3Com netværk.
Ring NU på 72 17 44 99 eller fang os på info@wolfcon.dk Hvis du giver kaffen, giver vi basserne! Vi dropper dig ikke! Med venlig hilsen WolfCon
10 % rabat på alle Servicekontrakter tegnet i december!
ERFARING · VIDEN · IDEER WWW.WOLFCON.DK Nr.06_ december08_ side 11
e
NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam
Kommunale gevinster med reformen er væk Mere administration, mere bureaukrati og færre varme hænder. Alle forventninger om kommunalreformens velsignelser bliver gjort til skamme, og kommunernes mulige stordriftsfordele gennem sammenlægninger er udeblevet. Det siger kommunalforsker Roger Buch, Danmarks Journalisthøjskole, knapt to år efter kommunalreformens start, hvor 66 kommuner blev fusioneret og 32 kommuner fortsatte uændret. De store gevinster for kommunerne er udeblevet.
nistrative stillinger gjort til varme hænder på børne- og ældreområdet, så har vi fået det modsatte. Administrationen er vokset, og sundhedsområdet er i bekneb for personale,” siger Roger Buch.
En del af forklaringen skyldes ifølge Roger Buch, at analyserne forud for Kommunalreformen viste en ideel størrelse for en gennemsnitskommune med 35.000 indbyggere. Men virkeligheden er blevet en anden. I dag er en dansk gennemsnitskommune med 55.000 indbyggere. Altså 20.000 flere pr. kommune i gennemsnit.
Kommunalforskeren bliver bakket op af en analyse ”Kommunal Økonomisk Fokus september 2008” fra konsulentvirksomheden Deloitte Consulting. Den viser, at antallet af administrative medarbejdere er steget med 1650 stillinger over to år. Det svarer til ekstra udgifter i administration i kommunerne på 840 mio. kr.
Der er ingen naturlov, som fastslår mindre kommuner er mere effektive end større kommuner, fordi det er politiske og ledelsesmæssige beslutninger, der ligger til grund for effektiviseringerne.
Lettere at lukke og skære ned
”Men hvis målet med Kommunalreformen var mindre administration, mindre bureaukrati, og at få de kolde hænder i admi-
”Kommunalreformen har gjort det nemmere for den politiske ledelse i regioner og kommuner at lukke sygehuse, at lukke skoler og biblioteker og på den måde spare udgifter på driften. Det er bare vigtigt at gøre opmærksom på, at den slags besparelser ikke er smertefrie, da de opleves af borgere og brugere som kvalitetsforringelser.”
Hvis det er blevet mere besværligt at drive en kommune, er det ifølge Roger Buch blevet nemmere for politikere og topledelser at effektuere besparelser.
”Selvom kvaliteten sundhedsfagligt godt kan være bedre på et større sygehus, eller undervisningen kan blive bedre på større skoler eller udbuddet af bøger være bedre på et større bibliotek, oplever borgerne det ikke som kvalitetsforbedringer. De skal køre længere efter det. Derfor er den type besparelser nærmest en garanti for mere utilfredse borgere,” siger Roger Buch. Han understreger, at selvom Kommunalreformen var landet med den ideelle størrelse på gennemsnitskommuner med 35.000 indbyggere, viser analyser, at der ikke er særligt mange effektiviseringsgevinster at hente. Kommunalforsker Roger Buch, Danmarks Journalisthøjskole
“
Kommunalreformen har gjort det nemmere for den politiske ledelse i regioner og kommuner at lukke sygehuse, at lukke skoler og biblioteker og på den måde spare udgifter på driften.
Nr.06_ december08_ side 12
Og set i det lys har Roger Buch heller ikke de store forventninger til regeringens kommende kvalitetsreform, som han ser som en opfølgning af kommunalreformen, fordi politikerne godt var klar over, at den vil give mere utilfredse borgere. ”Desværre må jeg sige, at jeg ikke tror på kvalitetsreformen. Det virker som et sammenkog af de mest populære og udbredte managementteorier. Med begreber som test, dokumentation, kontrol og akkreditering. Men når man blander alt muligt sammen og indfører det samtidig, er der ingen garanti for, at kvaliteten bliver bedre,” siger Roger Buch.
e
NYT fra Danmark Af Niels Torben Volqvartz
Forenklet lovgivning er afgørende for borgernes selvbetjening ”Objektiv sagsbehandling” er nøglen til effektiv betjening af borgerne, mener konsulent. Løsningen til at skabe brugervenlig offentlig selvbetjening for borgerne med straksafgørelser og effektiv sagsbehandling ligger lige for. Men de politiske beslutninger er noget mere komplicerede. ”Det handler om vilje til at forenkle lovgivningen, så det bliver muligt at indføre effektiv digital forvaltning og ”objektiv” sagsbehandling,” siger Kaj Vestergaard-Poulsen, KVP Consult. Han er tidligere projektleder i ”Den Digitale Taskforce” og it-chef i Frederiksberg Kommune. Kaj Vestergaard-Poulsen: ”I forbindelse med en gennemgribende regelforenkling ved beregning af ydelser til borgerne, vil der uundgåeligt være nogle borgere, der høster en gevinst, mens andre bliver ramt. Derfor vil det blive en udfordring for Folketinget at vedtage en regelforenkling, der muliggør objektiv sagsbehandling. Et af hovedproblemerne er, at der er 16-20 forskellige måder at opgøre indkomst, når ydelser til borgerne beregnes. I den situation er det svært at lave såkaldt objektiv sagsbehandling, og det er nødvendigt, hvis man skal gøre det enkelt for borgerne og samtidig spare tid hos de kommunale sagsbehandlere.” Den nuværende lovgivning medfører et stort behov for hjælp og vejledning til mange borgere og efterfølgende manuel sagsbehandling i de kommunale borgerservicecentre og hos andre kommunale sagsbehandlere. En del af de nuværende digitale selvbetjeningsløsninger har ikke givet en aflastning af de kommunale sagsbehandlere. Snarere tværtimod. Flere af de digitale selvbetjeningsløsninger fører til mere manuelt arbejde hos kommunale sagsbehandlere.
Udbetaling af børnechecken, som SKAT har ansvaret for, er et eksempel på en objektiv sagsbehandling, der varetages med brug af centrale it-registre og forholdsvis få medarbejderressourcer. Men det er undtagelsen. SKATs succes med digital forvaltning bør kunne give inspiration, når de fremtidige borgervendte udbetalingssystemer skal designes.
Kompleks lovgivning ”Når man ser på områder som folkepension, boligsikring, boligydelse, barselsdagpenge, børnebidrag, fripladsberegning mv. er der skabt en alt for uensartet og kompleks lovgivning, som har knopskudt år efter år. Kravene til den følgende vanskelige forvaltning og sagsbehandling sender Folketinget videre til kommunerne. ”Det er flot, at kommunerne igennem årene har magtet at håndtere den komplicerede lovgivning med alle de mange ændringer. Det er også flot, at KMD i alle årene har formået at levere og vedligeholde it-systemer på baggrund af den komplicerede lovgivning og de mange løbende ændringer,” understreger Kaj Vestergaard Poulsen. Han peger på, at regeringens vision er at forenkle love og systemer, og her har kommuner og ministerier naturligvis fælles interesser. Derfor er det nu opgaven at udarbejde forslag til forenkling af lovgivningen. I kommuneaftalen for 2009 indgår det således, at mulighederne for en effektivisering ved objektiv sagsbehandling skal analyseres: ”Regeringen og KL er enige om at igangsætte en analyse, der skal undersøge mulighederne for at effektivisere de objektive sagsbehandlingsprocesser i kommunerne ved at udnytte stordriftsfordele”. Når KMD er solgt ud af den fælleskommunale familie, vil det være en god løsning, at KL (fx KommuneHolding) eller staten står for udbud af de lovbaserede systemer på de områder, hvor der skal være ét fælles system, der kan anvendes af alle kommuner. Det vil være bedre end at lade 98 kommuner hver for sig gå i udbud og indgå leverandørkontrakter. Spørgsmålet er, hvor indflydelsen på de fremtidige it-systemer og arbejdsprocesser skal ligge. Er det kommunerne eller staten der skal sidde for bordenden, når kravene til de lovbaserede it-systemer skal specificeres? Der har indtil nu været tradition for, at kommunerne, KL og KMD har besluttet, hvordan de fælleskommunale it-udbetalingssystemer skulle udvikles,
Nr.06_ oktober08_ side 14
“
”Når man ser på områder som folkepension, boligsikring, boligydelse, barselsdagpenge, børnebidrag, fripladsberegning mv. er der skabt en alt for uensartet og kompleks lovgivning, som har knopskudt år efter år,” Kaj Vestergaard Poulsen.
og det er også kommunerne, der hidtil har betalt for udvikling, vedligeholdelse og drift: ”Hvis staten fremover vil beslutte, hvordan udbetalingssystemerne skal udvikles og vedligeholdes på grundlag af en forenklet lovgivning og objektiv sagsbehandling, bør det også være staten, der betaler for udvikling og drift af it-systemerne. En effektiv centralisering kræver sammenhæng mellem indflydelse og ressourcer. Spørgsmålet er så, om en statslig centraliseret løsningsmodel vil leve op til kommunernes og sagsbehandlernes behov,” siger Kaj Vestergaard-Poulsen. Han påpeger, at det er i dag er kommunerne, KL og KMD, der sidder inde med ekspertisen vedrørende de kommunale udbetalingssystemer. Her har KL også gjort en stor indsats med etablering af Arbejdsgangsbanken, der beskriver de kommunale arbejdsprocesser. I forbindelse med kommunalreformen er kommunerne tillige blevet større og bedre rustet til at kunne håndtere sagsområder, der kræver dybt kendskab til lovgivningen.
Ingen vej tilbage I centraladministrationen er fokus til gengæld primært på det politiske og Folketingets beslutninger, og den efterfølgende udmøntning af lovgivningen i bekendtgørelser, vejledninger og fortolkninger. ”Al erfaring viser, at de gode it-løsninger findes gennem et konstruktivt samarbejde mellem staten og kommunerne, så det vil være min klare anbefaling. Selv om det er vanskeligt, er der næppe nogen vej tilbage i processen mod regelforenkling og objektiv sagsbehandling. Besparelserne på indførelse af e-indkomst er således allerede indregnet i bloktilskuddene, så det er absolut nødvendigt at gennemføre en regelforenkling for at realisere denne gevinst i praksis”, siger Kaj Vestergaard-Poulsen. Han peger på, at regelforenklingen og ny effektiv digital administration også trækker linier til leverandørerne og ikke mindst KMD. ”Regelforenkling vil betyde behov for helt andre og mere enkle systemer end i dag, og det vil også fremover kunne skabe øget konkurrence vedrørende udvikling af it-udbetalingssystemer. Hvis den nuværende komplekse lovgivning bliver stærkt forenklet, vil det give mulighed for en forenkling af it-systemerne.” vurderer Kaj Vestergaard-Poulsen. Nr.06_ december08_ side 15
andersen@cbs.dk
KRONIK
Af professor i digital forvaltning Kim V. Andersen, Copenhagen Business School
Borgernes hævn på nettet? Bedst på Nettet 2008 blev for kommunernes vedkommende vundet af Frederiksberg Kommune. Som medlem af dommerpanelet kan jeg fuldt og trygt skrive under på, at hæderen til Frederiksberg Kommune var fuldt fortjent. Udover medaljeregnen ved Bedst på Nettet er der tradition for indlæg ved prisuddelingen, der kan inspirere til at udbygge digitaliseringen. Et af fokusområderne for flere af disse indlæg var web2.0-bølgen. Det er naturligt at blive teknologibegejstret og diskutere, hvilke teknologier der findes i de sociale netværk på nettet. Der er også en tendens til at fremføre en klagesang over, at den offentlige forvaltning halter bagud med brugen af web2.0. Jeg ser problematikken noget anderledes. Der er behov for at diskutere og optage nye teknologier i den offentlige forvaltning, men ikke kun på rådhuset.
Selvhjælp De nye teknologier vil blive brugt til en øget grad af selvhjælp. Web2.0 er fyldt med eksempler på en aktiv involvering og egne bidrag til at løse egne og andres problemer. Derfor passer web2.0 rigtigt godt til den danske velfærdsmodel og er måske kilden til at løse den altoverskyggende udfordring med at løse problemet om arbejdskraft i den offentlige sektor. Inden for sundhedsområdet findes en række patientfora, hvor der ikke blot sker en udstilling af selvmedlidenhed, men der sker også udveksling af råd og dåd til håndtering af udfordringer under sygdomsforløb og synergi med offentlige løsninger. I kommunerne er Helsingør Kommunes lokalhistoriske wikis et fremragende initiativ til at skabe historie i ordets bogstaveligste forstand. Men kigger man så på andre områder hvor det burde være oplagt at bruge web2.0 i kommunerne, er opgaveløsningen
præget af teknologier, der måske nok er driftssikre, men som er helt ude af trit med den virkelighed, brugerne bevæger sig i. Skoleområdet er i særklasse er eksempel på dette.
Start ikke på rådhuset Sat på spidsen er rådhuset det forkerte sted at starte kravspecifikationen af web2.0 digitaliseringsmuligheder ud mod borgerne. På rådhuset mener jeg, at den største gevinst med web2.0 teknologier kommer fra intern brug på rådhuset og med fagfæller i andre kommuner/ KL. Man kan selvsagt også forestille sig oprettelse af fora på nettet, hvor borgerne kan indberette andre borgeres misbrug af sociale ydelser og indberette miljøsyndere, hullede veje, manglende oprydning efter kommunale vejarbejder. Om end det kan udvikle sig til Stasi-lignende metoder, så rummer de nye teknologier jo også muligheden for bedre opfølgning og medvirken til løsning af forvaltningens opgaver. Den store fremdrift og nytteværdi af web2.0 er imidlertid et helt andet sted i kommunen, nemlig brugen af de nye teknologier på institutions- og gadeplan. Det er her de nye teknologier giver mening og her den store udfordring vil komme. Stilskiftet i digitaliseringen sker altså på aktivitets- og medar-
GØR EN FORSKEL. Læs mere om hvad vi kan tilbyde på www.fujitsu.dk
En hurtig pause. Et meningsfuldt møde. www.fujitsu.dk Nr.06_ december08_ side 16
bejderniveau parallelt med rådhus- og organisationsdigitalisering. Udfordringerne er store på begge fronter, men dér hvor vi teknologisk er mest rådvilde er på rådhus- og organisationsdigitaliseringen. Omvendt er den største udfordring for medarbejderne på aktivitetssiden. Paratheden til at bruge web2.0 teknologien i arbejdssammenhæng er til stede, men balancen mellem kravet til myndighedsudøvelse og teknologiens mulighed for dynamisk interaktion og kommunikation er et område, hvor kommunerne har en udfordring. Moderniseringen af journalisering til at indfange ny medier, stiller ikke blot krav til dokumenthåndtering og standardisering men også til at skalere løsninger og teknisk infrastruktur.
Kundernes dårlige oplevelser I en artikel i Harvard Business Review fra december 2007, beskrev Dan Ariely en på det tidspunkt skræmmende udvikling med web2.0-teknologier: ” The Customers’ Revenge” (Kundernes hævn red). Kundernes dårlige oplevelser på flyveturen er ikke længere kun en del af snakken med ægtefællen, den nære familie og venner. Men det spredes med lynets hast via medier
“
I den offentlige sektor har vi kun i begrænset omfang set borgerne bruge de nye medier til at udstille og diskutere kvaliteten og omfanget af offentlige serviceydelser og medarbejdere
For at kunne udfylde denne rolle vil der blive et markant større behov for at udveksle data og dokumenter på kryds og tværs mellem de kommunale institutioner og rådhuset og mellem borgerne og de ansatte i kommunens mange afdelinger og institutioner. Udfordringerne med at katalogisere og lagre kommunikationen på de nye medier skal allerede nu tages meget seriøst. Hvordan fremtidens journaliseringssystem skal bygges op har jeg ingen fast opskrift på, men tilknytningen af de nye og ”rige” medier til processerne om sags- og dokumenthåndtering er den altoverskyggende udfordring. Det drejer sig derfor ikke blot om at vende sagerne og dokumenterne ud til borgerne.
Arbejdsglæde er et krav Endelig, og måske vigtigst, er der arbejdsglæden. Målsætningen med fremtidens digitale forvaltning er ikke at reducere arbejdsglæden hos den enkelte. Digitaliseringen rummer mulighed for et mere rigt og varieret arbejdsmiljø, men det er selvsagt et tveægget sværd. Opbygningen af relationer på nettet med brugerne af de offentlige serviceydelser og implementeringen af en udstrakt digital, interaktiv service rummer risikoen for udpræget tidsrøveri og mindre tid til at fokusere på kerneopgaven. Jeg mener, der er behov for at gentænke, hvordan indkøringen af nye teknologier sker, og i hvor høj grad det skal være et individualiseret medarbejderforløb, og hvornår i arbejdslivet og arbejdstiden det skal ske. Men kunne man forestille sig, at behovet for indlæringsmoduler direkte koblet til fagspecifikke områder, kunne tilvejebringes i og udenfor arbejdstiden. Om end det er kontroversielt at forestille sig indlæring af nye teknologier også udenfor arbejdstiden, er det konsekvensen af et voldsomt pres på kerneopgaverne og at sammensmeltningen mellem fritid og arbejde jo kan gå begge veje.
Kim V. Andersen
som YouTube, Facebook, LinkedIn, Flickr, RSS feeds, chat. I den offentlige sektor har vi kun i begrænset omfang set borgerne bruge de nye medier til at udstille og diskutere kvaliteten og omfanget af offentlige serviceydelser og medarbejdere. Jeg er til gengæld ikke i tvivl om, at de begyndende tegn vi faktisk har set vil udvikle sig med lynets hast, primært drevet frem af generation Y’s naturlige brug af de digitale kanaler. Vi vil se web2.0-teknologier blive brugt af de forurettede til at få ret og til at så mistillid om de offentligt ansatte og den offentlige sektors legitimitet. Derfor kan vi paradoksalt nok risikere at se en stigende bureaukratisering og formalisering af de kommunale medarbejderes sagsbehandling og kommunikation – af angst for at blive hængt ud på nettet. Jeg ville på den kommunale sagsbehandling og myndighedsudøvelse vegne vælge at være positiv overfor denne mulige udvikling og se det som en mulighed for at træde i karakter og finde ind til kernerollen. Visionerne om, at de kommunale medarbejdere på rådhuset, vil være borgernes ven og coach på nettet er jeg lodret uenig i. De vil i stedet blive set som en (nødvendig) stopklods og en håndhævelse af lov og budget.
Læs mere om “de nye dialoger” i temaet som starter på side 18 Nr.06_ december08_ side 17
:
TEMA : De nye dialoger af Anna Eskelund
3 mia. kr. til ny teknologi Regeringen afsætter tre mia. kr. i de kommende syv år til investeringer i arbejdskraftbesparende teknologi (ABT-Fonden red.) og nye arbejds- og organisationsformer, der kan aflaste medarbejderne og give mere tid til borgernær service og omsorg. Direktør Michael Karvø, CEDI, Center for Digital Forvaltning, forventer, at der i kølvandet på de investeringer vil komme en række gode digitaliseringsprojekter med reelle potentialer.
Han opfordrer samtidig kommunerne til at bruge ABT-Fonden, som startskud til at bruge mere arbejdskraftbesparende teknologi og i det hele taget beskæftige sig med området.
”Dette er en enestående chance for at sætte it på landkortet på en ny måde i kommunerne. For at skabe størst sikkerhed for en produktiv proces vil det være vigtigt at søge forpligtelse også fra den kommunale ledelse og eventuelt fra politikerne, så projekter bliver så bredt forankrede som muligt og dermed mulige at prioritere i praksis,” siger Michael Karvø
CEDI er en privat virksomhed, der rådgiver om digitaliseringen af den offentlige sektor. Derfor har CEDI fulgt ABT-fondens arbejde på sidelinien gennem længere tid for at være klædt på til at rådgive ansøgere til puljens midler. ”Fonden er etableret for at skabe teknologi, der gør Danmark bedre rustet til at levere offentlige ydelser med færre ansatte i
Nr.06_ oktober08_ side 18
fremtiden. Målet er at sætte offentligt ansatte i stand til at levere mere service til borgerne med den samme indsats på grund af bedre redskaber. Bedre anvendelse af digital teknologi skal frigøre ressourcer til mere borgernær service og til at sikre, at den offentlige sektor forbliver attraktiv som arbejdsplads,” siger Michael Karvø.
Finanslovsforlig Den nye fond med de tre mia. kr. er en del af finansloven for 2008 mellem regeringen, Dansk Folkeparti og Liberal Alliance. Politikere fra regeringen og forligspartierne er sat i spidsen for fondens bestyrelse. Herudover har fonden et sekretariat og et bedømmelsesudvalg bestående af 13 personer med erfaring fra henholdsvis det offentlige og det private erhvervsliv og en række eksperter med erfaring i arbejdskraftbesparende teknologi og nye arbejds- og organisationsformer. I 2009 er det planen at bevilge 200 mio. kr. til konkrete projekter inden for sundhed og ældre- og handicappleje. Derefter er der afsat 400 mio. kr. årligt i årene 2010 og 2011 og 500 mio. i 2012 og de efterfølgende tre år. I alt godt tre mia. kr.
”I kommunernes it-afdelinger vil det være produktivt at overveje, hvilke henvendelser og forespørgsler, de har fået gennem tiden fra forvaltningerne for at se nærmere på, om de kan danne baggrund for udviklingsprojekter. En sådan tilgang vil også gøre det muligt for it-afdelingerne at få en proaktiv konsulentrolle i dialogen med fagforvaltningerne.” Desuden vil det også være muligt at finde basis for projekter i KL’s arbejdsgangbank, hvor mange kommunale arbejdsgange allerede er dokumenteret. ”Det vil også være relevant for kommunerne at diskutere, om de skal gå i samarbejde med andre kommuner eller med en leverandør for at få et bredere funderet projekt, ligesom KIT@ også kunne være en oplagt samarbejdspartner,” siger Michael Karvø. Der er ingen formelle krav til sammensætningen af konsortier, der søger projektmidler, udover at projektet er forankret i en offentlig myndighed. Der er således også mulighed for at afprøve nye samarbejdsformer mellem offentlige myndigheder og erhvervslivet, hvilket potentielt kan føre til udviklingen af løsninger, der kan omsættes kommercielt. For større nationale implementeringsprojekter vil der være krav om kommunal eller regional medfinansiering.
Målbare effektiviseringsgevinster Regeringen vil lægge op til både at støtte større projekter, hvor en velafprøvet og moden teknologi indføres nationalt, og mindre og nyskabende demonstrationsprojekter, hvor ny arbejdskraftbesparende teknologi og nye arbejds- og organisationsformer afprøves og indføres i mindre skala ”Der vil blive givet støtte til projekter, som kan give målbare effektiviseringsgevinster ved at ny teknologi enten gør arbejdsopgaver overflødige eller lettere og hurtigere for medarbejderne at løse.” ”Min forventning til ABT-fonden er, at der vil blive prioriteret reelle projekter, som har potentiale til at ændre arbejdet i den offentlige sektor, fordi det er en forudsætning for at få tildelt støtte, at ansøgerne laver en business case, der kan godtgøre en ressourcebesparelse,” siger Michael Karvø, som regner med, at de fleste projekter vil falde inden for det klassiske velfærdsområde.
SÅDAN Pragmatisk ansøgningsform • Ansøgningsproceduren starter med at sende en projektidé til fonden via fondens hjemmeside www.abtfonden.dk . • Fondssekretariatet vil meddele ansøgeren, om
It-afdelingerne skal tænke i udvikling
forslaget ligger inden for rammerne af ABT-fon-
I videst mulig omfang bør kommunerne begynde at overveje projekter.
dens virke og vil anmode om udarbejdelse af en egentlig projektansøgning, som vil blive vurderet af et bedømmelsesudvalg. • Bedømmelsesudvalget indstiller projekter til endelig godkendelse af styregruppen og den politi
“
Denne ansøgningsproces ligner prækvalifikationsrunder og sikrer, at der ikke bliver brugt ressourcer på en omfattende ansøgning på et løst grundlag, hvilket er rart for kommunale it-chefer, som ofte har travlt.
Michael Karvø, Direktør, CEDI.
CEDI - Center for Digital Forvaltning – er en privat virksomhed, der rådgiver beslutningstagere om digitalisering og effektivisering af den offentlige sektor ved hjælp af ny teknologi. Nr.06_ december08_ side 19
:
TEMA : De nye dialoger af Anna Eskelund
Dialog med borgere skal gå gennem alle kanaler Regelsanering er en forudsætning for straksafgørelser og gnidningsløs elektronisk selvbetjening som er målet i 2012.
Jakob Harder
Der er flere hindringer, som skal ryddes af vejen, før borgerne kan kommunikere gnidningsfrit elektronisk med kommunerne og ikke kun en skurk. ”På mange områder er de nuværende regler en stor barriere for ægte selvbetjening. Men det nytter ikke bare at pege fingre af de statslige regler som eneste hæmsko for udviklingen af interaktiv borgerbetjening og straksafgørelser i kommunerne. Vi har også en stor opgave selv med at koble vores løsninger og data sammen. Der venter et stort stykke arbejde forude,” siger Jakob Harder, centerchef for Borgerbetjening og it-politik i KL. Men der sker en masse. Projektet e2012 betegner en væsentlig indsats. Målet er, at al relevant kommunikation mellem borger og kommune skal kunne foregå digitalt om tre år. KL og kommunerne har her taget teten med projektet og er gået i gang med at definere, hvad det betyder for kommunerne. ”Vi definerer behov og stiller krav. Et program med mål for e2012 ventes klar i starten af de nye år og en handlingsplan i foråret,” oplyser Jakob Harder.
Hovedindgangen KL ser kommunerne som borgernes hovedindgang til den offentlige sektor og den vision er krumtappen i KLs politik for udviklingen af kommunernes digitale service og forvaltning. Visionen konkretiseres på flere områder gennem politikker for bl.a. digital forvaltning, borgerbetjening og krav til forenkling og modernisering af regelgrundlaget for den kommunale opgaveløsning. Men skal visionen blive til virkelighed, skal kommunikationsNr.06_ oktober08_ side 20
formerne udvikles, så alle borgere får optimale muligheder. ”Den vigtigste udfordring er at stille kanaler til rådighed og ikke monopolisere. Det er også i det lys borger.dk skal ses. Det skal ikke være borgerens problem, hvordan vi organiserer vores administration og kommunikation i den offentlige sektor. Vi skal sørge for at stille de kommunale digitale services til rådighed på både egne kommunale hjemmesider og borger.dk,” siger Jakob Harder som fortsætter. ”Vi skal vænne os til, at vi ikke kan have kanalmonopol og bestemme, hvilke kanaler borgerne skal bruge i kommunikationen med kommunerne Man må tænke på, at e-mail er outdated for mange unge. De opfatter mailen, som noget deres (bedste-)forældre brugte. Kanalerne skal åbnes og blandes sammen efter borgernes behov,” siger Jakob Harder.
Flere nødvendige kanaler Han påpeger, at kommunikationen bl.a. skal indeholde løsninger der kan kommunikere på så forskellige måder som. ”Blandingen af flere kanaler er nødvendig, hvis vi skal effektivisere og tilfredsstille borgerne. Men en succes forudsætter også, at borgerne kan betjene sig selv nemt og intuitivt. De kommunale løsninger skal ligne den måde, borgerne er vant til, når de handler på nettet, kommunikerer i sociale fora, eller benytter netbanken. I den sammenhæng er det et scoop, at vi får samme digitale signatur som i banken, pointerer Jakob Harder. Netop KL har lagt stor vægt på, at den nye digitale signatur udbydes i samarbejde med bankerne.
Løsninger skal kunne give borgerne et svar med det samme. På samme måde som når de handler på nettet. Et sekund efter varen er købt modtager man en mail der bekræfter, at den bliver leveret på en given dato. ”Vi skal give borgeren muligheder for at løse hele sit behov på en gang og ikke være nødt til at vente 14 dage på, at svaret kommer,” understreger Jakob Harder. Han giver eksemplet, at borgeren efter endt indtastning af sine økonomiske forhold straks skal have svaret. ”Du er berettiget til så meget i boligstøtte, og beløbet går ind på din på nemkonto hver måned”. Før kommunerne kan nå så langt, skal de stille krav til egne løsninger og krav om at kunne udnytte data på tværs af sektorerne. Boligstøtte kræver bl.a. oplysninger fra skat, så der skal være adgang til de oplysninger i løsningen.
Regelsanering Der udestår et vanskeligt arbejde for staten med at regelsanere. ”Det er en vanskelig opgave for fagministerierne, men vi presser meget på. KL indgår i et projekt med Finansministeriet og Velfærdsministeriet og Beskæftigelsesministeriet. Vi har fået tilkendegivelser fra både politisk hold og embedsmænd på, at staten er parat til at tilpasse reglerne, så de bliver lettere at administrere gennem digitalisering. Målet for KL er, at de rent objektive vurderinger kan automatiseres med hjælp fra it-løsninger,” siger Jakob Harder, KL.
Nødvendig regelforenkling
“
Det skal ikke være borgerens problem, hvordan vi organiserer vores administration og kommunikation i den offentlige sektor. Jakob Harder, KL.
”Det største problem er ikke adgang til registrene. Det kan da sommetider være besværligt med adgangen, men det største problem er ofte, at de tilgængelige data ikke altid er brugbare. Det gælder eksempelvis e-indkomstregisteret, hvor alle arbejdsgivere indberetter indkomst,” siger Jakob Harder. Initiativet er godt, og tanken er, at kommunerne løbende har overblik over, hvad borgeren har haft af indtægt sidste måned. Problemet er bare, at nogle ydelser er baseret på andre indkomstoplysninger end dem, der lige findes i registeret. Det kan være fordi ydelsen skal tildeles ud fra den forventede indkomst i næste måned eller fordi en indkomsttype, der ikke er med i eindkomstregisteret skal medregnes. ”Der er behov for, at data i indkomstregisteret ensrettes og lovgivningen tilpasses hinanden. Det nytter ikke, at sociallovgivningen arbejder med et væld af forskellige definitioner på indkomst,” understreger Jakob Harder.
NOVAX sk NOVAX skaber aber e dialo dialog g mellem m familien og og kommunen kommunen o NOVAX har udviklet NOVAX udviklet Sundhedsvejen.dk, Sund dhedsvejen.dk k, som er familifam miliernes er nes indgang til sikker sikker e-kommunikation e-kommunikation med komkomo munens m unens ssundhedsplejersker. undhedsplejersker. Mere Mere e end nd 2 28 8k kommuner ommuner anvender an vender allerede allerede Sundhedsvejen.dk Sundhe edsvejen.dk med stor stor succes. succes e. NOVAX ønsker NOVAX ønsker at at bidrage bidrage e aktivt til online kommunikakommunik kaudvikle og brugervenligt tion ved ved at at udvik le nyskabende nyskabende a brugervenligt it. itt.
NOVAX NO VAX lev leverer verer sundheds-it til blandt an andre: dre: tt
61 k o ommuner kommuner
tt
Speci iallæger og -klinikker -klinikker Speciallæger
tt
M usk kelsvindffonden o Muskelsvindfonden
tt
IInstitutioner nstitutioner og skoler skoler
NOVAX A/S Bremårevej 9 8520 Lystrup Tlf.: 86 210 211 info@novax.dk www.novax.dk
Nr.06_ december08_ side 21
Trådløs på den nemme måde
Intelligent Cisco WLAN skal blot konfigureres et sted – resten klarer netværket selv.
Rådgivning Sikkerhed
Nu er det slut med endeløs konfiguration og optimering af det trådløse netværk i takt med at kontorarealerne ændres eller udbygges. Ciscos nyeste generation WLAN skal blot dimensioneres og konfigureres. Herefter er det selvkørende og
Wireless Unified Communications
frigør den tid, du før har brugt på administration og løbende opsætning.
Med trådløst netværk og Ciscos Wireless LAN Controller og accesspunkter, har du en dynamisk løsning, der konstant sikrer, at brugerne har bedst mulige netadgang. Det gør den ved automatisk tilpasning af sendestyrke og kanaler på de enkelte accesspunkter. Og sikkerheden er også i orden, da trafikken selvfølgelig kører via krypterede tunneller til controlleren.
Ring på 44 88 29 00, for at komme i gang allerede i dag.
Ne eam
Nr.06_ december08_ side 22
Netteam A/S . Vassingerød Bygade 3 . 3540 Lynge . 44 88 29 00
netteam.dk
:
TEMA : De nye dialoger af Anna Eskelund
Offentlig byggesagsbehandling halter digitalt bagud Samarbejdet om digital byggesagsbehandling i fire nordsjællandske kommuner, er nu en del af et større demonstrationsprojekt med økonomisk støtte fra Finansministeriet ABT-fond. Det startede i frustration over, at kommunerne var teknologisk bagud i forhold til ansøgerne. Jesper Deichmann og Erik Scheldon, som er bygningsinspektører i henholdsvis Gentofte og Gladsaxe kommuner, mødtes for et par år siden og kom til at snakke om ”det uhensigtsmæssige i, at kommuner er så lidt digitale i deres byggesagsbehandling,” fortæller Erik Scheldon, bygningsinspektør i Gladsaxe Kommune. Mødet blev startskuddet til samarbejdet om digital byggesagsbehandling. Men siden mødet fandt sted, er dialogen udvidet til at omfatte Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner, som i fællesskab udførte et grundigt forarbejde. Og det forarbejde er nu blevet en del af det demonstrationsprojekt, som Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL samt Århus, Vejle og de fire nordsjællandske kommuner har defineret, og som i november har modtaget økonomisk støtte fra ABT-fonden.
“
I dag er bygherrer, rådgivere og entreprenører digitale, men det mangler de kommunale myndigheder. De parter, der henvender sig vedrørende byggesager, arbejder overvejende digitalt, og det ville være oplagt at indsende tegninger og andet i digital form, men kommunerne er bagud...
Gummistemplet må erstattes Udover sin arkitektbaggrund er Erik Scheldon forhenværende chef på Teknologisk Institut, hvor han var med til at starte projektet Det digitale Byggeri, hvis mål var at øge digitaliseringsgraden i byggebranchen, som traditionelt har været langsom til at indføre digitale værktøjer. ”Da jeg blev ansat i Gladsaxe, oplevede jeg, at det offentlige kun undtagelsesvist var gearet til at modtage digitalt materiale fra rådgivere. Når en byggesag skal godkendes, er der ikke digitale midler til erstatning af det gammeldags gummistempel.” ”I dag er bygherrer, rådgivere og entreprenører digitale, men det mangler de kommunale myndigheder. De parter, der henvender sig vedrørende byggesager, arbejder overvejende digitalt, og det ville være oplagt at indsende tegninger og andet i digital form, men kommunerne er bagud, og staten har endnu ikke haft fokus på de områder af kommunernes virke, som ikke er digitale,” forklarer Erik Scheldon.
Interne rationaliseringer Et er, at de eksterne ansøgere, som skal have behandlet byggesager, vil opnå fordele ved, at kommunerne får digitale værktøjer. Noget andet er den interne gevinst hos kommunerne. ”I dag sidder byggesagsbehandlerne med 7-8 forskellige hjælpeværktøjer i form af databaser, som bruges til kontrol op mod forskellige typer regelsæt. Hvis vi i stedet havde ét værktøj, ville vi opnå en ekstremt stor intern rationaliseringsgevinst, som både ville skabe kortere sagsbehandling og øge både kvalitet og arbejdsglæde,” siger Erik Scheldon. Han håber at det nye digitale byggesagsprojekt, som strækker sig over tre år vil skabe udgangspunkt for en national implementering af digital byggesagsbehandling. Nr.06_ december08_ side 23
:
TEMA : De nye dialoger af Anna Eskelund
Digital byggesagsbehandling skal give færre fejl Tre ud af fire ansøgninger i byggesager indeholder fejl. Derfor samarbejder Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL og seks kommuner om en løsning til digital byggesags-behandling. Projektet er blandt de første, der har fået bevilget støtte af Fonden for Arbejdskraftbesparende Teknologi. Danske kommuner modtager hver et sted mellem 1000 og 2000 ansøgninger til byggesager om året. Op til 75 procent af ansøgningerne er mangelfulde og kræver håndtering i flere omgange, inden de indeholder alle relevante informationer og egentlig sagsbehandling kan påbegyndes. Der er således ingen tvivl om, ifølge kontorchef Søren Rude, Erhvervs- og Byggestyrelsen, at der kan hentes store gevinster ved at digitalisere byggesagsbehandlingen. Seks kommuner (Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Gladsaxe, Gentofte, Vejle og Århus) samt KL og Erhvervs- og Byggestyrelsen har derfor indledt et samarbejde om et stort demonstrationsprojekt, som Fonden for Arbejdskraftbesparende Teknologi (ABT) støtter med 15 mio. kr. fordelt over tre år. ”Projektet skal vise, hvordan digitaliseringen kan foregå og samle viden om, hvilke gevinster borgere, virksomheder og myndigheder opnår,” siger Søren Rude, kontorchef i Erhvervsog Byggestyrelsen og tovholder på demonstrationsprojektet. Udover at effektivisere selve ansøgningsprocessen indeholder projektet nye rammer for, hvordan en række nødvendige oplysninger skal kunne indhentes automatisk fra kommunale og nationale registre og arkiver. ”I dag foregår det som en kombination af manuelt arbejde og delvist digitale arbejdsgange. Projektets strategiske sigte er at skabe et beslutningsgrundlag for en landsdækkende implementering af digital byggesagsbehandling,” siger Søren Rude.
Nordsjælland med i demonstrationsprojekt De fire nordsjællandske kommuner - Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Gladsaxe og Gentofte - begyndte at samarbejde om digital byggesagsbehandling for mere end et år siden. ”Vi ønskede i fællesskab at lave en digital løsning, som kunne gøre det lettere for borgerne at ansøge om byggetilladelse, og som understøtter byggesagsbehandling, fortæller Jesper Stenstrup,” GIS- og geodataleder i Gentofte Kommune. De fire kommuners arbejde vil nu blive løftet ind i det nationale demonstrationsprojekt. ”Det gode forarbejde i de fire kommuner giver os mulighed for at komme hurtigt ud af starthullerne i det fælles projekt og vise konkrete resultater,” siger Søren Rude, Erhvervs- og Byggestyrelsen.
Det nordsjællandske forarbejde ”Basis i de fire kommuners samarbejde har været at skabe en løsning, som på den ene side giver ansøgerne mere information, så de i højere grad kan betjene sig selv og på den anden side skaber et kortere og mere effektivt sagsbehandlingsforløb,” forklarer Jesper Stenstrup. Nr.06_ december08_ side 24
Derfor er tankegangen i det kommende projekt at gøre relevant og kontekstafhængig information tilgængelig for ansøgerne. ”Vi troede oprindelig, at vi ville lave en slags ansøgningsskabelon for at sikre, at den enkelte ansøgning kan blive så fyldestgørende som mulig. Men jo mere vi arbejdede med det, desto mere blev vi klar over, at behovet er at kommunikere relevant, frem for ”bare” at styre en indberetningsprocedure,” siger Jesper Stenstrup.
Nye dialoger indenfor byggesager Konceptet, som de fire nordsjællandske kommuner, er i gang med at udvikle, indeholder en helt ny form for dialog mellem ansøger og kommunen som myndighed. Indledningsvis skal ansøger indikere, hvilken type byggesag, der er tale om: Nybygning, tilbygning eller en carport. Herfra er det planen, at ansøgerne skal bevæge sig videre og få adgang til GIS-information, så ansøgeren på et kort eller et luftfoto kan placere bygningen, ligesom bygningsreglement, lokal- og kommuneplaner og andet skal lægges ind som basale forudsætninger for den enkelte byggesag. ”På denne måde ønsker vi at målrette den information ansøgeren præsenteres for, så den er relevant for netop det byggeri og præcis det sted, ansøgeren vil bygge, og sætte ansøgeren i stand til at forstå, hvad logikken er i de forskellige krav, der stilles til en byggesag,” siger Jesper Stenstrup. Grundigt fælles forarbejde De fire kommuner – Lyngby-Taarbæk, Gentofte, Gladsaxe og Rudersdal - begyndte det indledende samarbejde i september 2007. ”Vi opdagede relativt hurtigt, at vi var uafklarede og måske ikke helt på linje i vores overvejelser om digital byggesagsbehandling. Vi tog en beslutning om at bruge tid på at diskutere åbent og få en solid, fælles platform. For hvis vi ikke vi var enige om, hvad vi ville opnå, ville det blive op ad bakke senere i projektet.” ”At etablere projektet på tværs af de fire kommuner vil ikke blot betyde relativt lavere udgifter til udvikling for den enkelte kommune, men vil også betyde en øget grad af standardisering, som ville komme de professionelle ansøgere til gavn og forhåbentlig give en bedre løsning i al almindelighed,” siger Jesper Stenstrup. Kommunerne har i den nuværende situationen ret forskellige måder at behandle byggesager og forskellige lokalplaner at agere ud fra. Status på projektet er nu, at det i ABT demonstrationsprojektet. ”Vi ser frem til realiseringen af projektet, for det giver virkelig god mening at skabe et sådant praktisk samarbejde mellem stat og kommuner,” slutter Jesper Stenstrup, GIS- og geodataleder i Gentofte Kommune.
Her er dit kontor Her er dit kontor
Fleksibilitet og Styrke
Hvem Hvem mb behøver ehøver et et sskrivebord krivebord ffor or a att lløse øse o opgaverne? pgaverne?
the virtual company
Borgerser vice skal Borgerservice skal være være e effektiv f fek tiv og og fleksibel, flek sibel, så så det det bliver bliver let let for for servicecenterser vicecentermedarbejderne m e darb ejd e rn e a att ssætte æ t te b borgeren orgeren i ccentrum. e ntru m . A Axcess xcess lleverer everer netværksnet værk s - og og kommunikationsløsninger k ommunikationsløsninger til til det de t o offentlige, ffentlige, d der er g giver iver ffordele ordele ffor or b både åd e b borgere orgere og o g medarbejdere. m e d a r b e j d e r e. Vores V ores løsninger løsninger g giver i ve r m medarbejderne edarbejderne mulighed mulighed for for at at arbejde arbejde hvor hvor ssom om h helst el s t og når alle nødvendige applikationer. Og borgerne? o gn år som som helst helst - med med adgang adgang til til a lle n ø d ve n d i g e a pplikationer. O gb orgerne? De D e får får m mulighed ulighed ffor or a att k kontakte o n t a k te b borgerservice o rg e r s e r v i ce u uden den ffor or normal normal åbningstid. åbningstid. mere LLæs æs m ere om om vores vores IT-løsninger IT-løsninger på på www.axcess.dk w w w.axcess.dk
www.axcess.dk
e
NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam Cloud Computing er løsninger, hvor internet er infrastrukturen, hvor det meste hardware og software befinder sig andet andet sted end organisationen og brugerne. Det indebærer, at serverene konslideres i store datacentre og drives af specialister og det samme gælder Software. Det er en udvikling af begreber som ASP, applikation Sforware providing, On demand utility og SAAS, Software As A Service. Alle systemer tilgås gennem browseren fra forskellige typer decentrale computere.
Cloud kan blive en genvej til at betjene borgerne som kunder Internetbaserede systemer kan skabe en hurtig og fleksibel genvej til interaktive borgervenlige systemer. ”Regeringen har slået på professionalisering og mere kundeorientering it i den offentlige sektor. Den udvikling kan nye internet baserede systemer speede hastigheden op på. Såkaldt ”Cloud” computing kan blive genvejen til de borgervendte og interaktive systemer, som gør kommunikationen mellem borgerne og kommunerne mere effektiv,” siger Per Andersen adm. direktør analysevirksomheden IDC Nordic. Han er nu ikke særligt begejstret for begrebet: ” Cloud er et underligt begreb. Der er ikke noget oppe i skyerne. Det kører på en maskine som alt muligt andet og er et alternativ til at have isenkrammet og programmer hjemme hos sig selv,” pointerer Per Andersen. Han påpeger, at leverandører som Salesforce, Google og Microsoft er godt i gang med at etablere grundlaget for drive løsningerne over internet. Blandt andet leverer Salesforce nu en platform, hvorpå der kan udvikles kommunale applikationer, Nr.06_ december08_ side 26
og det giver plads til nye spillere på det kommunale område. Per Andersen: ”CRM løsninger (Customer Relations Management red.) er oplagte for at betjene borgere, som skal betragtes som kunder. På det område er mange kommuner bag ud, og der er stor interesse for at komme billigt i gang med systemer, der kun indebærer en løbende udgift.” Per Andersen henviser til, at mange organisationer klager over, at nye løsninger tager for lang tid at få gennem it-afdelingerne, og Cloud-baserede løsninger kan rulles ud hurtigt og effektivt: ”Udvikling af dokumenthåndtering på en Cloud platform er en udvikling, som kunne flytte noget i kommunerne, det samme gælder workflow og ESDH systemer. Den største barriere er, at dokumentstyringssystemer ikke er standardiserede, men en Cloud-løsning kunne også løse det problem,” siger Per Andersen.
“
Jeg kan ikke se, hvorfor kommuner ikke skulle gå den vej. De er ikke anderledes end andre virksomheder, og det offentlige er hyppigt positivt over for outsourcing. Man kan let finde kommuner, der ikke mener, at det er kommunens opgave at køre et it-center, mens andre vil alting selv.
Fem år før ERP er klar
Fleksibilitet og skalerbarhed
Han vurderer, at ERP-løsninger (Enterprise Resource Planning) ikke er modne til internettet endnu. Men indenfor en femårig horisont vil der givetvis ske en markant udvikling på grund af både teknologisiden og løsningerne. ERP er ganske vist relativt specifikt for en løsning, men det kan løses med en modulær opbygning. Det er dog også en mental overvindelse, at erkende, at noget så specifikt og komplekst kan leveres over internettet. Per Andersen lægger vægt på, at der ikke er tale om et kortsigtet paradigmeskifte, og alt kommer ikke til at køre over internet inden for en kort årrække
Han pointerer, at Cloud modellen giver stor fleksibilitet og skalerbarhed: ”Det havde måske været smart at satse på den udvikling før kommunesammenlægningen på grund af dens fleksibilitet og skalerbarhed. Det gælder også, når kommuner kan have udfordringer med deres langtidsplanlægning på grund af pludselige love, som de skal overholde. Her er fleksibiliteten i Cloud løsninger igen interessant. De kommuner, der vælger en sådan løsning, kan komme hurtigt i gang,” understreger Per Andersen. IDC har dog ikke konkrete beregninger på, om den ene type løsning er billigere end den anden. ”Min pointe er, at leverandøren kan producere til en billigere pris på grund af volumen og levere samme vare til en stor mængde kunder til en effektiv måde. Så bliver det billigere. Al it bliver næsten gratis. Det gælder både hardware og software, som er på vej til at blive gratis på grund af store volumener. Et skridt i den retning er også Open Source. Det bliver sværere og sværere at sælge en dyr Siebel- og SAP løsning, når der er langt billigere alternativer på grund af stort volumen,” siger Per Andersen.
Lav startomkostning Per Andersen: ”Fordelen er omkostningsbestemt. De nye internetbaserede systemer giver en lav indgangsomkostning og er ofte også billigere i drift, ligesom det giver en fordel, at de kan rulles lynhurtigt ud.” Ifølge Per Andersen er udviklingen af internetbaserede systemer bl.a. afhængig af virksomhedskulturen og holdningen til outsourcing. Nogle kommuner ønsker ikke et stort antal it-folk og Cloud er en naturlig forlængelse af en sourcing strategi. ”Jeg kan ikke se, hvorfor kommuner ikke skulle gå den vej. De er ikke anderledes end andre virksomheder, og det offentlige er hyppigt positivt over for outsourcing. Man kan let finde kommuner, der ikke mener, at det er kommunens opgave at køre et IT-center, mens andre vil alting selv,” siger Per Andersen.
Sig ja til virtualisering v – og spar penge på grøn it… V ksperter på på virtualisering virtualisering - u anset o md ue il C itrix Z en, Vii e err e eksperter uanset om du err ttil Citrix Zen, V Microsoft Hyper-V eller VMware. Vi h jælper m ed rrådgivning, ådgivning, d esign, iimplementering mplementering o gd rift a Vi hjælper med design, og drift aff systemerne. Lad Lad os os sammen sammen rydde rydde op op i d in iit-infrastruktur t-infrastruktur systemerne. din til g avn ffor or b åde ø konomi o gm iljø. – til gavn både økonomi og miljø.
Lær os at kende på 7216 077 0777 77 eller c2it.dk
ᅛINFRASTRUKTUR ᅛDRIFT ᅛRESSOURCER ᅛSIKKERHEDD ᅛUDVIKLING DVIKLING ᅛRÅDGIVNING ÅDGIVN V ING Nr.06_ december08_ side 27
KORT NYT fra Danmark Millionbesparelser med elektronisk post Af Niels Torben Volqvartz Der er millionbesparelser at hente for det offentlige ved at udsende elektronisk post i stedet for breve. Ifølge KL viser beregninger i Næstved Kommune, at kommunen kan spare 2 mio. kr. om året ved at sende elektronisk post i stedet for papirpost. KL anbefaler derfor andre kommuner at kigge på Næstved Kommunes beregninger og overføre dem til egen kommune. Tallene fra Næstved Kommune viser, at det kan betale sig, at få borgerne til at modtage breve fra kommunen i en elektronisk postkasse. Medio 2009 bliver den fællesoffentlige dokumentboks lanceret, som gør det muligt at samle den enkelte borgers dialog med det offentlige. Næstved kommunes beregninger skønner årlige økonomiske besparelser i danske kommuner på 86 millioner kr. årligt. Også staten kan spare mange penge ved e-mails. I starten af november i år sendte Skat, ifølge DR, mere end fire en halv million forskudsopgørelser ud til borgerne, men i modsætning til de foregående år foregår det elektronisk, hvilket gør det temmelig meget billigere. Klaus Østergård Jensen fra Skat fortæller, at skattevæsenet alene på portoomkostninger sparer 17 mio. kr., og derudover er der rigtig mange penge at hente for Skat, hvis borgerne også
bruger internettet til at registrere ændringer til forskudsopgørelsen. ”Det er klart, at vi er interesseret i, at man foretager sine ændringer via skat.dk. Vi sparer 100 kroner per ændring, når en borger vælger at gennemføre ændringen digitalt frem for at møde op,” siger Klaus Østergård Jensen. Hvis alle ændringer bliver flyttet over til internettet, kan Skat spare i omegnen af 100 mio. kr. årligt.
Albertslund outsourcer løn til KMD Af Flemming Kjærsdam
Outsourcing red.),” fortæller økonomiog personaledirektør Jan Lysgaard Thomsen, Albertslund Kommune. Albertslund Kommune har indgået en firårig aftale om outsourcing af lønudbetalinger. KMD overtager lønudbetalingerne til kommunens 3600 ansatte fra 1. januar 2009. Aftalen er indgået efter et udbud.
Albertslund Kommune kan ikke besætte ledige stillinger, og vælger nu at outsource lønområdet til KMD. Som en del af kontrakten indgår, at KMD ikke overtager de kommunalt ansatte. ”Udbuddet af opgaven om lønudbetalinger er alene sat i værk, fordi vi ikke kan besætte stillinger med tilstrækkeligt kompetente medarbejdere. Vi har valgt KMD til at løse opgaven, da de har et velafprøvet BPO-koncept (Business Process
BPO området i vækst Business Proces Outsourcing er ifølge KMD et af virksomhedens strategiske forretningsområder. Afdelingsdirektør Marius Rasmussen, KMD LønService siger, at kommunerne får stadigt sværere ved at stille de nødvendige ressourcer til rådighed på lønområdet. Han forventer derfor flere kommuner vil overveje at uddelegere opgaven ligesom Albertslund Kommune har gjort. KMD har i løbet af 2008 indgået BPO aftaler med Odder Kommune, Dansk Flygtningehjælp og Trafikselskabet Movia. Nr.06_ december08_ side 29
KORT NYT fra Danmark
Allerød Kommune indgår aftale med Silkeborg Data Fra den 1. maj 2009 vil Allerød Kommunes løn- og personaleadministration blive varetaget af Silkeborg Data, der nu har tre kommunale kunder på Sjælland: Høje Taastrup, Roskilde og Allerød Kommuner.
Borgmester Eva Nejstgaard (K) siger, at kommunen med det nye lønsystem vil kunne udarbejde hurtigere og mere præcis ledelsesinformation til gavn for både byrådet, forvaltningen og ikke mindst lederne af de kommunale virksomheder. ”Lederne kan nu eksempelvis trække mange flere oplysninger ud om sygefravær og kommunalt forbrug, som samlet set giver bedre mulighed for at styre efter budgetterne. Det skyldes også, at vi integrerer det nye lønsystem med kommunens nye økonomistyringssystem”, siger borgmester Eva Nejstgaard.
Den nye aftale med Allerød Kommune gælder i 4 år med en option på at forlænge samarbejdet i yderligere to år ved kontraktens udløb.
Desuden har Silkeborg Data løn- og personaleadministrationen for Region Hovedstaden. Siden Silkeborg Data og Fujitsu annoncerede deres samarbejde mellem løn- og økonomisystemer i foråret 2007 har de vundet kontrakter i fire kommuner. Det er Høje Tåstrup, Roskilde, Esbjerg og Allerød. Derudover har de to leverandører hver for sig en række kunder i regioner og kommuner.
Allerød Kommune er i gang med at implementere Fujitsus økonomisystem ”Prisme” til idriftsættelse pr. 1. januar 2009, og da Silkeborg Data arbejder tæt sammen med Fujitsu om en integreret løsning på økonomi-, løn- og personaleområdet, er det ikke en overraskende beslutning fra kommunens side.
KORT NYT fra KIT@
Allerød Kommune har 23.500 indbyggere med 2.800 lønudbetalinger og 60 pensionsudbetalinger pr. måned. Silkeborg Data er et datterselskab i Jyske Bank. Firmaet har 130 ansatte og udbetaler løn og pension til ca. 175.000 lønmodtagere i den offentlige sektor hver måned.
"KIT@ har indgået aftale med BDO-revison, som fremover vil varetage den eksterne revison af foreningens regnskab. BDO's første opgave har været at sikre, at momsafregning og andre regnskabstekniske forhold er helt på plads efter den nye bestyrelses tiltræden."
Bm ]bbcjUh]j G?= `YjYfUbX¨f
2 ;^WZgWVhZgZi [dgW^cYZahZg " =Vhi^\]ZYZg [gV &% BW^i$h de i^a &% <W^i$h#
b]UcZi 6$H
2 >E"iZaZ[dc^ hVbi BdW^aiZaZ[dc^ ;^WZgiZa #
@dc\Zch 7gn\]jh
2 =dhiZY E7M " WVhZgZi e YZc cnZhiZ iZ`cdad\^ · Wa#V# >BH `dbeVi^WZai# 2 K^g`hdb]ZYhde`dWa^c\Zg WVhZgZi e m9HA# 2 H^``Zg]ZYhnYZahZg/ GZbdiZ 7VX`je! K^gjh"hXVcc^c\! 6ci^ HeVb! ;^gZlVaa# 2 Bja^\]ZY [dg de`dWa^c\ i^a hZgk^XZaZkZgVcY©gZg# Nr.06_ december08_ side 30
GV]WZ` 6aa &&! '#hVa &,). @©WZc]Vkc K IZa ,% '% -, (% lll#c^VcZi#Y`
BRUG MEDARBEJDERNES TID MERE EFFEKTIVT, OG OPTIMER BORGERSERVICEN Data Scanning A/S kan hjælpe jer med at tage de nødvendige skridt mod en digitalisering. Via nøje planlagte digitaliseringsforløb kan vi scanne hele jeres arkiv og gøre alle dokumenter søgbare. Det giver både medarbejdere og borgere nemmere og hurtigere adgang til arkivet via deres computer. De enkle og mere effektive arbejdsrutiner betyder, at I sparer tid og får luft til at fokusere på øvrige opgaver. Fx at give borgerne en endnu bedre service.
Data Scanning A/S
Sikkerhed er altafgørende. Data Scanning A/S’ unikke sikkerhedskoncept – SafeScan® er jeres garanti for den højeste sikkerhed og fortrolighed ved scanning af jeres arkiv. Ring til din salgsafdeling på 33 61 48 38 eller mail til salg@datascanning.dk og hør nærmere. Du kan også gå ind på www.datascanning.dk