2010-06

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 03 juni 2010 ISSN 1399-7947

Kit

Kommunaldirektører kritiserer manglende dataadgang

Digitale medier motiverer drenge i specialklasser TEMA: Fælles trit, fælles retning og mere sourcing Aabenraa sparer millioner med nye postgange Nr.03_ juni 10_ side 1

Gå den direkte vej KMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMEN Forbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation.

KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammenhængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk

1 Indhold

2

5

nummer 3 · juni 2010

12

36

14

4

30 European eGovernment Award 2010

Digitale medier motiverer drenge i specialklasser

Europamester i borgerservice

Kommunaldirektører kritiserer manglende dataadgang

Side 6

KRONIK: EU´s nye kontroldirektiv skal sikre effektiv håndhævelse af udbudsreglerne

Side 22

Side 8

NYT FRA Kit@

Side 23

Stort set alle kommunaldirektører oplever det som et problem at få adgang til kommunens egne data.

Fujitsu: KMD forsinker og fordyrer dataadgang

Aabenraa sparer millioner med nye postgange

Side 24

Side 10

TEMA: Fælles trit, fælles retning og mere sourcing

Side 11

Digitaliseringsmessen10: Sætter ny digital dagsorden

Side 26

Mjølner Informatics udvikler den nye flytteløsning

2010 er nok en messe værd

Side 27

Digital forretningsenhed

Side 16

Både lokalpolitikere og de kommunale ledelser er godt klar over, at it er drivkraften for at opnå milliardbesparelser i kommunerne i de kommende år. Derfor er forventningerne til besøgstallet på Digitaliseringsmessen10 den 8. september også højere end sidste år. 2010 er nok en messe værd.

Staten vil til at påtage sig it-ansvar

Side 18

Kommunale direktører bakker op om fælles digital strategi

Ny digital strategi på beskæftigelsesområdet haster

Side 20

Ni ud af 10 kommunale direktører tilslutter sig en ny fælleskommunal digital strategi.

6 ud af 10 kommunaldirektører oplever, at it-leverandørerne er vrangvillige, når de har tabt en opgave til en anden it-leverandør og skal åbne egne it-systemer for at kunne flytte kommunens data over på den nye platform.

KMD kan ikke genkende kritikken KMD melder pas til kritikken af, at de ikke samarbejder med andre leverandører om at levere dataadgang til kommuner.

Udover at Gentofte Kommune tager udgangspunkt i borgernes behov ved digital borgerservice, har kommunen også oprettet en selvstændig digital forretningsenhed, som har ansvaret for at udvikle de digitale løsninger til borgerservice.

Side 28

Der er for mange forskellige it-systemer i brug på beskæftigelsesområdet hos de forskellige interessegrupper i stat, kommuner og private virksomheder.

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@– Kommunale It chefer.

Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 5066 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.200

Vi kæmper for dig!

Der er rigeligt med udfordringer i kommunerne.

Vi leverer værktøjerne, så du og dine kolleger kan tage kampen op.

der strammes igen og igen. Der er næsten ingen

udgangspunkt i de reelle behov, som kommunerne

grænser for de problemer, der skal nedkæmpes

har i dag. På den baggrund har vi udviklet dPublic,

med innovative løsninger og teknologi. Kravene til

den åbne it-platform, der stiller dig og dine kolleger

kommunerne står i kø, og rejsen mod målene må

frit, når det gælder fremtidens krav.

ikke foregå i slowmotion.

Kontakt os og lad os komme i gang.

MØD

1 . sep ber 20 tem

IC

SOLU IO

N 3blondes 10

T

D E T F R I E VA L G

0•

d.

8

B

S

SM E S SE

se • Oden

dPU

L’S DIGITALI

L

T

HE

K PÅ

IN G

OS

Hos Fujitsu har vi vendt problemstillingen og taget

ER

Kvalitet, kompetencer, forøget service og budgetter,

Fujitsu har mange års erfaring med udvikling og implementering af effektive, åbne standardsystemer til den offentlige forvaltning, både herhjemme og i udlandet. Løsningen hedder dPublic og rummer med Prisme, eDoc, SD Løn og LIS moduler til økonomistyring, sagsstyring, løn og ledelsesinformation.

Lautrupbjerg 9 • 2750 Ballerup • Tlf. 4489 4489 • Fax 4489 4300 • fujitsu.dk

Af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

LED ER :

Kunderne på vej ind i forretningen Det er svært at spå, især om fremtiden. Det sagde Storm P i sin tid. Jeg vil dog godt vove mig ud i foråret og komme med en forudsigelse: Kunderne er på vej ind i butikken! Digitaliseringen står foran et egentligt gennembrud, og kommunerne bliver drivkraften.

Vi ser nu digitaliseringen tage form. Vi ser langt flere fælles indsatser, flere samarbejder og langt mere retning på digitale strategier. Det er også nødvendigt, hvis de digitale initiativer skal føre til mere effektive kommuner, og borgerne skal opleve fordele og resultater gennem mere selvbetjening og teknologistøtte.

Denne udgave af Kit-Magasinet indeholder en række artikler som på smukkeste vis lægger fundamentet for min spådom. Direktionskonferencen 2010, hvor ni ud af ti kommunaldirektører har bakket op om en ny fælleskommunal digital strategi. Det viser, som it-cheferne ofte har fremhævet, at it kun kan omsættes til økonomiske og administrative fordele, hvis topledelsen dedikeret står bag it-strategien og sætter organisationen under pres for at hente gevinsterne ved digitalisering hjem..

Trofaste læsere af Kit-Magasinet har løbende kunnet læse om de mange, rigtigt gode digitale løsninger, som kommunerne har bragt til live, selv om vi ikke altid har haft borgerne med i det omfang, vi kunne ønske. Gentofte Kommune er blevet Europamester i Borgerservice og hædret af EU-Kommissionen. Rudersdal Kommune har med sin MobilRude løsning vundet Digitaliseringsprisen 2010 for Borgerservice fra mobiltelefonen. I begge kommuner viser tendensen, at løsningerne over tid bliver anvendt langt mere af borgerne, og kommunerne høster administrative gevinster.

Et andet signal, som samtidig varsler øget politisk fokus, er det engagement, borgmestre er begyndt at vise digitaliseringen – og mens dette skrives, også ser ud til at brede sig til folketinget. Det at sætte sig selv i rollen som fortæller og formidler af digitale borgervendte løsninger, skaber i den grad opmærksomhed og kundeinteresse. Når Roskildes borgmester i en introduktionsvideo med deres bud på en genvejsløsning, MinKilde beskriver,

hvilke fordele løsningen giver, viser det borgerne, at her er tale om en seriøs, brugertilpasset måde at bruge kommunens tilbud på, og hvorfor den digitale signatur gør en forskel, når vi skal sikre åben kommunikation på lige vilkår.

Tilbage står intensivering af indsatsen på serviceområder som skole, miljø og ældreområdet, som er ved at blive målsat i den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Her er der masser af plads til at prøve teknologier af, uanset om man sigter på at gøre plejekrævende eller medicinafhængige patienter selvhjulpne eller anvender videokonferencer, som Guldborgsund nu gør det, for at kompensere for afstande i undervisnings-. lægekonsultations- eller visitationssituationer. Og uanset at nogle er bekymret for It-analfabetisme, er jeg sikker på, at familien Danmark er klar til at tage alle former for digitale løsninger i brug, specielt hvis de tager afsæt i familiernes dagligdag og virkelighed.

Kit@ er medarrangør af Digitaliseringsmessen10 sammen med KL og Borgerservice Danmark. Jeg vil gerne på denne plads opfordre kommunaldirektører, fagdirektører og øvrige ledere til at deltage, hvis de gerne vil inspireres, høre om digitale løsninger i praksis samt at møde ligesindede for at høre om erfaringerne. Her er der rig mulighed for at orientere sig i det digitale landskab og omsætte det til handling.

Tilbyder vi digitale løsninger, der gør livet lettere, har kunderne en god grund til at kigge forbi.

e

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Kommuner har svært ved at få adgang til egne data Topledelser og it-chefer i landets kommuner mener, det er et problem at få adgang til kommunens egne data. Det viser en undersøgelse Kombit har gennemført i landets kommuner. It-leverandøren Fujitsu bekræfter konklusionen, idet dataadgangsprojekter, hvor KMD har været involveret, er blevet både dyrere og forsinkede. KMD´s direktør Ole Jensen, kan ikke genkende kritikken, idet de 45 kommuner, som KMD har som kunder indenfor dataadgang, oplever han som tilfredse. ”Vi har ikke modtaget nogen klager og heller ikke selv klaget over andre leverandører,” siger Ole Jensen.

Læs hele historien i artiklerne på side 8 og 10.

Kommunaldirektører kritiserer manglende dataadgang Stort set alle kommunaldirektører oplever det som et problem at få adgang til kommunens egne data. Og hvis de formår at få adgang til egne data, mener tre ud af fire kommunaldirektører, at det er for dyrt. Halvdelen af alle landets kommuner bruger op til adskillige hundrede tusinde kroner om året på eksterne konsulenter for at få adgang til data.

Det fremgår af en spørgeskemaundersøgelse Kombit har gennemført blandt landets kommunaldirektører. ”Kommunerne har haft problemer med at få adgang til egne data i de seneste 10-15 år, og undersøgelsen blandt kommunaldirektører og it-chefer viser, at det stadig er et problem.

Hvis det fortsætter, vil det være forbundet med meget store omkostninger for kommunerne at lave effektive digitale selvbetjeningsløsninger, for det er data fra de eksisterende fagsystemer, der skal skabe fundamentet for digital borgerservice,” siger projektchef Mahdad Fahimi, Kombit.

Kommunerne har længe oplevet problemer med at få adgang til egne data, som befinder sig i leverandørernes itløsninger. Omfanget af disse problemer er imidlertid aldrig blevet undersøgt.

Kombit starter nu projektet ”Dataadgang” på grund af undersøgelsens resultater. Projektet har som formål at Nr.03_ juni 10_ side 6

give kommunerne nemmere og billigere adgang til egne data. For at hjælpe projektet på vej, er der etableret en referencegruppe bestående af otte kommunale it-chefer og to chefer fra KL, der alle har indgående kendskab til problemstillingen.

67 af landets kommunaldirektører og it-chefer har svaret på undersøgelsen. Den viser, problemerne er større end antaget, og at flertallet mener, det er for dyrt at betale itleverandører for at ”åbne” systemerne, så kommunerne kan bruge data på tværs af de eksisterende it-løsninger .

Effektiviseringer Grunden til at projektet Dataadgang sættes i gang nu sker i erkendelse af, at kommunerne tvinges af regeringen til at effektivisere gennem digitalisering. Kommunerne har i årtier registreret og opsamlet informationer om borgere og virksomheder. Disse informationer ligger i proprietære fagsystemer. Derfor er det en besnærende

Medlemmer af styregruppen:

Digital selvbetjening forudsætter ofte integration med mange fagsystemer samtidigt. Derfor er nem og billig dataadgang en nødvendighed.

Kommune

Navn

Titel

Odense Kommune

Allan S. Bager

IT-chef

Mariagerfjord Kommune

Michael Dahl

IT-chef

Fredericia Kommune

Mogens Bak Hansen

Borgerservicechef

Vejen Kommune

Jan Pedersen

IT-chef

København Kommune

John W. Hansen

Enhedschef

Rudersdal Kommune

Jette Bondo

Områdechef

Slagelse Kommune

Claus Ritter

IT-chef

Herning Kommune

Hans Jørgen Jensen

IT-chef

KL

Ghita Thiesen

Centerchef, Ø-ØE

KL

Claus Ørum Mogensen

Kontorchef, Ø-CIA

Fakta: 1. Det er for dyrt at få adgang til egne data 2. Leverandørerne udviser manglende leverancevillighed 3. Det tager for lang tid at få adgang 4. Det er for kompliceret at få adgang Mahdad Fahimi

tanke for kommunerne gennem en lettere og billigere adgang til data i fagsystemerne at kunne effektivisere gennem borgerrettet selvbetjening.

Selv om det er kommunerne, der ejer disse informationer i fagsystemerne, har flere it-leverandører imidlertid lugtet en forretning i at åbne it-systemerne for at ”sælge” kommunernes egne informationer til kommunerne eller til andre leverandører, der ønsker at integrere en ny løsning med et eksisterende fagsystem. Og det er denne øvelse tre ud af fire kommunaldirektører mener, de betaler for meget for til eksterne konsulenter. ”De besværlige integrationsmuligheder på tværs af fagsystemer gør det vanskeligt for kommunerne at indføre nye borgerrettede selvbetjeningssystemer. Digital selvbetjening forudsætter ofte integration med mange fagsystemer samtidigt. Et effektivt selvbetjeningssystem er ligeledes en forudsætning for at høste de nødvendige økonomiske gevinster i kommunerne,” siger Mahdad Fahimi.

Proprietære fagsystemer medfører en lang række uhensigtsmæssigheder i kommunernes hverdag. I en digitaliseret verden virker det barokt, at sagsbehandlere skal "håndbære" informationer mellem forskellige fagsystemer, fordi de proprietære systemer ikke kan udveksle

data. Det medfører ekstra administration, og det tager tid fra reel sagsbehandling.

De tunge områder vejer mest Størstedelen af kommunerne oplyser, at det er meget eller noget problematisk at få adgang til egne data og at det er dyrt at få det gjort. Men undersøgelsen dokumenterer også, at det er indenfor de ”tunge” sagsbehandlingsområder som ”Social og Sundhed”, ”Beskæftigelse og Integration”, ”Børn og Unge” og ”Økonomi”, at kommunerne i særlig grad har brug for mere dataadgang og hvor behovet vil være størst i de kommende år. ”Kommunerne oplyser, at de har et stort behov for at få adgang til data indenfor bestemte fagområder. Men det viser sig også, at det netop er på disse fagområder, det kan være svært at få leverandørerne til at samarbejde.

Det gælder dog ikke over en bred kam. Derfor bliver det referencegruppens opgave at kortlægge, hvor problemerne præcist er indenfor hvert enkelt fagområde,” siger Mahdad Fahimi.

Indenfor fagsystemerne er der i alt 350 systemer fordelt på 100 leverandører. Der er dog ingen tvivl om, at KMD sidder tungt på markedet for flertallet af fagsystemer.

■

Hvori består kommunens problemer med at få adgang til egne data? (angiv gerne flere svar) Det er for dyrt

73%

Det tager for lang tid

48%

Det er for kompliceret

48%

Manglende leverancevillighed (fra leverandørerne) 58% Lovgivning eller andre juridiske problemer Ved ikke Andet (uddyb venligst dit svar)

14% 6% 19% Nr.03_ juni 10_ side 7

e

Af Flemming Kjærsdam

nyt KMD har forsinket projekter til ledelsesinformation, og har samtidig hævet priserne markant for at levere data. Dermed bliver it-projekterne dyrere for kommunerne.

Lars Thoft-Christensen

KMD forsinker og fordyrer dataadgang Fujitsu:

6 ud af 10 kommunaldirektører oplever, at it-leverandørerne er vrangvillige, når de har tabt en opgave til en anden it-leverandør og skal åbne egne it-systemer for at kunne flytte kommunens data over på den nye platform.

Fujitsu, der leverer økonomi- og ledelsessystemer til mere end 20 af landets kommuner, fortæller, at KMD har forsinket projekter til ledelsesinformation, og samtidig har hævet priserne markant for at levere data. Dermed bliver it-projekterne dyrere for kommunerne.

KMD, hvorfor priserne er steget, forklarer KMD, at det er en del af en ny prisstruktur. Dermed fordyrer KMD projektet væsentligt, og samtidig bliver det to-tre måneder forsinket, fordi KMD´s leverancer bliver forsinket,” siger afdelingsleder Lars Thoft-Christensen, Fujitsu.

Det er Kombit, der har gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt landets kommunaldirektører, hvor 58 procent svarer, at der er ”manglende leverancevillighed blandt it-leverandører” med at skaffe dataadgang.

Næsten alle kommuner har problemer med at få adgang til egne data, viser Kombits undersøgelse. Når de forsøger at få dataadgang, mener tre ud af fire kommunaldirektører, at det er for dyrt. Seks ud af 10 kommunaldirektører mener samtidig, at de leverandører, der taber opgaver, ikke frivilligt åbner deres it-systemer, så kommunerne kan overføre data og bruge dem i nye sammenhænge.

Dermed kan det være nærliggende at konkludere, at dataadgangsprojekter til ledelsesinformation både risikerer at blive forsinkede og dyrere.

Fujitsu vandt i slutningen af 2008 et udbud over KMD i en fynsk kommune vedrørende et ledelsesinformationssystem. For at kunne præsentere informationer for ledelsen, krævede det leverancer af data fra forskellige fagsystemer. Kommunen skulle i den forbindelse betale KMD for at få kommunens egne data.

Da Fujitsu nogle måneder senere vinder en tilsvarende opgave, hvor opgaven er præcis den samme, hæver KMD i mellemtiden priserne for den samme leverance af data med mere end 50 procent. ”Det er beregninger, vi har foretaget på grundlag af KMD´s listepriser, og da vi og kommunen selv spørger Nr.03_ juni 10_ side 8

KMD’s prispolitik på data er markant anderledes end de fleste øvrige leverandører på markedet. ”Hvis Fujitsu taber en opgave til en anden leverandør, tager vi udelukkende penge for at skabe adgang eller gøre noget nyt ved data. Vi tager ikke penge for at levere data. Det er jo kommunens egne data og vi vil gerne levere dem hurtigt. ” siger Lars Thoft-Christensen.

■

“DIN GAMLE MOBIL ER PENGE VÆRD” Byt-til-nyt og få de sidste nye HTC mobiler Find dine gamle mobiler frem fra skuffen eller byt din nuværende mobil til én af de 4 mobiler fra HTC. Med byt-til-nyt har det aldrig været nemmere at få en ny mobil.

- Du modtager dine nye mobiler.

- Du returnerer de gamle mobiler til Atea.

- Vi sørger for, at data bliver slettet og mobilerne genbruges på en miljørigtig måde.

Sådan gør du: - Du ringer til os på 7026 0030.

- Vi finder ud af, hvilken HTC mobil der passer til dit behov samt værdien af de mobiler, som du ønsker at bruge i byt-til-nyt konceptet.

Byt-til-nyt – den nemmeste måde at få ny mobil med grøn samvittighed. Læs mere om Ateas grønne mobilkoncept samt recycling og mobiltelefoner på www.atea.dk/loop

Priseksempel med HTC Snap

Priseksempel med HTC Touch Pro2

Pris Gammel telefon – HTC Touch Diamond1) Byt-til-nyt kampagnerabat

kr. kr.

Din byt-til-nyt pris

kr. 895

BYT NYT 1)

kr. 1.440 -495 -50

Pris Gammel telefon – HTC Touch Diamond1) Byt-til-nyt kampagnerabat

kr. 2.790 kr. kr.

Din byt-til-nyt pris

kr. 2.245

-495 -50

HTC Touch Pro2 HTC HD HTC Snap 2.245,-1) Mini 1.945,-1) 895,-1)

HTC HD2 2.845,-1)

Værdien af den gamle mobil, der skal indgå i byt-til-nyt-aftalen afhænger af dagsprisen. Kontakt Atea og få oplyst dagsprisen på den mobil, du ønsker, skal indgå i konceptet.

Prisen for mobiler, der ønskes byttet, kan variere afhængig af mobilernes stand. For at mobilen kan indgå i konceptet, er det et krav, at den fungerer og lader medfølger.

INGEN OPRETTELSE

LIVE CHAT SU PP OR T

ONE STOP SHOPPING

TLF. 7026 0 0 3 0

W W W. ATE A D I R EC T.CO M

e

nyt

Af Flemming KjĂŚrsdam

KMD kan ikke genkende kritikken

KMD melder pas til kritikken af, at de ikke samarbejder med andre leverandører om at levere dataadgang til kommuner. Dataadgang er ifølge direktør Ole Jensen et højt prioriteret omrüde for KMD. Virksomheden fokuserer pü at levere dataadgang til kommuner sü smidigt som muligt, uanset om det sker pü tvÌrs af KMD´s egne fagsystemer eller til andre leverandørers systemer.

Derfor kan han ikke genkende konklusionerne i Kombits undersøgelse, hvor seks ud af 10 kommunaldirektøre mener, at it- leverandører mangler villighed til at samarbejde om at skabe dataadgang til kommunernes egne itsystemer.

Min oplevelse er,at kunderne kan skifte leverandør uden problemer.

Dataadgangen til kommunernes egne fagsystemer sker ifølge KMD pü to müder. �Enterprise Datawarehouse er et omrüde vi har prioriteret højt, hvor standardiseringen af data pü alle �modersystemer� er sket i samarbejde med Kombit og KL. Det samarbejde er forløbet i 2009 og i ür, og alle data skal vÌre tilgÌngelige i datawarehouse ved udgangen af 2010.

Hvis kunderne ikke opfatter det som dataadgang, sü har vi en kommunikationsopgave foran os. Mig bekendt er kommunerne meget tilfredse. Vi har mere end 45 kommuner som kunder pü den løsning.�

Integration til andre Den anden müde at fü adgang til data for en kommune er ved at integrere mellem to leverandørers systemet ved at skabe adgang gennem fÌlles snitflader. Det svarer til at übne systemerne mod hinanden. �Det er et arbejde, vi ogsü er begyndt pü. En del af vores fagsystemer er proprietÌrt og i nogle tilfÌlde ogsü af Ìldre dato. Men her er vi inde i et samarbejde med KL og Kombit om at udvikle mere generelle snitflader. Jeg mener, vi er nüet et stykke af vejen. Jeg har ikke füet nogle klager i den retning og kan ikke genkende de dele af konklusionerne,� siger Ole Jensen.

Ole Jensen, direktør KMD

�Vi er i konkurrence med mange leverandører pü en rÌkke vitale omrüder. Nogle gange taber vi sager, andre gange vinder vi. Vi har ikke oplevet problemer. Min oplevelse er at kunderne kan skifte leverandører. Vi har ikke klaget over manglende villighed til at samarbejde med os, ligesom vi heller ikke har modtaget klager over vores egen manglende villighed til samarbejde. Der ligger ingen konkrete klager pü mit bord. Derfor kan jeg ikke genkende konklusionerne,� siger direktør Ole Jensen, KMD.

Tre ud af fire kommunaldirektører mener det er for dyrt at fü skabt dataadgang, og it-leverandøren Fujitsu mener KMD har hÌvet priserne for at �übne� systemerne. �Hvis du spørger folk om de synes, det er for dyrt, vil de altid svare ja. Vi mener, vi sÌtter en konkurrencedygtig pris. Nür vi har 45 kommuner, sü mener vi det er godt.

Men det kan meget vel vĂŚre, at vi har en opgave med at fĂĽ det kommunikeret ordentligt ud,â€? siger Ole Jensen. â–

3XEOLF ,7 6ROXWLRQV ‡ 3ODWIRUPVXDIK QJLJKHG ‡ :HEVHUYLFHV RJ 62$ ‡ 7LOJ QJHOLJKHG LQ&DSWLYD $ 6 (QJODQGVJDGH 2GHQVH & Nr.03_ juni 10_ side 10

LQ&DSWLYD $ 6 /HUV¥ 3DUN $OOp .¥EHQKDYHQ ‘

7OI PDLO#LQFDSWLYD GN ZZZ LQFDSWLYD GN

e

Af Flemming KjĂŚrsdam

nyt

Mjølner Informatics udvikler den nye flytteløsning Det bliver Mjølner Informatics, der skal udvikle den nye it-baserede flytteløsning, �Digital Flytning�, til landets kommuner. I øjeblikket har 60 kommuner tilmeldt sig den nye løsning. Det er den første digitale fÌlleskommunale kontrakt indenfor borgerservice, hvor Kombit efter et begrÌnset EU-udbud, har valgt en leverandør. Den 11. juni mødes Kombit til styregruppemøde om de kommende digitale selvbetjeningsløsninger.

Digital Flytning bliver en brugervenlig it-løsning, der giver borgerne mulighed for at anmelde en flytning pü kommunens hjemmeside. Det kan man allerede i dag i en rÌkke kommuner. Men med den nye løsning bliver det den samme løsning i langt de fleste kommuner. Det vil ogsü lette det administrative arbejde for sagsbehandlerne, idet løsningen

indeholder en høj grad af automatisering af kontrolprocesser. Løsningen skal gü i drift om fire müneder.

"Digital Flytning bliver endnu et stort skridt pü vejen mod automatisering af processer, og løsningen vil gøre hverdagen lettere for büde borgere og sagsbehandlere. Mjølner Informatics tilbud lever til fulde op til de krav og kriterier, vi pü forhünd havde stillet, og i Kombit ser vi frem til et godt samarbejde om udviklingen af løsningen,� siger adm. dir.

Hans Berthelsen, Kombit.

Ifølge EU-udbudsmaterialet har kontrakten en vÌrdi pü mellem 6 og 8 mio. kroner.

Borgerservice- og Digitaliseringschef Mogens Bak Hansen, Fredericia Kommune, der er en af de 60 kommuner, som er tilmeldt flytteløsningen, siger: "Hele processen omkring udbuddet

og valget af Mjølner Informatics viser, hvorfor Kombit er en stor gevinst for kommunerne. Det fÌlleskommunale sammenhold, som Kombit og Umbrella-projektet er udtryk for, gør det muligt for os med relativt fü ressourcer at fü udviklet nye it-løsninger, der letter den administrative byrde i kommunerne."

Digital Flytning bliver den første løsning, der er søsat i det fÌlleskommunale samarbejde Umbrella, og som Kombit i dag har overtaget.

Umbrella har deltagelse af 75 kommuner og har til formĂĽl at udvikle op til ti digitale selvbetjeningsløsninger. En rĂŚkke af de kommende it-løsninger fastlĂŚgges pĂĽ et styregruppemøde i Kombit den 11. juni. â–

EasyIQ UniSync

"MUJE TBNNF 6/*t-PHJO QBTTXPSE MPLBMU QĂŒ TLPMFO PH UJM 6/*t-PHJO CBTFSFEF OFUUKFOFTUFS /V LBO BMMF LPNNVOFS GĂŒ UPWFKTTZOLSPOJTFSJOH BG 6/*t-PHJO QBTTXPSE NFMMFN TLPMFSOFT .JDSPTPGU JOGSBTUSVLUVS PH 6/*t-PHJO CBTFSFEF OFUUKFOFTUFS o CĂŒEF TPN VBGIÂ?OHJHU QSPEVLU PH TPN &BTZ*2 NPEVM t "MMF QBTTXPSEÂ?OESJOHFS PQGBOHFT PH TZOLSPOJTFSFT UPWFKT t "MUJE LSZQUFSFU QBTTXPSE t )“K TJLLFSIFE EB TLPMFOT CSVHFSF NFE KÂ?WOF NFMMFNSVN LBO UWJOHFT UJM BU TLJGUF QBTTXPSE t .VMJHIFE GPS GPSTLFMMJHF QBTTXPSEQPMJUJLLFS QĂŒ LMBTTFUSJO t -PH PWFS BMMF IÂ?OEFMTFS t .VMJHIFE GPS JOUFHSBUJPO UJM USFEKFQBSUTM“TOJOHFS

Skolens infrastruktur

&BTZ*2 6OJ4ZOD GPSVET�UUFS BU TLPMFO IBS L“CU 6/*t4ZOD IPT 6/*t$

,POUBLU 4ZTUFNUFDI QĂŒ FMMFS TBMH!TZTUFNUFDI EL GPS BU I“SF NFSF PN &BTZ*2 6OJ4ZOD -Â?T NFSF PN &BTZ*2 6OJ4ZOD PH IFMF &BTZ*2 QPSUFG“MKFO QĂŒ XXX TZTUFNUFDI EL Nr.03_ juni 10_ side 11

e

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Digitale medier motiverer drenge i specialklasser

Internettet rykker nu ind i specialundervisningen på Absalons Skole i Roskilde som led i et storstilet forskningsprojekt. To ud af tre elever i specialundervisningen er drenge, og omkostningerne til undervisning af de urolige elementer i folkeskolen eksploderer. Udgiftsstigningerne er godt i gang med at slå ”hul” i mange kommuners kassebeholdninger.

Ifølge KL´s budgetoversigt for 2010 stiger udgifterne til specialundervisning i år med over 500 mio. kr. ”Vi har set en udvikling de seneste 10 år med stadigt flere elever til specialundervisning, og en stadigt større andel af de elever er drenge. Ved at lade digitale medier rykke ind i klasselokalerne, tager vi udgangspunkt i de medier de unge selv bruger udenfor skoletiden. De kan populært sagt ikke udtrykke sig på den grønne tavle. Men de kan sagtens udtrykke sig med nye digitale medier,” siger projektleder Carsten Wolfgang, Absalons Skole i Roskilde, der har i alt 47 interaktive, digitale tavler i klasse- og faglokaler.

Forskningsprojektet, hvor undervisning af specialelever sker ved hjælp af nye digitale medier, sker i samarbejde mellem Undervisningsministeriet, Roskilde Kommune og University College Sjælland (UCSJ), der finansierer det toårige projekt.

KL har lavet den økonomiske analyse i kommunerne, som ligger til grund for projektet. Den analyse viser at udgifterne på området vokser stærkt. Forrige år steg kommunernes udgifter 18 procent og sidste år 11 procent.

Som nævnt er drengene klart i overtal, når det gælder specialundervisning – både i almindelige klasser og i de særlige kommunale specialskoler. De har ikke lært at læse, regne og skrive ordentligt, og lektier er ikke et emne der fylder meget på skemaet.

Forskningsprojektet skal afklare, om udviklingen med stadigt flere elever til specialundervisning kan brydes ved at få digitale medier ind i undervisningen. Projektet er startet i august 2009 og slutter i sommeren 2011.

Hej dansk og matematik Forskningsprojektet tager udgangspunkt i de to største fag, dansk og matematik og alle dansk- og matematiklærere på Absalons Skole er med i forskningsprojektet.

Projektet forsøger at forskyde tyngdepunktet i undervisningen fra teknik til it-støttede undervisningsformer i fagene. Fagene forandrer sig, når undervisningen digitaliseres. Derfor forsøger lærere og lektorer fra UCSJ i fællesskab at udvikle it-fagdidaktikker i dansk og matematik.

Med støtte fra Undervisningsministeriet og Roskilde Kommune har Absalons Skole et tæt samarbejde med University College Sjælland om at udvikle undervisnin-

IT Contract Manager – efterår 2010 Arbejder du med IT-kontrakter, er dette uddannelsen for dig. Evalueret af deltagere som det bedste kursusforløb de har haft.

Uddannelsen afholdes på det dejlige Hotel Hesselet i Nyborg den 9. og 10. september, 28. og 29. oktober samt 11. og 12. november 2010.

Se mere på www.bvhd.dk/kurser, hvor du også kan tilmelde dig online Du er også meget velkommen til at kontakt advokaterne Hanne Bender eller Peter Lind Nielsen på telefon 72 24 12 12 eller itcm@bvhd.dk.

Nr.03_ juni 10_ side 12

Carsten Wolfgang

De piger, der modtager specialundervisning, tager de nye medier til sig på samme niveau som drengene.

gen, så de digitale medier får en mere støttende rolle for både elever og lærere. Der forskes i, hvordan de digitale medier påvirker henholdsvis drenge og piger i skolen og ikke mindst lærerrollen. Projektleder Carsten Wolfgang fra Absalons Skole påpeger, at de nye teknologier har et tempo, der mere appellerer til drengene, fordi de er mere produktorienteret og mindre procesorienteret. ”Som undervisere har vi oplevet, at pigerne traditionelt set er lidt mere tilbageholdende overfor teknologien end drenge er. Men ni måneder inde i projektet begynder vi at ændre holdning på dette område. De piger, der modtager specialundervisning, tager de nye medier til sig på samme niveau som drengene, og det er en positiv overraskelse for lærerne,” siger Carsten Wolfgang.

Det er ikke kun elevernes læring der bliver forsket i. Også lærernes evner til at bruge de nye medier i undervisningen er et emne for forskerne. ”Vi mener, at lærere i samarbejde kan udvikle kompetencer, som kan udnytte de digitale mediers muligheder bedre. Samtidigt er det blevet lettere for lærere at udvikle deres egne digitale undervisningsmaterialer og via de interaktive tavler placere de digitale læremidler mere centralt i undervisningen. Derfor er det vigtigt, at vi udforsker, hvordan lærere bedst kan udvikle og implementere de digitale læremidler i undervisningen,” siger Carsten Wolfgang.

Absalons Skole har 47 interaktive SMART Boards i klasseog faglokaler, og Carsten Wolfgang ser tegn på, at denne teknologi og medfølgende software besidder muligheder til at fastholde drengenes fokus på undervisningen. Det vil så vise sig, om folkeskolen kan nedbringe antallet af drenge, der får specialundervisning, når der udvikles nye it-fagdidaktiske design, hvor de forskellige behov i undervisningen er tænkt med.

Ud over projektdeltagelse fra Absalons Skole, Roskilde Universitet samt UCSJ, så har virksomheden Solutors stillet kompetencer til rådighed i forbindelse med uddannelse af lærere, rådgivning samt installation af SMART Boards.

■

Bedre styring KL har oprettet en styringsportal: www.kl.dk/raaderum, hvor kommunerne kan hente gode råd, redskaber og eksempler på styring af specialundervisning, siger projektchef Morten Mandøe, i KL. Derudover har KL en række andre tiltag på vej – omstillingskataloger, ledelsesinformation, benchmark, fastlæggelse og operationalisering af serviceniveauer mm.

Nr.03_ juni 10_ side 13

e

Af Anna Eskelund

nyt

European eGovernment Award 2010

Europamester i borgerservice

Gentofte Kommune blev kåret som ’Bedst på nettet’ og har vundet ’European eGovernment Award’ for sin borgerserviceløsning Genvej. Ifølge chefkonsulent Nanné Solem Dahl er grunden til udmærkelserne blevet lagt for længe siden.

Det må have lunet gevaldigt i efterårskulden i november 2009, da Gentofte Kommune fik hele to vigtige priser indenfor samme måned for sit arbejde med digitale borgerløsninger: Den danske pris ’Bedst på Nettet’ og ’European eGovernment Award’. I alt 52 finalister fra 17 lande deltog i opløbet om sidstnævnte, hvor Gentofte vandt inden for kategorien ’eGovernment empowering citizens’, som har fokus på forbedret og lettere adgang til offentlige services for borgerne.

Så ikke alene er Genvej borgernes nemme adgang til information og selvbetjening – det er også kommunens vej til hæder i ind- og udland. Men ifølge chefkonsulent Nanné Solem Dahl fra Gentofte Kommunes afdeling for Digital Udvikling har det ikke været nogen nem smutvej eller resultater, man bare er snublet over.

Bred forankring Når Gentofte Kommune har så stor succes med digital borgerservice, er det ifølge Nanné Solem Dahl resultatet af en vedvarende

”

vilje til digitale løsninger - ikke mindst hos topledelsen. Men også viljen til en bred forankring af kommunens arbejde. ”Der er mange aktører i kommunen, som har været medvirkende til, at vi for tre år siden kunne lancere Genvej som en målrettet og personaliseret borgerserviceløsning. Hvad enten folk har siddet i administrationen, været politisk valgte eller arbejdet med it, så har der været en fælles holdning om at tage udgangspunkt i borgernes behov. Vi begyndte meget tidligt at tænke i ”Best Practice” baner, når det gælder borgerservice,” fortæller Nanné Solem Dahl.

Således har kommunen igennem mange år haft et borgerservicecenter, hvor mange ydelser inklusive sagsbehandling er samlet.

Det gælder dog ikke for områder som kontanthjælp og jobformidling.. ”Det har bevirket, at vi har været vant til at tænke i helheder og arbejde sammen på at skabe overblik over mulige servicebehov. Og dernæst har det gennemsyret

Borgerne skal ikke bruge tid på at fortælle os noget, vi allerede ved i forvejen.

Nr.03_ juni 10_ side 14

kommunen – uanset organisatorisk placering – at der har været vilje til hele tiden at forbedre den måde, hvorpå vi leverer borgerløsninger. Vores strategier går på at flytte borgerne fra almindelig betjening til selvbetjening. Det har helt naturligt bevirket, at vi har brugt it – ud fra en holdning om, at hvis vi laver tilstrækkeligt gode løsninger, så vil borgerne også bruge dem”.

Udgangspunktet i Genvej er, at borgeren får sin egen personaliserede Genvej som adgang til information og service. ”Borgerne skal ikke bruge tid på at fortælle os noget, vi allerede ved i forvejen. Derimod skal vi stille personligt tilpasset information til rådighed for borgerne,” forklarer Nanné Solem Dahl og fortæller at Genvej ved lægeskift automatisk opstiller en liste over læger, der kan vælges i det område man bor. Desuden indeholder Genvej blandt meget andet informationer fra og om, de institutioner og skoler hjemmeboende børn går på.

Læs mere om Genvej og digitalisering i Gentofte på side 16.

Fas Fasthold sthold ffokus okus pĂĽ ĂĽ un undervisningen dervisninge v en Jeg

mit

T R A SM

TM

d r a o B

Li’ sü üS SMART MAR RT som so PI SMART S MART Boar Board rd k kan an m med ed ffordel ordel b benyttes enyttes i un u undervisningen derrv visningen a aff ele elever ver m med ed d ek kstra m ege et b ehov for for s truk ktur, genk ke endelighed og gen tagelser ekstra meget behov struktur, genkendelighed gentagelser

( 1A 1.,

- muli ghederne ffor or in teraktivitet er bĂĽde b efordrende og mo tiverende e. mulighederne interaktivitet befordrende motiverende.

Vi er alliancepartnere Vi allianceparrtn t ere pĂĽ Digitaliseringsmessen Digitalis a eringsmessen i Odense Odens e Congress C ngress Center Co Center den 8.

8 september september 2010.

2010.

Mød Mø d os pü p vores vores stand stand lige lige ved ved siden af af hovedscenen. hovedscenen n.

København

Ă…rhus

Solutors A/S Skelmarksvej 4 DK 2605 Brøndby

Solutors A/S BrendstrupgĂĽrdsvej 29 DK 8200 Ă…rhus N

T +45 4362 6160 F +45 4362 6170

T +45 8745 6090 F +45 8745 6099

Nr.03_ juni 10_ side 15 info@solutors.com solutors.com

e

European eGovernment Award 2010

Af Anna Eskelund

nyt

Digital forretningsenhed Udover at Gentofte Kommune tager udgangspunkt i borgernes behov ved digital borgerservice, har kommunen også oprettet en selvstændig digital forretningsenhed, som har ansvaret for at udvikle de digitale løsninger til borgerservice.

Den digitale forretningsenhed hedder Digital Udvikling, og den er med til at sikre en udviklingsorienteret indstilling til nye digitale løsninger i kommunen. ”Vi har i fem år haft en selvstændig forretningsenhed - Digital Udvikling – der har som opgave at udvikle kommunens it-strategiske udvikling. Det vil sige denne enhed er adskilt fra vores afdeling for it-drift”, siger chefkonsulent i Digital Udvikling Nanné Solem Dahl, Gentofte Kommune.

For selv om begge afdelinger arbejder med it, så er det ud fra meget forskellige betingelser. ”Det er svært at have overskud til at tænke fremadrettet og udviklingsorienteret, hvis der hele tiden også er it-løsninger, som skal holdes i luften, og når man er under pres af hverdagens daglige drift.” ”Og selv om det kan lyde luksus-

agtigt, så mener jeg, at en afdeling som Digital Udvikling sparer penge i det lange løb. For løsninger som Genvej skaber både bedre service og mere effektivitet, fordi det kræver færre medarbejdere til at betjene borgere, når borgerne kan betjene sig selv,” siger Nanné Solem Dahl.

Digital Udvikling har også et vist mål af vedligehold, indenfor GISløsninger, hvad der har vist sig at give en god synergieffekt. Men herudover arbejder afdelingen konsekvent med udvikling og med hvordan it kan understøtte forretningens behov bedst muligt - både internt og eksternt. ”Vi arbejder med procesanalyse, arbejdsganganalyse og fungerer som projektledere på digitale projekter, der har sin oprindelse i forretningen, eksempelvis i Bygningsmyndigheden eller Børn & Forebyggelse,” siger Nanné Solem Dahl.

Fakta om Genvej Genvej er Gentofte-borgernes personlige indgang til service og selvbetjening på nettet. Borgeren logger ind med sin Digitale Signatur og får så adgang til egne data og relevante services som oplysninger om bolig, kulturelle arrangementer i lokalområdet og børnenes aktivitetsplan og billeder fra børnehaven. Med få klik kan man skifte læge, bestille bøger, ekstra skraldesække eller skrive sit barn op til skole og meget mere.

Handlekraft Hvis Nanné Solem Dahl ellers skal pege på, hvad der karakteriserer Gentofte Kommune, nævner hun handlekraft. ”Vi handler. Vi venter ikke på, at nogen skal lave løsninger til os, men vi tager selv initiativer, når det er nødvendigt. Det har bevirket, at vi har haft Genvej i luften nu i over tre år, hvor kommunen både har høstet erfaringer og effektiviseringsgevinster.” ”På den måde har vi opnået en langt hurtigere fremdrift. Det kan netop være en udfordring for fællesoffentlige løsninger, der ofte bliver meget omfattende og tager meget lang tid.” ”Vi har haft stor glæde af at se på Genvej som summen af en række løsninger eller som en bygning, der er opbygget af ”enkeltvise legoklodser” (web-services red.) - i stedet for at fokusere på en stor, forkromet løsning. Vi har fået hurtig fremdrift, og legoklodserne kan bruges af andre kommuner, hvad de også bliver.” ”Vi er heller ikke forfaldet til at tro at stort per definition er godt.

Tværtimod har en dygtig og innovativ nyere leverandør været en væsentlig drivkraft i udviklingen.” ”Endelig er det en stor styrke, når man udvikler digitale løsninger til borgerne, at vi møder dem i dagligdagen og kender deres adfærd på alle kanaler. Fordi vi møder dem, har vi nem adgang til at sikre, at vores løsninger fungerer for borgerne,” siger Nanné Solem Dahl, der understreger det afgørende i at tage udgangspunkt i borgerne og deres behov.

■

Læs mere på side 14.

Borgerne i Gentofte har siden 2007 kunnet få informationer og betjene sig selv over nettet via Genvej. Kommunen udvikler løbende nye servicetilbud på Genvej. Et af de seneste skud på stammen er BørneGenvej, et digitalt dialogværktøj til forældre og pædagoger i daginstitutionerne. I dag er mere end 16 procent af husstandene i Gentofte Kommune aktive brugere af Genvej. Landsgennemsnittet for andre digitale selvbetjeningsløsninger er cirka fem procent. 72 procent af forældrene har indmeldt børn i skole via Genvej.

Nanné Solem Dahl • • • •

Nr.03_ juni 10_ side 16

Chefkonsulent i Gentofte Kommunes afdeling for Digital Udvikling.

Projektleder for forarbejdet og etableringen af Genvej - den personaliserede service til borgerne.

Arbejder desuden med bl.a. Digital strategi, IT-Governance og effektivisering af arbejdsprocesser.

Har i alt 20 års erfaring med digital borgerservice.

'RATIS DIGITAL L RINGSRESURSE

-ED ,IVE EDU mYTTER ) JERES DIGITALE RESURSER UD I SKYEN DER HVOR ELEVERNE ALLEREDE ER -ED ,IVE EDU mYTTER ) JERES DIGITALE RESURSER UD I SKKYEN DER HVOR ELEVERNE ALLER N EDE ER )) SIKRER DEM ET V RKT J DER ER PERFEKT TIL FORMIDLING OG SAMARBEJDE SIKRER DE EM ET V RKT J DER ER P PER FEKT TIL FORMIDLING O OG SAMARBEJDE %%T LETTILG NGELIGT BRUGERVENLIGT OG mEKSIBELT V RKT J SOM STILLER ALLE ELEVER LIGE T LETTILG NGELIGT BRUGERVENLIGT OG mEKSIBELT V RKT J SOM STILLER ALLE ELEVER LIGE

(VAD ER ,IVE (V AD ER ,,IVE EDU EDU 'RATIS WEB VERSION AF NYESTE /FlCE 3UITE ' RATIS WEB VERSION AF NYESTE / /FlCE 3UITE 'RATIS 'B 3KY$RIVE PR ELEV ' RATIS 'B 3KY$RIVE PR ELEV ' RATIS 'B 3KYDRIVE TIL SAMARB BEJDE PR GRUPPE 'RATIS 'B 3KYDRIVE TIL SAMARBEJDE PR GRUPPE ' RATIS /UTLOOK MED KALENDERDELING D 'RATIS /UTLOOK MED KALENDERDELING ' RATIS ADMINISTRATIONSFACILITETER SOM I %XCHANGE 'RATIS ADMINISTRATIONSFACILITETER SOM I %XCHANGE 2 EKLAMEFRI FFO OR UDDANNELSESINSSTITUTIONER 2EKLAMEFRI FOR UDDANNELSESINSTITUTIONER -ULIGHED FFO -ULIGHED FOR PASSWORDSYNKRONISERING MED OR PASSWORDSYNKRONISER O ING MED ANDRE SKOLEPORTALER ANDR E SKOLEPORTALER 'RATIS SPAM OG ANITVIRUSSCREENING ' RATIS SPAM OG ANITVIRUSSCREENING

'ISSELFELDVEJ ! s (ASLEV s TLF s SALG ' ISSELFELDVEJ ! s (ASLEV s TLFF s SALG ITEO DK s ITEO DK s it iteo.dk eo.dk

e

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Staten vil til at påtage sig it-ansvar Koordinering af samarbejdet på tværs af ministerier, øget gennemsigtighed, oprustning af egne kvalifikationer til it-projektstyring og sidst men ikke mindst, påtage sig et mere entydigt ansvar for it-projekterne. Det er den medicin, som Finansministeriets digitaliseringschef Lars Frelle-Petersen ordinerer for at rette op på den mangelfulde, statslige styring af it.

Diagnosen er stillet i en rapport fra en arbejdsgruppe, som regeringen nedsatte sidste år for at finde ud af, hvad der er gået galt i de store it-projekter siden 2001. Ni ud af 15 projekter er analyseret af gruppen, der består af højtstående embedsmænd fra Finansministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, Skatteministeriet og Videnskabsministeriet godt hjulpet af eksperter fra private virksomheder, offentlige ledere samt en førende forsker i store anlægsprojekter.

Det er ikke småpenge, der er skudt ved siden af i projekterne: ”Vi har fejlskønnet over 1 mia. kroner på de store projekter, og hertil kommer der en lang række mindre projekter. Vi har udfordringer og kan løfte os,” siger Finansministeriets digitaliseringschef, Lars Frelle-Petersen.

I den sammenhæng har Finansministeriet vendt blikket mod private og offentlige virksomheder.

Styrket kompetence og ejerskab ”Vi har kigget på Danske Bank, Nykredit, DONG, Novo Nordisk

Nr.03_ juni 10_ side 18

og DSB. Det går også galt i private og store offentlige virksomheder, men vi kan konstatere, at de mere systematisk end vi, har arbejdet med at udvikle deres evne til at gennemføre projekter til tiden og indenfor budgettet. De store virksomheder har satset stærkt på at udvikle deres it-projektledelse og taget mere ansvar for projekterne selv, mens staten nok i for høj grad har lagt ansvaret ud til eksterne konsulenter og leverandører. Vi kan konstatere, at anvendelsen af mange eksterne konsulenter i vores it-projekter tilsyneladende ikke øger succesraten. Rapporten anbefaler da også en stærkt øget indsats over de næste tre år på at styrke it-kompetenceudviklingen og it-projektledelsen i staten, understreger Lars Frelle-Petersen.

Han peger på: ”At staten i de kommende år kommer til at arbejde mere systematisk med udvikling af projektledelsesdisciplinen.”

En anden anbefaling fra projektgruppen er at forstærke fokus på risikofyldte projekter.

For optimistiske ministerier Lars Frelle-Petersen: ”Der har nok været en tendens til, at styrelserne har været for optimistiske i deres projektvurderinger. Der op-

rettes derfor en fælles ressourceenhed i staten, der råder over it-arkitekter og it-projektledere til at hjælpe styrelserne, hvis de ikke selv har kvalificerede projektledere ansat. Derudover etableres også et Projektkontor i staten, der skal hjælpe styrelserne med fælles projektstyringsmetoder samt give styrelserne råd og vejledning til projekter. Endelig etableres et Statens Projektråd bestående af erfarne topchefer fra både den offentlige og private sektor, der skal hjælpe styrelserne med at vurdere projekternes risici. Det er ikke meningen, at de skal slagte projekter, men anføre risici, så vi kan forvente en større træfsikkerhed. Vi har ganske vist kun magt til at sende vurderingerne til overvejelse, men det vil være fornuftigt for ministerierne at følge anbefalingerne.”

Kritikken af den statslige it-udvikling har i mange år gået på manglende samarbejde på tværs af ministerierne. Men det er ikke det samme som, at der ikke har været et samarbejde om it-udviklingen i staten.

Lars Frelle-Petersen tilkendegiver, at der allerede er et betydeligt samarbejde mellem ministerierne om fælles itløsninger. Staten har i dag over 20 systemer kørende på tværs inden for områder som økonomistyring, løn, e-læring, rejse og vedligeholdelse. ”I de kommende år vil vi formentlig udvikle endnu flere fælles systemer i staten, men det afhænger selvfølgelig af hvad ministerierne vil være med til. Vi er også nødt til at have respekt for ministerierne selvbestemmelse. Men alle er enige om, at it-samarbejde på tværs af ministerierne er afgørende og rummer fordele både i forhold til stordrift og bedre og mere sammenhængende løsninger,” siger Lars Frelle-Petersen.

Vi kan konstatere, at anvendelsen af mange eksterne konsulenter i vores it-projekter tilsyneladende ikke øger succesraten.

Lars Frelle-Petersen

Bruger statens indkøbsstyrke Han peger på, at der også skal arbejdes mere sammen i staten om at anvende fælles metoder og i det hele taget dygtiggøre vores projektledere og medarbejdere endnu mere i styrelserne. Det gælder for eksempel risikovurdering, business case, arkitektur og anskaffelsesprocesser.

Lars Frelle-Petersen: ”Der er ganske vist udsendt mange vejledninger, men det har ikke ført til en bedre projektgennemførelse. Vi skal blive bedre til at samarbejde med leverandørerne, stille krav, lave bedre og mere fleksible kravspecifikationer. Men staten skal også udnytte sin købekraft og stille krav til leverandørerne og konsulenterne og få klarhed over, hvordan leverandørerne og konsulenterne ”leverer varen” på de projekter, de er involveret i, i staten.”

■

ProjectFlow® Projektportal baseret på SharePoint

Ny generation lanceret i maj 2010

Effektiv projektgennemførelse med ProjectFlow® og SharePoint Porteføljestyring - skab overblik over organisationens projekter og sammenhængen til kommunens politiker og indsatsområder.

Projektstyring - gør det nemmere at følge projektmodellen end at lade være.

FlowIT A/S Telefon: 66 10 40 55

Samarbejde og videndeling - forøg kvaliteten i arbejdet ved effektive samarbejdsprocesser og genbrug af viden.

E-mail: LQIR#À RZLW GN Web:

ZZZ À RZLW GN

Nr.03_ juni 10_ side 19

e

Af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, Kit@

nyt

Ny digital strategi på beskæftigelsesområdet haster Der er for mange forskellige it-systemer i brug på Beskæftigelsesområdet hos de forskellige interessegrupper i stat, kommuner og private virksomheder. Derfor haster det med en ny digital strategi på beskæftigelsesområdet – til gavn for sagsbehandlere i det offentlige Danmark og ikke mindst de ledige. Det er blevet yderligere aktualiseret efter regeringens og Dansk Folkepartis nye forlig.

Amanda var det primære it-system for den statslige Arbejdsformidling (AF). Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS) havde ansvaret for AF og for udviklingen af Amanda. ComputerWorlds læsere udnævnte i juli 2007 Amanda til Danmarkshistoriens største it-skandale. Det skyldtes ikke mindst, at det blev langt dyrere end forventet. Den oprindelige kontrakt var på 268 mio. kroner, men de samlede omkostninger rundede 1 mia. kroner.

Dermed er Amanda på mange måder en negativ referencehistorie fra staten, der bekræfter mange af konklusionerne i den nyligt udsendte rapport fra Finansministeriet, hvor ni statslige it-projekter er blevet evalueret. Det er samme sag Nr.03_ juni 10_ side 20

– dog ikke i samme størrelsesorden som Amanda. Udviklingen af Amanda blev påbegyndt i 1996 og det var først endelig klarmeldt i 2003. Desuden var Amanda meget tungt at anvende i praksis. Det tog over én time at registrere oplysninger (omkring 50 skærmbilleder red.) for én ledig. Der blev slukket for Amanda i november 2008. Måske er det nye statslige Tinglysningssystem en værdig arvtager til førstepladsen, som den største it-skandale?

Men det er nemt nok at pege fingre.

Det er langt sværere at finde løsninger. Beskæftigelsesområdet er uhyre kompliceret, fordi der er flere interessegrupper, som bruger forskellige it-systemer. Derfor bør det

være på tide at lave en ny digital strategi.

Kit-Magasinet vil gerne bidrage til overskueligheden ved at gennemgå de forskellige interessegrupper og de forskellige it-systemer.

Der er en række interessegrupper på beskæftigelsesområdet. Det er blandt andet Staten, kommunerne, virksomhederne og job-ansøgerne.

Hver interessegruppe benytter ét eller flere it-systemer til støtte for deres arbejde. Beskæftigelsesministeriet sørger for, via Arbejdsmarkedsstyrelsen, at stille en række væsentlige it-systemer, databaser og web-services til rådighed.

Staten Beskæftigelsesministeriet (BM) har ansvaret for den samlede indsats over for både ledige på kontanthjælp og ledige på dagpenge. BM omfatter en række styrelser og direktorater. Arbejdsmarkedsstyrelsens hovedopgave er at understøtte et fleksibelt og velfungerende arbejdsmarked.

Styrelsens vigtigste mål er at bidrage til, at mennesker kommer i job.

Arbejdsmarkedsstyrelsens hovedopgave er at understøtte et fleksibelt og velfungerende arbejdsmarked. Det vigtigste mål er at bidrage til, at ledige kommer i arbejde. AMS skal desuden overvåge udviklingen i job-situationen på landsplan – på tværs af kommunegrænser. Endelig skal AMS kunne styre arbejdsgange på bestemte nøgleområder, for eksempel sikre job-fokus i kontakten med de ledige.

AMS har ultimo 2008 udarbejdet it-strategier for væsentlige interessegrupper, herunder de kommunale JobCentre.

It-systemerne skal være fleksible, således at ændringer i lovgrundlag hurtigt kan implementeres. AMS arbejder også på at sikre regeringens digitaliseringsstrategi, herunder samspil til JobNet, Borger.dk og selvbetjeningsløsninger generelt. AMS stiller en række it-systemer til rådighed blandt andet JobNet, Arbejdsmarkedsportalen samt Jobindsats.dk. Se omtalen nedenfor.

Arbejdsdirektoratet (AD) fører tilsyn med, at a-kasserne og kommunerne håndterer kontanthjælp og sygedagpenge korrekt.

Kommunerne Som bekendt er arbejdsformidlingen (AF) overdraget til de kommunale JobCentre i forbindelse med kommunalreformen, samt private virksomheder der formidler job inden for bestemte fag. JobCentrene er underlagt love og regler, som AMS står for. Virksomheder og borgere skal have en ensartet service, uanset hvilket JobCenter man henvender sig til.

Kommunerne har således fået ansvaret for it-understøttelsen i JobCentrene, hvor behandlingen af sager vedrørende de forsikrede ledige finder sted. Ligeledes skal der udformes arbejdsgange og vælges sagsbehandlingssystem enten KMD Opera eller Workbase fra Medialogic. Alle kommuner anvender JobNet og Arbejdsmarkedsportalen.

I den forbindelse er KL og Kombit er i gang med at udarbejde en fælles kommunal digitaliseringsstrategi på en række hovedområder, herunder beskæftigelsesområdet.

Jobansøgerne Ansøgere, der har job og ønsker et andet, kan læse jobannoncer i aviser, tidsskrifter og via Internettet. Det pålægges ledige at søge ledige job, der er slået op i JobNet eller andre steder. Job-søgende kan lægge deres CV på forskellige Job-portaler, herunder JobNet. Virksomhederne Alle offentlige virksomheder skal som minimum annoncere ledige stillinger i JobNet. Private virksomheder kan frit vælge, hvordan de vil annoncere ledige stillinger. Alle arbejdsgivere kan benytte JobNet til at søge efter kandidater til ledige stillinger via CV-banken.

Væsentlige it-systemer på Beskæftigelsesområdet: JobNet JobNet er udviklet i et samarbejde mellem AMS og KL. JobNet er JobCentrenes tilbud til alle jobsøgende og arbejdsgivere i Danmark. Alle ledige offentlige stillinger skal annonceres via JobNet. Private virksomheder kan frit vælge, hvordan de vil annoncere. Job-søgende kan gøre deres CV tilgængeligt for arbejdsgiverne. Der satses på, at brugerne så vidt muligt kan betjene sig selv.

I maj 2010 var der godt 8.500 ledige stillinger, mere end 76.000 arbejdsgivere samt mere end 110.000 læste CV’er og godt to millioner besøgende på JobNet. Erfaringen viser i øvrigt, at det ofte er tilstrækkeligt at annoncere ledige stillinger i JobNet. Dette har fået nogle private job-portaler til at klage over, at deres forretningsområde er udsat for unfair konkurrence fra JobNet, som er en offentlig service.

Til sammenligning har JobIndex mere end 14.000 ledige stillinger, som er annonceret i mere end 500 forskellige elektroniske Job-børser, herunder JobNet. Arbejdsmarkedsportalen Arbejdsmarkedsportalen (AMP) udvikles af AMS og indeholder data på personniveau om blandt andet indkomstforhold og jobsøgningsaktiviteter. Portalen gør det muligt at danne diverse beregninger og udtræk i forhold til kontaktforløb og CV-samtaler. AMP understøtter således sagsbehandling og styring af beskæftigelsesindsatsen. Portalen er et fælles redskab for de professionelle aktører - på tværs af stat, kommuner, a-kasser og de andre aktører. Og der udveksles data med en række andre it-systemer. AMS har meldt ud at AMP nedlægges og at alle kommuner derfor skal have konverteret til en kommunal jobcenterløsning inden udgangen af 2010.

Leverandører: Workbase eller KMD Opera KMD Opera og WorkBase fra Medialogic er to alternative it-løsninger til støtte for sagsbehandlingen i de kommunale JobCentre. Begge sagssystemer lever op til: Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, Integrationsloven samt Sygeog barselsdagpengeloven.

Et sagssystem kan følge borgeren fra første henvendelse i jobcentret, indtil borgeren igen er i job. Ligegyldigt om borgeren er ledig, bliver syg eller er i aktivering, får sagsbehandleren ét samlet overblik. Ligeledes bidrager it-løsningerne til at sikre, at der udarbejdes job-planer og at lovpligtige tidsfrister overholdes. Der er integrationer med andre it-systemer, Dagpengesystemet, JobNet samt AMP. Jobindsats.dk AMS har endvidere et såkaldt fælles datagrundlag. Blandt andet skal de kommunale JobCentre levere data til Jobindsats.dk. Her kan alle udtrække forskellige statistikker fordelt på områder, køn, alder, faggruppe m.m. AMS kan hermed styre effekten af den virksomhedsrettede indsats.

■

Som det ses er det rimeligt kompliceret. Det er et område, hvor en digital strategi også gerne må indeholde regelforenklinger til gavn for sagsbehandlere og ledige.

Nr.03_ juni 10_ side 21

Af advokat Majse Jarlov advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted

KRO NIK

EU´s nye kontroldirektiv skal sikre effektiv håndhævelse af udbudsreglerne Håndhævelsesloven, som træder i kraft 1. juli 2010, implementerer EU´s nye kontroldirektiv, der har til formål at sikre en effektiv håndhævelse af udbudsreglerne i forhold til blandt andre kommunerne.

Der er tale om en væsentlig skærpelse af udbudsreglerne, som både rammer aftaler indgået efter 1. juli 2010 men også aftaler der er indgået før, som der klages over efter 1. juli 2010.

Loven implementerer et EU-kontroldirektiv, som har til formål at sikre en effektiv håndhævelse af udbudsreglerne. Håndhævelsesloven indebærer en væsentlig skærpelse af udbudsreglerne, idet Klagenævnet for Udbud i fremtiden i tilfælde af kvalificerede overtrædelser af udbudsreglerne har ret og også pligt til at pålægge en kommune at ophæve kontrakter indgået i strid med udbudsreglerne. Alternativt kan kommunen blive pålagt en økonomisk sanktion.

Hvilke regler gælder i dag?

Det har længe været genstand for debat - om og i givet fald hvornår - en ordregivende myndighed kan pålægges at ophæve en kontrakt, som er indgået i strid med udbudsreglerne.

Klagenævnet har gentagne gange fastslået, at Klagenævnet på grundlag af den nugældende klagenævnslov ikke kan ophæve kontrakter eller pålægge ordregivere at bringe kontrakter til ophør. Hvis en kommune i dag begår en kvalificeret overtrædelse af udbudsreglerne ved at tildele en udbudspligtig kontrakt uden konkurrenceudsættelse, har Klagenævnet ikke beføjelse til at pålægge kommunen at bringe den ulovligt tildelte kontrakt til ophør. Det gælder også, selv om Klagenævnet annullerer kommunens tildelingsbeslutning.

I følgende tilfælde skal Klagenævnet erklære kontrakten for uden virkning: • Kontrakten er uberettiget indgået uden afholdelse af udbud.

• Kontrakten er indgået i strid med reglerne om standstill eller opsættende virkning af en klage, og ordregiver har samtidig overtrådt udbudsreglerne på en måde, som har påvirket tilbudsgivernes mulighed for at få tildelt kontrakten.

• Kontrakten er baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen (miniudbud,) idet kontrakten er tildelt i strid med udbudsreglerne, forudsat kontraktværdien overstiger tærskelværdien (noget tilsvarende gælder ved dynamiske indkøbssystemer).

I følgende tilfælde kan Klagenævnet erklære kontrakten for uden virkning: • Kontrakten indgås i standstill-perioden.

• Kontrakten indgås, selvom klagen har eller er tillagt opsættende virkning.

• Det i øvrigt skønnes nødvendigt for at overholde fællesskabsretten.

Domstolene har derimod i de seneste år tre gange tilkendegivet, at det i særligt grove tilfælde allerede inden håndhævelseslovs ikrafttræden og på grundlag af den gældende EU-domstolspraksis er muligt at pålægge ordregiver at ophæve en ulovligt tildelt kontrakt.

Hvilke kontrakter kan kommuner blive pålagt at bringe til ophør efter den 1. juli 2010?

Håndhævelsesloven indebærer, at Klagenævnet i tilfælde af kvalificerede overtrædelser af udbudsreglerne får ret og tillige pligt til at erklære en kontrakt for uden virkning samt udstede et påbud til ordregiver om, at kontrakten helt eller delvist skal bringes til ophør på en bestemt dato.

Nr.03_ juni 10_ side 22

Erklæres kontrakten for uden virkning, skal Klagenævnet samtidig udstede et påbud om, hvornår kontrakten skal ophæves. Som udgangspunkt skal kontrakten alene bringes til ophør for fremtidige leverancer. Kan leverancerne tilbageleveres i væsentlig samme stand, kan kontrakten

også erklæres for uden virkning for allerede foretagne leveringer.

Hvornår kan kommuner blive pålagt en økonomisk sanktion?

Hvis det ikke er hensigtsmæssigt at erklære en kontrakt for uden virkning f.eks. grundet væsentlige hensyn til almenhedens interesser, kan der som et alternativ idømmes en økonomisk sanktion. Tilsvarende skal der idømmes en økonomisk sanktion, når kontrakten alene erklæres for uden virkning for fremtiden. Den økonomiske sanktion pålægges på objektivt grundlag, hvorfor der ikke stilles krav om, at kommunen forsætligt eller groft uagtsomt har tilsidesat udbudsreglerne. Bøden kan udgøre op til fem procent af kontraktsummen, idet bøden dog altid udgøre mindst 25.000 kroner, og for førstegangsovertrædelser er bøden maksimeret til 10 millioner kroner.

Skal kommuner betale erstatning til leverandør, hvis kontrakt bliver erklæret for ”uden virkning”?

Håndhævelsesloven tager ikke stilling til, om en leverandør kan få erstatning, når en kontrakt erklæres for uden virkning. Dansk rets almindelige erstatningsregler finder derfor anvendelse, herunder krav om at leverandøren skal have lidt et økonomisk tab. Det er tillige en forudsætning, at leverandøren var i god tro. (Idet en kontrakt kun kan erklæres for uden virkning ved grove overtrædelser af udbudsreglerne, vil leverandøren formentlig i mange tilfælde være i ond tro, hvilket kan udelukke erstatning foreslås ud). Kommuner risikerer derfor at skulle ophæve den indgåede kontrakt og samtidig betale erstatning til leverandøren for den tabte avance til den nu ophævede kontrakt.

De nye reglers ikrafttræden Håndhævelsesloven træder i kraft den 1. juli 2010. Loven gælder for klagesager indbragt for Klagenævnet fra denne dato. Allerede indgåede kontrakter kan også blive erklæret uden virkning, såfremt der anlægges en klagesag efter den nye lovs ikrafttræden.

Håndhævelsesloven tager ikke stilling til om det efter den 1. juli 2010 er muligt at anlægge en ny klagesag om en kontrakttildeling, hvis Klagenævnet har underkendt den efter de nugældende regler. Klagenævnet synes i sin kendelse af 25. marts 2010, Visma Services Odense A/S mod Hillerød Kommune vedrørende en direkte kontrakttildeling uden EU-udbud at åbne op for denne mulighed. Klagenævnet konkluderer, at:” En vedtagelse af lovforslaget i uændret form vil imidlertid ikke få betydning for denne klage, da klagen er modtaget inden den 1. juli 2010. Det bemærkes, at Klagenævnet ikke (min understregning) herved har taget stilling til, om Klagenævnet, hvis det fremsatte lovforslag vedtages i uændret form, efter lovens ikrafttræden vil være kompetent til at behandle en ny klage fra klageren, såfremt indklagede ikke på dette tidspunkt måtte have bragt kontrakten med KMD A/S til ophør.”

Overholdelse af udbudsreglerne påhviler de ordregivende myndigheder, herunder den kommune, der indgår den udbudte kontrakt. Håndhævelsesloven tager ikke stilling til, hvorvidt den ansvarlige indkøber hos kommunen, f.eks. itchefen, kan gøres ansvarlig for en manglende overholdelse af udbudsreglerne. Bortvisning af it-chefen eller andre disciplinære skridt mod den ansvarlige indkøber er reguleret af medarbejderens ansættelseskontrakt. Under alle omstændigheder er det næppe karrierefremmende, hvis en medarbejder er ansvarlig for at kommunen ikke overholder sin udbudspligt.

■

NYT FRA

Kit@

Sæt kryds i kalenderen: Den 30. september og 1. oktober afholder Kit@ Efterårsseminar. Vi mødes igen på Hotel Koldingfjord.

Nærmere information om program og tilmelding følger i KITA nyhedsbrev ultimo juni samt på www.itchefer.dk

Bliv klædt på til digitaliseringens udfordringer - tilmeld dig digitaliseringsmessen Du kan nu tilmelde dig årets digitaliseringsmesse på www.digitaliseringsmessen.dk KL, KITA og Borgerservicedanmark indbyder til Digitaliseringsmesse10 den 8. september 2010 i Odense Congress Center.

Digitalisering er en del af løsningen, når der skal spares penge, men fortsat ydes service i kommunerne.

På digitaliseringsmessen kan du finde inspiration til, hvordan I kan unytte de nyeste muligheder til lokalt at leve op til forventningerne.

Messen er et heldagsarrangement, der giver både kommunalpolitikere, IT-chefer, fagchefer, projektledere og frontmedarbejdere unik mulighed for at blive opdateret på digitaliseringens muligheder, sidste nyt om fælleskommunale og fællesoffentlige initiativer.

Mulighederne for netværksdannelse og vidensdeling på tværs af kommunerne er gode. Sidste år deltog 63 udstillere og alle 98 kommuner med over 800 deltagere, og i år bliver vi endnu flere.

Læs mere om messen på side 26 og 27.

Nr.03_ juni 10_ side 23

Af Flemming Kjærsdam

TE MA:

Fælles trit, fælles retning og mere sourcing Fælles trit, fælles retning og mere sourcing. En ny dagsorden er ved at tegne sig for landets kommuner. Før kommunalreformen i 2007 var kommunernes selvstændighed og uafhængighed en dyd. Efter salget af KMD og kommunernes overtagelse af it-ansvaret, bliver det nu et fælles anliggende at lægge en ny kommunal digital strategi, der gælder for hele den kommunale sek-

tor. Der bliver formentlig også flere EU-udbud i fællesskab og øget samarbejde lokalt og regionalt om at implementere en række it-løsninger. Derfor er sourcing ved at blive en væsentlig del af kommunernes forretning.

Tidligere var det outsourcing, som totalt dominerede billedet. Det gør det for så vidt stadig, da KMD fortsat er den største leverandør på markedet. Men viden om it er på vej i den anden retning. KMD kan ikke sætte sig på kommunernes viden.

Direktionskonferencen 2010 har netop vedtaget en fælleskommunal digital strategi (side 28). Viden om it bliver nu insourcet. Ikke nødvendigvis i den enkelte kommune, men i landets kommuner som helhed, hvad enten det nu drejer sig om viden for enkeltstående projekter, eller bredere projekter, der gennemføres i fællesskab.

En anden interessant tendens er, at nøjagtig det samme er ved at ske i staten. I interviewet med digitaliseringschef Lars Frelle Petersen, Finansministeriet, (side 18) angiver han som en vigtig årsag til de ni fejlslagne statslige it-projekter, at outsourcing af it-viden har taget over-

Nr.03_ juni 10_ side 24

hånd. Staten har outsourcet for meget viden til it-konsulenter og it-leverandører til at kunne bevare kontrollen over egne projekter. Den mangler ganske enkelt it-ekspertise til at lykkes med at tage ansvaret. Derfor vil staten i de kommende år ”insource” it-viden, nøjagtig som det sker i kommunerne.

Det er ligeledes en pointe – at digital strategi og sourcing - ikke kun er et spørgsmål om teknologi. Det drejer sig i ligeså høj grad om ledelse, organisation og arbejdsprocesser. Derfor er det positivt, at både politikere og kommunaldirektører modtager invitationer til Digitaliseringsmessen10. For den fælleskommunale digitale strategi og tilhørende sourcing kræver, at alle sejl nu bliver sat.

Ellers så mister de gode intentioner deres gennemslagskraft. Og det ville være synd.

S

S som i SÅDAN! SÅDAN! Vi Vi har gjort det hele tiden, o og mange har nydt godt af vor es vores fleksibl e IT T-løsninger . Fra 1. maj er vi fleksible IT-løsninger. of ficieltt blevet SKI leverandør officielt leverandør..

K

K som i KOMPETENTE. KOMPETENTE. Hellere Hellere lille og vågen end d stor og støvet – derfor hviler vi ikke på de teknologiske laurbær laurbær.. Hos DIR er vi p på forkant med udviklingen.

i

I som i INVITATION INVITATION – og som i IINGEN NGEN B INDING. Ko ontakt os helt uforpligtBINDING. Kontakt ende og hør hvad DIR kan gør e for jer gøre jer..

For delene ven nter forude.

Fordelene venter

dir.dk dir .dk

[ Odense Universitetshospital, Folkekirken olkekirken o og Domstolsstyrelsen gør det allerede ]

Tid til at se p professionel rofe IT-drift drif i et bredere ere perspektiv!

- Hosting og IT IT-outsourcing T-outsou rcing

TE MA:

Af Flemming Kjærsdam

Sætter ny digital dagsorden Når dørene slås op til Digitaliseringsmessen10 vil der i år også være kommunalpolitikere og kommunaldirektører blandt deltagerne. De kan få et unikt indblik i de nye muligheder for effektiviseringer, som de digitale it-løsninger rummer. Dermed giver messen ledelsesmæssigt udsyn og inspiration til den ny fælleskommunale digitale strategi og peger frem mod kommunernes nye digitale milepæl e2012.

Formand for KL´s Arbejdsmarkedsog Erhvervsudvalg, borgmester Erik Nielsen, Rødovre Kommune, som også har ansvar for it-området, vil åbne messen med en politisk præsentation af kommunernes mål med digitalisering. Det sker med udgangspunkt i den nye fælleskommunale digitale strategi, der skal sikre mere effektivitet og bedre samarbejde blandt kommunerne.

Digitaliseringsmessen afholdes 8. september i Odense. Sidste år tiltrak messen over 800 deltagere. I år forventes endnu flere deltagere.

Da Digitaliseringsmessen09 debuterede sidste år var hovedparten af deltagerne kommunale it- og borgerservicechefer. I år forventes også deltagelse af kommunalpolitikere og –direktører, som følge af, at digitaliseringen for alvor nu er sat på dagsordenen i landets kommuner. Både i forbindelse med de kommunale budgetter, og som følge af at kommunerne i fællesskab er i fuld gang med at vedtage en ny fælleskommuNr.03_ juni 10_ side 26

nal strategi for digitalisering. Hvis du vil være dér, hvor beslutningstagerne møder markedet, så skal du skynde dig at tilmelde dig på messens hjemmeside: www.digitaliseringsmessen.dk.

Arrangørerne KL, Borgerservice Danmark og Kit@ udsender særlige invitationer til kommunalpolitikerne. ”Det er vigtigt for kommunerne, at vi bryder igennem den hyppigt omtalte barriere, der er for at få digitalisering sat på den politiske dagsorden. Derfor udsender vi målrettede invitationer til kommunalbestyrelserne, så vi kan få så mange politikere som muligt til at orientere sig i digitaliseringens aktuelle muligheder. Digitaliseringsmessen er det sted de skal besøge,” siger projektleder Bjørn Borre, KL. Mere centreret På messen kan du få et samlet overblik over digitaliseringen og de løsninger som it-leverandørerne og

andre aktører har med. I forhold til sidste år bliver messen mere centreret, så det er nemmere at skabe det forkromede overblik indenfor et bestemt fagområde uden at skulle bevæge sig rundt og snuse. Det bliver med andre ord ”tematiseret” og ”koncentreret”.

Et af de nye it-temaer, som får stor betydning på Digitaliseringsmessen10, er e2012. e2012 er den fælleskommunale vision, hvor skriftlig kommunikation mellem kommuner og borgere skal kunne foregå digitalt om to år. Der vil være en række it-løsninger på messen, hvor kommunale beslutningstagere kan få et overblik over, hvad der findes på markedet nu.

Den nyeste teknologi indenfor digitale storskærme bliver også en messe værd, da virtuelle møder – kan holdes på tværs af institutioner og kommuner.

■

2010 er nok en messe værd

Fribilletter til lokalpolitikere Der er sendt to fribilletter til Digitaliseringsmessen10 til alle landets kommunalbestyrelser. Det sker for at give lokale politikere lejlighed til at sikre sig mere viden om digitaliseringens muligheder for effektiviseringer.

Både lokalpolitikere og de kommunale ledelser er godt klar over, at it er drivkraften for at opnå milliardbesparelser i kommunerne i de kommende år. Derfor er forventningerne til besøgstallet på Digitaliseringsmessen10 den 8. september også højere end sidste år. 2010 er nok en messe værd.

Centerchef for Borgerbetjening og IT-politik Jakob Harder, KL: Jacob Harder

Borgerservice Danmarks formand, borgerservicechef Carsten Egevang Nielsen, Næstved Kommune: ”Udfordringerne i den kommunale økonomi gør, at vi i kommunerne tænker fælles om optimering af arbejdsgange og processer. Vi skal lære af hinanden og finde fælles løsninger i mødet med borgerne samt i den ”indre fabrik”, der producerer de faglige ydelser. Der er et krav om, at vi ser på de ”kanaler”, vi anvender i mødet med borgerne. Der er Digitaliseringsmessen10 det naturlige sted at hente viden og inspiration i arbejdet med at udvikle nye løsninger.”

Han understreger at kommunerne skal udvikles til at finde den optimale ”kanal”, som kombinerer en god service - oplevet af borgeren - samtidig med, at der bruges færre ressourcer i kommunen.

Jeg mener succesen skyldes, at det nu står klart for både politikere og chefer i kommunerne, at it er en væsentlig faktor for at opnå de nødvendige besparelser og forbedringer.

Politikerne vil sammen med kommunernes administrative beslutningstagere på Digitaliseringsmessen10 kunne danne sig et samlet overblik over de nyeste digitale muligheder. På messen er der fokus på udbytte af digitalisering i dagligdagen, for kommunernes bundlinje og borgernes serviceoplevelse. ”Digitalisering og effektiviseringer er blevet et væsentligt emne, der er sat på den nationale dagsorden. Det betyder, at interessen er øget markant på det ledelsesmæssige og det politiske niveau. På Digitaliseringsmessen10 kan de opleve it, der ikke kun er præsenteret for nørder.”

Formand Jørgen Kristensen, Kit@, Egedal Kommune: ”Der er en gryende forståelse for, hvordan den digitale forretningsmodel både kan skabe effektive kommuner og virke til fordel for borgerne. Digitaliseringsmessen10 sigter på at samle al it på et sted, så direktører, politikere og ledere i kommuner kan komme og orientere sig

”Fælleskommunale it-løsninger vil kunne give en bedre udnyttelse af allerede eksisterende løsninger. Kendskabet til de kommunale it-løsninger er ikke godt nok i dag. Det fremgår af brugen. En fælles messe giver os som brugere adgang til at se og sammenholde løsninger til efterfølgende drøftelse. Det er et godt udgangspunkt for det videre arbejde omkring digital borgerbetjening,” siger Carsten Egevang Nielsen.

Udover de tekniske muligheder som Digitaliseringsmessen10 byder på er det også et godt sted at netværke, så vi i fællesskab kan inspirere hinanden og fremme udviklingen. ”Jeg ser en stor fordel i, at alt er samlet under et tag, og at it-kollegaer også deltager. Det er dialogen mellem faggrupper, der er med til at give yderligere viden til de mange daglige udfordringer vi står overfor,” siger Carsten Egevang.

og blive inspireret, uanset hvordan teknologien understøtter forretningen på borgernes præmisser.” ”Jeg ser frem til at messen i år også vil komme med bud på den kommende velfærdsteknologi. Når Jørn og Erna Hjorting i tv-programmet ”Kender du typen” afslører, at de har skaffet sig en robotstøvsuger, så de selv kan springe støvsugningen over og i øvrigt undgå at

■

trække på hjemmehjælp, viser det lidt om det potentiale, der ligger her” siger Jørgen Kristensen.

Det skal nok kunne inspirere beslutningstagerne.

Nr.03_ juni 10_ side 27

TE MA:

Af Niels Torben Volqvartz

Kommunale direktører bakker op om fælles digital strategi Ni ud af 10 kommunale direktører tilslutter sig en ny fælleskommunal digital strategi. Det fremgår af konklusionerne på Direktionskonferencen 2010 om den fælleskommunale digitaliseringsstrategi de kommende fem år.

Det er direktionerne, der har ansvaret for digitaliseringen. Men nu rykker de fremad i flok, da det kommunale it-samarbejde skal gøres forpligtende, kompetenceudviklingen i kommunerne bliver en nødvendighed, og der skal sættes klare mål op for effektiviseringer. ”Det var meget overvældende og entydigt. 89 procent af kommunerne har sagt ja til at løfte digitaliseringsstrategien i fællesskab, også når det koster penge og gælder deres egen kommunes it-udvikling,” siger centerchef for Borgerbetjening og IT-politik i KL, Jakob Harder. ”Det er fagområderne, der er bærende for indsatsen i digitaliseringsstrategien. På de store velfærdsområder som eksempelvis ældreområdet vil bare en procents besparelse på driften ved hjælp af digitalisering frigøre mange penge,” siger han.

Målet med den nye fælles digitale strategi er at skabe økonomisk råderum gennem effektiviseringer, og at gøre Nr.03_ juni 10_ side 28

kommunerne mere attraktive for borgere, virksomheder og medarbejdere ved at etablere et fælles samarbejde.

De strategiske mål skal nås inden for fire hovedområder: Beskæftigelsesområdet, social- og sundhedsområdet, børne- og kulturområdet samt teknik- og miljøområdet med konkrete mål og fælles initiativer.

Jakob Harder peger på, at alle initiativer nu skal beregnes nøjere, men at det er vurderingen at målet om besparelser nok skal nå i mål. Det vil ske over sommeren. Økonomiske gevinster er afgørende Beregningerne handler i høj grad om penge.

Jakob Harder: ”De økonomiske gevinster ved den ny digitale strategi er afgørende. Det er nødvendigt, at vi er ambitiøse. Man skal tage besparelserne fra starten. Vi ved, at det ikke er nok at spare en milliard kroner om året i kommunerne. Og hvis kommunerne ikke beviser, at vi selv kan finde effektiviseringerne, så kommer staten ind over

Jacob Harder

En kommune, der allerede har været med til at betale for udviklingen af en løsning, har også et større incitament til at indføre den og bruge den i sin egen kommune.

”

bringer værdi til kommunerne

med lovgivning i stedet. Derfor kræver det også, at vi samarbejder med staten og aftaler fælles initiativer som led i blandt andet økonomiaftalerne.”

KOMBIT hjælper de danske

Kompetenceudvikling bliver ligeledes en nødvendighed.

Opgradering af kompetencerne hos borgere, medarbejdere og ledere er helt afgørende for at nå målene. For eksempel skal samtlige 3-4.000 medarbejdere i borgerservice uddannes til at vejlede borgerne til at bruge it som selvbetjening.

Mange efterlyste på Direktionskonferencen 2010 en styrkelse af ledelsernes rolle og gjorde det klart, at de selv er nødt til at gå foran. Flere direktører sagde: ”Vi ved godt, at vi skal blive dygtigere på det digitale område.”

En væsentlig del af serviceproduktionen bygger på omfattende brug af it. Det skal udvikles, så det passer ind i borgernes hverdag med selvbetjeningsløsninger. Det betyder, at kommunen altid har åbent. Det er en forbedring af service, og samtidig bliver omkostningerne reduceret, når borgerne betjener sig selv.

kommuner med prisanalyser og kontraktanalyser for at sikre, at prisaftaler er så fordelagtige som muligt.

Fælles udviklingsomkostninger Omkostningerne til fælles it-udvikling skal finansieres gennem flere kilder. Kombits egenkapital, budgetforhandlinger med regeringen, ekstern finansiering og ved bindende tilsagn fra den enkelte kommune og de forskellige kilder, hvor pengene kan komme fra.

Den enkelte kommune kommer til at finansiere fælles løsninger, men den er ikke juridisk forpligtet til at bruge dem, medmindre lovgivningen stiller krav om det.

Det mener Jakob Harder ikke er noget problem: ”En kommune, der allerede har været med til at betale for udviklingen af en løsning, har også et større incitament til at indføre den og bruge den i sin egen kommune. Hvis en kommune selv skal forsøge at sætte alle krav og udvikle eller købe it-løsninger , vil det både være dyrt og risikabelt.”

Hvis du vil vide, hvad vi kan gøre for

■

din kommune kan du læse mere her: www.kombit.dk/analyse

Efter Direktionskonferencen 2010 Forud for konferencen i april har kommuner fra hele landet og de store serviceområder været involveret i at udarbejde visioner, mål og konkrete initiativer i strategien. Nu er KL ved at samle de mange input fra Direktionskonferencen 2010 i et samlet forslag til en ny fælleskommunal digital strategi. Fra primo juni er strategien i høring hos alle landets kommuner. Den forelægges formentlig til godkendelse i KL´s bestyrelse i august.

Læs også artikler om Digitaliseringsmessen10 den 8. september i Odense på side 26 og 27.

eller kontakte Dorthe Hørgreen på tlf. 3334 9413

It der samarbejder

KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre kommunerne bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger.

Nr.03_ juni 10_ side 29

e

Af Lars Opsahl

Selv om meget af postgangen var blevet digital, er der fortsat grundlag for besparelser.

nyt

Eva Minke Andersen

Aabenraa sparer millioner med nye postgange Ved at afsætte en halv mio. kroner om året frem til 2015 til fremtidige digitaliseringer indenfor posthåndtering, kan Aabenraa Kommune samlet spare 8,6 mio. kroner på rådhusfunktionerne. Det er blot ét af mange digitale indsatsområder i kommunen, der skal effektivisere arbejdsgangene.

Som grundlag for den nye digitaliseringsindsats og som en del af kommunens nye digitale strategi, foretog Aabenraa Kommune i efteråret 2009 en analyse af det ind- og udgående postmønster inden for rådhusfunktionerne. ”Analysen fortalte os, at selv om meget af postgangen var blevet digital, er der fortsat grundlag for besparelser, hvis vi foretager yderligere effektiviseringer af arbejdsgange samt yderligere digitalisering af posthåndteringen”, forklarer it-chef Eva Minke Andersen, Aabenraa Kommune.

Ud til højre med gamle vaner Eva Minke Andersen peger på, at der i dag er fire centrale postadresser, hvor posten kommer ind og bliver skannet.

Det forventes nu ændret, så man kun har én central postindgang. ”Udgående post håndteres i dag mest på den traditionelle måde”, siger Eva Minke Andersen. ”Det kan vi effektivisere ved at bruge nye kanaler såsom e-boks og dokumentboks. Desuden er det målet at anskaffe intelligente systemer, som kan vurdere, hvordan et udgående brev skal håndteres – et såkaldt output management system.”

Der er yderligere en funktion, som skal digitaliseres. Journalisering af blanketter sker i dag manuelt. Det kan effektiviseres ved at købe et system, som automatisk journaliserer blanketter direkte ned i kommunens ESDHsystem.

Også digitale processer kan forbedres Analysen afdækkede også, at 10 procent af den offentlige post fortsat sendes som brevpost, selv om det ikke har været påkrævet siden februar 2005.

Men effektiviseringen foregår ikke kun ved at digitalisere tidligere manuelle processer. Kommunen søger i lige så høj grad at effektivisere brugen af allerede eksisterende, digitale processer. ”Analysen gjorde det synligt for os, at vi kunne anvende vores ESDH-system mere effektivt, end det gøres i dag. Til det formål skal der afsættes ressourcer til uddannelse af medarbejdere samt laves en pulje til ekstra anvendelse af superbrugere”, forklarer Eva Minke Andersen.

Betydelige besparelser ved ringe investering Kommunen forventer at spare i alt 8,6 mio. kroner på postområdet frem til 2015 ved blot at investere 2,5 mio.

Nr.03_ juni 10_ side 30

kroner i perioden. Efter 2015 vil besparelserne være på 2,1 mio. kroner om året. ”Ressourceforbruget ved implementering og effektivisering af digitale løsninger for post vil langt hen ad vejen være dækket af den projektleder, som vores it-afdeling stiller til rådighed”, siger Eva Minke Andersen. ”Tilsvarende vil it-afdelingen naturligvis være ansvarlig for output-management og andre digitaliseringsværktøjer. Kravet om at omlægge vaner og arbejdsprocesser vil dog nok af nogle medarbejdere i kommunen blive betragtet som merarbejde, indtil man har de nye rutiner under huden. Men reelt vurderer vi ikke, at der bliver tale som øget ressourceforbrug ved digitalisering af postområdet”, slutter Eva Minke Andersen.

Om postanalysen: Med henblik på identifikation af potentielle besparelser gennem digitalisering og bedre udnyttelse af eksisterende, digitale løsninger, har man studeret følgende postområder: • • • • • • • •

Modtagne og afsendte breve Breve til fjernprint Portoomkostninger Omkostninger til kuverter og frankeringsproces Ressourceforbrug ved afsendelse af papirbreve Modtaget e-post Ind- og udgående sikker e-post Antal postadresser, hvor der håndteres og skannes post

It i Aabenraa Kommune It-organisationen i Aabenraa Kommune står på tre ben: Drift af serverparken, helpdesk for brugerne og digitaliseringsområdet, som støtter den kommunale organisation med at skabe merværdi gennem digitalisering.

Hvert område har 10 medarbejdere og en teamleder, og håndterer foruden de traditionelle it-opgaver også ESDH, web, og Informationssikkerhed.

It-organisationen i Aabenraa Kommune er midt i virtualiseringen af de sidste Citrix-servere. Når det står klart vil kommunen råde over en 100 procent virtualiseret serverpark med en komplet Citrix-løsning.

Kan dit blanketsystem aflevere blanketter direkte i Dokumentboksen?

Spar tid ge og pen

– det kan NetBlanket. NetBlanket er et 100% digitalt blanket-

Kontakt os nu!

system, der effektiviserer den daglige sagsbehandling og

NetBlanket har mange flere funktioner, der kan gøre den

administration i kommunen.

daglige håndtering af blanketter både nemmere og billigere.

Så kontakt os allerede i dag og arranger en præsentation af

Spar porto, papir og arbejdstid

NetBlanket. Du kan læse mere om systemet og kontakte din

Med NetBlanket kan din kommune aflevere blanketter direkte

lokale markedskonsulent på www.netblanket.dk.

i borgerens dokumentboks eller e-Boks. Det sparer både porto, papir og arbejdstid, og samtidig får I et blanketsystem, som er klar til eDag3.

8QGHUYLVQLQJ DQQR " 8 QGHUYLVQLQJ DQQR "

)n HQ PRGHUQH FHQWUDO OยกVQLQJ

WLO KnQGWHULQJ DI VNROH ,7

& ,7 6NROH9',

,7 GHU YLUNHU *ODGH EUXJHUH %HVSDUHOVHU

ย )RNXV Sn XQGHUYLVQLQJ L VWHGHW IRU WHNQLN

ย )RUEHUHGHOVH KMHPPHIUD XGHQ PXOWLPHGLHVNDW

ย 7LGVVYDUHQGH PXOLJKHGHU IRU LQGLYLGXHO XQGHUYLVQLQJ

ย 0RGHUQH VNROH ยฑ EUXJ DI HJHQ 3& 0DF 6PDUWSKRQH HWF

ย *RG LW VHUYLFH L VWHGHW IRU EUDQGVOXNQLQJ

ย &HQWUDOW VW\UHW PLOMยก DSSOLNDWLRQHU VWLOOHV WLO UnGLJKHG HIWHU EHKRY

ย ย NRQRPLVN DWWUDNWLY OยกVQLQJ ยฑ JLYHU SHQJH DOOHUHGH IยกUVWH nU

(Q ย OยกVQLQJ GHU WLOJRGHVHU DOOH LQWHUHVVHU L XGGDQQHOVHVVHNWRUHQ ( Q ย OยกVQLQJ GHU WLOJRGHVHU DOOH LQWHUHVVHU L XGGDQQHOVHVVHNWRUHQ

.RQWDNW RV Sn HOOHU F LW GN .RQWDNW R RV Sn HOOHU F LWW GN