2010-08 by Foreningen af Kommunale IT-chefer

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 04 august 2010 ISSN 1399-7947

Kit

Kommuner sparer 130 mio.kr. med NemRefusion

Kommuners it-kontrakter i strid modvind Mange tackler sparekrav digitalt Tema: FĂŚllesoffentlig it-udvikling â&#x20AC;&#x201C; eDag3 og NemID Nr.04_ Nr.03_ august juni 10_ side 1

Gå den direkte vej KMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMEN Forbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation. KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammenhængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk Nr.04_ august 10_ side 2

1 Indhold

Kommuner tackler sparekrav digitalt

Side 6

Den 23. august trykkes der på startknappen til NemRefusion.

Kommuners it-kontrakter i en meget usikker situation

Side 8

Kommunernes it-kontrakter befinder sig i en meget usikker situation efter Konkurrencestyrelsen har underkendt 29 kommuners anskaffelse af KMDs Opus.

Kontrakter kan ophæves

NemID – for en sikkerheds skyld

TEMA:

Fællesoffentlig it-udvikling – eDag3 og NemID Fodslag mellem kommunaldirektører og it-chefer om digital strategi

Side 18 Side 18

Kommunaldirektørerne og it-cheferne nærmer sig stærkt hinanden i vurderingen af, hvilken rolle it skal spille i kommunerne i fremtiden.

Side 9

Efter 1. juli er den nye kontraktlov fra EU trådt i kraft. Både nye og gamle kontrakter kan indbringes og erklæres uden virkning.

Hver tredje henvendelse skal være digital om to år

ESDH for små penge gennem fælleskommunalt samarbejde

Kommunerne sparer 130 mio. kr. om året med NemRefusion

nummer 4 · august 2010

Side 10

ESDH for små penge gennem fælleskommunalt samarbejde

Side 20

ESDH-systemet, SBSYS, der er et samarbejde mellem syv kommuner og Region Midtjylland, oplever stigende interesse fra kommuner, som gerne vil ind i brugerklubben.

Borgerne skal kunne betjene sig selv og alle medarbejdere skal kunne hjælpe borgeren til at betjene sig selv digitalt. Det er omdrejningspunktet i den nye fælles, digitale strategi for landets kommuner.

Nem adgang til det offentlige gør ingen sommer

Side 22

Kommuner tackler sparekrav digitalt

NemID – for en sikkerheds skyld

Side 24

Side 12

Kravet om nulvækst sætter kommunernes økonomi under pres. I mange kommuner betyder det årlige besparelser på betydelige tocifrede og i en række tilfælde trecifrede millionbeløb. Men betyder det, at digitaliseringen vil blive sat på hold eller sætter det fart på digitaliseringen? Kit-Magasinet har talt med fire kommuner. Læs de fire beretninger fra Slagelse, Rudersdal, Herning og Horsens.

KRONIK: Fælles digitalisering sikrer råderummet

Side 17

Af formand Erik Nielsen (S), KL’s Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@– Kommunale It chefer. Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

1. juli gik NemID – et af kerneelementerne i eDag3 - i luften.

Edag3 får folk på selvbetjening

Side 26

Digital uddannelse i Ringkøbing Skjern sikrer service

Side 28

Mobil borgerservice lige i hånden

Side 30

Rudersdal Kommune har en vision om, at blive landets bedste kommune at bo i.

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 5066 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.200

Nr.04_ august 10_ side 3

Frihed i al offentlighed!

IGITALISERI

MES

MØD OS PÅ

D L’S

Kan man styrke borgerinddragelse og arbejdsglæde for kommunens medarbejdere på samme tid? Vi kæmper i hvert fald for sagen.

010 •

d •O

en se d .

be 8. septem

Afstanden til rådhuset er blevet længere efter

Her spiller it og digitalisering en afgørende rolle.

kommunalreformens centralisering af rådhusene.

For nye teknologier kan ikke alene rationalisere

Samtidig skal borgerne opleve større nærhed med

arbejdsgange og overflødiggøre tidskrævende rutiner.

forøget service, og kommunens medarbejdere skal

Det kan også skabe en platform for arbejdsglæde hos

bevare arbejdsglæden og se det meningsfyldte i

medarbejderne samt borgervenlig selvbetjening og

deres daglige opgaver.

informationsudveksling. Ring til os og få eksempler på, hvordan det ser ud i dPublics verden.

dPU B HE IC

SOLU IO

N 3blondes 10

D E T F R I E VA L G

Fujitsu har mange års erfaring med udvikling og implementering af effektive, åbne standardsystemer til den offentlige forvaltning, både herhjemme og i udlandet. Løsningen hedder dPublic og rummer med Prisme, eDoc, SD Løn og LIS moduler til økonomistyring, sagsstyring, løn og ledelsesinformation.

Lautrupbjerg 9 • 2750 Ballerup • Tlf. 4489 4489 • Fax 4489 4300 • fujitsu.dk

Af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

LED ER :

Sommeren går på hæld – nu gælder det digitalisering i praksis Jeg håber, at alle Kit@’s medlemmer har brugt sommeren til at reflektere og komme sig over de mange indsatser, som siden sidste efterår har skullet igangsættes for at alle landets kommuner kigger i samme retning, når det gælder initiativer, der skal understøtte fremtidens digitale forvaltning.

En måde at mærke efter en synlig forandring på er, hvordan andre i organisationen begynder at italesætte eventuelle muligheder for omlægninger og optimering af sagsgange og selv kommer med bud på indtænkning af de fællesoffentlige løsninger i kommunikation med borgere og andre offentlige virksomheder. Min oplevelse er ved indgangen til et hektisk e-dagsefterår på vej mod målene i e2012, at det ikke længere kun er os som It-chefer, der taler varmt og interesseret om digitalisering som middel til at forbedre kommunikation og sagsforløb mellem på den ene side borgere og virksomheder og på den anden side alle de mange forskellige servicebutikker, en kommune reelt består af. Et håndgribeligt udtryk for denne forandring er tilblivelsen af den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi, som ikke kun tager afsæt i centraladministrationens sagsrutiner, men i den grad også giver bud på, hvordan de tunge områder som social og sundhed, pleje og omsorg, teknik og miljø samt skoleområdet kan drage nytte af fællesoffentlige itløsninger og øget digitalisering. Dem, der her har givet bud, er de ansvarlige fagchefer og netop det gør en forskel, som giver mig anledning til et håb om synlige resultater. Digitaliseringer set fra min stol dermed på vej ud i forretningsområderne til gavn for alle vores kollegaer, der er i direkte og tæt kontakt med kunderne. Henover sommeren har digitaliseringsstrategi været til høring i landets kommuner, og jeg imødeser med en vis spænding resultatet, da der undervejs med udgangspunkt i hjemmeplejen har været en del polemik om, hvorvidt it og digitalisering ansporer til snyd og manipulation. Alle systemer kan, når ledelsestilsynet svigter bruges til det forkerte, men det må ikke give anledning til at diskutere om vi skal opgive en it-relateret værktøjsunderstøttelse. Et andet tegn på en udbredt fælles ledelsesforståelse af, hvor vi digitalt skal hen, kan ses i Kit-Magasinets offentliggørelse af en ny undersøgelse blandt landets kommuner, der viser fuld overensstemmelse mellem topledelse og itchefer om fremtidens strategi. Her peges der på samar-

bejde, fælleskommunal digital udvikling som vejen til effektiviseringer. Netop den overensstemmelse mellem kommunaldirektører og it-ledelse bør bruges af it-chefer og andre e-dag3 og e2012 ansvarlige til at give sig i kast med digital forretningsudvikling. Og der er nok at give sig i kast med i de kommende måneder for at fundamentet kan bære. Kanalstrategier, medievalg og sammenhængende kommunikation imellem borgere og kommune, dokumentation af mønster for borgerhenvendelser, Digitale Danmarkskort, ”MinKommune”-side, Nemlogin, integration og brug af sms, uddannelse af digitale ambassadører, borgerinddragelse og meget, meget mere. Det klarer vi ikke blot ved at nedsætte en central projektgruppe knyttet tæt op af It eller Borgerservicecentret. Her skal alle kommunale forretningsområder, der har borgerkontakt med ind over. Ellers skaber vi ikke et nyt fælles paradigme for kommunikation og sagsbehandling mellem det offentlige og borgerne. Samtidig skal vi som it-chefer ikke kun beskæftige os med ydelser fra egen it-serviceenhed, men skabe endnu tættere samarbejdsrelationer til lederne i sin egen kommune for at få ting til at ske i relation til digitalisering, og der hvor det kan betale sig i drifts og indkøbssammenhænge får sin topledelses mandat til at opsøge samarbejder med it-chefer i andre kommuner. Det bliver it-ledelsens egentlige indsatsområde for at sikre, at den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi kommer godt fra start. Så velkommen hjem fra ferie, der er nok at tage fat på. Brug den hjælp og inspiration, der er at hente fra de initiativer, som KIT@ tilbyder medlemmerne hen over de kommende måneder i tæt samarbejde med blandt andet KL og Borgerservice Danmark i form af Digitaliseringsmessen2010, d. 8.9.2010 og Kit@’s efterårsseminar d. 30.9 og 1.10.2010.

Nr.04_ august 10_ side 5

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Kommunerne sparer 130 mio. kr. om året med

NemRefusion Den 23. august trykkes der på startknappen til NemRefusion. Det er den anden store løsning fra Kombit, der går i luften og som, ifølge Beskæftigelsesministeriet, vil medføre besparelser og nemmere arbejdsgange for 130 mio. kr. om året i kommunerne.

Elektronisk indberetning af syge- og barseldagpenge har i en del år kunne ske på www.virk.dk. Men med den nye løsning – NemRefusion - bliver det en noget mere tidssvarende løsning, der blandt andet er bygget til at kunne tale direkte med løn- og fraværssystemer hos private virksomheder og i lønbureauer. Udover de økonomiske og administrative besparelser i kommunerne, anslår Beskæftigelsesministeriet, at selvstændige erhvervsdrivende og virksomheder vil spare minimum 110 mio. kr. om året. Den nye løsning er kommunalt ejet. Den er resultatet af et samarbejde mellem kommuner, Kombit, KL og Beskæftigelsesministeriet. På linje med den nuværende løsning bliver det obligatorisk for kommunerne at modtage data fra NemRefusion. Men som noget nyt vil det også i forbindelse med digitaliseringen af den offentlige sektor blive obligatorisk for virksomheder, selvstændige og a-kasser at indberette digitalt til kommunerne. Det vil være et endegyldigt farvel til de tidskrævende og

komplicerede blanketter, som ofte er forkert udfyldt. Ved årsskiftet besluttes det, hvornår det bliver obligatorisk at indberette digitale sygedagpenge. Besparelser, færre fejl og bedre integration Parterne bag løsningen har høje forventninger til de fordele NemRefusion vil føre med sig. Datakvaliteten bliver bedre, og dermed vil både kommuner og virksomheder skulle bruge mindre tid på fejlretning og research. Færre fejl og bedre overblik betyder også, at sagsbehandlingen vil kunne klares hurtigere med den nye løsning. Dertil kommer, at den nye digitale løsning vil betyde lavere portoudgifter for både kommuner og virksomheder. NemRefusion er baseret på serviceorienteret arkitektur (SOA) og åbne, standardiserede snitflader for at sikre fleksibilitet, og undgå at systemet bliver forældet i løbet af få år. De åbne snitflader betyder også, at det er nemmere for ”eksterne” at kunne integrere til systemet. Dermed får nye it-leverandører lettere

ved at komme ind på syge- og barselsdagpengeområdet, og der bliver gjort plads til mere konkurrence på område. Ikke behov for it-omlægninger Kommunen skal ikke selv foretage it-omlægninger direkte i forbindelse med lanceringen af NemRefusion. Det bliver kommunens leverandør af sagsbehandlingssystemet, som har ansvaret for at sikre, at data kan modtages fra NemRefusion. Kombit samarbejder med Medialogic – som ansvarlig for ”Workbase” - og KMD – som ansvarlig for ”Syge- og Barselsdagpengesystemet” og ”Opera” inden for Jobcenter. Det sker for at sikre, at alle kommuner, i overensstemmelse med loven, kan modtage data fra NemRefusion fra lanceringen. Den systemansvarlige i kommunen vil få detaljeret information om idriftsættelsen af nye versioner af sagsbehandlingssystem i forbindelse med NemRefusion fra KMD og Medialogic.

Fordele ved NemRefusion • Nemmere og hurtigere indberetning for virksomheder, selvstændige og a-kasser • Færre fejl i indberetninger • Nemmere sagsbehandling i kommunerne. • Besparelser på porto • Mere præcis udbetaling af syge- og barseldagpenge Beskæftigelsesministeriet anslår, at virksomheder og selvstændige vil spare mindst 110 mio. kr. pr. år som følge af NemRefusion, mens kommunerne forventes at spare ca. 130 mio. kr. pr. år. Nr.04_ august 10_ side 6

Remote R em emo mote Backup Backup p

Pas P as god godt dt på virk virksomhedens somh hedens da data ta 5HPRWH %DFNXS IUD 1LDQHW XGQ\WWHU EnQGEUHGGHNDSDFLWHWHQ WLO DW VLNUH 5 HPRWH %DFNXS S IUD 1LDQHW XGQ\WWHU EnQGEUHG GGHNDSDFLWHWHQ WLO DW VLNUH LGHHOOH IRUKROG IRU RSEHYDULQJ DI GLQ YLUNVRPKHGV EDFNXSGDWD .RPELQHUHW LGHHOOH IRUKROG IRU RSEHYDULQJ DI GLQ YLUNVRPK KHGV EDFNXSGDWD .RPELQHUHW PHG OXNNHGH QHWY UN RJ VLNUHGH GDWDFHQWUH EHW\GHU GHW RSWLPDO VLNNHU PHG OXNN HGH QHWY UN RJ VLNUHGH GDWDFHQWUH E EHW\GHU GHW RSWLPDO VLNNHU

9L HU PHJHW JODGH RJ 9L H HU PHJHW JODGH RJ WLOIUHGVH PHG YRUHV WLOIUUHGVH PHG YRUHV 5HPRWH %DFNXS O¡VQLQJ IUD 5 HPRWH % %DFNXS O¡VQLQJ IUD 1LDQHW 2YHUJDQJHQ IUD YRUHV 1LDQHW 2Y YHUJDQJHQ IUD YRUHV WLGOLJHUH OHYHUDQG¡U JLN VPHU WLGOLJHUH OH HYHUDQG¡U JLN VPHU WHIULW RJ 1LDQHW ELVWRG PHG WHIULW RJ 1LDQHW ELVWRG PHG NRPSHWHQW YHMOHGQLQJ XQGHU N RPSHWHQ QW YHMOHGQLQJ XQGHU KHOH LQVWDOODWLRQHQ KHOH LQVWDOODWLRQHQ

KHG IRU VnYHO RYHUI¡UVHO VRP RSEHYDULQJ DI GDWD KHG IRU VnY HO RYHUI¡UVHO VRP RSEHYDULQJ DI GD DWD .DM (ULN 2OVHQ .DM (ULN 2 2OVHQ ,W OHGHU %LOOXQG .RPPXQH ,W OHGHU ,W OHGHU %LOOXQG .RPPXQH %LOOXQG .RPPXQH

5HPRWH %DFNXS IMHUQHU pQ JDQJ IRU DOOH VnUEDUKHGHQ YHG DW KDYH DOOH GDWD 5 HPRWH %DFNXS S IMHUQHU pQ JDQJ IRU DOOH VnUED DUKHGHQ YHG DW KDYH DOOH GDWD Sn pQ I\VLVN DGUHVVH Sn pQ I I\VLVN DG \ GUHVVH / V PHUH Sn QLDQHW GN HOOHU / V PHUH Sn Q QLDQHW GN HOOHU NRQWDNW RV Sn HOOHU VDOJ#QLDQHW GN NRQWDNW RV Sn n HOOHU VDOJ#QLD DQHW GN

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Kommuners it-kontrakter i en meget usikker situation Kommunernes it-kontrakter befinder sig i en meget usikker situation efter Konkurrencestyrelsen har underkendt 29 kommuners anskaffelse af KMDs Opus system. 1. juli er EU´s kontroldirektiv trådt i kraft, og det betyder, at kontrakter indgået før den dato kan erklæres ugyldige. Der kan godt risikere at komme en bølge af retssager.

De danske kommuner står i en mildt sagt usikker situation efter Konkurrencestyrelsen underkendte 29 kommuners anskaffelse af KMDs Opus-system uden udbud. Situationen bliver ikke lettere af indførelsen af EU's nye kontroldirektiv. Alle usikre kontrakter kan efter 1. juli 2010 gøres ugyldige med tilbagevirkende kraft. Men der er ikke meget hjælp at hente for kommunerne fremadrettet med klare retningslinjer fra Konkurrencestyrelsen. Mange kommuner mente, at der ved anskaffelsen af Opus var tale om en supplerende ydelse. ”Ved vurderingen af, om der er tale om en supplerende ydelse eller om et nyt system, skal der tages højde for de konkrete omstændigheder fra gang til gang. I forbindelse med Konkurrencestyrelsens udarbejdelse af KMD-redegørelsen foretog styrelsen ikke en sådan vurdering. Styrelsen inddrog i stedet Klagenævnet for Udbuds kendelse i Tønder-sagen," siger specialkonsulent i Peter Moesgaard Kring, Konkurrencestyrelsen. Han henviser således til Tønder sagen: "I Tønder-sagen konstaterede Klagenævnet, at en aftale om implementering af KMD Opus erstattede en allerede eksisterende aftale. Dermed havde Tønder Kommune indgået en ny aftale om et nyt produkt med pligt til udbud." KMD-sagerne med brud på EU's udbudsdirektiv har skabt øget fokus på offentlige myndigheders indkøb af itydelser. ”KMD–sagen er jo et fyrtårn, som vi alle kan relatere os til,” siger advokat og partner i Horten Andreas Christensen. Han er ikke i tvivl om, at nogen er kommet i uføre i forbindelse med udbudsreglerne for offentlige indkøb, selv om de har haft den bedste vilje.

Nr.04_ august 10_ side 8

Andreas Christensen, advokat og partner i Horten

Andreas Christensen er meget klar i sin vurdering af lovligheden i udbud.: ”Reglerne er meget indviklede og ændres hele tiden, men alle kontrakter over tærskelværdien som ikke kommer i udbud, er som udgangspunkt ulovlige,” siger Andreas Christensen. Ingen vej uden om udbud I forsommeren afholdt Konkurrencestyrelsen og Horten et formiddagsseminar om de nye håndhævelsesregler (kontroldirektivet red.) og deres betydning for de kontrakter, som er indgået i strid med udbudsreglerne. Seminaret har vist, at der er efterspørgsel på yderligere viden på området og der følges nu op med et heldagsseminar. Adskillige kommuner har haft forskellige begrundelser for ikke at gå i udbud, men de er blankt afvist af Konkurrencestyrelse. En af kommunernes indvendinger mod at gå i udbud har været, at der var tale om en opgradering af et system. Men hvor går grænsen mellem opgradering og et nyt system? ”Der er ingen grænse mellem en opgradering og nyt system. Ydelsen skal i udbud, hvis den overskrider tærskelværdien,” understreger Andreas Christensen. Et andet kommunalt argument er, at det ikke er nødvendigt at gå i udbud, hvis der kun er én leverandør på markedet. Men det er heller ikke en farbar vej. ”Argumentet med kun én leverandør fortolkes så snævert ved de relevante retsinstanser, at det dårligt kan anvendes i praksis og ikke ved KMD sagerne,” pointerer Andreas Christensen. Han forklarer, at hvis en kontrakt er tidsbegrænset og under tærskelværdien på 1,4 millioner kr., skal den ikke i EU-udbud. Men hvis kontrakten ikke er tidsbegrænset, så gælder det, at kontraktens årlige værdi inklusiv alle optioner og ydelser skal lægges sammen og ganges med fire. Hvis den så overskrider tærskelværdien, så er der ingen vej uden om et EU-udbud. Andreas Christensen bemærker i øvrigt, at selv om en kontrakt ikke overskrider tærskelværdien for EU-udbud, vil der stadigvæk i langt de fleste tilfælde være pligt til at gennemføre en udbudslignende procedure efter reglerne om annoncering i tilbudsloven. Andreas Christensen fremhæver, at mange har været i god tro på grund af ukendskab til reglerne.

”

Der er ingen grænse mellem en opgradering og nyt system. Ydelsen skal i udbud, hvis det overskrider tærskelværdien

SEMINAR OM UDBUD AF IT-KONTRAKTER 1. september 2010 tilbyder Horten et seminar, der fokuserer på de generelle udbuds- og it-retlige problemstillinger, der gør sig gældende ved indkøb af it-ydelser. Yderligere information kan findes på www.horten.dk.

Kontrakter kan ophæves Efter 1. juli er den nye kontraktlov fra EU trådt i kraft. Både nye og gamle kontrakter kan indbringes og erklæres uden virkning. ”Det er min klare opfattelse, at kontrakter der er indgået før den ny lovs ikrafttræden kan erklæres uden virkning. De overtræder jo fortsat loven. Det svarer til, at du kører 130 på en motorvej og fartgrænsen nedsættes til 110. Fortsætter du med at køre 130, så kører du ulovligt,” siger Andreas Christensen. Han vurderer, at EU's nye kontroldirektiv får effekt på antallet af retssager om ulovlige kontrakter. Men kommunerne kan gardere sig fremover. ”Når det gælder udbud, så råder jeg til at vælge tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Det vil sige prisen sammen med funktionaliteten i forhold til, at kommunen får det, den har mest brug for. I den sammenhæng er det muligt at indregne konverteringsomkostninger. Det er en vurdering der i vidt omfang kan bruges. F.eks. udgør konverteringen ved et lønsystem både et stort beløb og megen usikkerhed, siger Andreas Christensen. Bølge af retssager Partner Lars Rasmussen fra konsulentvirksomheden A2, der rådgiver i udbud vurderer lige som Andreas Christensen, at EU's kontroldirektiv vil få antallet af retssager om klager over nye og gamle udbud til at stige. Lars Rasmussen: ”Det er min vurdering, at der vil komme en bølge af sager, for nogen vil gå tilbage i tiden. Antallet af udbud vil garanteret også stige på grund af salget af KMD. Der er jo nu ikke tvivl om, at

der er tale om en ekstern leverandør. Der vil i det hele taget blive øget behov for hjælp til udbud og kontaktstyring. Det bliver ekstremt interessant at se, hvordan myndighederne vil tackle situationen omkring udbud.” Lars Rasmussen vurderer, at der kan ligge mange mulige sager og vente. ”Spørgsmålet er, hvad gør den fornuftige kommune, og har den historisk overblik over sine kontrakter. Vi har set sagen med de 29 kommuner, der har brudt udbudsdirektivet i forbindelse med Opus. Men hvilke andre kontrakter ligger der? Kommunerne har ikke nødvendigvis et centralt overblik over sine fagsystemer.” Lars Rasmussen peger på, at der er skabt nye muligheder med Kombit, ligesom der også vil opstå mere lokalt samarbejde mellem kommunerne for at klare arbejdspresset. Han bygger sin vurdering om på, at der i TED databasen, som registrerer alle EU udbud, ikke er nogen voldsom mængde af udbud i forhold til det, man ville forvente med de mange nye storkommuner ”Der vil opstå nye krav til it-cheferne, som der ikke har været før. Opgaven er ny og kræver nye kompetencer, ligesom udbuddene vil blive langt større og mere komplicerede. Bare opgaven med monopolsystemerne er en kæmpe opgave hos kommuner og leverandører, og jeg forudser langt flere fælles udbud for alle kommuner eller for klumper af kommuner.”

Klagenævnet skal erklære en kontrakt for uden virkning, når: • Kontrakten er uberettiget indgået uden afholdelse af udbud • Kontrakten er indgået i strid med reglerne om standstill eller opsættende virkning af en klage, og ordregiver har samtidig overtrådt udbudsreglerne på en måde, som har påvirket tilbudsgivernes mulighed for at få tildelt kontrakten • Kontrakten er baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen (miniudbud,) idet kontrakten er tildelt i strid med udbudsreglerne, forudsat kontraktværdien overstiger tærskelværdien

Lars Rasmussen

EU's kontroldirektiv vil få antallet af retssager om klager over nye og gamle udbud til at stige.

”

Nr.04_ august 10_ side 9

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Hver tredje henvendelse skal være digital om to år Borgerne skal kunne betjene sig selv og alle medarbejdere skal kunne hjælpe borgeren til at betjene sig selv digitalt. Det er omdrejningspunktet i den nye fælles, digitale strategi for landets kommuner. De årlige besparelser ved at flytte borgere over til digital selvbetjening er over 500 mio. kr. om året. Svarende til 2,5 mia. kr. frem til 2015.

Finansministeriet vurderer, at kommunerne årligt modtager 100 millioner henvendelser ad forskellige kanaler. Der er mange ressourcer at spare ved at flytte en del over til digital selvbetjening. Mens en digital selvbetjening koster fem kroner, koster den personlige henvendelse i gennemsnit 100 kroner. Målet er ifølge den nye fælleskommunale strategi, at hver tredje henvendelse er digital i 2012 og halvdelen i 2015.

I indeværende år er målet for kommunerne, at 80 procent af den udgående kommunikation bliver digitale. Midlet til at opnå de ambitiøse mål er blandt andet uddannelse af ”digitale ambassadører og kommunikation.” Hertil kommer også målsætningen om at udvikle 10 digitale løsninger (Umbrella red.) til at reducere de administrative omkostninger med 25 procent. På beskæftigelsesområdet, der er et af de mest regel- og it-tunge, vurderer centerchef for Borgerbetjening og ITpolitik i KL, Jakob Harder også, at der

Omkostninger ved borgerhenvendelser:

Nr.04_ august 10_ side 10

er meget store effektiviseringsmuligheder. Senest i 2015 skal der være fuld adgang til data. ”Den snilde digitale arbejdsplads”, der er langt mere tilgængelig og overskuelig skal udvikles samtidig med, at nye effektive arbejdsgange skal udnytte eksisterende teknologi bedre. Børne- og kulturområdet udgør 99 mia. kroner eller 43 procent af de kommunale driftsudgifter. Også på dette område er der store effektiviseringsmuligheder ved at digitalisere.

!LDRIG HAR DET V RET NEMMERE OG BILLIGERE AT FÍ UNDERVISNINGSPROGRAMMER PAKKET OG DISTRIBUERET , SNINGEN HEDDER APPLIKATIONSVIRTUALISERING , SNI INGEN HEDDER APPLIKATIONSVIRTU UALISERING 6ED AT VIRTUALISERE UNDERVISNINGSPROGRAMMERNE KAN DE NEMT 6 ED AT VIRTUALISERE UNDER VISNINGSPROGRAMMERNE KAN DE NEMT LL GGES UD PÍ UNDERVISNINGSSTEDETS PC ER -AN FORKORTER GGES UD P D Í UNDER VISNINGSSTEDETS PC ER -AN FFORKORTER DERMED DEN TID OG REDUCERER DE RISICI OG OMKOSTNINGER SOM ER D ERMED DEN TID OG G REDUCERER DE RISICI OG G OMKOSTNINGER SOM ER FFORBUNDET MED AT G RE APPLIKATIONER TILG NGELIGE FOR BRUGERE ORBUNDET MED AT G RE APPLIKATIONER TILG NGELIGE FFOR BRUGERE %%T PROGRAM DER ER VIRTUALISERET SKAL IKKE INSTALLERES PÍ PC ERNE T PROGRAM DER ER VIRTUALISERET SKAL IKKE I E NSTALLERES PÍ PC ERNE $ET AFVIKLES INDENFOR DE RAMMER DET PAKKES SAMMEN I OG DET $ ET AF VIKLES INDENFOR DE RAMMER DET PAKKES SAMMEN I OG DET GENERER DERFOR ALDRIG DE VRIGE PROGRAMMER G ENERER DER FOR ALDRIG DE VRIGE PROGRAMMER 0ROGRAMMERNE DISTRIBUERES VIA 53" N GLER F LLES DREV ELLER 0 ROGRAMMERNE DISTRIBUERES VIA 53" N GLER

F LLES DREV ELLER LLIVE IVE EDU EDU

Prøv Pr øv & &IREFOX SOM VIRTUEL APPLIKATION PÍ &IREFOX SOM VIRTUEL APPLIKATION PÍ iteo.dk iteo.dk SE UNDER v)T L SNINGER TIL SKOLERv SE UNDER v)T L SNINGER TIL SKOLERv

Komplet K omplet APPLIKATIONSSUITE TILI APPLIKATIONSSUITE TIL VVIRTUALISERING IRTUALISERING Pris P ris kr. kr.. 4,4,- pr. pr. elev elev pr. pr. år. år. Priseks. 1 Priseks. %%FTERSKOLE MED ELEVER FTERSKOLE MED ELEVER Pris k r. 6 00,- pr. pr.. år år Pris kr. 600,-

Priseks. P riseks. 2 +OMMUNALT SKOLEV SEN +OMMUNALT SKOLEV SEN

MED SKOLER OG ELEVER MED SKOLER OG ELEVER Pris P ris kr. kr.. 16.000,16.000,- pr. pr. år år

,, S OM ALLE VORES ANDRE SKOLEL SNINGER I DET NYE S OM ALLE VORES ANDRE SKOLEL SNINGER I DET NYE IITEO -AGASIN 2ING PÍ TLF OG FÍ DET TEO -AGASIN 2ING PÍ TLF OG FÍ DET TTILSENDT ELLER HENT DET PÍ iteo.dk ILSENDT ELLER HENT DET PÍ iteo.dk

'ISSELFELDVEJ ! s (ASLEV s TLF s SALG ' ISSELFELLDVEJ ! s (ASLEV s TLFF s SALG ITEO DK s ITEO DK s it iteo.dk eo.dk k

@ nyt

Kommuner tackler sparekrav digitalt Kravet om nulvækst sætter kommunernes økonomi under pres. I mange kommuner betyder det årlige besparelser på betydelige tocifrede og i en række tilfælde trecifrede millionbeløb. Men betyder det, at digitaliseringen vil blive sat på hold eller sætter det fart på digitaliseringen? Kit-Magasinet har talt med fire kommuner. Det viser sig, at der i de fire kommuner er målrettede digitale projekter eller indsatser og digitale forretningsenheder, der som formål har at effektivisere. Der er altså en række kommuner, som tackler sparekravene digitalt. Læs de fire beretninger fra Slagelse, Rudersdal, Herning og Horsens.

Pres på økonomien speeder it-indsatsen op i Slagelse Af Niels Torben Volqvartz

Alt tyder på, at den vanskelige økonomiske situation i kommunerne kommer til at speede it-indsatsen og investeringerne op, vurderer Stabschef Claus Ritter, Slagelse kommune. Han har ansvaret for kommunens it- og digitaliseringscenter. ”It er et stærkt og vigtigt våben for at nå besparelserne i kommunerne, og investeringerne er kraftigt på dagsordenen alle steder. Øget digitalisering er nødvendigt for at opretholde service på samme niveau for færre penge.” Den økonomiske situation kunne måske friste til at skære ned på it. Men det er Claus Ritters vurdering, at der vil blive investeret ekstra meget de kommende år. Han betegner digitaliseringen som det vigtigste værktøj til at opfylde kommunernes aftale med regeringen og udvikle bedre og mere effektiv borgerservice. ”Kommunerne bør samlet set gå ind og booste investeringerne på digitaliseringsområdet for at skabe lette og intuitive løsninger for kommunerne, der kan kompensere for faldende indtægtsgrundlag og udviklingen i befolkningsdemografien,” siger Claus Ritter.

der, beskæftigelse, børn/skole, social og sundhed samt teknikog miljøområdet. Indsatsen ligger i høj grad i at få kvalificerede medarbejdere til at kunne anvende digitale værktøjer i deres faglige arbejde og i at de digitale platforme udvikles i fællesskab. Slagelse kommune er den 16. største i landet og det forpligter ifølge Claus Ritter til at være fremme i skoene. Kommunen er repræsenteret i KL’s bestyrelse og med i Kombits referencegruppe for kommunernes ejendomsret til egne data. ”Kommunerne skal trække på samme hammel og arbejde sammen om standarder, fælles programmer, platforme og systemer. Objektiv sagsbehandling er et godt eksempel. Et andet er Kombits kommende initiativer til systemer,” pointerer Claus Ritter.

Strategiplan 2010-15 Han peger på, at der i de hele taget er utroligt mange kommunale tiltag frem mod eDag3 og 2012-planen og også frem imod 2015, hvor målene ventes udstukket i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi for 2010-15. Det gælder ikke mindst på de fire prioriterede fagområ-

Fem års teknologiudvikling Fem år er it-strategisk meget lang tid, og den anvendte teknologi bliver mere og mere avanceret, men også mere tilgængelig. ”Borgerne flytter sig hele tiden, så vi skal være med fremme, ellers kommer vi for sent. Det handler om at for-

Nr.04_ august 10_ side 12

udse, hvilke redskaber borgerne ønsker at bruge og om det er sociale medier som Facebook og Twitter eller helt andre medier. Ikke mange brugte e-mail for fem år siden, men ret beset er det bare elektrisk papir, og det er ikke utænkeligt, at e-mail er gammeldags om fem år,” siger Claus Ritter. Det er ikke uproblematisk kun at satse på elektronisk selvbetjening, men det er der råd for. ”Ikke alle vil kunne betjene sig selv, men besparelserne ved, at de fleste kan vil være så store, at vi kan få råd til at betjene resten bedre,” understreger Claus Ritter Han lægger vægt på, at det skal være let og smart at kunne betjene sig selv alle steder fra. Løsningerne skal udvikles, så de indgår som en naturlig del af borgernes hverdag som netbanker er blevet det i dag. Både borger og administration skal kunne komme til de samme data, som er placeret et sted og skemaer skal erstattes af dialogløsninger hvor borgerne kun afkræves data hvor disse ikke i forvejen findes. ”Digitalisering og afbureaukratisering er måske to sider af samme sag. Det handler om at have valide data et sted, som kan deles af mange. Når det er tilfældet, så er vi nået langt i forhold til at kunne levere effektive løsninger,” siger Claus Ritter. I Slagelse er man godt i gang med at digitalisere på tværs af kommunens forvaltninger, og for to år siden skabte kommunen som en af de første en it- og digitaliseringsenhed. Formålet er at samle ressourcerne og tænke forretning gennem it, som kommer kommunens borgere til gode. ”Slagelse opruster den strategiske enhed It og digitalisering, men vi skal naturligvis passe på ikke at dræne fagområderne for it-kompetencer, og det er vigtigt at den faglige ledelse har kvalifikationer til at tænke it-strategisk, så de kan se, hvad der både er gavnligt for koncer-

Ny t t il

skole-i

Digitaliseringen er det vigtigste værktøj til at opfylde kommunernes aftale med regeringen og udvikle bedre og mere effektiv borgerservice.

”

Claus Ritter

nen og især deres eget fagområde”, understreger Claus Ritter. Mere kommunal omstilling Han er ikke bange for, at kommunernes medarbejdere vil have svært ved at omstille sig. ”Jeg er sikker på, at de kommunale medarbejdere er så fleksible, at de kan omstille sig – også til fremtidens digitaliseringsformer og fælles løsninger. Det har de vist i forbindelse med kommunalreformen. Medarbejderne er simpelthen vant til at afgive suverænitet og gøre noget andet, når det gavner kommunen. Slagelse kommune er et godt eksempel på udviklingen. Her arbejder ca. 800 administrativt ansatte og 8.000 faglige. I dag er ikke mindre end 4.000 af dem it-brugere i deres arbejde. Det gælder alt fra vej og park, ældrepleje til daginstitutioner og skoler. Vi kan skabe mere tid til ansigt til ansigt arbejdet, hvis de udnytter it i deres faglige indsats. Få havde troet, at det kunne gå så smertefrit at konvertere data og få hele det digitale set-up til at ”spille” i forbindelse med kommunalreformen. Lad os ride videre på den succesbølge,” siger Claus Ritter.

Tilbyder I optimale forhold for elever og lærere med bærbare pc’er? Med EasyIQ ConnectAnywhere får elever og lærere nem og sikker adgang til skolens ressourcer fra deres private bærbare computere - hvor som helst, når som helst. Til elever og lærere:

Til it-afdelingen:

f Adgang til internet via skolens netværk f Adgang til hjemmedrev og gruppedrev – både på skolen og fra offentlige internetadgange f Single Signon på udvalgte websites f Print – evt. mod betaling f Nemt passwordskift f Mulighed for gratis MS Office-pakke med Live@eduf

f GUI til nem administration af rettigheder f Kontrol over private bærbare vha. vpn og brugervalidering i AD f Automatisk mapning af drev f Passwordskift ligger hos brugerne f Mulighed for godkendelse af it-politik inden adgang f Support for MS Windows og Mac OS*

EasyIQ ConnectAnywhere fungerer både med identity-management løsningen EasyIQ og som stand-alone. Modulet frigives i efteråret 2010 – kontakt Systemtech allerede nu for at høre mere!

Kontakt Systemtech på 70 30 00 00 eller salg@systemtech.dk for at høre mere om EasyIQ ConnectAnyhwere. Læs mere om EasyIQ ConnectAnywhere og resten af EasyIQ modulerne på www.systemtech.dk

* i version 2.0 ultimo 2010

Nr.04_ august 10_ side 13

Kommuner tackler sparekrav digitalt

Af Flemming KjĂŚrsdam

nyt

Ny enhed sĂŚtter fart pĂĽ digitalisering i Rudersdal Rudersdal Kommune skal i lighed med mange andre kommuner i HovedstadsomrĂĽdet spare et betydeligt tocifret millionbelĂ¸b til nĂŚste ĂĽr. Hvordan tackler Rudersdal den situation? Betyder det at digitaliseringen sĂŚttes pĂĽ hold, eller vil det speede hastigheden for digitalisering op? It-chef Mogens Dam, Rudersdal Kommune: â&#x20AC;?Jeg mener, vi vil komme til at se mere fart pĂĽ digitaliseringen. For fire mĂĽneder siden oprettede vi en ny digital enhed bestĂĽende af tre personer. Denne enhed sparrer med it-afdelingen og tager rundt og besĂ¸ger de store omrĂĽder med henblik pĂĽ at digitalisere arbejdsrutiner. Det er et hold, hvis formĂĽl er at effektivisere gennem digitalisering. Enheden bestĂĽr af forskellige kompetencer og kigger pĂĽ tvĂŚrs af omrĂĽderne.â&#x20AC;? â&#x20AC;?Det fĂ¸rste enheden ser pĂĽ er, om arbejdsrutiner kan effektiviseres med de eksisterende it-systemer, eller om vi skal udvikle nye. Det digitale team kigger ligeledes gene-

relt pĂĽ organisationen, om der er noget stĂ¸rre, som helt skal ĂŚndres.â&#x20AC;? â&#x20AC;?Selvom jeg ikke kan komme med nogle konkrete udmeldinger om gevinsterne, sĂĽ er der ingen tvivl om, at der er noget at hente. Der er et potentiale for effektiviseringer. NĂĽr det digitale team har hentet sine informationer, bliver de lagt ind til kommunaldirektĂ¸ren, der sĂĽ tager et mĂ¸de med omrĂĽdechefen. De kan sĂĽ finde ud af, hvordan der eventuelt skal prioriteres.â&#x20AC;? â&#x20AC;?Vi har valgt at tackle besparelserne offensivt. I stedet for at skĂŚre ned efter grĂ¸nthĂ¸stermetoden, gĂĽr vi mĂĽlrettet efter effektiviseringer. Det viser sig, at der primĂŚrt hentes gevinster ved at digitalisere ar-

bejdsprocesserne. Bare det at se pĂĽ det med friske Ă¸jne og pĂĽ tvĂŚrs af omrĂĽderne, ĂĽbner nye muligheder,â&#x20AC;? siger Mogens Dam. IfĂ¸lge Mogens Dam er et gennemgĂĽende trĂŚk ved effektiviseringerne, at der er tale om smĂĽĂŚndringer, som kan gennemfĂ¸res hurtigt. Der er ingen tvivl om, der er noget at hente. Der er et potentiale for effektiviseringer.

â&#x20AC;?

Mogens Dam.

3XEOLF ,7 6ROXWLRQV Â&#x2021; 3ODWIRUPVXDIKÂ QJLJKHG Â&#x2021; :HEVHUYLFHV RJ 62$ Â&#x2021; 7LOJÂ QJHOLJKHG LQ&DSWLYD $ 6 (QJODQGVJDGH 2GHQVH & Nr.04_ august 10_ side 14

LQ&DSWLYD $ 6 /HUVÂĄ 3DUN $OOp .ÂĄEHQKDYHQ Â&#x2018;

7OI PDLO#LQFDSWLYD GN ZZZ LQFDSWLYD GN

Vi ville etablere en brugervenlig selvbetjeningsløsning, der kunne reducere telefoniske henvendelser med 30-50 procent.

”

Kim Nielsen Ranch

Digital selvbetjening i Herning fjerner spildtid Af Lars Opsahl

80 procent af børnefamilierne i Herning Kommune opskriver i dag deres børn på webløsningen PladsZonen, der blandt andet giver familierne information om pladstilbud og ventelister. Denne selvbetjening har samtidig fjernet store mængder spildtid i borgerservice og i institutionerne.

Ud fra ønsket om at give børnefamilierne bedre service og overblik over mulighederne i kommunens børnepasning – og for at lette det administrative arbejde på institutioner og i Borgerservice – startede Herning Kommune i 2008 et projekt for digitalisering af pladsanvisningen. ”Vi havde gennemført en undersøgelse, der viste, at Borgerservice i 2007 modtog over 30.000 henvendelser om dagpleje- og institutionspladser. Heraf var næsten 80 procent telefoniske henvendelser,” fortæller afdelingsleder for Borgerservice Kim Nielsen Ranch, Herning Kommune. ”Desuden var der meget spildtid, da information fra borgerne var genstand for høj grad af genindtastning i forskellige manuelle og digitale systemer i Borgerservice og på institutionerne. Derfor satte vi os for at etablere en brugervenlig selvbetjeningsløsning, der kunne reducere telefoniske henvendelser med 30-50 procent og i øvrigt sikre, at 95 procent af opskrivningen blev foretaget digitalt af forældrene selv og direkte ind i de implicerede systemer.” Ifølge Kim Nielsen Ranch skulle den digitale løsning gennem mere effektive arbejdsgange og administrative lettelser frigøre et årsværk i administrationen og hos institutionerne. Den frigjorte tid skulle blandt andet anvendes til andre arbejdsopgaver i Borgerservice. Og for institutionernes vedkommende skulle det give mere tid til børnene. Borgernes vindue til bedre service Herning Kommune besluttede at benytte standardsystemet Dexter fra IST Danmark, som suppleret med diverse tilpasninger og grænsesnit til anvisnings- og dagplejesystem, tilgodeser kommunens behov på alle områder. I Herning valgte man desuden selv at drive løsningen, da det blandt andet på denne måde var lettere at styre i forhold til kommunens anvisningssystem, som indeholder de økonomiske data for institutionsområdet og er inddelt i 13 distrikter inden for den såkaldte pasningsgaranti. ”Fra kommunens hjemmeside har familierne direkte adgang til PladsZonen. Her indtaster og afleverer de informationer direkte til anvisningssystemet”, forklarer Kim Nielsen Ranch.

”Forældrene kan ligeledes følge med i elektronisk, hvordan det går med placeringen af deres barn. Systemet kan også automatisk beregne, om en familie er berettiget til friplads.” PladsZonen kan også tilgås af institutionerne fra deres egen web-indgang. Og tilsvarende er der en indgang til det centrale system fra kommunens øvrige administration. Bedre udnyttelse af institutionernes kapacitet ”Kommunens medarbejdere undgår at sidde og taste familiens data ind i anvisningssystemet på baggrund af en telefonsamtale eller en blanket. Det reducerer muligheden for fejl betydeligt og eliminerer behovet for genindtastning. Samtidig har vi kunnet mindske antallet af henvendelser og kommunikation med institutionerne om børnene betydeligt”, siger Kim Nielsen Ranch. Da systemet præsenterer relevant information tæt på realtid i forbindelse med, at forældre accepterer en plads til deres børn, er resultatet også bedre muligheder for planlægning og store besparelser på det administrative tidsforbrug i institutionerne. PladsZonen gik i luften i efteråret 2009, og allerede i dag er den digitale opskrivning oppe på 80 procent. Men så er brugen af blanketter til opskrivning til gengæld fuldstændig afskaffet. ”PladsZonen er meget selvforklarende og har gode hjælpefunktioner, men selvfølgelig kan man også ringe til pladsanvisningen eller komme op i Borgerservice, hvis man har behov for støtte ved anvendelse af PladsZonen,” siger Kim Nielsen Ranch. Til efteråret gennemfører Herning Kommune en ny undersøgelse som opfølgning på undersøgelsen fra 2007 for at måle den præcise effekt – et år efter Pladszonen er gået i drift.

Nr.04_ august 10_ side 15

Kommuner tackler sparekrav digitalt

Af Lars Opsahl

nyt

Horsens venter på KL´s udspil til digital strategi Horsens Kommune afventer KL´s udspil til ny digital strategi. Baggrunden er et ønske om at sikre en fornuftig indholdsmæssig sammenhæng med den fælleskommunale strategi fra KL og udsigten til at kunne drage nytte af det momentum, strategien kan have ved fremtidige samarbejder. ”Vi afventer det centrale udspil fra KL, men arbejder samtidig med vores egen strategi for, hvordan vi med en digital strategi kan håndtere effektiviseringer i kommunen. Dette arbejde er bredt forankret i organisationen, og it-afdelingen er kun én af flere bidragsydere,” siger it-chef Ole Aasmoe, Horsens Kommune. Han understreger, at kommunens egen digitale strategi skal have synergi med det kommende udspil fra KL. Ole Aasmoes bidrag til kommunens digitale strategi tager udgangspunkt i to kernepunkter: • For det første drejer det sig om at afdække rationalet bag digitalisering af kommunale processer. • For det andet er der behov for at prioritere og styre implementeringsprojekterne og sikre sig, at kommunen høster gevinsten i form af mere effektive arbejdsprocesser.

Desuden begrænser en række it-leverandørers leverance- og licensforhold mulighederne for, at indkøbsfællesskaber mellem kommuner giver reel gevinst på kommunens bundlinje.

”

Ole Aasmoe

En fleksibel platform for best practice Rationalet bag at effektivisere gennem en digital strategi er i vid udstrækning også et kompetencespørgsmål. ”Det er vigtigt, at vi følger godt med i udviklingen og ligger fremme i feltet. Derfor har vi ansat en projektleder til digitaliseringsprocessen og arbejder i øvrigt fokuseret med kompetenceudvikling i og udenfor it-afdelingen”, fortæller Ole Aasmoe. ”Lige så vigtigt er det, at vi fremover skaber et råderum på ledelsesniveau, så den enkelte leder kan lade sig inspirere af best practice i bredeste forstand. For kun derved kan vi skabe plads til innovativ implementering af digitale processer på den bedst mulige måde. Samtidig med at vi laver en digital strategi, lægger vi et stort arbejde i en udviklings- og innovationsstrategi. Det giver en meget positiv synergi i organisationen.” Ole Aasmoe peger her på, at ledere typisk kigger på andre ledere inden for samme sektor, når de henter erfaring. Eksempelvis sammenligner skoleledere sig med andre skoleledere. De skal kigge bredere og hente inspiration fra helt andre typer af organisationer på tværs af offentlige og private institutioner og virksomheder. ”It-afdelingen skal støtte denne proces ved at standardisere de interne services ud fra SLA-aftaler, så vi leverer en forudsigelig, standardiseret platform med en snitflade, Nr.04_ august 10_ side 16

som efter behov kan benyttes af de enkelte fagområder i kommunen. Hvis snitfladen er fleksibel nok, og hvis vi via vores kommende kontrakter i højere grad kan ’friste’ leverandørerne til at adskille data, forretningslogik og brugergrænseflade, så giver vi fagområderne frihed til at finde deres egen best practice uden fastlåste bindinger til gamle vaner, eller for den sags skyld til it-afdelingens præferencer”, forklarer Ole Aasmoe. Leverandører spænder ben Digitalisering i Horsens Kommune kan ifølge Ole Aasmoe sagtens komme til at omfatte driftsfællesskaber og andre typer samarbejde – både internt i kommunen på tværs af institutioner og fagområder men også med andre kommuner, herunder nabokommunerne Odder og Hedensted. ”Vi har i dag et indkøbsfællesskab med vores nabokommuner, men ikke på teknologiområdet, hvor de demografiske og geografiske forudsætninger for it-arkitekturen i dag gør, at kravene bliver for forskellige”, siger Ole Aasmoe. ”Desuden begrænser en række teknologileverandørers leverance- og licensforhold mulighederne for, at indkøbsfællesskaber mellem kommunerne giver reel gevinst på kommunens bundlinje. Men jeg kan sagtens forestille mig, at vi kommer om ved det i fremtiden og får etableret de nødvendige samarbejder til indkøb af desktop services eller etablerer fælles driftsfunktioner for virtualiserede fagsystemer”. Bedre, billigere – eller begge dele Horsens har i dag kun i meget begrænset omfang outsourcet egentlige driftsopgaver. Men sourcing i generel forstand er en naturlig del af overvejelserne i Horsens Kommune, og Ole Aasmoe og hans it-folk i kommunen undersøger løbende, om man gennem sourcing kan levere it-understøttelse af kommunens opgaveløsning billigere, bedre eller begge dele. ”Desværre har mange af leverandørerne svært ved at imødekomme vores behov for åbne og fleksible snitflader,” fortæller Ole Aasmoe. ”Den største udfordring er her at ændre leverandørernes holdning til snitflade og skabe åbenhed fra leverandørernes side, så vi kan få bedre adgang til data om setup og drift. Det ville eksempelvis være oplagt at outsource driften af ESDH-systemet, men i dag kan det ikke lade sig gøre i fri konkurrence”, slutter Ole Aasmoe, som siger at kommunen vil arbejde videre med sit oplæg til digitaliseringsstrategi hen over sommeren, så man inden udgangen af året kan stå klar med en konkret strategi.

KRO NIK

Af formand Erik Nielsen (S), KL’s Arbejdsmarkedsog Erhvervsudvalg

Digitalisering er derfor et område, kommunerne fremadrettet skal prioritere. Og prioritere i fællesskab.

Fælles digitalisering sikrer råderummet Kommunerne står over for store udfordringer. Nulvækst, demografi og øgede forventninger til den kommunale service er og bliver en del af den kommunalpolitiske dagsorden i årene, der kommer. Flere kommuner er allerede begyndt at afskedige folk, og flere kommuner vil formodentlig følge trop.

Digitalisering er i efterhånden mange år blevet udråbt til at være løsningen på ”klemmen” mellem stram økonomi og øgede forventninger til service. Og med god grund. Potentialerne er store, selv om de erfaringsmæssigt ofte er lidt mindre i realøkonomien end på papiret. Digitalisering er derfor et område, kommunerne fremadrettet skal prioritere. Og prioritere i fællesskab. Det er det centrale tema for den ny fælleskommunale digitaliseringsstrategi, der ligger til høring i kommunerne sommeren over. Kommunernes strategi Kommunerne vælger nu at gå sammen om en ny, handlingsorienteret digital strategi af to årsager. For det første er potentialerne store. Men det kræver investeringer - man skal så, før man kan høste! Det kan helt oplagt gøres i fællesskab. Eksempelvis fælles indkøb via Kombit. Kommunerne når ganske enkelt længere i fællesskab for de samme penge, og det er væsentligt i disse tider. For det andet er mange problemer med it de samme i alle kommuner.

Derfor løses de også bedst i fællesskab blandt kommunerne. Gevinsten ved at gøre det er, at vi flytter en hel sektor på én gang – til gavn for såvel borgerne som kommunerne selv. Den fælleskommunale digitale strategi, som alle har i høring, er ikke en strategi om teknik. Det er en strategi for, hvordan vi kan udvikle den kommunale sektor sammen – med teknologien som redskab. Strategien fokuserer mere på fælles målsætninger, prioriteringer og politisk beslutningskraft end på standarder og teknologi. Et af de fælles mål er, at halvdelen af henvendelser fra borgerne skal være digitale i 2015. Det vil give kommunerne mulighed for at spare mere end en halv mia. årligt. For teknologien er der, men det forudsætter investeringer i bedre løsninger, udvikling af kanalstrategier og opkvalificering af de ansatte i kommunerne. Og det skal vi være enige om at gøre. Derfor er det alle 98 kommuners strategi. Mange af strategiens mål vil kun kunne nås, hvis hele den kommunale sektor er med. Kan vi det, er potentialet stort – op til 2 mia. kr.

om året, når alle strategiens initiativer er gennemført i alle kommuner. Kombit i spil Kombit er, som kommunernes fælles it-bestiller selskab, med til at implementere den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Blandt andet tages der hul på monopolområderne, så kommunerne afløftes udbudspligten, opnår gevinster og skaber konkurrence. Kombit vil spille en stor rolle i udmøntningen af strategien. Men der vil naturligvis også være projekter, som Kombit ikke vil blive del af. Og en del af initiativerne skal løses sammen med staten og regionerne. Implementeres i den enkelte kommune Men en strategi skal implementeres. Derfor er det vigtigt, at den enkelte kommune implementerer mål og løsninger fra den fælleskommunale digitaliseringsstrategi i egne strategier og aktiviteter. Til brug herfor bliver der udarbejdet en handlingsog investeringsplan i umiddelbar forlængelse af vedtagelsen af strategien i oktober 2010.

Nr.04_ august 10_ side 17

TE MA:

Fællesoffentlig it-udvikling – eDag3 og NemID

Af Niels Torben Volqvartz

Fodslag mellem kommunaldirektører og it-chefer om digital strategi Kommunaldirektørerne og it-cheferne nærmer sig stærkt hinanden i vurderingen af, hvilken rolle it skal spille i kommunerne i fremtiden. Det viser en ny undersøgelse, der er gennemført af konsulentvirksomheden A2 i samarbejde med KL. It-cheferne har iudstrakt grad sat sig over i strategistolen i forhold til tidligere. ”Det er en positivt overraskende udvikling, at der er blevet så god overensstemmelse mellem it-chefens og kommunaldirektørens opfattelse af it-håndteringen i kommunen,” siger partner Lars Rasmussen fra A2. Begge parter ønsker et stærkt it-samarbejde mellem kommunens fagområder og it-afdelingen omkring it-beslutning og koordinering af it-aktiviteter. De finder det også vigtigt, at it-strategien samtidig er forankret i fagområderne.

Det er en positivt overraskende udvikling, at der er blevet så god overensstemmelse mellem it-chefens og kommunaldirektørens opfattelse af it-håndteringen i kommunen.

”

Nr.04_ august 10_ side 18

Lars Rasmussen

Undersøgelsen viser, at kommunerne satser intensivt på it-services som midlet til at effektivisere og fastholde et højt serviceniveau, til trods for krav om store besparelser. Det kræver, at der er stor overensstemmelse mellem fagområdernes behov og de it-services der tilbydes. Og det stiller igen krav til samarbejde mellem fagområderne og it-organisationen. Det er nødvendigt at følge op på it-anvendelsen, og at der er en professionalisme omkring projekter inden for itudvikling og at der på alle niveauer i kommunen er en bevidsthed om den bedste placering af it-services, til gavn for kommunen. Lav gennemsigtighed Men undersøgelsen viser også, at der ikke er gennemsigtighed i it-budgetter på tværs i kommunen. Der er heller ikke afstemt forventninger mellem fagområders ønsker til it-serviceniveau, og de it-økonomiske konsekvenser af et højere it-serviceniveau. Det vægtes heller ikke særligt højt, selvom der blandt kommunaldirektører og it-chefer er et ønske om at det skal blive bedre. Lars Rasmussen: ”Der er en udbredt decentralisering af it-kompetencer i kommunerne. Forvaltningerne er nødt til og afgive noget af deres suveræne magt over fagsystemerne til it-afdelingen. Det vil forrente sig.” I bedømmelsen af om direktion og it-chef løbende følger op på it-budget, it-omkostninger og it-planer gøres dette kun i moderat omfang og vægtes ikke så højt.” ”Det kan undre, da kommunerne har indikeret, at der vil forekomme øgede it-udgifter forbundet med den øgede digitalisering, og hvis det skal styres, må det ske gennem en løbende koordinering på direktionsniveau.” Kommunernes direktioner er meget bevidste om, at der skal være defineret og etableret ejerskab, styring og beslutningskompetence omkring it-anvendelse, fordelt mellem fagområder, it-afdelingen og eksterne parter. Hvilket

Enighed mellem kommunaldirektør og it –chef om vigtighed: Overordnet set er der fodslag mellem kommunaldirektører og it-chefer om digital strategi viser ny undersøgelse fra A2 og KL, som 77 kommuner har besvaret. I 21 kommuner har både kommunaldirektør og it-chef svaret, i 23 kommuner har kun kommunaldirektøren svaret og i 35 kommuner har kun it-chefen svaret. Der er god geografisk spredning, så den er absolut landsdækkende. Der er fra begge sider et ønske om stærkt it-samarbejde mellem kommunens fagområder og it-afdelingen omkring it-beslutning og koordinering af it-aktiviteter.

giver det rette fundament til at kunne styre it-ressourcerne i kommunen. Det samme gælder beslutning om prioritering og relevans af it-initiativer, der ligeledes er koordineret på tværs af kommunens fagområder og it-afdelingen i en formaliseret struktur. Business cases Der meldes positivt tilbage på, at der udarbejdes business cases som grundlag for beslutning om at igangsætte it projekter. Men når det kommer til at skulle følge op på, hvorvidt fagområderne høster de effekter, der lå til grund for business casen, er vurderingen lav. Undersøgelsen peger på, at der ikke følges tilstrækkeligt op på at realisere de aftalte effektmål, som business casen stillede i udsigt. Outsourcing er der ikke den store tiltro til, men kommunerne ser større potentialer i at etablere fælles kommunale samarbejder om at anvende it-. Fra it-chefernes side er der overraskende ringe interesse for at indgå i fælles kommunalt it-samarbejde, men kommunaldirektørerne lægger til gengæld mere vægt på betydningen af samarbejder med andre kommuner. Lars Rasmussen: ”Det er et krav, at kommunerne samarbejder, hvis de skal løse de store opgaver de står over for.”

Uenighed om ressourcer Selvom der langt hen ad vejen er enighed om den digitale strategi og dens betydning for udvikling af it-servicekvaliteten, er der også uenigheder. It-cheferne ser det som nødvendigt at udbygge it-området og dermed øge it-udgifterne, hvis udbredelsen af digital service skal kunne håndteres. Men kommunaldirektørerne mener ikke, at de fremtidige krav til serviceforbedring og effektivisering via digitalisering vil øge kommunens it-udgifter. Undersøgelsen viser, at It-afdelingens opfattelse af egen faglig viden inden for fagområderne, er markant større end kommunaldirektørernes opfattelse. Fagområderne ser derimod ikke it-afdelingens medarbejdere som klædt godt nok på til at forstå fagområdernes behov. Både itchefer og kommunaldirektører anser det for vigtigt, at itafdelingen har forretningsmæssig faglig indsigt i fagområderne, viser undersøgelsen. Den viser også en overraskende lav vurdering af behovet for øgede kvalifikationer til projektstyring i it-afdelingerne. Lars Rasmussen: ”Det nye marked efter salget af KMD vil kræve helt andre behov for styring af it-projekter. Det ser ud til, at det vil komme som en stor overraskelse for både kommunaldirektører og it-chefer.”

Nr.04_ august 10_ side 19

TE MA:

Af Lars Opsahl

ESDH for små penge gennem fælleskommunalt samarbejde ESDH-systemet, SBSYS, der er et samarbejde mellem syv kommuner og Region Midtjylland, oplever stigende interesse fra kommuner, som gerne vil ind i brugerklubben. En af årsagerne til den stigende interesse er ifølge formand for forretningsudvalget, Helle Berg, Struer Kommune, at man får rygende meget ESDH for pengene. Fælleskommunal digital strategi og udviklingssamarbejder er nu sat på dagsordenen i landets kommuner. Det har fået flere kommuner til at henvende sig til brugerklubben SBSYS, som består af syv kommuner og Region Midtjylland og har i alt 8000 brugere. ”Mange kommuner skal nu i udbud med deres ESDHsystem og afsøger markedet for passende løsninger,” fortæller Helle Berg, formand for forretningsudvalget i brugerklubben SBSYS og chefkonsulent i Struer Kommune. ”Vi har ikke nogen salgsorganisation til at varetage markedsføring af brugerklubben SBSYS. Men mange har hørt om os, og jeg får stadig flere henvendelser fra interesserede kommuner.” Helle Berg peger på tre vigtige årsager til den stigende interesse: • Først og fremmest er anskaffelsen af SBSYS vederlagsfri og tilbyder et komplet ESDH-system på meget favorable, økonomiske vilkår. Herunder ligger der en økonomisk besparelse i timeforbruget på gennemførsel af udbud, da anskaffelse af SBSYS ikke kræver udbud. • For det andet tiltaler det flere kommuner at indgå i et nærmest kooperativt, digitalt samarbejde med andre kommuner. • For det tredje er SBSYS skabt af sagsbehandlere. Det be tyder at al udvikling af nye moduler langt hen af vejen sker i samarbejde med sagsbehandlere. ”Omdrejningspunktet for SBSYS er nærheden til brugerne, som konsekvent er med i alt udviklingsarbejde, når systemet og arbejdsgange skal optimeres.” Fire årlige opdateringer Ifølge Helle Berg er der hele tiden et tæt samarbejde mellem medlemmerne i brugerklubben, der er involveret i den løbende videreudvikling af SBSYS og moduler til syNr.04_ august 10_ side 20

stemet. For tiden lanceres der fire årlige opdateringer af grundsystemet, som gør, at der ikke er langt fra idé til drift i organisationerne. De løbende opdateringer forudsætter engagement for udviklingen sker løbende. ”Det tætte samarbejde i brugerklubben er yderst værdifuldt og super godt. Vi møder hinanden med forskellige krav og behov og er på den baggrund i stand til at udvikle en fælles best practice,” siger Helle Berg. Hun understreger samtidig, at de fleste af organisationerne ønsker at deltage i det tværkommunale samarbejde under brugerklubben SBSYS, selv om brugerklubben ikke stiller krav om det. ”Selv om et medlem ikke har ressourcer til at deltage i arbejdet, bliver det tilgodeset på lige fod med alle andre i brugerklubben. Ejerskabet til de udviklede løsninger ligger altid hos organisationerne, så i langt de fleste tilfælde vil de gerne være med til at præge udviklingsarbejdet.” Egenudvikling kan frit benyttes af alle Medlemmer af brugerklubben kan godt have specielle behov, som kræver egenudvikling. Der er ingen begrænsninger for, hvad medlemmet selv må lave, blot kernen af systemet ikke berøres. Der er heller ikke noget i vejen for, at to eller flere kommuner går sammen om at dele udviklingsudgifterne. Eneste krav er, at det nye modul stilles gratis til rådighed for de andre medlemmer i brugerklubben. Man må ikke sælge løsninger videre, der er udviklet til SBSYS-systemet. ”Medlemmer af brugerklubben skal selvfølgelig synes, at det er tiltalende med denne form for tværkommunalt samarbejde, og det tager måske lidt tid at komme ind i tankegangen om at dele alt. Men langt det meste udviklingsarbejde sker under kollektiv aftale i brugerklubben, og vi er rigtigt hurtige til at reagere, hvis der identificeres behov for noget, der kan komme flere kommuner til

gode,” siger Helle Berg og understreger, at samarbejdet omfatter mere end blot udvikling. Brugerklubben SBSYS sørger også for, at nye kommuner kommer godt i gang med systemet. Stadig vækst omkring samarbejde Den nye dagsorden om fælleskommunal digital strategi har givet SBSYS tankegangen vind i sejlene. Helle Berg er heller ikke blind for, at brugerklubben SBSYS er ved at blive en populær løsning: ”Med stigende popularitet og stadigt flere medlemmer, har vi allerede nu fokus på, at vi på et tidspunkt skal revidere vores interne organisering,” siger Helle Berg, men understreger samtidig, at der er et stykke vej endnu. I mellemtiden arbejder brugerklubben så videre inden for rammerne af den eksisterende model for at styrke det tværkommunale samarbejde.

”

It-chef Susanne Astrup, Hedensted Kommune: "Hedensted Kommune har valgt SBSYS blandt fire fremviste ESDH-systemer. Alle systemer har været fremvist i samarbejde med både leverandører og referencekommuner. En af de væsentligste årsager til, at vi valgte SBSYS er, at vi gennem Brugerklubben har direkte medindflydelse på, hvilken retning systemet skal bevæge sig i fremover. Brugerklubbens samarbejdsform giver SBSYS-kommunerne en klar fordel i forbindelse med videreudvikling af systemet. Og i Hedensted føler vi ikke blot, at vi bliver hørt, men også at vi bliver taget seriøst, når vi fremkommer med ønsker og fremtidsplaner for systemet. Det faktum, at SBSYS demonstreres af Brugerklubbens repræsentanter, som dagligt selv benytter systemet, har også medvirket til, at vi arbejdede videre med SBSYS i udvælgelsesprocessen. Der er nemlig ingen sælgermentalitet forbundet med at få demonstreret SBSYS, men en meget konkret tilgang til, hvad vi som kommune kan bruge systemet til. I disse sparetider har prisen på systemet naturligvis også vejet tungt. Prisen på et medlemskab i SBSYS Brugerklubben er nemlig langt billigere end licenser og udviklingspuljer til et leverandørejet ESDH-system, hvor det er vores opfattelse, at indflydelsesgraden er væsentligt lavere end den, vi har fået med SBSYS."

Pris fastsættes efter antal indbyggere Det er vederlagsfrit at blive medlem af brugerklubben SBSYS, hvorefter SBSYS-systemet gratis kan installeres i kommunen. Brug af SBSYS koster en årlig afgift på kr. 8,90 pr. indbygger i kommunen (pris for 2010). Denne afgift, der hvert år fastsættes ved brugerklubbens generalforsamling, går ubeskåret til sekretærbistand, vedligeholdelse, videreudvikling, opretholdelse af hjælpeportal, dokumentation mv. I kraft af, at det er vederlagsfrit for en kommune/region at tiltræde SBSYS-samarbejdet, undgår kommunen at gå i udbud om ESDH-systemet. Den fælles vedligeholdelse og udviklingsarbejdet varetages af Ditmer A/S og sker på en SKI-aftale. Det er muligt at købe supportaftale hos Ditmer A/S, udover hvad brugerklubben kan dække. Kontakt: www.sbsys.dk. Brugerklubben SBSYS’ rejsehold, der består af Helle Berg, en udvikler og en forretningskonsulent fra Ditmer A/S. Fakta om SBSYS: Udviklingen og samarbejdet, der i dag er brugerklubben SBSYS, har rødder helt tilbage til midten af 1990'erne, hvor Viborg Amt lagde grundstenen for et system, som skulle tilgodese sagsbehandlernes behov. Løsningen blev stillet gratis til rådighed for andre amter og siden 2004 til kommuner. Det blev starten på SBSYS, der i dag er et komplet ESDH-system fuldt på højde med konkurrerende systemer på markedet. Det bruges af syv kommuner Vejle, Hedensted, Hjørring, Faaborg-Midtfyn, Mariagerfjord, Tønder og Struer samt Region Midtjylland og flere ikke offentlige brugerorganisationer. I dag er der mere end 8.000 brugere af SBSYS.

Det tætte samarbejde i brugerklubben er yderst værdifuldt og super godt. Vi møder hinanden med forskellige krav og behov og er på den baggrund i stand til at udvikle en fælles best practice

”

Helle Berg

It-chef Bent Johannsen, Tønder Kommune ”Nyt medlem”: "Tønder Kommune har valgt SBSYS som sin fremtidige ESDHplatform. Tønder Kommune har siden 2001 anvendt DokAjour/DocsOpen som ESDH-platform. Dette system erstattes af SBSYS den 1. januar 2011.” ”Ved valg af SBSYS har vi lagt vægt på, at administration og udvikling af ESDH-platformen er direkte styret af de kommuner, der er medlem af Brugerklubben SBSYS.” ”Vi tror på, at Tønder Kommune via medlemskabet får en større og mere direkte indflydelse på de udviklingstiltag, der nødvendigvis skal ske inden for ESDH-området i forhold til digitalisering på det primærkommunale område. ” ”Vi forventer også, at det formelle og forpligtende samarbejde i Brugerklubben vil medvirke til at kvalificere kommunernes øvrige aktiviteter på digitaliseringsområdet, ligesom Brugerklubben vil være et stærkt talerør for de deltagende kommuner i forhold til øvrige parter og aktører på det kommunale it-marked.” ”En anden væsentligt faktor for valget af SBSYS har været prisen - det gælder såvel etablering som de løbende driftsomkostninger.” ”Ved indmeldelse i Brugerklubben får vi en gratis brugsret til systemet i form af en kommunelicens. Med licensen kan vi i princippet oprette alle ansatte som brugere af systemet. Det årlige bidrag til udvikling og administration af løsningen ligger også i den lave ende. Vi tror derfor på, at SBSYS er den rigtige afløser for vores tidligere ESDH-system." Nr.04_ august 10_ side 21

TE MA:

Af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, KIT@

Nem adgang til det offentlige gør ingen sommer Fra 1. november 2010 bliver der ”nem adgang til det offentlige på nettet”. Men nem adgang til det offentlige gør ingen sommer. Det er ikke nok. Der vil stadig være en del udfordringer ikke mindst i indhold, funktionalitet og mere sammenhæng mellem forskellige offentlige internet-løsninger. Følgende forudsætninger skal være opfyldt: • at det offentlige har gode og sammenhængende it-løsninger. • at brugere er motiverede for at bruge it. • at der er god information og support til rådighed. • at der er én sikker og nem Login-procedure. • at der kan anvendes sikker e-post. • at de offentligt ansatte også mestrer it. Elektronisk ID og Login Det har i mange år været et ønske at kunne logge sig ind med ét brugerid og kodeord i samtlige it-systemer vedkommende benytter. Det kaldes ”Single Sign On”. Mange har brugt omfattende ressourcer på det uden rigtigt at være lykkedes. Som bekendt blev Digital Signatur lanceret i Danmark (TDC) i 2005. Der er i alt ca. 1,2 mio. danskere, der har digital signatur. Men den daglige anvendelse har dog været begrænset. Det skyldes blandt andet, at digital signatur er besværlig at installere og ikke mindst flytte fra én pc til en anden. Desuden har der ikke været et tilstrækkeligt stort udbud af relevante it-løsninger. En del kommuner anvender digital signatur – som regel via fælles e-postkasser - fordi det skal være muligt for flere at læse og besvare mails. Hvis der anvendes almindelig medarbejder certifikat er der en integration med almindelige e-postsystemer som Outlook og Lotus Notes. Den eksisterende login-procedure for flere netbanker fungerer ganske udmærket i dag. Certifikatet er let at flytte fra en pc til en anden med en USB-nøgle. Desuden Nr.04_ august 10_ side 22

kan brugeren i Netbanken hoppe direkte til e-Boks uden at skulle logge ind på ny. Eftersom Digital Signatur er et dansk fænomen, har det været vanskeligt at få større internationale firmaer til at håndtere dette. For eksempel anerkender Microsoft ikke at få kontrakter tilsendt elektronisk med digital signatur. Hvis en organisation vil indgå aftaler elektronisk med Microsoft kan det kun ske via ét af deres egne systemer med tilhørende ”Windows Live ID”. NemID anvendes til at logge sig ind i et it-system gennem fællesoffentlig NemLog-in (se artikel side 24). Personligt har jeg endnu ikke afprøvet den nye NemLog-in. Dels var hjemmesiden nede som følge af overbelastning. Dels skulle nøglekortet jo også sendes frem med posten. Umiddelbart synes jeg ikke, at den nye NemLog-in er bedre end Digital Signatur. Det er da kluntet, at skulle have et fysisk nøglekort på sig og samtidig indtaste flere oplysninger end tidligere. På sigt kan man dog få tilsendt nøglekortet elektronisk. Jeg benytter derfor den ”gamle” digitale signatur så længe som muligt. Trods alt vil jeg tro, at NemID får en stor udbredelse – ikke mindst forbi samtlige Internetbanker og det offentlige på nettet og en række private virksomheder står bag løsningen. Desuden udsendes NemID automatisk til cirka 3 mio. brugere af Netbanker. På internationalt plan findes andre ID-systemer, f.eks. Windows Live ID fra Microsoft, som giver adgang til Hotmail, Messenger og som kan anvendes som underskrift på aftaler med Microsoft. I EU er man i gang med et pilotprojekt, som handler om én fælles elektronisk ID, se (www.eid-stork.eu/). Danmark deltager tilsyneladende ikke i dette arbejde. På sigt vil det være en fordel med én fælles elektronisk og sikker ID på tværs af landegrænser.

”

Umiddelbart synes jeg ikke, at den nye NemLog-in er bedre end Digital Signatur. Michael Voel Jensen

Offentlige hjemmesider Borger.dk er som bekendt en portal for samtlige offentlige myndigheders hjemmesider. Det er målet at få én stærk central landsdækkende it-løsning. Men der er åbenbart ikke tilstrækkelige ressourcer hertil. Så resultatet i dag er en flot overflade – men nedenunder de enkelte punkter er der fortsat en del fejl og mangler. Hvis man logger sig ind på ”Min side” burde man kunne få oversigt over CPR-oplysninger og ejendom. Oplysningerne kan dog ikke vises på grund af fejl. Flere steder skal der klikkes en del gange for at finde frem til de relevante oplysninger. Desuden dukker der ofte en række meget forskellige hjemmesider op med hvert deres design og funktionalitet. Nogle gange

skal der endda logges ind en ekstra gang. Sidstnævnte problem forsvinder med den nye NemLog-in. Alle 98 kommuner har hver deres hjemmeside. Mange har indarbejdet links og vejledninger til selvbetjeningsløsninger så som pas og kørekort. En del har tilknyttet et særligt e-post-system så som NemPost. Alt i alt anvendes mange ressourcer på at udvikle stort set de samme løsninger på 98 vidt forskellige kommunale hjemmesider. Hvis man samlede nogle af ressourcerne kunne der udvikles få rigtige gode centrale løsninger.

Sikker e-post For at kunne anvende sikker e-post på en nem måde har det offentlige udviklet en række e-post-systemer. Her omtales kort e-Boks, Post i Borger.dk samt NemPost. Dokumentboks er det officielle navn på den offentlige e-postkasse, hvor borgeren kan modtage e-post fra en række private og offentlige virksomheder. Det skal jo ikke være for nemt, så hjemmesiden hedder fortsat e-Boks (www.e-boks.dk). I dag er der cirka 2,4 mio. personer, som kan læse mails (heraf 100.000 i virksomheder). Der er cirka 600 offentlige og private virksomheder, som jævnligt sender mails til eBoks. I 2009 blev der sendt i alt 133 mio. dokumenter. Med en omsætning på 59,3 mio. kr. bliver det til godt 22 øre pr. dokument i gennemsnit. Dette svarer til en anselig porto, der er sparet. Der er også mulighed for at oprette en e-post-konto via Borger.dk. Her kan man også tilmelde sig SMStjeneste, som giver besked, når der kommer en mail. Det kan vælges at få samtlige dokumenter fra e-Boks også i denne e-postkasse. Desuden er det muligt for borgeren at sende sikker e-post. En del kommuner har valgt et epost-system som f.eks. NemPost. NemPost kan anvendes til at sende og modtage sikker e-post til en række myndigheder og virksomheder Trods navnet er det en løsning fra et privat firma og er ikke en fælles offentlig løsning. NemPost vil uden tvivl tabe terræn til fordel for e-Boks og e-post i Borger.dk.

I mange kommuner har det ikke været nemt at anvende digital signatur for medarbejderne. Det er for dyrt at give hver enkelt medarbejder et certifikat. Derfor bliver der typisk anvendt afdelingspostkasser, som imidlertid er vanskelige at håndtere i praksis. Afdelingspostkasser har dog den fordel at flere kan behandle ind- og udgående post. De fleste ansatte i Danmark anvender et e-post-system, så som Outlook eller Lotus Notes. Her findes en række integrationer til andre systemer såsom kalender, brevskabeloner, journalisering m.m. Mange benytter desuden et eller flere private mail-systemer så som Hotmail eller Gmail. Set fra et brugersynspunkt er det ønskeligt at anvende eget eller evt. firmaets e-post-system til håndtering af sikker e-post. Det forudsætter, at NemID kan anvendes i forbindelse med omtalte epost-systemer. Hvis bankerne havde valgt at anvende Digital Signatur havde denne sandsynligvis fået en stor udbredelse. Det kunne endda være, at det ikke var nødvendigt at introducere NemID.

I dag er der gået mode i betegnelse Nem efterfulgt af ét eller andet navn, f.eks. NemID, NemLog-in, NemLogon, NemAdgang, NemFaktura, NemKonto, NemSMS, NemAgenda, NemPas, NemKørekort, NemDialog, NemIndsigt, NemRefusion og NemKalender. En del private firmaer bruger også navne som NemRejse, NemFrankering, NemBil og NemTV. Der findes p.t. ikke en NemBank, men det kommer måske snart.

Fra den 1. september 2003 (eDag1), skulle alle offentlige myndigheder kunne modtage og sende e-post. Fra den 1. februar 2005 (eDag2) skulle offentlige myndigheder kunne håndtere sikker e-post (digital signatur og kryptering). 1. november 2010 kommer eDag3.a

Nr.04_ august 10_ side 23

TE MA:

Af Anna Eskelund

NemID – for en sikkerheds skyld 1. juli gik NemID – et af kerneelementerne i eDag3 - i luften. Hermed har borgerne let og sikker adgang til den offentlige sektor, til netbank og til et antal private ydelser, herunder forsikringsselskaber, fagforeninger og pensionsselskaber.

Efter nogle indledende problemer i den mindre ende er NemID i luften, så borgere nu har let og sikker adgang til den offentlige sektor, til netbank og til private ydelser via én fælles indgang. NemID er blevet til i et samarbejde mellem IT- og Telestyrelsen og DanID A/S, der er et selskab i PBS-koncernen. ”Det har været et givtigt samarbejde, hvor begge parter har været med til at påvirke og forædle produktet,” siger Palle H. Sørensen, leder af Center for Digital Signatur under IT- og Telestyrelsen. Basis i arbejdet var en foranalyse, hvor man kiggede på erfaringerne fra tidligere. ”Den tidligere digitale signatur skulle installeres på borgerens pc. Dette gav forskellige udfordringer: Det var en løsning, som var blevet til på et tidspunkt, hvor borgerne var mindre mobile end i dag, og som derfor ikke umiddelbart muliggjorde tilgang fra andre pc’er end ens egen. Og derudover var det ikke nogen optimal løsning set i forhold til sikkerhed, idet al information lå på borgerens pc og hermed kunne hackes. Til forskel herfra er den nye Nr.04_ august 10_ side 24

NemID baseret på to-faktor-sikkerhed, der ud over brugernavn og password består af engangskoder, der tilsendes på et nøglekort med i alt 148 engangskoder. Dette er en langt mere sikker måde at lave digital signatur på,” siger Palle H. Sørensen. Godt gammeldags pap Løsningen med nøglekort af lamineret pap er blevet kritiseret for at være gammeldags og low-tech. ”Vi overvejede også mere moderne elektroniske alternativer, men en af de vigtigste prioriteringer – ud over sikkerhed – var udbredelse: NemID skulle meget bredt ud, hvilket betød, at vi skulle vælge en løsning, som alle umiddelbart kunne forstå og bruge,” siger Palle H. Sørensen. Usability tests har derfor været en vigtig del af udviklingen af den nye digitale signatur, og testpaneler både med og uden it-kompetence har testet løsningen. ”Men det er ikke nogen statisk løsning. Enhver, der beskæftiger sig med it, ved, at den teknologiske udvikling går hurtigt – også hos de kriminelle. Så vi bliver ved med at

videreudvikle nye former for sikkerhed, der dæmmer op for nye angrebstyper, og som har udgangspunkt i nyere teknologier”. Således arbejder DanID med udviklingen af elektroniske tokens, og herudover forventer Palle H. Sørensen, at der næste år lanceres en løsning, der er baseret på mobiltelefoner. Godt og billigt Forventningen er, at NemID får stor udbredelse og hermed bliver en indgang til omfattende besparelser. ”En transaktion via NemID koster 3 kr. Til sammenligning koster transaktioner, hvor borgeren møder op og taler med en borgerservicemedarbejder 150 kr., og telefonkontakt koster 90-100 kr. Så det økonomiske potentiale er til at få øje på. ” ”Og hertil kommer, at borgeren forhåbentlig oplever, at det har værdi at kunne betjene sig selv – let, sikkert og 24x7,” slutter Palle H. Sørensen, leder af Center for Digital Signatur under IT- og Telestyrelsen.

Fællesskab om it

I KOMBIT er vi sat i verden for at sikre kommunerne gevinster. Vores mission er at samle kommunerne i fælles it-løsninger, der fremmer

Mød KOMBIT på Digitaliseringsmessen 2010

effektivitet og kvalitet.

Du kan høre mere om KOMBIT, og om de projekter vi har gang i på vores stand på Digitaliseringsmessen 2010. Kom også forbi vores scene og hør indlæg om bl.a. digitaliseringsvisioner, Umbrella-projektet og udbud. Du kan ﬁnde hele programmet på vores hjemmeside www.kombit.dk eller på www.digitaliseringsmessen.dk

KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre kommunerne bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger.

It der samarbejder

TE MA:

Af Anna Eskelund

Edag3 får folk på selvbetjening Edag3 er et vigtigt skridt i retning af at realisere store besparelsesmæssige potentialer. Alene det at bruge digitale breve vil spare 1 mia. kr. i porto frem til 2016, vurderer den Digitale Taskforce. Chefkonsulent Jens Krieger Røyen i Den Digitale Taskforce, som har ansvaret for aktiviteter til eDag3 har en drøm: ”I dag bruger 76 procent af alle danskere netbank. Tænk, hvis lige så mange kommunikerer digitalt med det offentlige og i videst muligt omfang betjener sig selv. Potentialet er enormt.”

”Hvis målet om at øge andelen af selvbetjente henvendelser stiger fra 20 til 30 procent bliver nået i 2012, vil det frigive 350 mio. kr. i kommunerne om året,” siger Jens Krieger Røyen. Det er for at indfri de besparelser, at eDag3 er sat i verden. ”eDag3 er en vigtig milepæl i forhold til to ting: ”Hvad angår det offentlige skal løsningerne være bedre. Og herudover er eDag3 vigtig for at øge borgernes kendskab til digitale løsninger i det offentlige. Derfor sætter vi en stor eDag3-kampagne i gang til efteråret,” siger Jens Krieger Røyen. Et af de vigtige elementer i eDag3 er, at kommunerne skal bruge Dokumentboksen til alle masseforsendelser pr. 1.11.2010. ”Der er et meget stort potentiale i anvendelse af Dokumentboksen. Den enkelte kommune kan realisere store besparelser på porto og på den tid, der har været brugt på arbejdsprocesser knyttet til de fysiske breve.” ”Samlet set forventer vi en besparelse på 1 mia. kr. frem til 2016 på at omlægge kommunikationen fra myndigheder til borgere og virksomheder fra fysiske til digitale breve,” siger Jens Krieger Røyen. Det går godt i kommunerne Arbejdet i kommunerne med at forberede eDag3 går rigtig godt. ”Kommunerne er i fuld gang med at forbedre de løsninger, borgere og virksomheder skal bruge i kommunikationen med kommunerne, og arbejdet med at gøre den digitale kommunikation til den foretrukne ser ud til at gå godt.” ”Så et vigtigt element fremover bliver at bryde vanerne hos borgere og virksomheder, så de som første mulighed vælger at henvende sig via Borger.dk, Virk.dk eller kommunale hjemmesider. ” ”I dag er det sjældent, at folk går ned i deres bankfilial eller ringer til banken – den samme adfærd vil vi gerne skabe, når det gælder kommunikationen med det offentlige”. Og ifølge Jens Krieger Røyen er det ikke nok med gode løsninger og kampagner. ”Hvad angår virksomhederne, så bliver det jo lovpligtigt at bruge de digitale redskaber i 2012. Hvis virksomheder ikke til den tid indberetter moms via nettet, vil det blive betragtet som, at momsen ikke er indberettet.”

Nr.04_ august 10_ side 26

SU Formodentlig vil det være nødvendigt at gøre noget lignende, hvad angår borgerne inden for udvalgte områder. ”Vi har set det med SU. Indtil for to år siden var det valgfrit – de studerende kunne henvende sig via de traditionelle måder – blanketter og telefon – eller de kunne kommunikere digitalt. På trods af at studerende generelt set er en gruppe, der bruger digitale værktøjer til alt, benyttede kun hver femte studerende sig af tilbuddet om digital kommunikation om SU. For blanketterne lå jo frit tilgængelige på studiekontoret, så typisk gjorde de studerende ligesom de plejede. I sommeren 2009 blev det lovpligtigt at bruge nettet som indgang, og overgangen gik fuldstændig uproblematisk.” Hop med på vognen! Udover arbejdet med at forberede konkrete løsninger til eDag3 så opfordrer Jens Krieger Røyen kommunerne til at hoppe med på kampagnevognen: ”I efteråret vil der være landsdækkede kampagner rettet mod borgere og virksomheder for at gøre opmærksom på den lettere digitale adgang til myndighederne. Det vil være oplagt for kommunerne at lave lokale aktiviteter, der knytter sig til dette. I løbet af eftersommeren kommer der mere information som støtte for lokale aktiviteter fra både KL og Borger.dk”.

Vi forventer vi en besparelse på 1 mia. kr. frem til 2016 på at omlægge masseforsendelser fra fysiske til digitale breve

”

Jens Krieger Røyen

Herudover opfordrer Jens Krieger Røyen kommunerne til at kigge på deres grænseflader mod borgerne. ”Det har vist sig, at kommuner og statslige myndigheder ofte ikke kender antallet af henvendelser fra borgerne. Vi ser også, at der ikke nødvendigvis er overblik over kommunikationskanalerne ind i rådhuset eller findes en strategi for, hvordan kommunerne får flyttet borgerne fra analoge henvendelsesformer til digitale. ” ”Så frem mod eDag3 er det vigtigt, at kommunen ser konkret på, hvad der skal til for at flytte borgerne over på nettet: Hver gang en borger går ind af glasdøren til kommunen eller ringer – hvad kan der så gøres for at gøre ham eller hende digital?, slutter Jens Krieger Røyen, chefkonsulent i Den Digitale Taskforce.

Kontinuerlig digitalisering Det officielle Danmark arbejder kontinuerligt med at digitalisere processer. Efter eDag1 og eDag2 kommer eDag3 den 1. november 2010. Næste milepæl er E2012.

eDag3-mål eDag3 har følgende målsætninger: • eDag3-målsætning nr. 1: Alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse, hvor der er behov for sikker identifikation, skal alene anvende NemLog-in med Digital Signatur. • eDag3-målsætning nr. 2: Alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse skal integreres visuelt i borgerportalen. • eDag3-målsætning nr. 3: Alle myndigheder kan kontaktes via den digitale dokumentboksløsning og alle myndigheder kan afsende alle relevante masseforsendelser og relevante kvitteringer fra selvbetjeningsløsninger via dokumentboksløsninger. De digitale løsninger, som eDag3målsætningerne baserer sig på, er udviklet i fællesskab mellem stat, regioner og kommuner og afspejler de fællesoffentlige løsninger der er modne til at blive udbredt i hele den offentlige sektor.

e2012-mål Regeringens globaliseringsstrategi udmøntede sig i e2010-målet for digitaliseringsindsatsen i Danmark: • Senest i 2012 skal relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå digitalt. • For borgerne er der tale om en mulighed, ikke en pligt. I forhold til erhvervslivet er målet, at alle relevante breve, indberetninger, ansøgninger mv. herefter kun kan sendes via digitale kanaler. Hvad angår e2012-arbejdet, så vedtog KL i maj i år fælles mål og metoder, bl.a. for lettere at kunne dele viden. Dette betyder, at kommunerne i videst muligt omfang skal dokumentere deres arbejde, så det bliver tilgængeligt for andre.

Dokumentboksen er vejen frem Dokumentboksen er et af de vigtige elementer i eDag3, så kommunerne kan indfri et økonomisk potentiale på 105 mio. kr. ved at spare frimærker, brevpapir og kuverter væk og undgå dyre håndteringsprocesser. På eDag3 skal kommunerne være klar med Dokumentboksen og hermed spare penge ved at undgå dyre papirbaserede arbejdsgange i kommunikationen med borgerne. Alle kommuner skal som minimum have tilmeldt én sikker mailadresse til Dokumentboksen for hermed at give borgeren mulighed for at sende sikker mail til kommunen. Herudover er det muligt at tilmelde flere samt etablere systemer, som fordeler den indkomne post til relevante modtagere. Desuden skal alle fagsystemer, som genererer masseforsendelser, være tilmeldt Dokumentboksen.

Se mere på www.kl.dk/e2012

Nr.04_ august 10_ side 27

Af Lars Opsahl

nyt

Digital uddannelse i Ringkøbing Skjern sikrer service Selvom budgetterne i Ringkøbing Skjern Kommune er mindre, er kommunen i stand til at sikre serviceniveauet over for borgerne ved hjælp af digital uddannelse af 90 medarbejdere. Digitalisering ses ikke som vejen til besparelser. De steder, hvor besparelserne er en nødvendighed, er digitaliseringen midlet, der sikrer borgerne et højt serviceniveau.

I september 2009 blev danske kommuner opfordret til at byde ind ved konceptudviklingen af kurser, der skulle gøre kommunernes medarbejdere til ’Digitale Ambassadører’. Ringkøbing Skjern Kommune var blandt de kommuner, som øjeblikkelig kunne se fordelene ved at kompetenceudvikle medarbejdere til at støtte borgerne. Rent faktisk blev Ringkøbing Skjern den første kommune i landet, der fik uddannet ’Digitale Ambassadører’. Kommunen valgte i den forbindelse at uddanne 90 medarbejdere fra borgerservice og biblioteker i første hug. ”Kompetenceudvikling er en vigtig del af digitaliseringen i vores kommune og en forudsætning for, at digital service kan blive en succes,” siger centerleder Carsten Mauritzen, Ringkøbing Skjern Kommune. ”Kommunens medarbejdere – og især medarbejderne i borgerservice – skal reklamere for og hjælpe borgerne i gang med at benytte de digitale løsninger. Herunder skal de nødvendigvis kende de muligheder, der findes på nettet, og deres egen rolle og ansvar i digitaliseringen.” Carsten Mauritzen peger på erfaringerne efter kommunalreformen i 2007, hvor kommune fik IP-telefoni. Rent teknisk fungerede implementeringen helt problemfrit. Men i forlængelse af implementeringen viste det sig at være svært at få ansvarshavende medarbejdere på områderne til at lægge relevante søgeord ind, så søgningen på medarbejdere og dermed omstillingen blev besværliggjort. Til gene for borgere og virksomheder og medarbejdere i andre afdelinger. Nr.04_ august 10_ side 28

”Det åbnede vores øjne for, hvor vigtigt det er at forberede alle berørte interessenter på deres opgave og ansvar,” understreger Carsten Mauritzen. Nemme løsninger med stor effekt Ringkøbing Skjern fokuserer i dag på at informere internt i kommunen og reklamere overfor borgerne, så alle er opmærksomme på løsningerne og er i stand til at bruge dem. Men det er langt fra alle digitale serviceydelser, kommunen reklamerer for overfor borgerne. ”Vi laver kun kommunale kampagner for de løsninger, der er velfungerende og enkle at gå til. Det skal give borgerne en god oplevelse, at kommunen bliver digital,” siger Carsten Mauritzen. Søgning af boligsikring på nettet er ifølge Carsten Mauritzen et eksempel på, at ikke alle digitale tiltag er nemme at gå til for brugerne. Rent faktisk er denne løsning næsten håbløs. Derfor ønsker kommunen heller ikke at iværksætte en kampagne. ”Vores strategi er entydigt at satse på de store gevinster. Vi fokuserer på at digitalisere nemme løsninger med store servicebehov”, understreger Carsten Mauritzen. Som eksempel på et stort servicebehov peger han på det blå sygesikringskort. Da kommunens borgere blev opmærksomme på, at der ved udlandsrejser var behov for et blåt kort, oplevede kommunen en storm af henvendelser fra borgere, der ville sikre sig ved sygdom i udlandet.

”Borgernes rekvisition af det blå sygesikringskort var et afgrænset område, hvor vi ved at digitalisere kunne dække et stort servicebehov,” fortsætter Carsten Mauritzen. ”Derfor henvendte vi os til CSC, som kom op med en brugervenlig løsning, der i dag benyttes i mange kommuner over hele landet.” Flytter borgere over på digital løsning I 2009 var det kun syv procent af børnefamilierne, der benyttede den digitale løsning ved ansøgning af underholdsbidrag for børn over 15 år. Langt hovedparten af ansøgerne henvendte sig personligt ved fremmøde eller telefonisk. Gennem to kampagner – først en brevkampagne rettet mod målgruppen og dernæst en kampagne, hvor medarbejderne i borgerservice personligt reklamerede for løsningen, når borgerne mødte op – har man i dag formået at flytte 28 procent af henvendelserne til den digitale løsning. Målet er, at man ved en ny kampagne kan hæve dette tal til 40 procent.

Besparelser investeres i digitale løsninger Centerleder Carsten Mauritzen ser ikke digitaliseringen som en vej til besparelser. Det er et middel til bedre og mere effektiv borgerservice i en tid, hvor besparelser er en nødvendighed. ”I 2007 blev det fastlagt, at vi frem til i år skulle spare syv stillinger væk. Et tilsvarende antal skal spares væk i de kommende tre år,” siger Carsten Mauritzen. ”Vi sørger for at være på forkant med de besparelser og bruger efterfølgende en del af de sparede midler på digitale tiltag, der sikrer et højt niveau af borgerservice på trods af mindre budgetter”. Ved kommunesammenlægningen stod kommunen med udgifterne til at drive hele fem borgerservicecentre. Ved årsskiftet vil dette være bragt ned til blot to centre. Så for fortsat at kunne give borgerne en god service har man i Ringkøbing Skjern valgt at tage borgerne ved hånden og hjælpe dem i gang med de digitale løsninger. Og her spiller, de digitale ambassadører og kommunens reklamekampagner godt sammen. Digitalisering er et middel til bedre og mere effektiv borgerservice i en tid, hvor besparelser er en nødvendighed.

”

NYT FRA

Kit@

Efterårsseminar KITA holder efterårsseminar den 30. september og 1. oktober 2010. Arrangementet afholdes igen i år på Hotel Koldingfjord. Find program, få yderligere info og tilmeld dig på www.itchefer.dk/arrangementer Ved tilmelding efter den 22. september kl. 12.00, skal du kontakte KITA på mail: mail@itchefer.dk

Digitaliseringsmessen 10 KL, KITA og Borgerservice Danmark indbyder til Digitaliseringsmessen10 d. 8/9 2010 i Odense Congress Center og du kan nu sikre dig din billet på: www.digitaliseringsmessen.dk Dagen er fyldt med inspiration for alle offentlige ansatte der arbejder med it, borgerservice, ledelse og økonomi. Så husk at forhøre dig om der skulle være nogen i din kommune som har glemt at melde sig til.

Carsten Mauritzen

Nr.04_ august 10_ side 29

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Rudersdal: Mobil borgerservice lige i hånden

Rudersdal Kommune har en vision om, at blive landets bedste kommune at bo i. En vision lige under den, er at Rudersdal Kommune vil være blandt de førende i digital borgerbetjening senest 2011. Først nedsatte Rudersdal Kommune et tværfagligt ledelsesteam. Dernæst spurgte teamet borgerne om deres ønsker til digital borgerservice. Så blev udviklingen af den mobile løsning lagt ud til en ekstern leverandør. Det er den opskrift Rudersdal Kommune har brugt til Mobilruden, som giver borgerne borgerservice fra en mobiltelefon. Mobil borgerservice lige i hånden. It-chef Mogens Dam, Rudersdal Kommune, mener, at den mobile løsning har forbedret den digitale borgerbetjening og gjort kommunen blandt de førende på området. Det er helt afgørende, at topledelsen bakker op om beslutningen og tør stå ved den. For at nå frem til en mobil løsning inden for borgerservice var der brug for helt nye idéer og it-systemer, der endnu ikke var udviklet. Men i stedet for at sætte udviklingen af en ny løsning i gang, besluttede ledelsesteamet at spørge borgerne først. Det skete for at få et bedre overblik over de ønsker, borgerne havde til digital borgerservice. Det blev hurtigt klart, at mobil adgang til data stod øverst på ønskelisten. Mange af borgernes forslag er i dag blevet udviklet og implementeret i ”Mobilruden”, og det har kommunen nu vundet priser for og borgerne har fået bedre service. ”Hvornår skal bogen eller DVD´en afleveres på biblioteket?” ”Hvor holder børnehaven sommerfesten henne?” Det er denne type service og information, borgerne har adgang til fra en mobiltelefon med dataforbindelse. Mobilruden hjælper folk i hverdagen med at holde styr på deres aftaler med kommunen.

Sådan har de gjort ”Topledelsen har stor forståelse for vores projekt, og forældrene og andre borgere er tilfredse med den nye service. Udviklingen af Mobilruden bygger videre på de samme principper som Min Rude fra kommunens hjemmeside. Vi har bogstaveligt talt forlænget vores eksisterende digitale borgerservice til også at blive mobil. Ligesom på hjemmesiden er der fra mobiltelefonen også adgang til en personlig kalenderfunktion. Dermed kan borgeren se sine personlige aftaler med kommunen på en mobil platform,” siger it-chef Mogens Dam, Rudersdal Kommune. ”Udviklingen af Mobilruden er foregået i samarbejde med et eksternt udviklingshus. Den løbende udvikling sker gennem de ugentlige styregruppemøder i kommunen. På fredagsmødet tager vi bestik af, hvad der er udviklet og hvad vi synes, der skal udvikles på ugen efter. Næste fredag evaluerer vi så på dette. Det sættes i produktion, hvis det godkendes. Det kalder vi for ultra-agil udvikling. Der er ikke særlig langt fra tanke til handling til produktion. Nye forslag, ændringer og tiltag kan implementeres på meget kort tid,” siger Mogens Dam. Prisbillige I forhold til mange andre it-løsninger er denne type mobilløsninger relativt prisbillige at udvikle. Men ifølge itchefen har en mobil løsning stor effekt hos borgeren. På mobiltelefonen er der en kalenderoversigt over husstandens aftaler med det offentlige, man kan sygemelde børn fra daginstitution, se billeder fra ture. Mobilløsningen har ikke kun effekt for borgerne. Efter sommerferien vil medarbejderne i kommunen også kunne benytte løsningen, idet det er muligt at melde sig syg eller fravær på kursus eller tjenesterejse. Det skrives fra Mobilruden og med direkte effekt i fagsystemerne. ”Rudersdal Kommune forventer, at færre borgere fremover glemmer aftaler med kommunen. Samtidig forventer vi, at borgerservice får færre personlige henvendelser. Der ligger et betydeligt besparelsespotentiale for kommunen ved at kunne flytte borgeres personlige henvendelser over på digitale ”kanaler”. Dels fremmer løsningen mere effektiv udnyttelse af data, vi har i forvejen, dels effektiviserer vi administrationen,” siger Mogens Dam.

På fredagsmødet tager vi bestik af, hvad der er udviklet og hvad vi synes, der skal udvikles på ugen efter

Nr.04_ august 10_ side 30

”

Mogens Dam

Hvornår skal bogen eller DVD´en afleveres på biblioteket? Hvor holder børnehaven sommerfesten henne?

”

Nr.04_ august 10_ side 31

Undervisning Underv visning ann anno no 2010?

Få en moderne central løsning til håndtering af skole IT C2IT SkoleVDI: Bedre Undervisning til Færre Penge! Eleverne kan bruge deres egne pc’er Ingen dyre supportkrævende pc’er stående på skolerne Ingen multimedieskat til lærerne.

Få ogs å en tr ådløs netvæ rksløs ning der vir ker C2IT S koleNE T

En 360° løsning, der tilgodeser tilgo odeser alle interesser interes sser i uddannelsessektoren! uddannelsessektoren!

Kontakt Kont takt os på 7216 0777 ellerr c2it.dk