2010-10 by Foreningen af Kommunale IT-chefer

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit

Nr. 05 oktober 2010 ISSN 1399-7947

Milliardudbud for 29 kommuner pĂĽ trapperne

Regeringen presser Objektiv Sagsbehandling uden om EU-udbud Digitaliseringsmessen10: Et nyt netvĂŚrk er skabt

Tema om eDag3 og e2012 Nr.04_ Nr.05_oktober Nr.03_ august juni 10_ 10_side side 1

Gå den direkte vej KMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMEN Forbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation. KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammenhængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk

1 Indhold

nummer 5 · oktober 2010

Objektiv Sagsbehandling på plads i politisk puslespil

Regeringen presser OS igennem uden udbud

En ny messe og et nyt netværk er skabt

TEMA: Milliardudbud for 29 OPUS-kommuner på trapperne

Side 6

Det offentlige angriber portoudgifter på 900 mio. kr.

Side 22

Kommuner klar til eDag3

Side 23

Regeringen presser OS igennem uden udbud Side 8

E2012 – kommunernes næste udfordring Side 23

Objektiv Sagsbehandling på plads i politisk puslespil

Side 10

Hver fjerde kommune har en kanalstrategi Side 24

En ny messe og et nyt netværk er skabt

Side 14

Selvbetjening sparer penge i Esbjerg

Side 24

Mange små og mellemstore it-firmaer på Digitaliseringsmessen10

Side 18

Politikere involveret i ny strategi

Side 26

Odense: eDag3 – et bump på vejen

Side 27

Digitale timesedler på mobile løsninger

Side 18

KRONIK: Af videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsen (K) Vækst og velfærd med digitale løsninger Side 19 SMS sikrer e-mail i sagsbehandlingen

Side 20

Fujitsu vinder to større kontrakter med eDoc 4.0

Side 21

CSC digitaliserer fremtiden

Side 21

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@– Kommunale It chefer. Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Det er integrationen mellem digital post og fagsystemer, der giver nytteværdien Side 27 Flere ”straksafklaringer” i Fredericia

Side 28

Digital adgang giver flere fordele

Side 29

Udviklingsplaner for OIB Borger

Side 29

Nyt fra KIT@: Efterårsseminar: Kommunerne vil mere IT - det kræver samarbejde og penge

Side 30

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 5066 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.200

Slip innovationen løs! Der findes masser af potentiale for nytænkning i kommunerne. Vi kæmper for at give den gode udviklingsmuligheder.

Fra politisk hold ser man gerne, at den offentlige

Det kæmper vi imod. Kun med åbne standardsystemer

sektor ikke alene er effektiv, men også en platform

kan kommunerne udnytte den knowhow, de allerede

for innovation. Fokus skal være på god borgerservice,

har opbygget og få en it-platform, der kan tilpasses

dynamisk ledelse og effektiv administration.

enkelt og fleksibelt uden en hærskare af dyre

Nytænkning skal bane vej for ændrede rutiner.

konsulenter.

Her støder mange imidlertid ind i problemer med

Kontakt os og hør mere om effektive værktøjer,

lukkede it-systemer.

der sætter jer fri.

dPU

IC T

3blondes 10

SOLU

D E T F R I E VA L G

Fujitsu har mange års erfaring med udvikling og implementering af effektive, åbne standardsystemer til den offentlige forvaltning, både herhjemme og i udlandet. Løsningen hedder dPublic og rummer med Prisme, eDoc, SD Løn og LIS moduler til økonomistyring, sagsstyring, løn og ledelsesinformation.

Lautrupbjerg 9 • 2750 Ballerup • Tlf. 4489 4489 • Fax 4489 4300 • fujitsu.dk

Af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

LED ER :

Digitalisering kræver en sikker og fast hånd Lige her på falderebet til eDag3 og med KL’s nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi, ser det ud som om, at kommunerne for alvor er ved at få styr og retning på en fælles indsats. Det vil føre til øget selvbetjening for borgerne samt en mere standardiseret og metodebaseret, indre fabrik til gavn for effektiv sagsbehandling. Samtidigt står det også klart, at alle kommuner skal indstille sig på hver især at bidrage væsentligt, hvis den fælles indsats skal skabe effekt, sådan som ambitionerne er lagt op i digitaliseringsstrategien. Der kommer ingen nemme, gratis løsninger ovenfra og KOMBIT alene har ikke ressourcer til at løfte opgaven på kommunernes vegne. Hvis vi med denne indsats opnår at skabe en verden, hvor dialog på kundernes præmisser (og kommunikation der er nærværende og til at forstå), vil vi nå til et niveau, hvor andre offentlige frontløbere har fejlet – nemlig det, at skabe en ensartet måde at håndtere kundernes forskellighed på uden at skræmme dem væk. Mit håb er, at kommunerne i deres nye kanalstrategier omkring borgerbetjening, prioriterer hensynet til at give plads til åben og ligeværdig kommunikation højere, end at holde borgerne på afstand gennem elektroniske afkrydsningsformularer og sirlige proces flow, der ikke giver plads til den variation, der afspejler borgernes oplevelse af situationen. Det ville være så ærgerligt at gøre så meget ud af digitalisering, hvis det medfører, at kunderne helt bliver væk. Vi kan se artikler i landsdækkende nyhedsmedier, der beskriver nogle af de gevinster, der kan hentes ved at indføre It-understøttede hjælpemidler på pleje og sundhedsområdet, ligesom kommunerne det seneste års tid har oplevet en stigende interesse for it-spørgsmål i relation til indkøb, udvikling og fælles retning. Nogle emner eksponerer de svagheder, der har været ved den relativt lukkede konstruktion, som har præget kommunal it-understøttelse i fem årtier, andre stiller skarpt på, hvordan vi som branche kommer videre. Os, der deltog i KIT@’s efterårskonference, fik ved mødet med Computerworlds chefredaktør Line Ørskov og journalist Kristian Hansen en sjælden anledning til at komme tæt på it-pressen. Der er ingen tvivl om, at vi skal vænne os til en højere grad af eksponering i medierne på emner, der drejer sig om digitalisering og it-understøttelse ene og alene af den grund, at vi møder borgerne, der hvor virkeligheden udspiller sig. Og vi har de gode historier, hvilket KIT-magasinet igen i dette nummer er et udtryk for.

Digitaliseringsmessen10, som KIT@ var medarrangør af, samlede over 1200 interesserede deltagere. Det er næsten 25 procent flere besøgende end sidste år, og denne gang var det ikke kun gode folk fra de kommunale ledelseslag, men også it-interesserede kommunalpolitikere, som kiggede forbi. Igen en indikation af, at kommunal-it ikke kun længere er et anliggende for fagfolk. En stor tak skal lyde til de leverandører og indlægsholdere, der medvirkede til at gøre dette tyrkiske it-marked til en berigende og festlig oplevelse. Den reelt største udfordring for os, KL og Borgerservice Danmark er at overgå konceptet til næste år og skabe rum og plads til flere vinkler end administrativ-IT, eksempelvis velfærdsteknologi og sundhed-IT. I al glæden over, de mange ting der er igangsat og sat på skinner, er der dog et par overvejelser, som vi skal have seriøst i kikkerten for at vi ikke ender med at stå tilbage med en ketchupflaske effekt, nu vi så brændende ønsker os resultater. Når man slår hårdt på flasken fordi indholdet ikke kommer hurtigt nok ud, risikerer man at ramme helt ved siden af eller overdøve den gode smag. Her tænker jeg blandt andet på forløbet af implementeringen af fælles infrastrukturkomponenter som NemID, og fælles løsninger som Dokumentboks og NemSMS, der skal grundlaget for en lydefri kommunikation mellem borgerne og det offentlige. Jeg medgiver, at al begyndelse er svær og at nye løsninger altid vil være genstand for kritik, når de rulles ud. Men der har været et par svipsere, som viser, hvor sårbar hele den fællesoffentlige digitalisering er, hvis en komponent fejler eller borgerne oplever, at sikkerheden sættes over styr eller tilgængelighed og forsyning svigter. Jeg håber og beder til, at de krusninger i overfladen vi har været vidne til, ikke er et varsel om storm. I kølvandet på tidligere skibsbrudne it-satsninger i offentlig regi, vil det kortslutte alle gode tanker for kommunerne om at få borgerne i tale gennem digitale kanaler og effektiv it-understøttelse. Nu er det ikke alle forudsigelser fra min hånd, der reelt går i opfyldelse, så lad os sammen gøre alt for, at mine anelser på dette område bliver gjort grundigt til skamme!

Nr.05_oktober 10_side 5

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Milliardudbud for 29 OPUSkommuner p책 trapperne

Nr.05_oktober 10_side 6

Det trækker op til et milliardstort udbud for de 29 kommuner, som fik underkendt deres OPUS-kontrakter med KMD af Konkurrencestyrelsen. Direktør Herbert Nathan, rådgivningsfirmaet HerbertNathan & Co, vurderer, at værdien for de 29 kommuners udbud ligger på mellem 1 og 2 mia. kr. over en kontraktperiode på tre til fire år. Det er kommunalhistoriens største udbud. Milliardudbuddet vil enten ske i form af en rammeaftale under SKI eller som et nyt fælles udbud for alle 29 kommuner. Dermed undgår kommunerne at skulle i nyt EU-udbud enkeltvis. Det store udbud er svært at beregne, da ingen nøjagtigt ved, hvilke systemer det omfatter. Andre eksperter, som Kit-Magasinet har talt med, vurderer kontrakterne til at have en værdi fra 300 mio. kr. til over 700 mio. kr. – om året. Konkurrencestyrelsen underkendte i foråret 2010 OPUSkontrakterne for 29 kommuner. Styrelsen afgjorde, at de 29 kommuner havde overtrådt EU’s udbudsdirektiv og at de burde opsige deres Opus aftaler med KMD. Men KMD gør alt for at genvinde ordrerne. Sættes alle aftaler i udbud under ét, bliver det Danmarks hidtil største kommunale udbudsrunde, der når op i enorme beløb. Direktør Karen Nielsen, salg og marketing i KMD: ”Vi byder ind på de vilkår, der er, men i lyset af det store antal udbud, vil der være ræson i, at udnytte Statens – og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) på baggrund af Konkurrencestyrelsens udtalelse. Det vil lette den arbejdsmæssige byrde for både kommunerne og tilbudsgiverne,” siger Karen Nielsen. To muligheder KMD er informeret om, at de 29 kommuner påtænker enten at benytte SKI 02.19, som er betegnelsen eller at gå i udbud alene eller sammen med et par andre kommuner i løbet af det næste år eller to. Karen Nielsen oplyser, at leverandørerne har afleveret tilbud i begyndelsen af oktober til SKI 02.19, og planen er, at kommunerne kan indgå aftaler på SKI 02.19 i december. Det forventes, at kommunerne kan benytte SKI 02.19 enten via direkte tildeling eller via miniudbud. Karen Nielsen: ”Hos KMD arbejder vi hårdt på at kvalificere os til SKI 02.19 med konkurrencedygtige løsninger og priser, så kommunerne kan se fordele i at benytte SKI 02.19 – som direkte tildeling.”

Karen Nielsen og KMD er ved at blive lidt utålmodige, da det trækker ud med SKIs aftale med betegnelsen 02.19: ”Vi ved, at alle 29 kommuner planlægger udbud, og SKI gør alt for at gøre deres rammeaftale nr. 02.19 klar. Men det er meget kompliceret, fordi den skal kunne føre til en direkte kontrakt. Nogle kommuner vil vente i et år til halvandet med at gå i udbud, og har så vidt jeg ved fået det godkendt af Konkurrencestyrelsen.” Hjælp i mellemtiden I mellemtiden vil KMD være meget opmærksom på at hjælpe med at sikre de berørte kommuners it-leverancer i opsigelsesperioden. Derfor fortsætter de aftalte aktiviteter på de enkelte projekter, indtil andet aftales med de berørte kommuner. KMD drøfter det videre forløb nærmere med hver enkelt kommune, som Konkurrencestyrelsens redegørelse omfatter, så opgaver ikke tabes på gulvet til gene for administrationen og borgerne, når de berørte aftaler opsiges. ”Vi vil ruste vores organisation til at løfte den omfattende serie af udbud, der nu vil komme. Vi vil ikke lægge skjul på, at vi vil gøre vores bedste for at genvinde de aftaler, som kommunerne opsiger. KMD har et konkurrencedygtigt produkt, og det ser vi frem til at vise i de kommende udbud,” understreger Karen Nielsen.

”

Vi vil gøre vores bedste for at genvinde de aftaler, som kommunerne opsiger.

”Bunkebryllup” At det er muligt i henhold til loven at gennemføre et sådant ”bunkebryllup”, bekræfter kontorchef Pia Ziegler, Konkurrencestyrelsen: ”Der er intet til hinder for, at kommunerne går sammen om ét udbud, hvis de har samme behov. Men det er ikke helt det samme som SKI-aftalen. Det er én rammeaftale, som kommunen skal være tilknyttet som abonnent fra starten. Man kan altså ikke komme til senere. Til gengæld kan en kommune godt vente med at trække på aftalen.”

Karen Nielsen, KMD Nr.05_oktober 10_side 7

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Meget betænkeligt, at regeringen med henvisning til tidspres omgår de almindeligt gældende EU-udbudsregler.

”

Erik Frøkjær

Regeringen presser OS igennem uden udbud Regeringen med finansminister Claus Hjort Frederiksen (V) i spidsen har presset Objektiv Sagsbehandling igennem ved lov uden at gå i udbud. Argumentet for at presse det igennem uden udbud er, at it-systemet skal være i drift om to år. Derfor har systemleverandøren ATP outsourcet driften til KMD, som ATP ejer 15 procent af. Regeringen har ikke ønsket at gå i udbud om objektiv sagsbehandling, OS. Det har skullet gå så stærkt, at opgaven ikke har været udbudt i konkurrence. ”Regeringen ønskede systemet i drift om to år, og det er kun KMD, der er i stand til det. Det var således en monopolsituation og derfor ingen grund til udbud,” siger chefkonsulent Rasmus Edelberg, KL. Og der er veje uden om udbud. Det bekræftes af kontorchef Pia Ziegler, Konkurrencestyrelsen: ”Jeg kender ikke den konkrete sag om Objektiv Sagsbehandling. Men umiddelbart er der to aspekter, der kan være relevante i forhold til udbudsreglerne. Ydelser, der udføres på grundlag af en lov, indebærer typisk, at udførelsen af opgaven ikke er omfattet af udbudspligten. Derudover er Nr.05_oktober 10_side 8

myndigheder i henhold til udbudsdirektivet undtaget kravet om udbud, hvis der er tale om, at der eksempelvis af tekniske grunde kun er én leverandør, der kan udføre opgaven.” Men sagen kompliceres yderligere af, at ATP har en ejerandel af KMD. Det er der også fundet råd for.

skal der udvikles nye systemer, der kan bidrage til yderligere effektivitet. ATP er som andre myndigheder underlagt EUs udbudspligt.”

ATP er ikke konkurrenceforvridende Rasmus Edelberg: ”Kombit har støttet KL med rådgivning i forbindelse med Objektiv Sagsbehandling. ATP ejer en mindre del af KMD (15 procent red.), og da ATP’s investering i KMD er adskilt organisatorisk fra driftsenheden, er det ikke formelt konkurrenceforvridende.” Ikke alle er lige begejstrede for konstruktionen. Lektor Erik Frøkjær, Datalogisk Institut, Københavns Universitet: ”Det er meget betænkeligt, at regeringen med henvisning til tidspres omgår de almindeligt gældende EU-udbudsregler. Det giver ikke rum til forskellige løsningsmuligheder.” Systemerne til Objektiv sagsbehandling vil dog næppe kunne holdes uden for udbud til tid og evighed. Digitaliseringschef Lars Frelle-Petersen, Finansministeriet: ”Efter 2012

Driften af Objektiv sagsbehandling bliver i KMD, hvor ATP er storaktionær

Læs også artikel på side 10

KMDs ejere: KMD A/S aktiekapital på 10 mio kr. ejes af: • KMD Equity Holding A/S, og dette holdingselskab skiftede ejerskab i 2010 fra CILBUD S.àr.L med 83,6 procent • ATP Private Equity Partners II 7,37 procent, Via Venture Partners Fund I 7,37 procent • Øvrige 1,67 procent. Den nuværende hovedaktionær er kapitalfonden EQTV med 83,6 procent mens ATP har øget sin ejerandel til 14,7 procent og KMDs ledelse har 1,7 procent.

HOLDER DU OGSÅ AF FARVER? VI LEVERER FARVER TIL KONTORET PÅ EN MÅDE DER BETALER SIG.

Den seneste generation af farve printere fra KYOCERA, gør det endnu lettere at sætte kulør på hverdagen med imponerende farveprint. Oplev høj kvalitet og hurtig print hastighed i kombination med stor driftssikkerhed og markedets laveste sidepris. Som en yderligere fryd for øjnene står F.A. Porsche bag designet af vores seneste printere. Besøg www.kyoceramita.dk for ﬂere informationer.

KYOCERA. COUNT ON US.

KYOCERA MITA Danmark A/S – Telefon: 70 22 38 80 – www.kyoceramita.dk

KYOCERA MITA Corporation – www.kyoceramita.com

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Objektiv Sagsbehandling på plads i politisk puslespil Efter mere end et års forhandlinger mellem regeringen og kommunerne har den såkaldte objektive sagsbehandling endelig fundet en løsning. Men det virker mere som et politisk puslespil end egentlig objektiv. ATP overtager Objektiv sagsbehandling fra kommunerne til afvikling på fem centre med KMDs systemer, men under KLs overordnede ledelse. Regeringen og KL har i økonomiaftalen for 2011, aftalt, at ATP fra sommeren 2012 skal stå for sagsbehandlingen, når en borger skal have udbetalt folkepension, førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge eller børnebidrag. Kommunernes borgerservice skal dog stadig varetage de opgaver, der forudsætter personlig kontakt med borgerne. Aftalen skal give forenkling og effektivisering af sagsbehandlingen og spare 300 mio. kr. årligt. Men organisationen bag er ikke enkel, og det er en af årsagerne til, at forhandlingerne har trukket ud.

Jeg kan ikke huske, at et offentligt it-projekt med flere end to opdragsgivere ikke er gået galt.

”

Nr.05_oktober 10_side 10

Speciel konstruktion Chefkonsulent Rasmus Edelberg, KL: ”Jeg må indrømme, at det er en speciel konstruktion. Den nye myndighed, OS bestyrelse, har kommunalt formandskab og flertal, men ATP får alle medarbejderne. Men min vurdering er, at alternativet var en statsliggørelse af objektiv sagsbehandling. Det bliver spændende at se, hvordan kommunerne kan sikre sig effektiv drift.” Lektor Erik Frøkjær Datalogisk Institut, Københavns Universitet er meget betænkelig over konstruktionen: ”Jeg kan ikke huske, at et offentligt it-projekt med flere end to opdragsgivere ikke er gået galt. Det medfører uklarheder og forsinkelser. Forskellige politiske ledelser og så en tredje part som ATP gør det til en meget risikabel konstruktion. Projektet er meget organisatorisk risikabelt i sin fødsel. Finansministeriets digitaliseringschef Lars Frelle-Petersen medgiver, at organisationen kan virke kompleks: ”Jeg må da sige ja til, at der er mange beslutningstagere. Men jeg synes, at det er en ret fornuftig konstruktion med mulighed for at løse opgaven effektivt til glæde for ejerne og borgerne. Man må også skelne mellem implementeringsforløbet og driftsafviklingen. I første fase kommer man til at bruge meget af den eksisterende platform og man vil nok være forsigtige med at ændre afgørende på systemerne i overgangsfasen. Men ATP er kendt for velfungerende it-systemer.”

Lektor Erik Frøkjær, Datalogisk Institut

- fortsættes næste side

+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med! Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-leverandør: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder. Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig e ks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv. Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU

”

ATP er ikke afskrækket af en organisation med forskellige interesser

- fortsat fra forrige side

ATP ryster da heller ikke på hånden i forbindelse med overtagelsen af opgaven: Underdirektør Ellen Dalsgaard, ATP: ”ATP er ikke afskrækket af en organisation med forskellige interesser: ”Jeg synes, at styregruppen for implementering afspejler interessenterne og deres fælles ansvar, og det er derfor meget naturligt. Vi er vant til at afvikle opgaver for interessenter, der som udgangspunkt har forskellige interesser som arbejdsgiver- og lønmodtager-organisationer og få dem til at gå op i en højere enhed. ” Tryg ved ATP Direktør i Pensionsstyrelsen, Jens Brøchner ser da heller ingen problemer: ”Jeg er meget tryg ved, at ATP skal stå for opgaven med at drive de nye centre. Der er tale om en stor omlægning, og derfor er det vigtigt for mig, at vi har en driftssikker leverandør. Samtidig er det utroligt vigtigt for mig, at vi med aftalen har sikret et fælles fodslag hos stat og kommuner om denne store omlægning.”

Ellen Dalsgaard, underdirektør, ATP

Jens Brøchner påpeger, at formålet har været at sikre en effektiv og ensartet administration og samtidig frigøre flere ressourcer til kommunerne, så de står bedre rustet til de udfordringer, der kommer i fremtiden - både i forhold til mangel på personale og knappe økonomiske ressourcer. ”Det er helt afgørende, at vi hverken taber de svage borgere eller den helhedsorienterede borgerbetjening på gulvet. Derfor er jeg også meget tilfreds med, at vi sammen med KL har fået aftalt en helt klar ansvarsfordeling for opgaverne, hvor kommunerne fortsat skal stå for den socialfaglige sagsbehandling og betjeningen af de svageste borgere,” understreger Jens Brøchner. Læs også artikel på side 8

Sådan er puslespillet lagt: •

KL indstiller formanden for en organisation ved navn OS og har også flertallet i bestyrelsen.

•

ATP står for driften og refererer til Pensionsstyrelsen under Beskæftigelsesministeriet.

•

Den praktiske it-drift varetages af KMD - uden at opgaven har været i EU-udbud.

•

Implementeringsgruppen består af repræsentanter fra KL, ATP, Finansministeriet og Pensionsstyrelsen.

Fem nye Centre Regeringen og Dansk Folkeparti har vedtaget, at de fem nye centre skal placeres i Frederikshavn, Holstebro, Haderslev, Vordingborg og i Hillerød. Op til ca. 1500 nuværende kommunale medarbejdere vil blive flyttet over til de nye centre. Op til økonomiforhandlingerne mellem regeringen og KL i 2009 viste analyser fra Deloitte betydelige stordriftsfordele ved at samle sagsbehandlingen i større enheder. I forbindelse med økonomiaftalen mellem KL og regeringen i juni 2010 blev det endeligt aftalt at samle den objektive sagsbehandling med virkning fra 2012. Lars Frelle-Petersen: ”Deloitte rapporten konkluderede, at det var mere effektivt med et center, men det er ikke realistisk at flytte så mange mennesker sammen, så det er et kompromis mellem effektivitet og realitet med fem centre.” Principperne bag overdragelsen af medarbejderne og den endelige afregningsmodel for kommunernes betaling for ATP’s ydelser vil indgå i den kommende OS-lovgivning. Den forventes fremsat i Folketinget i to omgange; i slutningen af oktober 2010 og i foråret 2011.

Nr.05_oktober 10_side 12

Nu er det DUBU-tid â&#x20AC;&#x201C; er din kommune med? DUBU er en it-lĂ¸sning, der vil fremme effektivitet og kvalitet pĂĽ omrĂĽdet Udsatte BĂ¸rn og Unge. LĂ¸sningen kan reducere sagsbehandlernes tidsforbrug til administration og frigĂ¸re mere tid til konkret behandling af sager.

For at imĂ¸dekomme disse udfordringer planlĂŚgger KOMBIT i samarbejde med Socialministeriet og KL udviklingen af itlĂ¸sningen DUBU â&#x20AC;&#x201C; Digitalisering af omrĂĽdet for Udsatte BĂ¸rn og Unge.

Udviklingen pĂĽ omrĂĽdet for udsatte bĂ¸rn og unge har de senere ĂĽr resulteret i stĂ¸rre krav til bĂĽde sagsbehandling og dokumentation. Det er sket samtidig med, at kommunalreformen har givet kommunerne et stĂ¸rre ansvar for opgaverne.

Du kan lĂŚse mere om DUBU-lĂ¸sningen, og hvordan din kommune tilmelder sig pĂĽ www.kombit.dk/dubu

DUBU er kommunernes system. Men forudsĂŚtningen for at projektet bliver sat i gang er, at tilstrĂŚkkelig mange kommuner tilmelder sig systemet.

Hvis du har spĂ¸rgsmĂĽl til DUBU kan du skrive til DUBU@kombit.dk

Fordele ved DUBU: Ä&#x2018;ĆŤĆŤ !.!ĆŤ/5/0!) 0%'ĆŤ%ĆŤ/ #/ !$ * (%*#!* Ä&#x2018;ĆŤĆŤ *0!#. 0%+*ĆŤ "ĆŤÂ¸'+*+)%/'!ĆŤ +#ĆŤ/+ % (" #(%#!ĆŤ+2!.2!&!(/!. Ä&#x2018;ĆŤĆŤ ! .!ĆŤ) 0 $*%*#ĆŤ "ĆŤ !$+2ĆŤ +#ĆŤ0%( 1 Ä&#x2018;ĆŤĆŤ !00!(/!ĆŤ "ĆŤ )%*%/0. 0%2!ĆŤ 5. !.ĆŤ"+.ĆŤ/ #/ !$ * (!.*! Ä&#x2018;ĆŤĆŤ !))!.!ĆŤ02D.#Q!* !ĆŤĆŤ . !& !ĆŤ)!((!)ĆŤ+Ăť!*0ĆŤ(%#!ĆŤ )5* %#$! !. Ä&#x2018;ĆŤĆŤ ! .!ĆŤ(! !(/!/%*"+.) 0%+*ĆŤ 0%(ĆŤ,( *(D#*%*#ĆŤ+#ĆŤ/05.%*#ĆŤĆŤ "ĆŤ%* / 0/!*

It der samarbejder KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre, at kommunerne skal have bedre og billigere adgang til it-lĂ¸sninger. Det gĂ¸r vi ved at samle indkĂ¸bskraften og forhandle lĂ¸sninger og priser pĂĽ vegne af kommunerne og ved at stĂĽ i spidsen for udvikling af it-lĂ¸sninger.

Af Flemming Kjærsdam

nyt

En ny messe og et nyt netværk er skabt Digitaliseringsmessen10 er en nyskabelse på messeområdet. Den er målrettet kommunale beslutningstagere og den skaber samtidig et nyt netværk for dialog på tværs af ledelsesgrupperne i landets kommuner. Det kan godt være svært at prioritere sin tid som beslutningstager og itchef. Men der er ingen tvivl om, at Digitaliseringsmessen10 er en meget intens oplevelse, hvor det er muligt på bare syv timer – mellem 10 og 17 – at blive opdateret og samtidig få skabt et overblik. Den har med sit udbud og store interesse fra de kommunale beslutningstageres side placeret sig solidt på landkortet. Alle betydningsfulde it-leverandører – små, mellemstore og de rigtig store – er til stede med løsninger, og alle chefområder fra samtlige 99 kommuner er repræsenteret.

Nr.05_oktober 10_side 14

Når det er 99 kommuner skyldes det, at Thorshavn Kommune på Færøerne tæller med. ”Vi har fået at vide fra en række udstillere, at det var den bedste messe, de nogensinde havde deltaget i. De fik så meget input fra de deltagende kommuner i løbet af dagen, at de godt kunne bruge længere tid end blot én dag. Det er rigtig godt at få at vide som arrangør, og det giver stof til eftertanke – og til videreudvikling af messen,” siger projektleder e-2012 Bjørn Borre, KL. Alle udstillerede og deltagere får evalueringsskemaer, men resultatet af disse ligger ikke klar ved redaktionens deadline. Centerchef Jakob Harder KL's Center for Borgerbetjening & it-politik er også glad for hele forløbet omkring Digitaliseringsmessen10.

”I forhold til sidste år var der markant flere deltagere. Det viser, at der er større interesse både fra beslutningstagere i kommunerne og de deltagende kommunalpolitikere. Alle kommuner deltog og 1200 mennesker vil nu tage hjem og arbejde for digitaliseringen. Deltagerne gav klart udtryk for, at digitaliseringen er fremtiden, og så synes jeg også det er på sin plads at nævne, at de faglige indlæg var af høj kvalitet, og det samme var løsningerne fra udstillerne. Alt i alt et vellykket arrangement.”

Digitaliseringsmessen10 – et sandt overflødighedshorn De faglige indlæg på Digitaliseringsmessen10 var et sandt overflødighedshorn af viden. Både på hovedscenen med 12 foredrag og hos alliancepartnere og hos udstillere var der foredrag, medieshows og debatter non-stop. På standene hos Fujitsu og KMD var det meget koncentreret om løsninger og bud på løsninger og strategier. Hos CSC handlede det om digitaliseringens fremtid, hvor deltagerne kunne besøge den sorte boks og få syn for sagen. Hos Solutors var der videokonferencer som service. Hos Kombit var der indlæg og debat om digitaliseringen og Kombits egen rolle. Alt i alt ikke under 50 faglige indlæg. Uanset hvem man var, krævede det en benhård prioritering at vælge det mest spændende. Der var pænt fyldt op på stolesæderne af interesserede lyttere og seere i samtlige lokaler med indlæg. Rigtig mange af foredragene hos leverandørerne kiggede fremad. Både med de eksisterende løsninger og den udvikling som vil finde sted med kommende løsninger. Der er ingen tvivl om, at både leverandører og beslutningstagere har øjnene stift rettet mod digitaliseringen og eDag3 den 1. november 2010 og e2012, hvor den fulde digitale kommunikation med myndighederne slår igennem, og hvor dialogen mellem kommune og borgere i udgangspunktet vil foregå digitalt. Når deltagerne så var fyldt op og gik fra foredragene, satte de sig i sofaer og stole i caféområdet midt i udstillingshallen. De nød en kop kaffe, drak vand og spiste frugt. Så gik snakken ellers over bordet. Kollegaer fra egen kommune og kontakter fra andre kommuner udvekslede synspunkter og delte viden. Et nyt netværk er blevet skabt. Rammen er Digitaliseringsmessen10. Det er faktisk lykkedes at skabe en ny messe, et nyt netværk – hvor fagligheden er i centrum og løsningerne tæt på kommunernes hverdag.

Hvis der endelig skal siges noget dårligt, må det være, at nogle af ”rummene” til foredragene kun var adskilt af en mellemgang eller nogle forhæng, og at foredragene reelt lå for tæt på hinanden. Det kunne ind i mellem virke forstyrrende, at foredragsholderne lydmæssigt overlappede. Men det er en detalje, som arrangørerne nok planlægger sig ud af til næste gang. Ifølge en optælling fra arrangørernes side, KL, KIT@ og Borgerservice Danmark, var der i alt 79 udstillere, ni alliancepartnere og 1254 besøgende. Dermed er Digitaliseringsmessen10 en dundrende succes, som det er svært at matche. ”Vi vil i arrangørkredsen nu overveje om messen i 2011 kan bære en dag 2. En oplagt mulighed er at udbygge med en anden dag hvor vi skaber tættere dialog mellem deltagere og leverandører, om løsninger på de mest påtrængende kommunale udfordringer. Førstedagen vil så være som vi så i år, med en udstillerbasar kombineret med oplæg. Mens anden dagen kunne være mere workshoporienteret, hvor udstillerne skal respondere løsningsorienteret på konkrete udfordringer, formuleret af de deltagende kommuner. Så I kan godt glæde jer derude, og kom gerne med input til videreudviklingen,” udtaler Bjørn Borre.

Nr.05_oktober 10_side 15

Nok en messe værd Kritikken af mange messer går på, at de er for brede. At deltagerne skal lede efter det, der interesserer dem. Omvendt går kritikken på fra udstillerne, at der er for stor forskel på messedeltagerne, så det bliver for tyndt at være med. Digitaliseringsmessen10 har lige præcis løst det problem. Deltagerne er trommet sammen af KL, KIT@ og Borgerservice Danmark, og alle landets 99 kommuner deltog. Men arrangørerne har også shortlistet blandt udstillerne. Det er alle sammen leverandører, der har en række kommuner blandt sine kunder eller har noget at byde ind med på området for digitalisering i fremtiden. Det løfter ganske enkelt niveauet mellem deltagere og leverandører – og skaber en faglighed, der er med til at sikre et udbytte for begge parter. Det gør en forskel.

ProjectFlow

Projektportal baseret på SharePoint

Ny generation lanceret i maj 2010

Effektiv projektgennemførelse med ProjectFlow® og SharePoint Porteføljestyring - skab overblik over organisationens projekter og sammenhængen til kommunens politiker og indsatsområder. Projektstyring - gør det nemmere at følge projektmodellen end at lade være.

FlowIT A/S Telefon: 66 10 40 55

Samarbejde og videndeling - forøg kvaliteten i arbejdet ved effektive samarbejdsprocesser og genbrug af viden.

Nr.05_oktober 10_side 16

E-mail: LQIR#À RZLW GN Web:

ZZZ À RZLW GN

Live@edu Gratis digital lĂŚringsresurse Gratis web-version af Office 2010 Gratis 25 Gb SkyDrive pr. elev Gratis 5 Gb Skydrive til samarbejde pr. gruppe Gratis Outlook med kalenderdeling Gratis administrationsfaciliteter som i Exchange Reklamefri for uddannelsesinstitutioner Mulighed for passwordsynkronisering med andre skoleportaler Gratis spam og anitvirusscreening

Live@edu skal ses og opleves Vi kommer ud og viser mulighederne med Live@edu.

Bestil en demonstration pĂĽ iteo.dk

Platformen og webversionen af OfďŹ ce er gratis. Skal implementering vĂŚre en succes anbefaler vi fĂ¸lgende starterkit: s Komplet Live@Edu oprettelse og domĂŚne registrering s LiveID til alle, herunder messengerkonto s Brugeroprettelse af institutionens lĂŚrere og elever

Pris 9.800,- ex. moms Mulighed for tilkĂ¸b af supplerende funktionalitet: s Distributionslister pr. klasse via synkronisering med nuvĂŚrende AD s Passwordsynkronisering med AD og Uni C s Passwordsynkronisering ved alle kommende passwordĂŚndringer i AD s Den supplerende funktionalitet afhĂŚnger af eksisterende AD-design. Kontakt os for dialog og et skrĂŚddersyet tilbud

'ISSELFELDVEJ ! s (ASLEV s TLF s SALG ' ISSELFELDVEJ ! s (ASLEV s TLFF s SALG ITEO DK s ITEO DK s it iteo.dk eo.dk

Mange små og mellemstore it-firmaer på Digitaliseringsmessen10 Mange mindre og mellemstore it-firmaer beklager, at de offentlige enheder er svære at handle med. Når den endelige beslutning skal træffes vælger kommuner og regioner det sikre – underforstået de større leverandører. Men på Digitaliseringsmessen10 var en stribe mindre og mellemstore it-firmaer, som havde brudt mønsteret. De bød alle ind med digitale it-løsninger inden for ”nicher”, der er med til at effektivisere dagligdagen i kommunerne. I virkeligheden er mange af dem med til at udvikle kommunerne digitalt inden for specifikke forretningsområder. Af de i alt 79 udstillere på Digitaliseringsmessen10 er det ingen overdrivelse at betegne de 65 – altså over 80 procent som små og mellemstore.

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Digitale timesedler på mobile løsninger

KMD og Easy Time arbejder sammen om at teste en mobil løsning i to kommuners entreprenørafdelinger. Den mobile løsning er integreret op mod KMD´s økonomisystem Opus, der bygger på SAP. Easy Time har siden år 2000 leveret it-løsninger til kommunale Vej & Park-afdelinger, hvor medarbejdere via mobile enheder registrerer arbejdstid, kørsel, maskintid og vareforbrug. Alt bliver registreret i en database, og dermed er de gammeldags timesedler afskaffet. Easy Time har i dag otte kommuner som kunder og har integreret sin løsning op mod Navision-løsninger fra Fujitsu og KMD. Men KMD flytter sine økonomisystemer over på SAPplatformen, og arbejder nu målrettet på at kunne interface mellem Opus og de mobile enheder i Vej & Park. I de kommende måneder vil det blive testet i to kommuner.

Carsten Leth, Easy Time Nr.05_oktober 10_side 18

”Vi har fået at vide, at vi er den første leverandør, der er med i denne test. Vi begynder at se stadig større interesse fra kommunernes side for den type løsninger, og det er mit indtryk, at der kommer flere opgaver i udbud. Derfor er Digitaliseringsmessen10 et godt sted at være for os. Dels for at møde vores eksisterende kunder, dels for at møde nye kundeemner, som kan se rationalet i at investere i området,” siger it-konsulent Carsten Leth, Easy Time. Easy Time er desuden i gang med et udviklingssamarbejde med Alexandra Instituttet i Århus om en ny mobil løsning til hjemmehjælps- og plejeområdet. Denne løsning omfatter også et kombineret positionerings- og ruteplanlægningssystem baseret på GPS og RFID. Så udover registreringen vil der komme ruteplanlægning og elektroniske opgavesedler for den enkelte medarbejder.

”

Det er aftalt, at der vil blive udviklet mindst 15 nye fælleskommunale, velfungerende og effektive selvbetjeningsløsninger.

Af videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsen (K)

Foto: Martin Mydtskov Rønne

KRO NIK

Vækst og velfærd med digitale løsninger Når vi skal klare udfordringerne i fremtidens velfærdssamfund, kræver det fokus på digitale løsninger. De digitale løsninger kan give borgere og virksomheder bedre service samt medføre en besparelse på udgifterne til administration i det offentlige. Med økonomiaftalen mellem regeringen og kommunerne er det aftalt, at der vil blive udviklet mindst 15 nye fælleskommunale, velfungerende og effektive selvbetjeningsløsninger. Det vil være et vigtigt skridt på vej mod målet om, at hovedparten af borgerservicen i fremtiden bliver klaret digitalt. Også på andre områder er der brug for vilje til innovation. Hvis man vil være med til at afprøve og udvikle nye velfærdsløsninger i kommunerne, giver den såkaldte ABT-fond (Anvendt Borgernær Teknologi) på tre mia. kr. spændende muligheder. Fonden har blandt andet støttet projekter omkring GPS til demente, intelligente plastre med sensorer til hjertepatienter, fjerntolkning via videoudstyr, robotstøvsugning på plejecentre, videobaseret borgerbetjening og ansøgning om byggetilladelser over internettet. Stort potentiale Vi kan altså både få bedre og mere ef-

fektive løsninger. Som udgangspunkt vil 85 procent af borgerne allerede i dag gerne betjene sig selv på nettet, alligevel er det kun cirka 20 procent af borgerservicen, der foregår digitalt. Ifølge Højhastighedskommissionens rapport kan en personlig henvendelse koste op til 30-60 gange så meget at behandle i det offentlige, som en digital henvendelse. Der er altså tale om et ganske stort potentiale for besparelser og samtidig mere fleksibel borgerbetjening. Regeringen, regionerne og KL er da også enige om, at vi skal have fuld digital kommunikation med borgere og virksomheder i 2012. Den 1. november i år tager vi et vigtigt skridt på vejen med eDag3. Dagen markerer, at alle myndigheder skal kunne kontaktes via dokumentboks, og at alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger skal være integrerede i borger.dk og anvende NemLog-in med NemID. Ingen lades i stikken Men der vil også være borgere, der har svært ved at anvende de digitale tilbud. Dem må vi ikke lade i stikken. Det er vigtigt, at de fortsat har mulighed for at få en hjælpende hånd i et af kommunens borgerservicecentre og dermed kommer i gang med at anvende de digitale muligheder. Også her løser kommunerne en rigtig vigtig

opgave, der bringer digitaliseringen videre. Inden for mit område vil vi tage en række initiativer, der skal styrke danskernes digitale kompetencer. Vi vil analysere hvilken rolle behov, motivation og pædagogik spiller på IKT-færdighedsområdet og se nærmere på de offentlige hjemmesiders brugervenlighed. De ansvarlige for de offentlige digitale løsninger, der allerede er i brug, må også gå dem efter i sømmene. Flere af dem kan givet vis blive videreudviklet. Det kan for eksempel være blanketter i pdf-format på den offentlige hjemmeside, hvor borgeren – efter sikker identifikation – bør kunne hente de data til blanketten, som det offentlige allerede har om borgeren. Vi skal også gøre en særlig indsats for at sikre tilgængeligheden. I dag er det alene muligt at søge om uddannelsesstøtte fra SU via digital selvbetjening, tidligere søgte kun 25 procent af de studerende digitalt. Det er et kvantespring, som vi skal lade os inspirere af på andre områder. Det vil give både besparelser og bedre service.

Nr.05_oktober 10_side 19

Af Flemming Kjærsdam

nyt

”

Mange borgere har ikke digital signatur i deres e-mail program. Derfor har vi udviklet denne løsning, fordi SMS er langt mere udbredt og løser problemet med at besvare mails, der indeholder personfølsomme oplysninger.

Søren Hjarlvig, Bluewhale

SMS sikrer e-mail i sagsbehandlingen Egedal Kommune og iværksætterfirmaet Bluewhale har i samarbejde udviklet en ny løsning, der får e-mail ind i sagsbehandlingen ved hjælp af SMS. Løsningen er i test indtil december 2010, og der er, ifølge it-chef Jørgen Kristensen, Egedal Kommune, åbenlyse fordele ved systemet. Når en borger sender en mail til kommunen, må kommunen ikke besvare mailen elektronisk, hvis den indeholder personfølsomme oplysninger. Derfor tvinges kommuner til at svare en e-mail med et brev for at overholde persondataloven. Det er baggrunden for, at Egedal Kommune i samarbejde med Bluewhale har udviklet en løsning, hvor borgeren får tilsendt en krypteret email, der kan åbnes ved hjælp af en engangskode, som kommunen sender som SMS-besked. Derved sparer kommunen porto og håndtering til et almindeligt brev, borgeren får elektronisk adgang til kommunens svar, og persondataloven overholdes. Ifølge centerleder Rikke Westergaard, Egedal Kommune, er der 30 sagsbehandlere i Familieafdelingen som

Nr.05_oktober 10_side 20

hver i gennemsnit får 30 mails om dagen. Hvis de indeholder CPR-numre skal kommunen besvare henvendelserne med et brev. Det er 900 breve om dagen. Derfor har Rikke Westergaard sammen med it-afdelingen i Egedal Kommune arbejdet for at udvikle en løsning. Nøglen til det hele er SMS. I stedet for at kommunen svarer med et brev, får borgeren adgang til indholdet ved hjælp af en kode. Indholdet i mailen ligger på en server Bluewhale har sat op i kommunen. Bluewhale var med på Digitaliseringsmessen10, hvor den nye løsning blev demonstreret. Løsningen er integreret med Outlook i Microsoft Office. ”Mange borgere har ikke digital signatur i deres e-mail program. Derfor har vi udviklet denne løsning, fordi SMS er langt mere udbredt og løser problemet med at besvare mails, der indeholder personfølsomme oplysninger. Informationssikkerheden i løsningen omfatter både selve mailen og eventuelt vedhæftede filer,” siger partner Søren Hjarlvig, Bluewhale.

Sådan virker Bluewhale 1.

Når afsenderen vælger "Send" i Outlook eller i Bluewhale desktop, komprimeres de valgte filer og mapper sammen til én fil.

2. Filen overføres via en sikker SSL-forbindelse til Bluewhale Server. 3. Bluewhale Server scanner filen for virus. Hvis filen indeholder virus, afvises den. 4. Der sendes en e-mail til modtageren. E-mailen indeholder links, som gør det muligt at hente de vedlagte filer. 5. Hvis to-faktorsikkerhed er aktiveret, sendes der en SMS med download-pinkode til modtageren. Pinkoden kan beskytte hele mail-indholdet eller kun de vedlagte filer.

Fujitsu vinder to større kontrakter med eDoc 4.0 Fujitsu har underskrevet to kontrakter med sags- og dokumentstyringssystemet eDoc til henholdsvis Halsnæs Kommune og Region Nordjylland. De to vundne kontrakter med sagsdokumentstyringssystemet eDoc 4.0 er sket efter udbud. Edoc4 bygger på Microsofts Sharepoint, der er videndelingssoftware. I Nordjylland skal systemet i første omgang bruges af 2000 brugere, men hensigten er, det skal bredes ud til samtlige 15.000 medarbejdere, som kan få adgang til alle relevante dokumenter. I Halsnæs Kommuner er der tale om 650 brugere. I Halsnæs Kommune er det også tanken at brede løsningen ud til at dække andre områder end administrationen. ”EDoc4 gør det muligt at tilbyde en klassisk ESDH-løsning, som kan passes ind i en sammenhængende applikations-arkitektur, hvor medarbejdere har adgang til alle typer dokumenter. Region Nordjylland får med aftalen det bedste grundlag på markedet for en moderne understøttelse af ESDH,”

siger Markedsdirektør Christian Torp. Foruden dette forretningsområde består Fujitsus dPublic suite af økonomiløsningen Prisme og ledelsesinformations løsninger, der i lighed med Edoc4.0, også bygger på Microsoft teknologi. Derudover har dPublic et fjerde ben i form af et tæt samarbejde med Silkeborg Data inden for løn og personaleadministration. ”Der er fortsat enorme besparelsesmuligheder i at digitalisere administrationen i landets kommuner. Tænk på hele registreringsapparatet, hvor breve bliver pakket ud og scannes ind og siden distribueres til de rette sagsbehandlere, hvor det bliver tastet ind i et fagsystem. I hele den kæde er der en række manualle rutiner samt dobbelt indtastninger af information. Det er muligt at automatisere ved at indscanne centralt i kommunen,” siger Christian Torp. Alt i alt har Fujitsu 48 kommuner som kunder inden for de tre forretningsområder. ”Jeg ser gerne et tættere samarbejde med de øvrige leverandører, så kom-

munerne får mere ud af købe vores ydelser. It-leverandørerne bliver nødt til at påtage sig et større ansvar for at udvikle de standarder, som kommunerne fremover skal bruge. Det nytter ikke, hvis leverandørerne forsøger at lukke kommunerne af for omverdenen. Vi skal skabe større integrationsmuligheder på tværs, og det skal være muligt at kommunikere elektronisk direkte med borgerne. Jeg foreslår, at vi etablerer et leverandørnetværk, fordi det vil i sidste ende være til kommunernes fordel at få mere konkurrence,” siger Christian Torp.

It-leverandørerne bliver nødt til at påtage sig et større ansvar for at udvikle de standarder

”

Christian Torp

CSC digitaliserer fremtiden CSC har i dag kun begrænset samarbejde med kommuner. Det omfatter en håndfuld kommuner, som CSC/Scanjour har på ESDH-området gennem den tidligere FESD-aftale. CSC's datterselskab CSC Scandihealth arbejder tæt sammen med flere kommuner om en række løsninger. ”Vi vil meget gerne tale om fremtidens digitalisering i kommunerne. Hvis digitalisering skal effektivisere administration og sagsbehandling, giver det som regel ikke mening uden at gennemføre lovændringer. Det tager tid at gennemføre lovændringer. Derfor er vi med på Digitaliseringsmessen10 for at tale digi-

talisering med kommuner inden for en tidshorisont på tre til fem år,” siger salgsdirektør Morten Jørgensen, CSC Danmark. Han henviser til tinglysningssystemet, som har fået massiv dækning i pressen. ”Vi er godt tilfredse med systemets design og opbygning. Automatisering af tinglysningerne har reduceret to ud af tre manuelle transaktioner ved en bolighandel. Denne rationalisering har kun kunnet komme i stand i kraft af, at Domstolsstyrelsen har truffet beslutninger vedrørende lovændringer, så afgørelser kan træffes digitalt. Vi mener, at der er erfaringer inden for digitalisering

af tinglysningen, som med fordel kan anvendes i kommunerne på en række sagsområder. På nogle fagområder vil det kræve lovændringer, så der kan komme flere digitale straksafgørelser, og på andre områder kan de sættes i gang umiddelbart. Hvis kommunerne ønsker at komme i gang om nogle år, skal de formentlig i gang med det lovforberedende arbejde snart. For der kan sagtens gå nogle år. Det er den dialog, vi gerne vil starte nu,” siger Morten Jørgensen.

Nr.05_oktober 10_side 21

Af Flemming Kjærsdam

TE MA:

Det offentlige angriber portoudgifter på 900 mio. kr. Den digitale dagsorden med eDag3 angriber portoudgifterne i den offentlige sektor. I en business case, som Økonomistyrelsen gennemførte har det offentlige samlet set 900 mio. kr. i portoudgifter til borgere og virksomheder samt håndtering af print, kuvertering og transport. ”Der sendes i alt 150 mio. breve ud om året fra det offentlige, og der bliver tale om markante besparelser, når kommunerne erstatter det med sikre digitale meddelelser gennem Dokumentboks,” siger kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen, der har etableret infrastrukturen til Dokumentboks. I Odense Kommune forventer Ydelsescentret at spare 1 mio. kr. i porto over de næste tre år, og i Esbjerg Kommune er sat som mål at reducere frankeret udgående post med 25 procent frem til juni 2011. Så angrebet på portoen er sat ind. Den anden del af den digitale dagsorden er ”kanalstrategien”, hvor Odense og Esbjerg kommuner fortæller om deres nye strategier på området. Selvbetjening og straksafgørelser er nye begreber i de nye strategier.

Læs mere side 23-27.

70 øre pr. meddelelse Da Økonomistyrelsen gennemførte EU-udbuddet var portobesparelser en del af den konkrete business case. ”Det koster kommunen 70 øre pr. meddelelse, når de sender ud. Der er således tale om markante besparelser – sammenlignet med almindelige breve. Borgere og virksomheder modtager hvert år knap 150 mio. breve fra det offentlige om bilsyn, barsel, byggesager og meget andet. Alene i porto og papir svarer det til en årlig udgift på ca. 900 mio. kr. Hertil kommer den tid, det tager for medarbejdere at udskrive brevene og lægge dem i kuverter,” siger Michael Busk-Jepsen. Når en borger skriver en elektronisk henvendelse til kommunen er det gratis for både kommune og borger – også når kommunen besvarer henvendelsen.

Nr.05_oktober 10_side 22

Kommuner klar til eDag3 Den 1. november 2010 går eDag3 i luften. Ifølge kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen, som har opbygget infrastrukturen til sikker elektronisk post, er kommunerne stort set klar. Landets kommuner skal fra den 1. november 2010 kunne masseforsende sikre meddelelser elektronisk, samt kunne kontaktes elektronisk af borgere og virksomheder gennem sikre mailkonti. ”Mine forventninger er, at alle kommuner er klar – både til at rundsende elektroniske meddelelser og til at blive kontaktet elektronisk,” siger kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen. Han bakkes op af projektleder Mathilde Aastrøm, KL, der er ansvarlig for eDag3. ”Kommunerne har prioriteret edag3 højt. Vi forventer at være klar i kommunerne til at udsende masseforsendelser og modtage digital post senest 1. november,” siger Mathilde Aastrøm. Økonomistyrelsen har – på vegne af

stat, regioner og kommuner - efter et EU-udbud investeret omkring 37 mio. kr. i den elektroniske infrastruktur, der sikrer det fælles system for sikker elektronisk post – Digital post på borger.dk. Den opgave er en del af den fælles aftale mellem regeringen, kommuner og regioner om digitalisering af den offentlige sektor. Økonomistyrelsen er klar efter de sidste ting er faldet på plads. e-Boks har i begyndelsen af september 2010 leveret den softwareløsning, som sikrer ”kontakthierarkiet” i de elektroniske postkasser. Når borgere eller virksomheder henvender sig elektronisk til kommunen, behøver kommunen ikke kun at have en mailadresse. Hver kommune har lov til at oprette et antal elektroniske postkasser. Det kræver et ”kontakthierarki”, der sørger for, at elektroniske meddelelser sendt til kommunen også lander de rigtige steder. ”De er alle sammen i gang og hver femte kommune er i dag kontaktbar. Flertallet af kommunerne har ventet på den softwareløsning, der håndterer

”kontakthierarkiet.” Da løsningen er gået i drift i begyndelsen af september, forventer vi, at kommunerne er klar den 1. november,” siger Michael Busk-Jepsen

E2012 – kommunernes næste udfordring Det er vigtigt at gøre sig klart, at eDag3 kun er et første skridt på vejen mod e2012. Så snart eDag3 milepælen er nået d. 1. november venter der kommunerne to store udfordringer. ”Kommunerne skal formulere - og turde holde fast i – en kanalstrategi, der sikrer, at langt flere borgere kommunikerer digitalt med kommunen,” siger Bjørn Borre, KLs projektleder for e2012. Hvis kommunerne skal høste de store gevinster ved digital selvbetjening skal de elektroniske henvendelser fra borgere og virksomheder også lande hos de rette medarbejdere i kommunen, og registreres i fagsystemerne. Kommunernes udfordringer ved digital post er at få integreret fagsystemerne i forvaltningerne med de hjemmesider, som kommunerne kan kontaktes igennem.

”Kontakthierarkierne skal kommunerne nok hurtigt få på plads. Det svære bliver at få skabt effektive sammenhænge mellem digital post og fagsystemerne,” siger specialkonsulent Bjørn Borre, KL, der er ansvarlig for e2012. Udefrakommende meddelelser skal sorteres gennem kontakthierarkier og selvbetjeningsformularer, så de kommer automatisk og rigtigt ind i kommunens fagsystemer. ”E-mails er nemme at sende, og det kan gå meget hurtigt. Det er afgørende for kommunerne at få input struktureret, så borgerens data kan blive sendt direkte til de rette fagpersoner og eventuelt præ-journaliseret i fagsystemet. Så uberørt af menneskehånd som muligt. Når vi for alvor lykkes med det, vil det have væsentlig indflydelse på de kommunale budgetter i positiv retning,” siger Bjørn Borre. Nr.05_oktober 10_side 23

-fortsat fra forrige side: Det offentlige angriber portoudgifter på 900 mio. kr.

Undersøgelse: Hver fjerde kommune har en kanalstrategi Ifølge undersøgelsen ”IT i Praksis” har kun hver fjerde kommune en ”kanalstrategi”. ”Kommunerne har en stor opgave foran sig. Tre ud af fire kommuner ser et stort potentiale i at udbrede kendskabet til digital selvbetjening. Men kun hver fjerde kommune har en klar strategi. Det er vigtigt, at kommunerne prioriterer hvilken service, der skal være på telefon, og hvilke der skal foregå via digital selvbetjening gennem hjemmeside og digital post og personligt fremmøde. Det handler om at bruge den rigtige kanal til typen af service, så omkostningerne styres og gevinsterne hentes hjem,” siger Bjørn Borre.

TE MA:

Bjørn Borre

Dokumentboks: Dokumentboks er det officielle navn på den offentlige epostkasse, hvor borgeren kan modtage e-post fra en række private og offentlige virksomheder.

Af Anna Eskelund

Selvbetjening sparer penge i Esbjerg Esbjerg Kommune iværksætter nu en kanalstrategi, der målrettet skal sikre, at flere borgere betjener sig selv, når de henvender sig til kommunen. Målet er også at der skal spares på ind- og udgående post.

Nr.05_oktober 10_side 24

Esbjerg Kommune har været i gang med eDag3 i et år og arbejdet målrettet med digitalisering. Med udgangspunkt i e2012 iværksættes en ny kanalstrategi. ”I lighed med alle andre kommuner har Esbjerg indtil nu åbnet kommunikationskanaler. Med udgangspunkt i vores kanalstrategi kan vi arbejde målrettet med at flytte borgere og virksomheder til billigere kanaler, blandt andet ved at aktivt forholde sig til arbejdsgange om papirpost og selvbetjening,” siger projektmedarbejder Niels Pedersen, medlem af it-chefens stab og en af tovholderne på kommunens it-strategiske arbejde. Kanalstrategien er blevet godkendt af byrådet kort før sommerferien. Forinden havde vi i foråret haft en dialog med KL efterfulgt af en workshop med direktørområderne. Kanalstrategien er kommunens ramme om den fremtidige digitalisering. Det overordnede mål er at flytte flere borgere over på selvbetjening. Dermed bliver digitaliseringen et led i at effektivisere. ”Vi vil bruge kanalstrategien aktivt. Så ud fra strategiens fem hovedområder vil vi definere digitaliseringsprojekter, der som mål har at flytte henvendelser til billigere kanaler,” siger Niels Pedersen.

Remote R em emo mote Backup Backup p

Pas P as god godt dt på virk virksomhedens somh hedens da data ta 5HPRWH %DFNXS IUD 1LDQHW XGQ\WWHU EnQGEUHGGHNDSDFLWHWHQ WLO DW VLNUH 5 HPRWH %DFNXS S IUD 1LDQHW XGQ\WWHU EnQGEUHG GGHNDSDFLWHWHQ WLO DW VLNUH LGHHOOH IRUKROG IRU RSEHYDULQJ DI GLQ YLUNVRPKHGV EDFNXSGDWD .RPELQHUHW LGHHOOH IRUKROG IRU RSEHYDULQJ DI GLQ YLUNVRPK KHGV EDFNXSGDWD .RPELQHUHW PHG OXNNHGH QHWY UN RJ VLNUHGH GDWDFHQWUH EHW\GHU GHW RSWLPDO VLNNHU PHG OXNN HGH QHWY UN RJ VLNUHGH GDWDFHQWUH E EHW\GHU GHW RSWLPDO VLNNHU

9L HU PHJHW JODGH RJ 9L H HU PHJHW JODGH RJ WLOIUHGVH PHG YRUHV WLOIUUHGVH PHG YRUHV 5HPRWH %DFNXS O¡VQLQJ IUD 5 HPRWH % %DFNXS O¡VQLQJ IUD 1LDQHW 2YHUJDQJHQ IUD YRUHV 1LDQHW 2Y YHUJDQJHQ IUD YRUHV WLGOLJHUH OHYHUDQG¡U JLN VPHU WLGOLJHUH OH HYHUDQG¡U JLN VPHU WHIULW RJ 1LDQHW ELVWRG PHG WHIULW RJ 1LDQHW ELVWRG PHG NRPSHWHQW YHMOHGQLQJ XQGHU N RPSHWHQ QW YHMOHGQLQJ XQGHU KHOH LQVWDOODWLRQHQ KHOH LQVWDOODWLRQHQ

KHG IRU VnYHO RYHUI¡UVHO VRP RSEHYDULQJ DI GDWD KHG IRU VnY HO RYHUI¡UVHO VRP RSEHYDULQJ DI GD DWD .DM (ULN 2OVHQ .DM (ULN 2 2OVHQ ,W OHGHU %LOOXQG .RPPXQH ,W OHGHU ,W OHGHU %LOOXQG .RPPXQH %LOOXQG .RPPXQH

5HPRWH %DFNXS IMHUQHU pQ JDQJ IRU DOOH VnUEDUKHGHQ YHG DW KDYH DOOH GDWD 5 HPRWH %DFNXS S IMHUQHU pQ JDQJ IRU DOOH VnUED DUKHGHQ YHG DW KDYH DOOH GDWD Sn pQ I\VLVN DGUHVVH Sn pQ I I\VLVN DG \ GUHVVH / V PHUH Sn QLDQHW GN HOOHU / V PHUH Sn Q QLDQHW GN HOOHU NRQWDNW RV Sn HOOHU VDOJ#QLDQHW GN NRQWDNW RV Sn n HOOHU VDOJ#QLD DQHW GN

TE MA:

Af Anna Eskelund

Fem indsatsområder for at nå målene Det overordnede mål er naturligvis omkostningsreduktion.

Politikere involveret i ny strategi Byrådspolitikerne i Esbjerg Kommune har været involveret i beslutningen om den nye digitalisering efter administrationens forarbejde. Det er sket i dialog med forretningsmæssige nøgleinteressenter. Ifølge projektmedarbejder Niels Pedersen i Esbjerg Kommunes it-afdeling er det vanskeligt at definere en ’Best Practice’ på strategiarbejdet omkring digitalisering. Et vigtigt element er ifølge Niels Pedersen at skabe ejerskab. ”I vores strategi arbejder vi med ambassadørbegrebet – at medarbejderne kender til og aktivt udbreder kendskabet til de selvbetjeningsløsninger, som de selv arbejder med”. Men herudover er skal strategier kunne holde i praksis. ”Både i Esbjerg og alle andre kommuner er det vigtigt, at der er politisk opbakning omkring digitaliseringsarbejdet, for ellers kan gode digitaliseringsprojekter dø. Det betyder, at kommunalpolitikerne holder fast, også selv om de kan blive udsat for pres fra borgere, som ikke oplever for eksempel selvbetjeningsløsninger som en forbedring af den kommunale service. Det er vigtigt, at politikerne holder fast i, når der tilbydes velfungerende selvbetjeningsløsninger, at der kan foretages reduktioner på de øvrige kanaler,” siger Niels Pedersen.

Esbjerg Kommune har nedbrudt kanalstrategien i fem hovedområder:

1: Indgående post Mængden af traditionel indgående post reduceres. • Der sker en årlig reduktion af traditionel indgående post med 15 procent med udgangspunkt i mængden af post ved første måling i 2010 jævnfør retningslinjer fra KL • Traditionel intern papirpost – breve og skemaer fra institutioner til forvaltninger, ”brune” cirkulationskuverter skal så vidt muligt være digitaliseret senest 31. december 2012. 2: Udgående post Al udgående post skal så vidt muligt sendes digitalt til borgerens eller virksomhedens elektroniske postkasse. • Forsendelser, der frankeres centralt er faldet med 25 procent den 30. juni 2011 – herefter falder mængden med 10 procent halvårligt. Udgangspunktet tages i antallet af centralt frankerede forsendelser, der afsendes ved første måling i 2010 • Senest den 31. december 2011 har 50 procent af kommunens borgere valgt at modtage forsendelser fra kommunen i eBoks – året efter er målet 70 procent • Den 1. januar 2011 udsendes alle kommunale lønsedler elektronisk til medarbejdernes eBoks. Det forudsættes, at den igangværende forundersøgelse medfører en positiv beslutning 3: Selvbetjeningsløsninger Kommunen tilbyder som minimum det antal selvbetjeningsløsninger, som aftales fælleskommunalt. • Der tilbydes som minimum 15 nye selvbetjeningsløsninger, som lever op til de ønskede karakteristika: Fem i 2010, fem i 2011 og fem i 2012 – så kommunen lever op til e2012 målsætningen • Når der er etableret en velfungerende selvbetjeningsløsning, nedprioriteres alle andre kanaler. Hvorvidt en løsning er velfungerende, bestemmes af løsningens ejer i samarbejde med kommunikationsafdelingen - evt. ved inddragelse af repræsentanter fra relevante brugergrupper 4: Borgerrettet service (personligt fremmøde) Det personlige fremmøde til kommunens borgerrettede service falder. • Antallet af personligt fremmøde i Borgerservice og borgerservicehenvendelser på bibliotekerne reduceres med 15procent frem til 31. december 2011. De efterfølgende år reduceres med 10 procent. Udgangspunktet tages i første måling i 2010 • Esbjerg Kommune tilbyder fra 1. juli 2010 at ”straksudsende” digital signatur, og alle relevante borgere introduceres for mulighederne • Alle medarbejdere i Borgerservice har i den personlige kontakt med borgere og virksomheder fokus på oplæring af disse i brug af selvbetjeningsløsninger 5: Telefoni (hovednummer) Andelen af telefoniske henvendelser, som afklares ved første instans, stiger. • Andelen af telefoniske henvendelser, som afklares ved første instans, er min. 10 procent i 2011. Andelen stiger herefter 10 procent om året. Udgangspunktet er tællingen i 2010

Nr.05_oktober 10_side 26

Odense: eDag3 – et bump på vejen Odense vælger den ambitiøse vej frem mod digitalisering og er i fuld gang med at etablere integration mellem den digitale postkasse og kommunens fagsystemer. Foreløbig er kommunen klar med løsninger inden for tre af fire spydspidsområder i den første digitaliseringsbølge. Birgitte Hjelm Paulsen er projektleder i Odense Kommunes e2012-projekt, som ud over hende tæller en it-arkitekt og en it-driftskonsulent. ”Vi er en lille central gruppe, der laver decentrale projekter,” fortæller hun. ”Vi går ud i forvaltningerne og sammen med medarbejderne identificerer vi projekter, hvor det er rele-

vant at etablere digitale løsninger i form af integration mellem Digital post/NemSMS og de aktuelle fagsystemer. Foreløbig er der etableret løsninger inden for fire områder: Ydelsescentret, Tandplejen, Genoptræning samt Plan og Byg – fire meget forskellige områder og med fagsystemer leveret af fire forskellige leverandører. ”Vi lavede en business case på Ydelsescentret, hvor vi tog udgangspunkt i, at de sender ca. 200.000 breve årligt. Det koster Ydelsescenteret 1,3 mio. kr. årligt alene i porto. Med integrationsløsningen sparer vi ikke alene porto, men også de arbejdsgange, der

Det er integrationen mellem digital post og fagsystemer, der giver nytteværdien

er knyttet til de fysiske breve: Udskrivning, kuvertering og en tur gennem portomaskinen ved udgående breve og scanning samt præjournalisering ved indgående breve.” ”Det kan være svært at spå om, hvor hurtigt vi får borgerne til at benytte de nye kanaler,” fremfører Birgitte Hjelm Paulsen. Vi forventer dog i Ydelsescenteret at kunne spare omkring én mio. kr. over tre år på at skabe den direkte integration mellem ESDH og den digitale postkasse. Og borgeren har glæde af, at vi sparer den tid, det tager at lade korrespondancen gå via postvæsenet,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.”Lige som de kan se frem til at få samlet al deres korrespondance med det offentlige et sted, nemlig i den digitale postkasse.”

Birgitte Hjelm Paulsen

Odense udarbejdede en digitaliseringsstrategi i 2009, som det aktuelle integrationsprojekt og en kanalstrategi er dele af. ”Én ting er at have en kanalstrategi og arbejde på at lukke dyre kanaler ned eller reducere brugen af dem. Selvfølgelig gør vi det. Men for os var det indlysende også at arbejde med integration mellem den digitale postkasse og fagsystemer, fordi en sådan integration virkelig har effekt. Dels sparer vi porto og dels ændrer vi arbejdsgange”. Et godt produkt Birgitte Hjelm Paulsen oplever en stor parathed ude i organisationen i Odense Kommune. ”Vi bliver positivt modtaget, når vi er ude for at undersøge behovet for it-understøttelse af kommunikationen med borgere og virksomheder,” siger hun. Vores tilgang til de decentrale projekter er, at få enheden til at beskrive deres arbejdsgange. Er der arbejde, der er irriterende? Oplever sagsbehandlerne at bruge meget tid på at agere postmedarbejder i forbindelse med udgående post eller lege detektiv for at finde ud af hvilken enhed den indgående post skal distribueres videre til. Vi tilbyder løsninger, der skaber mere tid til egentlig sagsbehandling og borgerkontakt,” forklarer Birgitte Hjelm Paulsen. ”Netop fordi vi ikke bare beskæftiger os med kanaler, men arbejder med henvendelsesmønstre og kommunikationsgange, kan vi for alvor lave løsninger, der flytter noget for vores kolleger – og som virkelig kan reducere kommunens udgifter”.

”

Anden digitaliseringsbølge på vej Godt samarbejde og respekt er forudsætninger for at lykkes med digitalisering. Første bølge – integrationsløsninger inden for tre forskellige områder – gik i luften primo oktober. I øjeblikket holder e2012-projektgruppen møder med andre afdelinger i kommunen for at finde relevante projekter til anden digitaliseringsbølge. ”Den næste bølge kommer til at bestå dels af helt nye projekter og dels af at skabe integration mellem den digitale postkasse og vores ESDH-system i andre forvaltninger. Efter dette kommer tredje og sidste bølge, som dels rummer de resterende projekter og dels handler om forankring,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.

Nr.05_oktober 10_side 27

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Flere ”straksafklaringer” i Fredericia Fredericia Kommune forventer flere digitale ”straksafklaringer” efter at have indført OIB Borger fra Kommuneinformation. Løsningen indeholder 170 indberetninger og det kan lette overgangen til selvbetjening i borgerservice. Med 170 indberetninger dækker OIB Borger fra Kommuneinformation digitalt det behov, der sædvanligvis dækkes af KL’s borgerblanketter. Når en borger ønsker at søge boligstøtte, vil OIB Borger gerne til en start vide, om borgeren opfylder kravet om bopælspligt. Hvis borgeren svarer ”Nej”, orienterer løsningen borgeren og kan stoppe videre ansøgning. Det er en ”straksafklaring.” Den type afgørelser, som bliver truffet af computerløsninger, forventer Fredericia Kommune, at der kommer flere af i fremtiden. Projektleder Heidi Madsen, Fredericia Kommune, siger: ”I det øjeblik borgeren vælger et emne går løsningen automatisk i gang med at påbegynde en elektronisk ”straksafklaring”. Allerede inden borger og kommune har brugt

ressourcer, eliminerer denne funktion en af de mest almindelige fejlkilder, hvor en borger igangsætter en ansøgning om en ydelse, han eller hun ikke er berettiget til. ”Straksafklaring” forhindrer tidsspilde hos begge parter, ” siger Heidi Madsen. Hvis borgeren i eksemplet fra før om ansøgning af boligstøtte, svarer ”ja” til spørgsmålet om bopælspligt, bliver det efterfølgende spørgsmål i ”straksafklaringen” aktivt, og ved det rette svar på det nye spørgsmål, kvitterer OIB Borger ved at fortælle borgeren, at løsningen er relevant. Borgeren kan herefter gå videre med et klik på ”Næste”. ”Der er umiddelbare fordele for begge parter. I OIB oplever både vi og borgeren en umiddelbar gevinst. Borgeren fordi han eller hun ikke længere skal koncentrere sig om irrelevante blanketfelter, men udelukkende bliver præsenteret for relevante spørgsmål, og vi, fordi vi kan få data leveret direkte til vores systemer uden unødvendige omveje. Alt andet lige betyder det, at sagsgangen er blevet hurtigere, men også at vi undgår nogle af de fejl, som kan opstå, fordi de gamle blanketter var udfyldt forkert og derfor måtte frem og tilbage mellem borger og kommune flere gange,” siger Heidi Madsen.

Vi undgår også nogle af de fejl, som opstår, fordi de gamle blanketter var udfyldt forkert.

Heidi Madsen, Projektleder Fredericia Kommune Nr.05_oktober 10_side 28

”

Vi udvikler løsninger på de områder, hvor det er nemmere og mere sikkert for både borgere og kommune at håndtere digitale selvbetjeningsløsninger frem for traditionelle papirblanketter.

”

Trine Saugmann, Projektleder, Kommuneinformation

Udviklingsplaner for OIB Borger

Digital adgang giver flere fordele Adgang med selvbetjening, hvad enten det sker med Nem-ID eller en PDF-blanket, giver fordele. Ved den digitale selvbetjening henter systemet automatisk relevant data fra offentlige registre og kommunen. Men også borgere, der bruger PDF-blanketterne vil have links til det til enhver tid gældende lovgrundlag og vejledning i brug af systemet. Ifølge Heidi Madsen kan OIB Borger integreres med Fredericia Kommunes ESDH-løsning. ”Den integration har vi endnu ikke gennemført. Men vi forventer, at vi ikke kommer uden om den oplagte integration med vores fagsystemer, når trafikken på selvbetjeningsløsningerne tager til. Det regner vi med vil ske, når vi inden længe går i luften med en ny og mere brugervenlig hjemmeside og i takt med at befolkningen i almindelighed vænner sig til at bruge de digitale løsninger. Dermed tænker vi digital borgerservice bedre ind i vores organisation, så vi er på forkant med det offentlige e2012-mål.”

Kommuneinformation har udviklet OIB Borger som supplement til nogle af de udbredte selvbetjeningsløsninger inden for Skat og minSU. Kommuneinformation, der ejes af Kombit, har udviklet OIB Borger som digital selvbetjeningsløsning som web-løsning, der dækker et reelt behov for fremtidig borgerbetjening. Projektleder Trine Saugmann, Kommuneinformation: ”Vi udvikler løsninger på de områder, hvor det er nemmere og mere sikkert for både borgere og kommune at håndtere digitale selvbetjeningsløsninger frem for traditionelle papirblanketter. Det er vores vurdering, at markedet er i kraftig udvikling, og det er derfor også vores forventning, at antallet af selvbetjeningsløsninger i OIB Borger vil vokse støt” ”Fremtiden for OIB Borger er at videreudvikle og udbygge vores selvbetjeningsløsninger med interne arbejdsgange for kommunens sagsbehandlere. Det er vi godt i gang med. Inden for vielsesområdet er det muligt automatisk at overføre borgerens indtastede data fra selvbetjeningsløsningen til workflowsystemet NetForvaltning Vielse, som så igen genererer relevante blanketter og tildeler prøvelses- og ægteskabsnumre,” siger Trine Saugmann.

Nr.05_oktober 10_side 29

Af Michael Voel Jensen

NYT FRA

Kit@

Kommunerne vil mere IT – det kræver samarbejde og penge 90 personer fra 2/3 af landets kommuner, deltog i KITAs efterårsseminar. Det gennemgåede tema var den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. ComputerWorlds chefredaktør Line Ørskov mener, at it i den kommunale verden er godt stof. De kommunale it-chefer vil gerne mere med it. Flere af deltagerne gav udtryk for, at e2012 godt kunne være mere ambitiøst og 90 procent af kommunerne er allerede godt på vej. En række gode eksempler er beskrevet i ComputerWorld og det vil der forsat være fokus på. Der blev opfordret til, at kommunerne bringer flere gode historier frem i lyset. En anden side af ComputerWorlds virke er at have fokus på sager der går skævt – de manglende udbudssager ved indførelse af en række KMD-systemer. På dette område er der skrevet mere end 100 artikler, som har medført skærpelse og ændringer af regler hos KMD, Konkurrencestyrelsen og kommunerne. ComputerWorlds hensigt er at man kan lære af de dårlige historier. Ny arbejdsdeling Der er ved at tegne sig en ny arbejdsdeling mellem kommunernes væsentlige samarbejdspartnere på it-området. KL udarbejder sammen med staten og kommunerne den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. SKI og Kombit samarbejder i stigende omfang for at skabe fælles løsninger og fælles indkøb. Kombit opfordrer kommunerne til at samarbejde om fælles løsninger. KMD er ved at omstille sig til en traditionel

Nr.05_oktober 10_side 30

it-leverandør med fokus på indtjening til dets nye ejere. Alt i alt en omfattende omstillingsproces. Udfordringerne er mange: • Er den fælles kommunale digitaliseringsstrategi tilstrækkeligt afstemt med den fælles offentlige digitaliseringsstrategi? Flere ministerier er p.t. i gang med at udarbejde digitaliseringsstrategier. • Vil kommunerne bakke op om den fælles kommunale digitaliseringsstrategi? Staten kan lovgive og indføre nye fælles it-systemer, hvis ikke de indføres i tilstrækkeligt omfang i kommunerne. Dette gælder f.eks. DUBU. • Kan der etableres midler (fælles puljer, bloktilskud, m.m.) til at realisere de mange projekter? • Hvordan kan det sikres tilstrækkeligt, at KMD ikke blot hæver priserne for de samme ydelser? Udgifter til KMD udgør jo en stor del af de kommunale it-budgetter. • Det skønnes, at Kombit lige nu ikke har tilstrækkelige ressourcer til at løfte de mange krav og forventninger. • Den enkelte kommune vil gerne digitalisere, men det forudsætter, at der er en god business case. It-cheferne (eller digitaliseringschefernes) skal i fremtiden fortsat have styr på traditionel it-drift og support og samtidig mere fokus på samspillet mellem it og forretningen – også kaldet digitalisering. Derudover stilles også krav om øget samarbejde med Kombit, KL med flere.

MASTER I IT FOKUS PÅ ORGANISATIONEN

Aalborg Universitet udbyder i foråret 2011 to fagpakker, der sætter fokus på at udvikle og implementere it, så det understøtter virksomhedens eller organisationens strategi og ikke mindst forretning. DIGITAL FORVALTNING – forbedrede services og effektive arbejdsgange

IT-LEDEREN – forretningsforståelse, klar kommunikation og forandringsledelse

Digital forvaltning er et af de helt centrale midler til at forbedre service til borgerne og samtidig effektivisere forvaltningens arbejde. Fagpakken giver deltagerne indsigt i tre centrale temaer, når det gælder digital forvaltning: Borgerkommunikation, forvaltningsorganisation og forvaltnings- og borgerkommunikationssystemer.

Moderne it-organisationer står overfor store udfordringer i forhold til udnyttelsen af it. It skal levere synlig forretningsmæssig værdi, og det er ikke længere tilstrækkeligt, at it understøtter forretningen, det skal også være med til at udvikle den.

Deltagerne bliver trænet i at analysere og tilrettelægge digital forvaltning og digital borgerservice med fokus på anvendelse af både traditionelle forvaltningssystemer, web 2.0 og sociale netværksteknologier.

ANSØGNING & INFORMATION

Ansøgningsfristen for begge fagpakker er den 1. december 2010. Læs mere om fagpakkerne og Master i it på www. master-it-vest.dk eller send en mail til mit@learning.aau.dk.

Derfor fokuserer denne fagpakke på ledelse og kommunikation. Strategisk, taktisk og operationel ledelse i forhold til it-organisationen og egne medarbejdere. Og på kommunikation og ledelse af organisatoriske forandringer.

MASTER I IT er ﬂeksibel deltidsuddannelse målrettet it-professionelle.