2011-02

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 01 februar 2011 ISSN 1399-7947

Kit

Randers sparer 18 mio. kr. på anbringelser 43 kommuner bakker op om DUBU Årelang kritik bag ophør af 16 SKI-kontrakter Tema: Strukturreformen skaber resultater i kommunerne

Nr.05_oktober Nr.01_februar10_side 11_side 1

Gå den direkte vej KMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMEN Forbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation.

KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammenhængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk

1 Indhold

2

5

nummer 1 · februar 2011

36

4

SKIs nye skipper sætter ny kurs Side 16

16 rammekontrakter ophæves efter årelang kritik Side 10

København digitaliserer 20.000 gravetilladelser Side 26

Kronik: Det nye SKI... eller lukning Side 18

Tema: Strukturreformen skaber resultater i kommunerne Side 20-29

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@ - Kommunale It chefer.

Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4673 3525 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.000

ZĞƐƐŽƵƌĐĞ ďŽŽŬŝŶŐ Z ĞƐƐƐŽƵƌĐĞ ď ŬŝŶŐ ǀŝĂ KƵƚůŽŽŬ

ƌĞĞƐĞƌǀĠƌ ůŽŬĂůĞƌ ƌĞƐĞƌǀĠƌ ůŽŬĂůĞƌ ďĞƐƟů ĐĂƚĞƌŝŶŐ ďĞƐ Ɵů ĐĂƚĞƌŝŶŐ

sͲƵĚƐƚLJƌ sͲͲƵĚƐƚLJƌ ŐčƐ ƚĞ ƌĞŐŝƐƚƌĞƌŝŶŐ ŐčƐƚĞ ƌĞŐŝƐƚƌĞƌŝŶŐ ǁĞďďĂƐĞƌĞ ǁĞďďĂƐĞƌĞƚ ŽƌĚƌĞ ŽǀĞƌďůŝŬ ƚ ŽƌĚƌĞ ŽǀĞƌďůŝŬ ƌĂƉ ƌĂƉƉŽƌƚƵĚƐŬƌŝŌĞƌ ƉƉŽƌƚƵĚƐŬƌŝŌĞƌ ŝŶ ŝŶƚĞŐƌĂƟŽŶ ƚĞŐƌĂƟŽŶ

DĞĚ ďůŽƚ Ġƚ ĞŶŬĞůƚ ŬůŝŬ ŝ DŝĐƌŽƐŽŌ KƵƚůŽŽŬΠ ƐĞĞŶĚĞƐ ďƌƵŐĞƌĞŶ Ɵů ZĞƐŽƵƌĐĞ ĞŶƚƌĂůƐ DĞĚ ďůŽƚ Ġƚ ĞŶŬĞůƚ ŬůŝŬ ŝ DŝĐƌŽƐŽŌ KƵƚůŽŽŬΠ ƐĞŶĚĞƐ ďƌƵŐĞƌĞŶ Ɵů ZĞƐŽƵƌĐĞ ĞŶƚƌĂůƐ ǁĞďďĂƐĞƌĞĚĞ ŽƌĚƌĞĨŽƌŵƵůĂƌ Ͳ ŚǀŽƌ ĂůůĞ ƐĞƌǀŝĐĞƐ ďĞƐƟůůĞƐ ƉĊ Ġƚ ƐƚĞĚ͊ ǁĞďďĂƐ ƐĞƌĞĚĞ ŽƌĚƌĞĞĨŽƌŵƵůĂƌ Ͳ Ś Ž ǀŽƌ ĂůůĞ ƐĞƌǀŝĐĞƐ ďĞƐ Ğ ƟůůĞƐ ƉĊ Ġƚ ƐƚĞĚ͊

KƉůĞǀ ZĞƐŽƵƌĐĞ ĞŶƚƌĂů ƉĊ ƐĞŵŝŶĂƌ KƉůĞ ǀ ZĞƐŽƵƌƌĐĞ Ğ Đ ĞŶƚƌƌĂů ƉĊ Ă ƐĞŵŝŶĂƌ ƚƚŽƌƐĚĂŐ Ě͘ Ϯϰ͘ ĨĞďƌƵĂƌ ĞůůĞƌ ďĞƐƟů ũĞƌĞƐ ĞŐĞŶ Žƌ ŽƌƐƐĚĂŐ Ě͘ Ϯϰ͘ ĨĨĞďƌƵĂƌ Ğ Ğ ĞůůĞƌ ďĞƐƟů ũĞƌƌĞĞƐ ĞŐŐĞĞŶ ƉĞƌ ƉĞƌƐŽŶůŝŐĞ ͚ůŝǀĞ͛ ŽŶůŝŶĞ ĚĞŵŽ ŵĞĚ ƚůĨ͘ ĚŝĂůŽŐ͘ ƌƐƐŽŶůŝŝŐĞ ͚ůŝǀ Ğ ǀĞĞ͛ ŽŶůŝŶĞ Ě ĚĞŵŽ ŵĞĚ ƚůĨĨ͘​͘ ĚŝĂůŽŐ͘ dŝůŵ dŝůŵĞůĚ ĚŝŐ ƉĊ ǁǁǁ͘ĂĚĚͲŽŶ͘ĐŽŵ ͬ ŝŶĨŽΛĂĚĚͲŽŶ͘ĐŽŵ ŵĞůĚ ĚŝŐ ƉĊ ǁǁǁ͘​͘ĂĚĚͲŽŶ Ŷ͘ĐŽŵ ͬ ŝŶĨŽ ŽΛĂĚĚͲŽŶ͘ĐŽŵ ŵ

ĚĚͲKŶ WƌŽĚƵĐƚƐ

ĚĚͲKŶ WƌŽĚƵĐƚƐΠ ^ ŬŽ ǀ Ő Ă Ě Ğ Ϯ ^ŬŽǀŐĂĚĞ Ϯ ϳϭϬϬ sĞũůĞ ϳ ϭ Ϭ Ϭ sĞ ũ ů Ğ нϰϱ ϳϵϰϰ ϳϬϬϬ нϰϱ ϳϵϰϰ ϳϬϬϬ ǁǁǁ͘ĂĚĚͲŽŶ͘ĐŽŵ ǁ ǁ ǁ͘ Ă Ě Ě Ͳ Ž Ŷ ͘ Đ Ž ŵ

LED ER : Af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

Én fugl i hånden er bedre end 10 på taget!

Kort efter nytårets komme, kan vi i kommunerne konstatere, at landskabet har taget en 360 graders vending. Vi kan ikke længere gå ud fra, at vi står på sikker grund som indkøbere og servicepartnere for baglandet i kommunen, der er afhængige af, at systemer, materiel og transportveje hænger sammen og fungerer lydefrit.

Her tænker jeg ikke på vintervejret og snerydningssituationen, selv om det på samme måde giver anledning til løftede øjenbryn og mange forfærdelige fortællinger hos folketing, presse og borgere. Og det uanset hvor mange ressourcer, kommunerne kaster efter at holde Kong Vinter stangen.

Min refleksion kommer efter, at Konkurrencestyrelsen har slået fast, at SKI ikke længere repræsenterer måden for kommunerne at gøre tingene på. Efter mange års praksis ændrer Konkurrencestyrelsen nu deres opfattelse af, hvordan Statens og Kommunernes Indkøb kan indgå rammekontrakter fremadrettet. Det præger i den grad indholdet af denne udgave af Kommunernes IT-magasin, og det er der flere grunde til.

For det første er det ingen hemmelighed at de rammeaftaler, der nu er opsagt, udgør et væsentligt arbejdsgrundlag for it- og indkøbscheferne i håndteringen af en relativ stor og arbejdskrævende del af udskiftning, tilpasning og løbende vedligeholdelse af it-fundamentet. Det udgør en grundlæggende infrastruktur, som bare skal være i orden for at tingene spiller. Det har været en effektiv og bekvem måde at komme igennem en temmelig broget og forskelligrettet indkøbsmængde, som i realiteten betyder mere for den enkelte it-bruger end den gør for it-driftsfunktionerne.

Desuden har vi som lokale it-og indkøbsansvarlige, der skulle udleve intentionen i rammeaftalerne, haft svært ved at leve op til de forventninger til volumen og omsætning, som håbefulde it-leverandører blev stillet i udsigt, når de først søgte om at blive kvalificeret og siden lykkedes med at komme på de enkelte rammeaftaler. Mange af os har i dagene efter rammeaftale 02.18 oplevet skuffelse og fornemmelsen af tabt omsætning i konsulenthusenes stemme, når vi har måttet gentage budskabet om, at kommunerne som udgangspunkt ikke anvender eksterne konsulenter til at løse vores opgaver med.

De 10 fugle på taget Jeg husker, at en toneangivende, kommunal indkøbschef tilbage sidst i 90'erne udtalte, "Leverandørerne må kunne se, at SKIs aftaler handler om de 10 fugle på taget. En kommuneaftale efter udbud giver en fugl i hånden, men sikkerhed for omsætning". Men der skulle altså gå 10 år, før der reelt kom et opgør med konstruktionen i SKI og Konkurrencestyrelsen trådte i karakter, sådan som et par af indkøbscheferne, der også var med dengang, nu peger på.

Det vil vi følge tæt. Specielt nu, hvor det kan være svært at se forskel på Statens Indkøb og SKI, efter at SKI's direktion er udskiftet og erstattet med Signe Lynggard Madsen.

Hun giver i denne udgave sit bud på, hvordan SKI kan komme videre efter opgøret. Samtidig deltager hun som indlægsholder på Kit@’s generalforsamling d. 3. og 4. marts på Hotel Koldingfjord, så det gælder om at tilmelde sig arrangementet nu, hvis du som kommunal it-ansvarlig vil vide mere om SKI's fremtid og rolle som kommunernes indkøbspartner.

Vi har også fokus på konkrete eksempler fra Billund Kommune og Københavns Kommune, hvor digitalisering omsættes til virkelighed. Særligt når det drejer sig om at skabe resultater for borgere og virksomheder og høste gevinster på bundlinjen. Og det vil vi gerne skrive mere om i tiden, der kommer.

Kit@’s bestyrelse lægger vægt på, at Kit-Magasinet får beskrevet og belyst langt flere af de gode indsatser og nye måder at gøre tingene på. Der er masser af gode og positive historier. Kommunerne er omdrejningspunktet for at skabe en mere effektiv og bæredygtig borgerbetjening. Vi skal derfor opfordre alle medlemmer til at sende forslag til nye emner ind, som vi kan sætte vores team af gode journalister til at gå i dybden med. Lad os få fokus på de gode historier.

En fugl i hånden er bedre end 10 på taget. Således er bolden givet op for året 2011.

Nr.01_februar 11_side 5

@

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Randers sparer 18 mio. kr. på anbringelser Randers Kommuner har knækket kurven inden for det specialiserede socialområde ved at nedbringe udgifterne med 18 mio. kr. på anbringelser af børn og unge. Den økonomiske opskrift er at hjemtage børn og unge til kommunens egne tilbud og et nyt budgetog økonomistyringssystem, Calibra, der sætter sagsbehandlere i stand til at følge udgifterne månedsvist for det enkelte barn.

Selvom Randers Kommune sparer 18 mio. kr. på anbringelser af børn og unge, er der ikke slækket på kvaliteten og der bliver heller ikke anbragt færre unge.

Men medarbejderne kan ved hjælp af et nyt budgetog økonomistyringssystem langt mere præcist følge udgifterne til det enkelte barn, og det sætter dem i stand til at handle. Dermed har kommunen knækket kurven på det specialiserede socialområde.

"Tidligere har vi ikke haft det økonomiske overblik på det enkelte barn, som vi har fået nu. Vi kan månedsvist følge udgifterne for den enkelte, og det betyder også, at vi kan se, hvor tæt vi er på at holde vores budgetter. Det gør, at socialrådgiverne sparrer med hinanden ud fra de konkrete tal. Det sætter en faglig dialog i gang. Så jeg mener økonomistyringen har givet større ansvarlighed og bevidsthed, når det gælder tilbud og kvalitet for børn og unge," siger Børn og familiechef Sonja Møgelsvang, Randers Kommune.

Det nye økonomistyringssystem sætter kommunen bedre i stand til at vurdere, om udgifter og kvaliteten i

”

Vi har købt Calibra til økonomistyring, men vi har også valgt at gå med i DUBU. Sonja Møgelsvang

Nr.01_februar 11_side 6

tilbuddet til det enkelte barn stemmer overens. Men ifølge Sonja Møgelsvang erstatter det ikke umiddelbart DUBU, som Kombit netop har valgt IBM til at udvikle. ”Vi har også valgt at gå med i DUBU, fordi vi har behov for mere systematisk sagsbehandling inden for dette område. Det løser Calibra ikke. På den anden side har vi også spurgt ind til, om hvilke økonomistyringsredskaber DUBU vil indeholde. Det synes jeg ikke, vi har fået et ordentligt svar på endnu,” siger Sonja Møgelsvang.

Udover budget– og økonomistyring sparer Randers Kommune også udgifter ved at bruge egne døgninstitutioner i stedet for at sende børn og unge til andre kommuner.

"Randers Kommunes tilbud til børn og unge har en meget høj kvalitet og et højt fagligt niveau. Det er vigtigt, at børn og unge får hjælp i deres nærmiljø, hvor de er tæt på familie og venner. Så derfor beholder vi dem her i kommunen, og matcher tilbuddene til børn og unges behov," siger Sonja Møgelsvang.

Det nye er også, at styringen af økonomien er lagt ud i kommunens tre familiecentre. De tre familiecentre er etableret i forbindelse med kommunalreformen i 2007, hvor Randers Kommune blev lagt sammen med Purhus og Nørhald kommuner samt dele af Sønderhald, Mariager, og Langå kommuner.

Calibra er et it-system, der er udviklet af Compass Datawarehouse, og bruges i dag af fire kommuner til at analysere og skabe overblik over indtægter og udgifter på det specialiserede socialområde.

Vi har sået nye digitale løsninger – vil du vide, hvad der spirer i det nye år?

Det spirer hos Kommuneinformation 2011 kommer til at byde på mange nye muligheder for vores kunder.

Efterspørgslen på digitale løsninger, der kan minimere rutineprægede opgaver, er stor.

Derfor er vi på vej med en række nye NetForvaltningsløsninger, der digitaliserer og effekti-

Nu kan du købe alle

viserer sagsbehandlingen i kommunerne. De nye digitale løsninger er udarbejdet i samar-

Kommuneinformations

bejde med vores kunder og passer derfor med garanti også til din kommune.

Vil du vide mere om, hvad der spirer hos Kommuneinformation, så klik ind på vores hjemmeside. Måske har vi sået frøet til netop den løsning, din kommune står og mangler – ellers gør vi det sammen. www.kommuneinformation.dk

løsninger på SKI-aftale 2.19

@

Af Flemming Kjærsdam

nyt

43 kommuner bakker op om DUBU 43 kommuner bakker op om Kombits nye it-løsning ”Digitalisering - udsatte børn og unge”, DUBU, som forventes at gå i drift inden udgangen af i år. Det er IBM, som har vundet opgaven med udvikling, drift og vedligeholdelse af løsningen.

Ifølge direktør Peter Egelund, Kombit, er finansieringsmodellen under fælleskommunale løsninger i Kombitregi, at virksomheden bruger af sin arbejdskapital til at tilvejebringe løsninger, som først tilbagebetales af de deltagende kommuner, når løsningen går i luften. ”Kombit er født med en egenkapital fra salget af KMD, og vi har derfor den nødvendige arbejdskapital til at finansiere udviklingen af DUBU og lignende løsninger. Vi er meget tilfredse med, at 43 kommuner allerede nu bakker op om DUBU, som vi forventer, vil være i luften med første fase inden udgangen af 2011. At vi har fået så mange kommuner med fra start, giver også store forventninger til leverancesikkerheden,” siger direktør Peter Egelund, der ikke ønsker at komme nærmere ind på kontraktsummens størrelse.

IBM har vundet opgaven om DUBU efter et begrænset udbud, hvor syv leverandører blev prækvalificeret: CapNr.01_februar 11_side 8

gemini, CSC Scandihealth, IBM, KMD, Logica, Rambøll Informatik og Schultz Information. I slutningen af december skrev IBM og Kombit kontrakten under.

Udsatte børn og unge er kommunernes hurtigst voksende udgiftsområde. Derfor skal den nye it-løsning fremme effektivitet og kvalitet for at reducere tidsforbruget og frigøre tiden til konkret behandling af sager.

Udviklingen af DUBU vil ske i faser. Som nævnt forventes første fase klar til de deltagende kommuner i slutningen af 2011 og sidste fase senest ved udgangen af 2013.

Udviklingen på området for udsatte børn og unge har efter kommunalreformen resulteret i større krav til både sagsbehandling og dokumentation. Det er også i det lys, at der nu udvikles et fælleskommunalt fagsystem. ”Med de 43 kommuner og dermed lige godt 2 mio. borgere forventer Kombit, at de årlige omkostninger til udvikling, drift og vedligehold vil være 8,50 kroner pr. borger," siger Peter Egelund, svarende til 17 mio. kr. om året.

International standard De 43 kommuner, der har sagt ja til DUBU, kommer alle

til at benytte den internationalt anerkendte metode Integrated Children's System (ICS), som DUBU-løsningen er baseret på. ICS er en socialfaglig systematik og forståelsesramme, der hjælper med at komme rundt om de faktorer, som påvirker og har betydning for barnets eller den unges situation.

Med valget af IBM til udvikling af et fælleskommunalt fagsystem, har Kombit reelt også brudt KMDs monopol inden for fagsystemer på socialområdet.

Kombit er ordregiver, og IBM er leverandør af it-løsningen. IBM afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud på opgaven i henhold til de tildelingskriterier, der var angivet i udbudsbetingelserne.

DUBU er et fagsystem, der skal sikre overblik over sagsbehandlingen for den enkelte sagsbehandler.

Strategiske overvejelser Der har været sagt meget i krogene om DUBU. Men siden Kombit overtog projektet fra Velfærdsministeriet (i dag Socialministeriet red.) i 2009, har DUBU projektet nu omsider fået en leverandør. Det sociale område har været kendetegnet ved kommunalt selvstyre, og med kommunalreformen har kommunerne fået mere socialt ansvar for de udsatte børn og unge. Det er det hurtigst voksende område i de kommunale udgifter, og ifølge den nye ”Udfordringspjece”, der endnu ikke er offentliggjort, viser tal fra Socialministeriet udgifter på 15 mia. kr. i 2009.

Ifølge ”udfordringspjecen” er de enkelte kommuner ikke hver for sig i stand til at løfte større metodeudviklingsprojekter. Der opstår derfor et dilemma mellem principperne i det kommunale selvstyre og forudsætningerne for at kunne løfte sådanne projekter.

DUBU-projektet er udviklet i samarbejde mellem Socialministeriet, KL og en række Kommuner, og er en it-løsning, der er baseret på den internationalt anerkendte socialfaglige metode ICS.

”

Vi er meget tilfredse med, at 43 kommuner allerede nu bakker op om DUBU. Peter Egelund

Tilslutningsprocessen fra kommunal side har været en langvarig proces af flere årsager. Først og fremmest har Kombit afholdt en lang række møder med kommunerne, og dernæst har kommunernes sagsbehandlingstid været længerevarende. Det lange sagsforløb er dog ikke et udtryk for manglede interesse, men snarere et udtryk for grundighed i beslutningsprocesserne i kommunerne. Således var der i november 26, i december 36 – og ved redaktionel deadline medio januar 43 tilsluttede kommuner.

For mere effektivitet og bedre kvalitet Nu kan både kommuner og leverandører få et bedre overblik over kommunale arbejdsgange uden at skulle betale for det. KOMBIT og KL har nemlig åbnet for en ny version af Arbejdsgangsbanken med fri adgang for alle. Samtidig bliver det lettere og hurtigere at finde den arbejdsgang, man skal bruge.

Arbejdsgangsbanken kan være en hjælp i kommunens arbejde med at få optimeret processerne.

Banken indeholder næsten 900 diagrammer, der på en nem og overskuelig vis illustrerer kommunale arbejdsgange på områder som jobcentre, borgerservice, natur og miljø og lønadministration.

Du finder arbejdsgangene ved at gå ind på www.arbejdsgangsbanken.dk og oprette en brugerprofil.

It der samarbejder KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre, at kommunerne skal have bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger.

Nr.06_december 10_side 9

@

Af Flemming Kjærsdam

nyt

Indkøb: Kit-Magasinet analyserer udvikling og perspektiver for offentlige indkøb. Læs mere side 11-20:

16 rammekontrakter ophæves efter årelang kritik Præcis fem uger efter at forhenværende SKI-direktør Søren Jakobsen udbetalte sig selv en bonus på 275.000 kr. publicerer Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen en vejledende udtalelse, der fører til, at den nye ledelse underkender omtrent halvdelen af SKIs aftaler. Juridisk set bliver den konkrete undersøgte rammeaftale 17.07 bortdømt af styrelsen og som værende i strid med EU-udbudsreglerne.

Det har nu ført til ophævelse af 16 rammekontrakter.

Nr.01_februar 11_side 10

At SKI så rammer medierne på nuværende tidspunkt er i virkeligheden underligt. SKIs rammeaftaler har været konstrueret på samme måde i en årrække, og der har siden 2002, hvor Søren Jakobsen tiltrådte været en løbende debat om juraens holdbarhed i en række af SKIs rammeaftaler.

Indkøbs- og logistikchef Bernt Overmark, Professionshøjskolen Sjælland: ”Vi har haft denne debat i snart 10 år.

Jeg har som tidligere medlem af bestyrelsen af indkøbschefer i kommuner og amter, IKA, hele tiden fastholdt, at SKIs aftaler ikke er lovlige. Men det har ingen villet høre på. I hvert fald ikke juristerne i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen og heller ikke i KL. Nu har styrelsen efter mange års debat omsider givet os ret. Det var da på tide,” siger han.

Han understreger, at han i sit daglige virke primært bruger Statens Indkøbs aftaler, da han mener, de rent juridisk er i orden. Kun på et fåtal af aftalerne anvender han SKI. Indkøbschef Jens Vejgaard, Rudersdal Kommune, arbejder i dag sammen med fire andre kommuner i et fælleskommunalt indkøbssamarbejde. Frederiksberg, Gladsaxe, Gentofte, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner bruger somme tider i fællesskab SKI-aftaler, andre gange ikke. ”For mig at se var kritikken af SKI, som vi rejste i 2002, korrekt. Det ser nærmest ud som om, det er fortiden, der omsider har indhentet dem. Jeg synes stadig, SKI er en god idé. Hvis de kan lave nogle aftaler, der kan gøre, at vi kan undgå udbudspligten i kommunerne, er SKI en rigtig god idé. Men vi har også brug for SKI, som rådgivere, hvis vi selv ønsker at gå i EU-udbud, eller hvis vi er nogle kommuner som i indkøbsfællesskab ønsker det. Her er SKI slet ikke med. Og det har nok været et af SKIs store problemer. De lyttede ikke. De ønskede ikke dialog, og det rammer dem nu,” siger Jens Vejgaard.

Har taget ni år Såvel Jens Vejgaard som Bernt Overmark undrer sig over, at det har taget Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen næsten ni år at komme med sin vejledende udtalelse om den juridiske holdbarhed i en konkret SKI rammekontrakt.

Konkurrencemæssigt er problemstillingen nøjagtig den samme som for ni år siden. Situationen er på en måde også ny, efter at EU´s udbudsdirektiv er blevet strammere med indførslen af ”håndhævelsesloven” af 1. juli 2010. Og det er også indholdet i EU´s Udbudsdirektiv, der fører til den vejledende udtalelse, som har ramt SKI som en meteor. 16 rammekontrakter har den nye ledelse nu sagt op.

Og både kommuner og virksomheder har spildt oceaner af tid på at konkurrenceudsætte og kvalificere sig.

Kontorchef Pia Ziegler, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: ”Vi har reageret på et tip, som vi har fået. Ud fra denne henvendelse er vi kommet med en vejledende udtalelse. Styrelsen vurderer, at rammeaftalen er i strid med EU’s udbudsdirektiv.”

I den konkrete sag har Lolland Kommune skrevet kontrakt med Rambøll A/S om rådgivning i forbindelse med forbedring og udbygning af en omfartsvej i kommunen.

Kontrakten er indgået i henhold til SKI-rammeaftale 17.07. Problemstillingen er, at aftalen giver kommunen frit valg mellem tildeling af en kontrakt og et miniudbud.

Selve valgmuligheden vurderer Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er i strid med EU´s regler.

Det var så den vejledende udtalelse, der satte en lavine i

gang med annulleringer af 11 eksisterende aftaler og fem, der ved hjælp af en ny tekst fjerner valgmuligheden for indkøber. Problemet for leverandørerne er, de risikerer at skulle gå igennem to omfattende udbudsprocedurer om én ordre. Ligeledes er det afgørende for leverandøren at kende konkurrencebetingelserne før man byder.

Men hvorfor skulle Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen bruge knapt ni år på at komme frem til det? ”Det er ikke korrekt, at vi har arbejdet på sagen i ni år.

Der er tale om en ny sag, hvor vi nu er kommet med en vejledende udtalelse. Vi starter ikke den type undersøgelser af egen drift. Vi er ikke en tilsynsmyndighed. Vi reagerer på konkrete henvendelser. I denne sag har vi fået en konkret henvendelse. I forbindelse med vores undersøgelse af 34 kommuners køb af Opus fra KMD uden at gå i udbud fik vi også flere konkrete tip," siger Pia Ziegler.

Dybt beklageligt Indkøbs- og logistikchef Ib Thyge Christensen, Professionshøjskolen i København, Nordsjælland og Bornholm bruger adskillige af SKIs aftaler. ”Jeg beklager dybt den nuværende situation, alle er kastet ud i. Både os som kunder, kommuner, leverandører og underleverandører. Jeg mener, vi har brug for SKI. Men jeg er nødt til at spørge, hvad er det for en situation, vi er havnet i. SKIs nye direktør har fortalt, at mange rammeaftaler bliver opsagt. Men hvad sker der så med de kommuner, der fortsætter med at bruge aftalerne? Kan de blive stillet over for et krav om erstatning? Det har jeg ikke fået svar på, og derfor vil vi på det kommende bestyrelsesmøde i IKA tage sagen op,” siger Ib Thyge Christensen.

SKI vil informere kommunerne om situationen på informationsmøder i slutningen af januar og i begyndelsen af februar.

”

Vi har reageret på et tip, som vi har fået. Ud fra denne henvendelse er vi kommet med en vejledende udtalelse. Styrelsen vurderer, at rammeaftalen er i strid med EU’s udbudsdirektiv.

Kontorchef Pia Ziegler, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Nr.01_februar 11_side 11

@

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

Lønnen i SKI skal ned Forhenværende adm. dir. Søren Jakobsen, SKI oppebar en årsløn på ikke mindre end 1,9 millioner kr., da han fratrådte sit job i 2010 og tidligere salgsdirektør Allan Vendelbo 1,6 millioner kr., mens direktør Niels Frederiksen måtte nøjes med 1,4 millioner kr. Dermed har direktionen samt deres salgsdirektør tilsammen haft en årsløn tæt på 5 mio. kr. ”Jeg vil ikke udtale mig om direktionens lønniveau. Det er et bestyrelsesanliggende, men lønninger er da et tema.

Vi skal rekruttere en ny salgsdirektør, og vi skulle gerne kunne tiltrække en af samme kaliber som Allan Vendelbo”, siger konstitueret adm. dir. Signe Lynggaard Madsen SKI. I Berlingske Tidende søndag den 9. januar var stillingen som kunde- og kommunikationsdirektør slået op. Af jobannoncen fremgår et lønniveau på mellem 1,1 og 1,2 mio. kr. eksklusive pension, inklusive eventuel bonus.

Den nye formand for SKI er ikke i tvivl om ansvaret for de høje lønninger og om hvilken vej de skal bevæge sig. ”Den nuværende bestyrelse har ikke indgået aftaler om aflønning af den tidligere direktionen, men jeg har taget lønniveauet op i bestyrelsen, og det er noget vi skal

”

Lønniveauet for SKI’s ledelse skal ned.

Bestyrelsesformand, stadsdirektør Jørgen Clausen, Odense.

drøfte. Jeg kan ikke komme ind på det konkret, men lønniveauet for SKIs ledelse skal ned”, pointerer SKIs formand, stadsdirektør Jørgen Clausen, Odense.

Selv om Jørgen Clausen anfører, at medarbejdernes løn ikke er et direkte bestyrelsesanliggende, så kommenterer han så langt: ”Medarbejdernes lønniveau er ikke noget bestyrelsesanliggende. Men min holdning er, at det er afgørende, at vi er i stand til at tiltrække de rigtige kompetencer. Så medarbejdernes løn må følge markedssituationen.”

SKI ansatte mere personale uden fremgang i indtjeningen SKIs forhenværende adm. dir.

Søren Jakobsen blev ved med at ansætte medarbejdere uden fremgang i indtjeningen. Det viser en sammenligning af halvårsregnskabet for 2009 med halvårsregnskabet for 2010. Resultatet før skat er reduceret med 4,2 mio. kr. Men det svarer til stigninger i den samlede lønsum.

Med andre ord har ledelsen fortsat med at ansætte mennesker, der rækker ud over, hvad indtjeningen har bidraget med. Det siger næsten sig selv. Hvis virksomhe-

Nr.01_februar 11_side 12

den ikke har de samme indtægter og fortsætter med at ansætte flere folk, så bliver overskuddet tilsvarende mindre. Der står dog i ledelsesberetningen for 1. halvår 2010, at ledelsen forventer at kunne indhente det tabte i 2. halvår. Resultatet af de anstrengelser kender vi ikke i skrivende stund, og nu er direktionen i mellemtiden blevet forhenværende. I 2009 havde SKI 74 ansatte. Nu har SKI 88 ansatte, heraf nogle på deltid. Men det rokker ikke ved, at der er ansat flere uden tilsvarende indtægter.

Det har nok heller ikke haft bestyrelsesformand, stadsdirektør Jørgen Clausens store forståelse, at tidligere adm. dir. Søren Jakobsen på den baggrund udbetalte sig selv en bonus på 275.000 kr. med det argument, at SKI har et godt omdømme i offentligheden. Andet steds i Kit-Magasinet siger stadsdirektør Jørgen Clausen, Odense Kommune, at der vil komme nedgang i lønningerne.

”

De lyttede ikke. De ønskede ikke dialog, og det rammer dem nu.

Jens Vejgaard, Rudersdal.

Det er ikke korrekt, at vi har arbejdet på sagen i ni år. Der er tale om en ny sag, hvor vi nu er kommet med en vejledende udtalelse.

Pia Ziegler, Konkurrence- og Forbrugerstyrelse.

Jeg har hele tiden fastholdt, at SKIs aftaler ikke er lovlige.

Bernt Overmark, Professionshøjskolen Sjælland.

Er du til Kit@ papir eller WEB? Vi er til begge dele…

Hvad var det nu der stod i artiklen om digitalisering i den der kommune i sidste udgave af KIT Magasinet?

På www.itchefer.dk/kit-magasinet kan du finde tidligere artikler - lige klar til at søge i…

SKIs afregningsmodel usund Nu er det selvfølgelig ledelsen i SKI som har fået pressens bevågenhed. Der har været bemærkelsesværdigt lidt om SKIs forretnings- og afregningssmodel. SKIs omsætning bygger på en fast procentdel af omsætningen, og mange offentlig indkøbere har haft vanskeligt ved at undgå SKIs provision. Søren Jakobsen har på den led fået SKIs rammeaftaler til at vokse fra 4 mia. kr. i omsætning i 2002 til de nuværende godt 13 mia. kr. årligt. SKI får knapt en procent af denne omsætning i provision.

Problemet med den aflønningsform er, at den ikke motiverer til den laveste pris for det rette produkt. Fordi jo højere omsætning eller jo højere volumen SKI kan presse ind gennem sine rammeaftaler, desto større fortjeneste til selskabet. Men det er jo ikke nødvendigvis det samme som at kommuner sparer penge ved sine indkøb. ”Fremover bør SKI koncentrere sig om at skabe tryghed for indkøbschefer i kommunerne. At de løfter udbudspligten for os eller rådgiver os om udbud som vi selv vil gennemføre. Der har hos den tidligere ledelse været fokus på aftaler med stort volumen. Men det er ikke alle indkøb, der baserer sig på store volumener. For at få en ordentlig konkurrencesituation skal der være små, mellemstore og store leverandører, så de store indkøbsaftaler ikke skaber nye monopoler. Det er der ingen som har interesse i – undtagen monopolerne,” siger indkøbschef Jens Vejgaard, Rudersdal Kommune.

Mulige valg for indkøb: Han ser fremtiden med en stram økonomi som en mulighed for at vælge indkøb efter fire muligheder.

1. Kommunen gør det selv 2. Kommunen i samarbejde med andre kommuner, K-17 (Sjælland), K-12 (Jylland) Spar5 (Nordsjælland) 3. SKI Finansministeriet/KL (55/45) 4. Statens Indkøb/Finansministeriet

Vær sikker på at du er blandt de første der får magasinet når det udkommer.

Send en mail til mail@itchefer.dk og vi sætter dig på vores elektroniske abonnementsliste.

Så vil du modtage et link til magasinet let og bekvemt lige på udgivelsesdagen.

Selvfølgeligt helt gratis.

Hvis du har glæde af at læse magasinet har dine kollegaer det måske også.

Få dem med på distributionslisten også…

Vi ses online….

Ønsker du at modtage magasinet i papirudgave så kontakt KIT@ på 7515 1155.

Nr.01_februar 11_side 13

@

Af Niels Torben Volqvartz

nyt

SKIs standardkontrakter egner sig kun til standardprodukter SKIs standardkontrakter egner sig kun til standardprodukter. Og SKI har gabt over alt for komplekse it-, ingeniør – og arkitektydelser. Det siger udbudseksperten Andreas Christensen, Horten Advokatfirma. Han understreger, at det hyppigt er dyrt for en kommune at købe en kompliceret it-ydelse gennem en rammekontrakt.

Udbudseksperten Andreas Christensen, partner i Horten advokatfirma er godt tilfreds med, at Konkurrencestyrelsens underkendelse af en SKI rammekontrakt har fået SKIs nye direktør Signe Lynggaard Madsen til at opsige 16 rammeaftaler. ”I forbindelse med en SKI rammekontrakt slog Konkurrencestyrelsen fast, at det grundlæggende problem med frit valg i en kontrakt mellem miniudbud og direkte udbud er ulovligt”, understreger Andreas Christensen.

Udgangspunktet er den såkaldte Håndhævelseslov. Den implementerer et EU-kontroldirektiv, der skal sikre, at udbudsreglerne overholdes. Efter loven har det nye Klagenævnet for Udbud pligt til at pålægge en kommune at ophæve kontrakter, der er i strid med udbudsreglerne. Det gælder både aftaler, der er indgået før eller efter 1. juli 2010, hvor loven trådte i kraft.

Standardkontrakter til standardydelser Andreas Christensen er ikke begejstret for rammeaftaler, når det gælder komplekse ydelser eller produkter.

Han mener, at SKI i høj grad har sin berettigelse, men at organisationen skal fokusere på rammeaftaler for standardvarer: ”Rammeaftaler som SKIs er glimrende for enkle produkter og ydelser, men ved komplekse ydelser er individuelle udbud klart at foretrække. Standardkontrakter egner sig til standardydelser, og SKI har gabt over for meget med komplekse it- ingeniørog arkitektydelser,” pointerer Andreas Christensen.

Han påpeger, at det hyppigt er dyrt for en kommune at anskaffe en kompliceret it-ydelse ud fra en standardkontrakt.

Rammeaftaler bliver dyre ”Hvis kommunen køber ind i henhold til standardkontrakten, så køber den kun det beskrevne. Alle andre tillægsydelser, som den er nødt til at købe hos leverandøren, er ikke konkurrenceudsat. Det er således min erfaring, at det kan blive meget dyrt for en kommune at købe komplekse ydelser på rammeaftaler.”

Blandt de langt over 200 virksomheder, der bliver ramt af SKIs opsigelse af rammeaftaler og hermed til sammen har spildt 100-200 millioner kr. ved at svare på udbud, kender Andreas Christensen en række virksomheder der ønsker erstatning fra SKI. Men SKI kan også let komme i dobbeltild, for også fra kommuner kan SKI vente erstatningskrav: Leverandører vurderer erstatning ”Der er en række virksomheder, der

”

Det er således min erfaring, at det kan blive meget dyrt for en kommune at købe komplekse ydelser på rammeaftaler.

Nr.01_februar 11_side 14

lige nu vurderer, om de skal rette henvendelse for at få erstatning. De har brugt rigtig mange penge for at besvare udbud. Men også blandt kommuner, der har indkøbt efter SKIs retningslinjer, der nu er uden virkning, står potentielle erstatningskrav fra leverandørerne. Det vil være naturligt at sende de krav videre til SKI. De har betalt et ret højt beløb for SKIs ydelser, der lige som en anden rådgiver vil være erstatningsansvarlig. ” Hvis det er nødvendigt for en kommune at anvende en SKI-rammeaftale, foreslår Andreas Christensen, at man sikrer sig imod at få kontrakten erklæret for uden virkning: ”Indtil SKI får udarbejdet et nyt rammeaftale-koncept, er det mit råd, at kommunerne benytter andre kanaler. Vi anbefaler kommuner, som ikke ønsker at afvente SKIs nye koncept, at bruge den frivillige gennemsigtighedsprocedure.”

Det vil sige, at man afholder en såkaldt standstill-periode på ti dage, hvor man ikke underskriver kontrakten, men offentliggør intentionen om at indgå den.

Andreas Christensen pointerer dog, at kommunerne ikke kan sikre sig mod at få erklæret kontrakterne for uden virkning, hvis det kan bevises, at kommunerne måtte være i ond tro vedrørende lovligheden af en rammeaftale.

Desuden anbefaler Andreas Christensen, at kommuner og de kommunale indkøbsfællesskaber undlader at udbyde nye rammeaftaler, som indeholder et valg mellem direkte tildeling og miniudbud: ”Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse sætter en meget snæver ramme for, hvornår en rammeaftale kan rumme både direkte tildeling og miniudbud. På baggrund af udtalelsen vil det i praksis være umuligt at anvende rammeaftaler, som giver ordregiveren valget mellem direkte tildeling og miniudbud.”

+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med!

Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-forhandler: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder.

Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig eks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv.

Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU

@

Af Niels Torben Volqvartz Foto: Das Buro

nyt

SKIs nye skipper sætter ny kurs ”SKI styrer efter en helt ny kurs,” siger konstituerede adm. dir Signe Lynggaard Madsen. ”Vores aftaler skal selvfølgelig være lovlige, og vi skal være effektive på priserne,” siger hun.

Paradigmeskift er ordet, der går igen og igen på alle niveauer for oprydningen i SKIs formål, organisation og kontrakter. Men hvad gemmer der sig bag ordet? ”SKI skal ændre sig på mange fronter og lægge en helt ny kurs,” understreger Signe Lynggaard Madsen.

Det er en gennemgribende opgave, hun er sat i spidsen for, hvis formålsbeskrivelser er lettere at formulere end at implementere.

Signe Lynggaard Madsen: ”Vi skal have et stærkt og gennemgående juridisk fokus, transaktionsomkostningerne skal reduceres, og det skal være mindre ressourcekrævende at lave et udbud. Aftalerne skal blive nemmere at bruge, og det skal være nemmere at købe vores tjenesteydelser.”

Den nykonstituerede direktør har rimeligt nok ikke været i stand til at sætte sig ind i detailspørgsmål i den komplekse verden, selv om hun har den mest oplagte baggrund som kontorchef i Finansministeriet og medlem af Udbudsrådet.

Der er ellers en række aftaler som 02.18 om systemløsninger, 02.15 om Nr.01_februar 11_side 16

it-konsulenter og 02.19 ASP/Cloud, som kunne være interessant at få nærmere belyst.

Signe Lynggaard Madsen: ”Jeg har endnu ikke detaljeret viden om eksempelvis aftale 02.18. Men vi skal overordnet set ikke have aftaler, der ikke er hensigtsmæssige. Vi skal se på vore kunder som helhed, og sikre at aftalerne kan anvendes let i praksis samtidig med, at de skal kunne fungere i forhold til markedet, og de ting som leverandørerne udbyder.

Kan vi ikke lave en fornuftig aftale for begge parter, skal vi lade være.

Vi kigger alle aftaler igennem, og det er min forventning, at langt de fleste rammeaftaler er i orden.

Vores juridiske afdeling er i gang med at rekruttere flere kvalificerede jurister. Hertil kommer, at vi har ”forlovet” os med Kammeradvokaten for at sikre os, at aftalerne nu og i fremtiden er i orden.”

Nyt kommunalt fokus Et andet element i paradigmeskiftet er at varetage kundernes interesser i højere grad. Bl.a. har SKI fra kommunal side været kritiseret for ikke at skaffe lave nok priser og ikke varetage kommunernes behov tilstrækkeligt. ”SKIs nye paradigme er at fokusere på kundernes behov og efterspørgsel, så vores ydelser nøjagtigt matcher deres organisation og således

også nedsætte kundernes og leverandørernes omkostninger, så det hele bliver billigere. Det vi kan tilbyde på rammeaftaler er, at kunderne kan købe det rammeaftalen nøjagtigt beskriver, og rammeaftalen er således ikke altid den rigtige løsning. Derfor etablerer vi også et udbudskompetencecenter til at hjælpe kunderne. Hvis eksempelvis Guldborgsund Kommune selv vil lave et udbud af vedligeholdelse af parkområdet, så vil vi kunne tilbyde et udbudskoncept de kan anvende,” siger Signe Lynggaard Madsen.

Afviser erstatning Om de 16 aftaler, som SKI indtil videre har annulleret, vil give anledning til erstatning, er Signe Lynggaard Madsen ikke i tvivl: ”De rammeaftaler der er behov for at ændre, opsiges med den enkelte aftales varsel. Derfor er der ikke noget erstatningsgrundlag i forhold til leverandørerne. Men det betyder ikke, at jeg ikke overordnet kan sætte mig ind i det ærgerlige i at have udført det enorme arbejde, det er at lave et udbud, og det beklager jeg,” siger Signe Lynggaard Madsen, og tilføjer, at der på de pågældende aftaler indtil nu har været en samlet omsætning på 15 mia. kr. Hun påpeger, at nogle af SKIs aftaler har været i strid med den skærpede udbudsvejledning:

”For aftale 17.07 har vi lavet en vejledning til kunderne, så de kan skelne mellem miniudbud og direkte tildeling, så der rent juridisk ikke er noget at komme efter,” pointerer Signe Lynggaard Madsen.

I forhold til erstatning til kommuner er hun ikke helt så kategorisk i sin afvisning. ”I forhold til kunderne er det klart, at skulle en kommune blive kendt skyldig i at overtræde udbudsreglerne på grund af en SKI rammeaftale, så må vi se konkret på sagen og vurdere, om det eventuelt er vores ansvar. Jeg understreger, at det er rent hypotetisk, men har de fulgt rammeaftalens bestemmelser, så må vi tage ansvaret på os,” siger Signe Lynggaard Madsen.

SKI er blevet kritiseret for sin prispolitik og den synes også at være en del af paradigmeskiftet.

Signe Lynggaard Madsen: ”SKIs prispolitik skal drøftes i bestyrelsen, hvor den vil se på forretningsmodellerne fremadrettet.

Men SKI arbejder allerede med mere end den model, som betyder èn procent til SKI af kontraktsummen. Det gælder for eksempel partnerskabskontrakter.”

Selv med SKIs paradigmeskifte er der tilsyneladende ingen, der har ønsket at sammenlægge organisationen med Statens Indkøb.

Signe Lynggaard Madsen: Der kunne herske forvirring, om SKIs og Statens Indkøbs roller på statsområdet. Her sikrer vi en meget klarere arbejdsdeling fremover. Samtidig har Statens Indkøb og SKI indgået et tæt strategisk samarbejde, i forbindelse med udbudsplaner, markedsanalyser og en klar arbejdsdeling ”.

Finansministeriets 7 SKI-bud Finansministeriet og KL ser fortsat et stort behov for et tæt og formaliseret offentligt indkøbssamarbejde som SKI A/S. Det er en central forudsætning for, at offentlige institutioner kan købe effektivt ind, så den offentlige sektor kan købe den rigtige kvalitet til den rigtige pris og med så lave transaktionsomkostninger som muligt. SKI A/S giver netop mulighed for at købe stort og koordineret ind. Dermed får det offentlige mest muligt ud af skatteborgernes penge.

1) SKI skal udover at tilbyde professionelle rammeaftaler have større strategisk fokus på, at alle rammeaftaler: a.) Sikrer attraktive og konkurrencedygtige priser. b.) Reducerer transaktionsomkostningerne for leverandører og er lette at anvende for kunderne i de offentlige institutioner.

2) SKI skal i højere grad sikre effektiviseringsgevinster, stordriftsfordele og administrative effektiviseringer for offentlige kunder. Det skal være klart for både kunder og leverandører, hvor det er attraktivt for dem at benytte SKI’s indkøbsaftaler.

3) Der etableres en klar arbejdsdeling mellem SKI og Statens Indkøb i Økonomistyrelsen, så SKI ikke længere skal indgå parallelaftaler for staten på indkøbsområder, hvor Statens Indkøb indgår forpligtende aftaler for staten.

4) SKI skal arbejde mere målrettet for at understøtte effektiviseringer af det kommunale indkøb gennem volumenaftaler og forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne.

5) Der skal være større gennemsigtighed i SKI’s økonomi, så det fremgår tydeligt, at SKI’s ressourcer anvendes til gavn for kunderne.

”

SKIs nye paradigme er at fokusere på kundernes behov og efterspørgsel, så vores ydelser nøjagtigt matcher deres organisation.

6) SKI skal være et udbudskompetencecenter, der kan vejlede offentlige institutioner, som selv ønsker at gennemføre udbud. Det indebærer, at SKI kan stille vejledning og paradigmer for rammekontrakter til rådighed for offentlige kunder.

7) SKI skal i højere grad fokusere på besparelser og god vejledning.

Kilde: Finansministeriet

Signe Lynggaard Madsen.

KLs SKI-strategi: Vi har fra KL krævet, at SKI fremover skal have et stærkere fokus på kommunernes strategiske målsætninger på indkøbsområdet. KLs bestyrelse vedtog i 2008 en fælleskommunal indkøbsstrategi centreret omkring effektiviseringer gennem øget volumen og forpligtelse. SKI skal derfor fremover være en mere markant nøgleaktør i kommunernes strategiske arbejde med at styrke indkøbet og skabe effektiviseringer. Ændringerne af SKI skal medføre, at SKI får et større kommunalt fokus, hvilket både vil komme til udtryk i SKI’s tilbud og organisation og bl.a. understøtte fælleskommunale volumenaftaler og styrke eksisterende frivillige rammeaftaler.

SKI skal for det første fremover på udvalgte vareområder tilbyde forpligtende fælleskommunale volumenaftaler. Dette udspringer direkte af den fælleskommunale indkøbsstrategi. Målsætningen er at

opnå væsentlig skarpere priser ved at samle indkøbsvolumen for kommunerne, og dermed frigøre ressourcer i kommunerne. Dette er et nyskabende initiativ, som forudsætter et endnu tættere samarbejde mellem kommunerne. Når vareområderne udvælges, skal der selvfølgelig tages hensyn til, at vi ikke ødelægger konkurrencen på leverandørmarkedet.

Sådanne volumenaftaler stiller nye krav til SKI, men det stiller måske i endnu højere grad krav til os som kunder. Til gengæld for lavere priser vil kommuner kunne opleve, at udvalg og fleksibilitet mindskes. Ikke desto mindre ser vi fra KL fælles indkøb som et væsentligt redskab ift. de økonomiske udfordringer, som kommunerne står overfor.

Kilde: KL

Nr.01_februar 11_side 17

Af Colette Brix, MF, erhvervspolitisk ordfører for Dansk Folkeparti

KRO NIK

Det nye SKI… eller lukning De seneste måneder har været meget turbulente for Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S også blot kaldet SKI. Nok den største i organisationens historie.

Senest har SKI opsagt 16 rammeaftaler og ændret otte andre rammeaftaler i kølvandet på Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens udtalelse om manglende overholdelse af EU’s udbudsregler. SKI kan altså ikke finde ud af at overholde EU’s krav, selvom de har knapt 90 mennesker ansat.

Det er tankevækkende. Inden afgørelsen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen havde SKI annulleret rammeaftaler og prækvalifikationer inden for managementaftaler og itydelser.

Bundlinjen på alt dette rod er, at mange hundrede private virksomheder forgæves har brugt masser af timer på at byde ind på rammeaftaler, som er ulovlige. I værste fald kan virksomhederne komme til at bøde for dette ved, at kontrakterne opsiges. Og der er formentlig ingen erstatning at hente. SKI vil i hvert fald ikke give erstatning for spildt arbejde og udgifter til indkøb og personale, som ikke kan bruges til noget. Nu skal virksomhederne så til at byde ind på aftalerne igen. De samlede omkostninger løber derfor op i skyhøje millionbeløb.

Samtidig viser sammenligninger, at SKI’s rammeaftaler - der ofte er uforpligtende - er forholdsvis dyre i forhold til statens egne forpligtende

Nr.01_februar 11_side Nr.06_december 10_side 18 18

indkøb. Samtidig er SKI’s rammeaftaler på nogle områder sammenfaldende med statens egne aftaler - der mangler ganske enkelt koordinering.

Vi kan ikke leve med, at dette fortsætter. Nu har finansminister Claus Hjort Frederiksen (V) og KL så været på banen med, at SKI skal reorganiseres. Ledelsen er også før jul blevet udskiftet, og fremover vil der blive lagt vægt på juridisk holdbare rammeaftaler og en mere konsekvent arbejdsdeling med Statens Indkøb, så der ikke opstår indbyrdes konkurrence. Det bliver også obligatorisk for kommunerne at benytte forpligtende indkøbsaftaler.

Det er jo meget fint, at finansministeren og KL nu siger, at SKI kommer til at fungere. Men det blev også sagt for et halvt år siden, hvor vi startede med at kritisere SKI for urent trav og ufine metoder på bl.a. markedet for el-indkøb. ¨ Ryddes grundigt op Hvis vi skal støtte, at SKI fortsætter, skal der ryddes grundigt op. De skal for eksempel have styr på EU’s regler og den danske lovgivning. Det er vel et rimeligt krav, når den gennemsnitlige løn pr. medarbejder i SKI ligger på den anden side af 60.000 kr. om måneden svarende til over 700.000 kr. om året. Vi skal være sikre på, at de nye rammeaftaler skaber større stabilitet for de private leverandører samtidig med, at

ikke mindst kommunerne vil kunne indhøste effektiviseringsgevinster.

Det er oplagt, at ud¬viklingen af de nye koncepter for rammeaftaler sker i dialog med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, så de ikke ophæves igen om et halvt år.

Statens Udbudsråd er i gang med at se på rammeaftaler, herunder hvordan vi får mere effektive offentlige indkøb. Rigsrevisionen har tidligere fastslået, at der er op til 40 procent at spare ved at anvende købsforpligtelser i rammeaftalerne, når det gælder kontorartikler. Disse undersøgelser skal også inddrages, når SKI nu skal reorganiseres.

Og så skal SKI ikke mindst være mere brugervenligt over for leverandørerne. SKI startede i efteråret en praksis, hvor private leverandører afskæres fra at søge erstatning for de tab, som ophævelse af en kontrakt medfører. Det er fuldstændigt urimeligt.

Så hvis SKI skal fortsætte, skal der ryddes gevaldigt op. Vi er ikke overbeviste om, at udspillet fra finansministeren og KL er nok til at sikre, at SKI ikke igen havner i ragnarok.

Det er nødvendigt at få mere sikkerhed for, at et nyt SKI kan sikre ro og stabilitet hos leverandørerne og fornuftige priser til gavn for den offentlige økonomi.

NYT FRA

Kit@

Generalforsamling og Temadag 2011 KITA afholder Generalforsamling og Temadag 2011 den 3. og 4. marts 2011.

Arrangementet afholdes igen i år på Hotel Koldingfjord.

Find program, få yderligere info og tilmeld dig Generalforsamling og Temadag 2011 på www.itchefer.dk.

Ved tilmelding efter den 24. februar kl. 12.00, skal du kontakte KITA på mail: mail@itchefer.dk

8. Digitaliseringskonference til april ”Digitalisér Danmark”.

Det er overskriften på Videnskabsministeriets 8. digitaliseringskonference. I år vil Videnskabsministeriet gerne have endnu flere deltagere fra kommunerne. Derfor bliver der ifølge Thomas Maarup, It-og Telestyrelsen, sat alle sejl til for at få flere kommunale cases med på konferencen.

Det er en to-dages konference og der forventes omkring 1000 deltagere. Konferencen henvender sig til forvaltnings- og it-chefer, projektledere, forretnings- og it-arkitekter og udviklere i det offentlige og til private leverandører i alle størrelser.

”

Hvis vi skal støtte, at SKI fortsætter, skal der ryddes grundigt op. De skal for eksempel have styr på EU’s regler og den danske lovgivning. Det er vel et rimeligt krav, når den gennemsnitlige løn pr. medarbejder i SKI ligger på den anden side af 60.000 kr. om måneden svarende til over 700.000 kr. om året.

Colette Brix

Konferencen bliver bygget op om to hovedområder. Det ene er den økonomiske situation, som den offentlige sektor befinder sig i. Der er økonomisk smalhals, og det rejser nogle udfordringer. Det andet område er så de muligheder, der skabes gennem mere åbenhed og mere dialog mellem kommuner og borgere. Service gennem selvbetjening og anvendelse af sociale medier hører med i dette område.

Konferencen består af en række spor, der er særlige vinkler på hovedområderne.

Digitaliser Danmark 2011 finder sted den 6.-7. april 2011, hvor deltagerne vil arbejde for at finde en samlet retning for at bevare it-danmarks position i den globale elite.

Den afholdes i Musikhuset i Aarhus.

Videnskabsminister Charlotte Sahl Madsen (K) deltager også på konferencen og uddeler Digitaliseringsprisen inden for forskellige kategorier.

Man kan tilmelde sig digitalt: www.digitaliser.dk/group/558578 Nr.06_december 10_side 19

Af Flemming Kjærsdam

TE MA:

Strukturreformen skaber resultater Regeringens udskældte strukturreform fra 2006 begynder at have målbar effekt i kommunerne.

Strukturreformen skaber resultater. Selvom arbejdet op til reformen og de efterfølgende kommunesammenlægninger i 2006 var uendelig hårde, begynder kommunerne at høste gevinsterne nu – fem år senere. ”Vi står klart bedre rustet i it-funktionerne i dag end før strukturreformen. Samlet set har vi fået en bedre økonomi, og vi har fået tilført it-kompetencer. Herudover er vi blevet mere selvhjulpne og mindre afhængige af eksterne leverandører som KMD,” siger sekretariatschef Frants Bilde Kjeldsen, Varde Kommune.

I Egedal Kommune er billedet det samme. ”Set fra it-/digitaliseringsfunktionen har strukturreformen helt klart været

Nr.01_februar 11_side 20

en fordel. Et af målene var at reducere den sårbarhed, der ellers var i de små kommuner. Det er lykkedes. Hertil kommer, at vi generelt har fået flere og nye kompetencer. Så jeg oplever, at vi er blevet løftet fagligt og i dag har en langt mere professionaliseret it-funktion,” siger afdelingsleder for it-forretning Peter Hansen, Egedal Kommune.

Udover det faglige løft har strukturreformen også haft en gavnlig økonomisk effekt. Begge kommuner er sammenlægningskommuner.

I temaet denne gang, kigger vi på effektiviseringer i Varde og Egedal, og Lean i Billund. De lokale fordele, der opnås gennem fællesoffentlige initiativer samt det spritnye oplæg fra Finansministeriet, KL og Danske Regioners til en fællesoffentlig digital strategi frem til 2015.

Af Anna Eskelund

Lokale fordele høstes gennem fællesoffentlige initiativer Der er blevet bandet rundt omkring i it-afdelingerne over først en kommunalreform, siden en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, og senest e2012, samt andre eDage undervejs. Men både Egedal og Varde kommuner mener, der er høstet lokale fordele ved de fællesoffentlige initiativer.

It-chefer i Varde og Egedal kommune oplever lokale fordele gennem de centrale initiativer for digitalisering. ”De forskellige centrale initierede aktiviteter, så som e2012, er med til at sætte en ramme. Det gør det langt lettere at formidle budskaber internt i organisationen, og folk er lettere at engagere,” siger it-chef Lars Peter Mosgaard, Varde Kommune. ”Vi er fri for at diskutere, hvorfor danske kommuner skal indføre et givent digitalt værktøj. I stedet diskuterer vi, hvordan vi får mest ud af det. Nogen kan måske ikke se, at initiativerne giver flere varme hænder her og nu, men der er ikke nogen tvivl om, at der på længere sigt frigøres ressourcer, der kan

bruges til borgerkontakt,” fortsætter Lars Peter Mosgaard. ”Centrale initiativer har helt klart den effekt, at udviklingen bliver accelereret og giver fælles fodslag og fremdrift. Det er en stor fordel, at vi med de centrale initiativer får en positiv, fremadrettet diskussion om at skabe størst effekt,” supplerer sekretariatschef Frants Bilde Kjeldsen og fortsætter: ”Desuden er der sat penge af til information og kampagner, så det er relativt let som kommune at koble sig på, så vi får fremmet de muligheder, som digitale værktøjer giver.

Opmærksomheden Peter Hansen, afdelingsleder for ITforretning i Egedal Kommune er helt enig: ”Der giver opmærksomhed, energi og struktur, at der defineres fællesoffentlige initiativer. Jeg oplever, at de er et ryk udefra, som vi tidligere har savnet, og at de skaber bevågenhed i kommunerne.” ”Det er muligt, at de kommuner, som er længst fremme på digitalise-

Svipsere undervejs Egedal og Varde kommune er enige om de lokale fordele, men er ikke blinde for, at der har været svipsere undervejs. Varde synes, at de kræfter, der blev brugt på en national tælledag, var helt spildt.

I Egedal opleves den digitale postkasse som ugennemtænkt: ”Projektet var præget af flere svagheder. Dels var det skriftlige informationsmateriale, der var udviklet til brug over for borgerne, fuldstændig kryptisk, og dels havde KL og staten lovet, at de ville lave en landsdækkende kampagne, som ville informere og fortælle om fordele, som ikke blev iværksat. Dette – kombineret med, at det koster kommunerne penge, når borgerne vælger at bruge digital post – har gjort, at projektet er et rent selvmål, for det betyder også, at det mindsker nogle kommuners lyst til at markedsføre løsningen overfor deres borgere,” siger Peter Hansen.

Desuden påpeger Peter Hansen, at også e2012 har svagheder.

TE MA:

ringsfronten ikke har samme behov.

Men hos os i Egedal er der i hvert fald skabt fornyet vilje og energi, fordi vi har kunnet koble os på tanker, metodikker og målsætninger.”

Afgørende er, at de fællesoffentlige projekter er forankret i KLs politiske bestyrelse, og at projekterne efterfølgende har været drøftet med landets borgmestre og kommunaldirektører på forskellige konferencer. Det bevirker, at politikere og kommunale topledelser nu tager den digitale dagsorden alvorligt. Sådan har det ikke nødvendigvis været før. Og det er klart positivt. ”Projekterne har en særskilt værdi, fordi de har sat en laveste fællesnævner for digitaliseringsarbejdet i kommunerne. Med de forventninger, der er formuleret i e2012 og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, er det ikke længere muligt kun at tale om digitalisering. Nu bliver vi målt på vores handlinger og resultater,” siger Peter Hansen.

”E2012 er i sin helhed godt tænkt. Men målemetoden i e2012, hvor e-mail fra borgerne vægtes så højt, at e-mail er en kanal med en selvbetjeningsløsning, giver ingen mening. Ganske vist er e-mail digital, men behandlingen af en e-mail tager typisk ligeså lang tid som behandlingen af et brev,” siger Peter Hansen.

De to kommuner er dog enige om, at selvom der har været svipsere undervejs, og at der sikkert vil komme flere, så er de store, fælles projekter nødvendige.

”

Behandlingen af en e-mail tager typisk ligeså lang tid som behandlingen af et brev.

Peter Hansen

Nr.01_februar 11_side 21

Af Anna Eskelund

TE MA:

Lean: Blod, sved, tårer og målbare resultater Færre medarbejdere, mere fokus på at opfylde mål og kvalitet af service har gjort Lean til et relevant værktøj i kommunerne.

Det er det blevet ’business as usual’ for kommuner at agere i forhold til ændrede love, regler og krav og at arbejde med optimering af arbejdsgange. Et afprøvet redskab til dette er Lean-konceptet, der oprindelig blev udviklet hos Toyota i Japan til at skabe effektiv, just-intime-produktion, så fabrikken undgik store, dyre lagre, men kunne levere det rigtige antal biler på det rigtige tidspunkt og i den rigtige kvalitet. ”Lean er kommet for at blive. For de øgede økonomiske krav kombineret med færre medarbejdere gør det nødvendigt at forholde sig til, hvordan man udfører sit arbejde, og at definere konkrete, målbare mål og ikke bare agere ud fra en mere eller mindre diffus mavefornemmelse,” siger chefkonsulent Kim Sørensen, KMD. ”Lean-projekter har en helt klar effekt. Men det er ikke sikkert, at det alene er Lean som metodik, der kan tilskrives effekten. Måske ligger 'kuren' ligeså meget i opmærk-

somheden, der rettes mod den specifikke udfordring.” ”Når vi fungerer som konsulenter på Lean-projekter, sigter vi sammen med kunden altid på nogle præcise, kvantitative mål. Disse mål kan ex handle om at forbedre rettidighed, sagsbehandlingstid, kvalitet, ressourceanvendelse m.v. Når et projekt kommer til det punkt, hvor forandringer og tiltag skal synliggøres, måler vi effekten. Det er ikke altid, at gevinsterne kommer lige så hurtigt som planlagt eller har samme karakter som forventet. Men det er meget sjældent, at der ikke kommer et konkret udbytte, som kan spares i tid eller penge,” fortæller Kim Sørensen.

”

Lean-projekter har en helt klar effekt. Men det er ikke sikkert, at det alene er Lean som metodik, der kan tilskrives effekten Kim Sørensen

Vellykkede lean-projekter Borgerservice: En afdeling på fire medarbejdere håndterer sygesikringsopgaven i en kommune.

Sagsbehandlingstiden er to-tre måneder, og der er store bunker at uekspederede sager. Sygefraværet er højt, og jobtilfredsheden lav.

Gruppen ændrer en række arbejdsgange og procedurer. Efter cirka fire måneder er sagsbehandlingstiden nede på cirka 14 dage og bunkerne væk. Efter godt seks måneder ønsker gruppen at påtage sig flere borgerserviceopgaver.

Jobcenter: Et jobcenter har problemer med at holde rettidigheden på samtaler og tilbud til tiden. En markant ændring af det organisatoriske set-up og et stærkt fokus på målet om at holde rettidigheden betyder, at måltallene ændrer sig fra cirka 70 procent rettidighed på match 1 og 2 gruppen til cirka 85 procent.

”En fællesnævner for de tre konkrete eksempler er, at de pågældende ledelser var dedikerede omkring opgaven. Omvendt - Lean-projekter, der ikke har den ønskede effekt, er typisk kendetegnet ved manglende ledelsesmæssig opmærksomhed. I de tilfælde, hvor en leder primært iværkNr.01_februar 11_side 22

Teknik og miljø: En byggesagsafdeling har problemer med at holde en rimelig sagsbehandlingstid på byggesager. Da projektet starter, er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på småhuse cirka 15 uger. Ændringer i arbejdsgange og opgavehåndtering, betyder at sagsbehandlingstiden nedbringes til to-tre uger med de samme ressourcer.

sætter et Lean-projekt for at kunne sætte et ’flueben’ ved et personligt udviklingsmål, udebliver gevinsten.

Men det er klart – der skal også være lyst og vilje til at gennemføre forandringer blandt de involverede medarbejdere,” siger Kim Sørensen.

Lean i Billund Billund Kommune har kørt et Leanprojekt i to afdelinger: I Byggesagsgruppen og i Grundvandsgruppen.

Projektet blev startet i Byggesagsgruppen, hvor der i forbindelse med kommunesammenlægningen lå bunker af byggeansøgninger fra borgere og virksomheder. ”Vi havde for mange og for gamle sager, og en sagsbehandlingstid på 8-12 uger, og vi havde et generelt behov for mere styring og overblik,” fortæller teamkoordinator Anita Jeppesen.

Projektet blev indledt med et kort kursusforløb, hvor de to grupper blev præsenteret for Lean-konceptet. ”Herudover blev vi sat til at bygge papirskibe på forskellige måder.

Ikke bare for sjov, men for med egne øjne at konstatere, at selv med noget så enkelt som papirskibe kan produktionstiden variere rigtig meget alt efter hvilken produktionsmetode, vi valgte,” supplerer ingeniør Diana Olesen, Grundvandsgruppen.

Herefter blev de to grupper sat til at analysere deres arbejdsopgaver

og bryde dem ned i små bidder. ”Vi undersøgte bl.a., hvor i arbejdsopgaven vi kunne spare tid, hvad der kunne uddelegeres, og hvad vi var lovmæssigt forpligtede til. Herudover tog vi tid på, hvor lang tid hver enkelt del af sagsbehandlingen tog ved udarbejdelse af 20 indvindingsstilladelser,” fortsætter Diana Olesen.

En af de vigtige konklusioner var, at det afkortede sagsbehandlingen betragteligt, hvis en sag blev lavet i én omgang. ”Det viste sig at være ret tidskrævende, hver gang vi skulle tage en sag frem igen, fordi vi så igen skulle skabe et overblik over sagen”.

Den typiske årsag til, at sagsbehandlingen blev afbrudt, var, at ansøgningen ikke var fyldestgørende udfyldt. ”Før i tiden havde vi ofte været for flinke og selv forsøgt at tilvejebringe de oplysninger, som borgeren eller virksomheden skulle have afleveret. Men det var tidskrævende og gjorde den gennemsnitlige sagsbehandling langsom”.

Så blandt de helt konkrete ændringer, der kom ud af Lean-projek-

tet var, at tilladelser til indvinding af grundvand først lander hos en sekretær, der skimmer sagerne for at se, om de er fuldt oplyste. Hvis ikke, returnerer hun straks ansøgningen til borger eller virksomhed for at få de sidste oplysninger. Desuden journaliserer hun sagsakterne og sender alle dokumenter. ”Det betyder, at min tid anvendes effektivt på ubrudt arbejde med sagsbehandling.

Hertil kommer, at vi har fået konkrete mål for, hvor lang tid sagsbehandling må tage: Der må gå maks. to dage, fra en ansøgning kommer, til den lander hos en sagsbehandler, og sagsbehandlingen må tage maksimalt fem dage.

”

Det viste sig at være ret tidskrævende, hver gang vi skulle tage en sag frem igen, fordi vi så igen skulle skabe et overblik over sagen.

Diana Olsen

Nr.01_februar 11_side 23

Af Anna Eskelund

TE MA:

Langt, sejt træk at nå i mål Byggesagsgruppen i Billund Kommune har positive resultater med Lean og med at gennemgå og justere arbejdsprocesser fra start til slut. ”Det var rigtig produktivt at have konsulenthjælp udefra. Vi havde to konsulenter, Kim Sørensen og Søren Johannesen fra KMD. De lavede et godt introforløb til os, har lavet opfølgning, og derudover har vi kunnet ringe til dem undervejs i projektet, der blev påbegyndt i efteråret 2009,” fortæller Anita Jeppesen.

Men herudover har det været et langt, sejt træk i Byggesagsgruppen. ”Indledningsvis definerede vi ni mål, som vi har målt på hver 14. dag siden oktober 2009. I Lean-konceptet arbejder man med at være ’rød’ eller ’grøn’. Rød er, når man ikke når sine mål - grøn er, når man gør det. Og vi blev ved med at være røde på et eller flere mål indtil kort før jul 2010, hvilket har været frustrerende”.

Sandsynligvis var de oprindelige ni mål været for ambitiøse. Og da Kim Sørensen og Søren Johannesen kom til Billund til opfølgning, blev målene både kogt ned til 6 mål og justeret, så de var til at indfri i praksis. ”En af de vigtige justeringer var, at vi så i øjnene, at der ville være en vis mængde mere avancerede byggesager, som ville være svære eller umulige at nå inden for de 28 dage, vi havde sat som mål. Derfor justerede vi målet på den måde, at vi fastholdt det antal byggesager og antal dage, der var sat som mål, men definerede, at det skulle gælde for 80 procent af sagerne. Hermed fik vi justeret målet, så det var realistisk,” siger Anita Jeppesen.

Kompleksitet koster tid At Byggesagsgruppen har været lang tid om at komme i mål har at gøre med, at det er en gruppe med seks medarbejdere, hvor brøndborings-gruppen kun tæller to. Hertil kommer, at Byggesagsgruppen håndterer flere sagstyper og mere omfattende sager.

Når gruppen alligevel kom i mål, skyldes det ifølge Anita Jeppesen flere ting. ”På den ene side har jeg været stædig og holdt fast i, at vi skulle fortsætte arbejdet, og på den anden side har der været opbakning fra hele gruppen. Desuden har ledelsen bakket projektet op.

Og selv om det har været hårdt arbejde, har vi som gruppe været gode til at fastholde åbenhed over for at justere vores arbejdsprocesser og haft vilje til at løse opgaven. Gruppen har orket at blive ved og ved og ved med at måle effekt og tale om måder at forbedre den på, også selv om vi har været uenige undervejs.

Viljen til at fastholde vores mål har bevirket, at vi virkelig har haft noget ud af projektet, og at investeringen i konsulenter har tjent sig ind. I dag er Lean en integreret del af vores måde at arbejde på.

Klar forbedring Udgangspunktet for Lean-projektet var, at i 2007-2009 lå 55 procent af Byggesagsgruppens sager med en behandlingstid på op til 4 uger, 38 procent på 4–10 uger og 7procent på 10 uger eller mere.

I 2010 har fordelingen været 83 procent af sagerne har haft en behandlingstid på op til 4 uger, 12 procent på 4-10 uger og 5 procent på 10 uger eller mere.

Behandlingstid 2007-2009 4 uger

55 %

4–10 uger

38 %

10 uger eller mere

7%

Behandlingstid 2010 4 uger

83 %

4–10 uger

12 %

10 uger eller mere

5%

Nr.01_februar 11_side 24

Skal din kommune med op – og være CO2-neutral?

cameleon.dk - 2010300

Annonce

Så overlad driften af jeres it til DIR A/S og brug hele øverste etage på jeres kerneydelser. Vi gør det oven i købet CO2-neutralt Der er mange fordele ved at outsource jeres it-drift: U Undgå EU-udbud. DIR A/S er godkendt SKI-leverandør på it-drift U Egen it-afdeling i ét af landets mest moderne datacentre med særlig fokus på miljø og sikkerhed U Sikker opbevaring af data ift. brandslukning, backup, nødprocedurer, antivirus og -spam U Hurtig og tilgængelig support U Ingen bekymring om licenser og dokumentation U Bedre styr på it-budgettet DIR A/S har igennem 10 år leveret it-drift til det offentlige og er udvalgt SKI-leverandør under rammeaftale 02.22 it-drift – kapacitet.

Kontakt os og få nærmere information om, hvad DIR A/S kan gøre for dig og din kommune på 87 32 44 00 eller www.dir.dk

It-outsourcing – sikkerhed, frihed og nærhed – vi sørger for det kedelige, så kan I lave det sjove

TE MA:

Af Flemming KjĂŚrsdam

København digitaliserer 20.000 gravetilladelser

Nr.01_februar 11_side 26

”

De indtastede informationer kan genanvendes.

Så digitaliseringen kaster nye fordele af sig Ivan Partov, Københavns Kommune

Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune har i et tæt samarbejde med Politiet nedbragt sagsbehandlingstiden for ansøgninger til gravetilladelser og byggepladser på vejene fra tre uger til tre hverdage for ca. 20.000 årlige ansøgninger fra erhvervslivet.

Københavns Kommune har digitaliseret alle ansøgninger om at få en tilladelse til at grave, eller på anden måde ”råden over veje” fra bygge- og transportvirksomheder.

Teknik- og Miljøforvaltningen får hvert år ca. 20.000 ansøgninger fra erhvervslivet, der søger om tilladelse til at grave, eller etablere en byggeplads, opstille en container, et skur eller lave en filmoptagelse. Firmaerne ønsker at råde over et stykke vej, eller optage et antal parkeringspladser for en given periode. Ansøgningen bliver i første omgang behandlet af vejmyndigheden i Teknik- og Miljøforvaltningen, inden Politiet giver deres samtykke og sagsbehandlingen afsluttes. Herefter modtager ansøgeren den endelige tilladelse.

Hele forløbet fra ansøgningen kommer ind til kommunen, til Politiet har givet deres samtykke er nu digitaliseret og håndteres på ganske få hverdage. Det har tidligere taget op til tre uger. Det er ansøgninger, tilladelser og skiltevejledning, der nu er digitaliseret gennem en webportal. Løsningen er udviklet i Open Source af Datapro.

Teoretisk set betyder det, at vi nu kan stå ude på gaden eller sidde i den anden ende af verdenen og sagsbehandle de ansøgninger der kommer, uden at det ændrer på behandlingstiderne. ”Vi kalder det selv for et digitalt kvantespring. Tidligere var det molboarbejde. Ansøgeren printede en formular ud fra hjemmesiden, udfyldte den og sendte den tilbage som fax til os i vejmyndigheden sammen med en skilteplan.

Herefter faxede vi papirer frem og tilbage med Politiet. Og når sagsbehandlingen var afsluttet, udarbejdede vi en godkendelse, der blev sendt eller faxet retur til ansøgeren. Når det gik vildest for sig, gjorde vi det på e-mail,” siger områdechef Ivan Partov fra Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune.

Digitaliseringen betyder en helt ny arbejdsmåde, der bringer forvaltningen tæt på at implementere alle krav til digitalisering, som Teknik- og Miljøforvaltningen skal opfylde med e2012.

Forsøgte at overbevise it-leverandøren Der findes, ifølge områdechefen, to it-løsninger inden for vejforvaltningsområdet, hvoraf Københavns Kommune anvendte det ene. Kommunen kom i 2008 selv med nye forslag til at løse opgaverne digitalt. Men det lykkedes ikke at overbevise nogen af leverandørerne om ideen, og man måtte derfor konkludere at det var overordentligt vanskeligt at ændre i de eksisterende løsninger. Den foreslåede ide ville samtidig blive en tidsmæssig og bekostelig affære at gennemføre.

Det var en it-medarbejder i Københavns Kommune, der gjorde Teknik - og Miljøforvaltningens Center for Veje op-

Center for Veje er et af 12 centre i Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning. Centret vedligeholder offentlige veje, cykelstier og pladser. Centret giver tilladelser til gravearbejde, opstilling af containere og etablering af byggepladser, hvor der i en midlertidig periode rådes over offentlig vej.

mærksom på, at Center for Parkering benyttede en webportal. Og at denne løsning på parkeringsområdet i vidt omfang mindede om det, man efterlyste inden for ”Veje”.

Vi kontaktede derfor Datapro, som nu har udviklet løsningen, der nu har været i drift siden april 2010. ”Det gamle system rummede mange fejlmuligheder.

Samtidig oplevede vi, at det langtfra var alle ansøgninger, der opfyldte lovkravet og indeholdte en skilteplan for de midlertidige trafikforhold. Det medførte, at både vi og politiet ikke kunne behandle ansøgningerne, som vi burde,” siger Ivan Partov. ”Udgangspunktet har været at få et system, der er let at bruge for alle parter, og samtidig giver os alle en merværdi i forhold til det gamle system.” ”Fejlkilderne i det gamle system er med den nye løsning totalt udryddet, og vi har vel og mærke ikke brugt en eneste krone på at uddanne de mange hundrede ansøgerfirmaer der bruger systemet, eller de medarbejdere i afdelingen, der behandler ansøgningerne i de 10 forskellige bydele. Politiet går også direkte ind og arbejder på portalen, og er blevet så begejstrede for systemet, at de har tilpasset deres arbejdsrutiner og bemanding til vores portalløsning, så vi er sammen om at gøre sagsbehandlingstiderne for erhvervslivet endnu kortere,” siger Ivan Partov.

Der er i princippet ikke længere nogen mailkorrespondance mellem myndighed og ansøgerne. Virksomheden udfylder formularen digitalt, og anvender samtidig en standard skilteplan fra vejmyndigheden.

En af sidegevinsterne for virksomhederne er også, at de nu kan gå ind og tjekke, hvor - og hvornår deres containere skal afhentes igen fra en bestemt adresse. Og vognmænd og byggefirmaer kan se deres samlede antal tilladelser i et skærmbillede og på den måde skabe sig et overblik. Så digitaliseringen har ikke kun medført kortere tid til sagsbehandling i kommunen. De indtastede informationer bruges også til efterfølgende at få et overblik ude hos erhvervslivet. ”Der er efter min opfattelse tale om ægte digitalisering, fordi det er de samme informationer der genanvendes i nye sammenhænge. Vi genanvender således også de enkelte data ved at overføre dem til vores økonomisystem fra Navision. Så i samme øjeblik en tilladelse er givet, beregner computeren automatisk prisen for tilladelsen, og udskriver efterfølgende en faktura, som virksomheden skal betale for tilladelsen,” siger Ivan Partov.

Næste skridt bliver, at genbruge informationerne til at styrke informationsniveauet i kommunen. Vi vil således overføre alle de oplysninger vi har om, hvad der sker hvor i kommunen, ud på et opdaterede vejkort. Derved kan alle borgere og trafikanter gå ind på kommunens hjemmeside og se, hvornår containeren, der står nede på gaden bliver fjernet. Eller hvornår der er ledigt til gadefesten, eller hvornår gravearbejdet afsluttes.

Nr.01_februar 11_side 27

TE MA:

Af Flemming Kjærsdam

Ny fællesoffentlig digital strategi – anno 2015

Den 4. fællesoffentlige digitale strategi år 2015 peger på en mere enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor. Målene dertil skal nås med digitalisering, selvbetjening og regelforenklinger.

Arbejdet med at få beskrevet en ny fællesoffentlig digital strategi frem mod 2015 er i fuld gang.

En såkaldt ”Udfordringspjece” byder ind med en mere enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor. Det er den 4. fællesoffentlige digitale strategi, siden den Digitale Taskforce i Finansministeriet blev etableret i 2001.

Finansministeriet, Danske Regioner og KL har netop lagt sidste hånd på ”Udfordringspjecen”. Det er et politisk oplæg, der synliggør de kommende års udfordringer med at få økonomi, digitalisering og velfærd til at gå op i en højere enhed. Oplægget skal bruges til at lægge retningslinjerne for de kommende fem års digitale strategi for den offentlige sektor. Den endelige, nye strategi vil indgå i de kommende økonomiske forhandlinger mellem Finansministeriet og KL og regioner for det kommende års budget i 2012. ”Det fællesoffentlige samarbejde om digitalisering gennemføres for at få en moderne og effektiv offentlig sektor

Nr.01_februar 11_side 28

i en tid, hvor der skal spares penge. Digitaliseringen er en af måderne at bevare vores velfærdssamfund på. Derfor er den fællesoffentlige digitale strategi også en ret omfattende proces, fordi vi for første gang forsøger at involvere forretningsområderne, bl.a. beskæftigelsesområdet, undervisningsområdet og miljøområdet, på de områder hvor det giver god mening at gå sammen på tværs af den offentlige sektor,” siger chefkonsulent Pernille Jørgensen, Center for Borgerbetjening og IT-Politik i KL. De seneste ti års erfaringer viser, at digitalisering er et af de væsentligste værktøjer til at forny den offentlige sektor. Det går gennem ”udfordringspjecen” som en rød tråd, at digital selvbetjening vil blive et krav. Men for at kunne udvikle brugervenlige løsninger, som borgere og virksomheder også vil anvende, og dermed opnå en vis volumen, kræves reelt en enklere og mere sammenhængende offentlig sektor. Du kan ikke lave enkle selvbetjeningsløsninger med uforståeligt indhold. Så bliver de ikke brugt. Derfor er både enkelhed og den større sammenhæng på tværs af offentlige instanser i sig selv kæmpe udfordringer.

Den tredje udgave af den fællesoffentlige digitale stra-

tegi er netop udløbet ved årsskiftet. Hovedområderne var ”Bedre digital service”, ”Øget effektivisering” og ”Stærkere samarbejde på tværs”.

Strategien har bestået af 35 konkrete initiativer inden for tre områder: Det har ført til borger.dk, Nem-ID, Digital Post og eDag3 er blevet lanceret, ligesom der har været gennemført en større markedsføringskampagne af de digitale selvbetjeningsløsninger.

Forretningsområderne er med Det nye i den kommende strategi er, at forretningsområderne er med i den nye strategi, og derfor også kan siges at få et medansvar inden for rammerne af strategien.

En af de helt store udfordringer for Folketinget bliver regelforenklingen. For en forudsætning for en mere enkel offentlig sektor er en forenkling af reglerne. Uden forenklingen er det vanskeligt at udvikle selvbetjeningsløsninger. At borgere og virksomheder digitalt er parate til selvbetjening viser alle erfaringer fra e-handel, netbanker og i øvrigt anvendelse af Skat´s løsning.

Virksomheder gennemfører månedligt 250.000 indberetninger. ”Et eksempel er begrebet ”indkomst”. Når du som borger søger om boligstøtte skal du oplyse én form for indkomst.

Når du søger SU-lån er indkomstbegrebet et andet. Det er svært at forstå som borger, og gør det svært at udvikle let forståelige løsninger og få dem til at hænge sammen. Genbrug af data bliver også vanskeligt. Og så skal borgeren spørges om oplysninger, som borgeren allerede har oplyst.

Det er ikke smart, hverken for borgere eller den offentlige sektor,” siger Pernille Jørgensen.

Ikke desto mindre er digitaliseringen den mulige vej til milliardbesparelser og effektiviseringer i de kommende fem år.

Og 1. november 2010 kom det offentlige forbi eDag3. Men næste deadline banker allerede på døren. Digital borgerbetjening via e2012 er lige rundt om hjørnet. Det lægger et voldsomt pres på alle parter. Derfor vil digital borgerbetjening også blive et tema i de kommende forhandlinger om næste års budget, og derfor er den fællesoffentlige strategi et vigtigt dokument.

Barrierer for genbrug af data Meget af den eksisterende lovgivning, samt den nye lovgivning der bliver skrevet, tager udgangspunkt i en analog og papirbaseret verden. Desuden fokuserer lovgivningen på den enkelte myndigheds opgavevaretagelse set afgrænset fra de øvrige myndigheder.

Derfor udfordrer digitaliseringen den analoge lovgivning, fordi den går på tværs af myndigheder.

En af forudsætningerne for at digitalisere og effektivisere er at kunne genbruge data.

Perspektiverne ved øget genbrug af data er store.

Borgere og virksomheder slipper for at indberette data, som det offentlige har. Myndighederne sparer ressourcer på at indhente og validere data, der allerede er indhentet af andre myndigheder. Derudover kan genbrug af data ofte give en højere kvalitet i opgaveløsningen. Det er teknisk muligt at dele data mellem myndigheder. Men lovgivning, arbejdsgange, manglende økonomiske incitamenter og manglende styring vanskeliggør deling af data på tværs. Der er derfor behov for en samlet indsats og klare langsigtede rammer for arbejdet, så myndighederne effektivt og hensigtsmæssigt kan dele data med hinanden. ” I forhold til lovgivning og genbrug af data er den fællesoffentlige strategi særligt vigtig. Det er en opgave kommunerne ikke selv kan løfte, og når nu lovgivningen på en række områder udgør en barriere, er det vigtigt vi får sat det på dagsordenen, så vi kan effektivisere og øge kvaliteten samtidig,” siger chefkonsulent Pernille Jørgensen, KL.

”

Digital borgerbetjening vil blive et tema i de kommende forhandlinger om næste års budget Pernille Jørgensen, KL

Nr.01_februar 11_side 29

TE MA:

Af Seniorrådgiver Niels Madelung, Dansk Standard

Informationssikkerhed stiller nye krav til it-chefer og topledelse

”

Ledelsen skal beslutte virksomhedens tolerancetærskel på baggrund af en række risikovurderinger Niels Madelung

Nr.01_februar 11_side 30

Når staten i løbet af nogle år overgår til den reviderede kravstandard ISO/IEC 27001, stiller det helt nye krav til ledelsen i en virksomhed eller en kommune. Ansvaret for de forretningsvæsentlige aktiver løftes fra it-afdelingen over i ledelsen, hvor det bliver en strategisk opgave at beslutte risikotolerance ud fra det samlede risikobillede.

Staten har besluttet at lade den kommende version af kravstandarden ISO/IEC 27001 afløse DS 484.

Nogle vil måske på baggrund af tykkelsen og antallet af sider i ISO/IEC 27001 tænke: ”Hvor svært kan det være?” og fejlagtigt slutte, at den må være lettere at leve med end DS 484.

For andre vil det forholde sig præcis modsat.

Hvis man lidt forenklet skal opremse forskellen på de to, kan man sige, at ISO/IEC 27001 er en ledelsesog processtandard, hvor DS 484 kan beskrives som en kontrolstandard.

DS 484 er relativ let at efterleve, fordi man ikke skal tænke så meget, men ”bare” udføre det, der står i standarden. Det sidste har bestemt ikke altid været lige let for alle. Når det drejer sig om ISO/IEC 27001, er der to ting, der gør sig gældende.

Man skal selv fortolke dens krav og vejledninger, og ledelsen skal påtage sig et ansvar. Og - vel at mærke - et ansvar med hensyn til at udvise opmærksomhed, klarsyn og efterleve handling, når man tilrettelægger implementeringen af standarden.

For mange vil det betyde, at man går fra en situation, hvor man har ”opsat lyskryds” og ”indført fartbegrænsning” af hensyn til sikkerheden, til en situation, hvor ledelsen skal beslutte, hvor og hvorfor der skal være lys-

kryds og fartbegrænsning af hensyn til forretningen.

Ansvaret placeres hos ledelsen Hvordan indstiller man som ledelse sit fokus på det forretningsmæssige, når vi taler om at beskytte sine forretningsvæsentlige aktiver? I bogen ”Glid ikke i bananskrællen - Hvor skal virksomhedens risikotolerance ligge?”, som Dansk Standard netop har udgivet i december 2010, forsøger jeg at besvare spørgsmålet om, hvad forretningsorienteret sikkerhed går ud på. Ligeledes forsøger jeg at vejlede virksomheder om, hvordan de på langt sigt kan indarbejde en logik og adfærd, som ideelt set kan betyde, at man ikke behøver at beskæftige sig med det som et selvstændigt emne.

Den store udfordring ligger for mig at se i det forhold, at DS 484 i alt for mange tilfælde i staten, kommuner og virksomheder fejlagtigt har været opfattet som en standard for it-sikkerhed. Måske hænger det sammen med, at ordet sikkerhed giver nogle associationer i retning af fysisk sikkerhed og it-sikkerhed. På grund af denne fejltagelse har it-afdelingen eller andre it-tilknyttede afdelinger haft ansvaret for implementeringen af DS 484.

I takt med at it-afdelingerne så har indset, at informationssikkerhed er andet og mere end it, har det været endog meget svært at overbevise ledelsen om, at projektet burde placeres et andet sted, og at beføjelserne var for snævre.

Med overgangen til ISO/IEC 27001 får virksomhederne en chance for at rette op på denne fejltagelse, ikke mindst fordi den næste version af standarden vil have flyttet sig yderligere i retning af andre forhold end de it-mæssige.

Det, at ledelsen nu involveres direkte og forventes at få en strategisk synsvinkel på hensynet til virksomhedens forretningsvæsentlige aktiver, vil have en betydelig indflydelse på den rette grad af hensyntagen.

Det vil også have en positiv indflydelse på at mindske forekomsten af produktivitetshæmmende foranstaltninger, der ikke tjener et højere forretningsmæssigt formål.

Al erfaring viser, at virksomhederne generelt er nået længst med at beskytte sine forretningsvæsent-

lige aktiver inden for sine it-systemer. Men hvad nytter det, at disse er omgivet af en høj grad af teknisk beskyttelse, hvis organisationens processer og generelle adfærd – utilsigtet – tilsidesætter eller undergraver sikkerhedsindsatsen.

Sikringen af de forretningsvæsentlige aktiver bør ske i processerne og om nødvendigt understøttes af forskellige tekniske foranstaltninger på lige fod med en række ikke-tekniske foranstaltninger.

Start forfra med at lave risikovurderinger Afgørende for om virksomheden lykkes med sit forehavende, er for mig at se, dér, hvor ledelsen skal beslutte virksomhedens tolerancetærskel på baggrund af en række risikovurderinger. Med DS 484 så vi, at mange valgte at implementere kontrollerne uden at skele til risikobilledet først eller have foretaget en cost-benefit-vurdering og måske kun i forhold til situationen på itområdet.

Nogle, som mener at kende ISO/IEC 27001, har fejlagtigt fået opfattelsen af, at de skal implementere alle de tiltag, som er nævnt i anneks A. Dette er en stor misforståelse.

Virksomheden skal reelt forholde sig til, hvilke af tiltagene i anneks A der bør implementeres med virksomhedens forretning for øje, samt hvilke andre tiltag (ikke nævnt i anneks A) som også bør implementeres ud fra en overordnet risikovurdering og den af ledelsen besluttede risikotolerance.

Mit råd til alle, der skal i gang med at implementere ISO/IEC 27001, er, at man starter helt forfra og undgår at lappe de steder, hvor man mener, at der mangler noget. Det kan nemlig ende i den gale retning, fordi man måske bare opstiller flere lyskryds, eller at fartbegrænsningerne ophæves de forkerte steder.

Udnyt situationen til at gennemføre processen ud fra en forretningssynsvinkel, for det er forretningen, som ledelsen først og fremmest har ansvaret for. Naturligvis fylder it meget i de fleste virksomheder, men det er forsat kun et middel eller værktøj til at nå et højere mål – nemlig virksomhedens forretningsmål.

Ny bog om informationssikkerhed for it-chefer.

Niels Madelung er senior rådgiver hos Dansk Standard for private og offentlige virksomheder, der ønsker at forbedre deres processer, herunder at sikre deres forretningsaktiver. Han er bestyrelsesmedlem i Rådet for større IT¬sikkerhed og medlem af Råd for Digital Sundheds Informationssikkerhed, deltager aktivt i ISO og CEN (European Committee for Standardization) og er indlægsholder, blogskribent samt fast klummeskribent for Computerworld."

Bogen indeholder bidrag fra Egedal Kommune, A.P. Møller-Mæersk, EPM Group ApS og Storm Management A/S. Den kan rekvireres hos Dansk Standard.

6 gode råd til virksomheder, der vil mindske risikoen for tab af forretningsaktiver 1. Brug tid og energi på at blive bevidst om de risici, der omgiver virksomheden.

2. Lad være med at genopfinde den dybe tallerken – brug de anerkendte metoder og standarder, der allerede findes.

3. Hav en drivende kraft, der har forretningsaktiverne som primære arbejdsområde, på lige fod med økonomi, salg, produktion etc.

4. Skab opmærksomhed omkring emnet. Det er vigtigt at få promoveret god skik og etik blandt brugerne, fx i forbindelse med brug af internet, sociale medier, håndtering af personfølsomme data i både små og større mængder etc.

5. Stil de nødvendige ressourcer til rådighed, der passer til virksomhedens størrelse og modenhed.

6. Følg strategier og mål op med konkrete taktiske og operationelle handlinger.

Nr.01_februar 11_side 31

Danmarkspremiere PRINCE2®, MSP®, P3O®, ITIL®, M_o_R®...

Rigtige klassekurser nu på dåse!

Hele Februar GRATIS adgang til PRINCE2 for kommuner (MSP® og P3O® frigives Marts 2011)

0% spildtid 100% perspektivering 100% tilgængelighed tilgæn ngelighed 100% holdb holdbarhed arhed ...og til dåsepriser dåsep priser SSe e mer mere e påå w www.prince2nu.dk ww.prince2nu.dk

Virtual Virtual Classroom Classsroom Training Training VCT er komplet og VCT g autentisk autentisk under undervisning, visning, indd inddelt elt i pr aktiske sessione ypisk 5-15 minutt ers vvarighed. arig ghed. praktiske sessionerr af ttypisk minutters SSessionerne essionerne svarer svarerr nøjagtigt til undervisningen undervisningen - inkl. inkl. spørgsmål fra fra delt agerne, der er under tekstet såå du altid spørgsmål deltagerne, undertekstet kkan an ffølge ølge ø med med..

VC giver perspektiveringen perspekktiveringen fra fra undervisningen, undervisningen n, uden at at VCTT giver du behøver behøver at at vvære ærre til st ede og kkan an gør es når du u har tid og stede gøres behovv - også til at beho at fforlænge or o længe hukommelsen, hvis hviss du allerede aller ede har vværet ærett på et kklassekursus. lassekursus.

sammenhæng learning SSet et i sammenh hæng til blended lear ning er et et 100% fjernstufjernstudie med alle fordelene fo ordelene fra fra tr traditionel aditionel kklasseundervisning lasseu undervisning pludselig et alternativ altternativ - og en kombinationsmulighed. kombinationsmulighed.

VCT er samtidig VCT samtidiig desig designet net som et vigtigt værktøj værktøj i foranfo orandring dr ing og forankring fo oran nkring af viden i større større organisationer organisaationer og g giver iver ganske enkelt helt enestående forudsætninger fo orudsætning ger for fo or fælles fundament. fundamen t.

www.bestpracticeshop.dk APMG akkrediteret elearning Virtuel klasseundervisning On-line seminarer m.m.

www.prince2nu.dk