2011-06

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 02 april 2011 ISSN 1399-7947

Kit magasinet

Hjørring opsiger KMD Opus It- og telekøb for 2 mia. kr. sat på hold KL hjælper 21 kommuner med udbud

Tema: Forretningsorienteret it-arkitektur

KIT magasinet 02_april 11_side 1

Mange bĂŚkke smĂĽ giver 24 milliarder Skyd genvej til offentlige besparelser via digital koncernstyring med KMD. Effektivisering og bedre service til borgerne kan blive to sider af samme sag.

Telefon 4460 1000 www.kmd.dk

1 Indhold

500 mio. kr. til digital læring i skolerne

2

5

nummer 2 · april 2011

Guldborgsund sparer penge med iPads

36

4

Massivt økonomisk pres fremmer digitaliseringen

Side 16

Side 8

Side 30

Kronik: Digitaliseringen står ved en skillevej

Det kommunale it-marked risikerer at blive smadret Side 10

Side 18

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@ - Kommunale It chefer.

Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4673 3525 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Københavns Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.000

Fælleskommunal serviceplatform

Hvert år gennemfører KOMBIT, staten og landets kommuner en lang række it-projekter, der på forskellig vis forudsætter it-infrastruktur og adgang til data. Det giver i bedste fald risiko for redundans og dobbeltarbejde og i værste fald dårlig indbyrdes sammenhæng mellem de itløsninger, der bliver etableret.

For at imødekomme disse problemer har KOMBIT iværksat Projekt Dataadgang, som skal tilvejebringe snitflader til de vigtigste data, som anvendes af såvel kommunerne som af de projekter, som KOMBIT selv gennemfører. Tilvejebringelse af snitflader til relevante data vil ske løbende over de næste år.

For at gøre det nemt og sikkert at tilgå og opdatere de data, som stilles til rådighed gennem snitfladerne, etablerer KOMBIT en fælleskommunal serviceplatform. Denne platform vil håndtere al sikkerhed, administration og præsentation af adgang til snitfladerne.

En trinvis etablering KOMBIT har valgt, at serviceplatformen skal etableres trinvist og drevet af konkrete forretningsbehov. Derved sikres det, at serviceplatformen understøtter reelle behov og ikke kun fremviser teknologiske muligheder.

Aktuelt er KOMBIT ved at gennemføre et proof of concept for at drage vigtige erfaringer med serviceplatforme inden etableringen af en fælleskommunal serviceplatform. Efter gennemførelsen af proof of concept skal en første version af serviceplatformen etableres. Første version af serviceplatformen forventes i drift ved udgangen af 2011.

Datalandskab giver overblik over it-systemer Senest har Projekt Dataadgang kortlagt det kommunale it-landskab i form af et Datalandskab, som indeholder størstedelen af de it-systemer, der anvendes af landets kommuner. Datalandskabet er frit tilgængeligt på KOMBITs hjemmeside.

Læs mere på www.kombit.dk/dataadgang eller kontakt os på dataadgang@kombit.dk

KOMBIT er ejet af de danske kommuner. Vores vigtigste opgave er at sikre, at kommunerne skal have bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger.

LED ER : Af formand Jørgen Kristensen Rasch, KIT@

Mere turbo på digitaliseringen Danmark er i dag blandt de førende digitale samfund i verden. Godt 80 procent af borgerne og mere end 98 procent af virksomhederne anvender dag it, herunder Internettet. Der findes allerede i dag en lang række både internationale og nationale it-løsninger, som er velfungerende.

Der er dog behov for at gøre det lettere for borgerne at anvende de offentlige selvbetjeningsløsninger. I dag gennemføres kun under 25 procent af transaktionerne i de digitale selvbetjeningsløsninger. Borger.dk henholdsvis virk.dk er gode initiativer med fokus på overblik og ”omstillingsbord”. Der linkes dog stadig til en lang række andre hjemmesider med hver deres design og indhold. Det bliver nemmere, når NemLog-in slår igennem alle steder. Det er tankevækkende, at anmeldelse af en flytning snart kan ske via 98 kommunale hjemmesider eller via Borger.dk.

Fra de mange indtryk, som jeg opsamlede fra KIT@s årsmøde kan jeg konstatere, at de kommunale it-chefer billedligt talt befinder sig midt i ”turbulensen”. Samtidig med at it, forretningsudvikling og digitalisering fylder mere i det offentliges nye fælles strategier, og de kommunale it-chefer i mange kommuner befinder sig i strategiske positioner, er der omvendt også en masse eksterne interessenter, der har taget initiativer til at sætte rammerne op for styringen af kommunernes itudvikling. Jeg vil gerne understrege, at det er der for så vidt intet forkert i.

sesansvarlige, der deltog i generalforsamlingen, gav udtryk for, at KL fra politisk hold eller direktionsniveau kunne gives et bindende mandat på områder til udvikling og etablering af fælles komponenter, hvor det ikke gør en forskel for den enkelte kommunes valg af forretningsmodel. Vi taler om områder som infrastruktur, shared services og indkøb. Mandatet vil være en måde, som giver KL nødvendig styrke til at indgå bindende aftaler med stat og regioner, hvor vi på fællesskabets vegne kan garantere fremdrift og implementeringskraft.

Det mandat, den beslutningskompetence har de kommunale it-chefer ikke tidligere i samme omfang givet deres samtykke til - hverken i relation til digitalisering eller it-understøttelse. Det er historisk. Vi kunne godt tænke os, der blev sat mere turbo på digitaliseringen.

Det er derfor vi har givet grønt lys til at rykke. Digitaliseringen er en ny vinder – for dem, der vil og tør tage handsken op.

På baggrund af de udfordringer, som Danmark står overfor, ønsker regeringen, Danske Regioner og KL at skabe debat om den fortsatte digitalisering, som i dag opfattes som et afgørende middel til at effektivisere den offentlige opgaveløsning. Debatten har fokus på at bidrage til løsning af dels de samfundsmæssige udfordringer (økonomi, demografi og konkurrenceevne red.) dels de organisatoriske udfordringer, der er på landsplan for at styre digitaliseringen de kommende år. Jeg kan opfordre alle interesserede i at deltage i debatten i den kommende tid. Det kunne også gå hen at blive et tema i den kommende valgdebat før Folketingsvalget.

Set i det perspektiv var KIT@s årsmøde historisk. KIT@’s bestyrelse og cirka halvdelen af kommunernes it-ledel-

KIT magasinet 02_april 11_side 5

@ nyt

Af Flemming Kjærsdam

KMD Opus taber i Hjørring KMD Opus er færdig i Hjørring Kommune med udgangen af 2011.

Kommunen har fra 1. januar 2012 indgået en femårig aftale med EG inden for økonomistyring og Silkeborg Data inden for lønberegninger og vagtplaner. Den nye kontrakt er sket efter ét samlet EU-udbud, hvor der ifølge personalechef Lillian Andersen var flere tilbudsgivere.

Hjørring Kommune traf beslutningen ved kommunesammenlægningen 1. januar 2007 at være udviklingskommune for KMD´s nye SAP-platform Opus. Når året går på hæld afslutter kommunen sit samarbejde om løn og økonomistyring med KMD Opus efter fem år.

Personalechef Lillian Andersen udtaler, at samarbejdet med KMD har været godt, men i Kit-Magasinet august 2009 omtalte daværende konstituerede kommunaldirektør

Tommy Christiansen, Hjørring Kommune, samarbejdet som ”tre meget udfordrende år for kommunen – og med mange forhindringer undervejs”. Det sidste med særlig adresse til lønsystemet.

Med Silkeborg Data tilbage i folden fra 1. januar 2012 bliver der reelt tale om at genoptage et tidligere samarbejde med den gamle Hjørring Kommune – fra før kommunesammenlægningen. Ved kommunesammenlægningen i 2007 blev Hjørring lagt sammen med Hirtshals, Løkken/Vrå og Sindal kommune. Dengang gennemførte kommunen to EU-udbud, og KMD Opus vandt dem begge. ”Vi har i det nye EU-udbud lagt meget vægt på funktionalitet og drift. Vi har gennemført en grundig vurdering af systemerne med udgangspunkt i kravspecifikationen, og resultatet blev at Silkeborg Data og EG i fællesskab havde det bedste bud. Som udviklingskommune får du en række børnesygdomme med i købet. Derfor lagde vi vægt på at kunne se tingene i drift, og vi er særligt tilfredse med, at vi udover lønberegningssystemet oveni får smidiggjort vores ansættelsesprocedurer ved Silkeborg Datas personaleweb. Her fødes data ved kilden i institutionen, uden at der skal ske

”

genindtastninger i administrationen. Det giver fordele i alle led,” siger løn- og personalechef Lillian Andersen, Hjørring Kommune.

Ved at få grunddata ind i ansættelsesproceduren lettes også arbejdet med ansættelsesbeviser, og lønberegninger og vagtplanlægning. Det er de samme data, der bruges i forskellige sammenhænge. Den femårige aftale indeholder en option, så den kan forlænges to gange et år.

Hjørring Kommune ønsker ikke at oplyse noget om priserne.

Afdelingsleder Dorte Winther, Silkeborg Data: ”Vi er stolte af at have vundet dette udbud sammen med EG. Dels fordi vi havde et fortrinligt forhold til Hjørring Kommune, og dels fordi vi har vundet dem tilbage trods deres nære tilknytning til KMD`s Lønberegningsdel som pilotbrugere. Hjørring Kommune er den eneste kommune, der har forladt SD i min tid i firmaet, så kommunens valg er endnu et bevis på, at vores strategi om udvikling af værktøjer til håndtering af personale og lønstyring i det decentrale led, er rigtig.”

Markedschef Tommy Nielsen, EG, glæder sig over, at valget af ØS Indsigt begrundes i den bedste funktionalitet, og at det decentrale perspektiv prioriteres.

Som udviklingskommune får du en række børnesygdomme med i købet. Derfor lagde vi vægt på at kunne se tingene i drift.

Lillian Andersen, Hjørring

KIT magasinet 02_april 11_side 6

Master i

offentlig ledelse Som leder i den offentlige sektor står du over for store strategiske udfordringer. Strukturreformen, politireformen, kvalitetsreformen osv. medfører høje forventninger til professionel ledelse, effektiv kommunikation, udvikling af medarbejdere, smidige organisationer og strategisk tænkning.

Masteruddannelsen sætter fokus på den offentlige sektors særlige forhold og spilleregler samt forventninger til offentlige ledere. Du lærer nyt om ledelse og strategi og får plads til at reflektere over din organisation, din karriere og din personlige lederstil.

Uddannelsen foregår i Odense og Aarhus. Uddannelsen varer to år på deltid, men er fleksibelt opbygget, så du kan strække den over seks år. Søg nu og senest 1. maj.

Uddannelsen starter 1. september.

Q Kontakt os på tlf. 65 50 43 20, e-mail: masteroffentligledelse@sam.sdu.dk eller gå ind på www.sdu.dk/masteroffentligledelse

@ nyt

Af Flemming Kjærsdam

500 mio. kr. til digital læring i skolerne Der arbejdes i kulisserne på at sikre Folkeskolen 500 mio. kr. til at indføre digitale læremidler og nye undervisningsformer i kommunernes budgetter for 2012. Ifølge centerchef for Borgerbetjening og IT-politik Jakob Harder, KL, er det planen, at pengene skal finde anvendelse som et led i Økonomiaftalen mellem KL og Finansministeriet.

Den nye læringsplan skal skifte mange af skolebøgerne ud med digitale læremidler, så eleverne både lærer at bruge de nye medier og skolerne får mulighed for at eksperimentere med nye undervisningsformer. Der er afsat 500 mio. kr. ifm finansloven til digitalisering af skolerne.. Forhandlingerne mellem KL og Finansministeriet om Økonomiaftalen for næste års budget går i gang i maj. I den forbindelse skal det gerne afklares, hvordan de 500 mio. skal anvendes. ”Investeringen i Folkeskolen skal først og fremmest gå til digitale læremidler og nye, eksperimenterende undervisningsformer. Det er næppe

KIT magasinet 02_april 11_side 8

investeringer i ny hardware eller i trådløse netværk. Det er en opgave kommunerne er godt i gang med allerede. Vi skal ikke med denne investering sætte strøm til den eksisterende undervisning,” siger Jakob Harder.

Netop Folkeskolen var et af de højest prioriterede indsatsområder blandt kommunaldirektører og borgmestre, da den fælleskommunale digitaliseringsstrategi blev sendt i høring i sommeren 2010.

Tre ud af fire ønskede ”øget anvendelse af digitale læringsmidler i folkeskolen”. Et tilsvarende antal mener, at i 2013 kan eleverne koble deres egen computer eller anden ereader op mod skolens netværk”. ”Der er et stort potentiale i at anvende digitale læremidler i undervisningen. Elever skal kunne medbringe egen computer og kunne koble sig på skolernes trådløse netværk samt aflevere opgaver fra egen computer. Når opgaverne besvares på internet vil lærerne også bruge mindre tid på at rette dem og svare tilbage. Digitale tavler vil også have

¨

”

Investeringen skal gå til digitale læremidler og nye, eksperimenterende undervisningsformer.

Jakob Harder.

stor nytteværdi i undervisningen.

Men det hele forudsætter, at vi formår at forny den måde vi underviser på i dag,” siger Jakob Harder.

+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med!

Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-forhandler: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder.

Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig eks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv.

Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU

@ nyt

Af Niels Torben Volqvartz

Det kommunale it-marked risikerer at blive smadret KL er gået aktivt ind i kampen for at hjælpe de 21 kommuner med KMD Opus-kontrakter, som kom i klemme efter Konkurrencestyrelsens afgørelse i juni 2010. KL hjælper de nødstedte kommuner ved udarbejdelse af fælles udbudsmateriale.

Efter at Konkurrencestyrelsen underkendte 29 kommuners KMD Opus kontrakter har kommunerne befundet sig i en kritisk situation. Konsulent Michael Hald, KL, forsøger nu at hjælpe foreløbigt 21 af de kommuner, der kom i klemme. Han vil gøre udbudsprocessen mindre omkostningsfuld for kommunerne og leverandørerne. ”Vi tror, at kommunerne ved at samarbejde om at gennemføre udbud af standardsystemer, kan sikre bedre løsninger, lavere priser og reducere omkostningerne til selve udbudsprocessen. Mindst 29 kommuner har kontrakter, der ikke kan godkendes af konkurrencestyrelsen,” siger Michael Hald.

Han peger på, at mange kommuner desuden skal skifte fra KMD ØS, der snart tages ud af produktion, og det betyder, at der vil komme mange udbud inden for kort tid.

Men det store antal udbud inden for en kort periode er farligt. Det risikerer at smadre konkurrencen på det kommunale it-marked.

Leverandører inddrages Michael Hald har snakket med it-leverandører, som er positivt interesserede i standardiseringsarbejdet, fordi de også bruger mange penge på at svare på udbud.

Leverandører som KMD, Fujitsu, EG og Silkeborg Data bliver spurgt om, hvad de kan ønske sig af ændringer og hvordan processer kan optimeres, men alle er ikke lige begejstrede.

Leverandørerne har mange forskellige synspunkter på, hvordan de ønsker at møde den kommunale sektor, ligesom der er stor divergens i den måde kunderne møder leverandørerne på. Der er SKI, Kombit og nu også KL der har udviklet udbuds- og kontraktbetingelser.

KIT magasinet 02_april 11_side 10

Michael Hald: ”Det danske kommunale marked er for skrøbeligt med for få leverandører til at kunne håndtere så mange ordrer. Derfor vil konkurrencen hurtigt kunne blive sat helt ud af kraft. Kommer der 35 udbud i løbet af et år, er det ikke sikkert, at markedet kan håndtere det på en god måde. Det vil vi gerne gøre noget ved.”

Michael Hald finder det uhensigtsmæssigt for konkurrencen, hvis der i 2011 bliver udbudt 30 systemer og så det falder helt ned på to systemer i 2012, mens markedet igen kan klare ca. 17 i 2017.

De mange udbud er både meget krævende for kommuner og leverandører, så derfor er der behov for standardisering.

”

Vi forventer rigtig gode priser på grund af summen for udbuddet.

Michael Hald, KL

Michael Hald: ”Kommunerne må kunne samarbejde om at gå i udbud. Det er de samme love, de skal leve op til.

Det bør kunne lade sige gøre at udarbejde fælles kravspecifikationer og blive enige om, hvad et økonomisystem skal kunne. Det vil blive billigere at bruge den samme kravspecifikation, og for leverandørerne vil det også blive billigere. Når det meste er ens, kan leverandørerne koncentrere sig om flødeskummet.”

Forventer gode priser Michael Hald kan ikke forstå, hvad en kommune får ud af at udvikle sin egen kravspecifikation, når den kan vælge en, der allerede findes. ”Det handler om at simplificere og spare penge uden at miste fleksibiliteten. Kommunerne betaler kun 10.000 kr. hver for at være med i arbejdet om den fælles kravspecifikation, der kan anvendes gennem SKI-aftaler, eget udbud eller fælles udbud. Kontrakterne kan så være individuelle for den enkelte kommune,” understreger Michael Hald.

I første omgang deltager 21 kommuner i en fælles kravspecifikation. Hele processen kan i næste runde køre sam-

Fujitsu er kritisk

men inklusive evalueringen, som heller ikke behøver at være fælles. Det betyder dog ikke, at kommunerne nødvendigvis vil vælger samme leverandør, selv om volumen ventes at få indflydelse på prisen. ”Vi forventer rigtig gode priser på grund af summen for udbuddet,” siger Michael Hald. Han vil dog ikke vurdere beløbets størrelse, men et forsigtigt overslag kommer frem til ordrer i størrelsesordenen af en milliard kr. afhængig af, hvor mange kommuner der deltager i et fælles udbud over de omkring otte år et økonomisystem ventes at leve.

Markedsdirektør Christian Torp Fujitsu er ikke udelt begejstret for KL´s initiativ til fælles udbud, som det ser ud: ”Jeg observerer, at der er stor forvirring på indkøbssiden i det kommunale område med SKI, Kombit og nu også KL. Det er ikke klart, hvordan rollerne på indkøbssiden er fordelt, og det virker som om der mangler overordnet styring. Vi er alle tilhængere af en åben ærlig og fair konkurrence på markedet. Men jeg mener, at KL´s initiativ om at 10 til 15 kommuner skal gå i fælles udbud, skaber nye monopoler, og vil låse en stor del af markedet i mange år. Det kan være en god idé at udarbejde et fælles udbudsmateriale, der gør det billigere for kommuner og leverandører at håndtere udbudsprocessen. Vi har dog gjort opmærksom på, at udgangspunktet for KL´s udbudsmateriale er skrevet for mange år siden. Det er ærgerligt for de kommuner, der tapper gammel vin på gamle flasker. I dag vil et udbudsmateriale være mere procesorienteret. Det er den nye trend.

Dette har vi gjort KL opmærksomme på.” ”Jeg er ikke helt uenig i Christian Torps kritik af, at materialet kunne være mere procesorienteret, men det er, hvad vi har kunnet nå nu af hensyn til de kommuner, der skal i udbud i år. Under alle omstændigheder er det de samme produkter der leveres, uanset hvilken form udbudsmaterialet har på kort sigt,” pointerer Michael Hald.

Sådan venter Michael Hald ansvarsfordelingen for indkøb af kommunale it-systemer: KL: Store systemer Løn/økonomi Beskæftigelse ESDH

Kommunerne selv: Standard teknologi Små fagsystemer MS styresystemer

Nervøs for softwarebudgettet ?

Vi kan hjælpe FØR en software audit fra en af de store producenter, så I undgår en ekstra licensregning der IKKE er på budgettet.

COMPLIANCE GROUP • Leverer uvildig rådgivning indenfor alle aspekter af software kontrakt- og licensforhold • Besidder dyb og kompetent erfaring indenfor hele Software Asset Management processen • Sidder altid på kundens side af bordet, f.eks ved en software audit fra en af de store producenter Vi er specialiseret i licensering af: IBM, Microsoft, Novell og Oracle software.

Kontakt os på telefon 70 25 20 51

compliancegroup.dk

Kombit: Monopolsystemer

KIT magasinet 02_april 11_side 11

@ nyt

Af Niels Torben Volqvartz

It- og telekøb for 2 mia. kr. sat på hold Center for Digital Forvaltning (CEDI) vurderer, at offentlige it- og telekøb for op mod 2 mia. kr. er sat på hold i 2011 efter at SKI har annulleret 16 indkøbsaftaler.

Efter ”SKI-affæren” har Finansministeriet og KL´s indkøbssignaler skabt stor usikkerhed om de fremtidige rammer for indkøb af it og tele. Hverken offentlige beslutningstagere eller it-leverandører kan helt greje situationen. Det konkluderer Center for Digital Forvaltning, CEDI, i en analyse af det offentlige marked med titlen: ”Et paradigmeskifte for offentligt it- og teleindkøb?

Partner Troels Andersen, CEDI: ”Jeg forventer både forsinkelser af planlagte it-anskaffelser og et kraftigt fald i omsætningen efter, at SKI har opsagt 11 rammeaftaler, og fem rammeaftaler er blevet ændret.”

I analysen vurderer CEDI, at anskaffelser for op mod 2 mia. kr., eller 12 procent af de samlede offentlige it- og teleindkøb i 2011 er sat på hold. Analysen viser, at situationen først vil nærme sig det normale igen i starten af 2012.

CEDI estimerer, at det offentlige marked for it- og telerelaterede produkter og services samlet set udgør knap 16 mia. kr. årligt. Stat og kommuner tegner sig for henholdsvis 35 procent og 41 procent af den samlede volumen og er dermed de to klart største sektorer. Regionerne står for 18 procent af omsætningen.

Op mod 30 procent af de samlede it-indkøb er hidtil foretaget via SKI-aftaler, omkring otte procent er gået via Statens Indkøb, mens lidt mere end halvdelen af alle anskaffelser sker via andre udbud eller lokale rammeaftaler.

Endelig skønnes 10 procent af de offentlige it-indkøb at ske uden udbud eller rammeaftaler – hovedsageligt fordi indkøbene ligger under tærskelværdierne. Ændrede indkøbsmønstre Fordelingen af aktører viser, at omkring 40 procent af de offentlige it-indkøb hidtil er foretaget via centrale indkøbsaftaler – 30 procent via SKI og 10 procent via Statens Indkøb. Den største del af disse indkøb sker via SKI-aftaler, der hidtil har været kendetegnet af mange leverandører og relativt stor fleksibilitet i valg af indkøbsformer og ydelser. De nye pejlemærker for offentlig indkøbspolitik peger imidlertid i retning af en betydelig ændring af de offentlige indkøbsmønstre.

Kommuner og regioner har hidtil haft mulighed for at benytte sig af aftaler indgået af Statens Indkøb. Det er CEDIs forventning, at det kun er regionerne, der vil gøre brug af den mulighed fremover.

Det er ambitionen, at SKI fremover skal fungere som koordinerende indkøbsaktør på det kommunale område – en kommunal pendant til Statens Indkøb, der på releKIT magasinet 02_april 11_side 12

vante områder etablerer fælles forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne med fokus på stor volumen og lave priser.

Det er hensigten, at et Kommune Indkøb under SKI skal stå for udbud, administration af aftaler, mens KL skal skabe opbakning og deltagelse til de konkrete aftaler i kommunerne.

Denne model svarer til arbejdsdelingen mellem KL og Kombit.

KL vil formentlig begynde med at skabe grundlaget for volumen via opbakning fra de største kommuner.

SKI og KL har allerede nu etableret et samarbejdsforum – www.digitaleklynger.dk, hvor kommuner kan melde indkøbs- og udbudsplaner ind for at koordinere indkøb og indgå fælles aftaler. Kombits indsats koncentrerer sig om de hidtidige monopolområder samt om de fælleskommunale udbud, hvor der skal ske ændringer i de løsninger, som leverandørerne tilbyder kommunerne.

Færre konkurrenter Øget koordinering mellem de centrale indkøbsaktører vil betyde færre konkurrerende rammeaftaler inden for de enkelte områder. De centralt udbudte rammeaftaler vil få et smallere og klarere defineret område. Der vil blive valgt færre leverandører på de centrale rammeaftaler.

Direkte tildeling vil blive en mindre udbredt mulighed på de centrale rammeaftaler.

Alle væsentlige SKI-aftaler inden for it- og teleområdet udløber frem mod 2013, og det er derfor CEDIs forventning, at det i løbet af de kommende 12-36 måneder vil stå klart, i hvilken grad de centrale indkøbere har vilje og evne til at realisere de nye indkøbspolitiske mål.

De store aktører på det offentlige markedet vil få stigende markedsandele. Taberne vil i vid udtrækning være de mellemstore leverandører som i dag har omsætning på SKI’s rammeaftaler. De mindste leverandører vil formentlig stadig have mulighed for at opretholde deres omsætning på mere nicheprægede områder.

SKIs traditionelle rammeaftaler vil blive mere end halveret – fra knap 30 procent til omkring 13 procent af de samlede offentlige it- og teleindkøb. Samtidigt vil omsætningen på Statens Indkøb og det nye Kommune Indkøb

”

SKIs traditionelle rammeaftaler vil blive mere end halveret.

CEDI

komme til at dække knap 30 procent af de offentlige it- og teleindkøb.

Samlet set vurderer CEDI, at de nye indkøbspolitiske initiativer for de centrale rammeaftaler vil have stor påvirkning på markedet for offentlige it-ydelser.

På længere sigt står det ifølge CEDI klart, at øget koordinering mellem de centrale indkøbsaktorer vil betyde færre konkurrerende rammeaftaler. De centralt udbudte rammeaftaler vil få et smallere og klarere defineret genstandsfelt. Der vil blive valgt færre leverandører pa de centrale rammeaftaler. Direkte tildeling vil blive en mindre udbredt mulighed på de centrale rammeaftaler.

To mulige veje Hvorhen det offentliges indkøb vil bevæge sig står stadig meget uklart. CEDI påpeger i analysen to mulige veje.

1. Compliance. Hvis det lykkes de centrale indkøbere at skabe opbakning vurderer CEDI, at der vil ske en markant koncentration af markedsandele, blive mindre dialog om mange itprojekter og færre enkeltstående udbud fra offentlige myndigheder og institutioner, fordi styringen af de offentlige it- og teleindkøb i vid udstrækning vil blive samlet hos de centrale indkøbere.

2. Decentral konsolidering. Lykkes det ikke at skabe opbakning vurderer CEDI, at der vil ske en mere begrænset konsolidering af leverandører forankret hos de centrale indkøbere og hos de store statslige systemejere og lokale kommunale indkøbsfællesskaber. En sådan udvikling vil bibeholde en højere grad af dialog og øge antallet af udbud.

”

KL Finansministeriet og Danske Regioner må komme med en række nye værktøjer og i det hele taget skabe mere systematisk opbakning til de mange nye obligatoriske indkøbsordninger, hvis det skal lykkes at gå compliance vejen.”

Troels Andersen KIT magasinet 02_april 11_side 13

Den prestigefyldte SKI indkøbsaftale 02.19 er særdeles interessant, da den omfatter en række af de helt centrale fagsystemer, som anvendes i kommunerne. Set i lyset af at SKI har ophævet 16 rammeaftaler, som kommunerne ikke længere kan købe ind på, og at 29 kommuner har fået underkendt deres indgåelse af KMD Opus kontrakter, gør blot 02.19 endnu mere interessant. Dels er det en ny aftale, dels er den åben for kommunerne at købe ind på. Den er også interessant, fordi den indeholder en hel række af KMD´s fagsystemer, ikke mindst KMD Opus SAP-platform.

Men der er også leverandører til kommunerne, som glimrer ved deres fravær. To af de leverandører, der bevidst har undgået 02.19 er Silkeborg Data og Tabulex. Dem har Kit-Magasinet talt med.

@ nyt

Af Flemming Kjærsdam

Silkeborg Data vælger stor SKI-rammeaftale fra Silkeborg Data har besluttet at sige nej tak til SKI´s rammeaftale 02.19. Firmaet har bevidst valgt aftalen fra blandt andet på grund af paragraffen om ”leveringspligt”, selv om virksomheden risikerer at tabe kunder på beslutningen.

KMD Løn vil efter Silkeborg Datas beslutning nu være det eneste udbudte lønberegningssystem på SKI-rammeaftalen 02.19, som kommunerne kan købe direkte uden at gå i udbud. ”Med leveringspligten i 02.19 har vi vurderet, at vi ville risikere at kunne havne i en situation, hvor vi skulle implementere flere kunder end forsvarligt i forhold til at sikre høj kvalitet i vores ydelser. Det vil vi for alt i verden undgå. Selvfølgelig er det et luksusproblem at få landet mange ordrer. Omvendt bliver man også vurderet efter, om man er i stand til at levere det, man har lovet. Løn- og personalesystemer er ikke metervare. Så derfor har vi bevidst foretaget et fravalg af 02.19,” siger afdelingsleder Dorte Winther, Silkeborg Data.

Silkeborg Data er aktuel sammen med EG (tidligere EDBGruppen red.), hvor de har vundet Hjørring Kommune fra KMD. Det vækker ekstra glæde hos Dorte Winther, da Hjørring Kommune tidligere har benyttet Silkeborg Datas systemer. Men i forbindelse med kommunalreformen i 2007 valgte den nye Hjørring Kommune KMD Opus til både økonomi og løn. Med den nye beslutning er det en tidligere kunde, der nu vender tilbage til SD. ”Når vi ser på, hvor mange udbud der aktuelt er i gang, og hvor mange kommuner, som planlægger egne udbud eller overvejer at gå med i KL´s tiltag med standardudbud KIT magasinet 02_april 11_side 14

inden for løn- og økonomiområdet, og vi samtidig kigger i vores egen ordrebog, så er 02.19 ikke dét, vi løber efter.

Rammeaftalen fra SKI vil kunne rejse det problem, hvor vi ikke selv kan kontrollere, hvilke kunder vi skal tage ind og i hvilken rækkefølge, vi skal levere. Den kontrol ønsker vi ikke at sætte over styr, fordi det handler om vores omdømme i markedet.”

Sætter spørgsmålstegn Udover at Silkeborg Data har fravalgt 02.19 af forretningsmæssige årsager, sætter Dorte Winther også spørgsmålstegn ved selve konstruktionen i rammeaftalen. ”Rammeaftalen handler primært om anskaffelsespriser.

Men komplekse softwareløsninger, som løn- og personalesystemer, skal ikke kun vurderes efter købsprisen. Det er løsninger, som har en levetid på otte til ti år, og derfor må det være omkostningen og effektiviteten i hele løsningens levetid, der er relevant. Derfor er mit bud, at de kommuner, der vælger at købe lønsystemer på rammeaftale 02.19 , vil skulle gennemføre ”miniudbud” eller et udbud for at få tilpasset løsningen. Og så har kommunen jo ikke opnået nogen ressourcebesparelse, og samtidig ikke fået konkurrenceudsat deres løn- og personaleadministrative opgave. Så jeg har svært ved at se den type løsninger placeret ind i en rammeaftale,” siger Dorte Winther, der er spændt på at se, hvordan 02.19 vil fungere i det virkelige liv.

”

Rammeaftalen fra SKI vil kunne rejse det problem, hvor vi ikke selv kan kontrollere, hvilke kunder vi skal tage ind og i hvilken rækkefølge, vi skal levere.

Dorte Winther, Silkeborg Data

Silkeborg Data ejes af Jyske Bank, og har 175 medarbejdere. Silkeborg Data har 4 regionale kunder og 16 kommunale kunder. 12 kommuner er i drift. Fire er i gang med at blive implementeret og vil være i drift 1. januar 2012.

Tabulex løber heller ikke den vej Tabulex er ikke med i den nye toårige SKI rammeaftale 02.19 inden for ASP/Cloud, fordi firmaet ikke lægger sine kræfter dér. ”Vi har været med i rammeaftalen 02.18 i godt fire år uden at have haft en eneste krone i omsætning, så vi har ikke været opmærksomme på udbuddet 02.19. Vi kigger slet ikke i den retning,” siger adm. dir. Stig Korgaard, Tabulex.

Han er én blandt flere leverandører af softwareløsninger til kommunemarkedet, som hellere vil bruge kræfterne på at vinde ordrer i direkte konkurrence frem for at være med på SKI´s rammeaftaler. Tabulex har 65 kommuner som kunder inden for elev- og personaleadministration samt skemaplanlægning på landets skoler. Virksomheden er i direkte konkurrence med KMD, der har løsningen KMD Elev og som er med på SKI-rammeaftalen 02.19. ”Kommunerne vil få de bedste og mest konkurrencedygtige løsninger ved at gå i udbud. Enten som et EUudbud eller som et miniudbud, hvor

flere leverandører konkurrerer om at vinde ordrerne. Der er andre parametre der tæller end blot anskaffelsesprisen. Kvaliteten af løsningen, og hvor mange ressourcer kommunen bruger i hverdagen inden for et givet område må også betyde noget.

Markedet flytter sig hele tiden,” siger Stig Korgaard.

Han synes, at Tabulex får for lidt ud af SKI-rammeaftaler, og nu har han oven i købet oplevet at få en ”varslet opsigelse” af SKI på 02.18, fordi SKI synes, omsætningen er for lav inden for det område Tabulex dækker. ”Det er ubegribeligt, at denne type flerårige aftaler med faste priser og leveringsaftaler for leverandører og uden at kommunerne har en reel købsforpligtelse, får plads i en rammeaftale som 02.19 inden for et så kompliceret område som softwareløsninger. Det vil sikkert passe fint, hvis det var blikæsker eller blyanter, men ikke software,” siger Stig Koorgaard.

”

”Det er ubegribeligt, at denne type flerårige aftaler med faste priser og leveringsaftaler for leverandører og uden at kommunerne har en reel købsforpligtelse, får plads i en rammeaftale som 02.19 inden for et så kompliceret område som softwareløsninger.

Stig Korgaard, Tabulex

Foruden de 65 kommuner med elevadministrationer, har Tabulex også løsninger i en række kommuner, der dækker hos over 200 børnehaver og SFO-institutioner. Det er løsninger, der effektiviserer kommunikationen mellem personalet på institutionerne og forældrene.

KIT magasinet 02_april 11_side 15

@ nyt

Af Anna Eskelund

Guldborgsund sparer penge med iPads Guldborgsund har ikke indført iPads i administration og byråd for at være smarte. Tværtimod vakte Apple’s image en vis skepsis, der gjorde modtagelsen trægere, fortæller direktionssekretær og sekretariatsleder Nicolai Vedsted.

Indførelse af iPads har givet en årlig besparelse på omkring 200.000 kr.

Guldborgsund var den første kommune i Danmark, der indførte iPads og eDagsorden – en applikation fra det århusianske udviklingshus Ditmer. Med eDagsorden har byrådets forskellige medlemmer adgang til relevant materiale, dagsordner i byråd og udvalg, samt det omfattende bilagsmateriale.

Beslutningen om at undersøge, hvordan iPad og eDagsorden ville

KIT magasinet 02_april 11_side 16

fungere, blev taget i begyndelsen af december 2011. Herefter – i januarfebruar 2011 – har administration og en del af byrådspolitikerne testet løsningen. Størsteparten af byrådet har fået iPads, og endnu flere har vist interesse for redskabet. Projektet ledes af Nicolai Vedsted, der er sekretariatsleder og står i spidsen for kommunens arbejde med procesoptimering og digitalisering.

Baggrunden for nyskabelsen er, at Nicolai Vedsted og kommunens adm. direktør Ib Østergaard Rasmussen sidste efterår strandede i hver deres lufthavn. ”At være afskåret fra vores fysiske arbejdsplads med hver vores SmartPhone fik os til at overveje potentialerne i at gøre adgang til dagsordner, bilag etc. digital frem for

fysisk,” fortæller Nicolai Vedsted.

Da de begge var kommet tilbage på rådhuset, begyndte de at have en målrettet dialog om emnet og bad itafdelingen undersøge, hvad der fandtes af muligheder. Det viste sig, at Ditmer var den eneste leverandør af egnede applikationer, så valget var let.

Intet ønske om at være popsmarte Derimod var der noget blandede følelser for iPads. ”Det gjorde valget af iPad som fysisk redskab sværere, at produktet er så ’hypet’. Men tilsvarende tablet-pc’er havde ikke samme skærmstørrelse og gav ikke tilsvarende overblik og brugervenlighed.

Så vi valgte iPad’en,” fortæller Nicolai Vedsted.

Men det har været kendetegnende, at selv de største skeptikere er blev positivt overraskede. ”I begyndelsen af projektet blev vi hjulpet af, at nogle af udvalgsformændene havde iPhones, som de var glade for at bruge. De kom derfor til at fungere som en slags ambassadører for projektet”.

Derudover gjorde man det praktiske, at en studietur i bus med byrådet blev brugt til at udlevere iPads til de byrødder, der var interesserede. ”Vi kunne så bruge busturen til at give en grundig instruktion, og de nye iPad-brugere havde god tid til at sætte sig ind i det nye værktøj,” siger Nicolai Vedsted. ”Og så har det selvfølgelig gjort udbredelsen lettere, at iPad og eDagsorden udgør en virkelig god løsning. Det er meget lettere og hurtigere at få adgang til relevant materiale på iPad’en end det er, hvis man bruger papir, fordi der er så store mængde af det”.

Det viste sig på et byrådsmøde,

hvor de byrådsmedlemmer, der havde iPads, meget hurtigere kunne finde frem til et konkret bilag end de byrådsmedlemmer, der måtte sidde og bladre i stakke af bilag. ”Det er ekstremt enkelt. Hvis man eksempelvis er byrådsmedlem og udvalgsmedlem, så har man adgang til dagsordner til byrådsmøder og de pågældende udvalgsmøder. Når

man klikker på et udvalgsmøde, får man adgang til dagsordenen og alle relevante bilag med ganske få klik. Uden iPad ville medlemmet skulle sidde og bladre i store bunker,” forklarer Nicolai Vedsted.

Udover byrådet har også administrationen taget værktøjet i anvendelse.

Sparer mindst 200.000 kr. årligt Ikke alene gør kombination af iPad og eDagsorden livet lettere for byråd og administration – det er også en billig løsning. ”Vi har estimeret, at løsningen giver os en årlig besparelse på mindst 200.000 kr.

For vi skal ikke længere printe dagsordener og store mængder af bilag. Dette giver os en besparelse på papir, toner og service på printere, som udgør ca. 100.000 kr. Hertil kommer, at vi sparer en masse mandetimer, som blev brugt på print, fordeling af papir etc. Desuden kan vi nedlægge vores interne trykkeri og outsource de resterende trykopgaver. Dette giver en samlet besparelse på minimum 200.000 kr.

Det er oven i købet muligt, at besparelsen bliver endnu større, for vi forventer at se på vores printerpark og tage stilling til, om vi kan opsige leasingaftaler på en eller flere printere,” fortæller Nicolai Vedsted.

iPads i fremtiden Nicolai Vedsted har fået forespørgsler på demonstration af Guldborgsunds løsning fra andre kommuner, og herudover er kommunen så småt ved at undersøge, hvilke øvrige anvendelsesmuligheder, der er. Således er der udleveret iPads til bibliotek og beredskab, der er gået i gang med at bruge det nye værktøj og se, om det kan gøre arbejdsprocesserne lettere. ”Hvis der er andre kommuner, der har gode ideer og spændende erfaringer, er jeg meget interesseret i at høre om dem. Men herudover har jeg en løbende dialog med andre dele af rådhuset. For det er fint at få ideer ude omkring i landet, men også inden for kommunens egne grænser er der ideer og inspiration at hente,” slutter Nicolai Vedsted, direktionssekretær og sekretariatsleder i Guldborgsund Kommune.

KIT magasinet 02_april 11_side 17

@ nyt

Af Anna Eskelund

Guldborgsund sparer 500.000 kr. årligt med Open Source-telefoni Guldborgsund er ikke Open Source-fanatikere. Men kommunen har gravet efter guldet og fundet 500.000 kr. årligt ved at udskifte deres eksisterende telefonisystem med et Open Source telefonisystem.

Guldborgsund Kommune var godt tilfreds med deres tidligere telefoni-system, som havde kørt i fem år. ”Men da leverandøren kom og ville lave en tvungen software-opgradering til 600.000 kr., syntes vi, det gav mening at se sig om efter et alternativ. Også fordi service og vedligehold i forvejen var relativt dyrt,” fortæller it-chef Henrik Porst, Guldborgsund Kommune.

Så i begyndelsen af 2010 gik it-afdelingen i gang med at undersøge Open Source-baserede telefoni-systemer og opdagede produktet Asterisk fra den amerikanske virksomhed Digium.

Stort økonomisk rationale ”Vi ville gerne være sikre på, at det var et tilstrækkelig robust og bæredygtigt produkt. Vi tog på studietur til USA for at kigge nærmere på det. Da vi fandt ud af, at dele af den amerikanske hær bruger systemet til at håndtere cirka 10.000 samtidige opkald, tænkte vi, at så kunne det nok også klare Guldborgsunds telefontrafik, hvor vi – når bølgerne går højt – har 80 samtidige kald,” siger Henrik Porst. ”Vi var faktisk glade for vores gamle system og tidligere leverandør. Vores beregninger viste, at vi kunne spare cirka 500.000 kr. om året ved at gå over til Asterisk - primært på service og serviceaftaler. Da det er Open Source, er det vældig billigt i anskaffelse”.

Derfor gik it-afdelingen i gang med at teste systemet. I første omgang i hotline-funktionen i it-afdelingen, og siden blev systemet gradvist skubbet ud til flere afdelinger.

Ultimo december 2010 var den fulde løsning i luften. ”Vi skulle nå at opsige kontrakten på vores gamle system pr. årsskiftet, så det var vigtigt, at den nye løsning kom i luften inden.”

KIT magasinet 02_april 11_side 18

Vil ikke hænge tidligere leverandør ud Det tidligere telefoni-system var proprietært, så service var hos leverandørens specialister. Med Asterisk kan itafdelingen selv håndtere implementering og service. ”Vi havde én mand med de relevante kompetencer og har efteruddannet yderligere to, så vi til enhver tid har ressourcer, der kan holde systemet i luften. Det er ikke svært. Det kræver ikke specialiseret viden. Det kræver et godt kendskab til standard Microsoft Server teknologier og så selvfølgelig selve telefoniapplikationen, så det gav mening at in-source service,” siger Henrik Porst.

Selvom kommunen sparer penge, er man ikke gået på kompromis med funktionaliteten. ”Asterisk er fuldt på højde med vores tidligere løsning og rummer faktisk mere funktionalitet, herunder integration til Outlook, åbne standarder m.v.” siger Henrik Porst.

Byggede løsning fra grunden It-afdelingen i Guldborgsund Kommune tæller i alt 22 medarbejdere. ”It-folkene har været glade for opgaven, fordi de godt kan lide at lave udviklingsarbejde. Da beslutningen var taget, byggede de den nye løsning fra grunden, så alt blev strømlinet og standardiseret.

Den gradvise implementering bevirkede, at vi kørte de to systemer parallelt i stor skala i cirka et halvt år op til årsskiftet,” siger Henrik Porst.

Efter den vellykkede implementering har Henrik Porst oplevet stor interesse fra andre kommuner. ”Jeg kan kun råde andre kommuner til at se på Open Source. Der er virkelig penge at spare. Det er stort set gratis at bruge et produkt som Asterisk.” ”Det kræver naturligvis interne kompetencer. Men hvis it-afdelingen selv driver it og telefoni, er det kompetencer, man har i forvejen. Og ellers burde der være råd til at sende et par serverfolk på efteruddannelse for de penge, man sparer”, siger Henrik Porst. ”Det, der er vigtigt at undersøge omkring et givent Open Source-baseret produkt, er, at der foregår en kontinuerlig videreudvikling, og at der er en solid kundebase. I tilfældet Asterisk føler vi os absolut sikre på, at det eksisterer både i morgen og i overmorgen.” ”Jeg tror, at anvendelsen af Open Source i det offentlige kun lige er begyndt – potentialet er meget større,” slutter it-chef Henrik Porst, Guldborgsund Kommune.

Er du til Kit@ papir eller WEB? Vi er til begge dele…

Hvad var det nu der stod i artiklen om digitalisering i den der kommune i sidste udgave af KIT Magasinet?

Digitaliseringsmessen’11 Digitaliseringsmessen’11 afholdes torsdag d. 29. september 2011 i Odense Congress Center. På messen går landets 98 kommuner i dialog med hinanden og de fleste af landets it-leverandører om, hvordan øget digitalisering skal føre til bedre velfærd og besparelser i kommunerne.

Baggrund Det er tredje år i træk, at KIT@ (Kommunale IT-chefer) og Borgerservice Danmark arrangerer Digitaliseringsmessen sammen med KL. Messen tiltrak i 2010 mere end 1200 deltagere, 79 udstillere og ni alliancepartnere. Målet i 2011 er at blive både større og bedre. Digitaliseringsmessen er den største markedsplads for kommunale it-løsninger. Her kan kommunerne se og høre leverandørernes konkrete bud på, hvordan kommunerne kan være mere effektive ved at bruge digitale løsninger.

På www.itchefer.dk/kit-magasinet kan du finde tidligere artikler - lige klar til at søge i…

Vær sikker på at du er blandt de første der får magasinet når det udkommer.

Send en mail til mail@itchefer.dk og vi sætter dig på vores elektroniske abonnementsliste.

Så vil du modtage et link til magasinet let og bekvemt lige på udgivelsesdagen.

Selvfølgeligt helt gratis.

Hvis du har glæde af at læse magasinet har dine kollegaer det måske også.

Få dem med på distributionslisten også…

Vi ses online….

Messen tilbyder en unik platform for videndeling mellem leverandører, udviklere og politikere, chefer, ledere og medarbejdere i kommunerne. Der bliver rig mulighed for at netværke, opleve IT-leverandører fremvise digitale løsninger og høre spændende oplæg fra private og offentlige topchefer og eksperter.

Digitaliseringsmessen’11 vil i højere grad end tidligere have målrettede indhold til alle deltagere. Der vil i år være eksklusive seancer for kommunalbestyrelser og kommunaldirektører.

Du kan tilmelde dig Digitaliseringsmessen’11 på www.digitaliseringsmessen.dk

Ønsker du at modtage magasinet i papirudgave så kontakt KIT@ på 7515 1155.

KIT magasinet 02_april 11_side 19

KRO NIK

af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, Kit@

Digitaliseringen står ved en skillevej Danmark befinder sig over for en række større samfundsmæssige udfordringer i de kommende år. Med underskud på statens finanser og udsigt til manglende arbejdskraft på en række store forretningsområder i kommunerne, bliver kommunerne nødt til forsat at effektivisere. Det vil sige få mere ud af færre midler og at løse opgaverne på nye måder.

I de seneste år har mange kommuner gennemført besparelse på materialer og personaleomkostninger. Samtidig har der været stigende udgifter til drift og vedligeholdelse af eksisterende it-systemer. Det skyldes, at der kommer stadig flere brugere, at kompleksiteten i it-systemerne er stigende samt at der bliver mere og mere it-udstyr. Endelige er formelle krav så som DS484, ITIL og Prince II blevet mere krævende at leve op til.

Alt i alt gør det, at der efterhånden kun er få kroner og personaleressourcer tilbage til at løfte nye udviklingsprojekter. Dette gælder især for de mindre kommuner med under 40.000 indbyggere. Ydermere er kravene til udbud blevet så store, at kun de færreste kan overkomme dette.

Efterhånden er det kun de ressourcestærke kommuner, der selv er i stand til at anskaffe og udvikle nye it-systemer. Derfor er det nødvendigt med mere fokus på udvikling af fælles it-løsninger.

Med henblik på at opnå stordriftsfordele er flere kommuner begyndt at tale om at skabe fælles it-driftscentre.

Kun ganske få kommuner har valgt at outsource det meste af deres drift. Fremover vil der givetvis opstå større fælleskommunale driftscentre i lighed med Statens IT og Københavns Kommune, hvor it-drift og support er samlet i én enhed.

Så digitaliseringen og udviklingen af nye fælleskommunale it-løsninger skal ikke mindst ses som en vej til at få de mange små og mellemstore kommuner bragt videre.

Ellers risikerer vi, at digitaliseringen deler vandene mellem kommuner, der kan selv – alene eller sammen med andre – og de der ikke kan selv.

Fælles kommunale it-løsninger Danmark har i modsætning til mange andre lande langva-

KIT magasinet 02_april 11_side 20

rige traditioner for udvikling og drift af fællesoffentlige itsystemer. Det har medført etablering af Datacentralen (staten) og KMD (kommunerne). I dag står kommunerne imidlertid over for en række udfordringer i relation til kommunale it-løsninger, fordi der er mange interessenter: • KL står som bekendt for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og samarbejder også med Stat og Regioner om den fællesoffentlige. Udfordringen for KL er at balancere mellem centrale tiltag og bevare den kommunale selvstændighed.

• Kombit er i gang med udvikling af nye fælles it-systemer, så som DUBU og FLIS. En udfordring er, at de største kommuner stiller større krav til funktionalitet og økonomi. De mindre kommuner har ofte ikke tilstrækkelig behov eller ressourcer. Det er derfor vanskeligt at få 100 procent tilslutning til nye fælles it-løsninger.

• KMD er som bekendt blevet solgt til private investorer, der har fokus på kommercielle vilkår. Det kan mærkes på prisudviklingen, som dog holdes i ave af konkurrenterne.

• SKI er i gang med at revidere af puljen af indgående indkøbsaftaler. Dette vanskeliggør arbejdet i kommunerne med udbud og anskaffelse af nye it-systemer.

• Der er ofte kun få problemer med de udenlandske standardpakker til mail, kalender, office og styresystemer. Her er der store internationale it-firmaer bag. Til gengæld er der et vist pres på at tage Open Source i brug.

• Der findes en række mindre firmaer, som udvikler og sælger it-systemer til kommunerne. Det gælder nicheområder som tandpleje, sundhed, omsorg, ESDH. På disse områder er der en række lokale danske regler.

Dette gør, at der kun i få tilfælde anvendes udenlandske standardpakker. Kvaliteten af flere af de danske systemer er ikke på højde med, hvad man finder på meget udbredte løsninger inden for mail, kalender, Office m.m.

•

•

Finansministeriets aftaler – kun få kommuner anvender denne mulighed eftersom udbuddet er meget begrænset og er primært koncentreret om pc’er og telefoni.

De færreste kommuner har ressourcer til at skrive ansøgning til teknologiske udviklingsprojekter til ABTfonden under Finansministeriet. Desuden har ABT-fonden i sagens natur interesse i landsdækkende løsninger, hvilket jo ikke er en kommunes opgave.

Ved en skillevej Digitaliseringen muliggør markante ændringer i den offentlige sagsbehandling. I SKAT har man jo over de seneste år samlet alle de fleste indbetalinger til det offentlige.

Med det nye Udbetaling.dk har det offentlige via ATP samlet en lang række udbetalinger (folkepension, boligstøtte, barselsdagpenge, børnebidrag og førtidspension red.) samtidig med at sagsbehandling samles i fem centre.

Det ses således tydeligt, at områder med klare regler (objektiv sagsbehandling) kan der udarbejdes fælles landsdækkende it-løsninger og sagsbehandlingen kan digitaliseres.

Tiden er moden til at lignende kan finde sted på flere andre områder. Fælles nationale løsninger til folkeskolerne, børneinstitutioner, ældreområdet og sundhed. En omfattende digitalisering af folkeskoleområdet kan kun løftes via omfattende samarbejde mellem Staten og kommunerne og en række andre.

På den ene side kom det klart frem ved forårets Kit@-seminar, at der fra kommunernes side er ønske om at få flere fælles it-løsninger stillet til rådighed. På den anden side gav Finansministeriet udtryk for, at folketingspolitikerne ikke har lyst til flere større statslige it-skandaler som Amanda og Digital Tinglysning. Det bliver spændende at følge den politiske debat om den kommende fællesoffentlige digitaliseringsstrategi frem til 2015. Ikke mindst er der behov for at gøre det lettere for borgerne at anvende selvbetjeningsløsninger. Borger.dk og virk.dk er gode initiativer med fokus på overblik og ”omstillingsbord”. Der linkes stadig til en lang række hjemmesider

med hver deres design og indhold. Det bliver dog nemmere, når NemLogin slår igennem alle steder.

Danmark statistik har lige udgivet ”Den offentlige sektors brug af IT 2010”. Det fremgår, at Staten er længere fremme end kommunerne på behandling af elektroniske dokumenter, IT-sikkerhed og IT-arkitektur. Til gengæld er elektronisk sagsbehandling og indkøb længere fremme i kommunerne. Grøn IT er der mest fokus på i de større kommuner. Styring af IT samt brug af business cases er mere formaliseret og forankret i en kommunes ledelse i de større kommuner og Staten.

De væsentligste barrierer for digital forvaltning fremgår i skemaet på side 28/29.

1. Den offentlige sektor skal være enkel: Digitale løsninger skal være intuitive at anvende og give værdi for borgere, virksomheder og medarbejdere.

Lovgivning og regler skal passe til den digitale tidsalder.

2. Den offentlige sektor skal være effektiv: Digitalisering skal på en omkostningseffektiv måde sikre høj kvalitet i den service, den offentlige sektor leverer.

3. Den offentlige sektor skal være sammenhængende: Borgere og virksomheder skal ikke spilde tid på at finde rundt i den offentlige sektor. Myndighederne skal samarbejde og undgå silotænkning.

Kilde: debatpjece fra Regeringen, Danske Regioner samt KL, februar 2011

KIT magasinet 02_april 11_side 21

TE MA:

Forretni

tur k e t i k r a t i t e ngs orienter

Temaet denne gang handler om forretningsorienteret it-arkitektur. Med udsigt til en debat om en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi og økonomisk smalhals for kommunerne i de kommende år, vil digitalisering og selvbetjening i det offentlige blive to sider af samme sag.

Digitaliseringen vil forretningsmæssigt i højere og højere grad blive en fælleskommunal eller fællesoffentlig drivkraft.

Så med den forretningsorienterede it-arkitektur vil vi blive vidner til at forretningen sætter dagsordenen for valget af itløsninger. Det vil føre til helt nye typer politiske beslutnin-

KIT magasinet 02_april 11_side 22

ger, helt nye økonomiske udfordringer og helt nye samarbejder på tværs af kommuner og i samarbejde med andre private og offentlige interessenter.

Centerchef Jakob Harder, KL, foreslår ligefrem, at politikerne afsætter penge direkte fra bloktilskuddet til fælles digitale investeringer. Ellers risikerer vi nemlig, at de små og mellemstore kommuner servicemæssigt bliver ladt i stikken, fordi implementeringen af den forretningsorienterede it-arkitektur koster penge. Så de nye fælles løsninger bliver til gavn for alle.

Små og mellemstore kommuner risikerer at blive ladt i stikken For at sikre årlige besparelser for 1,5 -2 mia. kr. i kommunerne gennem digitalisering af forretningsområder som skoler og ældrepleje, er det afgørende, at landets mange små og mellemstore kommuner ikke lades i stikken. De små og mellemstore kommuner har allermest behov for fælles digitale løsninger, og derfor skal de involveres i de digitale handlingsplaner.

Det siger centerchef for borgerbetjening og IT-politik, Jakob Harder, KL, efter sit indlæg på Kit@s årsmøde.

Den efterfølgende debat viste efter hans opfattelse, at de netværk og fora, der involverer kommuner i det fælleskommunale digitaliseringsarbejde i praksis har været for ”lukkede”. ”Vores netværk er åbne for alle kommuner. Men i praksis er det nok kun 15-20 kommuner, der har deltaget meget tæt i udviklingen. Det betyder, at de resterende kommuner ikke har været lige så aktive i de digitale handlingsplaner og tilsyneladende heller ikke er godt nok informerede. Vi har gjort regning uden vært. Derfor bliver vi nødt til i KL at bruge flere kræfter på at formidle handlingsplaner, så kommunaldirektører, borgmestre og it- og digitaliseringschefer i alle kommuner ved, hvad der foregår. Der skal hældes kul på,” siger Jakob Harder.

Ved udgangen af 2012 skal der være fuld digital selvbetjening i landets kommuner. Det betyder, at kommunerne i fællesskab skal kunne tilbyde borgere og virksomheder egentlig sagsbehandling over internet.

Samtidig kræver det, at politikerne skal gennemføre de nødvendige lovændringer for at selvbetjeningen kan fungere i praksis. ”Det giver slet ikke mening at udvikle forskellige selvbetjeningsløsninger i 98 kommuner. Vi skal derfor udvikle mere i fællesskab. Men vi skal sikre, at det

Af Flemming Kjærsdam

ikke er sådan, at de kommuner, der går forrest i den digitale udvikling, skal betale mest. Det er ikke fremmende for investeringer i selvbetjeningsløsninger.

Omvendt skal vi ikke efterlade nogen på perronen, når toget kører. Så vi har rigtig meget arbejde foran os for at lykkes, og forretningsudviklingen skal vi løfte i fællesskab. Det gælder for KL, for Kombit og for kommunerne,” siger Jakob Harder og fortsætter: ”Vi er kommet dertil, hvor vi må foreslå vores politikere, at der afsættes penge fra bloktilskuddet til fælles digitale investeringer.”

Der var flere interessenter med på Kit@s årsmøde, som hver især gav sit besyv med inden for styringsmodeller og retningslinjer for digital udvikling i kommunerne. Der var dog udbredt bekymring blandt en række kommunale it-chefer, fordi der reelt ikke blev skabt klarhed over, hvem der rykker hvornår og hvordan de årlige besparelser på 1,5-2 mia. kr. skal udmøntes. Mange venter på udspillet om handlingsplanen i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. ”Jeg kan sagtens forstå bekymringen, fordi hvad skal der ske de næste måneder? Men netop derfor er det vigtigt, at kommunerne tænker i fælles løsninger og at alle kommer om bord. Vi skal finde nye forretningsmodeller, der kan omsættes i praksis, og det bliver helt afgørende, at vi kobler det faglige i forretningsområder sammen med it-understøttelsen,” siger Jakob Harder og lover, at KL snarest vil skrue op for information om de mange projekter i den fælleskommunale strategi.

”

Vores netværk er åbne for alle kommuner. Men i praksis er det nok kun 15-20 kommuner, der har deltaget meget tæt i udviklingen. Det betyder, at de resterende kommuner ikke har været lige så aktive i de digitale handlingsplaner og tilsyneladende heller ikke er godt nok informerede.

Jakob Harder

KIT magasinet 02_april 11_side 23

TE MA:

Af Niels Torben Volqvartz

Forretningsudvikling er en voldsom udfordring efter salget af KMD Forretningsudvikling er blevet en voldsom udfordring for kommunerne, efter at KL har solgt KMD. Med salget af KMD har kommunerne skilt sig af med ejerskabet til fortidens systemer, men tilbage står udfordringen med at skabe forretningsudvikling, der kan bruges i it-systemer, som sikrer gevinsten.

Før salget af KMD stod det klart i KL, at det var nødvendigt at opbygge viden om kommunal forretningsudvikling og enterprise arkitektur inden it-mastodonten skulle sælges. Uden den viden ville kommunerne stå svagt både strategisk og som bestillerenhed. Derfor blev forretningsarkitekterne Erik Helweg-Larsen og Peter Thrane hentet til KL fra KMD. ”Kommunerne står i dag i en helt ny rolle i forhold til før salget af KMD. De kan ikke mere bare bestille en ”hyldevare”, men skal selv definere, hvad de vil have. Tidligere betalte kommunerne deres store leverandør for at udarbejde de nødvendige beskrivelser af samspillet mellem it-løsningerne og forretningen. Men problemet er, at kommunerne ikke selv har tid og kræfter til at lave forretningsudviklingen, siger Erik Helweg-Larsen.

Han påpeger, at det er bydende nødvendigt at sikre, at kommunerne, KL og nu også Kombit råder over viden om kommunal forretningsudvikling. Men den kommunale sektor har kun i begrænset omfang den nødvendige forretnings- og it-kompetence, som KMD siden sin grundlæggelse har opbygget.

KL har brugt de sidste år på at beskrive forretningsdata og processer, så KL har nu en vis platform af viden om, hvordan it-løsningerne er og bør være strikket sammen.

Men i forhold til KMD, der har omkring 200 medarbejdere på området, så er KL´s viden begrænset.

Erik Helweg-Larsen: ”Det er også et problem, at man generelt er meget dårlige til at måle den opnåede effekt af it og dårlige til at høste gevinsterne. Humlen er, at mange for ofte fokuserer på it-systemerne i stedet for at se it i

sammenhæng med forretningen. Afstanden fra dem, der tænker de forretningsmæssige tanker, og de der udvikler it er stadig for stor. Vi skal have it tættere på forretningen og arbejdet med forretningsgangene ligger langt fra kommunerne. Det er nødvendigt at være tæt på forretningen for at beskrive den ordentligt, men det koster penge. ” Frustrerede kommuner I dag er priserne fastfrosset på monopolområdet, og der er ingen konkurrence. Kommunerne er derfor frustrerede, fordi de betaler for forretningsudvikling til KMD, som de ikke får. Den er nemlig indregnet i KMD´ s priser.

Erik Helweg-Larsen: ”Det er forståeligt, at KMD ikke forretningsudvikler. Hvorfor skulle de betale for den udvikling, når de nu blot skal vente på, at udbuddene kommer.

Kommunerne er nødt til selv at sørge for den forretningsudvikling, som de ikke er gearet til, og hvad Kombit og KL heller ikke er endnu. Derfor må kommunerne rette fokus på fælles forretningsudvikling.”

KL er gearet til at varetage politiske- og økonomiske forhold og ikke til forretningsudvikling. Kombit har forcen på det juridiske og økonomiske område. Hvis Kombit skulle varetage forretningsudvikling i en projektorganisation og udvikle løsninger, så ville løsningerne ikke blive vedligeholdt, for Kombits opgave er ikke at implementere.

KL og Kombit arbejder derfor nu sammen med kommunerne om at finde en måde, hvor man kan udvikle og fastholde forretningsviden til gavn for alle parter.

”

Afstanden mellem dem, der tænker de forretningsmæssige tanker, og de, der udvikler it, er stadig for stor.

Erik Helweg-Larsen, KL

KIT magasinet 02_april 11_side 24

Borgerne svigter digitale byggesager Af Stig Andersen

Selv om digitale byggesager rummer et stort potentiale for effektiv sagsbehandling, viser erfaringerne, at borgere og virksomhederne svigter anvendelsen af digitale ansøgningsløsninger.

Inden for området Teknik og Miljø fylder byggesagerne rigtig meget.

Der er mange ansøgninger, der skal behandles. Der er over 20 love, der regulerer området, og ansøgningerne er komplekse og tidskrævende at udfylde. Det betyder, at en stor del af dem ikke er fyldestgørende og fører ressourcekrævende efterbehandling med sig.

Mange kommuner har spottet et stort effektiviseringspotentiale ved digitalisering af området og har allerede implementeret forskellige varianter af digitale ansøgningsløsninger. Mange har også gennemført projekter, hvor de har fået digitaliseret hele det eksisterende byggesagsarkiv. Et vigtigt mål er at højne kvaliteten af ansøgningerne, så man kan minimere tidsforbruget på den videre sagsbehandling.

Men det er stadig en stor udfordring at få borgerne og virksomhederne til at bruge de digitale løsninger. Det er også en af de foreløbige erfaringer fra projektet ”Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling”, hvor aktørerne er KL, Erhvervs- og Byggestyrelsen og seks forsøgskommuner. ”Fokus i den første fase af projektet har været den digitale byggeansøgning. På nuværende tidspunkt har vi ikke kunne se en vækst i de digitale ansøgninger, og vi har kunnet konstatere, at en del ansøgere går i stå midtvejs i de trin, man bliver ført igennem på nettet. Vi vil nu gennemføre interviews med nogle af dem, der gik i stå, for at få udryddet de barrierer, der måtte være,” fortæller Eske Groes, kontorchef og KL’s repræsentant i projektets styregruppe.

Mange systemer i spil En digital byggeansøgningsløsning skal kunne hente informationer ind fra en række andre systemer som eksempelvis PlansystemDK og Kortforsyningen. Og her er der også høstet værdifulde erfaringer i projektet. ”Vi kan se, at mange, for eksempel rådgivende arkitektfirmaer, arbejder med ansøgningerne hen over weekenderne. Det stiller øgede krav til oppetider på de systemer, vi trækker data ind fra. Hvis der bare er ét system, der er nede, opfatter brugerne det jo som om, det samlede system ikke virker,” fortæller Eske Groes.

Når projektforløbet med de seks kommuner er afsluttet, er planen at løfte løsningen over på en landsdækkende platform og sende en åben invitation ud til kommunerne om at gå over på det nye system.

Deres erfaringer og input vil så blive brugt til at videreudvikle løsningen.

Eske Groes forventer, at det vil ske ved udgangen af 2011.

Frihed til at vælge løsning Selvom løsningen i ”Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling” ser lovende ud, vil ingen kommuner blive tvunget til at anvende den. Det er en strategi, som Kenni Sørensen, IT-forretningsarkitekt i Skanderborg Kommune, bifalder. ”Det er fint med fællesoffentlige løsninger, men sommetider kan de også blive en sovepude for udviklingen. Det er sundt nok, at der er noget konkurrence,” siger han og fortsætter: ”Vi implementerede vores digitale løsning, fordi det var en hurtig løsning med en hurtig gevinst for os. Vi er bestemt åbne over for andre byggesagsløsninger, også en fælleskommunal. Men indtil der findes et andet velfungerende system, er det jo vigtigt for os at høste gevinsterne fra vores eget.”

”

På nuværende tidspunkt har vi ikke kunnet se en vækst i de digitale ansøgninger, og vi har kunnet konstatere, at en del ansøgere går i stå midtvejs i de trin, man bliver ført igennem på nettet.

Eske Groes, kontorchef i KL, Teknik og miljø

Også i Skanderborg har man konstateret, at den store udfordring er at få borgere og virksomheder til fuldt og helt at købe ind til de digitale løsninger. Derfor har man fokuseret benhårdt på brugervenligheden i et samarbejde med systemleverandøren og Aalborg Universitet.

”Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling” Projektets hovedmål er: • At påvise det samlede potentiale ved en landsdækkende implementering af digital byggesagsbehandling samt at fastlægge de infrastrukturelle forudsætninger, som skal være på plads • At demonstrere, hvordan det i praksis er muligt at standardisere data og snitflader mellem forskellige systemer, så data kan udveksles digitalt hele vejen fra en byggesagen startes til den afsluttes.

• At mindst 80 kommuner skal være kørende på en digital byggesagsløsning, og 70 % af byggeansøgningerne skal være digitale i 2015.

De offentlige samarbejdspartnere er KL, Erhvervs- og Byggestyrelsen og kommunerne Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Vejle og Aarhus.

Se mere på www.ebst.dk/bygsagsbehandling

KIT magasinet 02_april 11_side 25

TE MA:

Af Stig Andersen

Øger kvaliteten med digitale byggesager Vejle, Skanderborg og Rebild kommuner er i fuld gang med digitalisering af hele byggesagsbehandlingen. Tendensen er klar. Digitaliseringen højner kvaliteten af byggeansøgningerne, og det reducerer tidsforbruget til sagsbehandlingen.

Skanderborg Kommune har målt det meget præcist.

Byggeansøgninger, der kom ind via den tidligere PDF-formular, kostede i gennemsnit 51 minutter at efterbehandle.

Med den nye dialogbaserede ansøgningsløsning tager efterbehandlingen i gennemsnit 18 minutter. Kommunen har ikke lavet en detaljeret business case på digitaliseringsprojektet, men Kenni Sørensen, IT-forretningsarkitekt i Skanderborg Kommune, er ikke i tvivl om gevinsten. ”Hvis vi kan spare lidt over en halv time pr. ansøgning, så er vores investering forholdsvis hurtigt tjent ind. Jeg har set en lignende effekt med andre dialogbaserede løsninger, hvor borgeren bliver guidet igennem de relevante valg, og hvor ansøgningen ikke kan sendes til kommunen, med mindre den er fyldestgørende,” siger han.

Bedre oplyste sager Vejle Kommune er en af de seks kommuner, der deltager i projektet ”Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling”. Vejle satser også på at høste en effektiviseringsgevinst gennem højere kvalitet i ansøgningerne.

”Ansøgeren har nu mulighed for at opkvalificere sin ansøgning, så arbejdet med at få en sag fuldt oplyst bliver mindre. For et par år siden var 80 procent af sagerne ikke tilstrækkeligt oplyst, når vi fik dem, og vi har en klar forventning om, at den digitale løsning vil bringe det tal ned,” siger Bjarne Falk, afdelingsleder i Digital, Teknisk Forvaltning.

I Vejle er alle eksisterende sager digitaliseret og ligger tilgængelige og fuldt søgbare enten via ejendommes byggemappe på byggetilladelse.boligejer.dk eller direkte i Dansk Scannings WebLager.

KIT magasinet 02_april 11_side 26

Borgerne er begejstrede Rebild Kommune har også digitaliseret alle eksisterede sager, og Dansk Scanning sørger løbende for scanning af nye sager til WebLageret. Kommunen har valgt at afvente resultatet af projektet ”Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling”, før den går om bord i en fuld digitaliseret løsning af byggeansøgningerne. Men bare det, at ansøgerne har nem adgang til de historiske dokumenter på en ejendom, er meget værd, ifølge Charlotte Andersen, Kort- og landmålingstekniker i Rebild Kommune. ”Folk bliver generelt meget begejstrede, når de får at vide, at de umiddelbart kan finde oplysningerne digitalt i

WebLageret. Og det betyder også, at ansøgningerne bliver bedre, og vi skal bruge mindre tid på ekspedition,” fortæller hun.

Selvom reduktion af sagsbehandlingstiden står højt på listen over de tre kommuners målsætning med digitalisering, så er der også andre grunde til at gå i gang med projekterne. Ikke mindst kommunesammenlægningen i 2007 satte mange projekter i gang. ”Da fem kommuner og en del af Vejle Amt blev lagt sammen, skulle vi under alle omstændigheder harmonisere måden at gøre tingene på.

Så kunne vi ligeså godt gøre det på en fremtidssikret platform, som er den digitale,” siger Bjarne Falk.

I Rebild betød kommunalreformen, at teknisk forvaltning i den nye kommune blev placeret på to lokationer i henholdsvis Nørager og Støvring. Så digitaliseringen af byggesagerne var måden at få ét fælles arkiv på.

Løsningerne skal markedsføres Selvom meldingerne fra de tre kommuner er overvejende positive, så er der nogle udfordringer, de deler. For Vejle og Skanderborg har en af de store udfordringer ganske enkelt været at få tilstrækkelig mange til at bruge den digitale ansøgningsløsning. ”Det er ikke noget, der sælger sig selv. Vi har lært, at det skal markedsføres vidt og bredt og mere, end vi har gjort indtil videre. Så hvis man vil have den fulde gevinst, er det noget, der skal bruges kræfter på,” fortæller Bjarne Falk. ”Det er helt generelt en udfordring at få borgerne til at bruge de digitale løsninger. Det er simpelthen hårdt arbejde,” siger Kenni Sørensen og fortsætter: ”Man får ikke succes med digitale løsninger, hvis ikke de bliver lavet, så borgerne kan forstå dem og bruge dem. Man skal inddrage brugerne i udviklingen, så brugervenligheden i den endelige løsning er i top, og så skal sproget være ganske almindeligt dansk. Ellers står borgerne af og kontakter kommunen direkte.”

Interne arbejdsgange skal strømlines For alle tre kommuner gælder, at man nu begynder at fokusere på at få den interne digitale arbejdsgang strømlinet. Målet er, at sagerne kan føres smertefrit igennem sagsbehandlingen i de interne systemer for i sidste ende at blive overført digitalt til arkivet. I Rebild får de en del blanketter ind pr. mail, så nu handler det om at få lavet en integration, der melder sagen færdig i byggesagssystemet, som automatisk overfører den til WebLageret.

For Vejle og Rebild, der har digitaliseret hele det eksisterende byggesagsarkiv, har der også været en udfordring med at finde den rigtige arbejdsgang til at lukke for sager med personfølsomme oplysninger.

Vejle har valgt en automatiseret løsning, hvor sagerne bliver lukket, hvis en søgning finder foruddefinerede tekst- og talstrenge, som kunne være cpr-numre eller eksempelvis sygdomme. I Rebild har man valgt at tage stikprøver og i øvrigt løbende være opmærksomme på, om der er sluppet personfølsomme informationer med over i arkivet.

Der blev for nylig rejst kritik af, at digitaliseringen har betydet tab af information, primært de statiske beregninger på en ejendom. Rebild har valgt at nedlægge det fysiske lager med statiske beregninger, men vil fremadrettet få dem scannet til WebLageret. Vejle har valgt at scanne byggesagens forside, som indeholder en reference til beregningerne, der i givet fald kan rekvireres fra et fysisk arkiv.

”

Sørg for at få ryddet rigtig godt op i byggearkivet, før det bliver digitaliseret. Vi fik for mange dubletter med over, som kan gøre de store sager uoverskuelige.

Charlotte Andersen, Kort- og landmålingstekniker, Rebild Kommune

Ud over at gøre det nemmere for borgerne skal man også være opmærksom på, at den digitale løsning skal understøtte de interne arbejdsgange.

”

Kenni Sørensen, IT-forretningsarkitekt, Skanderborg Kommune

”

Det er ikke noget, der sælger sig selv. Vi har lært, at det skal markedsføres vidt og bredt og mere, end vi har gjort indtil videre.

Bjarne Falk, afdelingsleder i Digital, Teknisk Forvaltning, Vejle Kommune

KIT magasinet 02_april 11_side 27

TE MA:

Af Flemming Kjærsdam

Digital selvbetjening i det offentlige halter Kvaliteten i den offentlige sektors selvbetjeningsløsninger på nettet halter bagefter, da tre ud af fire påbegyndte transaktioner aldrig gennemføres. Det fremgår af en ny ”Udfordringspjece” fra Finansministeriet, KL og Danske Regioner.

Den manglende kvalitet er en af barriererne for en mere enkel offentlig sektor.

Den manglende kvalitet inden for digital selvbetjening gælder uanset, om det er kommuner, regioner eller

stat. Der findes knapt 1900 borgervendte digitale selvbetjeningsløsninger og blanketter fordelt i den offentlige sektor. Pjecen udgives, fordi der nu skal startes en politisk debat om fornyelsen af den offentlige sektor. Indholdet omkring digitalisering indgår i de kommende forhandlinger mellem Finansministeriet, KL og Danske Regioner om næste års budget for 2012. ”Der er 300 offentlige selvbetjeningsløsninger, som det er muligt at

trække data fra. Men kun hver fjerde transaktion, som en borger går i gang med, gennemføres,” hedder det i afsnittet om ”Barrierer for at digitalisering kan bidrage til en enkel offentlig sektor”, hedder det i pjecen.

Dermed mislykkes tre ud af fire forsøg, når borgere vil selvbetjene sig i en kommune. Samtidig er der 1600 selvbetjeningsløsninger, som det slet ikke er muligt at hente data fra. De fleste af de 1600 løsninger er

Barrierer for it og digital

Svært at frigøre ressourcer 87 procent mener det har ”stor betydning eller nogen betydning”, at det er svært at frigøre ressourcer. Det er den væsentligste barriere for it og digital forvaltning. Det fremgår af Danmark statistik ”Den offentlige sektors brug af it 2010 ”. Staten er længere fremme end kommunerne på behandling af elektroniske dokumenter, it-sikkerhed og it-arkitektur. Til gengæld er elektronisk sagsbehandling og indkøb længere fremme i kommunerne. Grøn it er der mest fokus på i de større kommuner. Styring af IT samt brug af business cases er mere formaliseret og forankret i en kommunes ledelse i de større kommuner og Staten.

Svært at frigøre ressourcer Eksisterende systemer svært at integrere It-udgifter højere end forventet Mangel på fælles offentlige løsninger Lovgivning mangler tilpasning Manglende udbytte for organisationen Mangel på fælles standarder Manglende it-færdigheder hos borgere eller virks.

De væsentligste barrierer for digital forvaltning fremgår af figuren her:

Manglende udbytte for borgere eller virksomheder Mangel på politisk vilje og klare mål Mangel på engagement

KIT magasinet 02_april 11_side 28

blanketter og nogen gange de samme blanketter, men fra forskellige leverandører. Derfor er det ikke her de gode selvbetjeningsløsninger findes. ”Der er stor forskel på de digitale selvbetjeningsløsninger og hvor egnet en service er til at gøre borgerne digitalt selvhjulpne. At borgerne ikke gennemfører den digitale betjening er også et udtryk for, at borgerne har svært ved at forstå den offentlige sektor. Boligstøtte er stadig kompleks, selv om det er gjort digitalt. KL arbejder hele tiden – også i arbejdet med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi på at forenkle den offentlige sektor. En forudsætning for at borgerne kan betjene sig selv er, at de forstår, hvad det er de skal,” siger konsulent Astrid Starck, KL. Samtidig pointerer Astrid Starck, at mange kommuner er i stand til at få borgerne til at bruge de digitale løsninger, hvis de har en klar kanalstrategi.

Således har flere kommuner mere end 80 procent digitale henvendelser ved opskrivning til daginstitution og ansøgning om nyt sundhedskort.

Der er udviklet cirka 1400 kommunale digitale selvbetjeningsløsninger til at understøtte kommunernes cirka 200 borgerrettede opgaveområder.

Flere forskellige selvbetjeningsløsninger løser altså i varierende grad de samme opgaver. I staten og regionerne varierer selvbetjeningsløsningernes kvalitet fra pdf-blanketter, der skal printes og udfyldes med kuglepen, til avancerede løsninger med digitale straksafgørelser.

Selvbetjeningsløsninger, der ikke har den fornødne kvalitet, er ikke med til at gøre den offentlige sektor mere enkel, men bidrager tværtimod til forvirring og frustrationer for både brugerne og de offentligt ansatte, konkluderes det i ”udfordringspjecen”.

■ Stor betydning ■ Nogen betydning 45

IT PROJEKTLEDERUDDANNELSE

Vi har redesignet It Projektlederuddannelsen, så den modsvarer de nye udfordringer, du har som it-projektleder i en foranderlig hverdag.

Giv dine kvalifikationer og kompetencer et stort skub – fra overblikket over værktøjerne til det menneskelige aspekt.

Læs mere og tilmeld dig på

www.mannaz.com/it

42 49

28

For personlig rådgivning ring til kompetencerådgiver, Anja Enggren, på tlf. 4517 6130

49

32

45

21

53

16

53

17

47

12

49

11

47 16

35

5 0%

NYHED – REVIDERET MANNAZ

Som it-projektleder kommer du ikke udenom planlægning, agile metoder og forandringsledelse. It Projektlederuddannelsen er 3 x 3 dages intensiv uddannelse og træning.

forvaltning 2010

36

It-kompetencer skaber værdi

37 20%

40%

60%

80%

100%

Mannaz A/S er internationalt førende i kompetenceudvikling. Med udgangspunkt i innovative og effektive læringsmetoder stimulerer vi individuel læring og forretningsmæssig succes. Vores løsninger har et strategisk afsæt og skaber reel effekt. Vi blev grundlagt i 1975, og har i dag hovedkontor i København og kontorer i London, Berlin og Cairo samt partnerskaber i hele verden.

KIT magasinet 02_april 11_side 29

@ nyt

Af Flemming Kjærsdam

Massivt økonomisk pres fremmer digitaliseringen Digitaliseringen tager fart allerede om få måneder som et led i en ny vækstdagsorden. Men til forskel fra tidligere tiders vækstdagsordener følger der tilsyneladende ikke penge med. Det vil sige digitaliseringen fremmes gennem et massivt økonomisk pres, hvor det forventes at sætte konkrete tal på de årlige effektiviseringer i hele den offentlige sektor.

Det var essensen i vicedirektør Lars Frelle-Petersens, Økonomistyrelsen, oplæg til de kommunale itchefer, KIT@, en måned før den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015 bliver lagt frem til politisk debat.

Det massive økonomiske pres sætter en helt ny dagsorden for digitaliseringen i det offentlige.

Selvbetjening over internet forventes at blive et krav inden udgangen af næste år. Enten gør kommuner det frivilligt ved at arbejde sammen om fælles selvbetjeningsløsninger eller også vil kravene om centralisering kunne begrundes i et økonomisk pres fra Finansministeriet.

Ligesom det er set i konstruktionen bag ”Udbetaling Danmark”.

KIT magasinet 02_april 11_side 30

Indtægterne svigter Der bliver hverken indtægter eller personale til at drive velfærden som det sker i dag. Derfor skal der tænkes digitalt – enten af nød eller af lyst - og opgaverne skal løses på en helt anden måde. ”Vi har et behov for en ny vækstdagsorden. Digitaliseringen har et positivt islæt blandt alle politikere, og det er bredt erkendt, at digitaliseringen udgør et væsentligt bidrag til den nye dagsorden for udvikling af den offentlige sektor. Det betyder ikke, at vi har en masse penge til at investere for. Det betyder, at hver eneste krone skal vendes, og en helt ny dagsorden for fællesoffentlig digitalisering vil blive sat gennem et økonomisk pres,” siger Lars Frelle Petersen.

Væksten i det offentlige forbrug er inden for sundhedsområdet overskredet med 30,5 mia. kr. og undervisning og forskningsvirksomhed med 18,5 mia. kr. Budgetstigninger for tilsammen 49 mia. kr. Det stiller både krav til en ny form for økonomistyring og til stigning i produktiviteten, som i øvrigt har været støt faldende i den offentlige sektor i det

seneste årti. Da Danmark samtidig befinder sig i det dilemma, at der ikke på sigt er skolelærere, sygeplejersker og hjemmehjælpere nok til kommunernes fagområder, bliver det offentlige nødt til at tænke nyt for at yde service på en anden måde. Selvbetjening som serviceydelser bliver med andre ord et krav. ”De kommuner, der tror, at det er i orden at være klar med selvbetjening om et par år eller tre, og være på plads, når den nye fællesoffentlige strategi udløber i 2015, tager fejl. Det er lige nu, at de kommunale it-chefer skal være kreative. Det er lige nu der er brug for nytænkning.

Vi skal tænke nyt inden for pleje og undervisning. Vi går fra undervisning med bøger til undervisning med digitalt indhold. Vi skal bruge teknologien på plejeområdet og frigøre massive ressourcer. Eleverne skal have lov til at tage udstyr som kan bruges i undervisningen, med hjemmefra og som kan, og det bliver bl.a. jeres opgave som it-chefer at være med til at sikre det,” siger Lars Frelle Petersen.

Han peger ikke fingre ad kommu-

nernes it-afdelinger. Han er heller ikke ubetinget tilhænger af centralisering. Statens egen referenceliste inden for digitale it-løsninger er jo ikke prangende. Til gengæld er både NemID og Udbetaling Danmark nye centrale løsninger lavet i samarbejde med store med ATP/KMD DanID/Nets.

Så i virkeligheden var budskabet, at digitaliseringen bliver både central og decentral. Han opfordrer tværtom it-cheferne til at melder sig ind i kampen, så it-området også omfatter nytænkning inden for digital selvbetjening.

Mangler et led Et af de projekter, regeringen har sat i søen, ABT-Fonden, støttet med 3 mia. kr. gav Lars Frelle Petersen følgende skudsmål. ”Vi har ikke en færdig opskrift for digitaliseringsprocesser. Vi må erkende, at der mangler et ”led” fra et projekt er afsluttet til der ligger målbare resultater.

Hvordan får vi båret de gode projekter og referencer videre, så de bliver omsat til resultater i andre kommuner. Og lige nu mener jeg ikke, vi ser nok kvalificerede ansøgninger til digitalisering af socialområdet. Vi har brug for at få det løftet fra et projekt til en egentlig business case, hvor gevinsterne bliver målbare i et bredere perspektiv. Her mener jeg, at kommunale it-chefer kunne spille en nøglerolle, fordi jeg oplever, at politikerne er parate til at træffe de nødvendige beslutninger, hvis vi kan levere løsningerne,” siger Lars Frelle Petersen.

Selv om der kan skrives flere dårlige end gode historier om selvbetjening i kommuner, er der også positive resultater. Bibliotekerne sætter år efter år rekord i udlån af materialer som følge af selvbetjening. I den anden ende af skalaen er der kun syv procent af flytninger, der sker ved hjælp af en digital flytteblanket. Så det er et uensartet landskab at kigge på. ”Det er vigtigt, vi fylder op. Vi skal ikke bygge nyt. Når man ser finansverdenens selvbetjening, og som jo er en vigtig samarbejdspartner for offentlig selvbetjening med NemID, er data i grundsystemerne op til 30 år gamle. Udfordringen for fællesoffentlig selvbetjening er blandt andet at udnytte grunddata langt bedre end i dag. Det stiller så også krav om, at der er styr på grunddata,”siger Lars Frelle Petersen.

”

En helt ny dagsorden for fællesoffentlig digitalisering vil blive sat gennem et økonomisk pres

NYT FRA

Kit@

Tak til alle deltagere Tak til alle deltagere på Generalforsamling og Temadag i Kolding den 3. og 4. marts 2011.

Der var stor tilslutning til arrangementet og der var masser af faglige indspark fra indlægsholderne.

Materiale fra indlæggene er nu tilgængelig på intranet.

Bemærk at du skal være logget på for at få adgang til materialet.

HUSK: Sæt kryds i Kalenderen til Kit@ Efterårsseminar den 6. og 7. oktober 2011.

Nærmere information følger senere.

Lars Frelle Petersen, Økonomistyrelsen.

NÆSTE UDGIVELSE Næste nummer af KIT magasinet udkommer den 16. juni 2011. Redaktionel deadline 20. maj 2011.

Annoncer 7515 1155 KIT magasinet 02_april 11_side 31

Undervisning Undervis sning anno o 201 2011?

1?

Få en moderne løsning med virtuelle desktops til håndtering af skole IT C2IT SkoleVDI: Bedre Undervisning til Færre Penge!

Eleverne kan bruge deres egne pc’er Ingen dyre supportkrævende pc’er, som kan stjæles, på skolerne Undervisningen kan gå i gang straks, når timen starter Tidssvarende muligheder for individuel undervisning Ingen multimedieskat m lærrerne. til lærerne.

Kontakt o os på 7216 0777 eller c2it c2it.dk t.dk

Skolel

øsning en der vir k er – også ved m ere en 5.000 d bruge re