2011-08

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 04. august 2011 ISSN 1399-7947

Kit magasinet

Hver fjerde i EU-udbud om økonomisystemer Tvivlsomme besparelser på it-indkøb Mærkningsordning letter adgang til data KIT magasinet 04 / august 11 / side 1

Velfærdsdanmark står foran et langt, sejt træk.

Heldigvis er der digitale genveje.

Fra politisk side er der massivt fokus på bedre velfærd for færre penge. For at fastholde kvaliteten i vores kernevelfærd skal vi finde nye måder at yde service på. Hos KMD tænker vi i digitale genveje indenfor sundhed, skole og borgerkontakt. De giver mulighed for bedre og hurtigere service til borgerne og frigør samtidig ressourcer i det offentlige.

Besøg os på Digitaliseringsmessen 2011 og hør, hvordan vi sammen kan bevæge os fra ord til handling. Du kan også læse mere på www.kmd.dk/velfærd

1 Indhold

Hver fjerde kommune på vej i EU-udbud med koncernøkonomi

Tvivlsomme besparelser på kommunale it-indkøb

Side 6

Side 8

2

5

nummer 4 · august 2011

36

Mærkningsordning letter adgang til data Side 17

DEBAT :

TEMA :

KRONIK Fælleskommunal ledelse af digitaliseringen er nødvendig

Er pensionister digitaliseringens stedbørn?

”It-strategi i praksis”

Side 18

Side 21-31

Side 20

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@ - Kommunale It chefer.

Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4673 3525 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Københavns Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.000

dPublic Et digitalt fremskridt!

Slip systemerne fri

3blondes

Fremtiden er รฅben, mobil og orienteret mod det enkelte menneske. Med dPublic kan vi tilbyde valgfrihed pรฅ tvรฆrs af platforme. Tilpasset den enkelte kommune, afdeling, medarbejder og opgave.

G3XEOLF JLYHU GLJ HW IRUVSULQJ JHQQHP ร HNVLELOLWHW RJ IULKHG 7LO ยกNRQRPLVW\ULQJ VDJVVW\ULQJ OยกQ RJ ledelsesinformation. Til medarbejdernes og borgernes fulde tilfredshed.

LEDER :

Af formand Jørgen Kristensen Rasch, KIT@

Digitalisering skal inddrage borgerne Selvom sommerferien holdes langt fra den digitale hverdag i kommunen, på et sted dybt inde i det smålandske højland, giver dagene her på egen hånd og i godt selskab med familien en tiltrængt anledning til at sætte oplevelserne fra det første halvår af 2011 i perspektiv.

Et af billederne, der trænger sig på, er den stigende interesse fra alle hold i at skabe resultater ved at sætte digitalisering på dagsordenen, uden samtidigt at interessere sig for, hvordan opgaven kunne redefineres eller løses bedre.

Det er en forudsætning både at inddrage de borgere der modtager offentlige serviceydelser, og de kommunale medarbejdere der forsøger at få sammenhæng i en serviceydelse der strækker sig over flere faglige domæner.

Jeg sætter naturligvis pris på, at både leverandører af systemer og it-infrastruktur (godt bakket op af landsdækkende medier) har den opfattelse at hvis alle offentlige institutioner gjorde det samme på samme tid, ville meget være nået og mange ressourcer sparet. Toneangivende beslutningstagere mener at det givetvis vil være endnu bedre, hvis digitalisering og centralisering af borgervendte services bliver gjort til et overordnet princip og private aktører får lov til at overtage opgaverne fra det offentlige.

Udsigten til at kunne præsentere nye effektive forretningsapplikationer med gentænkte, brugertilpassede og borgernære forretningssystemer ligger dog ikke lige for. Set fra min stol og op til budgetlægningen for 2012, hvor kommunerne uanset øget konkurrenceudsættelse, udbudsprocesser og fællesindkøb på it-området må konstatere, at de i værste fald kommer til at betale mere til It- og FM-leverandørerne for en uændret applikationsportefølje.

Sagen er, at de kommunale services fortsat produceres ud fra systemdesign, der grundlæggende er mellem 15 og 40 år gammelt. Det er oprindeligt udviklet ud fra et princip om, at data ikke må bringes i spil mellem fagsystemer. Det opleves som om, at fagapplikationer og it-værktøjer ikke har

haft samme strategiske fokus for nytænkning eller redesign, som de reformer der har skabt nye måder at organisere arbejdet på i det offentlige.

Med de ambitiøse mål, både Stat og kommuner har sat sig med de netop offentliggjorte fælles digitaliseringsstrategier, ligger der her en kæmpe udfordring. Både for de it-leverandører, der udvikler og leverer systemer til at understøtte offentlig service og forvaltning, og for de politikere og offentlige beslutningstagere, der skal gentænke forretningsmodellerne for velfærdsydelserne samt måden, det skal gøres på.

Og så var der det med at huske at sætte sig i borgernes sted, inden vi bare digitaliserer derudaf. Som et eksempel på hvordan digitalt fremmedgjorthed kan opleves, byder direktør Bjarne Hastrup fra Ældre Sagen ind med et debatindlæg, der burde mane til eftertanke for alle, der gennem kanalstrategier og digitalisering forsøger at effektivisere borgerdialogen. Set herfra er borgerinddragelse uomgængelig, hvis digitalisering skal gøre en forskel. Inspiration til, hvordan det kan gøres, findes i øvrigt på en omsættelig og forståelig måde i bogen ”Sæt borgeren i spil” af Christian Bason, Sune Knudsen & Søren Toft.

Vi har med afsæt i artikler fra Gentofte og Odense valgt at sætte fokus på, hvordan man i kommunerne nu for alvor ruster sig til at omsætte digitalisering til konkret handling. Der er for mig ingen tvivl om, at effektivisering, innovation og digitalisering i den kommende tid kommer til at stå højt på alle kommunale direktioners dagsorden.

En god og oplagt måde at hente inspiration til dialogen omkring, hvor og hvordan digitalisering kan gøre en forskel, er at besøge årets Digitaliseringsmesse, der foregår i Odense Kongrescenter d. 29. September 2011.

Fortsat god sommer.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 5

@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Hver fjerde kommune på vej i EU-udbud med koncernøkonomi

Op mod 25 kommuner leder med lys og lygte efter en leverandør til nye koncernløsninger inden for økonomistyring. Det svarer til, at hver fjerde af landets kommuner er på vej med et EU-udbud. Det er et rekordhøjt antal koncernløsninger, der bliver efterspurgt samtidig.

Kommunerne er efter kommunalreformen kommet op blandt landets store virksomheder, og med de mange lovbundne it-systemer i drift har de nogle af landets mest komplekse it-løsninger. Det afføder nu et massivt behov for tidssvarende koncernløsninger inden for økonomistyring. Derfor oplever markedet et rekordhøjt antal EU-udbud efter denne type løsninger.

Op mod 25 kommuner – svarende til hver fjerde kommune – er aktive i øjeblikket med at finde en ny leverandør til koncernøkonomi.

Det store antal udbudte kontrakter skyldes delvist, at 15 ud af de knapt 25 kommuner har valgt at sige ja tak til at benytte sig af KL´s fælles udbudsmateriale, som specificerer kravene på en række områder til leverandørerne. Syv yderligere kommuner vælger selv at gå i EU-udbud, og dertil skal lægges nogle stykker

KIT magasinet 04 / august 11 / side 6

eller som overvejer at gå i EU-udbud eller købe ind direkte via SKI´s aftale 02.19 inden for ASP/Cloud.

Efter at Konkurrencestyrelsen i juni 2010 underkendte 29 kommuners Opus-kontrakter med KMD, gik KL aktivt ind for at redde kommuner, der var kommet i klemme, fordi de havde overtrådt EU-udbudsreglerne. 15 kommuner har foreløbigt valgt at bruge KL´s udbudsmateriale, der kort før sommerferien er sendt ud til leverandørerne.

Der er to ting, der står klart efter udbudsmaterialet er sendt ud.

Først og fremmest gennemføres udbuddene enkeltvist. Det vil være op til den enkelte kommune at vælge sin egen løsning ud fra den kravspecifikation, som KL har lavet.

Det andet er, at alle løsninger skal være i drift senest den 1. januar 2013.

Blandt de 15 kommuner er der angiveligt en række med Opusløsninger, KMD ØS og en enkelt kommune med Prisme fra Fujitsu. KMD oplyser, at alle 15 kommuner er i dag kunder hos KMD på løn, og 14 er det også på økonomi. Der er tale om både Opus og ØS kunder.

Tre valg: Som nævnt er der også syv kommuner, der har valgt at gå i eget EU-udbud. De syv kommuner er Egedal, Fredericia, Gribskov, Halsnæs, Nyborg og Vordingborg.

Den syvende er Randers Kommune, der meldes om at være på vej med et udbud.

Kommunerne har tre valgmuligheder for at købe koncernøkonomisystemer.

To af de syv kommuner, Gribskov og Nyborg, var begge blandt de 29 kommuner, der fik underkendt deres Opus kontrakter.

Konkurrencestyrelsens afgørelse fik ikke konsekvenser for kommunerne i den forstand, at de skulle annullere deres kontrakter.

Udover de mange nye EU-udbud oplyser KMD, at de har vundet en række udbud og indgået aftaler med Aabenraa Kommune, Furesø Kommune, Fredensborg Kommune og Rudersdal Kommune om KMD Opus. Og lige før sommerferien har Roskilde kommune besluttet at indgå aftale med KMD om at levere kommunens lønog personalesystem samt økonomisystem. Dette er i dag en Fujitsu/Silkeborg Data kunde.

2) 3)

1)

De kan anvende KL´s fælles udbudsmateriale, som 15 kommuner nu har valgt at bruge De kan vælge at gå i EU-udbud selv De kan vælge SKI´s aftale 02.19 inden for ASP/Cloud.

Her har SKI gennemført udbuddet, så kommunen kan købe direkte gennem aftalen eller gennem aftalen lave et miniudbud.

De 15 kommuner i KL-udbud: Assens, Ballerup, Dragør, Faaborg-Midtfyn, Hedensted, Helsingør, Ishøj, Norddjurs, Odder, Rødovre, Sorø, Skive, Stevns, Tårnby, Vallensbæk.

Fællesskab for bedre resultater KOMBITs vigtigste opgave er at sikre, at kommunerne får bedre og billigere adgang til it-løsninger. Det gør vi ved at samle indkøbskraften og forhandle løsninger og priser på vegne af kommunerne og ved at stå i spidsen for udvikling af it-løsninger.

Rygraden i KOMBITs forretning er fællesskabet mellem kommunerne. Det er ved at udnytte fællesskabets synergier og stordriftsfordele, at KOMBIT kan skabe værdi. For at kunne skabe gevinster har vi derfor brug for dine input og dit engagement. Du kan læse mere om KOMBITs løsninger, og om hvordan vi kan hjælpe hinanden på www.kombit.dk

KOMBITs årsberetning for 2010 er på gaden.

Se den på www.kombit.dk

@nyt

Af Niels Torben Volqvartz

Tvivlsomme besparelser på kommunale it-indkøb Ifølge Økonomiaftalen for 2012 mellem KL og Finansministeriet kan kommunerne spare op til 2 mia. kr. om året ved at effektivisere sine indkøb gennem 15-20 statslige rammeaftaler.

Men de forventede besparelser er tvivlsomme på it-området, fordi Total Cost of Ownership kan stige.

KL og finansministeriet ser store besparelsesmuligheder for kommunale indkøb gennem centraliserede, bindende aftaler, men på it risikerer effekten at blive øgede omkostninger, fordi Total Cost of Ownership kan stige. Det gælder eksempelvis i forbindelse med den nye SKI-aftale 02.02 om køb af pc’er.

Staten har sparet penge ved at indkøbe gennem centrale indkøbsaftaler med begrænsede sortimenter mod til gengæld at indkøbe større volumen af det enkelte produkt. Men der sættes spørgsmålstegn ved, om det kan lade sig gøre i kommuner og på decentrale institutioner.

Flere af de selvejende institutioner er ikke overbevist om, at der er penge at spare på centrale og bindende aftaler om indkøb af pc’er og slet ikke på servere, ligesom det næppe vil være tilfældet i kommunerne.

It-chef Dag Stinus, DTU Byg og medlem af følgegruppen for SKI´s nye aftale om køb af pc’er: ”På DTU overvejer vi løbende, om det er bedst at bruge Finansministeriets aftaler, de nye SKI-aftaler eller egne udbud. Det gælder eksempelvis SKI´s helt nye aftale 02.02 vedrørende pc’er.

Problemet med den nye SKI 02.02 er, at vi ikke ved, hvilke pc’er vi får fra indkøb til indkøb. Man laver nogle specifikationer, hvorefter der gennemføres en automatiseret procedure, som resulterer i konkret tildeling af ordren til én af aftalens leverandører. Det kan skifte fra gang til gang mellem Dell, Fujitsu, HP, Lenovo, Acer, og hvem der ellers måtte være på aftalen. Det vil medføre en meget rodet drift, der godt kan blive vanskelig og dyr, når leverandøren hele tiden kan skifte.”

Derfor risikerer Total Cost of Ownership at stige, selvom de indkøbte pc´er har været billige. Dermed kan de samlede forventede besparelser på 2 mia. kr. i 2012 også fordufte i vinden.

Finansminister Claus Hjort Frederiksen mener, at besparelserne kan sikres gennem koordinerede indkøb. ”Det offentlige skal købe bedst og billigst for at sikre, at der er penge til undervisning, omsorg og pleje. Det kræver blandt andet, at indkøbet koordineres, og at myndighederne forpligtes

” KIT magasinet 04 / august 11 / side 8

til at benytte de billige aftaler. For, hvis der er milliarder at spare ved at købe vejsalt, computere og bleer ind fælles, så er det da sund fornuft at gøre det. Derfor lægger jeg vægt på, at der sættes handling bag ordene.”

Den offentlige sektor køber årligt varer og tjenesteydelser for cirka 270 mia. kr. Derfor er det vigtigt, at det offentlige indkøb er så effektivt som muligt, slår Claus Hjort Frederiksen fast.

2 mia. kr. at spare Så store er besparelserne, hvis kommunerne effektiviserer sine indkøb og alle køber ligeså effektivt ind som de bedste kommuner. Det viser en ny analyse foretaget for KL og Finansministeriet af konsulentfirmaet Ernst & Young. Analysen er en opfølgning på aftalen om kommunernes økonomi for 2011.

Kommunerne betaler ifølge analysen alt for meget for deres ithardware. Der er cirka 62 mio. kr. at spare på kommunernes indkøb af it hardware, nemlig 23 procent af 269 mio. kr. Det er den næststørste besparelsesmulighed efter kontorudstyr med besparelsesmuligheder på næsten 89 mio. kr. Men der er milevid forskel på computere og kontorudstyr, når det gælder Total Cost of Ownership.

Analysen tyder på, at kommunerne til stadighed bliver dygtigere til at købe billigt ind. Den peger også på, at de bedste priser og mest effektive indkøb opnås gennem fælles og forpligtende udbud med stor volumen. Spørgsmålet er, om det også gælder it?

Ifølge KL’s formand, Jan Trøjborg må leverandørerne da også indstille sig på, at kommunerne i fremtiden vil købe mere ind i fællesskab: ”Rigtig mange kommuner har fået øje på de effektiviseringsmuligheder, der er på indkøbsområdet. Men der er heller ingen tvivl om, at der er endnu mere at hente – ikke mindst, hvis vi arbejder sammen. Kommunerne kan både få billigere priser og spare penge på selve udbuddet ved at gå sammen. Derfor vil KL arbejde målrettet for at udvikle samarbejdet mellem kommunerne”, siger Jan Trøjborg.

Problemet med den nye SKI 02.02 er, at vi ikke ved, hvilke pc’er vi får fra indkøb til indkøb.

Dag Stinus, DTU Byg

Vicedirektør i Økonomistyrelsen Henrik Pinholt har været det offentliges tovholder for analysen, der viser besparelsesmulighederne: ”Vi har i Staten opnået gode priser ved at begrænse sortimentet og gjort det forpligtende for vores institutioner kun at handle efter de aftaler, vi har indgået. De selvejende institutioner som universiteter, gymnasier og handelsskoler kan selv bestemme, om de vil indgå i aftalen.”

Det er disse statslige erfaringer, der danner baggrund for de nye SKI-aftaler, og det er da også herfra, at SKI har rekrutteret sin nye direktør Signe Lynggaard Madsen.

Nervøs for softwarebudgettet ?

Vi kan hjælpe FØR en software audit fra en af de store producenter, så I undgår en ekstra licensregning der IKKE er på budgettet.

COMPLIANCE GROUP • Leverer uvildig rådgivning indenfor alle aspekter af software kontrakt- og licensforhold • Besidder dyb og kompetent erfaring indenfor hele Software Asset Management processen • Sidder altid på kundens side af bordet, f.eks ved en software audit fra en af de store producenter Vi er specialiseret i licensering af: IBM, Microsoft, Novell og Oracle software.

Kontakt os på telefon 70 25 20 51

compliancegroup.dk

Aftaler af jurister til jurister Dag Stinus, DTU Byg mener, at de nye indkøbssystemer er blevet for formalistiske og for virkelighedsfjerne: ”Aftalerne laves i stigende grad af jurister for jurister, og vi der til daglig har fingeren på pulsen bliver reelt ikke taget med på råd. Vejen frem er standardisering, har man besluttet højt oppe i systemet, men i den virkelige verden bliver it mere og mere individuelt og med mest mulig fleksibilitet indbygget.”

Aftalerne synes i høj grad at være skrivebordsarbejde, der er udformet uden viden om den konkrete anvendelse af it. ”Vi kan ikke kun bruge almindelige pc’er på DTU, hvor teknikere og forskere har specielle behov. Der er samtidig umuligt at forudsige den teknologiske udvikling de næste to endsige fire år, hvor en aftale gælder,” siger Dag Stinus og understreger: ”Inden for rammerne af den nye SKI-aftale 02.02 bliver det derfor meget svært at tilgodese hensyn til standardiseret drift, individuel tilpasning og lav TCO, Total Cost of Ownership, på samme tid.”

KIT magasinet 04 / august 11 / side 9

@nyt

Af Stig Andersen

Digital læring koster 1½ mia. kr. til infrastruktur Landets 98 kommuner skal i de kommende tre år investere i alt 1½ mia. kr. i infrastruktur til digital læring. Investeringerne omfatter alt fra trådløst netværk, strøm og sikker computeropbevaring. Pengene skal findes inden for de gældende økonomiske rammer.

Udviklingen af digitale læringsprocesser i folkeskolen skal kickstartes. Som konsekvens af Økonomiaftalen for 2012 mellem KL og Finansministeriet, skal landets 1500 folkeskoler samlet investere 1 ½ mia. kr. i ny digital infrastruktur. Aftalen indeholder nemlig et håndslag på, at staten stimulerer markedet for digitale læringsmidler med 500 mio. kr., mens kommunerne sørger for, at den nødvendige infrastruktur på skolerne er etableret inden udgangen af 2014.

De 1½ mia. kr., som KL anslår, at kommunernes samlede investering løber op i, er beregnet ud fra en gennemsnitsbetragtning.

Med afsæt i de nuværende løsninger og strategier har kommuner regnet sig frem til det niveau, som skal være gældende om et par år. Og der er ikke nye penge på vej til at løse opgaven. Investeringen skal indeholdes i kommunernes almindelige anlægs- og udviklingsbudgetter og holdes inden for gældende investeringsrammer.

Nogle kommuner har løbende foretaget de nødvendige investeringer, men mange steder halter det med en af de grundlæggende forudsætninger for intensiv anvendelse af digitale læremidler. ”Det er meget få skoler, der i dag kan tilbyde, at elever og lærere uden problemer kan logge sig på og bruge trådløst netværk overalt på skolens område,” fortæller Jakob Harder, centerchef, Center for Borgerbetjening og IT-politik hos KL, og fortsætter: ”Vi er ikke kommet ret langt med anvendelse af it til at understøtte nye læringsformer, der matcher elevernes hverdag og det arbejdsmarked, de på et tidspunkt skal agere i. Kommuner og regeringen har ambitioner om et betydeligt kvalitetsløft i folkeskolen, og digitaliseringen er en del af det,” siger Jakob Harder. I dag går der ifølge Jakob Harder højst fem procent af skolernes budgetter til undervisningsmaterialer til digitale læringsmidler.

Større oprustning KL har i dokumentet ”Målarkitektur for it-infrastrukturen i KIT magasinet 04 / august 11 / side 10

fremtidens folkeskole” beskrevet nogle minimumskrav til kvalitet, som kommunerne bør pejle efter. KL har ikke en samlet status over, hvor langt de enkelte kommuner er i forhold til kravene. Men for at kunne understøtte de nye digitale læringsformer, skal nogle kommuner ud i en større oprustning på infrastrukturfronten.

KL har gennemført en undersøgelse i kommunerne, der viser, at udfordringerne ikke kun ligger på den rene it-infrastruktur som trådløst netværk og internetforbindelse.

GIVER GOD MENING Formand for IT-vejlederforeningen, John Klesner, mener, at KL’s minimumskrav er rigtig fornuftige. Det er for eksempel konkretiseret, at login på skolens netværk højst bør tage 60 sekunder, også selvom halvdelen af skolen logger på samtidig. ”Det er godt at fokusere på den nødvendige performance.

Derudover er det rigtig vigtigt, at internetforbindelsen og det trådløse netværk er meget skalerbare. Det skal være nemt at skrue op for kapaciteten, når behovene udvikler sig fremover,” siger han.

John Klesner mener, at en afgørende forudsætning for succes er, at den enkelte kommune foretager en samlet investering på området. ”Det er vigtigt, at man ikke foretager investeringerne i læremidler, infrastruktur, hardware, kompetenceudvikling enkeltvist. Alle elementer skal spille sammen, hvis man skal have det fulde udbytte af satsningen. Derfor er det også vigtigt, at kommunens it-afdeling og skole-afdeling arbejder tæt sammen, så det er klart og tydeligt hvilke faglige mål, man sigter mod, når man investerer i infrastrukturen,” siger han.

”

Det er meget få skoler, der i dag kan tilbyde, at elever og lærere uden problemer kan logge sig på og bruge trådløst netværk overalt på skolens område.

Jakob Harder

FAKTA ”Aftale om kommunernes økonomi for 2012” – ”Styrket anvendelse af it i folkeskolen” Målsætning: • Styrke elevernes faglighed og ruste dem bedre til fremtidige uddannelses- og jobmuligheder • Understøtte en mere målrettet tilrettelæggelse af undervisningen • Muliggøre bedre ressourceudnyttelse Indsatsområder: • Udvikle markedet for digitale læremidler • Understøtte effektive distributionskanaler • Medvirke til at udbrede erfaringer fra forsøgsog forskningsprojekter

”Kommunerne må ikke undervurdere omkostningerne til helt lavpraktiske ting som sikker opbevaring af elevernes medbragte computere i frikvartererne, og når de har idræt. Derudover ligger der en stor opgave mange steder med at sikre nem og sikker adgang til strøm,” siger Jakob Harder.

Midler: • 500 mio. kr. der bevilges i faser til og med 2015.

Senest inden udgangen af 2014 skal kommunerne have den nødvendige infrastruktur på plads.

Bliv godt kørende med Autolog – Lad os hjælpe dig på vej Kommunerne oplever øget behov for effektivisering og optimering gennem digitale værktøjer. Med Autolog får du løst rutinekrævende opgaver smartere samtidig med at der kan frigives ressourcer.

Autologs unikke og skræddersyede kørebogs-, sporings- og flådestyringsløsninger hjælper til håndtering og registrering af ekstern kørsel og kørsel med kommunernes pulje- og lånebiler. Autologs løsninger hjælper kommunerne med deres digitaliseringsstrategi samt spare tid i administrationen og sikrer samtidig korrekt dokumentation overfor SKAT, ansatte og borgere.

Autolog hjælper allerede mere end 30 kommuner godt på vej.

Se vores præsentationsvideo præsentationsvideo på din mobil *

Kom og få en snak med os på Digitaliseringsmessen ‘11 og hør hvordan vi kan hjælpe din kommune.

100% automatisk GPS-baseret kørebog

www.autolog.dk

* Kræver et program på mobilen, som so om kan læse 2D-koden. Program kan hentess via sms ved at sende teksten “SCAN” “SCAN” til 1272.

1272.

2 Det koster almindelig sms- og datatrakfi datatrakfiktakst. fiktakst.

@nyt

Af Stig Andersen

Favrskov foretrækker værktøjsfrihed og videndeling It-chef i Favrskov Kommune, Henrik Brix, satser hellere på eksisterende værktøjer på nettet og videndeling frem for økonomisk støtte til digitale læremidler. Den nødvendige it-infrastruktur i kommunen er ved at være på plads.

Nu skal der investeres i strøm og skabe. ”Jeg synes, det er lidt ærgerligt, at man i økonomiaftalen har valgt at prioritere økonomisk tilskud til at udvikle markedet for digitale læremidler. Der er allerede rigtig mange ressourcer til rådighed på nettet og som open source, så det er for mig at se bedre at satse på at udvikle og dele nogle gode undervisningsforløb, der anvender de ressourcer,” mener itchef Henrik Brix, Favrskov Kommune.

Fra at have været pænt bagud på infrastrukturen har man de seneste år været i gang med at centralisere driften i kommunens it-afdeling for at kunne tilbyde en ensartet og høj kvalitet på de enkelte skoler.

Hurtige internetforbindelser og trådløse netværk, der kan klare belastningen fra stadig flere brugere, er på plads. Og som en del af strategien har man netop uddannet 24 pædagogiske it-vejledere, der skal støtte kollegerne med at tilrettelægge undervisningsforløb, hvor de digi-

tale ressourcer indgår som et naturligt element. Derudover er man ved at udvikle en samarbejdsportal, som lærere og elever kan tilgå på skolen eller hjemmefra. En central del af strategien er elevernes anvendelse af egne enheder. ”Da vi så KL’s målarkitekturdokument, tænkte vi, at det kunne vi have skrevet.

Vi er helt enige i de mål, der sættes op, for eksempel også med hensyn til, at eleverne skal arbejde på eget udstyr,” siger Henrik Brix.

Værktøjsfrihed og anbefalinger Fra centralt hold anbefaler man en række ressourcer og programmer, som eleverne kan anvende i skolearbejdet.

Løsninger af RDS-typen med tynde klienter og central styring af hvilke applikationer, eleverne kan anvende, har man bevidst valgt fra. ”Jeg synes, man skal anvende den kapacitet, der ligger på de lokale enheder, og jeg mener, at der skal være værktøjsfrihed. Hvis bare elevens slutprodukt er i orden, kan jeg ikke se, at vi skal blande os i, hvilke værktøjer, de har anvendt. Vi har selvfølgelig nogle anbefalinger, men der er ingen tvang. På den måde kommer elevernes anvendelse af it i skolen også til at ligne deres private anvendelse

”

mest muligt,” siger Henrik Brix.

Han har ingen bekymringer om det sikkerhedsmæssige. Eleverne logger ikke ind på et domæne, og der vil køre virusscanning på videndelingsportalen. Derudover vil man give anbefalinger til installation af antivirus programmer på elevernes maskiner.

Satsningen på elevernes egne enheder har givet Favrskov Kommune en udfordring på infrastruktursiden. ”Behovet for skabe til opbevaring og bedre strømforsyning kom nok lidt bag på os. Så her har vi en sag liggende til politikerne i forbindelse med 2012-budgettet. Vi har endnu ikke lagt os fast på de præcise løsninger, men der skal givetvis en betydelig investering til, før vi er i mål på det punkt,” afslutter Henrik Brix.

Det er ærgerligt, at økonomiaftalen prioriterer økonomisk tilskud til at udvikle markedet for digitale læremidler. Der er allerede rigtig mange ressourcer til rådighed på nettet.

Henrik Brix

KIT magasinet 04 / august 11 / side 12

Software Compliance Seminar Forstå vejen til compliance og bliv klar til din næste audit Kl. 09.20

KMD

Kl. 12.00

Du kan spare din virksomhed for meget, når KMD og Compliance Group inviterer til Software Compliance Seminar. Det drejer sig ikke kun om kroner og ører, men også om den ro og det overblik, der følger med, når antallet af software-licenser passer med den faktiske anvendelse. På seminaret guider og inspirerer Compliance Group og KMD dig til, hvordan du som kommune kan arbejde effektivt og målrettet med Software Asset Management.

Tirsdag den 4. oktober i KMD / Århus. Torsdag den 6. oktober i KMD / Ballerup.

Tilmelding på www.kmd.dk/events inden 25. september. Der er 25 pladser pr. seminar.

@nyt

Af Stig Andersen

Skole-it styrkes gennem central platform

I Tønder Kommune er skole-it og de administrative systemer integreret på en central platform. It-infrastrukturen er dermed på plads til at understøtte forbedrede digitale læringsprocesser.

Strømforsyningen og sikker opbevaring af elevernes computere er de sidste forhindringer, før man er helt i mål.

Det har til tider været svært at finde lærere i Tønder Kommune, der var begejstrede for kvaliteten af den it-infrastruktur, de skulle arbejde med i hverdagen. Login-tiderne kom sommetider faretruende nær de 20 minutter, og nogle lærere havde helt droppet at integrere it i undervisningen. Læringsmålene var præcise nok, men teknologien understøttede dem ikke. I 2007 besluttede man derfor at integrere skolerne i kommunens centrale it-infrastruktur i forbindelse med et planlagt platformsskift. ”På grund af den fragmentering, der prægede vores skole-it på det tidspunkt, havde man slet ikke kunnet håndtere den stadig stigende mængde teknologi, der var blevet indført gennem årene. Antallet af pc’er var vokset kraftigt, og de lokale servere var ved at sande helt til.

Rent strategisk var det derfor det eneste rigtige at trække it-infrastrukturen på skolerne ind på en fælles centraliseret platform,” fortæller it-chef Bent Johannsen, Tønder Kommune.

Samtidig besluttede kommunen at etablere fibernet til samtlige institutioner i kommunen. Det betyder, at skolerne i dag kører med en 100 Mbit-forbindelse, der nemt kan skrues op til 1 Gbit. Der kom nye switche og access points ud på alle skolerne, så der var effektiv trådløs dækning over det hele.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 14

På to skoler droppedes kablet netværk, da det trådløse net fuldt ud dækkede behovet også til de stationære pc’er. Det betød en besparelse på 700.000 kroner, hvilket var i god tråd med den generelle indstilling til tingene i kommunens it-afdeling.

”

Vi kan etablere forbindelse til en institution for blot 5.000 kr.

Bent Johannsen, Tønder Kommune

”Her på egnen lægger vi jo vægt på godt købmandskab, og de løsninger, vi har valgt, er rigtig fornuftige rent økonomisk. Bare som et eksempel betyder vores fibernetløsning, at vi kan etablere forbindelse til en institution for blot 5.000 kr.,” fortæller Bent Johannsen.

Infrastrukturen Kernen i Tønders infrastruktur er en ADS-løsning (Application Deployment Solution), der via tynde klienter giver elever og lærere adgang til alle de centralt vedligeholdte applikationer fra egne computere – på skolen og hjemmefra. I dag er der support for Windows XP, 7 og Vista samt Ubuntu, mens Mac-brugerne bliver nødt til at købe et tillægsprogram til emulering af Windows XP. Det er dog ikke en permanent løsning. ”Der er ingen tvivl om, at vi også skal understøtte Mac-klienter. Men først skal vi have løst nogle enkelte udeståender med hensyn til at angive gateway. Det er et eksempel på den centrale styring og aftestning, som sikrer, at der ikke bliver indført noget nyt, der risikerer ikke at virke ordentligt eller genere de eksisterende løsninger,” siger Bent Johannsen.

Bent Johannsen forventer, at ADS-løsningen på længere sigt vil blive udvidet

og reducere antallet af tykke klienter.

Blandt mange andre fordele betyder ADS-løsningen også, at de sikkerhedsmæssige risici ved at lade eleverne anvende egne computere er elimineret, da de aldrig kommer i direkte kontakt med den bagvedliggende infrastruktur.

I øjeblikket er man i gang med at prøvekøre en VDI-løsning (Virtual Desktop Infrastructure) til tunge specialprogrammer. Løsningen ser lovende ud, men en betingelse for at tage den i brug er, at der findes en fornuftig ordning på nogle licensproblemstillinger i forhold til Microsoft-programmerne.

I august 2010 gik man i luften på den nye platform, og med en login-tid på 1 minut har man løst det problem, der havde første prioritet på skolerne.

Er i mål I Tønder har man anvendt KL’s målarkitektur-beskrivelse som målsætning for den infrastruktur, man vil stille til rådighed for kommunens 19 skoler. På it-infrastrukturen er man i mål som følge af implementeringen af den centraliserede løsning, men der er stadig udeståender på det byggetekniske.

It-chef Bent Johannsen, Tønder Kommune, er helt enig i udviklingen af nye digitale læremidler, som aftalen mellem regeringen og kommunerne lægger op til. I øjeblikket fylder de digitale læremidler ikke ret meget i kommunens it-landskab.

Tønder Kommunes it-afdeling er på 9½ mand, der skal supportere omkring 6700 brugere, 4200 pc’ere og 200 servere.

+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med!

Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-forhandler: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder.

Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig eks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv.

Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU

@nyt

Af Niels Torben Volquartz

En fodfejl i udbuddet straffes omgående Kommunernes it-afdelinger har fået en glubende appetit på viden om EU-udbud og om at få bedre sammenhæng med den kommunale forretningsstrategi. De flokkes om videndeling.

Syddjurs Kommune har holdt en workshop om EU-udbud den 24. juni 2011, som nu bliver gentaget den 9. september 2011.

Borger og IT-chef i Syddjurs Kommune, Henrik Friis: ”Kunsten er at lave et it-udbud og samtidig udarbejde kontrolbud uden at komme i klemme og samtidig få styr på sin forretning”.

25 kommuner havde repræsentanter på den første workshop, heriblandt meget store kommuner, så det er ikke kun i de mindre, at der er behov for øget viden og videndeling.

”

Overvældende interesse for at dele viden.

Henrik Friis.

Henrik Friis: ”Sammenhængen mellem økonomi og jura i samspil med det faglige er den store udfordring. Hvis en kommune ikke har en afdeling, der kan overskue de sammenhænge, så må den hellere se at få det. Tidligere var det en overraskelse, når der blev klaget over et kommunalt udbud. I dag er det en overraskelse, hvis der ikke bliver klaget. Det er ikke muligt længere at lave en lille fodfejl. Den bliver straffet omgående.”

Syddjurs Kommune har i et år arbejdet med at formulere den samlede strategi, og blev af flere kommuner opfordret til at fortælle om kunsten i at ”konkurrenceudsætte” it-drift i sammenhæng med de meget komplekse EU-udbudsregler. Derfor inviterede kommunen til den meget konkrete workshop om EUudbud af it-server drift for at dele sine erfaringer med kolleger i andre kommuner.

Jura, økonomi og indhold Projektet i Syddjurs Kommune udsprang af et politisk ønske om at undersøge det økonomiske rationale ved at outsource driftsopgaver med et årligt budget på omkring 10 mio. kr. i 2010.

Henrik Friis: ”Arbejdet har betydet, at vi strukturerer udbud på

KIT magasinet 04 / august 11 / side 16

en helt anden måde for at se dem i forhold til resten af forretningen. Det handler om samspillet mellem juridisk viden og indhold.

Det er helt sikkert, at vi ikke tidligere havde et beredskab, der var afstemt i forhold til udfordringerne.”

For at forbedre organisationen til at klare konkurrenceudsættelse og udbud har kommunen skabt et indkøbs- udbudskontor med tre faglige medarbejdere og to jurister. De mander så op med eksterne konsulenter, der har den specielle faglige viden, som der er behov for til visse udbud.

Henrik Friis: ”Der er ofte flere hundrede tusinde kroner at spare, hvis man laver udbuddet på den rigtige måde og ”virksomhedsgør” forretningspotentialet. Vi har etableret en intern servicestandard for, hvad de cirka 7.700 brugere af kommunens it kan forvente. It er ikke længere it, men en integreret del af den kommunale forretning.”

Syddjurs Kommune har i den forbindelse udviklet værktøjer til ledelsesstyring, og udbudskonceptet tager udgangspunkt i forretningen. ”Vi har fjernet noget af arbejdet fra ”nørderne” over til forretningsledelsen og sætter det ind i den samlede ramme for kommunens serviceproduktion. Det handler om at gennemføre udbuddet, så vi opnår service- og kvalitetsforbedring og så skabe større gennemsigtighed for nytteværdien af it,” Siger Henrik Friis.

Han giver et eksempel på en faldgrube ved et udbud. ”Det er farligt ikke at tænke nok på fremtiden og gøre økonomien gennemskuelig i hele udbuddets periode. Man må vurdere helt konkret, hvad betyder aftalen i år to, tre, fire. Den digitale udvikling går så hurtigt, at det kan være uigennemskueligt, og derfor har vi arbejdet med en model, der får styr på beregningerne gennem alle årene. For indledningsvist kan et regnestykke se ganske pænt ud, men så kommer regningen for det, som ikke blev skrevet i udbuddet. Her er mange kommuner gået i vandet.

Vi har derfor udviklet vores model, så vi er mest muligt parate til ændringer, og det har fået en af de store kommunale leverandører til ikke at byde, da de sagde, at de så ikke kunne få en businesscase, der var tilfredsstillende for dem.”

@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Mærkningsordning letter adgang til data Otte leverandører er gået sammen om en ny fælles mærkningsordning af itsystemer til kommunerne. Den nye ordning skal sikre, at det bliver lettere for kommunerne at få adgang til data på tværs af leverandørernes løsninger, så kommunerne sparer tid og penge.

Otte private firmaer har taget initiativ til at gøre det nemmere for kommunerne at integrere på tværs af leverandørernes it-løsninger. Initiativet med den nye mærkningsordning er taget af Fujitsu.

Den ny forening kaldes Kommunal Leverandør Forum Danmark og har egen bestyrelse. Markedsdirektør Christian Torp, Fujitsu, siger, han er stor tilhænger af standardisering, men at han hører fra kommunerne, at nytteværdien ved at bruge standarder indtil nu har været lille. ”Leverandørerne har talt om standarder i mange år. Der er desuden taget en række andre initiativer på området.

Bundlinjen er bare, at kommunernes oplevelser er, at nytteværdien i det daglige er tæt på nul. Derfor har vi taget dette initiativ for at skabe mindre bøvl for kommunerne, når de bruger it-løsninger fra forskellige leverandører,” siger markedsdirektør i Fujitsu og formand i Kommunal Leverandør Forum Danmark Christian Torp.

Foruden Fujitsu står it-leverandørerne Pentia, Convergens, Symfoni, Geograf, Medialogic, Silkeborg Data og Dafolo bag initiativet. Initiativtagerne understreger,

at alle it-leverandører til det kommunale område, er velkomne til at tage del i arbejdet. Så det er på ingen måde en ”klub” eller et lukket forum. ”Vi hører, at vi ikke kan blive ved med at effektivisere på det administrative område ved hjælp af it. Vi har den opfattelse, vi er langt fra målet, og at der fortsat er meget at hente. Det kan blandt andet hentes ved at bruge standarder til automatisk oprettelse af sager, så sager uberørt af menneskehånd kan distribueres på tværs af fagsystemer til relevante brugere. Det mener vi teknologien kan i dag. Opgaven består i, at leverandørerne

integrationen. Dermed bliver det kommunerne, der lægger navn til mærkningen. ”Standarder er praktiske, og giver fordele i hverdagen. Både leverandører og kommuner har en helhjertet interesse i, at it-løsningerne fungerer. Leverandørerne har en interesse i, at løsningerne fungerer sammen. Kommunerne har en interesse i at få mest muligt it for pengene og nytteværdi i dagligdagen,” siger Christian Torp.

Medlemmerne af den nye forening har ønsket, at der skal være et ”snævert fokus på kommunerne”. De ønsker ikke,

beskriver og definerer de spilleregler, hvormed data kan udveksles,” siger Christian Torp.

De otte leverandører har oprettet foreningen for at udarbejde et sæt spilleregler for integrationen af deres produkter.

Leverandørerne vil beskrive de it-løsninger, der allerede kører sammen i kommunerne. Beskrivelsen af standarderne fører så videre til mærkningsordningen, som ifølge leverandørerne er en garanti for, at de systemer, der opnår mærkningen, også arbejder gnidningsfrit sammen.

Kontrollen med den ny mærkningsordning kommer til at ligge hos kommunerne. Forstået på den måde, at et produkt ikke kan godkendes til mærkning, med mindre der hos mindst én kommune findes integrationer, som understøtter kommunens målsætning med

sprede fokus og komplicere opgaverne ved brede sig ud over kommunerne.

Derfor er det et krav, at medlemmerne har it-løsninger i drift i kommunerne.

Hos Kombit bliver der taget godt imod initiativet. ”Det er et fantastisk godt initiativ. Vi støtter op om det og vil gøre vores til, at det bliver en succes. Når vi får bedre snitflader mellem systemerne, bliver der åbnet for mere innovation i kommunerne,” siger markedsdirektør Thomas Christiansen, Kombit.

”

Der er fortsat meget at hente.

Christian Torp

Når det handler om virtuelle desktops, gør kompetencen hele forskellen

s på Mød o ringse s i l Digita ssen e m Kontakt os på 7216 0777 eller c2it.dk

KIT magasinet 04 / august 11 / side 17

DEBAT

Af adm. dir. Bjarne Hastrup, Ældre Sagen

”

Ældre møder den digitale mur i kommunikationen med det offentlige.

Bjarne Hastrup

Er pensionister digitaliseringens stedbørn?

Det er historien om det lykkelige ægteskab mellem det offentlige og digitaliseringen. Ægteskabet er udset til at spare en masse penge og effektivisere kommunikationen med befolkningen.

Men det offentlige bringer en masse pensionister med i ægteskabet, og denne besværlige gruppe er i sandhed ved at blive digitaliseringens stedbørn, som ingen vil kendes ved, og kun få forstår.

For hvorfor vil de dog ikke digitaliseres? Hvorfor kan de ikke bare gå på nettet lige som resten af befolkningen? Hvor svært kan det være?

Senest har et flertal i folketinget vedtaget, at det såkaldte håndværkerfradrag på 15.000 kroner kun kan søges digitalt. Her kan man da virkelig tale om, at ældre tvinges til at blive digitale, hvis de gerne vil have samme vilkår som resten af befolkningen. Hvis du er på nettet, kan du få. Ellers må du gå.

Politikerne glemmer, at 44 procent af befolkningen mellem 65-89 år aldrig har været på internettet. Det drejer sig om over 400.000 personer, som aldrig er på netbank, aldrig køber ind online eller tjekker mails.

Det gør dog ikke umiddelbart indtryk på politikerne. Fra 2013 overtager Udbetaling Danmark udbetalingen af folkepension, førtidspension med mere. Det er en centralisering af ad-

KIT magasinet 04 / august 11 / side 18

ministrationen, hvor der satses stort på besparelser ved digitale løsninger.

Og ja, der er penge at spare ved digitalisering, men den skal indføres i takt med, at borgerne er parate. Det kan ikke være rigtigt, at velfærdsydelser fremover udelukkende skal søges digitalt. Hvis ikke du selv kan gå på nettet, må du bare få hjælp af familie og venner. Ældre Sagens rådgivning modtager dagligt henvendelser fra ældre, der møder den digitale mur i kommunikationen med det offentlige. Men det er begrænset, hvad vores rådgivere kan hjælpe med over telefonen.

Er det en værdig måde at behandle en stor gruppe borgere, der er vokset op uden computer og internet? Nej! Mange ældre føler sig umyndiggjort og behandlet som børn (undskyld stedbørn), der bare må spørge om hjælp og skal opføre sig ordentligt, hvis de vil have lommepenge. Ældre Sagen har flere gange forsøgt at råbe politikerne op. Den 13. april 2011 lovede finansminister Claus Hjort Frederiksen (V) i et svar til Ældre Sagen, at man ville tage højde for ”borgernes it-parathed i den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi”.

Hvis borgerne ikke er i stand til at søge digitalt, skal det stadig være muligt at aflevere en papiransøgning. Det var jo en dejlig melding.

Politikerne tager generelt meget hensyn til ældre, når de bliver spurgt direkte, men der er desværre langt fra tanke til handling.

I begyndelsen af juni lagde regeringen nemlig op til, at der skal spares store beløb ved digitalisering i den nye økonomiaftale med Kommunernes Landsforening. I 2015 skal al skriftlig kommunikation med det offentlige ”foregå obligatorisk digitalt”. Nu er det slut med digitalisering som en mulighed. Som et tilbud. Fremover tvinges ALLE til at bruge nettet – med mindre der står noget ”med småt”, som Ældre Sagen ikke har fået øje på.

Det paradoksale er, at massevis af ældre faktisk er meget interesserede i at lære mere om it. Ældre Sagens itkurser trækker i øjeblikket fulde huse, og i 2010 arrangerede mere end 1000 frivillige hele 4.800 it-kurser landet over. Det er en fordobling i forhold til 2008. Der er nemlig mange ældre, der er digitale og flittigt bruger nettets muligheder.

Så igen – hvor svært kan det være?

Svaret er, at det er ret svært for ældre, der aldrig før har brugt internettet på arbejdspladsen og i hjemmet. Det skal vi respektere. De skal ikke stigmatiseres og brændemærkes som en byrde for samfundet. Det kan vi ikke være bekendt.

@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Digitaliseringsmessen’11:

En mere digital fremtid Kommuner vil i de kommende år opleve et øget pres på ressourcer samtidig med, at de skal sikre velfærden. På Digitaliseringsmessen´11 bliver digitaliseringen sat i scene, så politikere, beslutningstagere i kommuner og it-chefer kan få skabt den dialog, der skal være med til at sikre daglige gevinster i kommunerne.

På årets digitaliseringsmesse går landets 98 kommuner i dialog med it-leverandører om, hvordan øget digitalisering som redskab skal føre til bedre velfærd og besparelser i kommunerne. ”Det er tredje år i træk, vi holder digitaliseringsmessen. Bare i løbet af den tid er digitaliseringen kommet meget tættere på og bliver mere og mere konkret. Nu er det ikke nok med gode viljer til at digitalisere, nu skal der høstes besparelser gennem digitalisering, og det vil være det overordnede tema i år. Digitaliseringen skal være med til at sikre velfærden,” siger Jørgen Kristensen Rasch, formand for KIT@.

Det er KL, Borgerservice Danmark og KIT@, Foreningen af Kommunale IT-chefer, der står bag Digitaliseringsmessen11, som på blot tre år har rejst sig som den væsentligste messe inden for digitalisering i den offentlige sektor. Det er ganske imponerende, hvad messen har nået i sin korte levetid.

Den er blevet et netværk, hvor leverandører, udviklere og politikere, chefer, ledere og medarbejdere i kommunerne går i dialog om udfordringerne vedrørende digital service og digital strategi i praksis.

Der bliver rig mulighed for at netværke, opleve it-leverandørers digitale løsninger og høre oplæg fra private og offentlige topchefer og eksperter. Alt sammen en forudsætning for at styrke kommunen på vejen mod en mere digital fremtid.

Digitaliseringsmessen’11 afholdes torsdag d. 29. september 2011 i Odense Congress Center. På messen går alle 98 kommuner i dialog med de fleste af landets it-leverandører om, hvordan øget digitalisering skal føre til bedre velfærd og besparelser i kommunerne.

Den offentlige sektors anvendelse af digitale løsninger ændrer sig drastisk i disse år. Med udsigt til mangel på ressourcer og penge, er der endnu større begrundelse for at udnytte digitale muligheder for at kunne løfte opgaverne mere effektivt. Digitali-

seringsmessen’11 giver kommuner og leverandører mulighed for at gå i dialog om de konkrete it-løsninger, der kan sikre fremtidens velfærd. Og kommuner vil indbyrdes kunne skabe nye fælles muligheder, der kan forøge nytteværdien af investeringer.

Ved tilmelding til Digitaliseringsmessen´11 tilbydes du samtidig mulighed for at modtage et gratis elektronisk abonnement på Kit-Magasinet, – Kommunernes IT Magasin. Abonnementet træder i kraft ved første udgivelse efter din tilmelding.

”

Digitaliseringen skal være med til at sikre velfærden Jørgen Kristensen Rasch

TILMELDING: Dørene åbner kl. 09.30, hvor der serveres morgenmad og messen åbner kl. 10.00 og varer til kl. 17.00, hvor der serveres en let anretning.

Messeområdet lukkes helt kl. 19.

Ved køb af billet efter d. 1. juli 2011 er prisen 700 kr.

Deltagerbetalingen dækker fuld forplejning og kaffe i løbet af dagen.

Sidste frist for tilmelding er den 1. september Du finder link til tilmelding på www.digitaliseringsmessen.dk

KIT magasinet 04 / august 11 / side 19

KRONIK

Af digitaliseringschef Allan S. Bager, Odense Kommune

Fælleskommunal ledelse af digitaliseringen er nødvendig

Der er store forventninger til digitaliseringen i kommunerne de kommende år – ikke mindst med to ambitiøse offentlige digitaliseringsstrategier, der lægger klare mål for arbejdet. Men hvis effektiviseringsgevinsterne skal høstes, er det bydende nødvendigt, at kommunerne står i spidsen økonomisk, ledelsesmæssigt og forretningsmæssigt som en fælles ledelse.

Kommunerne står med tre store udfordringer de næste mange år. Der er færre ressourcer, det bliver sværere at rekruttere og borgerne har forventninger om højere kvalitet i velfærdsydelser.

Disse tre udfordringer forsøger vi delvist at finde svar på ved digitalisering.

Derfor har vi skrevet en fælleskommunal digitaliseringsstrategi med en forventet effektiviseringsgevinst på 2 mia. kr. om året fra 2015. Samtidig er den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi på trapperne. De to digitaliseringsstrategier indeholder op mod 100 digitale projekter, der skal foldes ud i 98 kommuner.

Kommunerne skal tage ansvar Det siger sig selv, at det er en meget kompleks og vanskelig opgave. Man kunne sammenligne den ledelsesmæssige opgave med dengang, bankerne skulle rulle netbank eller dankortet ud. Og så alligevel ikke. Der er tale om mere komplekse målgrupper, et mere kompliceret ejerskab og meget mere komplicerede opgaver.

At sammenligne med kommunalreformen vil her være mere på sin plads. Og potentialet for flere offentlige it-skandaler er betydeligt.

Men hvem skal løfte denne kæmpeopgave? Siden salget af KMD, der jo engang var den kommunale muskel til at løse den slags opgaver, har vi i kommunerne overladt opgaven med at have overblikket, koordineringen og styringen til KL og Kombit.

Og det har været svært – resultaterne lader vente på sig, og konsekvensen er frustration mange steder. Opgaven har måske hele tiden været så omfattende og kompleks, at de ressourcer som KL og Kombit har kunnet mønstre, ikke rækker. Og nu udvides opgaven oven i købet betydeligt med de to nye strategier – ”nogen må gøre noget”!

KIT magasinet 04 / august 11 / side 20

Pilen peger på os Pilen peger nu på kommunerne. Kun i kommunerne har vi den forretningsmæssige indsigt, der skal til for at sikre, at vi med projekterne skaber fælles arkitekturer og standarder, der passer sammen med det it, vi allerede har. Kommunerne har samtidig den forretningsmæssige forståelse for kendskabet til borgeres og sagsbehandleres behov. Kort sagt, så skal vi have det driftsmæssige ejerskab ind i billedet – der hvor digitaliseringen udvikles, implementeres og går i drift.

Jo flere digitale løsninger, der skal være fælles løsninger for kommunerne, jo flere ressourcer (projektledere, forretningskonsulenter, IT-arkitekter, ledelsesressourcer, driftseksperter med mere) skal vi kaste ind i de fælles opgaver – kun således får de det rette indhold, den rette styring, den fornødne prioritering.

Nye kompetencer Dernæst skal vi overveje, om vi har de rette ressourcer og kompetencer til digitaliseringen. Det er naturligvis vigtigt at kunne lave en udbudsproces for de løsninger, vi ønsker hos leverandørerne, og kunne styre kontrakten bagefter. Og det er vigtigt at kunne køre en it-drift med grønne lamper i serverne. Det er faktisk umuligt at digitalisere uden.

Men det helt store behov for nye kompetencer ligger i at finde ressourcer, der kombinerer forståelsen og indsigten i sagsbehandlerens/borgerens behov med en dyb it-faglighed, der gør, at man ved, hvilken løsning man kan og skal efterspørge hos leverandøren.

Et andet element er kompetencer til den kommunikative del, der handler om at få den digitale løsning til at leve. Hvordan vi når ud til borgerne, hvordan vi overbeviser dem om at bruge selvbetjeningsløsningerne, og hvordan vi kommunikerer med og om selve løsningen. Det er værd at bemærke, at mange af projekterne i de to offentlige digitaliseringsstrategier faktisk handler om digitalisering af kommunikationen.

Og endelig er det afgørende, at digitaliseringen når helt i bund i vores sagsbehandlingssystemer, her ligger de største effektiviseringsgevinster. Her SKAL de fælles standarder sikre, at systemerne taler sammen.

Vi må overveje, om vi i kommunerne har investeret nok i digitaliseringskompetencer i de senere år. Hvis vi vender tilbage til sammenligningen med bankerne og netbank-opgaven, kan man konstatere, at bankerne bruger en betydeligt større andel af deres samlede økonomi til it, end kommunerne gør. Og til at styre en noget mere ensartet opgave, end kommunernes ditto.

Bare en tanke.

Vi må dele opgaven – og have tillid til hinanden Det giver ikke mening, at vi i alle 98 kommuner, skal følge med i alting, når vi laver fælles løsninger. Vi må dele opgaverne, så nogle kommuner eller klynger af kommuner tager fat på nogle opgaver, mens andre rykker på noget andet. Vi skal drage nytte af hinandens viden og udvikle på tværs i stedet for at udvikle hver især. Og her må de større kommuner gerne gå forrest, men alle har noget at byde ind med.

Vi skal altså blive bedre til at samarbejde, et forpligtende samarbejde, så vi som samlet sektor kan høste gevinsterne ved en øget digitalisering af kommunale opgaver. Også selv om det kan betyde, at der er lokale hensyn, der må vige til fordel for, at vi udvikler fælles krav og standarder i en digital løsning.

Hvis vi ikke handler nu, overhaler det økonomiske krisetog os.

Og det bliver svært at indhente bagefter. Så lad os sætte os ned og finde ud af, hvordan vi samler ressourcerne og klogest og mest effektivt leder kommunerne igennem de tårnhøje forventninger til digitaliseringen. Vi skal finde en model til at samarbejde bedre og samtidig en model for, hvordan vi kan sikre den ledelsesmæssige, økonomiske og driftsmæssige styring.

Styr efter hele porteføljen Udsigten til en strammere økonomi får kommunerne til at stille skarpt på digitaliseringen. Derfor handler Kit-Magasinets tema ”It-strategi i praksis” om nogle af alle de mange digitale indsatser, der i øjeblikket tages i kommunerne for at få de nye økonomiske vilkår til at hænge sammen. Porteføljestyring – er et gammelt begreb fra USA – det bliver nok et af de ”nye” begreber, som vil ramme kommunerne i disse år. Det er en slags bedste praksis til at prioritere indsatsen og maksimere investeringerne i it.

TEMA :

”it-strategi i praksis”

Frederikshavn Kommune har lagt en ny digital- og kanalstrategi, som sparer 26 mio. kr. om året fra 2015. Politikerne i Gentofte vedtager en ny strategi, som vil digitalisere ældreområdet yderligere og skabe nye læringsformer på skoleområdet.

Kommunerne er blevet ret gode til at styre projekter enkeltvist. Men når det kommer til at styre en hel stak af projekter og til at prioritere indsatsen hele it-porteføljen, så mangler der meget. Det skriver lektor Keld Pedersen, AUC, der har fulgt 11 kommuner i nogle år i Disimit projektet.

ORDBOG: Porteføljestyring: Porteføljeledelse: Ledelse af hele kommunens portefølje af digitaliseringsprojekter. Omfatter det at prioritere, vælge og overvåge projekter for at sikre at kommunens ressourcer anvendes optimalt, at projekter er strategisk forankret og porteføljen er afbalanceret, for eksempel om risikoprofilen er passende.

Programmer: En stak af projekter og aktiviteter, der indgår i strategien for porteføljen og som er indbyrdes afhængige af hinanden. Derfor er samordning og koordinering en forudsætning for at indfri mål.

Han mener, at porteføljestyring bliver et krav for at håndtere kommende års udfordringer.

Så nu skal it-strategien omsættes til praksis.

Projekt: En kompleks opgave med afgrænset indhold og levetid og som skal implementeres i en organisation. Projektet fører til produkter eller løsninger.

Business Case: En vurdering af hvilke omkostninger og gevinster et projekt indebærer. Bruges typisk som beslutningsgrundlag ved godkendelse af et projekt.

Programejer: Det er typisk den forretningsansvarlige i en organisation, der skal realisere gevinsten ved at gennemføre en række projekter.

Programleder: Den ansvarlige for at sikre at rækken af projekter bliver forankret i organisationen.

Projektleder: Den, der har ansvaret for det enkelte projekt og som rapporterer til en styregruppe, der igen rapporterer til programlederen.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 21

TEMA :

It-strategi i praksis

Af Flemming Kjærsdam

Digitalisering fornyer styringen i Gentofte

Når kommunalpolitikerne i Gentofte Kommune bevilger penge til digitalisering sker det fra kommunens anlægspulje. Dermed prioriteres digitale selvbetjeningsløsninger og andre initiativer inden for digitalisering på lige fod med investeringer i skoler og institutioner og veje.

Når Gentofte Kommunes ledelse -både blandt politikere og embedsmænd -arbejder så tæt sammen om digitalisering sker det med udgangspunkt i programog porteføljestyring. Det er blevet et nøglebegreb i Gentofte Kommunes digitaliseringsindsats, og initiativerne breder sig bid for bid på de store områder for velfærd inden for socialområdet og undervisning. Med udsigt til en strammere økonomi i de kommende år, er program-og porteføljestyringen blevet en ny "bedste praksis", der både bruges til at prioritere indsatsen for digitalisering og maksimere investeringerne i it.

To nye programmer I år er kommunen på vej til at vedtage yderligere to nye programmer, som hver især består af en række af projekter, der skal øge digitaliseringen inden for ældreområdet og undervisning.

Efter sommerferien vedtages den nye digital strategi, som indeholder de to nye programmer, mens de nuværende programmer kører videre. Det ene program omhandler udvikling af nye digitalt understøttede undervisningsformer KIT magasinet 04 / august 11 / side 22

i folkeskolen. Det andet program er innovation af velfærdsydelser ved at anvende ny teknologi.

"Det er essentielt at fokusere på, hvordan digitalisering kan medvirke til at udvikle og effektivisere vores service på disse områder, "siger udviklings-og itchef Henrik Pedersen, Gentofte Kommune.

"Digitaliseringsstrategi skal bistå med at løfte kommunens overordnede strategiske indsats i disse år, som vi kalder "Service i udvikling". Vi skal fortsat udvikle vores service under snævrere økonomiske rammer,” siger han.

”

Jo flere indsatser vi digitaliserer, desto mere nødvendigt bliver det at styre.

It-chef Henrik Pedersen

Den nuværende strategi Gentofte Kommune har i den nuværende strategi defineret to indsatsområder: 1) Digitalisering af borgerservice, hvor borgerne flyttes fra betjening til selvbetjening.

2) Business Intelligence -Optimering af styringspraksis og -værktøjer på de økonomisk tunge områder.

Det andet program i kommunens nuværende portefølje er Business Intelligence. Hvordan sikres det, at

kommunen får mest ud af sine midler, og hvordan sikrer forretningen det bedst mulige overblik? På ældreområdet er der gennemført en økonomistyring ved hjælp af it-værktøjer på Microsoft platform, som bruges til løbende at måle effekten af serviceindsatsen. Det giver forretningsenheden det bedst mulige overblik over kvalitet og omkostninger. Det er muligt at beregne konsekvenserne af de handlinger, kommunen sætter i værk over for ældre medborgere. Det handler ifølge Henrik Pedersen om at stille redskaber til rådighed for de forretningsansvarlige, som de kan træffe gode beslutninger efter.

At Gentofte er nået så langt i den politiske og ledelsesmæssige opbakning til digitalisering er ikke tilfældigt.

I november 2009 blev kommunen hædret af EU-Kommissionen som den "bedste på nettet" for sine tiltag på digitaliseringsområdet med selvbetjeningsløsningen Genvej. Men de første skridt til Genvej blev taget i 1999, så det har været en rejse på mere end 12 år. Det er i høj grad erfaringerne, der bringer kommunen frem i feltet på området.

- fortsættes på side 24 - fortsat fra side 22.

DET HANDLER OM DIG – OG OM HVORDAN DU FÅR MERE FRA HÅNDEN

Har du nogensinde ønsket at klone dig selv for at komme hurtigere i mål med dit projekt?

Med vores samarbejdsværktøj kan du undgå denne stressende følelse. Mens du arbejder, udsender Projectplace invitationer og påmindelser, koordinerer feedback og møder og holder styr på dokumenterne.

Oplysningerne er tilgængelige for alle, og du kan logge dig på, uanset hvor du er. Alt sker stadig i et sikkert miljø.

Oplev effektive projekter! Prøv Europas førende værktøj til projektsamarbejde: Projectplace.dk KIT magasinet 04 / august 11 / side 23

Digitalisering fornyer styringen i Gentofte "Modenheden" Gentofte Kommune er med i projektet Disimit på Aalborg Universitets Center, der følger 11 kommuner tæt på en række indsatsområder. Et af områderne er porteføljestyring. Her taler forskerne om grader af "modenhed". Det vil sige graden af modenhed afhænger af den evne en organisation systematisk arbejder med at planlægge, udvikle, implementere og styre sin it-portefølje med størst mulig forretningsmæssig nytteværdi.

Og inden for digitalisering er "modenhed" snarere et organisatorisk spørgsmål end et teknologisk.

"Porteføljestyring er en disciplin, der bliver nødvendig i alle landets kommuner. Alle skal prioritere den digitale indsats med stadigt færre ressourcer og samtidig maksimere effekten af det, der kommer ud.

Det handler ikke længere så meget om administration. Det handler om den effekt it og digitalisering har på serviceniveauet. Hvis vi kan gøre det bedre og mere effektivt har vi slået to fluer med et smæk. I skolen handler digital undervisning om, hvordan vi skaber bedre indlæring hos den enkelte elev for færre eller uændrede ressourcer ved hjælp af it. Det er et af de områder, vi meget gerne vil være med til at innovere," siger Henrik Pedersen.

"Langt det meste af porteføljestyring handler om grader af modenhed. Jo mere vi digitaliserer og jo flere indsatser vi digitaliserer, desto mere nødvendigt bliver det at styre, så vi kan prioritere indsatserne både med hensyn til rækkefølge og ressourcer. Dette er en trend i alle kommuner, og det vil også blive nødvendigt, når vi skal samarbejde på tværs af kommuner. Samtidig er det også en pointe, at vi skal kunne sætte det enkelte projekt eller program ind i en sammenhæng med porteføljen. Det er ikke nok at gennemføre projektet rigtigt, hvis projektet ikke passer ind. Det er vigtigt, at du gør de rigtige ting," siger Henrik Pedersen.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 24

TEMA :

It-strategi i praksis

Af Flemming Kjærsdam

Frederikshavn barberer 26 mio. kr. årligt med ny digital strategi Frederikshavn Kommunes øverste ledelse har i samarbejde med it-afdelingen lagt sidste hånd på en ny digitaliseringskanal- og servicestrategi, der skal barbere omkostningerne med 26 mio. kr. om året fra 2015. Den ny strategi indeholder projektet ”den digitale direktion”, som skal sikre, at it bruges systematisk til at måle temperaturen på kommunens digitale effektivitet.

Effektiviseringerne i Frederikshavn Kommune fra 2015 skal langt hen ad vejen ske ved at omlægge arbejdsgange og erstatte dem med digitale processer og indføre selvbetjening over for flere borgere. Centerchef for IT, digitalisering og velfærdsteknologi Mogens Kahr Nielsen, Frederikshavn Kommune, fortæller, at vedtagelsen af digitaliseringsstrategien er kommunens første vigtige skridt i retning af ”systematisk opsamling af erfaringer fra digitale projekter, hvor det er muligt for alle led i organisationen at se, hvordan et konkret projekt går og hvilke fordele kommunen opnår ved at gennemføre det.”

Der har tidligere været styr på ”business case” og forløbet af det enkelte projekt.

Men at få det samlede overblik over samtlige projekter og løbende at rapportere til forretningsledelsen om de opnåede mål har der ikke været. Forudsætningen for at Frederikshavn Kommune nu kan høste de 26 mio. kr. om året fra 2015, er, at alle projekterne i digitaliseringsstrategien når at blive afsluttet og at rationalet i projekterne bliver opfyldt. ”Vi har en tendens til at følge den enkelte ”business case” og det enkelte projekt. Det er også vigtigt. Men hvis vi ikke ser samtlige projekter i sin helhed, teknologisk og økonomisk, kan der godt opstå uklarhed om, hvilke fordele, vi samlet opnår. For at sikre målene i alle projekter – servicemæssigt og økonomisk – bliver det forretningsenheden, der får ansvaret for at hjemtage de økonomiske gevinster ved de nye digitale projekter. Tidligere stod it-afdelingen med et ansvar, fordi vi implementerede det, og blev mødt med kritik, hvis ikke målsætningerne blev indfriet. Nu splitter vi det op, så vi har det tekniske ansvar og forretningen det organisatoriske og økonomiske ansvar,” siger Mogens Kahr Nielsen.

Syv ud af 10 projekter er uklare Frederikshavn Kommune er på ingen måde alene med det dilemma inden for porteføljestyring.

En undersøgelse Cap Gemini har gennemført blandt 113 virksomheder og organisationer i Sverige viser, at syv ud af 10 svarer, at der i forbindelse med nye itprojekter er uklarhed om, hvorvidt mål og målsætninger for det nye projekt, passer ind i den eksisterende ”itportefølje”. Det udgør helt klart et problem, konkluderer undersøgelsen, hvor deltagerne tæller firmaer som Ikea, Tele2, Volvo, Region Skåne og mange andre.

Digitaliseringsstrategien skal implementeres over de kommende fire år, 2012-2015. Den skal som nævnt sikre effektiviseringer på 26 mio. kr. Det er breve, der er overflødige, som skal skæres væk. Der er breve, der kan erstattes af mail, og personlig betjening skal veksles med selvbetjening, når det lader sig gøre. Interne arbejdsgange bliver også lagt om og der skal indføres mere velfærdsteknologi. Alt i alt svarer effektiviseringerne i den nye strategi til 70 fuldtidsstillinger. Målet er ”Work smarter not harder”.

Et kendetegn ved digitaliseringen er, at det ofte består af en række mindre projekter, der indgår i en forsyningskæde af information på tværs af forvaltninger.

Det betyder også, at det er vanskeligere at skabe sig et overblik, når en række projekter, der måske er afhængige af hinanden gennemføres samtidigt. Det betyder at kompleksiteten øges, og at selve overblikket på forskellige niveauer i organisationen bliver så meget vigtigere.

Nyt Intranet I foråret gik Frederikshavn derfor i udbud om et nyt værktøj til projektstyring, der kan køre på kommunens intranet. Udbuddet blev vundet af Netcompany, som har udviklet et værktøj baseret på Sharepoint. Mogens Kahr Nielsen har ikke kendskab til andre danske kommuner, der har købt dette værktøj. Formålet med værktøjet er, at de forskellige ledelseslag i kommunen gennem projektdatabasen kan få informationer om projekter og dele viden om dem. Værktøjet skal koble interessenter og brugere sammen, og det skal være med til at styre programmerne – altså stakken af projekter. ”Vi har set værktøjet styre organisationer med mange projekter. Alle ejerne af projekter vil gennem det værktøj kunne få et samlet overblik. Projektlederen lægger alle relevante dokumenter ind om projektet. Forretningsenheden kan trække en aktuel status og skabe sig overblik inden for alle projekter, og løsningen kan også bruges til at formidle informationer til brugere og topledelse, når tiden er inde. Vi forventer os en del af denne investering, fordi det er et helt centralt værktøj i digitaliseringsstrategien,” siger Mogens Kahr Nielsen.

Løsningen er implementeret i 4. kvartal 2011.

Frederikshavn Kommune har 20 ansatte i it-afdelingen og 10 ansatte inden for digitaliserings og velfærdsteknologiområdet.

Projektet den digitale direktion har tre målsætninger: 1)

Forsyner topledelsen med nøgletal om porteføljen

2) Alle møder vedrørende digitaliseringsprojekter og i øvrige møder holdes virtuelt – så formidlingen sker digitalt 3) Ledelsens kommunikation – som er formidlingen til hele organisationen om projekter og lignende

Glem ikke innovationen Porteføljestyring er godt til at styre med, når kommunen ved, hvad den vil. Men den anden del af digitaliseringsstrategien består af fornyelse og innovation. ”Det er vigtigt, at vi styrer stramt på områder, hvor vi kender løsningen. Men på områder, hvor vi ikke kender løsningen, er det vigtigt, vi prøver nye teknologier af. Den del af digitaliseringsindsatsen prioriterer vi også for kun gennem forsøg med nye teknologier på velfærdsområdet og digitale løsninger på helt nye områder, finder vi nye måder at gøre tingene på,” siger Mogens Kahr Nielsen.

I disse måneder er kommunens 240 ledere på otte-dages innovationskursus.

”Projekt porteføljeledelse” Projektportefølje ledelse går kort fortalt ud på at betragte alle potentielle og igangværende projekter som en portefølje hvor man løbende udvælger de mest attraktive projekter, prioriterer projekter i forhold til hinanden så ressourcer tildeles baseret på projekterne værdi for organisationen, håndterer afhængigheder mellem projekter og sørger for at porteføljen af projekter er balanceret og tilpasset organisationens strategier og behov.

Læs mere i artiklen på side 26

KIT magasinet 04 / august 11 / side 25

TEMA :

It-strategi i praksis

Af lektor Keld Pedersen, Center for IT-ledelse, Institut for Statskundskab, AAU

Kommunernes store udfordringer

De danske kommuner står overfor store udfordringer i forhold til at realisere store gevinster ved hjælp af informationsteknologi i de nærmeste år. Både fordi der kommer krav om besparelser, og på grund af demografiske forhold, der gør det vanskeligt at rekruttere det nødvendige antal medarbejdere.

For at øge udbyttet af digitaliseringsprojekter bliver der behov for at skifte fokus fra ledelse af enkeltstående projekter til ledelse af hele porteføljen af projekter. Herunder at den strategiske og organisatoriske forankring af projekter sikres, og at it-investeringer er afbalanceret set i forhold til gevinster og risici. Det skal også sikre, at ressourceudnyttelsen er optimal og at ledelsen kritisk vælger og optimerer de helt rigtige projekter. Alle disse målsætninger er omfattet at den ledelsesdisciplin der kaldes ”projekt porteføljeledelse”. Det giver således god mening at udpege porteføljeledelse som et strategisk forbedringsområde i kommunerne. De fleste kommuner har arbejdet med at blive bedre til at lede enkelt projekter og hele programmer af projekter, men er knap så modne når det handler om ledelse af hele porteføljen af projekter.

Skarpere organisatorisk prioritering Kommuner, og mange andre organisationer, beslutter ofte projekter enkeltvist. I bedste fald ud fra en vurdering af en business case for det enkelte projekt. Hvis ressourceudnyttelsen skal optimeres, er man nødt til at foretage en samlet vurdering af alle potentielle projekter for at sikre, at ressourcerne tildeles de absolut mest værdifulde projekter. Ved at foretage en samlet vurdering bliver det også nemmere at sikre, at organisationen ikke starter flere projekter op end den kan løfte. Det er en klassisk udfordring ikke kun for kommuner: Organisationer star-

KIT magasinet 04 / august 11 / side 26

ter som hovedregel alt for mange projekter op. En af de helt store udfordringer er, at investeringer i projekter i nogle kommuner er bærer præg af de enkelte fagchefers opfattelse af it og værdien af it, og af de personlige relationer typisk mellem it-chefen og de enkelte ledere i

og på den anden side om, at de skal transformere den offentlige sektor ved hjælp af digitalisering. Topledelsen i kommunerne skal være indstillet på, at der vil være projekter, som fejler. Den skal være indstillet på, at projekter bliver sværere at styre igennem inden for

organisationen. I nogle kommuner misser man derved oplagte værdifulde digitaliseringsmuligheder på grund af manglende interesse og forståelse hos fagcheferne. Kommuner vil opleve en stigende ressourceknaphed, og personer, som faktisk kan drive digitaliseringsprojekter og realisere gevinster, er en mangelvare. I Disimit projektet har vi gennem mere end to år fulgt seks kommuners porteføljeledelse. Et gennemgående kendetegn er, at dagsordenen bare på to år har ændret sig markant, og at der nu for alvor er forventninger til at der kan og skal høstes besparelser med investeringer i it, og at der fremover vil skulle prioriteres benhårdt mellem forskellige mulige projekter.

budget og tidsplan, når der skal gennemføres de store organisatoriske forandringer som skaber værdi, men den skal også sikre sig at de risici man løber, skal harmonere med de gevinster man kan få.

Øget modenhed hvad angår risici og fejlskud Der er uden tvivl store muligheder for at hente betydelige gevinster hjem ved hjælp af informationsteknologi. Både i form af bedre service for borgere og i form af effektiviseringer. Desværre er det sådan, at jo mere nytteværdi man vil have, jo større organisatoriske forandringer skal man ofte gennemføre. Med forandringer følger også større risiko.

Det bliver sværere at udarbejde præcise estimater og tidsplaner i starten af et projekt.

It-chefer i både statslige og kommunale organisationer mødes derfor af modsatrettede forventninger, når de på den ene side bliver bedt om at reducere alle risici og sikre at projekter afvikles indenfor tidligt fastlagte estimater og tidsfrister

Mere gennemskuelighed og mere læring Noget af det der kendetegner de kommuner, vi har studeret, er at der på en del områder mangler gennemskuelighed. De færreste kommuner ved, hvor mange ressourcer de bruger på digitalisereringsprojekter. De ved derfor heller ikke, hvordan indsatsen er fordelt på tværs af forskellige områder. Kommuner har derfor heller ikke et overblik over de samlede kvantitative risici, de løber på porteføljeniveau.

Der arbejdes ikke konsekvent med ressourcestyring. Kommunerne kender reelt ikke business casen for deres projekter, hverken for de enkelte dele af porteføljen og for hele porteføljen af projekter. Det er derfor vanskeligt at vurdere om digitaliseringsressourcer bruges optimalt.

Ovenstående er en kæmpe udfordring.

Fordi det bliver langt sværere at sikre værdi af investeringer i it, og det er et problem, fordi mulighederne for læring forringes når gennemskueligheden er lav. Det er også et problem fordi man så på landsplan træffer store beslutninger om digitaliseringsinitiativer uden reelt at vide hvad man får for pengene.

SILKEBORG LĂ˜N OG PERSONALE

Hündpluk den løsning, der passer til jer Let arbejdsgangene med Silkeborg Løn og Personale – og løs opgaverne med fÌrrest mulige ressourcer. Data indtastes dÊr, hvor de udspringer fra og gür igen, nür brugerne trÌkker informationer pü kryds og tvÌrs i organisationen.

Og sü snakker Silkeborg Løn og Personale sammen med den offentlige sektors økonomi- og ESDH-systemer.

Integrationen mellem løn- og økonomisystemet letter administrationen – og brugerne kan frit hente data.

sSNINGEN ER  EKSIBEL OG SKABER SAMMENHaNG MELLEM DE ADMINISTRATIVE SYSTEMER† I BRUGER STANDARDSNIT ADER† Det giver jer frihed til at vÌlge de systemer og leverandører, I foretrÌkker.

VÌlg de moduler, der understøtter jeres arbejdsgange.

TrÌk pü Silkeborg Data og fü en gennemprøvet løsning.

Silkeborg Data A/S ASTANIEHsJVEJ � › ÓÑËË ILKEBORG ELEFON ÓÔ ÓÔ �� �Ë › SDÀSD†DK WWW†SD†DK

RUGERGRaNSE ADEN ER FORSKELLIGƒ ALT EFTER BRUGERNES OPGAVER OG KOMPETENCER† UNDG`R  ASKEHALSE ™ OG BRUGERNE F`R IND YDELSE OG ANSVAR†

Ring til os pü 89 89 44 40 – eller bestil en prÌsentation pü sd.dk/kontakt.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 27

TEMA :

It-strategi i praksis

Af Anna Eskelund

Odense satser stort på selvbetjeningsportaler Odense Kommune stræber målrettet efter at effektivisere og opbygge viden ved hjælp af selvbetjeningsportaler hos både borgere og medarbejdere. Fremtidsvisionen er at åbne for brugerinvolvering, så medarbejderne selv er med til at skabe den viden, de har brug for.

Odense Kommune indførte allerede i 2009 en portal til ledelsesinformation for cirka 1.000 ledere og politikere i kommunen. Nu er tiden inde til at tage næste skridt. ”Vi har generelt fokus på at bruge portaler som en måde, hvorpå det er muligt at understøtte organisationen, skabe sammenhæng og gøre kompliceret stof tilgængeligt,” siger økonomi- og organisationsdirektør Bente Monsen, Odense Kommune. ”Vi har den strategi at bruge de nuværende udfordringer – blandt andet nedskæringer og i stigende grad problemer med at rekruttere medarbejdere – til at ændre tilgang til måder at løse opgaver på. For vi kan ikke fortsætte, som vi plejer. Vi er nødt til at involvere borgere og gøre dem selvhjulpne. Her er digitalisering i form af portaler et indlysende skridt,” siger Bente Monsen.

Medarbejderportal Men Odense nøjes ikke med at reformere borgerne. Også medarbejderne skal vænne sig til nye måder at arbejde på, for kommunen har lanceret en medarbejderportal, som er tilgængelig for kommunens 18.000 medarbejdere i alle typer jobfunktioner. ”Det er en strategisk vigtig opgave og med en høj grad af ledelsesmæssig involKIT magasinet 04 / august 11 / side 28

vering, fordi medarbejderportalen er en del af en generel effektiviseringsdagsorden, hvor vi skabe lettere adgang til viden og bedre mulighed for, at medarbejderne betjener sig selv.” ”Herudover benytter vi portalen som en platform til at øge medarbejdernes kompetencer bredt set, så de får it-kundskaber, der – ikke bare på deres arbejde i kommunen, men generelt – gør dem til digitalt selvhjulpne borgere og forbrugere,” siger Bente Monsen og nævner NemID som et konkret værktøj, som medarbejderne i Odense Kommune bliver støttet i at anvende.

Medarbejderportalen er defineret, så den har udgangspunkt i den enkelte medarbejders arbejde, så hver enkelt medarbejdertype finder relevant og målrettet information, links og genveje til fagsystemer. Herigennem opnås en besparelse af tid. ”I det første år forventer vi at spare fire timer pr. pc-arbejdsplads. I år to og tre øges denne besparelse til hhv. otte og tolv timer pr. pc-arbejdsplads. Når medarbejderportalen er fuldt indfaset forventer vi en årlig besparelse på otte mio. kr. Men udover at spare tid forventer vi også at øge kvaliteten af arbejdet i takt med, at medarbejderne bliver vant til de nye arbejdsgange, og i takt med, at medarbejderportalen bliver bedre og mere omfattende.”

Næste skridt: Kanalstrategi Første fase af projektet er at skabe øget sammenhæng mellem medarbejdernes arbejdsopgaver på portalen. Næste skridt bliver at lave en kanalstrategi.

”Akkurat som vi har gjort det i forhold til borgerne, vil vi lave en kanalstrategi i forhold til medarbejderne, for det er klart, at der er nogle kanaler, der er bedre, billigere og mere effektive end andre,” siger Bente Monsen.

Herudover byder fremtiden også på målinger: ”Vi måler allerede nu i det små på medarbejderportalens effekt, men fremover kommer mere strukturerede målinger på, om medarbejderne bliver mere selvhjulpne og lettere og hurtigere kan finde information, der letter deres arbejde”.

Som eksempler på anvendelsesområder nævner Bente Monsen, at portalen rummer information om, hvad man gør, hvis en medarbejder har stort sygefravær, eller hvis man ude i en institution har brug for redskaber til at få budgetlægning og ønskede aktiviteter til at hænge sammen. ”Alle de regler, politikker og rammer for sygefravær, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø, som er gældende for HRområder, er at finde på medarbejderportalen”.

Forskellige typer af viden til forskellige medarbejdere Opgaven med at lancere, vedligeholde og opdatere medarbejderportalen er meget omfattende. ”Det er essentielt, at portalen er tænkt, så den fungerer for alle typer medarbejdere. Så der er forskellige måder at bruge portalen på, alt efter om man er en administrativ medarbejder med et skrivebord og en pc, eller om man eksempelvis er ansat i ældreplejen og med

” sporadisk kontakt til en pc. Portalen er bygget, så den understøtter alle typer af arbejdsopgaver”.

Herudover skal portalen opdateres. ”Vi har fokus på at sikre opdatering af portalen og på at videreudvikle den.

Derfor ser vi på, om vi fremover skal bruge nye måder at skabe viden på, eksempelvis videoklip.”

I det første år forventer vi at spare 4 timer pr. pc-arbejdsplads. I år 2 og 3 øges denne besparelse til hhv. 8 og 12 timer pr. pc-arbejdsplads.

Bente Monsen, Odense

Omfattende opgave At holde medarbejderportalen i luften samt at videreudvikle på den, er en stor opgave. ”Vi har længe og målrettet arbejdet med digitalisering som basis for øget kvalitet og effekt, og dette arbejde er ekstremt godt forankret i ledelsen. Så selv om det er en omfattende opgave at

holde medarbejderportalen i luften, så føler vi os godt rustede. For vi har en tradition for lange, gode forløb, også ved omfattende og komplekse projekter,” slutter økonomi- og organisationsdirektør Bente Monsen, Odense Kommune.

Tradition for digitalisering

Medarbejderportalen i fremtiden

Det er ikke nyt for Odense Kommune at arbejde digitalt.

Kommunen har gennem lang tid udsendt lønsedler i digital form til medarbejderne, ligesom man eksempelvis har lavet trivselsundersøgelser i form af digitale spørgeskemaer.

Medarbejderportalen i sin nuværende for er blevet til i en styret proces og af professionelle med speciale i webbaseret kommunikation.

Men planen er, at i fremtiden skal medarbejderne selv være med til at skabe den viden, de har brug for. Dette skal ske ved at åbne medarbejderportalen, så den i stigende grad kommer til at fungere brugerdrevet, ligesom man har set det med det internationale opslagsværk Wikipedia.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 29

TEMA :

It-strategi i praksis

Personlige henvendelser tre gange dyrere end selvbetjening Kommunerne er i fuld gang med at flytte henvendelser fra personlig betjening til selvbetjening. For at give kommunerne redskaber for at beregne konsekvenserne af dette, har Devoteam Consulting i et samarbejde med KL, undersøgt kommunernes udgifter ved forskellige former for henvendelser. Og personligt fremmøde koster i gennemsnit 57 kr. pr. henvendelse, mens selvbetjening med manuel opfølgning i snit koster 19 kr.

KIT magasinet 04 / august 11 / side 30

”De fleste udgifter til at håndtere henvendelser skyldes i dag i de variable omkostninger. Det vil sige medarbejdernes arbejdstid og tilhørende drift. Det betyder, at der er et stort potentiale for at flytte flere henvendelser til digitale løsninger, som ikke kræver manuelt arbejde, ” hedder det i konklusionen i Devoteam Rapporten ”Kanalpriser i danske kommuner 2011”. ”De billigste indgående kanaler er selv-

Af Flemming Kjærsdam

En personlig henvendelse i en kommune koster kommunen tre gange så meget som selvbetjening fulgt op af manuel sagsbehandling. Det fremgår af en ny Devoteam rapport, som er lavet i samarbejde med KL. Kommunernes udgifter til medarbejderes tid og drift i øvrigt er 57 kr. for et personligt fremmøde, mens det er 19 kr. ved selvbetjening fulgt op af manuel sagsbehandling. Der er mange penge at spare.

betjening med integration til fagsystemer og selvbetjening med efterfølgende manuel sagsbehandling. Med integration til fagsystemer koster kanalen ikke noget i arbejdstid, og i de tilfælde, hvor der er behov for manuelt arbejde efterfølgende koster henvendelserne cirka 19 kr. i arbejdstid.” ”Den dyreste henvendelsesform for de indgående kanaler er personligt fremmøde. Det koster i gennemsnit cirka 57

Kit@

KITA, KL og Borgerservice Danmark indbyder til Digitaliseringsmessen11 d. 29/9 2011 i Odense Congress Center og du kan nu sikre dig din billet samt læse mere om dagen på www.digitaliseringsmessen.dk Sidste år havde Digitaliseringsmessen10 mere end 1200 besøgende og 80 udstillere. Messen er et heldagsarrangement, der giver både kommunalpolitikere, IT-chefer, fagchefer, projektledere og frontmedarbejdere unik mulighed for at blive opdateret på digitaliseringens muligheder.

til Kit@ Efterårsseminar den 6. og 7. oktober 2011.

Nærmere information følger senere.

Kr. 50,0

31 kr.

Kr. 40,0

Nyt fra

HUSK:Sæt kryds i Kalenderen

57 kr.

51 kr.

Kr. 60,0

52 kr.

kr. pr. henvendelse i arbejdstid.” ”Hvis der ses bort fra selvbetjeningsløsninger, er telefonkanalen den billigste kanal til håndtering af henvendelser. Henvendelserne koster i gennemsnit 31 kr. pr. henvendelse i arbejdstid, hedder det i rapporten.

Kommunerne står midt i en stor opgave med at flytte kommunikationen med borgerne over på de mest hensigtsmæssige kommunikationskanaler – altså de mest omkostningseffektive for kommunen samtidig med, at borgerne får en god service.

Rapporten er ikke et fuldstændigt billede af situationen, da den dækker en håndfuld udvalgte kommuner og et begrænset antal opgaver. Af rapporten fremgår det, at priserne varierer meget efter, hvad det er for en opgave der skal løses.

Henvendelser om det gule sundhedskort koster 26 kr. i gennemsnit, mens en opgave som ejendomsskat koster næsten tre gange så meget, nemlig 71 kr. i gennemsnit.

Men rapporten giver alligevel et fingerpeg om det potentiale der er på området. Selvom fuldautomatisk selvbetjening ud fra et omkostningssynspunkt er besnærende, skriver rapporten, at ”Kommunen bør overveje, hvornår selvbetjening kan betale sig og hvornår der er behov for en fuldautomatiseret løsning. I nogle tilfælde er der måske ikke kritisk masse i målgruppen hos borgerne til at hente investeringen hjem. I disse tilfælde skal det overvejes, om det alligevel prioriteres at tilbyde selvbetjening, da det kan være en investering i at tilvænne borgerne til digital selvbetjening generelt.”

19 kr.

Kr. 30,0

Kr. 20,0

0 kr.

Kr. 10,0

El ek tro ni sk Po Al st m in de lig Po Pe st rs .f re m m ød e

Te le fo n

Se lv be tje ni ng Se lv (a be ut tje ) ni ng (m an )

Kr. 0 ■ Variable omkostninger

Automatisk selvbetjening koster 0 kr. i arbejdstid og selvbetjening med manuel sagsbehandling koster 19 kr. pr. henvendelse, mens personligt fremmøde koster 57 kr. Telefon er stadig væsentligt billigere end elektronisk post og brevpost ligger på henholdsvis 51 kr. og 52 kr. pr. henvendelse. Så udgifterne til medarbejderne er lige store ved e-mail og brevpost.

NÆSTE UDGIVELSE Næste nummer af KIT magasinet udkommer den 6. oktober 2011 - tema ”Kontrakt- og leverancestyring”.

Annoncer 7515 1155 KIT magasinet 04 / august 11 / side 31

Har din ”brandvæg” styr på alle pakker?

Med Next Generation Firewall teknologi fra Palo Alto Networks kommer der helt styr på hvilke brugere og brugergrupper, der benyttet hvilke applikationer. Hvornår de gør det, hvor meget de gør det osv.

RespektIt har de seneste år implementeret Palo Alto løsninger hos kunder med det formål at øge performance, sikkerhed og indsigt i den centrale del af sikkerhedsinfrastrukturen.

Præcis hvem der benytter hvad bliver enkelt og overskueligt – både til overvågning, detaljeret analyse af applikationer og netværkstrafik samt til diverse logningsformål.

Læs mere på www.respektit.dk – eller kontakt Thomas S. Grønne på thomas@respektit.dk eller 2539 9236 for en uforpligtende snak om muligheder og referencer fra bla. Hillerød Kommune, Ringsted Kommune, KL m.fl.

RespektIt A/S

Trollesmindealle 25

3400 Hillerød

info@respektit.dk

Tlf.: 70 226 118

www.respektit.dk