2012-04

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nummer 2 / 2012 / ISSN 1399-7947

Kit

Magasinet

www.kitma gasinet.dk

København bruger 25 mio. kr. på et EU-udbud Gode råd til at undgå klagesager Den første streg er sat til rammearkitekturen

Cloud: Store kommuner stikker næsen i skyen Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 1

EasyLan Education

Giv skolen friheden til at vælge!

Få en dialog om IT-løsningen der understøtter det hele: Mac OS X, Android, iPad, Linux og Windows.

Se mere om vores skoleløsning på easyedu.dk

Kontakt os på telefon 70 222 444 Eas y Edu Lan cat ion

IT til skoler

IT Quality blev etableret i 1998 og har i dag 35 medarbejdere fordelt på hovedkontoret i København og regionalkontorer.

IT Quality er en førende udbyder indenfor fire hovedområder: Identitetsstyring, Desktop management, sikker drift og overvågning samt totalløsninger til undervisningssektoren.

IT Quality leverer standard- og specialudviklede løsninger til en stor kundegruppe, bestående af offentlige organisationer og private virksomheder.

IT Quality A/S Banemarksvej 50F 2605 Brøndby Telefon 70 222 444

Vi er en visionær og dynamisk virksomhed med ønske om et højt kompetenceniveau, hvor medarbejdernes uddannelse og certificering er i fokus.

www.itq.dk www.znildt.dk

EasyLan Education

Nummer 02 / 2012

indhold

6

20

30

25 mio. kr. for ét it-udbud i København

Driftsfællesskaber er vejen til bedre velfærd

Vær beredt med SINE

Tem@artikler De nye digitale veje 24 De store kommuner stikker næsen i skyen 26 Gode råd til at undgå klagesager 18

Komplekse udbudsregler øger it-omkostningerne 17

Digitaliserings messen ‘12 28

Den første streg er sat til rammearkitekturen 22

Kit@

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4673 3525 Flemming@kjaersdam.dk

Udgiver: KIT@ - Kommunale It chefer.

Formand: Jørgen Kristensen Rasch, Egedal Kommune.

For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen Rasch, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Københavns Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk Layout: www.znildt.dk Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 6.300 www.kitmagasinet.dk

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 3

E FT E R U DD ANNELSE M AST E R

o f

Din vej til kommandobroen

offentlig ledelse

Masteruddannelsen sætter fokus på den offentlige sektors særlige spilleregler og forventninger til de offentlige ledere. Du lærer nyt om ledelse og strategi og får plads til at reflektere over din organisation, din karriere og din personlige lederstil. Uddannelsen foregår i Odense og Aarhus og varer to år på deltid.

Den er fleksibelt opbygget, så du kan strække den over seks år. ❚ Uddannelsen starter i september. ❚ Ansøgningsfristen er 1. maj. ❚ Kontakt os på tlf. 65 50 43 20 eller

e-mail: masteroffentligledelse@sam.sdu.dk Læs mere på ➜ www.sdu.dk/masteroffentligledelse

F O R SK N I N G S B A S E RE T

E FT E RUDD ANNE LS E

Af formand Jørgen Kristensen Rasch, Kit@

Kit@Leder

Den nye normal hedder gensidig samhørighed og afhængighed Tiden kalder på samarbejde. Både internt i kommuner, på tværs af kommuner, og mellem regioner og styrelser og Stat. Det er ikke tilstrækkeligt at lade ens egen horisont standse ved it-afdelingen, ved forvaltningen eller ved kommunegrænsen. Hvis vi mener, vi er forandringsagenter i vores organisationer, skal vi om nogen se mulighederne i at gå videre. Det gælder også for vores forening Kit@. Den kan heller ikke være sig selv nok. Kit@ kommer til at arbejde for at styrke samarbejdet med Kombit, KL og ATP, Danske Regioner, Digitaliseringsstyrelsen, samt søge fælles fodslag med Borgerservice Danmark og andre fagchef-, og it-interesseorganisationer. Et nyt paradigme er på vej, hvor uafhængighed og fokus på sit eget ser ud til at blive afløst af afhængighed og samhørighed.

Vi har som kommunale it-chefer fået et mandat til at slå nye streger til fremtidig it-rammearkitektur. Det kræver ny opbakning fra alle kommuner. Og bare dette, er begyndelsen på en ny rejse, som vi ikke ved hvor ender. Dét, der imidlertid ligger fast, er at samarbejde og åbenhed er forudsætninger for at indløse adgangsbillet. Hvis vi så samtidig sætter en retning for forretningsmæssig udvikling i kommunerne gennem digitalisering, så kommer vi heller ikke udenom, at opgaven er så kolossal, så enorm, at ingen kommune, ingen region, eller for den sags skyld styrelse eller ministerium vil kunne løfte det på egen hånd.

Sav hækken ned "Sav hækken ned, så vi kan mødes i øjenhøjde." It-direktør Michael S. Hansen, Region Sjælland, brugte denne metafor på Kit@´s årsmøde i marts, som en illustration af at det ikke hjælper ret meget, at kommuner og regioner ”laver huller i hækken” for at kunne ”se” hinanden i et fremtidigt samarbejde. Vi er nødt til at fjerne hækken for at få frit udsyn. Det er et godt bud på den nye normal, hvor succes kun opnås gennem samhørighed.

For hvis vi nu bruger sundhedssektoren som eksempel, hvor alle tre forvaltningsniveauer arbejder sammen og har fælles snitflader på dette kerneområde, så vil ingen af parterne kunne give borgerne en ordentlig service, en ordentlig pleje, en ordentlig behandling, hvis ikke kommuner, regioner og styrelser og ministerier arbejder sammen. Der skal være sammenhæng set med borgernes øjne, og med de økonomiske udfordringer, vi alle står over for, kræver denne sammenhæng også prioriteringer. Det stiller krav til teknologien, til arbejdsgange, til processer, struktur og til it-rammearkitektur. Og går vi igennem alle de andre forretningsområder – et efter et - så er det det samme billede, der tegner sig. Vi er nødt til at være åbne, vi er nødt til at samarbejde, frem for at grave grøfter eller skyde huller i hækken.

Efter at it-arkitekterne er kommet på banen, er det åbenlyst, at kommunerne i sit arbejde med den fælleskommunale digitaliseringsstartegi vil sætte dagsordenen for selvbetjening og borgernær digitalisering. Vi har gennem KL's arkitekturråd fået et mandat til at varetage det. Logisk nok, idet vi er tættest på borgere og virksomheder og leverer serviceydelserne.

Men det stiller også omvendt krav om ansvarlighed. Men det er også begyndelsen på en rejse, der kalder på nytænkning. Det handler også om innovation og iværksætteri. Derfor blev jeg oprigtig glad for invitationen fra Marie Munk, fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, om at kunne bruge ”frikommuneordningen” til at eksperimentere med anderledes samarbejdsformer og løsningsmetoder, som kan skabe helt nye digitale løsninger, der både giver bedre kvalitet og effekt for dem, vi løser opgaverne for. Det er en invitation, som jeg ser frem til, at de progressive kommuner vil benytte sig af. Endnu et godt eksempel på gensidig afhængighed og samhørighed.

■

”

Vi har som kommunale it-chefer fået et mandat til at slå nye streger til fremtidig it-rammearkitektur. Det kræver ny opbakning fra alle kommuner. Og bare dette, er begyndelsen på en ny rejse, som vi ikke ved hvor ender.

Jørgen Kristensen Rasch

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 5

@nyt /udbud

Af Niels Torben Volqvartz

25 mio. kr. for ét it-udbud i København Københavns Kommune har brugt 25 mio. kr. på at gennemføre ét EU-udbud af it til borgerbetjening. Heraf gik de 15 mio. kr. til eksterne rådgivere. Nu tager kommunen bladet fra munden.

Københavns Kommune retter nu en skarp kritik af de komplicerede EU-udbudsregler efter at have brugt 25 mio. kr. på at gennemføre et EU-udbud af it-løsninger til borgerbetjening. Bare omkostningerne til udbuddet kunne betale 359 børns undervisning i en folkeskole et helt år.

Kommuner, leverandører, interesseorganisationer og regeringen er enige om, at der må gøres noget for at lette udbudsprocessen.

Den er bureaukratisk, dyr og mod sin hensigt virker EU-udbud i mange situationer hæmmende for konkurrencen. ”Københavns Kommune anvendte ca. 25 mio. kr. i forbindelse med udbud af it-systemer til borgerbetjening, heraf 15 mio. kroner til eksterne konsulenter,” siger Kontorchef i Københavns Kommunes økonomiforvaltning, Lisbeth Kjær Thomsen.

Hun peger på, at pengene i stedet kunne være brugt til at undervise 359 børn i en folkeskole i et år, eller at 320 børnehavebørn kunne passes i et år eller 58 ældre kunne passes på et plejehjem.

40 mennesker arbejder fuldtids med udbud Det er ikke kun det ene udbud, der er problemet. Det er i det hele taget enorme ressourcer, som Københavns kommune er nødt til at bruge på udbud. For i en kommune af Københavns størrelse kommer projekterne let op over den nuværende tærskelværdi på EUudbud på 1,6 mio. kr.

Lisbeth Kjær Thomsen anslår, at cirka 40 personer i hele kommunen arbejder med udbud som deres primære arbejdsopgave, mens yderligere 95 medarbejder har arbejdsopgaver, hvor udbud udgør en betydelig del af jobbet.

Lisbeth Kjær Thomsen giver et andet ressourcekrævende eksempel på, hvor galt det kan gå, selv om alt tilsyneladende er gået efter bogen: ”Da Københavns kommune fornyede den eksisterende bruttolønsaftale brugte den – udover personaleressourcer 400.000 kr. til eksterne advokatvirksomheder for at håndtere en klagesag, der endte med en annullering af kontrakten.

To eksterne advokatvirksomheder havde endog sagt god for det ”fejlbehæftede” udbudsmateriale.”

Højere tærskelværdier ville hjælpe Årsagen til de høje omkostninger skal søges i uklare regler på områder, der er reguleret af såvel EU- lovgivningen med udbudsdirektivet, den nationale lovgivning gennem tilbudsloven og ikke mindst i den nye lov om håndhævelse af udbudsreglerne, som giver Konkurrencestyrelsen og Klagenævnet for Udbud øgede muligheder for at pålægge tvangsbøder.

Der skal bruges al for mange ressourcer i kommunerne på at gennemføre udbud, hvor selv bagatelagtige fejl kan nødvendiggøre annullering og genudbud, hvis kommunerne skal undgå risikoen for at blive slæbt i klagenævnet.

For at nedsætte de voldsomme udgifter i forbindelse med udbud ønsker Lisbeth Kjær Thomsen, at bagatelagtige fejl ikke skal kunne føre til krav om afvisning af tilbud eller annullering af udbud. Hun ønsker endvidere markant højere tærskelværdier før der kræves udbud, og større adgang til dialog med markedet før, under og efter et udbud og en forenkling af klagesystemet.

Lisbeth Kjær Thomsen peger desuden på, at det offentlige kan spare penge ved at lave fælles udbud og fælles forpligtende aftaler.

Hun står ikke alene med sin kritik. It-leverandører og offentlige it-kunder er enige: ”Der sker et stort spild af både tid og penge, når danske kommuner sender store it-opgaver i udbud.”

Fire centrale parter er derfor gået sammen. IT-Branchen, Dansk IT, Kommunernes Landsforening (KL) og Foreningen af Kommunale IT-chefer (KITA), har sammen skrevet til alle Folketingets itordførere. De fire parter opfordrer politikerne til at ændre reglerne og rammerne for, hvordan it-opgaver sendes i udbud. I det fælles oplæg beskriver de fire organisationer, hvordan udbudsreglerne, og den måde, de fortolkes på i Danmark, har udviklet sig i en ond cirkel, der forstærker sig selv og fører til spildte ressourcer og fortabte potentialer.

■

Pengene til ét udbud kunne være brugt til undervise 359 skolebørn i et helt år Lisbeth Kjær Thomsen Kontorchef i Københavns Kommunes økonomiforvaltning

Side 6 Kit Magasinet / 02 / 2012

”

,7 ,7 É­ČąHÉ‘ ČżÉ? ČąĘ‘É É­ČąHÉ‘ É­ ČżÉ? ČąĘ‘Ę‘É É

Vil V il du d k kunne unne blĂŚs blĂŚse e have mel munden? og g ha ve m el i mu unden?

6Î?

6Î? Ę‘É ĘŁYĘ‹ČžHɢ Ę‘É ĘŁYĘ‹ČžHɢ

Westergaard W est s ergaarrd Ser Service viice N Navigator aviigator ed G ĂŁ Styrer ĂŁ Styrer IIT-processerne...

T--processerne... s som om a att k køre øre b bil il m med GPS PS ãã Intuitiv Intuitiv – i gang gang m med ed de dett samm s samme e ãã FÌrdige, FÌrdige, ITIL-kompatible ITIL-kompatible p processer rocesser ãã Er i s skyen. kyen. Slip for for software, software, infrastruktur infrastruktur m.m m.m. m. ãã For For de den en store store IIT-afdeling, T--afdeling , der vil ffremad remad ãã For For de den en lille IT-afdeling, IT--afdeling , der de er gerne gerne vil, men men ikke ikke kan kan

Wester Westergaard e gaard Service Service Navigator Navigator er nu!

Ingen ventetid ventetid fra fra beslutning beslutning til processtyret processtyr y et IIT T

For information: For mere merre inf ormation: Steen Sverker Nilsson pĂĽ +45 25 56 12 36 Ole Westergaard pĂĽ +45 20 93 75 55

Powered Powered by: by: Westergaard CSM A/S Tel. +45 45 88 44 23 info@w-csm.com service-navigator.com

IBM Tivoli IT Service Management

Vil du være Master i it?

Aalborg Universitet udbyder i efteråret 2012 fagpakkerne: f ,W OHGHUHQ f ,W IRUDQGULQJVDJHQWHQ f %XVLQHVV ,QWHOOLJHQFH f 8VHU ([SHULHQFH 'HVLJQ

It-videreuddannelser på Aalborg Universitet - kompetencer, der styrker dig og din virksomhed Master i it er en fleksibel, modulbaseret deltidsuddannelse for højtuddannede it-medarbejdere.

Uddannelsen udbydes under It-vest samarbejdet.

Undervisningen gennemføres som en kombination af netbaseret undervisning og enkelte seminarer.

Ansøgningsfrist er den 1. juni 2012.

Der er studiestart den 1. september 2012.

INFORMATIONSMØDE 3. maj 2012, kl. 16.00 – 18.15 på Aalborg Universitet Tilmelding på www.master-it-vest.dk, hvor du kan se hele programmet.

@nyt /udbud

Af Flemming Kjærsdam

Jeg har svært ved at se, at en kommune skal kunne udnytte funktionaliteten i et it-system, der opfylder så mange krav.

Karen Nielsen

”

1 mia. kr. bruges på it- og teleudbud Der bruges op til 1 mia. kr. årligt på at opfylde reglerne inden for EU-udbud på it- og teleområdet.

Det offentlige og it-leverandørerne bruger tilsammen op til 1 mia. kr. om året for at opfylde reglerne inden for EU-udbud på it- og teleområdet. En optælling, CEDI har gennemført på EU´s TED-database viser, at der i 2011 har været 357 nye EU-udbud.

Det er næsten umuligt at gøre op, hvad det danske samfund bruger af penge på at overholde EU-udbudsreglerne. En af vanskelighederne ved at gøre det op består i, at der er tale om meget forskellige udbud, både hvad angår opgaver, beløbsstørrelser og kompleksitet. Men det er hævet over enhver tvivl, at EU-udbud inden for it- og teleområdet tilhører den ”langhårede” del, hvad angår omkostninger til internt timeforbrug, eksterne konsulenter og juridisk bistand og antallet af klagesager.

I en ny undersøgelse fra Dansk Erhverv er det gjort op, at leverandører i gennemsnit bruger 230.000 kr. på at udarbejde et tilbud til et EU-udbud. I undersøgelsen er der regnet med tre leverandører pr. udbud. I praksis kommer der flere end tre tilbud, og derfor har Kit-Magasinet skønnet, at der bruges omkring 1 mio. kr. på denne konto pr. udbud. Svarende til 357 mio. kr.

Udover det offentliges eget tidsforbrug og it-leverandørernes omkostninger til tilbud, kommer der så omkostninger til eksterne konsulenter og advokater. De har placeret sig i en lukrativ position– på begge sider af bordet.

Udgifter til EU-udbud på it- og teleområdet 357 mio. kr. tilbud fra leverandører 285 mio. kr. rådgivning 214 mio. kr. eget tidsforbrug + udgifter til klagesager.

Total mellem 900 mio. kr. og 1 mia. kr.

Omkostningerne til at overholde reglerne for, hvordan itopgaver sendes i udbud, eksploderet. De seneste tre år er antallet steget med 86 procent, og omkostningerne samfundet bruger på at overholde reglerne nærmer sig 1 mia. kr.

Hvis deres honorarer i gennemsnit var 0,4 mio. kr. pr. EU-udbud på hver side af bordet, løber det op i 285 mio. kr. til rådgivning af leverandører og kunder.

Endelig er der det offentliges eget tidsforbrug. Det er sat til 600 timer pr. EU-udbud. Det er omregnet til 600.000 kr. I alt 214 mio. kr. Herudover kommer et antal klagesager. Alt indregnet et sted mellem 900 mio. kr. og 1 mia. kr.

3300 krav KMD, der har vundet 56 ud af 64 EU-udbud på løn og økonomi i 2011, fortæller, at de i ét enkelt udbud er blevet stillet over for 3300 krav fra den offentlige indkøber. Direktør for Salg og Marketing Karen Nielsen, KMD, siger, at hun har svært ved at se, at en kommune skal kunne udnytte funktionaliteten i et it-system, der opfylder så mange krav.

I København Kommune har de brugt 25 mio. kr. på bare ét EUudbud til en it-løsning inden for Borgerbetjening. Heraf var de 15 mio. kr. udgifter til eksterne rådgivere. Så det er ikke bare lige til at gøre op.

Samlet set betyder det, at udgifterne til tidsforbruget i det offentlige, leverandørernes udgifter til tilbud, samt det offentliges og leverandørernes omkostninger til eksterne konsulenter og advokater samt klagesager samlet set kan løbe op i 1 mia. kr.

■

De små og mellemstore giver op En umiddelbar konsekvens af det store tidsforbrug er, at der er mange små og mellemstore virksomheder, som ikke byder. Det er de store virksomheder, som løber med de store opgaver. En afgørende ting for de små og mellemstore virksomheder er, at omkostningerne ved at deltage i EU-udbud sættes ned og at konkurrencen bliver mere lige mellem de store og de mindre og mellemstore virksomheder.

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 9

@nyt /udbud

Af Niels Torben Volqvartz

Europaminister Nicolai Wammen (S):

”Det skal blive lettere og billigere at købe ind” ”Det skal blive lettere og billigere at købe ind for det offentlige og konkurrencen skal styrkes,” siger Europaminister Nicolai Wammen (S). Han ønsker dog ikke umiddelbart at hæve beløbsgrænserne for EU-udbud til 1 mio. Euro.

Der har gennem et stykke tid verseret forlydender om, at beløbsgrænserne for at gennemføre EU-udbud skulle hæves til 1 mio.

Euro – altså 7,5 mio. kr. – fra de nuværende 1,6 mio. kr. Og at den danske regering, som i disse måneder har formandsskabet i EU, ville arbejde aktivt for at hæve disse beløbsgrænser. Men helt så enkelt er det, ifølge Europaminister Nicolai Wammen (S), ikke. ”Målet med revisionen af udbudsreglerne er først og fremmest at skabe et enkelt og fleksibelt regelsæt. Reglerne skal minimere transaktionsomkostningerne og maksimere gevinsterne. Helt generelt skal det blive lettere og billigere at købe ind. I den forbindelse er vi i regeringen åbne overfor at drøfte, om de gældende tærskelværdier har det rette niveau. Det er vigtigt at have et regelsæt, hvor gevinsterne ved at anvende udbud er større end omkostningerne,” siger Europaminister Nicolai Wammen (S).

Fire centrale parter - IT-Branchen, Dansk IT, Kommunernes Landsforening (KL) og Foreningen af Kommunale IT-chefer (KITA) – skrev i januar 2012 til alle Folketingets it-ordførerefor at få hævet udbudsgrænserne fra de nuværende 1,6 mio. kr. til 7,5 mio. kr. Ved at hæve disse grænser vil kommunens omkostninger ved at gennemføre et EU-udbud stå i et mere rimeligt forhold til projektets pris. Det ville også styrke processen, at der bliver bedre muligheder for at anvende udbud efter forhandling og mere konkurrencepræget dialog. Det er den slags mål, som Europaminister Nicolai Wammen er enig i og gerne vil arbejde for. Men han sætter ikke beløb på tærskelværdien.

I modsætning til de fire organisationer, der mener, at de små virksomheder kommer i klemme i forhold til EU-udbud, fordi de ikke har det nødvendige ”apparat” ligesom de store virksomheder, og derfor har svært ved at leve op til de rigide regler, siger Nicolai Wammen:

”Det er vigtigt at huske på, at højere beløbsgrænser for EUudbud indebærer mindre gennemsigtighed for små kontrakter. Det kan betyde, at danske virksomheder får sværere ved at vinde kontrakter af mindre værdi i resten af EU. Det kan særligt have betydning for SMV´er. Det er derfor vigtigt, at de fordele, der opnås herhjemme ved en forhøjelse af tærskelværdierne, er større end de ulemper, der vil være i form af mistede forretningsmuligheder for danske virksomheder i resten af EU.” Organisationerne vil have brudt den onde cirkel og i stedet have skabt en positiv cirkel, hvor udbud er udtryk for fair konkurrence og bedre it-løsninger. Offentlige it-udbud er for dyre og skader innovationen. Kommunerne ender alt for ofte med gårsdagens frem for morgendagens it-løsninger, og både kunder og leverandører står tilbage med en oplevelse af en unødigt tung og fordyrende proces og et dårligt resultat. Det mener de fire centrale parter, der nu er blevet enige om et fælles udspil. De vil gerne have hævet beløbsgrænserne for EU-udbud til 7,5 mio. kr.

Nicolai Wammen: ”Jeg er glad for, at de gerne vil have moderniseret EU’s udbudsregler. Det vil gøre det lettere at foretage offentlige indkøb, og det vil gøre det mindre bureaukratisk for virksomhederne at sælge til det offentlige. Alt sammen vil give mere konkurrence, lavere priser og bedre offentlig service. Nogle af de ting, vi konkret skal kigge på, er, hvordan vi kan sikre enklere, mere fleksible procedurer og bedre muligheder for dialog mellem offentlige ordregivere og tilbudsgivere. Samtidig skal der være rammer, der sikrer, at offentlige indkøb kan bruges til at fremme eksempelvis innovation, miljøhensyn og social inddragelse,” siger han. ”Potentialet er meget betydeligt, hvis vi kan effektivisere på dette område. Alene i Danmark køber det offentlige ind for omkring 290 mia. kr. om året. Det er baggrunden for, at vi under det danske EU-formandskab prioriterer sagen meget højt.”

■

Det er vigtigt at have et regelsæt, hvor gevinsterne ved at anvende udbud er større end omkostningerne.

Nicolai Wammen

Side 10 Kit Magasinet / 02 / 2012

”

@nyt /udbud

Af Flemming Kjærsdam

Der er meget snak om, at EU-udbud er spild af tid.

Det er jeg langt fra enig i.

Leon K. Johansen

”

600 timer for ét EU-udbud Ringsted Kommune bruger i gennemsnit 600 timer på at gennemføre et EU-udbud. Det oplyser IT- og indkøbschef Leon K. Johansen, Ringsted Kommune, der foruden at være indkøbsansvarlig i Ringsted også er kontaktperson i en række udbud i Fælles Udbud Sjælland (FUS), der dækker 17 sjællandske kommuners indkøbssamarbejde.

IT- og indkøbschef Leon K. Johansen, Ringsted Kommune, støtter forslaget om at hæve beløbsgrænserne fra de nuværende 1,6 mio. kr. til 7,5 mio. kr. for at gå i EU-udbud. Ringsted Kommune bruger i gennemsnit 600 timer, når den gennemfører EU-udbud.

Det samme gør sig gældende for udbud i det sjællandske indkøbssamarbejde. Han mener, at der vil være en mere afbalanceret sammenhæng mellem den tid, kommunen bruger på indkøbet og den endelige kontraktsum, hvis beløbsgrænserne for et udbud bliver hævet. ”Der vil være ræson i at bruge 600 timer på et indkøb for mellem 7 og 8 mio. kr. Det vil retfærdiggøre kommunens tidsforbrug. Hvis man så samtidig som indkøber er i stand til at hente 15 procent rabat i den endelige aftale – svarende til over 1 mio. kr. – så er de 600 timer lige frem en god investering,” siger Leon K. Johansen.

Flere nuancer, tak Han er dog ikke kun kritisk over for EU-udbudsreglerne. Den debat, der kører, hvor EU-udbud beskrives som spild af tid, mener han, bør få flere nuancer. ”Der er meget snak om, at EU-udbud er spild af tid. Det er jeg langt fra enig i. Det er meget omstændeligt, og 600 timer i en kommune som Ringsted, der i størrelse er tæt på landsgennemsnittet,

er voldsomt. Men halvdelen af tidsforbruget er kravspecifikationen. Og jeg mener, det er den tid, kommunen alligevel skal bruge for at finde ud af, hvad den vil købe. Så det er ikke alt tidsforbrug i forbindelse med EU-udbud, der kan karakteriseres som spild. Det er højst halvdelen, og det er for så vidt slemt nok,” siger Leon K. Johansen.

Han mener, at der fortsat er gode muligheder for kommunerne – på trods af de komplicerede EU-regler og lave beløbsgrænser - at spare millioner ved at arbejde sammen om fælles udbud ved indkøb af it-systemer. 17 kommuner i Region Sjælland har de seneste fem år brugt tid og penge på at finde hinanden i mere forpligtende samarbejder. Og det er ifølge IT- og indkøbschef Leon K. Johansen, Ringsted Kommune, et samarbejde, der kan høste de økonomiske gevinster i fremtiden. ”Jeg synes i lighed med de fleste andre it- og indkøbschefer, at der er meget bøvl og spild af tid ved at gennemføre EU-udbud. Jeg vil også gerne spare tid og ressourcer på enklere regler. Men det er derfor, at vi i FUS-samarbejdet på Sjælland også medvirker til at hjælpe SKI i et partnerskab, så vi kan få nogle bedre centrale indkøbsaftaler. Med de kommende, 15-20 centrale indkøbsaftaler fra SKI, kan vi helt undgå EU-udbud på disse områder, og så sparer vi tid fremover. Så noget af den tid, vi i dag bruger på EU-udbud, er også en slags investering i fremtiden, fordi det vil gavne os konkurrencemæssigt og økonomisk på lidt længere sigt,” siger Leon K. Johansen.

■

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 11

@nyt /udbud

Af Flemming Kjærsdam

86 procent flere EU-udbud på tre år Antallet af EU-udbud inden for ”it- og teleområdet” i det offentlige er steget med 86 procent over tre år, fra 192 udbud i 2009 til 357 i 2011. Det fremgår af en ny CEDI-rapport. Og ifølge tallene fra rapporten er det især kommunerne, som er drivkraften bag denne store vækst i antallet af EU-udbud, da antallet af EU-udbud for it- og tele i stat og regioner går nedad.

Kommunerne har overhalet staten, når det handler om at gennemføre flest udbud. Mens kommunerne får stadig flere EU-udbud på ”it- og teleområdet”, går det den modsatte vej for staten. Det viser en ny undersøgelse CEDI har gennemført. En del af væksten skyldes fælleskommunale udbud. 15 gange i 2011 gik to eller flere kommuner sammen om ét udbud, mod otte gange i 2010.

Partner Michael Karvø, CEDI mener, at udviklingen fra 2009 til 2011, hvor antallet af EU-udbud i det offentlige er steget med 86 procent, dækker over tre tendenser: ”I perioden har vi set en række kommuner blive tvunget i EU-udbud af Konkurrencestyrelsen, og den skærpede fortolkning af reglerne har også haft en betydning for væk-

sten. Den anden tendens er, at vi har set større kommuner – efter Strukturreformen – og det betyder, at flere indkøb kommer over udbudsgrænsen. Endelig har SKI måttet aflyse en række indkøbsaftaler. Og så er der blevet skabt ”huller” på markedet, og det har betydet, at nogle kommuner har valgt at gå i eget EU-udbud frem for at vente på SKI,” siger Michael Karvø.

Om tendensen med det stigende antal EU-udbud holder er endnu uvist ifølge Michael Karvø. ”Jeg synes, der er en del røre blandt kommuner om indkøbsfællesskaber. Det kan godt få antallet af EU-udbud til at stige. På den anden side er der også sat prop i flasken, fordi Økonomiaftalen mellem regeringen og KL bebudede 15-20 større tvungne indkøbsaftaler gennem SKI. Så hvilket billede, der kommer ud af dette, er vanskeligt at spå om.

Om kommunerne vil bruge de ”tvungne aftaler” eller om de vil gå sammen for at få den rette pris, det bliver interessant at se,” siger Michael Karvø.

■

I perioden har vi set en række kommuner blive tvunget i EU-udbud af Konkurrencestyrelsen, og den skærpede fortolkning af reglerne har også haft en betydning for væksten.

Michael Karvø

Side 12 Kit Magasinet / 02 / 2012

”

Læs mere om KOMBITs projekter på www.kombit.dk

Stor vækst i antal EU-udbud Antallet af nye EU-udbud er steget 86 procent over tre år.

Fra 192 i 2009 til 313 i 2010 til 357 i 2011.

Overblik gennem fælleskommunal digitalisering FLIS bliver kommunernes nye fælleskommunale ledelsesinformationssystem. Formålet er at give kommunerne værktøjer til at løse opgaver med ledelsesinformation og dokumentation på en ny, nem, kvalitativ og økonomisk fordelagtig måde.

Udbudsaktiviteten har i 2011 været størst i første halvår, med en stor mængde udbud som blev sendt ud lige før sommerferien. Fra august og frem til december har aktiviteten været mindre. Afgørelserne har derimod haft en jævnt stigende tendens, med færrest i starten og flest i slutningen af året. I gennemsnit blev der annonceret ca. 29 og afgjort ca. 19 it-relevante udbud om måneden gennem 2011.

Nye tilbud fordelt på forvaltningsniveau

Når FLIS går i luften i efteråret 2012, får de mange kommuner, der har tilsluttet sig løsningen, et nyt værktøj, som nemt giver adgang til overskuelige nøgletal og benchmarking kommunerne imellem. Dermed bliver FLIS endnu et eksempel på kommunalt fællesskab, som skaber mulighed for økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster for den enkelte kommune.

Digitalisering er ofte ressourcekrævende.

Derfor giver det mening for kommunerne at stå sammen om at udnytte de muligheder, it kan tilbyde. I KOMBIT arbejder vi for, at kommunerne får bedre og billigere adgang til it og digitale løsninger. Det gør vi ved at være kommunernes fælles indkøbscentral og skaffe kommunerne lavere priser og bedre løsninger, end det den enkelte kommune selv ville kunne forhandle sig frem til.

Du kan læse mere om vores arbejde og tilmelde dig nyheder fra KOMBIT på www.kombit.dk

Kommunerne har overhalet staten i antal EU-udbud. Kommunerne annoncerede 134 nye udbud (38 procent) og staten 105 (30 procent), Regioner 19 (fem procent), SKI 10 (tre procent) andre organisationer 86 (24 procent).

@nyt /udbud

Af Flemming Kjærsdam

Procestunge udbud skader konkurrencen Den skarpe danske fortolkning af EU´s direktiv om udbudsreglerne hæmmer konkurrencen. Det mener direktør for salg og marketing Karen Nielsen, KMD. Selv om KMD har vundet 56 kontrakter i 2011 inden for løn- og økonomisystemer i landets kommuner, bakker salgsdirektør Karen Nielsen, KMD, op om den kritik, der har været af de danske myndigheders skarpe fortolkning af EU-udbudsreglerne. Hun billiger endvidere den øgede opmærksomhed, der er kommet for at bløde op for de danske fortolkninger.

Sagen er nemlig, at den rigide fortolkning er til skade for leverandører og kommuner, og at konkurrencen på markedet lider under det.

KMD bød på i alt 64 EU-udbud inden for løn- og økonomi i 2011.

Heraf var der i et enkelt udbud op til 3300 krav. Når kravene så efterfølgende kan blive vægtet inden for forskellige parametre som pris, funktionalitet, ressourceforbrug og brugervenlighed, giver det næsten sig selv, at det er ufatteligt kompliceret at gennemføre EU-udbud. Det gælder på begge sider af bordet. Både for kommunen, som skal specificere udbuddet. Og for leverandøren, der skal byde på opgaven. Det er denne kompleksitet, der medvirker til at hæmme konkurrencen.

”Det er et kæmpejob i sig selv som leverandør at skulle leve op til 3300 krav. Jeg er heller ikke sikker på, at den enkelte kommune kan udnytte al funktionalitet i ét system, der opfylder 3300 krav.

Der bliver alt for ofte taget udgangspunkt i det historiske. Jeg mener ikke, det gavner konkurrencen. Det ville være langt bedre, hvis leverandører og kommuner kunne gennemføre en konkurrencepræget dialog om de fremtidige behov og derefter gennemføre funktionsbestemte udbud,” siger Karen Nielsen.

Karen Nielsen understreger, at KMD opfatter EU-udbud som positivt. Men at leverandører og kommuner bruger for meget krudt på at leve op til reglerne på grund af detaljeringsgraden. I udbudene bliver ressourcerne brugt på at sikre at reglerne overholdes.

Der er nu opstået en situation, hvor parterne går med livrem og seler for at undgå fejl. Fordi selv små fejl i processer straffes. For kommunen kan en fejl give dem en klage på halsen i Klagenævnet for Udbud med ekstra omkostninger til følge. For en leverandør betyder en fejl, at man bliver dømt ude. Og det er denne fastlåste situation med de mange stillede krav til lovligheden af udbuddet, der nu møder kritik fra flere sider. Også fra den leverandør, der på de givne betingelser, har vundet flest kontrakter.

Meget nemmere i Sverige KMD ejer to svenske it-virksomheder, og deltager derfor også i række EU-udbud i Sverige. Ifølge Karen Nielsen administreres EUudbudsreglerne langt mere lempeligt i Sverige. ”Det undrer mig, at der er den store forskel på at deltage i EUudbud i Sverige sammenlignet med Danmark. Det er de samme regler og krav fra EU, som bruges af de offentlige indkøbere. Her er det muligt at kontakte myndighederne og snakke om tingene, hvis man skulle være i tvivl om noget. Det fungerer langt mere lempeligt,” siger Karen Nielsen.

Efter Karen Nielsens opfattelse går de eksterne rådgivere alt for meget op i stille krav til skærmbilleders udseende, frem for at tænke i, hvad der er til kommunens bedste. Og med de mange stillede krav og risikoen for klagesager, bliver de fleste ressourcer brugt på de mange detaljer i udbuddet, og mindre på fornyelsen og effektiviseringen i kommunen. Så det ene sker på bekostning af det andet. ”Når der ikke er mulighed for en konkurrencepræget dialog og funktionsbestemte udbud vil det kunne gå ud over fornyelsen og effektiviteten,” siger Karen Nielsen.

■

Leverandører og kommuner bruger for meget krudt på at leve op til reglerne på grund af detaljeringsgraden Karen Nielsen

Side 14 Kit Magasinet / 02 / 2012

”

Overvejer din kommune e-rekruttering?

Så vælg et system, I hverken skal installere eller vedligeholde.

Og få samtidig en kundeservice, som brugere af systemet i andre kommuner giver topkarakter.*

Scan og se en video om Ofir Rekrutteringssystem. Du kan også finde mange flere fordele på Ofir.dk eller ringe til os på 39 57 78 00.

*Intern brugerundersøgelse blandt kunder af Ofir Rekrutteringssystem, november 2011.

+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med!

Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-forhandler: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder.

Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig eks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv.

Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU

@nyt /udbud

Af partner Ane Falck Glavind, FalckMørupWallentin

Komplekse udbudsregler øger it-omkostningerne Hvert år bliver der brugt enorme ressourcer på at gennemføre EU-udbud i landets kommuner. Men der er ofte mere fokus på at sikre et lovligt og korrekt gennemført udbud frem for at sikre en kontrakt, der rent faktisk kan anvendes i samarbejdet med leverandøren i hele kontraktens løbetid. De komplekse udbudsregler øger it-omkostningerne.

Offentlige myndigheder anvender i dag langt flere ressourcer på processer end på at vurdere behov og økonomi for forretningen. Det gælder for så vidt både for udbuddet og for de krav forretningen stiller til styring og optimering af kontrakten i driftsperioden. Det betyder, at konsulentbudgettet primært bliver brugt til at sikre lovlige udbud. Mens ressourcer til udformning af kravspecifikation samt krav til styring i kontrakten først kommer i anden række. Det medfører ikke kun ekstra omkostninger for kommunen til selve udbuddet. Det øger også omkostningerne i driftsperioden. Dermed bliver it-omkostningerne vanskeligere at styre.

Det er ingen hemmelighed, at kravene til EU-udbud er steget de senere år. Det har ført til øget kompleksitet. Det har betydet, at antallet af klagesager til Klagenævnet for Udbud fra leverandører, der ikke vinder udbud, er stigende. Hertil kommer, at det generelt kan være svært for indkøber eller en projektleder at holde sig ajour med kendelser og vejledninger fra Klagenævnet og at omsætte hensigten i disse afgørelser til praksis i egne udbud.

Prisstigninger i kontraktperioden Når kommunerne anskaffer it-systemer gennem udbud, er der ofte stor fokus på de besparelser, der hentes, når kontrakten indgås. Et succesfuldt udbud er et udbud, hvor initialinvesteringen er den samme – eller endnu bedre – lavere end forventet.

Men desværre oplever mange, at gevinsten ved indgåelsen af kontrakten bliver

ædt op af prisstigninger eller meromkostninger i driften. Ofte tager kontrakten ikke tilstrækkelig højde for at regulere samarbejdet i hele kontraktperioden. Det kan derfor blive et spørgsmål om gynger eller karusseller. I sidste instans er det dog et spørgsmål om at indarbejde redskaber til styring i kontrakter. Et arbejde, der skal udføres, inden materialet udsendes til tilbudsgiverne.

Når kontrakten er indgået, går implementeringsprojektet i gang. Kontrakten bliver ofte lagt i skuffen, inden blækket fra underskriften er tørt. Den bliver kun taget frem igen, hvis der er uoverensstemmelse mellem kommunen og leverandøren. Ofte er der rigtig mange penge at spare gennem kontraktens løbetid, hvis indkøber har haft lige så meget fokus på indholdet i kontrakten som på lovligheden af udbuddet i udbudsprocessen. Vel at mærke penge, som går direkte på bundlinjen.

Med indhold i kontrakten menes ikke kun tidsfrister og bodsbestemmelser. Det omfatter også de vilkår, kontrakten indgås under samt den styring, der skal være overfor leverandøren i hele kontraktens løbetid. FalckMørupWallentins erfaringer viser, at der er mulighed for at spare op til 30 procent af den samlede kontraktsum, ved at arbejde struktureret med Contract Management, herunder ved at have det rigtige fokus tidligt i anskaffelsesprocessen.

Der er fem ting, man skal være særligt opmærksom på, for at få gennemført et (lovligt) og korrekt udbud, der samtidig skaber efterfølgende mulighed for en effektiv styring overfor leverandøren.

1. Hvad skal anskaffes, hvem kan levere, og hvad koster det?

2. Hvad er de tre vigtigste succesfaktorer ved det aktuelle udbud? Både ud fra en økonomisk og en strategisk betragtning.

3. Hvilke risici er der forbundet med kontrakten. Ved at kapitalisere de enkelte risikofaktorer, kan man ud fra en

Leverandørstyring: Den daglige dialog og det daglige samarbejde mellem kunde og leverandør. Varetages ofte af en systemejer i organisationen Contract management: Systematisk proces til at følge op på vilkår og priser i kontrakten.

Controlling: Organisationens interne proces for overholdelse af aftaler, herunder compliance.

økonomisk og strategisk vurdering afgøre hvilke risici, organisationen er villig til at tage.

4. Hvordan skal kontrakten styres efterfølgende? Udover den daglige leverandørstyring, skal organisationen tage stilling til varetagelse af Contract Management samt eventuelt intern kontrol.

5. Hvordan udvikler produkter, priser og ydelser sig i kontraktens løbetid, og hvordan håndteres dette i kontrakten?

Herudover er det vigtigt, at man som organisation forholder sig til, hvordan man generelt vil arbejde med udbud og Contract Management gennem hele kontraktens levetid og ikke kun ved indgåelsen af kontrakten. Ved optimering af udbud og Contract Management sikrer den offentlige myndighed, at både de kortsigtede og de langsigtede gevinster kan høstes.

■

Men desværre oplever mange, at gevinsten ved indgåelsen af kontrakten bliver ædt op af prisstigninger eller meromkostninger i driften

”

Ane Falck Glavind

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 17

@nyt /udbud

Af Niels Torben Volqvartz

Gode råd til at undgå klagesager Der er færre klagesager over EU-udbud end forventet. Men Advokatfirmaet Horten giver her en række gode råd, der kan reducere risikoen for at få klager fra leverandører. ”Antallet af danske klagesager over EU-udbud lever langt fra op til det skræmmebillede, vi kender fra pressen. Der er ret få klagesager i forhold til antallet af EU-udbud”. Sådan indledte udbudsspecialisten advokat Andreas Christensen Advokatfirmaet Hortens konference med den provokerende titel ”Gør it-udbuddet til en leg”. Nogen vil måske mene en ganske farlig leg.

Han vurderede samtidig, at Klagenævnet for Udbud har fået større forståelse for udbudsgivers problemer.

Horten har analyseret den såkaldte TED-database for årene 2010 og 2011. Her har de fundet samtlige udbudsbekendtgørelser med CPV-koden ”it og hermed beslægtede tjenesteydelser” og sammenholdt dem med antallet af klager over it-udbud, som har været indgivet til Klagenævnet for Udbud.

Det viser sig, at i årene 2010 og 2011 var 467 danske it-udbud efter EU-udbudsdirektivet. Heraf blev 27 udbud indbragt for Klagenævnet for Udbud, hvilket svarer til noget under seks procent: ”Jeg finder ikke antallet af klagesager alarmerende højt,” understreger Andreas Christensen. Men det er ikke det samme som, at det ikke kan blive endnu lavere.

Over 50 specialister i udbud, hvoraf de fleste var kommunale medarbejdere, fyldte Hortens lækre lokale for at lære at lege sig gennem et it-udbud.

Enkle, men gode råd Nogen helt let leg er det dog stadig ikke. Men mange faldgruber blev belyst, og mange gode råd blev givet under en livlig spørgelyst.

Et af de smarte og mindre komplekse tricks, der blev peget på, er en såkaldt ”profylaksebekendtgørelse”.

Der er mulighed for at afskære leverandører fra, at en kontrakt kan erklæres ugyldig ved at påberåbe sig ”uden virkning sanktion”. Dette kræver dog, at ordregiver er i god tro med hensyn til at indgå kontrakt uden udbud, og at kontrakten først indgås 10 dage efter offentliggørelsen. Hvis ingen reagerer i perioden, så har leverandørerne mistet retten til at klage med henblik på at erklære kontrakten "uden virkning."

År 01.01.2010 – 31.12.11

Antal udbudsbekendtgørelser 467

Side 18 Kit Magasinet / 02 / 2012

Antal klager for KLFU 27

Forebyggelsen er relevant, når en kontrakt bliver indgået uden udbud på baggrund af eksempelvis en tvivlsom rammeaftale eller hvis en kontrakt ligger lige under tærskelværdien.

Et it-udbud er ofte komplekst, fordi systemet skal leve op til krav fra ofte mange afdelinger hos ordregiveren. Her er det afgørende, at den som udbyder kontrakten, gør sig klart, hvad der er basiskrav, og hvad der er ønsker til funktionalitet i systemet. Foretages der ikke denne sondring, og indgås der herefter kontrakt med én leverandør, som ikke opfylder et eller flere mindstekrav i udbuddet, kan situationen ende med økonomisk erstatning til nummer to tilbudsgiver, fordi kontrakten er indgået uberettiget med tilbudsgiver nummer et i udbuddet.

Tag forbehold for afklaring Et andet enkelt og godt råd gav advokat Mads Nygaard Madsen, der også har en teknisk uddannelse: ”Det hænder ikke helt sjældent, at den udvalgte leverandør alligevel ikke kan levere, når det kommer til stykket. Her er der en seks måneders periode, hvor der kan vælges en ny tildelingsstatus, hvis kontrakten ikke er endeligt indgået. Men hvis underskriften er sat, så fanger bordet alligevel. Det gode råd er derfor at tage forbehold for afklaringsprocessen, før den endelige underskrift sættes.”

Der er ifølge Andreas Christensen meget at vinde ved at lave bedre kontrakter. Prisen ”up front” er ofte én ting, mens de reelle omkostninger i kontraktperioden er noget helt andet. Dette skyldes, at en uklar kontrakt ofte fører til tilkøb til kontrakten på baggrund af de listepriser, som ikke har været i konkurrence.

Kontrakten kan man i det hele taget ofte rive i stykker, fordi virkeligheden let kan blive en helt anden end forventet. Der bliver ofte trukket lidt mere på serverkapacitet eller brugt lidt flere licenser.

Driftsfolk læser ikke kontrakter Det kan ikke overraskende betale sig at gøre hjemmearbejdet ordentligt og gøre sig helt klart, hvad systemet skal kunne og så lave en ordentlig kravspecifikation. Det skaber klarhed for leverandøren, og kan hindre ubehagelige overraskelser for kunderne, som kan opstå ved uklarheder i en kontrakt. Det er Andreas Christensens erfaring, at ni ud af 10 af de driftsfolk, der skal implementere

Tallene stammer fra TED-databasen for 2010 og 2011 over samtlige udbudsbekendtgørelser med CPV-koden ”It og hermed beslægtede tjenesteydelser”. Det er sammenholdt med klager fra Klagenævnet for Udbud i 2010 og 2011. Det er under seks procent. Udbudsspecialisten Andreas Christensen, Advokatfirmaet Horten, finder ikke tallet alarmerende højt.

Kontrakter er i det hele taget elendige at styre efter Andreas Christensen

systemet, ikke læser kontrakten eller ikke har de juridiske evner til at forstå den. Derfor laver Horten altid i tilknytning til kontrakten en række milepæle i Excel regneark, så de præcis kan se, hvad der skal leveres hvornår. Og hvad en leverance kan udløse af betaling til leverandøren. ”Kontrakter er i det hele taget elendige at styre efter,” vurderer Andreas Christensen.

Fordele, farer og faldgruber ved agile kontrakter om systemudvikling, som vinder frem var et tema under debatten.

Mads Nygaard Madsen: ”Agil systemudvikling, prototyping eller iterative modeller. Problemet er, at kunderne ikke ved, hvad de får.

Men det står klart, at jo løsere kontrakten er, desto større er kravene til udbudssiden og de skal gøre sig klart, at det kræver rigtigt dygtige kommercielle folk hos kunden.

Advokat Thomas Grønkær forklarede forskellige udbuds- og kontraktmodeller: ”Udbudsmodellen konkurrencepræget dialog er god til komplekse anskaffelser, hvor ordregiver og tilbudsgivere kan gå i dialog om krav i udbuddet. Ulempen er, at denne udbudsform er meget omkostningskrævende,” understregede han.

”

Standardkontrakter er ubrugelige Andreas Christensen: ”Man kan ikke købe komplekse it-systemer på SKI-aftaler. Hvis man gør det, har man bedt om problemer.”

Mads Nygaard Madsen understregede, at det ikke er meningsfuldt at bruge K01 og K02 kontrakter til drifts- og systemopgaver, selv om de er relativt kundevenlige, og K02 dur ikke til outsourcing: ”Det er ikke tilstrækkeligt at tage en standardkontrakt ned fra hylden, selv om den kan tjene som udgangspunkt. Nogle SKIkontrakter har agile elementer, men en dansk agil K03 kontrakt findes endnu ikke.”

Ifølge Horten ventes en Agil K03 i første halvår af 2012, men der findes en norsk iterativ kontakt, man kan tage udgangspunkt i.

Andreas Christensen vurderede ud fra det relativt begrænsede antal it-udbud, at der må være mange udbudsforpligtede it-projekter, der aldrig kommer i udbud: ”Mange kommuner skal i udbud for første gang: ”Der er i et udbud to klare krav der skal overholdes. Det er gennemsigtighed og ligebehandling og herefter proportionalitet. Og pas på. Det er ikke muligt at sammenligne tilbud, der baserer sig på forskellige kontrakter.”

■

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 19

@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Driftsfællesskaber er vejen til bedre velfærd

Driftsfællesskaber skal skabe klarhed. Det er nødvendigt med et aftalt og gennemskueligt servicekoncept over for forvaltningerne, så driftsfællesskaber giver overblik over serviceydelser og priser. Det siger direktør Jan Gundersen, Koncernservice i København Kommune, efter i fem år at have drevet et Shared Service Center i København.

Efter at have lagt processer og serviceydelser sammen i Koncernservice i København igennem fem år, er det ifølge direktør Jan Gundersen afgørende ikke at lade det blive ved centralisering og konsolidering af it-systemer og serviceopgaver. ”Det er helt afgørende for et Shared Service Center ikke at nøjes med centralisering og at høste gevinster gennem organisatoriske sammenlægninger. Hvis du stopper dér, risikerer du at sætte kundetilfredsheden over styr, og det risikerer fremover at blive dyrere på grund af skyggeomkostninger,” siger Jan Gundersen, Koncernservice København.

Han mener, at det er nødvendigt for at opnå kundetilfredshed at følge op på centraliseringen med Service Management, som bliver koblet sammen med et pris- og ydelseskatalog. Det skaber klarhed over serviceydelser og priser for leverancer blandt Koncernservices kunder i forvaltningerne. Det sætter Shared Service Centeret i stand til at kunne måle kundetilfredsheden løbende. ”Næste naturlige skridt efter at have målt kundetilfredsheden har været at øge fokus på kvalitet og service, herunder også forbedret kundekommunikation, fx via ny Brugerportal, samt løbende dialog og forventningsafstemning med nøgleinteressenter i forvaltningerne”, siger Jan Gundersen.

Koncernservice blev etableret i 2007 som et Shared Service Center i Københavns Kommune. Syv forvaltninger samlede driften inden for it, regnskab og løn. Siden etableringen har Koncernservice effektiviseret opgaverne med minimum fem procent om året, svarende til i alt 200 mio. kr. i perioden.

”De gennemskuelige serviceaftaler og priser er afgørende i den sammenhæng. Kunderne i forvaltningerne skal vide, hvad de får for pengene, ellers får du utilfredse kunder og brugere. Ved at skabe et gennemsigtigt pris- og ydelseskatalog med tilhørende leveringsaftaler, kan du måle brugertilfredsheden. Det skaber udgangspunktet for den løbende dialog med kunderne. Det er rationalet bag etableringen af et Shared Service Center,” siger Jan Gundersen.

Da enheden blev etableret for godt fem år siden, startede den med syv forskellige processer. En for hver forvaltning. Det var herfra, rejsen gik. Og det er standardiseringen af de store fælles processer, der går tværs i organisationen, som er med til at skabe resultater.

Koncernservice har fået gennemført en benchmark af Gartner, som viser, at driften er seks procent billigere på it-området end sammenligningsgrupperne, og at Koncernservice har en høj produktivitet.

Centralisering er et must Der er ikke noget forkert i at centralisere og samle it-systemer samt it-kompetencerne på ét sted. Tværtom. Det er sådan det starter. Og centralisering er nødvendig for at sikre et ensartet service- og omkostningsniveau. Men for at bevare fremdriften og udvikle organisationen er det ligeså nødvendigt ikke at lade det blive ved det.

60 mio. kr. i besparelser Koncernservice leverer omkring 60 mio. kr. årligt i administrative besparelser ved at overtage driften fra forvaltningerne.

“Nu ved folk, hvad ting koster. Priserne har haft en adfærdsregulerende virkning blandt brugerne. De er blevet mere bevidste om, hvad de bestiller hos os, så de bagefter kan indfri egne målsætninger. Vi mener selv, vi er nået et godt stykke ad vejen. Inden for alle

Side 20 Kit Magasinet / 02 / 2012

40 procent bedre produktivitet ved support Bare de to seneste år har Koncernservice hævet produktiviteten med 40 procent for opkald til service desk.

Afdelingen modtager 173.000 opkald i kvartalet. Det er en stigning i antal opkald på 40 procent, men det håndteres med det samme antal medarbejdere. Samtidig viser interne målinger, at ventetiden for et opkald er reduceret til en fjerdedel, svarende til under et minut.

En af de andre forbedringer er nye processer og mål for service.

For eksempel tog det i 2008 13,8 arbejdsdage for it-afdelingen i Koncernservice at levere en konfigureret pc til en bruger i forvaltningen. Det tager i dag 8,6 arbejdsdage. Også en forbedring på knapt 40 procent. Servicemålet, der blev sat, var 10 arbejdsdage.

Så det fastsatte mål er mere end opfyldt.

Bare de to seneste år har Koncernservice hævet produktiviteten med 40 procent for opkald til service desk Jan Gundersen, Koncernservice.

standardydelser har vi en kundetilfredshed på over 80 procent.

Dér, hvor vi mangler noget, er de lidt større opgaver, som kræver en del koordinering på tværs i Koncernservice og kommunen. Vi skal lære at blive bedre til at kunne flytte os. Hvis der er en flytning af en afdeling, som har konsekvenser for netværk, telefoni, konfigurationer af pc´er, kontoplaner mv. Så griber det ind mange forskellige steder i vores organisation. Her skal vi blive bedre til at koordinere internt, så brugerne kun oplever ét Koncernservice,” siger Jan Gundersen.

I dag har Koncernservice 500 medarbejdere og en omsætning på 600 mio. kr. Men Jan Gundersen forventer, at Koncernservice i løbet af blot to år vokser til næsten dobbelt størrelse. Vokseværket skyldes, at kommunen netop har besluttet, at løn- og personaleadministration, personalejuridiske opgaver samt registreringsopgaver på regnskabsområdet fremover skal løses af Koncernservice.

Centraliseringen af disse opgaver, der skal ses i lyset af de resultater som Koncernservice har opnået i den senere tid, medfører overførsel af 300-400 medarbejdere til Koncernservice i årene 2012-2014.

■

”

Jan Gundersen holdt indlæg på Kit@´s temadage 1. og 2. marts

Fakta om Koncernservice i Københavns Kommune • Omsætning: 600 mio. kr.

• 500 ansatte • 173.000 opkald til service desk • 19.000 it-arbejdspladser og 25.000 it-brugere • 30.000 mailkonti • 70 servere betjener 1600 lokationer - 800 virtuelle servere • 5,6 mio. mails om ugen og 4,7 mio. afviste spammails • 46.000 ansatte 60 overenskomster

/]VYMVY IL[HSL SPJLUZLY&

=P SL]LYLY 0; S¥ZUPUNLY PUKLUMVY! *94 ,*4 *4: :6( *SV\K /VZ[PUN 0U[LNYH[PVU (WWSPJH[PVU 4HUHNLTLU[ 6N TLNL[ TLYL

redpill-linpro.dk

Med vore løsninger slipper du!

Open Source software tilbyder konkurrencedygtige IT løsninger med stor valgfrihed og fleksibilitet for virksomheder. I tillæg er Open Source software et godt finansielt valg.

Redpill Linpro’s forretningsmodel tilbyder services, som accelererer og hjælper effektiviseringen af Open Source Software, så private og offentlige virksomheders’ omkostninger minimeres og fleksibilitet, kontrol og sikkerhed maksimeres.

352'8& 7 6 &2168/7 ,1* $ 33/,& $7 ,21 0 $ 1 $* (0(1 7 , 7 23(5 $7 , 2 16 7 5 $ ,1,1* 6833 257

@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Den første streg er sat til rammearkitekturen

Det er en kæmpe opgave, vi står overfor. Det er vi helt bevidste om i It-Arkitekturrådet. Vi skal levere rammebetingelserne for fremtidens kommunale it-marked.

Allan Bager

Kommunerne er ved at sætte retningen for deres fremtidige rammearkitektur for det digitale landskab, der foreløbigt kommer til at bestå af 14-15 komponenter, som alle kommuner frit kan vælge at bruge og tage ansvar for. Med den nye rammearkitektur fastlægger kommunerne reelt nye rammebetingelser for it-leverandørerne. En central del af rammearkitekturen er, at der stilles en række fælleskomponenter til rådighed med fælles tjenester, som de forskellige fagsystemer kan trække på.

“Rammebetingelserne for kommunernes digitalisering er ændret, fordi vi i dag har, og vil have, flere leverandører. Samtidigt skal digitalisering understøtte en stadig mere effektiv opgavevaretagelse. Det stiller helt grundlæggende krav om en ressourcebevidst udvikling af it-systemer samt sammenhængende og driftsstabilt it.

Endeligt vil vi fremtidssikre vores digitale landskab med blik for, at vi ikke kender morgendagens teknologi m.v. Det er grundlæggende de mål, som vi skal balancere med rammearkitekturen” siger Allan Bager, formand for It-Arkitekturrådet, til daglig digitaliseringschef i Odense.

Med det igangsatte arbejde om rammearkitekturen sætter kommunerne en ny retning for it-udviklingen. Det skal forstås i dobbelt betydning. Dels er det et nyt fælleskommunalt initiativ, der forudsætter, at kommunerne lægger et fælles fundament af it-standarder, som grundlag for den meget brede pallette af opgaver og fagsystemer. Dels er det første gang, at it-kompetencer hos it-cheSide 22 Kit Magasinet / 02 / 2012

”

fer og it-brugere i kommunerne kommer i spil på et så tidligt tidspunkt i udviklingsforløbet.

Uden at sige for meget er det vel en kendsgerning, at mange af de omtalte offentlige it-fiaskoer, og de meget komplicerede EU-udbudsregler ikke bærer præg af at være gennemført ved at inddrage it-kompetencer tidligt i udviklingsforløbet. Derfor er denne nye strategi for en fælleskommunal rammearkitektur i virkeligheden en helt ny tilgang til fællesoffentlig it-udvikling, der kan vise sig at få historisk betydning. Fordi det involverer alle landets kommuner i et fælles råd med tilhørende netværk af kommunale it-folk, og det involverer it-chefer, it-beslutningstagere, it-brugere og it-leverandører i en dialog meget tidligt i forløbet. ”Det er en kæmpe opgave, vi står overfor. Det er vi helt bevidste om i It-Arkitekturrådet. Vi skal levere rammebetingelserne for fremtidens kommunale it-marked. Vi vil udvikle komponenter og stille krav til leverandørerne om at levere snitflader til deres systemer, så komponenterne kan anvendes i kommunerne. Det er meget komplekst, fordi kommuner løser mange opgaver og har et stort antal applikationer i drift. Men eksempelvis bruger vi dagligt CPR-numre, vi gemmer sager og vi udbetaler penge til mange borgere. Så i stedet for at alle 98 kommuner, regioner og styrelser hver især betaler forskellige leverandører for at trække CPR-oplysninger fra forskellige løsninger, så ser It-Arkitekturrådet det som en basal opgave at vi bruger en fællesoffentlig CPR-komponent, som kan føde it-systemer med grunddata. Det er så at sige tanke-

gangen bag vores strategi om brug af komponenter i rammearkitekturen,” siger formand Allan Bager, It-Arkitekturrådet, der er digitaliseringschef i Odense Kommune.

14-15 komponenter Forudsætningerne for det fremtidige digitale landskab er, at kommunerne bygger et fælles fundament af it-støttesystemer, bruger fælles integrationsmønstre, fælles standarder, og har fælles ”spilleregler”, som alle it-leverandører kan og skal benytte. Det er her rammebetingelserne for it-leverandørerne kommer ind. It-Arkitekturrådet har en dagsorden, der kan flytte det kommunale it-marked fra en monopolsituation til et flerleverandørmarked. Ved at gøre rammebetingelserne offentlige er det hensigten, at flere leverandører vil byde ind på opgaver. ”Det foreløbige mål er at bygge et sæt af 14-15 fælles komponenter, hvor der sker udstrakt genbrug af data, og som indgår i en elektronisk fødekæde. Det er en måde for kommunerne at tage ansvar for sin egen it-arkitektur. Der er et udbredt ønske om at være herre i eget hus. Og man skal ikke undervurdere det konkurrencemæssige i dette, fordi standarderne vil betyde, at flere leverandører kan byde på de samme opgaver. Så både i udvikling, indkøb, og drift vil it-rammearkitekturen gøre it billigere for kommunerne,” siger projektdirektør Peter Egelund, Kombit, der også er med i It-arkitekturrådet.

Rammearkitekturens komponenter og hierarki Som nævnt indgår der foreløbigt 14-15 komponenter i rammearkitekturen, som skal understøtte nogle grundlæggende funktioner i it-systemer. Det består foreløbigt af en række delprojekter, der kommer i udbud i løbet af i år.

De første seks komponenter: • Beskedfordeler: En komponent, der fortæller it-løsninger om hvad der er sket i andre it-løsninger • Organisation: Et register over hvem der laver hvad i en kommune • Klassifikation: Et register med fælles systematikker; kommunernes journalplan, kontoplan mv.

• Sag og Dokument: Et samlet register over sager og dokumenter uanset hvilken it-løsning, fagsystem eller ESDH de befinder sig i • Digital post: Den fælles offentlige komponent for e-mail • Fjernprint: De fælles offentlige komponenter for print mv.

De fire af komponenterne er allerede iværksat under Rammearkitekturprogrammet. Samtidig er flere af projekterne fællesoffentlige og følges tæt af Rammearkitekturprogrammet. ”Hele rammearkitekturen giver kun mening, hvis alle kommuner kommer med og kun hvis regioner og styrelser går med. Derfor hænger rammearkitekturen tæt sammen med den fællesoffentlige it-strategi. Sundhedsområdet er et godt eksempel på et kerneområde, der omfatter kommuner, regioner og styrelser. Udstedelse af pas og kørekort sker i samarbejde med Politiet, og Jobcentre er et samarbejde mellem kommuner og Arbejdsmarkedsstyrelsen. Så rammearkitekturen kræver tværgående samarbejde på alle niveauer. Det er ikke mindst her den store udfordring ligger, men til gengæld også den store gevinst, hvis vi kan arbejde godt sammen,” siger Allan Bager.

Markedet Udover samarbejde er der også en række forhold inden for de kommunale serviceområder, der er under forandring. I Transitionsaftalen mellem KMD og KL ligger de fagsystemer, som KMD har ansvaret for at udvikle og vedligeholde frem til 2017. Parallelt hermed er kommunerne i gang med at aflevere en række opgaver og op til 1500 medarbejdere til Udbetaling Danmark, der drives af ATP. Og endelig er der igangsat nyudvikling af en række it-systemer inden for kontanthjælp, sagsoverblik, sygedagpenge DUBU mv..

Så rammearkitekturen vil påvirke snitfladerne til alle disse it-systemer, nye som gamle, fordi de skal udvikles til at kunne modtage og afsende og gemme data. Og det påvirker it-leverandører, der driver it-systemer eller gerne vil byde på de nye opgaver. ”Hvis vi skal lykkes med at effektivisere den kommunale sektor med digitalisering, så skal vi have billigere it-systemer, og de skal arbejde bedre sammen. Svaret er derfor en fælles it-arkitektur, hvor vi skal arbejde efter fælles standarder. Og det er ikke nok at lykkes med en fælles it-arkitektur i én eller 10 kommuner. Vi skal have alle med,” siger Allan Bager.

■

Tidslinie: Arbejdet med rammearkitektur starter

KL og Kombit iværksætter projekter

IT-Arkitekturrådet sammensættes

Digitaliseringschef Allan Bager, Odense Kommune, udpeges som formand for IT-Arkitekturrådet

Skitserne lægges frem for 14 kommunale it-arkitekter

Digitaliseringschef Allan Bager,oplæg Odense Det første Kommune, udpeges lægges frem som formand for IT-Arkitekturrådet

Primo‘11 Foråret’11 Sommer ‘11 Oktober’11 November’11 December’11 Januar’12 Februar’12

Perspektiver drøftes med kommuner og it-leverandører

Risikoanalyse

Skitser for projekterne til rammearkitekturen kvalitetssikres

De samme skitser lægges frem for 55 it-arkitekter, heraf de fleste fra it-leverandører

Marts’12 April’12

Vedtaget at evaluere IT-Arkitekturrådets arbejde en gang årligt

Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 23

Tem@artikel

Af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, Kit@

De nye digitale veje Så de fortsatte besparelser og de strukturelle skævheder kalder på, at det offentlige går nye digitale veje.

Michael Voel Jensen

Siden Strukturreformen trådte i kraft 1. januar 2007, har kommunerne effektiviseret og sparet cirka 10 mia. kr. om året. Men det forslår ikke meget i forhold til, at statens budgetunderskud i indeværende år nærmer sig 100 mia. kr.

Besparelserne, fem år efter Strukturreformen, er skudt i gang, men er først lige begyndt. De nuværende besparelser på omkring 10 mia. kr. om året, har hidtil koncentreret sig om at skære i medarbejderstaben ved at lægge institutioner sammen og skære i ledelseslaget. Der er således langt op til det at lukke hullet i statens budgetunderskud på 100 mia. kr. i år. Så kommunerne undgår ikke besparelser på serviceområdet i de kommende år.

Der var serviceudgifter i kommunerne på cirka 232 mia. kr. i 2011. Det er i virkeligheden her, mange af de kommende års besparelser kan hentes. Og det er i den sammenhæng værd at bemærke, at digitaliseringen åbner nye muligheder for at levere mere og bedre service for færre penge. Det er her de nye digitale veje skal gå.

Stadig strukturelle skævheder Selv efter Strukturreformen er der fortsat strukturelle skævheder. Landets mindste kommune Læsø har cirka 2.000 indbyggere, mens København har cirka 550.000.

Folk flytter fra landet og ind til byerne i et hidtil uset omfang. Og det gør de ikke kun i Danmark. Det sker over hele verden.

Byområder og lande konkurrerer nationalt, regionalt og globalt. Overordnet set stiller det også krav om yderligere nedskæringer og afvikling i Udkantsdanmark og om vækst andre steder.

De store kommuner har kun i mindre omfang været berørt af Strukturreformen.

Det offentlige må gå nye digitale veje Så de fortsatte besparelser og de strukturelle skævheder kalder på, at det offentlige

Side 24 Kit Magasinet / 02 / 2012

går nye digitale veje. Indsatsen for digitalisering skal understøtte serviceområderne.

Derfor har den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi tre spor: • Slut med papirblanketter og brevpost • Ny digital velfærd • Tættere offentligt digitalt samarbejde Dertil kommer det seneste initiativ med at indføre obligatorisk digital selvbetjening på en række områder. Så der er rigtig mange penge at hente ved at digitalisere og forenkle arbejdsprocesser. Det er dog vigtigt, at digitaliseringen sætter noget bedre i stedet.

En ny undersøgelse fra IDC viser, at Danmark er det land i Norden der har outsourcet mest serverdrift. 59 procent har outsourcet eller har planer om at outsource. I Finland er det kun 40 procent.

I Danmark er interessen mindre for at outsource udvikling af applikationer. Kun 22 procent har outsourcet eller har planer om at konkurrenceudsætte systemudvikling.

Men det er langt fra tilstrækkeligt. De nuværende it-chefer i de danske kommuner er nødt til at flytte sig fra maskinrummet til at have mere fokus på forretningen. Den daglige drift varetages i stigende omfang i fælles kommunale driftscentre, eksterne leverandører eller ude i en sky. Det er derfor nødvendigt for de kommende digitaliseringschefer at tænke i nye baner.

Mindske socialt bedrageri Et af de nye områder kommunale digitaliseringschefer kan vende opmærksomheden mod er at mindske socialt bedrageri.

Hvert år udbetales 250 mia. kr. til sociale ydelser. Det Nationale Forskningscenter for Velfærd (tidligere Socialforskningsinstituttet red.) skønner, at der udbetales mellem to-fire procent for meget. Det svarer til socialt bedrageri i størrelsesordenen 7-12 mia. kr. Heraf opdages kun mellem fire og

”

syv procent.

De sociale ydelser er udsat for socialt bedrageri i meget varierende omfang. De områder, der vurderes at være hårdest ramt af socialt bedrageri er børnetilskud, boligstøtte og kontanthjælp, hvor der vurderes at være bedrageri i over 20 procent af sagerne. To ud af tre kommuner vurderer, at socialt bedrageri er årsagen til, at der sker en fejludbetaling i de fleste sager. 43 procent af kommunerne vurderer, at øget brug af digitale kontrolværktøjer vil have betydning for kontrolindsatsen. Omkring tre fjerdedele af kommunerne vurderer, at en forenkling af love og regler og en objektivisering af tildelingskriterier vil have en afgørende effekt for bekæmpelsen af socialt bedrageri. Der er bred opbakning i befolkningen til øget brug af samkøring og indhentning af oplysninger på tværs af forskellige myndigheder i kampen mod socialt bedrageri.

Nedlægge fysiske folkebiblioteker og folkeskoler En anden digital vej er at indføre digital folkeskole og bibliotek. På den måde kan der nedlægges en række bygninger, da behovet for ”fysisk” møde mindskes. For at få fuldt udbytte af digitalisering er det nødvendigt at organisere arbejdet på en anden måde. Det digitale folkebibliotek eReolen.dk er ved at få succes. På sigt vil de elektroniske bøger kunne erstatte de fysiske bøger.

En stor del af det offentliges arbejde med love, betænkninger, beslutningsoplæg mv. kan givetvis også forenkles og digitaliseres. Det er et levn fra gammel tid, at politikere skal mødes i Folketinget, i ministerier og på rådhuse for at træffe beslutninger.

Hørings-, valg- og beslutningsprocesser kan digitaliseres, hvorved der kan spares ressourcer og tid.

■

Tem@artikel

Af Flemming Kjærsdam

Virtuelle maskinrum rykker. 56 procent af landets store kommuner bruger nu cloud computing, viser Danmarks Statistiks nyeste undersøgelser. 21 procent af de små kommuner har cloud computing med i deres it-strategi. Så på hver sin måde er kommunerne i gang med at virtualisere maskinrummet.

De store kommuner stikker næsen i skyen

Næsten dobbelt så mange mellemstore og store kommuner bruger ”software som en service” i 2011 som året før.

Det viser den seneste undersøgelse om ”It-anvendelsen i den offentlige sektor” fra Danmarks Statistik.

I følge undersøgelsen brugte fire ud af 10 offentlige myndigheder cloud computing i 2011. Selv om antallet af offentlige myndigheder, der anvender cloud, ligger på omtrent det samme niveau som i 2010, dækker det over en interessant udvikling. Det er primært kommunerne, som nu stikker næsen i skyen. Især de mellemstore og store kommuner med mere end 40.000 indbyggere tager i stigende omfang cloud med i sine strategiske overvejelser og bruger det i praksis. Så skyen breder sig i kommunernes it-anvendelse.

Inden for ”software som en service” er der tale om en fordobling fra 18 procent i 2010 til 35 procent i 2011 – blandt kommuner med mere end 40.000 indbyggere. For kommuner under 40.000 indbyggere er der omvendt sket et fald fra 21 procent i 2010 til 18 procent i 2011. Antallet af kommuner, der bruger cloud til ”infrastruktur som en service” er stort set det samme, mens ”software som en service” accelererer mod højderne.

Side 26 Kit Magasinet / 02 / 2012

De små kommuner under 40.000 indbyggere er imidlertid i overtal, når det gælder om at have cloud med i sin it-strategi. Alt tyder på, at de mindre kommuner tænker cloud ind i it-strategien som en ny type outsourcing. 21 procent af de mindre kommuner har cloud med i it-strategien, mens det er 14 procent blandt de store kommuner og staten.

Så de store kommuner rykker på ”software som en service”, mens de små kommuner rykker på cloud som it-strategi, selv om de fortsat udgør et mindretal.

Kommunerne har indtil videre hyppigst taget cloud til sig med 47 procent mod 30 procent i staten, konkluderer Danmarks Statistik. ”Det er især ”it-infrastruktur som en service”, at kommunerne ligger foran de statslige myndigheder.”

Men den nuværende vækst i de store kommuner inden for ”software som en service” gør, at kommunerne nu også er kommet foran staten på dette område.

Der er tre grundlæggende forudsætninger, der skal være opfyldt, for at det kan defineres som cloud.

Cloud computing er abonnement på it-service, som leveres og benyttes via internettet og hvor ydelsen let kan skaleres op og

■

ned efter behov. Det kan dreje sig om adgang til software eller computerkraft og kan være et alternativ til selv at købe it-produkter.

At kommunerne flytter sig hurtigere end de øvrige forvaltninger er ikke udtryk for, at der ikke sker noget i Staten. Statens IT er i gang med at flytte servere fra 28 serverrum til 3 nye datacentre, som lægger virtuel serverplads til den nye private sky GCloud.

Statens IT har overtaget driften af it fra otte ministerier, og de sætter nu for alvor gang i det virtuelle maskinrum.

Myndigheder med cloud computing 2011

Pct

De flytter mange af de fysiske servere og gør dem virtuelle og har en kapacitet på op til 3000 servere.

Koncernservice i København har også overtaget driften fra syv forvaltninger og har i dag 70 servere og 800 virtuelle servere.

■

Bruger cloud computing

- heraf infrastruktur

- heraf software

50 47

■ ’Infrastruktur som service’, netværk, computerkraft, lagerkapacitet, hosting af hjemmesider mv.

■ Software som service’, e-mailsystemer, kontorprogrammer, herunder mindre applikationer (tidsregistrering).

40 39

38 30 30

30 20

Inden for infrastruktur som en service har 39 procent af kommunerne, mod staten med 21 procent. Med ”software som en service” er tallene 27 procent.

10

27

27

26

Kommunerne har hyppigst taget cloud computing til sig med 47 procent brugere mod 30 procent i staten.

21

Cloud computing er mest udbredt blandt de større kommuner med mindst 40.000 indbyggere.

0 I alt

Stat

Lever jeres sko le op til

2015-servicekravene

Kommuner

?

Tekstbehandling

Præsentationer

Læringsprogrammer

Elever skal kunne tilgå skolens netværk med eget udstyr og have de samme muligheder som med skolens udstyr

Regneark

Elever skal kunne tilgå undervisningsressourcer, fælles data, print mm. - hjemmefra, på ferie, biblioteket o.a.

Print

PC

Mac

Netværket skal være trådløst og kunne håndXIVI ST XMP ÀIVI XYWMRHI STOSFPIHI GSQTYXIVI

-90

Uden sikkerhedskompromis skal det være hurtigt at logge på, og det må kun være nødvendigt at opgive loginoplysninger én gang

Med EasyIQ ConnectAnywhere kan I svare “ja”!

;03 (; 3 9,

9PUN MVY H 9PUN MVY H[ O¥YL TLYL LSSLY ZL ^^^ JVUULJ[HU`^OLYL KR H[ O¥YL TLYL LSSLY ZL ^^ ^^ JVUULJ[HU`^OLYL KR

NYT FRA

Kit@

ww.itchefer.dk

Har du besøgt kitmagasinet.dk?

KIT magasinet breder sig og har derfor fået sit eget domæne - www.kitmagasinet.dk - besøg vores nye spændende site og oplev vores nye læsevenlige opsætning.

Materiale fra Generalforsamling og temadag Tak til alle deltagere på vores Generalforsamling og Temadag i Kolding.

Det blev igen i år nogle dejlige dage.

Materialet fra indlæggene er nu tilgængeligt på intranet på www.itchefer.dk Bemærk at du skal være logget på for at få adgang til materialet.

Kit@ Efterårsseminar Den 13. og 14. september afholdes Kit@ Efterårsseminar.

Sæt allerede nu kryds i kalenderen program offentliggøres senere.

NÆSTE UDGIVELSE Næste nummer af KIT magasinet udkommer den 7. juni 2012.

Annoncer 7515 1155 Side 28 Kit Magasinet / 02 / 2012

Leverandører og kommuner får igen i år en unik mulighed for at mødes, netværke og gå i dialog om it-løsninger, der kan sikre fremtidens velfærd.

Digitaliseringsmessen’12 afholdes torsdag den 27. september 2012 i Odense Congress Center. Det er fjerde år i træk, at landets største messe for offentlige ledere gennemføres. På messen får alle landets 98 kommuner mulighed for at netværke og gå i dialog med landets it-leverandører om, hvordan øget digitalisering skal føre til bedre velfærd og effektivitet i kommunerne.

Allerede nu har interessen fra leverandørerne været enorm. På under to uger er over halvdelen af standene blevet solgt.

Så arrangørerne har store forventninger til, at messen i år bliver større end i de forudgående år.

Den offentlige sektors anvendelse af digitale løsninger ændrer sig fuldstændigt i disse år. Når den offentlige sektor mangler penge, er der endnu større grund til at bruge de digitale muligheder for at kunne håndtere opgaverne smartere og mere effektivt. Digitaliseringsmessen er det bedste sted at finde inspiration. Den giver kommuner og leverandører mulighed for at gå i dialog om konkrete it-løsninger, der kan sikre fremtidens velfærd.

Messen gennemføres i et samarbejde mellem Borgerservice Danmark, Kommunale IT-chefer, Kit@, og KL. Målgruppe Messen henvender sig til offentlige politikere, ledere og medarbejdere, der arbejder med og interesserer sig for digitalisering og IT. Hvornår: 27. september 2012 Sted: Messen afholdes i Odense Congress Center, Ørbækvej 350, 5220 Odense.

Pris: 700 kr. plus moms.

Prisen dækker også forplejning.

Yderligere informationer: www.digitaliseringsmessen.dk

■

Får dine ko l l e g aer også læst KIT Magasi net?

Uanset om du er en af dem som elsker at den trykte ud læse KIT Mag gave eller on asinet i lin e på www.k - så kig omkr it magasinet.d ing dig på di k ne ko lle Får de også gaer. mulighed for at læse magas inet?

Hvis ikke, så brug et par m inutter på at fortæl dem at sende dem en de kan tilmel mail og de sig et grat abonnement is elektronisk på www.kit magasinet.d Eller bare læ k g bladet på de res bord når du selv er fæ rdig med det.

Tak for din ti d og så håbe r vi du fortsa gerne supple t vil nyde mag ret med en ko asinet, p kaffe og go d tid.

Med venlig hi lsen

www.kitma gasinet.dk

Kit

Magasinet

@nyt

Af Niels Torben Volqvartz

Vær beredt med SINE

Sikkerhedsnettet SINE virker nu med enkel radio- og datakommunikation. Men inspektøren har dog stadig tre terminaler med på skadestedet.

Politi, regioner og kommuner har langt fra fået, hvad de blev stillet i udsigt med Tetra teknologien og administrations- og disponeringssystemet SINE (SIkkerhedsNEttet). Det skulle sikre, at politi og beredskaberne i regioner og kommuner samt redningskorps kunne kommunikere på tværs af organisationer samt geografi med tale og data i et prioriteret og administrativt system.

Nu fungerer SINE, og der udtrykkes en vis tilfredshed. Spørgsmålet er bare, hvor meget de forskellige beredskaber har fået ud af det flere mia. kr. dyre digitale system, som de ikke kunne med det tidligere analoge radiosystem?

IT-chef Kurt Christensen, Københavns Brandvæsen: ”Data, positionering med flådestyring og kommunikation til køretøjerne, fungerer godt. Vi må dog sige, at dét, vi fik præsenteret på Powerpoint

”

Vi troede, at vi kunne nøjes med én radio, men det er ikke tilfældet

om Tetra teknologiens lyksaligheder med streaming af video og billedkommunikation, surfing på internettet, er meget langt fra det vi fik.”

Københavns brandvæsen er derfor nødt til at kombinere anvendelse af SINE med 3G datakommunikation og overvejer 4 G, når der er dækning nok i hovedstadsregionen.

Kurt Christensen: ”Vi har brug for et fornuftigt operationelt sikkerhedsnetværk, som vi selv kan have med ud på ulykkesstedet, så vi kan se tredimensionelle billeder fra en bygning og dens installationer. Det var noget, vi havde troet og håbet, at vi fik med SINE. Men Tetra teknologien kommer aldrig til at give det overblik.”

Kurt Christensen er også skuffet over, at antallet af radioer, der anvendes på et skadested, ikke er blevet mindre ved at skifte til Tetra teknologien: ”Vi troede, at man kunne bruge skanning til at lytte på flere kanaler samtidig. Men rent praktisk er det ikke muligt at bevare overblikket på et skadested, når man anvender denne facilitet. Vi troede, at vi kunne nøjes med én radio, men det er ikke tilfældet.

En inspektør har mindst to Tetraterminaler og en almindelig mobiltelefon med.”

Kurt Christensen.

De virkelige katastrofer Ruben Salqvist, beredskabsinspektør i Guldborgsund har prøvet SINE i en katastrofesituation.

Meldingerne om voldsomme oversvømmelser greb om sig i Guldborgsund kommune i august 2011. Kommunen fik behov for assistance og fik derfor hjælp fra Thisted og Herning. ”SINE virkede, og vi kunne kommunikere og snakke sammen på tværs af geografiske tjenester og beredskaber samt det lokale politi og ambulancetjeneste. I de sidste tre år har beredskabet også kørt med positionsstyring,” siger Ruben Salqvist.

Side 30 Kit Magasinet / 02 / 2012

Han påpeger, at der er god dækning fra Gedser til Skagen. ”Det er ikke muligt med videooverførsel, men det kommer vist,” siger Ruben Salqvist, der har været med i SINE helt fra pilotfasen. Det har været noget af en sej proces, men i dag virker det problemfrit. Målet er mere båndbredde. I dag kører Guldborgsund med en samtidig kombination af 3G og SINE, men vil gerne væk fra en civil operatør.

Ruben Salqvist: ”Der er en konstant udvikling af SINE services, og nu er beredskaberne blevet spurgt om deres behov. Før var det bare Økonomistyrel-

sen, der bestemte.”

Det blev en hvid jul på Bornholm i 2010, som borgerne sent glemmer. Øen var fuldstændig lukket af sne. SINE skulle stå sin prøve, for alt blev sat ind for at komme frem til isolerede syge og ældre, og det krævede kommunikation og styring på tværs af politiet, Vej og park, Falcks beredskabstjeneste, hjemmeplejen, rendegravere, PMVer og to snescootere. Efterfølgende er Falck kommet på SINE. Jan Egelund, Politikommissær, Bornholm: ”Kommunikationen gik godt med SINE mellem beredskaberne, men det

Formålet med Tetra

God dækning udenfor – men ikke indenfor Københavns Brandvæsen oplever også, at dækningen er for dårlig. Det går rimelig godt med de håndholdte terminaler udenfor, og dækningen lever op til det, der er aftalt med leverandøren. Men der er ikke sikkerhed for dækning inde i bygninger og i tæt bebyggelse. Specielt ikke, når radioerne befinder sig i en lomme for at beskytte dem imod høje temperaturer eller fugtighed, når man står midt inde i en brand. Der arbejdes med forskellige scenarier i forhold til at indbygge antenner i tøjet eller hjelmene.

Kurt Christensen: ”Der er kun en løsning. Det er flere sendemaster, de såkaldte basestationer, men de er meget dyre.”

Et andet problem med Tetra er, at tale har højere prioritet end SDS (en SMS i TETRA sprog). Det kan derfor betyde, at det kan tage en rum tid at få en SDS igennem, da man ikke både kan få tale og data samtidig igennem på den samme radio.

Alligevel er Kurt Christensen ret positiv. ”Det begynder så småt at virke, og med erfaring og tilvænning er brugerne ved at være glade. Men Tetra teknologien er dyr og vanskelig at bruge. Det er kompliceret it, som giver mange problemer. Systemet er svært at få tunet optimalt ind. Det kræver mange forsøg, og der er mange parametre og opsætninger, der skal stå korrekt før det virker perfekt. Tidligere kunne vi ofte klare de analoge radioer med en loddekolbe.”

■

ville have været en stor fordel, hvis PMVerne og Falck var med i systemet. Vi kan tale sammen på tværs af myndigheder og på tværs af indsatsleder-niveauer, og så er der en default kanal, der altid er åben og fungerer som den åbne nødfrekvens, kanal 16, i skibe til korte og særligt vigtige oplysninger til alle.”

Jan Egelund forventer gennem udbygningen af SINE services og kontrolrumsdelen at få bedre overblik over, hvordan de forskellige enheder arbejder sammen i marken. ”Det gælder især om at få et fælles kort, så man kan se, hvor de forskellige køretøjer er henne.

Udfordringen er også et fælles radiosprog, fælles symboler, uddannelse og ge-

Formålet med Tetrateknologien var oprindeligt, at den skulle sikre der ikke opstod forstoppelser i radiosystemet. Tetra er et digitalt radiosystem, som bestemmer hvordan forskellige terminaler kan ringe sammen. Det blev udviklet på grund af en katastrofe, hvor en tribune i England brød sammen ligesom radiosystemet, der skulle sørge for assistancen. Alle greb nemlig deres radio på samme tid og blokerede hermed systemet. Det stod derfor klart, at der var behov for et digitalt system med en prioriteret rangorden. Tetrasystemet definerer, hvordan terminalerne kalder op i rangorden.

Det er avanceret, men kan klares teknologisk. Men administrationen er kompleks, og der findes ikke et administrativt system. Politi, redningskorps, regioners miljøberedskab og sygehuse og kommunerne har deres egne systemer.

Status på SINE SINE-sekretariatet oplyser, at SINE består af tre dele: Et mastenet, beredskabsradioer og service til vagtcentraler. Mastenettet minder om mobilnettet, men er designet til beredskabsradioer. Mastenettet dækker Danmark og bliver brugt dagligt af politiet, brandvæsener, ambulancer, hjemmeværnet og farvandsvæsenet. Mastenettet er lavet af Dansk Beredskabskommunikation A/S. Statens udgifter til etablering og drift af nettet i ti år er 1,6 milliarder kroner. ”Tetra er langt bag ud, fordi det efter nutidige normer er utroligt langsomt. Det arbejder med 9.600 Bps. Det var tilstrækkeligt, da Tetra standarden blev defineret for 30 år siden. 9.600 Bps, rækker ikke til at overføre røntgenbilleder eller billedkommunikation mellem hospital og ambulance,” siger direktør Torben Rune Netplan.

ografiske oplysninger som eksempelvis vindretning,” pointerer Jan Egelund. Han ser gerne, at Bornholms system kan blive standard blandt de danske beredskabsmyndigheder.

Det gælder især om at få et fælles kort, så man kan se, hvor de forskellige køretøjer er henne.

Jan Egelund

” Kit Magasinet / 02 / 2012 Side 31

Moderne undervisning kræver et hurtigt netværk der altid virker

Trådløst Netværk - testet og godkendt af

Scan koden med din mobiltelefon

og se video om SkoleSkyen

Kontakt os på 7216 0777 eller c2it.dk