Revizija i otpis

REVIZIJA I OTPIS A.STROPNIK MATIČNA I RAZVOJNA SLUŽBA KGZ

REVIZIJA • osnovna svrha – utvrđivanje stvarnog stanja i vrijednosti fonda • dodatne vrijednosti – zaštita građe, planiranje nabave, pokazatelj korištenja građe (statistika), odgojna dimenzija (pravilno postupanje s građom, vraćanje…), ustroj novih zbirki (zavičajna…)

• vrste revizije – redovita, izvanredna (preseljenje, poplave, požari…), djelomična (dio fonda, pojedine zbirke…)

• građa pregledna, dostupna; knjižnica vizualno privlačnija, odraz na cjelokupno poslovanje knjižnice

PROČIŠĆAVANJE FONDA / IZLUČIVANJE KNJIŽNIČNE GRAĐE • izlučivanje - permanentna djelatnost da se fond ne opterećuje zastarjelom i dotrajalom građom • izlučivanje aktualnost fonda, oslobađanje prostora, atraktivnost prostora, povećanja dostupnosti i preglednosti, povećanja korištenja zbirki • tijekom godine - otpis na kraju kalendarske / školske godine • tijekom revizije

• 2-3 % knjižne građe / do 20 % za neknjižnu građu • inventura

Najčešće se izlučuje: zastarjela građa • nepotrebni duplikati (stari lektirni naslovi…)

• nepotrebni darovi • građa koja se ne koristi (statistika posudbe) • nepotpuni / prekinuti nizovi (npr. referentne građe) dotrajala građa (fizički kriterij) uništena građa (izgubljena – nema na polici, nevraćena - posuđena)

LEGISLATIVA Zakon o knjižnicama i knjižničnoj djelatnosti (NN 105/97; 5/98; 104/00) - Čl. 46 • Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN 21/02) • Pravilnik o zaštiti knjižnične građe (NN 52/05) • Pravilnik o matičnoj djelatnosti knjižnica u RH (NN 43/01)

• Standardi za školske knjižnice (NN 34/00) - Čl. 8

PRIPREME ZA REVIZIJU • odluka o provođenju revizije (imenovanje povjerenstva i određivanje vremena provođenja revizije, odluku donosi ravnatelj škole/ ŠO) • vrsta revizije (izvanredna, djelomična) • detaljna razrada plana revizije (obuhvat revizije - dio fonda, cjelokupni) • pismena obavijest korisnicima o reviziji (vrijeme, vraćanje građe, opomene…)

• sređivanje fonda / zbirki – slaganje knjiga i ostale građe prema signaturama • sređivanje inventarnih knjiga (upis cijena)

TIJEK REVIZIJE – PRIPREMNE RADNJE pripremanje dokumentacije, inventarne knjige, zaduženja korisnika • definiranje revizije u knjižničnom programu • datum i liste za otpis (po kriterijima) definirati prije početka revizije

https://www.jccscpa.com/auditing-work-in-progress/

REVIZIJA • provjera fizičke dostupnosti jedinice građe • utvrđivanje stanja građe (fizičko stanje; sadržaj) • utvrđivanje stvarnog stanja građe u odnosu na inventarne knjige • prijedlog građe za otpis (popisi) • prijedlog o načinu postupanja s otpisanom građom

• otpis knjiga nakon odobrenja Školskog odbora/ravnatelja škole

KRITERIJI OTPISA Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN 21/02)

Popise građe predložene za otpis treba razvrstati po kriterijima: 1.

Popis dotrajale građe predložene za otpis

2.

Popis zastarjele građe predložene za otpis

3.

Popis uništene građe predložene za otpis (uništene, izgubljene, nevraćene)

• izrađuju se zasebni popisi za svaku vrstu građe (knjige, AVE građa…)

• na kraju svakog popisa - ukupna vrijednost popisane građe

Popis uništenih knjiga predloženih za otpis Red. br.

Autor

1.

Vandot, Josip

2.

1.

Naslov

Izd.

Kekec nad samotnim ponorom Balzac, Honore Čiča Gorio de BrlićPriče iz davnine 20.

Mažuranić, izd.

Ivana

Impresum

Inventarni broj

Cijena

Zagreb : Mladost, 1975.

538

5,00

Sarajevo: “Veselin Masleša”, 1971.

Zagreb : Mladost, 1998.

2318

5,00

538

25,00

Napomena

DOKUMENTACIJA REVIZIJE - PRIJE 1.

Odluka o provođenju revizije (odluku donosi ravnatelj škole / ŠO)

2.

Odluka o imenovanju Povjerenstva za reviziju i Povjerenstva za otpis (ŠO na prijedlog ravnatelja) • iste osobe mogu biti članovi oba povjerenstva (za reviziju i za otpis) • članovi povjerenstva su knjižničari i stručni djelatnici ustanove (nastavno osoblje, stručni suradnici)

DOKUMENTACIJA REVIZIJE - POSLIJE 3. popisi otpisane građe (po kriterijima otpisa) 4.

Odluka/Odobrenje za otpis knjiga (ravnatelj uz suglasnost Školskog odbora ili Školski odbor)

• otpisanu građu obilježiti pečatom uz inv. br. (Pravilnik o reviziji i otpisu… Čl. 8) Naziv knjižnice OTPISANO

datum

2,5 cm

POSLIJE REVIZIJE / OTPISA • cjelokupna dokumentacija o reviziji i otpisu dostavlja se Matičnoj i razvojnoj službi KGZ-a (MRS šalje dokumentaciju u NSK) • nakon odgovora iz MRS (KGZ) i NSK, ako iste ne potražuju otpisanu zastarjelu građu, otpisana građa može se „…pokloniti, zamijeniti, prodati.” (Čl. 9) • sva se dokumentacija o reviziji i otpisu čuva

DOKUMENTACIJA • Odluka o provođenju revizije • Odluka o provođenju otpisa • Odluka o imenovanju povjerenstva za provođenje revizije • Odluka o imenovanju povjerenstva za provođenje otpisa • Zapisnik o reviziji • Zapisnik o otpisu • svi popisi građe po kriterijima otpisa • Odluka/Odobrenje otpisa

REDOVNI GODIŠNJI OTPIS • krajem kalendarske / školske godine Samo prema kriterijima: • dotrajala (u prolazu) • zastarjela (između dvije revizije)

• (prije provođenja otpisa) odluka o imenovanju Povjerenstva za otpis

POSLIJE GODIŠNJEG OTPISA Izrada dokumentacije o provedenom otpisu knjižnične građe: • Zapisnik o otpisu • popisi otpisane građe • Odluka / Odobrenje za otpis knjiga (ravnatelj uz suglasnost Školskog odbora ili Školski odbor) • Otpisanu građu obilježiti pečatom uz inv. br. (Pravilnik o reviziji i otpisu… Čl. 8) 5 cm Naziv knjižnice OTPISANO

datum

2,5 cm

• nakon odgovora NSK (rok 30 dana), s građom se postupa sukladno Pravilniku o reviziji i otpisu knjižnične građe (građu moguće pokloniti, zamijeniti, prodati ili zbrinuti u spremnike za preradu otpada) • Zapisnik o otpisu dostavlja se nakon provedene revizije ili godišnjeg otpisa u računovodstvo kako bi se uskladila vrijednost knjižničnog fonda unutar ukupne vrijednosti imovine knjižnice.

• sva dokumentacija vezana uz reviziju i otpis knjižnične građe sprema se u arhivu škole (knjižničar može jedan primjerak pohraniti i u školskoj knjižnici)

Inventarna knjiga mora biti: • usklađena s računovodstvom • zaključena za svaku godinu • svaka knjiga/jedinica građe mora imati cijenu • do uvođenja kune 30. 5. 1994. procijenjenu vrijednost (5,00 kn)