Jusspalten

BEHOVET FOR DIGITALE MØTER UNDER KORONAPANDEMIEN SKAPER NY JUSS

FOTO: SHUTTERSTOCK

TEKST: TROND LOSVIK FORVALTNINGSSJEF/ADVOKAT, VESTBO BBL

Under koronapandemien har de fleste av oss tatt i bruk digitale løsninger på nye områder. Mange beboere har i år deltatt på årsmøte/generalforsamling digitalt via Vestbos portalløsning Min side som nå er tilgjengelig for alle beboere i boligselskaper som forvaltes av Vestbo (innlogging via vestbo.no/logg inn). Styrene i borettslagene har brukt Styreportalen til å avholde styremøter, forberede årsmøte m.m. under pandemien. Mange av oss har hatt hjemmekontorløsninger som har fungert godt takket være løsninger som Teams, Skype, Zoom m.m.. Disse verktøyene gjør det mulig for oss å delta på jobbmøter uten å være fysisk til stede på kontoret og i mange tilfeller kunne utføre arbeidsoppgaver på samme måte som før. De digitale løsningene har også gjort møtene enklere og mer effektive for oss ved at vi har fått nye måter å interagere på med våre kollega og samarbeidspartnere. På denne måten har arbeidslivet fungert ganske bra under pandemien og mange tror at de nye arbeidsvanene og økt bruk av hjemmekontor/digitale løsninger også vil fortsette når pandemien er over.

Lovverket har imidlertid hengt litt etter denne utviklingen. Under pandemien har det vært behov for å lage midlertidige lover for å kunne legge til rette for blant annet gjennomføring av digitale årsmøter i boligselskaper, digitale styremøter m.m.. Disse midlertidige reglene har vært hjemlet i midlertidige fullmaktslover (Kriseloven) som Stortinget har gitt Regjeringen og ny midlertidig lovgivning som er kommet til under pandemien. Det jobbes også parallelt med ny permanent lovgivning som skal sikre at en skal kunne fortsette med digitale møter og elektronisk kommunikasjon etter at pandemien er over. Det er grunn til å tro at de permanente reglene vil bygge på reglene i den midlertidige lovgivningen, dog med visse tilpasninger ut fra de erfaringene en har gjort seg med digitale møter som har vært gjennomført under pandemien. Den midlertidige loven som regulerer muligheten for å avholde digitale årsmøter og generalforsamlinger ble vedtatt rett før sommeren og gjelder til 1 november 2020. Da er det som nevnt meningen at den skal avløses av en permanent lov som viderefører muligheten for å gjennomføre møter digitalt.

Den midlertidige loven bygger i stor grad på forskriften som ble gitt i fullmaktsloven som nå er opphevet, men har enkelte tilpasninger og presiseringer. Under behandlingen i komiteen ble det lagt inn et tillegg i § 5 om at «Seksjons- og andelseiere som ønsker innkalling og øvrige dokumenter tilsendt på papir, og har meddelt dette til styret, skal ha rett til å få dette.» Hensikten synes å være at de som ikke vil motta elektronisk kommunikasjon, skal kunne foreta et aktivt valg om å få dokumenter på papir.

Loven åpner som nevnt for at borettslag og sameier kan gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger digitalt eller på annen betryggende måte. I det følgende skal vi gå gjennom hva som ligger i dette.

ÅRSMØTE/GF UTEN FYSISK OPPMØTE Loven angir at borettslag og sameier kan avholde generalforsamling og årsmøte uten fysisk oppmøte, som er lovens regel i dag. Begrepet «møte» forutsetter en mulighet til å kunne fremme innsigelser og avholde en form for meningsutveksling, før saken tas opp til avstemning. Loven er presisert slik at alle skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene, men styret kan beslutte hvordan møtet skal gjennomføres, herunder om man vil godta forhåndsstemmer. Ved å avgi forhåndsstemme gir man avkall på muligheten til å stemme etter at det har foregått et ordskifte om saken. I enkle saker er dette uproblematisk, men i mer komplekse saker kan saken endre seg gjennom behandlingen av saken. Det kan foreslås endringer i vedtaksteksten, eller utsettelse av saken. I denne typen saker er det uhensiktsmessig å avgi forhåndsstemmer. Bruken av de digitale verktøy

«Gjennomføringen av digital generalforsamling i Øvre Våkleivåsen BRL gikk over all forventning. Styret fikk god hjelp og informasjon av Vestbo i planleggingsfasen. Det oppstod ingen problemer under dagene hvor generalforsamlingen var åpen for avstemning.

Antall deltagere var høyere enn på vanlige generalforsamlinger, så vi er fornøyd!»

Hege Husa, leder

Øvre Våkleivåsen BRL kan også gjøre det enklere for flere å delta i møte og avstemning, og derfor kanskje begrense behovet for forhåndsstemmer. HVA INNEBÆRER « BETRYGGENDE MÅTE » ? Møtet kan holdes «ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøter eller på annen betryggende måte.» Det er boligselskapet ved styret som må velge måte for avholdelse av møtet. Måten som velges må kommuniseres ut til eierne i innkallingen til møtet, slik at de får anledning til å forberede seg og velge hvordan de vil delta. Loven gir ikke noe klare anvisinger på hva som regnes som «betryggende måte», men det er naturlig å forstå det som en helhetlig vurdering av hvilke tekniske muligheter boligselskapet har til å avholde møtet, hvilke forslag som fremmes til behandling, konsekvenser av vedtak eller utsettelse, hvordan saken er forberedt i boligselskapet, hvilken informasjon eierne har, om saken er omdiskutert eller omforent osv. Formuleringen gjør det mulig å benytte allerede kjente digitale løsninger i den grad de passer, utvikle egne digitale verktøy eller kombinere ulike tekniske løsninger. De fleste boligselskaper som forvaltes av Vestbo har benyttet løsningen for digitale årsmøter/GF som tilbys på Min Side og som er utviklet av Pivotal som også er leverandør av Styreportalen. Disse portalene er integrert med hverandre slik at styret kan forberede det digitale møtet på Styreportalen og gjennomføre møtet med deltakelse fra beboerne på Min Side. ULIKE TEKNISKE LØSNINGER Loven gir også mulighet for at de ulike eierne kan delta i samme møte, men på ulikt vis. Det betyr at man kan benytte den digitale løsningen for flertallet, men finne andre og mer hensiktsmessige løsninger for de som ikke «Med tanke på smittefaren og situasjonen vi var i, var en digital generalforsamling en god løsning for å få gjennomført det mest nødvendige på årets agenda. Generalforsamlingspapirene ble distribuert til beboerne både i papirform og på Min side.

Styret fikk noen henvendelser fra beboerne vedrørende registrering av BBLiD, men dette løste seg fint.Antall deltagere var høyere enn på fjorårets generalforsamling.»

Randi Kjernlie, leder

Langerinden Borettslag mestrer denne løsningen. Dette er en fordel for de eiere som ikke har tilgang til, eller tilstrekkelig kunnskap om, de tekniske løsninger som velges for møtet. Styret må legge til rette for mulige alternativer for det mindretallet som dette utgjør, for eksempel ved deltakelse på telefon eller kommunikasjon på epost, ev. at de deltar med skriftlig stemmeseddel som leveres styret innen det digitale møtet er avsluttet. Forutsetningen er at styret gjør disse deltakerne kjent med eventuelle innsigelser og forslag som kommer underveis.

Det må avholdes en form for møte, hvor man kan få gitt kommentarer, be om protokolltilførsel osv. En ren skriftlig behandling, uten mulighet til å komme med kommentarer, endringsforslag eller protokolltilførsler vil antakelig ikke være tilstrekkelig. Dette kan f.eks. løses med en høringsrunde i forkant av den digitale avstemmingen, noe Vestbos løsning legger til rette for.

MØTE MED FULLMEKTIG Alle boligeiere har mulighet til å la seg representere i møtet ved fullmektig. Dette er hjemlet i eksisterende lovgivning, og sikrer deltakelse på en god måte. Dette kan hjelpe de som finner det vanskelig å mestre en digital gjennomføring av møtet. I borettslag kan en bare være fullmektig for en, mens man i eierseksjonssameier ikke har samme begrensning. I eksisterende tekniske løsninger kan det være vanskelig å registrere fullmakter, styret må derfor håndtere disse utenom, og holde oversikt over disse.

HVILKE SAKER KAN BEHANDLES ETTER LOVEN? Selv om hjemmelen er mest praktisk for avholdelse av møter med godkjenning av regnskap og avholdelse av valg, så omfatter loven avholdelse av alle generalforsamlinger og årsmøter. Mange boligselskaper finner det naturlig og hensiktsmessig å utsette behandlingen av større og mer komplekse saker til et senere tidspunkt, når det blir mulig å møtes fysisk på vanlig måte. Vestbos løsning for

FOTO: SHUTTERSTOCK

digitale årsmøter/GF legger foreløpig ikke til rette for behandling av andre enn de faste sakene til ordinært årsmøte/GF. Når nye permanent lovgivning kommer på plass vil vår dataløsning dog måtte tilpasses dette regelverket slik at det trolig blir mulig å behandle alle type saker digitalt. Det vil da være opp til styrene hva som er den best egnede behandlingsformen.

PROTOKOLL Det må fortsatt skrives protokoll fra møtet som i tillegg til selve sakene skal inneholde dato for møtet, opptegnelse av fremmøtte antall stemmer/fullmakter og hvordan møtet er avhold. Loven hjemler elektronisk signatur av protokollen fra møtet. Protokollen sendes normalt ut til alle beboere, ev. publiseres på Min side.

ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON I dag kreves det samtykke av andelseier i borettslag og medlem i boligbyggelag for at kommunikasjon med borettslaget eller boligbyggelaget skal kunne skje elektronisk. Dette gjøres på Min Side. Loven gir anledning til å kommunisere elektronisk med eierne og medlemmene uten samtykke. Mange boligbyggelag har allerede innhentet samtykke på vegne av sine kunder, men på langt nær alle har gitt sitt samtykke. Rent praktisk vil det fortsatt kunne være problemer med å kommunisere med de som ikke har e-postadresse, eller ikke har avgitt opplysninger om slik adresse til laget. Loven fjerner et formelt hinder og gir bedre mulighet til god kommunikasjon med medlemmene under de rådende forhold.

MIN SIDE Vestbo oppfordrer alle medlemmer og beboere i våre forvaltede lag til å logge seg inn/opprette bruker på Min side. Pålogging gjøres på Vestbos hjemmeside Vestbo.no/Logg inn. For å kunne opprette bruker må din epost/mobilnummer være registrert hos boligselskapet eller Vestbo. Portalen Min side vil bli en viktig kommunikasjonsarena fremover for både boligselskapet og boligbyggelagets medlemmer.