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dokoni CASE Categoría

Captura y Gestión de Documentos

Características – – – –

Captura de documentos Procesado de documentos Distribución de documentos Gestión de contenidos

FLUJOS DE TRABAJO DE DOCUMENTOS COORDINADOS CON SHAREPOINT Como una aplicación de gestión de flujo de trabajo de documentos basada en tecnologías Microsoft SharePoint, dokoni CASE proporciona valiosas ampliaciones y mejoras a la funcionalidad de gestión de contenidos MS SharePoint. Con su soporte integrado para flujos de trabajo definidos, esta aplicación facilita la tramitación de documentos digitalizados.

Hoy día, procesar y compartir documentos son aspectos esenciales de la rutina diaria de una empresa en la mayoría de los entornos corporativos. Los documentos se gestionan y comparten generalmente por varios empleados, por ejemplo, para la aprobación de facturas, la aceptación y proceso de pedidos, la delegación de tareas y mucho más. Es fundamental que en todo momento el contenido correcto y el documento más actualizado se remitan a la persona adecuada, sin demora y sin que se pierda información. dokoni CASE ofrece una visualización inmediata de la ubicación del documento y, lo que es más importante, su estado actual. De esta forma será posible, por ejemplo,

determinar el usuario adecuado o autorizado para una tarea específica, o limitar los tipos de operaciones disponibles para un usuario concreto. Al mismo tiempo, esta aplicación garantiza que el documento en cuestión sólo se procese una vez y que se realicen todas las acciones necesarias. dokoni CASE cuenta con dos versiones, Estándar y Premium. Las dos ofrecen gran flexibilidad y escalabilidad, y la función concreta, dependiendo de la versión elegida.

Como un módulo integral de gestión de contenidos (ECM), dokoni CASE proporciona funciones y opciones claras de archivo de flujo de trabajo de documentos.

dokoni CASE

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Gestión de contenidos – Indexado de documentos: define una persona responsable y autorizada para cada tipo de documento, indica operaciones permitidas en el sistema y permite la búsqueda completa de texto. Todos los índices y metadatos obligatorios se comprueban antes de enviar el documento a la siguiente fase de su ciclo de vida.

– Flujos de trabajo modulares: Las configuraciones del flujo de trabajo disponibles para facilitar la transmisión de los documentos y la información son flexibles y fáciles de manejar. Los empleados pueden personalizar convenientemente sus propios flujos de trabajo eligiendo exactamente el módulo (s) que neceitan para crear las acciones deseadas. Esto no requiere el apoyo de un técnico de Konica Minolta. Los usuarios también pueden determinar los derechos de acceso, obligaciones particulares del procedimiento para completar los documentos antes de cambiar a otro estado, y añadir notificaciones, etc – Previsualización instantánea de documentos: dokoni CASE ofrece tarjetas de listas de documentos y añade más detalles a objetos fundamentales. Cada usuario puede seleccionarlas también de forma individual así como inicializar tareas públicas y privadas. Los usuarios podrán crear sus propias vistas, incluyendo “Mis tareas”, “Vencen hoy”, “Tareas activas”, “Asignación de tareas”.

– Archivo centralizado (opcional): ayuda a ordenar de forma clara la documentación y evita que se extravíen documentos importantes. El sello de tiempo para documentos individuales y el bloqueo de metadatos de los documentos archivados permiten un mejor apoyo para el almacenado seguro de documentos.

– Botones Macro: se pueden utilizar para completar valores predeterminados en algunas tarjetas de documentos, cambiar el estado del documento y comenzar nuevas tareas como la solicitud de comentarios o la aprobación de dicho documento.

– Sistema de notificación: dokoni CASE expande las características estándares de notificación de MS SharePoint con mensajes cortos de correo electrónico, que informan al usuario de modificaciones en sus documentos. Siempre que se asigne un nuevo usuario a una tarjeta de documento o se añada una nueva tarjeta de documentos se creará una nueva acción, o incluso una solicitud de comentarios, dokoni CASE genera y envía esta información automáticamente.

– Exportar/importar documentos desde otras fuentes: los documentos se pueden exportar e importar desde dokoni CASE hacia o desde otros sistemas como ERP o SAP, otros objetos de MS SharePoint, otras bases de datos, o escanearlos desde un MFP. Otras opciones son la importación desde un buzón o data box y la exportación a un medio externo de archivo de documentos, etc. la funcionalidad exacta dependerá de los módulos que elija el usuario. Todos los datos exportados deberán contener el documento en sí y los metadatos en una archivo .xml adjunto.

– Funcionalidad mejorada en los MFPs de Konica Minolta: si los documentos se han escaneado en un sistema multifunción de Konica Minolta, será posible procesarlos directamente desde dokoni CASE gracias a la función OCR de reconocimiento de caracteres.

– Gestión y seguridad mejoradas: define la sustituibilidad y especifica las tareas permitidas a los usuarios concretos en el estado específico de los documentos, incluyendo los administradores.

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FLUJO DE TRABAJO ENTRADA

SALIDA

Gestión de flujos de trabajo Documentos

– Indexado de documentos – Flujos de trabajo Ad-hoc – Cambio de propietario de documento – Cambio de tipo de documento – Añadir metadatos Archivo – Sello de tiempo – Bloqueo de metadatos

E-mail

E-mail

Entrega

Sistema ERP

Carpeta habitual

Búsqueda

Carpeta en red

Almacenado

Archivo externo

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUISITOS MÍNIMOS DE SISTEMA Sistemas operativos

Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP2 (32/64) Windows Server 2012 (32/64) Memoria 8 GB free RAM on physical or virtual server Disco duro 200 GB CPU procesador 64 bit quad-core Explorador Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Idioma interfaz usuario inglés, croata, checo, finés, polaco, rumano, ruso, eslovaco, esloveno, ucraniano.

Idioma administrador English

REQUISITOS DE SOFTWARE Microsoft SharePoint Servidor base de datos Directorio

SharePoint 2010 Foundation, Server or Server Enterprise Edition SQL Server Express 2008 SQL Server Express 2012 Active Directory

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A Albasanz, 12 28037 Madrid Spain www.konicaminolta.es

07/2014

La compatibilidad y disponibilidad de las especificaciones y funcionalidades indicadas podrá variar dependiendo del sistema operativo, las aplicaciones y protocolos de red así como de las configuraciones de red y de sistema.