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dokoni CONNECT Categoría

Captura y gestión de documentos

Características – – – –

Captura de documentos Proceso de documentos Distribución de documentos Gestión de contenidos

GESTIÓN DE CONTENIDO SHAREPOINT DESDE EL ESCRITORIO Y OUTLOOK Con el rápido crecimiento del contenido corporativo sin estructurar, las empresas se enfrentan a dificultades cada vez mayores en cuanto a la gestión de sus documentos e información electrónica.

Combinando los módulos Outlook Integration y Desktop Integration, dokoni CONNECT proporciona el control para las empresas y facilita la gestión de la información sin estructurar. Esto hace que los contenidos sean más fáciles de compartir, fomenta la colaboración y refuerza la productividad en los procesos.

Los módulos Outlook Integration & Desktop Integration simplemente visualizan la estructura de las carpetas y las bibliotecas de SharePoint en sus interfaces, desde donde se podrán acceder y modificar. Los usuarios ahorran tiempo gracias a la gran similitud de contexto entre SharePoint, Outlook y el escritorio.

Dokoni CONNECT reduce los tiempos de reacción, aumenta la productividad en general y garantiza la gestión corporativa, consiguiendo una reducción en los costes de acceso y en la gestión de la información.

Dokoni CONNECT combina capacidades inteligentes de distribución de documentos con una funcionalidad de gestión integral de documentos corporativos (ECM), permitiendo a las empresas utilizar funciones de gestión de documentos directamente desde la interfaz de su aplicación de e-mail de Outlook y/o Windows Desktop Explorer.

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CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Distribución de documentos – Integración de Outlook en SharePoint: la funcionalidad de integración de Outlook permite a los usuarios integrar, gestionar, almacenar o recuperar e-mails y adjuntos mediante una simple acción de arrastrar y soltar contenidos en el sistema de archivo de SharePoint y Outlook.

– Reducción del buzón de entrada de e-mail: los documentos adjuntos a correos electrónicos se pueden guardar desde la interfaz de e-mail de Outlook directamente en el archivo dokoni SharePoint. Una vez guardados, dichos adjuntos se pueden sustituir por un vínculo HTML con el fin de reducir el tamaño del buzón de entrada.

– Integración del escritorio en SharePoint: los sitios y archivos de SharePoint se pueden ver en una carpeta de Windows Explorer. Estos archivos son accesibles desde cualquier aplicación de oficina en el escritorio con lo que tanto los documentos como cualquier otro contenido se puede guardar directamente en una biblioteca SharePoint. Esto es posible gracias a las funciones “guardar como” o “arrastrar y soltar”, y también incluye la gestión de metadatos así como la gestión de versiones automáticas de todo el contenido.

Gestión de contenido – Las funcionalidades SharePoint en Windows Explorer: todos los sitios SharePoint se visualizan como carpetas de Windows Explorer. Los usuarios pueden trabajar con carpetas SharePoint desde el escritorio, incluyendo las funcionalidades SharePoint relativas a documentos, como check out, check in, mostrar versiones y editar propiedades.

– Revisión de contenido desde Outlook: los usuarios pueden visualizar todos los documentos en la estructura de archivos de SharePoint desde la interfaz de Outlook y aprovechar las ventajas de las capacidades integrales de captura automática e indexado de atributos de e-mail, así como la versión automática de los documentos.

– Acceso inmediato a documentos según permisos de visualización: dependiendo de los permisos, los usuarios pueden acceder, visualizar y gestionar documentos, manipular las familias de carpetas y realizar una búsqueda específica en las bibliotecas de SharePoint, que se mostrarán en Outlook y en Windows Desktop Explorer.

– Gestión automática de metadatos: los atributos de e-mail, tales como asunto, remitente, destinatario, etc., y otros metadatos o propiedades se capturan de forma automática al almacenarse en el archivo de contenidos SharePoint sin necesidad de intervención manual. Los usuarios también deberán especificar el tipo de contenido y las propiedades para elementos adicionales.

– Mis Carpetas y Favoritos: Favoritos y Mis Carpetas se muestran dentro de la interfaz de Outlook, proporcionando a los usuarios un acceso rápido y sencillo así como la visualización y agregado de e-mails, adjuntos y documentos a sus carpetas SharePoint más utilizadas.

– Gestión de versiones y check-in/check-out: con la gestión automática de versiones, los usuarios podrán editar un documento sin tener que reemplazar su versión anterior.

Como resultado, ya no se mostrarán en las carpetas las múltiples versiones de un mismo documento. Los usuarios sólo verán y accederán a la versión más reciente, ya que el resto de versiones quedarán ocultas. Sin embargo, también será posible mostrar dichas versiones, si fuese necesario. Además, se asegura la trazabilidad y auditoría de las diferentes versiones de los documentos, mediante la funcionalidad check-in/check-out.

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FLUJO DE TRABAJO dokoni CONNECT

SharePoint

Arrastrar y soltar Integración en Outlook

Arrastrar y soltar Integración en el escritorio

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUISITOS DEL SISTEMA – Servidor dokoni Connect Software

Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010

REQUISITOS DEL SISTEMA – Cliente dokoni Connect Sistemas operativos Software Explorador Idiomas Interfaz usuario Idiomas interfaz usuario Recomendaciones importantes

Windows Vista (32/64) Windows 7 (32/64) Microsoft Outlook 2007 .NET Framework 3.5 Microsoft Outlook 2010 .NET Framework 4.0 Internet Explorer 7, 8, 9 inglés, francés, sueco, finés, checo, danés inglés, francés El escalado de soporte desde Konica Minolta solo está disponible en inglés.

Konica Minolta Business Solutions Spain,S.A Albasanz, 12 28037 Madrid Spain www.konicaminolta.es

07/2014

La compatibilidad y disponibilidad de las especificaciones aquí incluidas variarán dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red y configuración de sistemas.