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dokoni CONTENT Categoría

Captura y gestión de documentos

Características – – – –

Captura de documentos Procesao de documentos Distribución de documentos Gestión de contenidos

GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE CONTENIDOS SHAREPOINT PARA UNA PRODUCTIVIDAD DE PROCESOS MEJORADA Con el rápido crecimiento del contenido corporativo sin estructurar, las empresas se enfrentan a dificultades cada vez mayores en cuanto a la gestión de sus documentos e información electrónica.

Esta es la manera en que dokoni CONTENT puede ayudar.

Contando con los medios de control de contenido corporativo, y facilitando la gestión de información desestructurada, dokoni CONTENT permite a los usuarios gestionar contenidos en un entorno familiar dentro de los módulos Outlook & Desktop, así como crear y mantener archivos corporativos de forma sencilla. El contenido se podrá compartir, gestionar y recuperar desde interfaces de aplicaciones utilizadas con frecuencia. Los usuarios podrán gestionar contenido corporativo utilizando aplicaciones con las que ya están familiarizados. Esta combinación eficiente hace que el contenido sea más fácil de compartir, fomenta la colaboración y mejora la productividad en los procesos.

Los módulos Outlook Integration & Desktop Integration simplemente visualizan la estructura de las carpetas y las bibliotecas de SharePoint en sus interfaces, desde donde se podrán acceder y modificar. Los usuarios ahorran

tiempo gracias a la drástica reducción de cambios de contexto entre SharePoint, Outlook y el escritorio.

El módulo de gestión de contenido aumenta la funcionalidad de SharePoint, permitiendo a los usuarios construir y gestionar archivos corporativos, y distribuir contenido electrónico en un entorno seguro y controlado.

Esto reduce el tiempo de reacción y garantiza la gestión corporativa, todo lo cual reduce a su vez el coste de acceso y gestión de la información. dokoni CONTENT combina capacidades inteligentes de distribución de documentos con funciones de gestión integral de contenidos de empresa (ECM), permitiendo a las empresas utilizar funciones de gestión de documentos directamente desde la interfaz de su aplicación de e-mail de Outlook y/o Windows Desktop Explorer.

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CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Distribución de documentos – Integración de Outlook en SharePoint: permite a los usuarios integrar, gestionar, almacenar o recuperar e-mails y adjuntos mediante una simple acción de arrastrar y soltar contenidos en el sistema de archivo de SharePoint de Outlook.

– Reducción del buzón de entrada de e-mails: los documentos adjuntos a correos electrónicos se pueden guardar desde Outlook directamente en el archivo dokoni SharePoint. Una vez guardados, dichos adjuntos se pueden sustituir por un vínculo HTML con el fin de reducir el tamaño del buzón de entrada.

– Integración del escritorio en SharePoint: los sitios y archivos de SharePoint se pueden ver en una carpeta de Windows Explorer. Son accesibles desde cualquier aplicación del escritorio con lo que los documentos y cualquier otro contenido se pueden guardar directamente en una biblioteca SharePoint. Esto es posible gracias a las funciones “guardar como” o “arrastrar y soltar”, y también incluye la gestión de metadatos así como la gestión de versiones automáticas de todo el contenido.

– Subida masiva de documentos a SharePoint: con esta función adicional, será posible cargar y descargar simultáneamente diversos documentos o contenidos incluyendo sus metadatos y/o propiedades. Los usuarios ahorrarán tiempo ya que no necesitarán manejar documentos de uno en uno.

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Gestión de contenidos – Uso de funcionalidades SharePoint en Windows Explorer: todos los sitios SharePoint se visualizan como carpetas de Windows Explorer. Los usuarios pueden trabajar con carpetas SharePoint desde el escritorio, llevando a cabo acciones como “Check-out”, “Check-in”, “Mostrar Versión” y “Editar Propiedades”.

– Gestión de e-mail y revisión de contenido desde Outlook: se visualizan todos los documentos contenidos en las carpetas de SharePoint en la interfaz de Outlook.

– Acceso inmediato a documentos según permisos de visualización: dependiendo de los permisos que tengan, los usuarios pueden acceder, visualizar y gestionar documentos, manipular las familias de carpetas y realizar una búsqueda específica en las bibliotecas de SharePoint, y se mostrarán en Outlook y en Windows Desktop Explorer.

– Gestión automática de metadatos: los atributos del e-mail y otros metadatos o propiedades se capturan de forma automática al almacenarse en el archivo de contenidos SharePoint sin necesidad de intervención manual. Los usuarios deberán especificar el tipo y las propiedades del contenido para elementos adicionales.

– Gestión de versiones y “Check-in/Check-out” para documentos: los usuarios podrán editar un documento sin tener que reemplazar la versión anterior. Ya no se mostrarán en carpetas las múltiples versiones de un mismo documento. Sólo podrán ver y acceder a la última versión del documento ya que las versiones anteriores

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estarán ocultas. También es posible visualizarlas si se desea. Además, la trazabilidad y la auditoría de las distintas versiones de los documentos quedan asegurados mediante la funcionalidad de “Check-in/ Check-out”.

Usabilidad mejorada mediante menús desplegables en SharePoint: los menús adicionales en la barra de herramientas de SharePoint – personal, encontrar, gestionar, exportar y publicar – proporcionan funciones adicionales y agilizan la gestión eficiente de contenidos con SharePoint.

Archivo y categorización: los empleados pueden crear, adaptar y desarrollar planes de archivo de manera auditable, basándose en permisos de acceso específicos. Esto garantiza la gestión centralizada de la seguridad de carpetas así como mantener diversos planes de archivado.

– Plantillas de carpeta: es posible definir plantillas de estructura de carpetas mediante la creación de un única taxonomía de archivado corporativo.

Los archivos y carpetas de proyecto se generan y normalizan fácilmente.

– Plan de archivado dinámico: los pueden crear los administradores y usuarios corporativos, basándose en metadatos.

Búsqueda avanzada, búsquedas guardadas y favoritos: las potentes funciones de búsqueda permiten a los usuarios combinar metadatos y búsquedas de contenido de texto para crear consultas de búsqueda.

Las búsquedas guardadas y los favoritos permiten entonces a los usuarios tener sus documentos favoritos siempre localizables.

Publicación offline: casi todas las partes de un archivo se podrán publicar y visualizar tanto offline como desde dispositivos móviles, en situaciones en que la red de la empresa no se encuentre disponible. Los usuarios podrán publicar ciertos documentos, o partes del plan de archivado, y sus correspondientes metadatos.

Nivel de seguridad de documentos existen opciones de filtros complejos que permiten restringir el acceso a ciertos documentos o carpetas, proporcionando un nivel específico de seguridad documental, y garantizando que los usuarios sólo puedan actualizar documentos y contenidos a los que tienen permiso de visualización y edición. En este contexto, la función “marcar como privado” se puede utilizar para designar documentos o carpetas como privadas para ciertos usuarios o grupos.

Auditorías y archivado del “histórico de registro”: es posible establecer un nivel de auditoría para un nivel de carpetas, permitiendo a los usuarios almacenar carpetas, con los archivos de registro almacenados de forma automática para su auditoría. Las páginas o listas se pueden recuperar para mostrar resultados específicos de auditorías, según unos parámetros concretos.

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FLUJO DE TRABAJO INTEGRACIÓN EN OUTLOOK Y ESCRITORIO

GESTIÓN DE CONTENIDO

– Marcar como privado Arrastrar y soltar

– Mis carpetas – Mis favoritos

Integración en Outlook

– Búsqueda avanzada – Búsquedas guardadas – Cortar/copiar/pegar – Comprimir (Zip) y enviar Arrastrar y soltar

– Configuración de nivel del sitio

Integración en el escritorio

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUISITOS DEL SISTEMA – Servidor Dokoni Content Software

Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010

REQUISITOS DEL SISTEMA – Cliente Dokoni Content Sistemas operativos Software Explorador Idiomas Interfaz usuario Idiomas Interfaz administrador Recomendación importante

Windows Vista (32/64) Windows 7 (32/64) Microsoft Outlook 2007 .NET Framework 3.5 Microsoft Outlook 2010 .NET Framework 4.0 Internet Explorer 7, 8, 9 Inglés, francés, sueco, finés, checo, danés Inglés, francés El escalado de soporte desde Konica Minolta solo está disponible sólo en Inglés

Konica Minolta Business Solutions Spain,S.A Albasanz, 12 28037 Madrid Spain www.konicaminolta.es

07/2014

La compatibilidad y disponibilidad de las especificaciones aquí incluidas variarán dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red y configuración de sistemas.