QUIERO UNA EDUCACIÓN CON SERVICIOS PERSONALES PARA HACER LAS COSAS SENCILLAS
mejorando los servicios de la educación
EL PASO SENCILLO HACIA LA EDUCACIÓN BASADA EN SERVICIOS La educación es uno de los factores más decisivos para la sociedad actual. Por este motivo las instituciones educativas están en constante evolución, desde las guarderías hasta las escuelas y hasta las universidades. Por otro lado, las organizaciones públicas en particular están bajo una alta presión sobre los costes y necesitan encontrar soluciones que optimicen sus flujos de trabajo. Al mismo tiempo, estas instituciones tienen que modernizar su estructura de servicios y ofrecer prestaciones para realizar copias e impresiones así como sistemas de contabilidad y pago con acceso seguro al archivo de documentación digital.
Aparte de bajos presupuestos, las instituciones tienen otros desafíos que afrontar. Necesitan adaptarse a las expectativas de los estudiantes modernos con servicios y asistencia, optimizar su entorno educativo para intercambios con estudiantes extranjeros y desarrollar infraestructuras que cumplan con los estándares de la tecnología, operatividad y ecología. Además, el usuario contemporáneo demanda facilidades para la producción de una gran variedad de documentos, acceso flexible y seguro a los datos e integración de prestaciones para la tecnología móvil.
Las instituciones educativas buscan tecnologías digitales para mejorar la enseñanza, el aprendizaje, el mantenimiento de los expedientes y para administrar los presupuestos. Las soluciones avanzadas de Konica Minolta para la impresión, contabilidad captura y distribución de documentos son las respuestas correctas
MEJORANDO LA EDUCACION BASADA EN SERVICIOS 2/3
índice
Vida Académica – Servicio Básico de Impresión Página – Servicio Avanzado de Impresión Página – Servicio Premium de Impresión Página – Copias Sin cargo Página – Compilación del Material del Curso Página
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Académico
Tareas Administrativas – Matriculación Página 09 – Expedientes del Curso Página 10 Administrativo
los dos lados del éxito educativo – Vida académica: Ejemplos que muestran como ofrecer servicios de impresión y copia a estudiantes y profesores, incluyendo la impresión desde dispositivos móviles o desde el ordenador de casa y la distribución del material educativo mediante catálogos online. – Tareas administrativas: Ejemplos que demuestran como resolver ciertas tareas administrativas como la matriculación digital, el mantenimiento de los expedientes de los alumnos y la protección segura de los datos.
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SERVICIO BASICO DE IMPRESIÓN copia e impresión desatendida Las pequeñas instituciones educativas necesitan proveer a sus estudiantes de facilidades para realizar copias e impresiones sin implementar complejas infraestructuras de red o servidores. Estas instituciones están buscando soluciones que respeten sus pequeños presupuestos, un bajo número de dispositivos de impresión y una administración mínima. Konica Minolta ofrece una solución que establecerá un sistema eficiente de autoservicio con dos posibles funciones de contabilidad y pago. La primera es la configuración de pago con monedas en el dispositivo de impresión. La segunda es un sistema de pago híbrido, ofreciendo opciones de pago con tarjeta o en metálico, por lo que requiere un dispositivo adicional de recarga de tarjetas.
flujo de trabajo: servicio básico de impresión Copia e impresión desatendida
– Los alumnos obtienen acceso al dispositivo de salida pagando con monedas o con su tarjeta en el mismo equipo. – Si el alumno quiere copiar, tiene que seleccionar la configuración de la copia, por ejemplo el número de copias, color o blanco y negro, etc. – Si el alumno desea imprimir o escanear mediante un USB, debe insertarlo y elegir entre las opciones de copia o de escaneo. – El alumno también puede enviar un trabajo de impresión junto con su ID de usuario con impresión segura al dispositivo de impresión. Después del pago con monedas o tarjeta, selecciona el buzón de impresión segura y autentifica la transacción con su ID de usuario y contraseña. – En el caso del pago con tarjeta, el alumno puede visitar la oficina de la secretaría para recargar su tarjeta. Beneficios para las instituciones – Las pequeñas instituciones también pueden establecer entornos de autoservicio – Se beneficiarán de una contabilidad precisa y de una solución de pago eficiente – Ayudarán a sus alumnos sin incrementar sus tareas administrativas o de red
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– They benefit from precise accounting and efficient payment solutions – They support their students without increasing administrative or network capabilities
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flujo de trabajo: servicio avanzado de impresión Impresión Móvil y Follow-Me
SERVICIO AVANZADO DE IMPRESIÓN impresión móvil y follow-me Los estudiantes y profesores de hoy en día, demandan cada vez más soluciones de impresión flexibles, que les ofrezcan acceso a cualquier dispositivo que esté lo más cerca posible de donde se encuentren. Quieren producir sus documentos del día a día, como la lección a impartir o los apuntes cuando quieran y desde cualquier lugar del campus. Con la impresión móvil, los alumnos usan sus portátiles o cualquier otro dispositivo móvil para imprimir páginas sueltas o documentos completos sin necesidad de instalar un driver específico. La impresión follow-me ofrece a los estudiantes la oportunidad de recoger sus trabajos de impresión lanzados desde fuera del campus y producirlos donde y cuando los requieran. Por lo tanto, la impresión follow-me evita los olvidos de los trabajos impresos y el desperdicio de papel.
– El alumno envía el trabajo desde una página web, un e-mail o un driver de impresión. Para el envío usa su ordenador o un dispositivo móvil, por ejemplo una tablet o un smartphone. – En el caso del envío desde un driver de impresión, el alumno utiliza su ordenador, que está registrado en la red. – En el caso de la página web, el estudiante se identifica y sube el trabajo. – En el caso del envío por e-mail, el alumno envía el trabajo de impresión como un adjunto. – El estudiante se autentica en un dispositivo del campus, selecciona el trabajo gracias a la función follow-me y obtiene la información de su crédito restante después de la impresión del documento. – El alumno puede transferir dinero a su cuenta mediante una web de pago estándar o pagando en metálico en la oficina de secretaría. – La solución incluye informes permitiendo a los administradores monitorizar los costes de impresión y copia y a los estudiantes chequear sus operaciones, depósitos o transacciones. Beneficios para las instituciones – Pueden ofrecer funciones eficientes de impresión segura y contabilidad – Es fácil integrar las tecnologías móviles y los alumnos ya están familiarizados con ellas – Hay una transparencia máxima sobre los costes para las instituciones y los alumnos
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SERVICIO PREMIUM DE IMPRESIÓN catálogo en línea y centro de impresión flujo de trabajo: servicio de impresión premium
Catálogos online y centro de impresión
– El estudiante o el profesor tienen su propia cuenta en el portal de impresión. – Para incrementar su crédito, pueden utilizar una web de pago o pagar en metálico en la oficina de secretaría. – Si desean enviar un trabajo de impresión, acceden al portal de impresión usando su propia cuenta a través de su ordenador, notebook o dispositivo móvil. – Seleccionan el documento del catálogo en línea o suben un documento PDF. – Seleccionan los ajustes de impresión y previsualizan las páginas antes de enviar el trabajo. Entonces el crédito de la cuenta se reduce. – En el caso del envío a un dispositivo del campus, el alumno se autentica en la máquina y libera su documento gracias a la impresión follow-me. – En el caso del envío al centro de impresión, un empleado recibe la orden de impresión con toda la información requerida para su elaboración. – Las funciones avanzadas ayudan a los administradores a monitorizar y controlar los trabajos de impresión y la capacidad de utilización de los dispositivos. Beneficios para las instituciones – Ofrecen funcionalidades de impresión bajo demanda ahorrando dinero en los documentos impresos almacenados en la tienda. – Los ajustes de presupuestos y una contabilidad precisa hacen que los escenarios de impresión bajo demanda sean muy económicos. – Los catálogos online permiten a los profesores crear contenidos personalizados para el curso.
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Además de los dispositivos de impresión y copia próximos, las instituciones educativas tienen que ofrecer soluciones para estudiantes y profesores que quieran producir trabajos complejos y de gran volumen, por ejemplo proyectos de fin de carrera, tesis, planes académicos o calendarios universitarios. Las universidades más grandes satisfacen estas demandas con centros de impresión equipados con sistemas de producción que ofrecen funciones de acabado avanzado. Los alumnos y profesores se benefician de los bajos costes para grandes volúmenes y funciones especiales como encuadernados en espiral o acabados en modo libro. Por otra parte, los catálogos en línea ayudan a las universidades a proveer a sus estudiantes del material del curso. Los profesores pueden subir fácilmente sus guiones, presentaciones y listas de referencias literarias para sus alumnos, y éstos pueden entonces acceder a los materiales y producirlos en el centro de impresión de la universidad o en el dispositivo que ellos elijan. La impresión bajo demanda del catálogo y los centros de impresión son ejemplos perfectos de cómo incrementar la eficiencia de costes en las infraestructuras educativas.
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flujo de trabajo: Copias sin Cargo
COPIAS SIN CARGO La publicidad en el dorso de las fotocopias es una oportunidad para ofrecer impresiones y copias sin cargo y establecer relaciones entre empresas privadas o privadas y públicas. Especialmente en tiempos donde las instituciones educativas están intentando haceR sus costes más eficientes mientras necesitan presentar servicios atractivos a sus estudiantes, esta oferta puede ser una solución interesante. También proporciona una oportunidad de recoger y analizar información de usuario, que puede ser útil para actividades de marketing adicionales.
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– El estudiante encuentra una pantalla de un dispositivo que pone “copias sin cargo”. – Pone su documento en el escáner y presiona el botón start del panel. – Antes de que el proceso de copia empiece, el estudiante debe de responder algunas preguntas, como por ejemplo su género o sus aficiones. – El documento copiado contiene publicidad personalizada en el reverso de cada página, basada en las preferencias dadas en el diálogo.
Beneficios para las instituciones – Oferta atractiva para los estudiantes que quieren ahorrar dinero. – Oportunidad perfecta para que las compañías privadas pongan publicidad en entornos educativos.
COMPILACIÓN DEL MATERIAL DEL CURSO Hoy en día, los estudiantes y profesores están acostumbrados a trabajar con documentos digitales en vez de con papel. Estos pueden contener originalmente información digital, como textos o tablas de aplicaciones estándares de oficina, así como contenidos de documentos que originalmente estaban en papel como artículos de periódicos o libros. Para establecer flujos de trabajo, es necesario proveer al personal educativo de soluciones confortables que permitan a los profesores y a sus secretarios compilar contenidos de diferentes orígenes, digitalizarlos y convertirlos en archivos imprimibles que puedan a su vez ser transmitidos entre compañeros o publicarse para los alumnos.
flujo de trabajo: Compilación del material del curso – El profesor o su secretario usan una aplicación de gestión documental para compilar documentos de diferentes orígenes y tipos de archivo en un documento PDF. – La aplicación permite seleccionar y combinar páginas sueltas de diferentes documentos o archivos PDF completos utilizando la función arrastrar y soltar. – El usuario puede combinar esta selección digital con documentos escaneados. – Para completar esta opción, la infraestructura también permite convertir archivos PDF de alta calidad y transmitirlos directamente a otros compañeros por e-mail u otros medios. – Como añadido a los documentos PDF, esta aplicación permite a los profesores ofrecer información por ejemplo de referencias literarias como archivos de audio a sus alumnos. Beneficios para las instituciones – Los flujos de trabajo predefinidos ahorran tiempo y dinero – Manejo eficiente de gran variedad de documentos. – Personalización del material del curso, siempre disponible y actualizado.
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flujo de trabajo: Matriculación
MATRICULACIÓN Los Sistemas de Administración de la información Escolar (SIMS) han reducido drásticamente la carga de trabajo administrativa de muchas instituciones. Para incrementar el rendimiento y por lo tanto el valor de los SIMS, es usual integrar sistemas eficientes de captura y de administración de datos. Por ejemplo, durante el proceso de matriculación los alumnos tienen que rellenar bastantes documentos digitales o en papel y entregar otros documentos como por ejemplo certificaciones. Para establecer una administración simple, pero segura de estos datos, las diferentes fuentes se tienen integrar en un archivo PDF que se protege de accesos no autorizados con contraseña y/o una encriptación.
– Los empleados de las instituciones educativas convierten todos los formularios necesarios en documentos PDF editables que se pueden enviar por e-mail a los estudiantes o a sus padres, o se pueden subir a una página web. – Los alumnos o sus padres pueden rellenar los formularios directamente en sus ordenadores. Después los pueden imprimir o devolver por e-mail, añadiendo documentos escaneados relevantes para la matriculación. – Tras la recepción de la documentación necesaria, el personal de la oficina de registro analiza todos los documentos. Sobre la base de un flujo de trabajo de escaneo automático, la información del alumno se guarda en el SIMS. – Por último, el empleado escanea también los documentos en papel, con toda la información relevante y los almacena en el SIMS usando los ajustes de seguridad recomendados. Beneficios para las instituciones – Flujo de trabajo digital fácil de modificar, elimina carga de trabajo administrativa. – El archivo digital permite el acceso integral respetando los estándares de protección de datos con información confidencial. – Incremento del rendimiento, reducción del material en papel.
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flujo de trabajo
EXPEDIENTES DE ALUMNOS La gestión moderna de expedientes académicos está basada en servidores centrales y archivos digitales de estudiantes. Por lo tanto es importante disponer de un sistema para almacenar los documentos de los alumnos en la base de datos de la universidad o en el archivador del estudiante, con un flujo de trabajo de escaneo predefinido. Por supuesto, estos procesos se deben establecer teniendo en cuenta estrictos estándares de seguridad, respetando la confidencialidad de la información de los estudiantes. Como resultado, para las funciones de administración del registro digital, cuenta con un acceso para su localización, y la posibilidad de almacenar toda la documentación relativa a cada alumno. Como consecuencia se ahorra una gran cantidad de tiempo y dinero comparado con el archivado tradicional de expedientes en papel.
Expedientes de Alumnos – La aplicación de captura y distribución de documentos se integra en el multifuncional. – El usuario, por ejemplo un empleado de la universidad, escanea el trabajo de un alumno y lo envía directamente al archivo electrónico del estudiante. – El archivo se guarda usando los estándares de seguridad recomendados. – Para respetar las regulaciones de seguridad, sólo los empleados autorizados tienen permiso para manejar la información confidencial de los alumnos y ejecutar los flujos de trabajo para almacenar los expedientes. Beneficios para las instituciones – Captura y almacenamiento automático de datos confidenciales. – Ahorro de tiempo y dinero eliminando archivo en papel. – Mejora en la clasificación y localización de expedientes.
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RESPONSABILIDADES CLAVE ENTORNO/SEGURIDAD DE LOS DATOS 10/11
ResponsibiliDADES CLAVE responsable con el medioambiente
responsabilidad en la seguridad de datos
Konica Minolta promueve estrategias sostenibles e integra perspectivas ecológicas a través del ciclo de vida de sus productos. Trabajamos hacia sociedades orientadas al reciclaje, la prevención de la polución y la minimización de riesgos potenciales.
Konica Minolta ha tomado un papel de liderazgo en el desarrollo e implementación de tecnologías de seguridad de la información en sus equipos multifuncionales. Esto sigue siendo uno de nuestros objetivos clave para ofrecer soluciones que salvaguarden la confidencialidad de la información, datos o documentos electrónicos.
Producción Ecológica – Nuestro departamento de I+D se esfuerza en innovar en ecología, por ejemplo el tóner polimerizado propietario de Konica Minolta, Simitri HD, se produce con un 33% menos de emisiones de CO2 en comparación con la fabricación del tóner convencional.
Seguridad de Red – Disponemos de estándares en seguridad de red, como también a los accesos individuales a los dispositivos y equipos de red.
Transporte Ecológico – Pequeños embalajes y una logística inteligente ayudan a reducir las distancias de transporte, volúmenes y residuos. Servicios Ecológicos – Herramientas como el Ahorro de Energía y la Calculadora Ecológica demuestran nuestra contribución con los requerimientos contemporáneos sobre el entorno. Uso Ecológico – Las funciones avanzadas en los sistemas de impresión, como la autenticación, la impresión follow-me y la previsualización de los documentos ayudan a ahorrar papel y eliminar los residuos del día a día. Reciclado Ecológico – Este área incluye el reciclado de nuestros dispositivos y consumibles como el uso de papel reciclado sin comprometer la calidad de la impresión. Información Ecológica – www.konicaminolta.eu/environment
Seguridad Personal – Los datos personales y la información procesada por un dispositivo Konica Minolta están siempre protegidos contra accesos no autorizados. Dónde se requiera, existen funciones adicionales de restricción. – Por ejemplo, la autenticación y la impresión follow-me aseguran que los documentos confidenciales solo caigan en las manos adecuadas y no puedan ser encontrados en el sistema de impresión sin pretenderlo. Seguridad Certificada – Konica Minolta se toma en serio las preocupaciones sobre la seguridad de sus clientes. Esto es por lo que cada dispositivo multifuncional bizhub está validado con el Common Criteria (CC) EAL3 o el equivalente ISO 15408. – A diferencia de muchos otros proveedores, Konica Minolta siempre tiene certificados a sus multifuncionales y asegura el nivel más alto de seguridad posible.
– Todas las especificaciones relativas a la capacidad de papel se dan para un tamaño de papel A4 de 80 g/m2. – Todas las especificaciones relativas a la velocidad de digitalización, copiado o impresión se refieren a tamaños de papel A4 que se digitalizan, copian e imprimen en modo vertical, en múltiples páginas y a una cara. – El soporte y la viabilidad de las funcionalidades y especificaciones listadas varían dependiendo del sistema operativo, aplicación, protocolo y tipo de red y de la configuración del sistema. – La esperanza de vida de cada consumible está basada en condiciones específicas de trabajo como la cobertura de la página para un tamaño en particular (5% de cobertura de un A4). – La duración real de los consumibles variará dependiendo del uso y otras variables incluyendo la cobertura, el tamaño de papel, el tipo de soporte, la impresión continua o intermitente, la temperatura ambiente y la humedad. – Algunas ilustraciones del producto pueden contener accesorios opcionales. – Las especificaciones y accesorios están basados en la información disponible en el momento de la impresión de este catálogo y están sujetas a cambio sin previo aviso. – Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error. – Microsoft, Windows y el logo de Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. – Todas las demás marcas y nombres de otros productos pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos fabricantes y se reconoce así por este medio.
Contacte con su Distribuidor Oficial de Konica Minolta:
Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, 12 28037 Madrid Tel.: 91 327 73 00 Fax: 91 327 09 00 www.konicaminolta.es