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LO MÁS IMPORTANTE PARA MÍ ES QUE LOS DOCUMENTOS SEAN SEGUROS Y COMPATIBLES

MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO LEGAL

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EL PASO SIMPLE HACIA UNA EFICIENCIA MEJORADA Los despachos de abogados generan hasta un 60% más de volumen de impresión que otras empresas de igual tamaño, en otros sectores. Resultados de diversas investigaciones muestran también que casi un 97% de los despachos de abogados mantienen archivos de copias en papel de sus casos más importantes. Al fin y al cabo, los documentos son la parte esencial de su profesión. Al mismo tiempo, dichos despachos así como los juzgados continúan utilizando métodos tradicionales de redacción y gestión de documentos, en parte debido a cuestiones de seguridad y cumplimiento.

Mantener la integridad de la información que usted recibe y evitar accesos no autorizados al contenido son dos de las principales preocupaciones en cuanto a seguridad. Otra de sus principales prioridades también es el cumplimiento tanto de la normativa vigente, como de los estándares profesionales y los requisitos de gobernanza empresarial.

Con despachos de abogados y juzgados que se enfrentan cada vez a un mayor volumen de trabajo, la gestión eficiente de documentos y la comunicación con terceras partes es de gran importancia para todos los que trabajan en el área legal, sobre todo en entornos profesionales cada vez más competitivos. Los aspectos críticos de negocio ahora son la mejora de la eficiencia del flujo de documentos, el mantenimiento de los más altos estándares de seguridad posibles y garantizar todos los requisitos de obligado cumplimiento. Aparte, los nuevos procesos de certificación y los estándares de comunicación con los juzgados y terceras partes hoy día tienen un impacto mucho más amplio en su profesión. En Konica Minolta creemos que las nuevas formas de trabajar pueden hacer que su negocio esté preparado para el futuro y le permitan concentrarse en lo que usted mejor hace: proporcionar el mejor servicio legal y ganar casos.

Dónde están sus necesidades documentales – Seguridad en la información y documentos que sus clientes le confían.

– Cumplimiento de las disposiciones legales, estándares profesionales y reglas de gobernanza empresarial.

– Productividad en la disposición de sus recursos.

– Eficiencia en sus flujos de trabajo que le permitan reducir costes y mejorar sus ingresos, por ejemplo, mediante facturas a clientes más efectivas y precisas.

Cómo le ayudan las nuevas formas de trabajar En Konica Minolta contamos con profesionalidad y experiencia en el tratamiento de imágenes, sistemas de gestión de documentos y servicios TIC para presentarle nuevas formas de trabajar que se adapten a sus necesidades actuales, mejoren su gestión documental y hagan que su flujo de trabajo sea más eficiente. Estas innovaciones pueden incluir: – Impresión, escaneo y archivo móviles: nuestras soluciones móviles para documentos permiten la impresión, el escaneo y el archivo en la nube de forma segura y fiable.

De esta forma usted podrá utilizar cualquier dispositivo móvil para imprimir por Wifi de forma segura y cómoda.

Esto le permitirá tanto a usted como a sus compañeros de trabajo y asistentes utilizar tabletas en la oficina sin que resulten una carga para su red TIC o un riesgo para la seguridad de sus datos. Curiosamente, las predicciones indican que el 90 % de todas las empresas apoyarán el uso de aplicaciones operativas mediante dispositivos móvil.

– Gestión de autenticación fiable: nuestras soluciones gestionan la comunicación de datos y la asignación de permisos de usuario, lo cual es particularmente importante en la protección de información confidencial.

– Digitalización de documentos impresos: la conversión cómoda y segura de documentos en papel a archivos digitales garantiza que usted se beneficie de un proceso, archivo y recuperación rápida, eficiente y sin esfuerzo.

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Cómo se beneficia usted Las soluciones, ofrecen grandes beneficios mediante la automatización de flujos de documentos. Los despachos de abogados se benefician de la automatización de procesos que se muestra a continuación a través de los resultados obtenidos mediante una investigación llevada a cabo por Infotrends, una empresa líder en estudios de mercado: – – – –

Desarrollo de contratos más rápido (52,3%) Comunicación más eficiente con clientes (47,7%) Procesos de divulgación más rápidos (43,2%) Comunicación entre despachos más eficiente (34,1%) – Mejora del cumplimiento de la normativa (31,8%) – Comunicación más efectiva con los juzgados (31,8%) – Privacidad e integridad mejoradas de información (27,3%)

Konica Minolta – un socio competente y de confianza para los profesionales del derecho Konica Minolta Business Solutions cuenta con años de experiencia en el área legal y proporciona una amplia gama de soluciones en gestión documental, incluyendo: – Seguridad de datos, integridad de la información, privacidad y recuperación de datos – Cumplimiento con los aspectos legales, profesionales y de gobernanza empresarial – Productividad y calidad mejoradas – Reducción de costes en el flujo de documentos y transparencia de costes – Compatibilidad con sistemas TIC Ya que no existen dos organizaciones iguales, estamos especializados en proporcionar soluciones de gestión de documentos personalizadas. Los despachos de abogados a los que prestamos servicios agradecen nuestro conocimiento del área del derecho, nuestros métodos innovadores y meticulosos así como nuestra tecnología punta. En 2014, por ejemplo, Konica Minolta ha conseguido el prestigioso premio Buyers Lab Inc. (BLI) Line of the Year por su producto multifunción A3 por cuarto año consecutivo. ¿Quiere descubrir de qué forma podemos ayudarle?

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ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO RÁPIDO DE DOCUMENTOS El almacenamiento y archivo de documentos de clientes lleva tiempo y ocupa espacio en la oficina, haciendo que su recuperación sea un proceso ineficiente y largo. La creciente competitividad en el área legal obliga a los despachos a adoptar procesos estructurados de forma inteligente así como a implantar innovaciones tecnológicas, utilizando empleados y recursos de la forma más eficiente y efectiva posible. Para dar respuesta a estas necesidades, Konica Minolta le ofrece soluciones de software para la captura, gestión y búsqueda de cualquier tipo de información.

Solución efectiva Un asistente legal puede escanear o convertir un documento contenido en el expediente de un caso en un archivo PDF editable y consultable, y guardarlo en un archivo digital. Dependiendo del tipo de documento, el asistente puede definir un flujo de trabajo personalizado, incluyendo escaneo hacia un destinatario, el formato de conversión deseado y las instrucciones de enrutado, y todo ello simplemente con presionar un botón en el panel del equipo multifunción Konica Minolta. Los documentos se pueden indexar y almacenar automáticamente en una ubicación determinada dentro de cualquier archivo digital, por ejemplo, una carpeta del escritorio, una carpeta de Windows® o un documento corporativo como Microsoft® SharePoint®. Para recuperar la información, un asistente autorizado busca a través de todos los contenidos de documentos digitalizados o convertidos. Las largas búsquedas en cajoneras y archivadores de expedientes ya son cosas del pasado.

Claros beneficios – Seguridad mejorada: – Gestión de documentos centrada en asunto.

– Disponibilidad inmediata de documentos para consultas, informes y registros.

– Exploración y tratamiento automatizado de documentos de clientes y protocolos de reuniones.

– Rápida disponibilidad de toda la información relativa a un único asunto mediante la función de búsqueda.

– Recuperación ante desastres.

– Normas de acceso a datos establecidas según rol.

– Mayor eficiencia: – Ciclo de gestión de documentos de papel a digital más corto – Menor pérdida o desubicación de datos, hojas de trabajo y expedientes – Información de búsquedas más rápida – Pistas de auditorías completas – Ahorro de tiempo en preparación de reuniones, comunicación y redacción de documentos – Ahorro de importante espacio en la oficina

Las estimaciones de los clientes de Konica Minolta indican que están experimentando un ahorro de unas 4-5 horas semanales mediante la captura, almacenamiento y archivo eficiente de documentos.

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PROCESO

CAPTURA

Proceso

ENTREGA

Directorio escritorio/home

Carpetas de redes Windows o Novell

E-mail

Fax

– Conversión a PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word

Indexación de documentos manual o automática

– Vista previa de escaneos – Configuraciones mejoradas de escáner, incluyendo eliminación de páginas en blanco – Nombrado automático de documentos

– Ver – Agrupar Cliente/Caso Carpetas

Open text Servidor de fax

– Reconocimiento de código de barras

– Hacer notas – Asegurar

– Mejora de imágenes – OCR de texto completo y zonal

– Redactar nuevo

– Firma digital Microsoft Sharepoint

Software de Legal

– Numeración Bates – Recuperación de costes – Separación automática de lotes de escaneos

Una aplicación conecta los sistemas bizhub de Konica Minolta con las aplicaciones de software de legal para una captura, distribución y gestión instantánea de la información basada en papel. Usted podrá escanear documentos de forma segura y sin interrupciones con sólo presionar un botón.

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CONSOLIDACIÓN DE DOCUMENTOS ENTRATNTES EN DIFERENTES FORMATOS El proceso de convertir, consolidar e imprimir los documentos de los clientes que llegan desde diversas fuentes y en diferentes formatos (papel, documentos de Microsoft Office, PDFs) es tedioso, largo e ineficiente en la mayoría de los bufetes de abogados. En este aspecto, Konica Minolta lo ofrece soluciones inteligentes que conseguirán liberar valiosos recursos administrativos para otro tipo de trabajos.

Solución efectiva Una vez instalada una solución de gestión de documentos de Konica Minolta, lo único que el trabajador tendrá que hacer será escanear documentos en papel o convertir archivos electrónicos a PDF y, si fuera necesario, combinar todos los PDFs resultantes en un único documento, de aspecto profesional, mediante la acción de arrastrar y soltar. Dicho PDF podría reenviarse por email directamente al juzgado, reduciendo de forma significativa el tiempo necesario para su transmisión.

ENTRADA

PC DEL CLIENTE

SALIDA

Imprimir

– PDF – Word – Excel – PPT – TIFF, JPEG

Gestión de escritorio – Búsqueda – Carpetas virtuales – Distribución arrastrar y soltar automáticamente

Almacenamiento

– – – – Gestión/proceso de PDF en red – Edición de PDF – Agrupar/separar PDF – Extraer páginas

Una aplicación le dará apoyo en la creación, organización, combinación, búsqueda y conversión de PDF’s y otros documentos.

Enviar

SharePoint Sistema ERP FTP Red

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Claros beneficios – Seguridad mejorada: – Disponibilidad continua de datos para compromisos, argumentación o exportar datos – Digitalización y proceso automático de documentos – Mínimo riesgo al trabajar con versiones obsoletas de documentos – Gestión de documentos Matter-centric – Establecimiento de reglas de acceso a datos basados en roles – Aumento de la eficiencia: – Se necesita menos tiempo para la conversión, la consolidación y la impresión de archivos – Menos datos perdidos u hojas de cálculo y archivos mal presentados – Menos tiempo necesario para buscar y recuperar la información – Presentación más rápida de los documentos a los tribunales – Registros de auditoría completos – Consistencia de documentos La investigación ha demostrado que un asistente legal puede ahorrar hasta cuatro minutos por hora en la búsqueda y comprobación de la información disponible a través de un sistema de gestión documental eficiente. Eso se suma a importantes ahorros de tiempo anuales.

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COMPARTIR DOCUMENTOS UN MISMO CASO O EXPEDIENTE DE CLIENTE Cuando usted trabaja con varios colegas en un mismo caso o expediente de cliente, es necesario compartir documentos tanto en papel, como en formato electrónico. Sin embargo, siempre existe un riesgo de traspapelar documentos o de perder tiempo trabajando con versiones obsoletas de un documento, lo que tendrá efectos negativos en la productividad y el servicio al cliente. También en este aspecto Konica Minolta le ofrece soluciones efectivas para compartir documentos de forma eficiente y segura.

Solución efectiva Cualquier empleado con autorización podría escanear un documento de entrada, convertirlo a PDF consultable y almacenarlo en un archivo digital, directamente desde el panel del equipo multifunción Konica Minolta. En ese momento, los empleados con autorización podrán localizar sus documentos en cuestión de segundos mediante un patrón de búsqueda alfanumérica o de texto. Como los documentos tienen una copia de seguridad, no existe riesgo de pérdida. Es igualmente fácil crear un sello Bates con numeración secuencial o con fecha/hora en un PDF, a fin de garantizar su autenticidad y que todo el personal trabajando en un caso utilice el mismo documento.

Claros beneficios – Seguridad mejorada: – Gestión de documentos basada en asunto – Disponibilidad consistente de datos para su posterior proceso – Recuperación ante desastres – Reglas de acceso a datos basadas en rol

– Aumento de la eficiencia: – Se requiere menos tiempo para consultar documentos – Menor riesgo de trabajar con documentos obsoletos – Menor riesgo de pérdida o desubicación de documentos

Después de instalar un sistema de gestión de documentos de última generación, usted podrá ahorrar hasta cuatro horas a la semana en la búsqueda y recopilación de información de diferentes documentos compartidos en un mismo caso o expediente de cliente.

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Claros beneficios

REDACCIÓN Y PROCESO DE DOCUMENTOS Manejar documentos en distintos formatos – papel, Microsoft Office, PDF, etc. – puede hacer que la colaboración sea no sólo ineficaz sino costosa y poco segura. Konica Minolta le ofrece soluciones de gestión de documentos que facilitan la comunicación y colaboración con una velocidad y eficiencia sin precedentes.

Solución efectiva Abogados, notarios y otros profesionales del sector pueden utilizar dicha solución de gestión de documentos para añadir notas, comentarios, sellos o marcas de agua, redactar documentos o resaltar información importante.

También pueden visualizar, organizar, priorizar y actualizar sus notas en un práctico panel de comentarios. La protección mediante clave y firma digital garantiza que la información confidencial se encuentra segura, incluso al compartir documentos. Y como los documentos se pueden compartir de forma digital, los despachos de abogados podrán reducir su costosa dependencia de las entregas urgentes para, por ejemplo, garantizar que los documentos críticos lleguen a su destino deseado, a tiempo.

– Seguridad mejorada: – Disponibilidad consistente de datos para asegurar, argumentary exportar los datos.

– Escaneo y procesado automatizado de documentos.

– Sin riesgo de trabajar con documentos obsoletos.

– Gestión documental basada en el asunto.

– Reglas de acceso a datos basadas en rol.

– Aumento de la eficiencia: – Flujos de trabajo automatizados de procesado de documentos – Se requiere menos tiempo para convertir, consolidar e imprimir archivos – Redacción más rápida de nuevos documentos – Menor cantidad de datos, hojas de trabajo o documentos perdidos o mal archivados.

– Menor tiempo necesario para búsqueda y obtención de información – Envío de documentos a juzgados más rápidamente – Registros completos de auditoría Un investigación llevada a cabo por Thompson Reuters mostró que los abogados necesitan una media de una hora por página para redactar un documento legal, pues este proceso se suele ver interrumpido con otras tareas. Los clientes de Konica Minolta calculan que los abogados podrían ahorrar hasta una cuarta parte del tiempo que actualmente emplean en redactar un documento gracias a la introducción de procesos eficientes de búsqueda y redacción de documentos.

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SEGUIMIENTO DE LAS NECESIDADES DESCUBRIMIENTO DE LAS SOLUCIONES El negocio jurídico emplea una intensiva mano de obra en la gestión de datos. Konica Minolta puede ayudarle a diseñar y optimizar flujos de trabajo de documentos, permitiéndole de esta manera emplear más tiempo y recursos en prestar servicios de carácter legal.

Más tiempo para sus clientes Al poder trabajar con confianza con todo tipo de flujos de información, podemos facilitarle una tecnología avanzada, software inteligente y soluciones personalizadas para ayudarle a mejorar su accesibilidad a documentos y su eficiencia, y a reducir su gasto mediante la digitalización de información en papel y una mayor seguridad documental.

Procesos documentales más eficientes y seguros En Konica Minolta nos centramos en las alianzas duraderas. Los contratos flexibles que ofrecemos se caracterizan por un excelente ratio precio-rendimiento y nuestro servicio postventa de primera calidad. Después de instalar tanto el hardware como el software, los conectaremos con su proveedor de software legal actual y formaremos a sus empleados en la operación eficiente y segura de los sistemas multifunción. Nuestra amplia red de representantes de ventas y técnicos de campo garantizan un servicio postventa excelente y le ayuda a maximizar el tiempo útil de sus equipos multifunción.

Servicio excepcional Creemos en las alianzas continuas en las que localizamos y evaluamos los cuellos de botella y las mejoras potenciales para su empresa. La información recogida se utiliza para implementar tecnologías existentes y novedosas a fin de reducir el gasto derivado del procesado de documentos, garantiza una rápida amortización de su inversión así como una mejora en la seguridad, productividad y efectividad de su empresa como un todo. Todo esto, en Konica Minolta, se llama Servicios de Impresión Optimizada (OPS).

OPS le ofrece una mirada completa a su infraestructura de impresión, seguridad de datos, gastos e impacto medioambiental en situaciones actuales o futuras. Nos aseguramos de que todos los departamentos involucrados en este proceso puedan identificar el potencial de ahorro y la justificación de sus inversiones. De esta manera garantizamos una solución que conecta a la perfección con sus necesidades y le permite crear el apoyo interno necesario.

Cómo se beneficia su empresa – Un único proveedor, un único punto de responsabilidad – Mínimo esfuerzo de gestión, riesgo e interferencia con sus actividades diarias.

– Reducción de costes mediante, por ejemplo, el enrutado inteligente de trabajos hacia las impresoras adecuadas.

– Procesos documentales libres de problemas.

– Procesos administrativos simplificados.

– Acceso rápido e intuitivo a los documentos necesarios – Impresión, copiado o escaneado seguro de documentos – Automatización segura de procesos de transmisión de datos.

– Implementación de cambios necesarios, paso a paso.

– Inversión de futuro. ¿Se puede permitir no tener OPS?

OPS combina la consultoría, la implementación y la operación de hardware y software a fin de desarrollar estrategias de mejora basadas en datos y cifras concretas y garantiza así la reducción de costes y procesos libres de problemas.

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RESPONSABILIDADES CRÍTICAS DEL NEGOCIO Enfoque responsable de la seguridad de datos Los equipos multifunción de Konica Minolta cumplen con los requisitos más exigentes en materia de seguridad de datos, como la ISO 15408/EAL3, y garantizan que el acceso quede restringido a empleados autorizados. El servicio de seguridad de datos incluye: – Control de accesos mediante PIN o clave que garantiza la impresión confidencial.

– Actualización de archivos de registro de usuarios y frecuencia de uso.

– Memoria RAM y seguridad de disco duro, con datos sobreescritos automáticamente al realizar una nueva entrada, y eliminación de los mismos al apagar el equipo.

– Funcionalidad segura de impresión follow-me, incluyendo registro, identificación y control de accesos para que los usuarios puedan imprimir documentos importantes de forma segura en todos los equipos disponibles.

– Escaneado encriptado, el usuario introduce una clave antes del proceso de digitalización que será necesaria en el futuro para acceder al documento.

– Protección de copias mediante marcas de agua para una detección inmediata de copias no autorizadas.

– Seguridad de red, incluyendo protección de puertos, configuraciones SSL y transmisión encriptada de datos.

– Gestión de autenticación fiable, para controlar la divulgación de datos y apropiación de permisos de usuario.

Más aún, Konica Minolta ha desarrollado un servicio único que garantiza la seguridad de los equipos multifunción mediante un paquete de funciones de hardware que se configuran en el momento de la instalación para garantizar la confidencialidad de la información electrónica, ya sea en forma de datos o documentos.

Un enfoque ecológico responsable Konica Minolta demuestra su responsabilidad por el medio ambiente mediante la promoción de estrategias sostenibles y enfoques ecológicos en todo el ciclo de vida de sus productos. Trabajamos para evitar la contaminación, por lo tanto para reducir las emisiones de CO2 promover una sociedad orientada al reciclaje, y apoyar medidas de diversidad biológica. Todo esto ayuda a reducir la huella de carbono de su parque de impresoras: – Reducción de la factura energética: equipos más eficientes energéticamente gracias a herramientas como luces LED en el escáner y los Dynamic Eco Timer (función autodidacta de uso óptimo de los modos de hibernación).

– Menos gasto de papel: funciones como la eliminación automática de páginas en blanco, impresión a doble cara por defecto, impresión follow-me y vista previa de documentos reducen el gasto de papel.

– Condiciones mejoradas de trabajo: mejor entorno de trabajo en oficina gracias a equipos con baja emisión de ruido.

– Compromiso con el reciclado: equipos y consumibles ecológicos y capacidad de funcionar con papel reciclado de alta calidad.

– Innovaciones ecológicas: el uso creciente de bioplásticos y material reciclado en productos de hardware de Konica Minolta apoyan, por ejemplo, el uso y la protección efectiva de los recursos existentes.

– Todas las especificaciones se refieren a hojas A4 y de 80 gr.

– El reconocimiento y disponibilidad de las especificaciones y funcionalidades enumeradas variará dependiendo del sistema operativo, las aplicaciones y protocolos de red, así como de las redes y configuraciones de los sistemas.

– El tiempo de vida estimado para cada consumible está basado en condiciones operativas específicas, como la cobertura de página para un tamaño de hoja determinado (5% de cobertura para A4).El tiempo de vida real de cada consumible variará dependiendo del uso y de otras variables de impresión, como la cobertura de página, el tamaño de la hoja, el tipo de medio o la impresión intermitente, la temperatura ambiente y la humedad.

– Algunas de las ilustraciones del producto muestran accesorios opcionales.

– Las especificaciones y accesorios se basan en la información disponible en el momento de la impresión de este documento y están sujetas a cambios sin notificación previa.

– Konica Minolta no garantiza que algunas de las especificaciones mencionadas estén libres de error.

– Todas las marcas y nombres de producto pueden ser marcas registradas, o marcas comerciales registradas por sus respectivos propietarios, quedando aquí reconocido.

Contacte con su Distribuidor Oficial Konica Minolta:

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, 12 28037 Madrid Spain Tel.: 91 327 73 00 www.konicaminolta.es www.ops-servicios.es