Km verticales seguros es

QUIERO MEJORAR LA EXPERIENCIA DE MIS CLIENTES A TRAVÉS DE PROCESOS EFICIENTES

MEJORA DE LOS FLUJOS DE TRABAJO DE LAS ASEGURADORAS

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INICIATIVAS INNOVADORAS PARA LA INDUSTRIA ASEGURADORA El foco principal de su industria es la gestión y la mejora de la rentabilidad de costes, la optimización de los procesos para mejorar la eficiencia y la mejora de la seguridad para prevenir la pérdida de datos. ¿Qué hay sobre los desafíos de los cambios demográficos? ¿Está utilizando la información de su base de datos para ofrecer a sus clientes productos hechos a medida?, ¡nuestras soluciones lo hacen posible!

Como en la industria de los seguros se generan montañas de papel, una de las formas más eficaces de optimizar los procesos es digitalizarlos. Cambiar del papel a digital aumenta la eficiencia y ayuda a retener los clientes existentes y atrae a nuevos con un rendimiento mejorado y seguro para el tratamiento de datos.

Las soluciones de Konica Minolta le ayudarán a superar estos desafíos críticos de la gestión de documentos.

Sistemas multifuncionales de oficina con tecnología de vanguardia que ofrecen capacidades avanzadas de

copiado, impresión y escaneado, facilitan la creación de flujos de trabajo que transforman los documentos físicos en datos listos para ser procesados, editados, almacenados y archivados en sus base de datos. Nuestras soluciones económicas le permiten beneficiarse de la automatización y el control de procesos, sin que ello interfiera con sus sistemas actuales. Además, nuestras soluciones de hardware y software están diseñadas específicamente para cumplir con la normativa de seguridad y protección de datos que las empresas aseguradoras desean garantizar a sus clientes.

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¿Cómo se puede beneficiar de nuestras soluciones?

– Digitalización de los flujos de trabajo en papel Nuestras soluciones rápidas de escaneo, distribución y archivo gestionan de forma eficiente los documentos, organizan los flujos de trabajo, mejoran el sistema actual de seguridad backend, simplifican la distribución y aceleran la producción de impresiones seguras tanto en color de alta calidad como en blanco y negro económico.

– Mejora de la eficiencia con la automatización de creación de contenidos Nuestra solución automatiza completamente el proceso de aprobación y creación de documentos, eliminando errores y ahorrando tiempo.

– Impulso del crecimiento Con la impresión propia o bajo demanda del material de marketing y venta se ahorra tiempo y dinero. Le ofrecemos un amplio espectro de soluciones, que van desde la impresión personalizada a la transformación y conversión de datos, permitiéndole mejorar y organizar sus aplicaciones de impresión del datacenter y conseguir un mayor control.

– Control de las operaciones y costes de impresión Podemos conseguir crear un impacto real y duradero, con el control de costes de impresión, copiado y escaneado. Nuestras soluciones permiten repercutir costes dentro de la propia empresa, reduciendo las actividades financiadas de manera centralizada, como: – Gestión centralizada de usuarios y funciones – Asignación e imputación de costes – Gestión de presupuestos y cupos – Informes detallados de impresiones y costes

Ante las difíciles condiciones de mercado que amenazan a las aseguradoras en la actualidad, le ayudamos a reducir costes administrativos, a ofrecer servicios más eficientes y a mejorar su habilidad de centrarse en su principal objetivo, que es el de dedicar más tiempo al cliente. Los flujos de trabajo automatizados y la recuperación inmediata de datos le permiten ahorrar tiempo y costes y mejorar su atención al cliente.

Nosotros le llevamos un paso más allá.

Para más información sobre lo que Konica Minolta ofrece a las compañías aseguradoras, visite: insurance.konicaminolta.es

Garantías de seguridad Le ayudamos a cumplir la normativa vigente en protección de datos. Comprendemos la confidencialidad de los documentos que usted recibe y le proporcionamos herramientas sofisticadas para la investigación de cualquier suceso no habitual.

Electronic Content Management (ECM) Tome el control de su información y contenido corporativos y encuentre todos los datos importantes al momento. Conecte la información de su empresa, establezca una plataforma centralizada de colaboración y organice el flujo de documentos en toda su empresa.

DIGITALIZACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO

ORIGINALMENTE EN PAPEL

Cuando un cliente nuevo desea asegurar activos o pasivos de su empresa, es necesario recopilar información clave, bien por el asegurado, por el agente o por el evaluador de riesgos. Esta información se puede obtener en formato digital, pero en la mayoría de casos suele procesarse en papel, y se archiva en una única ubicación, con acceso limitado sólo a empleados autorizados. Una vez aceptado el presupuesto, es necesario elaborar el texto completo de las condiciones de la póliza para su posterior envío al cliente. Podemos transformar este proceso en un flujo de trabajo digital mucho más eficiente y que garantiza el cumplimiento de los requisitos fundamentales.

Beneficios de la eficiencia mejorada para usted Digitalice sus documentos de forma segura y sin interrupciones con sólo pulsar un botón en uno de nuestros multifuncionales. Las soluciones de escaneado que estos equipos ofrecen hacen posible el indexado, almacenado y recuperado automático de documentos, lo que le permite acceder fácilmente a sus archivos siempre que los necesite, conectando directamente sus aplicaciones de software financiero. Las funciones de seguridad en nuestros equipos (por ejemplo, autorización de usuario para escanear, copiar e imprimir trabajos) evitan los riesgos de seguridad y proporcionan una protección integral a datos e información confidencial en todo momento.

Beneficios clave Seguridad mejorada: – Eliminación de la vista de datos confidenciales en el escritorio, durante el procesado – Gestión documental según asunto – Disponibilidad inmediata de documentos de consulta, informes y registros – Escaneado y procesado automático de documentos de cliente y requisitos de cumplimentado – Disponibilidad inmediata de información relativa a cualquier asunto con la función de búsqueda – Recuperación de desastres – Reglas de acceso a datos según funciones

Eficiencia mejorada: – Intervalo reducido, desde la cotización a la entrega y de la prueba de disponibilidad de cobertura – Ciclo rápido de gestión de papel a digital – No más datos, archivos u hojas de datos extraviados o mal archivados – Búsquedas rápidas de información – Huella integral de auditorías – Ahorro de tiempo en la preparación de reuniones, comunicados y en la redacción de documentos – Ahorro de espacio en la oficina

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PROCESADO

ENTREGA

Procesado

CAPTURA

– Conversión a PDF, PFD/A, TIFF, JPEG, Excel, Word

Escritorio/ Directorio

Carpetas red Windows o Novell

– Vista previa escaneado

Indexado manual o automático de documentos

– Funciones mejoradas de escaneado, incluye eliminación de páginas en blanco – Nombrado automático de archivos

– Ver E-mail

– Mejora de imágenes

Cliente/ carpetas

– Asegurar

– Reconocimiento c. barras

– Firma digital

– Numeración Bates

– Separado automático de grupos de escaneos

– Redactar – Anotar

– Texto OCR completo, OCR zonal

– Recuperación de costes

– Fusionar

Microsoft Sharepoint

Sistema de gestión de riesgos del bróker o la aseguradora

La forma más efectiva de capturar, distribuir automáticamente y almacenar documentos de forma segura.

Los clientes de Konica Minolta estiman que ahorrar un gran número de horas semanales gracias a la eficiencia en tareas de captura, almacenado y archivado de documentos.

Cómo se beneficia su organización del manejo flexible de documentos Los usuarios autorizados pueden imprimir sus trabajos en cualquier equipo de cualquier ubicación en red mediante una solución de nube privada. Nuestras soluciones de impresión móvil ofrecen la flexibilidad que sus trabajadores necesitan. La información aportada se facilita de forma inmediata a todos los usuarios autorizados.

Herramienta de control de costes – funciones clave: – – – – – –

Autenticación de usuario Impresión follow-me Rutas basadas en reglas Funciones de contabilidad Visualización gráfica de informes y estadísticas Impresión móvil

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MEJORA DE PROCESOS DE UNA ASEGURADORA ENTRADA

FLUJO DE TRABAJO

SALIDA Imprimir Impresión follow-me

Sistema de gestión de riesgos del bróker y la seguradora – ERP – MIS Aplicaciones de oficina – PDF – DOCX – XLSX – PPTX – TIFF – JPEG Web-based – Solicitud de cobertura de seguro – Formulario de solicitud – Formulario de notificación de ajuste de mitad de trimestre

Captura – Solicitud de cobertura de seguro – Formularios de solicitud – Formulario de notificación de ajuste de mitad de trimestre

Impresión segura

Validación/aprobación – E-mail al bróker/seguro – Formulario web de aprobación

Archivar

Creación de contenido – Cotización – Carta de aceptación/rechazo – Póliza – Texto completo de la póliza – Solicitud de cobertura – Formulario de solicitud – Formulario de notificación de ajuste de mitad de trimestre

Enviar

Distribución – Ensobrado – Envío – E-mailing – Archivado

Nuestras soluciones digitalizadas le ayudan a estandarizar y automatizar todos sus procesos, desde la cotización inicial hasta el pago de una incidencia.

Los procesos en papel, como los relativos a formularios, documentos y reclamaciones, han pasado a la historia, acelerando los procesos y mejorando la satisfacción del cliente. También permite a los brokers, agentes y aseguradoras realizar búsquedas de información clave inserta en dichos documentos.

El proceso completo de cotización, incluyendo la interacción con el asegurado, se puede gestionar sin utilizar ni un solo papel. El bróker podrá confirmar la cobertura simplemente con la aceptación de la cotización por parte del cliente. La póliza de seguro y su texto completo se elaborarán mediante un proceso totalmente automático.

Durante todo este proceso, la seguridad y confidencialidad de los datos del cliente permanecen totalmente seguros.

Cómo se beneficia su organización de estas soluciones digitalizadas – Sin introducción de datos manuales en el sistema; evite los errores y omisiones derivadas de ello – Impresión de las condiciones de una póliza, facturas, formularios, confirmaciones, certificados, etc., en cualquier impresora – Recuperación rápida de información necesaria y reducción de costes de atención al cliente, gracias al archivado digital – Creación inteligente de contenido, como compilaciones automáticas de cotizaciones, con sus respectivas garantías y condiciones – Selección de distribución de documentos, por ejemplo, impresión inmediata de cotizaciones para clientes, o envío de información por e-mail – Procesado fácil y automático de documentos con flujos de trabajo determinados que ponen en marcha acciones como el almacenado, impresión de comunicados, reenvío de correspondencia a clientes, brokers o aseguradoras, etc.

Viaje sin papeles, sólo con formularios electrónicos Sobre el terreno (procesos de ventas, consultorías o visitas a siniestros), el papel se utiliza todavía con asiduidad para capturar datos in situ (piense, por ejemplo, en un siniestro).

Sin embargo, la recogida de datos y cumplimentado de formularios a mano tiene sus desventajas. Con nuestras soluciones, los peritos y comerciales podrán descargar fácilmente y de forma inmediata todos los formularios y documentos necesarios en sus dispositivos móviles (iOS o

Android). Al finalizar cada visita, sólo será necesario completar los documentos con la información relevante, incluyendo texto, fotografías, notas, cifras y fechas, y una firma electrónica, si fuera necesaria. Al finalizar, pulse en “enviar” para cargar toda la información en el sistema informático de su empresa al momento, aportando datos en tiempo real y poniendo en marcha un seguimiento inmediato.

DISEÑO HTML

Diseño de formularios html y utilice datos de cualquiera de sus sistemas

Capture y guarde los datos según se reciben y genere procesos

Signature

DATA

DATOS

✔ ✔

CRM

ERP

CAPTURA

DATA

CONECTAR

Distribución a personal sobre el terreno

Mejore sus documentos con datos de geolocalización (GPS), notas manuscritas y fotografías

Validar antes de enviar

Reenvíe los datos de forma segura a sus sistemas Inicie procesos, archive y comparta

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MEJORE LA RELACIÓN CON SUS CLIENTES CON EL USO DE BIG DATA Su sistema maneja mucha información sobre sus clientes. ¿Por qué no hacer un mejor uso de ella? Nuestras soluciones le periten establecer contactos con clientes actuales y ofrecerles nuevas ofertas y productos, nuevas oportunidades de negocio o nuevos servicios de gestión de riesgos o, simplemente, mantener activo el contacto con ellos. Usted podrá invitar a clientes concretos a reuniones exclusivas para hablar de negocios. Las posibilidades de intensificar su relación con el cliente son prácticamente ilimitadas.

Con la información de que usted ya dispone y con nuestras soluciones de gestión documental, podrá diseñar cartas e invitaciones personalizadas que consigan captar la atención de sus clientes.

Ventas cruzadas y adicionales: marketing directo para mailings más efectivos Podemos facilitarle una herramienta muy atractiva para su marketing directo, gestión de relaciones con clientes (CRM), publicidad, política de producción y, por supuesto, automatización de envíos en una campaña de mailing.

Usted podrá personalizar el contenido de cualquier comunicación impresa, incluyendo los envíos directos, comunicados, contratos, colaterales personalizados, catálogos y mucho más, y comunicarse con el cliente de forma que siempre se traten los temas que más le interesan.

TransPromo para impulsar un negocio ¿Por qué no convertir las comunicaciones con su cliente en una forma efectiva de transmitir mensajes de gran relevancia, como información publicitaria personalizada?

TransPromo (transacción + promocional) lo hace posible.

En la mayoría de los casos, la información necesaria para una acción TransPromo ya se encuentra disponible en su base de datos. Usando un software específico, se crea el documento TransPromo necesario. Podemos facilitarle todo el conocimiento, el hardware y el software para elaborar campañas personalizadas. El beneficio para su empresa está en la mejora de la eficiencia de costes gracias al uso de publicidad dedicada en documentos transaccionales.

Impresión de dato variable (VDP) para una relación más estrecha con el cliente El marketing one-to-one es la estrategia de CRM ideal ya que facilita la interacción personalizada con el cliente.

Le permite comunicarse con cada uno de sus clientes de forma única e individualizada, empleando imágenes y texto específicos, saludos personales y referencias exactas. Con un objetivo específico en el interés del cliente, el marketing one-to-one mejora la tasa de respuesta, optimiza la productividad, mejora la fidelidad del cliente y maximiza el retorno de la inversión en marketing.

Servicio mejorado – – – –

Documentación precisa Entrega más rápida Archivo digital de documentos Impresión virtual bajo petición

Mejores negocios – – – –

Mayor satisfacción del cliente Proceso práctico, sin errores Gran ahorro de costes Información más accesible

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Campañas de mailing directo 1. El departamento de marketing elabora una campaña para un sector específico de la base de datos de clientes con una oferta personalizada: un folleto elaborado mediante un proceso de impresión único que contiene mensajes personalizados para cada destinatario.

2. Según el volumen de impresión, el folleto se elabora en una impresora de grupo o en el CRD de la empresa.

CUALQUIER OFERTA PERSONALIZADA Impresora de grupo

Elementos gráficos

CRD

Documentos TransPromo 1. Para conseguir ingresos adicionales, el departamento de ventas podría incluir información sobre un producto recientemente adquirido por el cliente, o información concreta obtenida a partir de otras comunicaciones con el cliente.

2. La información se fusiona con otros datos y se filtra específicamente para cumplir con los requisitos del departamento de ventas.

3. Se envía entonces un mailing personalizado a cada destinatario por correo ordinario, a un teléfono/tableta o por e-mail.

Cualquier diseño

Base de datos

Datos

Correo personalizado

Algunos ejemplos de flujos de trabajo típicos

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DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES Y PROPUESTA DE SOLUCIONES Las organizaciones que se preocupan por sus costes piensan constantemente en formas de ahorrar tiempo y dinero.

Una forma de hacerlo es mediante la gestión eficiente de sus flujos de trabajo e infraestructuras de impresión y escaneado. Nuestro programa de Servicios de Impresión Optimizada (OPS) ayuda a estas organizaciones a evaluar su flujo de documentos, monitorizar sus impresiones y escaneados y medir y controlar sus costes de forma más efectiva.

Para reducir el número de alertas de servicio o solicitud de tóner, esta información se puede trasladar automáticamente a Konica Minolta y poner en marcha así los procesos de entrega. Esto permite también que las impresoras y multifuncionales funcionen a pleno rendimiento el máximo tiempo posible. Nuestro software permite a las aseguradoras desarrollar una hoja de ruta de consolidación de funciones y de sustitución de equipos infrautilizados. Y, por último, le ayudamos a reducir las copias e impresiones innecesarias, reduciendo así los residuos y aprovechando al máximo el poder de ahorro de los registros digitales.

Cómo funciona

Potencial de ahorro Una estrategia optimizada de escaneado e impresión permite a una organización ahorrar una media de: – – – –

40 % en costes de soporte 25 % en consumibles 20 % en reparaciones 5 % en instalaciones y actualizaciones

Combinamos la consultoría, la implementación de hardware y software y los conocimientos operativos para desarrollar estrategias de mejora específicas según cifras y datos concretos.

– Consultoría: análisis de la infraestructura de impresión actual e identificación de oportunidades de mejora de la productividad, eficiencia de costes y seguridad de datos mediante una configuración adecuada de los equipos.

– Implementación: migración de la infraestructura actual a una solución óptima, diseño y ejecución de la promoción interna y la campaña de concienciación que garantice la aceptación de los usuarios.

– Gestión: garantía de que sus equipos funcionan a pleno rendimiento con un servicio de soporte de primera línea y monitorización remota

Beneficios para su organización – Proveedor único: punto único de responsabilidad – Tareas de gestión, riesgos e interferencias minimizadas en el día a día – Reducción de costes mediante el enrutado inteligente de trabajos a la impresora más adecuada – Procesos documentales sin problemas – Procesos de administración más sencillos y eliminación de información redundante – Acceso a datos rápido e intuitivo para el procesado de archivos de cliente – Seguridad para sus registros impresos, copiados y escaneados – Procesos seguros automatizados de transmisión de datos – Verificación de que los servicios de procesado de documentos funcionan correctamente

LA SEGURIDAD PRIMERO – DATOS MEDIOAMBIENTALES Una actitud de “seguridad primero” hacia la seguridad de datos y el medio ambiente es esencial para cualquier organización. Al confiar sus procesos de captura de documentos, distribución y administración a Konica Minolta, usted estará trabajando con una empresa líder en seguridad de datos y normativa ambiental.

Seguridad fiable de datos Al dar prioridad a la seguridad de datos en todas nuestras soluciones de documentos, aportamos claros beneficios para todas las organizaciones: – Integración segura de red: nuestra IEEE 802.1X SSL y los métodos de protocolo de autenticación IPsec permiten una fácil integración en redes protegidas así como una comunicación de red segura. Prácticamente todos nuestros sistemas multifuncionales cumplen con los altos estándares de seguridad de la norma ISO 15408 EAL3 / EAL2.

– Documentos confidenciales protegidos: nos aseguramos de que los datos confidenciales permanecen seguros, en el disco duro o en las bandejas de salida de una impresora, con soluciones como cifrado de datos, borrado seguro, protección de copia con marca de agua y firmas PDF. – Control de acceso y permisos de usuarios: los permisos de acceso a las impresoras se pueden definir individualmente para cada usuario, mediante tarjeta magnética, código PIN o un escaneo biométrico de venas dactilares.

– Impresión segura: antes de imprimir un trabajo en un equipo, es necesaria la autenticación del usuario, con la función de “impresión segura”, y evitar así que un trabajo acabe en las manos equivocadas.

Responsabilidad medioambiental demostrada Konica Minolta confirma su responsabilidad hacia el medioambiente con la promoción de estrategias sostenibles y enfoques ecológicos en todo el ciclo de vida de sus productos. Trabajamos para fomentar sociedades concienciadas con el reciclaje, para prevenir la contaminación y minimizar riesgos potenciales. Todo ello contribuye a reducir la huella de carbono de su parque de impresoras y multifuncionales. Los beneficios incluyen: – Reducción del consumo de energía: más equipos con eficiencia energética gracias a herramientas como el Dynamic Eco Timer (o definición de la función on/off automática), escáner LED y Eco Print – Reducción del consumo de papel: menos papel en la elaboración de documentos gracias a la impresión a doble cara por defecto y/o la impresión opcional de múltiples páginas en una hoja.

– Menos gasto de papel: reducción del gasto de papel gracias a funciones como la eliminación automática de páginas en blanco, la impresión follow-me, a doble cara por defecto y vista previa de documentos.

– Mejora de las condiciones de trabajo: máquinas más silenciosas que contribuyen a un mejor ambiente de trabajo.

– Compromiso con el reciclado: equipos y consumibles reciclables, uso de plásticos reciclados (PC/PET) en las estructuras exteriores.

– Innovaciones ecológicas: tóner polimerizado elaborado con un tercio de las emisiones de CO₂ que un tóner convencional.

En septiembre de 2014, Konica Minolta, Inc. (Konica Minolta) fue incluida en el Índice Dow Jones Mundial de Sostenibilidad (DJSI World) por tercer año consecutivo en reconocimiento a su labor económica, medioambiental y social.

Para más información sobre nuestras certificaciones ambientales, visite www.konicaminolta.eu/environment

–– Todas las especificaciones relativas a la capacidad de papel se dan para un tamaño de papel A4 de 80 g/m2.

–– El soporte y la disponibilidad de las especificaciones mencionadas varían dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red, así como de la red y de las configuraciones del sistema.

–– La vida esperada de cada consumible está basada en condiciones específicas de funcionamiento tales como la cobertura de tóner en la página para un tamaño determinado (5% de cobertura para un A4).

–– La vida real de los consumibles cambiará dependiendo de otras variables de impresión incluyendo la cobertura en la página, el tamaño de la página, el tipo de medio, la impresión continua o intermitente, la temperatura ambiente o la humedad.

–– Algunas de las ilustraciones contienen accesorios opcionales.

–– Las especificaciones y los accesorios mencionados están basados en la información disponible en el momento de la creación de este documento y están sujetas a cambio sin previo aviso.

–– Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error.

–– Todas las marcas y nombres de productos pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y así queda reconocido.

Konica Minolta Business Solutions Spain, S. A. Albasanz, 12 28037 Madrid Tel.: 91 327 73 00 info@konicaminolta.es www.konicaminolta.es

07/2015

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