-
ราง -
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual) สํานักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบขาราชการ (ก.พ.ร.)
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
วัตถุประสงคของหลักสูตร เพื่อใหผูเขารับการอบรม • มีความรู ความเขาใจ ในหลักการหรือแนวทางในการจัดทําเอกสารที่ จําเปนในองคกร • เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล • สามารถจัดทําคูมือการปฏิบัติงานของหนวยงานตนเองไดอยางมี ประสิทธิภาพ • สามารถนําเครือ่ งมือตาง ๆ เพื่อมาชวยในการวิเคราะหและชวยในการ ปรับปรุงกระบวนการทํางานในหนวยงานตนเองได • เขาใจและทราบประโยชนในการควบคุมเอกสารและวิธีการควบคุม คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
หัวขอการฝกอบรม 1. ภาพรวมของระบบเอกสารภายในองคกร 2. โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร 3. ประเภทของเอกสารตาง ๆ ในองคกร 4. วัตถุประสงคและประโยชนของเอกสารแตละประเภท 5. ลักษณะของเอกสารการปฏิบัติงานที่ดี 6. คุณสมบัติและทักษะของผูจ ัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน 7. ขั้นตอนในการจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน 8. แนวทางและเทคนิคในการจัดทําเอกสารประเภทตาง ๆ 9. เมื่อใดตองปรับปรุงคูมือ และปรับปรุงอยางไร 10. ปญหาและอุปสรรคในการจัดทําคูมือ 11. การแกไขและปองกัน 12. การควบคุมเอกสารที่เปนมาตรฐานสากล คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
คําจํากัดความ เอกสารคืออะไร • สิ่งหรือสื่อที่ใชอธิบายถึงทิศทาง แนวทาง ขั้นตอนหรือวิธีการ ปฏิบัติงาน โดยอาจจะอยูในลักษณะตาง ๆ เชน ระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงาน วิธีการทํางาน รูปภาพ แบบฟอรม เปนตน
การจัดทําเอกสารคืออะไร • การกําหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไวเปนลายลักษณอักษร เพื่อใชในการติดตอสื่อสารหรือเปนแนวทางในการปฏิบัติงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ภาพรวมดานเอกสารภายในองคกร (Documentation Overview) เอกสารของแตละองคกรมักประกอบดวย – – – – –
เอกสารแสดงวิสัยทัศน ภารกิจ นโยบาย และวัตถุประสงค ขององคกร คูมือคุณภาพ (Quality Manual) ระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงาน (Procedure) วิธีการทํางาน (Procedure/Work Manual/Work Instruction) เอกสารจากภายนอกที่จําเปนตองใชในการปฏิบัติงาน (Support Document)
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
แบบฝกหัด A • แบบฝกหัด A : โครงสรางของเอกสารในองคกรที่ดี • เวลาในการทํากิจกรรม : 5 นาที • แบบฟอรม A
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร โดยทั่วไปแบงเปน 4 ระดับ คูมือคุณภาพ (Quality Manual)
1
ระเบียบปฏิบัติงาน (Procedure Manual), คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
2 3
วิธีปฏิบัติงาน/วิธีการทํางาน ( Work Instruction)
4
แบบฟอรม, บันทึกและเอกสาร สนับสนุน (Form, Record and
Support document) คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ระดับที่ 1: คูม ือคุณภาพ คูมือคุณภาพ (Quality Manual) • ระบุรายละเอียดขององคกร และนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ ของ องคกร • ประกอบดวยกระบวนการตางๆที่อยูใ นความรับผิดชอบขององคกร • อางอิงถึงระเบียบปฏิบัติที่สนับสนุนนโยบายขององคกรและ กระบวนการ • อธิบายปฏิสัมพันธของแตละกระบวนการภายในองคกร
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
โครงสรางของคูมือคุณภาพ ประกอบดวย – – – – – –
วัตถุประสงค/ขอบเขตขององคกร ขอมูลแนะนําองคกร ประวัติองคกร โครงสรางองคกร หนาที่ความรับผิดชอบ นโยบายขององคกร (นโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ) ผังกระบวนการภายในองคกร รายละเอียดของแตละกระบวนการโดยสังเขป
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ประโยชนของคูมือคุณภาพ • เปนแนวทางใหกับเจาหนาที่ทราบถึงนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ ขององคกร • ใชอธิบายจุดประสงคและโครงสรางองคกร • สรางความประทับใจใหแกบุคคลทั่วไป ใหมีความมั่นใจมากขึ้น • ใชอธิบายรายละเอียดของกระบวนการ • เปนพื้นฐานสําหรับผูบริหารใชในการทบทวนและตรวจติดตาม ระบบบริหารคุณภาพภายใน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ / คูมือการปฏิบัตงิ าน (Procedure / Work Manual) • เปรียบเสมือนแผนที่บอกเสนทางการทํางานที่มีจุดเริ่มตน และสิ้นสุดของกระบวนการ • ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการตางๆ ของ องคกรและวิธีควบคุมกระบวนการนั้น • มักจัดทําขึ้นสําหรับลักษณะงานที่ซับซอน มีหลายขั้นตอนและ เกี่ยวของกับคนหลายคน • สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการ ปฏิบัติงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
วัตถุประสงคของการจัดทํา ระเบียบปฏิบัต/ิ คูม อื การปฏิบัติงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
เพื่อใหการปฏิบัติงานในปจจุบันเปนมาตรฐานเดียวกัน ผูปฏิบัติงานทราบและเขาใจวาควรทําอะไรกอนและหลัง ผูปฏิบัติงานทราบวาควรปฏิบัติงานอยางไร เมื่อใด กับใคร เพื่อใหการปฏิบัติงานสอดคลองกับนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ และเปาหมายขององคกร เพื่อใหผูบริหารติดตามงานไดทุกขั้นตอน เปนเครื่องมือในการฝกอบรม ใชเปนเอกสารอางอิงในการทํางาน ใชเปนสื่อในการประสานงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
โครงสรางของระเบียบปฏิบัต/ิ คูม อื การปฏิบัติงาน ประกอบดวย 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
วัตถุประสงค ขอบเขต คําจํากัดความ ความรับผิดชอบ ระเบียบปฏิบัติ (ขั้นตอน) เอกสารอางอิง แบบฟอรมที่ใช เอกสารบันทึก
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ราง ประโยชนของการจัดทําระเบียบปฏิบัต/ิ คูมือการปฏิบัติงาน -
• • • • • • • • • • • • • •
ไดงานที่มีคุณภาพตามที่กําหนด ผูปฏิบัติงานไมเกิดความสับสน แตละหนวยงานรูงานซึ่งกันและกัน บุคลากรหรือเจาหนาที่สามารถทํางานแทนกันได สามารถเริ่มปฏิบัติงานไดอยางถูกตองและรวดเร็วเมื่อมีการโยกยายตําแหนงงาน ลดขั้นตอนการทํางานที่ซับซอน ลดขอผิดพลาดจากการทํางานที่ไมเปนระบบ ชวยเสริมสรางความมั่นใจในการทํางาน ชวยใหเกิดความสม่ําเสมอในการปฏิบัติงาน ชวยลดความขัดแยงที่อาจเกิดขึ้นในการทํางาน ชวยลดการตอบคําถาม ชวยลดเวลาในการสอนงาน ชวยใหการทํางานเปนมืออาชีพ ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรับปรุงงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ระดับที่ 3: วิธีปฏิ ิ งาน/วิธีการทํางาน ปฏิบัตงา (Work Instruction) • วิธีการปฏิบัติงานจะมีรายละเอียดวิธกี ารทํางานเฉพาะ หรือแตละขั้นตอนยอยของกระบวนการ เปนขอมูล เฉพาะ คําแนะนําในการทํางานและรวมทั้งวิธีทอี่ งคกร ใชในการปฏิบัติงานโดยละเอียด
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การจัดทําเอกสารวิธีปฏิบัติงาน • มีลักษณะดังนี้ – ไมมีโครงสรางที่ชัดเจน เขียนไดหลายลักษณะตามความ เหมาะสมของงาน – ควรเขียนใหเขาใจงาย มีความยืดหยุนและรัดกุม – ใชคําศัพทใหเหมาะสมกับผูใชงานเอกสาร – อาจเปนขอความ Flow chart รูปภาพ รูปการตูน หรือวีดิโอ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ประโยชนของเอกสารวิธีปฏิบัติงาน • ผูปฏิบัติงานทราบรายละเอียดและทํางานไดอยางถูกตอง • ทราบถึงตําแหนงงานที่รับผิดชอบ • ทราบถึงเทคนิควิธีการทํางาน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ระดับที่ 4:แบบฟอรม บันทึกและเอกสารสนับสนุน เปนเอกสารที่ใชในการทํางานเพื่อใหงานนั้นๆ มี ความสมบูรณ • แบบฟอรม (Forms) – ใชสําหรับลงบันทึกผลการทํางานและผลลัพธที่ไดจากการ ทํางานในระบบบริหารคุณภาพ
• บันทึก (Record) – จะถูกเก็บไวสําหรับการเรียกออกมาใชและควบคุมตาม กระบวนการควบคุมบันทึก
• เอกสารสนับสนุน (Support Document) – เอกสารที่ใชอธิบายรายละเอียดปลีกยอยในการทํางานใน รูปแบบที่องคกรมีใชอยู เชน พระราชบัญญัติ กฎหมาย หนังสือชีแ้ จง มาตรฐานตาง ๆ เปนตน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนับสนุน • • • •
ชวยใหการทํางานนั้นๆ มีความสมบูรณ ครบถวน เปนเอกสารอางอิงในการทํางาน ชวยใหไมทํางานผิดขั้นตอน ชวยปองกันอุบัติเหตุ ทํางานไดอยางปลอดภัย
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
สาเหตุที่หลายองคกรไมจัดทําคูมอื • อางอิงบุคคลในหนวยงานทีท่ ํางานมานาน มีประสบการณสูง จึงไมเห็น ความจําเปนในการจัดทําคูมือ • บางหนวยงานมีลักษณะงานที่ไมซ้ําซอน มีขั้นตอนนอยและตายตัวไมมี การเปลีย่ นแปลง จํานวนบุคลากรไมมากจึงไมเห็นความจําเปนในการ จัดทําคูม ือ • บางหนวยงานไมเคยมีคนใหมเขามาทํางาน คนเดิมหรือคนปจจุบันรูง าน หมดแลว จึงไมเห็นความจําเปนในการจัดทําคูมือ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
แบบฝกหัด B • แบบฝกหัด B : วิเคราะหเอกสารระเบียบปฏิบัติหรือ คูมอื การปฏิบัติงานของทาน • เวลาในการทํากิจกรรม : เตรียม 5 นาที • แบบฟอรม B
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางเอกสารการปฏิบัติงาน ระเบียบปฏิบัติหรือคูมือการปฏิบัติสําหรับกระบวนการที่ปฏิบัติประจํา ไดแก • • • • •
การจัดซื้อจัดจาง การจัดการฝกอบรม การตรวจสอบภายใน การนิเทศงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน
ระเบียบปฏิบัติหรือคูมือการปฏิบัติสําหรับโอกาสพิเศษหรือเฉพาะกิจ ไดแก • • •
การเตรียมงานฉลองสิริราชสมบัติครบ 60 ป การเตรียมการตอนรับราชอาคันตุกะที่เสด็จรวมงาน การประชุม APEC คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ลักษณะของเอกสารการปฏิบัติงานทีด่ ี • • • • • • •
กระชับ ชัดเจน เขาใจไดงาย เปนประโยชนสําหรับการทํางานและฝกอบรม เหมาะสมกับองคกรและผูใชงานแตละกลุม มีความนาสนใจ นาติดตาม มีความเปนปจจุบัน (Update) ไมลาสมัย แสดงหนวยงานที่จัดทํา วันที่บังคับใช มีตัวอยางประกอบ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
คุณสมบัติและทักษะ ของผูจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน คุณสมบัติ • มีความรูความเชีย่ วชาญในการ ปฏิบัติงานเรื่องนั้น ๆ • เปนคนชางสังเกต • เอาใจใสในรายละเอียดของการ ปฏิบัติงาน • รูทฤษฎีและความรูพื้นฐานของการ วิเคราะหระบบงาน • รูหลักการสื่อสารในรูปแบบตาง ๆ • รูเทคโนโลยีสมัยใหม คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ทักษะ • ทักษะการวิเคราะห (Analysis Skills) • ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) • ทักษะออกแบบ (Design Skills) • ทักษะการประเมินผล (Evaluation Skills)
-
ราง -
ใครบางที่เกีย่ วของ • • • •
ผูปฏิบัติงานในกระบวนการ ผูจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน ผูอนุมัติ ผูอาน – ภายในองคกร • ผูบริหาร • รัฐบาล • ขาราชการ
– ภายนอกองคกร • ประชาชน • ผูเ ขาชมงาน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
12 ขั้นตอนการจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ศึกษารายละเอียดของงานจากเอกสาร สังเกตการปฏิบัติงานจริง จัดทํา Work Flow อยางงาย จัดทํารายละเอียดในแตละขั้นตอน มีการทดสอบโดยใหผูปฏิบัติงานอาน และผูที่ไมได ปฏิบัติงานอาน ตรวจสอบกับนิติกร วามีประเด็นใดขัดตอกฎหมาย หรือ กฎระเบียบของทางหนวยงานหรือไม หากมีใหแกไข ปรับปรุง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
12 ขั้นตอนการจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน (ตอ) 7. 8. 9. 10. 11. 12.
ขออนุมัติ บันทึกเขาระบบการควบคุมและแจกจายเอกสาร ดําเนินการแจกจายหรือเผยแพร ดําเนินการฝกอบรมหรือชี้แจงวิธีการใช มีการทดสอบความเขาใจของผูใชงาน รวบรวมขอเสนอแนะเพื่อปรับปรุงคูมือใหเกิด ประสิทธิภาพสูงสุด
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
เครือ่ งมือพิเศษในการจัดทําเอกสาร 1.การศึกษาและวิเคราะหกระบวนการ (Process Analysis) – Input-Output Analysis Process
ผลลัพธที่ตองการ
ทรัพยากรที่จําเปน ขอกําหนด
Inputs
Output
หลักเกณฑ เงื่อนไข
2. การใช Flow Chart คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
การกระทําเพื่อเปลี่ยนสภาพ Input ไปเปน Output
-
ราง -
แนวทางการเขียน Flow Chart Flow Chart คืออะไร? การใชสัญลักษณตางๆ ในการเขียนแผนผังการทํางาน เพือ่ ใหเห็น ถึงลักษณะ และความสัมพันธกอนหลังของแตละขั้นตอนใน กระบวนการทํางาน
ประโยชนของ Flow Chart • • • • •
ชวยใหเขาใจกระบวนการทํางานงายขึ้น เปนเครื่องมือสําหรับฝกอบรมพนักงาน การชี้บงถึงปญหา และโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ ชวยใหเห็นภาพความสัมพันธระหวางบุคคล สะดวกในการนําไปเขียนเปนระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงานหรือวิธีการปฏิบัติงาน ในลําดับตอไป
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
สัญลักษณที่ใช จุดเริ่มตนและสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏิบัติงาน การตัดสินใจ เชน การตรวจสอบ การอนุมัติ แสดงถึงทิศทาง หรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชือ่ มตอระหวางขั้นตอน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การเขียน Flowchart z z z z z z
ผูเขียนควรเขาใจกระบวนการและการปฏิบัติงานจริง กําหนดกระบวนการที่ตองเขียน Flowchart เขียนขัน้ ตอน กิจกรรม การตัดสินใจ จัดลําดับกอนหลังของขั้นตอนดังกลาว เขียน Flowchart โดยใชสัญลักษณที่เหมาะสม ตรวจสอบและปรับปรุง Flowchart ทีเ่ ขียนเสร็จ z z z z
ปฏิบัติได กระบวนการมีประสิทธิภาพ ไมซ้ําซอน ทําแลวไดประโยชน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยาง Flow Chart ออกเอกสารขอซื้อ (PR) No อนุมัติ Yes ลง LOG ออกใบ P/O สงใบ P/O สงคืน
No ตรวจสอบสินคา Yes จัดเก็บเขาคลังสินคา
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
กิจกรรม C • แบบฝกหัด C: รูปแบบของคูมือการปฏิบัติงาน • เวลาในการทํากิจกรรม : เตรียม 10 นาที นําเสนอ กลุมละ 5 นาที • แบบฟอรม C
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางระเบียบปฏิบัติ ชื่อหนวยงาน...... ระเบียบปฏิบัติเรื่อง
เลขที่
การจัดซื้อ
QP-PUR-001
จัดทําโดย ______________________
แกไขครั้งที่ วันที่บังคับใช 00
ตรวจสอบโดย _______________________
19/11/0
แกไขครั้งที่
19/11/05
00
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ขอความ เอกสารออกใหม
1/7
อนุมัติโดย _______________________
ประวัติการแกไข วันที่บังคับใช
หนา
-
ราง -
ตัวอยางระเบียบปฏิบัติ (ตอ) ชื่อหนวยงาน.......
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
ระเบียบปฏิบัติเรื่อง
เลขที่
แกไขครั้งที่
วันที่บังคับใช
หนา
การจัดซื้อ
QP-PUR-001
00
19/11/05
2/7
วัตถุประสงค ขอบเขต คําจํากัดความ ความรับผิดชอบ ระเบียบปฏิบัติ เอกสารอางอิง แบบฟอรมที่ใช เอกสารบันทึก
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
1. วัตถุประสงค (Objectives) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงวัตถุประสงคในการจัดทําเอกสารเรื่องนี้ ขึ้นมา
• ตัวอยางวัตถุประสงคเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน เพื่อใหมั่นใจวาไดมีการปฏิบัติตามขอกําหนด ระเบียบ หลักเกณฑ เกี่ยวกับการตรวจสอบภายในที่กําหนดไวอยางสม่ําเสมอและมี ประสิทธิภาพ สอดคลองกับนโยบายและวัตถุประสงคขององคกร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
2. ขอบเขต (Scope) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคูมือวาครอบคลุมตั้งแต ขั้นตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หนวยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด
• ตัวอยางขอบเขตเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัตินี้ครอบคลุมขั้นตอนการตรวจสอบภายในของผูตรวจสอบภายใน และผูรับการตรวจสอบ ตั้งแตการวางแผนการตรวจสอบ การดําเนินการตรวจสอบ การจัดทํารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซ้ํา สําหรับทุกครั้งที่มีการ ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
3. คําจํากัดความ (Definition) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงคําศัพทเฉพาะซึ่งอาจเปนภาษาไทยหรือ ภาษาอังกฤษ หรือคํายอ ที่กลาวถึงภายใตระเบียบปฏิบัตินั้นๆ เพื่อใหเปน ที่เขาใจตรงกัน
• ตัวอยางคําจํากัดความ เรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน Auditor = ผูตรวจสอบที่ไดรับมอบหมายอยางเปนทางการ Auditee= แผนก หนวยงาน หรือบุคคลผูไดรับการตรวจสอบ CAR = Corrective Action Report - การรองขอใหดําเนินการแกไข คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
4. หนาที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบวามีใครบางที่เกี่ยวของกับระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ โดยมักจะ เรียงจากผูอํานาจหรือตําแหนงสูงสุดลงมา
• ตัวอยางหนาที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คูมอื การตรวจสอบภายใน ผูอํานวยการกอง: อนุมัติแผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ ภายใน หัวหนากลุมทุกกลุม: รับทราบและใหความรวมมือในการตรวจสอบ นักวิชาการ 6 ว. : จัดทําแผน ดําเนินการตรวจสอบ สรุปผลและติดตามผล คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
5. ขั้นตอนการปฏิบัติหรือระเบียบปฏิบัติ (Procedure) • ความหมาย: เปนการอธิบายขั้นตอนการทํางานอยางละเอียด วาใคร ทําอะไร ที่ไหน อยางไร เมื่อใด โดยสามารถจัดทําไดในรูปแบบตาง ๆ ไดแก การใชขอความอธิบาย การใชตาราง อธิบาย การใชแผนภูมิ และการใช Flow Chart
• ตัวอยางการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติ 5.1 เขียนรายละเอียดเอกสารที่ตองการจัดทํา แกไขหรือเปลี่ยนแปลง 5.2 พิจารณาเหตุผลการขอจัดทํา แกไขหรือเปลี่ยนแปลง 5.3 ดําเนินการจัดทํา 5.4 แจกจายสําเนาเอกสาร 5.5 บันทึกการแจกจาย คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
6.เอกสารอางอิง (Reference Document) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ตองใชประกอบคูกันหรืออางอิงถึงกัน เพื่อใหการปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ ไดแก ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทํางาน เปนตน
• ตัวอยางเอกสารอางอิงเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัติเรือ่ งการแกไขและปองกัน(QP-QMR-01) ระเบียบปฏิบัติเรือ่ งการทบทวนโดยฝายบริหาร (QP-QMR-02)
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
7.แบบฟอรมที่ใช (Form) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงแบบฟอรมตาง ๆ ที่ตองใชในการบันทึก ขอมูลของผูที่เกี่ยวของ ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนัน้ ๆ
• ตัวอยางแบบฟอรมเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01) แบบคําถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02) แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03) คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
8.เอกสารบันทึก (Record) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบวาบันทึกใดบางที่ตองจัดเก็บเพื่อเปนข นขอมูลหรือหลักฐาน ของการปฏิบัติงานนั้น ๆ พรอมทั้งระบุถึงผูรับผิดชอบในการจัดเก็บ สถานที่ ระยะเวลา และวิธีการจัดเก็บ
• ตัวอยางเอกสารบันทึก เรือ่ ง : คูมือการตรวจสอบภายใน ชื่อเอกสาร
ผูรับผิดชอบ
สถานที่จัดเก็บ ระยะเวลา
วิธีการจัดเก็บ
Audit Checklist
นักวิชาการ ตรวจสอบภายใน
หองเอกสารของผู ตรวจสอบ
10 ป
เรียงตามวันที่
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
วิธีการเขียนขัน้ ตอนการปฏิบัติงาน • ในการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน (หัวขอที่ 5) ของโครงสราง เอกสารระเบียบปฎิบัติอาจอยูในรูปของ – – – –
ขอความทั้งหมด (Wording) ตาราง (Table) แผนภูมิจําลอง (Model) เปนผังการไหลของการปฏิบัติงาน (Flow Chart)
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบขอความ ขัน้ ตอนการรับการฝกอบรม 5.1
ผูขอรับการฝกอบรม 5.1.1 ศึกษาขอมูลหรือหลักสูตรที่จาํ เปนตอการปฏิบัติงาน 5.1.2 กรอกแบบคํารองขอรับการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลักฐานหรือขอมูลของ หลักสูตรดังกลาว 5.1.3 เสนอใหผบู ังคับบัญชาจนถึงระดับผูอํานวยการอนุมัติ 5.1.4 นําสงยังกองการเจาหนาที่ลวงหนากอนวันสัมมนาหรือฝกอบรม 15 วัน
5.2
เจาหนาที่ฝายการเจาหนาที่ 5.2.1 ติดตอสถาบันหรือหนวยงานทีจ่ ัดฝกอบรม 5.2.2 สงเรื่องยังหนวยงานการเงินเพื่อของบประมาณ
5.3
ผูเ ขารับการฝกอบรม 5.3.1 เขารับการฝกอบรมตามวันและเวลาที่กําหนด 5.3.2 เมื่อเสร็จสิ้นการฝกอบรม จัดทํารายงานพรอมนําสงเอกสารประกอบการฝกอบรม 5.3.3 นําความรูที่ไดรับไปจัดทําแผนพัฒนาและปรับปรุงตนเอง
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ดูตัวอยางเพิ่มเติมจากเอกสารแนบเรื่องการควบคุมเอกสาร
-
ราง -
ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบตาราง ผูรับผิดชอบ เจาหนาที่ กองการ เจาหนาที่ เจาหนาทีท่ ุก ระดับ
ขั้นตอนการ ดําเนินงาน
ระยะเวลา
1.สํารวจความจําเปนใน เดือนพฤศจิกายน ของทุกป การฝกอบรม
แบบฟอรมที่ใช แบบสํารวจความจําเปนใน การฝกอบรม (HR-TN-F-001)
ภายในเดือนธันวาคม แบบสํารวจความจําเปนใน 2. กรอกรายละเอียด ของทุกป การฝกอบรม ความตองการในการ ฝกอบรมและสงกลับคืน (HR-TN-F-001) กองการเจาหนาที่
หัวหนากลุมงาน 3. พิจารณา รวบรวม และจัดทําแผนการ กองการ ฝกอบรมประจําปสง ให เจาหนาที่ ผูอํานวยการกอง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ภายในเดือนมกราคม แผนการฝกอบรมประจําป ของปถัดไป (HR-TN-F-002)
-
ราง -
ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบแผนภูมิ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบแผนภูมิ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบ Flow Chart ลําดับที่
ผังกระบวนการ
1 2
รายละเอียดงาน
ผูรับผิดชอบ
บึกทึก
เอกสารอางอิง
ออกเอกสารขอซื้อ (PR)
หนวยงานที่ขอซือ้ กรอกรายละเอียดสินคาที่จะ ซื้อ
ผูขอซื้อ
ใบ PR
PU-F-001
อนุมัติ
ผูมีอํานาจลงนามอนุมัติ หากไมอนุมัติใหผูขอ ซื้อนํากลับไปพิจารณาหรือแกไข
ผูมีอํานาจลง นาม
ใบ PR
บันทึกเลขที่ PR ในสมุดบันทึกเพือ่ เปน หลักฐานอางอิง
เจาหนาที่ จัดซื้อ
Log Book
PU-F-002
ออกใบ PO
เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอียดตาม เอกสาร PR
เจาหนาที่ จัดซื้อ
ใบ PO
PU-F-003
สงใบ PO
สงใบสั่งซื้อสินคา (PO) ใหกับทางผูขาย โดย ทาง Fax หรือE-mail และยืนยันการซื้อ
เจาหนาที่ จัดซื้อ
ใบ PO
ตรวจรับสินคาจากทางผูขาย หากไมตรงตาม ขอกําหนดใหสงคืน และไมตองชําระเงิน
เจาหนาที่ ตรวจสอบ
ใบตรวจ รับสินคา
QC-F-001
จัดเก็บสินคาที่ผานการตรวจสอบยังคลังสินคา และบันทึก Stock ใหตรงกับสินคา
เจาหนาที่ คลังสินคา
Stock Card
WH-F-001
No
Yes
3
ลง Log Book
4 5 6
สงคืน
No
ตรวจรับสินคา Yes
จัดเก็บเขาคลัง
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
กิจกรรม D • แบบฝกหัด D: การเขียนคูมือการปฏิบัติงานในรูปแบบ Flow Chart • เวลาในการทํากิจกรรม : 15 นาที • แบบฟอรม D
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
เทคนิคการจัดทําคูมือใหเขาใจงายและนาสนใจ • • • •
การใชภาพถายอางอิง การใชภาพการตูน การใชแบบฟอรมบันทึก การใช Multi Media
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การใชภาพถายอางอิง • ขอดี – เขาใจไดงาย ประหยัดเนื้อที่ – เปนรูปธรรม จูงใจใหเกิดการปฏิบัติตามไดงาย
• ขอดอย – การหาภาพที่เหมาะสมอาจหาไดยาก – ความพรอมของอุปกรณและความสามารถในการถายภาพ – ไฟลภาพมีขนาดใหญในการจัดเก็บในคอมพิวเตอร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการใชภาพจริงอางอิง การนั่งปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร ผิดวิธี
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ถูกวิธี
-
ราง -
เครือ่ งแตงกายหอง Gray room (smock)
Cap head cover
Gloves
Smock คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
shoes
-
ราง -
การใชภาพการตูน • ขอดี – มีสีสนั สะดุดตา นาสนใจ – เขาใจไดงายสําหรับผูอานทุกระดับ
• ขอดอย – ดูไมเปนทางการ – หาคนที่มีฝมือไดยาก – ลงรายละเอียดไดไมครบถวน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการใชภาพการตูน • คูมือการดูแลโรคปวดหลังจากการทํางาน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
คูมอื การปองกัน โรคปวดหลังจากการทํางาน 1. จัดทาทางในการปฏิบัติงานทีถ่ ูกตอง
3. การยกของ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
2. การนั่ง
4. การนอน
-
ราง -
การใชแบบฟอรม • ขอดี – มีความชัดเจนในการปฏิบัติงานไดตามขั้นตอน – เก็บรายละเอียดไดครบ – มีความยืดหยุน ในการแกไข
• ขอดอย – – – –
ไมมีรายละเอียดวิธีการบันทึกขอมูล หากไมมีการฝกอบรมวิธีการใช อาจผิดพลาดได แกไขไดยากหากสั่งพิมพจากโรงพิมพ สําเนาแบบฟอรมที่ไมชัดเจน
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการใชแบบฟอรม • แบบฟอรมการควบคุมการแจกจายเอกสาร ชื่อคูมือการ ปฏิบัติงาน
รหัส เอกสาร
ผูจัดทํา
วันที่ ประกาศใ ช
หนวยงานที่ ตองแจกจาย
ผูถือครองเอกสาร
การจัดฝก อบรมภายใน
QP-TN-01
กลุม พัฒนาระบบ บริหาร สํานักงานฯ อ.ย.
1 ม.ค. 49
ทุกหนวยงาน ในกระทรวง สาธารณสุข
ผูบริหารตั้งแต ระดับหัวหนากลุม งาน ขึ้นไป
_______________ นายไสว ใจดี
การ ตรวจสอบ ภายใน
QP-AU-01
กลุม ตรวจสอบ ภายใน สํานักงานฯ อ.ย.
30 มิ.ย. 49
ทุกหนวยงาน ในกระทรวง สาธารณสุข
ผูบริหารตั้งแต ระดับหัวหนากลุม งาน ขึ้นไป
_______________ นายปรีดี ดีใจ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
ลายมือชื่อ ผูรบั เอกสาร
-
ราง -
การใช Multi Media • ขอดี – มีความทันสมัยทั้งภาพและเสียง นาติดตาม – มีประสิทธิภาพในการสรางทําความเขาใจ – สะดวกในการเผยแพร จัดเก็บ หรือบันทึก
• ขอดอย – คาใชจายในการจัดทําสูง – ขอจํากัดดานความสามารถของบุคลากรในการใชงาน – ขอจํากัดดานความเพียงพอของเครือ่ งมืออุปกรณ คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ตัวอยางการใช Multi Media
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ขอควรคํานึงในการจัดทําเอกสาร • • • •
ใครคือผูใชเอกสาร : บุคคลภายในหรือภายนอกองคกร ปริมาณของเนื้อหา : มาก นอย การใชสัญลักษณหรือรูปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย การฝกอบรมวิธีการใช : โดยใคร เมือ่ ใด อยางไร สําหรับใคร
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
เมือ่ ใดที่ตองปรับปรุงคูมือและทําอยางไร เมื่อใด • เมื่อมีการปรับเปลี่ยนนโยบาย กระบวนการทํางาน • เมือ่ มีการปรับเปลี่ยนผูรับผิดชอบ แบบฟอรม หรือเอกสารอางอิงตางๆ • ควรมีการทบทวนกระบวนการที่ไมมีการเปลี่ยนแปลง อยางนอยทุก ๆ 3 ป เพื่อให แนใจวายังเปนฉบับปจจุบัน (Update)อยู
อยางไร • • • • • •
เสนอเรื่องเพื่อขออนุมัติจากเจาของเรื่องเดิมหรือผูมีอํานาจอนุมัติ ดําเนินการปรับปรุงตามความเหมาะสมตอการปฏิบัติงาน บันทึกประวัติการปรับปรุงวาไดเปลี่ยนแปลงเรื่องใด ดําเนินการแจกจายเพื่อทดแทนเอกสารคูมือฉบับเดิม นําเอกสารคูมือฉบับเดิมกลับมาทําลาย เก็บเอกสารคูมือตนฉบับของเดิมเพื่อใชอางอิง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ปญหาและอุปสรรคในการจัดทําและใชงาน • ผูจ ัดทําเอกสารขาดความรู ความเขาใจในกระบวนการปฏิบัติงานนั้น ๆ อยางถองแท • ผูจ ัดทําเอกสารไมทราบวิธีการเลือกประเภทของคูมือใหเหมาะสมกับการปฏิบัติงาน ทําใหผูใชเขาใจยากและไมนําไปปฏิบัติตาม • ไมไดรับความรวมมือจากบุคคลตาง ๆ ที่เกี่ยวของในการใหขอมูล • ขาดอุปกรณที่เพียงพอและเทคโนโลยีที่ทันสมัย • ไมมีการสื่อสารหรือฝกอบรมวิธีการใชคูมือหลังจากทําเสร็จแลว • ไมมีการนําเอกสารที่จัดทําเสร็จแลวไปใชอยางจริงจัง • ไมมีการแกไขปรับปรุงใหทันสมัย • ผูที่ทําการแกไขเปลี่ยนแปลงไมใชเจาของเรื่องเดิม
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การแกไขและปองกัน • มีการประชุมชีแ้ จงใหทุกหนวยงานทราบวาจะมีการจัดทําเอกสารการ ปฏิบัติงานขึ้นมาอยางเปนระบบ • มีการแตงตั้งตัวแทนของแตละหนวยงานเพือ่ จัดทําและประสานงาน ติดตามผล • ผูบริหารหรือระดับหัวหนางานตองใหการสนับสนุนและมีความรูใ นการ จัดทําเอกสารเชนเดียวกัน • จัดกิจกรรมในการสือ่ สารหรือเผยแพรเอกสารทีจ่ ดั ทําใหเปนทีเ่ ขาใจ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
แบบฝกหัด E • • • •
แบบฝกหัด E: กรณีศึกษาเรื่องลักษณะของเอกสารที่ดี เวลาในการทํากิจกรรม : 15 นาที แบบฟอรม E ตัวอยางระเบียบปฏิบัติเรื่อง “การควบคุมเอกสาร”
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การควบคุมเอกสาร • การควบคุมเอกสารคือ – ระบบการจัดการดานเอกสาร ครอบคลุมตั้งแต กระบวนการ ในการจัดทํา การทบทวน การอนุมัติ การแจกจาย การยกเลิก และการทําลาย
• เหตุผลของการควบคุมเอกสาร – เพื่อใหมั่นใจวา มีเอกสารทีจ่ ําเปนตองใช – เอกสารปฏิบัติงานมีความถูกตองและทันสมัย – การปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
การควบคุมเอกสาร(ตอ) • วิธีการควบคุมเอกสาร
– มีขั้นตอนการจัดการเรื่องเอกสาร (Document Procedure)
– – – – – – –
มีหมายเลข หมวดหมูเอกสาร (Index, Number) อนุมัติเอกสารโดยผูทอี่ ํานาจ (Approval) มีเอกสารหลัก (Master List) มีการชี้บง (Identification) ควบคุมการแจกจายเอกสาร (Distribution List) ควบคุมการเรียกเก็บเอกสารฉบับทีล่ าสมัย(Obsolete) ควบคุมเอกสารทั้งจากภายในและภายนอก (Internal & External Document Control)
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
วิธีการในการควบคุมเอกสาร • ระบบการจัดลําดับเลข
การควบคุม
– ตองงายตอการเขาใจ มีความตอเนือ่ ง เปดชองใหสามารถแกไข เพิม่ เติมได
• ตัวอยาง ไดแก – AA-BB-CC • AA = ประเภทของเอกสาร • BB = ชือ่ ยอของหนวยงานเจาของเอกสาร • CC = ลําดับเลขที่ของเอกสาร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
แผน การเรียนรู ผลการ สมรรถนะ ปฏิบัติงาน ระเบียบปฏิบัติ เรื่อง การประเมินผล การปฏิบัติงาน QP-PM-01
-
ราง -
เทคนิคการสื่อสารคูมอื ไปยังผูใช • พิจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผูใดบาง ไดแก ผูใชงาน หรือเกี่ยวของที่ตองรับทราบ • จะใชชองทางใดในการแจกจาย – สําเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชีแ้ จง – จัดฝกอบรมวิธีการใช – Post บน Internet หรือ Intranet และเปดโอกาสใหซักถาม
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)
-
ราง -
ถาม-ตอบ
คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)