98 n Zvyšování výkonnosti firmy na bázi potenciálu zlepšení
Nebudu se zabývat obsahem poptávkového dokumentu jako celku. Pozornost této kapitoly je soustøedìna na tu pasáž poptávkového dokumentu, ve které je specifikováno, co má být pøedmìtem poptávaného øešení a jak to sdìlit uchazeèùm. Pøístup založený na uplatnìní RPZ vychází z následujících zásad: n Jsou jasnì formulovány cíle a priority inovace. n Je poptáváno øešení na bázi RPZ prostøednictvím klíèových parametrù výkonnosti procesù.1 n Co se týèe funkcionality, je poptávána pouze taková, která pøedstavuje kompetitivní výhody (standard dodá více firem, kompetitivní výhody pro vás jen nìkteøí). n Kromì toho jsou co nejpøesnìji požadovány návazné parametry øešení, jako jsou vazby, které zùstanou v inovovaném øešení zachovány, omezující technické parametry apod. n Jsou poptáni pouze uchazeèi, u nichž je zøejmé, že jsou schopni dodat standardní funkcionalitu, která je „pod“ klíèovými parametry výkonnosti procesù a která je v souladu s legislativními požadavky. Do výbìrového øízení jsou tedy pøizváni pouze takoví uchazeèi, jejich øešení splòuje požadavky všeobecnì uznávaného etalonu funkcionality (sytém umí plánovat, úètovat apod.) n Je požadována vazba platebních podmínek na dosažené pøínosy – definované efekty. n Jsou pøesnì definovány požadované výstupy jako souèást ceny (nejen nástroje k jejich tvorbì).2 n Jsou požadovány reference èlenù implementaèního týmu dodavatele. n Je požadováno, aby návazné prezentace a další konzultace k nabídce byly realizovány uvažovaným budoucím implementaèním týmem (alespoò budoucím projektovým manažerem a klíèovými èleny týmu). n Je závaznì požadována struktura nabídky pro srovnatelnost nabídek.
1
Je-li totiž poptávkový dokument založen na specifikaci požadované funkcionality, po ukonèení výbìrového øízení a zejména ve fázi realizace projektu se vìtšinou objeví øada rozporù a oboustranných rozèarování vyplývajících z rozdílné interpretace, co pøesnì se kupø. pod požadovanou funkcionalitou daného standardního balíku skrývá. Rozdílná interpretace toho, co je co, je nejèastìjším dùvodem napìtí mezi dodavatelem a odbìratelem. Výhodnìjší je proto formulovat požadavky na výkonnost procesù a volbu konkrétní funkcionality, vedoucí k dosažení požadovaných výsledkù, ponechat na dodavateli. Velmi èasto totiž výkonnost procesù zvyšuje prùøezová funkcionalita, smìøující pøímo k podpoøe výkonnosti procesù, jako jsou workflow, uplatnìní Document Management System apod. Rozdrobené poptání takové funkcionality bez vazby na oèekávané efekty vìtšinou nevede k naplnìní oèekávání. Další velmi významnou okolností je skuteènost, že RPZ je èasto dosažitelný rùznými cestami a uplatnìním rùzných nástrojù. Poptávání funkcionality je pøedjímáním, které nežádoucím zpùsobem limituje dosažitelný stav. Formulace RPZ odbìratelem navíc nebere v úvahu business logiku konkrétního aplikaèního standardního balíku, který bude vítìzem výbìrového øízení implementován. Vlivem toho mùže dojít k upøesnìní požadovaného RPZ. Promítnutí takových podnìtù na úrovni klíèových parametrù výkonnosti klíèových aktivit procesù je prùhlednìjší a efektivnìjší, než na úrovni (detailní) funkcionality. Pøi výbìrovém øízení by mìli být preferováni ti uchazeèi, kteøí pøicházejí s námìty typu „chtìjte více“ a jsou ochotni tyto návrhy zahrnout do smlouvy – blíže viz kapitola 7. 2 Øada dodavatelù argumentuje tím, že pomocí dodaných nástrojù je možné vyhotovit v podstatì jakékoli výstupy nad daty disponibilními v systému. To mùže být v principu pravda, ale pøi snaze o poøízení konkrétních výstupù lze narazit na realizaèní obtíže související s obsahem a formou výstupu. Pøi poètu pøedpokládaných výstupù se mùže jednat o celkovì nezanedbatelnou pracnost. Tyto požadavky se potom øeší jako dodateèné, nad rámec ceny projektu. Velmi èasto tak dochází i k výrazným navýšení projektových rozpoètù.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181582
Reálný potenciál zlepšení jako nástroj tvorby poptávkového dokumentu na externí øešení projektu n 99
Uplatnìní uvedených principù pøedpokládá, že pøed sepsáním poptávkového dokumentu jsou realizovány pøípravné práce sestávající z následujících krokù: a) Definice cílù projektu a jejich metrik (ve vazbì na RPZ 1 – blíže viz kapitola 2). b) Identifikace procesù zahrnutých do projektu (vè. vlastníkù tìchto procesù – budoucích klíèových uživatelù). c) Je urèen tým pro zpracování nabídky. d) Urèení priorit procesù zahrnutých do projektu (jsou pøeneseny, resp. pro úèely projektu modifikovány, resp. normalizovány existující priority procesù – blíže viz kapitola 2). e) Definice cílù procesù a jejich metrik v návaznosti na cíle projektu (stanovení RPZ 1 – blíže viz kapitola 2; pokud je již RPZ definován, je pøenesen). f) Urèení, resp. aktualizace priorit klíèových aktivit v rámci daných procesù (blíže viz kapitola 2; pokud je již definováno, je pøeneseno). g) Urèení klíèových parametrù klíèových aktivit. Pokud již existují (blíže viz kapitola 2, resp. kapitola 3), jsou vybrány ty z nich, které jsou dosažitelné spoluprací s externím dodavatelem. h) Formulace oèekávaných efektù z inovace IS/ICT. Pokud již existují (blíže viz kapitola 2, resp. kapitola 3), jsou vybrány ty z nich, které jsou dosažitelné spoluprací s externím dodavatelem (jsou vyøazeny efekty, které jsou dosažitelné pouze internì). i) Formulace limitù, které bude nutné pøekonat, resp. respektovat, v rámci projektu (blíže viz kapitola 2; pokud je již definováno, jsou využity generalizované limity). j) Jsou formulovány požadavky na klíèovou funkcionalitu, která pøedstavuje pro firmu kompetitivní výhodu. k) Je internì proveden odhad ceny øešení a jsou stanoveny vstupní parametry pro výpoèet návratnosti. l) Je proveden výpoèet pøedpokládané návratnosti uvažovaného projektu (blíže viz kapitola 4). m) Je stanoven odhad maximálnì pøijatelné externí ceny. Tento parametr vychází z variantního výpoètu návratnosti. Souèástí tohoto kroku je ovìøení reálnosti maximálnì pøijatelné externí ceny. Bez externího poradce – znalce trhu – se mnohdy jedná o velmi obtížný krok. n) Jsou odhadnuty interní náklady (jako podklad je využito generalizovaného odhadu nákladù vyvolaných projektem; blíže viz kapitola 3). Návaznì jsou internì realizovány další kroky: n Rozhodnutí, zda bude pro úèel zpracování poptávkového dokumentu a pro úèely výbìrového øízení pøizván externí konzultant. n Nominace výbìrové komise. n Urèení, zda bude výbìrové øízení veøejné, resp. neveøejné (veøejné výbìrové øízení má tu výhodu, že dává šanci všem, nevýhodou je delší proces a vyšší pracnost výbìrového øízení vyplývající z event. velkého množství nabídek (mnohdy vysoké procento nezajímavých). n Urèení obligatorních a fakultativních podmínek nabídek. n Forma výbìrového øízení (dvoukolovì, tøíkolovì, …). n Urèení prùbìhu výbìrového øízení (zda budou realizovány konzultace k poptávkovému dokumentu, v jakém rozsahu, kdo se jich zúèastní za stranu odbìratele, zda probìhnou referenèní návštìvy, kdo se jich zúèastní, zda probìhnou prezentace poptaných firem, zda pouze semifinalistù nebo až finalistù, jaký budou mít prùbìh, jaká pro nì budou platit pra-
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181582
100 n Zvyšování výkonnosti firmy na bázi potenciálu zlepšení
n n n n n n n n n n n n n n n
vidla, jakým zpùsobem budou hodnoceny konzultace k poptávkovému dokumentu, referenèní návštìvy a prezentace, …). Urèení toho, zda bude od uchazeèù požadováno složení jistoty, a pokud ano, v jaké výši (správná výše jistoty odradí outsidery a finanènì slabé firmy, ale neodradí ty, kteøí to myslí vážnì a mají šanci). Stanovení struktury poptávkového dokumentu. Stanovení interních postupù a pravidel komunikace až do ukonèení výbìrového øízení. Nominace poptaných firem. Zpracování harmonogramu pøípravy poptávkového dokumentu. Zpracování harmonogramu výbìrového øízení. Urèení postupu hodnocení nabídek. Urèení zpùsobu hodnocení nabídek (vìtšinou na principu multikriteriární tabulky). Pøíprava hodnotících podkladù. Urèení, co bude konkrétní èlen výbìrové komise hodnotit. Urèení hodnotitelù nabídek (s hlasem rozhodujícím, ostatních s hlasem doporuèujícím). Urèení klíèových parametrù smlouvy s vítìzem výbìrového øízení. Urèení, zda bude o smlouvì jednáno s finalisty výbìrového øízení, nebo jen s vítìzem., Urèení, zda bude souèástí výbìrového øízení úvodní studie. Urèení, zda bude zadána obìma finalistùm, nebo pouze vítìzi.
Po realizaci uvedených krokù je možné pøistoupit k sepsání poptávkového dokumentu a k vyhlášení výbìrového øízení. Poznámka 1: Jednotlivé výše uvedené kroky jsou popsány pouze heslovitì, neboť podrobný popis je již proveden v kapitole 2, resp. v kapitole 3. Na tomto místì se jedná o analogické uplatnìní. Poznámka 2: Výše uvedený postup se vztahuje na pøípady, kdy prùbìh výbìrového øízení je plnì v kompetenci dané firmy a není stanoven zákonem o zadávání veøejných zakázek. Poznámka 3: Pro závìreèné vyhodnocení nabídek (posledních dvou, resp. posledních ètyø) je velmi dobrým podkladem pro èleny výbìrové komise provedení snímku nabízeného stavu a následná vizualizace výsledkù prostøednictvím radarových grafù (analogie obr. 3.1 a obr. 3.2, kapitola 3), ve kterém jsou uvedeny následující plochy: a) RPZ (požadovaná výkonnost procesù a klíèových aktivit), b) souèasný stav, c) nabídka uchazeèe.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181582