Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.
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INICIAR EXCEL En primer lugar, empecemos por abrir la aplicación. Para ello, seguir alguna de las secuencias siguientes:
cioh @h
otm
ail. es
1. Botón Inicio – Todos los programas – Microsoft Office – Microsoft Excel 2010
LA VENTANA DE APLICACIÓN
Al iniciar Excel aparece la ventana de Aplicación, como la que a continuación se muestra.
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CONCEPTOS BÁSICOS
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Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, que es un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Libro.
Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)
otm
Hoja de Cálculo.
Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias. Celda.
oni
cioh @h
Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora, una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila). En la gráfica la celda activa es C6.
Puntero de Celda.
ddi
Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series. Etiquetas.
Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.
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DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son: MOVIMIENTO
TECLADO FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN
FLECHA ARRIBA
FIN
FLECHA ABAJO
FIN
FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN
FLECHA DERECHA
Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Hoja Anterior
CTRL + AVPAG
cioh @h
Hoja Siguiente
otm
Última celda de la columna activa
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Celda Abajo
CTRL + REPAG
OPERACIONES CON LIBROS
ddi
oni
En esta nueva versión de Excel los comandos para la gestión de libros (Crear, Guardar, Abrir, Imprimir, etc.), se encuentran alojados en la Ficha Archivo.
También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido:
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Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra ubicación elija la opción: Guardar Como (F12)
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oni
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otm
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1. Elija, Libro de Excel (si desea guardar el libro con la versión actual). Elija, Libro de Excel 97-2003 (si desea guardarlo como una versión anterior). 2. Seleccione la ubicación (disco y/o carpeta), donde desea guardar el libro 3. Asigne un nombre para identificar el libro y pulse el botón Guardar
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OPERACIONES CON HOJAS Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.
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SELECCIONAR VARIAS HOJAS Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas:
otm
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener pulsada la tecla Ctrl 3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.
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O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. DESPLAZARSE POR LAS HOJAS
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrará en negrita.
oni
Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:
ddi
Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro. INSERTAR HOJAS
Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:
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Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado a la derecha de la última hoja del libro. Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar Insertar Hoja Teclado: Shift + F11 Menú contextual en la etiqueta Insertar
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Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.
ELIMINAR HOJAS
otm
Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos: Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar Eliminar Hoja Menú contextual en la etiqueta Eliminar
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CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS
Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes métodos: Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato Cambiar el nombre de la Hoja Menú contextual en la etiqueta Cambiar nombre
oni
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.
ddi
MOVER O COPIAR HOJAS
Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posición deseada. Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.
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SELECCIÓN DE CELDAS Utilizando el teclado: Posicionar el puntero en la celda inicial Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango
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Utilizando el Mouse:
Celdas :
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otm
Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.
Columnas: B,D Filas: 4, 9 Celdas : F6:G7
B4:D9
SELECCIONAR CELDAS NO CONTIGUAS
Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios SELECCIÓN DE UNA COLUMNA O FILA
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oni
Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.
Filas: 4 a 9
Columnas: B yCC
SELECCIONAR CELDAS DE UNA HOJA ENTERA Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1. Dionicio Herrera, David
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INGRESO DE DATOS Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que escribir el dato en la celda y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales.
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Nota: Los números, fechas, horas y fórmulas son considerados por Excel como valores.
cioh @h
otm
Por defecto, Excel alinea los datos de tipo texto hacia la izquierda de la celda, mientras que los valores los alinea hacia la derecha.
INTRODUCIR DATOS EN UN RANGO
Si desea ingresar un conjunto de datos en un rango vertical, siga los siguientes pasos: Seleccionar las Celdas Escribir el dato en la primera celda Presionar Enter Continuar ingresando los demás datos
oni
1. 2. 3. 4.
INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO
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Si desea escribir un mismo dato en varias celdas, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Ctrl + Enter
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TIPOS DE DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números, fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:
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TEXTO
NÚMEROS
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Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.
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oni
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.
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FECHAS Y HORAS Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-22009 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM será considerado como horas.
otm
ail. es
Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán sumar, restar o añadir a otras.
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FÓRMULAS
Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
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La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el resultado
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FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Sintaxis:
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=NOMBRE_FUNCION (Argumento) Ej.
=SUMA (B13:B17) Nombre de Función
Argumento
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Argumento: Rango de Celdas Formula Datos: Texto Número Fecha
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Funciones
RANGO DE CELDAS
B13:B17
Celda Final
oni
Celda Inicial
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TIPOS DE RANGOS:
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a) B2:B2 b) A4:A7 c) B10:D10 d) C5:D8
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EDICION BÁSICA MODIFICAR DATOS Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:
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1. Seleccionar la celda que contiene el dato 2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de fórmulas 3. Modifique la información. 4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botón Introducir.
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Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta. BORRAR DATOS
La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.
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1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar 2. Pulsar la tecla Supr o Botón derecho del mouse Borrar contenido
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oni
Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar:
DESHACER UNA ORDEN
A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente después de haber cometido el error, realice una de las siguientes órdenes: Pulse el botón: Deshacer Pulse las teclas : CTRL + Z
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CONTROLADOR DE RELLENO Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial, la proporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podría digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses siguientes. También se emplea para copiar el contenido de una celda, en las celdas adyacentes.
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La secuencia de acciones es la siguiente:
otm
1. Digitar el “valor inicial” de la serie (número, texto o fórmula) 2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de elementos necesarios.
SERIES
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Para generar números correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.
Para rellenar celdas con valores de una serie:
ddi
oni
1. Seleccione la celda donde desea comenzar la serie. La celda debe contener el primer valor de la serie. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series. 3. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga clic en Columnas. 4. Para rellenar la serie a lo ancho de la hoja, haga clic en Filas. 5. En el cuadro Incremento, escriba el valor en que desea incrementar la serie. 6. En Tipo, haga clic en Lineal o Geométrica. 7. En el cuadro Límite, escriba el valor en que desea detener la serie.
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COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS
1. Seleccionar las celdas que se desean copiar 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botón Copiar Teclado: Ctrl + C Menú Contextual Copiar 3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar
Cortar
Pegar 1. 2. 3. 4.
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otm
1. Seleccionar las celdas que se desean mover 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botón Cortar Teclado: Ctrl + X Menú Contextual Cortar 3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar
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Copiar
Ejecutar algunas de las acciones siguientes: Hacer clic en el botón Pegar Teclado: Ctrl + V Menú Contextual Pegar
oni
MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE
ddi
1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero del Mouse en uno de los “bordes” del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruz blanca a flecha). 3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar. COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE 1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los “bordes” del bloque seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +). 3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.
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PEGADO ESPECIAL Una vez que ha dado la opción copiar, se puede realizar un pegado especial, siguiendo los siguientes pasos:
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ail. es
1. En el Grupo Portapapeles, abrir el comando Pegar y elegir Pegado Especial. También puede usar el Menú contextual y elegir pegado especial. 2. Aparecerá el siguiente Cuadro de diálogo:
oni
3. Con estas opciones, Excel permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las fórmulas, valores, formatos, comentarios o todo. Además si las celdas origen y las de destino contienen números se puede realizar una operación se suma, resta, multiplicación o división y automáticamente se obtienen los nuevos valores. La casilla de saltar blancos no pega las celdas vacías, mientras que transponer cambia la orientación de los datos colocando las filas en columnas y viceversa.
INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS
ddi
En caso que desee añadir un conjunto de celdas dentro de un rango, para ingresar nuevos datos, debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Ubicar el puntero en la celda donde desea insertar los nuevos datos 2. Seleccione la cantidad de celdas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar Insertar celdas, o Menú Contextual Insertar 4. Elegir hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o abajo).
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INSERTAR FILAS O COLUMNAS En ocasiones se necesita añadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:
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ELIMINAR FILAS O COLUMNAS
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1. Ubicar el puntero en la fila o columna donde desea insertar 2. Seleccione la cantidad de filas o columnas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar Insertar Filas o Columnas de hoja o Menú Contextual Insertar toda una fila o toda una columna
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1. Seleccionar la cantidad de filas o columnas a eliminar 2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar Eliminar filas o columnas de hoja o Menú Contextual Eliminar Toda la fila o Toda la columna OCULTAR FILAS O COLUMNAS
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1. Seleccionar las filas o columnas que desea ocultar 2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ocultar y Mostrar 3. Seleccionar opción: Ocultar Filas u Ocultar Columnas
Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.
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CAMBIAR ANCHO DE COLUMNAS Utilizando el Mouse:
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1. Seleccionar la columna o columnas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho de la columna, el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. 3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho. Utilizando la Cinta de Opciones:
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1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ancho de Columna 2. Digitar el nuevo ancho
AJUSTAR ALTURA DE LAS FILAS Utilizando el Mouse:
oni
1. Seleccionar la fila o filas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de la fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. 3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.
ddi
Utilizando el Menú:
1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Alto de Fila 2. Digitar la nueva altura
Nota: Un método rápido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la línea divisoria de los encabezados.
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NOMBRAR UN RANGO Se puede asignar un nombre a una celda o a un rango para usarlos en las fórmulas y de esa forma obtener hojas de cálculo más fáciles de entender o modificar. Una manera rápida de definir un nombre de rango es:
ail. es
1. Seleccionar el rango de celdas a nombrar. Por ejemplo: A2:C7 2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres
3. Escribir el nombre que desee asignar. Por ejemplo: Ventas
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otm
4. Presionar Enter para finalizar
ddi
oni
Otra manera de definir nombres, modificar o eliminar es utilizando: La Ficha Fórmulas Administrador de Nombres Nuevo
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FORMATO
ail. es
En esta sesión vamos a ver cómo mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos. Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos de cálculos con los datos almacenados en la hoja. FORMATO DEL TEXTO
Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:
oni
cioh @h
otm
1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar 2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botones apropiados.
FORMATO DE NÚMEROS
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Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar las celdas que contienen los números 2. En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer uso de los botones apropiados
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FORMATO DE FECHAS Y HORAS
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Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:
FORMATOS PERSONALIZADOS
oni
Números con "texto"
Si desea mostrar unidades de medida en una celda con contenido numérico, y a la vez éste deba mostrar texto, sin perder su condición de número, deberá realizar lo siguiente:
ddi
Escriba entre comillas el texto
Seleccione el tipo
1. Seleccionar la celda o celdas 2. Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada 3. Realice las acciones indicadas
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Anteponer "ceros" Se tiene la concepción general de que "cero a la izquierda no vale", pero se dan casos en que estos ceros tienen un valor significativo, por ejemplo, los códigos numéricos (001, 002,).
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Seleccione el tipo
cioh @h
Seleccione la celda(s) Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada Realice las acciones indicadas
Escriba el número de dígitos (Ej. 000)
COLOCAR BORDES A LAS CELDAS
Para el trazado de bordes, seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar las celdas a las cuales desea aplicar los bordes
oni
2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic en el botón de Bordes. Se mostrarán las opciones de bordes.
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3. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes
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Nota: También puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las celdas COPIAR FORMATO
ail. es
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera: 1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado
otm
cioh @h
2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botón Copiar Formato 3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato. INSERTAR COMENTARIOS
ddi
oni
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imágen.
1. Clic derecho en la celda que tendrá el comentario 2. Opción Insertar comentario 3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrará un marcador de color rojo). Dionicio Herrera, David
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Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda. Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir opción: modificar o eliminar comentario. FORMATO CONDICIONAL
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ail. es
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:
ddi
oni
1. Seleccionar la celda C4 2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional 3. Opción Resaltar reglas de celdas, opción es mayor que.
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4. Seleccione la celda B4, luego elegir Formato personalizado 5. Ficha Fuente, elegir el color Azul, luego Aceptar, Aceptar Nota: Repita los pasos para establecer el otro criterio.
FÓRMULAS
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Las fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de cálculo se convierte en una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados cálculos financieros. ESCRIBIR UNA FÓRMULA
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Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula. 1. Todas las fórmulas en Excel deben empezar con el signo =
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2. Puede digitar la fórmula directamente en la celda o ir seleccionando con el mouse cada celda a utilizar e ir colocando los operadores respectivos 3. Para terminar, presionar Enter
En la celda aparecerá el resultado de la operación mientras que en la barra de fórmulas se apreciará la fórmula tal y como se escribió.
oni
DIRECCIONES DE CELDAS
Al escribir una fórmula se puede hacer referencia a celdas situadas:
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1. En la misma hoja. Por ejemplo para sumar los valores contenidos en las celdas B5 y C7 de la misma hoja, se escribe: =B5+C7 2. A celdas de otras hojas del mismo libro. Por ejemplo: si se desea sumar 3 al valor contenido en la celda B5 de la hoja 2, se escribe: =Hoja2!B5+3 3. A celdas de otros libros. Para referirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma: =’Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja’! Celda
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Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir: ='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B8
OPERADORES
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Los Operadores son utilizados en la cración de fórmulas. Existen cuatro tipos de operadores: ARITMÉTICOS
Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemáticas elementales, como son: Ejemplo =6+2 =6-2 -6
Resultado 8 4 -6
otm
Operador Significado + Suma Resta y negación * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponente
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=6*2 =6/2 =6% =6^2
12 3 0.06 36
Por ejemplo, la fórmula =10^2*10% dará como resultado 10 (indica que el número 10 se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10). DE TEXTO
Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor de texto. Operador
Significado
Une texto de celdas distintas
oni &
Ejemplo B4=”Excel” C4=”2007” =B4&” “&C4
Resultado Excel 2007
ddi
DE COMPARACIÓN
Este tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado de tipo lógico, como VERDADERO si se cumple la comparación y FALSO si no se cumple la comparación). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5, entonces: Operador = > < >= Dionicio Herrera, David
Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Pág. 25
Ejemplo =A1=B1 =A1>B1 =A1<B1 =A1>=B1
Resultado Falso Verdadero Falso Verdadero ddionicioh@hotmail.es
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<= <>
Menor o igual que Diferente de
=A1<=B1 =A1<>B1
Falso Verdadero
DE REFERENCIA No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una fórmula.
: Dos puntos
, Coma
otm
espacio
Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
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Operador
Cuando se tienen varios operadores en una fórmula, Excel 2010 sigue las siguientes reglas fijas: Los paréntesis, se realizan primero. Los operadores de igual prioridad se evalúan se izquierda a derecha.
cioh @h
Operador
Resultado
=10+4/2
12
=(10+4)/2
7
OPERACIONES CON FÓRMULAS
oni
En una Hoja de Cálculo, se pueden realizar desde las operaciones básicas, tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, o cálculos mas complicados.
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Por ejemplo, en la siguiente tabla, se desea saber la cantidad de días vividos de cada participante, considerando la fecha actual y fecha de nacimiento.
Si nos fijamos en la fórmula, en la celda B2 se encuentra la función HOY la cual captura la fecha actual del sistema operativo, en C2 la fecha de nacimiento de Aron, la cual al restarse, se obtendrá en la celda D2 el resultado de los días vividos. Dionicio Herrera, David
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El siguiente ejemplo muestra cuanto ganará cada profesor, conociendo la cantidad de dias trabajados y el pago por día.
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El siguiente ejemplo nos muestra como sacar un promedio general de un alumno y sus materias.
oni
Este ejemplo hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, con la diferencia de que aquí se emplea la Función Promedio.
ddi
El siguiente ejemplo muestra como sacar un porcentaje, sumar un porcentaje y restar un porcentaje a un valor determinado.
Dionicio Herrera, David
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REFERENCIA DE CELDAS
cioh @h
otm
ail. es
Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo. Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.
REFERENCIA RELATIVA
Significa que los valores empleados en una fórmula cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en una fila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de forma automática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)
oni
REFERENCIA ABSOLUTA
ddi
Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna y del número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5) REFERENCIA MIXTA
Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la dirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5) Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda. Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o señalar la celda, para cambiar la referencia entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).
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SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMÁTICAMENTE
ail. es
Si se desea sumar en forma rápida y automática, un rango de celdas que contienen números, se puede hacer uso del botón Autosuma.
otm
Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo números que se encuentran entre las celdas A1 y D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7). Hacer clic en el botón Autosuma El programa incluirá el signo = y las referencias o rango que se sumará. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse. Para terminar pulsar la tecla Enter.
cioh @h
2. 3. 4. 5.
Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar los números que desea sumar y observar la barra de estado. En él se muestra el promedio, la cantidad de números y su suma.
ddi
oni
El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto de números en una forma más rápida y en un solo paso.
1. Seleccionar todos los números a sumar e incluir las celdas donde se mostrarán los totales, es decir de B2:F8 2. Presionar el botón Autosuma
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FUNCIONES
ESQUEMA DE UNA FUNCIÓN Una Función debe tener la siguiente sintaxis:
ail. es
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas, financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades más frecuentes de distintas disciplinas profesionales.
=<Nombre_Función> (<Argumentos>)
cioh @h
Números Texto Valores lógicos Referencias Matrices
otm
El número y tipo de argumentos requeridos varía de una función a otra, los cuales pueden ser:
Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la dirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el símbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final. Ejm. =SUMA(A5:A10)
Cuando una función posee más de un argumento, éstos deben ser separados por un punto y coma (;) o coma (,). =SUMA(A1;A5;A10) =SUMA(C1:C5;B10:B20)
oni
Ejm
suma las tres celdas indicadas suma los dos rangos indicados.
ddi
ASISTENTE DE FUNCIONES
En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parámetros que conforman una función, para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes correctos. Las funciones se comportan como fórmulas, se pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer las combinaciones que más convengan. Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:
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1. Seleccionar la celda donde desee insertar la función 2. En la Ficha Fórmulas, hacer clic en el botón Insertar Función
ail. es
3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.
Seleccione una categoría (si lo desconoce seleccione Todas)
otm
Seleccione una función
cioh @h
Sintaxis de la función
ddi
oni
4. Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función
5. Por último, al pulsar Aceptar se tendrá el resultado deseado.
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FUNCIONES ESTADÍSTICAS
FUNCIÓN PROMEDIO
Sintaxis: =PROMEDIO(número1, número2,….)
ail. es
Permite calcular el promedio de los valores especificados
número1, número2… pueden ser valores o expresiones numéricas o referencias a celdas o rangos numéricos.
cioh @h
otm
Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.
FUNCIÓN CONTAR
Cuenta la cantidad de valores numéricos que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,….)
rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos y no cuenta las celdas vacías o que contengan textos.
ddi
oni
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.
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FUNCIÓN CONTARA Cuenta las celdas no vacías que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,….)
cioh @h
otm
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.
ail. es
rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos. Los rangos pueden ser de cualquier tipo.
FUNCIÓN CONTAR.BLANCO
Cuenta el número de celdas en blanco que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango)
Rango : es el rango donde se desea contar el número de celdas en blanco.
ddi
oni
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2
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FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio)
ail. es
Rango : es el rango donde estan las celdas que serán contadas. Criterio: es la condición que debe cumplirse.
FUNCIÓN MAX
cioh @h
otm
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,…)
oni
número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor máximo.
ddi
Ejemplo: Hallar la máxima nota de cada examen tomado.
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FUNCIÓN MIN Devuelve el mínimo valor de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,…)
ail. es
número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mínimo.
cioh @h
otm
Ejemplo: Hallar la mínima nota de cada examen tomado.
FUNCIONES MATEMÁTICAS
FUNCIÓN SUMA
Calcula la suma de los valores especificados. Sintaxis: =SUMA(número1, número2,….)
Ejemplo:
oni
número1, número2… son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener.
ddi
Hallar la suma de las cuotas de la siguiente tabla. 1. Ubicar el puntero en la celda donde desee obtener la suma (B10). 2. Escribir la Función: =suma( 3. Seleccionar los valores a sumar (B2:B8) 4. Dar Enter
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El resultado obtenido es igual a 90 ya que las celdas vacías se consideran con un valor igual a 0. FUNCIÓN ENTERO Devuelve la parte entera del número que se especifica.
ail. es
Sintaxis: =ENTERO(valor) Valor es el número o una expresión numérica cualquiera
cioh @h
otm
Ejemplo:
La suma de los valores obtenidos mediante la función Entero es $12 ya que no suma ningún decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que suma los decimales existentes ocultos. FUNCIÓN REDONDEAR
Redondea un número a una cantidad determinada de decimales.
oni
Sintaxis: =REDONDEAR(numero,decimales)
Numero y decimales son números o expresiones numéricas cualesquiera
ddi
Ejemplo:
El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la función Redondear con 2 decimales se obtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846
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FUNCIÓN POTENCIA Eleva un número a una potencia especificada. Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia)
ail. es
numero : es el número base. Puede ser cualquier número real. potencia : es el exponente al que se desea elevar el número base.
otm
Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo
FUNCIÓN RCUAD
cioh @h
La función Potencia también permite calcular raíces. Por ejemplo, para calcular una raíz cúbica, se indica como exponente: 1/3.
Calcula la raiz cuadrada del número especificado Sintaxis: =RCUAD(numero)
numero : Puede ser cualquier número real positivo.
ddi
oni
Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del número 144
La función Raiz devuelve siempre un número positivo. No se puede extaer raices de numeros negativos.
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FUNCIÓN SUMAR.SI Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un criterio especificado. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar)
cioh @h
otm
Ejemplo: Calcular los totales por Editorial
ail. es
rango de criterio : es el rango que contiene los valores a evaluar. criterio : es la condición que deben de cumplir los valores. rango a sumar : es el rango que se sumará.
En ls columna F se calculan la suma de los importes por editorial. FUNCIÓN ALEATORIO
Esta función devuelve un número aleatorio comprendido entre 0 y 1. Este número cambia cada vez que se recalcula las fórmulas. Esta función no tiene argumentos.
oni
Sintaxis: =ALEATORIO()
Ejemplo: Obtener un número aleatorio entre 0 y 100 =ALEATORIO()*100
ddi
FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE
Esta función devuelve un número aleatorio comprendido entre 2 números enteros. Sintaxis: =ALEATORIO.ENTRE(Valor inicial,Valor final) Ejemplo: Obtener un número aleatorio entre 20 y 50 =ALEATORIO.ENTRE(20,50)
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FUNCIONES DE FECHA
otm
ail. es
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha
Devuelve el año correspondiente a una fecha Sintaxis: =Año(fecha)
MES
Devuelve el mes correspondiente a una fecha Sintaxis: =Mes (fecha)
DIA
Devuelve el número de día correspondiente a una fecha Sintaxis: =Dia(fecha)
DIASEM
Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha Sintaxis: =Diasem (fecha)
HOY
Devuelve la fecha actual del sistema Sintaxis: =Hoy()
oni
Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: =Ahora()
ddi
AHORA
cioh @h
AÑO
SIFECHA
Devuelve la diferencia entre dos fechas. Sintaxis: =Sifecha(fecha inicial, fecha final, tipo) Los valores de tipo pueden ser: “y” calcula el tiempo en años “m” calcula el tiempo en meses “d” calcula el tiempo en dias
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FUNCIONES DE TEXTO
cioh @h
otm
ail. es
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto
Convierte el texto a mayúsculas Sintaxis: =Mayusc(Texto)
MINUSC
Convierte el texto a minúsculas Sintaxis: =Minusc(Texto)
LARGO
Devuelve la longitud de una cadena Sintaxis: =Largo(Texto)
DERECHA
oni
MAYUSC
Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto. Sintaxis: =Izquierda(Texto, Num caracteres)
ddi
IZQUIERDA
Extrae caracteres del extremo derecho de un texto. Sintaxis: =Derecha(Texto, Num caracteres)
MED
Extrae un número de caracteres del texto. Sintaxis: =Med(Texto, Posic inic, Num caracteres)
HALLAR
Devuelve la posición inicial de un texto dentro de otro Sintaxis: =Hallarl(Texto_buscado, Dentro_texto, Núm_inicial)
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FUNCIONES LOGICAS FUNCIÓN SI Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica (o condición) es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Prueba_lógica
ail. es
Sintaxis: =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
: Es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como verdadero o falso. Valor_si_verdadero : Es el valor que devolverá si prueba_lógica es VERDADERO Valor_si_falso : Es el valor que devolverá si prueba_lógica es FALSO
otm
Nota: Es posible anidar hasta 64 funciones SI. Ejemplo:
oni
cioh @h
Si el Promedio es mayor a 10 escribir Aprobado, sino escribir Desaprobado.
ddi
En la celda C5 se ha utilizado la función SI para comprobar si el promedio de Juan ( celda B5) es mayor a 10 o no lo és. Si se cumple la condición, escribira “Aprobado”, sino se cumple escribirá “Desaprobado”. Luego se copia la fórmula para los demás. =SI(B5>10,"Aprobado","Desaprobado")
En la fórmula escrita, observe que si un argumento es texto, debe ir encerrado entre comillas. Ejemplo 2: Si la persona trabajó mas de 10 días, que a su sueldo se le agregue 100 soles, sino que se le reste 100. Como Aplicaría la función SI?
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ail. es
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La condición se basa en la columna B, porque ahí se encuentran los días trabajados, ahora la multiplicación de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la función SI tomara la decisión de sumarle o restarle los 100 soles.
otm
Ejemplo 3:
Ejemplo 4:
cioh @h
Si la asistencia es mayor a 4, entonces que al promedio se le sume un punto, sino que se le baje un punto. Como Aplicaría la función SI?
ddi
oni
En este ejemplo se observa el uso de varias funciones Si anidadas.
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FUNCIONES DE BÚSQUEDA FUNCIÓN CONSULTAV Busca un valor específico en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de la celda indicada.
ail. es
Sintaxis: =CONSULTAV(valor_buscado,tabla,indicador_columna,ordenado) Valor_buscado
: Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. : Es el conjunto de información donde se buscan los datos : Es el número de columna de la tabla en el cual se encuentra lo que solicitamos devolver. : Escribir 0 o FALSO para realizar una búsqueda exacta, o 1 o VERDADERO para realizar una búsqueda aproximada.
Tabla Indicador_columna Ordenado
oni
cioh @h
otm
Ejemplo:
ddi
Se tiene una relación de trabajadores de una cierta empresa. En base al cargo de cada trabajador se desea obtener el pago por hora, para ello se cuenta con una tabla CargoPago/Hora-Bonif, donde se realizará la búsqueda respectiva. Para obtener el pago del primer trabajador, nos ubicamos en la celda F10, luego Ficha Formulas, grupo Biblioteca de funciones, Comando Busquedas y referencias, función CONSULTAV
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Observando la función, notamos que: C10 $D$20:$G$23 3 0
: es el valor buscado : es la tabla en donde se realiza la búsqueda. (Se fija como referencia absoluta para que no se mueva al copiar la fórmula) : es el Nº de columna de la tabla que tiene el resultado deseado : indica que se va a realizar una búsqueda exacta.
ail. es
Ejemplo 2:
cioh @h
otm
Tomando como base los puntos obtenidos por cada participante, se desea obtener el premio de cada uno. Utilizar una búsqueda aproximada.
oni
En este ejemplo, hay que buscar el numero de puntos (600) en la tabla de encima para obtener el premio. Como no existe ese valor en la tabla, se debe realizar una búsqueda aproximada para obtener el premio que corresponde al valor inferior mas cercano. La formula a emplear es: =CONSULTAV(B8,$A$2:$C$5,2,1)
ddi
En esta fórmula, se observa que: B8 $A$2:$C$5 2 1
: es el valor (550) a buscar en la tabla : es la tabla de premios en donde se realiza la búsqueda. (Se usa referencia absoluta para poder copiar la fórmula) : es el Nº de columna de la tabla que tiene el premio deseado : indica que se va a realizar una búsqueda aproximada.
Nota: El ultimo argumento (1) se puede omitir en la fórmula, ya que Excel lo utiliza por defecto.
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FUNCIÓN CONSULTAH Busca un valor específico en la primera fila de una tabla y devuelve el valor de la celda indicada. Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado,tabla,indicador_fila,ordenado)
Tabla Indicador_fila Ordenado
: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. : Es la matriz en donde se buscan los datos : Es el número de fila de la tabla en el cual se encuentra lo que solicitamos devolver. : Escribir el valor 0 o FALSO para realizar una búsqueda exacta, o -1 o VERDADERO para realizar una búsqueda aproximada.
ail. es
Valor_buscado
Ejemplo:
oni
cioh @h
otm
Se desea saber la cantidad de estudiantes inscritos en la carrera de Industrial en el mes de Mayo.
ddi
La función empleada en la celda E11 es =CONSULTAH(B11,$C$22:$F$23,2,0)
Donde: Valor buscado Matriz buscar en Indicador filas Ordenado
: es la categoria que está en la celda B11 : es la tabla comprendida entre C22:F23 : es 2, donde se encuentra el descuento en la tabla : es 0 porque se desea una búsqueda exacta.
Dionicio Herrera, David
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GRAFICOS
GRÁFICOS RÁPIDOS 1. Dada la información en una tabla, ubicar cursor en el interior de la tabla (cualquier celda).
otm
2. Pulsar la tecla de función F11.
ail. es
Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información, contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.
ddi
oni
cioh @h
3. El gráfico creado es del tipo mostrado en la figura (de tipo columnas, en una hoja diferente)
Dionicio Herrera, David
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CREAR UN GRÁFICO 1. Ubicar cursor en la tabla. 2. Ficha Insertar Grupo Gráficos
ail. es
Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Haciendo clic en el tipo de gráfico que le interese se despliega el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrá encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
cioh @h
otm
Haciendo clic en esta opción se despliega el cuadro de diálogo: Insertar Gráfico que muestra todos los gráficos disponibles. Lo mismo aparece al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha del Grupo Gráficos.
ddi
oni
3. Al elegir el tipo de gráfico, éste se insertará en la Hoja con las características predeterminadas.
Dionicio Herrera, David
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DISEÑO DEL GRÁFICO
Cambiar tipo de gráfico: Permite cambiar a un tipo diferente de Gráfico.
cioh @h
Guardar como plantilla:
otm
En la Ficha Diseño, aparecen las opciones:
ail. es
Al seleccionar un gráfico, aparece en la cinta de opciones, las Herramientas de gráficos, la cual contiene 3 fichas: Diseño, Presentación y Formato.
Guarda como una plantilla la forma y diseño del gráfico para poderlo aplicar a futuros gráficos.
Cambiar entre Filas y Columnas:
ddi
oni
Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se mostrarán como Leyenda y viceversa.
Dionicio Herrera, David
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Seleccionar datos:
cioh @h
Diseños de Gráfico:
otm
ail. es
Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas. Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.
Permite elegir entre 10 diseños predefinidos para aplicarlo al gráfico seleccionado. Estilos de diseño:
oni
Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos
Mover gráfico:
ddi
Permite colocar el gráfico en una Hoja nueva o como un objeto dentro de una hoja del libro.
Dionicio Herrera, David
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PRESENTACIÓN DEL GRÁFICO
ail. es
Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico y hacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones:
Insertar:
Título del gráfico:
Rótulos del eje:
cioh @h
Permite colocar o quitar el título del gráfico.
otm
Permite insertar imágenes desde archivo, formas (rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del gráfico.
Permite agregar, quitar y definir la posición de los títulos para cada eje. Leyenda:
oni
Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico
Etiquetas de datos:
ddi
Permite desactivar o mostrar los valores, nombres de series y nombres de categorías en el gráfico. Tabla de datos:
Agrega una tabla de datos al gráfico.
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Ejes: Permite quitar o cambiar el formato y diseño de cada eje. Líneas de cuadrícula:
cioh @h
Área de Trazado:
otm
ail. es
Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.
Permite activar o desactivar el área de trazado. Solo está disponible para gráficos bidimensionales. Cuadro gráfico, plano inferior del gráfico
Modifican el aspecto de gráficos tridimensionales con rellenos de color
ddi
oni
Giro 3D: Permite girar el gráfico
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FORMATO DEL GRÁFICO
ail. es
En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales se puede mejorar la visualización del área completa del gráfico o de uno de sus componentes.
Para ello simplemente se selecciona el elemento del gráfico al cual desea darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade.
otm
También puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aun más el estilo del gráfico.
ddi
oni
cioh @h
Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto visual al texto (sombra, reflexión, resplandor), dar un color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con colores, imágenes, degradado o textura.
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cioh @h
otm
ail. es
Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un gráfico como el mostrado en la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imágenes como archivo.
1. Crear un gráfico de tipo Columna agrupada 2D 2. En la ficha Diseño, elegir la opción Diseño 9 3. Ingresar títulos al gráfico y a los ejes
ddi
oni
4. En el gráfico, haga un clic en la serie que representará mediante una imagen
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5. Ficha Formato Aplicar formato a la selección
cioh @h
otm
ail. es
6. Relleno Relleno con imagen o textura
oni
7. Pulse el botón Archivo. Ubicar el archivo correspondiente. 8. Seleccionar la opción Apilar y luego Cerrar.
ddi
9. Repetir el proceso para las otras series. 10. Dar Formato al gráfico.
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Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un gráfico circular que represente las ventas de zapatillas en el público femenino. 1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla
ail. es
2. Ficha Insertar Seleccionar gráfico circular 3D 3. Ficha Diseño Seleccionar Datos
cioh @h
otm
4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar
7. En la ficha Diseño, seleccionar el diseño 6.
ddi
oni
8. En la ficha Presentación, elegir etiquetas de datos, extremo externo
9. Dar formato al Gráfico
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Se procede de la siguiente manera:
cioh @h
Ubicar el puntero en la tabla Crear un gráfico de Columnas Agrupadas 3D En la ficha Diseño, elegir la opción Seleccionar datos Quitar la Serie Años. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botón Editar Seleccionar el rango donde están los años y aceptar Dar Formato al Gráfico.
ddi
oni
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
otm
ail. es
Ejemplo 3.- Se desea crear un gráfico de columnas 3D que represente las ventas para cada año como muestra la siguiente tabla.
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IMPRESIÓN
VISTA DISEÑO DE PÁGINA
ail. es
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la vista diseño de Página, la vista preliminar para ver el documento antes de imprimir, la configuración de las páginas a imprimir, y por supuesto la operación de imprimir los datos.
Permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseño de página:
ddi
oni
cioh @h
otm
Ficha Vista Diseño de página.
En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. También puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.
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VISTA PRELIMINAR (CTRL+F2) La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:
Ficha Archivo, opción Imprimir
oni
cioh @h
otm
ail. es
Mostrara la vista preliminar de la hoja al lado derecho.
En caso de tener más de una página, se puede usar los siguientes botones, para ir a la página anterior / página siguiente, Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán desactivados.
ddi
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic en la opción Configurar página. Si desea volver a la hoja, hacer clic sobre cualquier Ficha (pestaña) Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indican donde Excel 2010 hará los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.
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CONFIGURAR PÁGINA Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a: Ficha Archivo, opción Imprimir, opción Configurar pagina
ail. es
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con 4 fichas:
FICHA MÁRGENES
cioh @h
Permite definir la orientación del papel entre vertical u horizontal. El recuadro Ajuste de escala permite elegir el grado de ampliación o reducción de la hoja a imprimir. También aquí se puede definir el tamaño del papel y la calidad con que se imprimirá la hoja.
otm
FICHA PÁGINA
ddi
oni
Desde aquí se puede indicar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también se puede indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. Si desea que la hoja aparezca centrada en el papel puede activar las casillas Horizontal y/o Verticalmente.
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FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Permite definir un encabezado o pie de página con objeto de realzar la impresión del documento. Los encabezados van situados en la parte superior y los pies de página en la parte inferior de la misma.
otm
cioh @h
También puede personalizar un encabezado o pie. Para ello, pulse el botón: Personalizar encabezado o pie que desea modificar.
ail. es
En un encabezado normalmente se suele introducir el título de la hoja, el autor, la fecha de creación del libro o de la impresión, y en un pie de página, el número de página y el autor.
ddi
oni
Aparecerá el cuadro de diálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)
En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona izquierda, centro y derecha de la hoja de impresión. En cada sección puede introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamaño) y cualquier código (número de página, fecha, hora, ruta del archivo, nombre del archivo, nombre de la hoja e imagen)
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Pág. 60
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FICHA HOJA En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:
cioh @h
Todas estas zonas discontinuas se imprimirán como hojas separadas.
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Aquí se indica el rango que desea imprimir. Si desea imprimir celdas no consecutivas, seleccione las celdas en la hoja y luego en este recuadro escriba o señale las celdas o rangos separados por comas. Por ejemplo: A1:B3,B6:B8.
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Área de impresión.
Imprimir Títulos. Aquí puede seleccionar los títulos de las filas o columnas, que se imprimirán tras las filas o columnas que las contienen. Imprimir. Aquí podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:
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Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes. Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir las páginas: o Hacia abajo y luego hacia la derecha o Hacia la derecha y luego hacia abajo.
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IMPRIMIR (CTRL+P)
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Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja, procedemos a imprimirla. Para ello podremos definir algunas opciones como:
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán: Elegir cuántas copias imprimir del documento.
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Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada. Opciones de Configuración como:
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- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. - La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 - La orientación y el tamaño del papel.
- Ajustar la escala de impresión
- Modificar los márgenes.
- Acceder a la Configuración de página
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Contenido INICIAR EXCEL .......................................................................................................... 1 LA VENTANA DE APLICACIÓN .................................................................................... 1 CONCEPTOS BÁSICOS................................................................................................. 2 LIBRO........................................................................................................................ 2 HOJA DE CÁLCULO. ................................................................................................... 2
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CELDA....................................................................................................................... 2 DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA ................................................................ 3 OPERACIONES CON LIBROS ........................................................................................ 3 OPERACIONES CON HOJAS ......................................................................................... 5 SELECCIONAR VARIAS HOJAS ..................................................................................... 5 DESPLAZARSE POR LAS HOJAS .................................................................................... 5
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INSERTAR HOJAS ........................................................................................................ 5 ELIMINAR HOJAS ........................................................................................................ 6 CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS...................................................................................... 6 MOVER O COPIAR HOJAS ............................................................................................ 6
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SELECCIÓN DE CELDAS .............................................................................................. 7 SELECCIONAR CELDAS NO CONTIGUAS ....................................................................... 7 SELECCIÓN DE UNA COLUMNA O FILA ......................................................................... 7 SELECCIONAR CELDAS DE UNA HOJA ENTERA ............................................................. 7 INGRESO DE DATOS ................................................................................................... 8 INTRODUCIR DATOS EN UN RANGO ............................................................................. 8 INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO..................................................... 8 TIPOS DE DATOS ........................................................................................................ 9
oni
TEXTO ....................................................................................................................... 9 NÚMEROS .................................................................................................................. 9 FECHAS Y HORAS ..................................................................................................... 10 FÓRMULAS .............................................................................................................. 10
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FUNCIONES .............................................................................................................. 11 EDICION BÁSICA ...................................................................................................... 12 MODIFICAR DATOS ................................................................................................... 12 BORRAR DATOS ....................................................................................................... 12 DESHACER UNA ORDEN ............................................................................................ 12 CONTROLADOR DE RELLENO .................................................................................... 13 SERIES ..................................................................................................................... 13 COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS ............................................................................. 14 MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE ........................................................ 14
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Herramientas de Informática para la Empresa COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE ........................................................ 14 PEGADO ESPECIAL ................................................................................................... 15 INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS ............................................................................ 15 INSERTAR FILAS O COLUMNAS .................................................................................. 16 ELIMINAR FILAS O COLUMNAS .................................................................................. 16 OCULTAR FILAS O COLUMNAS .................................................................................. 16
ail. es
CAMBIAR ANCHO DE COLUMNAS .............................................................................. 17 AJUSTAR ALTURA DE LAS FILAS................................................................................ 17 NOMBRAR UN RANGO............................................................................................... 18 FORMATO ................................................................................................................ 19 FORMATO DEL TEXTO .............................................................................................. 19 FORMATO DE NÚMEROS ........................................................................................... 19
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FORMATO DE FECHAS Y HORAS ................................................................................ 20 FORMATOS PERSONALIZADOS .................................................................................. 20 COLOCAR BORDES A LAS CELDAS ............................................................................. 21 COPIAR FORMATO .................................................................................................... 22
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INSERTAR COMENTARIOS ......................................................................................... 22 FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................... 23 FÓRMULAS .............................................................................................................. 24 ESCRIBIR UNA FÓRMULA .......................................................................................... 24 DIRECCIONES DE CELDAS ......................................................................................... 24 OPERADORES .......................................................................................................... 25 ARITMÉTICOS .......................................................................................................... 25 DE TEXTO ................................................................................................................ 25
oni
DE COMPARACIÓN ................................................................................................... 25 DE REFERENCIA ....................................................................................................... 26 OPERACIONES CON FÓRMULAS ................................................................................. 26 REFERENCIA DE CELDAS.......................................................................................... 28
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REFERENCIA RELATIVA ............................................................................................ 28 REFERENCIA ABSOLUTA ........................................................................................... 28 REFERENCIA MIXTA ................................................................................................. 28 SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMÁTICAMENTE ................................................. 29 FUNCIONES ............................................................................................................. 30 ESQUEMA DE UNA FUNCIÓN ..................................................................................... 30 ASISTENTE DE FUNCIONES ........................................................................................ 30 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ...................................................................................... 32 FUNCIÓN PROMEDIO................................................................................................. 32
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Herramientas de Informática para la Empresa FUNCIÓN CONTAR .................................................................................................... 32 FUNCIÓN CONTARA .................................................................................................. 33 FUNCIÓN CONTAR.BLANCO ...................................................................................... 33 FUNCIÓN CONTAR.SI ................................................................................................ 34 FUNCIÓN MAX ......................................................................................................... 34 FUNCIÓN MIN ........................................................................................................... 35
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FUNCIONES MATEMÁTICAS ..................................................................................... 35 FUNCIÓN SUMA ........................................................................................................ 35 FUNCIÓN ENTERO..................................................................................................... 36 FUNCIÓN REDONDEAR.............................................................................................. 36 FUNCIÓN POTENCIA ................................................................................................. 37 FUNCIÓN RCUAD ...................................................................................................... 37
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FUNCIÓN SUMAR.SI .................................................................................................. 38 FUNCIÓN ALEATORIO ............................................................................................... 38 FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE .................................................................................... 38 FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................. 39
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FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................. 40 FUNCIONES LOGICAS ............................................................................................... 41 FUNCIÓN SI .............................................................................................................. 41 FUNCIONES DE BÚSQUEDA ...................................................................................... 43 FUNCIÓN CONSULTAV .............................................................................................. 43 FUNCIÓN CONSULTAH .............................................................................................. 45 GRAFICOS ............................................................................................................... 46 GRÁFICOS RÁPIDOS .................................................................................................. 46
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CREAR UN GRÁFICO ................................................................................................. 47 DISEÑO DEL GRÁFICO ............................................................................................... 48 PRESENTACIÓN DEL GRÁFICO ................................................................................... 50 FORMATO DEL GRÁFICO ........................................................................................... 52
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IMPRESIÓN .............................................................................................................. 57 VISTA DISEÑO DE PÁGINA ......................................................................................... 57 VISTA PRELIMINAR (CTRL+F2) ................................................................................. 58 CONFIGURAR PÁGINA ............................................................................................... 59 IMPRIMIR (CTRL+P).................................................................................................. 62
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