Cavalaire - Politique Numérique 2008-2011

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Politique Numérique

Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication 2008 - 2011

Politique Numérique de la Ville de Cavalaire – Technologies de l’Information et de la Communication

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Politique Numérique de la Ville de Cavalaire – Technologies de l’Information et de la Communication

La politique numérique de la Ville de Cavalaire

S

i l’informatisation des Services Municipaux a débuté dès le milieu des années quatre-vingt, la Ville de Cavalaire n’a abordé le tournant des nouvelles technologies de l’information et de la communication – induites par l’essor d’internet – que tardivement.

En effet, le premier site internet de la Ville, cavalaire.fr, a été mis en ligne le 1er Octobre 2006. Conçu et réalisé par une agence externe, avec la participation active des Services Municipaux, dans un délai de quatre mois, ce site a répondu à des besoins immédiats de communication, sans toutefois intégrer les nombreuses fonctionnalités requises aujourd’hui par les sites de dernières générations.

S’il avait le mérite d’exister et demeurait assez attractif (9 000 visites par mois en moyenne sur la dernière année) il ne répondait qu’imparfaitement aux attentes de la nouvelle Municipalité en matière de communication et de services aux usagers.

Par ailleurs, l’existence de sites parallèles, notamment ceux de l’Office de Tourisme, de la Médiathèque, et du B.I.J., a posé la question de dynamique informationnelle et de cohérence graphique. Enfin, l’absence de télé-services, de formalités à distance et la relative faiblesse de son interactivité ont amené la Municipalité à décider d’une totale reconstruction de son système d’information.

Cette mutation s’avérait d’autant plus fondée que les besoins se faisaient ressentir, non seulement pour les administrés, mais aussi pour les services municipaux eux-mêmes, dont les missions nécessitent aujourd’hui un effort accru – et des outils adaptés – en matière de travail collaboratif et de transversalité.

C’est dans cette problématique d’ensemble qu’est né le projet de refonte globale du site, et plus généralement, de rénovation du système d’information de la Ville, avec, à court terme, la création de sites Intranet et Extranet, complétant l’offre internet municipale en matière de services et aptes à répondre aux attentes de la Municipalité, de ses services, de ses administrés et des internautes plus généralement.

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Cavalaire-sur-Mer

Cavalaire est située sur la côte varoise, entre Saint-Tropez et le Lavandou, au fond de la baie du même nom, et au pied des premières pentes du Massif des Maures. Forte d’une population sédentaire de quelque 6 463 habitants, la Ville est très largement connue en tant que station balnéaire et attire chaque année environ 200 000 visiteurs venus de toute l’Europe. De par sa situation géographique, son climat et sa vocation touristique, la Ville a basé essentiellement son économie sur le tourisme, qui assure la pérennité des entreprises et commerces locaux.

La Municipalité

La Municipalité, issue des élections de Mars 2008, est dirigée par Mme Annick Napoléon, Maire de Cavalaire. Elle compte 29 membres dont le Maire et 8 Adjoints. Sylvain Meunier, Conseiller Municipal est 4 délégué à l’informatique et aux technologies de l’information et de la communication (TIC). Il préside la Commission Informatique.

Les Services Municipaux

Les Services Municipaux regroupent environ 250 agents, intervenant dans tous les domaines de compétences. Structurés en 28 services principaux, ils utilisent pour la plupart les technologies informatiques et disposent d’un accès Internet.

Le Service Informatique

Le service Informatique est composé de 3 agents, qui, outre la gestion des parcs matériels et logiciels, assure la maintenance technique des sites existants. Il participe à la mise en œuvre du projet nTIC de la Ville, notamment à travers la modernisation, l’homogénéisation et l’évolution du parc et du réseau informatique, ainsi qu’à travers un élargissement et une mise en œuvre accompagnée de la gamme logicielle utilisée par les Services Municipaux.

Le Service Web

Le Service Web, composé d’un seul agent, est en charge de l’administration et de l’animation du site de la Ville. Il doit assurer à court terme la mise en œuvre de la politique NTIC de la Ville en collaboration avec le Service Informatique, sous la supervision du Comité de Pilotage.

Une Politique Numérique

Au vu des évolutions technologiques en matière d’Internet, la Municipalité a très vite pris la mesure de leur intérêt sur le plan informationnel, communicationnel et transactionnel. Outre la refonte totale du site vers une solution de type « portail », il a été envisagé le déploiement simultané des technologies internet et intranet au sein des services municipaux, et plus globalement l’élaboration et la mise en œuvre d’une politique des Technologies de l’Information et de la Communication.

Le Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage, instance de décision de la maîtrise d’ouvrage pour l’ensemble du projet, a été créé en Septembre 2008 pour définir le projet. Il se compose d’élus et de représentants de la Direction Générale des services, du Cabinet du Maire, des services Communication, Informatique et Coordination. Son rôle consiste à: Informer les élus et directions municipales aux étapes clés du projet, Définir et proposer les orientations stratégiques, Mettre à disposition des services les moyens permettant d’atteindre les objectifs, Valider chaque étape d’avancement du projet.

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Les Objectifs

Le Comité de Pilotage a défini les grandes orientations de la politique NTIC de la Ville et en a fixé les objectifs à moyen terme, sur un programme de trois ans : Les objectifs du site internet : Informer et renseigner développer l’image de la Ville accroître l’attractivité de la Ville accroître le service rendu aux administrés Les objectifs du site Intranet : moderniser l’administration territoriale dématérialiser les procédures internes renforcer la communication interne Les objectifs du site extranet : accroître le service rendu aux administrés moderniser l’administration territoriale favoriser la participation citoyenne dématérialiser les procédures externes Les actions

Concrètement, ces objectifs seront traduits progressivement par des actions en matière d’équipements, de procédures et de formation des agents : -

Création d’un serveur FTP pour transmission de gros fichiers numériques en accès sécurisé, Création d’un serveur FTP pour téléchargements de documents, en accès libre, Connexion de l’OMC et de l’OT au réseau de la Mairie ou création d’un réseau extranet, Création et exploitation de bases de données relationnelles, Développement de l’interactivité sur le site, Création et mise en ligne de télé-services et de formalités à distance, Création, mise en œuvre et développement d’un intranet Mairie, Création, mise en œuvre et développement d’un extranet Administrés et Partenaires, Refonte du site vers un «Portail Net Cavalaire», Mise en place d’une veille technologique, Adhésion à Ville-Internet pour partager les expériences,

La création du portail Net de la Ville de Cavalaire se fera en 3 tranches, réparties sur trois années : • • •

2009 - Portail internet 2010 - Site intranet 2011 - Site extranet – Téléservices et formalités à distance

L’architecture générale du projet repose sur trois axes principaux : -

la modularité l’évolutivité, la compatibilité et l’interopérabilité.

L’objectif à terme du projet est de développer le système pour en faire le cœur des outils Net (inter/intra/extranet) sur le modèle suivant : Politique Numérique de la Ville de Cavalaire – Technologies de l’Information et de la Communication

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Le projet sera élaboré dans son intégralité, indépendamment des modalités de mise en œuvre qui seront décidées ultérieurement par la Municipalité. Un cahier des charges sera établi par site et module. Le projet devra prendre en compte l’évolutivité des solutions techniques, logicielles et fonctionnelles à venir. La mise en œuvre du projet se fera sur un délai de trois ans maximum.

Pour l’ensemble du projet (Internet/Intranet/Extranet) le Comité de Pilotage a défini les contraintes générales suivantes : -

préférence, sans exclusive, accordée aux logiciels libres, plateforme logicielle unique de type C.M.S. – Système De Gestionnaire de Contenus interfaces d’administration communes aux sites inter/intra/extra/net architecture de type modulaire bases de données en réplication et synchronisation automatique, charte graphique et ergonomie commune accessibilité en conformité avec les normes A de W3C (option sur site Internet) interopérabilité des solutions, sécurisation renforcée au niveau des procédures de type téléservices stabilité (pas d’obligation de changer régulièrement de versions) évolutivité du et/ou des systèmes d’exploitation scalabilité du système, en raison des variations saisonnières de fréquentation respect de contraintes techniques imposées par les échanges avec des réseaux externes (ACVS)

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La Ville de Cavalaire, sans exclure une solution propriétaire, exprime sa préférence pour le choix du logiciel libre pour la création et la gestion de ses sites Inter/Intra/ExtraNet. Cette préférence est en corrélation avec les recommandations de la DGME et répond à des choix économiques.

UNE SOLUTION COLLABORATIVE : LE CMS

L’administration du portail net de la Ville sera partiellement décentralisée et assurée par les Services Municipaux eux-mêmes. Le système doit donc permettre l’intervention de plusieurs contributeurs, séparés géographiquement et intervenant dans des domaines de compétences distincts. De même, l’administration du portail se fait par au moins quatre administrateurs. La solution CMS s’impose donc pour des raisons de réactivité et de facilité d’administration.

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Le Portail Internet de la Ville

Le Comité de Pilotage a défini, pour le projet Internet de la Ville, trois objectifs généraux :

Informer et renseigner, développer l’image et l’attractivité de la Ville accroître le service rendu aux administrés et aux internautes

La Ville de Cavalaire a placé son projet dans une vue à moyen et long terme pour choisir une solution capable d'évoluer et de répondre aux attentes futures, en complétant ultérieurement son dispositif par l’intégration de nouvelles fonctionnalités dans le cadre d’un portail citoyen (téléprocédures, formalités à 8 distance, carte de vie quotidienne, sondages…)

Dans une première approche, le site internet est avant tout un outil de communication publique. Ensuite, il apparaîtra comme un outil permettant d'améliorer l'efficacité des services administratifs. A terme, le Portail Internet constituera un guichet d'accès local pour la vie administrative et citoyenne et un support susceptible de renforcer la démocratie locale.

On peut identifier trois objectifs principaux qui correspondent, chacun, à une étape dans la mise en place du Portail Internet de la Ville de Cavalaire Information : Informer et renseigner • • • • • •

Fournir des informations pratiques et complètes sur la Ville, la Mairie, la Station…

Informer sur l’actualité dans tous les domaines (événements, spectacles, vie locale..)

Présenter la Mairie, ses services et ses activités, Fournir des informations administratives relatives aux procédures administratives, Donner des informations sur l'organisation, le fonctionnement du conseil municipal et la vie politique de la commune, Fournir des informations pratiques concernant les services publics et les moyens de contacter les administrations.

Communication : développer l’image et l’attractivité de la Ville • • • •

Faire connaître l’action de la Municipalité, Inciter l’implication dans la vie locale, Développer la notoriété et l’image de Cavalaire dans le monde, Développer l’attractivité de Cavalaire auprès de publics cibles.

Services : Rapprocher administration et administrés • • • •

Rapprocher administration et administrés (informations, conseils, orientations…)

Développer le dialogue avec les citoyens Permettre à chaque service de fournir directement ses informations, développer les échanges avec les citoyens et les usagers des services publics, les informer en fonction de leurs centres d'intérêt et associer tous les acteurs de la ville.

Le Portail Internet constitue un guichet d'accès local pour le citoyen et l’usager des services publics (le front office) et il nécessite une intégration forte avec l'organisation interne de la collectivité (le back office).

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Pour atteindre ces trois grands objectifs, le site de la Ville de Cavalaire devra : • • •

Etre enrichi en contenus, (textes, images, multimédia, téléchargements, formulaires…)

Disposer d’une plateforme ouverte capable d’intégrer les évolutions fonctionnelles, Proposer, à moyen terme, une plus grande interactivité avec les administrés et internautes.

Les bénéfices attendus sont, sans préjuger de leur importance respective : • Amélioration de la lisibilité du champ d’intervention de la Ville de Cavalaire par une présentation complète et cohérente de ses différentes composantes, • Promotion de l’activité de la Municipalité et amélioration de la communication externe par la promotion des actions, • Amélioration de la qualité de l’information par la fusion de données émanant de sources autorisées et 9 validées par les structures reconnues • Amélioration de l’accessibilité à l’information, • Sensibilisation de nouveaux publics.

On distinguera deux grandes catégories de publics : > Un public de proximité, aux attentes spécifiques : Les administrés ou résidants locaux s’intéressant de près à la vie locale, Les associations en quête de renseignements administratifs, Les partenaires institutionnels, Les partenaires économiques, Les organismes divers (OT, services publics…)

Les élus municipaux, Les employés de la Ville… > Le grand public, de toutes nationalités, âges ou conditions en quête de renseignements : Les internautes occasionnels, Les touristes préparant leur séjour, Les futurs résidants, Les plaisanciers, en quête d’accueil portuaire Les entreprises à la recherche de contacts…

Cette segmentation des publics peut évoluer dans le temps, en fonction de l’évolution du site lui-même, des fonctionnalités qui viendront à y être intégrer dans les prochaines années et de l’apparition de nouveaux publics.

Pour répondre au mieux aux attentes de ces différents publics, mais aussi pour faciliter la gestion et l’administration du site, le Comité de Pilotage a retenu le principe d’une architecture modulaire et d’une gestion partiellement décentralisée. Le schéma ci-dessous indique, à titre d’exemple, l’ossature de la future arborescence, celle-ci devant être élaborée de manière concertée entre le Prestataire, la Ville et ses services.

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TOURISME ET INTERNET

L’Office de Tourisme occupe une place prépondérante dans l’élaboration et la diffusion de l’information touristique au niveau international. Ses spécificités professionnelles, son autonomie de gestion, ses contraintes (multilinguisme, réplication avec d’autres bases de données…) en font un cas particulier qui devra être traité spécifiquement. Bien qu’intégré dans le futur site de la Ville, le module ou Espace Tourisme fait donc l’objet d’un cahier des charges distinct.

L’Office de Tourisme de Cavalaire est une Association Loi 1901 à but non lucratif. Il compte 6 personnes à plein temps (+ 2 agents saisonniers embauchés pour renforcer l’équipe d’accueil en période estivale) 11 regroupées en plusieurs services : l’accueil-information destiné à accueillir la clientèle, la Direction, et le secrétariat. L’Office de Tourisme compte 400 adhérents (hébergeurs, commerçants, artisans) et reçoit une subvention de fonctionnement de la Mairie de Cavalaire. Il est dirigé par un Président, une Directrice et un Conseil d’Administration de 20 membres représentant les diverses associations, organisations professionnelles locales et membres du Conseil Municipal.

L’Office de Tourisme a pour objet d’assurer les missions d’accueil et d’information des touristes, et de promotion touristique de la Commune. Par voie de convention avec la municipalité, il élabore et met en œuvre la politique de tourisme dans la Commune et les programmes locaux de développement touristique.

La promotion touristique de la Ville revêt principalement 4 formes : - promotion des prestataires : hébergeurs (Hôtels, campings, Résidences, Agences Immobilières, loueurs en meublés), commerçants et artisans ; - promotion des activités à pratiquer sur la Commune : jet-ski, voile, plongée…

- Promotion des animations organisées par l’Office de Tourisme ou toute autre entité de la Commune (autres associations…)

- Promotion de l’image de la Commune : pour la saison, mais aussi de plus en plus hors saison, gestion environnementale du port, de la Ville en général…

L’Office de Tourisme a également un rôle d’intermédiaire : réservation pour quelques spectacles locaux, les Balades Nature Accompagnées… Par ailleurs, il coordonne la démarche France Station Nautique. (France Station Nautique est un label attribué aux villes qui souhaitent structurer et faire évoluer leurs offres de services nautiques. Ceci passe par la coordination de tous les acteurs nautiques de la station et la mise en place de divers projets permettant une amélioration et une évolution des activités liées à la mer). Enfin, il travaille en étroite collaboration avec le Comité Officiel des Fêtes, et assure pour ce dernier un rôle de soutien et soutien administratif et technique, pour certaines manifestations d’importance.

Le but de l’Office de Tourisme est de proposer : - à la clientèle : un site vivant, simple et intuitif à consulter, - aux prestataires cavalairois : un site qui mette en avant le mieux possible leurs activités, - au personnel de l’Office de Tourisme : un site facile à mettre à jour avec des parties bien distinctes : Informations hébergement, Informations commerces, Informations animations, Informations activités-loisirs. afin de parvenir à une interactivité avec la clientèle en quête d’information sur son prochain séjour sur Cavalaire.

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UN INTRANET POUR LES SERVICES

La Ville de Cavalaire dispose d’un Intranet – CavalNet - réalisé par le service informatique et monté sous Spip. Cet Intranet a été mis en ligne en Septembre 2008 et a servi de base d’évaluation et de démonstration pour le personnel communal. Dans le cadre de la refonte totale de son système d’information, la Ville a souhaité que cet intranet soit abandonné au profit d’une solution en totale compatibilité avec l’ensemble du projet Net, notamment au niveau de la plateforme logicielle de type CMS, objet de la présente consultation.

Les objectifs visés sont les suivants : moderniser l’administration territoriale dématérialiser les procédures internes renforcer la communication interne 12 La ville souhaite que l’intranet soit un véritable outil de travail au quotidien, une véritable plate-forme de services : Il permettra de partager et de diffuser beaucoup plus largement une information de meilleure qualité, il facilitera les échanges d’informations entre les élus, les agents, les services, et améliorera de ce fait la coopération et à terme la qualité des services rendus aux usagers.

Il permettra de rationaliser le système d’information en évitant les enregistrements et archivages multiples de certaines informations, Il permettra de limiter les copies papier. Le personnel disposera d’un véritable référentiel fiable de la ville (bibliothèque de formulaires, annuaires, notes de services, guides des procédures…)

Il sera également une plate-forme de services : il intègrera des applications métiers existantes et facilitera la poursuite de l’informatisation. L’accès à l’application finances, qui sera une des utilisations phare de l’intranet devrait permettre une meilleure maîtrise de leur budget par les services et la décentralisation de la gestion des engagements. A côté de l’accès aux applications existantes (RH, gestion du courrier…) l’intranet offrira de nouveaux services en ligne comme la gestion des congés, la réservation de ressources, la gestion des bons de travaux…

L’intranet permettra un véritable travail collaboratif. Des fonctions de co-écriture (délibérations du conseil municipal) et de co-production de contenus par les utilisateurs seront progressivement mises en œuvre.

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La mise en place de l'Intranet permettra d'optimiser le système d'information nécessaire à l'offre de services que le site Internet sera amené à proposer.

TELESERVICES ET TELEPROCEDURES

La Ville de Cavalaire prévoit de compléter son système d’information Internet par la création d’un site extranet, consacré à la mise en œuvre de téléservices et de téléprocédures, à destination des administrés et partenaires de la Ville. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de la normalisation des démarches administratives et de l’interopérabilité des systèmes d’information, préconisées par l’ADAE – aujourd’hui DGME (Direction Générale de la Modernisation de l’État), dont les objectifs sont : • • • •

Adapter les missions de l'état et des administrations, Simplifier la relation avec l'usager Améliorer la qualité des services Optimiser la gestion des administrations

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Les mesures prises en faveur de l'interopérabilité passeront par l'utilisation de standards ouverts.

Ce site, de type modulaire, s’adressera prioritairement aux administrés, ainsi qu’aux partenaires institutionnels et économiques de la Ville. Ses objectifs sont les suivants : - accroître le service rendu aux administrés - moderniser l’administration territoriale - favoriser la participation citoyenne - dématérialiser les procédures externes La Ville a identifié 6 grandes catégories de publics visés par l’extranet municipal : -

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les administrés, pour un ensemble de démarches administratives et formalités à distance, telles que les actes d’état-civil, les demandes d’autorisation, les réservations… et à long terme la mise en place d’une 13 carte de vie quotidienne (CVQ), qui leur permettra d’accéder à des téléservices (inscriptions, paiements, réservations… les organismes para-municipaux, accomplissant des missions de service public dans le cadre de conventions et d’objectifs avec la Ville : l’Office de Tourisme, l’Office Municipal de la Culture, le Comité des Fêtes… pour des réservations de ressources, de matériel, de salles… les Associations locales et les établissements scolaires, pour des demandes d’autorisation, de subventions, de réservations de salles, de mise à disposition de matériel… les partenaires institutionnels de la Ville : Conseil Général, Conseil Régional, Préfecture… pour des échanges d’informations, de fichiers… les entreprises, pour des demandes d’autorisation de voirie, des déclarations de chantiers… les partenaires économiques : les entreprises soumissionnaires à des consultations, via une plateforme de dématérialisation.

LE SCHEMA DIRECTEUR DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

Avec un cahier des charges particulièrement détaillé et développé, la Ville de Cavalaire s’est dotée d’un premier plan de développement, sur trois ans, des nouvelles technologies d’information et de communication, portant principalement sur la création et le développement des outils inter/intra et extranet.

La première phase du projet – création d’un portail Internet – est en voie d’achèvement, et la deuxième phase – Intranet Mairie – débutera dans les prochains jours. Le report, en 2012, du projet extranet, portant plus particulièrement sur les téléservices et les formalités à distance, constitue une opportunité et un délai suffisant pour élaborer un véritable schéma directeur des nouvelles technologies d’information et de communication, pour les cinq prochaines années.

En effet, le projet extranet, tel qu’il était conçu, ne prenait en compte que les téléservices et les formalités à distance, et excluait, par exemple, la Carte de Vie Quotidienne, prévue ultérieurement. Par ailleurs, l’arrêt des activités de Service Public Local, dont les contenus et services représentaient une grande partie du projet extranet, nous amène à devoir élaborer un nouveau cahier des charges, en vue de la consultation de prestataires hautement spécialisés.

Il apparaît donc opportun de redéfinir dès aujourd’hui le projet extranet et d’y intégrer des fonctionnalités et services non prévus initialement, dans une démarche globale, à travers un Schéma Directeur des Technologies de l’Information et de la Communication, dont les objectifs principaux seraient de : - Faciliter le développement des grands enjeux de la municipalité (territoires, politiques publiques éducatives, culturelles et sociales, démocratie citoyenne, qualité environnementale) en se dotant d’outils d’évaluations et de décisions,

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- Moderniser le service public et le rendre plus efficace et réactif aux attentes des usagers, en développant les aspects transactionnels et interactifs des outils web, - Mieux répondre aux missions des services et aux évolutions de l’organisation de l’administration communale, par la modernisation des équipements et la formation des agents, - Anticiper les évolutions technologiques majeures, organiser leur déploiement, en permettre l’accès à tous pour les rendre maîtrisables par tous (agents municipaux, usagers), - Associer les partenaires de la Mairie à une démarche globale, cohérente et concertée (associations, écoles…)

- Instituer et généraliser la Carte de Vie Quotidienne dans les services aux usagers.

Pour les services à la population l’objectif serait de faire du portail Internet à la fois un des outils essentiels d’informations, d’échanges, de débats, de participation des Cavalairois à la vie municipale (internet citoyen) mais aussi et surtout un outil majeur des relations entre les administrés, la municipalité et ses services. La création des télé-services et de comptes usagers permettrait ainsi l’accès à des informations personnalisées et le paiement en ligne des prestations municipales (CVQ).

Ce Schéma Directeur des Technologies de l’Information et de la Communication aurait donc pour but de répondre, par le biais des dites technologies, aux attentes et aux besoins des usagers et des citoyens, en matière d’information, de transactions, de services et d’interactivité.

LE LABEL VILLE-INTERNET

L’inscription, pour la première fois, de la Ville au label Ville-Internet 2012 répond à un double objectif : -

En terme de communication, le label participe à l’image et la notoriété de la Ville, En terme de modernisation, elle engage la Ville dans un processus de développement des nouvelles technologies, profitable aux services municipaux, à la collectivité et aux administrés.

Notre participation à ce label nécessite et appelle à : • la hièrarchisation des actions à mener prioritairement, sur la base du questionnaire d’évaluation, • l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de travail sur les prochains mois, • la mise à disposition des ressources humaines, techniques et organisationnelles nécessaires, • l’élaboration d’un schéma directeur visant l’obtention des 5 arobases dans un délai à définir.

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