Microsoft Word 2003 by Laboratorio de Los Andes

Word 2003

Este curso está dedicado al uso del procesador de texto Word. Este programa nos permite crear y modificar documentos de texto, e integrar imágenes y gráficos, de manera de presentar información en forma clara y ordenada. A través del módulo aprenderemos a usar funciones de nivel básico e intermedio para el trabajo con Word. Tal vez algunos de ustedes ya tengan alguna experiencia trabajando con la aplicación Word, por lo que comenzaremos con un repaso, reconociendo las partes básicas del programa y algunas herramientas habituales para editar y formatear un texto. De esta manera, nos aseguraremos que todos nos estemos comunicando en el mismo “idioma”. Para abrir el procesador de texto, es preciso hacer clic en el icono de Word que se encuentra en el Menú “Inicio” o, a veces, en el Escritorio. Una vez abierto el programa, aparecerá una hoja en blanco enmarcada en las distintas barras que nos permiten trabajar sobre ella. Nos detendremos en las cuatro barras más importantes.

BARRAS IMPORTANTES EN LA VENTANA DE WORD 2003

Barra de título, Barra de menús, Barra de herramientas. a) Barra de título

En el borde superior de la pantalla se encuentra la Barra de título (ver figura), que contiene en su extremo izquierdo el nombre del documento con el cual se trabaja en ese momento. Al crear un documento nuevo, el programa le asigna un nombre provisional (Documento1, Documento2, etc.), que se mantiene hasta que decidamos guardarlo. En ese momento podemos darle el nombre que queramos. En el extremo derecho de la barra se encuentran los botones para minimizar, restaurar y cerrar la ventana: • • •

Minimizar ( ): nos permite ocultar la ventana sin cerrarla. Al hacer clic sobre él, el documento se transforma en un botón que se ubica en la barra del borde inferior de la pantalla. Para volver al documento basta hacer clic sobre dicho botón. Restaurar ( ): nos permite achicar la ventana y ver, de este modo, otras ventanas que estén abiertas en ese momento. Al hacer clic sobre él, éste se transforma en el botón Maximizar ( ), el cual nos permite volver la ventana a su tamaño normal. Cerrar ( ): nos permite cerrar el documento y salir del programa. Antes de cerrar, el programa abrirá un cuadro de diálogo preguntándonos si es que deseamos guardar los cambios efectuados al documento.

b) Barra de Menús

Inmediatamente debajo de la Barra de título encontramos la Barra de menús. Ésta contiene los títulos de los diversos grupos de funciones que utilizaremos para trabajar con el procesador de texto (Archivo, Edición, Ver, etc.). Al hacer clic sobre cada uno de dichos títulos aparece un menú desplegable con una lista de comandos o herramientas junto a sus iconos respectivos. En el extremo derecho de la barra encontramos una ( ), que nos permite cerrar el documento con el cual trabajamos sin salir del procesador de texto. Los menús desplegables contienen tres tipos diferentes de elementos: • •

Comandos de ejecución inmediata: se ejecutan al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha de su nombre, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para activarlos desde el teclado. Ejemplo: en el menú Edición, el comando Deshacer escritura. Comandos con submenú desplegable: al hacer clic sobre ellos, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha de su nombre ( ). Ejemplo: en el menú Tabla, el comando Insertar.

•

Comandos con ventana: al hacer clic sobre ellos, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se reconocen porque su nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Formato, el comando Fuente...

Es importante saber que en Word los menús desplegables muestran sólo las herramientas más importantes y las que el usuario va utilizando al trabajar. Para desplegar la lista completa es preciso posar el cursor del mouse sobre la doble flecha que aparece en el extremo inferior del menú. c) Barra de Herramientas

Bajo la Barra de menús encontramos la Barra de herramientas. Ésta contiene iconos o botones que permiten ejecutar en forma inmediata –por medio de un clic– las funciones de uso más habitual (tales como Guardar, Imprimir, Copiar, etc.), sin tener que buscarlos en los menús desplegables. Para reconocer a qué herramienta o comando corresponde cada icono basta posar el cursor del mouse sobre éstos y el nombre de la función aparecerá en un rectángulo amarillo. Hay operaciones que no están disponibles en determinados momentos. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no se ha seleccionado un texto o una imagen, los botones para Cortar y para Copiar aparecen en gris. Por falta de espacio en la barra, algunos comandos permanecen ocultos. Para verlos es necesario hacer clic sobre la doble flecha (») al extremo derecho de la barra (icono Opciones de barra de herramientas), y éstos aparecerán en una ventana. Esta ventana ofrece además las opciones Mostrar los botones en dos filas (como en versiones anteriores de Word) y Agregar o quitar botones, a través de un menú desplegable.

d) Otras Barras • • •

Barra de estado (segunda barra desde el borde inferior de la pantalla) que nos muestra datos tales como: número de página, sección, línea y columna en que nos encontramos, idioma predeterminado, etc. Reglas (barras numeradas bajo la Barra de herramientas y en el borde izquierdo de la pantalla), que nos serán útiles más adelante para establecer sangrías y colocar los márgenes. Barras de desplazamiento (sobre la Barra de estado y en el borde derecho de la pantalla), que nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida al hacer clic sobre las flechas ( ).

PERSONALIZAR VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS Para Personalizar las ventanas en las aplicaciones del Windows, estas se deben cargar desde la Barra de Menú, marcando la opcion Ver. Al descolgarse el menú se debe elegir la Opción Barras de Herramientas y luego del listado que se desplegará elegir la Barra de Herramienta que desee que aparezca en la Ventana del Programa.

AGREGAR Y QUITAR BOTONES DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Para ver los botones que permanecen ocultos por falta de espacio hacer clic en este icono cada barra.

que está al final de

Se abrirá una ventana, como la que vemos en la imagen, con el resto de los botones de la barra.

Hacer clic en el botón que se quiera utilizar. Al utilizar un nuevo botón, este se añade a la parte visible de la barra. Para quitar un botón de la parte visible de la barra mantener pulsada la tecla ALT mientras se arrastra el botón fuera de la barra. Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o quitar botones y aparecerá una lista como la que vemos a continuación, marcar o desmarcar el botón que queramos agregar o quitar de la barra. También se pueden agregar botones a las barras desde el menú Herramientas, Personalizar carpeta, Comandos. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que podemos, para cada categoría, arrastrar los botones a las barras.

La opción que aparece en último lugar nos permite Restablecer barra de herramientas, y dejarla como en la instalación inicial

VISTAS DE TRABAJO Y DE PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO EN LA PANTALLA Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Diseño Web, Diseño de impresión, Esquema, Documento maestro y Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el menú Ver o desde la solapa

de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la

Presentación preliminar que se activa desde el menú Archivo o desde el botón Estándar.

de la barra de herramientas

Vista normal Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana. La Vista Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen las notas al pie, pies de página o encabezados que se muestran en ventanas independientes.

Vista Diseño de impresión Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana. Esta vista presenta el documento ya encajado en las páginas tal y como luego se imprimirá, con las notas, los encabezados y los pies de página. Resulta más claro trabajar con él que con el modo Normal. Pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es mucho más lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.

Vista Esquema Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana. La Vista Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo.

La Vista preliminar La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más en detalle en la sección del manual dedicada a la impresión.

Para ver el documento desde la Presentación Preliminar se debe utilizar el botón Preliminar.

o el menú Archivo|Vista

BARRA FORMATO

Otro grupo de comandos de uso habitual en la Barra de herramientas lo constituyen aquellos que nos sirven para modificar el formato de un texto. A continuación revisaremos brevemente algunos de ellos. a) Fuente La fuente es el tipo de letra que elegimos para presentar un texto. Normalmente Word viene con la fuente Times New Roman predeterminada.

Si queremos cambiar el tipo de letra debemos primero seleccionar los caracteres, palabras o líneas a modificar, arrastrando el cursor del mouse sobre ellas. Luego hacemos clic sobre la flecha ( ) junto a la ventana que indica la fuente actual. Esto hará que se despliegue un menú con otros tipos de letras. Este menú posee dos zonas separadas por una línea horizontal: en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior el resto de las fuentes disponibles. El nombre de cada fuente está representado en su tipo de letra, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

Para desplazarnos por el menú Fuente debemos hacer clic en las flechas ( ) de la barra de desplazamiento a su derecha. Una vez encontrada la fuente que buscamos, basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Algunas fuentes aparecen con una doble T delante. Este signo (que significa TrueType) indica que el tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en el documento impreso. b) Tamaño de fuente En forma parecida a como elegimos el tipo de letra, podemos cambiar su tamaño. Para ello debemos seleccionar el texto a modificar y luego hacer clic en la flecha junto a la ventana Tamaño de fuente.

Desplazándonos por el menú desplegado, seleccionamos el tamaño de fuente que deseemos. Es importante notar que los tamaños de fuente más usados en documentos comunes (cartas, informes, etc.) son 10, 12 y 14.

c) Estilo Además del tipo y tamaño de la fuente, podemos cambiar su estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

Cuando aplicamos un estilo, el botón correspondiente queda presionado y se ve en un tono más claro. Es posible aplicar varios estilos a la vez (por ejemplo: negrita y subrayado), para ello hay que hacer clic sobre los botones en forma consecutiva. Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, debemos seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el botón correspondiente.

Usar opciones de alineación y justificación. Retornamos a continuación al uso de algunas funciones de formato. Un aspecto importante de la apariencia de un párrafo de texto es su alineación horizontal con respecto a los márgenes de la página. El procesador de texto ofrece cuatro opciones en este sentido: a) Alineación a la izquierda: Está predeterminada en Word 2002, ya que constituye el tipo de alineación más común. En ella el borde izquierdo del párrafo está nivelado con el margen izquierdo de la página. b) Alineación a la derecha: En ella el borde derecho del párrafo está nivelado con el margen derecho de la página. Suele usarse, por ejemplo, para escribir fechas, epígrafes, etc.

c) Centrado: En ella los bordes de cada línea de un párrafo guardan la misma distancia con respecto a los márgenes de la página. Suele usarse en títulos. d) Justificado: En ella el párrafo se alinea uniformemente a los márgenes de la página, presentando un aspecto pulido.

Para modificar la alineación de un párrafo debemos seleccionarlo e ir a la opción Párrafo dentro del menú Formato (figura 5).

Se abrirá entonces la ventana Párrafo. Dentro de ella podemos desplegar las cuatro opciones de alineación haciendo clic sobre la flecha ( ) junto al campo Alineación. Luego de elegir un tipo de alineación hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Podemos realizar esta operación de un modo más inmediato seleccionando el párrafo deseado y haciendo clic en los iconos correspondientes (Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Justificar) en la Barra de herramientas.

EDICIÓN: CORTAR, COPIAR, PEGAR.

Dentro de los comandos de uso más habitual en la Barra de herramientas se encuentran aquellos que nos sirven para editar un texto. A continuación revisaremos brevemente algunos de ellos.

a) Cortar Representado por el icono, ésta herramienta nos permite quitar un trozo de texto o una imagen, con el fin de pegarlos posteriormente en otro lugar del documento o en otro documento. Para ejecutarlo debemos seleccionar previamente el texto o la imagen y hacer clic sobre el icono. También es posible ejecutarlo desde el menú Edición.

b) Copiar Representado por el icono, ésta herramienta nos permite copiar un trozo de texto o una imagen sin quitarlos del documento, con el fin de pegarlos posteriormente en otro lugar de éste o en otro documento. Para ejecutarlo debemos seleccionar previamente el texto o la imagen y luego hacer clic sobre el icono. También es posible ejecutarlo desde el menú Edición.

c) Pegar Representado por el icono, ésta herramienta nos permite pegar en un documento trozos de texto o imágenes previamente cortados o copiados. Para ejecutarlo debemos posar el cursor del mouse sobre el lugar de destino, y luego hacer clic sobre el icono. También es posible ejecutarlo desde el menú Edición.

FORMATOS Y CONFIGURACIÓN DE PÁGINA

Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo. Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la explicación en algunos casos con la opciones de los menús. Formatos de página Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo.

Este cuadro de diálogo presenta tres pestañas, una para cada grupo de instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel y Diseño de página. Aunque presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer paso: la elección del papel. El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres apartados se utiliza cuando se está trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte correspondiente a las secciones.

Tamaño del papel : En este apartado se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar seleccionado el tamaño, que suelen usar todas las impresoras.

En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto. En el apartado Vista previa se verán las modificaciones que se haya hecho de tamaño y orientación. Márgenes Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.

El margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares.

En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a las Opciones de Impresión situadas en la parte inferior del apartado Papel. Nos aparecerá un nuevo cuadro de dialogo con las distintas opciones para activar o desactivar ( parte inferior):

Diseño de página La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas. La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas.

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

Para imprimir en Word, siga los siguientes pasos : • • •

Seleccione la opción ARCHIVO del menú principal. Seleccione la opción IMPRIMIR Aparece el siguiente cuadro de diálogo :

•

En la opción Impresora - Nombre : debe figurar el nombre de la impresora por defecto, en el caso del ejemplo es la impresora HP Laserjet 5/5M - Mejorado. Para imprimir el documento debe seleccionar de Intervalo de páginas : la opción que desee: • En la opción Número de copias : indique el número de copias que desee imprimir. • Propiedades : opción que le permite hacer cambios en :

•

Todo; si desea imprimir todo el archivo. Página actual; si desea imprimr sólo la página en la se encuentra el cursor. Páginas; si desea imprimir sólo algunas páginas. Para ello, debe indicar el número de las páginas o intervalo de páginas que desee imprimir.

•

Papel :

Tamaño (A4, Carta, etc.), Orientación (vertical u horizontal), Origen de Papel (lo recomendado es Orientación automática) y Elección de material (lo recomendado es EconoMode-Impresora predeterminada) Una vez completado los datos de impresión presione el botón ACEPTAR para imprimir su trabajo.

Recomendaciones: •

Se le sugiere que previa a la impresión de sus trabajos, realice una vista preliminar del mismo. Para ello, debe presionar el botón

•

Cuando se aprieta el botón seguro antes de presionarlo.

, se imprimirá la totalidad de las hojas; por lo que debe debe estar muy

TABLAS EN WORD Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas podemos: • • •

generar columnas de texto y números disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo) situar imágenes junto a textos

Para crear tablas hay que pulsar en el botón celdas que se quiere insertar.

de la barra de herramientas Estándar y seleccionar el número de

Otro camino para crear tablas es pulsar sobre Tabla en la parte superior de la pantalla y pulsar dentro del menú Insertar y pulsar sobre Tabla

En el cuadro Insertar tabla que aparece seleccionamos el número de filas y columnas deseadas. En nuestro ejemplo optamos por una tabla de 3 columnas y 2 filas. Y podemos seleccionar como se ajustan los márgenes de las celdas alrededor del contenido que introducimos en las mismas.

Botones de la Barra de Herramientas de Tablas

La barra de herramientas de las Tablas y Bordes, contienen botones de comando para crear y aplicar formato a las tablas. La barra de herramientas puede ser ubicada en cualquier ángulo de la ventana, pero por defecto tiene flotación libre. Abajo, se encuentran las explicaciones de todas las características de la barra de herramientas para Tablas y Bordes. Dibujar tabla

Borrador

Cambia el puntero por la forma de un lápiz, con el cual puede dibujar la parte externa de una tabla, arrastrando desde el ángulo izquierdo superior hasta el ángulo inferior derecho. Arrastrar a través de la tabla para agregar líneas y crear filas y columnas o para dividir una celda en varias filas o columnas. Esto permitirá crear fácilmente tablas muy complejas. Cambia el puntero a la forma de un borrador con el que puede borrar una línea en una tabla, mediante un clic sobre la misma o arrastrando la línea a través de varias celdas para borrarla. Este botón también es del tipo de interruptor a palanca. Hacer un clic para volver al puntero a su forma normal. Estilo de línea dibujada con el lápiz. La flecha muestra una lista de estilos de línea, como la doble, la punteada o la sólida. Elija el estilo antes de dibujar.

Estilo de línea Grosor de la línea

Ancho de la línea dibujada con el lápiz . La flecha abre una lista de anchos diferentes para las líneas de sus bordes. Elija el ancho antes de dibujar.

Color de borde

Color de la línea dibujado con el lápiz. Elegir el color de la línea antes y dibujar después.

Bordes

Aplicar el tipo de borde mostrado. La flecha abre una paleta de bordes. Las diagonales están disponibles solo para una celda en la tabla. También puede usarse el botón, Bordes de la barra de Formato.

Color de sombreado

Colorea el fondo con el color sólido mostrado debajo del balde. La flecha abre una paleta con otros colores. Para usar un diseño con porcentaje de color, se deberá usar el diálogo de Bordes y Sombreados… desde el menú Formato. No puede usarse el botón que se ve como este, en la barra de herramientas Dibujo, que se aplica solo para objetos a ser dibujados. Qué confuso!

Combinar celdas

Combinan las celdas seleccionadas en una tabla, en una sola celda.. El contenido de cada celda anterior es colocado en un párrafo separado, dentro de la nueva celda.

Dividir celdas

Alineamiento (Vertical)

Divide una celda en varias nuevas. Mediante un Clic en este botón, se abre el diálogo Dividir Celdas donde se deberá establecer el número de filas y columnas. Los párrafos de la celda que son divididos, lo son entre las nuevas celdas si se están creando columnas.

Alinear los contenidos de una celda arriba, al centro o abajo en la misma. Puede combinar un alineamiento vertical con otro horizontal.- Izquierda, Centro, Derecha, o Justificar, usando los botones de la barra de Formato. Alinear el contenido de una celda horizontalmente y verticalmente dentro de la misma.

Distribuir uniformemente

Hacer que las filas o columnas seleccionadas sean de igual tamaño dentro del espacio actual.

Autoformato de tablas

Abrir un diálogo con formatos de tabla prediseñados para que se pueda elegir. Pueden escogerse qué partes del formato se quieren, usando los cuadros de tildar. No parece que hubiera una manera de guardar sus propias combinaciones de formato para usar aquí.

Cambiar dirección Cambiar la dirección del texto en una celda. Si se hace un clic, la imagen del del texto botón cambia, para mostrar la dirección que será aplicada.

Ordenar ascendente y descendente

Clasificar alfabéticamente en base a cualquier columna . Ascendente significa con un orden alfabético normal - a, b, c…. Descendente es en el orden inverso - z, y, x….

Autosuma

Totaliza los valores en una columna o fila. Para hacer otros cálculos, debe usar el comando Fórmula en el menú Tabla. (Verificar la Configuración Regional del Idioma, en el Panel de Control- Personalizar: cambiar “,” por “;”

Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.

•

Las dimensiones de las celdas las cambiamos pulsando sobre la línea divisoria y manteniendo pulsado el botón nos movemos.

•

Para mover toda la Tabla pulsamos sobre el recuadro con una cruz que aparece en la esquina superior izquierda y manteniendo pulsado el ratón nos movemos. Aparece una cruz en la punta de la flecha del cursor.

La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una. Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que seleccionamos Combinar celdas.

Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas o Dividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.

Propiedades de las Tablas • • • •

Situándonos en la Tabla, pulsamos el botón DERECHO del ratón. En el menú que aparece pulsamos sobre Propiedades de tabla. Aparece el Cuadro Propiedades de tabla que nos permite seleccionar el ajuste de la tabla con relación a la página al pulsar sobre una de las opciones de Alineación en la pestaña Tabla. En nuestro ejemplo esta seleccionada una alineación izquierda de la Tabla. Por tanto se ajustará al canto izquierdo de la página. Seleccionando la pestaña Celda podemos decidir la colocación de los elementos dentro de la celda. Pulsando sobre una de las Alineaciones los elementos o el texto introducido en la celda se ajustará arriba, al centro o abajo de los límites de la misma.

La opción Autoformato del cuadro Insertar tabla nos proporciona una serie de tablas prediseñadas. En nuestro ejemplo seleccionamos la denominada Vistoso2

Puede que por estética nos interese utilizar la tabla para ordenar los elementos de la página pero ocultar las líneas de división de la tabla. • •

Para insertar texto en la tabla pulsamos sobre la celda deseada y tecleamos el texto. Para movernos de una celda a otra pulsamos la tecla del tabulador que generalmente se encuentra en la esquina superior izquierda

NUMERACIONES Y VIÑETAS

Las numeraciones y Viñetas nos permite hacer listas ordenadas de palabras o conceptos en forma correlativa de un documento, mediante símbolos o números.Haga clic en Formato, luego en Numeración y Viñetas.

Visualizará la ventana Numeración y Viñetas. Haga clic en Viñetas o Números, seleccione su estilo de viñeta o número y haga clic en Aceptar. Escriba los elemento de su lista. VIÑETAS

NÚMEROS

PAÍSES DE AMÉRICA DEL SUR Colombia Venezuela Bolivia Ecuador Brasil Perú Argentina Chile Etc.

Presidentes del Perú 1) José de San Martín 2) Manuel Pardo 3) José Balta 4) Francisco Díaz Canseco 5) Alberto Fujimori Fujimori 6) Manuel A. Odría 7) Fernando Belaunde Terry 8) Juan Velasco Alvarado 9) Francisco Morales Bermúdes C. 10) Alan García Pérez

ELABORANDO ORGANIGRAMAS

Los organigramas nos permiten representar la jerarquía de una organización o una estructura piramidal, ya sea para demostrar la autoridad en una organización o para demostrar cuales son los problemas o beneficios principales y cuales son los segmentos o subproblemas que los causan.

Para insertar y crear un organigrama: 1. Nos vamos al menú INSERTAR, buscamos IMAGEN y en este submenú seleccionamos ORGANIGRAMA.

2. Automáticamente se nos desplegará en el documento un esquema de organigrama, junto con una barra de herramientas que nos ayudará a crear y personalizar nuestro organigrama.

3. Para empezar a ingresar los datos o los nombres de la jerarquía de la organización simplemente vamos dando clic sobre cada cuadro, y automáticamente el punto de inserción se colocará para que agreguemos el texto. Al momento de agregar el texto podemos utilizar todas las opciones de formato de texto (tipo de fuente, color, tamaño, negrita, subrayado, etc.)

4. Podemos agregar un nivel subordinado a este. En este caso aprovecharemos los cuadros que ya teníamos como predeterminados.

5. Como ese será el único cargo subordinado al primero, ahora debemos eliminar los cargos del mismo nivel. Para ello hacemos clic sobre el borde del cuadro que deseamos eliminar, y presionamos la tecla SUPRIMIR. O si no damos clic derecho sobre el borde del cuadro a eliminar y en el menú contextual seleccionamos ELIMINAR.

6. Ahora agregamos los cargos subordinados a este segundo nivel. Para agregar un cargo subordinado seleccionamos el cargo al cual le queremos agregar subordinados y luego buscamos en la barra de herramientas ORGANIGRAMA el botón INSERTAR FORMA, aquí tendremos otras opciones. Buscamos SUBORDINADO.

7. Para agregar un compañero de trabajo, seleccionamos cargo al cual deseamos agregar un compañero. Y luego en la barra de herramientas ORGANIGRAMA y en el botón INSERTAR FORMA, seleccionamos la opción COMPAÑERO DE TRABAJO.

8. Ya que tenemos creada la estructura básica de la organización ahora creemos departamentos o ayudantes a un cargo superior. Veamos como hacer esto: Primero seleccionamos el departamento al que deseamos agregarle un ayudante y en la barra de herramientas ORGANIGRAMA, en el botón INSERTAR FORMA seleccionamos AYUDANTE.

9. Creemos ahora cargos o departamentos más operativos dentro del funcionamiento de una empresa. Vamos a agregar subordinados a los departamentos.

10. Vamos ahora a tratar de mejorar el diseño o ubicación de estos cargos de cuarto nivel, ya que serán los últimos dentro de nuestro organigrama actual, debemos modificar su presentación para optimizar el espacio. Para ello En la barra de herramientas de ORGANIGRAMA, está el botón DISEÑO, que nos permitirá ubicar en distintas posiciones los cargos subordinados. Para ello basta que seleccionemos el cargo que es el jefe y luego apliquemos el diseño deseado.

11. En la barra de herramientas de ORGANIGRAMA, también encontramos el botón SLECCIÓN, para seleccionar de manera más fácil y rápida, ciertos grupos de cargos. Algunas de las opciones que encontramos están: Todo un nivel, toda una rama, todos os ayudantes, las líneas de conexión.

12. Finalmente también con los organigrama podemos cambiar la configuración de colores de relleno y de las fuentes, para que sean mas agradables visualmente. Para ello tenemos las opciones de relleno y líneas que vimos en la lección 16 del presente curso. Sin embargo también tenemos ciertas combinaciones de colores preelaboradas. Estas se encuentran en la barra de herramientas ORGANIGRAMA y el botón AUTOFORMATO. Al seleccionarlo se nos desplegará un cuadro de texto con algunas opciones predefinidas para el formato de nuestro organigrama.

INSERTANDO IMÁGENES

Haga un clic en Insertar de la Barra de Menú

Se desplegara un menú. Coloque el puntero del Mouse encima de la palabra Imagen.

Se desplegara un nuevo menú. Puede usar la opción Imágenes Prediseñadas o la opción Desde Archivo

Por Ejemplo, seleccione la opción Imágenes Prediseñadas, aparece un panel de tareas al lado derecho de la ventana.

Escriba en el cuadro de texto una palabra que este relacionada con la imagen que desea buscar. Presione el Botón Buscar.

Se despliega una lista de im谩genes relacionadas con el tema que usted busca, para elegir la imagen que va ha utilizar hacer un solo clic con el bot贸n izquierdo, sobre la imagen.

Para Cambiar las dimensiones de la imagen hacer clic sobre los puntos que aparecen en los bordes de la imagen, con el bot贸n izquierdo sin soltarlo.

INSERTAR SIMBOLO

Cuando deseamos utilizar un símbolo que no aparece directamente en el teclado. •

•

• • • •

Marcamos el punto del documento donde queremos insertar el símbolo. Pulsamos Insertar y Símbolo Nos aparece el Cuadro Símbolo. Pulsamos sobre el deseado. Pulsamos Insertar Y Cerrar

El símbolo aparece en el documento situado en el punto de inserción.

INSERTAR NÚMEROS DE PÁGINA EN DOCUMENTOS

Con el cuadro de diálogo Números de páginas puede agregar numeración en la parte superior o inferior de la hoja, y elegir distintos tipos de esta. Siga los siguientes pasos: 1. En el menú Insertar, elija Número de página para abrir el cuadro de dialogo con este mismo nombre.

2. El la lista Posición puede elegir el lugar en que quiere que aparezca el número de la página (parte superior o inferior).

3. En Alineación podrá seleccionar el lugar con respecto a los márgenes ocupará la numeración (a la derecha, a la izquierda, centrado, etc.)

4. Puede activar o desactivar la opción de numerar la primera hoja. 5. Al hacer clic en el botón Formato, aparece el cuadro de diálogo Formato de los números de las páginas, y sus opciones se explican a continuación:

a. Formato de número: permite elegir el tipo de número entre opciones como analógicos, letras del alfabeto o romano..

b. Incluir número de capítulo: añade números de capítulos a la numeración de página. c. Empezar con el estilo: puede ordenar formatear todos los títulos de un capítulo usando un mismo estilo.

d. Usar separador: permite separar la numeración de la hoja de la del capítulo. e. Continuar desde la sección anterior. f. Iniciar en: escriba el número con el que quiere iniciar la numeración si no quiere que siga la secuencia anterior.

INSERTAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

El uso de encabezados y pié de página le da a sus documentos una apariencia más formal. Es fácil de hacer y hará que sus trabajos parezcan los de un profesional. Además, cada encabezado y pié de página, puede agregarse a todas las páginas de su documento, sin la necesidad de reescribirlos cada vez que lo haga. 1. Con un documento abierto (puede utilizar el del ejemplo anterior), Seleccione la opción "Encabezado y pié de página" del menú Ver. Esto lo llevará a el área de encabezado de la página, y la barra de herramientas de Encabezado y pie de página aparecerá en la mitad de la pantalla. Seguramente notará que el resto de documento se ve más claro. Todo lo que agregue al encabezado de ésta página se verá en el encabezado de cada página del documento. 2. Escriba un pequeño texto, el título del documento por ejemplo, en el área del encabezado. Si coloca el cursor al principio del texto y luego presiona la tecla TAB, el texto se centrará, o presione la tecla dos veces para alinear el texto a la derecha.

3. Los botones en la barra de Encabezado y pie de página insertan el número de página, la fecha o la hora, automáticamente. Por ejemplo, si hace clic en Insertar Fecha (el pequeño icono con un calendario), mostrará la fecha actual. 4. Insertar número de página (#) y Word mostrará el número de página correspondiente. Si se mueve a la página siguiente, el número cambiará automáticamente. Si el encabezado muestra el código del campo en vez del número de página 5. Para crear el pie de página, pulse el botón "Cambiar entre encabezado y pie" y verá el área de pié de página. El pié de página funciona igual que el encabezado, cualquier cosa que pueda poner en el encabezado, también podrá ponerla en el pié. 8. La lista que se despliega presionando Insertar Autotexto contiene información adicional que puede agregar al encabezado o al pie. Por ejemplo, la opción "Nombre archivo, ruta acceso", le permite agregar el nombre del documento (el nombre del archivo en realidad) y el la ruta de acceso (C:\MisDocumentos...). 9. Cuando termine de crear el encabezado y pie de página, pulse e el botón "Cerrar", para volver al documento o haga doble clic en el cuerpo del documento. 10. Para editar un encabezado o pie de página existentes, vuelva a elegir "Encabezado y pie de página", o haga doble clic en el área de encabezado o pie de página del documento.

Iconos en la Barra de Encabezado y pie de página Modificar el formato del número de página Insertar número total de páginas del documento

Configurar página

Insertar número de página

insertar la fecha del día en formato dia/mes/año insertar la hora actual en formato hora:min. pasar del encabezado al pie de página y viceversa pasar al anterior/siguiente encabezado o pie de página

INSERTAR WORDART

Cuando usamos WordArt, en realidad está creando un dibujo. Como con las imágenes importadas y objetos dibujados, un objeto de WordArt se puede redimensionar y se puede usar todas las herramientas de la barra de Dibujo con WordArt. WordArt ya viene con algunos efectos prediseñados especiales, para que pueda empezar a usarlo. Puede editar cualquier aspecto del diseño, incluso la rotación, color de las líneas, su ancho, sombreados, perspectivas en 3D, textura, fuente de iluminación, colores, degradados, fuentes y su tamaño.

Permite crear efectos visuales especiales con el texto, como inversiones, rotaciones y curvaturas. Para insertar un WordArt, se debe pulsar el menú insertar, la opción Imagen y de la lista dar clic en WordArt, o si lo desea desde la barra de herramientas dibujo eligiendo el botón insertar WordArt Aparecerá la ventana de la galería de WordArt, donde se elegirá el diseño que desea, dando doble clic sobre él.

En el siguiente cuadro se debe digitar el texto al cual se le desea dar el efecto, pudiendo también cambiar el tipo y tamaño de fuente, aplicar negrita y cursiva si desea.

Una vez insertado el texto en el documento, se le puede modificar su tamaño y mover de lugar, de la siguiente manera:

Modificar el tamaño: Se debe llevar el puntero del mouse a uno de los estiradores y arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

Mover de lugar: Se debe llevar el puntero del mouse sobre el texto hasta que adopte la siguiente forma luego arrastrar hasta ubicarlo en el lugar deseado.

Si lo que se desea es modificar uno de los efectos especiales, se puede utilizar la siguiente barra que aparece una vez es insertado el texto

INSERTAR NOTA Al PIE En ciertos documentos se realizan comentarios, aclaraciones o se añaden referencias bibliográficas en un texto independiente situado generalmente en la parte inferior de la página o al final del documento. Veamos los pasos para crear Notas a pie de página

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Pulsamos Insertar en la parte superior de la pantalla y del menú que aparece sobre Nota al pie

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Aparece en pantalla el Cuadro Notas al pie y notas la final. Podemos elegir que las notas se impriman en la parte de abajo de las páginas o que se impriman al final del documento todas juntas. Otra posible selección es marcar Autonumeración mediante la cual es el propio programa automáticamente el que va numerando las citas de forma correlativa.

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Pulsamos Aceptar y nos aparece el espacio para escribir la nota a pie de página.

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Pulsando sobre Opciones del Cuadro Notas al pie y notas al final, podemos definir opciones interesante como comenzar la numeración de las notas en cada sección o pulsando en Convertir pasar las notas de pie de página al final del documento

INSERTAR COMENTARIOS

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir. Insertar un comentario. Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario. - Acceder al menú Insertar - Comentario. Con la barra de revisión activa disponemos del botón

con el cual podemos insertar un comentario.

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto., en ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario. Al insertar un comentario aparece una nueva barra, la barra de revisión. Esta barra suele utilizarse cuando un documento es revisado/modificado por más de una persona. Al incluir un comentario podemos ver el autor del mismo, etc. Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o de Esquema nos aparece la barra de revisión junto con el resto de barras y el panel de revisión en la parte inferior de la pantalla. Sin embargo si estamos en vista de impresión, diseño Web o diseño lectura nos aparece el globo del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado. El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (V. S / C. D) y el número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto del comentario.

Vemos que en el panel nos da algo más de información por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un reglón más abajo muestra el comentario.

Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.

Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.

Tiene doble funcionalidad. Rechazar cambio o eliminar el comentario seleccionado. Modificar comentario. Si estamos sobre un texto que tiene comentario y pulsamos sobre este botón, el comentario se pone en modo edición para modificarlo.

INSERTAR Y CREAR AUTOTEXTO.

A la hora de confeccionar documentos del mismo tipo ciertos párrafos se repiten frecuentemente, por lo que podrían aprovecharse en otros documentos. Así por ejemplo el comienzo o despedida de una carta se podría utilizar para otras muchas. Buenos ejemplos de autotexto, podrían ser tener definidos unos tipos de saludo para el comienzo de los escritos, una norma (un párrafo de uso frecuente) que debe constar en ciertos documentos, formulas de despedida... Word permite este uso empleando autotextos, un autotexto permite almacenar textos o gráficos bajo un nombre o abreviatura para posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento. Crear un autotexto. Para crear un autotexto actuar como sigue: 1. Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico que deseemos sea el autotexto. En este ejemplo "Estimado compañero de la Consejería de Hacienda y Empleo:" 2. Desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Autotexto - Autotexto... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de texto Elementos de Autotexto, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del bloque de texto seleccionado. En el ejemplo "Saludo compañeros" 4. Seleccionar la opción Agregar y pulsar la opción Aceptar para volver al documento.

Insertar un autotexto. Para insertar un elemento de autotexto actuar como sigue: 1. Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto. 2. Desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Autotexto. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Elegir de la lista de elementos de autotexto el que se desea insertar. 4. Pulsar el botón Insertar y salir del cuadro de diálogo con la opción Aceptar.

Si la opción Mostrar sugerencia de Autocompletar para Autotexto y fechas está activada para insertar un elemento de autotexto basta con empezar a escribirlo, al teclear la primeras letras aparece un cuadro amarillo sugiriendo el autotexto que se pretende escribir, para aceptar la sugerencia pulsar F3 o Enter .

Eliminar un autotexto. Para eliminar un elemento de autotexto elegirlo como en el caso de querer insertarlo, y pulsar el botón Eliminar del cuadro de diálogo.

Modificar un elemento de autotexto. Para modificar un elemento de autotexto se debe volver a crear otro autotexto con el mismo nombre, se aconseja insertar el autotexto que queremos modificar, modificarlo y volver a crear un autotexto con el mismo texto de descripción. Word indicará que el autotexto ya existía y permitirá remplazarlo por el nuevo.

INSERTAR HIPERVÍNCULO

Un hipervínculo es un enlace, normalmente entre dos páginas web de un mismo sitio, pero un enlace también puede apuntar a una página de otro sitio web, a un documento, a una imagen, etc. Para navegar al destino al que apunta el enlace, hemos de hacer clic sobre él. También se conocen como hiperenlaces, enlaces o links. Normalmente el destino se puede saber mirando la barra de estado del navegador cuando el ratón esté sobre el hipervínculo. Dependiendo de cual sea el destino, hacer clic en un hipervínculo puede hacer que ocurran varias cosas. Si el destino es otra página web, el navegador la cargará y la mostrará, pero si el destino es un documento de Word, el navegador nos dará la posibilidad de abrir una sesión de Word para visualizarlo o de guardar el archivo. Por lo tanto, podemos usar los hipervínculos para conducir a los visitantes de nuestro sitio web por donde queramos. Además, si queremos que se pongan en contacto con nosotros, nada mejor que ofrecerles un hipervínculo a nuestro correo electrónico. Tipos de hipervínculos. Existen varios tipos de hipervínculos. Vamos a ver los más usados. Hipervínculo de texto: Un hipervínculo de texto es un enlace que se encuentra asociado a un texto, de forma que si hacemos clic sobre ese texto, navegamos dónde indique el hipervínculo. Por defecto, cuando creamos un hipervínculo de texto, el texto aparece subrayado y en un color distinto al del texto normal, de forma que el visitante sepa que existe ese enlace. Si volvemos a la página después de visitar el enlace, este aparecerá con otro tono también. Aunque es interesante diferenciar el hiperenlace, es posible que no queramos que aparezca así. Hipervínculo de imagen: Un hipervínculo de imagen es un enlace que se encuentra asociado a una imagen, de forma que si hacemos clic sobre esa imagen, navegamos dónde indique el hipervínculo. Por defecto cuando creamos un hipervínculo de imagen, la imagen aparece rodeada de un borde con un color llamativo para que el visitante sepa que existe ese enlace. Por otra parte, los hipervínculos pueden referirse a páginas del mismo sitio web o de otros sitios web.

Insertando un Hipervínculo Paso a Paso Para crear un hipervínculo en Word debemos seguir los pasos siguientes:

1. Vamos al menú INSERTAR, y ahí escogemos HIPERVÍNCULO

2. Al hacer esto, se desplegará la siguiente ventana:

3. También lo podemos hacer dando clic derecho sobre la palabra en la cual queremos insertar el hipervínculo, y escogiendo la opción HIPERVÍNCULO en el menú contextual que se despliega. En este caso, a la hacer esta acción, también se nos mostrará la ventana anterior.

Vinculando con una página web

Como se mencionó, podemos hacer un hipervínculo que nos lleve a diferentes recursos (un archivo, una página web, una página en Internet, etc.)

Vamos a realizar un ejemplo para ilustrar el caso de hacer un hiperenlace a una página web. Para ello utilizaremos el siguiente texto.

1. En este ejemplo, escogeremos la palabra Renacimiento para hacer el hipervínculo. Lo que nos interesa es crear un hiperenlace que nos lleve a una página en Internet en donde se nos dé información sobre este período de la Historia.

2. Seleccionamos la palabra, y le damos clic izquierdo. Inmediatamente aparecerá la ventana que mencionamos, y ahí escogemos HIPERVÍNCULO.

3. Al aparecer la ventana, nos da la opci贸n que dice DIRECCION, a donde queremos vincular el texto. En este caso, hemos escrito el sitio web http://es.wikipedia.org/wiki/Renacimiento para vincular. Una vez escrita la p谩gina web, se le da ACEPTAR.

Inmediatamente aparecerá el hipervínculo, y la palabra cambia de color. Al dar clic sobre ella, inmediatamente nos remitirá a la página web deseada.

Vinculando con un archivo

1. Puede ser también que queramos enlazar nuestro texto con otro archivo (de texto, video, audio, imagen, etc.). Para ello, nuevamente seleccionamos la palabra, le damos clic derecho, seleccionamos HIPERVÍNCULO, y nuevamente aparecerá nuestra ventana. Aquí se nos presentan dos opciones:

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Si ya conocemos la ruta de cómo llegar al nombre del archivo hacia el cual vamos a vincular, solo la escribimos en el espacio Cuadro de texto DIRECCIÓN, en este caso estamos vinculando la palabra Renacimiento a otro archivo de Word llamado “Historia del Renacimiento”.

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Usualmente, no conocemos el nombre exacto de la ruta donde está el archivo que queremos vincular. Pero para ello, Word nos da una ventana de explorador de archivos, aquí podremos buscar y seleccionar el archivo a vincular, y le damos aceptar. Inmediatamente aparecerá el hipervínculo y la palabra cambiará de color.

COMANDO BUSCAR, REEMPLAZAR E IR A

Para activar estas funciones podemos hacer doble clic, es decir pulsamos dos veces sobre la Barra de Estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Aparece un cuadro desde el que podemos activar las funciones Buscar, Reemplazar e Ir a En nuestro ejemplo queremos buscar dentro del documento que tenemos abierto la palabra Australia y reemplazarla por Oceanía •

Escribimos la palabra que tenemos que buscar dentro del texto del documento

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En reemplazar con escribimos la palabra que va a sustituir a la anterior. En nuestro ejemplo Oceanía sustituye a Australia

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Y pulsamos reemplazar.

La opción Reemplazar todos nos permite de una vez sustituir por ejemplo todas las palabras "Australia" del texto por "Oceanía" sin tener que ir una por una sustituyendo.

Otra función interesante es la que se activa pulsando la pestaña Ir a. Esta opción nos permite movernos rápidamente por documentos extensos.

Todas estas funciones se pueden activar desde Edici贸n de la Barra de men煤.

PROTEGER DOCUMENTOS

Ya hemos visto en lecciones anteriores como crear copias de seguridad y ficheros de auto recuperación. Pero en ambientes laborales de trabajo compartido, tan importante como guardar la información es asegurar la los datos. Es decir, es necesario asegurar que el informe de trabajo es el que nosotros hemos escrito y que permanecerá sin modificaciones a pesar de que pase por diferentes manos

El Procesador de Texto Word, tiene diversas herramientas para que podamos proteger la integridad de nuestro trabajo. En esta lección aprenderemos paso a paso a proteger nuestros documentos. Una vez que lo hayamos redactado, lo guardaremos, pero utilizaremos la opción "Guardar como" del menú archivo

En la ventana de diálogo de la opción "guardar como", en la barra superior pulsaremos el botón "Herramientas", y en el menú que se desplegará, elegiremos "opciones generales"

Las opciones de seguridad que nos interesan en este apartado podemos encontrarlas al final de la ventana de dialogo, bajo el título "Opciones para compartir archivos". Veremos que se nos piden dos contraseñas distintas, la primera controla el acceso a la lectura del documento, y la segunda controla los permisos de escritura en el documento.

Para que las opciones de seguridad sean realmente útiles, Word debe ser muy estricto con el uso de las contraseñas una vez que están aplicadas. De manera que si olvidamos o perdemos la contraseña no podremos acceder o modificar el documento. Para evitar problemas por errores de escritura, Word, nos exige que confirmemos la contraseña y no nos dejara continuar a no ser que las dos veces la contraseña sean idénticas.

Cuando abrimos el documento, antes de mostrar el texto, un cuadro de dialogo nos pregunta por la contraseña para abrir el archivo.

En el caso de que nuestro documento tenga activada la protección de contraseña de escritura, al abrirlo se nos mostrara una ventana de dialogo como la inferior, observa que si desconocíamos la contraseña anterior no se nos permitía ver el documento, en cambio al fallar la contraseña de escritura se nos permite acceder al documento en modo de "Sólo lectura".

En el caso de que intentemos modificar el archivo solo lectura, Word no nos lo impedirá, pero si que evitara que sobrescribamos, al pulsar el botón "guardar", con el siguiente mensaje

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2003 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc. Conceptos previos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word. Crear el documento principal 1. Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. 2. Seleccionar del menú Herramientas, el submenú Cartas y correspondencia , la opción Asistente para combinar correspondencia...

Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

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Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

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Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en vez de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

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Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en vez de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

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Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..) si tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc) si tenemos los datos en una tabla de Word. En el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o escribir su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales.... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

La barra Combinar correspondencia Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el menú Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. También podemos elegir el menú Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos más adelante. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente. Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrónico, sobres, etc...)

Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia que ya vimos con el asistente y que detallaremos más adelante. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos. Permite insertar campos especiales de Word. Permite ver los datos combinados. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de tipo etiquetas. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto. Permite revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error. Permite combinar en documento nuevo, esta opción la vimos con el asistente. Permite combinar en impresora, envía las cartas a la impresora, esta opción la vimos con el asistente. Permite combinar en correo electrónico, envía tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos. Permite combinar en fax, esta opción sólo está disponible si tenemos la utilidad instalada.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la barra Combinar correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre '<<' y '>>' esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el icono

Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono origen de datos aparecerán resaltados.

, los campos del

Desplazarse por los registros El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del registro.

Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el último registro.

Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza la opción Buscar entrada . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el icono

aparece el

cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a la derecha. En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor ó elegimos Todos los campos si queremos buscar en toda la base de datos. Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece el cuadro de diálogo de la derecha por si queremos seguir buscando otro registro con las mismas características.

Destinatarios de combinar correspondencia Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarán con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta, etc...). La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el destinatario a modificar para seleccionarlo y clic en el botón Modificar..., se abrirá el cuadro Ficha de datos donde podremos cambiar los datos del destinatario.

Si la lista es muy extensa con el botón Buscar... se abrirá el cuadro de diálogo Buscar campos en uso donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en la página siguiente...

FONDO O UNA MARCA DE AGUA AL DOCUMENTO

Las marcas de agua son texto o imágenes que aparecen detrás del texto del documento. A menudo agregan interés o identifican el estado del documento como, por ejemplo, el marcar un documento como un "Borrador." Las marcas de agua están diseñadas para los documentos impresos. Usar degradados (degradado: progresión gradual de colores y sombras, normalmente de un color a otro o de una sombra a otra del mismo color.), tramas, imágenes, colores sólidos o texturas como fondo.. Puede ver las marcas de agua en la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Elegir una imagen Si el documento contiene una gran cantidad de texto, probablemente deberá elegir una imagen con pocos detalles. De manera predeterminada, Word aplica un aspecto "apagado" o "atenuado" a la imagen para que no se vea tanto como el texto. Si la imagen contrasta bien con el texto y no desea atenuarla, no será necesario aplicar esta opción. Si desea cambiar el tamaño de la imagen, hágalo al insertarla.

Crear la marca de agua de Imagen En el menú Formato, elija Fondo y, a continuación, haga clic en Marca de agua impresa. Seleccione la imagen que desee y haga clic en Insertar. Seleccione las opciones adicionales que desee, como Escala para cambiar el tamaño de la imagen o Decolorar para atenuar la imagen, y haga clic en Aplicar.

Haga clic en Efectos de relleno para cambiar o agregar efectos especiales como, por ejemplo, degradados (degradado: progresión gradual de colores y sombras, normalmente de un color a otro o de una sombra a otra del mismo color.), texturas, o tramas.

Agregar una marca de agua de texto a un documento impreso Haga clic en Marca de agua de imagen y, a continuación, haga clic en Seleccionar imagen.

Para insertar una marca de agua de texto, haga clic en Marca de agua de texto y, a continuación, seleccione el texto que desee.

2. Seleccione cualquier opción que desee y, a continuación, haga clic en Aplicar. 3. Para ver una marca de agua como aparecerá en la página impresa, utilice la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.).